Lịch sử ra đời của các công cụ thống kê

chất lượng toàn diện” đã được nêu ra lần đầu tiên, và liên hệ với các vấn đề rộng hơng như lập kế hoạch, tổ chức và trách nhiệm của quản lý. Ishikawa trình bày một báo cáo về những điểm mới của “kiểm soát chất lượng toàn diện” tại Nhật với nghĩa “kiểm soát chất lượng toàn công ty” (company-wide quality control) và mô tả bằng cách nào toàn bộ nhân viên, từ quản lý cao cấp đến người công nhân, phải học tập và tham gia vào kiểm soát chất lượng Quản lý chất lượng toàn công ty đã trở nên phổ biến tại các công ty của Nhật trong những năm cuối 1970. Sự phát triển của chất lượng tại phương tây chậm hơn và mãi đến đầu những năm 1980 mới bắt đầu các công ty giới thiệu các chương trình chất lượng và các đề xuất từ những thành công của Nhật Bản. Quản Trị Chất Lượng Toàn Diện (TQM) đã trở nên tâm diểm của động lực thay đổi trong hầu hết các trường hợp. Trong một ấn bản của Phòng Công Nghiệp và Thương Mại vào năm 1982 đã tuyên bố rằng thị phần thương mại Anh Quốc đang giảm và đã tác động khủng khiếp đến tiêu chuẩn cuộc sống người dân nước này. Đã có một sự cạnh tranh khốc liệt trên toàn cầu và danh tiếng về chất lượng cũng như hiệu quả kinh tế của một đất nước được dựa trên danh tiếng và hiệu quả của từng doanh nghiệp và sản phẩm của nước đó. Tiêu chuẩn Anh Quốc (British Standard – BS) 5750 cho các hệ thống chất lượng đã được phát hành vào năm 1979 và vào năm 1983 Chiến Dịch Chất Lượng Quốc Gia đã được triển khai với nền tảng là BS5750. Mục tiêu của chiến dịch là tạo sự chú ý của ngành công nghiệp về tầm quan trọng của chất lượng đối với vấn đề cạnh tranh và tồn tại ở thị trường thế giới. Kể từ đó, Tổ Chức Tiêu Chuẩn Hoá Thế Giới (International Standardization Organization – ISO) 9000 đã được công nhận là tiêu chuẩn cho các hệ thống quản lý chất lượng. Nó bao gồm các tiêu chuẩn mô tả các yêu cầu cho quản lý tài liệu, thực hiện và duy trì một hệ thống chất lượng. TQM ngày nay đã trở thành một khái niệm rộng lớn hơn nhiều, bao gồm cả hiệu quả hoạt động của tổ chức và nhận thức tầm quan trọng của quy trình. Đã có những bằng chứng cho thấy nghiên cứu mở rộng mang lại nhiều lợi ích từ phương pháp tiếp cận này. Tiến vào thế kỷ 21, TQM đã phát triển tại nhiều nước thành một nền tảng lý luận cho việc giúp đỡ các tổ chức đạt được hiệu quả kinh doanh xuất sắc, đặc biệt là kết quả kinh doanh và phục vụ khách hàng. Tại Châu Âu, hiện nay một nền tảng đang được áp dụng nhiều được gọi là “Sự Xuất Sắc Trong Kinh Doanh” (Business Excellence) hay mô hình “Xuất Sắc” (Excellence), đuợc ủng hộ bởi tổ chức European Foundation for Quality Management (EFQM) và tổ chức British Quality Foundation (BQF). KHÁI NIỆM Trong quản lý chất lượng người ta thường dùng kỹ thuật SQC (Statistical Quality Control - Kiểm soát chất lượng bằng thống kê) tức là áp dụng các phương pháp thống kê để thu thập, trình bày, phân tích các dữ liệu một cách đúng đắn, chính xác và kịp thời nhằm theo dõi, kiểm soát, cải tiến quá trình hoạt động của một quá trình, một tổ chức bằng cách giảm tính biến động của nó. LỢI ÍCH KHI SỬ DỤNG SPC SPC cũng sẽ mang lại cho bạn lợi ích to lớn: Tập hợp dữ liệu được dễ dàng Xác định được các vấn đề Ngăn ngừa sai lầm lập lại Giảm chi phí lãng phí do các sản phẩm sai hỏng gây ra. Tăng năng suất lao động: Năng suất lao động thường được tính bằng số đơn vị sản phẩm được sản xuất ra trong một đơn vị thời gian. Khi số sản phẩm lỗi càng lớn thì số sản phẩm đạt yêu cầu sản xuất ra trong một đơn vị thời gian càng ít, doanh nghiệp còn phải mất thời gian để sửa chữa/loại bỏ các sản phẩm lỗi này, nếu không có các sản phẩm lỗi thì thời gian này được sử dụng để sản xuất ra các sản phẩm tốt cho doanh nghiệp. Tăng khả năng cạnh tranh của sản phẩm: Việc giảm được các sản phẩm sai lỗi đảm bảo cung cấp các sản phẩm có chất lượng cho khách hàng, đồng thời uy tín của doanh nghiệp cũng được nâng cao, do đó doanh số bán của doanh nghiệp ngày càng tăng lên. Việc giảm các chi phí sai hỏng và tăng năng suất lao động còn góp phần vào việc giảm giá thành của sản phẩm. Một sản phẩm vừa đảm bảo chất lượng vừa có giá thành thấp thì tất yếu sẽ có tính cạnh tranh cao hơn trên thị trường MỤC TIÊU CỦA SPC Chuyển đổi các kĩ thuật hàn lâm thành những công cụ đơn giản nhưng hiệu quả dễ sử dụng cho mọi đối tượng. Giúp tìm ra nguyên nhân sai sót, trục trặc Đảm bảo cho giải pháp có tính thực tiễn cao, khả thi (khắc phục phòng ngừa sự cố tái diễn) MỘT SỐ CÔNG CỤ THỐNG KÊ TRUYỀN THỐNGTRONG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG Gồm 7 công cụ truyền thống hay còn gọi là 7 công cụ kiểm soát chất lượng (7 QC tools). Các công cụ này đã được áp dụng một cách hiệu quả từ những năm của thập niên 60 và đã được người Nhật áp dụng rất thành công. Cơ sở của các công cụ này là lý thuyết thống kê. Các công cụ bao gồm: Lưu đồ quá trình( process flow charting) Trong việc lập kế hoạch hay kiểm tra có hệ thống bất kì quá trình nào đó, dù là hoạt động văn phòng, hoạt động sản xuất hay quản lí, cần phải nghi lại hàng loạt các sự kiện, hoạt động, các giai đoạn và các quyết định dưới dạng để có thể hiểu và thông tin tới mọi người một cách dễ dàng. Nếu thực hiện các cải tiến, những số liệu thực tiễn liên quan đến phương pháp đang tồn tại cần phải được ghi lại đầu tiên, những số liệu thực tiễn liên quan đến phương pháp đang tồn tại cần phải được ghi lại đầu tiên. Định nghĩa quá trình phải giúp hiểu được quá trình đó và là cơ sở cho bất kì việc xem xét nào nhằm dẫn tới hoạt động cải tiến. do vậy điều cơ bản là các định nghĩa quá trình phải chính xác Phương pháp thông thường để ghi lại các số liệu thực tiễn là viết ra, nhưng diều này là không thích hợp để ghi lại các quá trình phức tạp mà trong bất kì tổ chức nào cũng có, đặc biệt khi đòi hỏi một hồ sơ chính xác cho một quá trình dài và việc mô tả nó bằng cách viết sẽ chiếm tới hàng trang và đòi hỏi phải nghiên cứu cẩn thận để hiểu được mọi chi tiết. Để vượt qua khó khăn này, một vài phương pháp ghi đã phát triển, và phương pháp mạnh nhất là lưu đồ. Phương pháp mô tả quá trình này dựa chủ yếu vào một chương trình máy tính, ở đây kĩ thuật được sử dụng để sắp xếp thứ tự các bước đòi hỏi cho việc vân hành chương trình. Tuy nhiên, nó có một ứng dụng rộng rãi hơn nhiều so với tính toán. Một số dấu hiệu được sử dụng rộng rãi trên sơ đồ. Điểm bắt đầu của một quá trình được chỉ ra bằng một vòng tròn. Mỗi bước của quá trình, được chỉ ra bỡi một hình chữ nhật, chứa mô tả của việc vận hành có liên quan, chỗ quá trình kết thúc được đánh dấu bằng hình oval. Một hình bình hành chứa các thông tin có ích nhưng không phải là một bước của quá trình. Các hình mũi tên được sử dụng để liên kết các dấu hiệu và hướng của dòng. Với một bản đồ mô tả hoàn chỉnh các quá trình, tất cả các bước vận hành (hình chữ nhật) và quyết định (cần phải được nối bằng đường đến vong tròn bắt đầu và hình oval kết thúc. Nếu lưu đồ không thể vẽ được bănhf cách này, quá trình sẽ không thể hiểu được hoàn toàn. Một kinh nghiệm có ích cho mọi người là ngồi lại và thử vẽ một lưu đồ cho một vấn đề mà họ tham gia vào mọi ngày làm việc. Điều thường thấy là: Dòng quá trình không được hiểu một cách hoàn toàn Bắt đầu Kết thúc Bước quá trình vận hành Quyết định Khối thông tin dòng Một người riêng rẽ không thể hoàn thành lưu đồ mà không cần sự giúp đỡ của người khác Việc thật sự lập lưu đồ sẽ cải thiện kiến thức về quá trình, và sẽ bắt đầu phát triển hoạt động làm việc theo nhóm cần thiết để tìm ra những cải tiến. Trong nhiều trường hợp. Sơ đồ dạng dòng chảy xoắn và dạng như hình bạch tuộc sẽ chỉ rõ những hoạt động không cần thiết của mọi người và các vật tư và đưa đến sự xuất chung về các biện pháp làm giảm lãng phí. Bắt đầu Có một khu vực có vấnđề đã biết khi nào không Lặp lại với quá trình mới No No Yes No Yes No Yes No Chọn một quá trình để cải tiến Phân tích Pareto Thu thập dữ liệu/thông tin về quá trình.Phiếu kiểm tra… Có thông tin trên quá trình không Yes No No Hiện tại có lưu đồ không Yes Vẽ lưu đồ(làm việc theo nhóm) Thu thập thêm các thông tin/ dữ liệu về quá trình Kiểm tra lưu đồ quá trình Trình bày dữ liệu hiệu quả Biểu đồ tần suất Biểu đồ phân tán Phân tích Pareto… Phân tích nguyên nhân vấn đề Phân tích Pareto… Phân tích nhân quả Trí tuệ tập thể Biểu đồ kiểm soát… Lặp lại kế hoạch quá trình Thực hiện và duy trì quá trình mới Chiến lược cải tiến quá trình Phiếu kiểm tra (Check sheets) hoặc biểu đồ kiểm tra (Tally charts) Định nghĩa: Phiếu kiểm tra là một công cụ để thu nhập dữ liệu và là một điểm hợp lý để bắt đầu đối với hầu hết các nỗ lực kiểm soát quá trình hay giải quyết vấn đề. Ghi lại các quan sát trực tiếp và thu nhập số liệu thực tế chứ không quan niệm về quá trình là đặc biệt hữu ích. Phân loại: Căn cứ vào mục đích mục tiêu sử dụng, phiếu kiểm tra được chia thành hai loại chủ yếu là phiếu kiểm tra để ghi chép, phiếu kiểm tra để kiểm tra. Phiếu kiểm tra để ghi chép lại gồm có: Phiếu kiểm tra để nhận biết, đánh giá sự phân bổ của các giá trị đặc tính. Phiếu kiểm tra để nhận biết đánh giá sai sót theo chủng loại. Phiếu kiểm tra để nhận biết, xem xét chỗ xảy ra sai sót. Phiếu kiểm tra để kiểm tra gồm: Để kiểm tra đặc tính. Để kiểm tra độ an toàn. Để kiểm tra sự tiến bộ. Trong quá trình ghi, một điều cốt yếu là hiểu sự khác biệt giữa dữ liệu và các con số. Dữ liệu là các mảng thông tin, bao gồm thông tin dạng số, có thể sử dụng trong việc giải quyết các vấn đề hoặc cung cấp các kiến thức về trạng thái của một quá trình. Các con số đứng riêng thông thường đại diện cho các phép đo hoặc đếm không mang ý nghĩa, và thường có xu hướng làm rắc rối hơn là làm sáng tỏ. Các dữ liệu bằng số về chất lượng sẽ sinh ra hoặc là phép đếm hoặc phép đong đo. Các dữ liệu từ phép đếm chỉ có thể xuất hiện các điểm xác định hoặc ở các bước nhảy “rời rạc”. Chỉ có thể có 0,1,2,3…. Lỗi trong một trang thông tin; không thể có 2, 4, 5 lỗi. Số chiếc bút không thể viết được sẽ làm tăng các dữ liệu rời rạc được gọi là THUỘC TÍNH. Vì chỉ có một sự phân loại theo hai hướng để xem xét, đúng hoặc sai, có mặt hoặc không có mặt, các thuộc tính là các dữ liệu đếm được, các dữ liệu này thay đổi theo bước nhảy. Các dữ liệu từ phép đo có thể xuất hiện tại bất kể chỗ nào trên một thang liên tục và được gọi là các dữ liệu biến số. Trọng lượng của một đầu đạn, đường kính của một chiếc pít-tông, cường độ bền kéo của một thanh, thời gian cần thiết để tiến hành một yêu cầu bảo hiểm, tất cả đều là biến số, phép đo chúng đưa ra các dữ liệu liên tục Cách thực hiện: Các phiếu kiểm tra được thực hiện theo bốn bước sau đây: Chọn và thống nhất về các sự kiện chính xác để quan sát Quyết định khoảng thời gian thu thập dữ liệu, điều này gồm cả mức độ thường xuyên của dữ liệu (tần suất) và chúng sẽ được thu thập trong bao lâu Thiết kế một mẫu đơn giản, dễ sử dụng và đủ lớn để ghi lại các thông tin. Mỗi cột phải được ghi nhãn rõ ràng Thu thập dữ liệu và điền vào các bản kiểm tra. Hãy trung thực trong việc ghi lại các thông tin cho phép đủ thời gian để thong tinđược thu thập và ghi lại. Sau khi ghi lại, thực hiện một số phân tích hoặc giới thiệu dữ liệu Việc sử dụng phiếu kiểm tra hoặc biểu đồ kiểm tra đơn giản giúp cho việc thu thập dữ liệu đúng dạng, đúng mẫu và đúng thời gian. Mục tiêu của việc thu thập dữ liệu sẽ quyết định mẫu phiếu ghi Tên người quan sát Máy tính No. 148 Ngày : 26/6 Số lần quan sát 95 Tổng số % Máy tính được sử dụng 55 57.9 Máy tính không được sử dụng Sửa chữa Không làm việc Vắng mặt người vận hành Hệ thống hỏng 5 12 10 13 5.3 12.6 10.5 13.7 Hồ sơ mẫu các hoạt động trong một văn phòng Một kỹ thuật có liên quan đến phiếu kiểm tra là cái được gọi là biểu đồ theo dõi. Trên một lưu đồ quá trình, các bản vẽ kỹ thuật, hoặc bản đồ của một khu vực , được đánh dấu các lỗi, khuyết tật hoặc vấn đề. Những chỗ tích nhiều dấu chéo hoặc các dấu khác trên tài liệu chỉ ra nơi đó có sự cố chính hoặc các sự cố xuất hiện thường xuyên. Phương pháp này sử dụng đơn giản, tránh được phải mô tả hoặc viết ra các con số và nó có thể giúp cho việc xác định nhanh các vấn đề có thực. Có thể mở rộng kỹ thuật này bằng các đưa vào thời gian, tổng số và sự sử dụng các dấu hiệu khác nhau cho các dạng lỗi hoặc người vận hành khác nhau Phân tích Pareto Khái niệm : Biểu đồ Pareto là đồ thị hình cột phản ánh các dữ liệu chất lượng thu thập được, sắp xếp theo thứ tự từ cao đến thấp, chỉ rõ các vấn đề cần được ưu tiên giải quyết trước. Sử dụng các cột để minh hoạ các hiện tượng và nguyên nhân, nhóm lại các dạng như là các khuyết tật, tái sản xuất, sửa chữa, khiếu nại, tai nạn và hỏng hóc. Các đường gấp khúc được thêm vào để chỉ ra tần suất tích luỹ. Thường dùng để phân tích và tìm ra nguyên nhân. Tác dụng: Nhìn vào biểu đồ người ta thấy rõ kiểu sai sót phổ biến nhất, thứ tự ưu tiên khắc phục vấn đề cũng như kết quả của hoạt động cải tiến chất lượng. Nhờ đó kích thích, động viên được tinh thần trách nhiệm của người lao động trong hoạt động cải tiến đó. Cách thực hiện: Xác định các loại sai sót và thu thập dữ liệu. Sắp xếp dữ liệu trong bảng theo thứ tự từ lớn đến bé. Tính tỷ lệ % của từng dạng sai sót. Xác định tỷ lệ % sai số tích luỹ. Vẽ đồ thị cột theo tỷ lệ % của các dạng sai sót vừa tính ở trên. Thứ tự vẽ dạng sai sót có tỷ lệ lớn nhất trước và theo thứ tự nhỏ nhất. Vẽ đường tích luỹ theo số % tích luỹ đã tính. Viết tiêu đề nội dung và ghi tóm tắt các dạng đặc trưng của sai sót lên đồ thị Ví dụ: biểu đồ sau trình bày số lượng các báo cáo về trục trặc trong điện thoại. Từ biểu đồ ta thấy nguyên nhân của 72% báo cáo là do đường điện thoại bị ồn hay máy để  “kênh”, từ đó ta có thể tìm ra cơ hội cải tiến lớn nhất là giải quyết hai nguyên nhân này. Biểu đồ kiểm soát (Control Chart) Khái niệm Biểu đồ kiểm soát biểu thị dưới dạng đồ thị sự thay đổi của chỉ tiêu chất lượng để đánh giá quá trình sản xuất có ở trạng thái kiểm soát hay chấp nhận được không. Trong biểu đồ kiểm soát có các đường giới hạn kiểm soát và có ghi các giá trị thống kê đặc trưng thu thập từ các nhóm mẫu được chọn ra liên tiếp trong quá trình sản xuất. Mục đích Là cho biết những biến động của quá trình trong suốt thời gian hoạt động và xu thế biến đổi của nó, qua đó có thể xác định được những nguyên nhân gây ra sự bất thường để có những biện pháp xử lý nhằm khôi phục quá trình về trạng thái chấp nhận được hoặc giữ quá trình ở trạng thái mới tốt hơn. Những đặc điểm cơ bản của biểu đồ kiểm soát Có sự kết hợp giữa đồ thị và các đường kiểm soát. Các đường kiểm soát là những đường giới hạn trên và giới hạn dưới thể hiện khoảng sai lệch cao và thấp nhất mà các giá trị chất lượng còn nằm trong sự kiểm soát. Biểu đồ kiểm soát bao gồm 2 loại đường kiểm soát: đường trung tâm và các đường giới hạn kiểm soát, được sử dụng để xác định xem quá trình có bình thường hay không. Trên các đường này vẽ các điểm thể hiện chất lượng hoặc điều kiện quá trình. Nếu các điểm này nằm trong các đường giới hạn và không thể hiện xu hướng thì quá trình đó ổn định. Nếu các điểm này nằm ngoài giới hạn kiểm soát hoặc thể hiện xu hướng thì tồn tại một nguyên nhân gốc Đồ thị là đường thể hiện các điểm phản ánh các số liệu bình quân trong từng nhóm mẫu hoặc độ phân tán, hoặc giá trị của từng chỉ tiêu chất lượng cho biết tình hình biến động của quá trình. Cách thực hiện: Thủ tục chung nhất để thực hiện một biểu kiểm soát có thể gồm các bước sau: Lựa chọn đặc tính để áp dụng biểu đồ kiểm soát Lựa chọn loại biểu đồ kiểm soát thích hợp Quyết định nhóm con (một nhóm nhỏ các cá thể trong đó các biến động được coi là chỉ do ngẫu nhiên), cỡ và tần số lấy mẫu theo nhóm con Thu thập và ghi chép các dữ liệu trên, ít nhất phải có 20-25 nhóm con hoặc sử dụng các dữ liệu lưu trữ trước đây. Tính các thống kê đặc trưng cho mỗi mẫu nhóm con Tính giới hạn kiểm tra dựa trên các thống kê tính từ các mẫu nhóm con Xây dựng biểu đồ và đánh dấu trên biểu đồ các thống kê nhóm con Kiểm tra trên biểu đồ đối với các điểm ở ngoài giới hạn kiểm soát và kiểu dáng chỉ ra sự hiện có của các nguyên nhân có thể nêu tên được (cụ thể). Quyết định về hành động tương lai: Thông tin về hiện trạng của quá trình sản xuất nhận được nhờ quan trắc một mẫu từ quá trình. Các giá trị đặc trưng của mẫu như giá trị trung bình, độ lệch chuẩn, số khuyết tật … được ghi lên đồ thị. Vị trí của các điểm này sẽ cho biết khả năng và trạng thái của quá trình. Khả năng của quá trình phản ánh mối quan hệ giữa độ lệch tất nhiên của quá trình và các thông số thiết kế. Mối quan hệ này thường được biểu hiện bằng chỉ số khả năng quá trình được ký hiệu là Cp. Chỉ số khả năng quá trình chính là tỷ số phản ánh độ rộng của các thông số thực tế so với thông số tất yếu của quá trình. UTL: Giá trị đo thực tế lớn nhất (được tính tuỳ theo là loại biểu đồ gì). LTL: Giá trị đo thực tế nhỏ nhất (được tính tuỳ theo là loại biểu đồ gì). σ là độ lệch chuẩn của quá trình Cp > 1,33 : Quá trình có khả năng kiểm soát 1 ≤ Cp ≤ 1,33 : Quá trình có khả năng kiểm soát chặt chẽ Cp < 1,0 : Quá trình không có khả năng kiểm soát Ví dụ: mức độ nhiễm trong một quá trình chế biến thực phẩm phụ thuộc vào nhiệt độ môi trường tác nghiệp trong công đoạn nào đó. Để có thể để kiểm soát mức nhiễm, cần có việc đo lường nhiệt độ theo một tần suất nhất định, từ đó sự biến đổi nhiệt độ trung bình và mức biến thiên tối đa nhằm làm cơ sở cho việc ấn định các quy tắc xử lý cần thiết Biểu đồ phân tán (Scatter diagrams) Khái niệm Dùng để nghiên cứu cự tương quan giữa các yếu tố trong các giới hạn nào đó cho phép xác định sự tồn tại của một mối liên hệ mạnh – yếu giữa các liên kết.Hay Biểu đồ phân tán chỉ ra mối quan hệ giữa 2 biến trong phân tích bằng số. Để giải quyết các vấn đề và xác định điều kiện tối ưu bằng cách phân tích định lượng mối quan hệ nhân quả giữa các biến số Chú ý: Một biểu đồ phân tán sẽ có ích khi bạn cần hiểu rõ hai biến số liệu có phụ thuộc vào nhau không. Nó có thể có ích nếu tiếp tục đánh giá nguyên nhân và kết quả, sử dụng Biểu đồ ma trận hoặc biểu đồ xương cá để tìm ra mối quan hệ đó chặt chẽ đến đâu. Tác dụng: Biểu đồ phân tán sẽ cung cấp cho bạn thông tin về mối quan hệ đang tồn tại giữa hai biến số. Mối ràng buộc hay sự phụ thuộc càng lớn, thì tác động của biến số này lên biến số kia càng dễ xảy ra. Cách thực hiện: Xây dựng Biểu đồ phân tán như sau: Thu thập từ 50-100 cặp mẫu dữ liệu mà bạn nghĩ rằng có thể có mối quan hệ. Vẽ sơ đồ trên giấy để phân loại và liệt kê ra hai biến số. Vẽ các trục X và Y của biểu đồ. Đưa biến số bạn cho là phụ thuộc lên trục Y và biến số không phụ thuộc lên trục X. Giải thích các số liệu Các trường hợp sử dụng biểu đồ phân tán: Biểu đồ phân tán là bước đầu tiên trong quá trình thiết kế thử nghiệm, cải tiến sản phẩm hoặc điều chỉnh các hoạt động, cung cấp thông tin cơ bản đối với những việc có thể xảy ra với các biến số khi các hoạt động chắc chắn được tiến hành. Biểu đồ về sự phân tầng (stratification) Khái niệm: Nghiên cứu về sự ảnh hưởng của nhiều nhân tố chế tạo, trong điều kiện các sản phẩm, các hoạt động giống nhau, nhưng được thực hiện bởi hai quy trình sản xuất , 2 bộ phận khác nhau, hoặc trong cùng một thời điểm khác nhau Sơ đồ phân vùng chia một tập hợp dữ liệu thành các nhóm có ỹ nghĩa. Nó có thể được sử dụng hiệu quả cao cùng với các kỹ thuật khác, bao gồm biểu đồ và đồ thị rời rạc. Nếu, ví dụ, ba kíp làm việc theo ca chịu trách nhiệm đối với đầu ra được mô tả trong biểu đồ (a) trên hình, việc phân cấp các dữ liệu thành các kíp theo ca có thể tạo ra các biểu đồ (b), (c),(d). và có thể chỉ ra các điều chỉnh quá trình sản xuất đang được thực hiện khi giao ca Biểu đồ mật độ (Histogram) Khái niệm : Là một dạng của đồ thị cột trong đó các yếu tố biến động hay các dữ liệu đặc thù được chia thành các lớp hoặc thành các phần và được diễn tả như các cột với khoảng cách lớp được biểu thị qua đường đáy và tần suất biểu thị qua chiều cao. Ý nghĩa Biểu đồ mật độ có ý nghĩa bởi nó mô tả xu hướng của một lượng dữ liệu lớn ở dạng đơn giản mà không làm mất bất cứ thông tin thống kê nào. Bạn vẫn có thể biết được những tiêu chí thống kê như: giá trị trung bình, độ lệch chuẩn, độ biến thiên, v.v từ biểu đồ mà không cần xem lại dữ liệu gốc. Biểu đồ mật độ cung cấp cho bạn những thông tin sau: Tâm của dữ liệu (có nghĩa là vị trí) Độ rộng của dữ liệu (có nghĩa là quy mô) Độ lệch của dữ liệu Sự xuất hiện của dữ liệu nằm ngoài Sự xuất hiện của các dạng dữ liệu Người ta sử dụng Biểu đồ tần suất để trả lời các câu hỏi sau: Kiểu phân bố dữ liệu? Dữ liệu là ở đâu? Độ rộng của dữ liệu như thế nào? Dữ liệu có đối xứng hay không? Có dữ liệu nào nằm ngoài không? Cách thực hiện Thu thập các số liệu, Xác định số khoảng trong biểu đồ, thường từ 6 đến 12, Xác định độ rộng cột bằng biên độ giá trị chia cho số khoảng, Đánh dấu trục hoành theo thang giá trị số liệu, Đánh dấu chiều cao cột là tần số (số lượng hoặc % số lượng quan trắc) Vẽ các cột tương ứng tần số xuất hiện các giá trị     Biểu đồ phân tích nhân quả và huy động trí tuệ tập thể (Causeand effect analysis and brainstorming) Khái niệm: Là một sơ đồ biểu diễn mối quan hệ giữa kết quả và nguyên nhân gây ra kết quả đó. Kết quả là những chỉ tiêu chất lượng cần theo dõi, đánh giá, còn nguyên nhân là những yếu tố ảnh hưởng đến chỉ tiêu chất lượng đó. Chỉ mối liên hệ giữa các đặc tính mục tiêu và các yếu tố, những yếu tố dường như có ảnh hưởng đến các đặc tính, biểu diễn bằng hình vẽ giống xương cá. Mục đích của sơ đồ nhân quả: Là tìm kiếm, xác định các nguyên nhân gây ra những trục trặc về chất lượng sản phẩm, dịch vụ hoặc quá trình. Từ đó đề xuất những biện pháp khắc phục nguyên nhân nhằm cải tiến và hoàn thiện chất lượng của đối tượng quản lý. Cách thực hiện: Xác định đặc tính chất lượng cụ thể cần phân tích. Vẽ chỉ tiêu chất lượng là mũi tên dài biểu hiện xương sống cá, đầu mũi tên ghi chỉ tiêu chất lượng đó. Xác định các yếu tố chính ảnh hưởng đến chỉ tiêu chất lượng đã lựa chọn; vẽ các yếu tố này như những xương nhánh chính của cá. Tìm tất cả các yếu tố khác có ảnh hưởng đến nhóm yếu tố chính vừa xác định Trên mỗi nhánh xương của từng yếu tố chính, vẽ thêm các nhánh xương dăm của cá thể hiện các yếu tố trong mối quan hệ họ hàng, trực tiếp gián tiếp. Ghi tên các yếu tố và chỉ tiêu chất lượng trên sơ đồ. Để sơ đồ nhân quả chính xác, phát huy tác dụng tốt, cần có sự hợp tác phối hợp chặt chẽ với những người trực tiếp tạo ra chỉ tiêu chất lượng đó. Đến tận nơi xảy ra sự việc để nghiên cứu tìm hiểu nguyên nhân và khuyến khích mọi thành viên tham gia vào việc phát hiện, tìm kiếm nguyên nhân và lắng nghe ý kiến của họ. Một cách hữu ích để xác định các đầu vào ảnh hưởng lên chất lượng là biểu đồ nhân –quả, cũng được biết dưới cái tên biểu đồ Ishikawa hoặc biểu đồ xương cá Các sự cố hoặc tác động được nghiên cứu được vẽ ra ở cuối một mũi tên nằm ngang. Các nguyên nhân có thể có sau đó được vẽ thành các mũi tên khác đi vào nó khi các yếu tố hay các nguyên nhân chính được hạ cấp xuống đến các nguyên nhân phụ của chúng, thậm chí đến nguyên nhân phụ bậc 2 bằng huy động trí tuệ tập thể Trí tuệ tập thể là một kỹ thuật được sử dụng để tạo ra một số lượng lớn ý kiến một cách nhanh chóng và có thể sử dụng phương pháp này trong nhiều trường hợp đa dạng. Mỗi thành viên của nhóm, đến lượt mình, có thể được mời để thúc đẩy các ý kiến liên quan đến các vấn đề đang được xem xét. Các ý kiến chưa được suy nghĩ kỹ cũng có thể được đưa ra, bởi vì việc phê bình và chế nhạo bị cấm trong khi thực hiện phương pháp này. Mọi người tham gia đều bình đẳng để đảm bảo điều này. Mục tiêu chính là xây dựng một không khí nhiệt tình và sáng kiến. Tất cả các ý kiến nêu ra đều được ghi lại để phân tích. Quá trình này tiếp tục cho đến khi tất cả các nguyên nhân có thể nghĩ ra đã được ghi lại. ví dụ, lượng tỉ lệ phần trăm đầu ra không tuân thủ phân bổ cho từng nguyên nhân sẽ được đo lường hoặc ước lượng , và một phân tích Parero đơn giản sẽ xác dịnh được các nguyên nhân chính Một phương án hữu ích khác của kỹ thuật này là huy động trí tuệ tập thể phủ định và phân tích nhân quả. Ở đây, nhóm sẽ thực hiện trí tuệ tập thể tất cả các vấn đề cần thiết phải làm để đảm bảo tạo ra một đầu ra phủ định. Ví dụ, trong việc thực hiện TQM, một việc có thể hữu ích cho đội ngũ quản lý cấp cao là huy động trí tuệ tập thể những vấn đề cần thiết để dảm bảo là TQM sẽ không được thực hiện. sau khi đã xác định các chướng ngại theo hướng này, vấn đề dỡ bỏ chúng sẽ trở nên dễ dàng hơn CEDAC Một biến thể của cách tiếp cận nhân quả, được phát triển tại Sumitomo Electric và hiện nay được coi là đã sử dụng bởi tất cả các công ty Nhật Bản trên toàn thế giới, là biểu đồ nhân quả có thể bổ sung Phía kết quả của một biểu đồ CEDAC là một mô tả định lượng của vấn đề , với một mục tiêu định lượng đã được nhất trí và nhìn thấy được và các kết quả được cập nhật liên tục trong quá trình đạt được nó. Phía nguyên nhân của biểu đồ CEDAC sử dụng hai thẻ có màu khác nhau để ghi ra các thực tế và ý kiến. Điều này đảm bảo rằng các thực tế được thu thập và tổ chức trước khi các giải pháp được nghĩ ra. Biểu đồ cơ sở của CEDAC có bề ngoài hình xương cá điển hình. Nó được vẽ trên một tờ giấy lớn, với kết quả nằm bên phải và nguyên nhân nằm ở bên trái. Một lãnh đạo dự án được chọn ra để chịu trách nhiệm cho nhóm CEDAC . Một phương pháp đo và vẽ các kết quả lên phía hiệu quả của biểu đồ được đưa ra để tạo ra sự thể hiện rõ ràng mục tiêu và cải tiến định lượng. Các thực tế được thu thập và được đặt vào bên trái của sương sống ở phía nguyên nhân của biểu đồ CEDAC. Mọi người trong nhóm trình ra các thẻ thực tế được yêu cầu ký tắ vào chúng. Các thẻ ý kiến cải tiến được đưa ra và đặt bên phải xương nguyên nhân. Các ý kiến sau đó được thu thập và đánh giá về gía trị và tính thực tế. Các kết quả thử nghiệm được ghi lại phía hiệu quả của biểu đồ. Các ý kiến cải tiến thành công được đưa vào các quy trình tiêu chuẩn mới CEDAC có thể ap dụng cho bất kỳ vấn đề nào có thể định lượng, mức độ phế liệu, các chi tiết giấy tờ, các vấn đề chất lượng, sử dụng vật tư…Đây là một cách tiếp cận có hệ thống đối với việc sắp xếp các tài nguyên và kiến thức có tính xây dựng của mọi người có liên quan. Khi họ sở hữu quá trình và có thể đo được các cải tiến của quá trình , họ sẽ tìm ra được giải pháp. F F F F F F F F F Kết quả F Thẻ thực tế (fact cards) Biểu đồ CEDAC với các thẻ thực tế F F F F F F F F Kết quả I I I I I F F I Thẻ thực tế (fact cards) Thẻ cải tiến (improvement cards) Biểu đồ CEDAC với các thẻ thực tế và thẻ cải tiến Thực hiện cải tiến chất lượng Chúng ta đã khảo sát một số công cụ thường dùng trong phân tích cải tiến chất lượng. Việc áp dụng các công cụ này cần thiết có một sự nhất quán trong thiết kế và đào tạo sử dụng các công cụ này cho các thành viên trong khi thực hiện các quá trình. Việc áp dụng công cụ được chọn tùy thuộc mục tiêu cần giải quyết. Tuy nhiên khi đã định hướng các vấn đề, nên thiết lập thành các dự án cải tiến chất lượng. Khi tiến hành các dự án (các hoạt động) cải tiến chất lượng, chúng ta có thể áp dụng một nhóm các công cụ với các chức năng tương hỗ được hoạch định [2]. Khi bắt đầu một hoạt động cải tiến ta phải nhận định vấn đề cần cải tiến (hay là kết quả/ hiện tượng đã xảy ra = đầu cuối bên phải của biểu đồ xương cá) (1). Tiếp theo, bằng công cụ tấn công não ta có thể tìm kiếm các nguyên nhân khả dĩ (2). Trên cơ sở đó, xây dựng biểu đồ xương cá để đánh giá các yếu tố tác động (3). Từ đánh giá trên, tổ chức thực hiện việc thu thập các dữ liệu, thiết lập biểu đồ tần số (4). Quy đổi tỷ lệ tác động lên kết quả cho các yếu tố (5), để có thể tiến hành phân tích pareto (6). Cuối cùng là xử lý nguyên nhân, để giải quyết vấn đề (7). Tóm lại, việc cải tiến chất lượng nói riêng và quản lý chất lượng nói chung cần thiết sử dụng các công cụ “thống kê”. Việc này chưa được các doanh nghiệp của chúng ta thật sự xem trọng. Ngay cả các doanh nghiệp thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001 nhiều năm song cũng chưa thiết lập được các quy định, hướng dẫn trong đơn vị về các công cụ dùng trong quản lý chất lượng. Để chuyển đổi tình thế này cần thiết có (1) sự quyết tâm của lãnh đạo cấp cao trong chỉ đạo thực hiện, (2) sự tham mưu cụ thể của bộ phận quản lý chất lượng nhằm hình thành các quy định, (3) huấn luyện và duy trì các hoạt động lấy mẫu, phân tích theo chế độ tại các bộ phận chuyên môn liên quan. BẢY CÔNG CỤ MỚI CHO THIẾT KẾ CHẤT LƯỢNG Bảy công cụ mới có thể được sử dụng như một phần của triển khai hoạt động chất lượng để cải tiến các quá trình đổi mới. Chúng không thay thế các công cụ cơ bản và cũng không phải sự mở rộng công cụ này. Các công cụ mới này là các hệ thống và phương pháp thu thập tài liệu được dùng để đạt được thành công khi thiết kế bằng cách xác định các mục tiêu và các bước trung gian ở mức chi tiết nhất Bảy công cụ mới này là: Biểu đồ quan hệ ( Affinity diagram) Sơ đồ quan hệ tương tác ( interrelationship digraph) Biểu đồ hình cây (tree digram) Sơ đồ ma trận hay bảng chất lượng (matrix diagram or quality table) Phân tích dữ liệu ma trận (matrix data analysis) Sơ đồ chương trình quyết định quá trình(process decision programme chart) Sơ đồ mũi tên (arrow diagram) Biểu đồ quan hệ Sơ đồ quan hệ tương tác Sáng tạo logic Biểu đồ hình cây Sơ đồ ma trận Phân tích dữ liệu PDPC Sơ đồ mũi tên Biểu đồ quan hệ (Affinity diagram) Định nghĩa: Biểu đồ quan hệ là một công cụ Brainstorming, huy động trí tuệ tập thể được sử dụng để thu thập các số lượng lớn dữ liệu dạng ngôn ngữ (ý kiến quan niệm, vấn đề) và tổ chức chúng thành nhóm trên cơ sở quan hệ tự nhiên giữ các dữ liệu. Nói cách khác đây là hình thức trí tuệ tập thể. Một trong những trở ngại thông thường được tính đến khi đặt câu hỏi để cải tiến là sự thành công hoặc thất bại trong quá khứ. Một điều được giả định là những việc làm được hay thất bại trong quá khứ sẽ tiếp tục diễn ra trong tương lai. Mặc dù không nên quên các bài học trong quá khứ, Nhưng cách suy nghĩ không thay đổi mà có thể hạn chế sự tiến bộ sẽ không nên được đề cao. Điều này đặc biệt đúng trong QFD, nơi mà luôn luôn khai thác các hình thức logic mới Biểu đồ quan hệ, cũng giống như các phương pháp trí tuệ tập thể khác, là một phần của quá trình cải tiến. Nó có thể sử dụng để đưa ra các ý kiến và các phạm trù mà có thể được sử dụng sau đó với các công cụ logic chặt chẽ hơn. Công cụ này nên được sử dụng để đưa ra “ bản đồ địa lí “ của một vấn đề khi : Ứng dụng: Biểu đồ quan hệ hữu ích trong việc hỗ trợ nhóm chuyển từ quan điểm cá nhân đến quan điểm nhóm khi xem xét một vấn đề, bằng cách thúc đẩy suy nghĩ đa chiều thay vì suy nghĩ theo đường thẳng. Điều này sẽ tạo dựng mối quan hệ hợp tác giữa các thành viên trong nhóm và phá vỡ được các rào cản trong trao đổi thông tin. Các trường hợp sử dụng biểu đồ: Các thực tế hoặc suy nghĩ ở trạng thái hỗn loạn và các vấn đề là quá lớn hoặc phức tạp để xác định một cách dễ dàng Cần có sự đột phá trong các khái niệm truyền thống để thay thế các giải pháp cũ và mở rộng suy nghĩ của một nhóm Hỗ trợ cho các giải pháp là cốt yếu để thực hiện thành công Không nên dùng biểu đồ quan hệ khi vấn đề đơn giản hoặc khi nhanh chóng cần các giải pháp Cách thực hiện: Các bước đưa ra biểu đồ quan hệ là như sau: Tập họp nhóm người quen thuộc với vấn đề cần quan tâm. Nhóm có 6 đến 8 người là tốt nhất Phát biểu vấn đề cần xem xét. Vấn đề nên được đưa ra một cách sơ lược sao cho không tạo ra một hướng trả lời xác định trước VD: Nên nói về việc vấn đề tại sao các vấn đề không được tổ chức theo dõi, tốt nhất nên đặt câu hỏi là “vì sao các vấn đề vẫn không được giải quyết?” chứ không nên đặt câu hỏi “ vì sao mọi người không nhận trách nhiệm để hoàn thành nghĩa vụ của họ?” Đưa ra cho từng thành viên của nhóm một chồng thẻ và cho mỗi người có từ 5- 10 phút ghi lại các ý kiến lên thẻ, mỗi ý kiến cho một thẻ. Trong thời gian này mục tiêu là phải viết ra càng nhiều ý kiến và càng chính xác càng tốt. Không nên có trao đổi giữa các thành viên Vào cuối thời gian 5-10 phút, mỗi thành viên của nhóm đưa ra các ý kiến của mình và đặt lên bàn để cho các thành viên khác cũng thấy được. Không nên có sự phê bình hoặc đánh giá các ý kiến, cho phép viết ra các ý kiến mới trong thời gian này nếu xuất hiện suy nghĩ mới. Và tất cả các ý kiến được đưa ra, các thành viên trong nhóm xếp các thẻ có ý kiến tương tự lại với nhau. Quá trình này sẽ được lặp lại cho tới khi các ý kiến được nằm trong khoảng 10 nhóm Tìm một thẻ trong từng nhóm đại diện cho cho nhóm thẻ đó Kết quả của bài tập này là sự sưu tập tối đa các ý kiến đưới một số lượng các đầu mục giới hạn. Dữ lệu này có thể được sử dụng với các công cụ khác để xác định các khu vực tấn công. Một trong các công cụ này là sơ đồ quan hệ tương tác Mọi người trong nhom xếp các ý kiến theo từng nhóm Vì sao vấn đề vẫn chưa được giải quyết Đó không phải là việc của tôi Được đưa ra ưu tiên Quá nhiều nhóm hoặc ủy ban bị sa lầy Sự sở hữu chồng chéo Sếp không chấp nhận Quá bận làm các công việc giấy tờ Sự sở hữu chồng chéo Không ai muốn nhận lĩnh trách nhiệm Chúng tôi chỉ giải quyết khủng hoảng Ví dụ về một biểu đồ quan hệ Sơ đồ quan hệ tương tác (interrelationship digraph) Định nghĩa: Công cụ này được thiết kế nhằm lấy ra một ý kiến hoặc một vấn đề trung tâm và vẽ ra bản đồ liên kết logic hoặc liên kết thứ tự giữa các yếu tố liên quan. Trong khi điều này vẫn đòi hỏi một quá trình rất sáng tạo, sơ đồ quan hệ tương tác bắt đầu thể hiện ra các liên kết logic xuất hiện ở biểu đồ quan hệ. Trong khi thiết kế, lập kế hoạch và giải quyết vấn đề, rõ ràng là sẽ không đủ nếu chỉ đưa ra một loạt ý kiến. Biểu đồ quan hệ cho phép biểu hiện rõ một số mô hình sáng tạo có tổ chức nhưng sơ đồ quan hệ tương tác thì làm cho các mô hình logic trở nên rõ ràng. Sơ đồ này dựa trên nguyên kí mà người Nhật thường xuyên áp dụng, xét đến sự xuất hiện ý kiến một cách tự nhiên. Do vậy, công cụ này bắt đầu từ một khái niệm trung tâm, dẫn tới việc đưa ra một số lượng lớn các ý kiến và cuối cùng tới sự phát họa mô hình được xem xét. Đối với một số người, điều này có vẻ như bói bài, nhưng nó làm việc thực sự tốt. Giống như biểu đồ quan hệ, sơ đồ quan hệ tương tác cho phép các ý kiến và các mối liên quan không dự đoán trước được thể hiện rõ. Sơ đồ quan hệ tương tác thích ứng với cả các vấn đề vận hành đặc biệt và các câu hỏi về tổ chức nói chung. Ví dụ, cách sử dụng cổ điển tại Toyota tập trung vào tất cả các yếu tố đằng sau sự xây dựng một “ hệ thống bảng thông báo” như một phần của chương trình JITcủa họ. Mặt khác, nó củng được sử dụng để giải quyết các vân đề nằm bên dưới việc nhận được hỗ trợ cho TQM từ lãnh đạo cấp cao nhất. Ứng dụng: Sơ đồ quan hệ tương tác cho phép các ý kiến và các mối liên quan không dự đoán trước được thể hiện rõ. Biểu đồ Quan hệ tương tác cho phép bạn nhận dạng và biết được các nguyên nhân chính. Nó có thể rất có ích để tìm ra thông tin từ một Biểu đồ xương cá Các trường hợp sử dung biểu đồ: Tóm lại, sơ đồ quan hệ đươc sử dụng khi: Một vấn đề đủ phức tạp mà khó xác định quan hệ tương tác giữa các ý kiến. Trình tự chính xác của hành động quản lí là có tính quyết định. Có cảm giác hoặc nghi ngờ rằng vấn đề đang được tranh luận chỉ là một triệu trứng. Có nhiều thời gian để hoàn thành các quá trình lặp cần thiết và xác định nguyên nhân và hậu quả. Cách thực hiện: Gồm các bước: Đưa ra một thông báo rõ ràng mô tả vấn đề cốt lõi cần tranh luận. Ghi thông cáo này lại trên một thẻ và gắn nó lên tường hoặc lên bàn, ở giữa một tờ giấy lớn. Đánh dấu thẻ này theo một cách nào đó để nó có thể được dễ dàng xác định là ý kiến trung tâm, ví dụ sử dụng khoanh tròn kép quanh chữ. Đưa ra các nội dung và vấn đề có liên quan. Điều này có thể thực hiện theo cách trí tuệ mở rộng, hoặc có thể lấy trực tiếp từ một biểu đồ quan hệ. dặt một ý kiến vào thẻ và đặt các thể khác xung quanh thẻ ý kiến trung tâm Sử dụng các mũi tên để chỉ ra những nội dung náo có liên quan và cái gì dẫn đến cái gì. Tìm tất cả các quan hệ có thể có giữa các nôi dung. Tìm các mũi tên để để xác định các yếu tố hoặc nguyên nhân mấu chốt. ví dụ: nếu một thẻ có 7 mũi tên từ nó đi đến các nội dung khác, ý kiến trên thẻ đó là một yếu tố hoặc nguyên nhân mấu chốt. đánh dấu các khu vực mấu chốt này lại, ví dụ có thể sử dụng chữ nhật kép Sử dụng các yếu tố mấu chốt trên một biểu đồ câycho phân tích tiếp theo. Đưa ra ưu tiên cho phân bố tài nguyên Hệ thống nằm ngoài tầm kiểm soát Sếp không chấp nhận Quá bận làm các công việc giấy tờ Quá nhiều quan liêu Mâu thuẫn trong phân bố tài nguyên Chúng tôi chỉ giải quyết khủng hoảng Xếp không hiểu vấn đề Ví dụ về sơ đồ quan hệ tương tác Lưu đồ hệ thống / biểu đồ hình cây (Systems flow/Tree diagram) Định nghĩa: Lưu đồ hệ thống/ biểu đồ hình cây ( thông thường được gọi đơn giản là biểu đồ hình cây) được sử dụng để vẽ ra một cách có hệ thống một phạm vi đầy đủ các hoạt động phải hoàn thành để đạt được mục đích mong muốn. Nó cũng có thể sử dụng để xác định tất cả các yếu tố liên quan đến một vấn đề đang được xem xét. Như đã nói đến ở trên, Các yếu tố chính được xác định bằng một sơ đồ quan hệ tương tác có thể được sử dụng như đầu vào cho một biểu đồ cây. Một trong những điểm mạnh của phương pháp này là nó buộc người sử dụng phải kiểm tra liên kết logic và thứ tự thời gian giữa các nhiệm vụ. Điều này sẽ hỗ trợ ngăn chặn khuynh hướng tự nhiên là nhảy trực tiếp từ mục tiêu tới giải pháp Ứng dụng: Hiệu quả khi bạn muốn sắp xếp các công việc cần thiết để hoàn thành một dự án/ chương trình Cho phép bạn sắp xếp hướng đi thông qua các sự lựa chọn của bạn trong chương trình cải tiến. Nó giúp cho việc truyền đạt dễ dàng hơn cho các thành viên trong nhóm và những người khác về các bước thực hành liên quan và tiến độ thực hiện của bạn. Các trường hợp sử dụng biểu đồ: Biểu đồ cây là không thể thiếu được khi cần có một sự biểu hiện toàn diên về những điều cần thiết phải được hoàn thành, Cùng với việc làm thế nào chúng có thể được hoàn thành, Và mối quan hệ giữa các mục tiêu và biện pháp. Biểu đồ cây có ích nhất trong các tình thế sau: Các yêu cầu được xác định rất kém cần phải được chuyển đổi thành các đặc điểm vận hành, và cần xác định các đặc tính nào hiện tại có thể kiểm soát được Tất cả các nguyên nhân có thể của một vấn phải được khai thác. Sự sử dụng này gần nhất với biểu đồ nhân quả hoặc biểu đồ xương cá Xác định nhiệm vụ đầu tiên cần phải được hoàn thành khi nhắm đến một mục tiêu tổ chức khái quát Vấn đề đang xem xét có đủ độ phức tạp và thời gian có thể để giải quyết Phụ thuộc vào dạng vấn đề đang được xem xét đến, biểu đồ cây tương tự với hoặc là biểu đồ nhân quả hoặc một lưu đồ, mặc dù có thể hiểu nó dễ dàng hơn nhờ hình dạng rõ ràng của nó. Cách thực hiện: Nếu một vấn đề đang được xem xét, mỗi nhánh của biểu đồ cây sẽ tương tự với một biểu đồ nhân quả. Nếu một mục tiêu tổng quan được xem xét, mỗi nhánh có thể đại diện cho các hoạt động theo trình tự thời gian, trong trường hợp đó biểu đồ sẽ tương tự một lưu đồ. Mặc dù công cụ này tương tự với các công cụ khác, dưới đây xin đưa ra các đề xuất về một qui trình bậc thang. Qui trình này dựa trên việc cố gắng hoàn thành một mục tiêu, nhưng nó có thể dễ dàng được biến đổi nhằm sử dụng để giải quyết vấn đề: Bắt đầu với một thông cáo đưa ra vấn đề hoặc mục đích một cách rõ ràng và đơn giản, viết ý kiến lên một thẻ và đặt nó lên phía trái của một bảng lật hay bàn Hỏi “ phương pháp hoặc nhiệm vụ nào là cần thiết để hoàn thành mục tiêu hoặc mục đích này? “ sử dụng sơ đồ quan hệ tương tác để tìm ra những ý kiến gần gũi nhất với thông cáo đó và đặt chúng ngay ở bên phải của thẻ thông cáo. Nhìn vào từng ý kiến của ở” cấp thứ 2” này và lại đặt cùng câu hỏi. Đặt những ý kiến đó ngay bên phải của những ý kiến mà chúng có liên quan. Tiếp tục quá trình này cho tới khi tất cả các ý kiến đã đưa ra. Chú ý: nếu không có ý kiến nào trong số các ý kiến đang tồn tại của sơ đồ tương tác có thể trả lời đầy đủ câu hỏi này, các ý kiến mới có thể phát triển đẻ không để lại những chỗ trống trong biểu đồ cây. Xem xét lại toàn bộ biểu đồ cây bằng cách bắt đầu từ bên phải và hỏi “ Nếu điều này được làm, nó có dẫn đến sự hoàn thành các các ý kiến hoặc nhiệm vụ kế tiếp hay không ?“ biểu đố được tạo ra này tương tự với một sơ đồ tổ chức. Ví dụ về biểu đồ cây Biểu đồ ma trận Biểu đồ ma trận là trái tim của 7 công cụ mới Định nghĩa: Biểu đồ ma trận là cách thức biểu diễn bằng hình vẽ sự tương tác của hai hay nhiều biến số. Hình dạng của Biểu đồ ma trận phụ thuộc vào số lượng biến cần phải biểu diễn và những mối tương tác nào là quan trọng. Tầm quan trọng của biểu đồ ma trận: Biểu đồ ma trận có ích khi bạn muốn thay đổi một biến số và bạn biết có mối tương quan nào đó với một biến khác. Biểu đồ ma trận sẽ minh họa mối tương quan này. Biểu đồ ma trận cho phép bạn hiểu cái gì sẽ xảy ra với các biến số nếu bạn thay đổi một trong số chúng. Nó cho bạn hiểu các mối quan hệ nhân quả này chặt chẽ thế nào. Biểu đồ ma trận được áp dụng ở đâu Biểu đồ ma trận có thể được áp dụng cho mọi quá trình trong tổ chức của bạn khi bạn cần biết được mối tương quan giữa 2 hay nhiều biến số. Biểu đồ ma trận có ích khi lập kế hoạch Cải tiến sản phẩm hoặc Thay đổi quá trình để ngăn ngừa những hậu quả không lường trước mà sẽ làm giảm lợi ích từ những nố lực của bạn. Lưu ý: Biểu đồ ma trận là một trong những công cụ linh hoạt, hữu hiệu nhất để cải tiến chất lượng và đưa ra quyết định. Đôi khi các công cụ đơn giản nhất lại mang lại giá trị rất lớn. Có rất nhiều phiên bảng của biểu đồ ma trận, nhưng loại được sử dụng nhiều nhất là một ma trận đơn giản hình chữ L được gọi là bảng chất lượng Các dạng ma trận khác Biểu đồ ma trận hình chữ L Đây là dạng cơ bản nhất của biểu đồ ma trận. Trên hình chữ L, hai nhóm hạng mục có quan hệ tương quan được trình bày bày dưới dạng hàng và cột. Đây là một cách thể hiện hai chiều đơn giản cho thấy sự tương tác giữa các cặp hạng mục có liên quan như được trình bày trên hình vẽ. Nó có thể được sử dụng để trình bày quan hệ giữa các hạng mục ở tất cả các khu vực vận hành, bao gồm hành chính, sản xuất, nhân sự … để xác định tất cả các nhiệm vụ trong tổ chức cần thiết phải hoàn thành và làm thế nào để phân bố các nhiệm vụ đến các cá nhân. Trong một QFD thậm chí sẽ lí thú hơn nếu từng người hoàn thành ma trận và sau đó so sánh với những người khác trong nhóm Ma trận chữ L Bảng chất lượng Trong một bảng chất lượng đòi hỏi của khách hàng (các cái gì?) được phân tích theo các đặc điểm thay thế (các như thế nào?). Quan hệ giữa hai nội dung được phân loại thành mạnh, trung bình, và có thể. Các đòi hỏi của khách hàng thể hiện ở bên trái của ma trận được quyết định cùng với sự hợp tác của khách hàng. Cố gắng này sẽ đòi hỏi sự trao đổi miệng với khách hàng thực sự hiệu quả: hỏi khách hàng điều gì họ muốn, viết nó ra, đưa lại cho khách hàng và hỏi lại ông ta xem đó có phải điều ông ta muốn không, sau đó sửa lại và lặp lại quá trình nếu cần thiết. Điều này có thể được thực hiện trong cuộc gặp gỡ chung với khách hàng nếu có thể. Sẽ rất giá trị nếu sử dụng biểu đồ cây để đưa ra cấu trúc cho công việc này. Phía bên phải của biểu đồ thông thường được sử dụng để so sánh hoạt động hiện tại với hoạt động của các đồi thủ cạnh tranh, kế hoạch công ty, các điểm bán tiềm năng gắn với nhu cầu khách hàng. Cho điểm về tâm quan trọng từng hạng mục để có được một” tầm quan trọng chất lượng tương đối” mà có thể được sử dụng để xác định các đòi hỏi cốt lõi của khách hàng. Tầm quan trọng chất lượng tương đối sau đó được sử dụng với các mối tương tác được xác định trên ma trận để quyết định các đặc điểm chất lượng cốt lõi. Ví dụ về bảng chất lượng : Các đặc điểm thay thế chất lượng MFR Tro Tầm quan trọng Hiện tại Đối thủ cạnh tranh tốt nhất Kế hoạch IR SP RQW Đòi hỏi của khách hàng Không đứt phim 17 6 4 4 4 4 1 5,6 Tốc độ cao 23 3 4 4 4 1,3 4,6 Sự thay đổi chiều rộng nhỏ 37 7 4 4 4 4 1,3 7,3 Có một số mối tương quan Mối tương quan mạnh Có thể có tương quan IR Tỉ số cải tiến SP điểm bán RQW tầm quan trọng tương đối về chất lượng Dù là ở dạng nào, ma trận sẽ luôn được lập sau khi nhận biết được các biến nào bạn muốn có mối quan hệ và biết được bản chất của mối tương tác giữa chúng.TIP Các chương trình phần mềm hiện nay có thể lập Biểu đồ ma trận với hàng tá hay nhiều hơn các biến số sử dùng phần mềm hỗ trợ đồ họa. Tuy nhiên, phần lớn các mối quan hệ thời gian giữa 2 hay 3 biến là đủ mạnh để giới hạn sự tập trung của bạn, còn ảnh hưởng của các biến khác có thể lờ đi. Phân tích dữ liệu ma trận Định nghĩa: Biểu đồ phân tích dữ liệu ma trận là kỹ thuật phân tích loại dữ liệu đã có sẵn bằng cách sử dụng ma trận. Các dữ liệu được lập bảng theo dạng hàng và cột giống theo kiểu mà ta vẫn gọi là dữ liệu ma trận.. Việc này được sử dụng thường xuyên nhất trong marketing và nghiên cứu sản phẩm. Khái niệm đứng đằng sau phân tích dữ liệu ma trận là khá đơn giản, nhưng việc thực hiện nó (bao gồm việc thu thập dữ liệu) lại phức tạp. Các trường hợp sử dụng biểu đồ: Phân tích dữ liệu ma trận có thể được sử dụng trong hàng loạt các lĩnh vực, bao gồm khảo sát thị trường, lập kế hoạch phát triển các sản phẩm mới và phân tích quá trình Phân tích dữ liệu ma trận để tìm ra thêm một vài chỉ số chung đặc trưng của các công ty và cho phép chúng ta biểu thị chúng trên đồ thị, trên đó chỉ rõ rằng những công ty hoặc lĩnh vực nào có vị thế mạnh nhất và những công ty hoặc lĩnh vực nào đang trong tình trạng nguy hiểm Một quan niệm đúng đắn về việc sử dụng và giá trị của việc xây dựng một biểu đồ dành cho phân tích dữ liệu ma trận có thể được thể hiện trong một ví dụ đơn giản trong đó các loại thuốc giảm đau được so sánh trên cơ sở sự nhẹ dàng và hiệu quả. Thông tin này có thể được sử dụng cùng với một vài phân tích xã hội học để xây dựng nên một kế hoạch marketing. Trên cơ sở thông tin, quảng cáo và giới thệu sản phẩm có thể được xây dựng đáp ứng theo các khu vực cụ thể. Việc phát triển các sản phẩm mới cũng có thể được thực hiện để tấn công vào các chỗ trống có thể có lợi nhuận trên thị trường ● ● Biểu đồ chương trình quyết định quá trình Định nghĩa: Một biểu đồ chương trình quyết định quá trình được sử dụng vạch ra từng sự kiện và các yếu tố ngẫu nhiên có thể xuất hiện khi đi từ một thông cáo vấn đề tới giải pháp cho vấn đề đó. Quyết định quá trình được sử dụng để dự đoán những điều không lường trước và kế hoạch cho nó. Quyết định quá trình bao gồm các kế hoạch và biện pháp đối phó với những lệch hướng. Quyết định quá trình liên quan đến phân tích sai hỏng và hậu quả và cấu trúc của nó tương tự như biểu đồ hình cây. Các bước thực hiện: Các bước đề suất để xây dựng một quyết định quá trình: Xây dựng một biểu đồ hình cây như được mô tả trước Lấy một nhánh chính của biểu đồ cây (một mục ngay bên phải của mục tiêu hay đích chính). Hỏi “điều gì có thể sai ở bước này?” Hoặc “ bước này có thể đi theo hướng nào khác không?” Trả lời các câu hỏi bằng cách phân nhánh tuyến đường gốc theo kiểu”sơ đồ tổ chức” Bên cạnh của mỗi bước, lập danh sách các hành động hoặc biện pháp đối phó mà có thể được thực hiện Tiếp tục quá trình cho đến khi hết nhánh Lặp lại quá trình với các nhánh chính khác Quyết định quá trình đơn giản chỉ là một cố gắng nhằm đi tiên phong việc phân tích sai hỏng và để xây dựng trên giấy, một tập dược của quá trình để cho phần “kiểm tra” trong chu trình cải tiến có thể được xác định trước. Quyết định quá trình có thể sẽ được sử dụng rộng rãi do sự chú ý ngày càng tăng đến trách nhiệm sản phẩm Giảm sự biến thiên công suất bộ dẫn động chính Hộp số Cơ cấu cấp liệu chính Sự không ổn định của bộ đồng nhất Cân bằng áp suất Vấn đề của động cơ Giảm dòng N2 Giảm chiều cao nhanh chặn Hoàn thành cải tiến đáng kể Biểu đồ chương trình quyết định quá trình Biểu đồ mũi tên Định nghĩa: Biểu đồ hình mũi tên là sự mô tả mang tính hình học về thứ tự các bước phải hoàn thành trước khi dự án có thể kết thúc. Công cụ này về bản chất là giống như biểu đồ Grantt. Mặc dù đây là một công cụ đơn giản và nổi tiếng dùng để lập kế hoạch, thật đáng ngạc nhiên là nó thường bị bỏ qua. Ứng dụng: Biểu đồ mũi tên được sử dụng để lên kế hoạch hoặc tiến độ cho một nhiệm vụ. Để sử dụng nó, cần phải biết được tuần tự các nhiệm vụ con và thời gian thực hiện. Biểu đồ hình mũi tên có thể được áp dụng trong giai đoạn đầu của các dự án để xác định thời gian và quản lý kế hoạch. Biểu đồ mũi tên rất có ích cho trong việc phân tích một công việc lặp đi lặp lại để làm cho nó hiệu quả hơn. Có ý nghĩa khi quản lý dự án, đặc biệt là khi dự án đó có một ý nghĩa rất quan trọng đối với tổ chức, và hậu quả của việc hoàn thành dự án muộn là cực kỳ tồi tệ. Hơn nữa, để hỗ trợ trong giai đoạn hoạch định và quản lý dự án, như Đồ thị Gantt, có thể là công cụ trao đổi thông tin hữu ích về phạm vi và tiến trình của dự án. Cách thực hiện: Sử dụng một nhóm người làm việc trên một nhiệm vụ hoặc một dự án VD: Một nhóm người triển khai hoạt động chất lượng, để lập danh sách tất cả các nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ, viết chúng ra các thẻ riêng biệt. Trên nửa dưới của thẻ, viết ra thời gian yêu cầu để hoàn thành nhiệm vụ. Sắp xếp các nhiệm vụ có liên quan qua lại với nhau. Đặt chúng theo thứ tự thời gian. Tổng hợp các thẻ trên một biểu đồ tương tự như hình b Có thể sử dụng sự chỉnh sửa và biến đổi để làm cho biểu đồ mũi tên chi tiết hơn hoặc để tính tới các yếu tố ngẫu nhiên. Kĩ thuật này được sử dụng rộng rãi để lập kế hoạch dự án, dưới cái tên là phân tích đường các nhiệm vụ quyết định 1 2 3 4 5 Tháo van CV Làm lại van Rửa đường ống ống Lắp lại dây cáp Lắp đặt Hình a. Biểu đồ Gantt Làm lại van 2 5 4 1 2 5 4 1 Làm lại dây cáp Điều khiển Lắp đặt van Rửa đường ống Tháo van CV Làm lại dây cáp Điều khiển Lắp đặt van Rửa đường ống Tháo van CV Lắp đặt van Tháo van CV Làm lại dây cáp 6 Điều khiển Rửa đường ống 3 Hình b. biểu đồ mũi tên Bắt đầu và kết thúc một sự kiện Công việc/ hành động Quan hệ giữa các công việc không tốn thời gian