Kêt thúc dự án

11 Chương 8 KẾT THÚC DỰ ÁN 1. Khi nào kết thúc dự án 2. Các hình thức kết thúc dự án 3. Tổ chức kết thúc dự án 4. Báo cáo tổng kết 2 1. Khi nào kết thúc dự án Mọi dự án đều đi đến chỗ kết thúc nhưng hình thái sẽ khác nhau
Kết thúc dự án cĩ thể diễn ra khi dự án hồn thành hoặc kết thúc sớm.
Việc kết thúc sớm sẽ gặp nhiều khĩ khăn. Các dự án cĩ khuynh hướng tự phát triển vịng đời của chúng, thời gian gần như độc lập dù thời gian cĩ cĩ thành cơng hay khơng. 23 1. Khi nào kết thúc dự án
Các yếu tố thành cơng thì đa dạng, các yếu tố thất bại thì khơng rõ ràng.
Những quyết định cần phải kết thúc dự án trong các tình huống sau: – Dự án thành cơng rực rỡ, đạt các mục tiêu đặt ra. – Dự án khơng phù hợp với mục tiêu tổng thể, mục tiêu ban đầu. Việc kết thúc sẽ tránh lãng phí thêm, gây mất hiệu quả của vốn đầu tư. 4 1. Khi nào kết thúc dự án – Dự án gặp những rủi ro về kinh tế, kỹ thuật, mơi trường. Lúc này cần mạnh dạn quyết định kết thúc dự án. 35 1. Khi nào kết thúc dự án Nguyên nhân – Nguồn lực thực hiện dự án khơng được đáp ứng ở mức tối thiểu. Nếu khơng kết thúc, dự án sẽ kéo dài triền miên và nằm trong tình trạng bị bỏ lửng. – Tổ chức dự án là khơng cần thiết khi tổ chức hiện thời khơng cịn thích hợp với mục tiêu, nhiệm vụ của dự án hoặc năng lực của nhĩm dự án khơng thích hợp với yêu cầu của dự án. 6 1. Khi nào kết thúc dự án – Thiếu hỗ trợ từ phía các nhà quản trị cấp cao. Dự án khơng chỉ cần về kinh tế mà cịn cả sự chỉ đạo, sự đồng lịng của các thành viên. – Lập kế hoạch kém. ðây là nguyên nhân chủ yếu dẫn tới sự thất bại của dự án. – Khảo sát ban đầu sơ sài, khơng đủ thơng tin dẫn tới khi triển khai gặp quá nhiều khĩ khăn. 47 2.Các hình thức kết thúc dự án a/ Kết thúc hồn tồn
Về tổ chức, kết thúc hồn tồn khi dự án ngưng hoạt động.
Cĩ thể, nĩ cĩ đã đạt được mục tiêu hoặc cĩ thể bị ngưng do khơng thành cơng hoặc bị loại bỏ.
Dự án cũng cĩ thể bị chấm dứt tức thời với các lý do chính trị. 8 2.Các hình thức kết thúc dự án a/ Kết thúc hồn tồn
Khi kết thúc dự án, các hoạt động chính sẽ ngừng, tuy nhiên, nhiều hoạt động khác vẫn cĩ thể tiếp diễn, nhất là mặt tổ chức. Thường là những việc liên quan đến báo cáo, tài sản thanh lý, thanh lý hợp đồng. 59 2.Các hình thức kết thúc dự án b/ Kết thúc bằng hình thức bổ sung - sát nhập
Các dự án mang tính nội bộ do một cơng ty mẹ tổ chức thực hiện cĩ thể thay đổi bằng các hình thức chuyển giao sát nhập với cùng tổ chức từ cơng ty mẹ. 10 2.Các hình thức kết thúc dự án b/ Kết thúc bằng hình thức bổ sung - sát nhập
Khi dự án ban đầu thành cơng hoặc cĩ những tín hiệu tốt, dự án cĩ thể được bổ sung, mở rộng và dẫn tới dự án ban đầu sẽ kết thúc để sát nhập, mở rộng. Trong hình thức kết thúc này cĩ rất nhiều sức ép, cơng việc phát sinh và chuyển đổi (nhân sự, tài sản, cơng nghệ) 611 2.Các hình thức kết thúc dự án c/ Kết thúc bằng các bỏ rơi.
ðĩ thường là hình thức giảm ngân sách và dẫn tới dự án đi đến kết thúc.
Khi dự án kém hiệu quả, ngân sách bị cắt giảm sẽ dẫn tới dự án bị bỏ rơi một cách từ từ, nhân sự thay đổi sang vị trí khác,… 12 2.Các hình thức kết thúc dự án c/ Kết thúc bằng các bỏ rơi.
Thực chất dự án đã đĩng nhưng nĩ vẫn tồn tại trên cơ sở pháp lý.
Nguyên nhân là do lãnh đạo khơng muốn kết thúc dự án khơng thành cơng hoặc dự án bị lỗi thời hoặc nhiều nguyên nhân khác. 713 3. Tổ chức kết thúc dự án Kết thúc dự án gồm 2 vấn đề là (i) Ra quyết định cĩ kết thúc dự án hay khơng (ii) Tổ chức kết thúc như thế nào. 14 3. Tổ chức kết thúc dự án a/ Ra quyết định
Cĩ hai tình huống ra quyết định kết thúc dự án – Nằm trong lịch trình
Quyết định nằm trong lịch trình khi dự án đạt được những thành cơng hoặc thất bại của dự án.
Khi đĩ sẽ cĩ các tiêu chí để đánh giá để ra quyết định cĩ kết thúc dự án hay khơng. 815 3. Tổ chức kết thúc dự án – Căn cứ vào các tình huống thực tế.
Dự án gặp quá nhiều khĩ khăn, quá xa vời so với mục tiêu.
Dự án đã đạt được những mục tiêu đặt ra 16 3. Tổ chức kết thúc dự án b/ Quá trình thực hiện
Quá trình kết thúc dự án thực tế cĩ thể được lên kế hoạch hoặc thực hiện tuần tự hoặc làm tự phát.
Việc lên kế hoạch để thu xếp thời gian, kinh phí… đặc biệt là những cơng trình trọng điểm, cần sự tham dự của các cấp lãnh đạo. 917 3. Tổ chức kết thúc dự án
Việc cần thực hiện kết thúc dự án bao gồm: – Kiểm sốt và đảm bảo rằng các cơng việc của dự án đã được hồn tất tồn bộ, kể cả các cơng việc do nhà thầu phụ thực hiện. – Thơng báo cho khách hàng về việc dự án sẽ kết thúc cũng như các kết quả đạt được về khối lượng cơng việc hồn thành. – Hồn tất hồ sơ bao gồm hồ sơ thanh quyết tốn, bản đánh giá quá trình thực hiện cơng việc và đạt được các kết quả cụ thể, báo cáo tổng kết cuối cùng của dự án, các số liệu, sổ sách của dự án. 18 3. Tổ chức kết thúc dự án
Việc cần thực hiện kết thúc dự án bao gồm: – Giải quyết các vấn đề về pháp luật của dự án, lưu hồ sơ, các chứng từ cần thiết. – Thanh quyết tốn, kiểm tốn. Bố trí lại nhân sự, nguyên vật liệu, thiết bị và bất cứ nguồn lực nào cần thiết. – Xác định rõ những nhu cầu cần hỗ trợ, đề xuất việc thực hiện và người chịu trách nhiệm sau này trong trường hợp duy trì dự án. 10 19 4. Báo cáo tổng kết Mọi hệ thống quản lý dự án tốt đều ghi đầy đủ các thơng tin về dự án. Báo cáo tổng kết là tĩm tắt nhật ký ghi lại về quá trình và lịch sử phát triển, thực hiện dự án. Mục đích cơ bản nhằm cải thiện các dự án trong tương lai. 20 4. Báo cáo tổng kết a/ Quá trình thực hiện dự án
Cần so sánh kết quả mà dự án đạt được với mục tiêu ban đầu của dự án.
Sự so sánh này cĩ phạm vi rộng, bao gồm những phân tích cụ thể về sai lệnh giữa kế hoạch và thực tế, cũng như những đánh giá sâu sắc về tình huống thành cơng hoặc thất bại của dự án. 11 21 4. Báo cáo tổng kết b/ Các vấn đề về kỹ thuật và cơng nghệ.
Là vấn đề cốt lõi, thu hút nhiều sự quan tâm của những bên liên quan.
Báo cáo tổng kết cần nêu được các vấn đề chính về khoa học, kỹ thuật mà dự án phải đối phĩ, các biện pháp giải quyết, các thành cơng, thất bại để làm bài học cho các dự án tương tự trong tương lai. 22 4. Báo cáo tổng kết c/ Hoạt động hành chính
Mảng hành chính thường phát sinh nhiều vấn đề do vậy các thủ tục hành chính cần được xem xét, kiểm tra và ghi lại kết quả, tìm hiểu lý do mang lại hiệu quả hoặc chưa hiệu quả cho dự án. 12 23 4. Báo cáo tổng kết d/ Mơ hình tổ chức của dự án.
Mỗi tổ chức của dự án cĩ những thuận lợi và bất lợi cụ thể. Báo cáo tổng kết phải phân tích những gì mà mơ hình tổ chức đĩ đĩng gĩp hoặc ngăn cản sự phát triển hay gây thiệt hại cho dự án. 24 4. Báo cáo tổng kết e/Dự án và nhĩm nhân viên
Báo cáo đánh giá về năng lực của các nhân viên tham gia dự án.
Trong trường hợp dự án là do cơng ty mẹ đứng ra quản lý, báo cáo đề cập tới năng lực của nhân viên tham gia dự án, tính phù hợp của năng lực,.. đĩ là căn cứ để cơng ty mẹ sắp xếp nhân lực cho các dự án sau này. 13 25 4. Báo cáo tổng kết f/ Kỹ năng quản trị dự án
Sự thành cơng của dự án phụ thuộc vào các kỹ năng dự báo, lập kế hoạch, lập ngân sách, lên chương trình, phân bổ nguồn lực, quản trị rủi ro, kiểm sốt thực hiện.
Kỹ năng quản trị dự án là quan trọng vì vậy cần xem xét kỹ vấn đề này. 26