Kiểm soát nội bộ hoạt động mua hàng

KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ HOAÏT ÑOÄNG MUA HAØNG GV: Ngô Ngọc Linh TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TPHCM Muïc tieâu Sau khi nghieân cöùu noäi dung naøy, ngöôøi hoïc coù theå:  Giaûi thích ñöôïc ñaëc ñieåm cuûa chu trình mua haøng.  Neâu caùc loaïi sai soùt vaø gian laän thöôøng xaûy ra.  Trình baøy caùc muïc tieâu kieåm soaùt ñoái vôùi töøng khaâu trong hoaït ñoäng mua haøng.  Trình baøy caùc hoaït ñoäng kieåm soaùt thöôøng ñöôïc aùp duïng trong töøng khaâu cuûa hoaït ñoäng mua haøng.  Phaân tích moät soá loaïi gian laän cuï theå vaø caùch thöùc ñoái phoù. Noäi dung °Khaùi quaùt hoaït ñoäng mua haøng °Phöông phaùp thieát keá KSNB °KSNB hoaït ñoäng ñaët haøng °KSNB hoaït ñoäng nhaän haøng °KSNB hoaït ñoäng thanh toaùn °KSNB hoaït ñoäng kho haøng KHAÙI QUAÙT HOAÏT ÑOÄNG MUA HAØNG Phaàn 1 Hoaït ñoäng mua haøng Laø moät boä phaän quan troïng trong caùc hoaït ñoäng saûn xuaát kinh doanh cuûa doanh nghieäp: Hoaït ñoäng mua haøng Hoaït ñoäng saûn xuaát Hoaït ñoäng baùn haøng Hoaït ñoäng taøi chính Hoaït ñoäng keá toaùn MUA HAØNG ÑAËT HAØNG NHAÄN HAØNG THANH TOAÙN Hoaït ñoäng mua haøng KHO HAØNG PHÖÔNG PHAÙP THIEÁT KEÁ KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ Phaàn 2 Phöông phaùp thieát keá Ruûi ro Xaùc ñònh muïc tieâu hoaït ñoäng Muïc tieâu Xaùc ñònh caùc ruûi ro lieân quan KSNB Xaùc ñònh caùc hoaït ñoäng kieåm soaùt caàn thieát Chính saùch Thuû tuïc Bieåu maãu Ví duï Ruûi ro Saûn phaåm ñöôïc baûo quaûn toát Muïc tieâu Coâng nhaân caåu thaû laøm hö hoûng saûn phaåm KSNB Quy ñònh tyû leä hoûng cho pheùp Quy ñònh thöôûng, phaït Thoáng keâ tyû leä hoûng Baùo caùo tyû leä hoûng Chính saùch Thuû tuïc Bieåu maãu Phöông phaùp thieát keá • Caùc loaïi thuû tuïc kieåm soaùt °Phaân chia traùch nhieäm °UÛy quyeàn vaø xeùt duyeät °Kieåm soaùt chöùng töø °Kieåm tra ñoäc laäp °Baûo veä taøi saûn °Chæ soá hoaït ñoäng °Quaûn trò chöùc naêng KSNB KHAÂU ÑAËT HAØNG Phaàn 3 Muïc tieâu kieåm soaùt vaø ruûi ro khaâu ñaët haøng • RUÛI RO • Haøng khoâng ñuùng chuûng loaïi, quy caùch (R1) • Mua haøng khoâng ñuû (R2) • Mua haøng thöøa (R3) • Haøng keùm chaát löôïng (R4) • Giaù khoâng hôïp lyù (R5) • Maát chieát khaáu (R6) • Mua khoáng (R7) • MUÏC TIEÂU KS • Mua haøng ñuùng chuûng loaïi, quy caùch • Soá löôïng mua toái öu • Chaát löôïng ñaït yeâu caàu • Giaù hôïp lyù • Giaù toái öu • Thöïc söï coù mua KSNB khaâu ñaët haøng • Phaân chia traùch nhieäm: • Coù caàn toå chöùc boä phaän mua haøng ñoäc laäp vôùi boä phaän söû duïng ? Taïi sao? Haïn cheá vieäc mua haøng quaù nhu caàu (R2) Coù theå mua haøng coù chaát löôïng hôn (R4) Kieåm soaùt ñöôïc tình hình voán löu ñoäng (R2, R3) Coù theå giaûm giaù mua (R5, R6) Haïn cheá khaû naêng mua haøng khoáng (R7) KSNB khaâu ñaët haøng • UÛy quyeàn vaø xeùt duyeät: • Ai xeùt duyeät nghieäp vuï ñaët haøng? °Treân xxx ñoàng : Boä phaän mua haøng (R1 – R7) °Treân yyy ñoàng : Nhaø quaûn lyù caáp cao (R1 – R7) KSNB khaâu ñaët haøng • Kieåm soaùt chöùng töø: • Muïc ñích Phieáu ñeà nghò mua haøng? Neâu caùc noäi dung chöùng töø naøy? °Mua haøng ñuùng chuûng loaïi (R1), soá löôïng (R2, R3), Haïn cheá khaû naêng mua haøng khoáng (R7) °Teân haøng, quy caùch, soá löôïng, nhaø cung caáp ñeà nghò, xeùt duyeät cuûa ngöôøi phuï traùch boä phaän KSNB khaâu ñaët haøng • Kieåm soaùt chöùng töø • Khi naøo khoâng caàn Phieáu ñeà nghò mua haøng?  Giaù trò haøng mua nhoû döôùi xxx ñoàng  Ñoái vôùi caùc maët haøng löu chuyeån (haøng hoùa, nguyeân vaät lieäu) ñaõ coù ñònh möùc toàn toái thieåu. Luùc naøy caàn thöïc hieän thuû tuïc thích hôïp ñeå raø soaùt tình traïng toàn kho haøng ngaøy. KSNB khaâu ñaët haøng • Kieåm soaùt chöùng töø: • Muïc ñích Ñôn ñaët haøng? Neâu caùc noäi dung chöùng töø naøy? °Mua haøng ñuùng chuûng loaïi (R1), soá löôïng (R2,R3), chaát löôïng ñaït yeâu caàu (R4), giaù caû hôïp lyù (R5, R6). °Soá hieäu, ngaøy thaùng, teân nhaø cung caáp, teân haøng, quy caùch, maõ soá (catalog), soá löôïng, ñôn giaù, phöông thöùc giao haøng, phöông thöùc thanh toaùn KSNB khaâu ñaët haøng Caùc thuû tuïc ñaëc bieät: Laøm sao ñeå mua haøng ñuùng giaù? °Taát caû caùc nghieäp vuï mua haøng töø xxx ñoàng trôû leân phaûi do ngöôøi coù thaåm quyeàn pheâ duyeät.(R4) °Phaûi coù ít nhaát x baûn chaøo giaù cho laàn mua haøng ñaàu tieân hoaëc khi giaù taêng quaù n % (R4) °Söû duïng phöông phaùp ñaáu thaàu.(R4) KSNB khaâu ñaët haøng • Caùc thuû tuïc ñaëc bieät: • Laøm sao ñeå soá löôïng ñaët haøng vaø döï tröõ laø toái öu? °Söû duïng moâ hình EOQ ñeå xaùc ñònh soá laàn ñaët haøng toái öu (R2, R3) °Söû duïng moâ hình ROP ñeå xaùc ñònh soá löôïng döï tröõ toái thieåu.(R2, R3) °Söû duïng heä thoáng JIT (R2, R3) KSNB khaâu ñaët haøng • Caùc thuû tuïc ñaëc bieät • Chính saùch löïa choïn nhaø cung caáp  Xaây döïng tieâu chuaån  Laäp hoà sô nhaø cung caáp  Xaây döïng vaø duy trì danh saùch nhaø cung caáp  Ñaùnh giaù thöôøng xuyeân nhaø cung caáp  Kyù keát caùc cam keát daøi haïn KSNB khaâu ñaët haøng • Chæ soá hoaït ñoäng/Quaûn trò chöùc naêng: • Coù theå ñoái chieáu chæ tieâu naøo? Phaân tích tyû soá naøo? °So saùnh thöïc teá - döï toaùn, kyø naøy - kyø tröôùc. °Tyû leä laõi goäp °Giaù thaønh saûn phaåm °Soá voøng quay haøng toàn kho KSNB khaâu ñaët haøng Thoâng tin vaø truyeàn thoâng  Caùc chính saùch vaø thuû tuïc roõ raøng  Thoâng tin vôùi nhaø cung caáp o Ñôn ñaët haøng o Chaáp nhaän ÑÑH o Caùc thay ñoåi trong quaù trình giao dòch  Hoà sô theo doõi ÑÑH chöa thöïc hieän  Hoà sô theo doõi ÑÑH ñaõ thöïc hieän KSNB khaâu ñaët haøng • Taát caû caùc giaûi phaùp treân hình nhö chöa ñuû ñeå ñaït ñöôïc caùc muïc tieâu. Coù theå ñeà xuaát caùc thuû tuïc boå sung naøo? °Kieåm tra noäi boä ñònh kyø °Trình ñoä ñoäi nguõ nhaân vieân mua haøng °Baàu khoâng khí trung thöïc °Caùc chính saùch nhaân söï R1 R2 R3 R4 R5 R6 R7 Bộ phận mua hàng độc lập X X X X X X X Ủy quyền và xét duyệt X X X X X X X Phiếu đề nghị mua hàng X X X X Đơn đặt hàng X X X X X X Bản chào giá/đấu thầu X EOQ/ROP/JIT X X Chính sách nhà cung cấp X X X Chỉ số hoạt động X X X X X X X MA TRẬN THỦ TỤC KIỂM SOÁT – RỦI RO KSNB KHAÂU NHAÄN HAØNG Phaàn 4 KSNB khaâu nhaän haøng RUÛI RO Nhaän haøng khoâng ñuùng chuûng loaïi (X1) Nhaän haøng khoâng ñuùng soá löôïng (X2) Haøng bò thaát thoaùt (X3) Haøng nhaäp khoâng ñöôïc ghi cheùp (X4) Nhaäp khoáng (X5) MUÏC TIEÂU KS Nhaän haøng ñuùng chuûng loaïi, quy caùch Nhaän haøng ñuùng soá löôïng Haøng nhaän an toaøn Ghi cheùp ñaày ñuû caùc nghieäp vuï nhaäp kho Khoâng nhaäp khoáng KSNB khaâu nhaän haøng • Phaân chia traùch nhieäm • UÛy quyeàn vaø pheâ chuaån • Kieåm soaùt chöùng töø • Kieåm tra ñoäc laäp • Baûo veä taøi saûn KSNB khaâu nhaän haøng • Phaân chia traùch nhieäm: • Coù caàn toå chöùc boä phaän nhaän haøng ñoäc laäp vôùi boä phaän mua haøng vaø kho/söû duïng ? Taïi sao?  Taêng cöôøng khaû naêng nhaän haøng ñuùng chuûng loaïi, quy caùch, soá löôïng (X1 – X3)  Haïn cheá khaû naêng nhaäp khoáng (X5) KSNB khaâu nhaän haøng • UÛy quyeàn vaø xeùt duyeät • Ai xeùt duyeät nghieäp vuï nhaän haøng?  Nhaân vieân nhaän haøng  Boä phaän kieåm tra chaát löôïng (neáu caàn)  Thuû kho KSNB khaâu nhaän haøng • Kieåm soaùt chöùng töø • Coù caàn laäp Phieáu nhaäp/Baùo caùo nhaän haøng? Caùc noäi dung?  Taêng cöôøng khaû naêng nhaän haøng ñuùng soá löôïng, chuûng loaïi, quy caùch (X1 – X2)  Traùnh thaát thoaùt (X3)  Haïn cheá khaû naêng nhaäp khoáng (X5)  Ghi cheùp ñaày ñuû nghieäp vuï nhaäp haøng (X4) KSNB khaâu nhaän haøng Baûo veä taøi saûn  Quaù trình nhaän haøng phaûi coù chöùng kieán cuûa boä phaän nhaän vaø thuû kho  Haøng phaûi ñöôïc nhaäp kho kòp thôøi  Kho baûo quaûn an toaøn  Ghi cheùp kòp thôøi nghieäp vuï nhaäp haøng  Kieåm keâ ñònh kyø vaø ñoái chieáu vôùi soå saùch KSNB KHAÂU THANH TOAÙN Phaàn 5 KSNB khaâu thanh toaùn RUÛI RO Ghi cheùp sai soùt (T1) Ghi cheùp nôï khoáng (T2) Ghi cheùp nôï thieáu (T3) Ghi nhaàm ñoái töôïng (T4) Traû nôï khoâng ñuùng haïn (T5) MUÏC TIEÂU Soá tieàn chính xaùc Nôï phaûi traû coù thöïc Nôï phaûi traû ñaày ñuû Ghi ñuùng ñoái töôïng. Theo doõi nôï ñeán haïn traû • Phaân chia traùch nhieäm • UÛy quyeàn vaø pheâ chuaån • Kieåm soaùt chöùng töø • Ñoái chieáu vaø xöû lyù khaùc bieät KSNB khaâu thanh toaùn Phaân chia traùch nhieäm  Boä phaän keá toaùn nôï phaûi traû caàn ñöôïc toå chöùc ñoäc laäp vôùi caùc boä phaän mua haøng, nhaän haøng, kho haøng (T1 – T5) Uûy quyeàn vaø xeùt duyeät  Taát caû moïi tröôøng hôïp thanh toaùn phaûi ñöôïc xeùt duyeät bôûi ngöôøi coù thaåm quyeàn cuûa boä phaän keá toaùn (T1, T2, T4, T5) KSNB khaâu thanh toaùn Kieåm soaùt chöùng töø, soå saùch  Vieäc thanh toaùn chæ thöïc hieän khi coù ñaày ñuû chöùng töø goác (phieáu nhaäp, hoùa ñôn, ñôn ñaët haøng ...) ñính keøm vôùi Phieáu chi, sec (T1, T2, T4)  Caùc chöùng töø goác phaûi ñöôïc kieåm tra veà tính chính xaùc, hôïp leä, hôïp lyù tröôùc khi chaáp nhaän thanh toaùn (T1, T2, T4)  Chöùng töø chi hoaøn thaønh phaûi ñöôïc löu tröõ ñaày ñuû vaø theo soá thöù töï phieáu chi/sec (T2) KSNB khaâu thanh toaùn Kieåm soaùt chöùng töø, soå saùch  Môû soå theo doõi chi tieát nhaø cung caáp (T1 – T5)  Töø danh saùch nhaø cung caáp, xaây döïng maõ soá NCC. Kieåm tra maõ soá tröôùc khi ghi nhaän caùc khoaûn phaûi traû (T4)  Laäp baùo caùo tình hình nôï phaûi traû cuoái kyø coù phaân tích theo thôøi haïn traû (T1 – T5) KSNB khaâu thanh toaùn Ñoái chieáu vaø xöû lyù khaùc bieät  Ñònh kyø ñoái chieáu giöõa caùc boä phaän mua haøng, nhaän haøng vaø keá toaùn nôï phaûi traû ñeå ghi nhaän caùc cheânh leäch soá lieäu (T1 – T5)  Ñoái chieáu giöõa toång hôïp vaø chi tieát nôï phaûi traû ngöôøi baùn (T1 – T5)  Ñoái chieáu giöõa Giaáy baùo cuûa nhaø cung caáp vôùi soá lieäu theo doõi chi tieát (T1 – T5)  Chænh hôïp caùc cheânh leäch vôùi bieåu maãu thích hôïp (T1 – T5) KSNB khaâu thanh toaùn KSNB HAØNG TOÀN KHO Phaàn 6 KSNB ñoái vôùi haøng toàn kho MUÏC TIEÂU KIEÅM SOAÙT: HTK khoâng bò thaát thoaùt, tham oâ hay söû duïng sai muïc ñích Kieåm soaùt ñöôïc tình traïng vaø phaåm chaát HTK HTK ñöôïc ghi cheùp chính xaùc treân soå saùch lieân quan Tuaân thuû caùc quy ñònh lieân quan ñeán HTK RUÛI RO: Haøng toàn kho bò thaát thoaùt, tham oâ, söû duïng sai muïc ñích Haøng toàn kho bò hö hoûng, loãi thôøi. Haøng toàn kho bò ghi cheùp sai, aûnh höôûng ñeán BCTC Khoâng tuaân thuû caùc quy ñònh HTK bò thaát thoaùt, tham oâ hay söû duïng sai muïc ñích • 1. Boå nhieäm thuû kho • 2. Toå chöùc kho an toaøn vaø ngaên naép. • 3. Haïn cheá tieáp caän kho • 4. Moïi tröôøng hôïp xuaát kho ñeàu coù pheâ duyeät. • 5. Giaùm saùt nhaäp xuaát kho • 6. Ghi cheùp theû kho • 7. Kieåm keâ kho ñònh kyø vaø baát thöôøng • 8. Söû duïng heä thoáng keâ khai thöôøng xuyeân Kieåm keâ haøng toàn kho 1. Coù keá hoaïch kieåm keâ chi tieát 2. 2. Kieåm soaùt chaët vieäc khoùa soå tröôùc kieåm keâ 3. Taùch bieät caùc haøng hoùa cuûa ngöôøi khaùc 4. Kieåm soaùt vieäc ñieàu chuyeån HTK trong luùc kieåm keâ 5. Giaùm saùt vieäc caân, ñong, ño, ñeám. 6. Choïn maãu kieåm tra keát quaû kieåm keâ (kieåm keâ laïi) 7. Baùo caùo vaø xöû lyù cheânh leäch kieåm keâ Haøng toàn kho bò hö hoûng, loãi thôøi. 1. Nguyeân taéc FIFO 2. Baùo caùo ñònh kyø veà haøng maát chaát löôïng 3. Toå chöùc kho an toaøn vaø ngaên naép. 4. Kieåm keâ kho ñònh kyø vaø baát thöôøng 5. Tính soá voøng quay ñeå phaùt hieän caùc maët haøng chaäm löu chuyeån 6. Söû duïng caùc moâ hình quaûn lyù HTK thích hôïp./. Soá voøng quay haøng toàn kho Haøng toàn kho Haøng chôø thanh lyù Haøng chaäm löu chuyeån Haøng löu chuyeån SVQ nhoùm A SVQ nhoùm B SVQ nhoùm C SVQ maët haøng X SVQ maët haøng Y Baùo caùo veà tình hình thanh lyù 1. Söû duïng caùc chöùng töø caàn thieát nhö Phieáu nhaäp, Phieáu xuaát, Leänh baùn haøng vaø Phieáu giao haøng vôùi bieåu maãu ñaày ñuû. 2. Ghi cheùp kòp thôøi. 3. Ñoái chieáu ñònh kyø giöõa caùc boä phaän 4. Kieåm keâ ñònh kyø vaø baát thöôøng 5. Söû duïng heä thoáng keâ khai thöôøng xuyeân. 6. Söû duïng maùy tính./. Haøng toàn kho bò ghi cheùp sai, aûnh höôûng ñeán BCTC Ñoái chieáu ñònh kyø KHO Boä phaän Mua haøng Boä phaän nhaän haøng Keá toaùn nôï phaûi traû Boä phaän saûn xuaát Boä phaän baùn haøng Baùo caùo vaø giaûi thích cheânh leäch soá lieäu Caùc quy ñònh lieân quan ñeán HTK khoâng ñöôïc tuaân thuû 1. Thu thaäp caùc quy ñònh phaùp luaät lieân quan veà baûo veä moâi tröôøng, phoøng choáng chaùy noå, an toaøn lao ñoäng 2. Xaây döïng caùc quy ñònh noäi boä chi tieát vaø chaët cheõ. 3. Phoå bieán vaø toå chöùc huaán luyeän caùc nhaân vieân lieân quan veà caùc quy ñònh naøy. 4. Toå chöùc kieåm tra ñònh kyø vaø ñoät xuaát veà vieäc tuaân thuû caùc quy ñònh