Kỹ thuật thu thập thông tin trong tự đánh giá: phân tích văn bản

KỸ THUẬT THU THẬP THÔNG TIN TRONG TỰ ĐÁNH GIÁ: PHÂN TÍCH VĂN BẢN 1/2007 Các phương pháp thu thập thông tin trong tự đánh giá Các phương pháp thu thập thông tin thường dùng trong việc nghiên cứu hiệu quả hoạt động của một đơn vị (institutional research): • Phân tích văn bản (document analysis) • Quan sát (observation) • Khảo sát (survey) • Phỏng vấn (interview) Các định nghĩa •Phân tích văn bản = nghiên cứu nội dung văn bản một cách có hệ thống •Quan sát = theo dõi và ghi lại một cách có hệ thống những gì đang diễn ra •Phỏng vấn = trao đổi trực tiếp giữa 2 người sử dụng một danh mục các câu hỏi được thiết kế để thu thập những câu trả lời chi tiết về một vấn đề nào đó •Khảo sát = sử dụng một hệ thống các câu hỏi được sắp xếp theo thứ tự (ordered) để thu thập thông tin từ các cá nhân về một vấn đề nào đó. Phân loại các phương pháp thu thập thông tin theo mức độ nguồn lực sử dụng Các phương pháp này đòi hỏi có các kỹ thuật cũng như nguồn lực khác nhau khi triển khai. Có thể kể các nguồn lực chủ yếu là thời gian, nhân lực, và thiết bị hỗ trợ. Dưới đây là phân loại các phương pháp thu thập thông tin theo mức độ nguồn lực cần thiết: + Thấp: Phân tích văn bản + Trung bình: Điều tra + Cao: Quan sát; Phỏng vấn PHÂN TÍCH VĂN BẢN Định nghĩa Phân tích văn bản là xem xét có hệ thống các tài liệu dưới dạng văn bản viết như các quy định, kế hoạch , biên bản, báo cáo vv nhằm cung cấp thông tin cho quá trình ra quyết định (vd: để xếp mức đạt của các tiêu chí trong báo cáo tự đánh giá của đơn vị). Phân tích văn bản được thực hiện nhằm mục đích phân loại, sắp xếp, đánh giá và lựa chọn văn bản cho phù hợp với mục đích thông tin của người sử dụng , chứ không đơn thuần chỉ để nắm được nội dung văn bản. Việc phân tích cần được hướng dẫn bởi những câu hỏi đã được đặt ra từ trước (vd: mục đích, đối tượng, thể loại của văn bản) nhằm giúp ta phân loại và đánh giá văn bản một cách chính xác. Những câu hỏi hướng dẫn phân tích văn bản Khi tiếp xúc với một văn bản lần đầu tiên trong quá trình lựa chọn minh chứng cho báo cáo tự đánh giá, các nhóm công tác cần tự đặt ra và trả lời những câu hỏi sau đây: •Đây là loại văn bản gì? •Văn bản này được viết với mục đích gì? •Văn bản được viết cho đối tượng nào? •Văn bản này được đọc với mục đích gì? •Văn bản này cung cấp cho người đọc thông tin gì? Lựa chọn văn bản để đưa vào hồ sơminh chứng Việc lựa chọn văn bản để đưa vào hồ sơ minh chứng cho báo cáo tự đánh giá cần phải bảo đảm các yêu cầu cơ bản sau đây: - sự phù hợp của văn bản với điều muốn chứng minh; - tính khách quan của người tạo ra văn bản; - tính chính xác (độ tin cậy) của thông tin được cung cấp trong văn bản. Một văn bản được lựa chọn để đưa vào hồ sơ minh chứng nếu thiếu đi bất kỳ yếu tố nào trong 3 yếu tố kể trên sẽ làm giảm tính thuyết phục của những khẳng định trong báo cáo tự đánh giá, làm mất thời gian của đoàn đánh giá ngoài trong việc tìm hiểu thêm thông tin trước khi đi đến kết luận. Vd: Để chứng minh về phổ biến tốt thông tin về đào tạo đến sinh viên, nhóm công tác của một trường đưa vào hồ sơ minh chứng các báo cáo tháng của Phòng Đào tạo gửi Ban Giám hiệu trong các cuộc họp giao ban toàn trường. Do thông tin đựơc chính phòng đào tạo cung cấp với mục đích là báo cáo các thành tích hoạt động của mình nên văn bản này mặc dù phù hợp về mục đích nhưng lại thiếu tính khách quan và không có cơ sở để xác định độ chính xác của nó. Trong trường hợp này, biên bản của các cuộc họp trao đổi giữa Đoàn trường hoặc Hội sinh viên với Ban Giám hiệu nhà trường về hoạt động đào tạo và công tác sinh viên nói chung, trong đó có các hoạt động phổ biến thông tin đến người học sẽ có tính khách quan hơn và vì vậy cũng đáng tin cậy hơn. Đây là loại văn bản gì? •Các nghị quyết nêu chủ trương và phương hướng hoạt động •Kế hoạch chiến lược trung và dài hạn •Các đề cương đề án, các bản thuyết minh và dự toán kế hoạch hoạt động •Các loại hợp đồng •Các quy định, quy chế, quy trình •Quy trình, văn bản hướng dẫn thực hiện •Tham luận tại các hội nghị, hội thảo •Thông báo, công văn trao đổi nội bộ •Biên bản các cuộc họp •Báo cáo sơ kết, tổng kết •Thông tin công chúng (Kỷ yếu họat động, brochure giới thiệu đơn vị vv), website, tin tức trên các bản tin của đơn vị) Văn bản này được viết với mục đích gì? Nêu mục tiêu và kế hoạch hoạt động của đơn vị •Nêu các nguồn lực cần có để thực hiện một hoạt động hoặc dịch vụ •Nêu các nguyên tắc và quy định về việc phân bổ và sử dụng nguồn lực •Hướng dẫn, giải thích quy trình hoạt động •Nêu các yêu cầu đối với cần đạt của từng loại công việc •Tổng kết các hoạt động của đơn vị •Quảng bá hình ảnh của đơn vị •Cung cấp thông tin về hoạt động của đơn vị •Thuyết phục về hiệu quả của các hoạt động và dịch vụ của đơn vị i i í ì ti t ị l t i t t ị t ị i l , i i t í t ì t i i t t l i i t t ị ì ị t ti t ị t i t ị ị •Nêu mục tiêu và kế hoạch hoạt động của đơn vị cần đạt ủa từng loại công việc Văn bản này được viết cho đối tượng nào? •Cấp trên trực tiếp •Lãnh đạo cấp cao của đơn vị •Các cổ đông, người góp vốn •Khách hàng trực tiếp •Khách hµng tiềm năng •Người sử dụng sản phẩm •Người cung cấp nguyên liệu •Công chúng •Cơ quan quản lý nhà nước •Giới truyền thông Văn bản này được đọc với mục đích gì? Người đọc văn bản có thể có những møc độ cảm nhËn khác nhau khi tiếp xúc với văn bản, tùy thuộc vào mục đích đọc văn bản, vd: •Cần đưa ra các quyết định dựa trên các thông tin trong văn bản •Cần được hướng dẫn để thực hiện một họat động •Do có quan tâm nói chung đến vấn đề được nêu trong văn bản •Cần thu thập thông tin để đưa ra phán đoán về một vấn đề nào đó Văn bản này cung cấp cho người đọc thông tin gì? •Hướng dẫn quy trình thực hiện •Các tiêu chuẩn lựa chọn (vd: tiêu chuẩn bổ nhiệm, tuyển dụng, xếp ngạch lương, nâng bậc, vv). •Ý kiến chuyên gia về những vấn đề mang tính chuyên nghiệp •Quyền lợi, trách nhiệm, và nghĩa vụ của các bên có liên quan •Những gì đang diễn ra trong một lÜnh vực cụ thể nào đó (đáp ứng nhu cầu thông tin nói chung) Quy trình thu thập và phân tích văn bản 1. Xác định mục tiêu Trước hết, cần xác định bạn đang cần chứng minh điều gì? Trả lời câu hỏi này càng chi tiết và chính xác bao nhiêu thì việc tìm văn bản sẽ càng dễ dàng bấy nhiêu. 2. Xác định và thu thập những loại văn bản cần thiết Mỗi loại văn bản sẽ phù hợp với một số mục tiêu cụ thể nào đó hơn những loại văn bản khác. ThÝ dô: để chứng minh về những chủ trương hoặc quan điểm chỉ đạo của trường đối với một mảng hoạt động nào đó, có thể tìm trong các nghị quyết của đảng ủy, kế hoạch chiến lựợc trung hạn và dài hạn của đơn vị; ®ể tìm hiểu mục tiêu của các hoạt động, có thể tìm trong các đề cương đề án, các bản thuyết minh và dự toán kinh phí hoạt động, vv. 3. Xem xét và nghiên cứu văn bản - Sau khi đã thu thập được tương đối đầy đủ các văn bản cần thiết, cần xem xét nội dung của các văn bản này một cách có phê phán để xác định tính phù hợp, tính khách quan và độ chính xác của văn bản. - Trong quá trình nghiên cứu văn bản, nên sử dụng các loại phiếu được thiết kế sẵn để ghi các thông tin cần thiết liên quan đến văn bản để thuận tiện cho việc sử dụng sau này. Dưới đây là những thông tin cần thiết trong một phiếu phân tích văn bản: PHIẾU PHÂN TÍCH VĂN BẢN Mã số của văn bản: (TC1.1M1-01) hoặc (1.1-1-01) 1. Loại văn bản 2. Ngày ban hành văn bản 3. Nơi ban hành văn bản 4. Đối tượng của văn bản 5. Trích yếu thông tin trong văn bản - Nội dung tóm tắt của văn bản (nêu từ 1-3 ý chính) - Mục đích của văn bản - Những trích dẫn đáng nhớ trong văn bản - Tiêu chí có liên quan đến văn bản KỸ THUẬT PHÂN TÍCH VĂN BẢN Hãy xác định xem các văn bản sau đây có thể sử dụng cho các tiêu chuẩn và tiêu chí nào (chỉ xét trong các tiêu chuẩn 3, 4 và 6): •KÕ hoạch đào tạo cả năm •Chương trình đào tạo của từng ngành •Sổ tay sinh viên •Thời khóa biểu của từng học kỳ •Trang web hỗ trợ việc tra cứu điểm thi của sinh viên •Đề cương chi tiết từng môn học •Biên bản họp của hội đồng khoa học cấp khoa •Biên bản các cuộc họp giao ban cấp khoa •Thông báo về kế hoạch học quân sự •Thông báo về các hoạt động ngoại khóa •Biên bản họp của chi đoàn khoa •Diễn đàn (forum) trao đổi học tập của từng môn học •Kỷ yếu hội nghị khoa học sinh viên •Biên bản hội nghị cán bộ công chức •Tập hợp đề thi các môn chung đã được sử dụng trên trang web •Tiểu luận môn học của sinh viên •Luận văn tốt nghiệp của sinh viên Liệt kê các loại văn bản khác có thÓ thay thế các văn bản nêu trên?