Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng tại công ty bách hóa số 5 Nam Bộ

độ ngoại ngữ thì lại thiếu kinh nghiệm thực tế.. .. nên khả năng nhận biết, phản ứng với tình huống bất ngờ còn chậm làm cho quá trình thương lượng và đặt hàng chưa đạt hiệu quả kinh tế cao. Trách nhiệm mua hàng của công ty là rất lớn. Nên việc tuyển nhân viên mua hàng là rất quan trọng. Chọn một nhân viên mua hàng chuyên nghiệp có kinh nghiệm là một lợi thế thực sự của doanh nghiệp. Kinh doanh có kiếm lời được hay không phụ thuộc rất nhiều vào nhân viên viên mua hàng. Nhất là đối với công tác thương lượng và đặt hàng nếu như có được một nhân viên giỏi, có nhiều kinh nghiệm là một lợi thế thực sự của công ty. 2.3.1.4 Đối với công tác theo dõi và kiểm tra kết quả giao nhận hàng hoá. Đây là công tác được công ty tương đối chú trọng và làm khá tốt. Công ty thường xuyên theo dõi, giám sát và kiểm tra quá trình giao nhận hàng hóa vế số lượng, chất lượng, chủng loại, thời gian giao hàng và các điều khoản ghi trong hợp đồng. Đối với mỗi mặt hàng khi có nhu cầu mua công ty thường đặt hàng và theo dõi, kiểm tra việc giao nhận hàng hoá. Nếu gần đến ngày giao hàng mà không thấy công ty sẽ thúc giục các nhà cung cấp. Ví dụ đối với mặt hàng bánh kẹo Kinh Đô cuối tháng 9 năm trước công ty đặt hàng cho tháng 10 nhưng đến ngày 3 tháng 10 vẫn chưa thấy nhà cung cấp thông báo sẽ mang hàng đến nhân viên mua hàng đã tìm đến nhà cung cấp thì phát hiện ra đơn đặt hàng mà công ty gửi qua fax nhà cung cấp đã không nhận được. Nhờ quá trình kiểm tra, theo dõi tốt mà công ty luôn đảm bảo có hàng để bán, và khắc phục được những sai sót trong khâu mua hàng. Khi nhận hàng công ty bao giờ cũng có nhân viên mua hàng đứng theo dõi kiểm tra việc giao nhận hàng hoá để đảm bảo đủ về số lượng, đúng về chất lượng, mẫu mã, quy định… Do làm tốt khâu này nên công ty đã góp phần làm cho hàng hoá đúng theo yêu cầu ghi trong hợp đồng, góp phần làm tăng hiệu quả kinh doanh của công ty. Công ty cần tiếp tục hơn nữa không ngừng nâng cao chất lượng công tác này vì đây là một trong quá trình của công tác quản trị mua hàng. 2.3.1.5.Đối với công tác đánh giá kết quả thực Công tác kiểm tra, kiểm soát được diễn ra trong tất cả các khâu của quá trình mua hàng. Nếu không có sự xác nhận của phòng kiểm tra chất lượng thì hàng hóa sẽ không được nhập vào kho và phòng tài vụ sẽ không được phép thanh toán mặt hàng đó. Những người có trách nhiệm luôn đôn đốc, theo dõi, kiểm tra công tác mua hàng. Hàng tháng, hàng qúy, hàng năm công ty đều có các cuộc họp để đánh giá kết quả mua hàng. Việc đánh giá này dựa trên nguyên tắc việc mua hàng của công ty có đảm bảo đầy đủ kịp thời với chất lượng cao và chi phí thấp nhất không... Sau mỗi lần mua hàng công ty thường đánh giá kết quả mua hàng. Nếu hàng mua về đảm bảo đúng về tất cả các mục tiêu mà công ty đã đề ra như về số lượng chất lượng, mẫu mã, chủng loại... tức là nhà cung cấp đã đáp ứng đầy đủ nhu cầu về mục tiêu mà công ty đề ra thì công ty vẫn tiếp tục đặt hàng của nhà cung cấp đó. Còn nếu hàng hóa mua về có sai sót nếu như là khách quan thì công ty sẽ cùng với nhà cung cấp tìm ra các giải pháp để khắc phục, hạn chế rủi ro và thiệt hại đến mức thấp nhất, nhưng nếu như đó là lỗi của nhà cung cấp thì công ty sẽ tìm và lựa chọn nhà cung cấp khác. Trên thực tế công tác mua hàng được thực hiện đầy đủ, kịp thời theo yêu cầu của bán hàng, ít để gây ra tình trạng thiếu hụt hàng hóa để bán. Chi phí mua hàng đối với những hàng hóa trong nước đã phần lớn đảm bảo ở mức thấp nhất nhưng những hàng hóa nhập công ty vẫn phải mua với giá cao. Trong năm qua công ty đã thực hiện mua hàng nội địa nhiều. 2.3.2.Đánh giá công tác tổ chức và quản trị nhân sự trong khâu mua hàng. Đối với công tác tổ chức mua hàng: Bộ phận mua hàng thuộc phòng quản lý kinh doanh. Gồm trưởng phòng kinh doanh và sáu nhân viên mua hàng. Trưởng phòng là người có trách nhiệm dự thảo hợp đồng kinh tế ( đối với những mặt hàng có giá trị lớn ), báo cáo giám đốc quá trình thực hiện mua hàng, đồng thời chịu trách nhiệm trước giám đốc về quá trình thực hiện hợp đồng. Trưởng phòng kinh doanh luôn đôn đốc, theo dõi, kiểm tra công tác mua hàng và dự trữ hàng hoá. Những nhân viên mua hàng được giao nhiệm vụ ký kết hợp đồng, giao dịch với những nhà cung cấp của một hoặc một số mặt hàng hoá nhất định và quy định trách nhiệm rõ ràng trong việc đảm bảo cung ứng hàng hoá cho bán hàng, thực hiện hợp đồng đã ký kết. Nếu do chủ quan thiếu trách nhiệm gây thiệt hại về kinh tế cho công ty thì những nhân viên này sẽ phải bồi thường thiệt hại tuỳ theo mức độ do công ty quy định. Mặt khác những nhân viên nay cũng được hưởng “ tháng lương thứ mười ba” nếu trong năm nhân viên hoàn thành đúng thời hạn, mua được hàng theo đúng tiêu chuẩn, chi phí mua hàng nhỏ nhất, trực tiếp mang lại lợi ích kinh tế cho công ty. Mỗi nhân viên thường xuyên kiểm tra hàng hoá tồn kho để nắm rõ tình hình, nhu cầu cần mua loại hàng hoá mà mình đảm nhiệm. Với chế độ thưởng phạt vật chất, nhân viên mua hàng, công ty đã khuyến khích được nhân viên mua hàng hoàn thành tốt được nhiệm vụ được giao, kết quả được giao. Kết quả là trong những năm vừa qua là công ty luôn có những hàng để bán. Tuy nhiên đây là kinh doanh kiểu siêu thị nên đối với mặt hàng có giá trị nhỏ thì việc đặt hàng do chính nhân viên đứng làm đảm nhiệm, mà nhân viên bán hàng thì hưởng lương và chế độ ưu đãi của nhân viên bán hàng không liên quan đến phòng kinh doanh nên họ chỉ làm đúng phận sự của mình. Hàng hết thỉ họ chủ động gọi đặt mà không hề nghiên cứu nhu cầu thị trường, nghiên cứu mặt hàng, nghiên cứu sự thay đổi nhu cầu thị trường, thay đổi về giá cả, lựa chọn nhà cung cấp mới nên nhiều khi công ty vẫn phải mua hàng gía đắt hơn so với giá hàng cũ, hàng sác định lỗi mốt. Đây là vấn đề phòng kinh doanh nên quan tâm. Về nhân sự: Với số lượng lao động khá lớn từ thời bao cấp để lại, trình độ của nhân viên còn hạn chế chỉ yếu chỉ tốt nghiệp phổ thông. Trong bộ phận mua hàng mặc dù lượng nhân viên chiếm ít hơn so với các bộ phận khác nhưng trình độ của nhân viên còn nhiều hạn chế. Có nhân viên đã tốt nghiệp đại học nhưng cũng có một số nhân viên mới chỉ tốt nghiệp phổ thông. Đây là một hạn chế trong công tác mua hàng vì thành công trong mua hàng phụ thuộc rất nhiều vào nhân viên mua hang. Với một nhân viên mua hàng có trình độ cao thì khả năng thành công là lớn. Công ty cần tổ chức đào tạo và đạo tạo lại, tuyển dụng thêm nhân viên mới có khả năng mua hàng thật sự trong mua hàng. 2.3.3.Nhận xét chung đối với công tác quản trị mua hàng tại công ty. Trong quá trình mua hàng công ty đã xác định được mục tiêu của công tác quản trị mua hàng là mục tiêu an toàn, mục tiêu chất lượng và mục tiêu chi phí. Công tác quản trị mua hàng của công ty trong thời gian qua có ưu điểm sau: - Ngày càng có nhiều đối tác muốn có quan hệ làm ăn với công ty, cung cấp hàng hoá cho công ty thể hiện trong thời gian qua có rất nhiều các nhà cung cấp tự tìm đến thương lượng và đặt hàng với công ty. Vì thế công ty ngày càng có nhiều cơ hội lựa chọn nhà cung cấp tối ưu. - Chiến lược nội địa hoá đầu vào, công ty đã tìm kiếm nhà cung cấp trong nước có thể cung cấp các mặt hàng mà công ty có nhu cầu với chất lượng đảm bảo, giá cả hợp lí, giúp cho công ty có khả năng cạnh tranh với các mặt hàng ngoại và giúp cho công ty có thể giảm được chi phí mua hàng, vận chuyển và bảo quản trị hàng hoá. - Khả năng quay vòng vốn do công ty thực hiện nhu cầu và đúng thời điểm, tức là chỉ khi nào cần mới mua. Mặt khác công ty đã giảm đến mức thấp nhất chi phí bảo quản do mua nhiều hàng. Bên cạnh những ưu điểm thì công tác quản trị mua hàng còn có những hạn chế sau: - Đối với việc xác đinh nhu cầu mua hàng do hạn chế của nhân viên không xác định nhu cầu cụ thể của người tiêu dùng nên còn tồn tại tình trạng hàng mua không phù hợp với nhu cầu, thị hiếu của người tiêu dùng, hàng mua lỗi mốt hay mẫu mã không phù hợp. - Trong công tác tìm và lựa chọn nhà cung cấp, công ty đã lựa chọn nhà cung cấp lớn, có uy tín, có độ vững vàng về tài chính, đáp ứng được yêu cầu về tiêu chuẩn, kĩ thuật của hàng hoá. Nhưng công ty chưa thường xuyên lựa chọn nhà cung cấp qua các cuộc triển lãm, qua hội chợ, qua các phương tiện thông tin đại chúng. Điều này dẫn đến công ty có thể bị các nhà cung cấp ép giá khi trên thị trường có sự biến động về giá cả hàng hoá. - Đối với công tác thương lượng và đặt hàng công ty chưa tận dụng được ưu thế của người đi mua. - Vì lập kế hoạch cung ứng của công ty nhiều khi chưa chính xác, có loại thì thiếu, có loại thì thừa. Và nhiều lần công ty phải dùng vào hàng mua vào cho kì sau. - Về vấn đề tổ chức và nhân sự: trưởng phòng kinh doanh đảm nhiệm chức vụ kiểm soát mua hàng, phải quản lí toàn bộ các vấn đề liên quan đến việc xây dựng kế hoạch, tổng hợp về kinh doanh ngắn và dài hạn, lập và triển khai thực hiện kế hoạch mua hàng, tổ chức nghiệp vụ mua hàng, quản lí phương tiện vận tải…do phải đảm trách qúa nhiều nhiệm vụ như vậy nên không thể theo sát sao đến từng nhân viên của phòng nói chung và nhân viên mua hàng nói riêng. - Số lượng cán bộ nghiệp vụ chủ chốt có trình độ nghiệp vụ cao còn thiếu nên chưa phát huy được hiệu quả cao nhất cho hoạt động kinh doanh tại các đơn vị này. - Do đội ngũ cán bộ chuyên môn ít có kinh nghiệm, trình độ chuyên môn, khả năng phản ứng với các tình huống bất ngờ xảy ra còn kém làm cho quá trình thương lượng và đặt hàng đạt hiệu quả không cao. - Cơ cấu mặt hàng thay đổi chậm so với nhu cầu của thị trường. Về chính sách mặt hàng kinh doanh còn chưa đa dạng, phong phú, mặt hàng chủ lực của công ty còn chưa mạnh. - Về chính sách gía cả cũng có nhiều tiến bộ song vẫn cưa có chính sách giá lâu dài và mục tiêu đã định mà chủ yếu nhằm vào giải quyết tốt việc bán ra. Vì vậy mà đôi khi còn làm giảm lợi nhuận kinh doanh của công ty. - Việc phân tích, đánh giá các dữ liệu phục vụ cho mua hàng và hoạt động kinh doanh của công ty chưa được chú ý sát sao, kế hoạch mua hàng được đưa ra đôi khi không sát với thực tế. - Thủ tục hành chính rườm rà, các quyết định đưa ra chưa nhanh. Khi có sự thay đổi hay thông báo của các bên bán về thay đổi đơn hàng học muốn xin ý kiến chỉ đạo phải trình đơn qua từng bậc. - Công ty còn bị động vốn ở những mặt hàng nhập khẩu do những mặt hàng này thường phải nhập lô lớn, trong khi đó nhu cầu sử dụng lại chưa cao, lô hàng nhập lại chưa cao, lô hàng nhập lại phải sử dụng trong thời gian dài. CHƯƠNG3: Các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng tại công ty bách hoá số 5 Nam Bộ. 3.1 PHƯƠNG HƯớng và nhiệm vụ kinh doanh của công ty trong thời gian tới. Với hơn 47 năm tồn tại và phát triển công try bách hoá số 5 Nam Bộ đã từng bước trưởng thành và mở rộng quy mô. Trong thời buổi hiện nay có rấtd nhiều công ty mọc lên như Fivimảt, intimex, siêu thị Láng Hạ, siêu thị Thái Dương… Mặc dù công ty bách hoá số 5 Nam Bộ ra đời lâu hơn so với nhiều công ty khác, với lượng hkách hàng truyền thống khá lớn nhưng để cạnh tranh được với các siêu thị khác, để giữ được khách hàng truyền thống và thu hút được khách hàng mới vè phía mình công ty đã không ngừng nỗ lực, cố gắng phấn đấu tự tìm cho mình một đường đi riêng. Vào cuối mỗi năm công ty luôn tổng kết những gì đạt được trong năm qua và dề ra phương hướng phấn đấu cho những năm tiếp theo. Đòng thời xem xét, kiểm tra lại xem kế hoạch đề ra dài hạn có phù hợp không. Để thích ứng với tình hình kinh tế mới, công ty đã đề ra phương hướng phát triển của công ty trong năm tới. 3.1.1 Phương hướng hoạt động kinh doanh của công ty - Doanh thu tăngtừ 10-12%, nộp ngân sách nhà nước tăng từ 5-8% so với năm trước. - Đẩy mạnh công tác nghiên cứu thị trường để tiếp tục đua ra những sản phẩm mới có chất lượng cao, giá thành hạ, từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh của công ty trên thị trường. - Duy trì và phát triển sản phẩm mới trên thị trường hiện tại và thị trường truyền thống. - Nâng cao chất lượng quản trị trong toàn công ty trên tất cả các khâu về mọi mặt. - Mở rộng mạng lưới tiêu thụ ra các khu vực khác. 3.1.2 Nhiệm vụ của công ty trong thời gian tới. - Sắp xếp lại nghành hàng, nhóm hành kịnh doanh đảm bảo tính cạnh tranh ssáp ứng nhu cầu tiêu dùng của khách hàng, mang lại hiệu quả kinh doanh cao. - Đẩy mạnh hoạt động kinh doanh mà trước mắt là mở rộng kinh doanh siêu thị và các loại hình bán hàng tự trọn khác. - Cải tiến công tác quản lí, tổ chức lại lực lượng lao động, boó trí, sắp xếp lao động một cách hợp lí, khoa học tiến tới tinh giảm bộ máy quản lí. - Đẩy mạnh hoạt động bán hàng ra, tăng doanh số bán hàng, thực hiện khoán doanh thu tới từng nhân viên bán hàng, nâng cao năng suất lao động của nhân viên. + Coi khách hàng là trọng tâm của mọi hoạt động trong công ty, tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng. 3.1.3 Một số phương hướng nhằm nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng tại công ty trong thời gian tới. Để chất lượng công tác quản trị mua hàng của công ty ngày càng được nâng lên, xuất phát từ thực tế, công ty đã đề ra một số phương hướng sau: - Hoàn thiện và củng cố quy trùnh mua hàng của công ty theo các bớc công việc một cách hợp lí. - Giải quyết tốt mối quan hệ giữa các hoạt động mua hàng, dự trữ và tiêu thụ hàng hoá. Do cho các khâu này diễn ra hài hoà và hỗ trợ cho nhau. - Tăng cường công tác quản lí các chi phí có liên quan đến dự trữ hàng hoá. Giảm chi phí mua hàng và chi phí bảo quản hàng hoá, sao cho hai khoản chi phí này luôn bằng nhau trong mọi chu kì sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. + Thường xuyên nâng cao chất lượng đội ngũ lao động tham gia vào các hoạt động mua hàng. 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng tại công ty bách hoá số 5 Nam Bộ. Qua việc phân tích cơ sở lí luận của quản trị mua hàng ở chương 1 và qua khảo sát và đánh giá công tác quản tri mua hàng tại công ty bách hoá số 5 thực tế ở chương 2 kết hợp với phương hướng hoạt động kinh doanh của công ty trong thời gian tới đề xuất một số giải pháp nhằm khác phục những tồn tại để hoàn thiện tốt hơn công tác quản trị mua hàng tại công ty. 3. 2. 1 Các giải pháp nhằm đổi mới và hoàn thiện quy trình mua hàng của công ty. Giải pháp 1: Đổi mới và hoàn thiện việc xác định nhu cầu mua hàng. - Đổi mới và hoàn thiện phương pháp xác định khối lượng hàng hoá mua vào Công ty phải xác định khối lượng mua vào dựa trên mức bán ra, kế hoạch bán ra là cơ sở để xây dựng kế hoạch mua vào. Việc xây dựng kế hoạch bán ra công ty phải đi nghiên cứu nhu cầu thị trường. Để xác định được nhu cầu thị trường công ty cần quan tâm đến các vấn đề : + Công tác nghiên cứu thị trường tại công ty phải đi liền với việc tiêu thụ hàng hoá. Thông qua việc nghiên cứu thị trường công ty phải thấy được mình nên kinh doanh mặt hàng nào, mặt hàng nào đang kinh doanh trên thị trường mà nhu cầu không có hoặc rất ít, số lượng hàng hoá nên kinh doanh là bao nhiêu, chất lượng chủng loại hàng hoá là như thế nào. + Việc nghiên cứu nhu cầu thị trường nên tập trung sự phân bố của mặt hàng theo kết cấu địa lý, sự phân bố của dân cư và nhu cầu tiêu dùng của người dân. Với vị trí địa lý rất thuận lợi nằm ngay trung tâm thủ đô Hà Nội nên khách hàng của công ty chủ yếu là tầng lớp trí thức và những người có thu nhập và nhu cầu tiêu dùng của người dân. Với vị trí địa lý rất thuận lợi nằm ngay trung tâm thủ đô Hà Nội người của công ty là tầng lớp trí thức những người có thu nhập ổn định và nhu cầu tiêu dùng khá cao. Cho nên với những đặc điểm của khách hàng này thì yêu cầu chất lượng của họ là khá cao, hàng mua phải đảm bảo chất lượng vì hàng mà nếu sai lệch về chất lượng dù rất nhỏ xong cũng rất dễ làm mất lòng khách và dẫn tới tình trạng mất khách đây là tập khách hàng rất khó tính. + Nghiên cứu thị trường phải chỉ ra được vào những thời điểm nào trong năm thì người tiêu dùng có nhu cầu tiêu dùng lớn đối với mặt hàng nào để từ đó giúp cho công ty trong việc chuẩn bị hàng hoá phục vụ cho thị trường một cách tốt nhất vào các dịp trọng điểm trong năm khắc phục tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hoá quá lớn làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty. Ví dụ đối với ngày tết thì nhu cầu tiêu dùng về bánh kẹo là rất lớn, mức độ tiêu thụ mặt hàng này trong khoảng thời gian tết rất nhanh và cao. Đây là thời điũm mà công ty nên chuẩn bị hoạt động kinh doanh của mình Đối với bách hoá số 5 Nam Bộ kinh doanh chủ yếu mặt hàng tiêu dùng nên xác định thời điểm quý I là lúc mà nhu cầu về hàng hoá là đặc biệt là lương thực thực phẩm là rất lớn và từ đó công ty phải có chính sách mặt hàng dự trữ hàng hoá hợp lý để đảm bảo có đủ hàng để bán. + Ngoài ra công ty cũng cần nghiên cứu nhu cầu của khách hàng thông qua việc nghiên cứu tâm lý của khách hàng để phân loai khách hàng theo các chỉ tiêu kinh tế và xã hội học. Thông qua việc nghiên cứu thị trường và khách hàng công ty thấy được những nguyên nhân kết quả và chủ quan ảnh hưởng đến sự tăng, giảm doanh thu của doanh nghiệp trong thời gian qua có được một trong những căn cứ để tiến hành dự báo mức sản phẩm mua vào và lập kế hoạch mua cho thời gian tới. - Xây dựng phương pháp xác định chất lượng và chủng loại: + Chất lượng hàng hoá được xác định qua mức độ hài lòng cùa người tiêu dùng về mặt hàng đó nên công ty tập trung nghiên cứu về sự thoả mãn nhu cầu của người tiêu dùng đặc biệt là đối với mặt hàng thời trang. Đây là mặt hàn mà mẫu mã chất lượng thay đổi thường xuyên và nhanh chóng. Trước mắt công ty cần tập trung nghiên cứu nhu cầu tiêu dùng đối với ngành hàng quần áo. Ngày nay do cuộc sống ngày càng nâng cao nhu cầu làm đẹp của người dân nhất là chị em phụ nữ là rất lớn. Mặt hàng quần áo thời trang là mặt hàng thu hút sự quan tâm của phái nữ nhiều nhất. Người tiêu dùng rất thích mua ở siêu thị kể cả quần áo thời trang mặc dù ở shop có rất nhiều hàng đẹp. Nhưng họ quan niệm trong siêu thị hàng hoá đặc biệt chất lượng không có hiện tượng hạ giá nên mặc dù giá của siêu thị đắt hơn là vào shop nhưng họ vẫn muốn vào siêu thị mua. Tuy nhiên mặt hàng này ở siêu thị thường là mặt hàng tồn tại của quý trước thậm chí là năm trước nên hàng đã bị lỗi mốt, lạc hậu. Do đó công ty nên tập trung cải tiến lại cách thức kinh doanh của mình để tận dụng được ưu thế đó. Giải pháp 2:Củng cố và hoàn thiện hệ thống các nhà cung cấp - Đối với các nhà cung cấp truyền thống cũ : + Nếu nhà cung cấp vẫn thoã mãn nhu cầu của công ty ví dụ như mặt hàng đồ hộp hay hải sản của công ty cổ phần đồ hộp Hạ Long, mặt hàng bánh kẹo của công ty bánh kẹo Hải Châu, Hữu Nghị, Kinh Đô … Đây là những mặt hàng mà công ty có mối quan hệ làm ăn từ lâu, các nhà cung cấp này trở thành nhà cung cấp truyền thống của công ty, họ vẫn làm hài lòng công ty thì công ty nên tập trung mua hàng của những nhà cung cấp đó. Những nhà cung cấp này sẽ đáp ứng kịp thời cho công ty kịp thời gian đúng về chất lượng số lượng mà công ty yêu cầu Tuy nhiên đối với họ công ty luôn có sự kiểm tra giám sát chặt chẽ xem liệu số lượng hàng hoá giá cả của họ so với các nhà cung cấp khác có sự khác biệt nào không. Công tác kiểm tra, kiểm soát được diễn ra trong tất cả các khâu của quá trình mua hàng. Nếu không có sự xác nhận của phòng kiểm tra chất lượng thì hàng hóa sẽ không được nhập vào kho và phòng tài vụ sẽ không được phép thanh toán mặt hàng đó. Những người có trách nhiệm luôn đôn đốc, theo dõi, kiểm tra công tác mua hàng. Hàng tháng, hàng qúy, hàng năm công ty đều có các cuộc họp để đánh giá kết quả mua hàng. Việc đánh giá này dựa trên nguyên tắc việc mua hàng của công ty có đảm bảo đầy đủ kịp thời với chất lượng cao và chi phí thấp nhất không... Sau mỗi lần mua hàng công ty thường đánh giá kết quả mua hàng. Nếu hàng mua về đảm bảo đúng về tất cả các mục tiêu mà công ty đã đề ra như về số lượng, chất lượng, mẫu mã, chủng loại.. .. tức là nhà cung cấp đã đáp ứng đầy đủ nhu cầu về mục tiêu mà công ty đề ra thì công ty vẫn tiếp tục đặt hàngcủa nhà cung cấp đó. Còn nếu hàng hóa mua về có sai sót nếu như là khách quan thì công ty sẽ cùng với nhà cung cấp tìm ra các giải pháp để khắc phục, hạn chế rủi ro và thiệt hại đến mức thấp nhất, nhưng nếu như đó là lỗi của nhà cung cấp thì công ty sẽ tìm và lựa chọn nhà cung cấp khác. Trên thực tế công tác mua hàng được thực hiện đầy đủ, kịp thời theo yêu cầu của bán hàng, ít để gây ra tình trạng thiếu hụt hàng hóa để bán. Chi phí mua hàng đối với những hàng hóa trong nước đã phần lớn đảm bảo ở mức thấp nhất nhưng những hàng hóa nhập công ty vẫn phải mua với giá cao. Trong năm qua công ty đã thực hiện mua hàng nội địa nhiều. Hàng năm công ty nên tổ chức bình chọn những nhà cung cấp khác có sự khác biệt nào không. Hàng năm công ty nên tổ chức bình chọn những nhà cung cấp của minh xem liệu có cần thay các nhà cung cấp khác hay không hay vẫn tiếp tục mua của các nhà cung cấp cũ với những nhà cung cấp mới công ty nên mua với số lượng ít để phòng ngừa rủi ro + Đối với nhà cung cấp chưa thực sự đáp ứng nhu cầu mua hàng của công ty : Ví dụ như mặt hàng túi sách của công ty TNHH Ladoda trong năm vừa qua một khách hàng mua túi sách của công ty với giá trị khá lớn nhưng chỉ được ba tháng trên bề mặt xuất hiện những vết nổ li ti hay như công ty bánh keọ Trang An là công ty mà khả năng cung cấp hàng hoá đảm bảo đúng thời gian rất kém rất nhiều lần công ty phải thúc giục nhà cung cấp mang hàng đến. .. Đối với nhà cung cấp này . Nếu công ty vẫn tiếp tục mua hàng người của họ thì mỗi lần đặt hàng nên tổ chức thương lượng lại. Đưa ra những yêu cầu khắt khe hơn và các điều khoản xử lý nếu vi phạm hợp đồng chặt chẽ hơn. . Còn nếu không tiếp tục mua hàng nữa công ty có thể bỏ đi để thay thế nhà cung cấp khác. Việc cung cấp các nhà cung cấp khác hiện nay rất đơn giản vì với mỗi mật hàng bên cạnh nhà cung cấp đã có từ trước thì vẫn xuất hiện nhà cung cấp mới. - Các nhà cung cấp mới gồm có: + Mặt hàng mới + Mặt hàng cũ nhưng nhà cung cấp mơí thì công ty tiến hành tìm thông qua báo chí, qua ban bè và các phương tiên thông tin đại chúng cũng có khi tự các nhà cung cấp tự tìm đến... Sau khi nghiên cứu tìm ra các nhà cung cấp mới bằng cách thức trên công ty nên đưa ra các tiêu thức để lựa chọn, xây dựng hàng loạt các tiêu chuẩn khác để có quyết định lựa chọn. Các tiêu chuẩn mà công ty có thể đưa ra là: . Tình hình tài chính của các nhà cung cấp mới . Mức độ tín nhiệm của nhà cung cấp mới, kết quả giao hàng của họ trong những lần gần đây nhất là đối với công ty và đối với các bạn hàng khác . Giá cả : phai hợp lý theo giá thị trường và phải hai bên cùng có lợi . Chất lượng hàng hoá mẫu mã và bao bì . Vị trí địa lý của nhà cung cấp ẩnh hưởng đến khả năng giao hàng . Sự thích ứng của nhà cung cấp vơí sự biến động của thị trường nói chung và những đòi hỏi của công ty . Những ưu đãi mà nhà cung cấp dánh cho công ty . Các dịch vụ đi kèm sau bán hàng. Công ty nên tăng cường tạo lập mối quan hệ với các nhà cung cấp mới, từ đó tìm ra các nhà cung cấp tối ưu có thể cung cấp hàng hóa cho công ty với chất lượng cao giá cả hợp lý, hợp thời về mặt thời gian. Với sự phát triển của khoa học và công nghệ thì ngày nay rất nhiều loại hàng hoá ra đời, có thể thay thế hàng hoá cũ mà giá cả mẫu mã chất lượng lại tốt hơn, đẹp hơn. Công ty nên cố gắng tìm những sản phẩm mới có khả năng thay thế có thay thế để có lợi nhất cho công ty và người tiêu dùng. Để làm được điều đó thì ngoài việc nghiên cứu nhu cầu của con người công ty nên có mối quan hệ tốt với nhà cung cấp bởi không chỉ công ty mới quan tâm tới nhà tiêu dùng mà ngay bản thân của các nhà cung cấp cũng rất quan tâm đế n vấn đề này họ rất nhậy cảm với nhu cầu mới xuất hiện dặc biệt là các nhà cung cấp tiềm năng, mỗi mặt hàng mới xuất hiện bên cạnh những nhà cung cấp mới thì xuất hiện những nhà cung cấp mới. Họ thường đến các doanh nghiệp thương mại để chào hàng. Nên nếu quan tâm công ty thường nắm bắt được nhu cầu thị trường và được các nhà cung cấp ưu ái hơn trong mua hàng. - Duy trì và phát triển mối quan hệ với các nhà cung cấp. Để làm điều đó thì trước hết công ty phải thanh toán đúng hẹn, có phương thức thanh toán hợp lí, thuận tiện cho bên bán đảm bảo giữ uy tín với bên bán. + Vào các dịp lễ Tết công ty nên có quà tặng các nhà cung cấp đặc biệt là các nhà cung cấp có uy tín và có mối quan hệ làm ăn lâu dài với công ty.. .. .. Giải pháp 3: Nâng cao chất lượng va hiệu quả công tác thương lượng và đặt hàng. - Nâng cao tính chủ động trong công tác thương lượng và đặt hàng bằng cách: + Trước khi đặt hàng công ty nên tiến hành thương lượng. Với mỗi mặt hàng khi cần mua nhân viên mua hàng nên tìm đến nhà cung cấp để thương lượng các điều khoản liên quan đến mua hàng. Vì thị trường là luôn luôn biến động, giá cả, mẫu mã, chất lượng, nhu cầu cũng biến đổi từng ngày. Ngày nay khoa học kĩ thuật phát triển con người luôn tìm cách để cải tíên, nâng cao mẫu mã chất lượng hàng hoá, cùng một sản phẩm ngày mai sẽ khác ngày hôm qua cho nên mỗi nhân viên mua hàng trước khi đặt hàng tìm đến nhà cung cấp để xem xét hàng hoá và thương lượng sẽ có thể thu được lợi ích từ công tác này. Nếu nhân viên mua hàng không thương lượng trước khi đặt hàng mà chỉ đặt hàng qua điửn thoại hoặc đơn đặt hàng đối với mặt hàng mình đang kinh doanh mà hết thì công ty có thể nhận phải hàng kém phẩm chất, mẫu mã lạc hậu hay thời gian sử dụng sắp hết hạn. ... Ví dụ như mặt hàng sữa tưiI cô gaí Hà Lan mới nhập về tháng 5 năm 2003 thì đến giữa tháng 6 năm 2003 đã hết hạn sử dụng. Điều đó làm cho nếu mặt hàng đó công ty kinh doanh chậm mà để quá hạn sử dụng thì công ty sẽ phải bỏ đi, điều đó làm ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty. + Trước khi thương lượng công ty cần phải tìm hiểu nhà cung cấp về các mặt liên quan đến mặt hàng mà mình định mua như giá cả, điều kiện thanh toán, thời gian, địa điúm giao nhận hàng.. .. Ngoài ra công ty cần chủ động chuẩn bị các yêu cầu và điều kiện đặt ra đối với mua hàng ví dụ như điều kiện về thời gian sản xuất, điều kiện về mẫu mã, bao bì, chủng loại... vì nhiều mặt hàng cùng là một chủng loại nhưng có rất nhiều mẫu mã khác nhau. - Nâng cao nhận thức, trình độ của nhà quản trị và nhân viên mua hàng. + Thay đổi nhận thức của bản thân nhà quản trị mua hàng và nhân viên mua hàng. Nhân viên phụ trách khâu mua hàng chỉ quan tâm đến vấn đề có đủ hàng để bán, cứ hết hàng là họ lại gọi điện đến nhà cung cấp để đặt hàng. Họ đặt niềm tin vào các nhà cung cấp cho nên với mặt hàng đang kinh doanh họ không nghĩ đến chuyện thương lượng. Họ nghĩ đơn giản là với mối quan hệ làm ăn sẵn có nếu hàng hoá có thay đổi về giá cả, chất lượng thì các nhà cung cấp sẽ tự động thông báo đến cho công ty. Do đó công tác thương lượng nhà quản trị mua hàng cũng không nhận thức rõ vai trò của công tác này nên họ đã không tận dụng được ưu thế của mình trong vai trò là khách hàng. Công ty nên thay đổi nhận thức trước tiên là của nhà quản trị mua hàng rồi đến các nhân viên phụ trách mua hàng. + Nâng cao trình độ của nhân viên mua hàng: nhiều nhân viên mua hàng của công ty chỉ mới tốt nghiệp phổ thông, công ty nên tổ chức đào tạo và đào tạo lại về kiến thức, kinh nghiêm để dảm bảo chất lượng đội ngũ nhân viên mua hàng bằng cách cử nhân viên đi học lớp bồi dưỡng ngắn hạn, đào tạo huấn luyện nội bộ ngay tại chỗ, sử dụng công nghệ mới... . + Rèn luyện về kỹ năng mua hàng: quá trình mua hàng rất cần kỹ năng nói, thuyết phục... Trong quá trình đàm phán và thương lượng giữa nhân viên mua hàng và nhà cung cấp nếu nhân viên mua hàng mà có khả năng thuyết phục thì sẽ nhanh chóng đạt được mục đích mua hàng với yêu cầu mà mình đặt ra. Nhiều khi nhờ kỹ năng này mà công ty sẽ nhận được những điều khoản ưu đãi của nhà cung cấp. Rèn luyện kỹ năng mua hàng bằng cách hàng quý, hay cuối năm công ty nên tổ chức họp giữa các nhân viên mua hàng, lựa chọn nhân viên mua hàng nào tốt nhất truyền đạt kinh nghiệm cho các nhân viên cùng công ty. - Sử dụng các hình thức đặt hàng phù hợp: công ty nên lựa chọn các hình thức đặt hàng sao cho phù hợp với từng mặt hàng. Vì các mặt hàng rất đa dạng và phong phú về chất lượng, chủng loại, giá trị. + Đối với hình thức ký kết hợp đồng mua bán: Công ty nên sử dụng hình thức này với mặt hàng có giá trị lớn như ti vi, quạt, đồ gia dụng bằng inox… hay những mặt hàng có số lượng lớn phục vụ cho các ngày quan trọng như lương thực, bánh kẹo phục vụ trong ngày Tết. Vì những mặt hàng này có giá trị lớn hay rất quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của công ty nên nếu hợp đồng không chặt chẽ, bên cung cấp đơn phương huỷ bỏ hợp đồng thì công ty sẽ tổn thất rất lớn mà không đòi được bồi thường vật chất hay đòi được rất ít. Hợp đồng mua bán mang tính pháp lí rất cao nên nếu công ty sử dụng hình thức đặt hàng bằng hợp đồng mua hàng thì vì lí do nào đó mà lỗi do không đúng hợp đồng làm công ty không có hàng để bán thì sẽ nhận được bồi thường thiệt hại từ phía nhà cung cấp nếu lỗi là do nhà cung cấp, hay đối với mặt hàng với số lượng lớn phục vụ cho ngày quan trọng nếu sát ngày đó nhà cung cấp không kịp giao hàng lúc đó công ty không có khả năng tìm nhà cung cấp khác để thay thế thì nhà cung cấp sẽ phải bồi thường thiệt hại theo đúng điều khoản của hợp đồng. + Đối với đơn đặt hàng bằng văn bản hay bằng điện thoại : với hình thức này công ty nên áp dụng với mặt hàng có giá trị vừa phải nhưng với các nhà cung cấp có mối quan hệ làm ăn lâu dài với công ty, có uy tín trong việc giao hàng từ trước đến nay với bản thân công ty và các nhà doanh nghiệp khác. + Đối với hoá đơn bán hàng: đây là đơn hàng mà tính pháp lí là thấp nhất nên công ty cần lựa chọn mặt hàng mua cẩn thận để khi có sơ suất xảy ra thì thiệt hại là nhỏ nhất. Giải pháp 4: Tăng cường công tác kiểm tra và theo dõi giao nhận hàng hoá. - Đối với việc giao nhận hàng hoá: + Phân công cán bộ có trình độ, kinh nghiệm về mặt hàng cần nhập để giám sát quá trình nhập hàng. Không phải bất kỳ một nhân viên mua hàng nào cũng có kiến thức về tất cả các loại hàng hoá mà mình đảm nhiệm. Các sản phẩm hàng hoá là rất đa dạng và phong phú, chất lượng thì khó mà xác định được nếu không có sự hiểu biết về mặt hàng đó. Một nhân viên kiểm tra có trình độ có sự hiểu biết về mặt hàng mà mình có trách nhiệm kiểm tra thì việc giao nhận hàng hoá sẽ nhanh hơn, giảm bớt được thời gian không cần thiết hay tránh được những sai lầm trong khâu nhập hàng. + Xây dựng các tiêu chuẩn mẫu về các sản phẩm hàng hoá. Việc xây dựng các tiêu chuẩn này phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố như sự phát triển của khoa học kỹ thuật, nhu cầu tiêu dùng, thời gian sử dụng... Việc xây dựng tiêu chuẩn giúp cho việc giao nhận hàng hoá nhanh hơn, chính xác hơn. Vì nếu có các tiêu chuẩn nhân viên phụ trách nhập hàng chỉ việc dựa vào các tiêu chuẩn đó để xác định xem hàng hoá có đảm bảo hay không, từ đó xác nhận hàng hoá có đủ tiêu chuẩn để nhập hay không. + Xác định hình thức, các phương pháp kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hoá : Với mỗi mặt hàng có các phương pháp để kiểm tra số lượng khác nhau như đối với mặt hàng gạo thì đơn vị tính dùng kg, đối với mặt hàng bánh kẹo thì đơn vị tính là hộp, gói... để kiểm tra số lượng thì nhân viên có thể dùng phương pháp cân, đo, đong, đếm cho từng mặt hàng cụ thể. Để kiểm tra chất lượng hàng hoá có thể bằng cảm tính, bằng sự cảm nhận của trình độ nhân viên mua hàng như sờ, ngửi như mặt hàng nước hoa... hay nhiều mặt hàng phải dùng đến phương pháp phân tích để đánh giá chất lượng hàng hoá nhập vào. Ví dụ như loại sữa bột nhập ngoại của Uc nhân viên mua hàng phải mang lên phòng kiểm tra chất lượng để dùng máy phân tích các thành phần có trong sữa xem có đúng với chỉ tiêu ghi trên bao bì hay không. - Giám sát và kiểm tra hoạt động của nhân viên mua hàng. Việc kiểm tra hoạt động của nhân viên mua hàng có thể kiểm tra bằng xác xuất, ví dụ thỉnh thoảng xuống kiểm tra đột xuất, nhất là đối với những mặt hàng chất lượng cao. Việc kiểm tra này để tránh hiện tượng tiêu cực trong mua hàng như mua phải hàng kém chất lượng, số lượng hao hụt như gói kẹo một cân chỉ còn 9, 5 lạng. Ngoài ra việc kiểm tra này còn tránh được tình trạng gian lận, móc ngoặc của nhân viên kiểm tra với nhân viên của nhà cung cấp để đánh tráo hàng giả, hàng chất lượng kém.. .. - Theo dõi các nhà cung cấp về tình hình sản xuất, kinh doanh, khả năng tài chính của nhà cung cấp để xem nhà cung cấp đó có đảm bảo được khả năng giao hàng theo đúng hợp đồng cho mình không. Bởi bất kỳ một sự rủi ro nào từ phía nhà cung cấp cũng đều ảnh hưởng đến việc giao hàng và ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Việc kiểm tra các nhà cung cấp có thể trên các phương tiện thông tin đại chúng, qua bạn bè. .. + Nhân viên mua hàng phải thường xuyên nắm bắt thông tin về phía đối tác làm ăn với mình. Nếu không nắm bắt được thông tin kịp thời, công ty sẽ không biết được tình hình sản xuất kinh doanh của họ, cũng không thể lường trước được hậu quả do không chuẩn bị kịp hàng khi nhà cung cấp không có khả năng cung cấp hàng cho công ty. Mặt khác nhân viên mua hàng nên theo dõi biến động giá hàng hoá trên thị trường để biết bên cung ứng có ép giá mình hay không. + Công ty nên yêu cầu nhà cung cấp khi mang hàng đến để giao hàng bên bán và bên mua đều phải có nhân viên giám sát việc giao nhận hàng hoá có diễn ra theo đúng thoả thuận trong hợp đồng hay không. Hiện nay ở công ty khi mang hàng đến công ty nhiều khi bên cung ứng không có nhân viên đi theo giám sát mà chỉ có người vận chuyển do vậy nhiều khi phát hiện hàng kém phẩm chất công ty phải gọi điện đến nhà cung cấp thì nhân viên của họ mới đến công ty để giải quyết sai sót trên. Điều đó gây ảnh hưởng đến quá trình nhập hàng, làm ảnh hưởng đến tiến độ của công tác này. Giải pháp5: cải tiến công tác đánh giá kết quả mua hàng. - Tổ chức việc đánh giá thường xuyên và định kì. + Đánh giá thường xuyên đối với những lô hàng có giá trị lớn, những lô hàng có khối lượng lớn, việc đánh giá thường xuyên mặt hàng này đảm bảo hạn chế đến mức thấp nhất tổn thất về mua hàng nếu có rủi ro xảy ra. Bởi những mặt hàng có giá trị và khối lượng lớn như vậy nếu lỗi xảy ra từ phía công ty hay nhà cung cấp thì thiệt hại cũng rất lớn. Việc kiểm tra thường xuyên sẽ giúp công ty nhìn ra những sai lầm xảy ra do đâu ( nếu có) và dự đoán được những sai lầm xảy ra trong mua hàng để từ đó kịp thời có những biện pháp nhằm tránh những sai lầm có thể xảy ra. + Kiểm tra định kỳ với những mặt hàng mà mẫu mã ít có sự thay đổi ví dụ như mặt hàng sách vở. .. những mặt hàng này cho dù chất lượng có cảI tiến nhưng mẫu mã ít có sự thay đổi. Việc kiểm tra định kỳ giúp công ty đánh giá được kết quả tiêu thụ trong từng thời điểm, từng thời kỳ. Việc đánh giá thường xuyên hay định kỳ giúp cho công ty nhận rõ những thành công cũng như những mặt hạn chế của công tác mua hàng. Đo lường được sự đóng góp của các thành viên, từng bộ phận có liên quan. Đồng thời còn làm rõ trách nhiệm của mỗi cá nhân, mỗi bộ phận trong quá trình sai sót. Đánh giá kết quả mua hàng: Sau khi hàng hoá mua về được nhập kho công ty tiến hành đánh giá kiểm tra hàng hoá được mua. Bằng cách so sánh với mục tiêu mua hàng, kế hoạch mua hàng và kết quản tiêu thụ. Kết quả của việc đánh giá đó có thể thoả mãn hoặc không thoả mãn. + Nếu việc mua hàng không thoả mãn so với mục tiêu đề ra công ty đi xác định nguyên nhân của việc không thoả mãn . nếu như từ phía nhà cung cấp mà công ty vẫn muốn duy trì mỗi quan hệ với nhà cung cấp đó thì công ty sẽ cùng nhà cung cấp tìm ra nguyên nhân và cùng nhau khắc phục. Còn nếu công ty không muốn có quan hệ với nhà cung cấp đó nữa thì bỏ đi tìm nhà cung cấp mới. . Nếu như nguyên nhân đó từ phía công ty thì công ty sẽ tìm cách khắc phục. Việc khắc phục sai lầm trên nhiều khi khó quá công ty có thể yêu cầu nhà cung cấp giúp đỡ. + Nếu việc mua hàng thoả mãn nhu cầu của công ty thì công ty vẫn tiến hàng mua hàng của nhà cung cấp đó. 3.2.2. Các giải pháp về tổ chức và nhân sự. 3.2.2.1 Giải pháp đối với công tác tổ chức hoạt động mua hàng: - Chuyên môn hoá công việc mua hàng: giao cụ thể từng công việc cho nhân viên của từng bộ phận đảm nhiện tuỳ vào trình độ, khả năng của nhân viên. Mỗi nhân viên đảm nhận từng công việc cụ thể. Nhân viên mua hàng chỉ đảm nhiệm công tác mua hàng, khkông nên giao cho các bộ phận khác. Ví dụ đối với các mặt hàng có giá trị nhỏ như sách, vở, bút… việc đặt hàng thường do nhân viên bán hàng đảm nhiện. Các nhân viên bán hàng thì có kinh nghiệm trong bán hàng còn các kiến thức, kĩ năng bán hàng họ không có. Hay nhiều khi nhân viên quản lí kho nếu hết hàng trong kho gọi điện cho nhà cung cấp để đặt hàng, mà nhan viên kho làm sao biết được nhu cầu người tiêu dùnh như thế nào hay nhu cầu về mặt hàng đó tại thời các thời điểm khác nhau như thế nào… Công ty nên giao từng nhiệm vụ và trách nhiệm cho từng nhân viên để họ đảm nhiệm tốt hơn công việc của mình. Nhân viên bán hàng thì làm các công việc bán hàng, nhân viên kho chỉ làm các công việc liên quan đến kho hàng và nhân viên mua hàng thì làm tốt các công việc liên quan đến mua hàng như xác định đúng nhu cầu mua hàng, tìm và lựa chọn các nhà cung cấp tốt nhất, làm tốt công tác thương lượng và đặt hàng, tổ chức tốt công tác kiểm tra, giao nhận và đánh giá được kết quả mua hàng. - Tăng cường sự phối hợp giữa các bộ phận có liên quan: Các bộ phận có liên quan đến hoạt động mua hàng như bộ phận bán hàng, kho vận, kế toán. Cần phối hợp chặt chẽ các bộ phận có liên quan để nâng cao kết quả hoạt động kinh doanh. Giữa các bộ phận luôn có mối quan hệ với nhau. + Đối với bộ phận bán hàng khi hàng sắp hết thì báo cho nhân viên kho để nhân viên kho mang hàng lên. Khi nhu cầu tiêu dùng về mặt hàng đó có sự thay đổi tăng hay giảm thì báo cho nhân viên mua hàng để họ đặt mua sao cho phù hợp với thời điểm tới. + Đối với nhân viên kho: Khi nhân viên bán hàng thông báo hàng trên quầy sắp hết thì phải làm thủ tục nhanh chóng để mang hàng lên để tránh tình trạng công tác bán hàng bị gián đoạn. Hay nếu hàng trong kho sắp hết thì báo ngay cho nhân viên mua hàng để nhân viên mua hàng đặt mua hàng. Khi nhập kho hay xuất hàng phải làm thủ tục, giấy tờ, đơn xuất nhập cụ thể, rõ ràng. + Đối với nhân viên kế toán: Khi có lệnh của cấp trên thì nhanh chóng làm thủ tục xuất tiền đảm bảo kịp thời cho nhân viên mua hàng có tiền để chi trả hay đặt hàng. Các bộ phận đảm bảo hoàn thành tốt công việc thuộc trách nhiệm và quyền hạn của mình. 3.2.2.2.Giải pháp về nhân sự: - Đối với việc đào tạo nhân sự. + Tổ chức đào tạo và đạo tạo lại nhân viên mua hàng. + Cử nhân viên mua hàng đi học lớp bồi dưỡng ngắn hạn. - đối với việc tuyển dụng nhân sự. + Bên cạnh việc đào tạo, huấn luyện lại lao động việc tuyển dụng nhân viên mới cũng là việc làm cần thiết cho sự phát triển lâu dài. Việc tuyển nhân sự theo đúng tiến trình có sự giám sát chặt chẽ của ban giám đốc công ty sẽ giúp cho công ty có thêm những lao động mới có đầy đủ năng lực, phẩm chất, đạo đức cũng như sức khoẻ để đảm nhận công việc một cách tốt nhất, tạo luồng sinh khí mới trong hoạt động của công ty. + Ngoài biện pháp đào tạo và tuyển dụng nhân sự, công ty phải chú ý tới việc nâng cao hiệu quả sử dụng lao động. Làm thế nào để phát huy hết khả năng tiềm tàng của mỗi nhân viên, làm cho nhân viên nhiệt tình và hăng hái lao động tạo nên sức mạnh tổng hợp cho công ty. Làm thế nào dể các nhân viên trung thành với công ty, làm việc tận tâm và luôn cố gắng phấn đấu để đạt được mức năng suất, chất lượng và hiệu quả cao. Để làm được điều đó đòi hỏi công ty phải có một chế độ đãi ngộ nhân hợp lí và phải có một phong trào thi đua trong toàn công ty. - Về đãi ngộ nhân sự thông qua hình thức đãi ngộ vật chất và phi vật chất như: + Tiền lương: đây là nguồn thu nhập chính và cơ bản nhất của người lao động, công ty nên tìm mọi cách để tăng mức lương cho người lao động sao cho ít ra họ cũng đủ trang trải cho cuộc sống của gia đình họ thông qua hình thức thi nâng bậc tay nghề, áp dụng các hình thức trả lương như khoán doanh thu đối với nhân viên mua hàng… + Tiền thưởng: ngoài ý nghĩa kinh tế còn có tác dụng kích thích, động viên những người lao động có thành tích đóng góp trên mức trung bình, vượt quá chỉ tiêu đề ra. Công ty nên áp dụng trả lương một cách linh hoạt như: Thưởng chung cho người lao động nhân các dịp lễ Tết đặc biệt. Thưởng cho những người có đóng góp lớn cho công ty, những ngươì trung thành, tận tuỵ với công ty. Bán sản phẩm hạ giá cho cán bộ, công nhân viên trong công ty. Tiền thưởng hoa hồng cho các nhân viên mua hàng đảm bảo chất lượng, giá cả hợp lí, hoàn thành đúng thời hạn, hay mua được hàng với giá rẻ 3.2.3.Các giải pháp khác. Giải pháp về vốn: Việc tạo lập vốn của công ty được thực hiện thông qua các giải pháp: + Nguồn từ hoạt động tài trợ kinh doanh. + Nguồn huy động từ cán bộ, công nhân viên. + Tranh thủ tận dụng các khoản tín dụng từ các điều kiện thanh toán – tín dụng của các nhà cung cấp và khách hàng, các khoản phải trả, phải nộp khác. + Vay vốn từ ngân hàng và các đơn vị kinh tế khác. + Đẩy mạnh thu hút vốn đầu tư, liên doanh, liên kết với các đối tác nếu có điều kiện phù hợp với hoạt động của công ty. + Mặt khác nước ta đang tiến hành cổ phần hoá các doanh nghiệp nhà nước, công ty nên cổ phần hoá để thu hút vốn nhàn rỗi ngay trong những nhân viên làm việc cho công ty. Trước mắt nếu chưa cổ phần hoá được thì vào những thời điểm cần vốn lưu động công ty có thể huy động bằng cách phát hành trái phiếu ngắn hạn. Ngoài ra công ty cần sử dụng vốn một cách hợp lí nhằm bảo toàn và phát triển vốn như: + Xác định nhu cầu vốn lưu động cần thiết cho từng thời kì nhằm huy động hợp lí các nguồn bổ sung. Nếu như không xác định đúng nhu cầu vốn lưu động cần thiết công ty sẽ gặp khó khăn trong mua hàng hoặc sử dụng vốn lãng phí làm chậm tốc độ chu chuyển của vốn chậm. + Giao vốn kinh doanh, phân cấp tự chủ vốn kinh doanh, hạch toán cho từng bộ phận thu mua hàng. + Tiết kiệm chi phí trong mua hàng. + Mua hàng đúng với số lượng bằng cách xác định chính xác mức tiêu thụ hàng hoá, mức dự trữ hợp lí để tránh tình trạng hàng hoá tồn kho. Về cơ sở vật chất, kĩ thuật: Công ty có một lợi thế là được thừa hưởng một hệ thống rất lớn có giá trị từ thời kì trước để lại. Tuy nhiên những trang thiết bị này đã trở nên lỗi mốt, lạc hậu. Với những trang thiết bị không còn giá trị sử dụng như vậy công ty nên bán thanh lí để đầu tư vào trang thiết bị mới, hiện đại phục vụ cho nhu cầu kinh doanh của công ty. Đối với cơ cấu tổ chức, lãnh đạo tại công ty: Công ty nên tổ chức bộ máy mua hàng hợp lí, gọn nhẹ hơn, đặc biệt là bộ phận phòng kinh doanh. Nên giao trách nhiệm cụ thể cho từng nhân viên mua hàng để giảm bớt gánh nặng cho trưởng phòng kinh doanh. Chẳng hạn đối với nhân viên mua hàng đảm nhiệm mua loại hàng hóa nào thì phải chịu trách nhiệm hoàn toàn đối với hàng hoá đó về chất lượng, mẫu mã, giá cả, thời hạn giao hàng để đảm bảo cho hoạt động tiêu thụ. Nhân viên đảm nhiệm về loại hàng hoá nào thì có toàn quyền quyết định trong việc lựa chọn loại hàng hoá đó và chỉ báo cáo kết quả cho trưởng phòng biết. Mặt khác công ty nên tăng cường sự thống nhất trong lãnh đạo, phối hợp nhịp nhàng, đồng bộ giữa các bộ phận trong công ty. Điều này sẽ mang lại tính khả thi cho mỗi quyết định được đưa ra. Đối với hoạt động mua hàng thì đặc biệt phải phối hợp nhịp nhàng với bộ phận tiêu thụ để kịp thời nắm bắt được nhu cầu và sự thay đổi nhu cầu để từ đó có quyết định mua hàng hợp lí. Nếu quyết định mua hàng không mang tính thống nhất thì việc thực hiện sẽ gặp khó khăn do đó không thể mang lại hiệu quả cao trong công tác cung ứng hàng hoá. 3.2.4.Kiến nghị đối với cơ quan chủ quản có liên quan. Đây là yếu tố nằm ngoài tầm kiểm soát của công ty nhưng có tác dụng mạnh mẽ đối với sự phát triển của công ty. Sự ổn định và đúng đắn về quyết định và chính sách của nhà nước tạo nên một môi trường kinh doanh thuận lợi cho doanh nghiệp trong nước và ngoài nước. Mỗi doanh nghiệp đều tiến hành trong môi trường kinh doanh nhất định do đó không thể tránh khỏi những tác động từ môi trường kinh doanh. Trong bối cảnh như hiện nay nhà nước không ngừng hoàn thiện hệ thống pháp luật nhằm tạo ra một hành lang pháp lí an toàn và hấp dẫn, đảm bảo khả năng cạnh tranh lành mạnh giữa các doanh nghiệp, Tuy nhiên các chính sách về hoạt động sản xuất, kinh doanh đặc biệt là hoạt động ngoại thương còn nhiều bất cập, để hoạt động mua hàng của công ty được hàon thiện tốt em xin mạnh dạn đề xuất một số ý kiến đối với cơ quan chức năng của nhà nước để công ty có thể hoàn thầnh một số các mục tiêu đè ra; + Nhà nước có biện pháp quản lí con dấu chặt chẽ, giám sát chặt chẽ nguồn gốc, xuất xứ của mặt hàng. Nhà nước phải có quy định chặt chẽ trong việc thi hành pháp luật, phát hiện và xử lý nghiêm minh những đơn vị cá nhân làm hàng giả, hàng nhái, hàng lậu lấy nhãn hiệu của các doanh nghiệp có uy tín trê thị trường hay việc nhập khẩu hàng lậu, hàng trốn thuế. Ngày nay cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật thì việc nhái hàng là không khó. Với một loại hàng hoácủa một hãng nổi tiếng nào đó vừa mới ra đời thì chỉ cần một thời gian ngắn sẽ xuất hiện hàng giả tràn ngập trên thị trường. Với người tiêu dùng việc phân biệt hàng thật hay giả là rất khó, thậm chí với nhân viên đi mua hàng nhiều khi còn nhầm. Tình trạng hàng giả ở nước ta rất phổ biến bởi sự quản lí lỏng lẻo của nhà nước đặc biệt là đăng kí bản quyền ở nước ta là chưa rõ ràng. Sự cạnh tranh khog bình đẳng, tình trạng hàng giả tran lan làm cho người tiêu dùng mất niiền tin vào người bán. Người mua thường mua ở các nhà phân phối độc quyền hơn là mua ở các đại lí, điều này ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp thương mại nhất là công ty bách hoá số 5 Nam Bộ. Cho nên nhà nước phải có biện pháp làm sao để hạn chế dần tiến tới loại bỏ hàng giả đảm bảo cho các doanh ghiệp trong nước. + Nhà nước công khai hoá các quy trình, thủ tục giải quyết hành chính, xử lí nghiêm minh khắc phục tình trạng cửa quyền, sách nhiễu của công chức nhà nước. Hạn chế đến mức tối đa chi phí phát sinh do chậm về thủ tục, các chi phí trung gian. Nhà nứơc cần phải giải quyết triệt để và đồng bộ hệ thống quản lí hành chính về các thủ tục theo xu hướng tinh giảm, gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả, nâng cao chất lượng phục vụ. + Nhà nước nên có chính sách ưu đãi về thuế đối với các mặt hàng mới ra đời và được sản xuất trong nướcđể kích thích bsản xuất trong nước phát triển. Qua đó tạo điều kiện kích thích tiêu thụ. + Nhà nước có chính sách phát triển liên ngành, phối hợp đồng bộ giữa các ngành trong nước. Hiện nay ở nước ta một số công việc chịu sự giám sát của nhiều bộ, nghành khác nhau gây ra tình trạng chồng chéo trong quản lí. Nhà nước nên thay đổi cách quản lí bằng cách giảm bới sự chồng chéo không cần thiết tạo điều kiện cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thuận lợi. Về hệ thống giao thông vận tải: hiện nay nhà nước đầu tư rât nhiều vào xây dựng cơ sở hạ tầng nhưng cũng chỉ ở các thành phố lớn nên việc lựa chọn nguồn hàng mua của các doanh nghiệp là rất hạn chế. Vì vị trí địa lí của các nhà cung cấp ảnh hưởng rất nhiều đến quyết định mua hàng của doanh nghiệp. Nên nếu vị trí của nhà cung cấp qua xa hơn nữa điều kiện giao thông vận tải không tốt thì cho dù các điều khoản nhà cung ứng đưa ra có hấp dẫn đến đâu thì nhiều khi công ty cũng khôg dám mạo hiểm mua hàng bởi hàng hoá của nàh cung cấp có đảm bảo hàng đến nơi đúng yêu cầu hay không. Cho nên nhà nước nên chú ý đến hệ thống giao thông vận tải, đường xá đối với các vùng khác nhau nhất là các vùng xa trung tâm. + Nhà nước nên đơn giản hoá các thủ tục hành chính rườm rà, làm mất nhiều thời gian của các doanh nghiệp. Hoàn thuế một cách nhanh chóng giúp cho các doanh nghiệp có vốn để đầu tư cho quá trình kinh doanh, tránh tình trạng doanh nghiệp phải ngồi chờ nhà nước hoàn vốn làm gián đoạn quá trình kinh doanh của công ty. Kết luận Trên đây là một số vấn đề lý luận và thực tiễn trong hoạt động quản trị mua hàng tại công ty bách hoá số 5 Nam bộ trong 3 năm qua (2001 - 2003). Mua hàng và hoạt động quản trị mua hàng là một phần quan trọng trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Nó góp phần không nhỏ vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Chính vì vậy trong quá trình thực tập tại công ty Bách hoá Số 5 Nam bộ em đã nhận thấy tầm quan trọng của công tác quản trị mua hàng đối với hoạt động của công ty nên em đã đi sâu vào phân tích, nghiên cứu nhằm hiểu sâu hơn về công tác này với mong muốn học hỏi, tìm tòi để so sánh giữa lý thuyết và thực tế. Em đã đi sâu vào tìm hiểu vào quá trình mua hàng của công ty, những thành công, những mặt còn tồn tại và nguyên nhân của chúng. Từ đó em mạnh dạn đưa ra đề xuất nhằm hoàn thiện hơn trong công tác quản trị mua hàng của công ty nói riêng và của bản thân hoạt động kinh doanh của công ty nói chung. Tuy nhiên với kiến thức và kinh nghiệm còn hạn chế nên bài viết của em không tránh khỏi những thiếu sót. Với tinh thần cá nhân mong muốn được học hỏi rất mong nhận được sự đóng góp, phê bình của thầy cô, nhà quản trị trong công ty và những người quan tâm đến vấn đề này đẻ bài luận văn của em được tốt hơn. Cuối cùng xin chân thành cảm ơn trường Đại Học Thương Mại, Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp, các thầy cô trong bộ môn quản trị doanh nghiệp và đặc biệt là thầy giáo Th.s Bùi Minh Lí đã giúp em nhìn nhận vấn đề và xử lí vấn đề một cách logic, khoa học hơn. Đồng thời em xin chân thành cảm ơn các cô chú, anh chị trong công ty bách hoá số 5 Nam bộ đã tạo điều kiện giúp đỡ em trong quá trình thực tập tại công ty. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn ! Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Hương K36A Tài liệu tham khảo 1.TS. Nguyễn Duy Bột, Giáo trình kinh tế thương mại, trường ĐHKTQD, Nxb Thống kê 1997. 2. PGS.TS Trần Thế Dũng - TS. Nguyễn Quang Hùng - Ths Lương Thị Trâm, Giáo trình phân tích hoạt động kinh tế doanh nghiệp thương mại - Trường Đại học Thương mại, Nxb DHQG Hà Nội 3. T.S Phạm Vũ Luận, giáo trình quản trị doanh nghiệp , trường DHTM 1997 4. T.S Phạm Công Đoàn, T,S Nguyễn Cảnh Lịch, giáo trình kinh tế doanh nghiệp thương mại . 5. PGS.PTS Phạm Thị Gái, giáo trình phân tích hoạt động kinh doanh ., trường DHKTQD. 6. Quản trị kinh doanh, Học viện hành chính quốc gia, Nhà xuất bản lao động xã hội. 7. Các tài liệu của công ty bách hoá số 5 Nam Bộ. 8. Một số luận văn của trường DHTM. Mục lục