Kỹ năng tìm tin căn bản

Tìm kiếm thông tin trongmôi trường điện tửTP. Hồ Chí Minh, ngày 09 tháng 6 năm 2008 Kh¸i niÖm vÒ t×m tin trùc tuyÕn + Lµ qu¸ tr×nh mµ ng­êi t×m tin truy cËp trùc tiÕp vµo nh÷ng m¸y tÝnh l­u gi÷ c¬ së d÷ liÖu th«ng qua hÖ thèng m¹ng m¸y tÝnh, viÔn th«ng (John Convey) Ph©n lo¹i t×m tin tù ®éng hãa Ph©n lo¹i t×m tin tù ®éng hãa dùa vµo n¬i l­u tr÷ c¬ së d÷ liÖu: - T×m tin trªn m¸y tÝnh - T×m tin trùc tuyÕn - T×m tin trªn ®Üa CD-ROM CD-ROM Kh¸i niÖm vÒ CD-ROM: CD-ROM (Compact Disc Read Only Memory - Bé nhí chØ ®äc trªn ®Üa nÐn) lµ mét d¹ng bé nhí chØ ®äc ®­îc øng dông réng r·i trong ho¹t ®éng l­u tr÷ vµ t×m tin. CD-ROM - ThiÕt bÞ ®äc CD-ROM cã thÓ ®­îc tÝch hîp vµo m¹ng m¸y tÝnh ®Ó khai th¸c d÷ liÖu trªn ®Þa CD-ROM theo chÕ ®é m¹ng - §Üa CD-ROM cã thÓ chøa mét phÇn hoÆc toµn bé CSDL CD-ROM - NhiÒu CSDL toµn v¨n ®­îc l­u gi÷ trªn ®Üa CD-ROM - CSDL trªn ®Üa CD-ROM cã thÓ khai th¸c trùc tuyÕn, hoÆc khai th¸c theo chÕ ®é côc bé phÇn cøng vµ phÇn mÒm cho t×m tin trùc tuyÕn Nh÷ng yªu cÇu tèi thiÓu vÒ phÇn cøng vµ phÇn mÒm cho t×m tin trùc tuyÕn: + PhÇn cøng: - ThiÕt bÞ ®Çu cuèi hoÆc m¸y vi tÝnh - Modem - M¸y in - §­êng d©y ®iÖn tho¹i phÇn cøng vµ phÇn mÒm cho t×m tin trùc tuyÕn + PhÇn mÒm: - Khi truy cËp CSDL trªn CD-ROM: phÇn mÒm t×m kiÕm chuyªn dông sÏ ®­îc cung cÊp theo CD-ROM - Khi truy cËp trùc tuyÕn: Tuú thuéc vµo hÖ thèng t×m tin (phÇn mÒm chuyªn dông, phÇn mÒm hç trî...) Thuận lợi khi tra cứu thông tin trực tuyến Tốc độ — Chỉ vài giây hay vài phút để thực hiện một cuộc tra cứu It Linh động — Liên kết nhanh Tính biến thiên — Thuật ngữ có thể chặt cụt Cập nhật — Nhiều thông tin hiện hành hơn Tiến độ thời gian — Truy cập và phân phối nhanh Mọi nơi — Nguồn lực có thể tìm trực tuyến từ các máy tính truy cập từ xa. Đa phương tiện — Thông tin có thể chứa văn bản, âm thanh, hình ảnh động, hình ảnh tĩnh,… UNESCO EIPICT MODULE 3. LESSON 2 19 Bất lợi khi chỉ dựa vào nguồn điện tử Không phải thông tin nào cũng có trên dạng điện tử Khả năng kiểm tra chất lượng có thể kém hơn nguồn in ấn. Một số trang web có chủ tâm lừa gạt Số bịểu ghi có thể quá lớn nhưng trong đó cũng có số lớn rất nhiều biểu ghi không phù hợp cũng truy xuất ra. Nhiều nguồn lực điện tử chỉ xuất bản sau thập niên 80. Vì vậy những nghiên cứu lịch sử vẫn phải sử dụng nguồn in ấn. UNESCO EIPICT MODULE 3. LESSON 2 20 Nguyên tắc và những kỹ năng nào cần có trong Hệ thống tra cứu thông tin? Quá trình tìm kiếm thông tin Nhận ra Đánh gía thông tin Trích xuất Hiệu chỉnh tìm kiếm Thông tin yêu cầu Kiểm tra Phát triển Hay ngừng lại Kiểm tra Xác định Kết quả Vấn đề Chọn một Thực hiện Nguồn lực Công thức/ biểu thức Tìm kiếm Thông tin UNESCO EIPICT MODULE 3. LESSON 2 6 Khái niệm cần biết Toán lô- gíc Boolean Từ bỏ qua Từ khóa Từ ngữ có kiểm soát Toán tử “AND” AND được dùng để kết nối hai từ ngữ khi cả hai (hay tất cả) thuật ngữ phải xuất hiện trong biểu ghi mà bạn truy xuất được. Toán lô gíc BooleanBiểu đồ Venn Tài liệu đề cập về cả Việt Nam lẫn Lào Lào Việt Nam Câu hỏi của người dùng tin: Tôi muốn có thông tin về mối quan hệ giữa nghèo đói và tội phạm.  Tội phạm: 600 biểu ghi Nghèo đói : 800 biểu ghi Nghèo đói và Tội phạm: 200 biểu ghi Câu hỏi của người dùng tin: Có quá nhiều thứ để đọc! Thật sự là điều mà tôi muốn biết là giữa tội phạm gây ra từ phụ nữ nghèo có gì khác nhau so với tội phạm do đàn ông nghèo. Thu hẹp phép tra cứu Nghèo đói: 800 biêu ghi Tội phạm: 600 biểu ghi Giới tính: 1000 biểu ghi Nghèo đói và Tội phạm và Giới tính: 75 biểu ghi Lập biểu đồ Venn Mỗi bạn sẽ nhận một câu hỏi của người sử dụng tin Xác định thuật ngữ nào là hữu ích để tra cứu thông tin về đề tài mà bạn đọc cần Lập biểu đồ Venn để cho thấy cách bạn tiếp cận tra cứu như thế nào. Toán tử Boolean “OR” OR được dùng để kết hợp hai từ đồng nghĩa hay từ có mối quan hệ với nhau, và hướng công cụ tra cứu truy xuất ra những biểu ghi nào mà chứa hoặc là một trong các thuật ngữ đó hoặc là tất cả, vì vậy sẽ mở rộng kết quả tra cứu của bạn. . Toán tử Boolean “NOT” NOT được dùng để loại trừ một từ cụ thể nào đó hoặc một sự kết hợp từ trong kết quả tra cứu của bạn.. Tìm kiếm bằng từ khóa Dùng “Ngôn ngữ tự nhiên” Tìm kiếm một từ hay kết hợp giữa các từ trong một văn bản hay một đoạn cụ thể nào đó trong văn bản. Kết quả có thể có những tài liệu không liên quan hay có quá nhiều tài liệu phải xem lại Toán tử Boolean “OR” OR được dùng để kết hợp hai từ đồng nghĩa hay từ có mối quan hệ với nhau, và hướng công cụ tra cứu truy xuất ra những biểu ghi nào mà chứa hoặc là một trong các thuật ngữ đó hoặc là tất cả, vì vậy sẽ giúp mở rộng kết quả tra cứu của bạn. Đồng nghĩa Một từ có nghĩa giống hay gần giống với một từ khác hay một từ ở một ngôn ngữ khác Woman và Female là từ đồng nghĩa Nghĩ đến các từ đồng nghĩa là rất có ích trong khi tìm kiếm theo từ khóa Bạn hãy tra cứu Tìm kiếm bằng thuật ngữ “Woman” Tìm kiếm bằng thuật ngữ “Female” Tìm kiếm “Woman or female” Dùng từ đồng nghĩa Nghĩ đến một số từ đồng nghĩa để đưa vào biểu đồ Venn Tìm thông tin bằng cách sử dụng từ đồng nghĩa Bạn có thấy gì khác biệt trong kết quả tìm kiếm của mình? Từ ngữ có kiểm soát Từ được chuẩn hóa để mô tả chủ đề Dùng thuật ngữ giống nhau để củng cố tính thống nhất Được dùng trong chỉ mục, tiêu đề đề mục mục lục thư viện, và trong CSDL để tổ chức thông tin theo chủ đề Từ ngữ có kiểm soát Bạn phải dùng chính xác từ ngữ được phân định trong danh mục từ chuẩn hóa Cat hay Feline? Từ ngữ có kiểm soát Bảng tiêu đề đề mục của TV Quốc hội Mỹ Bảng tiêu đề đề mục Sears Bảng tiêu đề đề mục Thư viện Y học quốc gia Mỹ (MESH) Xem Bảng tiêu đề đề mục của TV Quốc hội Mỹ Đến trang web: Nguyên tắc và những kỹ năng nào cần có trong Hệ thống tra cứu thông tin? Xác định nhiệm vụ Chiến lược tìm kiếm thông tin Định vị và truy cập Sử dụng thông tin Tổng hợp Đánh giá Giải quyết Yêu cầu Thông tin: 6 kỹ năng chính (Big6) Theo Eisenberg và Berkowitz (1996) 6 Kỹ năng chính (Big6): Xác định nhiệm vụ : Xác định yêu cầu, xác định nhu cầu thông Chiến lược tìm kiếm thông tin : Động não tìm ra tất cả các nguồn có thể tìm, chọn lọc nguồn có khả năng giải quyết vấn đề lớn nhất Định vị và truy cập : Chọn nguồn, Tìm kiếm thông tin trong nguồn lực đó Sử dụng thông tin: Rà soát, truy xuất thông tin phù hợp Tổng hợp: Tổ chức thông tin, trình bày kết quả Đánh giá: Đánh giá kết quả và quy trình tìm kiếm UNESCO EIPICT MODULE 3. LESSON 2 10 Xác định nhiệm vụ Khi chúng ta giúp một bạn đọc trong thư viện, làm thế nào nhận ra yêu cầu thông tin của họ? Phỏng vấn tham khảo Một cuộc hội thoại giữa một nhân viên trong bộ phận Dịch vụ Tham khảo với một bạn đọc để làm rõ nhu cầu thông tin và hỗ trợ bạn đọc thỏa mãn được nhu cầu trên. Richard E. Bopp and Linda C. Smith Phỏng vấn tham khảo Tiếp đón thân thiện Thể hiện sự quan tâm Nhắc lại yêu cầu của bạn đọc Hỏi Kiểm tra xem bạn đọc đã tìm kiếm cái gì rồi Hỏi về hình thức, mức độ phù hợp, bề sâu của nội dung Lấy được thông tin bạn đọc cần biết Hỏi bạn đọc xem thông tin cung cấp có làm thỏa mãn yêu cầu của họ không Kiểm tra xem bạn đọc còn cần gì khác nữa Khuyến khích bạn đọc trở lại tìm kiếm thông tin Chiến lược tìm kiếm thông tin Một khi bạn đã xác định thông tin mà bạn đọc cần làm sao để bạn quyết định bạn sẽ tìm thông tin này ở đâu? Nguồn lực và công cụ thông tin
Sau khi xác định yêu cầu, chọn CSDL mà bạn nghĩ là có khả năng lớn nhất để giải đáp câu hỏi đó. o Nguồn lực thư mục (OPACs, and CD- ROMs và CSDL trực tuyến) o Nguồn lực toàn văn o Nguồn lực đồ họa Bộ máy dò tìm thông tin o Chú ý là cũng có thể dùng luôn cả nguồn in ấn
Bạn cũng có thể hỏi chuyên gia hay đồng nghiệp UNESCO EIPICT MODULE 3. LESSON 2 11 Một số tiêu chí để cân nhắc khi quyết định chọn nơi tìm thông tin trực tuyến Chủ đề (cơ sở) Độ tin cậy Tính đúng đắn Độ chính xác Độ toàn diện Khả năng sử dụng (vấn đề ngôn ngữ) Tính sẵn sàng/hiệu lực Tính cập nhật Khả năng cung cấp Định vị và truy cập Làm thế nào định vị được tài liệu trong thư viện của bạn? Làm thế nào tìm ra thông tin trong tài liệu của thư viện? Một số kỹ thuật định vị thông tin trong CSDL Tìm kiếm theo nhóm từ Sử dụng các trường tìm kiếm Dùng ký hiệu hay từ chặt cụt hay từ thay thế Tiêu đề đề mục hay từ mô tả Hiệu chỉnh phép tra cứu Tìm kiếm theo cụm từ Một nhóm từ nào đó theo một trật tự nào đó chứ không phải bất kỳ từ nào xuất hiện trong cùng văn bản tài liệu Nhóm từ bắt buộc đựơc trình bày theo trật tự đã định sẵn Ví dụ như tên đầy đủ của một người, địa danh, nhan đề sách, bài hát,… Tìm kiếm theo cụm từ Các CSDL khác nhau diễn giải cách tra cứu khác nhau. Một trong số những điểm thường khác nhau đó là cách diễn dịch các từ bạn gõ vào tìm kiếm như một nhóm từ/ ngữ. Một số CSDL cho là các từ đứng cạnh nhau phải được tra cứu như theo cả nhóm từ. Các CSDL khác tự động cho toán tử Boolean “AND” vào giữa các thuật ngữ tìm, chỉ yêu cầu chúng hiện diện chứ không nhất thiết từ này phải bắt buộc đứng cạnh từ kia. Những kiểu tìm như thế này có thể truy xuất rất nhiều kết quả khác nhau. Dùng dấu ngoặc đơn( )hay ngoặc kép “ “ (Đặt cụm từ vào trong dấu ngoặc đơn) “Đặt cụm từ vào trong dấu ngoặc kép” Tìm kiếm theo cụm từ Hầu hết CSDL cho phép bạn tìm kiếm từ theo từ theo trật tự cụm từ. Dùng dấu () hay dấu " " bao quanh cụm tử tra cứu là cách thông dụng để tìm kiếm theo cụm từ nhưng không phải bất cứ CSDL hay bộ máy dò tìm thông tin nào cũng có thể dùng được cách này. Thường rất dễ dàng để tìm kiếm theo cụm từ nếu dùng chức năng tìm kiếm nâng cao (Advanced/Guided Searching) trong một CSDL. Bạn có thể chỉ cần nhấp vào nút xác nhận thông báo rằng bạn muốn các từ tìm kiếm của bạn được xếp như là một cụm từ. Trường Bạn có thể sử dụng những trường này để giúp mình tìm kiếm một phần nào đó trong số các biểu ghi của CSDL Đây gọi là kiểu tìm kiếm theo tên trường Một trong số các trường thông dụng nhất trong một biểu ghi là Nhan đề và Tác giả nhưng có thể có nhiều trường khác nữa Từ chặt cụt/Từ thay thế Dùng dấu * hay bất cứ biểu tượng nào để gộp tất cả thuật ngữ vào cùng 1 từ gốc Ví dụ: LIBRA* có thể là library, libraries, librarians,v.v. Không phải tất cả CSDL đều có khả năng chọn lựa này Từ bỏ qua
Từ bỏ qua là những từ nhỏ không được đánh chỉ mục trong các CSDL điện tử ví dụ mục lục thư viện, CSDL báo chí hay máy dò tìm thông tin.
Ví dụ : a, and, in, of, on hay to
Các bộ máy dò tìm thông tin sẽ có danh sách từ bỏ qua khác nhau. UNESCO EIPICT MODULE 3. LESSON 2 9 Hiệu chỉnh phép tìm kiếm
Đôi khi kết quả tra cứu trên 1 CSDL không đáp ứng được. Lặp lại phép tra cứu trên 1 CSDL khác. Có rất nhiều trường hợp cho thấy nhiều tài liệu trong một CSDL không trùng lắp lại ở một CSDL khác.
Nếu kết quả vẫn chưa làm bạn thỏa mãn, xác định lại kiểu tìm kiếm của mình và đổi từ tra cứu khác. Bạn có thể dùng các thuật ngữ hay từ mô tả mà CSDL không xài đến. Nên nhớ là máy tính chỉ dò tìm từ chứ nó không hiểu được ý nghĩa của từ đâu. UNESCO EIPICT MODULE 3. LESSON 2 14