Kinh tế học vi mô - Chương 1: Tổng quan về nghiệp vụ kho quỹ

Kiểm tra, kiểm kê chìa khóa dự phòng theo lệnh bằng văn bản của Giám đốc hoặc Thủ trưởng cấp trên. Khi mở hộp chìa khoá dự phòng của khoá cửa kho tiền phải có sự chứng kiến của Giám đốc, Trưởng phòng Kế toán, thủ kho tiền, cán bộ kiểm soát. Mỗi lần mở hộp chìa khoá dự phòng quy định tại Khoản 1, 2, 3 Điều này phải có văn bản được Giám đốc chấp thuận. CP D Co lle ge 6 Điều 32. Sửa chữa thay thế khoá cửa kho tiền Nghiêm cấm làm thêm hoặc sao chụp chìa khoá cửa kho tiền, két sắt. Trường hợp ổ khoá hoặc chìa khoá cửa kho tiền bị hỏng, cần sửa chửa, thay thế phải có văn bản được Giám đốc chấp nhận. Giám đốc chịu trách nhiệm khi quyết định chọn đối tác (thợ) sửa chữa, thay thế khoá cửa kho tiền, két sắt. Khi thực hiện thay thế, sửa chữa khoá cửa kho tiền phải có sự chứng kiến của người giữ chìa khoá hoặc người được uỷ quyền. . Điều 33. Trách nhiệm của cán bộ được giao nhiệm vụ quản lý, sử dụng chìa khoá kho tiền, két sắt 1. Bảo đảm an toàn bí mật chìa khoá được giao, không làm thất lạc, mất mát, hư hỏng. Tuyệt đối không cho người khác xem, cầm, cất giữ hộ. 2. Không mang chìa khoá ra ngoài trụ sở cơ quan. 3. Trường hợp chìa khoá cửa kho tiền đang dùng hàng ngày bị mất, người làm mất chìa khoá phải báo cáo ngay với Giám đốc (và báo cáo ngân hàng cấp trên) bằng văn bản, nêu rõ nguyên nhân, thời gian và địa điểm mất chìa khoá. Đối với Ngân hàng Nhà nước chi nhánh, nếu chìa khoá cửa kho tiền bị mất thì Giám đốc còn phải báo ngay với cơ quan công an cùng cấp; sau đó lập biên bản về việc mất chìa khoá và làm thủ tục xin lấy hộp chìa khoá dự phòng để sử dụng. Việc thay khoá mới phải thực hiện kịp thời trong thời gian không quá 36 giờ; trong thời gian này, phải tăng cường các biện pháp bảo vệ bảo đảm tuyệt đối an toàn tài sản. Điều 34. Trách nhiệm tổ chức bảo mật chìa khoá cửa kho tiền Tuyệt đối không để xảy ra tình trạng vì điều động cán bộ hay bất cứ nguyên nhân nào khác mà lần lượt các chìa của các ổ khoá cửa kho tiền giao vào tay một người. Nếu xảy ra tình trạng này (coi như tất cả các ổ khoá cửa kho tiền đã bị lộ bí mật, bị mất chìa) thì Giám đốc phải chịu trách nhiệm như chính mình đã làm lộ, làm mất chìa khoá cửa kho tiền. Điều 35. Xử lý khi làm mất, lộ bí mật chìa khoá kho tiền, két sắt Các chìa khoá cửa kho tiền, gian kho, két sắt... không bảo quản theo đúng quy định tại chế độ này được coi là đã bị lộ bí mật. Khi bị lộ bí mật chìa khoá phải thay thế ổ khoá mới hoặc mã số mới. Người làm lộ, làm mất chìa khoá phải kiểm điểm nghiêm túc và phải bồi thường chi phí thay ổ khoá mới; phải chịu kỷ luật hành chính hoặc bị xử lý theo quy định của pháp luật. Điều 36. Xử lý cửa kho tiền trong trường hợp khẩn cấp Trường hợp khẩn cấp, nếu thiếu một hay hai người giữ chìa khoá cửa kho tiền, thì Giám đốc cho phép sử dụng chìa khoá dự phòng; nếu quá khẩn cấp thì Giám đốc cho phá kho để cứu tài sản và báo cáo ngân hàng cấp trên kịp thời. 1.3.3. Nguyên tắc về các phương tiện đảm bảo an toàn kho tiền - Kho tiền phải được canh gác, bảo vệ an toàn 24/24 giờ mỗi ngày, những người có nhiệm vụ bảo vệ kho tiền phải chịu trách nhiệm về an toàn kho tiền trong phạm vi được phân công. - Hết giờ làm việc, lực lượng bảo vệ phải khóa tất cả các cửa thuộc khu vực kho tiền. - Những người đăng ký làm việc ngoài giờ phải được cấp lãnh đạo đồng ý và tối thiểu phải có từ 2 người trở lên. - Phối hợp chặt chẽ với cơ quan công an tại địa phương để có phương án bảo vệ trụ sở và kho tiền. 1.4. Tổ chức bộ máy quỹ nghiệp vụ 1.4.1. Tổ chức bộ máy 1.4.1.1. Trưởng quỹ – phó trưởng quỹ Trưởng quỹ là người điều hành mọi công việc thu chi, bảo quản an toàn tiền mặt, tài sản khác trong kho quỹ. Nhiệm vụ chủ yếu của trưởng quỹ : - Chỉ đạo, điều hành công việc hằng ngày của các tổ trưởng, thủ quỹ - Hướng dẫn khách hàng về thủ tục giấy tờ và chuẩn bị tiền khi giao dịch với ngân hàng, xử lý các việc phát sinh hàng ngày trong quan hệ giao dịch tiền mặt giữa ngân hàng với khách hàng ; CP D Co lle ge 7 nghiên cứu ý kiến của khách hàng để xây dựng phong cách, thái đội phục vụ văn minh lịch sự của anh chị em thủ quỹ, kiểm ngân. - Tổ chức và kiểm tra việc ghi chép sổ sách, giấy tờ về hoạt động của quỹ nghiệp vụ. - Hướng dẫn, đôn đốc và kiểm tra trong phạm vị được giao việc thực hiện chế độ quản lý kho quỹ và các văn bản có liên quan - Chủ động giải quyết và tham mưu cho các bộ phận chức năng trong cơ quan, Giám đốc ngân hàng các ngành có liên quan trong việc kiểm tra, xác minh, xử lý các vụ thiếu, thừa, nhầm lẫn, hư hỏng tiền bạc trong kho quỹ ; các trường hợp tiền bị phá hoại; tiền giả phát hiện được khi thu tiền mặt của khách hàng. Phó Trrưởng quỹ làm các công việc khi Trưởng quỹ phân công và thay Trưởng quỹ khi vắng mặt 1.4.1.2. Thủ quỹ Thủ quỹ Ngân hàng Nhà nước chi nhánh, thủ quỹ tổ chức tín dụng là người chịu trách nhiệm đảm bảo an toàn tuyệt đối các loại tài sản bảo quản trong kho tiền; thực hiện thu chi tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá theo đúng chứng từ kế toán hợp lệ, hợp pháp; quản lý, ghi chép sổ quỹ và các sổ sách cần thiết khác đầy đủ, rõ ràng, chính xác. Nhiệm vụ cụ thể: + Thực hiện việc xuất-nhập kho hay thu chi tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có g ía, giấy tờ in quan trọng từng lần theo đúng lênh, đúng chứng từ kế toán, bảng kê hay biên bản giao nhận tiền mặt, tài sản hợp lệ, hợp pháp + Mở các sổ quỹ, sổ chi tiết theo dõi từng loại tiền, tài sản, thẻ kho, các sổ sách cần thiết khác, ghi chép vào bảo quản các sổ sách, giấy tờ đầy đủ, rõ ràng, chính xác. + Tổ chức săp xếp tiền, các tài sản trong kho tiền và nơi giao dịch gọn gàng, khoa học theo đúng quy định, áp dụng các biện pháp chống ẩm mốc, mối xông, chuột cắn, đảm bảo an toàn vệ sinh trong kho tiền và quầy giao dịch. + Quản lý và giữ chìa khóa một ổ khóa thuộc cánh cửa trong cửa kho tiền bảo quản tài sản được giao 1.4.1.3. Thủ kho Thủ kho tiền chịu trách nhiệm đảm bảo an toàn tuyệt đối các loại tài sản bảo quản trong kho tiền. 1. Thủ kho tiền có nhiệm vụ: a) Thực hiện việc xuất- nhập tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá chính xác, kịp thời, đầy đủ theo đúng lệnh của cấp có thẩm quyền, đúng chứng từ kế toán hợp lệ, hợp pháp; b) Mở sổ quỹ; sổ theo dõi từng loại tiền, từng loại tài sản; thẻ kho; các sổ sách cần thiết khác; ghi chép và bảo quản các sổ sách, giấy tờ đầy đủ, rõ ràng, chính xác; c) Tổ chức sắp xếp tiền mặt, tài sản trong kho tiền gọn gàng khoa học, đảm bảo vệ sinh kho tiền; áp dụng các biện pháp cần thiết để đảm bảo chất lượng tiền, tài sản bảo quản trong kho tiền; d) Quản lý, giữ chìa khoá một ổ khoá của lớp cánh trong cửa kho tiền bảo quản tài sản được giao, các ổ khoá cửa gian kho và các phương tiện bảo quản tài sản trong kho tiền (két, tủ sắt). 2. Thủ kho tiền Ngân hàng Nhà nước chi nhánh bảo quản tiền mặt thuộc Quỹ dự trữ phát hành và vàng bạc, kim loại quý, đá quý và một số tài sản khác. Kho tiền Trung ương có một số thủ kho: thủ kho Quỹ dự trữ phát hành, thủ kho tài sản quý, thủ kho giấy tờ có giá. Từng thủ kho chịu trách nhiệm tài sản trong phạm vi được giao và thực hiện nhiệm vụ theo quy định tại Khoản 1 Điều này. 3. Giúp thủ kho tiền trong việc kiểm đếm, đóng gói, bốc xếp, vận chuyển tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá có một số nhân viên phụ kho. 1.4.1.4. Kiểm ngân Kiểm ngân có nhiệm vụ kiểm đếm, chọn lọc, đóng gói, bốc xếp, vận chuyển tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá. Kiểm ngân chịu trách nhiệm tài sản đối với tiền mặt, tài sản quí, giấy tờ có giá trong phạm vi được giao kiểm đếm, chọn lọc, đóng gói. 1.4.2. Tiêu chuẩn của các chức danh CP D Co lle e 8 Việc lựa chọn thủ quỹ, thủ kho tiền, kiểm ngân, phụ kho của các ngân hàng và kho tiền Trung ương phải đảm bảo đúng các quy định của nhà nước và của ngành. Trong công tác tổ chức cán bộ, phải chú trọng giáo dục phẩm chất đạo đức, quan tâm thường xuyên đến hoàn cảnh gia đình, quan hệ xã hội, quan hệ kinh tế của những cán bộ trực tiếp làm công tác kho quỹ. Soát xét thường xuyên đội ngũ cán bộ kho quỹ, kịp thời đưa ra khỏi công tác kho quỹ những cán bộ mất kém mất phẩm chất, có liên quan đến các hoạt động hụi, đề, cờ bạc, kinh doanh bất hợp pháp. Cán bộ trực tiếp làm công tác kho quỹ như thủ quỹ, thủ kho tiền, kiểm ngân, phụ kho phải thuộc biên chế chính thức hoặc hợp động dài hạn của ngân hàng. 1. Thủ kho tiền, thủ quỹ, kiểm ngân của Ngân hàng Nhà nước chi nhánh, Kho tiền Trung ương phải đủ tiêu chuẩn chức danh theo quy định của Nhà nước và được quản lý theo Quy chế cán bộ công chức, viên chức Ngân hàng Nhà nước. 2. Chủ tịch Hội đồng quản trị tổ chức tín dụng căn cứ tiêu chuẩn chức danh kiểm ngân, thủ quỹ, thủ kho tiền Ngân hàng Nhà nước và các quy định khác của pháp luật để quy định tiêu chuẩn chức danh kiểm ngân, thủ quỹ, thủ kho tiền trong hệ thống. CP D Co lle ge 9 Chương 2 NGHIỆP VỤ KIỂM ĐIỂM VÀ XỬ LÝ THU CHI TIỀN MẶT, GIẤY TỜ CÓ GIÁ, TÀI SẢN QUÝ TRONG NGÀY Lý thuyết: 6 tiết , Thực hành: 13. 2.1. Kiểm đếm, chọn lọc, niêm phong tiền 2.1.1. Nguyên tắc kiểm đếm chọn lọc, niêm phong tiền Mọi khoản thu chi tiền mặt của quỹ nghiệp vụ đối với khách hàng phải được nhân viên thu chi kiểm đếm từng tờ (tiền giấy) hoặc từng đơn vị (tiền kim loại), kiểm đúng tổng số rồi mới kiểm đếm trong từng túi, bó, thếp, thỏi; đếm xong túi, bó, thếp, thỏi này rồi mới đếp sang túi, bó, thếp, thỏi khác; đếm túi, bó nguyên trước; đếm thếp, thoải và các tờ lẻ, đơn vị lẻ sau; vừa đếm, vừa chọn lọc, sắp xếp tiền lành riêng, các tờ tiền giả, tiền mẫu, tiền hư hỏng do nguyên nhân có tính chất phá hoại; không để lẫn lộn tiền đã đếm kiểm rồi với các tiền chưa đếm kiểm. Trước khhi mở 1 bó tiền hoặc túi tiền để đếm kiểm, nhân viên phải kiểm soát kỹ, bó hoặc túi tiền đó phải còn nguyên vẹn, nguyên niêm phong và đủ 10 thếp, 10 thỏi mới được cắt dây buộc để đêm kiểm Đếm xong một bó hoặc một túi tiền, nhân viên thu tiền có nhiệm vụ: - Nếu bó háy túi tiền có đủ số tiền theo quy định thì hủy ngau niêm phong của bó hay túi tiền đó. - Nếu bó hay túi tiền thừa hoặc thiếu tiền, có tiền giả, tiền mẫu thì lập biên bản kèm theo niêm phong của bó hay túi tiền đó chuyển qua kế toán để làm chứng từ ghi sổ và tiến hành tiếp việc xử lý theo quy định hiện hành. Quy định về đóng gói tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá: - Một bó tiền giấy gồm 10 (mười) thếp tiền cùng mệnh giá. Một thếp tiền gồm 100 (một trăm) tờ tiền cùng mệnh giá. Một bó tiền giấy có 1.000 tờ cùng mệnh giá. - Một bao tiền gồm 20 bó tiền cùng mệnh giá. - Một túi tiền kim loại gồm 10 (mười) thỏi cùng mệnh giá. Một thỏi tiền kim loại gồm 100 (một trăm) miếng cùng mệnh giá. Một túi tiền kim loại có 1.000 miếng cùng mệnh giá. - Một hộp tiền kim loại gồm 20 (hai mươi) thỏi cùng mệnh giá. Một thỏi tiền gồm 100 (một trăm) miếng cùng mệnh giá. - Một thùng tiền kim loại gồm 10 túi tiền cùng mệnh giá. 2.1.2. Quy cách đóng thếp tiền mặt 2.1.2.1. Về tiền giấy - Cứ 100 (một trăm) tờ tiền cùng loại sắp thành một thếp, dỗ 4 cạnh của thếp tiền cho thẳng và trùng khít nhau, dùng một đoạn dây buộc ngang thếp ở vị trí 1/3 chiều dài của thếp, gắt 2 đầu đoạn dây buộc vào giữa thếp tiền. - Cứ 10 (mười) thếp tiền cùng loại đóng thành 1 (một) bó, để 5 thếp có dây buộc ngay cùng phía và 5 thếp kia ở phía khác; đặt một tờ giấy lót lên thếp tiền trên cùng , rồi dùng dây buộc bó tiền thật chặt. Đối với các loại tiền lớn từ 1 000 đ trở lên, buộc 3 vòng ngang song song và cách nhau theo chiều ngang, buộc vòng dây ở giữa theo chiều dài bó tiền (gọi là 3 ngang, 1 dọc). Các loại tiền vừa và nhỏ từ 500 đ trở xuống, buộc 2 vòng dây ngang song song theo chiều ngang và một dây ở giữa theo chiều dài bó tiền (gọi là 2 ngang, 1 dọc). Tại các điểm giao nhau giữa buộc chạy ngang và dây buộc chạy dọc bó tiền phải quấn vóng qua nhau để giữ bó tiền cho được chặt. Mối buộc thắt nút 2 đầu phải đặt lên phía trên tờ giấy lót và dán tờ niêm phong đè lên trên tờ giấy lót và mối dây buộc thắt nút bó tiền. 2.1.2.2. Về tiền kim loại - Cứ 100 (một trăm) đơn vị tiền cùng loại săp trùng khít vào nhau thành 1(một) thỏi, dùng giấy quấn lại, dấu kín hai đầu vào mép dọc thỏi - Cứ 10 (mười) thỏi đóng thành 1 (một) túi, dùng dây buộc thắt nút chặt miệng túi, rồi dán tờ niêm phong lên điểm buộc và hai đầu dây, khi dán niêm phong phải tách hai đầu dây cách nhau. Trong hoạt động kinh doanh tại các Ngân hàng thương mại (NHTM) việc đảm bảo tuyệt đối an toàn về tài sản là vô cùng quan trọng. Căn cứ hướng dẫn của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (NHNN) tại công văn số 696/NHNN- PHKQ về việc hướng dẫn thực hiện chế độ giao nhận, bảo quản, vận chuyển tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá theo quy định số 60/2006/QĐ–NHNN ngày CP D Co lle ge 10 27/12/2006, hiện nay một số NHTM đã áp dụng biện pháp đóng gói tiền bằng “màng co nilon” rất hiệu quả. Cách làm đơn giản, không mất nhiều thời gian mà chi phí mua vật liệu lại rất rẻ (các Chi nhánh có thể liên hệ mua nguyên liệu tại Công ty Vật tư Ngân hàng hoặc trên thị trường). Cách đóng gói này có nhiều tác dụng trong việc bảo quản, vận chuyển tiền được an toàn. Trong phạm vi bài viết này tôi xin được trao đổi kinh nghiệm về một trong những cách làm trong khâu đóng bó tiền để các Chi nhánh thuộc hệ thống Ngân Hàng Công Thương Việt Nam (VietinBank) tham khảo. 1. Trước khi gói tiền Polyme bằng “màng co nilon” cán bộ kiểm ngân phải đóng tiền theo đúng hướng dẫn về đóng bó tiền tại công văn 696: - Sắp xếp đủ 10 thếp tiền cùng mệnh giá, cùng loại (không lẫn giữa tiền cotton với tiền Polymer); đặt 5 thếp có hàng dây buộc cùng phía và 5 thếp kia có hàng dây buộc đối diện; đóng bó bằng dây xe ( sợi, đay, gai…); dùng 2 miếng bìa cứng (dày khoảng 0,5 mm), kích thước phù hợp với kích thước loại tiền để chặn giữ 2 mặt bó tiền. + Ở mặt dán niêm phong: đặt tờ lót niêm phong lên trên miếng bìa cứng, dán giấy niêm phong lên trên nút buộc bó tiền. + Ở mặt không dán niêm phong: đặt miếng bìa cứng có ô trống định vị khớp đúng với vị trí in mệnh giá tiền bằng số (để nhìn rõ mệnh giá). - Đóng bó tiền bằng dây sợi se buộc 2 ngang, 1 dọc đối với tiền mệnh giá nhỏ từ 500 đồng trở xuống. Buộc 3 ngang, 1 dọc đối với tiền có mệnh giá từ 1.000đ trở lên, giấy tờ có giá, ngoại tệ.2. Sau khi đóng bó, dán niêm phong tiền theo quy định, cán bộ kiểm ngân tiến hành gói tiền bằng “màng co” theo các bước sau: Bước 1: Mở 2 đầu của “ màng co nilon” rồi đặt bó tiền vào như minh họa ở hình dưới đây: Bước 2: Dùng máy sấy (có thể dùng loại máy sấy tóc) sấy đều trên mặt bó tiền. Dưới tác dụng của nhiệt, “màng co”sẽ co lại bao quanh bó tiền; như vậy bó tiền sẽ được bảo vệ bởi lớp nilon để không bị rút lõi bên trong. CP D Co lle ge 11 Sau khi tiến hành 2 bước như trên, bó tiền đã được bảo vệ bởi lớp “màng co”như hình sau: Tuy nhiên, bên ngoài “màng co” chưa có “niêm phong” để đảm bảo an toàn tuyệt đối cho bó tiền, nhưng phần nào đã góp phần hạn chế “rủi ro đạo đức nghề nghiệp”. Mặt khác, để những bó tiền đóng bó như trên được luân chuyển ra bên ngoài, Chi nhánh cần thống nhất với Ngân hàng Nhà nước trên địa bàn về mẫu túi nilon để bảo quản bó tiền Polymer./. 2.1.3. Quy cách đóng bao tiền Cứ 20 bó tiền cùng mệnh giá được đóng thành một bao. Đối với tiền mời in, cứ 10 bó đóng thành một gói, 2 gói đóng thành một bao, bao tiền đóng thành hình khối vuông vứt, miệng bao buộc thắt nút chặt (hoặc gấp miệng và khâu kín) bằng dây nguyên sợi theo quy định. Hai người cùng đóng bao, kiểm tra từng bó tiền và xếp vào bao, niêm phong, kẹp chì và cùng chịu trách nhiệm tài sản trong bao tiền. Bao để đóng gói tiền mặt, tài sản trong kho tiền, vận chuyển trên đường phải dùng vải sợi bông, loại tốt, may bằng loại chỉ chắc, bền; không dùng bao nylon, đay, gai. Mỗi loại tiền dùng bao riêng để dễ phân biệt. 2.1.4. Niêm phong tiền 2.1.4.1. Đóng gói, niêm phong tiền + Giấy niêm phong bó tiền: in sẵn các yếu tố, giấy mỏng, kích thước phù hợp với từng loại tiền (giấy niêm phong tiền thống nhất giao công ty vật tư Ngân hàng in và phân phối), niêm phong của loại tiền nào thì dùng cho loại tiền đó.Mỗi hệ thống ngân hàng thương mại quốc doanh, Ngân hàng đầu tư phát triển, Tổng công ty kinh doanh vàng bạc đá quý được quy định màu giấy riêng biệt để in niêm phong loại tiền, sử dụng thống nhất trong toàn hệ thống ngân hàng đó. Niêm phong bó tiền của tổ chức tín dụng có màu giấy hoặc màu mực riêng. CP D Co lle ge 12 + Trên niêm phong bó, bao, túi, thùng tiền phải có đầy đủ, rõ ràng các yếu tố sau: tên ngân hàng; loại tiền; số lượng (tờ, miếng, bó, túi) tiền; số tiền; họ tên và chữ ký của người kiểm đếm, đóng gói; ngày, tháng, năm đóng gói niêm phong. + Người có họ và tên, chữ ký trên tờ giấy niêm phong phải chịu trách nhiệm tài sản trong bó, túi hay bao, thùng tiền đã niêm phong. + Niêm phong loại tiền của ngân hàng nào phải đóng dấu của ngân hàng đó trên niêm phong bó, túi tiền + Quy định niêm phong bao, túi, thùng tiền của Ngân hàng Nhà nước: * Kẹp chì đối với tiền mới in. * Kẹp chì kèm giấy niêm phong đối với tiền đã qua lưu thông. + Trên niêm phong bó, bao tiền phải có đóng đấu của ngân hàng, có thể sử dụng dấu chuyên dùng cho bộ phận kho quỹ, mẫu dấu này do ngân hàng có con dấu thông báo cho các ngân hàng trên địa bàn tỉnh, thành phố; đơn vị có con dấu thông báo trong hệ thống ngân hàng nhà nước + Niêm phong bó tiền, giấy niêm phong phải được dán trên tờ giấy lót và nút thắt dây buộc bó tiền đó. + Niêm phong bao tiền và tài sản khác: dùng dây nguyên sợi (dây thép nhỏ, dây đai, gai, sợi tốt; không nối, không thắt nút) buộc thắt chặt miệng bao (hoặc gấp lại, khâu kín 2 lần qua lại, mũi khâu dày, cách nhau 2-3 cm), dán tờ niêm phong lên điểm buộc và hai đầu dây, khi dán niêm phong phải tách riêng cho hai đầu cách xa nhau, hoặc dùng phương pháp niêm phong kẹp chì. + Niêm phong kẹp chì: mỗi kho tiền Trung ương, từng chi nhánh ngân hàng dùng một kẹp chì có dấu hiệu riêng biệt, phải đảm bảo bí mật của mỗi kẹp chì và có nội dung bảo quản, sử dụng. Khi niêm phong phải xuyên hai đầu dây buộc qua giấy niêm phong rồi mới kẹp chì, dấu hiệu phải nỗi giữa mặt viên chì. + Niêm phong cửa kho tiền, tủ, hòm, két sắt phải dùng giấy mỏng, có đủ chữ ký của các thành viên tham gia giữ chìa khóa, niêm phong cửa kho tiền phải đóng dấu của ngân hàng. + Những người có họ tên trên giấy niêm phong phải chịu trách nhiệm tài sản về bó, túi, bao tiên đã niêm phong. + Niêm phong tiền mới in , đúc có quy định riêng. 2.1.4.1. Đóng gói niêm phong tài sản quý, giấy tờ có giá Niêm phong tài sản được thực hiện hai bước: Bước 1: Khách hàng phải tự tay gói và niêm phong gói tài sản của mình, trước khi đưa vào trong hộp bảo quản của Ngân hàng với bản kê khai tài sản theo sự hướng dẫn và giám sát của Ngân hàng. Bước 2: Ngân hàng hướng dẫn và chứng kiến khách hàng tự khoá (bằng khoá của khách hàng) và niêm phong bên ngoài hộp tài sản, giao hộp tài sản cho Ngân hàng bảo quản. + Các hộp tài sản, phải được đánh số đúng với số ghi trong hợp đồng. + Niêm phong được làm bằng các chất liệu giấy, nylon, nhựa thông (đóng si), chì (kẹp chì)... có đủ độ tin cậy. Niêm phong phải bảo đảm không bị mất, biến dạng các yếu tố ghi trên đó. + Ngân hàng phải thường xuyên kiểm tra niêm phong của các hộp bảo quản tài sản quý hiếm. Nếu có hiện tượng có thể làm mất dấu niêm phong phải có biện pháp xử lý kịp thời, đồng thời báo ngay cho khách hàng đến để giải quyết. 2.2. Nghiệp vụ thu chi tiền mặt 2.2.1. Nguyên tắc chung Mọi khoản thu, chi tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá của Ngân hàng Nhà nước hay tổ chức tín dụng phải thực hiện thông qua quỹ của đơn vị. Thu, chi tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá phải căn cứ vào chứng từ kế toán. Trước khi thu, chi phải kiểm soát tính chất hợp lệ, hợp pháp của chứng từ kế toán. Tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá thu vào hay chi ra phải đủ, đúng với tổng số tiền (bằng số và bằng chữ), khớp đúng về thời gian (ngày, tháng, năm) trên chứng từ kế toán, sổ kế toán, sổ quỹ. Sau khi thu hay chi tiền mặt, chứng từ kế toán phải có chữ ký của người nộp (hay lĩnh tiền) và thủ quỹ hoặc thủ kho tiền. Khi thu, chi tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá phải kiểm đếm chính xác: Người nộp tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá phải chứng kiến khi ngân hàng kiểm đếm. Người lĩnh tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá phải kiểm đếm lại trước khi rời khỏi quầy chi của ngân hàng. CP D Co lle ge 13 Mỗi chứng từ kế toán thu tiền mặt hoặc nhập kho tài sản phải kèm theo một Bảng kê phân loại tiền nộpdo khách hàng lập (hoặc một biên bản giao nhận tiền) theo mẫu in sẵn thống nhất. Mỗi chứng từ kế toán chi tiền mặt, thủ quỹ phải lập Bảng kê các loại tiền chi. Mỗi chứng từ kế toán xuât kho tài sản, thủ kho tiền phải lập biên bản giao nhận tiền mặt, tài sản. Không thu vào ngân hàng các loại tiền của khách hàng đem nộp không đủ tiêu chuẩn lưu thông do hành vi có tính chất phá hoại, tiền giả,tiền mẫu. Khi phát hiện các loại tiền này, kiểm ngân phải báo cáo với trưởng quỹ để lập biên bản, giữ lại hiện vật và xử lý theo quy định hiện hành. Khi thu tiền phải lọc ra tiền lành đủ tiêu chuẩn lưu thông và tiền rách nát do quá trình lưu thông đúng theo tiêu chuẩn quy định hiện hành và đóng gói riêng từng loại. Thu chi tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá phải kiểm đếm qua tay hai người, nếu có một người thì phải tự kiểm đếm lại. Việc ghi chép sổ sách và xử lý chứng từ phải đúng quy trình nghiệp vụ, một liện Bảng kê hoặc Biên bản giao nhận giao cho khách hàng, các liên còn lại chuyển cho kế toán bằng đường dây nội bộ. 2.2.2. Quy trình thu chi tiền mặt 2.2.2.1. Quy trình thu chi tiền mặt của TCTD đối với khách hàng * Quy trình thu: + Căn cứ chứng từ do kế toán chuyển sang, thủ quỹ hướng dẫn khách hàng kê tiền vào bảng kê nộp tiền hoặc mặt sau của chứng từ thu, ký vào nơi quy định của bảng kê. + Căn cứ vào số tiền bằng chữ, bằng số trên chứng từ và bảng kê nộp tiền. Tiến hành kiểm đếm nếu xảy ra thừa thiếu thì xử lý: Thiếu thì yêu cầu nộp vào, thừa thì trả lại khách hàng và ghi vào sổ trả tiền thừa. + Kiểm đếm xong ghi vào sổ nhật ký quỹ, ký tên trên các chứng từ thu tiền. Trả lại khách hàng 1 liên chứng từ thu và chuyển chứng từ thu trả kế toán. * Quy trình chi: + Nhận chứng từ chi do kế toán chuyển sang, kiểm tra số tiền bằng chữ, bằng số, chữ ký (Người lập chứng từ, kế toán kiểm soát, Giám đốc). Nếu đầy đủ theo quy định thì lập bảng kê chi tiền cho khách hàng ký vào bảng kê chi tiền hoặc mặt sau của chứng từ chi. (Nhận, kiểm tra chứng từ và đối chiếu với hộ chiếu hoặc giấy CMND của người nhận tiền) + Vào sổ nhật ký quỹ số tiền chi, giao tiền và bảng kê chi cho khách hàng kiểm đếm, yêu cầu khách hàng ký nhận tiền trên bảng kê và các chứng từ liên quan. + Chuyển chứng từ chi trả bộ phận kế toán. - Công việc cuối ngày: + Cuối ngày cộng sổ nhật ký quỹ, đối chiếu tổng thu, tổng chi với bộ phận kế toán xác định số tiền tồn quỹ thực tế so với sổ sách nếu xảy ra thừa , thiếu quỹ phải xác định rõ nguyên nhân, kiểm tra lại các bảng kê thu chi trong ngày… + Cuối mỗi ngày yêu cầu kế toán và Giám đốc tổ chức kiểm quỹ và ký xác nhận trên sổ nhật ký quỹ (nhiệm vụ của ban kiểm quỹ: kế toán ghi chép, Giám đốc kiểm tiền, thủ quỹ xuất tiền và chứng kiến Giám đốc kiểm đếm). Kiểm đếm xong đưa tiền vào kho, két bảo quản theo quy định. 2.2.2.2. Quy trình thu chi tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá trong nội bộ Ngân hàng - Thu chi tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá giữa Hội sở và các đơn vị hoặc giữa các đơn vị với nhau căn cứ vào lệnh điều chuyển và chứng từ thu chi - Khi giao nhận, các đơn vị phải thực hiện kiểm đếm tờ, thếp, thỏi, bó có niêm phong đối với tiền mặt, kiểm đếm miếng đối với vàng, kiểm đếm tờ theo loại đối với giấy tờ có giá theo đúng quy trình thu, chi. 2.2.2.3. Quy trình thu chi tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá giữa ngân hàng thương mại với Ngân hàng Nhà nước và các TCTD khác - Các khoản thu chi tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá giữa ngân hàng thương mại với NHNN hoặc các TCTD khác thực hiện kiểm đếm bó, túi có niêm phong đối với tiền mặt, kiểm đếm miếng đối với vàng và kiểm đếm tờ theo loại đối với chứng từ có giá theo đúng quy trình thu, chi 2.2.3. Quy trình thủ tục giao nhận tiền mặt của khách hàng theo túi niêm phong Để thu nhận tiền mặt nhanh chóng cho khách hàng, góp phần thúc đẩy luân chuyển vốn nhanh cho nền kinh tế và nhằm đảm bảo an toàn tài sản cho khách hàng và ngân hàng. NHNN Việt Nam CP D Co lle ge 14 quy định việc thu nhận tiền mặt qua túi niêm phong của khách hàng nộp vào NHTM quốc doanh và NHNN như sau: - Đối với khách hàng truyền thống và có tín nhệm cao, Ngân hàng vs khách hàng có thể thoả thuận áp dụng phương thức thu nhận tiền mặt theo túi niêm phong và kiểm điểm sau (chỉ áp dụng đối với VND). Khi đó, nhân viên yêu cầu khách hàng lập Giấy đề nghị thu tiền theo túi niêm phong kiêm ủy quyền kiểm đếm (Mẫu số 2) - Khách hàng làm đầy đủ các thủ tục nộp tiền mặt vào ngân hàng bao gồm Giấy nộp tiền và kê chi tiết những loại tiền. Số tiền thu theo túi niêm phong được hạch tóan ghi Có vào tài khoản tiền gủi khách hàng sau khi được kiểm điếm đầy đủ, trường hợp ghi CÓ ngay trước khi kiểm điếm phải có sự đồng ý của Trưởng/Phó phòng Ngân quỹ. - Khi thu tiền theo túi niêm phong phải tuân thủ theo quy định thu tiền mặt. Kiểm điếm tờ đối với số tiền có mệnh giá 500.000 đồng và 200.000 đồng và số tiền không chẵn bó đối với các mệnh giá khác để thu nhận ngay, kiểm điếm đủ 10 phếp trong bó và tổng số bó tiền. - Dưới sự chứng kiến của khách hàng, Thủ quỹ bỏ tiền vào túi, cùng khách hàng ký tên trên niêm phong để niêm phong túi tiền, sau đó 02 bên cùng ký Biên bản giao nhận (Mẫu số 03) - Những túi tiền niêm phong phải được bảo quản trong kho tiền theo đúng phi định - Từng đơn vị Ngân quỹ phải mở sổ theo dõi số tiền thu theo túi niêm phong - Trong vòng 01 ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày nhận tiền theo túi niêm phong (trừ trường hợp thỏa thuận khác) phải tổ chức kiểm điếm tớ và phải bố trí ít nhất 02 người tham gia kiểm điểm và chứng kiến. 2.2.3.1. Phạm vi, điều kiện áp dụng Khách hàng nộp tiền qua túi niêm phong vào NHTM quốc doanh hoặc NHNN phải có điều kiện sau: có tín nhiệm về tiền mặt đối với ngân hàng (ít thừa, thiếu với số tiền không lớn), thường xuyên nộp tiền mặt vào ngân hàng, có tài khoản tiền gửi tại NHTM quốc doanh hoặc NHNN. 2.2.3.2. Quy trình thực hiện - Khách hàng phải làm đầy đủ các thủ tục nộp tiền mặt vào ngân hàng theo quy định hiện hành (giấy nộp tiền, bảng kê phân loại tiền…) - Ngân hàng thu tiền theo quy trình thu tiền mạt của khách hàng. Các loại tiền từ 10.000 đ trở lên và tiền không chẵn bó phải kiểm đếm tờ thu nhận ngay, các loại tiền từ 5.000 đ trở xuống (trường hợp không đếm hết) thì kiểm đếm bó (đủ 10 bó) và đếm tổng số bó. - Thủ quỹ ngân hàng chứng kiến khách hàng làm các thủ tục: bỏ tiền vào túi, niêm phong miệng túi chặt chẽ, niêm phong ghi rõ họ tê, địa chỉ khách hàng, loại tiền nộp, số bó, số tiền trong mỗi túi, ngày tháng năm niêm phong và ký tên. - Ngân hàng cùng khách hàng xác nhận: + Số tiền đã kiểm đếm tờ + Số tiền chưa kiểm đếm tờ nhưng đã kiểm đếm bó, túi theo từng loại tiền, theo túi niêm phong - Tổng hợp lại đối chiếu với giấy nộp tiền của khách hàng, nếu khớp đúng (số tiền bằng số và băng chữ) thì thủ quỹ ngân hàng ký vào chỗ người thu tiền rồi chuyển sang bộ phận kế toán của ngân hàng để hạch toán ghi có vào tài khoản thích hợp cho khách hàng. Những túi tiền niêm phong đã thu được bảo quản trong kho tiền của ngân hàng. 2.2.3.3. Trách nhiệm của các bên a) Trách nhiệm của ngân hàng: Sau khi thu nhận xong bằng hình thức túi niêm phong, ngân hàng phải thực hiện các nghiệp vụ: hạch toán, quản lý, bảo quản, đảm bảo coi như khách hàng đã hoàn thành thủ tục nộp tiền mặt. Bộ phận kho quỹ của ngân hàng phải mở sổ theo dõi tiền của từng khách hàng. Bảo quản túi niêm phong chắc chắn, an toàn đến khi mở túi niêm phong kiểm đếm lại theo quy trình đã quy định. Ngày làm việc tiếp theo, ngân hàng phải tổ chức kiểm đếm tờ số tiền thu qua túi niêm phong của khách hàng ngày hôm trước có sự chứng kiến của khách hàng(nếu khách hàng tín nhiệm, thì có giấy ủy quyền để ngân hàng thành lập Hội đồng chứng kiến tổ chức đếm kiểm tờ. Nếu thừa hoặc thiếu thì xử lý như sau: + Trường hợp thừa tiền thì Ngân hàng trả ngay lại cho khách hàng. + Trường hợp thiếu tiền thì yêu cầu khách hàng nộp ngay số tiền thiếu cho thủ quỹ ngân hàng. Nếu khách hàng chưa có tiền nộp ngay thì lập biên bản, ghi nợ khách hàng và trong phạm vi 2 ngày CP D Co lle ge 15 làm việc phải chịu phạt về số tiền thiếu theo lãi suất nợ quá hạn, nghiêm trọng hơn sẽ bị truy tố trước pháp luật. b) Trách nhiệm của khách hàng: - Chấp hành đầy đủ các quy định theo quy trình giao nhận tiền mặt theo túi niêm phong trên đây. - Chấp hành thời hạn quy ước chứng kiến việc ngân hàng kiểm đếm lại số tiền trong túi niêm phong (nếu tín nhiệm ngân hàng phải có văn bản ủy quyền cho ngân hàng thành lập Hội đồng kiểm đếm). - Chịu trách nhiệm vật chất trong việc thừa, thiếu tiền trong bó tiền trong các túi nguyên niêm phong theo quy định của ngân hàng. 2.3. Nghiệp vụ thu chi tài sản quý, giấy tờ có giá - TCTD phải hướng dẫn, chứng kiến, giám sát khi khách hàng tự tay gói và niêm phong tài sản quý, chứng từ có giá của minh trước khi đưa vào hộp bảo quản của ngân hàng cùng với bảng kê tài sản, tự khóa (bằng khóa của khách hàng) và niêm phong bên ngoài hộp tài sản. - Khi giao trả lại tài sản, các TCTD yêu cầu khách hàng kiểm tra khóa và niêm phong bên ngoài hộp tài sản trước khi mở hộp tài sản để nhận lại. Tự tay khách hàng hủy niêm phong, mở khóa hộp tài sản va kiểm tra tiếp niêm phong của gói tài sản bên trong hộp với sự chứng kiến của đại diện TCTD. - Về thủ tục nhận bảo quản tài sản quý, giấy tờ có giá, cho thuê két, tủ sắt do Tổng giám đốc quy định. Bộ phận kế toán và bộ phận kho quỹ nơi tục nhận bảo quản tài sản quý, giấy tờ có giá, cho thuê két, tủ sắt mở sổ theo dõi các hộp tài sản của khách hàng, mở sổ nhật ký theo dõi từng lần giao dịch và thực hiện kiểm kế đối chiếu đinh kỳ. 2.4. Kiểm đếm kho quỹ và xử lý tiền thừa, thiếu cuối 2.4.1. Kiểm kê quỹ nghiệp vụ 2.4.1.1. Kiểm tra, kiểm kê - Kiểm kê tiền mặt, tài sản quý vào cuối mỗi ngày làm việc - Kiểm tra toàn diện công tác đảm bảo an toàn kho quỹ và tổng kiểm kê tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá mỗi năm 2 lần (cuối ngày 30/6 và cuối ngày 31/12) - Kiểm tra, kiểm kê đột xuất trong các trường hợp sau: + Khi thay đổi các thành viên giữ chìa khóa, mật mã cửa kho tiền + Khi thay đổi ổ khóa hoặc bị mất chìa khóa, mật mã cửa kho tiền + Khi nghi có kẻ gian xâm nhập kho tiền, quầy giao dịch + Khi phát hiện có nhầm lẫn, thừa, thiếu về tài sản trong khi xuất nhập kho tiền, thu chi, giao nhận, vận chuyển tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá + Khi có lệnh hoặc văn bản kiểm tra kho tiền của Thanh tra NHNN hoặc cấp có thẩm quyền + Khi có yêu cầu kiểm tra việc kiểm đếm, tuyển chọn tiền mặt 2.4.1.2. Thủ tục kiểm kê cuối ngày - Việc kiểm kê cuối ngày do Giám đốc, Kế toán trưởng, Trưởng quỹ (hoặc thủ quỹ nếu đơn vị không có Trưởng quỹ) thực hiện. Trường hợp có một người vắng mặt không tham gia trực tiếp được thì theo quy định về ủy quyền có thể ủy quyền cho cấp phó nhưng phải được sự đồng ý của lãnh đạo cao nhất của đơn vị. Việc kiểm kê cuối ngày phải có sự giám sát của cán bộ kiểm soát. - Kiểm kê cuối ngày phải lập biên bản kiểm quỹ có đủ chữ ký của các thành viên tham gia kiểm kê và giám sát. 2.4.2. Xử lý thừa thiếu quỹ cuối ngày 2.4.2.1. Trách nhiệm của Trưởng đơn vị khi xảy ra thừa thiếu - Trưởng đơn vị có trách nhiệm quản lý, giám sát, bảo quản an toàn tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá nếu không hoàn thành nhiệm vụ để xảy ra thiếu mất tài sản trong kho quỹ hoặc trên đường vận chuyển hoặc để cán bộ dưới quyền tham ô, lợi dụng, lấy cắp tài sản thì bị xử lý kỷ luật theo quy định của ngành; trường hợp nghiêm trọng bị truy cứu trách nhiệm hình sự - Những người có trách nhiệm được Trưởng đơn vị giao nhiệm vụ bảo quản tài sản nếu để xảy ra các trường hợp như trên cũng sẽ bị xử lý giống trưởng đơn vị. 2.4.2.2. Xử lý khi thừa thiếu tài sản Khi kiểm tra, đối chiếu số liệu, nếu có bất kỳ khoản chênh lệch nào, Hội đồng kiểm kê và những người có liên quan có trách nhiệm xác định nguyên nhân để có biện pháp xử lý kịp thời. Điều 60. Xử lý thừa (thiếu) tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá trong khâu kiểm đếm, đóng gói CP D Co lle ge 16 1. Trường hợp thiếu tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá theo Biên bản của Hội đồng kiểm đếm, Hội đồng kiểm kê theo quy định của Chế độ này, người có tên trên niêm phong bó, túi, hộp, bao, thùng tiền, tài sản quý, giấy tờ có giá phải bồi thường 100% giá trị tài sản thiếu .Nếu tái phạm thì tuỳ mức độ, phải chịu kỷ luật theo quy định hiện hành. Trường hợp nghiêm trọng sẽ bị xử lý theo pháp luật. Các trường hợp thừa tiền trong bó, túi, hộp, bao, thùng tiền được ghi thu nghiệp vụ cho ngân hàng có tên trên niêm phong. 2. Đối với tổ chức tín dụng: Chủ tịch Hội đồng quản trị tổ chức tín dụng căn cứ vào Khoản 1 Điều này để quy định trong hệ thống việc xử lý thừa, thiếu tờ (miếng) trong các bó tiền đã giao nhận trong hệ thống ngân hàng theo bó đủ 10 thếp nguyên niêm phong hoặc túi tiền kim loại nguyên niêm phong. Trường hợp thừa (thiếu) tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá bảo quản trong kho tiền, quầy giao dịch, trên đường vận chuyển Các trường hợp phát hiện thiếu hoặc thừa tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá trong kho tiền, quầy giao dịch, trong quá trình vận chuyển, Giám đốc phải quyết định kiểm kê toàn bộ tài sản có liên quan. Giám đốc, Trưởng phòng Kế toán, Kiểm soát trưởng, Trưởng phòng Tiền tệ phải trực tiếp xem xét, kiểm tra, lập biên bản, ghi sổ sách và truy cứu trách nhiệm cá nhân của người được giao nhiệm vụ bảo quản tài sản, trách nhiệm của những người có liên quan để kịp thời thu hồi toàn bộ giá trị tài sản thiếu, mất. Những vụ thiếu, mất tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá có giá trị từ mười triệu đồng trở lên hoặc các trường hợp thiếu, mất tiền mặt thuộc Quỹ dự trữ phát hành, phải điện báo cáo cấp trên theo hệ thống dọc (nếu có); tổ chức tín dụng báo cáo Ngân hàng Nhà nước chi nhánh, Ngân hàng Nhà nước chi nhánh điện báo cáo Ngân hàng Nhà nước (Cục Phát hành và Kho quỹ ) trong 24 giờ. Những vụ mất tiền có dấu hiệu do kẻ gian đột nhập lấy cắp, cướp tài sản; do tham ô, lợi dụng (có yếu tố cấu thành tội phạm), phải giữ nguyên hiện trường và báo cáo cơ quan Công an. Điều 62. Xử lý thiếu mất tiền do sơ xuất trong nghiệp vụ Trường hợp do sơ xuất trong giao nhận, kiểm đếm, bảo quản dẫn đến thiếu, mất tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá; qua xác minh không có biểu hiện tham ô, lợi dụng tài sản thì phải bồi thường toàn bộ thiệt hại và xử lý theo quy định của pháp luật hiện hành. Đối với vụ việc thuộc Ngân hàng Nhà nước, phải thành lập Hội đồng giải quyết việc bồi thường thiệt hại để xử lý trách nhiệm vật chất. Điều 63. Xử lý trường hợp thiếu mất tiền do nguyên nhân chủ quan 1. Giám đốc và những người có trách nhiệm quản lý, giám sát, bảo quản an toàn tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá, nếu không hoàn thành nhiệm vụ để xảy ra thiếu mất tiền trong kho quỹ hoặc để cán bộ thuộc quyền quản lý tham ô, lợi dụng, lấy cắp tài sản thì bị xử lý kỷ luật theo quy định của pháp luật; có liên đới trách nhiệm vật chất đến vụ mất tiền, mất tài sản thì phải bồi hoàn; trường hợp nghiêm trọng phải chịu trách nhiệm hình sự. 2. Đối với cán bộ, nhân viên làm công tác kho quỹ, nếu tham ô, lợi dụng tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá thì phải bồi thường 100% giá trị tài sản thiếu và buộc thôi việc; trường hợp nghiêm trọng phải chịu trách nhiệm hình sự. CP D Co lle ge 17 Chương 3 NGHIỆP VỤ BẢO QUẢN - GIAO NHẬN VẬN CHUYỂN TIỀN MẶT - TÀI SẢN QUÝ - GIẤY TỜ CÓ GIÁ Lý thuyết: 8 tiết , Thực hành: 14. 3.1. Nguyên tắc sắp xếp bảo quản tài sản trong kho tiền 3.1.1. Nội quy kho tiền, quầy giao dịch tiền mặt Điều 22. Nội quy kho tiền, quầy giao dịch tiền mặt 1. Những người có nhiệm vụ vào quầy giao dịch tiền mặt hoặc kho tiền phải mặc bảo hộ lao động không có túi hoặc trang phục giao dịch không có túi. 2. Người không có nhiệm vụ không được vào trong quầy giao dịch hoặc kho tiền. 3. Quầy giao dịch, kho tiền phải có nội quy do Giám đốc quy định. 3.1.2. Sắp xếp bảo quản tại quầy giao dịch - Tiền mặt,… tại quầy giao dịch phải được để trong tủ có khóa an toàn, nhân viên giao dịch phải khóa tủ khi rời quầy giao dịch và chịu trách nhiệm về tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá do mình quản lý - Cuối giờ giao dịch giữa ngày, nhân viên giao dịch phải giao nộp tiền tiền chẵn bó về bộ phận kho quỹ để cất giữ vào kho. Số tiền không chẵn bó được phép để lại tủ đựng tiền, tối đa không quá 10 triệu đồng (ACB quy định) - Trong giờ nghỉ trưa các nhân viên giao dịch phải khóa và niêm phong tủ tiền. Nếu phát hiện mất dấu niêm phong thì phải báo cho người phụ trách trực tiếp cùng kiểm lại tiền trong tủ đối chiếu với sổ quỹ để có biện pháp xử lý kịp thời. - Hết giờ làm việc hằng ngày, nhân viên giao dịch phải nộp lại toàn bộ tiền mặt,…cho bộ phận kho quỹ. 3.1.3. Sắp xếp bảo quản trong kho tiền Điều 23. Sắp xếp, bảo quản tài sản trong kho tiền 1. Hết giờ làm việc hàng ngày, toàn bộ tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá phải được bảo quản trong kho tiền. Việc bảo quản an toàn tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá trong thời gian nghỉ buổi trưa (nếu có) do Giám đốc Ngân hàng Nhà nước chi nhánh (đối với Ngân hàng Nhà nước), Chủ tịch Hội đồng quản trị (đối với tổ chức tín dụng) quy định . 2. Các loại tài sản bảo quản trong kho tiền phải được phân loại, kiểm đếm, đóng gói, niêm phong, được sắp xếp gọn gàng, khoa học. 3. Trong kho tiền Ngân hàng Nhà nước: tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá phải đóng gói niêm phong đúng quy định và được sắp xếp riêng ở từng khu vực trong kho tiền hoặc riêng từng gian kho. 4. Chủ tịch Hội đồng quản trị tổ chức tín dụng có trách nhiệm ban hành quy định, hướng dẫn thực hiện việc bảo quản an toàn tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá trong hệ thống và có các biện pháp cần thiết để tăng cường đảm bảo an toàn tuyệt đối tài sản. 3.1.4. Sắp xếp bảo quản khi thực hiện các dịch vụ ngân quỹ khác Điều 24. Bảo quản tài sản khi thực hiện các dịch vụ ngân quỹ khác Chủ tịch Hội đồng quản trị tổ chức tín dụng quy định những điều kiện, quy trình nhận, giao trả tài sản cho khách hàng; trách nhiệm cụ thể của các bộ phận có liên quan (kế toán, ngân quỹ) để đảm bảo an toàn tài sản tại các đơn vị khi làm dịch vụ bảo quản hiện vật quý, giấy tờ có giá hoặc dịch vụ cho thuê két, tủ sắt đối với tổ chức, cá nhân Việt Nam và nước ngoài hoặc khi thực hiện các dịch vụ ngân quỹ khác như: giữ hộ tiền mặt của khách hàng qua đêm; thu, phát tiền mặt tại doanh nghiệp...; quy định việc giao nhận và bảo quản giấy tờ có giá thế chấp, cầm cố các khoản vay hoặc các trường hợp lưu ký giấy tờ có giá khác. 3.2. Nghiệp vụ giao nhận tiền 3.2.1. Giao nhận tiền mặt trong ngành Ngân hàng Điều 10. Giao nhận tiền mặt trong ngành Ngân hàng 1. Giao nhận tiền mặt trong hệ thống Ngân hàng Nhà nước Giao nhận tiền mặt theo lệnh điều chuyển giữa Kho tiền Trung ương với Ngân hàng Nhà nước chi nhánh và ngược lại; giữa các Kho tiền Trung ương với nhau; giữa các Ngân hàng Nhà nước chi CP D Co lle ge 18 nhánh với nhau thực hiện kiểm đếm theo bó tiền đủ 10 thếp, nguyên niêm phong hoặc túi tiền nguyên niêm phong kẹp chì. Ngân hàng Nhà nước chi nhánh nhận tiền thành lập Hội đồng kiểm đếm tờ (miếng) và kiểm đếm xong trong phạm vi 30 ngày làm việc, đơn vị giao cử người chứng kiến; trường hợp tín nhiệm bên nhận, đơn vị giao uỷ quyền bằng văn bản cho đơn vị nhận tổ chức Hội đồng kiểm đếm. Trường hợp có người chứng kiến thì Ngân hàng Nhà nước chi nhánh có thể giao theo bó tiền đủ 10 thếp, nguyên niêm phong hoặc túi tiền nguyên niêm phong kẹp chì đã nhận cho tổ chức tín dụng trong cùng tỉnh, thành phố; việc tổ chức kiểm đếm số tiền này thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Điều này. Giao Cục Phát hành và Kho quỹ xem xét gia hạn kiểm đếm tiền điều chuyển trong các trường hợp do nguyên nhân khách quan phải kéo dài thời hạn kiểm đếm. 2. Giao nhận tiền mặt giữa Ngân hàng Nhà nước chi nhánh với chi nhánh tổ chức tín dụng (tổ chức tín dụng không có chi nhánh) và ngược lại; giữa các tổ chức tín dụng (chi nhánh tổ chức tín dung) trong cùng tỉnh, thành phố với nhau thực hiện kiểm đếm theo bó tiền đủ 10 thếp, nguyên niêm phong hoặc túi tiền nguyên niêm phong kẹp chì . Trường hợp tổ chức tín dụng kiểm đếm tờ (miếng) số tiền đã nhận, thì phải thành lập Hội đồng kiểm đếm và kiểm đếm xong trong phạm vi 15 ngày làm việc, đơn vị giao cử người chứng kiến; trường hợp tín nhiệm bên nhận, đơn vị giao uỷ quyền bằng văn bản cho đơn vị nhận tổ chức Hội đồng kiểm đếm. 3. Các loại tiền mới in, đúc giao nhận theo bao, hộp, thùng nguyên niêm phong hoặc kiện hàng nguyên niêm phong của Nhà máy in, đúc tiền hoặc của Ngân hàng Nhà nước trong các trường hợp quy định tại Khoản 1, 2 Điều này. Các loại tiền được kiểm đếm, phân loại, đóng gói bằng hệ thống máy kiểm đếm, phân loại, đóng bó (túi) liên hoàn, trực tuyến của Trung tâm xử lý tiền Ngân hàng Nhà nước, tổ chức tín dụng thì được giao nhận như tiền mới in, đúc quy định tại Khoản này”. 4. Việc giao nhận tiền mặt trong nội bộ tổ chức tín dụng do Chủ tịch Hội đồng quản trị quy định. 3.2.2. Giao nhận ngoại tệ, giấy tờ có giá Điều 11. Giao nhận ngoại tệ, giấy tờ có giá 1. Giao nhận ngoại tệ thực hiện như sau: Các khoản thu, chi ngoại tệ giữa tổ chức tín dụng với khách hàng; giữa các tổ chức tín dụng; giữa Ngân hàng Nhà nước chi nhánh với tổ chức tín dụng thực hiện kiểm đếm tờ và theo đúng quy trình thu chi tiền mặt. Việc giao nhận ngoại tệ trong nội bộ tổ chức tín dụng do Chủ tịch Hội đồng quản trị quy định. 2. Giao nhận giấy tờ có giá thực hiện như sau: a) Giao nhận giữa tổ chức tín dụng, Ngân hàng Nhà nước chi nhánh và khách hàng; giữa Ngân hàng Nhà nước và tổ chức tín dụng; giữa các tổ chức tín dụng phải kiểm đếm tờ và thực hiện theo quy trình thu chi tiền mặt. b) Giao nhận giữa Nhà máy in, đúc tiền với Kho tiền Trung ương, giữa Kho tiền Trung ương và Ngân hàng Nhà nước chi nhánh, giữa các Ngân hàng Nhà nước chi nhánh, giữa các Kho tiền Trung ương thực hiện như sau: - Giấy tờ có giá mới in giao nhận theo bao nguyên niêm phong kẹp chì như đối với tiền mặt hoặc bó nguyên niêm phong (nếu không chẵn bao); giấy tờ có giá đã qua lưu thông thì giao nhận theo bó đủ 10 thếp, nguyên niêm phong của Ngân hàng Nhà nước chi nhánh, trường hợp không đủ bó thì giao nhận theo tờ. Ngân hàng Nhà nước chi nhánh nhận thành lập Hội đồng kiểm đếm tờ trước khi chi cho tổ chức tín dụng hay khách hàng. - Giấy tờ có giá hết thời hạn lưu hành: giao nhận theo bó nguyên niêm phong của Ngân hàng Nhà nước chi nhánh hoặc giao nhận theo tờ (trường hợp không đủ bó). c) Giấy tờ có giá do tổ chức tín dụng, Kho bạc Nhà nước lưu ký tại Ngân hàng Nhà nước để tham gia các nghiệp vụ trị trường tiền tệ, thực hiện giao nhận theo bó đủ 10 thếp nguyên niêm phong, trường hợp không đủ bó thì giao nhận theo tờ. 3.3. Vận chuyển tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá 3.3.1. Quy trình vận chuyển CP D Co lle ge 19 - Việc tổ chức vận chuyển phải tuân theo qui trình: bắt đầu từ khi nhận, đóng gói niêm phong tài sản và phương tiện bảo quản; bốc xếp lên xe; vận chuyển trên đường, đến địa điểm nhận; giao hàng và hoàn thành đầy đủ các thủ tục giao nhận mới kết thúc. - Khi giao nhận và vận chuyển hàng đặc biệt, người áp tải phải có giấy uỷ quyền của cấp có thẩm quyền. - Vận chuyển hàng đặc biệt phải sử dụng xe chuyên dùng hoặc phương tiện vận chuyển chuyên dùng. Trường hợp sử dụng phương tiện khác do Giám đốc quyết định và qui định qui trình vận chuyển, bảo vệ, các biện pháp bảo đảm an toàn tài sản. - Hàng đặc biệt khi vận chuyển phải được đóng gói, niêm phong. - Những người tổ chức và tham gia vận chuyển phải tuyệt đối giữ bí mật về thời gian, hành trình, loại hàng, khối lượng, giá trị, phương tiện vận chuyển. - Người không có nhiệm vụ không được đi trên phương tiện vận chuyển hàng đặc biệt. 3.3.2. Phạm vi và trách nhiệm vận chuyển 1. Ngân hàng Nhà nước chịu trách nhiệm tổ chức vận chuyển tiền, tài sản quý và giấy tờ có giá do mình quản lý trong phạm vi : a) Từ các nhà máy in, đúc tiền, sân bay, bến cảng, nhà ga về các kho tiền trung ương và ngược lại; b) Giữa các kho tiền trung ương; c) Giữa các kho tiền trung ương với các kho tiền chi nhánh Ngân hàng Nhà nước tỉnh, thành phố; d) Giữa các kho tiền chi nhánh Ngân hàng Nhà nước tỉnh, thành phố. 2. Tổ chức tín dụng chịu trách nhiệm tổ chức vận chuyển tiền, tài sản quý và giấy tờ có giá thuộc tài sản do mình quản lý giữa các đơn vị trong cùng hệ thống và giữa tổ chức tín dụng với Ngân hàng Nhà nước. 3.3.3. Một số quy định khi vận chuyển 3.3.3.1. Phương tiện vận chuyển, bảo quản hàng đặc biệt Ngân hàng Nhà nước được thành lập các đội xe làm nhiệm vụ vận chuyển tiền, tài sản quý và giấy tờ có giá. Các đội xe này được trang bị xe chuyên dùng cùng các phương tiện kỹ thuật cần thiết. Vận chuyển hàng đặc biệt phải sử dụng xe chuyên dùng hoặc phương tiện vận chuyển chuyên dùng. Trường hợp sử dụng phương tiện khác do Chủ tịch Hội đồng quản trị tổ chức tín dụng quyết định và quy định quy trình vận chuyển, bảo vệ, các biện pháp đảm bảo an toàn tài sản. Trường hợp đột xuất hoặc khối lượng vận chuyển và giá trị tài sản lớn, vận chuyển đường dài, phải thuê phương tiện khác như: máy bay, tàu hoả, tàu biển do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước quyết định (đối với tài sản của Ngân hàng Nhà nước) hoặc do Chủ tịch Hội đồng quản trị tổ chức tín dụng quyết định (đối với tài sản của tổ chức tín dụng). Điều 15. Nguyên tắc vận chuyển 1. Việc vận chuyển tiền, tài sản quý và giấy tờ có giá trong hệ thống Ngân hàng Nhà nước và tổ chức tín dụng phải bảo đảm các nguyên tắc : a) Phải có lệnh điều chuyển của cấp có thẩm quyền; b) Vận chuyển bằng xe chuyên dùng hoặc phương tiện vận chuyển chuyên dùng; c) Bố trí đủ nhân lực áp tải, bảo vệ trong các chuyến vận chuyển; d) Giữ bí mật hành trình vận chuyển. 2. Thống đốc Ngân hàng Nhà nước quy định tiêu chuẩn xe, phương tiện vận chuyển và phương tiện kỹ thuật chuyên dùng; quy trình vận chuyển tiền, tài sản quý, giấy tờ có giá trong hệ thống Ngân hàng Nhà nước và tổ chức tín dụng. 3.3.3.2. Nhiệm vụ, trách nhiệm của đơn vị, cá nhân trong vận chuyển hàng đặc biệt Để ngăn chặn hành vi đánh cướp, đánh tráo hoặc bất kỳ hành vi nào làm thất thoát, hư hỏng tiền vận chuyển thì việc bảo vệ vận chuyển cực kỳ quan trọng. Khi có yêu cầu của NHNN, Bộ Công an có trách nhiệm tổ chức lực lượng bảo vệ an toàn các chuyến vận chuyển tiền, tài sản quý và giấy tờ có giá của Ngân hàng Nhà nước Nghiêm cấm các trạm kiểm soát, các đội tuần tra cơ động khám xét dọc đường đối với xe và các phương tiện vận chuyển chuyên dùng đang làm nhiệm vụ vận chuyển tiền, tài sản quý và giấy tờ có giá của Ngân hàng Nhà nước và các tổ chức tín dụng; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. CP D Co lle ge 20 Các cơ quan có thẩm quyền có trách nhiệm cấp giấy phép ưu tiên cho các phương tiện làm nhiệm vụ vận chuyển tiền, tài sản quý và giấy tờ có giá của Ngân hàng Nhà nước để đi trong giờ cao điểm, qua các cầu phà và vào các đường cấm. Uỷ ban nhân dân các cấp có trách nhiệm phối hợp với Ngân hàng Nhà nước, tổ chức tín dụng xử lý kịp thời những sự cố xảy ra trong các chuyến vận chuyển tiền, tài sản quý và giấy tờ có giá của Ngân hàng Nhà nước và tổ chức tín dụng xảy ra trên địa bàn khi được thông báo. Điều 51. Tổ chức tiếp nhận hàng đặc biệt Khi hàng đặc biệt vận chuyển đến nơi nhận, đơn vị nhận hàng phải huy động lực lượng lao động trong đơn vị tiếp nhận hàng nhanh nhất (kể cả ngoài giờ làm việc hoặc ngày nghỉ) đưa hàng vào kho tiền bảo quản an toàn. Điều 52. Lực lương lao động vận chuyển hàng đặc biệt và trách nhiệm của người áp tải 1. Khi vận chuyển hàng đặc biệt phải có đủ lực lượng điều khiển phương tiện, áp tải, bảo vệ. 2. Người áp tải là người phụ trách chung trên đường vận chuyển, chịu trách nhiệm đảm bảo an toàn hàng đặc biệt; tổ chức thực hiện việc giao nhận, vận chuyển theo đúng những quy định tại Chế độ này. Trường hợp khối lượng, giá trị hàng đặc biệt vận chuyển lớn phải tổ chức thành đoàn xe, có một số người áp tải, thì Giám đốc chỉ định một cán bộ áp tải làm trưởng đoàn. Điều 53. Trách nhiệm bảo vệ vận chuyển hàng đặc biệt Xe vận chuyển hàng đặc biệt của Ngân hàng Nhà nước, do cảnh sát có vũ trang bảo vệ; tuỳ theo khối lượng, giá trị và tính chất của mỗi chuyến hàng mà ngân hàng bàn bạc, thống nhất với đơn vị cảnh sát để quyết định số lượng người đi bảo vệ. Trường hợp có một xe hàng thì ít nhất có hai cảnh sát bảo vệ. Lực lượng bảo vệ hoặc cảnh sát bảo vệ hàng đặc biệt có trách nhiệm: có phương án bảo vệ hàng, người và phương tiện từ khi bắt đầu nhận hàng đến khi giao hàng xong và trở về trụ sở cơ quan an toàn; chấp hành đúng quy định trong vận chuyển theo chế độ này; xử lý các trường hợp cụ thể xảy ra, không để xe bị kiểm tra, khám xét dọc đường. Khi xảy ra sự cố mất an toàn, phải trực tiếp chiến đấu và phân công các thành viên trong đoàn cùng phối hợp bảo vệ người, hàng đặc biệt và phương tiện. Điều 54.Trách nhiệm của người điều khiển phương tiện Người điều khiển phương tiện chịu trách nhiệm về kỹ thuật của phương tiện vận chuyển; chấp hành đúng quy định vận chuyển hàng đặc biệt theo Chế độ này; chấp hành luật lệ giao thông; chủ động xin giấy ưu tiên hoặc mua vé qua cầu, phà nhanh chóng. CP D Co lle ge