Nhập môn công tác kỹ sư công nghệ thông tin - Chương 4: Thuyết trình, làm việc theo nhóm, điều khiển cuộc họp - Dương Tuấn Anh

1-1Chương 4 Thuyết trình-Làm việc theo nhóm-Điều khiển cuộc họpPhần I: Kỹ năng thuyết trìnhPhần II: Làm việc theo nhómPhần III: Điều khiển cuộc họp  by Dương Tuấn Anh &Nguyễn Thanh Sơn1-2I KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNHMột số câu hỏiBước chuẩn bịĐặc điểm của một bài thuyết trìnhTrình bày bằng phương tiện trực quanThuyết trình bằng overhead projectorMột số điểm cần lưu ý khi thuyết trình1-3Một số câu hỏiThuyết trình là gì ?.Người nói cung cấp thông tin cho người nghe.Thời gian trình bày “ngắn”.Ai cần ai ?.Người nói cần người nghe hayNgười nghe cần người nói.s1-4Bước chuẩn bịXác định mục tiêu bằng các câu hỏi.Tại sao có buổi thuyết trình này.Cái gì được cung cấp cho người nghe.Xác định thính giả.Thể loại của chủ đề thuyết trình.Trình độ thính giả.s1-5Bước chuẩn bịXác định thời gian thuyết trình : Chia thời gian trình bày thành các phần nhỏ tương ứng với từng công việc xác định. Thí dụ :Phần 1 : dẫn nhập : tổng quan về nội dung trình bày, tại sao có vấn đề này, kết quả mong muốn đạt được.Phần 2 : trình bày từng chủ đề của chương trình nghị sự.Phần 3 : kết luận của phần thuyết trình.s1-6Bước chuẩn bịChia nội dung thành 2 phần : Phần trình bày trên các slide.Phần để nói.s1-7Đặc điểm của 1 bài thuyết trìnhRõ ràng : Ngắn và đơn giản.Highlight các điểm quan trọng.Sử dụng hình ảnh, âm thanh, màu sắc, ... để làm mạnh các thông điệps1-8Đặc điểm của 1 bài thuyết trìnhNội dung slide là :Xương sống của bài thuyết trìnhHỗ trợ cho lời nói.Nhất quán :Màu sắcFont, size chữIndentation.s1-9Đặc điểm của 1 bài thuyết trìnhMỗi slide bao gồm :Hình ảnh, video, âm thanh.Chữ viếtMỗi dòng của slide là : Đoạn câu (phrase) không là mệnh đề.Xúc tích, ngắn gọn.s1-10Đặc điểm của 1 bài thuyết trìnhSử dụng các hiệu ứng của powerpoint Trật tự xuất hiện của nội dung trình bàyXuất hiện của từng slideXuất hiện của từng dòng, chữ, ký tựXuất hiện của từng hình ảnh.s1-11Đặc điểm của 1 bài thuyết trìnhSử dụng phần note của mỗi slide.Sử dụng hiệu ứng lệch slide giữa máy tính và máy chiếu.Slide là abstract của document (word file).s1-12Case study 1Nghiên cứu và trình bày lại nội dung trang web Norton Antivirus.Xây dựng một buổi thuyết trình thuyết phục các Thầy/Cô giáo của 1 trường cấp 3 mua máy tính xách tay hiệu X.s1-13Case study 2Nghiên cứu và trình bày lại nội dung trang web của Oracle.Thuyết trình các tính năng nổi bật của ngôn ngữ VB.s1-14Case study 3Thuyết trình phổ biến nội dung công tác mùa hè xanh cho các SV.Báo cáo tổng kết công tác mùa hè xanh của đơn vị.s1-15Thiết kế trình bày trực quanHãy nghĩ đến thính giả của bạnThiết kế để giúp người ngheTrình bày trực quan nên Trình bày trực quan tốt là Những cách để thêm sắc thái vào sự trình bàys1-16Hãy nghĩ đến thính giả của bạn Lắng nghe khó hơn đọc “người nghe" chỉ lắng nghe khoảng từ 25% đến 50% thời gian.Thông tin được trình bày một mạch Bộ nhớ ngắn hạn chỉ nhớ từ 5 đến 7 điểm.Lắng nghe nhớ khoảng 10%,còn đọc nhớ khoảng 50%.s1-17Hãy nghĩ đến thính giả của bạnNếu thính giả lắng nghe chỉ 1 phần thời gian và chỉ nhớ 10% điều họ nghe thì“cửa sổ” thông tin của bạn mở ra khoảng 2.5% tới 5.0% trên toàn bộ thời gian trình bày ! VậyThật tôi nghiệp cho người nghe !Hãy làm gì để người nghe chịu nghe và nhớ.s1-18Thiết kế để giúp người ngheOrganize – dữ liệu trình bày dưới dạng khung và có cấu trúcCung cấp 1 "jigsaw puzzle boxtop" để người nghe tự tổ chức và tái xây dựng những thông tin bằng lời của bạn.Liệt kê các điểm đã được trình bày và cung cấp 1 bản đồ mà anh trình bày.s1-19Thiết kế để giúp người nghe (tt)Illustrate – giúp người nghe chuyển data thành thông tin Vẽ 1 bức hình.Kể 1 câu chuyện.Đưa ra những so sánh.s1-20Thiết kế để giúp người nghe (tt) Repeat – cải thiện sự tiếp thu data đối với người ngheNhớ rằng “người nghe" tập trung từ 25 tới 50% thời gian.Thường xuyên lập lại.s1-21Trình bày trực quan nên Trình bày trực quan hỗ trợ cho mục tiêu truyền đạt. Trình bày trực quan làm phong phú thông điệp bằng lời nói. Trình bày trực quan nên sử dụng màu sắc và hình ảnh.s1-22Trình bày trực quan tốt là Visible – thấy thì mới tinMọi người xem thấy rõ Ký tự cao 1 inch thấy được từ 30 feet.Cần phải tính Độ rộng của màn hình Khoảng cách từ projector tới màn hìnhKhoảng cách của mọi người tới màn hìnhs1-23Trình bày trực quan tốt là Visible (tt)Số từ của từng dòng 3 tới 4 là tối ưu6 tới 7 là tối đaSố dòng của mỗi slide Ít hơn 10s1-24Trình bày trực quan tốt là Clear – hiểu được ngay thông điệp bằng lời nóiMỗi visual tập trung trên 1 ý tưởngTránh quá nhiều thông tin sơ đẳngDùng màu để tập trung trên thông tin then chốtLiên hệ trực tiếp tới mục tiêu truyền đạtBổ sung cho thông điệp bằng lời nóiÂm điệuTổng quan hoặc hình ảnh toàn cụcs1-25Trình bày trực quan tốt là SimpleLọai ra thông tin không liên quanLàm đơn giản bằng cách dùng bản phác thảo, màu sắc s1-26Những cách để thêm sắc thái vào sự trình bày Kết hợp : Chữ viết, ký hiệu, biểu đồ, hình ảnhThêm màu sắc để nhấn mạnh, thận trọng về ý nghĩa của màu sắc.Sử dụng bút chiếu, che phủ hoặc là biến mất slide Thay đổi backgrounds để chuyển bước hoặc chuyển chủ đề mớiThay đổi trình tự nhìn (ngang, dọc, xiên)s1-27Sử dụng Overhead ProjectorsNhững tiện lợi của Overhead ProjectorsNhững điểm bất tiện của Overhead ProjectorsCác kỹ thuật trình bày với Overhead ProjectorsOverhead Projection Survival Kits1-28Những tiện lợi of Overhead ProjectorsTập trung được sự chú ý của thính giả :Gây sự chú ý lên phương tiện trình bày.Ngừng sự chú ý lên người nói.Có thể hiệu chỉnh giấy trong lúc trình bàyHighlight các điểm quan trọng Viết lên giấy trong như viết lên bảng.Làm đơn giản thông tin phức tạp bằng cách đặt các giấy trong lên nhau.Giấy trong dễ mang đi.s1-29Những điểm bất tiện của Overhead ProjectorsOverhead projector khó vận chuyển.Overhead projection kém “chuyên nghiệp” hơn slides. s1-30Các kỹ thuật trình bày với Overhead ProjectorsChuyển đổi sự chú ý :Vào màn hình hay vào người trình bày. Tắt projector khi không dùng. "Chalkboarding" Dùng projector như bảng đenPointing để nhấn mạnh Dùng đèn pin rọi để kéo sự chú ý tại nơi chiếu.s1-31Các kỹ thuật trình bày với Overhead Projectors Highlighting Dùng màu khác với màu gốc để gây chú ý.Che nội dung trình bày Mở từng chủ đề mỗi lúc. Hướng chú ý vào phần được mở. Ngừa sự sao lãng.Phủ lấp các giấy trong lên nhau Làm đơn giản các khái niệm phức tạp. Từng phần được trình bày từng lúc.s1-32Overhead Projection Survival KitCần chuẩn bị các thiết bị hỗ trợ :Extension Cord (dây nối).Ungrounded Plug Adapter (ổ cắm 3 chấu).Spare Bulb (bóng dự phòng).Transparency Pen (bút lông xóa).Acetate Film (giấy trong). s1-33Những điều cần lưu ý khi thuyết trình Đứng trước cử tọa, thuyết trình viên phải bình tĩnh, tự tin, chủ động sáng tạo trong ứng xử. Khi thuyết trình, cần lưu ý những nguyên tắc sau đây:Nói chứ không phải là đọc bài.Đứng thuyết trình trừ phi bị bắt buộc phải ngồi nói.. 1-34Những điều cần lưu ý khi thuyết trìnhThỉnh thoảng di chuyển và có điệu bộ chứ không nên đứng yên một chỗ.Nói đủ lớn để mọi người nghe rõ, phát âm chuẩn xác, không nói quá nhanh hay quá chậm.Thay đổi âm lượng, nhịp điệu, âm điệu của giọng nói. Tránh nói đều đều một cách buồn tẻ.1-35Những điều cần lưu ý khi thuyết trìnhĐối diện cử tọa, nhìn vào mắt cử tọa (eye-contact) để nhận biết sự truyền đạt của mình được tiếp nhận như thể nào. Qua đó có thể thay đổi cách tiếp cận hay phương pháp truyền đạt cho thích hợp.Tập trung vào điểm chính, tránh sa đà vào chi tiết. Đặc biệt trong các hội nghị, nhiều diễn giả trình bày, thời gian dành cho mỗi người rất ngắn. Khi sử dụng dụng cụ hỗ trợ như projector, tránh nói với screen mà nói với cử tọa.1-36Những điều cần lưu ý khi thuyết trìnhPhải thường xuyên kiểm soát thời gian để hoàn tất bài thuyết trình đúng giờ. Điều này đòi hỏi phải tập dượt (rehearsal) bài nói nhiều lần cho thuần thục.Tổng kết những điểm chính trước khi nói và sau khi kết thúc bài thuyết trình.Theo dõi cử tọa, có niềm say mê với chủ đề và nhạy bén đáp ứng những nhu cầu của cử tọa. 1-37II. XÂY DỰNG NHÓM VÀ LÀM VIỆC THEO NHÓMKhái niệm teamTại sao phải hình thành teamLợi ích của teamNhững vai trò trong teamNhững giai đoạn phát triển của một teamThế nào là những team hoạt động tốtKỹ năng giao tiếp trong teamMâu thuẫn trong team và cách khắc phụcKhắc phục thờI kỳ trì trệ trong team1-38Khái niệm nhómBất luận làm nghề nghiệp nào, chúng ta cũng sẽ phải đóng góp cho một team nào đó. Team hiện diện khắp nơi trong môi trường làm việc hiện đại. Nhiều cấp quản lý kết hợp những cá nhân từ một hay nhiều đơn vị khác nhau trong cùng một tổ chức để làm thành những team có hiệu năng cao.1-39Khái niệm nhóm“Một team là một nhóm người có kỹ năng bổ túc cho nhau mà cùng tham gia vào một mục đích chung của nhóm.”Một team cần có số lượng thành viên vừa phải, khoảng từ 6 đến 20.1-40Tại sao phải hình thành nhóm Để có thể hoàn tất những dự án lớn Để có thể triển khai được nhiều giải pháp Dễ phát hiện được những khiếm khuyết trong một giải pháp Xây dựng được những quan hệ đồng nghiệp tốt với nhau nơi làm việc1-41Lợi ích của nhóm Ngoài 4 lợi ích chính đã nêu, team còn có một số lợi ích sau đây:Tạo cơ hội tiếp cận nhiều quan điểm khác nhau Mỗi thành viên được tiếp xúc với nhiều ý tưởng khác nhau mà các thành viên khác có, nhờ vậy họ học được nhiều cách tiếp cận vấn đề khác nhau.1-42Lợi ích của nhómPhát triển những kỹ năng truyền thông, kỹ năng làm việc với con người. Thông qua sự làm việc trong nhóm, mỗi thành viên có thể học được:        - Cách lắng nghe một cách tích cực và hữu hiệu những thành viên khác          - Diễn đạt một cách hữu hiệu          - Cung cấp những phản hồi chân thực đến cho các thành viên khác trong nhóm.1-43Lợi ích của nhómPhát triển khả năng suy nghĩ có phê phán và các kỹ năng đánh giá. Các thành viên thường phải dùng những kỹ năng này để đánh giá những vấn đề phức tạp của những đề án và từ đó lập ra những giải pháp và những kế hoạch. 1-44Lợi ích của nhómPhát triển kỹ năng giải quyết xung đột. Những team luôn luôn có những xung đột (conflict), nhưng với sự rèn luyện đúng đắn về kỹ năng giao tiếp, các thành viên có thể học được những cách giải quyết những xung đột.1-45Những vai trò trong nhómTrong team có những vai trò (role) như thế nào là tùy thuộc vào từng đề án. Mỗi team có quyền tự do xác định các vai trò, nhưng có hai nguyên tắc quan trọng: - Mỗi người đồng ý với nhau về các vai trò - Mỗi người hài lòng về vai trò của mình 1-46Team leader Hầu hết mọi nhóm thường có một trưởng nhóm. Người trưởng nhóm sẽ chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ đề án.Quyền hạn và vai trò của trưởng nhóm không nên quá lớn Trưởng nhóm thường chịu trách nhiệm đặt ra chương trình hành động căn bản, tổ chức các cuộc họp, theo dõi tiến độ và giao lưu với các thành viên. 1-47Team leaderMặc dù trưởng nhóm có thể đề xuất một tiến trình hành động, nhưng trưởng nhóm phải được nhóm đồng ý với đề xuất đó. Nếu nhóm muốn thực hiện theo một tiến trình khác, trưởng nhóm phải sẵn sàng dung hòa. 1-48Các giai đoạn phát triển của teamTeam thường phát triển qua 4 giai đoạn: Giai đoạn hình thành (forming stage) Đây là giai đoạn “tuần trăng mật” khi các thành viên mới làm quen với nhau.  Giai đoạn bão táp (storming stage) Các xung đột bắt đầu xuất hiện khi các thành viên bắt đầu làm việc với nhau và biểu lộ những bất đồng trong cách làm việc. Nhưng đây là một giai đoạn then chốt cho team vì thông qua giai đoạn này team sẽ học được cách làm việc với nhau.1-49Các giai đoạn phát triển của teamGiai đoạn xác lập (norming stage) Team đi vào giai đoạn mà các nguyên tắc làm việc và ứng xử căn bản của team đã được xác lập và các thành viên đã học được cách làm việc với nhau.  Giai đoạn hiệu quả (performing stage) Lúc này, nhóm đi vào ổn định như một nhóm làm việc có hiệu quả và hoàn tất tốt hầu hết những công việc được giao.1-50Cuộc họp đầu tiên của nhómMục đích của cuộc họp đầu tiên là - xác lập những nguyên tắc căn bản (ground rules) về cách mà team vận hành - xác định những mục tiêu của team. Cuộc họp đầu tiên nên có những đề mục sau trong chương trình nghị sự:        - Tự giới thiệu        - Phát biểu những mục tiêu của đề án1-51Cuộc họp đầu tiên của nhóm      - Đặt tên nhóm công tác.     - Thiết lập kế hoạch công tác và gán công việc cho mỗi thành viên      - Đặt ra các nguyên tắc căn bản những nguyên tắc căn bản để triển khai công việc, nguyên tắc khi hội họp và những nguyên tắc liên quan đến cách giải quyết xung đột.1-52Thế nào là những team hoạt động tốtNhững team hoạt động tốt thường có chung những dấu hiệu sau đây: Mỗi thành viên tham gia đầy đủ và nhiệt tình vào công việc chung. Dấu hiệu này gọi là tính gắn bó (commitment). Mỗi một thành viên đóng góp thời gian và công sức cho đề án, tham gia vào quá trình ra những quyết định về công việc của nhóm. Sự tin cậy lẫn nhau. 1-53Thế nào là những team hoạt động tốtQuan hệ thân thiện, cởi mở Sự giao tiếp là hữu hiệu khi tất cả các thành viên: - chủ động đóng góp những ý tưởng - cung cấp những phản hồi một cách xây dựng - yêu cầu làm sáng tỏ những gì chưa được rõ ràng - cung cấp những cập nhật thường xuyên. - lắng nghe thành viên khác.1-54Thế nào là những team hoạt động tốtVai trò của mỗi người trong nhóm công tác là rõ ràng Mỗi người có một vai trò rõ ràng trong nhóm công tác. Năng lực mỗi người là có đủ tầm cho vai trò mà người đó đảm nhiệm. Năng lực ở đây gồm: năng lực chuyên môn, năng lực giải quyết vấn đề năng lực giao tiếp.1-55Thế nào là những team hoạt động tốttính gắn bó (commitment), năng lực (competence) và mục tiêu chung (a common goal).1-56Thế nào là những team hoạt động không tốt Thiếu sự tin cậy lẫn nhau Để giải quyết tình trạng này, nhóm nên nhận thức ra những điểm mạnh/điểm yếu của nhóm và nên dành nhiều thì giờ để làm việc với nhau như là một nhóm. Có thái độ ngại xung đột với nhau Xung đột có thể là cần thiết để đột phá một vấn đề nào đó. Để đối phó với xung đột một cách hữu hiệu, nhóm cần thảo luận xác lập những qui tắc căn bản về cách mà nhóm sẽ làm việc để khắc phục xung đột.1-57Thế nào là những team hoạt động không tốtThiếu gắn bó với mục tiêu chung của team. Để đối phó với tình trạng này, sau mỗi buổi họp, nhóm cần xem xét lại trách nhiệm của mỗi thành viên và đảm bảo rằng mọi thành viên liên kết với nhau.Trốn tránh trách nhiệm Để đối phó với tình trạng này, nhóm cần làm rõ những mục tiêu của nhóm; thảo luận thường xuyên những bước tiến hướng về những mục tiêu và liên tục nhấn mạnh tầm quan trọng của việc vươn tới những mục tiêu.1-58Thế nào là những team hoạt động không tốtKhông quan tâm đến kết quả hoạt động của nhóm. Để đối phó với tình trạng này, nhóm cần tập trung vào những mục tiêu cụ thể và chú ý khen thưởng những cá nhân tạo được những thành tích.1-59Những câu hỏi đánh giá teamCác thành viên của nhóm có đến dự họp đúng giờ không ?Các thành viên có chuẩn bị trước khi đến dự họp không?Các cuộc họp có được tổ chức tốt ?Nhóm có theo đúng chương trình nghị sự của cuộc họp không?Các thành viên có đóng góp một cách đồng đều ? Nhóm có quyết tâm thực hiện những quyết định đã đặt ra không?Nhóm có thực hiện được những kết quả mong muốn không ?1-60Kỹ năng giao tiếp trong teamCó một số kỹ năng mà giúp cho mỗi thành viên trong nhóm trình bày những ý tưởng của mình với các thành viên khác một cách hiệu quả hơn. - Kỹ năng lắng nghe và phê bình trao đổi - Kỹ năng trình bày ý tưởng - Kỹ năng giao lưu trực tuyến1-61Lắng nghe và phê bình trao đổiLắng nghe tích cực Truyền thông là con đường hai chiều, rất cần thiết cho ta biết chú ý lắng nghe đồng sự của ta khi họ phát biểu. Đừng uốn nắn những phát biểu của người khác thành những gì mà ta sắp sửa phát biểu. Biết đặt câu hỏi Khi ta lắng nghe điều gì mà ta không rõ, thì nên hỏi lại để cho điều đó được giải thích một cách rõ ràng đối với tất cả mọi người trong nhóm.1-62Lắng nghe và phê bình trao đổiBiết phản hồi một cách xây dựng. Cần khéo léo khi phân tích, đánh giá, phê bình. Lời phê bình của một người có thể làm cho những kế hoạch của cả nhóm tiến triển hay bị đổ vỡ.          - Đừng diễn tả một ý kiến như là một sự kiện thực tế. - Giải thích những lý do riêng của bạn - Phát biểu lại (restate) ý kiến xuất phát - Đáp ứng (response) chứ không phản ứng (react) - Công nhận ý tưởng của người khác - Đừng ngắt lời - Phê bình một ý tưởng chứ không phải một con ngườI - Luôn lịch sự - Đừng dùng những thuật ngữ quá chuyên biệt, khó hiểu 1-63Lắng nghe và phê bình trao đổiBiết tán gẫu một chút. Một cuộc họp không phải lúc nào cũng phải mang không khí công việc. Người trưởng nhóm nên tán gẫu đôi chút với các thành viên để giúp giải tỏa sự căng thẳng do những bất đồng sẽ có thể xảy ra sau đó.1-64Trình bày ý tưởngCoi chừng ngôn ngữ, điệu bộ khi trong tâm trạng bực bội Khi đang ở một tâm trạng bực bội, ta có thể bộc lộ ra thành những dấu hiệu khó chịu qua ngôn ngữ, điệu bộ. Vào lúc ấy ngay cả khi ta nói ra một điều đúng, các thành viên trong nhóm vẫn đáp ứng một cách không thuận lợi vì ngôn ngữ, điệu bộ của ta đưa ra những tín hiệu sai lạc.Nên vui vẻ và có óc hài hướcNên kiên nhẫn khi trình bày ý tưởng1-65Kỹ năng giao lưu trực tuyếnTa có thể phải giao tiếp với các thành viên khác trong nhóm thông qua email hay bảng thông báo (bulletin board). Email hay bảng thông báo là những cách rất hữu hiệu để lấy thông tin từ những thành viên ít nói, không thích trao đổi trực tiếp. Khi dùng những phương tiện như vậy để truyền thông, ta nên cẩn thận, sao cho thông điệp của ta rõ ràng, không bị hiểu nhầm. 1-66Giao lưu trực tuyếnMột số lời khuyên sau đây có thể có ích khi giao lưu bằng email hay bulletin board. Đừng viết email khi đang giậnĐọc lại thông điệp trước khi gửiGửi email khi biết thời biểu có mặt của người nhận.Xác định thời hạn trả lời email (24-48 giờ).Gặp trực tiếp hay nói chuyện qua điện thoại khi có sự bất hòa 1-67Mâu thuẫn trong team và cách giải quyết Trong môi trường làm việc ngày nay thường thiếu nhân sự và áp lực công việc rất lớn, những xung đột giữa những thành viên trong một team khó có thể không xảy ra. Sau đây là một số biện pháp để giải tỏa những mâu thuẫn trong nhóm công tác. 1-68Các biện pháp giải quyết xungđộtXác lập một số nguyên tắc căn bản. - Xung đột được xử lý một cách thẳng thắn, cởi mở, không che giấu. - Không tìm những cách dễ dàng để giải tỏa xung đột. - Tránh để cho xung đột trở thành mâu thuẫn cá nhân. Bám sát vào sự kiện1-69Các biện pháp giải quyết xungđộtTìm một chỗ và một khoảnh khắc cho xung đột Nên có thời gian và nơi chốn để mọi người họp lại theo định kỳ, cùng nói hết ra những gì làm cho họ bực bội. Ngoài ra, nên tổ chức những sinh hoạt mà tách mọi người ra khỏi môi trường công việc và cùng có những khoảnh khắc thư giãn, vui vẻ với nhau.1-70Các biện pháp giải quyết xungđộtLãnh đạo bằng gương mẫu Ứng xử của trưởng nhóm cũng có ảnh hưởng lên việc giải quyết xung đột. - Những trưởng nhóm hữu hiệu và được tin cậy thường là những người minh bạch. - Khi gặp thất bại, người trưởng nhóm coi đó như là một kinh nghiệm để học hỏi. - Người trưởng nhóm hữu hiệu lắng nghe nhiều hơn nói, tạo điều kiện cho mọi người làm việc hơn là ra quyết định. - Người trưởng nhóm can thiệp khi sự xung đột giữa các thành viên trong nhóm bắt đầu mang tính cách cá nhân. - Người trưởng nhóm khuyến khích mọi người nói ra những bất đồng trong cuộc họp.1-71Các biện pháp giải quyết xungđột Tránh những phản ứng kiểu trả đũa Khi một thành viên có một ứng xử nóng nảy trong cuộc họp, trưởng nhóm không nên phản ứng lại ngay hành vi này, mà nên chuyển cuộc họp sang chủ đề khác và nhẹ nhàng yêu cầu người đó bình tĩnh trở lại. Tìm kiếm những thông điệp căn bản Khi một thành viên có một ứng xử đáng trách, người trưởng nhóm nên tìm hiểu kỹ vì có khả năng sự kiện đó cho thấy có những vấn đề sâu xa nào đó đang nảy sinh ra trong nội bộ nhóm.1-72Các biện pháp giải quyết xungđộtDùng nhóm để hàn gắn nhóm Thường thì những giải pháp từ bên trên không tốt bằng những giải pháp do chính thành viên trong nhóm nghĩ ra. Hãy để cho nhóm tự giải quyết những vấn đề của chính nó. Cân đối giữa lợi ích trước mắt và lợi ích lâu dài Người trưởng nhóm phải biết cân đối giữa lợi ích trước mắt và lợi ích lâu dài của nhóm. 1-73Khắc phục thời kỳ trì trệ của teamHầu hết mọi team thường hoạt động đầy sinh lực và có hiệu quả trong vài năm đầu tiên. Đến năm thứ hai hoặc thứ ba, tình hình sẽ thay đổi. Hoạt động của nhóm trở nên trì trệ, kém hữu hiệủ: các thành viên thường bỏ họp, thiếu hăng hái cho công việc chung, kết quả công tác của nhóm không bằng vài năm đầu tiên. Đây là thời kỳ trì trệ (somophore slump) của nhóm. Các chuyên gia đề xuất mười bước sau đây để khắc phục tình hình này. 1-74Khắc phục thời kỳ trì trệ của teamThiết lập một hệ thống hỗ trợ cho team Các cấp quản lý trong tổ chức phải xác lập một hệ thống hỗ trợ cho team: thừa nhận và tôn vinh những nỗ lực của nhóm, ban thưởng những thành tích của nhóm, xác lập những nguyên tắc cơ bản cho hoạt động của nhóm, tuyên bố giải thể nhóm khi nhiệm vụ của nhóm đã hoàn tất, v.vTôn vinh những tiến bộ của nhóm Các cấp quản lý cần lưu ý tôn vinh những thành tựu của nhóm, theo định kỳ tham dự những cuộc họp của nhóm để bày tỏ sự ủng hộ của lãnh đạo đối với nhóm.Huấn luyện cho các thành viên những kỹ năng mới1-75Khắc phục thời kỳ trì trệ của teamNhận diện những mục tiêu mới của nhóm Cần duyệt xét lại sứ mạng của nhóm, đặt ra những mục tiêu mới của nhóm cho phù hợp với những ưu tiên mới trong chiến lược phát triển của tổ chức.Cải tiến những qui trình làm việc của nhóm Cải tiến lại những qui trình làm việc của nhóm, nhất là qui cách tổ chức các cuộc họp của nhóm sao cho hữu hiệu hơn.Luân chuyển vai trò và công việc giữa các thành viên Tạo ra một văn hóa coi trọng team 1-76Khắc phục thời kỳ trì trệ của teamThù lao đúng mức cho team về những công tác mà họ đảm nhiệm thêmTiếp tục cung cấp đầy đủ thông tin cho nhóm công tác Khi mới thành lập, team thường được tổ chức cung cấp đầy đủ thông tin để thực hiện đề án. Sau một thời gian, tổ chức thường trở nên lơ là trong việc cung cấp thông tin này, làm cho nhóm thiếu những thông tin mới nhất.Đưa thêm nhân sự mới vào nhóm Việc đưa thêm giòng máu mới từ bên ngoài vào nhóm sẽ làm nhóm trở nên có sức sống hơn.1-77III. ĐIỀU KHIỂN CUỘC HỌPNhững hình thức hội họp căn bảnChuẩn bị cuộc họpVai trò của người chủ trì cuộc họpGhi biên bản cuộc họpNhững việc phải làm sau cuộc họpCuộc họp động não1-78Vai trò quan trọng của hội họpHội họp có vai trò quan trọng trong quản lý. Tổ chức hội họp đúng cách sẽ tiết kiệm thời gian, tạo động lực, tăng hiệu suất và giải quyết được các vấn đề. Văn bản chỉ chuyên chở 7% ý nghiã và cảm xúc thật. Trao đổi qua điện thoại chỉ có 38% ý nghiã và cảm xúc thật có thể chuyển tải. 55% phần còn lại thì bằng biểu cảm trên nét mặt, điệu bộ và những dấu hiệu không thể hiện thành lời. Đấy là lý do tại sao hội họp và những cuộc đối thoại “face to face” rất có ích.1-79Vai trò quan trọng của hội họpChuẩn bị, điều khiển cuộc họp và theo dõi sự thực thi kết quả (follow-up) cuộc họp đúng phương pháp sẽ đem lại những ích lợi xứng đáng với công sức bỏ ra để tổ chức hội họp. Ngược lại, tổ chức cuộc họp một cách cẩu thả sẽ làm lãng phí thời gian, tiền bạc, nguồn lực.1-80Những hình thức hội họp căn bảnCuộc họp cung cấp thông tin (status meeting) Họp để phổ biến phổ biến thông tin. Thí dụ, đối với một đề án, ta cần cuộc họp để cho mọi người trong nhóm đề án biết được diễn tiến mới nhất của đề án.Họp tìm giải pháp cho vấn đề (problem-solving meeting) Trong loại cuộc họp này, mọi người trước tiên xác định một vấn đề đặt biệt nào đó và thảo luận nhằm đưa ra một hay nhiều giải pháp. Các thành viên phải có khả năng nhận diện vấn đề và có năng lực nghĩ ra giải pháp cho vấn đề. 1-81Những hình thức hội họp căn bảnHọp ra quyết định tiến tới hành động (decision-making meeting) Cuộc họp loại này được tiến hành qua 4 giai đoạn: - Đưa ra các sự kiện (giai đoạn cung cấp thông tin) - Thu thập ý kiến dựa vào các sự kiện (giai đoạn bàn bạc) - Đưa ra một số giải pháp (giai đoạn sáng tạo) - Ra quyết định (giai đoạn lựa chọn) Trong khi ra quyết định, mọi người phải đồng ý với nhau là quyết định theo lối bỏ phiếu lấy số phiếu đa số (voting by majority) hay dựa vào nguyên tắc đồng thuận (concensus).1-82Chuẩn bị cuộc họpChuẩn bị cuộc họp là yếu tố đầu tiên quyết định cho sự thành công/thất bại của một buổi họp.Trước tiên phải xác định mục tiêu của cuộc họp là gì? Những vấn đề được đưa vào cuộc họp tùy thuộc vào tầm quan trọng và mức độ khẩn cấp của nó. 1-83Xác định chương trình nghị sựXác định chương trình nghị sự (agenda) là phác thảo một kế hoạch chi tiết của cuộc họp. Khi chuẩn bị agenda, người chủ trì phải: - Xác định rõ ràng mục tiêu của cuộc họp - Vạch một kế hoạch chi tiết của cuộc họp - Liệt kê các đề mục tranh luận, trao đổi và định thời gian cho từng mục. - Dự đoán những đáp ứng của người tham dự, những ý kiến tán thành hay phản đối. - Ghi chú những điểm quan trọng nhất cần tập trung nhấn manh, suy nghĩ về những cấu hỏi mà các thành viên có thể nêu lên cũng như dự kiến những giải pháp đưa ra.1-84Xác định chương trình nghị sựThời lượng dành cho một cuộc họp tùy thuộc vào mục tiêu và agenda. Một cuộc họp thường kéo dài từ 30 phút cho đến 2 giờ. Nếu cuộc họp kéo dài từ 2 tiếng trở lên thì nên có 10 -15 phút break.Agenda cũng không nên ôm đồm quá nhiều đề mục nóng vì như vậy cuộc họp sẽ dễ kéo dài.Khi xác định trình tự của cuộc họp, nên để những vấn đề ít quan trọng ra trước, vì nếu không chúng dễ bị bỏ quên nếu để ra sau. 1-85Xác định chương trình nghị sựNhững vấn đề có tính khẩn cấp phải đưa ra trước và những vấn đề không khẩn cấp nên để ra sau.Người chủ trì cuộc họp có thể lưu hành bản nháp của agenda đến mọi thành viên cuộc họp để tham khảo ý kiến mọi người về agenda, để tránh bỏ sót một số đề mục.1-86Xác định thành phần tham dựNên chọn đúng người tham gia cuộc họp. Thường thì dễ xác định ai nên tham dự vào một cuộc họp.Nên đưa vào thành phần tham dự những người sau đây: - Những người ra quyết định cho những vấn đề liên quan. - Những người có thể cung cấp những thông tin đầu vào cần thiết cho cuộc họp. - Những người có quan tâm và sẵn sàng can dự đến vấn đề nêu ra trong cuộc họp - Những người mà sẽ thực thi những quyết định được đưa ra trong cuộc họp. 1-87Xác định thành phần tham dựViệc xác định thành phần tham dự trở nên tế nhị khi mời người thuộc đơn vị khác hoặc tổ chức bên ngoài đến tham dự. Mời những người ngoài chỉ khi những kiến thức chuyên môn của họ giúp ích cho cuộc họp. Tuy vậy, do có sự hiện diện của họ, có những vấn đề nội bộ không tiện nêu lên thảo luận trong cuộc họp. Khi phải mời những lãnh đạo cấp trên tham gia cuộc họp, nên tránh để cho họ can thiệp quá nhiều vào cuộc họp.1-88Thời gian - địa điểm-cơ sở vật chấtXác định ngày họp: Cố gắng tìm một ngày phù hợp nhất để tổ chức cuộc họp.Xác định giờ họp: Thường gói gọn trong một buổi sáng hay chiều.Xác định địa điểm: Chọn phòng phải đủ lớn cho số người dự họp. Nếu phòng quá lớn hoặc quá trang trọng hoặc quá nhỏ, cũng ảnh hưởng đến sự tập trung của những thành viên tham dự . Chú ý: Không nên thay đổi thời gian và địa điểm cuộc họp vào giờ phút chót vì làm như vậy có nguy cơ làm hỏng cuộc họp.1-89Thời gian - địa điểm-cơ sở vật chấtChuẩn bị cơ sở vật chất: Cần chuẩn bị tốt phương tiện nghe nhìn hỗ trợ cho cuộc họp. Phải có đủ screen cho các projector. Cách sắp đặt bàn ghế tùy thuộc vào loại hình và qui mô của cuộc họp. - Đối với cuộc họp đông người thì dùng hội trường và người tham dự ngồi thành hàng, nên có bàn trước mặt, đối diện với người chủ trì cuộc họp. - Đối với cuộc họp số lượng trung bình thì nên xếp ngồi theo hình chữ U, ngồi đối diện với bàn của người chủ trì. - Đối với cuộc họp ít người thì nên dùng một bàn hình chữ nhật.1-90Thời gian - địa điểm-cơ sở vật chấtViệc đặt để các thiết bị nghe nhìn là rất quan trọng. Lưu ý rằng thông tin nhận được gồm: thông tin từ thị giác chiếm 83% còn từ thính giác chiếm 11%. Thông tin từ thị giác cảm nhận được dễ dàng hơn và nhận được cả những thông tin phức tạp.Hình ảnh từ máy chiếu phải rõ. Âm thanh phải đủ lớn để có thể nghe, dù ngồi ở cuối phòng họp. Cần phải có kỹ thuật viên coi sóc các thiết bị nghe nhìn trong suốt cuộc họp. Tuyệt đối tránh những trục trặc kỹ thuật.1-91Gởi thư mờiThư mời họp nên gửi đến những người tham dự khoảng trước một tuần lễ. Người chủ trì phải gửi đến mỗi người tham dự: - Một thư mời ghi rõ thời gian (giờ, ngày, tháng) và địa điểm của cuộc họp. - Một chương trình nghị sự rõ ràng cùng với những đề nghị tham gia của người tham dự. - Một bộ hồ sơ ngắn gọn có nội dung: Các vấn đề chính sẽ được trình bày và giới thiệu những thành viên tham dự cùng với các báo cáo của họ về các vấn đề đặt ra.Nên cung cấp tài liệu đầy đủ cho mọi thành viên và để cho họ có đủ thời gian nghiên cứu chúng trước khi đi vào buổi họp. 1-92Vai trò của người chủ trì cuộc họpNhững chức năng phải đảm nhiệm  Người tạo thuận lợi (facilitator) cho sự đề xuất ý kiến của mọi thành viên: Người chủ trì cuộc họp phải biết cách vận động mọi thành viên tham gia đóng góp ý kiến, ý tưởng, nhận xét, phân tích, phê phán, đề nghị cho cuộc họp.  Người điều khiển (controller) cuộc họp đi đúng hướng: Người chủ trì phải bám sát agenda của cuộc họp, đảm bảo cho cuộc họp tiến triển thuận lợi, hướng đến những mục tiêu đặt ra. 1-93Vai trò của người chủ trì cuộc họpNgười điều hòa Người chủ trì cuộc họp phải tính đến trạng thái tâm lý của các thành viên tham dự cũng như những mối liên hệ riêng tư của họ với nhau. Những yếu tố khác nhau về tâm lý có thể là nguồn gốc của các sự bế tắc. Chức năng điều hòa sẽ làm liên kết các cá nhân, tạo sự hiểu biết giữa các thành viên tham dự và loại bỏ những sự mâu thuẫn, đối đầu có thể có.1-94Những kỹ thuật của người chủ trì cuộc họpTrình bày lại (restate) Nó cho phép người vừa phát biểu thấy rằng chủ tọa đã hiểu mình. Sự trình bày lại làm cho mọi người nhận thức các điểm thỏa thuận hay bất đồng vừa được phát biểu và làm rõ thái độ khách quan của người chủ trì. Tổng hợp (summarize) Là một tóm lược các dữ kiện chính yếu do tập thể phát biểu. Nó cho phép mọi người nhận thức được lập trường của mình trong quá trình làm việc, kiểm tra những gì đã đạt được hay chưa đạt được. Đặt câu hỏi Việc đặt câu hỏi cho phép mọi thành viên có thể đi sâu vào vấn đề hay tiếp đà cho việc tranh luận.1-95Những lời khuyên cho người chủ trì cuộc họpHãy là một tấm gương về tính trung thực và tính công bình trong cuộc họpBám sát chương trình nghị sự nhưng không bộc lộ điều này một cách quá trực tiếp.Để cho mỗi người có cơ hội đóng góp ý kiến. Nên để mỗi người phát biểu chỉ trong một thời khoảng nhất định, thí dụ 2 phút.Tránh đọc từng chữ một văn bản trong cuộc họp mà nên gửi trước văn bản này đến mọi người để đọc trước.1-96Những lời khuyên người chủ trì cuộc họpQuan sát sắc mặt, điệu bộ để biết những bất đồng, những mâu thuẫn để có những hành động cần thiết.Hãy để một người đang nói hoàn tất phát biểu của anh ta.Nếu có người phát biểu lan man lạc đề, nên tìm cách nhắc nhở để người đó quay về với đề mục đang thảo luận.Tránh hối thúc mọi người đi vội đến quyết định nếu mục đích của cuộc họp là để thảo luận và gắn kết mọi người lại với nhau.1-97Những kỹ thuật của người chủ trì cuộc họpTránh tranh luận miên man hàng giờ khi cuộc họp cần phải đi đến một quyết định.Tránh không để hai thành viên tranh cãi tay đôi trong cuộc họp.Nên vui vẻ và có óc hài hước. Hãy mỉm cười ngay cả khi bất đồng với một ý kiến nào đó. Chớ để cảm xúc can thiệp vào công việc của lý trí.Phải luôn luôn tỏ rõ sự hiện diện của mình trước tập thể. Phải là người phải biết lắng nghe, biết tôn trọng người khác, tôn trọng tập thể.1-98Ghi biên bản cuộc họpCó một người làm thư ký ghi biên bản cuộc họp, ngồi bên cạnh người chủ trì cuộc họp, nếu không người chủ trì phải ghi chép về cuộc họp.Biên bản rất quan trọng cho việc quản lý diễn tiến, những quyết định và những kết quả cuả cuộc họp. Nó đúc kết những điều được nhất trí và làm sáng tỏ những điều mơ hồ. Một cuộc họp không biên bản thì những quyết định và kết quả cuả cuộc họp sẽ bị quên lãng và những công sức tổ chức cuộc họp trở thành uổng phí.1-99Ghi biên bản cuộc họpSau cuộc họp, biên bản được hoàn thiện, đánh máy và sao thành nhiều bản gửi đến mọi thành viên tham dự cuộc họp.Biên bản nên ngắn gọn, chính xác và minh bạch, bao gồm những con số, những sự kiện, những hành động phải làm và những thời hạn. Những hành động được nhất trí phải được mô tả rõ ràng và có phân công người chịu trách nhiệm và có kỳ hạn hoàn tất.1-100Ghi biên bản cuộc họpBiên bản cuộc họp nên có những phần sau đây: - Ngày giờ và địa điểm cuộc họp - Những người có mặt, vắng mặt - Những chủ đề được thảo luận - Những quyết định của cuộc họp - Những bước hành động sắp tớICuối buổi họp, người chủ trì cuộc họp phải phát biểu tổng kết lại những điểm chính của cuộc họp trước khi giải tán cuộc họp.1-101Những yếu tố tâm lý của các thành viên trong cuộc họpTrong cuộc họp, mọi người có khuynh hướng cho mình là đặc biệt, là quan trọng, điều này tùy thuộc vào vị trí xã hội của mỗi người.Các thành viên mong đợi ở mỗi người một thái độ cư xử tùy thuộc vào vị trí xã hội của người đó. Mỗi người có một vai trò, các vai trò có tính độc lập, mỗi người tự xác định vai trò của mình đối với người khác.1-102Những yếu tố tâm lýCó ba loại vai trò khác nhau trong các cuộc họp.Những vai trò chú trọng đến công việc: những người muốn tạo thuận lợi cho công việc của tập thể bằng cách đưa ra các ý kiến, cung cấp các thông tin, lập các bảng biểu Những vai trò duy trì sự gắn bó của tập thể: những người có khả năng làm giảm nhẹ những xung đột trong tập thể, tạo nên sự thống nhất, tìm cách khuyến khích người khác, sẵn sàng tiếp thu ý kiến của mọi người.1-103Những yếu tố tâm lýNhững vai trò chú trọng vào nhu cầu cá nhân: những người thích được nổi bật, muốn nắm quyền lực, thích kể về mình, thích tìm đồng minh. Đó là những người hay cản trở hoạt động của tập thể.1-104Cuộc họp động nãoĐộng não (brainstorming) là một kỹ thuật giải quyết vấn đề, xây dựng nhóm công tác (team) và đưa ra những ý tưởng sáng tạo. Động não với một nhóm người là một kỹ thuật khá hữu hiệu. Động não thúc đẩy các team phát triển vì kỹ thuật này gắn kết các thành viên của team vào trong những vấn đề quản lý lớn hơn và làm cho các thành viên làm việc gắn bó với nhau. 1-105Cuộc họp động nãoĐộng não cần được tổ chức và tuân thủ một số qui tắc. Động não liên quan đến team mà theo đó mọi thành viên của team phải biết được những hiện trạng đang diễn ra trong team. Động não đặt nhiệm vụ quan trọng lên vai người chủ trì, người này phải quản lý quá trình, sự đóng góp của mỗi thành viên và theo dõi việc thực thi những quyết định từ cuộc họp động não. 1-106Trình tự của cuộc họp động nãoXác định và nhất trí về mục tiêuĐưa ra những ý tưởng, đề nghị Xếp loại, phối hợp và tinh chế những ý tưởngPhân tích đánh giá những tác dụngĐặt thứ tự ưu tiên cho những khả năng lựa chọnThoả thuận về hành động và thời gian thực hiệnTheo dõi việc thực thi những quyết định1-107Xác định và nhất trí về mục tiêuBước này đảm bảo mọi thành viên tham gia vào cuộc họp động não nhận thức và đồng ý về mục tiêu của cuộc họp. Thí dụ: xác lập một loạt các hoạt động tuyên tuyền tiếp thị cho một sản phẩm mới, đề nghị các biện pháp nâng cao chất lượng đào tạo, đề xuất các biện pháp tiết kiệm chi tiêu nhưng vẫn đảm bảo năng suất, v.v. Cần giữ cho mục tiêu cuả cuộc họp được đơn giản. Xác định thời gian trao đổi để giữ cho hoạt động tiến triển đúng hướng và có kiểm soát. 1-108Quản lý cuộc họp động nãoCuộc họp động não tạo điều kiện cho mọi người đề xuất ý tưởng một cách ngẫu hứng. Công việc của người chủ trì là khuyến khích mọi người tham gia đóng góp mà không chối bỏ bất cứ ý kiến nào dù cho ý kiến đó có thể lạ lùng, bay bổng như thế nào. (Những ý tưởng tốt nhất thường là những ý tưởng mà lúc ban đầu có vẻ lạ lùng nhất). 1-109Quản lý cuộc họp động nãoKhi thời hạn đề xuất ý tưởng đã kết thúc, tiến hành phân loại, gom cụm, liên kết các ý tưởng lại với nhau. Đúc kết và hoàn chỉnh các ý tưởng. Có thể kết hợp đưa cả những ý tưởng còn yếu vào những chủ đề lớn để tránh bỏ rơi những sự đóng góp này. Mọi người tham gia đánh giá, phân tích tính hợp lý và tác dụng của những ý tưởng. Xếp thứ tự ưu tiên của các ý tưởng thành một danh sách hoàn chỉnh các hành động (action) hoặc các khả năng lựa chọn (option). 1-110Quản lý việc thực thi những quyết định của cuộc họp động nãoBước này đồng ý với nhau về những việc làm sắp tới là gì. Thoả thuận về thời hạn và ai chịu trách nhiệm làm việc gì. Sau cuộc họp động não, lưu hành văn bản ghi chép, theo dõi và lắng nghe các phản hồi. Cần thiết phải tạo ra một kết quả tích cực để mọi người cảm thấy nỗ lực và sự đóng góp của mọi người là đáng công. Khi mọi người thấy rằng những cố gắng của họ đưa lại những hành động và chuyển biến tích cực, họ sẽ hăng hái và muốn đóng góp hơn nữa trong thời gian tới.