Kế toán, kiểm toán - Khuôn mẫu lý thuyết - Kiểm soát nội bộ

Khuôn mẫu lý thuyết Kiểm soát nội bộ GV: Ngô Ngọc Linh TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TPHCM 2 Mục tiêu • Sau khi nghiên cứu xong chương này, người học có thể: – Giải thích tầm quan trọng và các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát. – Nêu vai trò và các nội dung cơ bản của việc đánh giá rủi ro, bao gồm việc nhận dạng, phân tích rủi ro và quản trị sự thay đổi. – Trình bày mục đích và các nội dung của các hoạt động kiểm soát cơ bản trong tổ chức. – Giải thích vai trò và các nội dung của thông tin và truyền thông. – Trình bày các hoạt động giám sát trong tổ chức. – Nêu những đặc điểm của doanh nghiệp vừa và nhỏ trong việc tổ chức và duy trì hệ thống kiểm soát nội bộ. 3 Nội dung • Môi trường kiểm soát • Đánh giá rủi ro • Các hoạt động kiểm soát • Thông tin và truyền thông • Giám sát MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT Phần 1 5 Khái niệm • Môi trường kiểm soát phản ảnh sắc thái chung của một tổ chức, tác động đến ý thức của mọi người trong đơn vị, là nền tảng cho các bộ phận khác trong hệ thống kiểm soát nội bộ. 6 Ý thức Quy định Môi trường kiểm soát Các hoạt động kiểm soát 7 Các nhân tố • Tính trung thực và các giá trị đạo đức • Cam kết về năng lực • Hội đồng quản trị và Ủy ban Kiểm toán • Triết lý quản lý và phong cách điều hành • Cơ cấu tổ chức • Phân định quyền hạn và trách nhiệm • Chính sách nhân sự 8 Tính trung thực và các giá trị đạo đức • Trung thực và các giá trị đạo đức giúp: – Mang lại uy tín cho doanh nghiệp. – Giúp doanh nghiệp phát triển bền vững khi giải quyết hài hòa lợi ích với xã hội và các bên khác. – Tác động đến việc thực hiện các hoạt động kiểm soát trong tổ chức. • Trung thực và các giá trị đạo đức cần: – Loại trừ các áp lực (động cơ) và cơ hội dẫn đến gian lận – Xây dựng và hướng dẫn về đạo đức 9 Tại sao anh ta gian lận? Áp lực Mục tiêu phi thực tế Tiền thưởng theo công việc Điều chỉnh mục tiêu Khen thưởng hợp lý Kiểm soát yếu kém Kỷ luật không nghiêm minh Tăng cường kiểm soát Kỷ luật nghiêm minh Cơ hội Nghĩ như vậy là tốt Không biết cách xử lý sự mâu thuẫn lợi ích.. Ban hành hướng dẫn Làm gương cho NV Thiếu hiểu biết 10 Điều lệ về đạo đức kinh doanh CÔNG TY XYZ • Sự xác thực và đầy đủ của sổ sách và báo cáo kế toán • Mâu thuẫn quyền lợi • Ưng xử với viên chức Nhà nước, khách hàng và nhà cung cấp • Đóng góp chính trị • Quy định về thực hiện 11 Cam kết về năng lực • Cam kết về năng lực là người quản lý đặt yêu cầu các nhân viên đủ năng lực cho công việc được giao. • Cam kết về năng lực giúp: – Đáp ứng mục tiêu KSNB – Đảm bảo thực hiện các yêu cầu của thủ tục kiểm soát • Cam kết về năng lực cần: – Phải cụ thể hóa năng lực thành các yêu cầu về kiến thức và kỹ năng cho mỗi công việc cụ thể – Cần cân bằng giữa chi phí và lợi ích 12 Các thủ tục kiểm soát chỉ thực hiện được khi nhân viên đủ năng lực 13 Triết lý quản lý & phong cách điều hành Triết lý quản lý Quan điểm của nhà quản lý về: 1/ Mức độ chấp nhận rủi ro 2/ Báo cáo tài chính 3/ Lựa chọn chính sách kế toán Phong cách điều hành Cách thức nhà quản lý: 1/ Tổ chức kênh thông tin 2/ Thay đổi nhân sự quản lý Tác động khác nhau đến việc thực hiện các hoạt động kiểm soát 14 Bài tập • Hùng nhận tư vấn tổ chức hệ thống KSNB cho công ty ABC. Dựa trên hệ thống này tại công ty X đã áp dụng rất thành công, Hùng đưa vào công ty ABC và hoàn toàn thất bại. Công ty X và công ty ABC cùng ngành nghề kinh doanh và quy mô tương đương. • Tại sao? 15 Hội đồng quản trị & UB kiểm toán • HĐQT và UBKT giúp: – Tạo lập môi trường kiểm soát tốt – Giám sát ban quản lý • HĐQT và UBKT cần: – Năng lực và tận tâm – Có một số hợp lý các thành viên bên ngoài (không phải là nhà quản lý) 16 Cơ cấu tổ chức • Cơ cấu tổ chức giúp: – Cung cấp khuôn khổ trong đó hoạt động của tổ chức được lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và giám sát. • Cơ cấu tổ chức cần: – Xác định rõ quyền hạn và trách nhiệm chủ yếu đối với từng hoạt động, xác định cấp bậc cần báo cáo thích hợp. • Cơ cấu tổ chức khác nhau tùy theo quy mô và đặc điểm của tổ chức • Cơ cấu tổ chức thúc đẩy hoặc hạn chế việc thực hiện các hoạt động kiểm soát. 17 Sơ đồ tổ chức GÑ Taøi chính Keá toaùn tröôûng PTGÑ Taøi chính PTGÑ Kinh doanh QÑ PX A QÑ PX B TP Kyõ thuaät PT Kho GÑ Nhaø maùy A GÑ Nhaø maùy B GÑ KSCL GÑ Mua haøng PTGÑ Saûn xuaát Tröôûng KTNB Toång Giaùm ñoác Ban kieåm soaùt Hoäi ñoàng quaûn trò 18 Bài tập • Bạn nghĩ sao nếu sơ đồ tổ chức ở slide trước được thay đổi như sau: – Bộ phận Kiểm toán nội bộ trực thuộc Hội đồng quản trị. – Kế toán trưởng có trách nhiệm báo cáo cho Giám đốc kinh doanh 19 Phân định quyền hạn và trách nhiệm • Là việc xác định mức độ tự chủ, quyền hạn của từng cá nhân hay từng nhóm trong việc đề xuất và giải quyết vấn đề, trách nhiệm báo cáo đối với các cấp có liên quan. • Có hai khuynh hướng là tập quyền và phân quyền, mỗi phương hướng đều có ưu nhược điểm, ảnh hưởng đến KSNB. 20 Tập quyền Ưu điểm Nhược điểm Phân quyền Ưu điểm Nhược điểm Giải pháp? Giải pháp? 21 Chính sách nhân sự • Chính sách nhân sự là thông điệp của doanh nghiệp về: tính trung thực, hành vi đạo đức và năng lực mà doanh nghiệp mong đợi từ nhân viên • Biểu hiện qua: tuyển dụng, hướng nghiệp, đào tạo, đánh giá, tư vấn, động viên, khen thưởng và kỷ luật. 22 Bài tập Sự trung thực và các giá trị đạo đức Cam kết về năng lực Triết lý quản lý và phong cách điều hành Chính sách nhân sự 23 Áp dụng cho tổ chức vừa hoặc nhỏ Tự suy nghĩ 1. Việc duy trì môi trường kiểm soát có cần thiết cho tổ chức có quy mô vừa hoặc nhỏ? 2. Các nhân tố của môi trường kiểm soát có gì thay đổi khi áp dụng cho tổ chức có quy mô vừa hoặc nhỏ? ĐÁNH GIÁ RỦI RO Phần 2 25 Đánh giá rủi ro • Đánh giá rủi ro là quá trình nhận dạng và phân tích những rủi ro ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu, từ đó có thể quản trị được rủi ro. 26 Xác định mục tiêu Nhận dạng rủi ro Phân tích rủi ro Quản trị rủi ro Kiểm soát nội bộ 27 Xác định mục tiêu Mục tiêu Rõ ràng Ngầm hiểu Mục tiêu Hoạt động Tuân thủ BCTC Mục tiêu Toàn tổ chức Từng bộ phận Mục tiêu Tài chính Phi tài chính 28 Mục tiêu Hoạt động Tuân thủ BCTC • Hiệu lực và hiệu quả các hoạt động • Gắn với nhiệm vụ cơ bản của đơn vị • Ảnh hưởng đến phân bổ nguồn lực • Tuân thủ quy định và pháp luật • Tránh các nghĩa vụ pháp lý • Báo cáo tài chính đáng tin cậy • Tăng khả năng huy động nguồn lực • Thay đổi theo sự lựa chọn của nhà quản lý • Phụ thuộc vào tiêu chuẩn bên ngoài • Phụ thuộc vào tiêu chuẩn bên ngoài 29 Giao thoa giữa các mục tiêu Bảo vệ tài sản Mục tiêu hoạt động Tính hiệu quả của hoạt động Mục tiêu BCTC BCTC phản ảnh đúng tình hình tài sản và kết quả hoạt động Mục tiêu toàn đơn vị • Cần thiết lập một cách rõ ràng thông qua chính sách hay hướng dẫn chung. • Phải truyền đạt đến từng nhân viên, người quản lý và ban giám đốc • Cần có sự tương quan và nhất quán với chiến lược chung • Cần có sự nhất quán giữa kế hoạch kinh doanh và ngân sách với mục tiêu chung toàn đơn vị Mục tiêu bộ phận • Xuất phát từ mục tiêu chung nhưng mang những đặc điểm riêng biệt ở mức độ bộ phận • Cần có sự nhất quán giữa mục tiêu chung và mục tiêu bộ phận • Để đảm bảo tính đầy đủ của mục tiêu : cần nhận dạng những nhân tố quan trọng chi phối • Cần có sự kết hợp giữa nhà quản lý các cấp trong việc xây dựng mục tiêu 31 Chiến lược Mục tiêu toàn đơn vị Mục tiêu các bộ phận Ngân sách KH Kinh doanh 32 Bài tập • Bộ phận kiểm toán nội bộ của công ty A được giao nhiệm vụ đánh giá rủi ro. Công tác dựa trên các đã được xác định bởi các cấp quản lý. Các mục tiêu liên quan đến phát triển, các dài hạn và ngắn hạn cũng như của công ty. Năm nay, công ty dự kiến sẽ tăng doanh thu lên 30% chủ yếu nhờ thâm nhập vào thị trường Nga, một thị trường mới đầy hứa hẹn. Ngoài ra, công ty cũng đề ra các mục tiêu về và , khắc phục những trường hợp vi phạm quy định xuất khẩu thủy sản cũng như các lỗi về khấu hao trên báo cáo tài chính năm trước. • Từ nói trên, các bộ phận trong công ty thiết lập của mình. Phòng kinh doanh xác định năm nay phải tuyển thêm một nhân viên đã từng kinh doanh với đối tác Nga, trong khi bộ phận sản xuất đặt nhiệm vụ phải hoàn thành sớm phân xưởng 4. Điều này phải được phản ảnh trong của công ty để có tiền thực hiện các kế hoạch trên. 33 Nhận dạng rủi ro • Rủi ro là những sự kiện làm suy giảm mục tiêu 34 Nhận dạng rủi ro Rủi ro Bên trong Bên ngoài Rủi ro Hoạt động Tuân thủ BCTC Rủi ro Toàn đơn vị Từng bộ phận Sự thay đổi 35 Rủi ro về hoạt động • Không đạt được mục tiêu hoạt động cũng như cam kết của doanh nghiệp với bên ngoài • Tài sản và nguồn lực khác trong quá trình hình thành và sử dụng: mất mát, lãng phí, hư hỏng, lạm dụng, phá hoại 36 Rủi ro về tuân thủ • Vi phạm pháp luật VN • Vi phạm pháp luật quốc tế • Vi phạm các quy định 37 Rủi ro về BCTC • Tài sản không có trên thực tế. • Tài sản không thuộc quyền sở hữu của đơn vị. • Đánh giá không đúng giá trị tài sản và các khoản công nợ. • Doanh thu và chi phí không khai báo đầy đủ. • Thông tin trình bày không phù hợp với chuẩn mực kế toán 38 Nhân tố tác động đến rủi ro Nhân tố bên ngoài Nhân tố bên trong Sự phát triển của kỹ thuật Thay đổi trong nhu cầu KH Chiến lược hoặc hoạt động của đối thủ cạnh tranh Quy định của luật pháp Thảm họa thiên nhiên Thay đổi trong nền kinh tế Hệ thống thông tin Năng lực nhân viên Thay đổi người quản lý Bản chất hoạt động doanh nghiệp và khả năng nhân viên tiếp cận tài sản Năng lực Hội đồng quản trị/Uỷ ban kiểm toán Rủi ro toàn đơn vị 39 Rủi ro ở các bộ phận • Rủi ro ở các bộ phận/hoạt động liên quan đến việc thực hiện mục tiêu của bộ phận/hoạt động đó: – Bộ phận bán hàng – Bộ phận sản xuất – Bộ phận cung ứng – Bộ phận kế toán 40 Bài tập Tình huống Loại RR Cấp độ RR Nguồn gốc RR Tỷ giá biến động bất lợi cho mục tiêu tăng doanh thu Hoạt động Toàn ĐV Bên ngoài Chuẩn mực kế toán mới về báo cáo hợp nhất có hiệu lực năm nay Kho hàng chật nên không đáp ứng được kế hoạch tăng sản lượng Thanh tra môi trường lên kế hoạch kiểm tra các doanh nghiệp Hai nhân viên có kinh nghiệm ở phòng kinh doanh sẽ nghỉ năm nay Thêm nhiều doanh nghiệp mới trong ngành được thành lập 41 Phương pháp nhận dạng rủi ro • Các phương pháp nhận dạng rủi ro: – Các kỹ thuật phân tích như PEST, 5 F, 7 S – Thông qua việc nghiên cứu định kỳ sự thay đổi của nền kinh tế, ngành nghề có thể ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức – Thông qua công tác lập kế hoạch chiến lược, dự toán ngân sách • Cần tách biệt quá trình nhận dạng với quá trình phân tích rủi ro 42 Mô hình PEST • Mô hình PEST – Yếu tố chính trị - Political influences – Yếu tố kinh tế - Economic influences – Yếu tố xã hội – Social influences – Yếu tố kỹ thuật – Technological influences 43 Mô hình 5 F Cạnh tranh của đối thủ trong ngành Nhà cung cấp Khách hàng Các đối thủ tiềm năng Sản phẩm thay thế Khả năng ảnh hưởng về giá Khả năng ảnh hưởng về giá Sản phâm mới Các đối thủ mới 44 Mô hình 7 S • Mô hình 7S đánh giá các yếu tố bên trong: – Chiến lược kinh doanh – Strategy – Hệ thống – System – Cơ cấu– Structure – Nhân viên– Staff – Các giá trị chia sẻ - Shared values – Các kỹ năng – Skills – Cung cách kinh doanh - Styles 45 Bài tập Rủi ro PEST 5 F 7 S Khách hàng không trung thành với công ty Nhà nước sẽ đưa ra các chính sách hạn chế đầu tư vào ngành Khách hàng của công ty là những nguời trẻ tuổi, hiện đang chiếm đa số trong dân số Việt Nam Công nghệ mới thay đổi rất nhanh Công ty là doanh nghiệp nhà nước phải tuân thủ các quy định về chính sách lao động Các hình thức điện thoại internet miễn phí ngày càng phát triển Ngành di động đòi hỏi đầu tư hạ tầng cao 46 Phân tích rủi ro Mức độ thiệt hại Khả năng xảy ra Phân tích rủi ro 47 Quản trị rủi ro • Dựa trên kết quả của việc phân tích rủi ro, tuy nhiên đây là một phần của quy trình quản lý không thuộc về KSB • Quản trị rủi ro bao gồm: – Lựa chọn chiến lược đối phó – Xem xét quan hệ lợi ích chi phí – Xem xét quan hệ với mức rủi ro chấp nhận được • Lưu ý khả năng biến rủi ro thành cơ hội 48 Lựa chọn chiến lược đối phó rủi ro Mức độ thiệt hại Khả năng xảy ra Tránh né/Kiểm soát Kiểm soát Chuyển giao Chấp nhận 49 Quản trị sự thay đổi • Sự thay đổi là nguồn gốc rủi ro. Quản trị sự thay đổi là một phần của đánh giá rủi ro. • Cần có cơ chế nhận dạng sự thay đổi: – Thu thập, xử lý và báo cáo thông tin – Phân tích các nguyên nhân tiềm ẩn sự thành công hay thất bại của các mục tiêu • Quá trình phân tích và đưa ra cách đối phó tương tự như đánh giá và quản trị rủi ro đã trình bày 50 Quản trị sự thay đổi • Các trường hợp đặc biệt cần quan tâm: – Sự thay đổi môi trường hoạt động – Nhân sự mới – Hệ thống thông tin mới/ nâng cấp hệ thống thông tin – Tăng trưởng nhanh chóng – Kỹ thuật mới – Dòng sản phẩm mới, hoạt động mới – Tái cấu trúc công ty – Những hoạt động ở nước ngoài 51 Áp dụng cho tổ chức vừa hoặc nhỏ Tự suy nghĩ 1. Việc đánh giá rủi ro có cần thiết cho tổ chức vừa và nhỏ không khi hoạt động của tổ chức này khá đơn giản? 2. Liệu có một cơ chế thích cho tổ chức có quy mô vừa và nhỏ để đánh giá rủi ro?