Một số kỹ năng cần thiết của Nhà Quản trị văn phòng trong thời hội nhập

MỘT SỐ KỸ NĂNG CẦN THIẾT CỦA NHÀ QUẢN T RỊ VĂN PHÒNG TRONG THỜI HỘI NHẬP      Sinh viên Trần Thị Bé Lớp liên thông Quản trị Văn phòng K109/12/2008 I. LỜI MỞ ĐẦU Đất nước Việt Nam đang ngày càng phát triển về nhiều mặt cùng tầm cao tri thức nhân loại. Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế hiện nay, con người là trung tâm của xã hội. Vì vậy, công tác đào tạo phát triển tri thức theo xu hướng nào là phù hợp đang là một vấn đề được quan tâm. Ở Việt Nam các ngành nghề về lĩnh vực quản trị đã và đang được đầu tư và phát triển như: Quản trị Kinh doanh, Quản trị mạng, Quản trị hệ thống đo lường chất lượng vv. Đối với ngành Quản trị Văn phòng là ngành hoàn toàn mới, nhưng có tiềm lực rất lớn, tạo lớp người có vị trí quan trọng và là cánh tay phải của thủ trưởng các cơ quan ở mọi lĩnh vực cả khối cơ quan trong nước và khối cơ quan nước ngoài. Sự ra đời của ngành Quản trị Văn phòng và số lượng các trường đại học, Cao đẳng đào tạo chuyên ngành này đang tăng dần lên chứng tỏ rằng đất nước và nền hành chính quốc gia đang bắt nhịp, đáp ứng yêu cầu thiết yếu về nguồn nhân lực Quản trị Văn phòng  trẻ, khoẻ, sáng tạo cho xã hội Việt Nam ngày càng phát triển cuờng thịnh. Vấn đề nóng bỏng hiện nay còn làm tốn nhiều giấy mực và đau đầu các nhà Giáo dục - Đào tạo cần bàn tới là đào tạo cái gì, đào tạo như thế nào, đào tạo để làm gì? Đào tạo thế nào để cho đảm bảo chất lượng, trang bị được đầy đủ các kỹ năng cần phải có của một quản trị viên văn phòng giỏi. Yêu cầu công việc hiện nay, đòi hỏi nhà Quản trị Văn phòng phải giỏi thực sự về chuyên môn, phải nhanh nhạy trước thời cuộc, có cái tâm, cái tầm để khi bước ra trường đời là nhân tố xã hội đang cần và luôn sẵn sàng đáp ứng mọi yêu cầu của công việc, thích nghi với mọi môi trường, sự soay vần mới của xã hội cùng sự phát triển như vũ  bão của Khoa học - Công nghệ nhân loại đang thay đổi từng giờ như hiện nay.    Yêu cầu công việc hiện nay, đòi hỏi nhà Quản trị Văn phòng phải giỏi thực sự về chuyên môn, phải nhanh nhạy trước thời cuộc, có cái tâm, cái tầm để khi bước ra trường đời là nhân tố xã hội đang cần và luôn sẵn sàng đáp ứng mọi yêu cầu của công việc, thích nghi với mọi môi trường, sự soay vần mới của xã hội cùng sự phát triển như vũ  bão của Khoa học - Công nghệ nhân loại đang thay đổi từng giờ như hiện nay.      Xã hội phát triển, Khoa học - Kỹ thuật vượt trội, công nghệ mới hiện đại, chỉ số IQ của con người cũng phát triển không ngừng, đòi hỏi của xã hội cũng cao hơn, đặc biệt sự mở rộng quan hệ kinh tế, đối ngoại, đầu tư cho trí tuệ được quan tâm hơn        Sinh viên trường CĐ Nội vụ Hà Nội nói chung, sinh viên Khoa Quản trị Văn phòng nói riêng luôn muốn tìm tòi, khám phá những Khoa học tiềm tàng, muốn nghiên cứu cái mới. Đặc biệt Quản trị Văn phòng là một ngành mới, cần nghiên cứu để tìm ra cái mới, để phá vỡ những cách nhìn, ý hiểu chưa chuẩn về ngành và nâng cao hiểu biết, để hiểu được phương pháp, cách thức trở thành một nhà Quản trị Văn phòng giỏi hội tụ cần và đủ những kỹ năng nào? Học các kỹ năng đó thế nào đạt kết quả tốt nhất cho công việc sau này. SƠ ĐỒ MỘT SỐ KỸ NĂNG NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG CHUYÊN NGHIỆP II. MỘT SỐ KỸ NĂNG NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG THỜI KỲ HỘI NHẬP 1.Cơ sở khoa học và thực tế Đây là một chuyên ngành tuy còn mới, song đáp ứng yêu cầu đòi hỏi của xã hội CNH - HĐH như hiện nay, nó phát triển ở Việt Nam do đòi hỏi của thực tế và phát triển cùng sự phát triển chung của Khoa học khu vực và thế giới. Ở bất cứ cơ quan nào cũng cần đến bộ phận văn phòng -Văn phòng là bộ mặt của cơ quan cho nên nhân viên quản trị lại chiếm một vị trí có ý nghĩa quan trọng, góp phần phát triển mở rộng mối quan hệ kinh tế, chính trị, điều  hoà ngoại giao của cơ quan đơn vị. Trước yêu cầu đòi hỏi quan trọng đó, những nhà Quản trị Văn phòng cần được đào tạo chuẩn, tài năng đáp ứng sự nhanh nhậy, nắm bắt được sự thay đổi xã hội, có đựơc các dự báo xu hướng mới, giỏi nắm bắt tâm lý quản lý. Vậy điều kiện cần và đủ là nhà quản trị đó phải hội tụ được hai yếu tố: Kỹ năng chuyên môn nghịêp vụ và kỹ năng xã  hội thành thạo. Chuyên ngành Quản trị Văn phòng là ngành có vị trí chủ chốt trong Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội. Sinh viên Khoa Quản trị Văn phòng chúng tôi nhận thấy việc nghiên cứu về chuyên ngành này thật sự cần thiết, mang lại lợi ích cho cá nhân tất cả các sinh viên khi khám phá thế giới tiềm năng kỹ năng cần thiết cho một nhà Quản trị Văn phòng giỏi.        Trước thực tiễn cần thiết, cần tìm ra cách thức đào tạo khoa học cho ngành Quản trị Văn phòng phát triển cùng một số ngành quản trị khác. Các nhà quản lý giáo dục khuyến khích tất cả các tầng lớp Nhân dân, các Học sinh – Sinh viên quan tâm đến chuyên ngành này nghiên cứu phương pháp tìm ra các kỹ năng cần thiết cốt yếu trang bị cho một nhân viên Quản trị Văn phòng trong thời kỳ hội nhập Khoa học - Công nghệ phát triển như vũ bão hiện nay.       2. Nội dung các kỹ năng Kỹ năng cơ bản là nhóm kỹ năng cần thiết nền tảng, có vị trí quan trọng mà người nhân viên Quản trị Văn phòng cần được trang bị đầy đủ. Nó là cơ sở đầu tiên giúp chúng ta hiểu bản chất vấn đề. Vậy nhóm Kỹ năng này gồm những kỹ năng nào mà nhân viên Quản trị Văn phòng được đào tạo? Đào tạo như thế nào về ngành Quản trị Văn phòng? Từ thực tế và qua nghiên cứu tôi xin tóm lược một số  kỹ năng cần thiết cho nhà Quản trị Văn phòng như sau: 2.1. Kỹ năng Chuyên môn Nghịêp vụ cơ bản Kỹ năng Nghiệp vụ chuyên môn ( Profession Skills ) Kỹ năng Nghiệp vụ chuyên môn (Profession Skill ) có vị trí đặc biệt quan trọng, nó là cái tiền đề đầu tiên giúp nhà Quản trị Văn phòng hiểu công việc của mình làm gồm những nội dung gì cần thiết cho hành trang nghề nghiệp của bản thân. Các nhà Quản trị Văn phòng cần luôn trau dồi, tích cực học hỏi, học thật tốt vì kỹ năng này quyết định 50% kết quả công việc.( khảo sát trực tiếp mới nhất của Sinh viên Khoa Quản trị Văn phòng trường C Đ Nội vụ Hà Nội ). 2. Nội dung các kỹ năng Nhiệm vụ của nhân viên Quản trị Văn phòng có thể nói tóm lược một cách tổng quát gồm các công việc: - Tham mưu cho thủ trưởng làm các văn bản giấy tờ, thủ tục hành chính - Chuẩn bị cho các cuộc tiếp đón ngoại giao của cơ quan, là cánh tay phải tham mưu cho việc mở rộng mối quan hệ làm ăn kinh doanh - Chuẩn bị cho các cuộc hội thảo và giúp lãnh đạo tổng kết hoạt động kinh doanh, dự trù các chiến lược mới - Quản lý các loại văn bản giây tờ, văn phòng phẩm, nhân sự, sắp xếp lịch làm việc cho cơ quan... -  Do đặc thù công việc nên nhà Quản trị Văn phòng cần phải được trang bị các kiến thức chuyên môn về các loại văn bản theo đúng quy định, phải thường xuyên cập nhật thông tin cho phù hợp với tình hình thực tế. Đơn cử như khi cấp trên có lệnh chuẩn bị đón tiếp đoàn ngoại giao của Chính phủ đến thăm - nhà Quản trị Văn phòng phải biết làm những công việc nào? Từ khâu chuẩn bị đến khâu đón tiếp cần chuẩn bị các loại văn bản giấy tờ hành chính gì? Thông báo cho toàn cơ quan và văn bản nào để làm việc với đoàn khách, nghi đón tiếp ra sao cho chu đáo, thể hiện được tính chuyên nghiệp. Nhưng với đoàn khách nước ngoài thì làm như thế nào cho phù hợp với tập quán truyền thống của nước đó    - Kỹ năng Tin học ( Informatics Skills)   Xã hội càng phát triển công nghệ mới thay đổi từng ngày trong đó khoa học máy tính không ngừng có những bước phát triển mới. Cho nên việc tiếp thu kỹ năng năng này càng có ý nghĩa quan trong hơn. Thực tế cho thấy, với một nhà Quản trị Văn phòng  thì đây là một kỹ năng thúc đẩy tiến độ công việc tốt, việc thành thạo các kỹ năng tin học văn phòng sẽ giúp cho việc cập nhật, quản lý thông tin được nhanh gọn, chính xác. Khi mà trong thời đại ngày nay “Thế giới nằm trên mười ngón tay bạn” (Bill Gate). Hơn thế nữa kỹ năng này sẽ quyết định 20% thành công trong công việc của nhà Quản trị Văn phòng giỏi.    - Kỹ năng ngoại ngữ (Foreign Language Skill ) Một nhà Quản trị Văn phòng văn phòng trẻ, đầy nhiệt huyết, tâm đắc với nghề giỏi về chuyên môn nghịêp vụ, giỏi vi tính cũng chưa đủ đáp ứng đủ yêu cầu của xã hội ngày nay. Cần phải có kỹ năng ngoại ngữ thành thạo mà đặc biệt là tiếng Anh -  ngôn ngữ chung của thế giới. Khi giỏi ngoại ngữ nhà Quản trị Văn phòng cập nhật khoa học công nghệ mới nhanh hơn, giải quyết công việc thuận lợi hơn ở bất cứ môi trường làm việc nào.     Nội dung các kỹ năng   Trên thực tế hiện nay tỷ lệ số Học sinh – Sinh viên, các tầng lớp công nhân viên chức thành thạo kỹ năng này còn ở con số rất hạn chế. Trong khi đó kỹ năng này quyết định 30% khả năng phát triển năng lực chuyên môn và ngoại giao sâu rộng của nhà Quản trị Văn phòng ( theo khảo sát Sinh viên trường CĐ Nội vụ Hà Nội và công nhân viên chức một số đơn vị có vốn đầu tư nước ngoài Tập đoàn IEC, Công ty Than miền Bắc - Tập đoàn TKV, liên doanh Đan Mạch Tập đoàn Sara Group...) Khi bắt đầu bước vào môi trường làm việc thì kỹ năng này rất cần thiết, giúp chúng ta nhanh chóng khẳng định được vị trí của mình. Thực tế cho thấy, trong công tác tuyển dụng yêu cầu về kỹ năng ngoại ngữ là không thể thiếu, các nhà tuyển dụng thường đặt kỹ năng này lên hàng đầu.        Ví dụ: Sử dụng thành thạo khả năng nói và viết tiếng Anh (Fluently in English writing and speaking ).       Nội dung các kỹ năng  Nội dung các kỹ năng Để có bước chuyển vần mới thay đổi vị trí thăng tiến từ một nhân viên văn phòng thành nhà Quản trị Văn phòng giỏi thì không đơn giản là có kỹ năng nghịêp vụ giỏi mà cần phải có kỹ năng xã hội tốt. 2.2. Kỹ năng xã hội của nhà Quản trị Văn phòng (Social Skill of an Office Manager) Nhà Quản trị phải có kỹ năng lãnh đạo người khác, có khả năng hoạch định vấn đề, có tầm nhìn chiến lược. Đó là người có cái tâm, cái tầm cao hơn người khác, có thể dự  báo xa bước phát triển của một sự vật hiện tượng, nhà Quản trị Văn phòng cũng vậy - với tư cách là nhà lãnh đạo thì yêu cầu về mặt kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ và kỹ năng xã hội càng phải tinh thông hơn, tài năng hơn có như vậy mới giúp cơ quan đơn vị mình phát triển nhanh hơn, giàu mạnh hơn.   Vậy thì kỹ năng xã hội là gì? Nội dung của chúng như thế nào? Tại sao kỹ năng này lại cần thiết cho Nhà Quản trị Văn phòng trong thời kỳ CNH – HĐH phát  triển ở đỉnh cao này? Với học sinh – Sinh viên cần học gì? Học như thế nào để có được kỹ năng này chuẩn, đầy đủ? Nội dung các kỹ năng - Kỹ năng giao tiếp (Communication Skill )   Con người là tổng hòa các mối quan hệ trong xã hội. Giao tiếp là nhu cầu không thể  thiếu trong cuộc sống, một người giao tiếp tốt là người có khả năng nhận thức, cảm nhận và sử dụng phương tiện giao tiếp, các kỹ năng giao tiếp (nghe, nói, đọc, viết) nhuần nhuyễn ,khoa học, thông minh. Biết dừng, biết ngừng, nghỉ đúng chỗ, đúng lúc. Vấn đề kỹ năng này với nhà Quản trị Văn phòng trong xã hội hiện nay giúp nhà Quản trị mở rộng tầm nhìn, hiểu biết mới và càng ngày người ta càng nhận ra sức mạnh của các mối quan hệ, cái mà có được từ một một kỹ năng giao tiếp tốt, bởi vì kỹ năng này sẽ quyết định 25% thành công của công việc. Trên thực tế, khi các ứng viên tham gia vòng tuyển dụng nhà tuyển dụng đưa ra câu hỏi: Anh/ Chị làm thế nào để giao tiếp một cách có hiệu quả với người khác (How do you effectively communicatie with others?) thì những nhà Quản trị Văn phòng trẻ sẽ có câu trả lời thông minh nhất vì họ có khả năng giao tiếp rất tốt nhờ phương pháp đào tạo bài bản, khoa học ngay từ trong khi ngồi trên ghế nhà trường. Nội dung các kỹ năng Khi đưa ra một thông điệp dưới các dạng khác nhau như: Lời nói, thư điện tử, thông báo.... mà người nhận hiểu một cách chính xác và hành động đúng theo như ý người truyền thông tin là nhờ vào kỹ năng giao tiếp bằng hình thức nói, viết, lắng nghe và ứng xử tốt.        Để trở thành một người có kỹ năng giao tiếp hoàn hảo mỗi chúng ta cần phải rèn luyện thường xuyên, xác định được lợi ích của việc trở thành người  giao tiếp giỏi. Cần lên các kế hoạch giao tiếp để đạt được kết quả mong muốn, biết đúc rút kinh nghiệm làm thế nào để nói, viết, lắng nghe và ứng xử có hiệu quả hơn trong giao tiếp - Kỹ năng thuyết trình, đàm phán(Making Presentation Skill and Negotiation Khi muốn  được cấp trên hoặc các đơn vị khác hợp tác, liên kết với chiến lược dự án mới của đơn vị mình .Sau khi hoàn thành phần đầu kế hoạch thủ tục về giấy tờ thì nhà quản trị sẽ phải có một buổi giải trình dự án, thuyết phục được đối tác chấp nhận.Cho nên kỹ năng này sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới ít nhất 35% kết quả công việc, lợi ích chung của toàn cơ quan ( Theo nghiên cứu của các nhà ngôn ngữ học Mỹ và các nhà lãnh đạo của 500 Công ty hàng đầu thế giới ) Nội dung các kỹ năng Trước tính cần thiết đó yêu cầu với nhà Quản trị Văn phòng  chuyên nghiệp:       - Cần phải chuẩn bị chu đáo các công việc cần làm trước khi đàm phán nhằm tránh rơi vào thế bất lợi.       Hiểu được cơ sở đàm phán là hợp tác 2 bên cùng có lợi.       - Biết sử dụng kỹ thuật xử lý xung đột lợi ích ở bất cứ hoàn cảnh nào, nhà Quản trị Văn phòng phải biết xoay chuyển tình thế.      -  Kết quả một buổi thuyết trình đàm phán thành công nhờ khả năng biết phương pháp làm đề nghị của bạn hấp dẫn hơn trước đối tượng giao tiếp. - Kỹ năng lập kế hoạch (Planning Skill )      Là quán trình ấn định những mục tiêu và xác định biện pháp tốt nhất để thực hiện mục tiêu đó. Nó giúp người quản trị viên văn phòng liên hệ với những phương tiện cũng như mục đích để hoạch định công việc tốt nhất và có tư duy hệ thống để tiện liên hệ các tình huống quản lý.Theo thống kê trong cuộc khảo sát mới nhất về tầm quan trọng của kỹ năng này đối với nhà Quản trị Văn phòng tại một số đơn vị sự nghiệp và kinh tế thì kỹ năng này chiếm tới 15% thành công của công việc.       Nội dung các kỹ năng  Biết cách phối hợp các nguồn lực của tổ chức hữu hiệu, đi đúng mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức để phối hợp với các quản trị viên khác thực hiện, sẵn sàng ứng phó và đối phó với những thay đổi của môi trường xã hội bên ngoài. Kỹ năng làm việc nhóm (Team Group Working Skill )   Trong thời đại ngày nay khi KHKT càng phát triển thì yêu cầu làm việc nhóm là cần thiết hơn bao giờ hết. Đơn giản vì không ai là hoàn hảo, làm việc nhóm sẽ tập trung những mặt mạnh của  nhiều cá nhân và bổ sung cho nhau . Hơn nữa, việc tổ chức cho một nhóm làm việc theo một hệ thống là rât khó mà nhà Quản trị Văn phòng  cần phải hiểu hơn về kỹ năng này. Với Học sinh- Sinh viên đây là con đường tập dượt để lãnh đạo tổ chức của một cơ quan, thành thạo kỹ năng này sẽ định hình dần mô hình tư duy lôgic cho công việc sau này và cũng khăng định những nhà Quản trị Văn phòng trẻ đã áp dụng thành công quy tắc sức mạnh tổng hợp nhóm 90-10 (90% thành công là nhờ sức mạnh đồng đội và sức mạnh tinh thần)        Nội dung các kỹ năng Ở Việt Nam cụm từ “Team group” được nghe nói nhiều nhưng việc vận dụng nó theo đúng nghĩa trong thực tế chưa có. Chính vì vậy sự thành công trong những dự án làm việc nhóm và sự hỗ trợ của các bộ phận chuyên biệt kém hiệu quả - Kỹ năng giải quyết vấn đề (Problem solving Skill )   Là tất cả cách thức, phương pháp tư duy khoa học, phân tích, nhận định về một vấn để và con đường hướng luận cho một giải pháp hiệu quả của nhà quản lý trước một sự việc, hiện tượng xã hội, hiệu quả của kỹ năng này chiếm tới 20% giá trị toàn quá trình giải quyết công việc theo đúng tiến độ kế hoạch.       Trong mọi mặt của đời sống hàng ngày chúng ta luôn đứng trước các vấn đề cần giải quyết, điều này đặc biệt đúng trong công tác Quản trị Văn phòng – một công việc làm dâu trăm họ. Làm cách nào để giải quyết hiệu quả công việc. Thực tế cho thấy kỹ năng này rất cần cho một nhà Quản trị Văn phòng  chuyên nghiệp khi đứng trước một  vấn đề, sự kiện sẽ không bị lúng túng, mơ hồ về phương pháp giải quyết dù công việc đó khó dễ ở mức độ nào, nhà Quản trị Văn phòng giỏi phải xác định được: - Nội dung các kỹ năng - Nhận định vấn đề dưới các phương diện khác nhau, vấn đề đó đúng, sai như thế nào và phân tích vấn đề. - Đưa ra các giải pháp có thể có và so sánh chúng để tìm ra giải pháp tốt nhất. - Thực hiện các giải pháp đã lựa chọn và đánh giá tính hiệu quả riêng của chúng. Rút ra bài học kinh nghiệm sau sự việc đó        Kỹ năng Tổ chức- Quản lý (Organization and Management Skill ) Kỹ năng tổ chức quản lý là một kỹ năng vị trí hết sức quan trọng , kỹ năng này đánh giá năng lực chuyên môn và tính nhanh nhạy, sáng tạo... cần thiết của nhân viên Quản trị Văn phòng, kỹ năng này tạo ra bước phát triển quan trọng cho công việc của chúng ta đi đến thành công và quyết định ít nhất 30% kết quả công việc của nhà Quản trị Văn phòng . Vì thế cho nên nhà Quản trị Văn phòng cần biết cách:   Nội dung các kỹ năng - Tổ chức quản lý khoa học phòng làm việc. Tổ chức quản lý văn bản giấy tờ bằng các phương tiện, phương pháp hiện đại nhất, thuận lợi cho quá trình giải quyết công việc.  - Tổ chức thu thập và xử lý thông tin nhanh  nhất, hiệu quả nhất, kịp thời nhất, chuyên nghiệp nhất. - Xây dựng được phương pháp quản lý và tự quản lý cá nhân cán bộ công nhân viên chuẩn hoá nhất về công việc, thời gian.. Ngoài ra, việc hiểu biết thêm một số  ngành luật về kinh tế, thương mại là rất cần thiết và nó có mối quan hệ chặt chẽ với chuyên ngành Quản trị Văn phòng  mà chúng ta cần bổ xung để đáp ứng nguồn nhân lực toàn năng ở mọi phương diện, môi trường làm việc chuyên môn hoá cao như hiện nay. III. KẾT LUẬN Điều chúng ta nhận thấy qua đây là “ hãy đào tạo những gì xã hội cần, không cần đào tạo những gì ta có nhưng không cần cho xã hội”. Trước thực tế đòi hỏi của xã hội như hiện nay và với đặc thù riêng của chuyên ngành Quản trị Văn phòng việc đào tạo các kỹ năng cần thiết cho nhà Quản trị Văn phòng  theo đúng định hướng hội nhập kinh tế quốc tế là rất cần quan trọng, để các Học sinh- Sinh viên ra trường luôn sẵn sàng thích nghi với mọi môi trường, mọi điều kiện làm việc khác nhau.       Phía nhà trường cũng bớt lo lắng với nguồn nhân lực mình đào tạo ra, khi tăng môn học cần thiết việc điều chỉnh kinh phí cho đào tạo sẽ được ủng hộ cao vì nhân dân biết, các bậc phụ huynh hiểu cần phải thúc đẩy hơn, luôn coi Nhà trường là địa chỉ tin cậy, chìa khoá vàng nâng cánh giấc mơ cho những thiên thần bé bỏng của họ, cho những đứa con kết tinh tình yêu, sức lực, cả cuộc đời lao động cật lực, bươn chải chỉ dành cho con.        Được học ở ngôi trường có phương pháp dạy tốt họ yên tâm con họ ra trường không bỏ không khi học xong mà sẽ có kiến thức, kỹ năng tốt đáp ứng đòi hỏi của xã hội mới.        Phía Học sinh- Sinh viên khi được học dưới một ngôi trường có phương pháp học tốt, luôn lấy học sinh làm trung tâm và thầy cô là người thuyền trưởng hướng dẫn chỉ đạo. Chúng tôi tin chắc, mỗi học viên sẽ xây dựng cho mình một kế hoạch và thái độ học tập nghiên cứu tốt nhất (Thái độ học tập sẽ quyết định 85% thành công- Đại học Havard) Cũng theo một nghiên cứu khác của các nhà lãnh đạo cao cấp của 500 công ty hàng đầu thế giới yếu tố thái độ quyết định 94% sự thành công bởi lẽ” Cuộc đời là tấm gương phản chiếu thái độ của chính bạn”       - Một là, cần xây dựng một chương trình giảng dạy khoa học, toàn diện trong đó việc điều chỉnh tăng số đơn vị học trình cho các môn học tăng kỹ năng cơ bản cho sinh viên 2 môn Tin học và ngoại ngữ (tiếng Anh ) để kỹ năng chuyên môn của chúng em tốt hơn.       - Hai là, đưa thêm các môn học về kỹ năng xã hội hoặc mở các lớp học đào tạo ngắn hạn để học sinh được trau dồi hơn về kỹ năng và kiến thức xã hội là rất cần thiết.       - Ba là, khuyến khích, phát động các học sinh- sinh viên mở các câu lạc bộ, hợp tác xã sinh viên tăng thêm sức mạnh đoàn kết, phát huy sức trẻ. Nếu có một đội sinh viên có khả năng giao tiếp, đàm phán thuyết trình... tốt sẽ nâng sức mạnh cho khối sinh viên trong trường. Việc tìm kiếm các nguồn tài trợ từ các doanh nghiệp lớn, tổ chức... tăng kinh phí cho các hoạt động chung như Hội thảo khoa học, các chương trình  Văn hoá- văn nghệ, giải thể dục-thể thao..., các suất học bổng khuyến khích học tập ở các hãng nổi tiếng của các sinh viên trong hội, các câu lạc bộ đạt kết quả rất tốt. Đó là nhờ khả năng ngoại giao - khả năng thuyết phục đối tượng giao tiếp giỏi – mang đến lợi ích cho cả 2 phía cơ quan và sinh viên.  - Bốn là, cần tăng hơn nữa số buổi học ngoại khoá để sinh viên có cơ hội tiếp xúc thực tiễn và cần cải tổ hệ thống thiết bị Văn phòng lạc hậu thay bằng các trang thiết bị hiện đại để học viên có thể thực hành tốt hơn, sát thực tiễn hơn.       - Năm là, đưa thêm các môn học về các cơ sở luật ( luật kinh tế thương mại quốc tế ), về hệ thống đo lường chất lưọng ISO- đây là môn học cần thiết mở mang tầm hiểu biết hơn về tiêu chuẩn quốc tế rất cần thiết với sinh viên trường ta, đặc biệt là sinh viên Khoa Quản trị Văn phòng.          Khi hội tụ được đầy đủ các kỹ năng trên thật tốt, điều hiển nhiên các nhà Quản trị Văn phòng trẻ ra trường đời sẽ nhanh chóng thích nghi với bất cứ môi trường làm việc nào vì với họ khi đó: việc nhận định, giải quyết tinh gon, sắc bén công việc, tình huống không còn là một khó khăn lớn nữa; kỹ năng vi tính, ngoại ngữ, giao tiếp với sinh viên trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội sẽ là cánh tay phải trong hành trang nghề nghiệp và tự tin hơn khẳng định mình đúng như câu nói nổi tiếng của một triết gia xưa”Con người ta sinh ra không phải để tan biến như hạt cát, họ sinh ra để in dấu trên mặt đất và trong trái tim người khác” Việc tiếp xúc Công nghệ mới, tìm tòi ra những sáng chế mới, đưa chúng ta vào phục vụ sự nghiệp phát triển xã hội nhanh chóng. Điều đó, khiến tôi liên tưởng đến hính ảnh một nhà Quản trị Văn phòng  nước ngoài đang bắt tay chúc cho một cuộc đàm phán một ký kết kinh doanh mới với một nhà Quản trị Văn phòng Việt Nam mà rào cản ngôn ngữ không gây cản trở, khó khăn cho quá trình giao tiếp của  họ./