Kỹ năng tổ chức công việc

Kỹ năng tổ chức công việc Lời giới thiệu I/ KHÁI NIỆM Nếu phải làm một chiếc xe máy, bạn có hình dung việc bạn phải làm như thế nào? Hoạch định là xác định chiếc máy có hình dáng như thế nào, ưu điểm, cách vận hành… Tổ chức là quá trình mua NVL, lắp ráp, sắp xếp máy móc. Lãnh đạo là việc hướng dẫn tập xe, cách thao tác xe, vận hành xe.. Kiểm tra là đảm bảo việc bảo trì, hỏng hóc của xe. 1. Khái niệm Theo nghĩa rộng: tổ chức là quá trình xác định những công việc cần phải làm và phân công cho các đơn vị cá nhân đảm nhận các công việc đó, tạo ra mối quan hệ ngang dọc trong nội bộ DN. Theo nghĩa hẹp: tổ chức là việc sắp xếp các công việc được giao. Trong tài liệu này, tổ chức được hiểu là kết hợp cả hai định nghĩa trên, trong đó nhấn mạnh tổ chức công việc cá nhân. 2. Mục đích Khi nghiên cứu tài liệu này, sẽ giúp bạn: Tổ chức công việc được giao. Tổ chức mạng lưới công việc. Sắp xếp hồ sơ. Sắp xếp vị trí làm việc. Xác định thứ tự ưu tiên công việc. Sắp xếp kế hoạch công việc ngắn hạn… II/ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC BỘ PHẬN Xác định chức năng, nhiệm vụ Định biên nhân sự Xác định bản mô tả công việc Sắp xếp công việc cho NV. 1. Xác định chức năng nhiệm vụ 1.1 Xác định chức năng: Nhiều công ty nhầm lẫn giữa khái niệm chức năng và nhiệm vụ. Chức năng có thể được hiểu là những nhiệm vụ lớn nhất của một bộ phận. Chức năng có thể hiểu là những sản phẩm/dịch vụ mà bộ phận của bạn cung cấp. Khi hiểu theo khái niệm khách hàng nội bộ, bộ phận của bạn sẽ phải cung cấp các sản phẩm…cho bộ phận tiếp theo. Sản phẩm… đó là gì? Đó chính là chức năng của bạn. 1.2 Xác định quy trình Từ những chức năng đó, bạn đặt câu hỏi: làm thế nào để thực hiện được nó. Ví dụ: bạn có chức năng phải tuyển nhân sự cho công ty, vậy làm thế nào để tuyển dụng: bạn có câu trả lời là quy trình tuyển dụng là gì? Mỗi bước trong quy trình đó, bạn hãy đặt câu hỏi theo phương pháp 5W1H. 1.2 Xác định quy trình PHƯƠNG PHÁP 5W1H Who: Ai làm việc đó ? Where: Làm việc đó ở đâu ? When: Làm việc đó khi nào ? How: Làm bằng cách nào ? Ghi chú: bạn không cần trả lời: what (là cái gì) và why: tại sao? 1.2 Xác định quy trình LÀM GÌ VỚI HOW? Bạn cần chú ý kỹ hơn với HOW, có thể mở rộng ý nghĩa của nó là: Bằng cách nào ? Với câu hỏi này bạn xây dựng các hướng dẫn công việc hay hướng dẫn vận hành cho máy móc.. Đo lường như thế nào? Bạn hãy xây dựng tiêu chuẩn cho từng công việc trong quy trình. 2. Định biên công việc. Bây giờ bạn hãy lập một list các công việc mà bộ phận bạn phải thực hiện. Hãy nhớ là liệt kê cả các công việc của quản lý, như hoạch định – tổ chức – lãnh đạo – kiểm tra. Hãy ước lượng thời gian thực hiện cho từng công việc đó trong một năm Tổng cộng thời gian và chia cho số ngày làm việc trong năm. Bạn sẽ biết mình cần bao nhiêu người. 2. Định biên công việc (tt) Hãy nhóm các công việc có cùng tính chất vào một chức danh công việc. Đảm bảo rằng tổng số thời gian phù hợp với tổng số thời gian của mỗi chức danh. Lưu ý cộng thêm 10% thời gian cho mỗi chức danh. Điều này giúp bạn tạo sức ép cho nhân viên và điều chỉnh số lượng công việc co giãn sau này. 3. Lập các bản mô tả công việc: Bây giờ thì bạn hãy lập bản mô tả công việc cho từng chức danh. Bản mô tả công việc gồm các nội dung: thông tin về công việc (mã số, chức danh, bộ phận, người quản lý trực tiếp), mục tiêu – yêu cầu công việc, nhiệm vụ, quyền hạn, các mối quan hệ, tiêu chuẩn công việc, điều kiện làm việc. Lên sơ đồ tổ chức bộ phận. 4. Sắp xếp công việc cho NV Công việc của nhân viên gồm các công việc thường xuyên (nền) và công việc không thường xuyên (phủ đỉnh). Công việc thường xuyên là các công việc lặp lại, đã được ghi nhận trong bản mô tả công việc. Công việc thường xuyên phải có tính lặp lại. Công việc không thường xuyên là công việc đột xuất, phát sinh trong quá trình thực hiện công việc, do bạn giao cho nhân viên thực hiện. 4. Sắp xếp công việc cho NV (tt) Đối với công việc thường xuyên: Hãy đảm bảo là trong quy trình của bạn đã có đầy đủ các tài liệu hướng dẫn cho nhân viên thực hiện, bao gồm: Cách thức thực hiện (how). Nguồn lực để thực hiện (5M – Man, method, material, machine, money). Tần suất thực hiện. Tốt hơn hết, hãy yêu cầu NV vẫn ghi nội dung công việc thường xuyên vào kế hoạch làm việc tuần của họ và báo cáo vào cuối tuần. Trong báo cáo phải nói rõ làm được gì, chưa làm được gì, nguyên nhân và đề ra biện pháp khắc phục. 4. Sắp xếp công việc cho NV (tt) Công việc không thường xuyên Hãy thể hiện nội dung giao việc cho nhân viên bằng sổ giao việc. Giái thích cho nhân viên về lý do thực hiện công việc (why). Giải thích các yêu cầu, mục tiêu, thời hạn (when) của công ty. Giải thích phương pháp thực hiện (how). 4. Sắp xếp công việc cho NV (tt) Khi phát sinh công việc thường xuyên, bạn hãy lưu ý Xác định công việc đó có lặp lại trong tương lai hay không? Trường hợp nó lặp lại, hãy thiết lập một số tài liệu để hướng dẫn cho NV khi nó xuất hiện trong tương lai. Như vậy, bạn đã chuyển công việc không thường xuyên thành công việc thường xuyên. Tài liệu tham khảo Kỹ năng quản lý theo quá trình. Kỹ năng giao việc – uỷ quyền III/ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC CÁ NHÂN Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên Sắp xếp hồ sơ Sắp xếp nơi làm việc Quản lý thông tin Lập kế hoạch công việc 1.Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên 1.1 Phân loại công việc Theo mức độ quan trọng: "Việc lớn" là những việc quan trọng (liên quan tới một số tiền lớn hoặc sự an nguy của doanh nghiệp); còn "việc nhỏ" thì ngược lại. Theo mức độ khẩn cấp: việc khẩn cấp và việc không khẩn cấp. Theo tân suất: Việc thường xuyên và việc không thường xuyên (sự vụ). 1.1 Phân loại công việc (tt) Với công việc có tính chất thường xuyên. Là các công việc lặp lại theo một chu kỳ nhất định. Bạn cần lưu ý lại: Tần suất thực hiện? Người thực hiện? Đưa vào quy trình hay bản mô tả công việc? Đột xuất hoặc không ổn định. Cần phải xem xét xem có thể chuyển về công việc thường xuyên hay không? Người làm việc không hiệu quả khi khối lượng công việc sự vụ chiếm trên 50 %. 1.2. Xác định thứ tự ưu tiên Quan trọng và khẩn cấp. Đối với công việc này, bạn phải thực hiện ngay. Ví dụ: Nếu không thanh toán cho khách hàng ngay trong tuần này sẽ bị cắt hợp đồng mua vật liệu cho công trình sắp thi công. Nếu không quyết định giá nhanh trong sáng nay sẽ bị đối thủ cướp mất hợp đồng... Bàn giao hồ sơ thiết kế cho khách hàng để chuẩn bị khởi công theo tiến độ. 1.2. Xác định thứ tự ưu tiên (tt) Quan trọng nhưng không khẩn cấp. Ví dụ: Giữ gìn sức khỏe, không hút thuốc nhiều hoặc thức quá khuya, giữ quan hệ tốt đẹp và bền chắc với khách hàng và nhà cung cấp, kiện toàn lại bộ máy doanh nghiệp... Khẩn cấp nhưng không quan trọng. Ví dụ: Một khách hàng tiềm năng vừa mới quen yêu cầu trả lời ngay lập tức một vấn đề cần thời gian chuẩn bị lâu dài hoặc bưu điện yêu cầu đóng cước điện thoại di động ngay nếu không mai sẽ cắt chiều gọi đi. 1.2. Xác định thứ tự ưu tiên (tt) Các công việc này có thứ tự ưu tiên thứ hai sau công việc quan trọng và khẩn cấp. Đối với hai loại công việc này, bạn có thể thực hiện song song. Việc thực hiện công việc nào trước còn tùy thuộc vào: Thời hạn giải quyết vấn đề. Hãy tách công việc chính thành nhiều công việc khác nhau, trên cơ sở đó, bạn có thể xác định lịch cho từng công việc. 1.2. Xác định thứ tự ưu tiên (tt) Không khẩn cấp và không quan trọng. Chuẩn bị công việc nội dung cho cuối tuần sau họp phòng. Đi uống bia với bạn bè Mua một bộ veste mới Đổi điện thoại di động... Đi xem một mặt hàng mới Đánh tiếc là nhiều nhà quản lý lại mất quá nhìều thời gian vào những công việc không quan trọng. 1.3 Lưu đồ thời gian C B A D 1.3 Lưu đồ thời gian (tt) Trên sơ đồ gồm hai trục, trục hoành là mức độ quan trọng của công việc, trục tung là mức độ khẩn cấp. Trong bốn công việc, dễ nhận thấy công việc A phải làm đầu tiên và công việc D làm cuối cùng. 2. Sắp xếp hồ sơ: BẠN ĐÃ GẶP TÌNH HUỐNG NÀY CHƯA? Bạn đã bao giờ mất hàng giờ đồng hồ để tìm kiếm lại hồ sơ của mình? Sếp muốn nhận được hồ sơ XYZ ngay, bạn có thể tự tin là bất kỳ hồ sơ nào ông ấy muốn, bạn có thể cung cấp trong vòng 5 phút? Một nhân viên có người nhà bị tai nạn xe, anh ta không đi làm được, cả phòng bạn nháo nhào tìm hồ sơ của NV ấy theo yêu cầu của khách hàng? 2. Sắp xếp hồ sơ (tt): Một NV nghỉ việc, anh ta chẳng làm đơn gì cả, bây giờ bạn không biết hồ sơ của anh ta thế nào… Bạn đã bao giờ rơi vào những tình huống ấy chưa? Nếu có, có lẽ bạn đã chưa tổ chức được một hệ thống quản lý hồ sơ hiệu quả. 2.1 Quản lý hồ sơ giấy Bạn nên lập một danh mục tất cả các loại hồ sơ giấy và máy tính của mỗi nhân viên (tham khảo trang bên). Danh mục hồ sơ của mỗi NV và danh mục hồ sơ của bạn chính là hồ sơ toàn bộ phận của bạn đấy. Khi NV lập xong cũa họ, hãy kiểm tra lại danh mục hồ sơ của họ, và ký tên duyệt danh mục này. Hãy tổ chức 1 tháng hoặc 1 tháng 2 lần, bạn yêu cầu NV cập nhật hồ sơ vào danh mục. Danh mục hồ sơ 2.2 Quản lý hồ sơ máy, CD… Cách quản lý hồ sơ thông thường là lập theo các cấp folder khác nhau. Nên có mục input để quản lý các thông tin đầu vào. Đây là phần chức đựng các thông tin nhưng chưa xử lý. Phần thùng rác (không phải là mục Recycle của máy tính) để lưu các thông tin cần xoá, chỉ xoá các thông tin này sau 3 tháng. 2.2 Quản lý hồ sơ máy, CD… Hãy đưa ra một quy định hướng dẫn cho tất cả NV làm giống nhau: Input Output. Quy định backup dữ liệu. Quy định sao lưu dữ liệu định kỳ. Quy định quét virus định kỳ. Quy định thời gian kiểm tra và quét dữ liệu, sao lưu lại dữ liệu định kỳ. 2.2 Quản lý hồ sơ máy, CD… MỘT SỐ LỖI TRONG QUẢN LÝ HỒ SƠ MÁY Không đặt chế độ autosave trong 1 phút (Mic.Office). Lưu hồ sơ trong ổ C (nên lưu ở ổ D, vì ổ C có thể bị mất do vô tình fomat (cài lại máy)). Lưu hồ sơ lung tung, không biết tìm hồ sơ ở đâu. 2.2 Quản lý hồ sơ máy, CD… MỘT SỐ PHẦN MỀM PHỤC HỒI HỒ SƠ Dùng phần mềm chuyên phục hồi dữ liệu trên ổ cứng. Dùng phần mềm chuyên phục hồi dữ liệu bị hư trên đĩa CD. Dùng phần mềm chuyên tìm lại mật khẩu bị mất. Ban tìm mua trên các cửa hàng CD 3. Sắp xếp nơi làm việc Bạn nên lưu ý sắp xếp các vật dụng sau đây để việc sử dụng là thuận tiện nhất cho người sử dụng: Fax Điện thoại bàn Máy in Photo Máy tính... Giấy tờ 4. Quản lý thông tin 4.1 Phân loại thông tin: Giữa quản lý và nhân viên (giao việc, kiểm tra, hệ thống báo cáo nội bộ…) Giữa các nhân viên nội bộ. Input (thông tin đầu vào) Output (thông tin ra). 4.2 Bằng chứng thông tin Bạn hãy thiết lập hệ thống các bằng chứng về việc chuyển thông tin trong tổ chức. Sổ giao việc Sổ giao nhận thông tin Sổ công văn đến – đi. Sổ giao nhận sản phẩm Sổ giải quyêt công việc 4.3 Lưu đồ thông tin 4.4 Các nguyên tắc quản lý thông tin Feedback ngay. Khi nhận được thông tin, hãy phản hồi ngay cho người nhận. Trường hợp chưa trả lời được, hãy email… cho khách biết thời hạn bạn trả lời. Quản lý thông tin đầu vào. Nhiều NV khi nhận được thông tin thì “bỏ đại” vào nơi nào đó rồi xử lý sau. Sau đó thì họ lại quên mất, không xử lý. Điều này đòi hỏi nhân viên của bạn phải chuyển thông tin vào một nơi Input quy định nào đó. 4.4 Các nguyên tắc quản lý thông tin Đảm bảo là người nhận đã nhận được thông tin. Bạn đã từng nghe nguyên tắc nhắc nợ 3 lần? Lần thứ nhất, bạn gửi thư cho kế toán thanh toán của khách hàng. Điều này, chưa được tính cho lần thứ nhất. Lần thứ nhất chỉ được tính khi người nhận đã confirm (xác nhận) là họ đã nhận được thư. Bằng cách nào? Nhiều người sẽ gọi điện cho khách sau 3 ngày hỏi xem khách đã nhận được chưa? Người cẩn thận thì cho người mang trực tiếp cho khách và yêu cầu khách ký tên hoặc email cho khách và đề nghị khách xác nhận là đã nhận được. 4.5 Sổ giải quyết công việc Sổ giải quyết công việc là cuốn sổ theo dõi toàn bộ công việc của bạn. Sổ giải quyết công việc gồm các nội dung: Nội dung công việc Người giao, ngày giao (hoặc lấy từ kế hoạch cá nhân) Thời hạn Diễn giải. Kết quả/ngày hoàn thành. 4.6 Lập kế hoạch công việc Bạn có biết 9h sáng mai bạn sẽ làm gì? Bạn biết ngày mai NV của bạn làm gì? Bạn sẽ khó có thể biết nếu bạn không có kế hoạch. Bạn có thể tham khảo trong phần kỹ năng lập kế hoạch CÁM ƠN BẠN ĐÃ THEO DÕI