Nhập môn công tác kỹ sư công nghệ thông tin - Chương 6: Soạn thảo văn bản xí nghiệp - Nguyễn Cao Trí

Chương 6Soạn thảo văn bản xí nghiệpby Nguyen Cao Tri1Đặt vấn đềMục tiêu và nội dungVăn bản trong xí nghiệp là gì?Hệ thống văn bản trong xí nghiệp & hoạt động của xí nghiệpTại sao người kỹ sư phải chú ý đến soạn thảo văn bản trong xí nghiêp?Các loại văn bản trong xí nghiệp2Các loại văn bản trong xí nghiệpCác hoạt động quản lýThư từThông báoThông báo sự vụThông báo thông tinBản tổng hợp (báo cáo,tình hình, số liệu)Thư thông báoBản tường trình3Các loại văn bản trong xí nghiệpCác hoạt động về kỹ thuậtBài báo kỹ thuậtVăn bản kinh tế kỹ thuậtLưu ý kỹ thuậtBằng phát minh , sáng chếCác bản nghiệm thu và biên bản kỹ thuật4Các yêu cầu khi trình bày các văn bảnVăn bản xí nghiệp và các loại văn khácCác yếu tố chình phải đạt được đối với văn bản trong xí nghiệpĐơn giản, dễ hiểu.Chuyển tải chính xác thông tin cần truyền đạt:Đúng, đủ nội dung Đúng đối tượng cần tiếp nhậnRõ ràng , tường minhVăn bản chung và riêng5Văn bản dạng electronicCác văn bản dạng electronic cũng ngày càng phổ biến:EmailForumCác hệ thống dữ liệu và tin tức nội bộ dạng document hay webNhững chú ý với văn bản electronic:Tính pháp lýTính bảo mật6Thư từDùng truyền đạt thông tin giữa người này và người kia: đề bạt nguyện vọng, đề nghị,Cấu trúc cơ bản của thư từNgười gởi – Nơi gởiVề việc gì?Ngưởi nhận – Địa chỉLời xưng hô: theo quan hệ cá nhân giữa người viết và người nhận trong bối cảnh công việc và tổ chức của cơ quan. Các nội dung chính:Nguyên nhân viết thưVấn đề cần trao đổi (Tôi cần điều gì) Điều mong đợi từ phía người nhận (kết quả, trả lời,..)Câu xã giao kết thúcKý tên7Thông báo sự vụĐây là loại văn bản dùng để thông báo chính thức về một nội dung cần phổ biến đến người đọc. Thông thường là một quyết định, yêu cầu, mệnh lệnh mà người đọc cần phải tuân thủThông báo sự vụ thông thường có ảnh hưởng trực tiếp đến toàn thể hoặc một nhóm người. Có thể có những phản ứng khác nhau: đồng tình, phản đổi. Do đó ngôn từ sử dụng phải ngắn gọn, chính xác, lập luận chặt chẽ và xúc tích.Văn bản này thông thường phải do người có trách nhiệm soạn thảo, ký và công bố.8Cấu trúc của thông báo sự vụNgày thông báoTên & chức vụ của người kýTên người/nhóm người nhận (thi hành)Chủ để vắn tắt của thông báo (thường trong 1-2 dòng)Hiệu lực thi hành: đối tượng, phạm vi, thời gian.Các thông tin khác: hình thức xữ lý vi phạm,9Thông báo sự vụ - cách hành vănDanh xưng: sử dụng theo vị trí công tácTính chính xác: phải đề cập đầy đủ những thông tin cần thiết liên quan đến sự vụ như ngày tháng, kỳ hạn, nơi chốn, căn cứ cơ sở để đưa đến thông báo, đối tượng tiếp nhận & thi hànhTính mạch lạc: phân tích rõ nguyên nhân để dẫn đến kết luận/mệnh lệnhNgôn từ: dễ hiểu, ngắn gọn, trực tiếp.10Thông báo thông tinLà loại văn bản dùng để cung cấp những điểm chính về một thông tin mà người đọc /người nhận cần phải tiếp nhậnCó 2 nhóm:Thông tin nội bộThông tin cho bên ngoàiChú ý: dùng để thông tin hoặc giải thích thông tin chứ không phải để kết luận hay ra mệnh lệnhVí dụ: Thông báo về bảo hiểm xã hội11Thư thông báoLà một loại thông báo thông tin nhưng thường được gởi trực tiếp đến đối tượng cần tiếp nhận thông tin Ngoài tính chất thông báo thường kèm theo yêu cầu xữ lý những thông tin được cung cấp: như confirm, hay các xữ lý khác.Có thể cùng một thông tin cung cấp đến nhiều nhóm người với nhiều mục đích khác nhauVí dụ: thông tin về việc chấm dứt hoạt động.12Bản báo cáo tổng hợpLà loại văn bản nhằm làm sáng tỏ, chính xác hoặc tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn ; có thể khác biệt hoặc thậm chí mâu thuẫn nhau.Thông thường văn bản này được làm cho lãnh đạo hoặc cấp có thẩm quyền để có thông tin và ra quyết định cho các hoạt động của cơ quan.Thông báo tổng hợp; chỉ có thông tin đã tổng hợp. Không có những đánh giá hay kết luận.Báo cáo tổng hợp: thường có thêm phần nhận định, đánh giá hay kết luận theo ý kiến của người viết13Trình tự soạn thảoXem xét tổng hợp hồ sơLàm sáng tỏ các thông tin chính yếu cần tổng hợp. Sắp xếp chúng theo nguồn gốc và những điểm chung, tương đồng:Lĩnh vực, vấn đềCùng ý nghĩa hay tính tương đồng số liệuCùng phương thức, nguồn gốc, trình bày14Trình tự soạn thảoĐánh dấu các thông tin trọng yếu, hoặc nỗi bật.Làm rõ tính trung thực, khách quan của thông tin. Loại bỏ những ý kiến, đánh giá chủ quanSắp xếp hệ thống thoe logic vần đề cần trình bàySoạn thảo.15Bản tường trình – Biên bảnLà loại văn bản dùng phản ánh toàn bộ hay một phần của một sự kiện như: buổi họp, một hoạt động nào đó, với mục tiêu:Cho phép người đọc nắm được diễn tiến của sự việc theo đúng tính chất & trình tự dù không tham dự.Cho phép nhớ lại những sự việc xảy ra đối với người có tham dự. Đặc biệt là những yêu cầu, quyết định và kết luận để có thể thi hành.Là cơ sở thông tin để có thể đi đến những hành động khác như: thỏa thuận, ra quyết định, ghi nhớ, làm bằng chứng,Phải được viết với cách hành văn thật rõ ràng, mạch lạc, đúng trình tự để có thể hiểu đúngPhải trung thực, khách quan trong việc ghi nhận thông tin, tránh mọi sai lệnh có thể gây ảnh hưởng tiếu cực/tích cực đến 1 chủ thể nào khác.16Bản tường trình – Biên bảnCác điểm phải chú ý:Phải nhằm vào lợi ích được cung cấp đầy đủ thông tin của người đọc.Giới thiệu đầy đủ mọi khía cạnh, diễn tiến của sự việc. Không được ưu tiên những gì người viết thích. Tuyệt đối không đưa những ý kiến nhận định riêng của người viết vào văn bản.Tôn trọng trình tự về thời gian và tính trung thực của các sự kiện, phát biểu.17Bản tường trình – Biên bảnTrình tự soạn thảo:Chọn lựa thông tin: theo mục tiêu và đối tượng đọcSắp xếp thông tin: thường theo trình tự thời gian và theo chủ đềViết biên bảnCấu trúc cơ bản:Nguyên nhân buổi họp, thời gian địa điểm, thành phần tham dựDiễn tiến cũa nội dung cần tường trình.18Báo cáoCó chưa năng cung cấp thông tin và để nghị một thực hiện một hành động nào đó dựa trên phân tích, đánh giá của người viết theo các thông tin liên quan.Có tác dụng giúp người đọc nắm rõ vấn để và ra quyết định. Báo cáo khác với bản tường trình: ngoài việc ghi nhận thông tin phải có sự phân tích và đề nghị giải pháp của người viết.Báo cáo ngoài nguồn thông tin ghi nhận được từ thực tế, người soạn cầ pảhi có keí6n thức tương ứng, thông tin nội bộ và các tài liệu khác liên quan để có thể thực hiện việc phâ tích đánh giá chính xác và đề nghị hướng giải quyết đúng.19Báo cáo – cấu trúcNgày báo cáoTên người viết báo cáoTiêu đề chính của báo cáoDẫn nhập: nêu lên nguyên nhân và bối cảnh đưa đến bản báo cáoTrình bày thông tin  Phân tích  Đánh giáXác định các giải pháp  đề nghị giải pháp cụ thể, có thể bao gồm kế hoạch thực hiệnCác tài liệu, minh chứng cho các phân tích, đánh giá20Bảng câu hỏiMục tiêu dùng để thăm dò, thu thập thông tin phục vụ cho một hoạt động, kế hoạch nào đó.Trình tự thực hiện:Xác định thông tin cần tìm hiểuXác định đối tượng cần thu thập thông tin và phân nhóm đối tượng.Xây dựng các câu hỏi và nhóm câu hỏi theo các mục thông tin cầ hảo sát và theo nhóm đối tượg khảo sátDạng câu hỏi thương dùng là chọn lựa option.21Một số vần đề khácNgôn ngữ trình bày văn bảnHình thức trình bày :Chữ viết – đánh máyChú ý sự khác biệt về hình thức trình bày văn bản giữa tiếng Việt và tiếng Anh như: thụt đầu dòng, vị trí các thông tin như ngày tháng, chữ ký,..Letter head trên các văn bản Chữ ký & con dấu22Các loại văn ab3n khácNgoài những văn bản hành chánh, còn các văn bản khác mà người kỹ sư cũng phải có khả năng đọc , viết và xữ lý:Tài liệu kỹ thuật, hướng dẫn sữ dụngCác quy định về an toàn vận hành trang thiết bị của nhà sản xuấtNhật ký thiết bị: quá trình vận hành, bảo dưỡng, sửa chữa, lịch bảo dưỡngCác báo cáo kỹ thuật liên quan hay kết quả kiểm tra, kiểm định23Tổng kếtVăn bản là xương sống thông tin đề điều hành một cơ quan xí nghiệpNgười kỹ sư cũng cần các kỹ năng cơ bản về soạn thảo và xử lý các văn bảnCần chú ý đến phong cách hành văn phải trong sáng, đơn giản và có hệ thốngSử dụng các danh xưng hợp lý trong công việc24