Kế toán, kiểm toán - Chương 2: Phương pháp chứng từ kế toán

12 NỘI DUNG NGHIÊN CỨU 1. Khái quát chung về phương pháp chứng từ 2. Hệ thống chứng từ 3. Luân chuyển chứng từ 2.1. Khái quát về phương pháp chứng từ 2.1.1. Khái niệm phương pháp chứng từ Là phương pháp thông tin và kiểm tra về trạng thái và sự vận động của đối tượng HTKT cụ thể nhằm phục vụ kịp thời cho lãnh đạo nghiệp vụ và làm căn cứ để phân loại, ghi sổ và tổng hợp kế toán.  2.1.2. Các yếu tố cấu thành phương pháp chứng từ - Bản chứng từ kế toán - Chương trình luân chuyển chứng từ kế toán 2.2. Hệ thống chứng từ 4 2.2.1. Khái niệm chứng từ Theo điều 4 của Luật kế toán, chứng từ kế toán là những giấy tờ, vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ để ghi sổ kế toán. 2.2.2. Các yếu tố của chứng từ * Yếu tố cơ bản (yếu tố bắt buộc) 1. Tên gọi và số hiệu của chứng từ 2. Ngày tháng năm lập chứng từ 3. Tên, địa chỉ của người, đơn vị lập chứng từ 4. Tên, địa chỉ của người, đơn vị nhận chứng từ 5. Nội dung tóm tắt của nghiệp vụ kinh tế 6. Các đơn vị đo lường cần thiết 7.Chữ ký của các đơn vị bộ phận, cá nhân có liên quan * Yếu tố bổ sung - Phương thức thanh toán - Thời gian thanh toán - Định khoản… 2.2.3. Các yêu cầu khi lập chứng từ  Ghi tất cả các yếu tố trong chứng từ  Nội dung, con số phải chính xác, rõ ràng  Đối với số tiền ghi trên chứng từ vừa phải ghi bằng chữ vừa ghi bằng số  Đối với chứng từ có nhiều liên chỉ được ghi 1 lần qua giấy than  Thủ trưởng và Kế toán trưởng không được ký sẵn trên chứng từ trắng  Khi có sai sót không được tẩy xoá, viết hỏng phải huỷ bỏ nhưng không xé khỏi cuống  … * Ý nghĩa của chứng từ kế toán Cơ sở pháp lý cho mọi số liệu kế toán Là cơ sở ghi sổ kế toán Là cơ sở kiểm tra tình hình chấp hành chính sách chế độ tài chính kế toán Là cơ sở pháp lý cho việc giải quyết tranh chấp khiếu tố 2.2.4. Phân loại chứng từ • Phân loại theo công dụng chứng từ: - Chứng từ mệnh lệnh - Chứng từ chấp hành - Chứng từ thủ tục kế toán - Chứng từ liên hợp • Phân loại theo địa điểm lập chứng từ: - Chứng từ bên trong - Chứng từ bên ngoài 5 • Phân loại theo số lần ghi các nghiệp vụ: - Chứng từ ghi 1 lần - Chứng từ ghi nhiều lần • Phân loại theo tính cấp bách của thông tin: - Chứng từ báo động - Chứng từ bình thường • Phân loại theo trình độ khái quát của tài liệu trong bản chứng từ: - Chứng từ ban đầu (chứng từ gốc) - Chứng từ tổng hợp * Mẫu một số chứng từ Chứng từ gốc Chứng từ tổng hợp 6 12 §¬n vÞ: ................... MÉu sè 01 – TT §Þa chØ: .................. (Ban hµnh theo Q§ sè: 15/2006/Q§-BTC) ngµy 20/3/2006cña Bé tr­ëng BTC) QuyÓn sè: ...... PhiÕu thu Sè: .............. Ngµy .... th¸ng ..... n¨m .... Nî: ............. Cã: ............. Hä vµ tªn ng­êi nép tiÒn: .......................................................................................................... §Þa chØ: ...................................................................................................................................... Lý do nép: ................................................................................................................................. Sè tiÒn: .................................. (viÕt b»ng ch÷): .......................................................................... ................................................................................................................................................... KÌm theo ........................................................... chøng tõ gèc: Ngµy ...... th¸ng ..... n¨m ......... Gi¸m ®èc KÕ to¸n tr­ëng Ng­êi nép tiÒn Ng­êi lËp phiÕu Thñ quü (Ký tªn, ®ãng dÊu) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) §· nhËn ®ñ sè tiÒn viÕt b»ng ch÷: + Tû gi¸ ngo¹i tÖ (vµng b¹c, ®¸ quý): + Sè tiÒn quy ®æi (Liªn göi ra ngoµi ph¶i ®ãng dÊu) 13 §¬n vÞ: ................... MÉu sè 02 – TT §Þa chØ: .................. (Ban hµnh theo Q§ sè: 15/2006/Q§-BTC) ngµy 20/3/2006cña Bé tr­ëng BTC) QuyÓn sè: ...... PhiÕu chi Sè: .............. Ngµy .... th¸ng ..... n¨m .... Nî: ............. Cã: ............. Hä vµ tªn ng­êi nhËn tiÒn: .......................................................................................................... §Þa chØ: ...................................................................................................................................... Lý do chi: ................................................................................................................................. Sè tiÒn: .................................. (viÕt b»ng ch÷): .......................................................................... ................................................................................................................................................... KÌm theo ........................................................... chøng tõ gèc: Ngµy ...... th¸ng ..... n¨m ......... Gi¸m ®èc KÕ to¸n tr­ëng Thñ quü Ng­êi lËp phiÕu Ng­êi nhËn tiÒn (Ký tªn, ®ãng dÊu) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) §· nhËn ®ñ sè tiÒn viÕt b»ng ch÷: + Tû gi¸ ngo¹i tÖ (vµng b¹c, ®¸ quý): + Sè tiÒn quy ®æi (Liªn göi ra ngoµi ph¶i ®ãng dÊu) 14 §¬n vÞ: ................... MÉu sè 06 – TT Bé phËn: .................. (Ban hµnh theo Q§ sè: 15/2006/Q§-BTC) ngµy 20/3/2006cña Bé trëng BTC) biªn lai thu tiÒn QuyÓn sè: ...... Ngµy....th¸ng .... n¨m ...... Sè: ............. - Hä vµ tªn ng­êi nép: . .................................................................................. - §Þa chØ: ........................................................................................................ - Néi dung thu: ............................................................................................... - Sè tiÒn thu : .......................... (ViÕt b»ng ch÷) ............................................. ........................................................................................................................... Ng­êi nép tiÒn Ng­êi thu tiÒn (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) 15 HO¸ §¥N MÉu sè: 01/CTKT - 3LL GI¸ TRÞ GIA T¡NG KP/2006A Liªn 2: Giao kh¸ch hµng Ngµy .... th¸ng .... n¨m ..... 0078156 §¬n vÞ b¸n hµng: ............................................................................................................................................................................... §Þa chØ: .............................................................................................................................................................................................. Tµi kho¶n sè: ........................................................................................................................................................................................ §iÖn tho¹i: ................................... . MST ........................................................................................................................................ Hä tªn ng­êi mua hµng:................................................................................................................................................................. §¬n vÞ: .................................................................................................................................................................................................. §Þa chØ: . ................................................................................................................................................................................................. Sè tµi kho¶n: ..................................................................................................................................................................................... H×nh thøc thanh to¸n: ....................... . MST: .................................................................................................................... STT Tªn hµng ho¸, dÞch vô §v tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn A B C 1 2 3 = 1 x 2 Céng tiÒn hµng: ThuÕ suÊt GTGT: TiÒn thuÕ GTGT: Tæng céng thanh to¸n Sè tiÒn viÕt b»ng ch÷:.................................................................................................................................................................... Ng­êi mua hµng Ng­êi b¸n hµng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ (Ký, ghi râ hä tªn) (Ký, ghi râ hä tªn) ( Ký, ®ãng dÊu, ghi râ hä tªn) (CÇn kiÓm tra, ®èi chiÕu khi lËp, giao, nhËn ho¸ ®¬n) 16 HO¸ §¥n b¸n hµng MÉu sè: 02/CTKT - 3LL Liªn 2: Giao kh¸ch hµng KP/2006A Ngµy .... th¸ng .... n¨m ..... 0078156 §¬n vÞ b¸n hµng: ............................................................................................................................ ................................................... §Þa chØ: .............................................. ........................ ........................................................ ........................ ........................ ................ Tµi kho¶n sè: ...................... ................................. .......................................................... ................................. ...................................... §iÖn tho¹i: ............................ ....... . MST .................................... .................................................................................................... Hä tªn ng­êi mua hµng:........................................................................................ ................................. ........................................ §¬n vÞ: ...................................... .................................. ................................................................... ........................ ............................... §Þa chØ: . ................................................. ................................. ............................................... ........................ ........................................ Sè tµi kho¶n: ............................. ................................. ........................ ............................................... ................................................ H×nh thøc thanh to¸n: ....................... . MST: ..................................................................................................... ............... STT Tªn hµng ho¸, dÞch vô §v tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn A B C 1 2 3 = 1 x 2 Tæng céng thanh to¸n Sè tiÒn viÕt b»ng ch÷:......................... ........................ ......................................................... ........................ ........................ .......... Ng­êi mua hµng Ng­êi b¸n hµng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ (Ký, ghi râ hä tªn) (Ký, ghi râ hä tªn) ( Ký, ®ãng dÊu, ghi râ hä tªn) (CÇn kiÓm tra, ®èi chiÕu khi lËp, giao, nhËn ho¸ ®¬n) 17 §¬n vÞ: ................... MÉu sè 01 – VT Bé phËn: .................. (Ban hµnh theo Q§ sè: 15/2006/Q§-BTC) ngµy 20/3/2006cña Bé trëng BTC) phiÕu nhËp kho Nî: ............. Ngµy....th¸ng .... n¨m ...... Cã: ............. - Hä tªn ng­êi giao hµng: ............................................................................. - Theo .................. sè .......... ngµy .... th¸ng .... n¨m ..... cña ......................... - NhËp t¹i kho: ..................................... ®Þa ®iÓm ......................................... Sè l­îng ST T Tªn, nh·n hiÖu, qui c¸ch, phÈm chÊt vËt t­ (SP, hµng ho¸) M· sè §¬n vÞ tÝnh Theo chøng tõ Thùc nhËp §¬n gi¸ (VN§) Thµnh tiÒn A B C D 1 2 3 4 Céng X X X X X Tæng sè tiÒn (viÕt b»ng ch÷): ................................................................................. Sè chøng tõ gèc kÌm theo: .......................................................................................... Ngµy .... th¸ng .... n¨m..... Ng­êi lËp phiÕu Ng­êi giao hµng Thñ kho KÕ to¸n tr­ëng (Ký tªn) (Ký tªn) (Ký tªn) (HoÆc bé phËn cã nhu cÇu nhËn) (Ký, hä tªn) 18 §¬n vÞ: ................... MÉu sè 02 – VT Bé phËn: .................. (Ban hµnh theo Q§ sè: 15/2006/Q§-BTC) ngµy 20/3/2006cña Bé trëng BTC) phiÕu xuÊt kho Nî: ............. Ngµy....th¸ng .... n¨m ...... Cã: ............. - Hä vµ tªn ng­êi nhËn hµng: ........................................................................ - Lý do xuÊt kho: ............................................................................................ - XuÊt t¹i kho (ng¨n l«): ............................... ®Þa ®iÓm ................................ Sè l­îng ST T Tªn, nh·n hiÖu, qui c¸ch, phÈm chÊt vËt t­ , DC, SP, hµng ho¸ M· sè §¬n vÞ tÝnh Yªu cÇu Thùc xuÊt §¬n gi¸ Thµnh tiÒn A B C D 1 2 3 4 Céng X X X X X Tæng sè tiÒn (viÕt b»ng ch÷): ................................................................................. Sè chøng tõ gèc kÌm theo: .......................................................................................... Ngµy .... th¸ng .... n¨m..... Ng­êi lËp phiÕu Ng­êi nhËn hµng Thñ kho KÕ to¸n tr­ëng Gi¸m ®èc (Ký tªn) (Ký tªn) (Ký tªn) (HoÆc bé phËn cã nhu cÇu nhËn) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) TrÝch yÕu Sè hiÖu tµi kho¶n Sè tiÒn Ghi chóNî Cã A B C 1 D Céng x x x Đơn vị:....... Mẫu số S02a-DN Địa chỉ: ........ (Ban hành theo QĐSỐ 15/2006/QĐ-GTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC CHỨNG TỪ GHI SỔ SỐ: ..... NGÀY .... THÁNG... NĂM... Kèm theo ..... Chứng từ gốc Ngày ... Tháng .... Năm.... Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người lập (Ký, họ tên) 2.3.1. Luân chuyển chứng từ và ý nghĩa - Giai đoạn 1: Lập chứng từ theo các yếu tố của chứng từ hoặc thu nhận chứng từ từ bên ngoài. + Lập chứng từ + Tiếp nhận chứng từ từ bên ngoài - Giai đoạn 2: Kiểm tra chứng từ + Kiểm tra tính hợp lệ + Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực + Kiểm tra các yếu tố cơ bản của chứng từ 2.3. Luân chuyển chứng từ - Giai đoạn 3: Sử dụng chứng từ cho lãnh đạo nghiệp vụ và ghi sổ kế toán - Giai đoạn 4: Bảo quản và sử dụng lại các chứng từ trong kỳ hạch toán - Giai đoạn 5: Lưu trữ và huỷ các chứng từ 2.3.2. Kế hoạch luân chuyển chứng từ Kế hoạch luân chuyển lập riêng cho từng loại chứng từ Kế hoạch luân chuyển lập cho nhiều loại chứng từ Tóm tắt chương 2  Lý thuyết - Khái niệm và bản chất phương pháp chứng từ - Khái niệm và các yếu tố cấu thành bản chứng từ - Phân loại chứng từ - Luân chuyển chứng từ Bài tập - Nhận biết và xác định 1 nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan (sử dụng) những chứng từ nào? - Lập được chứng từ kế toán