Kế toán - Chương 7: Sổ kế toán và hình thức kế toán

Chương 7 SỔ KẾ TỐN VÀ HÌNH THỨC KẾ TỐN NỘI DUNG Sổ kế tốn 7 Hình thức kế tốn 2 7.1.1 Khái niệm sổ sách kế tốn 7.1.2 Ý nghĩa sổ kế tốn. 7.1.3 Hình thức sổ kế tốn. 7.1.4 Cách ghi sổ kế tĩan 1.2.1 Nhật kí chung. 1.2.2 Nhật kí sổ cái. 1.2.3 Nhật kí chứng từ. 1.2.4 Ghi sổ chứng từ. 1.2.5 Kế tốn trên máy vi tính 7.1.1 Khái niệm * Sổ sách kế toán: Là những tờ sổ theo mẫu nhất định có liên hệ chặt chẽ với nhau dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế theo đúng phương pháp kế toán trên cơ sở số liệu của chứng từ gốc. Sổ kế tốn 7.1.1 Khái niệm * Sổ sách kế toán: – Dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh. – Phải ghi rõ tên đơn vị kế toán; tên sổ; ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm, khóa sổ; chữ ký người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán; số trang; đóng dấu giáp lai. Sổ kế tốn 7.1.2 Ý nghĩa sổ sách kế tốn -Phản ánh một cách liên tục và có hệ thống sự biến động của từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn và quá trình sản xuất kinh doanh  tổng hợp số liệu lập các báo cáo kế toán và phân tích tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Sổ kế tốn 7.1.3 Các loại sổ kế tốn: 7.1.3.1 Sổ tổng hợp và chi tiết •Sổ kế toán tổng hợp: ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo các tài khoản như sổ cái chẳng hạn. •Sổ kế toán chi tiết: ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản cấp 3,4 hoặc sổ chi tiết như sổ chi tiết vật liệu, sổ chi tiết thanh toán với người bán, thanh Sổ kế tốn 7.1.3 Các loại sổ kế tốn: •7.1.3.2 Sổ tờ rời và đóng quyển •7.1.3.3 Sổ chi tiết theo nội dung kinh tế •Vd: Sổ quỹ tiền mặt; Sổ tiền gửi ngân hàng; Sổ chi tiết bán hàng bán hàng; Sổ mua hàng; Sổ chi tiết tiền vay; Sổ chi tiết tài sản cố định; Sổ chi tiết thanh toán; Sổ chi phí sản xuất kinh doanh,.. Sổ kế tốn 7.1.3 Các loại sổ kế tốn: 7.1.3.4 Sổ ghi chép theo thời gian và theo hệ thống •* Sổ ghi theo trình tự thời gian: căn cứ vào thời gian phát sinh chứng từ để phản ánh vào sổ •* Sổ ghi theo hệ thống: ghi chép các nghiệp vụ kinh tế theo tài khoản Sổ kế tốn 7.1.3 Các loại sổ kế tốn: 7.1.3.4 Sổ ghi chép theo thời gian và theo hệ thống •* Sổ kết hợp: theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian, vừa phản ánh quan hệ đối ứng của các tài khoản được hệ thống theo từng đối tượng kế toán Sổ kế tốn 7.1.3 Các loại sổ kế tốn: 7.1.3.5 Sổ kế toán tổ chức theo kết cấu sổ -Căn cứ vào kết cấu của sổ, sổ kế toán được chia thành các loại sổ: + Sổ kết cấu kiểu hai bên + Sổ kết cấu kiểu một bên + Sổ kết cấu nhiều cột và sổ kết cấu bàn cờ. Sổ kế tốn 7.1.4 Cách ghi sổ kế tốn - Đầu kỳ: mở sổ - Trong kỳ: ghi sổ kế tốn + Thông tin, số liệu trên sổ kế toán phải được ghi bằng bút mực, không ghi xen thêm vào phía trên hoặc phía dưới, không ghi chồng lên nhau; không ghi cách dòng; trường hợp ghi không hết trang sổ phải gạch chéo phần không ghi; khi ghi hết trang phải cộng số liệu tổng cộng của trang và chuyển số liệu tổng cộng sang trang kế tiếp - Cuối kỳ: khĩa sổ Sổ kế tốn 7.1.5 Sửa chữa sổ kế tốn (1) Phương pháp cải chính: Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp: - Sai sĩt trong diễn giải, khơng liên quan đến quan hệ đối ứng của các tài khoản; - Sai sĩt khơng ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng. Sổ kế tốn SỔ NHẬT KÝ CHUNG NĂM: 2005 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đa õ ghi sổ cá i Số hiệu tài khoả n Số phát sinh Số Nga øy Nợ Có Tháng 1/2005 2/1/05 PT01 2/1 Rút TGNH nhập Quỹ TM X X 111 112 2.500 1.500 2.500 1.500 … Cộng 7.1.5 Sửa chữa sổ kế tốn (2) Phương pháp ghi số âm: Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp: - Sai về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản do định khoản sai đã ghi sổ kế tốn mà khơng thể sửa lại bằng phương pháp cải chính; •- Phát hiện ra sai sĩt sau khi đã nộp báo cáo tài chính cho cơ quan cĩ thẩm quyền. Sổ kế tốn SỔ NHẬT KÝ CHUNG NĂM: 2005 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đa õ ghi sổ cá i Số hiệ u tài khoa ûn Số phát sinh Số Ngày Nợ Có Tháng 1/05 2/1/05 PT01 2/1 Rút TGNH nhập Quỹ TM X X 111 112 1.500 1.500 … 12/1/0 5 PT01 2/1 Rút TGNH nhập Quỹ TM X X 111 112 (1.500 ) (1.500 ) 12/1/0 5 PC01 2/1 Nộp TM vào TK ngân X X 112 111 1.500 1.500 7.1.5 Sửa chữa sổ kế tốn (3) Phương pháp ghi bổ sung: • Áp dụng cho trường hợp ghi đúng về quan hệ đối ứng tài khoản nhưng số tiền ghi sổ ít hơn số tiền trên chứng từ hoặc là bỏ sĩt khơng cộng đủ số tiền ghi trên chứng từ. Sửa chữa theo phương pháp này phải lập “Chứng từ ghi sổ bổ sung” để ghi bổ sung bằng mực thường số tiền chênh lệch cịn thiếu so với chứng từ. Sổ kế tốn 7.1.6 Sửa chữa trong trường hợp ghi sổ kế tốn bằng máy vi tính: “Phương pháp ghi số âm” hoặc “Phương pháp ghi bổ sung” - Sai sĩt phát hiện trước khi BCTC năm nộp cho cqNN: sửa trực tiếp vào sổ kế tốn của năm đĩ - Phát hiện sai sĩt sau khi BCTC năm đã nộp cho cqNN: sửa vào sổ kế tốn của năm đã phát hiện sai sĩt và ghi chú vào dịng cuối của sổ kế tốn năm cĩ sai sĩt; Sổ kế tốn  Hình thức kế tốn là hệ thống các sổ kế tốn, số lượng sổ, kết cấu các loại sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ dùng để ghi chép, tổng hợp, hệ thống hĩa số liệu kế tốn theo một trình tự và phương pháp nhất định.  Hình thức sổ kế tốn được quyết định bởi hệ thống sổ kế tốn tổng hợp và trình tự hệ thống thơng tin hĩa. Hình thức kế tĩan Tĩm tắt: Hình thức kế tốn  Số lượng sổ •  Kết cấu sổ •  Mối quan hệ giữa các loại sổ •  Trình tự ghi chép chứng từ vào sổ 7.2 Các hình thức kế tốn hiện nay Hình thức kế tốn hiện hành đang áp dụng tại việt nam là hình thức được quy định theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20-3-2006 của bộ tài chính. Đây các hình thức thủ cơng áp dụng cho từng doanh nghiệp, bao gồm:  Nhật ký chung  Nhật ký sổ cái  Chứng từ ghi sổ  Nhật ký chứng từ  Hình thức kế tốn trên máy vi tính. • 1.2.1.1 Đặc trưng của hình thức nhật ký chung. • 1.2.1.2 Sổ kế tốn sử dụng. • 1.2.1.3 Trình tự ghi sổ. 1.2.1 HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG Trình tự ghi sổ CHỨNG TỪ GỐC NHẬT KÝ CHUNG VÀ CÁC NHẬT KÝ ĐẶC BIỆT (NẾU CĨ ) SỔ KẾ TỐN CHI TIẾT BÁO CÁO QUỸ HÀNG NGÀY SỔ CÁI BẢNG CHI TIẾT SỐ PHÁT SINH BẢNG CÂN ĐỐI BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ví dụ • Tại một cơng ty TNHH A trong tháng 3/2006 cĩ các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền mặt như sau (đơn vị tính: 1000 đồng) • 1- ngày 2/3: phiếu chi số 432, mua cơng cụ dụng cụ( CCDC) dùng ngay cho sản xuất ở phân xưởng bằng tiền mặt 5.500, trong thuế giá trị gia tăng (GTGT) là 500. • 1- ngày 2/3: phiếu thu số 301, cơng ty Y trả nợ bằng tiền mặt 45.000. • 2-ngày 4/3: phiếu thu số 302, thhu tiền bán hàng bằng tiền mặt. Giá bán chưa thuế 60.000. thuế GTGT 10%: 6.000. căn cứ vào các chứng từ theo các nghiệp vụ trên, kế toán định khoản như sau: 1, Nợ TK 154: 5000 Nợ TK 133: 500 Có TK 111(1111):5.500 2, Nợ TK 111(1111): 45.000 Có TK 131: 45.000 3, Nợ TK 111(1111): 66.000 Có TK 511: 60.000 Có TK 333(3331): 6.000 Nếu áp dụng hình thức nhật ký chung, kế toán ghi vào các sổ kế toán như sau: Sổ nhật ký chung 2006 Ngà y thá ng ghi sổ Chứng Từ Diễn giải Đã ghi số cái Số hiệu tài khoả n số phát sinh Số hiệ u Nga øy thá ng Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 … 2/3 432 2/3 Mua CCDC cho sx “ 154 133 111 5.000 500 5.500 2/3 301 2/3 Công ty y trả “ 111 131 45.000 45.000 4/3 302 4/3 Thu tiền bán hàng “ 111 511 333 66.000 60.000 6.000 … Sổ Cái Năm 2005 Tên tài khoản: Tiền mặt Số hiệu: 111 Ngà y thán g ghi sổ Chứng Từ Diễn giải Trang sổ NKC Số hiệu TK dư số phát sinh Số hiệ u Ngà y thá ng Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 Dư đầu tháng 2/3 432 2/3 Mua CCDC cho sản xuất 12 154 133 5.500 500 2/3 301 2/3 Công ty Y trả 12 131 45.00 0 4/3 302 4/3 Thu tiền bán hàng 511 333 66.00 0 Sổ Cái NĂM 2006 Tên tài khoản: Phải thu của khách hàng Số hiệu: 131 Nga øy tha ùng ghi sổ Chứng Từ Diễn giải Tran g sổ NKC Số hiệ u TK dư số phát sinh Số hie äu Ngà y thán g Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 Dư đầu tháng 2/3 30 1 2/3 Công ty Y trả 12 111 45.00 0 … Sổ Cái Năm 2006 Tên tài khoản: Doanh thu Số hiệu: 511 Nga øy tha ùng ghi sổ Chứng Từ Diễn giải Tran g sổ NKC Số hiệ u TK dư số phát sinh Số hi ệ u Nga øy tha ùng Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 2/3 30 2 2/3 Thu tiền bán hàng 12 111 60.00 0 … Sổ Cái Năm 2006 Tên tài khoản: Thuế GTGT được khấu trừ Số hiệu: 133 Ngà y thán g ghi sổ Chứng Từ Diễn giải Trang sổ NKC Số hiệu TK dư số phát sinh Số hiệ u Ngà y thán g Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 Dư đầu tháng 2/3 302 2/3 Mua CCDC cho sản xuất 12 111 500 … Sổ Cái Năm 2006 Tên tài khoản: Thuế và các khoản phải nộp nhà nước Số hiệu: 333 Ngà y thá ng ghi sổ Chứng Từ Diễn giải Trang sổ NKC Số hiệ u TK dư số phát sinh Số hiệ u Ngà y thá ng Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 Dư đầu tháng 2/3 302 2/3 Bán hàng thu tiền mặt 12 111 6000 … 7.2.2 HÌNH THỨC NHẬT KÝ- SỔ CÁI • 1.2.2.1 Đặc trưng của hình thức nhật ký sổ cái. • 1.2.2.2 Sổ kế toán sử dụng. • 1.2.2.3 Trình tự ghi sổ. TRÌNH TỰ GHI SỔ CHỨNG TỪ GỐC SỔ KẾ TỐN CHI TIÊT BÁO CÁO TÀI CHÍNH NHẬT KÝ – SỔ CÁI BÁO CÁO QUỸ HÀNG NGÀY BẢN TỔNG HỢP CHỨNG TỪ GỐC CÙNG LOẠI CÁC BẢNG CHI TIẾT SỐ PHÁT SINH Bảng ghi chú áp dụng cho cả 5 hình thức: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, định kỳ Kiểm tra, đối chiếu số liệu. 7.2.3 HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHỨNG TỪ • 1.2.3.1 Đặc trưng của hình thức nhật ký chứng từ. • 1.2.3.2 Sổ sách kế tốn. • 1.2.3.3 Trình tự ghi sổ. TRÌNH TỰ GHI SỔ CHỨNG TỪ GỐC BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ GỐC CÙNG LOẠI SỔ KẾ TỐN CHI TIẾT CÁC BẢNG CHI TIẾT SỐ PHÁT SINH BẢNG KÊ VÀ CÁC BẢNG PHÂN BỔ NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỔ CÁI BÁO CÁC TÀI CHÍNH BÁO CÁO QUỸ HÀNG NGÀY 7.2.4 HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ • 1.2.4.1 Đặc trưng của hình thức chứng từ ghi sổ. • 1.2.4.2 Sổ kế tốn sử dụng. • 1.2.4.3 Trình tự ghi sổ. TRÌNH TỰ GHI SỔ BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ GỐC CÙNG LOẠI SỔ KẾ TỐN CHI TIẾT CÁC BẢNG CHI TIẾT SỐ PHÁT SINH SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ BẢNG CÂN ĐỐI KT SỔ CÁI CHỨNG TỪ GỐC CHỨNG TỪ GHI SỔ BÁO CÁO QUỸ HÀNG NGÀY BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TỐN VÀ CAC BÁO CÁO KẾ TỐN KHÁC 7.2.5 Hình thức kế tốn trên máy vi tính 1.2.5.1 Đặc trưng của hình thức kế tốn trên máy vi tính 1.2.5.2 Sổ kế tốn sử dụng 1.2.5.3 Trình tự ghi sổ TRÌNH TỰ GHI SỔ PHẦN MỀM KẾ TỐN MÁY VI TÍNH CHỨNG TỪ KẾ TỐN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TỐN CÙNG LOẠI - Sổ tổng kết - Sổ chi tiết SỔ KẾ TOÁN -Bảo cáo tài chính - Báo cáo kế tốn - Quản trị • 7.3 Về vấn đề mở sổ, ghi chép, khĩa sổ, sửa chữa, bảo quản, lưu trữ sổ kế tốn.