Lý thuyết Access cho những người mới học

g Access lµ mét hÖ qu¶ trÞ c¬ sá d÷ liÖu dùa trªn m« h×nh quan hÖ. C¬ së d÷ liÖu lµ mét tËp hîp cã cÊu tróc cña d÷ liÖu ®­îc l­u tr÷ trªn thiÕt bÞ tr÷ tin.®¸p øng ®­îc nhu cÇu cña ng­êi dïng víi nhiÒu môc ®Ých kh¸c nhau. Access t¹o ra c¸c Database ,xö lý thay ®æi d÷ liÖu mµ kh«ng quan t©m ®Õn thuËt to¸n. Access cã thÓ t¹o ra c¸c øng dông mµ kh«ng cÇn lËp tr×nh. Khëi ®éng vµ tho¸t khái Access. Khëi ®éng: Thùc hiÖn mét trong 3 c¸ch sau: Start/ Programs/ Microsoft Access. Start/ Run/t×m ®­êng dÉn tíi access . KÝch ®óp vµo ShortCut access trªn DeskTop. 2. Tho¸t khái Access: File/ Exit. Chän biÓu t­îng Close trªn thanh tiªu ®Ò. Gâ tæ hîp phÝm Alt + F4. 3)Mµn h×nh khëi ®éng Access: Blank Access Database: T¹o míi mét tÖp CSDL. T¹o tÖp CSDL míi theo MÊu ®· cã s½n. Më tÖp CSDL ®· cã s½n trong m¸y. 4)T¹o míi CSDL trong Access a.T¹o míi khi khëi ®éng: B1..Khëi ®éng Access. b2 .Blank Access Database. b3.NhËp tªn Database. b4.Creat. b. T¹o míi khi ®· khëi ®éng Access: *C1:File/ New/Database/ok/nhËp tªn Database/Creat. *C2:Ctrl + N/ Database/ok/nhËp tªn Database/Creat Cöa sæ Database xuÊt hiÖn nh­ sau: Open:Më table,query... Design:Söa table,querry… New:t¹o míi table,query.. Mét CSDL trong Access gåm c¸c ®èi t­îng sau: Table(biÓu b¶ng):l­u gi÷ th«ng tin. Queries(b¶ng truy vÊn):cho phÐp truy vÊn vµ hiÖu chØnh gi÷ liÖu. Form(mÉu biÓu):Dïng cho xem vµ nhËp th«ng tin. Pages(trang):tËp tim HTML chophÐp b¹n xem d÷ liÖu Access b»ng tr×nh duyÖt Internet explore. Report(b¸o biÓu):Dïng tãm t¾t vµ in d÷ liÖu. Macro(lªnh ngÇm):thùc hiÖn mét hoÆc mét sè thao t¸c mét c¸ch tù ®éng. Module:viÕt ch­¬ng tr×nh thùc hiÖn mét sè chøc n¨ng trong CSDL 5)T¹o b¶ng trong Access : 5.1)C¸c kh¸i niÖm c¬ b¶n trong b¶ng(table): Tªn tr­êng (Field): B¶ng ®­îc chia thµnh c¸c cét. Tªn cét ®­îc gäi lµ tªn tr­êng. B¶n ghi: Khi nhËp d÷ liÖu t¹o nªn c¸c hµng. Mçi hµng ®­îc gäi lµ mét b¶n ghi. Tr­êng kho¸: Mét tr­êng ®­îc gäi lµ kho¸ trong CSDL nÕu trªn tr­êng ®ã kh«ng cã b¶n ghi nµo trïng nhau. * C¨n cø vµo tr­êng kho¸ ®Ó nhËn biÕt (ph©n biÖt) c¸c b¶n Ghi vd:ng­êi ta ph©n biÖt c¸c SV th«ng qua tr­êng MSV do ®ã Msv gäi lµ tr­êng kho¸. 5.2)D÷ liÖu c¬ b¶n trong Access : AutoNumber: ®¸nh sè tù ®éng 1, 2, 3 ... Text: kiÓu v¨n b¶n(kiÓu ch÷). Number: kiÓu sè gåm c¸c kiÓu con sau: Byte: sè nguyªn ng¾n. Integer:sè nguyªn th­êng. Long Integer: nguyªn dµi. Single: sè thùc ®¬n. Double: sè thùc kÐp ... Date/ time: kiÓu ngµy th¸ng. Currency: kiÓu tiÒn tÖ. Yes/ no: kiÓu Logic. Meno: kiÓu ghi nhí. OLE Object: kiÓu ®èi t­îng ®å ho¹ ... 5.3)t¹o b¶ng(table)b»ng chÕ ®é design view. a)T¹o cÊu tróc b¶ng: b1:Creat table indesign view B2:New B3:Design view/ok B4:®¸nh tªn tr­êng vµ chän kiÓu d÷ liÖu Tªn tr­êng KiÓu D÷ LiÖu Ghi chó b)NhËp d÷ liÖu cho b¶ng: Sau khi t¹o xong cÊu tróc muènnhËp d÷ liÖu cho b¶ng ta chän: +menu File/Save/®¸nh tªn b¶ng. + menu view/datasheetview +NhËp d÷ liÖu Chó ý :+khi ®Æt tªncho b¶ng ta nªn ®Æt tªn sao cho ng¾n gän vµ tªn b¶ng sao cho gîi nhí . +Tr­íc khi t¹o cÊu tróc b¶ng ta ph¶i ®Þnh d¹ng d÷ liÖu cho c¸c tr­êng. vÝ dô : Khai b¸o b¶ng sau: BangDiem: SBD, Hoten, NS, GT, DT, DL, DH, TD, KQ. 5.4)®Þnh d¹ng vµ söa cÊu tróc b¶ng: a.Söa cÊu tróc b¶ng: Më b¶ng cÇn söa ë d¹ng Design View. * Thay ®æi tªn tr­êng: -§­a trá text ®Õn tr­êng cÇn söa -Xo¸ tªn tr­êng có ®¸nh tªn tr­êng míi * ChÌn thªm tr­êng: Chän vÞ chÝ cÇn chÌn(tr­êng míi sÏ xuÊt hiÖn trªn dßng n¬i con trá ®ang ®øng) Chän menu insert/Row Gâ tªn tr­êng cÇn chÌn vµ chän kiÓu d÷ liÖu cña tr­êng ®ã c)Xo¸ tr­êng: §¸nh dÊu tr­êng cÇn xo¸ Chän menu Edit/Delete row Chän yes nÕu muèn xo¸ hoÆc No nÕu kh«ng muèn xo¸ 2)§Þnh d¹ng b¶ng a)Di chuyÓn trong b¶ng: -pgUp:Lªn mét trang -Shift tab:tr­êng ®øng tr­íc -Pgdn:Xuèng mét trang -Home:tr­êng ®Çu tiªn cña -Tab:tr­êng tiÕp theo b¶n ghi n¬i con trá ®ang ®øng Ngoµi ra cã thÓ sö dung chuét hoÆc c¸c phÝm di chuyÓn… b)Thay ®æi chiÒu cao hµng: B1:Chän cét cÇn thay ®æi B2:Format/rowHeight B3:NhËp chiÒu cao vµo « Row height B4:ok C.§Þnh d¹ng Font, size vµ mÇu ch÷. Më b¶ng ë chÕ ®é Open. Format/ Font. D.§Þnh d¹ng mÇu nÒn vµ ®­êng l­íi. Më b¶ng ë chÕ ®é Open. Format/ Datasheet. E.Èn mét tr­êng d÷ liÖu. Më b¶ng ë chÕ ®é Open. B«i ®en tr­êng cÇn Èn. Format/ Hide Columns. F.HiÖn mét tr­êng d÷ liÖu bÞ Èn. Më b¶ng ë chÕ ®é Open. Format/ UnHide Columns. Chän tr­êng cÇn hiÖn trë l¹i H)Thªm mét b¶n ghi: Ta chØ thªm ®­îc b¶n ghi vµo cuèi tÖp Vµo menu insert/Newrecord O)Xo¸ b¶n ghi: Chän b¶n ghi cÇn xo¸ Chän menu Edit /Delete record Q)Thay thÕ d÷ liÖu: Chän « ®Çu tiªn cña cét cÇn söa d÷ liÖu Vµo menu Edit/Replace Gâ ®o¹n v¨n b¶n cÇn t×m vµo hép Find What Néi dung cÇn thay thÕ vµo Replace Width Chän Replace nÕu muèn thay thÕ tÊt c¶. 3)S¾p xÕp vµ läc d÷ liÖu : *)S¾p xÕp : Më b¶ng cÇn s¾p xÕp ë chÕ ®é Open. Chän tr­êng cÇn s¾p xÕp Record/ Sort. HoÆc Chän biÓu t­îng Sort trªn thanh c«ng cô *)Läc d÷ liÖu. Më b¶ng cÇn läc ë chÕ ®é Open. C1: Record/ Filter by Form. C2: KÝch ph¶i chuét vµ gâ biÓu thøc läc vµo môc Filter for. *)Huû läc. Chän biÓu t­îng Remove Filter trªn hanh céng cô chuÈn. Record/ Remove Filter/ Sort. 4. Sö dông tÝnh n¨ng Advanced Filter/ Sort. Chøc n¨ng cña Advanced Filter/ Sort. Dïng ®Ó s¾p xÕp vµ läc d÷ liÖu trªn nhiÒu tr­êng. C¸ch thùc hiÖn: Më b¶ng cÇn s¾p xÕp hoÆc läc ë chÕ ®é Open. Chän Record/ Advanced Filter/ Sort. Cöa sæ xuÊt hiÖn nh­ sau: Field: Chän tr­êng cÇn läc hoÆc s¾p xÕp. Sort: Chän kiÓu s¾p xÕp. Criteria: Dßng ®iÒu kiÖn khi läc. Or: §iÒu kiÖn hoÆc. Chó ý: §iÒu kiÖn n»m cïng dßng lµ AND kh¸c dßng lµ ®iÒu kiÖn OR. Thùc hiÖn viÖc s¾p xÕp vµ läc b»ng mét trong hai c¸ch sau: Record/ Apply Filter/ sort. Chän biÓu t­îng Apply Filter. Huû s¾p xÕp vµ läc chän: BiÓu t­îng Remove Filter. Record/ Remove Flter/ sort. 5. Sao chÐp b¶ng Chän b¶ng cÇn sao chÐp. Thùc hiÖn mét trong hai c¸ch copy sau: Chän b¶ng cÇn sao chÐp/Edit/ Copy. HoÆc §­a chuét ®Õn b¶ng cÇn sao chÐp/ Click ph¶i chuét/ chän Copy. Sau ®ã thùc hiÖn trong hai c¸ch d¸n sau: Edit/ Paste. HoÆc Click ph¶i chuét chän Paste. Hép tho¹i Paste hiÖn ra nh­ sau: Table Name: NhËp tªn b¶ng míi Structure Only: ChØ sao chÐp cÊu tróc. Structure and Data: C¶ b¶ng d÷ liÖu vµ cÊu tróc. Append Data Existing Table: GhÐp d÷ liÖu vµo b¶ng kh¸c. 6. NhËp vµ xuÊt b¶ng NhËp b¶ng (Import). Chøc n¨ng: NhËp mét b¶ng tõ CSDL kh¸c nh­ Access, FoxPro, excel... vÒ CSDL ®ang më. C¸ch thùc hiÖn: File/ Import. HoÆc Click ph¶i chuét chän Import. Hép tho¹i Import sau xuÊt hiÖn: Look in: Tªn th­ môc hoÆc æ ®Üa l­u b¶ng cÇn nhËp vÒ File Name: Tªn tËp tin cÇn nhËp vÒ. File of Type: KiÓu b¶ng Import. b. XuÊt b¶ng (export). Chøc n¨ng: XuÊt mét b¶ng d÷ liÖu ra d¹ng kh¸c nh­ Foxpro, Excel ... C¸ch thùc hiÖn: File/ Export. Click ph¶i chuét lªn b¶ng chän Export. Hép tho¹i Export sau xuÊt hiÖn: Chän kiÓu d÷ liÖu cÇn xuÊt nh­ Foxpro, excel, HTML... trong hép Save as type 7. B¶o mËt vµ nÐn d÷ liÖu. B¶o mËt d÷ liÖu: §ãng CSDL cÇn ®Æt mËt khÈu. Më l¹i ë chÕ ®é Open Exclusive. Chän Tools/ Security/ Set Database Password vµ nhËp Password. Gì bá Password lµm nh­ trªn vµ nhËp Password võa ®¸nh. NÐn d÷ liÖu: Më CSDL cÇn nÐn. Tools/ Database Utilities/ Compact and Repair Database. II)Mét sè kh¸i niÖm c¬ b¶n : 1)Mèi quan hÖ gi÷a c¸c b¶ng : C¸c b¶ng ®­îc x©y dùng trong mét CSDL th× ph¶i cã mèi liªn hÖ víi nhau .Nhê cã mèi liªn hÖ th× ta míi ®­a ra ®­îc kÕt qu¶ khi cã yªu cÇu: -§­a ra danh s¸ch nh÷ng ng­êi ch­a thi. -T×m ng­êi cã ®iÓm anh =8 vµ ë nghÖ an… Khi ®ã ta ph¶i nhê vµo mèi liªn kÕt gi÷a c¸c b¶ng vµ sö dông ph­¬ng ph¸p vÊn tin sÏ ®­a ra ®­îc kÕt qu¶ mong muèn. a)Quan hÖ 1: n(quan hÖ mét nhiÒu): Lµ mèi quan hÖ mµ mçi b¶n ghi bÊt kú trong b¶n ghi thø nhÊt cã quan hÖ víi nhiÒu b¶n ghi trong b¶ng thø hai Vd: b)Quan hÖ 1:1mét –mét:Mçi b¶n ghi trong b¶ng thø nhÊt chØ quan hÖ víi mét b¶n ghi trong b¶ng thø hai Vd:Quan hÖ cña sinh viªn-sè b¸o danh:tøc l· mçi sinh viªn chØ cã mét sè b¸o danh.. c)Qua hÖ n-n(nhiÒu nhiÒu):Lµ quan hÖ mµ nhiÒu b¶n ghi ë b¶ng A kÕt hîp nhiÒu b¶n ghi ë b¶ng B vd:nhiÒu sinh viªn häc ë nhiÒu phßng häc kh¸c nhau. 2)T¹o mÆt n¹ d÷ liÖu (Input mask): Sö dông mÆt n¹ nhËp liÖu lµ c¸ch ®Î h¹n chÕ d÷ liÖu nhËp vµo mét tr­êng .Ngoµi ra nã coµ cã mét sè t¸c dông: -Buéc b¹n ph¶i nhËp d÷ liÖu theo kiÓu ®· x¸c ®Þnh vd:999-99-999 -§iÒn mét sã lÝ tù nh­:-,/..vµ l­u gi¸ trÞ nµy nh­ mét thµnh phÇn cña tr­êng mµ ta kh«ng ph¶i ®¸nh vµo . *)c¸c kÝ tù dïng trong mÆt n¹ nhËp liÖu: 3)ThiÕt lËp mèi quan hÖ gi÷a c¸c b¶ng: Nh­ chïng ta ®· biÕt c¸c b¶ng trong Access cã mèi quan hÖ víi nhau vµ Access sö dông mèi quan hÖ nµy ®Ó kÕt nèi d÷ liÖu gi÷a c¸c b¶ng. Gi¶ sö trong tÖp hs cã c¸c b¶ng sau: -ds(msv,ht,ns,dc,dthoai) -diem(msv,dt,da,kt,td,kq) Muèn t¹o ra mét b¶ng dssv(msv,ht,ns,dthoai,dt,da,kt,td,kq) ta ph¶i t¹o mèi liªn kÕt gi÷a c¸c b¶ng: B1:Vµo Menu tool/RelationShip HoÆc kÝch vµo biÓu t­îng B2)Chän c¸c b¶ng cÇn ®­a ra ®Ó liªn kÕt trong cöa sæ Show table Muèn chän b¶ng nµo ta kÝch chuét Vµo b¶ng ®ã sau ®ã chän ADD Sau khi chän xong ta chon Close .Råi tho¸t ra. B3)Trong cña sæ Relation Ships Ta ®ua chuét ®Õn tr­êng dïng ®Ó liªn.KÕt trong b¶ng A vïa bÊm chuét vïa kÐo sang tr­êng cÇn liªn kÕt trong b¶ng B råi th¶ tay ra. B4)KÝch CREAT trong cña sæ edØt Relation ships. B5)§ãng cña sæ Relationhips Vµ l­u l¹i. Chó ý:Khi liªn kÕt c¸c b¶ng víi nhau muèn chän mèi liªn kÕt gi÷a c¸c b¶ng ta kÝch vµo Joint type khi ®ã ta chän mét trong 3 d¹ng sau: 1)Liªn kÕt 1-1 gi÷a hai b¶ng 2)Liªn kÕt nhiÒu mét:NhiÒu b¶n ghiË b¶ng gèc liªn kÕt víi 1 b¶n ghi ë b¶ng kia 3(Liªn kÕt mét –nhiÒu:Mét b¶n ghi ë b¶ng gèc liªn kÕt víi nhiÒu b¶n ghi ë b¶ng cßn l¹i. 4)Gì bá mèi liªn kÕt gi÷a c¸c b¶ng: Trong cöa sæ Relation ships nh¾p ph¶i chuét trªn ®­êng quan hÖ muèn xo¸/Delete +yes:nÕu ch¾c ch¾n muèn xo¸ +No:Nõu kh«ng muèn xo¸ III)TrÝch rót gi÷ liÖu b»ng c¸c truy vÊn(query): Kh¸i niÖm vµ c¸c lo¹i truy vÊn: a)kh¸i niÖm:b¶ng truy vÊn ®­îc dïng ®Ó hái c¸c c©u hái vÒ d÷ liÖu .Ta cã thÓ t¹o b¶ng truy vÊn ®¬n gi¶n ®Ó t¹o c¸c mÈu tin chØ trong mét b¶ng hoÆc thiÕt kÕ c¸c b¶ng truy vÊn phøc t¹p liªn quan ®Õn nhiÒu b¶ng hoÆc nhiÒu tiªu chuÈn Chó ý:muèn x©y dùng ®­îc Querry th× ta ph¶i cã b¶ng CSDL nguån b. C¸c lo¹i Query : Select Query :Truy vÊn chän d÷ liÖu.Nã sÏ t×m bÊt k× mÈu tin nµo tr¶ lêi c©u hái mµ b¶ng truy vÊn ®Æt ra vµ hiÓn thÞ chóng khi b¶ng truy vÊn ho¹t ®éng. Update Query :Query cËp nhËt d÷ liÖu víi query nµy b¹n b¹n cã thÓ söa ®æi d÷ liÖu trªn toµn bé mét hay nhiÒu b¶ng Append Query:Query kÕt nèi hai b¶ng cïng cÊu tróc ®Ó them th«ng tin tõ mét b¶ng vµo b¶ng kh¸c Make Table Query:B¶ng truy vÊn t¹o b¶ng nã ghi kÕt qu¶ thµnh mét b¶ng míi Delete Query : Xo¸ c¸c b¶n ghi cña mét hay nhiÒu b¶ng. CrossTab Query:c¸c b¶ng truy vÊn nµy tãm t¾t d÷ liÖu theo môc ®Ó tr¶ lêi c¸c c©u hái nh­ cã bao nhiªu thÝ sinh cã ®ç… 2)C¸ch t¹o select Query: a)T¹o Select querry b»ng chÕ ®é Wizard: Wizard lµ mét c«ng cô tù ®éng t¹o ra Select Query th«ng qua c¸c c©u hái vÒ nh÷ng ®iÒu b¹n muèn t¹o vd:b¹n chän b¶ng nµo,b¹n chän c¸c tr­êng nµo ,b¹n truy vÊn theo tiªu chÝ g×?… c¸ch t¹o select Querry wizard trªn mét b¶ng: B1:Trong cöa sæ DataBase chän Querry B2:Chän Creat querry by using wizard. B3:New B4:Simple Querry Wizard/ok B5:Chän b¶ng vµ chän c¸c tr­êng trong b¶ng ®ã sÏ tham gia trong Querry. B6:next B7:®Æt tªn b¶ng cho Querry Vµ chän d¹ng hiÖn cho querry Söa cÊu trøc Querry B8:finish b)t¹o select querry b»ng chÕ ®é design: B1:chän querry B2:creat querry In design view. B3:new B4:chän design view B5:ok B6:chän b¶ng cÇn lÊy trong qu¸ tr×nh truy vÊn B7:chän c¸c tr­êng cÇn lÊy ,®¸nh c¸c ®iÒu kiÖn, biÓu thøc… B8:chän menu query /Run hoÆc kÝch vµo Khi ®ã ta sÏ cã ®­îc b¶ng tru vÊn theo ý muèn Field: Chän tªn tr­êng cÇn truy vÊn. Table: B¶ng chøa tr­êng võa chän. Sort: S¾p xÕp c¸c tr­êng t¨ng hoÆc gi¶m dÇn. Criteria: Thµnh lËp biÓu thøc ®iÒu kiÖn khi truy vÊn. Or: Thµnh lËp ®iÒu kiÖn hoÆc. ChuyÓn qua khung nh×n DataSheet View ®Ó xem kÕt qu¶ b»ng c¸c c¸ch sau: Query/ Run. Chän biÓu t­îng Run trªn thanh c«ng cô. View/ DataSheet View(d¹ng xem néi dung). Chän View/design view(d¹ng thiÕt kÕ). Chó ý: Tªn tr­êng trong Access ph¶i ®­îc ®Æt trong ngoÆc vu«ng [] VD: [SBD], [Hoten]... BiÓu thøc trªn cïng dßng lµ ®iÒu kiÖn vµ And, biÓu thøc kh¸c dßng lµ ®iÒu kiÖn hoÆc OR. c)Chän c¸c tr­êng cÇn truy vÊn. d. T¹o tr­êng míi khi truy vÊn T¹o truy vÊn míi hoÆc më truy vÊn ®· cã ë chÕ ®é Design View. §Æt tªn tr­êng míi vµo dßng Field: theo quy c¸ch sau: Tªn tr­êng míi: BiÓu thøc t¹o tr­êng míi. VD: TongDiem: [Toan] + [Ly] + [Hoa] e. C¸c vÝ dô: Gi¶ sö ta cã hai b¶ng sau: Hoso gåm c¸c tr­êng SDB, Hoten, NS, GtN. Diem: SBD, DT, DL, DH, Tong, Kq. H·y x©y dùng Query gåm ®Çy ®ñ c¸c th«ng tin cña Tõng thÝ sinh ®ång thêi tÝnh tæng ®iÓm vµ kÕt qu¶ cho c¸c thÝ sinh ®ã 3)C¸c to¸n tö vµ phÐp to¸n th­ßng sö dông trong truy vÊn: C¸c phÐp to¸n. + phÐp céng. - phÐp trõ. * phÐp nh©n. / phÐp chia. \ phÐp lµm trßn Vd: 5\2 = 3 4\3 = 1 hai biÓu thøc tr­íc khi chia, kÕt qu¶ còng ®­îc lµm trßn. ^ phÐp mò Vd:3^2=9; 2^3=8 Mod phÐp lÊy phÇn d­. VD Mod(5,2)=1; Mod(6,4)=2 & phÐp nèi c¸c x©u v¨n b¶n VD:hoc & sinh=hocsinh To¸n tö IN, BETWEEN vµ LIkE. PhÐp IN: Có ph¸p: IN (x1, x2, x3, .. .. , xn) ph¸p trªn t­¬ng ®­¬ng víi: x1 or x2 or x3 or .. .. or xn Chøc n¨ng:-Lµ phÐp kiÓm tra xem cã phÇn tö a1,a2,….an cã trong ®ã kh«ng. -PhÐp IN cho kÕt qu¶ ®óng khi mét trong c¸c gi¸ trÞ Xi cã mÆt .Víi i=(1, n) VÝ dô:X©y dông Query hiÖn nh÷ng ng­êi tªn lµ “lan” hoÆc “anh” hoÆc“trang”. PhÐp BETWEEN: Có ph¸p: BETWEEN n1 and n2 có ph¸p trªn t­¬ng ®­¬ng víi: >= n1 and =10 vµ T¸c dông: PhÐp LIkE ®Ó t×m mét kÝ tù hoÆc mét nhãm ký tù chØ ¸p dông cho tr­êng text. Nh÷ng ký hiÖu thay thÕ : * : thay thÕ cho mét x©u v¨n b¶n cã ®é dµi tuú ý. ? : thay thÕ cho mét ký tù bÊt kú. ! : chØ sù lo¹i trõ. [0-9] : thay thÕ cho mét ký tù sè. [a-z] : thay thÕ cho mét ký tù ch÷ c¸i. VÝ dô 1: + HiÖn nh÷ng ng­êi cã tªn b¾t ®Çu b»ng “H” hoÆc Nh÷ng thÝ sinh cã tªn b¾t ®Çu b»ng “ha” vµ sau ®ã lµ mét kÝ tù bÊt k×. . C¸c hµm ngµy th¸ng. D÷ liÖu ngµy ph¶i ®Æt trong dÊu #: vÝ dô: # 04/12/83 # Hµm Day(ngµy): cho gi¸ trÞ ngµy. Hµm Month(ngµy): cho gi¸ trÞ th¸ng . Hµm Year(ngµy): cho gi¸ trÞ n¨m . Hµm Weekday(ngµy): cho gi¸ trÞ thø cña ngµy. Hµm Date( ): cho gi¸ trÞ ngµy hÖ thèng. Vd:HiÖn nh÷ng thÝ sinh sinh ngµy 8/3 hoÆc thÝ sinh trªn 21 tuæi: f, Truy vÊn theo nhãm (hµm TOTAL). C¸c hµm dïng trong truy vÊn: Sum : TÝnh tæng cña tr­êng trong mçi nhãm. Avg : TÝnh trung b×nh tæng cña tr­êng trong mçi nhãm. Min: T×m gi¸ trÞ nhá nhÊt trong nhãm. Max: T×m gi¸ trÞ lín nhÊt trong nhãm. Count: ®Õm sè b¶n ghi cña tr­êng theo nhãm. C¸ch t¹o truy vÊn theo nhãm. - T¹o cöa sæ truy vÊn. - Chän menu View / Total (hoÆc chän c«ng cô ) - Trong b¶ng l­íi truy vÊn: T¹i cét thø nhÊt: dßng Field : chän tr­êng ®Ó nhãm d÷ liÖu dßng Total : chän hµm Group by. T¹i cét thø 2: dßng Field : chän tr­êng cÇn tÝnh to¸n theo nhãm dßng Total : chän hµm tÝnh to¸n (sum, min,.. ). g, Truy vÊn theo hái - ®¸p. Truy vÊn theo hái ®¸p còng chÝnh lµ kiÓu truy vÊn theo nhãm nh­ng chØ cho gi¸ trÞ cña nhãm th«ng qua c©u hái –m¸y sÏ ®­a ra ®¸p ¸n cña cau hái ®ã. C¸ch lµm nh­ sau: - T¹o truy vÊn theo nhãm. - Trong b¶ng l­íi cña truy vÊn theo nhãm: T¹i cét thø nhÊt: dßng Field : chän tr­êng ®Ó nhãm d÷ liÖu dßng Total : chän hµm Group by. dßng Criteria: ®Æt c©u hái. T¹i cét thø 2: dßng Field : chän tr­êng cÇn tÝnh to¸n theo nhãm dßng Total : chän hµm tÝnh to¸n (sum, min,.. ). VÝ dô 1: HiÖn ®iÓm cao nhÊt trong khu vùc 1. Ta x©y dùng truy vÊn nh­ sau: Sau ®ã gâ yªu cÇu vµo b¶ng sau: 4. Update Query a. Chøc n¨ng cña Update Query: CËp nhËt d÷ liÖu cho c¸c tr­êng tho¶ m·n c¸c ®iÒu kiÖn trªn b¶ng d÷ liÖu nguån. Kh«ng ®­a ra kÕt qu¶ khi thùc thi mµ chØ ®­a ra th«ng b¸o ®· cËp nhËt. Querry update kh«ng t¹o thµnh b¶ng míi mµ nã cho kÕt qu¶ ë b¶ng nguån. b. C¸ch lµm: Më b¶ng CSDL cã tr­êng cÇn UPDATE: Chän Queries. / New / Design View / OK. Chän b¶ng cÇn lÊy d÷ liÖu. Vµo menu Query/ Update Query. Khi ®ã cöa sæ sau xuÊt hiÖn: Field: Chän tr­êng cÇn cËp nhËt. Update to: Gâ biÓu thøc hoÆc gi¸ trÞ cÇn cËp nhËt. VD: [DT] + [DL] + [DH] Criteria: Gâ ®iÒu kiÖn cÇn cËp nhËt. OR: Gâ ®iÒu kiÖn hoÆc. Kh¸c víi viÖc t¹o tr­êng míi, Update to chØ nhËn gi¸ trÞ míi tõ biÓu thøc cho tr­êng ®· t¹o . C, C©u lÖnh ®iÒu kiÖn iif. C©u lÖnh ®iÒu kiÖn ®­îc sö dông khi d÷ liÖu ®­îc tÝnh gi¸ trÞ theo nhiÒugi¸ trÞ kh¸c nhau. Có ph¸p: iif(®iÒu kiÖn, biÓu thøc 1, biÓu thøc 2) Ho¹t ®éng: NÕu ®óng thi hµnh cßn nÕu sai thi hµnh VÝ dô: T¨ng 1 ®iÓm cho thÝ sinh thuéc khu vùc 3 cßn c¸c khu vùc kh¸c kh«ng ®­îc t¨ng. Sö dông lÖnh iif lång nhau: iif(®iÒu kiÖn1, biÓu thøc1, iif(®iÒu kiÖn 2, biÓu thøc 2,iif(®iÒu kiÖn 3,..,..))) Ho¹t ®éng: nÕu ®óng th× lµm ,cßn sai th× lµm lÖnh xÐt lÖnh iif thø 2, ... dVÝ dô vÒ Update Query: Gi¶ sö ta cã hai b¶ng gåm c¸c tr­êng sau Hs: SBD, Hoten, Ngaysinh, Gt, KV. Diem: SBD, DT, DL, DH, Tong, UT, TD, KQ. Thùc hiÖn c¸c yªu cÇu sau: H·y tÝnh tr­êng Tong = [DT] + [DL] + [DH] CËp nhËt d÷ liÖu cho tr­êng UT = 2 nÕu KV = 1, UT = 1.5 nÕu KV = 2 vµ UT = 1 nÕu KV = 3. H·y tÝnh tr­êng Td = [Tong] + [UT]. H·y cËp nhËt tr­êng KQ = §ç nÕu TD >= 18 cßn l¹i th× ghi kÕt qu¶ Tr­ît. 5. Append Query Chøc n¨ng cña Append Query: GhÐp nèi hai b¶ng cã cïng cÊu tróc tho¶ m·n ®iÒu kiÖn nµo ®ã. Hai b¶ng ®­îc gäi lµ cã cïng cÊu tróc nÕu chóng cã sè l­îng tr­êng, tªn vµ kiÓu d÷ liÖu. C¸ch lµm: - Chän Queries / New / Design View / OK. - Chän b¶ng cÇn lÊy d÷ liÖu. - Vµo menu Query/ Append Query. Khi ®ã cöa sæ sau xuÊt hiÖn: Table Name: Chän b¶ng ®Ých. Current Database: chän b¶ng cÇn ghÐp n»m trong cïng CSDL. Another Database: Chän b¶ng cña CSDL kh¸c. 6. Make Table Query Chøc n¨ng cña Make Table Query: T¹o ra mét b¶ng d÷ liÖu míi tho¶ m·n ®iÒu kiÖn nµo ®ã tõ b¶ng d÷ liÖu nguån. C¸ch lµm: - Më CSDL vµ thiÕt lËp quan hÖ gi÷a c¸c b¶ng. - Chän Queries / New / Design View / OK. - Chän vµ Add nh÷ng b¶ng cÇn lÊy d÷ liÖu. - Query/ Make Table Query. Cöa sæ sau xuÊt hiÖn: Gâ tªn b¶ng cÇn t¹o míi chän OK. Cöa sæ sau xuÊt hiÖn. C¸c lùa chän gièng Select Query. 7. Delete Query Chøc n¨ng cña Delete Query: Xo¸ c¸c b¶n ghi trªn 1 b¶ng tho¶ m·n ®iÒu kiÖn nµo ®ã. C¸ch lµm: - Më CSDL vµ thiÕt lËp quan hÖ gi÷a c¸c b¶ng. - Chän Queries.(hoÆc menu Insert / Query) / New / Design View / OK. - Chän vµ Add nh÷ng b¶ng cÇn xo¸ c¸c b¶n ghi. - Query/ Delete Query. Cöa sæ sau xuÊt hiÖn: H×nh ¶nh Query trªn xo¸ nh÷ng b¶n ghi cã tr­êng Tong®Æt tªn cho macro để lưu Macro. b. Thi hành(ch¹y) một Macro cach1: Tại cửa sổ Database: Chọn macro cần thi hành, chọn Run cach2: Thi hành từ cửa sổ thiết kế: Vào menu Macro/Run 5. ThiÕt lËp một số Macro thông dụng Open Table (Mở bảng) Tại Action chọn Open Table Tại Action Argument có các thuộc tính sau: Table name: Tên bảng cần mở View: Dạng trình bày bảng Data Mode: Chế độ hiển thị dữ liệu * Open Forrm (Mở Form) Form Name: Tên Form cần mở View: Dạng trình bày Form Filter name: Tên query sàng lọc dữ liệu trong Form (nếu có) Where Condition: Điều kiện sàng lọc dữ liệu hiển thị trong Form Data Mode: Chế độ hiển thị dữ liệu Windows mode: Chế độ dành cho cửa sổ Form Run Macro Macro Name: Tên Macro cần thi hành Repeat Count: Số lần lặp của macro khi thực hiện Repeat Expression: Điều kiện lặp khi thi hành. Nếu đúng thi Marco tiếp tục lặp lại nếu sai thi kết thúc Quit (Thoát khỏi MS Access) Tại Options: Prompt: Trước khi thoát hiển thị thông báo hỏi có lưu hay không? Save all: Lưu trữ tất cả mọi sửa đổi mà không hiển thị hộp thoại hỏi ý kiến Exit: Thoát và không lưu trữ các sửa đổi trước đó Msg Box (Hiển thị hộp thông báo) Message: Thông báo cần hiển thị Beep: Có phát tiếng bíp khi hiển thị hộp thông báo hay không? Type: Loại biểu tượng trong hộp thông báo Title: Tiêu đề hộp thông báo Print (In đối tượng hiện thời) Print Range: Phạm vi cần in Page from: Bắt đầu in từ trang nào Page to: Kết thúc in tại trang nào Print quality: Chất lượng in Copies: Số bản cần in Collate copies: Có sắp xếp các bản in 6.Macro group Macro group là macro có chứa nhiều các macro con. Các macro này được viết và lưu trữ thành một nhóm . Các mcaro con trong một macro group được phân biệt nhau bởi tên gọi Đặt tên cho macro con như sau (2 cách ): Vào menu View/Macro Names đặt tên trong Macro Name Kích vào biểu tượng Marco Names trên thanh công cụ Ví dụ 7. Macro có điều kiện Macro có điều kiện là loại Macro có chứa các điều kiện khi thi hành các hành động Cách thiết kế như sau: Vào menu View/Conditions Kích chuột lên thanh công cụ chọn biểu tượng Conditions Sau đó gõ điều kiện vào mục Conditions Ví dụ 8.Gắn Macro vào nút lệnh Muốn gắn các Macro vào nút lệnh ta làm như sau: Tạo các macro và lưu. Thiết kế Form. Chọn nút lệnh nhưng không dùng Control wizard Tại cửa sổ properties của nút lệnh chọn thuộc tính Event Sau đó có thể chọn cài vào các thuộc tính sau: Ví dụ 9.Một số sự kiện của nút lệnh Vào vùng Kết thúc Đặt con trỏ Kết thúc gõ Kích đơn chuột Kích đúp chuột Di chuột xuống Di chuột lên Dịch chuyển chuột Nhấn phím mũi tên xuống Nhấn phím mũi tên lên Nhấn phím bất kỳ II. Lập trình Module Khởi động C1: trong cửa sổ DATA BASE/ Module/NEW C2: Mở cơ sở dữ liệu/ Chọn menu Insert/Module Môi trường Visual Basic Cấu trúc một chương trình Các khai báo Khai báo biến, hằng, mảng, chương trình con Các câu lệnh Các câu lệnh đơn Các câu lệnh lặp Các câu lệnh điều khiển Các thông báo Kết thúc Ví dụchương trình tính tổng hai số a,b nhập từ bàn phím * Ngôn ngữ Visual Basic trong Access 1. Các thành phần cơ bản Bộ kí tự Sử dụng 26 chữ Latin A. . Z, a . . z. Ký tự gạch nối, bộ chữ thập phân, các kí hiệu toán học: + , - , * , / . . . Từ khoá (key word) Các từ riêng của Visual Basic, được định nghĩa sẵn.Ta không thể dùng vào việc khác Ví dụ: Dim, Sub, If . . Then . . Else, Case, Do While . . Loop . . . Tên chuẩn (Standard Identifies) Các tên chuẩn là các tên đã được định nghĩa, chúng ta có thể định nghĩa lại để dùng vào việc khác nhưng không nên Ví dụ: Single, Doulbe, True, False . . . Khai báo các đốI tượng trong chương trình: Chúng ta muốn dùng các biến, hằng, mảng…trong chương trinh . Chúng ta phải khai báo trước khi dùng. Tên biến là một chuỗi văn bản liền nhau, bắt đầu là một kí tự chữ cái theo sau có thể là kí tự số hoặc dấu gạch ngang hoặc các kí tự chữ cái khác. Ví dụ :+các tên đúng: A1, Van_Ban, X1 . . . +các tên sai: 1_a, Tinh Tong, Giai(x), Dim, while. . . Chú ý:khi đặt tên biến ta phảI đặt sao cho càng ngắn gon càng tốt . Hằng (Const) Hằng là một hằng số có giá trị không thay đổi trong khi chương trình thực hiện Khai báo hằng: Const Ten_hang = Gia_Tri_Hang Ví dụ: Const Pi = 3.14 Const Fi = 1 Biến (Variable) Là tên có giá trị thay đổi trong khi chương trình thực hiện Khai báo biến Dim Ten_Bien As Ten_kieu_bien Ví dụ: Dim Tong As Double Dim Text As String Các kiểu dữ liệu 2. Các câu lệnh rẽ nhánh Câu lệnh if Dạng khuyết Cú pháp: If dk Then lệnh End If Hoạt động : - Kiểm tra dk - Nếu dk đúng thì thực hiện lệnh - Nếu dk sai thì bỏ qua lệnh làm các câu lệnh tiếp theo If đầy đủ Cú pháp: If dk then lệnh A Else lệnh B End If Hoạt động: Kiểm tra dk Nếu dk đúng thì thực hiện câu lệnh A Nếu dkị sai thì thực hiện câu lênh B Kết thúc lệnh if và thực hiện các lệnh tiếp theo trong chương trình Chuý ý:dk:thường là một biểu thức logic +Lệnh cóthể là lệnh đơn và cùng có thể là một loạt các câu lệnh VÝ dụ-if d¹ng khuyÕt-if d¹ng ®Çy ®ñ-if d¹ng lång nhau Câu lệnh Select Case Cú pháp: Select Case biến_chọn Case t = 1 Câu lệnh 1 . . . Case t = n Câu lệnh n Case else Câu lệnh n+1 End Select Hoạt động Tính giá trị biến chọn So sánh biến chọn với các lựa chọn Nếu biến chọn bằng một giá trị nào từ 1 . . N thì thực hiện câu lệnh ứng với giá trị đó Nếu biến chọn không bằng giá trị nào thì thực hiện câu lệnh n+1 Kết thúc 3. Các câu lệnh lặp a. Lặp với số lần biết trước Câu lệnh For Cú pháp: For bien =giá_trị_đầu To giá_trị_cuốI Step n Các câu lệnh Next bien Trong đó: bien, giá_trị_đầu, giá_trị_cuối phải là các giá trị có nguyên. Giá_trị_đầu, giá_trị_cuối có thể là các giá trị xác định, có thể là biểu thức Hoạt động B1:máy tính giá trị đầu và giá trị cuối B2:Gán giá trị đầu cho Bien B3:So sánh Bien với giá trị cuối Nếu Bien Các câu lệnhLoop Hoạt động: B1: - Đầu tiên là kiểm tra biểu thức điều kiện B2: - Nếu biểu thức điều kiện đúng thì thực hiện các câu lệnh. Thay đổi biến điều khiển. Quay lại B1 - Nếu biểu thức điều kiện sai thì thoát khỏi vòng lặp Do Until . . .Loop Cú pháp: Do Until Các câu lệnh Loop Hoạt động: B1: -Kiểm tra Bt Logic B2: - Nếu biểu thức sai thì thực hiện các câu lệnh. Thay đổi biến điều khiển. Quay lại B1 Nếu Bt Logic đúng thì thoát vòng lặp Do . . . Loop While Cú pháp: DoCác câu lệnh Loop While Hoạt động: B1: Thực hiện các câu lệnh. Thay đổi giá trị biến điều khiển. B2: Kiểm tra biểu thức Logic Nếu biểu thức đúng quay lại B1 Nếu biểu thức sai thoát lặp Do . . . Loop Until Cú pháp: DoCác câu lệnh Loop Until Hoạt động B1: Thực hiện các câu lệnh. Thay đổi biến điều khiển B2: Kiểm tra Bt Logic Nếu biểu thức Logic sai quay lại B1 Nếu Bt Logic đúng Thoát lặp While . . . Wend Cú pháp: While Các câu lệnh Wend Hoạt động: B1: Kiểm tra BtLogic B2: Nếu BtLogic có giá trị đúng thì thực hiện các câu lệnh. Thay đổi biến điều khiển Nếu BtLogic có giá trị sai thì thoát lặp