Những vấn đề chung về công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-Xã hội

g phụ trách. Căn cứ vào nội dung văn bản đến, người đứng đầu cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội giao cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo quy định của cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội . - Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc giải quyết văn bản đến Người đứng đầu cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội có trách nhiệm trực tiếp đôn đốc, kiểm tra các đơn vị hoặc cá nhân trong việc giải quyết văn bản đến. Chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính giúp lãnh đạo cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội kiểm tra và tổng hợp giải quyết văn bản đến. Phụ trách các đơn vị có trách nhiệm kiểm tra giải quyết văn bản ở đơn vị mình. Văn thư có trách nhiệm kiểm tra việc giao nhận văn bản, nhắc nhở các đơn vị, cá nhân giải quyết văn bản đúng thời hạn. Văn thư cần lập sổ theo dõi giải quyết những văn bản của các nơi gửi đến xin ý kiến hoặc có yêu cầu về thời hạn giải quyết. (Mẫu sổ theo dõi văn bản đến phụ lục số 8). Phụ lục số 8 MẪU SỔ THEO DÕI GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN Số TT Ngày tháng năm đăng ký theo dõi Số và ký hiệu văn bản đến Ngày, tháng năm văn bản đến Nơi gửi văn bản đến Nội dung giải quyết văn bản đến Nơi xin ý kiến Thời hạn hoàn thành Kết quả giải quyết Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 (kích thước 190mm x 270mm) Cách ghi: 1. số thứ tự văn bản đến cần theo dõi trong một năm 2. ngày tháng năm đăng ký theo dõi 3. số và ký hiệu văn bản đến cần theo dõi 4. ngày tháng năm văn bản đến 5. cơ quan ban hành văn bản đến 6. tóm tắt nội dung cần giải quyết 7. đơn vị, cá nhân giải quyết văn bản đến 8. ngày tháng năm hoàn thành giải quyết văn bản đến 9. kết quả giải quyết văn bản đến 10. những điều cần thiết khác 3. Tổ chức quản lý văn bản đi 3.1. Đánh máy và nhân sao văn bản Bản gốc văn bản được duyệt để in (nhân bản) phát hành phải bảo đảm đầy đủ các thành phần thể thức theo quy định và có chữ ký duyệt của người ký văn bản. Các bản thảo cần đánh máy phải có chữ ký của đồng chí phụ trách đơn vị có bản thảo. Người đưa bản thảo đến đánh máy, in cần nêu rõ yêu cầu về số lượng bản và thời gian hoàn thành, yêu cầu về cách trình bày. Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính chịu trách nhiệm hoàn chỉnh thể thức văn bản trước khi đưa đánh máy. Khi giao nhận văn bản đánh máy cần đăng ký vào sổ rõ ràng theo từng năm (Mẫu sổ giao nhận văn bản đánh máy - phụ lục số 9). Phụ lục số 9 MẪU SỔ GIAO NHẬN VĂN BẢN ĐÁNH MÁY Số TT Ngày tháng năm nhận bản thảo Họ và tên người giao bản thảo Trích yếu nội dung bản thảo Số trang bản thảo Số bản đánh máy Số bản đánh máy Ngày trả Ký nhận văn bản Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Khổ: 190mm x 270mm Cách ghi: Cột 1. số thứ tự bản thảo trong một năm Cột 2. ngày tháng năm nhận bản thảo Cột 3. họ và tên cán bộ trực tiếp giao bản thảo Cột 4. trích yếu nội dung bản thảo Cột 5. số trang bản thảo Cột 6. số bản đánh máy Cột 7. tên người đánh máy bản thảo Cột 8. ngày tháng năm trả văn bản đánh máy Cột 9. chữ ký của người nhận văn bản đánh máy Cột 10. những điều cần thiết khác Sổ giao nhận văn bản đánh máy giúp người đánh máy theo dõi được công việc, bảo đảm thực hiện đúng yêu cầu của người đưa bản thảo, giúp các đồng chí phụ trách quản lý được công việc của người đánh máy và văn phòng phẩm của cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội. Người đánh máy, in văn bản phải đảm bảo chính xác về nội dung, đáp ứng yêu cầu về số lượng bản và thời hạn đánh máy, trình bày đúng thể thức văn bản và đúng tiêu chuẩn kỹ thuật (xem bài thể thức văn bản). Trong khi đánh máy, nếu thấy có điểm nào chưa rõ, người đánh máy không được tự ý sửa chữa mà phải kiến nghị với người giao bản thảo hoặc trưởng phòng hành chính để giải quyết. Người đánh máy có trách nhiệm đọc soát, bảo đảm bản đánh máy đúng như bản thảo. Văn bản thuộc đơn vị nào thì đồng chí phụ trách đơn vị đó hoặc cán bộ theo dõi việc ấy soát lại nội dung lần cuối cùng trước khi trình ký. Cần ghi rõ số lượng bản, tên file (tệp), tên người đánh máy, in, đọc soát vào phía dưới, góc trái cuối văn bản (dưới nơi nhận). Đối với tài liệu có nội dung mật, cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội cần cử người đánh máy riêng, sau khi đánh máy, in xong phải kiểm tra, hủy bỏ các tờ giấy nến, những trang đánh máy, in thừa, hỏng. 3.2. Trình ký, đóng dấu văn bản đi Văn bản trước khi trình lãnh đạo cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội ký chính thức đều phải chuyển chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính kiểm tra lại về nội dung và thể thức văn bản. Văn thư có trách nhiệm trực tiếp trình lãnh đạo cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội ký văn bản. Để thống nhất việc ký văn bản, mỗi cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội cần có quy định về ký văn bản. Văn bản sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, phải được đóng dấu của cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội và làm thủ tục phát hành ngay. 3.3. Đăng ký văn bản đi Các văn bản do cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội ban hành đều phải tập trung thống nhất ở văn thư để cho số và đăng ký. - Số văn bản đi của cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội được đánh bằng chữ số Ảrập theo từng thể loại văn bản và nhiệm kỳ cấp ủy hoặc nhiệm kỳ ban chấp hành của tổ chức chính trị - xã hội. - Hình thức đăng ký văn bản đi: + Đăng ký văn bản đi bằng sổ: Căn cứ vào số lượng văn bản đi của cơ quan, tổ chức mình trong một nhiệm kỳ mà sử dụng số lượng sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp. Đối với những thể loại văn bản có số lượng ban hành nhiều như quyết định, công văn... có thể mở sổ đăng ký riêng, các thể loại văn bản có số lượng ban hành ít có thể đăng ký chung vào một sổ, nhưng chia sổ ra nhiều phần, mỗi phần đăng ký cho một thể loại văn bản. (Mẫu sổ đăng ký văn bản đi phụ lục số 6). Phụ lục số 10 MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Ngày tháng năm Số và ký hiệu Trích yếu nội dung Người ký Số trang Số bản Nơi nhận Lưu hồ sơ số Ghi chú Bản chính Bản sao 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Khổ: 190mm x 270mm Cách ghi: Cột 1 ngày tháng năm văn bản đi Cột 2 số và ký hiệu văn bản đi Cột 3 tên gọi và trích yếu nội dung văn bản đi Cột 4 họ và tên người ký bản chính văn bản đi Cột 5 họ và tên người ký bản sao văn bản đi Cột 6 số trang văn bản đi Cột 7 số bản văn bản đi Cột 8 cơ quan, đơn vị, cá nhân nhận và lưu văn bản đi Cột 9 số và ký hiệu hồ sơ theo danh mục hồ sơ của cơ quan Cột 10 những điều cần thiết khác, như công văn cần thu hồi, mức độ khẩn... Văn bản đi mật cần có sổ đăng ký riêng, các loại giấy giới thiệu, giấy đi đường đăng ký riêng. + Đăng ký văn bản đi bằng máy tính: Hiện nay, trong các cơ quan, tổ chức Đảng thống nhất sử dụng phần mềm quản lý văn bản đi trong hệ điều hành tác nghiệp dùng chung để đăng ký văn bản đi. Số văn bản đi được đánh theo từng thể loại văn bản và nhiệm kỳ cấp ủy hoặc nhiệm kỳ ban chấp hành của tổ chức chính trị - xã hội (mỗi văn bản đi một số). Định kỳ (hết tháng, quý hoặc năm) in và đóng thành sổ đăng ký văn bản đi để lưu, phục vụ việc quản lý và tra tìm. Cần lưu dữ liệu đăng ký văn bản đi ít nhất một nhiệm kỳ để quản lý và phục vụ việc tra tìm văn bản bằng máy vi tính. 3.4. Làm thủ tục gửi văn bản đi Văn bản đi phải gửi đúng nơi nhận đã ghi trong văn bản. Để tránh gửi sót hoặc gửi trùng, mỗi cơ quan cần lập danh sách các đầu mối thường xuyên nhận văn bản. Danh sách các đầu mối nhận văn bản phải trình chánh văn phòng duyệt và điều chỉnh kịp thời khi thêm, bớt đầu mối. Văn bản đi phải gửi đi ngay trong ngày sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội hoặc chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo; văn bản đi có dấu chỉ mức độ khẩn phải được ưu tiên gửi trước. Trước khi chuyển cho nơi nhận, văn bản đi được đóng vào bì. Trên phong bì cần ghi rõ ràng, đầy đủ tên cơ quan gửi, số và ký hiệu tài liệu, tên và địa chỉ cơ quan hoặc người nhận. Đối với văn bản đi mật, tối mật, tuyệt mật cần ghi rõ tên nơi nhận vào phía trên trang đầu văn bản. Khi gửi phải gửi kèm phiếu gửi để kiểm tra và làm 2 bì, bì ngoài ghi như văn bản thường, bì trong đóng dấu chỉ mức độ mật (hoặc đóng dấu ký hiệu chỉ mức độ mật: A - tuyệt mật, B - tối mật, C - mật). Những văn bản chỉ người có tên mới được mở bì phải đóng dấu “riêng người có tên mở bì”. (Mẫu phiếu gửi - phụ lục số 11). Phụ lục số 11 MẪU PHIẾU GỬI VĂN BẢN TỈNH ỦY1... VĂN PHÒNG * Số ..-PG/VP ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM . ... . PHIẾU GỬI Kính gửi . .2. . Tài liệu . .3. . Tổng cộng là . .4. . Ngày . . . tháng . . . năm . . . Đã nhận đủ (ký và đóng dấu cơ quan nhận) Ngày . . . tháng . . . năm . . . (ký và đóng dấu cơ quan gửi) Cách ghi: 1 tên cơ quan cấp trên, tên cơ quan ban hành phiếu gửi, số và ký hiệu phiếu gửi 2 tên cơ quan nhận phiếu gửi 3 tên văn bản kèm theo phiếu gửi (số, ký hiệu, tên loại và trích yếu nội dung) 4 tổng số trang văn bản kèm theo Khi chuyển giao văn bản đi qua đường bưu điện, chuyển trực tiếp hay các phương tiện, kỹ thuật truyền tin khác như fax, mạng máy tính... đều phải đăng ký vào sổ chuyển giao văn bản đi và có ký nhận đầy đủ. Không gửi văn bản có nội dung tối mật, tuyệt mật qua mạng máy tính. (Mẫu sổ chuyển giao văn bản đi - phụ lục số 12). Phụ lục số 12 MẪU SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI Ngày tháng năm Số và ký hiệu văn bản Số lượng bì hoặc văn bản Nơi nhận Ký nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 6 Khổ: 190mm x 270mm Cách ghi: Cột 1. ngày tháng năm chuyển văn bản đi Cột 2. số và ký hiệu văn bản đi Cột 3. tổng số bì hoặc tổng số văn bản đi Cột 4. tên cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đi Cột 5. chữ ký của người nhận văn bản đi Cột 6. ghi những điều cần thiết về kết quả chuyển văn bản đi, như thất lạc, chậm trễ, lộ bí mật... 3.5. Lưu văn bản đi và theo dõi, kiểm tra, thu hồi văn bản đi Mỗi văn bản đi ban hành chính thức đều lưu lại một bản giấy tốt, chữ in rõ nét bằng mực bền lâu, có chữ ký trực tiếp của người ký văn bản. Đối với các thể loại văn bản quan trọng như nghị quyết, quyết định, chỉ thị và những văn bản cần lập hồ sơ đại hội, hội nghị, vấn đề, vụ việc lưu hai bản. Bản gốc những loại văn bản quan trọng và bản có bút tích sửa chữa về nội dung của các đồng chí lãnh đạo cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội cần lưu kèm bản chính. Bản gốc những văn bản khác lưu lại 1 năm cùng bản chính để đối chiếu khi cần thiết. Văn thư có trách nhiệm lập hồ sơ các tập lưu văn bản đi theo tên gọi và phục vụ kịp thời các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu. (Mẫu sổ theo dõi phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu - phụ lục số 13). Phụ lục số 13 MẪU SỔ THEO DÕI PHỤC VỤ KHAI THÁC, SỬ DỤNG VĂN BẢN ĐI Ngày tháng năm mượn Tên đơn vị, cá nhân mượn Số ký hiệu, ngày tháng, trích yếu văn bản Hồ sơ số Ký nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 6 Khổ: 190mm x 270mm Cách ghi: 1. ngày tháng năm mượn văn bản đi 2. tên đơn vị, cá nhân mượn văn bản đi 3. số ký hiệu, ngày tháng năm, tên loại và trích yếu nội dung văn bản đi 4. số và ký hiệu hồ sơ của văn bản đi 5. chữ ký của người mượn văn bản đi 6. ghi những điều cần thiết khác... Văn thư có nhiệm vụ giúp văn phòng hoặc phòng hành chính theo dõi và kiểm tra chặt chẽ kết quả giao nhận văn bản đi, kịp thời phát hiện những trường hợp chậm trễ hoặc thất lạc. Đối với những văn bản quan trọng có thể kiểm tra bằng phiếu gửi hoặc điện thoại hỏi trực tiếp. Định kỳ hàng quý hoặc sáu tháng, văn phòng hoặc phòng hành chính cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội gửi bản thống kê văn bản đã gửi đến các cơ quan và yêu cầu các cơ quan báo cáo tình hình nhận văn bản, nhất là các văn bản quan trọng, văn bản mật. Văn bản đi có quy định thu hồi cần thực hiện việc thu hồi đầy đủ và đúng hạn. 2. Quản lý và sử dụng con dấu Con dấu có vai trò rất quan trọng đối với việc ban hành văn bản, dấu đóng vào văn bản nhằm thể hiện vị trí pháp lý của cơ quan, tổ chức Đảng; Điều 1 của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ quy định về quản lý và sử dụng con dấu đã chỉ rõ: “Con dấu được sử dụng trong các cơ quan, các đơn vị kinh tế, các tổ chức xã hội, các đơn vị vũ trang và một số chức danh (gọi tắt là cơ quan, tổ chức) khẳng định giá trị pháp lý của văn bản, thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức và công dân phải được quản lý thống nhất”. Trong một văn bản nếu thiếu dấu thì văn bản sẽ chưa hợp pháp, vì vậy dấu cơ quan là yếu tố quan trọng trong thành phần một văn bản. Dấu là thành phần biểu hiện quyền lực của Đảng và của cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội. Mỗi loại dấu quy định riêng cho mỗi cơ quan, tổ chức, nhìn vào con dấu trên văn bản, ta có thể phân biệt được quyền lực của cơ quan, tổ chức đó. Biết được cơ quan, tổ chức đó là cơ quan thuộc hệ thống của Đảng, Đoàn hay cơ quan quản lý nhà nước, cơ quan chuyên môn Dấu là thành phần giúp chống làm giả văn bản. Dấu được đóng vào văn bản sau khi đã có chữ ký chính thức của người có thẩm quyền, dấu được đóng ngay ngắn, rõ ràng, trùm lên 1/4 đến 1/3 chữ ký về phía trái. Việc đóng dấu vào văn bản thể hiện tính hợp pháp của văn bản. Mỗi con dấu khắc xong theo quy định phải đăng ký lưu chiểu mẫu tại cơ quan công an cấp giấy phép khắc dấu. Chỉ sau khi được cấp giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu, cơ quan, tổ chức mới được phép thông báo sử dụng mẫu dấu mới. Khi thấy có vấn đề nghi vấn, cơ quan điều tra sẽ đối chiếu giữa mẫu dấu trên văn bản với mẫu dấu lưu chiểu để phát hiện dấu giả. 2.1. Các loại con dấu Trong mỗi cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội thường có các loại con dấu: dấu cấp ủy, cơ quan, tổ chức và dấu các đơn vị trực thuộc cơ quan (nếu có); ngoài ra còn có các loại dấu chỉ mức độ khẩn, mức độ mật, dấu đến; dấu chức danh cán bộ; dấu họ và tên người có thẩm quyền ký văn bản; dấu của tổ chức Đảng và các đoàn thể trong cơ quan... (Về kích thước, nội dung và hình thức của các loại con dấu, xem thêm tại Thông tư số 08/2000/TT-BCA ngày 31/5/2000 hướng dẫn mẫu, việc khắc, quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức Việt Nam trong phần phụ lục kèm theo) 2.2. Quản lý và sử dụng con dấu - Các văn bản hiện hành quy định việc quản lý và sử dụng con dấu: + Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu. + Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu + Thông tư số 08/2003/TT-BCA ngày 12 tháng 05 năm 2003 Hướng dẫn mẫu dấu, tổ chức khắc dấu, kiểm tra việc bảo quản, sử dụng con dấu của các cơ quan, tổ chức theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ - Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan mình. - Mỗi cơ quan chỉ được sử dụng một con dấu. Cơ quan có nhiệm vụ cấp một số giấy tờ đặc biệt được sử dụng dấu nổi, dấu thu nhỏ để phục vụ cho công tác và nghiệp vụ nhưng phải được phép của cơ quan có thẩm quyền. - Con dấu của cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội phải được bảo quản ở trụ sở cơ quan và giao cho một cán bộ văn thư có trách nhiệm và có trình độ chuyên môn giữ và đóng dấu. Cán bộ văn thư được giao giữ con dấu có trách nhiệm: + Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền; + Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội; + Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền; + Không được đóng dấu khống chỉ. - Nghiêm cấm việc làm dấu giả, dùng dấu giả, sử dụng con dấu không đúng quy định. - Người đứng đầu cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội có trách nhiệm giao nộp con dấu cho cơ quan quản lý dấu trong các trường hợp dấu hỏng, cơ quan đổi tên, tách, sáp nhập, giải thể, thay đổi trụ sở...). - Kích thức, hình dạng, nội dung và việc tổ chức khắc các loại con dấu do cơ quan công an quy định, cấp phép và đăng ký lưu chiểu mẫu con dấu đã khắc trước khi sử dụng. 2.3. Đóng dấu - Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. - Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng từ 1/4 đến 1/3 chữ ký về phía bên trái. - Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội hoặc tên của phụ lục. Tóm lại: Quản lý văn bản đi, đến và quản lý con dấu là những nội dung nghiệp vụ quan trọng của công tác văn thư nói chung và cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội nói riêng; nếu làm tốt sẽ thúc đẩy hoạt động của cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội; nâng cao năng suất, chất lượng công tác, giữ gìn bí mật thông tin tài liệu. Muốn vậy, mỗi cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội phải xây dựng quy chế công tác văn thư và hướng dẫn cho cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội thực hiện nghiêm túc quy định đó. CHƯƠNG 6 LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH CỦA CƠ QUAN I. LẬP HỒ SƠ 1. Khái niệm 1.1. Khái niệm hồ sơ Văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội bao gồm văn bản do cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội ban hành và văn bản của các cơ quan khác hoặc cá nhân khác gửi tới, sau khi đã giải quyết xong cần được lập thành hồ sơ để tiếp tục sử dụng trong hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo của cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội và phục vụ các yêu cầu nghiên cứu khác. Hồ sơ là một thuật ngữ được sử dụng khá phổ biến trong công tác hành chính văn phòng và công tác lưu trữ. Thuật ngữ này được giải thích như sau: Hồ sơ là một hoặc một tập văn bản có liên quan với nhau về một sự việc, vấn đề (hay một người) hình thành trong quá trình giải quyết sự việc, vấn đề đó. Văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội cần được lập thành hồ sơ để tiếp tục sử dụng phục vụ cho hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo của cơ quan, tổ chức mình hoặc các yêu cầu nghiên cứu khác. Ví dụ: Hồ sơ về việc thực hiện Nghị quyết Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ IX của Tỉnh ủy Nam Định. Hồ sơ còn có thể là một tập văn bản được kết hợp lại do có những điểm giống nhau khác, như cùng một loại văn bản, cùng một tác giả, cùng thời gian ban hành Ví dụ: - Thông báo của Ban Chấp hành trung ương và các Ban tham mưu giúp việc BCHTW (Các văn bản trong hồ sơ này là đều cùng một loại: Thông báo). - Quyết định của Tỉnh ủy Thái Nguyên (Các văn bản trong hồ sơ có cùng tên gọi: Quyết định). - Quyết định, Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ. (các văn bản trong hồ sơ này là đều của cùng một tác giả: Thủ tướng Chính phủ). - Kế hoạch, báo cáo của Ban Tổ chức trung ương và Ban Bảo vệ chính trị nội bộ trung ương năm 2008. (Các văn bản trong hồ sơ trên đều được ban hành trong năm 2008). 1.2. Khái niệm lập hồ sơ Từ khái niệm về hồ sơ, chúng ta có thể định nghĩa về lập hồ sơ như sau: Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định. Lập hồ sơ là công việc cuối cùng trong công tác văn thư, được thực hiện trong suốt quá trình giải quyết công việc, tức là công việc giải quyết đến đâu, cán bộ phụ trách công việc đó phải tiến hành sưu tầm, tập hợp các văn bản liên quan đến việc đó để lập hồ sơ. Trong thực tế, việc lập hồ sơ cũng được tiến hành một cách phổ biến trong các lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử, do việc lập hồ sơ ở văn thư cơ quan làm chưa tốt. 2. Yêu cầu 2.1. Hồ sơ lập ra phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức Đảng Mỗi cơ quan của Đảng, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội đều được quy định chức năng, nhiệm vụ rõ ràng. Tài liệu, văn kiện hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quantổ chức Đảng, có nhiều loại: loại do cơ quan, tổ chức Đảng sản sinh ra, loại do cơ quan cấp trên gửi xuống, loại do cơ quan cấp dưới gửi lên, loại do cơ quan ngang cấp gửi đến. Nội dung tài liệu, văn kiện đó khác nhau: có loại để chỉ đạo, có loại để thực hiện, có loại để biết, có loại để tham khảo,Vì vậy, phải lựa chọn những tài liệu, văn kiện phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức Đảng để lập hồ sơ. Những tài liệu không phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức Đảng, những tài liệu gửi đến để biết, để tham khảo không cần lập hồ sơ. 2.2. Tài liệu, văn kiện trong hồ sơ phải có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phải đầy đủ, hoàn chỉnh Để hồ sơ phản ánh đầy đủ về một vấn đề, một sự việc, một con người hoặc về một tác giả, một loại tài liệu, khi lập hồ sơ cần phải thu thập đầy đủ tài liệu. Sau khi thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu cần lựa chọn cách sắp xếp để bảo đảm mối liên hệ chặt chẽ giữa các văn bản, tài liệu với nhau, nhằm phản ánh chặt chẽ quá trình phát sinh, phát triển, kết thúc về một vấn đề, một sự việc, một con người hoặc một thể loại văn bản do cấp ủy, cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội ban hành trong một tháng, một năm, một nhiệm kỳ hay tài liệu của một tác giả gửi đến trong một năm. 2.3. Tài liệu, văn kiện trong hồ sơ phải có giá trị Văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức Đảng có những giá trị khác nhau: loại có giá trị vĩnh viễn, loại có giá trị lâu dài, loại có giá trị tạm thời. Khi lập hồ sơ phải biết lựa chọn những văn bản, tài liệu có giá trị để đưa vào hồ sơ; những văn bản, tài liệu đã hết giá trị cần loại ra để xét huỷ. Đối với những văn bản, tài liệu có nhiều bản trùng nhau phải chọn bản chính để lưu giữ; nếu không có bản chính thì lưu giữ bản sao có giá trị như bản chính. 3. Mục đích, ý nghĩa của lập hồ sơ Lập hồ sơ hiện hành là khái niệm dùng để chỉ việc lập hồ sơ đối với các văn bản vừa giải quyết xong của cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội và do cán bộ viên chức hoặc cán bộ văn thư lập. Nếu công tác lập hồ sơ hiện hành trong một cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội được thực hiện tốt sẽ có tác dụng sau đây: 3.1. Nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của cán bộ, nhân viên Trong một cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội nếu công văn giấy tờ trong quá trình giải quyết và sau khi giải quyết xong được sắp xếp và phân loại một cách khoa học theo từng vấn đề, sự việc phản ánh chức năng nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội, từng bộ phận, sẽ giúp cho các cán bộ và lãnh đạo cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội tìm kiếm tài liệu được nhanh chóng, đầy đủ, nghiên cứu vấn đề được hoàn chỉnh, đề xuất ý kiến và giải quyết công việc có căn cứ xác đáng và kịp thời. Do đó, góp phần nâng cao được hiệu suất và chất lượng công tác của từng cán bộ nói riêng, của cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội nói chung. 3.2. Giúp cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội quản lý tài liệu được chặt chẽ Mỗi khi văn bản được lập thành hồ sơ, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho lãnh đạo cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội và cán bộ văn thư theo dõi và nắm chắc thành phần, nội dung và khối lượng văn bản của cơ quan, tổ chức mình, biết được những hồ sơ tài liệu nào cần phải bảo quản chu đáo, nắm, phát hiện được những văn bản bị phân tán, thất lạc hoặc mất mát do cho mượn tuỳ tiện, giữ gìn được bí mật của cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội. 3.3. Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Công tác lập hồ sơ ở cơ quan hiện hành nếu làm được tốt tức là đã bước đầu phân loại và xác định được giá trị của văn bản. Trên cơ sở đó, cán bộ văn thư dễ dàng lựa chọn những văn bản có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử để giao nộp vào lưu trữ cơ quan được hoàn chỉnh. Nếu hồ sơ được lập ở văn thư, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ lưu trữ làm tốt công tác chỉnh lý và các nghiệp vụ chuyên môn khác, tránh được những khó khăn, phức tạp trong việc lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị tài liệu..., do đó mà nâng cao được hiệu suất và chất lượng công tác lưu trữ. Theo quy định, lập hồ sơ là trách nhiệm của cán bộ, nhân viên làm công tác công văn, giấy tờ trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội, phần việc thuộc trách nhiệm giải quyết của người nào thì trong quá trình giải quyết, người đó phải lập hồ sơ. 4. Trách nhiệm lập hồ sơ - Người đứng đầu cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý của mình. - Chánh Văn phòng, trưởng phòng hành chính các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội có nhiệm vụ: tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ đối với các cơ quan, tổ chức cấp dưới; tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ tại cơ quan, tổ chức mình. - Lãnh đạo các đơn vị trong cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị-xã hội chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc lập hồ sơ của đơn vị mình. - Mỗi cán bộ, công chức, viên chức các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị-xã hội trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc phải lập hồ sơ về công việc đó. 5. Tổ chức lập hồ sơ 5.1. Xây dựng danh mục hồ sơ 5.1.1. Khái niệm Danh mục hồ sơ là bảng kê có hệ thống các hồ sơ dự kiến lập trong năm văn thư hoặc trong một nhiệm kỳ của một cấp ủy, cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị-xã hội kèm theo ký hiệu, thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ và được xây dựng theo một chế độ đã quy định. 5.1.2. Tác dụng - Danh mục hồ sơ giúp cho việc lập hồ sơ trong cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội được chủ động, hợp lý, khoa học và thuận tiện; giúp cán bộ, nhân viên trong cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội lập hồ sơ đúng, đầy đủ, chính xác; - Là căn cứ để cán bộ lưu trữ kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ của cán bộ chuyên môn; giúp lãnh đạo cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội nắm được công việc của cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội và công việc của từng cán bộ, chuyên viên. - Nêu cao tinh thần, trách nhiệm của cán bộ, nhân viên trong cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội đối với việc lập hồ sơ và là căn cứ để giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan. 5.1.3. Phương pháp xây dựng danh mục hồ sơ * Các căn cứ để xây dựng danh mục hồ sơ: - Chức năng, nhiệm vụ, chương trình công tác của cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội và công việc của từng cán bộ, chuyên viên, nhân viên; - Lề lối làm việc, chế độ hội họp, báo cáo và tổ chức văn thư của cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội; - Các loại tài liệu đã hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội hoặc danh mục hồ sơ của năm (nhiệm kỳ) trước và bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội; - Các đặc trưng lập hồ sơ. * Nội dung các bước xây dựng danh mục hồ sơ: - Bước 1: xây dựng bố cục bảng kê danh mục hồ sơ. Thông thường có 2 cách xây dựng bố cục bảng kê danh mục hồ sơ là theo cơ cấu tổ chức hoặc theo vấn đề. + Theo cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức Đảng: là căn cứ vào cơ cấu tổ chức bộ máy của cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội; sau đó sắp xếp thứ tự các đơn vị theo chức năng, nhiệm vụ hoặc theo tầm quan trọng của các đơn vị trong cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội. + Theo vấn đề: là căn cứ vào hoạt động của cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội để phân chia ra các vấn đề, các mặt hoạt động của cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội. - Bước 2: dự kiến tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản của hồ sơ và đơn vị, người chịu trách nhiệm lập hồ sơ. * Cách xây dựng danh mục hồ sơ: có hai cách - Cách thứ nhất: cán bộ văn thư, lưu trữ dự kiến danh mục hồ sơ cho từng đơn vị tổ chức trong cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội, sau đó gửi xin ý kiến cán bộ phụ trách và cán bộ, chuyên viên của các đơn vị đó. Cán bộ văn thư, lưu trữ tổng hợp ý kiến góp ý, bổ sung, chỉnh lý, hoàn thiện thành danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội trình lãnh đạo cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội xét duyệt và ký ban hành. Ưu điểm của cách làm này là đảm bảo nhanh về thời gian. Nhược điểm của cách làm này là gặp nhiều khó khăn vì đòi hỏi cán bộ văn thư, lưu trữ phải nắm được chức năng, nhiệm vụ, chương trình công tác của cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội, của từng cán bộ, chuyên viên thì mới xây dựng danh mục hồ sơ chính xác. - Cách thứ hai: từng cán bộ, chuyên viên căn cứ vào nhiệm vụ được giao và chương trình công tác của cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội trong năm hoặc trong nhiệm kỳ dự kiến những hồ sơ cần lập, gửi cán bộ phụ trách đơn vị tham gia ý kiến. Cán bộ phụ trách đơn vị tập hợp các bản dự kiến của từng cá nhân trong đơn vị (bỏ những hồ sơ trùng hoặc không cần lập, bổ sung những hồ sơ còn thiếu) thành bản danh mục hồ sơ của đơn vị. Cán bộ văn thư, lưu trữ có trách nhiệm giúp văn phòng hoặc phòng hành chính tổng hợp thành bản danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội trình lãnh đạo xét duyệt và ký ban hành. Ưu điểm của cách làm này là danh mục hồ sơ lập được đầy đủ, chính xác. Nhược điểm của cách làm này là thời gian xây dựng danh mục hồ sơ thường kéo dài. Muốn ban hành danh mục hồ sơ đúng thời hạn đòi hỏi cán bộ văn thư, lưu trữ phải chủ động hướng dẫn phương pháp lập danh mục hồ sơ cho các đơn vị; lãnh đạo các đơn vị cần có kế hoạch cụ thể, kiểm tra, đôn đốc cán bộ, chuyên viên trong việc dự kiến danh mục hồ sơ; lãnh đạo cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội thường xuyên kiểm tra, nhắc nhở các đơn vị xây dựng danh mục hồ sơ. - Một số điểm cần chú ý khi xây dựng danh mục hồ sơ + Các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội căn cứ vào tình hình thực tế mà vận dụng cách xây dựng danh mục hồ sơ cho phù hợp; + Danh mục hồ sơ mỗi năm hoặc mỗi nhiệm kỳ thường làm một lần vào tháng cuối năm hoặc cuối nhiệm kỳ để sử dụng cho năm sau, nhiệm kỳ sau. Đối với những cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội có tổ chức bộ máy ít thay đổi hoặc chức năng, nhiệm vụ ổn định thì tập trung xây dựng một lần đầu, những năm sau hoặc nhiệm kỳ sau chỉ cần bổ sung, điều chỉnh cho phù hợp với chương trình công tác mới và tiếp tục sử dụng. (Mẫu danh mục hồ sơ - phụ lục số 14) Phụ lục số 14 THÀNH ỦY HÀ NỘI ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM BAN TỔ CHỨC * DANH MỤC HỒ SƠ năm 2008 STT Số và KH hồ sơ Tên hồ sơ THBQ Người lập Ghi chú 1 2 3 4 5 6 1. 01 - VP I. Văn phòng 02 - VP 03 - VP II. Bộ phận quản lý cán bộ 01 - CB 02 - CB 03 - CB III. Bộ phận quản lý đảng viên Trong danh mục hồ sơ này có: ...... (...... bằng chữ.....) hồ sơ. Gồm: ..... (..... bằng chữ...... ) hồ sơ bảo quản vĩnh viễn. và ........( ...... bằng chữ ...... ) hồ sơ bảo quản có thời hạn. Ngày tháng năm Ngày tháng năm Phụ trách cơ quan Người lập danh mục hồ sơ Phê duyệt Ký Ký + đóng dấu Họ và tên Hướng dẫn cách ghi Cột 1 - Ghi số thứ tự của hồ sơ cho cả danh mục. Cột 2 - Ghi số và ký hiệu hồ sơ: + Số: là số thứ tự của hồ sơ trong từng đơn vị tổ chức + Ký hiệu: là chữ viết tắt tên đơn vị có hồ sơ. Cột 3 - Ghi tên đơn vị và tên hồ sơ (cần ghi đầy đủ các thành phần: tên loại, tác giả, nội dung, thời gian). Cột 4 - Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ (xem bài đánh giá và bảng thời hạn bảo quản đã ban hành kèm công văn 1203 - VPTW ngày 5-6-1985 của Văn phòng Trung ương). Cột 5 - Ghi rõ họ, tên người chịu trách nhiệm lập hồ sơ. Cột 6 - Ghi những điều cần thiết: bổ sung,không hình thành hồ sơ hoặc chuyển sang năm sau... 5.1.4. Cách sử dụng danh mục hồ sơ - Danh mục hồ sơ đã được lãnh đạo phê duyệt cần sao thành nhiều bản và gửi cho các đơn vị trong cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội. Chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính mỗi người giữ một bản để theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ. Cán bộ văn thư giữ một bản để theo dõi và lập những hồ sơ thuộc trách nhiệm, đồng thời để ghi mục lưu hồ sơ trong dấu đến (khi đóng vào văn bản đến) và cột lưu hồ sơ trong sổ đăng ký văn bản đi, đến hoặc trường “lưu hồ sơ” trong các cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi, đến. Cán bộ lưu trữ giữ một bản để nắm được số lượng hồ sơ cần lập trong năm (nhiệm kỳ) mà chuẩn bị bìa hồ sơ phát cho các đơn vị; làm cơ sở hướng dẫn cán bộ trong cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội lập hồ sơ và thu hồ sơ về lưu trữ cơ quan; lập hồ sơ những công việc thuộc trách nhiệm. Cán bộ, chuyên viên căn cứ vào danh mục hồ sơ xem mình phải lập những hồ sơ gì để chuẩn bị đầy đủ bìa, ghi tên hồ sơ, số, ký hiệu hồ sơ (như trong danh mục hồ sơ). Trong quá trình giải quyết công việc, văn bản, tài liệu thuộc hồ sơ nào đưa vào tờ bìa ghi tên hồ sơ đó. - Một số điểm cần chú ý khi sử dụng danh mục hồ sơ: + Danh mục hồ sơ là bản dự kiến các hồ sơ cần lập trước nên có thể xảy ra trường hợp có những hồ sơ dự kiến chưa thật sát với thực tế. Trong quá trình giải quyết công việc, nếu có hồ sơ mới hình thành thì bổ sung ngay vào danh mục hồ sơ; nếu có hồ sơ đã dự kiến trong danh mục nhưng thực tế công việc không thực hiện, không lập được hồ sơ thì ghi "không hình thành hồ sơ" vào cột ghi chú trong danh mục hồ sơ. + Nếu hết năm (nhiệm kỳ) công việc chưa giải quyết xong, hồ sơ chưa kết thúc thì ghi vào cột ghi chú trong danh mục hồ sơ: chuyển sang năm (nhiệm kỳ) sau. 5.2. Lập hồ sơ 5.2.1. Mở hồ sơ - Đối với cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội đã xây dựng danh mục hồ sơ cần dựa vào danh mục hồ sơ để hình thành hồ sơ và đưa văn bản, tài liệu vào hồ sơ (xem phần sử dụng danh mục hồ sơ). - Đối với cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội chưa xây dựng danh mục hồ sơ, từng cán bộ, chuyên viên căn cứ vào các đặc trưng sau để lập hồ sơ: * Đặc trưng tên loại văn bản: Là tên của thể loại văn bản như nghị quyết, chỉ thị, thông tri, Những văn bản có cùng tên loại, của cùng một tác giả, trong một khoảng thời gian (một năm hoặc một nhiệm kỳ) lập một hồ sơ. Đặc trưng này thường được vận dụng để lập hồ sơ các tập lưu văn bản đi ở văn thư. Ví dụ: Chỉ thị của tỉnh ủy Nam Định, năm 2009. * Đặc trưng vấn đề: Những văn bản, tài liệu có tên loại khác nhau, tác giả khác nhau nhưng nội dung nói về một vấn đề, một sự việc trong một thời gian nhất định lập một hồ sơ. Đặc trưng này thường được vận dụng để lập hồ sơ Đại hội, hội nghị, vấn đề, vụ việc. Ví dụ: Hồ sơ về việc thực hiện cuộc vận động học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh. Năm 2009. * Đặc trưng tác giả: Tác giả là cơ quan ban hành văn bản. Văn bản có tên loại khác nhau, nội dung khác nhau nhưng của một tác giả sản sinh ra trong một thời gian nhất định lập một hồ sơ. Đặc trưng này thường được vận dụng để lập hồ sơ đối với tài liệu của các cơ quan gửi đến. Ví dụ: Nghị quyết, chỉ thị, báo cáo, công văn của Đảng ủy Dân chính Đảng tỉnh gửi đến tỉnh ủy Nam Định, năm 2008. * Đặc trưng cơ quan giao dịch: Tài liệu trao đổi giữa cơ quan này với một cơ quan khác trong một khoảng thời gian nhất định lập một hồ sơ. Ví dụ: Tài liệu trao đổi giữa Cục Lưu trữ Văn phòng trung ương với Văn phòng Tỉnh ủy Quảng Trị về việc tổ chức lớp tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Đảng, tháng 8/2009. * Đặc trưng địa dư: Địa dư là các đơn vị hành chính như thành phố, huyện, quận, thị xã, Những tài liệu có tên loại giống nhau, được sản sinh ra trong một thời gian nhất định ở những khu vực hành chính có đặc điểm đặc biệt giống nhau lập một hồ sơ. Ví dụ: Báo cáo sơ kết tình hình khảo sát công tác xây dựng Đảng tại các cơ quan, cấp ủy của các quận nội thành Hà Nội, năm 2007. * Đặc trưng thời gian: Thời gian là năm, tháng mà nội dung tài liệu nói đến, đặc trưng này thường được kết hợp với các đặc trưng khác để lập hồ sơ. Ví dụ: Báo cáo về tình hình công tác tháng của Ban Tuyên giáo Thành ủy Hà Nội, năm 2008. * Một số điểm cần chú ý khi vận dụng các đặc trưng để lập hồ sơ: - Khi lập hồ sơ cần vận dụng linh hoạt các đặc trưng lập hồ sơ, biết kết hợp giữa đặc trưng chính với các đặc trưng khác để lập hồ sơ. - Trong thực tế thường vận dụng phổ biến 4 đặc trưng: tên loại văn bản, tác giả ban hành văn bản, vấn đề, thời gian để lập hồ sơ. 5.2.2. Thu thập văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ Thu thập văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ là nội dung quan trọng trong công tác lập hồ sơ. Có thu thập được đầy đủ văn bản, tài liệu về một vấn đề, một sự việc hay một người đưa vào hồ sơ thì hồ sơ đó mới hoàn chỉnh, đảm bảo chất lượng và có giá trị phục vụ khai thác, sử dụng. Mỗi cán bộ, chuyên viên cần coi việc thu thập văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ là một phần trong quá trình giải quyết công việc và phải thu thập kịp thời. Cần chú ý những loại văn bản, tài liệu hay để lẫn sang cơ quan khác như bài phát biểu của các đồng chí lãnh đạo, tham luận của đại biểu dự Đại hội, hội nghị, ảnh, băng ghi âm, ghi hình trong các lễ kỷ niệm hay trong các đợt đi công tác, 5.2.3. Phân chia đơn vị bảo quản - Đơn vị bảo quản là đơn vị thống kê và tra tìm tài liệu trong các lưu trữ. Một hồ sơ có thể là một đơn vị bảo quản, nếu hồ sơ có nhiều tập thì mỗi tập là một đơn vị bảo quản. - Cách phân chia đơn vị bảo quản Để thuận tiện cho việc bảo quản và phục vụ khai thác, mỗi hồ sơ không nên dày quá 200 trang. Nếu khối lượng văn bản, tài liệu trong hồ sơ vượt quá 200 trang nên chia thành nhiều tập, mỗi tập là một đơn vị bảo quản. Khi phân chia đơn vị bảo quản cần dựa vào mối liên hệ về nội dung tài liệu, thời gian của tài liệu hoặc giá trị của tài liệu trong hồ sơ mà phân chia cho hợp lý. Ví dụ: * Đối với thể loại văn bản quyết định trong một năm hoặc một nhiệm kỳ (nếu nhiều) nên dựa vào nội dung văn bản để phân chia ra các đơn vị bảo quản sau: - Quyết định về chủ trương công tác; - Quyết định về tổ chức bộ máy; - Quyết định về nhân sự. + Quyết định về tiếp nhận, điều động cán bộ; + Quyết định về kỷ luật cán bộ; + Quyết định về xếp và nâng lương cán bộ; + Quyết định về khen thưởng cán bộ; +. 5.2.4. Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ (đơn vị bảo quản) Khi sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ (ĐVBQ) cần căn cứ vào đặc điểm của hồ sơ (ĐVBQ) mà sử dụng các cách sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ (ĐVBQ) cho hợp lý. Có các cách sắp xếp sau: * Sắp xếp theo số thứ tự văn bản: nếu trong hồ sơ chỉ có một loại văn bản (nghị quyết hoặc chỉ thị) thì tài liệu trong hồ sơ được sắp xếp theo thứ tự số nhỏ xếp trên, số lớn xếp dưới. Cách sắp xếp này thường được vận dụng để sắp xếp các tập lưu văn bản đi. * Sắp xếp theo ngày, tháng, năm của văn bản: Nếu trong hồ sơ có một loại văn bản (nghị quyết, chỉ thị) của một cơ quan gửi đến thì văn bản nào có ngày tháng năm sớm xếp trước, ngày tháng năm muộn xếp sau. Cách sắp xếp này thường được vận dụng để sắp xếp các hồ sơ lập theo đặc trưng tác giả. * Sắp xếp theo quá trình giải quyết công việc: Tài liệu nào giải quyết trước xếp trên, tài liệu nào giải quyết sau xếp dưới. Cách sắp xếp này thường được vận dụng để sắp xếp các hồ sơ lập theo đặc trưng vấn đề. * Sắp xếp theo mức độ quan trọng của văn bản: Nếu vì văn bản quá ít nên khi lập hồ sơ phải ghép nhiều thể loại văn bản của một tác giả trong một hồ sơ thì phải sắp xếp thứ tự tầm quan trọng của thể loại văn bản. Trong mỗi loại văn bản, sắp xếp theo ngày, tháng, năm ban hành văn bản. * Sắp xếp theo mức độ quan trọng của tác giả: Nếu trong một hồ sơ gồm tài liệu của nhiều tác giả khác nhau thì tài liệu của cơ quan cấp trên xếp trên, tài liệu của cơ quan cấp dưới xếp dưới; trong từng cơ quan sắp xếp theo tầm quan trọng của loại văn bản; trong từng loại văn bản sắp xếp theo ngày, tháng, năm ban hành văn bản. * Sắp xếp theo vần chữ cái: Nếu trong hồ sơ có nhiều tên cơ quan (cùng cấp), tên địa phương, tên người thì sắp xếp thứ tự tên cơ quan, địa phương, tên người theo vần chữ cái a, b, c, * Một số điểm cần chú ý khi sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ: - Nếu trong hồ sơ có phim, ảnh đi kèm thì cho phim, ảnh vào phong bì để bảo quản riêng (cần ghi rõ vào chứng từ kết thúc địa chỉ bảo quản phim, ảnh và ký hiệu tra tìm). - Trong hồ sơ, mỗi tài liệu chỉ cần giữ một bản; chọn bản chính, nếu không có bản chính thì giữ bản sao để thay thế. - Các loại văn bản như kế hoạch, chương trình công tác và báo cáo định kỳ sắp xếp theo thời gian mà nội dung tài liệu nói đến. Kế hoạch, chương trình công tác nhiều năm xếp vào năm đầu mà nội dung tài liệu đề cập đến; báo cáo tổng kết nhiều năm xếp vào năm cuối mà nội dung tài liệu đề cập đến. 5.2.5. Dự kiến tiêu đề hồ sơ Tiêu đề hồ sơ là câu tóm tắt về thành phần, nội dung tài liệu có trong hồ sơ. Tiêu đề hồ sơ cần phản ánh đầy đủ các yếu tố: tên loại, tác giả, nội dung, thời gian của tài liệu trong hồ sơ. 53.2.6. Biên mục hồ sơ * Đánh số trang: Đánh số trang là đánh số thứ tự cho mỗi trang tài liệu có trong hồ sơ (ĐVBQ). - Mục đích: Đánh số trang là để cố định thứ tự tài liệu có trong hồ sơ (ĐVBQ), bảo đảm tài liệu không bị thất lạc, mất mát, thuận tiện cho việc quản lý và tra tìm. - Yêu cầu: Số trang phải đánh rõ ràng, chính xác bằng bút chì đen mềm. - Cách đánh số trang: Mỗi trang tài liệu có chữ được đánh một số, cách mép tài liệu ở phía trên, bên phải 1cm. Trường hợp một tờ tài liệu có 2 trang thì trang sau được đánh 1 số cách mép tài liệu ở phía trên, bên trái 1cm hoặc có thể để cách không đánh số nhưng được tính số trang liên tục, ví dụ trang 5, để cách trang 6 không đánh số mà đánh tiếp số cho trang sau là trang 7, - Chú ý khi đánh số trang: + Nếu một trang khổ to gấp đôi đóng ở giữa thì coi như 2 trang và đánh 2 số, một trang to thì gập bằng khổ giấy và đánh l số. + Nếu có ảnh thì đánh số ở mặt sau ảnh và cho ảnh vào phong bì và đánh số ở ngoài bì. + Nếu một trang giấy có dán nhiều ảnh hay bài báo thì coi như một trang và đánh một số. + Trường hợp đánh số sót thì được đánh số trùng và thêm chữ a,b,c (ví dụ: 5, 5a, 5b, 5c...) và ghi rõ vào tờ chứng từ kết thúc. Trường hợp đánh số sai, nhảy số đều phải đánh lại. + Nếu trong hồ sơ (ĐVBQ) có các quyển sách in chỉ cần đánh một số chung cho cả quyển (không đánh số trang trong sách) và ghi vào chứng từ kết thúc (kèm một quyển sách có trang). * Viết mục lục tài liệu: - Mục lục tài liệu là bản kê có hệ thống các tài liệu có trong đơn vị bảo quản và vị trí sắp xếp của chúng. Mục lục tài liệu được đặt ở đầu hồ sơ (ĐVBQ), ngay sau tờ bìa và đánh số trang riêng. - Mục đích: Viết mục lục tài liệu là nhằm thống kê và cố định thứ tự sắp xếp tài liệu trong hồ sơ (ĐVBQ) để thuận tiện cho việc quản lý và tra tìm. - Yêu cầu: cần viết đầy đủ, chính xác các thành phần cần thiết của tài liệu vào mục lục, không được viết tắt những từ ngữ không thông dụng. - Mục lục tài liệu cần in theo mẫu thống nhất của Cục Lưu trữ Văn phòng trung ương. (Mẫu mục lục tài liệu - phụ lục số 15). Phụ lục số 15 MỤC LỤC TÀI LIỆU STT Số, ký hiệu Ngày tháng Tên gọi và trích yếu Tác giả Bản chính Bản sao Trang số Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 (Khổ giấy: 210 mm x 297 mm) Hướng dẫn cách ghi: Cột 1 - Ghi số thứ tự tài liệu trong đơn vị bảo quản. Cột 2 - Ghi số và ký hiệu của tài liệu. Cột 3 - Ghi ngày, tháng, năm của tài liệu. Nếu tài liệu không có ngày, tháng phải xác minh thì cho vào dấu [ ]. Cột 4 - Ghi tên gọi và trích yếu của tài liệu. Cột 5 - Ghi tác giả của tài liệu. Nếu tài liệu không có tác giả phải xác minh thì cho vào dấu [ ]. Cột 6 - Nếu bản chính đánh dấu vào cột 6. Cột 7 - Nếu bản sao đánh dấu vào cột 7. Cột 8 - Ghi tài liệu đó bắt đầu từ trang số mấy trong ĐVBQ. Cột 9 - Ghi những điểm cần thiết: độ mật, không dấu, không có chữ ký, bút tích, dự thảo, quyển sách... * Viết tờ chứng từ kết thúc: - Chứng từ kết thúc là tờ để ghi số lượng trang, chất lượng và tình trạng vật lý của tài liệu trong hồ sơ (ĐVBQ). Tờ chứng từ kết thúc đặt ở cuối hồ sơ (ĐVBQ). - Mục đích: tờ chứng từ kết thúc dùng để kiểm tra, bảo quản, tránh việc bị đánh tráo, đánh cắp, giả mạo tài liệu trong hồ sơ (ĐVBQ), đồng thời theo dõi được tình trạng vật lý của tài liệu để có biện pháp bảo quản, phục chế kịp thời. - Yêu cầu: phải ghi rõ số trang của tài liệu có trong hồ sơ (ĐVBQ); khi ghi số trang phải chú ý cộng thêm trang trùng số và trừ đi trang khuyết số; ghi rõ tình trạng vật lý của tài liệu trong hồ sơ (rách, ố, nhàu nát,) và ngày, tháng, năm lập hồ sơ, người lập hồ sơ, người biên mục ký, họ và tên. - Tờ chứng từ kết thúc cần in theo mẫu thống nhất của Cục Lưu trữ Văn phòng trung ương. (Mẫu tờ chứng từ kết thúc - phụ lục số 16) Phụ lục số 16 CHỨNG TỪ KẾT THÚC Trong hồ sơ có (bằng chữ..) trang tài liệu, được đánh số từ.. đến Có các trang trùng số.... Có các trang khuyết số Tình trạng vật lý của tài liệu . Hà Nội, ngày thángnăm 20 Người lập hồ sơ Người biên mục * Viết bìa hồ sơ: - Bìa hồ sơ cần viết đầy đủ, chính xác tiêu đề hồ sơ (ĐVBQ) và những thông tin cần thiết khác để thuận tiện cho quản lý và tra tìm. Chữ viết phải rõ ràng, đẹp, không viết tắt và dùng loại mực tốt. - Bìa hồ sơ cần in sẵn theo mẫu thống nhất của Cục Lưu trữ Văn phòng trung ương. (Mẫu bìa hồ sơ - phụ lục số 17) (Khổ giấy: 330 mm x 540 mm) Phụ lục số 17 ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM ........................(1)................................. ........................(2)................................. HỒ SƠ ......................................................(3).................................................. ...................................................................................................................... Phông số :.....(4)..... Bắt đầu .....(8)........... Mục lục số :....(5)... Kết thúc :....(9)............ ĐVBQ số :.....(6)..... Thời hạn bảo quản Số trang :....(7)......... (10)... Hướng dẫn cách ghi: 1- Ghi tên phông: Ví dụ, Thành uỷ Hà Nội, Ban Tổ chức, Huyện uỷ Đông Anh. 2 - Ghi tên khoá và thời gian. 3 - Ghi tên hồ sơ: Ghi bằng chữ to, rõ ràng, mực tốt. 4 - Ghi số phông trong kho lưu trữ (nếu có nhiều phông). 5 - Ghi số thứ tự của quyển mục lục trong phông (nếu một phông lập nhiều mục lục hồ sơ) - phần này cán bộ lưu trữ ghi. 6 - Ghi số của đơn vị bảo quản trong phông đó theo từng mục lục hồ sơ. 7 - Ghi số lượng trang tài liệu trong đơn vị bảo quản. 8 - Ghi ngày, tháng, năm sớm nhất của tài liệu trong đơn vị bảo quản. 9 - Ghi ngày, tháng, năm muộn nhất của tài liệu trong đơn vị bảo quản. 10 - Ghi thời hạn bảo quản. Nếu bìa hồ sơ dùng cho hệ thống các tổ chức chính trị-xã hội thì thay dòng Đảng cộng sản Việt Nam bằng dòng tên tổ chức chính trị-xã hội. Ví dụ Hội Nông dân Việt Nam, Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, II. NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH 1. Chuẩn bị hồ sơ để giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan 1.1. Trách nhiệm của cán bộ, chuyên viên Cuối năm, từng cán bộ, chuyên viên kiểm tra, hoàn chỉnh lại các hồ sơ mình đã lập trong năm, kiểm tra tài liệu, văn bản và kiểm tra việc sắp xếp tài liệu trong từng hồ sơ, hoàn chỉnh hồ sơ theo đúng quy định. - Hệ thống hóa hồ sơ theo danh mục hồ sơ (nếu cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội đã có danh mục hồ sơ) hoặc hệ thống hóa theo cơ cấu tổ chức, mặt hoạt động (nếu cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội chưa có danh mục hồ sơ). - Thống kê các hồ sơ cần nộp lưu vào mục lục hồ sơ để chuẩn bị giao nộp. 1.2. Trách nhiệm của lãnh đạo cơ quan, tổ chức Đảng - Người đứng đầu cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội có trách nhiệm chỉ đạo công tác giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý của mình. - Chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính có trách nhiệm tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn các đơn vị giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội. - Lãnh đạo các đơn vị trong cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội có trách nhiệm giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị mình vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức. 2. Thời hạn giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan Thời hạn giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức Đảng là sau một năm, kể từ năm công việc có liên quan đến tài liệu văn thư kết thúc. Cụ thể là vào quý I hàng năm nộp lưu toàn bộ các hồ sơ đã kết thúc của năm trước. 3. Thủ tục giao nộp hồ sơ Khi giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức Đảng phải lập biên bản. Biên bản kèm theo mục lục hồ sơ của từng đơn vị. Biên bản phải có chữ ký của người giao nộp hồ sơ và người nhận hồ sơ. Biên bản làm thành 3 bản, đơn vị giao nộp hồ sơ giữ một bản, lưu trữ cơ quan, tổ chức Đảng giữ hai bản. (Mẫu biên bản giao nộp hồ sơ – Xem phụ lục số 18 ) Tóm lại: Xây dựng danh mục hồ sơ, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành là khâu quan trọng của công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức Đảng. Mỗi cán bộ, mỗi cơ quan, tổ chức Đảng cần làm tốt việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành để phục vụ cho công tác hàng ngày và nghiên cứu lâu dài về sau, đồng thời tạo điều kiện cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo được thuận tiện. Phụ lục số 18 VĂN PHÒNG................ ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM KHO LƯU TRỮ ........., ngày ... tháng... năm 20 * Số...... -BB/VP BIÊN BẢN Giao nộp tài liệu Đơn vị...................... gồm: 1. Đồng chí............................................ là................................................ 2. Đồng chí............................................ là................................................ và kho lưu trữ gồm: 1. Đồng chí............................................. là............................................... 2. Đồng chí........................................... là................................................. Căn cứ quy định nộp lưu tài liệu, đơn vị......... đã giao nộp vào kho lưu trữ tài liệu năm... (có kèm theo mục lục hồ sơ). Tổng số: ................ (bằng chữ........) ĐVBQ hoặc tập tài liệu. Gồm:........................(bằng chữ............................) ĐVBQ lưu vĩnh viễn................. (bằng chữ.............) ĐVBQ lưu có thời hạn. Biên bản này làm thành 3 bản: 1 bản đơn vị nộp tài liệu giữ, 2 bản kho lưu trữ giữ. Người nhận Người giao (chữ ký) ( chữ ký) Họ và tên Họ và tên Chứng nhận của Kho lưu trữ Chứng nhận của đơn vị giao (chữ ký) (chữ ký) Họ và tên Họ và tên