Phân tích thiết kế hệ thống: Quản lý bán hàng

A. LỜI MỞ ĐẦU Một đất nước được coi là phát triển khi đất nước đó có một nền khinh tế vững mạnh và hiệu quả .Xét ở phạm vi một doanh nghiệp trong cơ chế thị trường hiện nay thì quá trình bán hàng có vai trò rất lớn,quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp . Trong những năm gần đây,sự chuyển hướng đổi mới của cơ chế thị trường nền kinh tế nước ta có nhiều biến động .Hoạt động kinh doanh nói chung hầu hết các doanh nghiệp đều đổi mới, bước đầu đã hoà nhập với nền kinh tế khu vực và cả thế giới. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp thương mại nói riêng vấn đề tiêu thụ là một trong những yếu tố quan trọng trong việc tiêu thụ hàng hoá, là một nghệ thuật kinh doanh của từng doanh nghiệp. Mỗi nhà doanh nghiệp phải biết nắm bắt được một nguồn cung ứng hàng hoá và sự biến động của nó, phải năng động, thích hợp, mềm dẻo… Và trong quá trình kinh doanh phát triển của các công ty, tổ chức, doanh nghiệp thì một lượng lớn các thông tin về giao dịch (mua bán, trao đổi) các loại hàng hoá giữa các bên liên quan như nhà cung cấp, nhà buôn bán và khách hàng đều cần được quản lí, theo dõi hàng ngày. Quy mô và số lượng của giao dịch càng lớn, càng nhiều người thì số lượng thông tin càng nhiều, càng quan trọng và phức tạp. Chính vì thế sẽ mất nhiều thời gian, công sức để quản lí để dẫn đến những sai sót đáng tiếc khi quản lí, khai thác và xử lí các thông tin trên. Với một thực trạng như vậy thì việc ứng dụng tin học vào công tác quản lí sẽ làm cho quá trình tác nghiệp đạt được những hiệu quả lớn, nhanh chóng và chính xác hơn. 1. Mục đích Thúc đẩy quá trình bán hàng một cách nhanh chóng với số lượng nhiều thì phải cân nhắc, tính toán, sử dụng một phương sách tiêu thụ đúng đắn, vững chắc chứ không thể vô tư trước sự biến thiên vạn hoá của thị trường. Điều này đòi hỏi kế toán cần phải có khả năng cung cấp, kiểm soát số lượng thông tin một cách đầy đủ, chính xác nhất. 2. Lí do Hoạt động kế toán trong một của hàng nói riêng hay công ty nói chung là một chuỗi công việc rất vất vả và tốn nhiều công sức. Nếu không có sự cần mẫn,chăm chỉ và sáng suốt thì sự sai sót là không tránh khỏi.Hệ thống thông tin quản lý bán hàng sẽ giúp cho quá trình mua bán diễn ra mau lẹ hợp lý. 3.Ý nghĩa: Tổ chức xử lí, tính toán, nắm bắt các thống kê và kết quả trong quá trình bán hàng. 4 .Phạm vi đề tài ứng dụng Đề tài này được ứng dụng chỉ đơn thuần phục vụ các yêu cầu về quả lí bán hàng,chương trình chạy tren máy đơn. 5.Kế hoạch triển khai đề tài Tuần Từ tuần 30-37 T38 T40- Tuần 41 Tuần 42. Công việc Chọn đề tài,họp nhom chọn đề tài “Quản lí bán hàng” -Mỗi thành viên nhóm tự tìm hiểu,viết phần những phần liên quan đến hệ thống. Sau đó tập hợp lại để thiết kế hệ thống và viết bài cá nhân. Nhóm tâp trung Tk hệ thống dựa trên bài cá nhân. - Biểu đồ phân cấp chức năng-FHD - Biểu đồ luồn dữ liệu - Entity Relatiónhip -DataBase vật lí - Thuật toán - Form nhập liệu - Các báo cáo - Các mẫu thử TK chi tiết Bài viết minh hoạ chi tiết. Điều chỉnh viết báo cáo Đánh máy và thiết kế phần access Tuần 43 nhóm dựa trên cơ sở đó hoàn thành bài để nộp. Tuần 44 Báo cáo Nhân sự Cá nhân tự tìm tư liệu Nhóm trướng Nhóm thực hiện Nhóm trưởng Nhóm trưởng và cả nhóm thực hiện Đà Nẵng,ngày…tháng …năm 2011 Nhóm trưởng Trần Hải Hưng 6 .Khảo sát thực tế : Đề tài được thực hiện tại công ty điện thoai Long Nhật.Là công ty chuyên kinh doanh về đồ điện tử, điện thoại di động,tivi.,máy nghe nhạc ,máy vi tính…đây là công ty có quy mô vừa và nhỏ ,đặc biệt là chưa sử dụng phần mềm kế toán ,các hoạt động bán hàng diễn ra chủ yếu bằng thủ công nên tốn kém nhiều thời gian và chi phí.Vì thế trở ngại trong việc bán hàng là không tránh khỏi. B. Phân tích và thiết kế hệ thống Sơ đồ phân cấp chức năng hệ thống Cập nhật DMNHH Quản lí bán hàng Báo cáo Cập nhật Tkê Nhập HH Sửa HH Xóa HH Tra cứu Hàng tồn kho Hàng đã xuất Tình hình nhập HH Tình hình xuất HH Cnhật DMHH dddddđdddddddddDDDDMHHDMHH C Nhật DMHH Sửa nhóm hàng Xóa nhóm hàng Trong qúa trình quản lí bán hàng thì hệ thống sẽ cập nhập đựoc các danh mục hàng hoá,nhóm hàng hóa để có thể nắm bắt các thông tin và sửa chữa các thông tin hàng hoá đó. Bên cạnh đó ,hệ thống sẽ thống kê số lượng hàng còn tồn hay số lượng hàng đã xuất thông qua các báo cáo về tình hình xuất nhập. 2.Biểu đồ luồng dữ liệu DFD NCCấp KH QLBH Phiếu NK HH Phiếu đặt HH Phiếu XK HH uuuugghhggfggfhrhjgghhhhuytghrhhhhhhhhhhhhhhhHHHHHHH D Sách mua HH Yêu cầu báo cáo Văn bản báo cáo Phòng TC-KT Bộ phận quản lí bán hàng trình duyệt bấo cáo về việc nhập hàng hoá bằng các văn bản yêu cầu.Sau đó Nhà cung cấp tiếp nhận đơn đặt hàng của bộ phận Quản lí bán hàng và đáp ứng đủ số lưọng hàng yêu cầu.Và sau cùng là phục vụ yêu cầu của khách hàng thông qua danh sách mua hàng,và xuất các hoá đơn bán hàng. DDF ở mức đỉnh Mức1HH Nhóm hàng Nhà cung cấp 1 Cập nhật 2 Nhập Xuất HH Phiếu NK HH Phiếu đặt HH TT HH TT nhóm hàng DDF mức đỉnh (M ức 2) Nhà cung cap Hàng hóa Nhóm hàng Nhập xuất HH TTHH DDF ở mức đỉnh (mức 3) Nhà cung cap Hàng hóa Cập nhật Nhập HH Sửa HH Xóa HH TTHH TT TT HH TT moi ve HH TT HH M ức 4 Hàng hóa Nhà cung cấp Tệp H Đon K.hàng Xuất HH Nhập HH Phiếu NK HH TTHH DS mua hang Phieu xuat HH TT PX HH TT phieu nhap Phieu nhap HH 3.Entity Relationship 4.THIẾT KẾ MÔ HÌNH BẢNG DỮ LIỆU NHAN VIEN(logID,hoten,bophan,logpw,logyes) Field name Data Type Field size Index Description LogID Text 30 Khóa chính Mã nhân viên để truy cập quản lí Hoten Text 20 Họ tên nhân viên Bophan Text 50 Phòng ban mà người đó làm việc Logpw Text 8 Password truy cập của nhân viên Logyes Yes/No Cho phép nhân viên đó truy cập hay không HANG HOA(MaHH,groupID,TenHH,DVT,quicach,baohanh,gianhap,giaxuat) , Field name Data Type Field size Index Description MaHH Text 10 Khóa chính Là mã được gắn cho từng loại hàng hóa Group ID Numberic Khóa ngoại Thuộc tính khóa ngoại TenHH Text 50 Tên loại hàng hóa tương ứng với mã hàng ĐVT Text 10 Tương ứng với loại HH Quicach Text 20 Các đặc điển vật lí Baohanh Numberic Thời gian bảo hành của 1 loại HH đó Gianhap Numberic Giá ban đầu của 1 loại HH được nhập Giaban Numberic Là giá sau khi đã tính tất cả mọi loại thuế VAT NHOM HANG(GroupID,tennhom,VAT-N,VAT-X,phiBQ) Field name Data Type Field size Index Description GroupID Numberic 10 Khóa chính Là mã được gắn cho từng loại hàng hóa Tennhom Text 50 Tên của một nhóm hàng nào đó VAT_N Numberic Thuế VAT lúc ban đầu nhập 1 loại hàng nào đó VAT_X Numberic Thuế VAT sau khi xuất hàng PHIBQ Numberic Là loại phí dùng để bảo quản hàng hóa NHAP XUAT(thekho,ctnhap,ctxuat,maHH,soluong,diengiai) Field name Data Type Field size Index Description Thekho Text 30 Khóa chính Là mã được gắn cho phiếu nhập xuất Ctnhap Text 20 Khóa ngoại Thuộc tính khóa ngoại-mã quan hệ Ctxuat Text 20 Thuộc tính khóa ngoại-mã quan hệ MaHH Text 10 Thuộc tính khóa ngoại-mã quan hệ So luong Numberic Số lượng hàng mà khách mua Diengiai Text 225 Ghi chú về nhập xuất CHUNG TU(SoCT,doitac,NXflag,NVgiaodich,ketoan,thukho,ngayct) Field name Data Type Field size Index Description SoCT Text 20 Khóa chính Là mã được gắn cho phiếu chứng từ để phân biệt với các phiếu khác Doitac Text 50 Là khách hàng ,cty mua bán ,trao đổi với nhau NXFlag Yes/No Cho phép nhân viên nhập hay xuất hàng hóa NVgiaodich Text 30 Khóa ngoại Nhân viên giao dịch Ketoan Text 50 Nhân viên kế toán Thukho Text 50 Nhân viên thủ kho Ngayct Date/Time Ngày in chứng từ 5.Thiết kế thuật toán sử dụng a.Khi đăng nhập : -Nhập thông tin cần thiết khi đăng nhâp như hoten và password yêu cầu mà mỗi nhân viên ở bọ phận được cấp rieng biệt. -Khi pasword chính xác thì cửa sổ chương tình mở để cập nhật thông tin User name & password chính xác Số lần kiểm tra <3 Kết thúc Nạp cửa sổ chính cho phép sử dụng chương trình User name & Password Bắt đầu F b.THUẬT TOÁN TẠO USER MỚI -Khi đăng nhập hệ thóng bằng cách trả lời các yêu cầu cần thiết -Hệ thống sẽ báo lỗi khi thông tin cập nhập chưa chính xác mã sử dụng của hệ thống thì USER đó không tồn tại trong hệ thống. -Nếu muôn truy cập bạn phải cập nhật lại thông tin chính xác hoặc thiêt lập một USER mới với điều kiện hệ thống thông tin chủ cho phép. -Sau đó tiếp tục tiến hành công việc. Bẳt đầu User name & password Tồn tại user ? Đ Tạo 1 user mới Kết thúc Tiếp tục c.THUẬT TOÁN CẬP NHẬP DANH MỤC HÀNG HÓA Bắt đầu Thông tin HH Mã HH Tồn tại? T Tiếp tục nhập thông tin và lưu Kết thúc -Bắt đầu cập nhập thông tin về hàng hoá -Hệ thống sẽ kiểm tra mã hàng tương ứng có phù hợp không. -Nếu Đúng hệ thống sẽ cho bạn cập nhật và lưu thông tin. d.THUẬT TOÁN CẬP NHẬP DANH MỤC NHÓM HÀNG HÓA Bắt đâù TT nhóm hàng Mã nhóm Hàng tồn tại ? Đ - Bắt đầu đăng nhập - Nhập thông tin về nhóm hàng hoá - Hệ thống sẽ đối chiếu mã hàng có tồn tại hay ko Tiếp tục nhập thông tin và lưu - Nếu Đúng bạn được tiếp tục cập nhập và lưu thông tin Kết thúc e.THUẬT TOÁN NHẬP LIỆU (NHẬP THÔNG TIN VỀ CHỨNG TỪ) Bắt đầu TT chứng từ Mã CT tồn tại? Đ Tiếp tục nhập thông tin và lưu Kết thúc -Bắt đầu đăng nhập hệ thống -Cung cấp thông tin về chứng từ xuất nhập hàng hoá hay nhóm hàng hoá. -Nhập mã chứng từ -Đối chiếu qua hệ thống xem mã đó có phù hợp và chính xác hay không. -Nếu Đúng hệ thống sẽ chô bạn tiếp tục nhâp,in và sao lưu chứng từ. -Thoát khỏi hệ thống. 6.form nhập liệu QUẢN LÝ BÁN HÀNG FORM HÀNG HOÁ FORM NHÂN VIÊN FORM CHỨNG TỪ FORM NHẬP XUẤT FORM NHÓM HÀNG 7.THIẾT KẾ CÁC BÁO CÁO Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập-Tự do-Hạnh phúc PHIẾU NHẬP KHO Ngày…tháng…năm… Nguồn hàng………………………………………. Ghi chú…………………………………………….. STT TÊN HÀNG ĐVT ĐƠN GIÁ SỐ LƯỢNG THÀNH TIỀN GHI CHÚ TỔNG TIỀN HÀNG……………………………………………………… Ngày … tháng … năm …. Nhân viên giao dịch Thủ kho Kế toán Giám đốc Chữ kí Chữ kí Chữ kí Chữ kí & Đơn Vị: Công ty TNHH AD Bộ phận : Bán hàng PHIẾU XUẤT KHO Ngày 5 tháng 3năm 2011 Tên điạ chỉ người nhận: Lý do xuất: Xuất bán Xuất tại kho ngăn lỗ: Hàng hoá Địa điểm: 18 Văn Cao STT Tên sản phẩm, hàng hoá ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Thực xuất Yêu cầu 01 Máy Fax panasonic Một mặt hàng Máy 7 7 2.285.715 16.000.000 Cộng: 16.000.000 Số tiền viết bằng chữ: Mười sáu triệu đồng chẵn Số chứng từ gốc kèm theo Ngày 02 tháng 3năm 2011 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 8.THIẾT KẾ CÁC MẪU THỬ HÓA ĐƠN Mẫu số :01 GTKT-311 GIÁ TRỊ GIA TĂNG BX/2006N Liên 3:Nội bộ No:0070689 Ngày 14 tháng 10 năm 2007 Đơn vị bán hàng :Công ty điện thoại Long Nhật Địa chỉ : 69 Hoàng Diệu –Đà Nẵng Số tài khoản : Điện thoại: 05113215876 MS: Họ và tên người mua hàng :Văn Thị Ánh Nga Tên đơn vị : Đại hoc Duy Tân Địa chỉ :184 Nguyễn văn Linh ,Đà Nẵng Số tài khoản :1223839 Hình thức thanh toán:Tiền mặt MS: Thành tiền Đơn giá SL ĐVT Tên hàng hóa dịch vụ STT 3=1*2 2 1 C B A 01 Samsung X430 Cái 01 2.999.000 2.999.000 02 Cục sạc Nokia N70 Cái 02 30.000 60.000 Cộng tiền hàng: 3.059.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 305.900 Tổng cộng tiền thanh toán: 3.364.900 Số tiền viết bằng chữ:Ba triệu ba trăm sáu mươi tủ ngàn chín trăm đồng chẵn Người mua hàng (Ký ,họ tên) Người bán hàng (Ký ,họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký,đóng dấu ,họ tên) Mẫu phiếu thu tiền hàng Đơn Vị: Công ty Địa Chỉ : 69 Hoàng Diệu PHIẾU THU Số: 10T Ngày 2 tháng 3 năm 2011 Nợ TK 111: 30.000.000 Có TK 112: 30.000.000 Họ tên người nộp tiền: Lê Ân Địa chỉ: Thủ quỹ Lý do: Rút TGNH về nhập quỹ tiền mặt Viết bằng chữ: Ba mươi triệu đồng y Kèm theo 1 chứng từ gốc Giám đốc Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nộp tiền (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền: ba mươi triệu đồng y Ngày 02 tháng 3 năm 2011 Thủ quỹ (Ký, họ tên) BẢNG KÊ BÁN LẺ HÀNG HOÁ DỊCH VỤ (Ngày ….Tháng…Năm…) Tên cơ sỏ kinh doanh: Địa chỉ: Họ tên người bán hàng; Địa chỉ nơi bán: STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Doanh thu có thuế suất Thuế suất VAT A B C 1 2 3 4 Tổng cộng tiền: Tổng số tiền bằng chữ: Ngày …Tháng…Năm… Người bán (Ký,họ tên) Đơn vị :………… Mẫu số S06DN Địa chỉ:………… (Ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC) BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH (Tháng….năm…) SHTK Tên TK SDĐK SPS trong kì SDCK Nợ Có Nợ Có Nợ Có A B 1 2 3 4 5 6 Cộng: Mẫu số 01-1/GTGT (Ban hành kèm theo thông tư) BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN CHỨNG TỪ HÀNG HOÁ DỊCH VỤ BÁN RA (Kèm theo tờ khai thuế GTGT theo mẫu số 01/GTGT) Người nộp thuế: Mã số thuế: Đơn vị tiền : đồng Việt Nam STT Hoá đơn chứng từ bán Tên người mua Mã số thuế người mua Mã hàng Doanh số bán chưa thuế Thuế suất Thuế VAT Ghi chú Kí hiệu hoá đơn Số hoá đơn Ngày tháng năm phát hành 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 1.Hàng hoá dịch vụ không chịu thuế : 2.Hàng hoá dịch vụ chịu thuế 0%: 3.Hàng hoá dịch vụ chịu thuế 5%: 4.Hàng hoá dịch vụ chịu thuế 10%: Tổng : Tổng doanh thu hàng hoá dịch vụ bán ra : Tổng thuế GTGT của hàng hoá dịch vụ bán ra: ********C********************** Quản lí bán hàng ,điều đó đòi hỏi các cán bộ nghiêp vụ phải luôn theo doĩ diễn biến nhập,xuất,tồn kho hàng hoá ở bất kì thời điểm nào để có cơ sở cân đối ,đeer đua ra quyết định đúng đắn trong việc cung ứng và dự trữ hàng hoá hợp lí cho việc kinh doanh. Việc xử lí khối lượng lớn thông tin để đạt được độ tin cậy cao trong công việc ,trong một khoảng thời gian ngắn nhất định là việc làm rất vất vả của người làm công tác quản lí mà kết quả thông tin đem lại thưòng không hợp lí,kịp thời và đọ chính xác thấp. Để có độ chính xác cao,thông tin kịp thời thực sự trở thành tài sản của công ty,cần có sự hổ trợ của máy tính điện tử ,và cần thiết nhất là hệ thống quản lí bán hàng để quản lí bán hàng diễn ra mau chóng ,kịp thời và chính xác nhất. Và bộ môn hệ thống thông tin kế đã góp phần xây dựng nên được hệ thống thiết thực cho các kế toán kiểm toán viên tương lai.Thông qua đó công việc không chỉ dừng lại ở công việc là theo dõi và ghi chép sổ sách một cách máy móc nữa mà có thể tham gia vào qua trình phân tích và thiết kế hệ thông thông tin kế toán ứng dụng trong doanh nghiệp nhằm giảm thiểu tối đa các chi phí không cần thiết cho doanh nghiệp ,giúp doanh nghiệp ngày càng phát triển . 2.Hướng mở của đề tài : Quản lí bán hàng tại công ty Long Nhật còn sử dụng các phương pháp thủ công,nếu áp dụng hệ thông thông tin quản lí này chạy trên máy đơn sẽ khắc phục đươc những thủ tuc thủ công,thì công việc sẽ được tiến hành nhanh và chính xác hơn và góp phần thúc đẩy việc bán hàng diễn ra mau lẹ ,đem lại hiệu quả cao. 3.Tài liệu tham khảo : Tài liệu học tập Accounting Information System :Khoa CNTT trường ĐH Duy Tân Hệ thống thông tin kế toán :Khoa KTKT Trường ĐH KTQD ,NXB2004 www.caohockinhte.info/upload/forumdisplay.php?f=281 - 48k www.ou.edu.vn/vietnam/files/Decuongmonhoc/ Tạp chí công nghệ thông tin Tạp chí kế toán Sách hướng dẫn thiết kế hệ thống thông tin D.NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN