Kế hoạch kinh doanh - Phần: Lập kế hoạch

Lập kế hoạchBS. Võ Hữu ThuậnViện Vệ sinh – Y tế Công cộng*Mục tiêu: Mô tả được phương pháp thu thập và sử dụng thông tinMô tả được nguyên tắc xác định và phân tích vấn đề sức khỏeViết được mục tiêu kế hoạchPhân tích được các bước trong quá trình lựa chọn giải phápLập được bảng kế hoạch hành động*Những điều kiện tiên quyết Nhận biết được đầy đủ các vấn đề tồn tạiĐược lãnh đạo thông qua, người thực hiện nhất trí Các khoa/phòng, tập thể/cá nhân có liên quan tán thành và tham gia vào kế hoạch*Lập kế hoạch y tế*Các câu hỏi cần phải được trả lời khi lập kế hoạchHiện nay chúng ta đang ở đâu ?(phân tích tình hình thực tại)Chúng ta muốn đi đến đâu ?(xây dựng mục tiêu)Chúng ta sẽ đi đến đó bằng cách nào ?(chọn giải pháp và hoạt động)Chúng ta có những nguồn lực nào ?(nhân lực, vật lực, tài lực)Chúng ta đến đó như thế nào ? (thực hiện cái gì, ai thực hiện, bằng cái gì, ở đâu, lúc nào)Làm thế nào biết được chúng ta đã đi đến đâu? (giải pháp)*Nhận định tình hình/phân tích nguy cơ Xác định mục tiêu của kế hoạch Xác định cơ cấu tổ chức/trách nhiệm từng thành viên Xác định và phân tích nguồn lực Thiết lập hệ thống quản lý và tổ chức Viết dự thảo kế hoạch Sơ kết, bổ sung thành kế hoạch chính thức Tổng kết và bổ sung định kỳ hàng nămQuy trình lập kế hoạch*Nhận định tình hìnhThu thập thông tinĐầy đủChính xác: đúng với tình trạng thực tếCập nhậtCụ thểCó thể lượng giá được*Các chỉ số cần thu thậpChỉ số về sức khoẻ, bệnh tật Chỉ số về dân sốChỉ số về vệ sinh/ môi trường Chỉ số về dịch vụ y tếChỉ số nguồn lựcChỉ số về kinh tế - văn hoá - xã hội*Nguồn số liệu để phân tích tình hìnhSố liệu sẵn có tại địa phươngCác điều tra, nghiên cứuQuan sát trực tiếpDự báo trong và ngoài nước*Nguồn số liệuThu thập số liệu từ các sổ sách, báo cáo:Từ niên giám thống kê, sổ KCB, báo cáo định kỳ Từ sổ sách, báo cáo của hoạt động chương trình, dự ánTừ uỷ ban xã, huyện và các ngành liên quanCác điều tra, nghiên cứu: tạp chí Vấn đáp với cộng đồng:Phỏng vấn các cá nhân, các hộ gia đình, cán bộ y tế, Thảo luận với nhóm cộng đồng về các vấn đềQuan sát trực tiếp bằng bảng kiểmDự báo, từ cấp trên/ngoài nước*Tiêu chuẩn xác định vấn đề sức khỏeSTTTiêu chuẩnĐiểmVấn đề 1Vấn đề 2Vấn đề 31Các chỉ số biểu hiện bệnh/vấn đề sức khoẻ vượt quá mức bình thường   2Cộng đồng đã biết tên vấn đề đó và đã có phản ứng rõ ràng   3Đã có dự kiến hành động của nhiều ban ngành, đoàn thể trong cộng đồng   4Ngoài số cán bộ y tế, trong cộng đồng có một nhóm người khá thông thạo về vấn đề đó   *Xác định vấn đề sức khỏeCách cho điểm:3 điểm: rất rõ ràng2 điểm: rõ ràng1 điểm: có ý thức không rõ lắm0 điểm: không rõ, không cóCách nhận định kết quả:9 -12 điểm: có vấn đề sức khoẻ < 9 điểm: vấn đề chưa rõ*Tiêu chuẩn xét vấn đề ưu tiênÐiểmMức độ phổ biến của vấn đềMức độ gây tác hạiẢnh hưởng người nghèoCó kỹ thuật giải quyếtKinh phíQuan tâm của cộng đồng0Rất thấpKhôngKhôngKg thể giải quyếtKhôngKhông1ThấpThấpÍtKhó khănThấpThấp2Trung bìnhTrung bìnhTương đốiCó khả năngTrung bìnhTrung bình3CaoCaoNhiềuChắc chắnCaoCaoCách nhận định kết quả: 15 - 18 điểm : ưu tiên 12 - 14 điểm: có thể ưu tiên < 12 điểm: xem xét lại, không nên ưu tiên*Phân tích ma trận SWOT Tích cựcTiêu cực Bên trongĐiểm mạnh(Strengths) Điểm yếu(Weaknesses)Bên ngoàiCơ hội(Opportunities)Thách thức(Threats)*Xác định nguyên nhân của một vấn đềKỹ thuật nhưng tại sao (But why technique)Sơ đồ diễn tiến (Flow chart)Cây vấn đề (Problem tree)Sơ đồ xương cá (Fishbone Diagram)*Kỹ thuật “Nhưng tại sao”Sau khi đã xác định vấn đề và vấn đề ưu tiên, vấn đề nêu lên phải có đủ thành phần Cái gì? (What?)Ở đâu ? (Where?)Khi nào? (When?)Đối tuợng nào? (Who?)Mức độ nào? (How much?/How many)Tìm nguyên nhân gốc rễ*Ví dụ*Bài tập nhómTại sao số vụ ngộ độc thực phẩm có trên 30 người mắc tăng cao (30% tổng số vụ)?*Cây vấn đề?*Mục tiêuPhải ngắn gọn, rõ ràng Phải đảm bảo được 5 đặc tính cơ bản sau (SMART):Ðặc thù (specific): không lẫn lộn vấn đề này với vấn đề khácÐo lường được (measurable): quan sát, theo dõi, đánh giá đượcThích hợp, phù hợp (appropriate) với vấn đề skCó thể thực hiện được (relevant): cân bằng giữa mục tiêu và nguồn lực Có giới hạn về thời gian (time bound): phải được qui định rõ*Xác định và phân tích nguồn lực Nhân lực: Khi có vấn đề xảy ra sẽ điều động nhân lực như thế nào?Tài lực: Có kinh phí và cơ chế sử dụng kinh phí khi có dịch xảy raVật lực: Cần có kế hoạch dự trữ thuốc, máy móc, hoá chất, ... *Giải phápChọn giải pháp: Dựa vào vấn đề đã phân tích để đề ra giải pháp thích hợpTheo mục tiêu cho từng giai đoạnNguyên nhân nào - giải pháp đó - phương pháp thực hiệnTính điểm (tích số)Giải pháp cần phải :Rõ ràng, cụ thểCó hiệu quả nhất, có khả năng thực thiGiải quyết được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề tồn tạiGiá thành rẻPhù hợp với điều kiện tại chỗ*Tên hoạt độngThời gianÐịa điểm thực hiệnNgười thực hiệnNgười phối hợpNgười giám sátNguồn lực cần thiếtDự kiến kết quảBắt đầuKết thúcHoạt động là những việc sẽ làm, mô tả chi tiết hơn các giải pháp. *Hoạt độngSơ đồ Gantt / kế hoạch thời gianHoạt độngTháng123456789101112Mục tiêu 1Giải pháp 1Hoạt động 1Hoạt động 2 Mục tiêu 1Giải pháp 2Hoạt động 1Hoạt động 2 Mục tiêu 2*Xác định cơ cấu tổ chức/trách nhiệm Xác định rõ cơ quan tổ chức thực hiện kế hoạch/Ban chỉ đạo Xác định thành phần của các tập thể, cá nhân Làm rõ trách nhiệm, nhiệm vụ, mối liên quan của các tập thể, cá nhân trong kế hoạch*Phân công trách nhiệm thực hiện Cần phân công nhiệm vụ thật cụ thể cho các thành viên thực hiện các nhiệm vụ cụ thể trong kế hoạch. *Viết dự thảo kế hoạch Dự thảo kế hoạch theo trình tự sau:Ðánh giá tóm tắt kết quả những năm trước, nhận định tình hình, đánh giá nguy cơ  dự báo tình hình năm sauMục tiêu tổng quát, mục tiêu cụ thểCác hoạt động cho từng giai đoạn theo mục tiêuPhân công thực hiện từng hoạt động cho từng người, cơ quan cụ thểThời gian thực hiệnKinh phí đảm bảo cho từng hoạt động cụ thể theo mục chi ngân sách*Thực hiện thí điểmÐể đảm bảo kế hoạch thực hiện được trên thực tế, nên bố trí thực hiện thí điểm, diễn tập, thực tập để rút kinh nghiệm trong việc tổ chức thực hiệnViệc thực hiện thí điểm/diễn tập/thực tập tùy thuộc vào từng loại kế hoạch và loại vấn đề sức khỏe*Sơ kết, bổ sung, ban hành kế hoạch Sau khi tổ chức thực hiện thí điểm, kế hoạch cần được bổ sung cho hoàn chỉnh và ban hành chính thứcCần xem xét, đánh giá kế hoạch theo từng giai đoạn để có biện pháp khắc phục, chỉnh sửa khi cần*Tổng kết, bổ sung định kỳ hàng năm Hàng năm cần tổng kết, sơ kết kế hoạch và bổ sung thêm về nhân lực, vật lực, các yếu tố nguy cơ của dịch cho sát với tình hình của địa phương, đơn vịKhông được chủ quan đối với các vấn đề y tế nghiêm trọng tiềm ẩn *Các nội dung cơ bản của một kế hoạchNhận định tình hình / Đặt vấn đềMục tiêuCác giải pháp/hoạt động theo mục tiêuThời gian thực hiệnLập dự trù kinh phíThử nghiệm và lượng giáChỉnh sửa, bổ sung và phân phối kế hoạch*Xin Cảm ơn*