Microsoft Excel 2000

Microsoft Excel là phần mềm bảng tính điện tử tiêu biểu do Microsoft phát triển, đây là phần mềm chuyên dùng cho công tác kế toán, văn phòng được triển khai trên môi trường Windows.

doc28 trang | Chia sẻ: tlsuongmuoi | Lượt xem: 2349 | Lượt tải: 0download
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Microsoft Excel 2000, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
I - Tæng qu¸t vÒ Excel 1 - §Þnh nghÜa +> Ch­¬ng tr×nh b¶ng tÝnh lµ hÖ thèng ch­¬ng tr×nh m« pháng mét b¶ng c«ng t¸c cña kÕ to¸n viªn trªn mµn h×nh vµ cho phÐp ng­êi dïng nhóng c¸c c«ng thøc Èn vµo ®Ó thùc hiÖn c¸c phÐp tÝnh ®èi víi c¸c d÷ liÖu nh×n thÊy. +> Microsoft Excel lµ phÇn mÒm b¶ng tÝnh ®iÖn tö tiªu biÓu do Microsoft ph¸t triÓn, ®©y lµ phÇn mÒm chuyªn dïng cho c«ng t¸c kÕ to¸n, v¨n phßng ®­îc triÓn khai trªn m«i tr­êng Windows. +> B¶ng tÝnh Trong c¸c ch­¬ng tr×nh b¶ng tÝnh, ®©y lµ mét ma trËn hai chiÒu gåm c¸c hµng vµ c¸c cét mµ ng­êi dïng sÏ nhËp c¸c ®Çu ®Ò, c¸c con sè, vµ c¸c c«ng thøc vµo ®ã. 2 - TÝnh n¨ng vµ øng dông cña excel - Thùc hiÖn ®­îc nhiÒu phÐp tÝnh tõ ®¬n gi¶n ®Õn phøc t¹p. - Tæ chøc vµ l­u tr÷ th«ng tin d­íi d¹ng b¶ng nh­ b¶ng l­¬ng, b¶ng kÕ to¸n, b¶ng thanh to¸n, b¶ng thèng kª, b¶ng dù to¸n... - Thao t¸c trªn b¶ng tÝnh cã thÓ t¹o ra c¸c b¸o c¸o tæng hîp hoÆc ph©n tÝch cã kÌm theo c¸c biÓu ®å, h×nh vÏ minh ho¹... 3 - §Æc ®iÓm - HiÓn thÞ vïng lµm viÖc d­íi d¹ng m¶ng 2 chiÒu. - Tù ®éng cËp nhËt khi d÷ liÖu nguån bÞ thay ®æi. - ChuyÓn ®æi dÔ dµng tõ d÷ liÖu sang h×nh vÏ. II - Giíi thiÖu mµn h×nh microsoft excel 1 - Khëi ®éng Excel Th«ng th­êng sau khi cµi ®Æt bé ch­¬ng tr×nh Office 2000, shortcut cña Microsoft Excel ®­îc ®Æt ë Programs trong Start menu. Cßn ë trªn ®Üa ch­¬ng tr×nh nµy ®­îc ®Æt trong C:\Program Files\Microsoft Office\Office. V× vËy ®Ó khëi ®éng Excel cã thÓ thùc hiÖn b»ng mét trong 2 c¸ch sau : C¸ch 1 : KÝch chuét vµo Start menu chän Programs råi chän Microsoft Excel. C¸ch 2 (dïng khi kh«ng cã biÓu t­îng cña Excel) : KÝch chuét vµo Start menu chän Run... råi nhËp dßng lÖnh : "C:\Program Files\Microsoft Office\Office\ EXCEL.EXE" 2 - Mµn h×nh Excel  VÒ c¬ b¶n cöa sæ Excel t­¬ng tù nh­ cöa sæ cña phÇn mÒm so¹n th¶o Microsoft Word, v× vËy ë ®©y chØ tr×nh bµy chi tiÕt thªm c¸c thµnh phÇn ®Æc tr­ng nh­ : Formula Bar (thanh c«ng thøc) : hiÓn thÞ to¹ ®é « hiÖn hµnh, nót huû nhËp (Cancel), nót nhËp (Enter), nót so¹n th¶o c«ng thøc vµ néi dung d÷ liÖu cña « hiÖn hµnh. Workbook Window lµ cöa sæ chøa néi dung tÖp. Tªn tÖp (workbook) hiÖn trªn thanh tiªu ®Ò cöa sæ víi phÇn më réng ®Þnh s½n lµ XLS. Tªn tÖp Workbook mÆc nhiªn lµ Book# ( # lµ sè thø tù t­¬ng øng víi nh÷ng lÇn më tÖp ). C¸c thµnh phÇn cña Workbook Window lµ : - §­êng viÒn ngang (Column Border) ghi ký hiÖu cét tõ tr¸i sang ph¶i theo ch÷ c¸i A, B, C,..., Z, AA, AB,... , ZZ. Cét (Column) lµ mét tËp hîp nh÷ng « theo chiÒu däc. §é réng ngÇm ®Þnh lµ 8 ký tù (cã thÓ thay ®æi gi¸ trÞ nµy tõ 0 ®Õn 255). Cã tæng céng 256 cét. - §­êng viÒn däc (Row Border) ghi sè thø tù dßng tõ trªn xuèng d­íi. Dßng (Row) lµ mét tËp hîp nh÷ng « theo chiÒu ngang. ChiÒu cao mÆc nhiªn lµ 12.75 chÊm ®iÓm (cã thÓ thay ®æi gi¸ trÞ nµy tõ 0 ®Õn 409). Cã tæng céng 16384 dßng. - ¤ (Cell) lµ giao cña mét dßng víi mét cét. §Þa chØ cña mét « x¸c ®Þnh b»ng tªn cét vµ tªn hµng. VÝ dô : B6 lµ ®Þa chØ cña « n»m trªn cét B, hµng thø 6. ¤ hiÖn hµnh (Select cell) lµ « cã khung viÒn quanh. - B¶ng tÝnh (Sheet) lµ mét b¶ng gåm cã 256 cét/16384 hµng h×nh thµnh trªn 4 triÖu « d÷ liÖu. Tªn b¶ng tÝnh mÆc nhiªn lµ Sheet# (# lµ sè thø tù). Theo chÕ ®é ngÇm ®Þnh, mét tÖp Workbook cã 16 Sheet, ®­îc liÖt kª tõ Sheet1 ®Õn Sheet16 (cã thÓ n©ng gi¸ trÞ nµy lªn ®Õn 255). Trªn mµn h×nh Microsoft Excel ®ang chän b¶ng tÝnh Sheet1 cña tÖp Book1. Status Bar (thanh tr¹ng th¸i) dßng chøa chÕ ®é lµm viÖc hiÖn hµnh hay ý nghÜa lÖnh hiÖn hµnh cña b¶ng tÝnh vµ c¸c t×nh tr¹ng hiÖn hµnh cña hÖ thèng nh­ NumLock, Capslock,... C¸c chÕ ®é lµm viÖc th«ng th­êng gåm: - Ready : S½n sµng nhËp d÷ liÖu. - Enter : §ang nhËp d÷ liÖu. - Edit : §ang ®iÒu chØnh d÷ liÖu. - Point : §ang ®iÒu chØnh d÷ liÖu hay c«ng thøc trong « hiÖn hµnh. Chän chÕ ®é nµy b»ng c¸ch di chuyÓn ®Õn « muèn ®iÒu chØnh vµ gâ phÝm F2. 3 - Tho¸t khái excel Vµo Menu File, chän Exit (hoÆc bÊm Alt+F4). NÕu cã thùc hiÖn bÊt cø söa ®æi nµo trong c¸c WorkBook ®ang më mµ ch­a l­u vµo ®Üa (cho ®Õn thêi ®iÓm tho¸t) th× Excel sÏ th«ng b¸o nh¾c nhë ng­êi dïng cã muèn ghi l¹i nh÷ng sù thay ®æi ®ã hay kh«ng. III - T¹o b¶ng tÝnh 1 - C¸ch di chuyÓn con trá b¶ng tÝnh T¹i mét thêi ®iÓm lu«n lu«n tån t¹i mét con trá « trong b¶ng tÝnh. Khi nhËp d÷ liÖu, vµo c«ng thøc hay thao t¸c lÖnh sÏ t¸c ®éng ®Õn ®Þa chØ t¹i vÞ trÝ con trá b¶ng tÝnh hiÖn hµnh. §Ó di chuyÓn con trá sö dông c¸c phÝm di chuyÓn hoÆc kÝch chuét t¹i mét « ®Ó di chuyÓn con trá ®Õn « ®ã. 2 - Vïng, c¸ch chän vïng Vïng lµ mét hoÆc nhiÒu « liªn tôc. Vïng ®­îc x¸c ®Þnh bëi to¹ ®é vïng gåm ®Þa chØ « ®Çu vïng vµ ®Þa chØ « cuèi vïng, d¹ng : :. VÝ dô A2:C8 Tr­íc khi thùc hiÖn mét thao t¸c, ng­êi sö dông ph¶i chän ph¹m vi lµm viÖc (cã thÓ lµ mét vïng hoÆc nhiÒu vïng). +> Chän mét « : di chuyÓn con trá ®Òn « chän, hoÆc kÝch chuét t¹i « chän. +> Chän mét cét : kÝch chuét t¹i ký hiÖu cét. +> Chän mét dßng : kÝch chuét t¹i sè thø tù hµng. +> Chän mét vïng, cã c¸c c¸ch chän : - §Æt con trá t¹i « ®Çu vïng, Ên Shift, dïng c¸c phÝm mòi tªn dÞch chuyÓn ®Õn « cuèi vïng. - §Æt con trá chuét t¹i « ®Çu vïng, Ên vµ gi÷ nót tr¸i chuét, kÐo ®Õn « cuèi vïng - §Æt con trá chuét t¹i « ®Çu vïng, Ên vµ gi÷ phÝm Shift trong khi kÝch chuét t¹i « cuèi vïng. +> Chän nhiÒu vïng : Ên vµ gi÷ phÝm Ctrl trong khi dïng chuét thùc hiÖn thao t¸c chän c¸c vïng kh¸c nhau. 3 - C¸c kiÓu d÷ liÖu Trong mét « chØ cã thÓ chøa mét kiÓu d÷ liÖu. KiÓu d÷ liÖu phô thuéc vµo ký tù ®Çu tiªn ®­îc nhËp. a - KiÓu sè (Number) Ký tù ®Çu tiªn gâ vµo lµ c¸c ch÷ sè tõ 0 ®Õn 9, c¸c dÊu "+"; " -"; "."; ","; "()"; "$". Mét sè ®­îc nhËp vµo mÆc nhiªn lµ d¹ng General, sau ®ã cã thÓ ®Þnh d¹ng tr×nh bµy sè l¹i theo ý muèn b»ng lÖnh Format/Cells. b - KiÓu chuçi (Text) Ký tù ®Çu tiªn gâ vµo lµ c¸c ký tù tõ A ®Õn Z, c¸c ký tù canh biªn nh­ sau : ‘ “ ^ \ Ký tù ‘ ®Ó canh c¸c ký tù bªn trong « vÒ bªn tr¸i. Ký tù “ ®Ó canh c¸c ký tù trong « vÒ bªn ph¶i. Ký tù ^ ®Ó canh c¸c ký tù trong « vµo gi÷a. Ký tù \ ®Ó lÆp l¹i ký tù theo sau nã cho ®Õn hÕt chiÒu réng «. C¸c ký tù canh biªn chØ cã t¸c dông khi ng­êi sö dông ®· chän tuú chän Navigation Keys trong Tools\Option thÎ Transition. c- KiÓu thêi gian (Date & Time) D÷ liÖu kiÓu thêi gian ph¶i ®­îc nhËp víi khu«n mÉu ®· x¸c ®Þnh khi chän m· quèc gia. Th«ng th­êng chóng ®­îc nhËp theo d¹ng mm/dd/yy ®èi víi d÷ liÖu kiÓu ngµy vµ hh:mm:ss víi d÷ liÖu kiÓu giê. d- KiÓu c«ng thøc (Formular) C«ng thøc ®­îc thµnh lËp d­íi d¹ng mét biÓu thøc trong ®ã ký tù ®Çu tiªn nhËp vµo b¾t buéc ph¶i lµ dÊu "=", "-" hoÆc "+". KÕt qu¶ tr×nh bµy trong « chøa c«ng thøc kh«ng ph¶i lµ c¸c ký tù gâ vµo mµ chÝnh lµ gi¸ trÞ cña c«ng thøc ®ã. VÝ dô : Khi nhËp =4*5+2 th× kÕt qu¶ tr×nh bµy trong « lµ 22. Nh­ th«ng th­êng thµnh phÇn cña mét c«ng thøc gåm c¸c to¸n h¹ng vµ to¸n tö . Mét to¸n h¹ng trªn Excel cã thÓ lµ : h»ng sè, h»ng chuçi v¨n b¶n (ph¶i ®­îc ®Æt trong cÆp kÝch kÐp), ®Þa chØ «, vïng hoÆc c¸c lo¹i hµm. C¸c to¸n tö sö dông trong c«ng thøc : - To¸n tö sè häc : + (céng), - (trõ), * (nh©n), / (chia), ^ (luü thõa), % (phÇn tr¨m). - To¸n tö chuçi : & (nèi chuçi) - To¸n tö quan hÖ : = (b»ng), (kh¸c), > (lín h¬n), >= (lín h¬n hoÆc b»ng), < (nhá h¬n), <= ( nhá h¬n hay b»ng). §é ­u tiªn cña c¸c to¸n tö trong c«ng thøc : c¸c nhãm biÓu thøc trong (...), luü thõa, nh©n, chia, céng, trõ. 4 - C¸ch nhËp d÷ liÖu +> Chän « cÇn nhËp. +> NhËp d÷ liÖu (theo quy ­íc ®èi víi tõng lo¹i d÷ liÖu). +> KÕt thóc nhËp b»ng c¸ch gâ phÝm ENTER hay di chuyÓn con trá « hiÖn hµnh sang « kh¸c. * Chó ý : +> D÷ liÖu ban ®Çu ®­îc nhËp lu«n ®­îc ®Þnh d¹ng lµ d÷ liÖu nguyªn thuû (General) do ®ã muèn thay ®æi cÇn ph¶i tiÕn hµnh ®Þnh d¹ng l¹i. +> Khi nhËp d÷ liÖu gåm c¶ sè vµ v¨n b¶n th× Excel coi ®ã lµ v¨n b¶n. +> ë chÕ ®é ngÇm ®Þnh : - D÷ liÖu kiÓu v¨n b¶n ®­îc canh chØnh tõ tr¸i sang ph¶i. - D÷ liÖu kiÓu sè ®­îc canh chØnh tõ ph¶i sang tr¸i. +> Khi nhËp d÷ liÖu hÕt ®é réng cña mét «, nÕu lµ : - D÷ liÖu kiÓu v¨n b¶n nã sÏ tù ®éng trµn sang « kÕ tiÕp nÕu « ®ã kh«ng cã d÷ liÖu hoÆc bÞ Èn ®i nÕu « ®ã cã chøa d÷ liÖu. - D÷ liÖu kiÓu sè th× ®­îc hiÓn thÞ d­íi d¹ng ######## hay d­íi d¹ng dÊu phÈy ®éng (n,mE(a), vÝ dô 3,5E+7. 5 - Tù ®éng ®iÒn d÷ liÖu a - C¸n tù ®iÒn (Autofill handle) C¸n tù ®iÒn lµ ®iÓm gãc d­íi bªn ph¶i « hiÖn hµnh mµ khi ®Æt chuét ®Õn ®ã nã chuyÓn sang d¹ng . C¸n tù ®iÒn ®­îc dïng ®Ó tù ®éng ®iÒn d÷ liÖu cho c¸c « kÕ tiÕp b»ng c¸ch ®Æt chuét vµo ®ã vµ kÐo ®Õn c¸c kÕ tiÕp. b - Tù ®éng ®iÒn c¸c lo¹i d÷ liÖu +> NhËp mét d·y v¨n b¶n. - NhËp d÷ liÖu kiÓu v¨n b¶n cÇn ®iÒn vµo « ®Çu tiªn. - §Æt chuét vµo c¸n tù ®iÒn råi kÝch vµ kÐo ®Ó tù ®éng ®iÒn d÷ liÖu. +> NhËp mét d·y sè. - NhËp gi¸ trÞ ®Çu vµ gi¸ trÞ kÕ tiÕp vµo 2 « kÒ nhau (cïng hµng hoÆc cïng cét). - Chän 2 « d÷ liÖu võa nhËp. - §Æt chuét vµo c¸n tù ®iÒn råi kÝch vµ kÐo ®Ó tù ®éng ®iÒn d÷ liÖu. +> Mét sè chuçi ®­îc ®iÒn tõ ®éng. Qtr1 ( Qtr2, Qtr2, Qtr4, Qtr1,... Product1 ( Product2, Product3, Product4,... Jan ( Feb, Mar, Apr, May, Jun, Jul, Aug,... Jan 1998 ( Jan 1999, Jan 2000, Jan 2001, Jan 2002, Jan 2003,... Mon ( Tue, Wed, Thu, Fri, Sat, Sun, Mon,... IV - Thao t¸c trªn tÖp TÖp trong Excel cã phÇn më réng lµ XLS vµ cã thÓ cã nhiÒu b¶ng tÝnh, biÓu ®å... 1 - L­u tr÷ tÖp trªn ®Üa - §Ó l­u tr÷ tÖp thùc hiÖn lÖnh File\Save, chän æ ®Üa vµ th­ môc chøa tÖp råi ®­a vµo tªn tÖp cÇn l­u tr÷ ( Save. - L­u tr÷ víi tªn cò b»ng c¸ch chän mét trong c¸c c¸ch sau: gâ Ctrl+S, hoÆc kÝch chuét vµo biÓu t­îng ( trªn Standard Toolbar, hoÆc thùc hiÖn lÖnh: File/Save 2 - Më mét tÖp ®· cã trªn ®Üa +> Thùc hiÖn lÖnh File/Open... +> Chän æ ®Üa vµ th­ môc chøa tÖp cÇn më. +> Chän tªn tÖp cÇn më ( Open. 3 - T¹o mét tÖp míi §Ó më mét tÖp míi kÝch chuét vµo biÓu t­îng ( trªn Standard Toolbar . 4 - §ãng mét tÖp Më tr×nh ®¬n File thùc hiÖn lÖnh Close. V - Thao t¸c trªn b¶ng tÝnh 1 - Thao t¸c trªn vïng a - HiÖu chØnh d÷ liÖu +> Chän vïng cÇn hiÖu chØnh, gâ F2. +> TiÕn hµnh c¸c hiÖu chØnh cÇn thiÕt. +> Gâ phÝm Enter ®Ó kÕt thóc hiÖu chØnh. b - Huû bá lÖnh so¹n th¶o ®· thùc hiÖn §Ó huû bá lÖnh so¹n th¶o ®· thùc hiÖn vµo tr×nh ®¬n Edit chän lÖnh Undo. c - LÆp l¹i lÖnh so¹n th¶o ®· thùc hiÖn §Ó lµm l¹i lÖnh so¹n th¶o ®· thùc hiÖn vµo tr×nh ®¬n Edit chän lÖnh Redo. d - Sao chÐp vïng d÷ liÖu Thao t¸c sao chÐp. +> Chän vïng nguån (Source). +> Thùc hiÖn lÖnh: Edit\Copy ( hoÆc gâ Ctrl + C ) +> Chän vïng ®Ých (Destination) cã cïng d¹ng víi vïng nguån hay di chuyÓn con trá « ®Õn vÞ trÝ cña « gãc trªn bªn tr¸i cña vïng ®Ých. +> Thùc hiÖn lÖnh : Edit\Paste (hoÆc gâ Ctrl+ V ). §Þa chØ «. Khi chÐp gi÷ liÖu, nÕu vïng chøa d÷ liÖu kiÓu c«ng thøc, kÕt qu¶ vïng ®Ých sÏ cã thay ®æi hay kh«ng tuú thuéc c«ng thøc trong vïng nguån tham chiÕu ®Þa chØ t­¬ng ®èi hay tuyÖt ®èi. +> XÐt vÝ dô. NhËp b¶ng tÝnh víi néi dung :  A  B  C  D  E  F   1  30  80  110  110  110  140   2  40  30  70  110  120    3  90  60  150  110     4  60  80  140  110   170   5         - NhËp vµo « C1 c«ng thøc : =A1+B1. - NhËp vµo « D1 c«ng thøc : =$A$1+$B$1. - NhËp vµo « E1 c«ng thøc : =$A1+B$1. +> C¸c lo¹i ®Þa chØ «. - §Þa chØ t­¬ng ®èi (Relative Address) lµ lo¹i ®Þa chØ mµ khi chÐp ®Õn vïng ®Ých, ®Þa chØ tham chiÕu cña vïng ®Ých xÏ thay ®æi theo ph­¬ng vµ chiÒu víi to¹ ®é t¨ng (gi¶m) t­¬ng øng. §Þa chØ tham chiÕu t­¬ng ®èi cã d¹ng . VÝ dô : D÷ liÖu t¹i c¸c « nh­ b¶ng tÝnh trªn. C«ng thøc t¹i « C1 lµ : =A1+B1 ( kÕt qu¶ lµ 110. Khi chÐp c«ng thøc C1 vµo « C2 th× c«ng thøc ë C2 cã néi dung : =A2+B2 vµ kÕt qu¶ lµ 70. T­¬ng tù, khi chÐp c«ng thøc C1 vµo « C3 th× c«ng thøc ë C3 cã néi dung : =A3+B3 vµ kÕt qu¶ lµ 150; vµo « C4 th× c«ng thøc ë C4 cã néi dung : =A4+B4 vµ kÕt qu¶ lµ 140. §Þa chØ A1, B1 trong c«ng thøc cña « C1 lµ ®Þa chØ t­¬ng ®èi. - §Þa chØ tuyÖt ®èi (Absolute Address ) lµ lo¹i ®Þa chØ khi chÐp ®Õn vïng ®Ých ,®Þa chØ tham chiÕu cña vïng ®Ých sÏ gi÷ nguyªn gièng nh­ vïng nguån. §Þa chØ tham chiÕu cã d¹ng : $$. VÝ dô : D÷ liÖu t¹i c¸c « nh­ b¶ng tÝnh trªn. C«ng thøc t¹i « C1 lµ : =$A$1+$B$1 ( kÕt qu¶ lµ 110 Khi chÐp c«ng thøc D1 vµo « D2 th× c«ng thøc ë D2 cã néi dung : =$A$2+$B$2 vµ kÕt qu¶ lµ 110. T­¬ng tù, khi chÐp c«ng thøc D1 vµo « D3 vµ D4 th× c«ng thøc ë ®ã vÉn cã néi dung : =$A$2+$B$2 vµ kÕt qu¶ lµ 110. §Þa chØ $A$1, $B$1 ®­îc gäi lµ ®Þa chØ tuyÖt ®èi. - §Þa chØ hçn hîp (Mixed Address) §Þa chØ tham chiÕu cã d¹ng $ (tuyÖt ®èi cét, t­¬ng ®èi dßng) hoÆc $ (t­¬ng ®èi cét, tuyÖt ®èi dßng). Khi chÐp ®Õn vïng ®Ých, ®Þa chØ tham chiÕu cña vïng ®Ých bÞ thay ®æi mét c¸ch t­¬ng øng hoÆc theo cét hoÆc theo hµng. VÝ dô : D÷ liÖu t¹i c¸c « nh­ b¶ng tÝnh trªn. C«ng thøc t¹i « E1 lµ : =$A1+B$1 ( kÕt qu¶ lµ 110 Khi chÐp c«ng thøc E1 vµo « E2 th× c«ng thøc ë E2 cã néi dung : =$A2+B$1vµ kÕt qu¶ lµ 120. T­¬ng tù, khi chÐp c«ng thøc E1 vµo « F1 th× c«ng thøc ë F1 cã néi dung : =$A1+C$1 vµ kÕt qu¶ lµ 140; vµo « F4 th× c«ng thøc ë F4 cã néi dung : =$A4+C$1vµ kÕt qu¶ vÉn lµ 170 e - Di chuyÓn d÷ liÖu vïng +> Chän vïng nguån (suorce). +> Thùc hiÖn lÖnh : Edit\ Paste. +> Chän vïng ®Ých (destination area) cã cïng d¹ng víi vïng nguån hay di chuyÓn con trá « ®Õn vÞ trÝ cña « gãc trªn bªn tr¸i cña vïng ®Ých. +> Thùc hiÖn lÖnh : Edit\Paste. 2 - Thao t¸c víi «, hµng, cét a - ChÌn hµng, cét, « +> ChÌn hµng (Rows) - Chän c¸c hµng ®Ó x¸c ®Þnh vÞ trÝ vµ sè l­îng hµng muèn chÌn thªm. - Thùc hiÖn lÖnh Insert\Rows. +> ChÌn cét (Columns) - Chän c¸c cét ®Ó x¸c ®Þnh vÞ trÝ vµ sè l­îng cét muèn chÌn thªm. - Thùc hiÖn lÖnh Insert\Colunms. +> ChÌn « (Cells) - Chän vïng muèn chÌn vµo « trèng. - Thùc hiÖn lÖnh Insert\Cells...  - Chän c¸ch chÌn råi nhÊn OK. a - Xo¸ hµng, cét, « +> Xo¸ hµng (Rows) - Chän c¸c hµng cÇn xo¸. - Thùc hiÖn lÖnh Edit\Delete. +> Xo¸ cét (Columns) - Chän c¸c cét cÇn xo¸. - Thùc hiÖn lÖnh Edit\Delete. +> Xo¸ « (Cells) - Chän vïng muèn xo¸. - Thùc hiÖn lÖnh Edit\Delete...  - Chän c¸ch xo¸ råi nhÊn OK. VI - ®Þnh d¹ng d÷ liÖu b¶ng tÝnh 1 - Thay ®æi ®é réng cét, chiÒu cao dßng a - §æi ®é réng cét - Chän c¸c cét cÇn thay ®æi ®é réng. - BÊm vµ kÐo chuét trªn ®­êng gianh giíi gi÷a tiªu ®Ò hai cét ®Ó thay ®æi kÝch th­íc. b- Thay ®æi chiÒu cao mét dßng - Chän c¸c hµng cÇn thay ®æi chiÒu cao. - BÊm vµ kÐo chuét trªn ®­êng gianh giíi gi÷a tiªu ®Ò hai hµng ®Ó thay ®æi. 2 - §Þnh d¹ng d÷ liÖu sè Sau khi nhËp d÷ liÖu, tÝnh to¸n,... ta cßn ph¶i tr×nh bÇy b¶ng tÝnh sao cho thÝch hîp víi yªu cÇu c«ng viÖc. Cô thÓ lµ chän kiÓu thÓ hiÖn sè liÖu, chän ®¬n vÞ tÝnh thÝch hîp, thay ®æi kiÓu ch÷ , cì ch÷, nhÊn m¹nh néi dung, sè liÖu quan träng... a - C¸c kiÓu ®Þnh d¹ng cã s½n +> Dïng biÓu t­îng trªn Formatting Toolbar. - $ : BiÓu t­îng ®Ó biÓu diÔn d÷ liÖu sè kiÓu tiÒn tÖ. VÝ dô : $ 70,000,000.00 - % : BiÓu t­îng ®Ó biÓu diÔn d÷ liÖu sè kiÓu phÇn tr¨m. VÝ dô : 70% - , : BiÓu t­îng ®Ó biÓu diÔn d÷ liÖu sè kiÓu ph©n nhãm, b¾t ®Çu tõ bªn ph¶i, 3 ch÷ sè mét nhãm , dïng dÊu "," ph©n nhãm. DÊu chÊm "." t¸ch phÇn nguyªn vµ thËp ph©n. +> C¸c b­íc thùc hiÖn ®Þnh d¹ng hiÓn thÞ sè : - Chän vïng d÷ liÖu ®Ó ®Þnh d¹ng sè. - Thùc hiÖn lÖnh Format\Cells... chän thÎ Number.  - Chän lo¹i ®Þnh d¹ng trong danh s¸ch Category - Chän kiÓu hiÓn thi sè ©m ë Negative numbers. - Chän OK hay gâ Enter. b - §Þnh d¹ng cña ng­êi dïng +> C¸c m· ®Þnh d¹ng. # : Dïng biÓu diÔn vÞ trÝ cho 1 con sè thùc sù, nÕu gi¸ trÞ nhËp thùc tÕ v­ît ngoµi mÉu ®Þnh d¹ng th× gi¸ trÞ ®­îc biÓu diÔn b»ng # sÏ ®­îc lµm trßn. 0 : Dïng thªm vµo gi¸ trÞ thùc c¸c sè 0 v« nghÜa. ? : Thªm kho¶ng trèng vµo gi¸ trÞ ®­îc ®Þnh d¹ng. +> T¹o ®Þnh d¹ng cña ng­êi dïng. - Thùc hiÖn lÖnh Format\Cells... chän thÎ Number. - Chän Custom trong danh s¸ch Category. - NhËp m· ®Þnh d¹ng vµo hép Type, ®ång thêi theo dâi kÕt qu¶ ë Sample. 3 - §iÒu chØnh d÷ liÖu - Chän vïng d÷ liÖu ®Ó ®Þnh d¹ng -Thùc hiÖn lÖnh Format\Cells chän thÎ Alignment.  - Chän môc Horizontal ®Ó lùa chän ®iÒu chØnh ngang d÷ liÖu trong tõng «. - Chän môc Vertical ®Ó lùa chän ®iÒu chØnh däc d÷ liÖu trong tõng «. - Chän môc Orientation ®Ó lùa chän h×nh thøc tr¶i d÷ liÖu. - C¸c môc chän trong Text control : ( Wrap text : Cè ®Þnh d÷ liÖu trong vïng kÝch th­íc ngÇm ®Þnh cña «. ( Shrink to fit : Co d·n d÷ liÖu ®ñ ®Ó chøa trong «. ( Merge cells : KÕt hîp c¸c « thµnh mét «. - Chän OK hay gâ Enter. 4 - §Þnh d¹ng ký tù - Chän vïng d÷ liÖu ®Ó ®Þnh d¹ng. -Thùc hiÖn lÖnh Format\Cells chän thÎ Font. - Thùc hiÖn c¸c thao t¸c ®Þnh d¹ng t­¬ng tù ë Word. 5 - T¹o c¸c ®­êng kÎ - Chän vïng d÷ liÖu ®Ó ®Þnh d¹ng. - Thùc hiÖn lÖnh Format\Cells chän thÎ Border. - Thùc hiÖn c¸c thao t¸c ®Þnh d¹ng t­¬ng tù ë Word. VII - C¸c hµm mÉu th«ng dông cña Excel 1. Ph­¬ng ph¸p biªn tËp hµm Cã 2 ph­¬ng ph¸p nhËp sö dông hµm : - NhËp trùc tiÕp. - Gäi sö dông b»ng Paste Function. a - NhËp trùc tiÕp D¹ng thøc tæng qu¸t cña hµm: =(Danh s¸ch ®èi sè) - Tªn hµm : tªn hµm mÉu do Excel quy ®Þnh. VÝ dô: SUM, AVERAGE, MAX,... - §èi sè : cã thÓ lµ c¸c h»ng, biÓu thøc, ®Þa chØ «, vïng « hoÆc hµm. * Chó ý : - Tªn hµm vµ c¸c ®èi kh«ng ph©n biÖt ch÷ th­êng vµ ch÷ hoa. - §èi sè ph¶i ®­îc ®Æt trong ngoÆc ®¬n ( ) vµ ph©n c¸ch nhau bëi dÊu phÈy. - Hµm cã thÓ cã tèi ®a 30 ®èi nh­ng ®é dµi kh«ng v­ît qu¸ 255 kÝ tù. - Néi dung cña hµm hay biÓu thøc kh«ng ®­îc phÐp chøa dÊu c¸ch. b - Gäi sö dông hµm b»ng Paste Function - §Æt con trá t¹i « cÇn nhËp hµm mÉu, råi thùc hiÖn lÖnh Insert\ Function...  - Chän nhãm hµm cÇn thùc hiÖn trong khung Function category. - Chän tªn hµm cÇn thùc hiÖn trong khung Function name. - Chän nót OK. Excel ®ãng hép ®èi tho¹i vµ ®­a tªn hµm lªn thanh c«ng thøc. VÝ dô, chän hµm tÝnh trung b×nh céng: AVERAGE, sau khi chän nót Finish, thanh c«ng thøc hiÓn thÞ: =AVERAGE(number 1, number 2,...) - NhËp c¸c ®èi sè theo quy ®Þnh cña tõng hµm trong ngoÆc ®¬n. - Gâ phÝm Enter (hoÆc kÝch OK), kÕt qu¶ xuÊt hiÖn trªn « ®· chän. 2 - Mét sè hµm th«ng dông a - Hµm logic a1. Hµm AND([,Logic2][,Logic3]...) : Hµm cho kÕt qu¶ ®óng khi vµ chØ khi tÊt c¶ c¸c biÓu thøc logic ®èi ®óng. Ng­îc l¹i mét trong c¸c ®èi mang gi¸ trÞ sai hµm tr¶ vÒ kÕt qu¶ sai. VÝ dô : =AND(-73,3+1>3) ( TRUE =AND(-73,3+1>3+2) ( FALSE a2. Hµm OR([,Logic2][,Logic3]...) : Hµm cho kÕt qu¶ ®óng khi cã 1 trong c¸c biÓu thøc logic ®óng. Ng­îc l¹i hµm tr¶ vÒ kÕt qu¶ sai khi tÊt c¶ c¸c ®èi mang gi¸ trÞ sai VÝ dô : =OR(-7>-1,63) ( TRUE =OR(-7>-1,63+2) ( FALSE a3. Hµm NOT() : Hµm phñ ®Þnh. VÝ dô : =NOT(FALSE) ( TRUE =NOT(3+1<3+2) ( FALSE a4. Hµm IF (,,) : Hµm tr¶ vÒ nÕu cho kÕt qu¶ ®óng, ng­îc l¹i hµm tr¶ vÒ nÕu cho kÕt qu¶ sai. VÝ dô : =IF(-7>-1,"TRUE","FALSE") ( TRUE =IF(-7>-1,63+2) ( FALSE b - Hµm sè häc vµ l­îng gi¸c b1. Hµm ABS() : Tr¶ vÒ gi¸ trÞ tuyÖt ®èi cña n. VÝ dô : =ABS(-7) ( 7 =ABS(6-140) ( 136 b2. Hµm SQRT() : TÝnh c¨n bËc hai cña n (n>0). VÝ dô : =SQRT(9) ( 3 b3. Hµm INT(n) : Cho phÇn nguyªn cña n. VÝ dô : =INT(123.45) ( 123 b4. Hµm EVEN() : Lµm trßn ®Õn sè nguyªn ch½n phÝa trªn gÇn nhÊt cña n. VÝ dô : =EVEN(4.5) ( 6 b5. Hµm ODD() : Lµm trßn ®Õn sè nguyªn lÎ phÝa trªn gÇn nhÊt cña n. VÝ dô : =ODD(4.5) ( 5 b6. Hµm FACT() : Hµm tÝnh giai thõa cña n. VÝ dô : =FACT(5) ( 120 b7. Hµm LN() : Tr¶ vÒ logarit tù nhiªn cña ®èi sè n. VÝ dô : =LN(5) ( ~1.6 b8. Hµm LOG10() : Tr¶ vÒ logarit theo c¬ sè 10 cña ®èi sè n. VÝ dô : =LOG10(5) ( ~ 0.7 b9. Hµm LOG(,) : Tr¶ vÒ logarit theo c¬ sè tù do cña ®èi sè n VÝ dô : =LOG(4510) ( ~ 0.7 b10. Hµm MOD(,) : Cho phÇn d­ cña phÐp chia nguyªn. Trong ®ã : - n lµ sè bÞ chia, - d lµ sè chia. VÝ dô : =MOD(10,3) ( 1 b11. Hµm POWER(,) : Cho luü thõa mò p cña n. VÝ dô : =POWER(2,10) ( 1024 b12. Hµm ROUND(n,d) : Hµm lµm trßn sè (n) ®Õn sè thø d. Trong ®ã : - n lµ sè cÇn lµm trßn, - d lµ vÞ trÝ cÇn lµm trßn ®Õn, nÕu d > 0 hµm lµm trßn phÇn thËp ph©n, nÕu d = 0 hµm lÊy phÇn nguyªn, nÕu d < 0 hµm lµm trßn phÇn nguyªn. VÝ dô : =ROUND(3.14159,2) ( 3.14 =ROUND(3.14159,0) ( 3 =ROUND(77777.1569,-3) ( 8000 b13. Hµm SUM(D·y sè) : Hµm tÝnh tæng cña d·y s«. VÝ dô : =SUM(3,5,4,7) ( 19 b14. Hµm PRODUCT(D·y sè) : Hµm tÝnh tÝch cña d·y sè. VÝ dô : =PRODUCT(2,2,5) ( 20 b15. Hµm SUMPRODUCT(D·y1, D·y2,...) : Hµm tÝnh tæng cña tÝch c¸c ®ång vÞ thµnh phÇn trong c¸c d·y sè. Trong ®ã : D·y1, D·y 2,... ph¶i lµ c¸c d·y cïng chiÒu cïng sè phÇn tö. VÝ dô : =SUMPRODUCT({3;4;5},{2;5;3}) ( 41 b16. Hµm SUMIF(Vïng ®iÒu kiÖn,§iÒu kiÖn tÝnh tæng,Vïng tÝnh tæng) : Hµm tÝnh tæng theo ®iÒu kiÖn. VÝ dô : LËp b¶ng tÝnh  D  E    1  b  5  =SUMIF(D1:D5,"=D",E1:E5) ( 11 =SUMIF(D1:D5,"D",E1:E5) ( 22   2  d  4    3  c  9    4  a  8    5  d  6    b17. Hµm TRUNC(n,nd) : Hµm c¾t tõ tr¸i ®èi n ®i nd sè. NÕu nd > 0 hµm c¾t phÇn thËp ph©n, nÕu nd = 0 hµm c¾t lÊy phÇn nguyªn, nÕu nd < 0 hµm c¾t phÇn nguyªn. VÝ dô : =TRUNC(12345.6789,2) ( 12345.67 =TRUNC(12345.6789,0) ( 12345 =TRUNC(12345.6789,-3) ( 12000 b18. Hµm COMBIN(m,n) : Hµm tÝnh tæ hîp chËp n cña m phÇn tö. VÝ dô : =COMBIN(6,2) ( 15 b19. Hµm MDETERM(M¶ng) : TÝnh ®Þnh thøc cña ma trËn. VÝ dô : = MDETERM({1,0,1;0,1,1;1,1,1}) ( -1 b20. Hµm MINVERSE(M¶ng) : TÝnh gi¸ trÞ cña ma trËn nghÞch ®¶o. VÝ dô : = MINVERSE({1,0;0,1}) ( 1 b21. Hµm MMULT(M¶ng1,M¶ng2) : TÝnh tÝch cña 2 ma trËn. VÝ dô : = MMULT({1,0;0,1},{1,1;1,1}) ( -1 b22. Hµm RADIANS(Gãc) : §æi gãc cã sè ®o b»ng ®é sang radians (Gãc*PI()/180). VÝ dô : =RADIANS(90) ( 1.57 b23. Hµm COS(r) : T×m cos cña gãc r cã sè ®o b»ng radians. VÝ dô : =COS(Radians(60)) ( 0.5 b24. Hµm SIN(r) : T×m sin cña gãc r cã sè ®o b»ng radians. VÝ dô : =SIN(Radians(90)) ( 1 b25. Hµm TAN(r) : T×m tan cña gãc r cã sè ®o b»ng radians. VÝ dô : =TAN(Radians(45)) ( 1 c - Hµm thèng kª c1. Hµm MAX([,n2][,n3]...) : Hµm tr¶ vÒ gi¸ trÞ lín nhÊt cña d·y ®èi. VÝ dô : D÷ liÖu trong c¸c « B1, B2, B3, B4 lÇn l­ît lµ 4, 8, 6 vµ 2. VËy =MAX(B1:B4) cho gi¸ trÞ 8 c2. Hµm MIN([,n2][,n3]...) : Hµm tr¶ vÒ gi¸ trÞ nhá nhÊt cña d·y ®èi. VÝ dô: D÷ liÖu trong c¸c « B1, B2, B3, B4 lÇn l­îc lµ 4, 8, 6 vµ 2. VËy =MIN(B1:B4) chogi¸ trÞ 2 c3. Hµm AVERAGE([,n2][,n3]...) : Hµm tr¶ vÒ gi¸ trÞ trung b×nh céng cña d·y ®èi. VÝ dô : D÷ liÖu trong c¸c « B1, B2, B3, B4 lÇn l­ît lµ 4, 8, 6 vµ 2. C«ng thøc ë « B6 lµ : =AVERAGE(B1:B4,5). Gi¸ trÞ tr¶ vÒ trong « B6 lµ 5. c4. Hµm RANK(,[,KiÓu xÕp h¹ng]) : Hµm t×m thø h¹ng cña gi¸ trÞ so víi vïng tham kh¶o. VÝ dô : LËp b¶ng tÝnh  C«ng thøc ë « C5 lµ : =RANK(B5,$B$5:$B$9,1) c5. Hµm COUNT([,v2][,v3]...) : §Õm sè l­îng ®èi thuéc kiÓu d÷ liÖu sè. VÝ dô : =COUNT('BBC',12,'345',-2) ( 2 c6. Hµm COUNTA([,v2][,v3]...) : §Õm sè l­îng ®èi cã chøa d÷ liÖu. VÝ dô : =COUNT('BBC',12,'345',-2) ( 4 =COUNTA('BBC',12,'345',-2,' ') ( 4 d - Hµm thêi gian d1. C¸c hµm DAY, MONTH, YEAR() : Hµm t¸ch ngµy, th¸ng hoÆc n¨m tõ chuçi d÷ liÖu ngµy. VÝ dô : =DAY("6/12/2001") ( 12 =MONTH("6/12/2001") ( 6 =YEAR("6/12/2001") ( 2001 d2. Hµm HOUR, MINUTE, SECOND() : Hµm t¸ch giê, phót hoÆc gi©y tõ chuçi d÷ liÖu thêi gian. VÝ dô : =HOUR("9:30:45") ( 9 =MINUTE("9:30:45") ( 30 =SECOND("9:30:45") ( 45 d3. Hµm TODAY() : LÊy ngµy hiÖn hµnh cña hÖ thèng. VÝ dô : C«ng thøc ë « B2 lµ : =TODAY() ( "6/12/2001" d4. Hµm NOW() : Hµm lÊy ngµy vµ giê hiÖn hµnh cña hÖ thèng. VÝ dô : C«ng thøc ë « B3 lµ : =NOW() ( "6/12/01 9:46" d5. Hµm DAYS360(,) : Hµm tÝnh sè ngµy gi÷a hai mèc thêi gian. VÝ dô : =DAYS360("4/15/1996","6/12/2001") ( 1857 =INT(DAYS360("4/15/1996","6/12/2001")/365) ( 5 e - Hµm xö lý v¨n b¶n e1. Hµm CHAR() : Hµm tr¶ vÒ kÝ tù cã m· Code. VÝ dô : =CHAR(65) ( "A" e2. Hµm CODE() : Hµm tr¶ vÒ m· cña kÝ tù cã Ch. VÝ dô : =CODE("A") ( 65 e3. Hµm LEFT(,) : Hµm chÐp tõ bªn tr¸i mét x©u con n kÝ tù. VÝ dô : =LEFT("Cao ®¼ng Ho¸ chÊt",7) ( "Cao ®¼ng" e4. Hµm RIGHT(,) : Hµm chÐp tõ bªn ph¶i x©u con n kÝ tù. VÝ dô : =RIGHT("Cao ®¼ng Ho¸ chÊt",9) ( "Ho¸ chÊt" e5. Hµm LOWER() : §æi c¸c kÝ tù hoa trong thµnh kÝ tù th­êng. VÝ dô : =LOWER("Cao ®¼ng Ho¸ chÊt") ( "cao ®¼ng ho¸ chÊt" e6. Hµm UPPER() : §æi c¸c kÝ tù th­êng trong thµnh kÝ tù hoa. VÝ dô : =UPPER("Cao dang Hoa chat") ( "CAO DANG HOA CHAT" e7. Hµm LEN() : Hµm tr¶ vÒ ®é dµi cña x©u kÝ tù. VÝ dô : =LEN("Cao ®¼ng Ho¸ chÊt") ( 16 e8. Hµm TRIM() : Hµm xo¸ c¸c dÊu tr¾ng v« nghÜa trong x©u. VÝ dô : =TRIM(" Cao ®¼ng Ho¸ chÊt ") ( "Cao ®¼ng Ho¸ chÊt" e9. Hµm PROPER() : Hµm chuÈn ho¸ x©u kÝ tù theo khu«n d¹ng hä tªn. VÝ dô : =PROPER(" cAO ®¼ng hO¸ CHÊt ") ( "Cao §¼ng Ho¸ ChÊt" e10. Hµm CONCATENATE([,][,]...) : Hµm céng x©u. VÝ dô : =CONCATENATE("Cao ®¼ng","Ho¸ chÊt") ( "Cao ®¼ngHo¸ chÊt" e11. Hµm MID(,,) : Hµm chÐp tõ bªn ph¶i mét x©u con tõ vÞ trÝ thø p víi n kÝ tù. VÝ dô : =MID("Lª Thanh T©m",4,5) ( "Thanh" e12. Hµm FIND(,[,]) : Hµm tr¶ vÒ vÞ trÝ b¾t ®Çu cña x©u1 ®­îc t×m thÊy trong x©u2 kÓ tõ vÞ trÝ thø p (nÕu ®èi p bÞ bá qua hµm t×m ngÇn ®Þnh tõ ®©u x©u2). VÝ dô : =FIND("Ho¸ chÊt","Tr­êng cao ®¼ng Ho¸ chÊt") ( 17 e13. Hµm REPLACE(,,,) : Hµm thay thÕ n kÝ tù cña x©u1 b»ng x©u2 tõ vÞ trÝ thø p cña x©u 1. VÝ dô : =REPLACE("Tr­êng trung häc Ho¸ chÊt",8,9,"cao ®¼ng") ( " Tr­êng cao ®¼ng Ho¸ chÊt" f - Hµm t×m kiÕm vµ tra cøu f1. Hµm t¹o ®Þa chØ « ADDRESS(,[,][,][,]) Trong ®ã : - Hµng, cét lµ to¹ ®é cña ®Þa chØ cÇn t¹o. - Lo¹i ®Þa chØ cã thÓ lµ 1 - (ngÇm ®Þnh) lo¹i ®Þa chØ tuyÖt ®èi; 2 - t­¬ng ®èi cét, tuyÖt ®èi hµng; 3 - tuyÖt ®èi cét, t­¬ng ®èi hµng; 4 - ®Þa chØ t­¬ng ®èi. - KiÓu ®Þa chØ cã thÓ lµ 0 kiÓu ®Þa chØ R[n]C[m]; 1 (ngÇm ®Þnh) kiÓu ®Þa chØ lµ ;. VÝ dô : =ADDRESS(7,3,1) ( $C$7 = ADDRESS(7,3,2,0) ( R7C[3] f2. Hµm MATCH(,[,]): Hµm t×m kiÕm vÞ trÝ cña trong . Trong ®ã : - Vïng t×m kiÕm ph¶i lµ m¶ng 1 chiÒu. - KiÓu t×m kiÕm cã thÓ lµ 0 hoÆc 1. NÕu lµ 1 th× vïng t×m kiÕm ph¶i ®­îc s¾p xÕp theo chiÒu t¨ng dÇn, nÕu kh«ng t×m thÊy gi¸ trÞ t×m kiÕm trong vïng t×m kiÕm th× hµm tr¶ vÒ vÞ trÝ cña phÇn tö cã gi¸ trÞ nhá h¬n gi¸ trÞ t×m kiÕm. NÕu kiÓu t×m lµ 0 hµm chØ tr¶ vÒ gi¸ trÞ khi t×m ®­îc chÝnh x¸c gi¸ trÞ t×m kiÕm trong vïng t×m kiÕm, nÕu kh«ng nã tr¶ vÒ gi¸ trÞ #N/A. VÝ dô : =Match(20,{10;15;20;30;40},1) ( 3 =Match(13,{10;15;20;30;40},1) ( 1 =Match(13,{10;15;20;30;40},0) ( #N/A f3. Hµm INDEX(,,) : Hµm t×m kiÕm gi¸ trÞ theo ®Þa chØ tham chiÕu. VÝ dô : =INDEX({10,15;20,30;40,30},1,2) ( 15 =INDEX({10;15;20;30;40},Match(15,{10;15;20;30;40},2) ( 15 f4. Hµm VLOOKUP(,,[,]) Trong ®ã : - Vïng gi¸ trÞ lµ vïng « trong ®ã cét ®Çu ®­îc ®¸nh sè lµ 1 trªn ®ã chøa danh s¸ch gi¸ trÞ t×m kiÕm, c¸c cét kÕ tiÕp lµ c¸c cét chøa gi¸ trÞ tham chiÕu . - Cét tham chiÕu lµ sè thø tù cña cét trªn vïng gi¸ trÞ mµ khi hµm t×m thÊy, th× gi¸ trÞ t­¬ng øng trªn hµng ®ã sÏ ®­îc lÊy lµm kÕt qu¶ tr¶ vÒ cña hµm. - KiÓu t×m cã thÓ lµ 0 hoÆc 1. NÕu lµ 0 (ngÇm ®Þnh) th× danh s¸ch gi¸ trÞ t×m kiÕm kh«ng cÇn s¾p xÕp vµ khi gi¸ trÞ t×m kiÕm kh«ng khíp víi bÊt k× phÇn tö nµo trong danh s¸ch gi¸ trÞ t×m kiÕm th× hµm tr¶ vÒ gi¸ trÞ #N/A. NÕu lµ 1 th× : - Danh s¸ch gi¸ trÞ t×m kiÕm ph¶i ®­îc s¾p xÕp theo chiÒu t¨ng dÇn, - NÕu gi¸ trÞ t×m kiÕm nhá h¬n phÇn tö ®Çu tiªn trªn danh s¸ch gi¸ trÞ t×m kiÕm th× hµm tr¶ vÒ gi¸ trÞ #N/A. - NÕu gi¸ trÞ t×m kiÕm lín h¬n phÇn tö cuèi cïng trªn danh s¸ch gi¸ trÞ t×m kiÕm th× coi nh­ ®­îc t×m thÊy ë phÇn tö nµy. - NÕu gi¸ trÞ t×m kiÕm ®­îc t×m thÊy trªn danh s¸ch gi¸ trÞ t×m kiÕm (kh«ng phÇn biÖt ch÷ hoa ch÷ th­êng) th× hµm tr¶ vÒ gi¸ trÞ ë cét tham chiÒu t­¬ng øng víi hµng chøa phÇn tö trïng khíp víi gi¸ trÞ t×m kiÕm. VÝ dô : Gi¶ sö lËp danh môc qu¶n lý vËt t­ nh­ sau :  CÇn t¹o b¶ng kª chi tiÕt hµng ho¸ b¸n ra nh­ sau :  Nh­ vËy cÇn dùa vµo b¶ng danh môc vËt t­, c¨n cø vµo m· vËt t­ ®iÒn d÷ liÖu t­¬ng øng cho c¸c cét "Tªn vËt t­", "§¬n vÞ tÝnh","§¬n gi¸". Trong tr­êng hîp nµy hµm VLOOKUP cã thÓ gi¶i quyÕt ®­îc yªu cÇu ®Æt ra. Cô thÓ: Trªn C13 nhËp c«ng thøc : =VLOOKUP(C13,$A$4:$D$6,2,0) Trªn D13 nhËp c«ng thøc : =VLOOKUP(C13,$A$4:$D$6,3,0) Trªn D13 nhËp c«ng thøc : =VLOOKUP(C13,$A$4:$D$6,4,0) f4. Hµm HLOOKUP(,,[,]) Hµm HLOOKUP cã có ph¸p t­¬ng tù nh­ hµm VLOOPKUP, nh­ng kh¸c biÖt ë chç HLOOKUP lµ hµm t×m kiÕm vµ ®iÒn d÷ liÖu theo hµng. VIII - Qu¶n lý vµ khai th¸c tÖp Workbook 1 - Thao t¸c víi b¶ng tÝnh a - Khai b¸o sè b¶ng tÝnh trong tÖp b¶ng tÝnh +> Vµo tr×nh ®¬n Tools chän Options... +> Khai b¸o sè b¶ng tÝnh trong môc Sheet in New Workbook. +> Khëi ®éng l¹i Excel. b - ChÌn thªm b¶ng tÝnh míi vµo tÖp b¶ng tÝnh +> Chän b¶ng tÝnh x¸c ®Þnh vÞ trÝ (b¶ng tÝnh míi sÏ chÌn vµo tr­íc b¶ng tÝnh nµy). +> Më tr×nh ®¬n Insert chän lÖnh Worksheet. c - §æi tªn b¶ng tÝnh +> Chän b¶ng tÝnh cÇn ®æi tªn. +> Më tr×nh ®¬n Format chän lÖnh Sheet ( Rename. +> NhËp tªn míi. d - Xo¸ b¶ng tÝnh +> Chän b¶ng tÝnh cÇn xo¸ +> Më tr×nh ®¬n Edit chän lÖnh Delete Sheet. e - Sao chÐp hoÆc di chuyÓn b¶ng tÝnh +> Chän b¶ng tÝnh cÇn sao chÐp hoÆc di chuyÓn. +> Më tr×nh ®¬n Edit chän lÖnh Move or Copy Sheet...  +> §Ó di chuyÓn chän tªn tÖp b¶ng tÝnh cÇn chÐp tíi ë To book vµ vÞ trÝ cÇn chÐp tíi tr­íc b¶ng tÝnh nµo t¹i Before sheet råi nhÊn OK. +> Muèn sao chÐp lµm t­¬ng tù nh­ di chuyÓn vµ chän thªm môc Creat a copy råi nhÊn OK. 2 - TÖp kh«ng gian lµm viÖc a - T¹o tÖp Workspace +> Më c¸c tÖp Workbook muèn ®­a vµo Workspace. +> Më tr×nh ®¬n File chän lÖnh Save Workspace... +> NhËp tªn tÖp ë môc File name råi chän Save (tÖp Workspace cã kiÓu XLW). b - HiÖu chØnh +> Më tÖp Workspace cÇn hiÖu chØnh. +> Thùc hiÖn thao t¸c ®ãng, më c¸c Workbook cÇn thªm hoÆc bít khái Workspace. +> Ghi tÖp Workspace. 3 - KÕt nèi d÷ liÖu KÕt nèi d÷ liÖu gi÷a c¸c b¶ng tÝnh. §Ó tham chiÕu ®Þa chØ tíi b¶ng tÝnh kh¸c cÇn ghi ®Þa chØ theo có ph¸p : ! KÕt nèi d÷ liÖu gi÷a c¸c tÖp b¶ng tÝnh. §Ó tham chiÕu ®Þa chØ tíi b¶ng tÝnh trong tÖp b¶ng tÝnh kh¸c cÇn më tÖp b¶ng tÝnh ®ã vµ ghi ®Þa chØ theo có ph¸p : [TÖp b¶ng tÝnh]! IX - C¬ së d÷ liÖu trªn b¶ng tÝnh 1 - Kh¸i niÖm CSDL trªn excel a. Kh¸i niÖm CSDL Vïng CSDL lµ vïng « cã chøa d÷ liÖu trªn b¶ng tÝnh nh­ng Ýt nhÊt ph¶i cã hai hµng. Hµng ®Çu tiªn chøa tiªu ®Ò cña c¸c cét gäi lµ tªn vïng hay tªn tr­êng (field name). Tªn vïng ph¶i cã kiÓu d÷ liÖu chuçi vµ kh«ng ®­îc trïng nhau. C¸c hµng cßn l¹i chøa c¸c d÷ liÖu vµ ®­îc gäi lµ b¶n ghi (record). b. C¸c lo¹i vïng Vïng CSDL. Vïng tiªu chuÈn lµ vïng chøa ®iÒu kiÖn dïng thao t¸c CSDL. Vïng tiªu chuÈn ®­îc chia lµm hai lo¹i : +> Vïng tiªu chuÈn h»ng. Trong ®ã : - Tªn vïng tiªu chuÈn ph¶i lµ tªn tr­êng ®· cã trªn vïng CSDL khai th¸c ®­îc dïng lµm ®iÒu kiÖn ®Ó thùc hiÖn c¸c thao t¸c víi vïng CSDL. - ¤ ®iÒu kiÖn lµ biÓu thøc so s¸nh víi gi¸ trÞ h»ng tiªu chuÈn. Riªng víi h»ng kiÓu chuçi Excel cho phÐp dïng kÝ tù ®¹i diÖn ®Ó thiÕt lËp ®iÒu kiÖn. VÝ dô : LËp b¶ng tÝnh sau :  - Vïng tiªu chuÈn m· ngµnh CHC01 M· ngµnh   CHC01   - Vïng tiªu chuÈn tæng ®iÓm b»ng 18.5 : Tæng ®iÓm   18.5   - Vïng tiªu chuÈn tæng ®iÓm lín h¬n 15 : Tæng ®iÓm   >15   - Vïng tiªu chuÈn m· ngµnh cã 3 kÝ tù ®Çu kh¸c CHC : M· ngµnh   CHC*   +> Vïng tiªu chuÈn c«ng thøc : lµ vïng tiªu chuÈn mµ « ®iÒu kiÖn cã d¹ng c«ng thøc. Lo¹i vïng tiªu chuÈn nµy ph¶i tháa m·n hai ®iÒu kiÖn sau : - Tªn vïng ph¶i lµ tªn kh¸c víi tÊt c¶ c¸c tªn tr­êng trong vïng CSDL khai th¸c. - C¸c ®Þa chØ tham chiÕu trong « ®iÒu kiÖn nÕu cã ph¶i lµ lo¹i ®Þa chØ t­¬ng ®èi vµ lµ « ®Çu tiªn cña tr­êng ®­îc dïng lµm tiªu chuÈn. VÝ dô : LËp vïng tiªu chuÈn n¨m sinh 1983 th× « ®iÒu kiÖn chøa c«ng thøc lµ =year(C4)=1983, kÕt qu¶ tr¶ vÒ cã thÓ lµ True hoÆc False. N¨m sinh 1983   True   +> KÕt hîp tiªu chuÈn : Lµ viÖc liªn kÕt c¸c « ®iÒu kiÖn, dïng trong tr­êng hîp muèn thao t¸c CSDL víi nhiÒu ®iÒu kiÖn kh¸c nhau. - NÕu c¸c « ®iÒu kiÖn kh¸c cét th× chóng cã tÝnh chÊt giao (And), - NÕu c¸c « ®iÒu kiÖn kh¸c hµng th× chóng cã tÝnh chÊt hîp (Or). VÝ dô : - LËp vïng tiªu chuÈn víi ®iÒu kiÖn m· ngµnh lµ CHC04 hoÆc CHC05 vµ tång ®iÓm lín h¬n 16 : M· ngµnh  Tæng ®iÓm   CHC04  >16   CHC05  >16   - LËp vïng tiªu chuÈn víi ®iÒu kiÖn ®iÓm cña 3 m«n (DT, DL, DH) kh¸c 0 vµ tæng ®iÓm lín h¬n hoÆc b»ng 15 : « ®iÒu kiÖn ®iÓm 3 m«n kh¸c 0 cã c«ng thøc lµ "=OR(E4=0,F4=0,G4=0)=FALSE" §iÓm liÖt  Tæng ®iÓm   TRUE  >=15   - LËp vïng tiªu chuÈn víi ®iÒu kiÖn DT hoÆc DH lín h¬n 9 DT  DH   >9     >9   2 - Thao t¸c víi CSDL a - S¾p xÕp d÷ liÖu +> Chän vïng CSDL cÇn s¾p xÕp. +> Më tr×nh ®¬n Data chän lÖnh Sort...  +> Chän Header row trong môc My list has ®Ó Excel nhËn d¹ng tªn c¸c tr­êng. +> Chän kho¸ s¾p xÕp chÝnh trªn hép Sort by víi chiÒu s¾p xÕp : Ascending - T¨ng dÇn hoÆc Descending - Gi¶m dÇn. +> Chän c¸c kho¸ s¾p xÕp phô trªn c¸c hép Then by. +> Chän OK ®Ó tiÕn hµnh s¾p xÕp. * L­u ý : Trong tr­êng hîp muèn huû bá s¾p xÕp thùc hiÖn lÖnh Undo Sort trong tr×nh ®¬n Edit ngay sau khi thùc hiÖn lÖnh s¾p xÕp. b - TrÝch läc d÷ liÖu +> T¹o vïng tiªu chuÈn. +> Më tr×nh ®¬n Data chän lÖnh Filter ( Advanced Filter...  +> Chän c¸ch trÝch läc ë môc Action, nÕu chän Filter the list, in-place c¸c b¶n ghi tho¶ m·n ®iÒu kiÖn trÝch läc sÏ hiÓn thÞ ngay trªn vïng CSDL khai th¸c, nÕu chän Copy to another location Excel sÏ chÐp c¸c b¶n ghi tho¶ m·n ®iÒu kiÖn trÝch läc sang ®Þa chØ khai b¸o trong hép Copy to. +> Trong hép List range nhËp ®Þa chØ cña vïng CSDL khai th¸c. +> Trong hép Criteria range nhËp ®Þa chØ cña vïng CSDL tiªu chuÈn. +> Trong hép Copy to nhËp ®Þa chØ ®Çu mµ c¸c b¶n ghi tho¶ m·n ®iÒu kiÖn sÏ ®­îc chÐp ®Õn. +> NÕu tuú chän Unique records only ®­îc kÝch ho¹t th× trong khi trÝch läc nh÷ng b¶n ghi tho¶ m·n ®iÒu kiÖn mµ trïng nhau sÏ bÞ lo¹i bá vµ chØ chän lÊy 1. +> Chän OK ®Ó thùc hiÖn lÖnh. d - C¸c hµm CSDL d1. Hµm DSUM(,,). Hµm tÝnh tæng c¸c gi¸ trÞ trªn tr­êng víi STT ®­îc chØ ra thuéc vïng CSDL khai th¸c cña c¸c b¶n ghi tho¶ m·n ®iÒu kiÖn. VÝ dô : Trªn B¶ng kª chi tiÕt hµng ho¸ b¸n ra (phÇn VII-2-f-f4) tÝnh tæng sè tiÒn b¸n hµng cña mÆt hµng RAM 32MB cã m· M002. - Vïng tiªu chuÈn :  A   21  M· VT   22  M002   - Hµm gi¶i quyÕt yªu cÇu : =DSUM($A$12:$G$16,7,$A$21:$A$22) d2. Hµm DMIN(,,). Hµm tÝm c¸c gi¸ trÞ nhá nhÊt trªn tr­êng víi sè thø tù ®­îc chØ ra thuéc vïng CSDL khai th¸c cña c¸c b¶n ghi tho¶ m·n ®iÒu kiÖn. VÝ dô : Víi b¶ng B¸o c¸o kÕt qu¶ tuyÓn sinh n¨m 2001 ë trang sau, - T×m tæng ®iÓm thi thÊp nhÊt cña c¸c thÝ sinh ®¨ng ký m· ngµnh CHC01 : =DMIN($A$3:$I$8,9,$C$10:$C$11) ( 10.5 hoÆc =DMIN($D$3:$I$8,6,$C$10:$C$11) ( 10.5 d3. Hµm DMAX(,,). Hµm tÝm c¸c gi¸ trÞ lín nhÊt trªn tr­êng víi STT ®­îc chØ ra thuéc vïng CSDL khai th¸c cña c¸c b¶n ghi tho¶ m·n ®iÒu kiÖn. VÝ dô : T×m tæng ®iÓm thi cao nhÊt cña c¸c thÝ sinh ®¨ng ký m· ngµnh CHC01 : =DMAX($A$3:$I$8,9,$C$10:$C$11) ( 18.5  d4. Hµm DAVERAGE(,,). Hµm tÝnh gi¸ trÞ trung b×nh trªn tr­êng víi STT ®­îc chØ ra thuéc vïng CSDL khai th¸c cña c¸c b¶n ghi tho¶ m·n ®iÒu kiÖn. VÝ dô : T×nh tæng ®iÓm thi trung b×nh cña c¸c thÝ sinh : =DAVERAGE($A$3:$I$8,9,$I$10:$I$11) ( 15.5 d5. Hµm DCOUNT(,,). Hµm ®Õm sè « chøa d÷ liÖu kiÓu sè trªn tr­êng víi STT ®­îc chØ ra thuéc vïng CSDL khai th¸c cña c¸c b¶n ghi tho¶ m·n ®iÒu kiÖn. VÝ dô : T×m tæng sè thÝ sinh cã tæng ®iÓm thi lín h¬n hoÆc b»ng 16.5 : =DCOUNT($A$3:$I$8,9,$B$10:$B$11) ( 3 hoÆc =DCOUNT($A$3:$I$8,7,$B$10:$B$11) ( 3 d6. Hµm DCOUNTA(,,). Hµm ®Õm sè « chøa d÷ liÖu trªn tr­êng víi STT ®­îc chØ ra thuéc vïng CSDL khai th¸c cña c¸c b¶n ghi tho¶ m·n ®iÒu kiÖn. VÝ dô : T×m tæng sè thÝ sinh cã tæng ®iÓm thi lín h¬n hoÆc b»ng 16.5 vµ m· ngµnh ®¨ng kÝ CHCO1 : =DCOUNT($A$3:$I$8,3,$B$10:$C$11) ( 1 hoÆc =DCOUNT($A$3:$I$8,7,$B$10:$C$11) ( 1 e - Tæng hîp d÷ liÖu theo nhãm +> Chän vïng CSDL cÇn tæng hîp theo nhãm. +> S¾p xÕp l¹i vïng CSDL cho tr­êng ®­îc chän ®Ó tæng hîp. +> Më tr×nh ®¬n Data chon lÖnh Subtotals...  +> Chän tªn tr­êng cÇn tæng hîp trong hép At each change in. +> Chän hµm tÝnh to¸n khi tæng hîp trong hép Use function. +> Chän c¸c tr­êng cÇn tæng hîp theo hµm ®· chän trªn hép Add subtotal. +> KÝch ho¹t c¸c tuú chän Replace current subtotal (thay thÓ b¶ng tæng hîp míi cho b¶ng tæng hîp ®· cã), Page break between groups (t¹o dÊu ng¾t trang gi÷a c¸c nhãm), Summary below data (thªm dßng tæng kÕt vµo bªn d­íi vïng CSDL ®­îc tæng hîp). +> Chän OK ®Ó thùc hiÖn lÖnh hoÆc chän Remove All ®Ó huû bá tæng hîp theo nhãm. X - BiÓu ®å 1 - T¹o biÓu ®å +> T¹o vïng CSDL.  +> Thùc hiÖn lÖnh Chart... trong tr×nh ®¬n Insert. Chän kiÓu biÓu ®å trong hép Chart type trªn thÎ Standard Types, sau ®ã kÝch nót Next.  +> Khai b¸o vïng CSDL cÇn t¹o biÓu ®å trong hép Data range, råi chän kiÓu ph©n tÝch d÷ liÖu theo c¸c hµng (Rows) hoÆc theo c¸c cét (Columns) ( Next  +> Chän thÎ Titles ®Ó thªm c¸c tiªu ®Ò cho biÓu ®å : Chart title (tªn biÓu ®å), Value (X) axis (tªn trôc x), Value (Y) axis (tªn trôc Y) ( Next  +> Chän n¬i ®Æt biÓu ®å cã thÓ lµ : ( As new sheet : §Æt biÓu ®å trªn mét Sheet míi vµ lÊy tªn lµ Chart1. ( As object in : Chän b¶ng tÝnh tuú ý ®Ó ®Æt biÓu ®å.  KÝch Finish ®Ó kÕt thóc c«ng viÖc t¹o biÓu ®å. 2 - HiÖu chØnh biÓu ®å +> Chän ®èi t­îng cÇn hiÖu chØnh (Chart area, Plot area, Chart title, Data series, Axis, Legend, Axis title). +> Më tr×nh ®¬n Format chän lÖnh Select XXX... ®Ó tiÕn hµnh hiÖu chØnh. XI - Hoµn thiÖn vµ in b¶ng tÝnh 1 - Cµi ®Æt trang in Thùc hiÖn lÖnh Page Setup... trong tr×nh ®¬n File :  a - §Æt trang : Chän thÎ Page trªn hép tho¹i Page Setup. +> Chän h­íng giÊy in : Portrait (in däc) hoÆc Landscape (in ngang) trªn môc Orientation. +> Trªn môc Scaling : - Chän Adjust to ®Ó ®iÒu chØnh l¹i tû lÖ kÝch th­íc trang cho phï hîp, - Chän Fit to nÕu muèn më réng kÝch th­íc cña trang thµnh nhiÒu trang tuú ý. +> Paper size dïng chän khæ giÊy. +> Print quality : lùa chän chÊt l­îng b¶n in . b - §Æt kÝch th­íc lÒ : Chän thÎ Margins vµ nhËp vµo gi¸ trÞ c¸c lÒ vµ tiªu ®Ò. c - Thªm tiªu ®Ò vµo trang in Chän thÎ Header/Footer råi chän tiÕp c¸c tiªu ®Ò ®· ®­îc cµi ®Æt s½n trªn hép Header vµ Footer.  Trong tr­êng hîp muèi t¹o c¸c tiªu ®Ò víi néi dung tuú ý, chän nót Custom Header (Custom Footer) : NhËp néi dung vµo hép ®Þnh danh vïng t­¬ng øng. 2 - DuyÖt b¶ng tÝnh tr­íc khi in Thùc hiÖn lÖnh Print Preview trong tr×nh ®¬n File, Excel chuyÓn sang chÕ ®é preview dïng hiÖu chØnh, kiÓm duyÖt l¹i tæng thÓ b¶ng tÝnh tr­íc khi quyÕt ®Þnh in ra giÊy :  3 - In b¶ng tÝnh +> ChuyÓn tÖp sæ tÝnh cÇn in thµnh hiÖn hµnh, +> Thùc hiÖn lÖnh Print... trong tr×nh ®¬n File,  +> KiÓm tra l¹i c¸c th«ng sè vÒ m¸y in trªn môc Printer, +> Chän vïng in ë môc Print range, +> Chän ®èi t­îng in trªn môc Print what, cã thÓ lµ mét trong c¸c lùa chän sau : - Selection : vïng b¶ng tÝnh ®· ®­îc chän tr­íc, - Active sheet(s) : b¶ng tÝnh hiÖn hµnh, - Entire worbook : toµn bé sæ tÝnh. +> §Æt sè l­îng b¶n in vµ thø tù in trªn môc Copies. +> NhÊn nót OK ®Ó b¾t ®Çu in b¶ng tÝnh. Cã thÓ nhÊn Cancel ®Ó huû bá t¸c vô in.

Các file đính kèm theo tài liệu này:

  • docMicrosoft Excel 2000.doc
Tài liệu liên quan