Phần mềm kế toán - Chương 2: Mở sổ kế toán của doanh nghiệp bằng phần mềm kế toán

1 NỘI DUNG 1. Các bước tiến hành mở sổ kế toán 2. Nhập số dư ban đầu 3. Phân công công việc và quyền hạn trong phòng kế toán 4. Khóa sổ kế toán cuối kỳ 5. Lưu trữ và bảo quản sổ kế toán 6. Trao đổi chứng từ kế toán giữa các bộ phận 7. Cập nhật phần mềm kế toán 2 • Mở sổ khi bắt đầu một năm tài chính hoặc khi bắt đầu sử dụng phần mềm 3 1. CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH MỞ SỔ KẾ TOÁN 1. CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH MỞ SỔ KẾ TOÁN  Khai báo một số thông tin hệ thống: • Cách tạo dữ liệu kế toán • Nơi lưu dữ liệu kế toán • Thông tin doanh nghiệp • Ngày hạch toán • Chế độ kế toán DN áp dụng • Lĩnh vực hoạt động của DN • Phương pháp tính giá xuất kho 4 NỘI DUNG 1. Các bước tiến hành mở sổ kế toán 2. Nhập số dư ban đầu 3. Phân công công việc và quyền hạn trong phòng kế toán 4. Khóa sổ kế toán cuối kỳ 5. Lưu trữ và bảo quản sổ kế toán 6. Trao đổi chứng từ kế toán giữa các bộ phận 7. Cập nhật phần mềm kế toán 5 2. NHẬP SỐ DƯ BAN ĐẦU • Khai báo danh mục • Nhập số dư ban đầu 6 2.1. KHAI BÁO DANH MỤC 1. Danh mục Hệ thống tài khoản 2. Danh mục Khách hàng, Nhà cung cấp 3. Danh mục Vật tư hàng hóa 4. Danh mục Đối tượng tập hợp chi phí 5. Danh mục Tài sản cố định 7 2.1.1. DANH MỤC HỆ THỐNG TÀI KHOẢN • Dùng để quản lý hệ thống các tài khoản • Thiết lập sẵn theo chuẩn của Bộ Tài chính • Cho phép thêm, sửa, xóa, phù hợp với yêu cầu quản lý của DN • Sử dụng trong các bút toán hạch toán phát sinh 8 2.1.1. DANH MỤC HỆ THỐNG TÀI KHOẢN 9 2.1.2. DANH MỤC KHÁCH HÀNG, NHÀ CUNG CẤP • Khai báo nhằm lập báo cáo thống kê mua, bán vật tư hàng hóa, công cụ dụng cụ, theo dõi công nợ. • Thiết lập mã khách hàng, nhà cung cấp: Mỗi khách hàng, nhà cung cấp có một mã khác nhau Không nên đưa ra mã mà thành phần thông tin lại là của một mã khác 10 2.1.2. DANH MỤC KHÁCH HÀNG, NHÀ CUNG CẤP 11 2.1.2. DANH MỤC KHÁCH HÀNG, NHÀ CUNG CẤP 12 2.1.3. DANH MỤC VẬT TƯ HÀNG HÓA • Dùng để theo dõi, quản lý nhập xuất tồn vật tư hàng hóa • Mỗi vật tư, hàng hóa mang một mã hiệu riêng sao cho thuận tiện và dễ quản lý • Việc đặt mã cho từng vật tư, hàng hóa tương ứng với việc mở thẻ (sổ) chi tiết theo dõi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến vật tư, hàng hóa trong kế toán thủ công 13 2.1.3. DANH MỤC VẬT TƯ HÀNG HÓA 14 2.1.4. DANH MỤC ĐỐI TƯỢNG TẬP HỢP CHI PHÍ • Đối tượng tập hợp chi phí là phạm vi, giới hạn mà các chi phí phát sinh được tập hợp theo phạm vi, giới hạn đó. • Đối tượng tập hợp chi phí được thiết lập để tập hợp các chi phí theo từng đối tượng. 15 2.1.4. DANH MỤC ĐỐI TƯỢNG TẬP HỢP CHI PHÍ 16 2.1.5. DANH MỤC TÀI SẢN CỐ ĐỊNH • Dùng để quản lý TSCĐ • Mỗi TSCĐ mang một mã hiệu riêng, kèm theo các thông tin về nguyên giá, thời gian sử dụng, cách tính hao mòn, • Việc đặt mã cho từng TSCĐ tương ứng với việc mở thẻ (sổ) chi tiết theo dõi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến TSCĐ trong kế toán thủ công 17 2.1.5. DANH MỤC TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 18 2.2. NHẬP SỐ DƯ BAN ĐẦU • Số dư ban đầu gồm: Số dư đầu kỳ của tài khoản Số dư đầu năm • Việc nhập số dư thực hiện sau khi khai báo xong danh mục ban đầu, trước khi hạch toán nghiệp vụ phát sinh trong kỳ 19 2.2. NHẬP SỐ DƯ BAN ĐẦU 20 NỘI DUNG 1. Các bước tiến hành mở sổ kế toán 2. Nhập số dư ban đầu 3. Phân công công việc và quyền hạn trong phòng kế toán 4. Khóa sổ kế toán cuối kỳ 5. Lưu trữ và bảo quản sổ kế toán 6. Trao đổi chứng từ kế toán giữa các bộ phận 7. Cập nhật phần mềm kế toán 21 3. PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC VÀ QUYỀN HẠN TRONG PHÒNG KẾ TOÁN 22 3. PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC VÀ QUYỀN HẠN TRONG PHÒNG KẾ TOÁN • Đặt mật khẩu khi truy cập vào sổ kế toán  Bảo mật chứng từ, sổ sách 23 NỘI DUNG 1. Các bước tiến hành mở sổ kế toán 2. Nhập số dư ban đầu 3. Phân công công việc và quyền hạn trong phòng kế toán 4. Khóa sổ kế toán cuối kỳ 5. Lưu trữ và bảo quản sổ kế toán 6. Trao đổi chứng từ kế toán giữa các bộ phận 7. Cập nhật phần mềm kế toán 24 4. KHÓA SỔ KẾ TOÁN CUỐI KỲ • Khóa sổ kế toán  ngăn chặn chỉnh sửa dữ liệu đã hoàn chỉnh • Khóa sổ kế toán  toàn bộ chứng từ trước ngày khóa sổ không sửa được • Bỏ khóa sổ để thực hiện sửa chứng từ 25 NỘI DUNG 1. Các bước tiến hành mở sổ kế toán 2. Nhập số dư ban đầu 3. Phân công công việc và quyền hạn trong phòng kế toán 4. Khóa sổ kế toán cuối kỳ 5. Lưu trữ và bảo quản sổ kế toán 6. Trao đổi chứng từ kế toán giữa các bộ phận 7. Cập nhật phần mềm kế toán 26 5. LƯU TRỮ, BẢO QUẢN, KIỂM TRA TÍNH NHẤT QUÁN CỦA SỔ KT TRÊN MVT 1. Lập bản sao sổ sách 1. Phục hồi sổ sách sau sự cố 1. Kiểm tra tính nhất quán của sổ sách giữa các bộ phận hạch toán 27 5.1. LẬP BẢN SAO SỔ SÁCH • Nhằm đề phòng sự cố • Định kỳ/không định kỳ • Bản sao hoàn toàn giống bản gốc • Bản sao được cất giữ ở nơi an toàn 28 5.2. PHỤC HỒI SỔ SÁCH • Khi gặp sự cố bị mất sổ sách, chứng từ, mất dữ liệu người sử dụng có thể phục hồi lại các bản sao dự phòng 29 5.3. KIỂM TRA TÍNH NHẤT QUÁN CỦA SỔ SÁCH GIỮA CÁC BỘ PHẬN HẠCH TOÁN • Chức năng bảo trì dữ liệu Rà soát lại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã hạch toán Kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của giai đoạn nhập liệu 30 NỘI DUNG 1. Các bước tiến hành mở sổ kế toán 2. Nhập số dư ban đầu 3. Phân công công việc và quyền hạn trong phòng kế toán 4. Khóa sổ kế toán cuối kỳ 5. Lưu trữ và bảo quản sổ kế toán 6. Trao đổi chứng từ kế toán giữa các bộ phận 7. Cập nhật phần mềm kế toán 31 6. TRAO ĐỔI CHỨNG TỪ KẾ TOÁN GIỮA CÁC BỘ PHẬN Xuất khẩu chứng từ, sổ sách, báo cáo Nhập khẩu chứng từ, sổ sách, báo cáo 32 6.1. XUẤT KHẨU CHỨNG TỪ, SỔ SÁCH, BÁO CÁO • Cho phép xuất khẩu các danh mục đã khai báo, các chứng từ phát sinh trong kỳ, đồng thời cho phép xuất khẩu cả số dư ban đầu 33 6.2. NHẬP KHẨU CHỨNG TỪ, SỔ SÁCH, BÁO CÁO • Cho phép nhập khẩu lại vào phần mềm các chứng từ, sổ sách, báo cáo đã xuất khẩu 34 NỘI DUNG 1. Các bước tiến hành mở sổ kế toán 2. Nhập số dư ban đầu 3. Phân công công việc và quyền hạn trong phòng kế toán 4. Khóa sổ kế toán cuối kỳ 5. Lưu trữ và bảo quản sổ kế toán 6. Trao đổi chứng từ kế toán giữa các bộ phận 7. Cập nhật phần mềm kế toán 35 7. CẬP NHẬT PHẦN MỀM THEO THÔNG BÁO CỦA NHÀ CUNG CẤP • Khi thay đổi thông tư, chế độ kế toán hoặc nâng cấp tính năng mới • Chức năng tự động cập nhật qua Internet 36 ĐỊA CHỈ DOWNLOAD TÀI LIỆU 37 • Giáo trình kế toán máy • Film hướng dẫn cài đặt rinhKeToanMay/Doanhnghiep_2015/Giaotrinh/K TM_Ke_toan_DN_SME2015.pdf SME2015/FILM/Cai_dat/Phim_huong_dan_Caid at.mp4 38