Kế toán tài chính 3 - Chương 1: Chứng từ kế toán

1Trường Đại học Mở TPHCM – Khoa Kế toán Kiểm toán 1 • Sau khi học xong chương này sinh viên có thể: – Phân tích ý nghĩa, vai trò của chứng từ kế toán – Phân loại, xử lý và lập được một số chứng từ kế toán – Phân tích các quy định pháp lý lên quan đến lập, lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán – Áp dụng các kiến thức đã học trên một số chứng từ kế toán 2 Mục tiêu 2• Chứng từ kế toán • Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán. 3 Nội dung • Luật kế toán 03/2003/QH11 • Nghị định 129/2004/NĐ-CP • Chế độ chứng từ kế toán: Thông tư 200/2014/TT-BTC. • Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 • Thông tư 119/2014/TT- BTC ngày 25/8/2014 • Thông tư 26/2015/TT-BTC ngày 27/2/2015 4 Tài liệu tham khảo 35 Chứng từ kế toán Khái niệm, vai trò Phân loại Yêu cầu Các yếu tố cơ bản Lập, lưu chuyển, bảo quản và lưu trữ • Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ảnh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ để ghi sổ kế toán. 6 Khái niệm, vai trò 4• Khâu ghi chép ban đầu có ý nghĩa quan trọng đối với chất lượng thông tin kế toán. • Phương tiện truyền đạt thông tin phục vụ cho việc quản lý. • Cơ sở để kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế. • Có ý nghĩa pháp lý trong việc giải quyết các vụ tranh chấp, kiện tụng. 7 Khái niệm, vai trò (tiếp) • Ông A phải đi công tác Đà Nẵng – Chi nhánh của Công ty. Theo dự toán, ông A cần có khoản tiền chi phí 10.000.000đ. Theo các anh/chị, ông A cần phải làm gì để ứng được số tiền này từ công ty và công ty phải làm gì để chi số tiền này cho ông A. • Có rất nhiều khoản chi phí phát sinh: Chi phí đi máy bay, chi phí lưu trú ở khách sạn, chi phí taxi, chi phí ăn uống tiếp khách, Ông A phải làm gì? • Để thanh toán với số tiền đã tạm ứng, ông A phải làm gì? 8 Ví dụ 1 5• Theo nội dung kinh tế • Theo công dụng • Theo nguồn gốc 9 Phân loại chứng từ PHÂN LOẠI CHỨNG TỪ (tiếp) 10
Phân loại theo nội dung phản ảnh 10 • Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo Nợ, Giấy báo CóChứng từ về tiền tệ • Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho ...Chứng từ về hàng tồn kho • Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương ... Chứng từ về lao động và tiền lương • Hoá đơn GTGT (hay Hoá đơn bán hàng) ...Chứng từ về bán hàng • biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý Chứng từ về TSCĐ 6PHÂN LOẠI CHỨNG TỪ (tiếp) 11 11 Phân loại theo công dụng của chứng từ • Chứng từ mệnh lệnh • Chứng từ chấp hành • Chứng từ liên hợp Phân loại theo nguồn gốc của chứng từ • Chứng từ bên trong • Chứng từ bên ngoài CÁCH PHÂN LOẠI KHÁC 12 CHỨNG TỪ Chứng từ mệnh lệnh Chứng từ chấp hành Chứng từ gốc Chứng từ tổng hợp 7CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày .31.. tháng ..01.. năm ..20x0.. Trích yếu TK đối ứng Số tiền Ghi chúNỢ CÓ Thu nợ khách hàng 111 131 47.000.000 PT01, 03 Doanh thu bán hàng 111 511 20.000.000 PT02 Doanh thu bán hàng 111 333 2.000.000 PT02 Thu khác 111 138 2.000.000 PT04 TỔNG CỘNG X X 71.000.000 13 Số: 001/x0 Yêu cầu đối với chứng từ • Phải bảo đảm tính trung thực, khách quan, tính chính xác của số liệu. • Chứng từ kế toán phải có đầy đủ các yếu tố theo qui định. • Ghi chép trên chứng từ phải rõ ràng, đầy đủ, gạch bỏ phần còn trống, không được tẩy xóa, sửa chữa trên các chứng từ. 14 8CÁC YẾU TỐ CƠ BẢN CỦA CHỨNG TỪ • Tên gọi và số hiệu của chứng từ kế toán • Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán • Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ • Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ • Nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh • Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền ghi bằng chữ • Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt chứng từ và những người có liên quan đến chứng từ kế toán. 15 1 2 4 5 16 9• Căn cứ vào mẫu Phiếu chi, hãy cho biết trình tự ký duyệt trên chứng từ. 17 Bài tập thực hành 1 Trình tự Luân chuyển chứng từ kế toán Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán. Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán; Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt; Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán; 18 10 • Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế phát sinh. • Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực. • Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt. • Số tiền viết bằng chữ phải khớp đúng với số tiền viết bằng số. • Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than. 19 Lập chứng từ kế toán • Ngày 1/3/2014, Công ty TNHH Sunrise bán hạt nhựa PP cho Cơ sở Tân Hưng, số lượng là 500kg, đơn giá là 34.200đ/kg, giá chưa có thuế GTGT 10%, đã thu bằng tiền mặt. Giá xuất kho của lô hàng trên là 27.600đ/kg, mã lô hàng là 034. • Thông tin về người mua và bán: • Công ty TNHH Sunrise- Lô 8, Đường số 7, KCN Sóng Thần, Bình Dương- MST: 3700151088 • Cơ sở Tân Hưng- 3 Minh Phụng, Q11- MST 0309729158 Yêu cầu: a. Nêu tên các chứng từ có liên quan đến giao dịch trên b. Lập hóa đơn GTGT, phiếu thu, phiếu xuất kho 20 Bài tập thực hành 2 11 21 22 12 23 Ký duyệt chứng từ • Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt; • Quá trình ký, xét duyệt thường được trình bày dưới dạng lưu đồ 24 13 Nguồn: trang web công ty Misa Minh họa lưu đồ liên quan đến chi tiền 25 Nguyên tắc ký chứng từ • Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. • Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trước đó. 26 14 Nguyên tắc ký chứng từ (tiếp) • Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc người được uỷ quyền), của kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại ngân hàng. • Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống chữ ký đã đăng ký với kế toán trưởng. 27 Nguyên tắc ký chứng từ (tiếp) • Những cá nhân có quyền hoặc được uỷ quyền ký chứng từ, không được ký chứng từ kế toán khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của người ký. • Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do Tổng Giám đốc (Giám đốc) doanh nghiệp quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản. 28 15 Ví dụ 2 • Dựa vào lưu đồ chi tiền ở trên để giải thích: 1. Nếu kế toán thanh toán đi vắng, việc lập Phiếu chi có thể giao cho ai thực hiện? 2. Kế toán thanh toán sẽ làm những công việc gì trước khi lập Phiếu chi? 3. Giám đốc rất bận nên đề nghị sau khi kế toán trưởng ký là có thể chi; cuối ngày trình Giám đốc ký sau. Theo bạn có được không? 4. Nếu chứng từ được nhập và in ra từ máy tính, kế toán thanh toán có thể ghi Sổ kế toán ngay khi nhập liệu xong không? 29 • Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán; • Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan; • Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán. 30 Kiểm tra chứng từ kế toán 16 • Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện (Không xuất quỹ, thanh toán, xuất kho,) đồng thời báo ngay cho Giám đốc doanh nghiệp biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành. • Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ. 31 Kiểm tra chứng từ kế toán (tiếp) • Trước khi ghi sổ kế toán cần hoàn chỉnh chứng từ: – Ghi giá vào các chứng từ cần tính giá; – Phân loại chứng từ; – Lập chứng từ tổng hợp hoặc lập định khoản kế toán trên chứng từ. 32 Hoàn chỉnh chứng từ và ghi sổ kế toán 17 Bài tập thực hành 3 • Dưới đây là phiếu nhập kho do Thủ kho chuyển đến cho kế toán, bạn hãy hoàn chỉnh chứng từ này 33 34 18 • Sau khi ghi sổ kế toán xong, chứng từ kế toán cần phải được sắp xếp, phân loại, bảo quản và lưu trữ theo quy định của Luật kế toán. • Khi cần thanh lý phải lập biên bản ghi lại những tài liệu đã được thanh lý. 35 Bảo quản và lưu trữ chứng từ • 5 năm đối với chứng từ không dùng để ghi sổ kế toán và lập BCTC • 10 năm đối với chứng từ trực tiếp dùng để ghi sổ kế toán và lập BCTC, sổ sách kế toán, BCTC, báo cáo kiểm tra, kiểm toán, Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán... , tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư, tài liệu kế toán liên quan đến việc chia, tách, sáp nhập ..., hồ sơ kiểm toán. • Vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu 36 Thời hạn lưu trữ chứng từ 19 • Nêu hồ sơ kế toán làm cơ sở để lập các chứng từ gốc sau: – Hóa đơn bán hàng của doanh nghiệp – Phiếu xuất vật tư cho phân xưởng – Phiếu thu tiền mặt 37 Bài tập thực hành 4 TỔ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN Yêu cầu Công tác tổ chức chừng từ Danh mục chứng từ 38 20 Yêu cầu • Tuân thủ các quy định pháp lý • Phù hợp với đặc điểm của đơn vị – Đáp ứng yêu cầu quản lý – Phù hợp khả năng của đơn vị 39 • Xây dựng danh mục chứng từ kế toán sử dụng • Quản lý, thiết kế, và sử dụng biểu mẫu chứng từ • Hướng dẫn các bộ phận liên quan thực hiện đúng chế độ chứng từ kế toán • Lập và tổ chức thực hiện quy trình lưu chuyển chứng từ • Tổ chức xử lý chứng từ ở phòng kế toán • Tổ chức bảo quản và lưu trữ chứng từ 40 Công tác tổ chức chứng từ kế toán 21 • Danh mục chứng từ trong chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC. • Thông tư 39/2014/TT-BTC liên quan đến hoá đơn bán hàng hoá và dịch vụ. 41 Danh mục chứng từ