Quản lý dự án IT - Chương 2: Khởi đầu dự án - Phần 1

• Chương 2: Khởi đầu dự án 2. Khởi đầu dự án Khởi đầu dự án (Project Initiating) Lập kế hoạch dự án (Project planning) Triển khai thực hiện dự án (Project executing) Quan trắc và kiểm soát (Project monitoring & controlling) Kết thúc dự án (Project closing) 2. Khởi đầu dự án • Các lĩnh vực kiến thức và đầu ra của giai đoạn khởi đầu dự án: 2. Khởi đầu dự án • Quản lý các ý tưởng: – Các dự án IT có thể bắt nguồn từ: Sự THAY ĐỔI • Các nhu cầu quản lý mới phát sinh (quản lý khách hàng, quản lý công nghệ sản xuất mới) • Các thay đổi của môi trường kinh doanh (quản lý tài chánh theo quy chế mới của nhà nước, quản lý thông tin thị trường) • Hoàn thiện hệ thống quản lý hiện tại (nâng cao tốc độ xử lý, năng suất hệ thống, giảm thiểu thời gian truy xuất, hỗ trợ ra quyết định) – Mục tiêu của dự án IT là đáp ứng được các thay đổi nêu trên 2. Khởi đầu dự án • Mô hình ba yếu tố trong quản lý dự án Kinh doanh Tổ chức Công nghệ Các vấn đề về kinh doanh liên hệ đến sản phẩm được tạo ra từ dự án Các vấn đề công nghệ liên quan đến dự án Các vấn đề về tổ chức quản lý có liên quan đến dự án và sản phẩm từ dự án 2. Khởi đầu dự án • Xác định các mục tiêu của doanh nghiệp: – Mục tiêu của doanh nghiệp phụ thuộc tầm nhìn, sứ mạng, quy mô, sản phẩm/dịch vụ, thị phần – Mục tiêu của doanh nghiệp mang tính động – Hai loại mục tiêu: Ngắn hạn và dài hạn • VD: Mục tiêu doanh nghiệp: Nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng thông qua việc cung cấp dịch vụ hậu mãi dạng 24-7 cho khách hàng 2. Khởi đầu dự án • Xác định chiến lược của doanh nghiệp: – Phương thức doanh nghiệp đạt mục tiêu kinh doanh – Chiến lược: Ngắn/trung và dài hạn • Chiến lược doanh nghiệp được xây dựng từ sự phân tích SWOT và các yêu cầu phát triển trong dài hạn của doanh nghiệp 2. Khởi đầu dự án Hiện trạng Doanh nghiệp Tương lai doanh nghiệp Chi ến l ược phá t triể n Giá trị được tạo ra Thời gian 2. Khởi đầu dự án Phân tích SWOT 2. Khởi đầu dự án • Xác định mục tiêu của dự án: – Đáp ứng các thay đổi trong nhu cầu quản lý của doanh nghiệp – Phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp 2. Khởi đầu dự án • Có nhiều dự án có thể được lựa chọn để đáp ứng một mục tiêu doanh nghiệp • Ví dụ: • Mục tiêu doanh nghiệp: – Nâng cao quan hệ khách hàng để phát triển doanh số • Mục tiêu dự án: – Xây dựng hệ thống on-line web-based cho dịch vụ hậu mãi của doanh nghiệp. – Xây dựng hệ thống on-line web based cho quản lý khách hàng và xử lý đơn hàng của khách hàng ð Phải lựa chọn dự án thích hợp 2. Khởi đầu dự án • Lựa chọn dự án IT 2. Khởi đầu dự án • Các nội dung được thực hiện trong giai đoạn khởi đầu: • Xây dựng một “báo cáo nghiên cứu dự án” (business case) • Xác định các bên có liên quan (Stakeholders) • Xây dựng bảng project charter • Tiến hành họp triển khai dự án (kick off meeting) – Toàn thể thành viên có liên quan và đội dự án họp – Đánh giá lại mục tiêu, phương án triển khai • Lập kế hoạch cho dự án (Scope statement, WBS, Risk identification) – Họp đội dự án để triển khai công việc • Lập kế hoạch quan trắc và kiểm soát dự án • Lập kế hoạch kết thúc dự án 2. Khởi đầu dự án • Xây dựng một báo cáo nghiên cứu dự án – Là một bảng mô tả tổng quan về dự án – Mục tiêu: Đánh giá tính xác đáng của việc triển khai dự án và khung cấu trúc tổ chức của dự án 2. Khởi đầu dự án • Nội dung của một báo cáo nghiên cứu dự án – Giới thiệu/nền tảng hình thành dự án – Mục tiêu kinh doanh – Phát biểu hiện trạng và cơ hội/vấn đề kinh doanh – Các giả định và các giới hạn chính – Phân tích các lựa chọn và các đề xuất – Các yêu cầu chính của dự án – Ước lượng ngân sách và phân tích tài chánh – Ước lượng kế hoạch – Rủi ro tiềm ẩn – Phụ đính các bảng/biểu 2. Khởi đầu dự án • Mẫu kế hoạch kinh doanh cho dự án 2. Khởi đầu dự án • Mẫu kế hoạch kinh doanh cho dự án 2. Khởi đầu dự án • Mẫu Danh sách các bên có liên quan 2. Khởi đầu dự án • Mẫu chiến lược quản lý tiềm năng cho các bên có liên quan (thường được bảo mật) 2. Khởi đầu dự án • Nội dung project charter: – Ngày khởi đầu, kết thúc dự án – Ngân sách: đồng và cấu trúc ngân sách – Trưởng dự án – Mục tiêu của dự án – Tiêu chí đánh giá sự thành công của dự án – Các nội dung chính của dự án – Các kết xuất của dự án – Đội dự án 2. Khởi đầu dự án • Các kết xuất (deliverables) của dự án: – Là những sản phẩm được tạo ra trong quá trình thực hiện dự án – Có thể là sản phẩm phụ của dự án, sản phẩm liên quan đến quá trình thực hiện dự án (tài liệu chính thức của dự án, các kê ́ hoạch dự án, báo cáo khởi động dự án, đánh giá hiện trạng hệ thống) • Sản phẩm của dự án: – Là sản phẩm cuối được tạo ra từ sự kết hợp các hợp các hoạt động của dự án và các kết xuất của dự án – Đáp ứng mục tiêu của dự án 2. Khởi đầu dự án • Phát biểu phạm vi của dự án (scope statement): – Là một mô tả ngắn về dự án – Bao gồm: • Các công việc được thực hiện để tạo ra sản phẩm của dự án • Các quy trình để tạo ra sản phẩm này – Thường trả lời 3 vấn đề: • Tính xác đáng của dự án • Những điều mà hệ thống được xây dựng sẽ phải thực hiện • Phương cách hệ thống được xây dựng sẽ tạo ra doanh thu, lãi hay các lợi ích khác 2. Khởi đầu dự án • Phát biểu phạm vi dự án : – Được xây dựng dựa trên mục tiêu, các yêu cầu của dự án – Phát biểu này càng chi tiết và chính xác khi các yêu cầu của dự án được phân tích chi tiết – Đầu ra của giai đoạn này bao gồm: • Phát biểu phạm vi của dự án • Các tài liệu của dự án được cập nhật 2. Khởi đầu dự án • Quản ly ́ phạm vi của dự án: – Bao gồm các quy trình để định nghĩa và kiểm soát các công việc được bao gồm và không được bao gồm trong dự án – Bao gồm 5 thành phần: • Tập hợp các yêu cầu • Định nghĩa phạm vi • Tạo ra cấu trúc phân việc • Thẩm định phạm vi dự án • Kiểm soát phạm vi dự án 2. Khởi đầu dự án • Tập hợp các yêu cầu – Định nghĩa và tài liệu hóa các đặc trưng, chức năng của các sản phẩm được tạo ra từ dự án va ̀ các quy trình được dùng để tạo ra các sản phẩm này – Các đầu ra của hợp phần này bao gồm các tài liệu: • Các yêu cầu của các bên có liên quan (stakeholders’ requirements) • Kê ́ hoạch quản lý các yêu cầu (requirement management plan) – Phương cách các yêu cầu được phân tích, được tài liệu hóa va ̀ được quản lý • Ma trận truy vết các yêu cầu (requirement traceability matrix) – Danh mục các yêu cầu, các thuộc tính cho mỗi yêu cầu va ̀ trạng thái của các thuộc tính này (đa ̃ hoàn tất, đang thực hiện, bị hủy bỏ) tại mỗi thời điểm kiểm soát dự án 2. Khởi đầu dự án • Các yêu cầu kỹ thuật: – Các tiêu chuẩn – Các hệ thống hiện có – Phần cứng – Phần mềm – Hệ điều hành – Networking – Các phần mềm ứng dụng được sử dụng – An toàn cho hệ thống – Phục hồi sau khủng hoảng – Sự khuếch đại hệ thống – Tính sẳn sàng – Độ tin cậy 2. Khởi đầu dự án • Các yêu cầu kỹ thuật: – Các tiêu chuẩn: ISO, IEEE. – Hệ thống hiện tại: • Tính khả thi của hệ thống hiện tại • Các tài liệu của hệ thống hiện tại • Thông số kỹ thuật của hệ thống hiện tại – Phần cứng: • Các phần cứng hiện có được yêu cầu sử dụng • Các phần cứng tiềm năng được đòi hỏi phải sử dụng àCác yêu cầu tối thiểu đối với phần cứng – Sự phục hồi sau khủng hoảng: • Phương án giảm khả năng xảy ra rủi ro • Giảm thiệt hại khi rủi ro xảy ra – Sự khuếch đại hệ thống: • Khả năng mở rộng hệ thống (ví dụ tăng số người dùng) – Độ tin cậy: Sự chính xác, chất lượng của hệ thống 2. Khởi đầu dự án • Tạo cấu trúc phân việc cho dự án – Là sự phân chia các kết xuất của dự án thành các hợp phần nhỏ hơn có thể quản lý được – Các đầu ra của giai đoạn này bao gồm: • Cấu trúc phân việc của dự án • Tự điển về cấu trúc phân việc • Nền tảng cho phạm vi của dự án • Các tài liệu của dự án được cập nhật 2. Khởi đầu dự án 2. Khởi đầu dự án • Thẩm định phạm vi dự án – Là một quy trình chính thức chấp nhận các kết xuất của dự án – Được thực hiện bởi các bên có liên quan hay nhà tài trợ cho dự án – Đầu ra của giai đoạn này bao gồm: • Các kết xuất đã được chấp nhận • Các yêu cầu thay đổi kết xuất (nếu không đạt) 2. Khởi đầu dự án • Kiểm soát phạm vi dự án – Kiểm soát sự thay đổi phạm vi của dự án trong suốt quá trình thực hiện dự án – Đầu ra của giai đoạn này bao gồm: • Các yêu cầu thay đổi • Đo lường thành quả của dự án • Cập nhật các quy trình làm việc, kê ́ hoạch dự án, tài liệu dự án 2. Khởi đầu dự án • Các ràng buộc của dự án: • Sẽ tạo ra các yêu cầu cho dự án • Các giới hạn: – Thời gian – Không gian – Ngân sách – Sự cạnh tranh – Pháp lý 2. Khởi đầu dự án • Mẫu đề cương dự án • (Project proposal) 2. Khởi đầu dự án • Thẩm định và lựa chọn dự án • Thiết lập tiêu chí lựa chọn – Chủ quan – Khách quan – Định tính – Định lượng • Quan niệm chiến lược: – Dự án phù hợp với chiến lược của doanh nghiệp? • Theo quan niệm tài chánh: – Doanh nghiệp có thể thực hiện dự án? (tính khả thi kỹ thuật) – Doanh nghiệp có nên thực hiện dự án? (Lợi ích – chi phí)