Quản lý dự án - Bài 1: Tổng quan về dự án và quản trị dự án

ệ hiện đại của kỹ thuật làm đường hiện nay. 1.1.2.3. Phương diện kết quả • Kết quả của dự án được xác định theo các mục tiêu đặt ra và được đo lường bằng các đơn vị khác nhau. • Có thể đánh giá phương diện này theo góc độ mục tiêu từng giai đoạn của dự án hoặc theo mục tiêu cần đạt được của cả dự án. • Thông thường kết quả của dự án là kết quả tổng hợp, nó phản ánh kết quả thực hiện mọi mục tiêu của dự án trong một giai đoạn nhất định. Kết quả của dự án phản ánh các yêu cầu về kinh tế và xã hội đối với dự án. Kết quả được đánh giá theo hai khía cạnh chính là kết quả với doanh nghiệp và kết quả đối với xã hội. o Đối với doanh nghiệp, một dự án có thể đặt ra các mục tiêu cần đạt tới như: ƒ Mức lợi nhuận và khả năng tăng lợi nhuận. ƒ Thị phần và mức tăng thị phần cho doanh nghiệp ƒ Doanh thu và mức tăng doanh thu ƒ Nâng cao chất lượng sản phẩm hàng hoá và dịch vụ khách hàng... o Đối với xã hội, một dự án có thể đặt ra các mục tiêu cần đạt tới: ƒ Tạo việc làm và thu nhập ƒ Nâng cao trình độ dân trí ƒ Đóng góp cho ngân sách ƒ Bảo vệ môi trường (cải tạo môi trường sinh thái) ƒ Giảm phiền hà hay giảm nhẹ các thủ tục hành chính... • Trên thực tế một dự án có thể không khi nào đạt được tối ưu cả ba phương diện kể trên. Bởi vì, để thực hiện phương diện này lại chịu sự ràng buộc của phương diện khác, chẳng hạn như: Để đạt kết quả mong muốn dự án cần có dư kinh phí theo tiến độ đã hoạch định hoặc để rút ngắn thời gian thực hiện thì tốc độ giải ngân phải Bài 1: Tổng quan về dự án và quản trị dự án 10 tăng và kết quả có thể chịu ảnh hưởng phần nào... Tuy vậy, mỗi dự án kinh doanh cần xác định giới hạn thực hiện của các phương diện cơ bản trên. Đó chính là mục tiêu tổng hợp của dự án cần đạt được. Mục tiêu tổng hợp của dự án là kết quả chung cuộc khi dự án được thực hiện thông qua sự kết hợp hài hoà giữa thời gian hoàn thành với kết quả đạt được của dự án trong phạm vi nguồn lực hợp lý. Ví dụ: Dự án làm hầm giao thông nút ngã tư Kim Liên hoàn thành thu được các kết quả: o Đối với doanh nghiệp: Có hợp đồng thi công o Đối với xã hội: Giải quyết được một số công ăn việc làm, Giải quyết được tình trạng tắc nghẽn giao thông 1.1.3. Phân biệt hoạt động dự án với các hoạt động thường xuyên của doanh nghiệp • Bộ máy quản lý dự án là một tổ chức chỉ tồn tại theo vòng đời của dự án hay nói cách khác là một tổ chức bộ máy tạm thời trong bộ máy của doanh nghiệp. • Trong mỗi tổ chức doanh nghiệp, các hoạt động quản trị bao gồm các giai đoạn khác nhau. o Hoạch định mục tiêu chiến lược kinh doanh, o Tổ chức thực hiện mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Trong quá trình tổ chức thực hiện chiến lược kinh doanh thường phát sinh các hoạt động như: ƒ Mua bán các sản phẩm hàng hoá trên thị trường; ƒ Cung ứng các dịch vụ thoả mãn nhu cầu của khách hàng; ƒ Nghiên cứu thị trường để có các biện pháp cạnh tranh thích hợp, ƒ Xây dựng các chiến lược tiếp thị và dịch vụ khách hàng cũng như tăng cường khả năng và ảnh hưởng của doanh nghiệp trên thị trường. Đó là những công việc mà hàng ngày nhà kinh doanh phải quan tâm. Bên cạnh các hoạt động kể trên, mỗi doanh nghiệp muốn nâng cao vị thế cạnh tranh trên thị trường cũng cần có những hoạt động nghiên cứu để phát triển doanh nghiệp, phát triển thị trường, phát triển sản phẩm hay cải tiến phương thức phục vụ khách hàng... Những hoạt động này mang tính đặc thù để đáp ứng một mục tiêu nhất định của doanh nghiệp và được gọi là các hoạt động dự án. Nó giúp cho doanh nghiệp thực hiện tốt mục tiêu kinh doanh và hoạt động thường xuyên của doanh nghiệp đem lại hiệu quả cao hơn. Sơ đồ 2: Hoạt động dự án trong tổ chức hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Chiến lược kinh doanh Kế hoạch kinh doanh Hoạt động thường xuyên Hoạt động dự án Bài 1: Tổng quan về dự án và quản trị dự án 11 • Hoạt động dự án mang tính đặc thù riêng của nó, không như những hoạt động thường xuyên khác của doanh nghiệp. Ví dụ: Doanh nghiệp có thể phải tiến hành các hoạt động quảng cáo để hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh. Hoạt động quảng cáo phải được diễn ra thường xuyên, liên tục mới mang lại hiệu quả. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng có thể tiến hành các dự án không thường xuyên để thúc đẩy hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, Chẳng hạn như dự án phát triển, làm mới sản phẩm mà doanh nghiệp đang kinh doanh. • Mặc dù vậy, cho dù là hoạt động thường xuyên hay hoạt động dự án thì mục tiêu cuối cùng là giúp doanh nghiệp hoàn thành các mục tiêu đề ra. Như vậy chúng có chung một đặc điểm, đều là công cụ để doanh nghiệp thực hiện các mục tiêu đã đặt ra. 1.2. Khái luận về quản trị dự án 1.2.1. Khái niệm, vai trò của quản trị dự án 1.2.1.1. Khái niệm quản trị dự án Quản trị dự án là: tổng hợp những hoạt động quản trị liên quan đến việc lập, triển khai dự án nhằm đáp ứng một mục tiêu chuyên biệt, và qua đó góp phần thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp. Quản trị dự án là hoạt động đặc thù mang tính khách quan, trong đó phản ánh toàn bộ các chức năng quản trị như: Hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát. • Hoạch định dự án. Hoạt động này bao gồm các nội dung: o Thu thập và xử lý các thông tin, các tư liệu có liên quan đến dự án. o Xác định các mục tiêu của dự án về thời hạn, về kinh phí, độ hoàn thiện hay chất lượng và hiệu quả của dự án. o Xác định các phương tiện hay nguồn lực cần phải huy động và phân bổ cho các giai đoạn của dự án (như kỹ thuật, tài chính, nhân lực, cơ sở vật chất khác) tức là tất cả những gì được tính vào kinh phí của dự án. • Tổ chức điều phối và lãnh đạo các hoạt động của dự án. Hoạt động này bao gồm các nội dung công việc sau: o Lựa chọn mô hình tổ chức dự án và xác lập các quy định, nguyên tắc. o Bố trí sắp xếp và phối hợp nhân sự cũng như các bộ phận của cấu trúc tổ chức dự án. o Khuyến khích, động viên và duy trì kỷ luật. o Các công cụ điều phối dự án. o Kiểm tra, theo dõi thực hiện dự án. • Kiểm soát và đánh giá toàn bộ quá trình dự án. Hoạt động này bao gồm các công việc như: o Đánh giá sự tiến triển của dự án trên các phương diện chủ yếu so với mục tiêu ban đầu đề ra và kết quả cuối cùng phải đạt được. o Phân tích, kiểm soát rủi ro, đánh giá các rủi ro, đề xuất các biện pháp quản trị. o Điều chỉnh dự án. Ví dụ: Bạn muốn xây dựng một căn nhà trên diện tích đất 200m2, bạn phải làm gì? Bài 1: Tổng quan về dự án và quản trị dự án 12 1.2.1.2. Vai trò của quản trị dự án • Các hoạt động quản trị đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của hoạt động quản trị doanh nghiệp nói chung và hoạt động quản trị dự án nói riêng. Ví dụ: Bạn hãy hình dung một đội bóng đá. o Nếu đội bóng đó có huấn luyện viên thì sẽ thế nào? o Nếu đội bóng đó không có huấn luyện viên thì sẽ thế nào? o Nếu đó là một huấn luyện viên giỏi? o Nếu đó là một huấn luyện viên tồi. • Qua đó ta thấy quản trị dự án đóng vai trò quyết định đối với sự thành bại của dự án. o Quản trị dự án đảm bảo thực hiện các mục tiêu của dự án Mỗi dự án phải đảm bảo một hoặc một vài mục tiêu nhất định. Khi các mục tiêu của dự án được hoàn thành, chúng góp phần thực hiện mục tiêu mà doanh nghiệp đề ra. Các nhà quản trị nói chung và các nhà quản trị dự án nói riêng có thể đặt ra mục tiêu tổng thể của dự án hoặc đặt ra mục tiêu theo từng công đoạn của dự án. Nhà quản trị dự án với những kỹ năng, năng lực và kiến thức của mình có trách nhiệm đảm bảo dự án đạt được những mục tiêu đã đề ra. o Quản trị dự án điều phối, phân bổ các nguồn lực của dự án Ví dụ: Bạn là sinh viên. Mỗi tháng bạn có một khoản tiền là 1.500.000đ để tiêu dùng cho sinh hoạt và học tập. Bạn sẽ chi tiêu thế nào để hiệu quả cao nhất??? Thông thường, một dự án từ khi hình thành đến khi kết thúc sẽ sử dụng một khối lượng không nhỏ các nguồn lực của doanh nghiệp. Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp phải huy động một phần trong yêu cầu về nguồn lực thông qua các quan hệ trên thị trường để đảm bảo cho hoạt động của dự án. Tuy nhiên, việc sử dụng các nguồn lực này sao cho đạt hiệu quả các nhất lại không hề đơn giản. Quản trị dự án sẽ thực hiện công việc này. Mọi hoạt động của dự án đều đã được lên kế hoạch từ trước với những định mức sử dụng nguồn lực khác nhau. Nhà quản trị dự án sẽ điều phối, phân bổ các nguồn lực của dự án cho phù hợp với yêu cầu của từng công việc, từng giai đoạn cụ thể, đảm bảo các nguồn lực được sử dụng đúng việc, đúng mục đích và hợp lý về số lượng. Khi đó, nguồn lực không bị lãng phí và dự án vẫn thu được hiệu quả như mong muốn. o Quản trị dự án thống nhất các hoạt động của dự án Ví dụ: Bạn muốn vận hành một chiếc xe máy, bạn sẽ làm những thao tác gì? Cắm chìa khóa và ổ khóa Nổ máy Vào số Kéo ga Bạn có thể kéo ga để xe chạy khi chưa nổ máy không? • Dự án là một tập hợp của nhiều hoạt động khác nhau. Các hoạt động này không diễn ra cùng một lúc. Mặt khác, các hoạt động này được tiến hành theo tuần tự, có những hoạt động là tiền đề cho các hoạt động khác. Quản trị dự án có nhiệm vụ xây dựng lịch trình tiến hành các hoạt động của dự án một cách chính xác, khoa học và hợp lý đảm bảo các hoạt động được tiến hành theo đúng tiến độ, không bị chồng chéo nhằm mang lại cho dự án hiệu quả cao nhất có thể. Bài 1: Tổng quan về dự án và quản trị dự án 13 • Quản trị dự án đảm bảo dự án được thực hiện đúng tiến độ Yếu tố thời gian là vô cùng cần thiết đối với dự án. Trong nhiều trường hợp, nếu không đảm bảo yếu tố về thời gian, dự án có thể sẽ thất bại mặc dù sản phẩm của nó không hề tồi. Đó là yếu tố về thời điểm thích hợp trong kinh doanh. Hiện nay, rất nhiều dự án trong nước sai tiến độ với thời gian khá lớn gây ra rất nhiều tổn thất về tiền bạc, công sức, do vậy, nhà quản trị dự án cần điều phối dự án, phân bổ nguồn lực, công việc một cách khoa học, hợp lý để đảm bảo tiến độ của dự án theo đúng kế hoạch. Ví dụ: Bạn muốn xây dựng một căn nhà 200m2 hoàn thành đúng tiến độ và theo đúng ý bạn, bạn cần làm gì? 1.2.2. Các giai đoạn của quản trị dự án 1.2.2.1. Xác định dự án • Xác định dự án là giai đoạn đầu tiên của quản trị dự án nhằm phát hiện những ý đồ đầu tư, ý tưởng sáng tạo, phương án giải quyết vấn đề của doanh nghiệp mà trước đó chưa có tiền lệ... • Ý đồ về một dự án có thể xuất phát từ các nguồn sau: o Những chiến lược phát triển kinh tế – xã hội hay chiến lược phát triển ngành, lĩnh vực. o Thông qua việc phát hiện những bất cập trong việc phối trí và sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp. o Những nhu cầu sản xuất và tiêu dùng chưa được thoả mãn (trong nước, quốc tế). o Yêu cầu khắc phục những khó khăn trở ngại đối với sự phát triển kinh tế – xã hội do thiếu các điều kiện vật chất cần thiết. • Sau khi đã hình thành được một danh mục các ý đồ dự án, doanh nghiệp cần phải tiến hành sàng lọc chúng nhằm chọn ra được những ý đồ dự án triển vọng nhất. Điều này là hết sức quan trọng, bởi vì dự án có thể thất bại hay không đạt được kết quả mong muốn bất chấp việc thực hiện và chuẩn bị dự án tốt đến đâu, nếu như ý đồ ban đầu đã chứa đựng những sai lầm cơ bản. • Bài tập: Từ các nguồn xuất phát ý tưởng, lựa chọn cho mình một ý tưởng kinh doanh khả quan nhất. 1.2.2.2. Phân tích và lập dự án • Phân tích và lập dự án là giai đoạn nghiên cứu chi tiết ý đồ dự án đã được đề xuất trên sáu phương diện chủ yếu: kỹ thuật, tổ chức – quản lý, thể chế – xã hội, thương mại, tài chính, kinh tế. Để phục vụ cho việc phân tích và lập dự án, nhà quản trị phải tổ chức thu thập đầy đủ thông tin cần thiết về thị trường, môi trường tự nhiên, các nguồn nguyên liệu tại chỗ, các đặc điểm văn hoá, xã hội, dân cư trong vùng, các quy định của chính phủ. Bài 1: Tổng quan về dự án và quản trị dự án 14 • Nội dung chủ yếu của giai đoạn phân tích và lập dự án là nghiên cứu một cách toàn diện tính khả thi của dự án. Trong trường hợp dự án có quy mô lớn, phức tạp, thì tốt hơn hết nên có thêm bước nghiên cứu tiền khả thi. o Nghiên cứu tiền khả thi ƒ Mục đích của nghiên cứu tiền khả thi là chứng minh một cách khái quát sự đúng đắn của ý đồ dự án và cần thiết phải tiến hành ý đồ đó. ƒ Trong bước nghiên cứu tiền khả thi, tất cả các nội dung của phân tích và lập dự án đều được đề cập tới nhưng ở mức độ chi tiết vừa đủ. ƒ Những nội dung này bao gồm: cơ sở pháp lý của dự án, vai trò, đóng góp của dự án, kiểm tra đánh giá thông tin về định vị thị trường để khẳng định mục tiêu quy mô của dự án, xác định phương án sản phẩm, hình thức đầu tư và năng lực sản xuất, kết luận về khả năng huy động nguồn tài chính, lao động; lợi ích kinh tế xã hội và hiệu quả tài chính của dự án, các rủi ro tiềm năng và phương hướng khắc phục, các điều kiện thực hiện. ƒ Nghiên cứu tiền khả thi cũng góp phần loại bớt những vấn đề không cần thiết, xác định những trọng tâm cần chú ý, nhờ đó giúp định hướng nghiên cứu và tiết kiệm chi phí chuẩn bị đầu tư. o Nghiên cứu khả thi ƒ Nghiên cứu khả thi (còn gọi là lập luận chứng kinh tế – kỹ thuật) là bước phân tích dự án đầy đủ và toàn diện nhất, có nhiệm vụ tạo cơ sở để chấp thuận hay bác bỏ dự án, cũng như để xác định một phương án tốt nhất trong các phương án còn lại. ƒ Nghiên cứu khả thi, đúng như tên gọi của nó, nhằm chứng minh khả năng thực hiện của dự án về tất cả mọi phương diện có liên quan. ƒ Những nội dung của dự án khả thi bao gồm: Những căn cứ để nghiên cứu sự cần thiết phải đầu tư, Lựa chọn hình thức đầu tư, công suất, chương trình sản xuất và các yêu cầu đáp ứng (sản xuất, nhu cầu đầu vào, chương trình bán hàng) Phương án về khu vực địa điểm thi công, Phần công nghệ – kỹ thuật, Phần xây dựng và tổ chức thi công xây lắp, Tổ chức quản trị sản xuất và bố trí lao động, Phân tích tài chính, kinh tế. ƒ Phân tích và lập dự án khả thi là một công việc rất phức tạp, liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau. Phạm vi và thời gian của nó phụ thuộc vào tính chất của dự án: Dự án có phức tạp hay không, đã được nhận thức đến mức độ nào, có tính sáng tạo hay chỉ lặp lại. Kinh phí dùng cho bước này thường chiếm khoảng 5% toàn bộ kinh phí dự án. Thời hạn thực hiện phân tích và lập dự án khả thi có thể được tính theo tháng hoặc theo năm phụ thuộc vào độ lớn, độ phức tạp của dự án. ƒ Thực tế đã cho thấy tầm quan trọng của công tác phân tích và lập dự án. Phân tích kỹ lưỡng sẽ làm giảm những khó khăn trong giai đoạn thực hiện, cũng như cho phép đánh giá đúng đắn hơn tính hiệu quả và khả năng thành công của dự án. Bài tập: Từ ý tưởng trên, căn cứ vào các yêu cầu, phân tích và tiến đến hình thành dự án kinh doanh. Bài 1: Tổng quan về dự án và quản trị dự án 15 1.2.2.3. Thẩm định và phê duyệt dự án • Dự án được hình thành cần phải được thẩm định một cách cẩn thận và cụ thể. Việc thẩm định càng được triển khai tốt càng giúp cho dự án có khả năng thành công cao. Việc thẩm định có thể được tiến hành với từng công đoạn, từng phần việc của dự án hoặc tiến hành với toàn bộ dự án. Thông thường, ngay từ khi hình thành ý tưởng về dự án, các nhà quản trị dự án đã tiến hành thẩm định ý tưởng, tức là họ tiến hành thẩm định với từng phần việc cụ thể. Sau khi dự án hình thành, việc thẩm định toàn bộ dự án là rất cần thiết. Đây là việc khẳng định lại sự phù hợp và khả năng thành công của dự án khi đưa vào thực hiện. • Phê duyệt dự án thường được thực hiện với sự tham gia của cơ quan nhà nước, các tổ chức tài chính và các thành phần khác tham gia dự án để xác minh lại toàn bộ những kết luận đã được đưa ra trong quá trình phân tích và lập dự án, trên cơ sở đó chấp nhận hay bác bỏ dự án. Dự án được chấp nhận và đưa vào triển khai thực hiện nếu nó được xác nhận là có hiệu quả và khả thi, ngược lại, trong trường hợp còn có những bất hợp lý, thì tuỳ theo mức độ, dự án có thể được sửa đổi hay buộc phải xây dựng lại hoàn toàn. • Nhà quản trị dự án phải chuẩn bị tốt về thủ tục cũng như tâm thế để bảo vệ dự án trước các chủ thể có thẩm quyền phê duyệt dự án. • Bất kỳ một dự án nào, dù ở bước tiền khả thi hay khả thi cũng phải trải qua thẩm tra, xét duyệt và chỉ sau khi được thông qua hay có quyết định hoặc được cấp phép mới được triển khai thực hiện. • Mục đích của giai đoạn này là nhằm xác minh lại toàn bộ những kết luận được đưa ra trong quá trình chuẩn bị và phân tích dự án ở trên, đánh giá tính hợp lý, tính khả thi và hiệu quả của dự án, trên cơ sở đó chấp nhận hay bác bỏ dự án của doanh nghiệp. Trong trường hợp dự án còn có những bất hợp lý trong thiết kế (xác lập), thì tuỳ theo mức độ khác nhau, dự án có thể phải sửa lại từng phần hay buộc phải xây dựng lại hoàn toàn. • Là người bảo vệ dự án, doanh nghiệp phải đảm bảo đầy đủ thủ tục hồ sơ xin phê duyệt dự án, bao gồm giấy chứng nhận hay giấy phép đăng ký kinh doanh, đối với doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài (như công ty liên doanh) còn phải có hợp đồng hợp tác kinh doanh, giấy phép liên doanh, đơn xin phê duyệt dự án và luận chứng (hay giải trình) kinh tế – kỹ thuật của dự án. • Thông thường, giai đoạn duyệt dự án được thực hiện với sự tham gia của các cơ quan có đủ thẩm quyền do pháp luật quy định (cơ quan nhà nước, tổ chức tài chính, các thành phần khác tham gia dự án). • Cơ quan hội đồng thẩm định chỉ tiến hành thẩm tra, xét duyệt khi hồ sơ dự án đảm bảo đúng thủ tục quy định. Hồ sơ dự án được quy định khác nhau đối với dự án tiền khả thi và dự án khả thi, dự án có hay không có yếu tố đầu tư nước ngoài. Cơ quan hội đồng thẩm định hình thành theo sự phân cấp xét duyệt đối với các dự án (theo quy định của Chính phủ). Ví dụ: có một dự án phát triển sản phẩm mới trong doanh nghiệp, bạn thử thành lập một hội đồng thẩm định cũng như xây dựng các nội dung cần thẩm định. Bài 1: Tổng quan về dự án và quản trị dự án 16 1.2.2.4. Triển khai thực hiện dự án • Giai đoạn triển khai thực hiện dự án được coi là bắt đầu từ khi kinh phí được đưa vào cho đến khi dự án kết thúc hoạt động. Trên thực tế, người ta thường chia giai đoạn này thành những giai đoạn nhỏ hơn để tiện cho việc theo dõi và quản lý. Chẳng hạn, người ta chia nó thành ba thời kỳ: thời kỳ thứ nhất là thi công các hạng mục công trình cơ sở; thời kỳ thứ hai là thời kỳ dự án bắt đầu hoạt động và sinh lợi; thời kỳ thứ ba là thời kỳ dự án đạt tới sự phát triển toàn bộ hay các công trình đầu tư ban đầu đã sử dụng hết công suất, và kéo dài cho đến khi dự án chấm dứt hoạt động. • Mặc dù, các nhà quản trị dự án đã lập dự án công phu, song dự án thường ít khi hoàn thành đúng tiến độ kế hoạch, hoặc thiếu kinh phí, hoặc giải pháp kỹ thuật không đảm bảo như thiết kế... Những khó khăn này cần phải được các nhà quản trị dự án tiên liệu và có phương án ứng phó. Có thể nêu lên một số nhóm khó khăn, trở ngại đối với quá trình thực hiện dự án: Khó khăn tài chính, trục trặc về kỹ thuật, hạn chế về nhân sự, quản trị, các biến động bất lợi về chính trị, kinh tế, xã hội... Để thực hiện đúng tiến độ và khắc phục các trở ngại, các nhà quản trị dự án thường sử dụng các công cụ trợ giúp mang tính đặc thù, trong đó đáng chú ý là biểu đồ Gantt và sơ đồ Pert. Ví dụ: Khi triển khai xây nhà, với vai trò là chủ nhà, bạn cần làm gì để thực hiện việc xây nhà đúng tiến độ và khắc phục các trở ngại? 1.2.2.5. Nghiệm thu, tổng kết và giải thể dự án Nhiệm vụ của giai đoạn nghiệm thu, tổng kết và giải thể dự án là làm rõ những mặt thành công, những hạn chế của toàn bộ chu trình dự án nhằm rút ra những bài học kinh nghiệm cho công tác quản trị các dự án của doanh nghiệp trong tương lai. Bên cạnh đó, kết thúc và giải thể dự án cần tính đến hai công việc quan trọng, đó là: • Bàn giao hay phân phối sử dụng các kết quả của dự án, cũng như những phương tiện mà dự án còn để lại. • Bố trí lại cho các thành viên tham gia dự án, nhất là những người đã được biệt phái hoàn toàn khỏi doanh nghiệp của họ trong suốt một thời gian dài làm việc cho dự án. Ví dụ: Khi căn nhà xây xong, bạn phải làm gì? Tóm lại, các giai đoạn quản trị dự án có quan hệ tác động qua lại lẫn nhau, vừa quy định vừa bổ sung cho nhau. 1.3. Nhà quản trị dự án 1.3.1. Các phẩm chất cần có của nhà quản trị dự án 1.3.1.1. Bản lĩnh chính trị • Bản lĩnh chính trị (còn gọi là độ tin cậy về con người) là một trong những yêu cầu hàng đầu mà một nhà quản trị dự án cần phải có. Bài 1: Tổng quan về dự án và quản trị dự án 17 • Bản lĩnh chính trị của nhà quản trị dự án được đo lường bằng những tiêu chí như: Trung thành với doanh nghiệp, có niềm tin vào sự thắng lợi của dự án nói riêng, doanh nghiệp nói chung, có lập trường vững vàng trước các biến cố của thương trường, có quan điểm quản trị phù hợp với chiến lược phát triển chung của doanh nghiệp, với quan điểm đường lối của Nhà nước, ngành đối với lĩnh vực dự án đang tiến hành, trong sáng về đạo đức, tận tâm với công việc, coi trọng tập thể và người lao động. 1.3.1.2. Năng lực tổ chức điều hành • Năng lực tổ chức điều hành của nhà quản trị dự án được thể hiện qua các khía cạnh sau: o Một là: Nhanh trí, vận dụng nhanh chóng kiến thức, kinh nghiệm vào công việc dự án, cởi mở, sẵn sàng tiếp xúc và lắng nghe ý kiến của người khác, biết gợi mở và thu nhận thông tin cần thiết. o Hai là: Có khả năng suy xét sâu sắc vấn đề, biết nêu sáng kiến, có khả năng quan sát, tinh thần tổ chức kỷ luật, biết sắp xếp công việc một cách nề nếp, khoa học. o Ba là: Nhạy cảm về tổ chức, có khả năng truyền nghị lực và ý chí của mình cho nhân viên dưới quyền, có năng lực khai thác chất xám, trí tuệ và lòng nhiệt thành của người khác, phối hợp tốt về mặt tổ chức. • Năng lực chuyên môn Dự án là lĩnh vực mới, chưa có tiền lệ, vì vậy nhà quản trị dự án bắt buộc phải có năng lực chuyên môn sâu về hoạt động mà dự án đang tiến hành. Năng lực chuyên môn của nhà quản trị dự án được thể hiện qua các tiêu thức sau: o Am hiểu sâu lĩnh vực chuyên môn của dự án, ngoài ra, còn phải có những kiến thức hiểu biết về các lĩnh vực có liên quan. o Có tư duy hệ thống về chuyên môn, có khả năng xử lý các tình huống của toàn bộ dự án. o Chỉ đạo và điều hành (ra quyết định đúng lúc, kịp thời và tổ chức chỉ đạo thực hiện quyết định với kết quả, hiệu quả thiết thực). 1.3.1.3. Năng lực lãnh đạo, động viên Năng lực quan trọng của nhà quản trị dự án chính là biết lãnh đạo điều hành. Năng lực này được bộc lộ qua 5 đặc điểm sau: • Phải có độ tin cậy cao về chuyên môn và con người Mặc dù trình độ chuyên môn không được xếp vào loại quan trọng hàng đầu nhưng trong quản trị dự án rất cần những người có trình độ chuyên môn giỏỉ đối với các lĩnh vực có liên quan. Mặt khác, phẩm chất cá nhân như : đạo đức, lòng trung thành, nhân cách là những tố chất không thể thiếu và cho ta những thông tin đánh giá độ tin cậy về con người mà tổ chức doanh nghiệp mới có thể yên tâm về nhà quản trị dự án của mình trước các mối quan hệ đối tác phức tạp. Ở nước ta, đây là vấn đề hết sức quan trọng. Bài 1: Tổng quan về dự án và quản trị dự án 18 • Là tấm gương mẫu mực và thực hiện các hành động dẫn đầu Nhà quản trị dự án phải là người đứng đầu trong các nhóm của tổ chức dự án, tạo ra sự phấn khích, lôi kéo, thúc đẩy các thành viên êkíp nhiệt tình có trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ được giao. Những tác động vào các dự án viên phải thực sự là những tấm gương để họ noi theo, và vấn đề cơ bản là nhà quản trị dự án chỉ dẫn cho các dự án viên biết các phương pháp hành động có hiệu quả. • Năng động, nhiệt tình và tích cực sáng tạo Bản thân dự án là hoạt động đặc thù thể hiện tính sáng tạo, thậm chí là “độc nhất vô nhị” để tạo ra thực tế mới mà ta muốn có. Chỉ dựa trên cơ sở những hiểu biết kết hợp với những tìm tòi khám phá bằng chính sự nhiệt tình và năng động của mình, nhà quản trị dự án mới có khả năng thành công. Người ta thường nói nhà quản trị có sự nhiệt tình, trách nhiệm cao chưa đủ, vì trong suốt tiến trình dự án, nhiều vấn đề khó khăn, phức tạp cũng như xung khắc, mâu thuẫn nảy sinh. Do vậy, rất cần tới sự năng động, sáng tạo trên nền tảng của kiến thức và hiểu biết của nhà quản trị. • Có quan điểm, lập trường độc lập Phải có cách nhìn nhận riêng hay quan điểm lập trường rõ ràng, nhất là những dự án phức tạp về quan hệ do nhiều bên tham gia và chịu ảnh hưởng mạnh mẽ từ môi trường. Nhà quản trị có năng lực lãnh đạo, không quá phụ thuộc vào đối tác đến mức trở thành người chỉ có chức danh đại diện, chứ không phải là người điều hành dự án. • Biết uỷ nhiệm (giao trách nhiệm cho người khác) Không bao giờ nhà quản trị giao việc cho người khác thực hiện cũng đều đạt được lợi ích vốn có của nó (sử dụng tốt nguồn nhân lực, nâng cao năng lực của cán bộ và giúp nhà quản trị có thêm thòi gian để làm việc khác). Sở dĩ như vậy vì uỷ nhiệm cũng gặp phải nhiều vấn đề khó khăn, trở ngại như mất quyền điều hành, giảm lợi ích kinh tế. Uỷ nhiệm cái gì? Khi cần đàm phán họ không có quyền hạn và tư cách pháp lý, kiểm soát bằng cách nào?... Nhiều khi lý do chính gây cản trở trong uỷ nhiệm của nhà quản trị dự án lại chính là ở chỗ nó làm mất thời gian hơn là tự mình làm lấy. Tuy nhiên trong thực tế, công việc của nhà quản trị dự án có những thời kỳ rất bề bộn, không giao bớt công việc của mình cho cộng sự, cho cấp dưới thì không thể hoàn thành được nhiệm vụ. Vấn đề là chỗ uỷ nhiệm cần phải có kế hoạch, phải đàm phán với người được uỷ nhiệm về công việc uỷ nhiệm và vấn đề kiểm soát. Mặt khác cần coi uỷ nhiệm là một nghệ thuật lãnh đạo của nhà quản trị dự án và trước hết phải khẳng định nó là cần thiết và có thể làm được. Trong quản trị dự án, nhà quản trị dự án thường sử dụng tác phong lãnh đạo của mình để thực hiện công tác lãnh đạo. Trên thực tế có thể xem xét phong cách lãnh đạo từ nhiều góc độ khác nhau, tuy nhiên, ở đây chỉ nhấn mạnh đến phong cách lãnh đạo dựa trên góc độ phân tích mối quan hệ con người – công việc. Xét đến cùng, cách xử thế của nhà quản trị hoặc là dựa trên cơ sở công việc, hoặc trên cơ sở quan hệ, hoặc kết hợp cả hai. Bài 1: Tổng quan về dự án và quản trị dự án 19 1.3.1.4. Năng lực giao tiếp Giao tiếp trong quản trị dự án thường đề cập tới những dạng sau đây: • Theo chiều giao tiếp có hai dạng: o Giao tiếp một chiều (ra chỉ thị, mệnh lệnh...) o Giao tiếp hai chiều (đàm thoại, nói chuyện, trao đổi...), nghĩa là liên quan tới quan hệ phát và thu nhận thông tin. Theo cách phân loại này, giao tiếp hai chiều có dạng phổ biến hơn. Để giao tiếp có hiệu quả, thậm chí trong giao tiếp một chiều vẫn cần những yếu tố theo chiều ngược lại, như trạng thái tâm lý tinh thần của người nhận thông tin phản hồi... Mỗi cuộc giao tiếp một chiều cũng có thể là một phần trong cả quá trình giao tiếp hai chiều, dài hạn và đầy đủ hơn. • Theo phạm vi giao tiếp có hai dạng o Giao tiếp nội bộ (các quan hệ phát và nhận thông tin trong nội bộ dự án) o Giao tiếp bên ngoài (quan hệ giữa dự án với các đối tác, cơ quan có liên quan), trong đó dạng thứ hai rất quan trọng và thường khó khăn phức tạp hơn, nhất là dự án có yếu tố bên ngoài, ở đó nổi lên vấn đề hết sức quan trọng là các đặc tính văn hoá dân tộc của quốc gia có đối tác thành viên tham gia dự án. Những tố chất biểu hiện phẩm chất năng lực của nhà quản trị dự án về giao tiếp bao gồm: • Đủ thoáng để nhận và phát tin. Nhà quản trị dự án phải linh hoạt trong việc sử dụng các hình thức tổ chức, các loại quan hệ chính thức và không chính thức để thu nhận, xử lý thông tin và ra quyết định kịp thời. Không bị gò bó lệ thuộc vào cơ chế thu và phát thông tin của hệ thống tổ chức chính thức. • Can thiệp cần thiết và đúng lúc, nhà quản trị thông thoáng trong việc nhận và phát tin là cần thiết, nhưng phải ra quyết định và có những hành động can thiệp đúng thời điểm thích hợp mới có hiệu quả. • Có khả năng giải thích, thuyết phục, đàm phán và thương lượng. Nhà quản trị dự án không chỉ giỏi trong quan hệ nội bộ mà cần phải giỏi cả trong quan hệ với các đối tác, các chuyên gia, cố vấn, chính quyền địa phương hoặc Chính phủ. Nhiều mâu thuẫn và khó khăn trở ngại xuất hiện trong suốt quá trình thực thi dự án. Vì vậy, họ phải là người chứng tỏ khả năng thuyết phục người khác, biết thương lượng để tìm các biện pháp dung hoà một cách có hiệu quả. Ngoài ra, nhà quản trị dự án cần phải biết lắng nghe ý kiến của người khác để tích luỹ thêm kinh nghiệm và nâng cao sự hiểu biết, phải biết tuyên truyền cho dự án, tránh thụ động, bi quan trước những khó khăn của dự án. Phải thiết lập và duy trì các quan hệ đó cho dự án. Để giao tiếp có hiệu quả, nhà quản trị cần phải nhận rõ những yếu tố gây cản trở trong giao tiếp và yếu tố quyết định thành công, giữ vai trò nền tảng trong giao tiếp – đó là sự hiểu biết lẫn nhau. Bài 1: Tổng quan về dự án và quản trị dự án 20 1.3.1.5. Năng lực tạo dựng nhóm làm việc Cùng với việc tạo dựng bộ máy quản trị dự án là vấn đề xây dựng“ê kíp” dự án. • Khái niệm ê kíp o Ở đây “ê kíp” dự án được hiểu là tập hợp những con người (hay nhóm người) có những trình độ, đặc điểm, cá tính khác nhau, nhưng có thể phối hợp với nhau để hoàn thành nhiệm vụ được giao và mục tiêu đã đề ra với chất lượng tốt. o Mỗi người trong “ê kíp” dự án đảm nhận những công việc khác nhau, số lượng thành viên của “ê kíp” thay đổi tuỳ thuộc quy mô và tính phức tạp của dự án, nhưng vai trò của “ê kíp” dự án thì không thay đổi. Năng lực của nhà quản trị dự án trong việc tạo dựng và duy trì “ê kíp” dự án được thể hiện qua các nội dung sau: • Biết kết hợp linh hoạt, sáng tạo quan hệ giữa ê kíp chính thức (hữu hình) và ê kíp không chính thức (vô hình). Vai trò của ê kíp vô hình càng quan trọng hơn, khi mà môi trường dự án ngày càng khó tiên liệu đã làm cho ê kíp hữu hình không đủ sức ứng phó với sự bất định. Mặt khác, nhà quản trị dự án cần phải thấy rằng ê kíp vô hình có thể có những biểu hiện hoạt động chệch hướng hoặc lệch lạc. Chính nhờ sự tồn tại của hai loại ê kíp này đã giúp cho nhà quản trị dự án khả năng điều chỉnh tốt hơn. • Liên kết, gắn bó, phối hợp hoạt động của các thành viên trong ê kíp dự án. o Nhân tố phối hợp là tiền đề của quản trị và lãnh đạo thành công. Nhà quản trị dự án chỉ khi phối kết hợp hoạt động của các thành viên êkíp thì mới có thể giải quyết các vấn đề của dự án, đặc biệt là khi gặp phải khó khăn, mâu thuẫn. Nhân tố phối hợp là tiền đề của quản trị và lãnh đạo thành công. Nhà quản trị dự án làm việc (ở một góc độ nào đó) phải chịu sức ép từ nhiều phía: sức ép bên trong từ các thành viên của dự án, sức ép bên ngoài của khách hàng, của lãnh đạo doanh nghiệp, của bộ, ngành. Vì vậy phải tìm biện pháp dung hoà bằng cách huy động, khai thác mặt mạnh của các thành viên êkíp, bù đắp các điểm yếu, hiệu chỉnh các lệch lạc nếu có, nhất là khuynh hướng mỗi chuyên gia, cố vấn đều muốn đề cao lĩnh vực của mình, them chí theo đuổi quan điểm cá nhân về tiến trình của dự án. o Kinh nghiệm thực tiễn đã chỉ ra rằng để liên kết các thành viên của êkíp dự án, làm cho êkíp hoạt động có hiệu quả, cần chú trọng vận dụng có hiệu quả vấn đề khuyến khích, động viên, coi trọng nguyên tắc cân bằng, năng động. Bởi vì không ai là không có những hạn chế, nhược điểm trong quá trình quản trị, vấn đề là ở chỗ biết khuyến khích, động viên êkíp, làm cho đóng góp vào thành công dự án của thành viên này chẳng những không làm cản trở mà công thúc đẩy các thành viên khác góp phần mình nhiều hơn nữa vào kết quả và thắng lợi của dự án. • Khuyến khích động viên các thành viên trong ê kíp dự án. o Đây vừa là nhu cầu vừa là động lực kích thích các thành viên êkíp dự án làm việc một cách hào hứng và tích cực. Mặc dù trong thực tế, người ta đã áp dụng Bài 1: Tổng quan về dự án và quản trị dự án 21 nhiều biện pháp để thúc đẩy người lao động làm việc tự giác, hăng say như : tăng lương, giảm giờ làm, các ưu đãi về xã hội, cơ hội để trưởng thành trong giao tiếp, quan hệ nhưng vẫn chưa đủ vì nhu cầu cá nhân cũng như tập thể và tổ chức luôn luôn vận động không ngừng và thay đổi. o Mặt khác, để tạo dựng êkíp làm việc có hiệu quả, nhà quản trị dự án còn phải là người xây dựng, nuôi dưỡng và phát huy tinh thần êkíp. Tinh thần đồng đội tạo nên sức mạnh để dự án có thể vượt qua những khó khăn, thách thức của môi trường. Tinh thần đồng đội còn giúp cho các thành viên học hỏi và nâng cao ý thức hợp tác cũng như chia xẻ khó khăn và biết mừng thắng lợi. Đó cũng chính là cơ sở tạo ra bầu không khí tin tưởng, đoàn kết, gắn bó và thúc đẩy tính năng động tích cực của mỗi thành viên êkíp. Đồng thời góp phần hình thành và làm phong phú bản sắc văn hoá của doanh nghiệp. Tuy nhiên cần đề phòng và tránh khuynh hướng thái quá, tách biệt êkíp dự án với môi trường xung quanh, không để tinh thần êkíp phát triển quá xa, biến êkíp đối lập hoặc thậm chí phủ nhận tất cả những gì không phải là của dự án. 1.3.1.6. Dám đương đầu • Nhà quản trị dự án phải là người có ý chí quyết tâm không được nản lòng trước những khó khăn trở ngại. Phải dám ra quyết định và chịu trách nhiệm về quyết định trong tất cả các tình huống của dự án. Nhà quản trị có bản lĩnh là người không nản chí. • Phải sẵn sàng đón nhận và giải quyết khó khăn cùng với êkíp dự án. Không được đùn đẩy cho người khác hoặc trốn tránh trách nhiệm đối với những quyết định quan trọng, cơ bản của dự án. Dự án có quy mô càng lớn, tính phức tạp càng cao, thời gian càng dài thì khó khăn, thách thức và cả rủi ro của dự án càng cao. Vì vậy rất cần tới ý chí thông minh và tinh thần tiến công của nhà quản trị dự án. • Biết tìm giải pháp dung hoà chấp nhận được. Suốt cả tiến trình dự án, hàng loạt mâu thuẫn, xung khắc có thể phát sinh ở bất cứ giai đoạn nào, sự không ăn khớp, thống nhất phối hợp hoạt động, sự không hiểu biết về nhau giữa các đối tác, sự không phù hợp về quan hệ giữa các mục tiêu và lợi ích, mâu thuẫn giữa dự án và môi trường, sức ép từ bên trong và bên ngoài • Có thể nói nhà quản trị dự án khi đương đầu với những khó khăn, thách thức, đối mặt với những mâu thuẫn, nếu tìm được giải pháp dung hòa thì mới thành công. • Bình tĩnh suy nghĩ là tố chất rất quan trọng, vì như đã phân tích, các dự án (nhất là ở các nước đang phát triển) thì những trục trặc, những khuyết điểm, hạn chế là khó tránh khỏi. Bình tĩnh suy nghĩ để tìm cách giải quyết vấn đề mâu thuẫn hoặc hiệu chỉnh sai lệch thường có lợi cho nhà quản trị. Nó giúp tránh được những sai lầm đáng tiếc do quyết định vội vàng khi nhà quản trị đối mặt với quá nhiều thách thức từ dự án. Bài 1: Tổng quan về dự án và quản trị dự án 22 1.3.2. Chức năng và trách nhiệm của nhà quản trị dự án 1.3.2.1. Các chức năng của nhà quản trị dự án • Điều phối toàn bộ các hoạt động dự án Đây là chức năng qua trọng nhất của nhà quản trị dự án. Chức năng này thể hiện rõ nét vai trò lãnh đạo của nhà quản trị dự án. Như chúng ta đã biết, nếu không có nhà lãnh đạo giỏi thì doanh nghiệp nói chung và dự án nói riêng khó có thể đi tới thành công. Việc thiết lập được hệ thống làm việc, phân công phân nhiệm trong các hoạt động, phân bổ công việc và nguồn lực hợp lý sẽ giúp cho dự án diễn ra trôi chảy, hiệu quả. • Khuyến khích, động viên các thành viên trong dự án o Trong công việc không phải lúc nào tất cả mọi người đều làm việc với sự thoải mái và tâm lý tốt nhất. Tuy nhiên, khi bị ảnh hưởng và chi phối bởi các yếu tố khác thì hiệu quả công việc sẽ bị giảm đi rõ rệt. Để dự án có thể tiến triển thuận lợi và hoàn thành đúng thời hạn cũng như đạt kết quả tốt nhất, nhà quản trị cần hết sức chú ý tới các thành viên của dự án để có thể động viên khuyến khích họ kịp thời nhằm giúp họ tập trung tốt nhất cho công việc. o Mặt khác, việc động viên khuyến khích cũng giúp các thành viên hứng khởi hơn trong công việc. Khi nhân viên của bạn làm tốt công việc, cần có phần thưởng ghi nhận cố gắng của họ, khi đó họ sẽ làm việc hăng say hơn và cái nhà quản trị có được sẽ lớn hơn cái mà họ mong muốn rất nhiều. • Xây dựng môi trường làm việc trong dự án o Môi trường làm việc là một trong những yếu tố quyết định làm nên chất lượng công việc. Môi trường làm việc tác động trực tiếp đến người lao động, quyết định tới chất lượng, năng suất và hiệu quả công việc của họ. Điều này các nhà quản trị hiểu hơn ai hết. Chính vì vậy mà không ít doanh nghiệp sẵn sàng đầu tư những khoản tiền lớn để xây dựng môi trường làm việc cho doanh nghiệp. o Tuy nhiên, đây là tập hợp của nhiều yếu tố và tùy thuộc vào từng hoàn cảnh cụ thể mà nhà quản trị đưa ra các giải pháp cho việc này. • Kiểm soát dự án Chức năng này tất cả các nhà quản trị đều phải thực hiện. Nếu không kiểm soát, các hoạt động của dự án có thể đi chệch khỏi quỹ đạo của nó. Nếu không kiểm soát, các nguồn lực có thể được phân bổ và sử dụng sai mục đích Tất cả các yếu tố đó đều có thể làm dự án không đạt được những mục tiêu mà nó đặt ra. 1.3.2.2. Trách nhiệm của nhà quản trị dự án Nhà quản trị dự án phải có 3 trách nhiệm chính sau đây: • Chịu trách nhiệm trước doanh nghiệp hoặc lãnh đạo cấp trên đã uỷ nhiệm cho quản lý dự án. • Chịu trách nhiệm đối với chính dự án và các thành viên trong ê kíp dự án. • Quan tâm xây dựng ê kíp dự án và bố trí công việc cho các thành viên của ê kíp khi giải thể dự án. Điều này phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố như kết quả của dự án, khả năng phát triển dự án ở một dạng khác, hay đàm phán để mở ra những dự án mới có liên quan, mối quan hệ giữa dự án và doanh nghiệp. Bài 1: Tổng quan về dự án và quản trị dự án 23 Ngoài ra, nhà quản trị dự án còn phải thực hiện và chịu trách nhiệm cụ thể về các việc như: lập và điều hành ê kíp dự án, đàm phán và ký kết các hợp đồng liên quan đến thực hiện các hoạt động trong khuôn khổ dự án Để thực hiện và hoàn thành các trách nhiệm nêu trên, nhà quản trị dự án cần phải có những quyền hạn tương ứng và được quy định một cách chính thức (bằng văn bản) khi được doanh nghiệp bổ nhiệm. Mặt khác nhà quản trị dự án cũng cần phải có những điều kiện cần thiết nhất định về trình độ đào tạo và kinh nghiệm công tác, cũng như các phương tiện và nguồn lực sử dụng cho dự án (vốn, lao động, cơ sở vật chất kỹ thuật). 1.3.3. Các cương vị chủ chốt của nhà quản trị dự án 1.3.3.1. Theo mức phân cấp quyết định • Theo mức phân cấp quyết định, người ta chia các cương vị chủ chốt của dự án thành bốn cấp: o Cấp cao nhất, quyết định về sách lược (Chính phủ, UBND các cấp). o Chủ đầu tư công trình dự án (quyết định chiến lược). o Chủ nhiệm dự án (quyết định điều hành). o Chủ thầu (quyết định tác nghiệp). • Có thể mô tả bằng sơ đồ hình tháp trong quản trị dự án như dưới đây: Mức quyết định Sách lược Chiến lược Chiến thuật Tác nghiệp (thực hiện) Cấp cao nhất Chủ công trình Chủ điều hành Các chủ thầu Độ tự do và rủi ro của dự án • Từ sơ đồ trên có thể rút ra một số nhận xét sau: o Quan hệ giữa các đối tác (chủ công trình, chủ điều hành, chủ thầu) thể hiện trong nội dung của các hợp đồng, trong đó nêu rõ nghĩa vụ các bên tham gia và thể thức trả tiền thù lao cho những người tham gia; các tham số giá thành, kinh phí và thời hạn mang tính chất quyết định trong các cam kết hợp đồng. Trách nhiệm các bên tham gia thay đổi theo biến chuyển của việc thực hiện các giai đoạn khác nhau của dự án một cách linh hoạt. o Càng ở dưới đáy của hình tháp độ tự do càng ít, nhưng độ rủi ro của dự án (phải gánh chịu) càng giảm. Bài 1: Tổng quan về dự án và quản trị dự án 24 o Các cương vị trong quản trị dự án có vai trò rất quan trọng (kể cả chủ thầu) và ảnh hưởng rõ rệt tới chất lượng và kết quả của dự án. Đặc biệt có hai cương vị chủ chốt trong quản trị dự án đó là chủ công trình và chủ điều hành (còn gọi là chủ đầu tư và chủ nhiệm dự án). o Chủ công trình có thể là cá nhân hay tổ chức có tư cách pháp nhân, là chủ của công trình dự án, chịu trách nhiệm về quyết định chiến lược, là người thiết kế dự án xác định mục tiêu kinh phí và thời hạn của dự án. Là người đề ra chương trình kế hoạch thực hiện dự án – chủ công trình có thể giao toàn bộ hay một phần chương trình đó cho chủ điều hành. o Chủ điều hành giải quyết các vấn đề chủ công trình đã uỷ nhiệm, động viên và quản lý ê kíp để thực hiện chương trình dự án. Chủ điều hành có thể là một người (chủ nhiệm hoặc phó chủ nhiệm thường trực) hoặc là một công ty. Công ty này có thể giao từng phần việc cụ thể cho các chủ thầu. 1.3.3.2. Theo mức phân cấp hay bao quát trong quản trị dự án Có hai cấp là người quản lý (hay chủ nhiệm dự án) và các nhà quản trị chức năng (ê kíp dự án). • Chủ nhiệm dự án là nhà quản trị tổng hợp, chịu trách nhiệm chung về toàn bộ dự án, là người hoạch định, tổ chức, điều hành và kiểm soát dự án theo sự uỷ nhiệm, uỷ quyền của chủ đầu tư công trình. Chủ nhiệm dự án giao từng phần việc cụ thể cho các nhà quản trị bộ phận (chức năng) như: quản trị công nghệ, kỹ thuật, quản trị công cụ, phương tiện, quản trị nhân lực, quản trị rủi ro. • Các nhà quản trị chức năng chịu trách nhiệm về lĩnh vực được giao theo sự uỷ nhiệm của chủ nhiệm dự án và phải có trách nhiệm phối hợp, phân tích và truyền tin phục vụ cho công tác quản trị dự án. Ví dụ: Thông thường một dự án sẽ được đặt trong một chủ thể. Dự án xây khu đô thị mới nằm trong Tổng công ty xây dựng và phát triển nhà Hà Nội. Nhà quản trị cao nhất của dự án chịu sự chi phối của các nhà quản trị cao hơn ở Tổng công ty. Bài 1: Tổng quan về dự án và quản trị dự án 25 TÓM LƯỢC CUỐI BÀI Bài 1 giới thiệu tổng quát tới học viên về dự án, quản trị dự án, nhà quản trị dự án. Sau khi kết thúc bài học này, học viên cần nắm được một cách cơ bản nhất về dự án và quản trị dự án. Nhận thức được việc làm dự án và quản trị dự án là một trong những hoạt động khó và phức tạp trong chuỗi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó có thể xác định và lựa chọn cho mình hoạt động kinh doanh phù hợp. Bài 1: Tổng quan về dự án và quản trị dự án 26 CÂU HỎI 1. Phân tích khái niệm và đặc điểm của dự án. Phân biệt dự án với hoạt động thường xuyên của doanh nghiệp. 2. Phân loại dự án theo các tiêu thức khác nhau. Dự án của một doanh nghiệp thường được phân loại theo tiêu thức nào? 3. Phân tích nội dung các phương diện của một dự án. Ý nghĩa của việc nghiên cứu mối quan hệ giữa các phương diện của một dự án. 4. Phân tích khái niệm quản trị dự án. 5. Trình bày các giai đoạn của quản trị dự án. 6. Phân tích vai trò của dự án và những tác động của dự án đối với kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. 7. Bạn hiểu thế nào về nhà quản trị dự án? CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM Câu 1. Dự án phức tạp do a. Liên quan tới nhiều bộ phận b. Có nhiều công việc phải thực hiện c. Đảm bảo hài hoà nhiều yếu tố d. Tất cả các ý trên Câu 2. Dự án có tính sáng tạo và duy nhất. a. Đúng b. Sai c. Ý kiến khác Câu 3. Dự án phải đảm bảo phương diện thời gian do a. Vòng đời của dự án có giới hạn b. Chi phí có giới hạn c. Đảm bảo mức độ an toàn cho dự án d. Các công việc có giới hạn Câu 4. Nguồn lực của dự án gồm a. Nhân lực b. Khoa học – Kỹ thuật c. Tài chính d. Tất cả các yếu tố này Bài 1: Tổng quan về dự án và quản trị dự án 27 Câu 5. Khác biệt cơ bản giữa hoạt động dự án và hoạt động thường xuyên a. Tạo ra lợi nhuận b. Giảm chi phí c. Do con người tiến hành d. Hoạt động thường xuyên lặp đi lặp lại còn hoạt động dự án thì không Câu 6. Nội dung chủ yếu của giai đoạn phân tích và lập dự án là a. Tìm kiếm ý tưởng cho dự án b. Đánh giá thị trường dự án c. Xây dựng các phương án tài chính dự án d. Nghiên cứu toàn diện tính khả thi dự án Câu 7. Nghiên cứu tiền khả thi là a. Khẳng định sự cần thiết của dự án b. Phân tích chi tiết dự án c. Loại bớt các vấn đề không cần thiết d. Chứng minh khái quát sự đúng đắn và cần thiết phải tiến hành ý đồ dự án Câu 8. Thẩm định và phê duyệt dự án nhằm a. Xây dựng được các nội dung khả thi b. Đảm bảo tính pháp lý cho dự án c. Sửa chữa các sai sót của dự án d. Khẳng định lại sự phù hợp, khả năng thành công của dự án khi đưa vào triển khai Câu 9. Nhiệm vụ quan trọng nhất của nhà quản trị dự án ở giai đoạn nghiệm thu, tổng kết và giải thể dự án là a. Sử dụng kết quả của dự án b. Chuẩn bị một dự án mới c. Đúc rút ra các kinh nghiệm d. Giải quyết các tồn đọng của dự án Câu 10. Điều nào dưới đây có liên quan đến khái niệm về dự án “Theo góc độ tính”. a. Một hình tượng về một tình huống mà ta muốn đạt tới trong tương lai. b. Các phương tiện đã cho nhằm tạo nên một thực tế mới. c. Dự án được hiểu là một hình tượng về một tình huống mà ta đã đạt được d. Dự án được coi là một hoạt động đặc thù nhằm tạo ra một sản phẩm mới. Câu 11. Điều nào dưới đây có liên quan đến khái niệm về dự án “Theo góc độ động”. a. Hàng loạt hành động ta sẽ làm trong tương lai. b. Hoạt động đặc thù, tạo nên một cách có phương pháp và định tiến với các phương tiện đã cho nhằm tạo nên một thực tế mới. c. Dự án được hiểu là một hình tượng về một tình huống mà ta đã đạt được d. Một hình tượng về một tình huống mà ta muốn đạt tới trong tương lai. Bài 1: Tổng quan về dự án và quản trị dự án 28 Câu 12. Hãy chỉ ra 3 đặc điểm của dự án a. Sáng tạo và duy nhất, mục tiêu xác định, vòng đời có giới hạn. b. Hoạt động lặp đi lặp lại, mục tiêu xác định, vòng đời có giới hạn. c. Sáng tạo và duy nhất, mục tiêu tùy thuộc từng thời điểm nhất định, vòng đời có giới hạn. d. Sáng tạo và duy nhất, mục tiêu xác định, vòng đời phụ thuộc vào năng lực của doanh nghiệp. Câu 13. Tính phức tạp của dự án thể hiện ở: a. Liên quan đến nhiều bộ phận khác nhau của tổ chức. b. Mục tiêu và kết quả cụ thể, được dự tính trước. c. Dự án có nhiều người. d. Dự án tốn nhiều tiền. Câu 14. Tính sáng tạo của dự án thể hiện ở: a. Một dự án kinh doanh luôn là mới mẻ, trước nó chưa từng có. b. Dự án chính là việc kinh doanh dịch vụ sáng tạo. c. Không sáng tạo thì dự án sẽ thất bại. d. Dự án luôn cần sử dụng những nhân viên có khả năng sáng tạo. Câu 15. Đặc trưng về “Mục tiêu” của dự án là xác định thể hiện ở: a. Dự án luôn nhằm đạt tới một mục tiêu và kết quả cụ thể, được dự tính trước. b. Công việc kinh doanh luôn cần đặt ra những mục tiêu. c. MBO được áp dụng ở mọi cấp trong dự án. d. Mục tiêu được xác định trong từng thời kỳ bởi duy nhất người đứng đầu. Câu 16. Vòng đời của dự án: a. Vòng đời dự án tính từ khi hình thành, triển khai cho đến khi kết thúc, có giới hạn về thời gian. b. Vòng đời của một dự án được tính theo thời gian tồn tại của công ty. d. Vòng đời của dự án chỉ mang tính hình thức. d. Vòng đời chỉ được tính khi một dự án phá sản. Câu 17. Phương diện thời gian của dự án thể hiện: a. Mỗi dự án được đặc trưng bởi một khoảng thời gian ấn định. b. Dự án có ba phương diện về thời gian. c. Tính phức tạp là đặc trưng của phương diện thời gian của dự án. d. Cả ba câu trên. Câu 18. Xét theo đặc điểm triển khai hoạt động thì thời gian của dự án được chia làm các thời kỳ: a. Thời kỳ đầu, thời kỳ triển khai, thời kỳ kết thúc. b. Thời kỳ đầu tư, thời kỳ thu lợi nhuận c. Thời kỳ nghiên cứu, thời kỳ triển khai, thời kỳ thu lợi nhuận. d. Không có khái niệm hơn trong quản trị dự án. Bài 1: Tổng quan về dự án và quản trị dự án 29 Câu 19. Đặc trưng về Thời kỳ khởi đầu của dự án: a. Các công việc của dự án tiến hành chậm chạp, thận trọng, thời gian dành cho thời kỳ này không lớn. b. Công việc được thực hiện theo lịch trình đã định, tiến độ nhanh. c. Thời kỳ đầu thường có lợi nhuận lớn. d. Lợi nhuận phụ thuộc năng lực của chủ đầu tư. Câu 20. Thông tin nào dưới đây liên quan tới thời kỳ triển khai dự án? a. Tất cả các công việc được thực hiện theo lịch trình đã định. b. Tiến độ nhanh, chiếm đại bộ phận thời gian của dự án. c. Các nguồn lực của dự án được huy động tối đa. d. Tất cả các ý trên. Câu 21. Sự phân chia dự án theo 3 ba giai đoạn: a. Chỉ mang tính tương đối. b. Là chuẩn mực quốc tế không thể thay thế. c. Chỉ được áp dụng khi chuyên ngành này mới ra đời d. Dự án không thể chia thanh các giai đoạn. Câu 21 Khi nói «nguồn lực của dự án» người ta có thể hiểu : a. Tài chính. b. Nhân lực. c. Kỹ thuật công nghệ. d. Cả ba ý trên. Câu 22. Phương diện kết quả của dự án có thể được đánh giá theo: a. Kết quả với doanh nghiệp và kết quả đối với xã hội. b. Chỉ riêng kết quả với doanh nghiệp. c. Chỉ riêng kết quả đối với xã hội. d. Chỉ là kết quả vơi chủ đầu tư. Câu 23. Câu nào dưới đây có thể coi là các mục tiêu của dự án? a. Lợi nhuận và khả năng tăng lợi nhuận. b. Thị phần và mức tăng thị phần cho. c. Nâng cao chất lượng sản phẩm hàng hoá. d. Cả ba ý trên. Câu 24. 3 phương diện của dự án: a. Phương diện này lại chịu sự ràng buộc của phương diện khác. b. Mỗi phương diện là một mặt tồn tại độc lập. c. Là ba phương án kiểm soát dự án khác nhau. d. Không có câu nào ở trên là đúng. Bài 1: Tổng quan về dự án và quản trị dự án 30 Câu 25. Các phẩm chất cần có của nhà quản trị dự án có liên quan đến: a. Bản lĩnh chính trị b. Năng lực tổ chức điều hành. c. Năng lực lãnh đạo, động viên. d. Cả ba ý trên. Câu 26. “Ê kíp”: a. Năng lực của nhà quản trị dự án có liên quan đến tạo dựng và duy trì “ê kíp”. b. Nhà quản trị dự án có năng lực sẽ không bao giờ tạo lập Ê kíp. c. Không liên quan đến dự án. d. Không có câu nào đúng. Câu 27. Chức năng và trách nhiệm của nhà quản trị dự án có liên quan tới: a. Điều phối toàn bộ các hoạt động dự án. b. Động viên các thành viên. c. Xây dựng môi trường làm việc. d. Cả ba nhiệm vụ trên. Câu 28. Trách nhiệm của nhà quản trị dự án có liên quan tới: a. Chịu trách nhiệm trước doanh nghiệp hoặc lãnh đạo cấp trên đã uỷ nhiệm cho quản lý dự án. b. Chịu trách nhiệm đối với các thành viên trong ê kíp dự án. d. Quan tâm xây dựng ê kíp dự án và bố trí công việc cho các thành viên khi giải thể dự án. d. Cả ba ý trên.