Kế hoạch hóa nguồn nhân lực

ày. Có đầy đủ các thông tin không? Có Không Có Không Bạn dự định sẽ làm gì? Bạn dự định sẽ làm gì? ________________________ _____ ________________________ _____ ________________________ _____ ________________________ _____ ________________________ _____ ________________________ _____ Khi nào bạn dự định làm nó? Khi nào thì bạn dự định làm nó? Đây là −u tiên số. ____ Đây là −u tiên số. ____ Trang - 28 7. Bạn có các thông tin về tình trạng xin thôi việc ở công ty bạn không? Có Không Các loại thông tin nào bạn đã có? ________________________________ _______ ________________________________ _______ ________________________________ _______ ________________________________ _______ ________________________________ _______ ________________________________ _______ Bạn không cần thông tin ở thời điểm này. Có đầy đủ các thông tin không? Có Không Có Không Bạn dự định sẽ làm gì? Bạn dự định sẽ làm gì? ________________________ _____ ________________________ _____ ________________________ _____ ________________________ _____ ________________________ _____ ________________________ _____ Khi nào bạn dự định làm nó? Khi nào thì bạn dự định làm nó? Đây là −u tiên số. ____ Đây là −u tiên số. ____ Trang - 29 8. Bạn có các thông tin về việc thay đổi cơ cấu dân sô trong vùng không? Có Không Các loại thông tin nào bạn đã có? ________________________________ _______ ________________________________ _______ ________________________________ _______ ________________________________ _______ ________________________________ _______ ________________________________ _______ Bạn không cần thông tin ở thời điểm này. Có đầy đủ các thông tin không? Có Không Có Không Bạn dự định sẽ làm gì? Bạn dự định sẽ làm gì? ________________________ _____ ________________________ _____ ________________________ _____ ________________________ _____ ________________________ _____ ________________________ _____ Khi nào bạn dự định làm nó? Khi nào thì bạn dự định làm nó? Đây là −u tiên số. ____ Đây là −u tiên số. ____ Trang - 30 9. Bạn có các thông tin về xu h−ớng của thị tr−ờng lao động trong vùng không? Có Không Các loại thông tin nào bạn đã có? ________________________________ _______ ________________________________ _______ ________________________________ _______ ________________________________ _______ ________________________________ _______ ________________________________ _______ Bạn không cần thông tin ở thời điểm này. Có đầy đủ các thông tin không? Có Không Có Không Bạn dự định sẽ làm gì? Bạn dự định sẽ làm gì? ________________________ _____ ________________________ _____ ________________________ _____ ________________________ _____ ________________________ _____ ________________________ _____ Khi nào bạn dự định làm nó? Khi nào thì bạn dự định làm nó? Đây là −u tiên số. ____ Đây là −u tiên số. ____ Trang - 31 10. Bạn có các thông tin về các kế hoạch phát triển trong vùng không? Có Không Các loại thông tin nào bạn đã có? ________________________________ _______ ________________________________ _______ ________________________________ _______ ________________________________ _______ ________________________________ _______ ________________________________ _______ Bạn không cần thông tin ở thời điểm này. Có đầy đủ các thông tin không? Có Không Có Không Bạn dự định sẽ làm gì? Bạn dự định sẽ làm gì? ________________________ _____ ________________________ _____ ________________________ _____ ________________________ _____ ________________________ _____ ________________________ _____ Khi nào bạn dự định làm nó? Khi nào thì bạn dự định làm nó? Đây là −u tiên số. ____ Đây là −u tiên số. ____ Trang - 32 Bây giờ bạn hãy chuyển các số liệu từ các bảng tr−ớc vào bảng danh mục các −u tiên d−ới đây. Bạn có thể sử dụng bảng này nh− kế hoạch công việc cá nhân của bạn. Danh mục các −u tiên của bạn: Các hoạt động đánh giá thực trạng nnl Ưu tiên số Loại hoạt động đánh giá cần thiết Bạn dự định làm gì? Khi nào? Khoảng thời gian bắt đầu (B) và kết thúc (K) (B) (K ) Trang - 33 Phụ lục 1 Các bảng đánh giá thực trạng nguồn nhân lực Các h−ớng dẫn cách thức điền các bảng. Phần 1: tuyển dụng vμ thải hồi: Bức tranh về tình hình tuyển dụng và thải hồi của công ty năm nay nh− thế nào? Năm ngoái nh− thế nào? và hai năm tr−ớc nh− thế nào? Bộ phận A Năm nay Năm ngoái Hai năm qua Các lý do Các lý do Các lý do Đ ối v ới vi ệc tu yể n d ụ ng Đ ối v ới vi ệc th ải h ồi Đ ối v ới vi ệc tu yể n dụ ng Đ ối v ới vi ệc th ải h ồi Đ ối v ới vi ệc tu yể n dụ ng Đ ối v ới vi ệc th ải h ồi Số n hâ n vi ên m ới tu yể n Số n hâ n vi ên b ị t hả i h ồi V ịt rí m ới Số nh ân vi ên từ bê n tr on g cô ng ty Y êu cầ u th êm K há c Đ ạo đ ức x ấu Ph ạm lu ật v à qu i đ ịn h củ a cô ng ty K há c Số n hâ n vi ên m ới tu yể n Số n hâ n vi ên b ị t hả i h ồi V ị t rí m ới Số n hâ n vi ên từ b ên tr on g cô ng ty Y êu c ầu th êm K há c Đ ạo đ ức x ấu Ph ạm lu ật v à qu i đ ịn h củ a cô ng ty K há c Số n hâ n vi ên m ới tu yể n Số n hâ n vi ên b ị t hả i h ồi V ị t rí m ới Số n hâ n vi ên từ b ên tr on g cô ng ty Y êu c ầu th êm K há c Đ ạo đ ức x ấu Ph ạm lu ật v à qu i đ ịn h củ a cô ng ty K há c 1. Quản lý Vị trí 1 Vị trí 2 2. Kỹ thuật Vị trí 1 Vị trí 2 3. Chuyên môn và hành chính Vị trí 1 Vị trí 2 4. Công nhân trực tiếp Vị trí 1 Vị trí 2 5. Giám sát công nhân trực tiếp Vị trí 1 Vị trí 2 6. Tạp vụ văn phòng Vị trí 1 Vị trí 2 Vị trí ... 7. Giám sát tạp vụ văn phòng Vị trí 1 Vị trí 2 Tổng số Trang - 34 Bộ phận B Năm nay Năm ngoái Hai năm qua Các lý do Các lý do Các lý do Số n hâ n vi ên ể Số n hâ n vi ên b ị th ải hồ i Đ ối v ới v iệ c tu yể n dụ ng Đ ối v ới v iệ c th ải h ồi Số n hâ n vi ên ể Số n hâ n vi ên b ị Đ ối v ới v iệ c tu yể n dụ ng Đ ối v ới v iệ c th ải h ồi Số n hâ n vi ên m ới tu yể n Số n hâ n vi ên b ị th ải h ồi Đ ối v ới v iệ c tu yể n dụ ng Đ ối v ới v iệ c th ải h ồi 1- Quản lý Vị trí 1 Vị trí 2 2- Kỹ thuật Vị trí 1 Vị trí 2 3- Chuyên môn và hành chính Vị trí 1 Vị trí 2 4- Công nhân trực tiếp Vị trí 1 Vị trí 2 5- Giám sát công nhân trực tiếp Vị trí 1 Vị trí 2 6- Tạp vụ văn phòng Vị trí 1 Vị trí 2 Vị trí ... 7- Giám sát tạp vụ văn phòng Vị trí 1 Vị trí 2 Tổng số Trang - 35 Phần 2: Vắng mặt: Bức tranh về thực trạng tình hình nhân viên vắng mặt nh− thế nào? Lý do Bộ phận/ Loại công việc Vị trí Số ngày vắng mặt trong năm ________ ốm C ác lý do li ên qu an đế n vi ệc gi a đì nh K há c Bộ phận A Quản lý Vị trí 1 Tên 1 Tên 2 Tên ... Vị trí 2 Tên 1 Tên 2 Tên... Tổng % Kỹ thuật Vị trí 1 Tên 1 Tên 2 Tên... Vị trí 2 Tên 1 Tên 2 Tên... Tổng % Chuyên môn và hành chính Vị trí 1 Tên 1 Tên 2 Tên... Vị trí 2 Tên 1 Tên 2 Tên... Tổng % Trang - 36 Lý do Bộ phận/ Loại công việc Vị trí Số ngày vắng mặt trong năm ________ ốm C ác lý do li ên qu an đế n vi ệc gi a đì nh K há c Công nhân trực tiếp Vị trí 1 Tên 1 Tên 2 Tên... Vị trí 2 Tên 1 Tên 2 Tên... Tổng % Giám sát công nhân trực tiếp Vị trí 1 Tên 1 Tên 2 Tên... Vị trí 2 Tên 1 Tên 2 Tên... Tổng % Tạp vụ văn phòng Vị trí 1 Tên 1 Tên 2 Tên... Vị trí 2 Tên 1 Tên 2 Tên... Tổng % Trang - 37 Lý do Bộ phận/ Loại công việc Vị trí Số ngày vắng mặt trong năm ________ ốm C ác lý do li ên qu an đế n vi ệc gi a đì nh K há c Giám sát tạp vụ văn phòng Vị trí 1 Tên 1 Tên 2 Tên... Vị trí 2 Tên 1 Tên 2 Tên... Tổng % Tổng số bộ phận A % Bộ phận B Quản lý Vị trí 1 Tên 1 Tên 2 Tên ... Vị trí 2 Tên 1 Tên 2 Tên... Tổng % Kỹ thuật Vị trí 1 Tên 1 Tên 2 Tên... Vị trí 2 Tên 1 Tên 2 Tên... Tổng % Trang - 38 Lý do Bộ phận/ Loại công việc Vị trí Số ngày vắng mặt trong năm ________ ốm C ác lý do li ên qu an đế n vi ệc gi a đì nh K há c Chuyên môn và hành chính Vị trí 1 Tên 1 Tên 2 Tên... Vị trí 2 Tên 1 Tên 2 Tên... Tổng % Công nhân trực tiếp Vị trí 1 Tên 1 Tên 2 Tên... Vị trí 2 Tên 1 Tên 2 Tên... Tổng % Giám sát công nhân trực tiếp Vị trí 1 Tên 1 Tên 2 Tên... Vị trí 2 Tên 1 Tên 2 Tên... Tổng % Tạp vụ văn phòng Vị trí 1 Tên 1 Tên 2 Tên... Vị trí 2 Tên 1 Tên 2 Tên... Tổng % Trang - 39 Lý do Bộ phận/ Loại công việc Vị trí Số ngày vắng mặt trong năm ________ ốm C ác lý do li ên qu an đế n vi ệc gi a đì nh K há c Giám sát tạp vụ văn phòng Vị trí 1 Tên 1 Tên 2 Tên... Vị trí 2 Tên 1 Tên 2 Tên... Tổng % Tổng số bộ phận B % Tổng số % Trang - 40 Phần 3: Thu hút tuyển chọn nhân viên Loại lao động nào là khó / dễ để thu hút tuyển chọn? Các biện pháp thu hút đ∙ sử dụng Giai đoạn thu hút bình quân C á c v ị t r í c ó n h u c ầ u t r o n g n ă m q u a Số l a o đ ộ n g c ầ n t h ê m /s ố c ô n g v i ệ c t r ố n g T ầ n s ố c á c c ô n g v iệ c t r ố n g Q u ả n g c á o G iớ i t h iệ u T r u y ề n m iệ n g <1 t h á n g 1- 2 t h á n g >2 t h á n g Số ng−ời xin việc bình quân T ổ n g s ố n g − ờ i x in v iệ c T ổ n g s ố n g − ờ i x in v iệ c c ó t r ìn h đ ộ t ố t 1. Quản lý Vị trí 1 Vị trí 2 Vị trí ... Tổng % 2. Kỹ thuật Vị trí 1 Vị trí 2 Vị trí ... Tổng % 3. Chuyên môn và hành chính Vị trí 1 Vị trí 2 Vị trí ... Tổng % 4. Công nhân trực tiếp Vị trí 1 Vị trí 2 Vị trí ... Tổng % 5. Giám sát công nhân trực tiếp Vị trí 1 Vị trí 2 Vị trí ... Tổng % Trang - 41 Các biện pháp thu hút đ∙ sử dụng Giai đoạn thu hút bình quân C á c v ị t r í c ó n h u c ầ u t r o n g n ă m q u a Số l a o đ ộ n g c ầ n t h ê m /s ố c ô n g v i ệ c t r ố n g T ầ n s ố c á c c ô n g v iệ c t r ố n g Q u ả n g c á o G iớ i t h iệ u T r u y ề n m iệ n g <1 t h á n g 1- 2 t h á n g >2 t h á n g Số ng−ời xin việc bình quân T ổ n g s ố n g − ờ i x in v iệ c T ổ n g s ố n g − ờ i x in v iệ c c ó t r ìn h đ ộ t ố t 6. Tạp vụ văn phòng Vị trí 1 Vị trí 2 Vị trí ... Tổng % 7. Giám sát tạp vụ văn phòng Vị trí 1 Vị trí 2 Vị trí ... Tổng % Tổng số % Trang - 42 Phần 4: phân phối tiền l−ơng theo độ tuổi: Bức tranh về thực trạng phân phối tiền l−ơng theo các độ tuổi nh− thế nào? Đơn vị tiền: 1000 đ Khoảng tuổi / khoảng l−ơng 21-30 tuổi 31- 40 tuổi 41- 50 tuổi 51- 65 tuổi Bộ phận/vị trí <5 00 50 0- 10 00 10 01 -1 50 0 15 01 -2 00 0 >2 00 0 B ìn h qu ân <5 00 50 0- 10 00 10 01 -1 50 0 15 01 -2 00 0 >2 00 0 B ìn h qu ân <5 00 50 0- 10 00 10 01 -1 50 0 15 01 -2 00 0 >2 00 0 B ìn h qu ân <5 00 50 0- 10 00 10 01 -1 50 0 15 01 -2 00 0 >2 00 0 B ìn h qu ân Bộ phận A 1- Quản lý Vị trí 1 Vị trí 2 Vị trí ... Tổng % 2- Kỹ thuật Vị trí 1 Vị trí 2 Vị trí ... Tổng % 3- Chuyên môn và hành chính Vị trí 1 Vị trí 2 Vị trí ... Tổng % 4- Công nhân trực tiếp Vị trí 1 Vị trí 2 Vị trí ... Tổng % Trang - 43 Khoảng tuổi / khoảng l−ơng 21-30 tuổi 31- 40 tuổi 41- 50 tuổi 51- 65 tuổi Bộ phận/vị trí <5 00 50 0- 10 00 10 01 -1 50 0 15 01 -2 00 0 >2 00 0 B ìn h qu ân <5 00 50 0- 10 00 10 01 -1 50 0 15 01 -2 00 0 >2 00 0 B ìn h qu ân <5 00 50 0- 10 00 10 01 -1 50 0 15 01 -2 00 0 >2 00 0 B ìn h qu ân <5 00 50 0- 10 00 10 01 -1 50 0 15 01 -2 00 0 >2 00 0 B ìn h qu ân 5- Giám sát công nhân trực tiếp Vị trí 1 Vị trí 2 Vị trí ... Tổng % 6- Tạp vụ văn phòng Vị trí 1 Vị trí 2 Vị trí ... Tổng % 7- Giám sát tạp vụ văn phòng Vị trí 1 Vị trí 2 Vị trí ... Tổng % Trang - 44 Phần 5: xin thôi việc: Tại sao mọi ng−ời lại muốn dời công ty đi làm chỗ khác? Các lý do Mâu thuẫn B ộ p h ậ n T ê n n h â n v iê n T h ô i v iệ c k h ô n g c ó k ế h o ạ c h x in v iệ c T h ô i v iệ c đ ể l μ m c h o đ ố i t h ủ c ạ n h t r a n h T h ô i v iệ c đ ể l μ m v iệ c t ạ i c ô n g t y k h á c μ T ổ n g s ố x in t h ô i v iệ c L − ơ n g c a o h ơ n V ị t r í t ố t h ơ n V ới đ ồn g ng hi ệp V ới c án b ộ gi ám s át Q u a n t â m đ ế n t r á c h n h iệ m ớ L ý d o k h á c Bộ phận A 1- Quản lý Vị trí 1 Vị trí 2 Vị trí ... Tổng % 2- Kỹ thuật Vị trí 1 Vị trí 2 Vị trí ... Tổng % 3- Chuyên môn và hành chính Vị trí 1 Vị trí 2 Vị trí ... Tổng % 4- Công nhân trực tiếp Vị trí 1 Vị trí 2 Vị trí ... Tổng % Trang - 45 Các lý do Mâu thuẫn B ộ p h ậ n T ê n n h â n v iê n T h ô i v iệ c k h ô n g c ó k ế h o ạ c h x in v iệ c T h ô i v iệ c đ ể l μ m c h o đ ố i t h ủ c ạ n h t r a n h T h ô i v iệ c đ ể l μ m v iệ c t ạ i c ô n g t y k h á c μ T ổ n g s ố x in t h ô i v iệ c L − ơ n g c a o h ơ n V ị t r í t ố t h ơ n V ới đ ồn g ng hi ệp V ới c án b ộ gi ám s át Q u a n t â m đ ế n t r á c h n h iệ m ớ L ý d o k h á c 5- Giám sát công nhân trực tiếp Vị trí 1 Vị trí 2 Vị trí ... Tổng % 6- Tạp vụ văn phòng Vị trí 1 Vị trí 2 Vị trí ... Tổng % 7- Giám sát tạp vụ văn phòng Vị trí 1 Vị trí 2 Vị trí ... Tổng % Tổng số % Trang - 46 Phần 6: Những thay đổi về cơ cấu dân số trong vùng. Mô hình về nhân khẩu học trong vùng kinh doanh của bạn nh− thế nào? Hãy tiếp xúc với cơ quan của chính phủ để tiếp cận và nắm bắt các thông tin về tình hình kinh tế-xã hội trong vùng. Hãy cố gắng có đ−ợc những báo cáo tốt nhất. Kiểm tra xem dân số trong vùng tăng lên hay giảm đi, tình hình về giáo dục, sự tham gia của ng−ời dân vào các lớp học, các khoá đào tạo, thay đổi về thu nhập, mức sống, chi phí cuộc sống, tỷ lệ thất nghiệp, số l−ợng và các loại việc làm, cũng nh− số l−ợng và loại cơ sở kinh doanh mới ra đời. Tất cả các số liệu này sẽ cho phép xác định nhu cầu và khả năng cung cấp các loại lao động trong vùng kinh doanh của bạn, theo các vị trí công việc cũng nh− các ngành khác nhau. Từ những thông tin về điều kiện kinh tế XH trong vùng, bạn có những suy nghĩ gì ? Bức tranh về nhu cầu và khả năng cung cấp lao động trong vùng nh− thế nào ? Điều này sẽ ảnh h−ởng đến kinh doanh của bạn ra sao? Trang - 47 Phần 7: Những xu h−ớng của thị tr−ờng lao động: Những xu h−ớng trên thị tr−ờng lao động về những loại kỹ năng mà bạn cần là gì? Hiện nay, bạn đã có các thông tin cơ bản về nhu cầu và khả năng cung cấp của thị tr−ờng lao động trong vùng, hãy cố gắng để xác định rõ các xu h−ớng về các yêu cầu của lao động nh− thế nào. • Mức l−ơng tối thiểu cho ngành nông nghiệp / phi nông nghiệp cũng nh− cho công nhân các vùng nông thôn / đô thị là bao nhiêu? • Các đối thủ cạnh tranh trong ngành cũng nh− các ngành khác đang trả nhân viên của họ ở mức bao nhiêu? (hãy cố gắng để xác định con số cho các loại kỹ năng lao động mà bạn đang cần) • Các loại thù lao và lợi ích nào mà các đối thủ cạnh tranh trong ngành cũng nh− các ngành khác đang cung cấp cho nhân viên của bạn? • Có những nguồn nào bạn có thể có các loại kỹ năng lao động mà bạn cần, và bạn có thể có nó ngay ở trong vùng của bạn không? • Liệu có sự phát triển công nghệ nào trong vùng có thể thay thế các yêu cầu về lao động của công ty bạn không? Trang - 48 Phần 8: Các kế hoạch phát triển trong vùng: Có những kế hoạch phát triển nào ở trong vùng có thể làm tăng thêm lực l−ợng lao động không? Một lần nữa hãy tìm đến các cơ quan kế hoạch hoá phát triển các vùng thành thị /nông thôn của chính phủ nơi gần nhất để tìm kiếm các thông tin về kế hoạch phát triển ngắn hạn – trung hạn mới nhất trong vùng. Nếu họ không có các kế hoạch này hoặc không đ−ợc phép phổ biến rộng rãi các kế hoạch nh− vậy, bạn hãy phỏng vấn những ng−ời có liên quan. Hỏi về các loại kế hoạch phát triển nào đang đ−ợc phác thảo. Đồng thời cũng hỏi xem khi nào thì những kế hoạch này đi vào thực hiện và những ảnh h−ởng của nó đến kinh doanh, đặc biệt là các vấn đề lao động nh− thế nào. Bạn cũng có thể kiểm tra xem liệu có những kế hoạch đầu t− nào đang đ−ợc theo đuổi trong vùng và mức độ của nó nh− thế nào. Sau khi thu thập các thông tin này, bạn hãy nghiên cứu lại chúng và tự hỏi xem những thông tin này sẽ ảnh h−ởng đến hoạt động kinh doanh của bạn nh− thế nào?. Trang - 49 Phần 9: các tiêu chuẩn: Các định mức tiêu chuẩn của công ty bạn nh− thế nào? Có nhiều công ty hoạt động mà không xác định rõ các tiêu chuẩn công việc. Công ty của bạn thì nh− thế nào, có xác định rõ các tiêu chuẩn công việc không? Nếu có, : • Hãy kiểm tra xem mỗi vị trí có xác định các yêu cầu về số l−ợng và chất l−ợng theo kết quả đầu ra không. • Nếu không xác định rõ cho mỗi vị trí, thì hãy làm rõ chúng bằng cách sử dụng bảng d−ới đây Nếu không, hãy sử dụng bảng d−ới đây để thiết lập các tiêu chuẩn của bạn. Loại kết quả đầu ra Khối l−ợng (số l−ợng) Chất l−ợng Vị trí 1 H àn g ng ày H àn g tu ần H àn g th án g K iể m t ra c hấ t l − ợn g 1 K iể m t ra c hấ t l − ợn g 2 K iể m t ra c hấ t l − ợn g ... K iể m t ra c hấ t l− ợn g cu ối c ùn g Kết quả 1 Kết quả 2 Kết quả 3 Kết quả ... Vị trí 2 Kết quả 1 Kết quả 2 Kết quả 3 Kết quả ... Vị trí ... Kết quả 1 Kết quả 2 Kết quả 3 Kết quả ... Trang - 50 Phần 10: Chi phí đμo tạo của bạn nh− thế nμo? Chi phí đào tạo của công ty về thời gian, sự cố gắng và tiền bạc nh− thế nào? Hãy xem xét tất cả các hoạt động đào tạo trong năm qua. Liệt kê theo: đào tạo tại chỗ, đào tạo tại công ty, đào tạo bên ngoài, các khoá ngắn hạn, dài hạn, các chuyến thăm quan thực tế, các ch−ơng trình giám sát, cố vấn v.v... Các loại đμo tạo Số các ch−ơng trình theo kế hoạch (a) Số các ch−ơng trình đã thực hiện (b) So sánh (a) và (b) Đào tạo tại công ty • Tại công việc • Các khoá ngắn hạn • Các khoá dài hạn • Thăm quan thực tế • Ch−ơng trình huấn luyện • Ch−ơng trình cố vấn Đào tạo bên ngoài • Tại công việc • Các khoá ngắn hạn • Các khoá dài hạn • Thăm quan thực tế • Ch−ơng trình huấn luyện • Ch−ơng trình cố vấn Bây giờ, hãy lục tìm các sổ sách kế toán và liệt kế các chi phí liên quan đến các hoạt động đào tạo ở trên. Trang - 51 Hãy xem xét các chi phí đào tạo với các ch−ơng trình đ−ợc thực hiện theo cách nh− sau: • Số l−ợng và loại các ch−ơng trình/các hoạt động đào tạo đã thực hiện so với thực tế cần thiết • Số l−ợng và loại các ch−ơng trình/các hoạt động đào tạo đã thực hiện so với số kế hoạch • Thời gian cho các hoạt động chuẩn bị, tiến hành và các hoạt động sau khi kết thúc đào tạo đối với từng ch−ơng trình/hoạt động đào tạo. • Yêu cầu về nhân lực cho mỗi ch−ơng trình/hoạt động đào tạo • Số ng−ời tham dự so với số ng−ời thực tế hoàn thành khoá học cho mỗi khoá đào tạo • Các mức độ kết quả của ng−ời học cho mỗi khoá đào tạo • Đánh giá của ng−ời học về các khoá đào tạo • Các nguồn vốn của các ch−ơng trình đào tạo • Có còn ngân sách đào tạo cho năm nay không? Nếu có, thì còn bao nhiêu? Sau khi xem xét theo các cách ở trên, hãy tự hỏi: Liệu công ty bạn đã tiêu tiền một cách có hiệu quả cho các hoạt động đào tạo không? Bạn có đủ ngân sách để tổ chức có hiệu quả các ch−ơng trình đào tạo theo yêu cầu không? Và bây giờ hãy cố gắng để xác định thêm một số vấn đề sau đây: • Bạn đã tiêu bao nhiêu tiền để tiến hành các khoá đào tạo theo yêu cầu? • Bạn đã tiêu bao nhiêu tiền cho từng ng−ời cho mỗi khoá đào tạo? Bạn có thể giảm các chi phí này mà vẫn duy trì đ−ợc những ảnh h−ởng của đào tạo đối với kết quả kinh doanh một cách tối đa không? Và nếu có thì chi phí đào tạo sau khi giảm sẽ là bao nhiêu? • Bạn có đủ nhân lực để quản lý và theo dõi các khoá đào tạo không? • Hãy cố gắng suy nghĩ xem còn những vấn đề gì khác liên quan đến các chi phí đào tạo. Trang - 52 P h ầ n 5 Bạn cần gì? vμ có thể có chúng ở đâu? Dự đoán nhu cầu và khả năng cung cấp nguồn nhân lực Mục tiêu phần nμy: Nhằm giúp bạn hiểu đầy đủ hơn bản chất vấn đề, xác định rõ quan điểm và giá trị cũng nh− phát triển các kỹ năng của KHH nguồn nhân lực thông qua: • Xác định sự tồn tại hay không tồn tại của các vấn đề nguồn nhân lực liên quan đến việc dự đoán các nhu cầu và khả năng cung cấp nguồn nhân lực; • Mô tả quá trình dự đoán nhu cầu và khả năng cung cấp nguồn nhân lực; • Xác định nhu cầu nhân lực cho từng loại trong từng giai đoạn thời gian cụ thể • Xác định cơ cấu tốt nhất của nguồn nhân lực sẽ đ−ợc sử dụng theo xu h−ớng t−ơng lai; • Xác định các nguồn nhân lực sẵn có. Trang - 53 Hoạt động 5-1 Cái gì lμm bạn lo lắng? (Hiện t−ợng) Tại sao nó xảy ra (Những nguyên nhân có thể) Bạn có thể lμm gì ? Nó có thể lμm gì ? • Công ty bạn có đang thừa hay thiếu nhân viên không ? Có Không • Bạn đang phải đối đầu với việc tăng lên của chi phí lao động? Có Không • Bạn đang phải đối đầu với việc gia tăng của chi phí quản lý chung ? Có Không • Bạn đang phải đối đầu với tỷ lệ cao không bình th−ờng của việc chậm giao hàng và những lời kêu ca của khách hàng? Có Không • Bạn đang phải trải qua trình trạng tỷ lệ mệt mỏi cả về thể xác và tinh thần cao trong công ty? Có Không • Bạn đang phải đ−ơng đầu với tình trạng tỷ lệ tai nạn cao ? Có Không • Bạn đang phải đ−ơng đầu với tình trạng công nhân làm việc đơn giản nh−ng lại đ−ợc trả l−ơng cao ? Có Không • Bạn đang phải đ−ơng đầu với tình trạng năng suất lao động thấp ? Có Không • Bạn đang phải đ−ơng đầu với tình trạng tỷ lệ nhân viên vắng mặt cao ? Có Không • Bạn đang phải đ−ơng đầu với tình trạng tỷ lệ luân chuyển lao động cao không bình th−ờng ? Có Không • Bạn đang phải đ−ơng đầu với tình trạng có quá nhiều yêu cầu xin chuyển công việc ? Có Không • Bạn đang phải đ−ơng đầu với tình trạng làm thêm giờ quá nhiều ? Có Không • Bạn không biết và không có cơ sở về các yêu cầu lao động trong t−ơng lai gần • Bạn không biết và không có cơ sở về các loại cũng nh− mức độ các kỹ năng lao động • Bạn không biết và không có cơ sở về các nguồn nhân lực sẵn có trong công ty hoặc nơi mà bạn có thể nhanh chóng có đ−ợc các kỹ năng lao động cần thiết. • Bạn không biết và không có cơ sở về các tỷ lệ tiền l−ơng, chi phí về các khoản lợi ích, thời gian nghỉ cũng nh− quan điểm của nhân viên. • Bạn không biết và không có cơ sở về các ph−ơng tiện đào tạo cần thiết • Bạn không biết và không có cơ sở về các chi phí đào tạo • Bạn không biết và không có cơ sở liệu công ty có đủ tài chính để trả l−ơng cho nhu cầu nhân lực và đào tạo họ không V ấ n đ ề t h ự c s ự l μ g ì ? ( C á c v ấ n đ ề c ủ a Q L n h â n s ự ) B ạ n k h ô n g c ó n h ữ n g d ự đ o á n v ề y ê u c ầ u v à k h ả n ă n g c u n g c ấ p n g u ồ n l a o đ ộ n g • Tiến hành dự đoán về yêu cầu nguồn lao động. • Tiến hành dự đoán về khả năng cung cấp nguồn lao động Các bài tập ở các hoạt động 5-2 và 5-3 sẽ h−ớng dẫn bạn tính toán về nhu cầu và khả năng cung cấp nguồn lao động. Các lĩnh vực phân tích kỹ hơn • Các chính sách nguồn NL • Thu hút và tuyển chọn nhân viên • Đào tạo • Đề bạt và thuyên chuyển • Kế hoạch hoá sản xuất kinh doanh Dự đoán về yêu cầu nguồn nhân lực là quá trình làm rõ: • Nhu cầu về từng loại lao động trong từng giai đoạn để thực hiện các vai trò khác nhau, và • Cơ cấu tốt nhất của lao động đ−ợc sử dụng trong t−ơng lai là gì Quá trình dự đoán này sẽ xác định các tiêu thức về kỹ năng về từng loại và số l−ợng, cho mỗi loại công việc. Trang - 54 Xác định điểm? Ưu tiên cao: Tình trạng khủng hoảng (Hơn nửa câu trả lời của bạn là Có) Bạn có vấn đề nghiêm trọng. Nó phải đ−ợc xem xét xử lý ngay. Có thể nhờ ng−ời có chuyên môn giúp đỡ và thực hiện ngay những hoạt động kể trên. Giao việc cho những ng−ời khác để xúc tiến nhanh việc giải quyết vấn đề. Ưu tiên trung bình: Tình trạng báo động (Gần nửa số câu trả lời là Có) Vấn đề của bạn bắt đầu tăng lên cả về phạm vi và mức độ. Hãy đánh giá và xem xét kỹ hiện t−ợng và những nguyên nhân có thể. Tiến hành các công việc đ−ợc nêu ở trên, và xác định khung thời gian để giám sát các hiện t−ợng. Nếu các hiện t−ợng vẫn còn, thì hãy nghiên cứu các lĩnh vực cần phân tích kỹ hơn ở trên. Ưu tiên thấp: Khó đoán tr−ớc (Chỉ có một câu trả lời là Có) Vấn đề của bạn vẫn ch−a rõ và có thể quá sớm để kết luận. Kiểm tra và xem xét lại tất cả các hiện t−ợng và nguyên nhân. Sử dụng các hoạt động nêu ở trên nh− những ph−ơng tiện phòng xa vấn đề. Trang - 55 Hoạt động 5-1 Tr−ớc khi bạn bắt đầu dự đoán về nhu cầu nguồn nhân lực, xin hãy trả lời các câu hỏi sau đây: • Có những thời điểm rất cao và rất thấp về nhu cầu nhân lực của công ty bạn không? • Nhu cầu nhân lực của công ty bạn có thay đổi một cách th−ờng xuyên không (về số l−ợng và loại hình)? • Nhu cầu khác nhau theo tháng, theo tuần hay thậm chí theo từng ngày? • Bạn có cần thêm ng−ời vào các ca thứ bảy hay buổi tối không? Nếu hầu hết các câu trả lời cho các câu hỏi trên là có, thì bạn nên rèn luyện kỹ năng dự đoán nhu cầu nguồn nhân lực. Đây là nhiệm vụ đầu tiên bạn nên thực hiện theo định kỳ để đáp ứng nhu cầu thất th−ờng về lao động của công ty bạn. Bắt đầu thói quen dự đoán nhu cầu nhân lực cho mỗi bộ phận, sau đó tổng hợp lại thành nhu cầu của cả công ty. Xác định các đơn vị yêu cầu về dự báo nguồn nhân lực riêng. Tr−ớc khi bạn bắt đầu tính toán, xin hãy trả lời các câu hỏi d−ới đây và kết hợp các câu trả lời này trong các tính toán của bạn: • Những yêu cầu cơ bản về lao động trong t−ơng lai là gì (trong hai năm tới)? • Những kỹ năng nào đ−ợc yêu cầu? ở mức độ nào? • Tình trạng hiện tại của việc cung cấp các kỹ năng nguồn nhân lực và khả năng phát triển các kỹ năng này nh− thế nào? • Cái gì có thể sẽ xảy ra với tỷ lệ tiền công, các chi phí về phúc lợi, chế độ nghỉ phép và các quan điểm về công việc của nhân viên ở công ty? • Cơ sở vật chất sẵn có cho đào tạo của công ty nh− thế nào? • Những chi phí đào tạo sẽ là gì và bao nhiêu? • Khi xem xét các con số về doanh thu, luồng tiền trong các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong t−ơng lai, công ty bạn có thể có đủ các chi phí trang trải cho việc trả l−ơng, th−ởng và các chi phí đào tạo không? Hãy xác định rõ các loại kỹ năng và mức độ của từng loại. Bạn có thể sử dụng các gợi ý sau đây để thực hiện công việc này. Các loại kỹ năng: 1. Quản lý 2. Kỹ thuật 3. Chuyên môn và hành chính 4. Thao thác, tay nghề 5. Giám sát công nhân trực tiếp 6. Phục vụ 7. Giám sát quá trình phục vụ Trang - 56 Qui định chung về mức độ kỹ năng: 1. Thông thạo: đ−ợc đào tạo chính thức, và đã trải qua thực hành, có kinh nghiệm 2. Bán thông thạo: đ−ợc đào tạo, tuy nhiên không chính thức và bài bản, có một số kinh nghiệm nhất định 3. Không thông thạo: Không đ−ợc đào tạo hoặc không có kinh nghiệm. Trang - 57 Dự đoán nhu cầu nguồn nhân lực cho giai đoạn: Số l − ợ n g t h e o y êu c ầ u Số n h â n v iê n h iệ n Số ng−ời giảm trong thời kỳ (b) Số ng−ời cần thêm trong kỳ (c) (d) Loại kỹ năng/vị trí Mực độ kỹ năng (a) T ạm n gừ ng Đ ề bạ t T hu yê n ch uy ển B ỏ cô ng ty B ị đ uổ i C hế t N gh ỉ h −u T ổn g số K ết th úc đ ào Đ ề bạ t l ên T uy ển th êm T ổn g số (a)- (b)+ (c) = (d) 1. Quản lý Thông thạo Bán thông thạo • Vị trí 1 Không thông thạo Thông thạo Bán thông thạo • Vị trí 2 Không thông thạo Thông thạo Bán thông thạo • Vị trí ... Không thông thạo 2- Kỹ thuật Thông thạo Bán thông thạo • Vị trí 1 Không thông thạo Thông thạo Bán thông thạo • Vị trí 2 Không thông thạo Thông thạo Bán thông thạo • Vị trí ... Không thông thạo 3- Chuyên môn và hành chính Thông thạo Bán thông thạo • Vị trí 1 Không thông thạo Thông thạo Bán thông thạo • Vị trí 2 Không thông thạo Thông thạo Bán thông thạo • Vị trí ... Không thông thạo Trang - 58 Số l − ợ n g t h e o y êu c ầ u Số n h â n v iê n h iệ n n a y Số ng−ời giảm trong thời kỳ (b) Số ng−ời cần thêm trong kỳ (c) (d) Loại kỹ năng/vị trí Mực độ kỹ năng (a) T ạm n gừ ng v iệ c Đ ề bạ t T hu yê n ch uy ển B ỏ cô ng ty B ị đ uổ i C hế t N gh ỉ h −u T ổn g số K ết th úc đ ào tạ o Đ ề bạ t l ên T uy ển th êm T ổn g số (a)- (b)+ (c) = (d) 4- Thao tác trực tiếp Thông thạo Bán thông thạo • Vị trí 1 Không thông thạo Thông thạo Bán thông thạo • Vị trí 2 Không thông thạo Thông thạo Bán thông thạo • Vị trí ... Không thông thạo 4. Giám sát công nhân trực tiếp Thông thạo Bán thông thạo • Vị trí 1 Không thông thạo Thông thạo Bán thông thạo • Vị trí 2 Không thông thạo Thông thạo Bán thông thạo • Vị trí ... Không thông thạo 5. Phục vụ, văn phòng Thông thạo Bán thông thạo • Vị trí 1 Không thông thạo Thông thạo Bán thông thạo • Vị trí 2 Không thông thạo Thông thạo Bán thông thạo • Vị trí ... Không thông thạo Trang - 59 Số l − ợ n g t h e o y êu c ầ u Số n h â n v iê n h iệ n n a y Số ng−ời giảm trong thời kỳ (b) Số ng−ời cần thêm trong kỳ (c) (d) Loại kỹ năng/vị trí Mực độ kỹ năng (a) T ạm n gừ ng v iệ c Đ ề bạ t T hu yê n ch uy ển B ỏ cô ng ty B ị đ uổ i C hế t N gh ỉ h −u T ổn g số K ết th úc đ ào tạ o Đ ề bạ t l ên T uy ển th êm T ổn g số (a)- (b)+ (c) = (d) 6. Giám sát phục vụ Thông thạo Bán thông thạo • Vị trí 1 Không thông thạo Thông thạo Bán thông thạo • Vị trí 2 Không thông thạo Thông thạo Bán thông thạo • Vị trí ... Không thông thạo Trang - 60 Hoạt động: 5-2 B−ớc tiếp theo là dự đoán khả năng cung cấp nguồn nhân lực. D−ới đây là bảng h−ớng dẫn có thể giúp bạn tính toán các nguồn về cung cấp nhân lực cho công ty. Dự báo khả năng cung cấp nguồn nhân lực trong giai đoạn: Kế hoạch hoá việc thu hút tuyển dụng Các vị trí có thể bị chống (a) Các vị trí sẽ có ng−ời đảm nhận (b) Các loại kỹ năng/vị trí Mức độ kỹ năng T ạm n gừ ng v iệ c Đ ề bạ t T hu yê n ch uy ển B ị đ uổ i C hế t N gh ỉ h −u B ỏ cô ng ty K iể m t ra , n ếu c ần Tên ng−ời 1. Quản lý Thông thạo Bán thông thạo • Vị trí 1 Không thông thạo Thông thạo Bán thông thạo • Vị trí 2 Không thông thạo Thông thạo Bán thông thạo • Vị trí... Không thông thạo 2. Kỹ thuật Thông thạo Bán thông thạo • Vị trí 1 Không thông thạo Thông thạo Bán thông thạo • Vị trí 2 Không thông thạo Thông thạo Bán thông thạo • Vị trí... Không thông thạo 3. Chuyên môn và hành chính Thông thạo Bán thông thạo • Vị trí 1 Không thông thạo Thông thạo Bán thông thạo • Vị trí 2 Không thông thạo Thông thạo Bán thông thạo • Vị trí... Không thông thạo 4. Thao tác trực tiếp Trang - 61 Dự báo khả năng cung cấp nguồn nhân lực trong giai đoạn: Kế hoạch hoá việc thu hút tuyển dụng Các vị trí có thể bị chống (a) Các vị trí sẽ có ng−ời đảm nhận (b) Các loại kỹ năng/vị trí Mức độ kỹ năng T ạm n gừ ng v iệ c Đ ề bạ t T hu yê n ch uy ển B ị đ uổ i C hế t N gh ỉ h −u B ỏ cô ng ty K iể m t ra , n ếu c ần Tên ng−ời Thông thạo Bán thông thạo • Vị trí 1 Không thông thạo Thông thạo Bán thông thạo • Vị trí 2 Không thông thạo Thông thạo Bán thông thạo • Vị trí... Không thông thạo Giám sát công nhân trực tiếp Thông thạo Bán thông thạo • Vị trí 1 Không thông thạo Thông thạo Bán thông thạo • Vị trí 2 Không thông thạo Thông thạo Bán thông thạo • Vị trí... Không thông thạo Phục vụ Thông thạo Bán thông thạo • Vị trí 1 Không thông thạo Thông thạo Bán thông thạo • Vị trí 2 Không thông thạo Thông thạo Bán thông thạo • Vị trí... Không thông thạo 5. Giám sát phục vụ Thông thạo Bán thông thạo • Vị trí 1 Không thông thạo Thông thạo Bán thông thạo • Vị trí 2 Không thông thạo Thông thạo Bán thông thạo • Vị trí... Không thông thạo Trang - 62 Ph ầ n 6 Có khoảng cách không? So sánh yêu cầu và khả năng cung cấp nguồn nhân lực Mục tiêu phần nμy: Nhằm giúp bạn hiểu đầy đủ hơn bản chất vấn đề, xác định rõ quan điểm và giá trị cũng nh− phát triển các kỹ năng của KHH nguồn nhân lực thông qua: • Đánh giá sự tồn tại hay không tồn tại các vấn đề nhân lực liên quan đến quá trình kết hợp giữa nhu cầu và khả năng cung cấp nguồn nhân lực • Mô tả quá trình phân tích “khoảng cách” hay so sánh giữa nhu cầu và khả năng cung cấp nguồn nhân lực • Phân tích các số liệu và xử lý chúng theo quá trình phân tích khoảng cách Trang - 63 Hoạt động 6-1 Cái gì lμm bạn lo lắng? (Hiện t−ợng) Tại sao nó xảy ra (Những nguyên nhân có thể) Bạn có thể lμm gì ? Nó có thể lμm gì ? • Công ty bạn có đang thừa hay thiếu nhân viên không ? Có Không • Bạn đang trải qua tình trạng tăng nhanh về chi phí lao động? Có Không • Bạn đang trải qua tình trạng tăng nhanh về chi phí quản lý chung? Có Không • Bạn đang phải đối đầu với tình trạng tỷ lệ cao bất th−ờng về việc chậm giao hàng và những lời phàn nàn của khách hàng? Có Không • Bạn đang phải đối đầu với tình trạng tỷ lệ cao về các tai nạn và sản phẩm hỏng Có Không • Bạn đang phải đối đầu với tình trạng tỷ lệ cao về nhũng yêu cầu xin chuyển công tác của nhân viên ? Có Không • Bạn đang phải đ−ơng đầu với tỷ lệ cao bất th−ờng của việc luân chuyển lao động tại công ty ? Có Không • Bạn không biết về yêu cầu nguồn nhân lực của bạn • Bạn không biết về số l−ợng và các loại lao động sẵn có trong công ty bạn • Bạn không biết về tỷ lệ có thể cung cấp về lao động theo yêu cầu của công ty bạn V ấ n đ ề t h ự c s ự l μ g ì ? ( C á c v ấ n đ ề c ủ a Q L n h â n s ự ) B ạ n k h ô n g t h ự c h i ệ n v i ệ c s o s á n h g i ữ a y ê u c ầ u v à k h ả n ă n g c u n g c ấ p n g u ồ n n h â n l ự c c ủ a c ô n g t y • Thực hiện việc phân tích khoảng cách giữa nhu cầu và khả năng cung cấp nguồn nhân lực cho công ty. Các bài tập ở các hoạt động 6-2 và 6-3 sẽ h−ớng dẫn bạn nghiên cứu đầy đủ quan hệ giữa nhu cầu và khả năng cung cấp nguồn nhân lực cho công ty. Các lĩnh vực phân tích kỹ hơn • Các chính sách nguồn NL • Thu hút và tuyển chọn • Dự toán ngân sách nguồn nhân lực Sự phân tích các yếu tố khác nhau về nguồn nhân lực và các dự báo về khả năng cung cấp nhân lực là yếu tố cơ sở cho quá trình phân tích khoảng cách. Để tiến hành phân tích khoảng cách, bạn cần: • Đánh giá kết quả thực hiện công việc của đội ngũ lao động hiện tại • Xác định việc thiếu hoặc mất cân đối giữa yêu cầu nguồn nhân lực với các mục tiêu sản xuất kinh doanh • Xác định những nguyên nhân của những mất cân đối này Xác định điểm? Ưu tiên cao: Tình trạng khủng hoảng (Hơn nửa câu trả lời của bạn là Có) Bạn có vấn đề nghiêm trọng. Nó phải đ−ợc xem xét xử lý ngay. Có thể nhờ ng−ời có chuyên môn giúp đỡ và thực hiện ngay những hoạt động kể trên. Giao việc cho những ng−ời khác để xúc tiến nhanh việc giải quyết vấn đề. Ưu tiên trung bình: Tình trạng báo động (Gần nửa số câu trả lời là Có) Vấn đề của bạn bắt đầu tăng lên cả về phạm vi và mức độ. Hãy đánh giá và xem xét kỹ hiện t−ợng và những nguyên nhân có thể. Tiến hành các công việc đ−ợc nêu ở trên, và xác định khung thời gian để giám sát các hiện t−ợng. Nếu các hiện t−ợng vẫn còn, thì hãy nghiên cứu các lĩnh vực cần phân tích kỹ hơn ở trên. Ưu tiên thấp: Khó đoán tr−ớc (Chỉ có một câu trả lời là Có) Vấn đề của bạn vẫn ch−a rõ và có thể quá sớm để kết luận. Kiểm tra và xem xét lại tất cả các hiện t−ợng và nguyên nhân. Sử dụng các hoạt động nêu ở trên nh− những ph−ơng tiện phòng xa vấn đề. Trang - 64 Hoạt động 6-2: khoảng cách nμo? Hãy kết hợp các kết quả từ hoạt động 4-2 về dự báo nhu cầu nguồn nhân lực và hoạt động 4-3 về dự báo khả năng cung cấp nguồn nhân lực. Sử dụng bảng d−ới đây để tổng hợp các kết quả của bạn trong hai hoạt động trên. Bảng phân tích khoảng cách Bạn nên thu hút nguồn bên ngoμi bao nhiêu (c) Có sẵn có các nguồn bên ngoμi không ? Loại kỹ năng/vị trí Mức độ kỹ năng Số nhân viên theo yếu cầu (Kết quả hoạt động 4-2) (a) Số l−ợng bạn có (dự báo) (Kết quả hoạt động 4-3) (b) (a) - (b) = (c) Có Không 1. Quản lý Thành thạo Bán thành thạo • Vị trí 1 Không thành thạo Thành thạo Bán thành thạo • Vị trí 2 Không thành thạo Thành thạo Bán thành thạo • Vị trí ... Không thành thạo 2. Kỹ thuật Thành thạo Bán thành thạo • Vị trí 1 Không thành thạo Thành thạo Bán thành thạo • Vị trí 2 Không thành thạo Thành thạo Bán thành thạo • Vị trí ... Không thành thạo 3. Chuyên môn và hành chính 4. Thành thạo Bán thành thạo • Vị trí 1 Không thành thạo Thành thạo Bán thành thạo • Vị trí 2 Không thành thạo Thành thạo Bán thành thạo • Vị trí ... Không thành thạo Trang - 65 Bảng phân tích khoảng cách Bạn nên thu hút nguồn bên ngoμi bao nhiêu (c) Có sẵn có các nguồn bên ngoμi không ? Loại kỹ năng/vị trí Mức độ kỹ năng Số nhân viên theo yếu cầu (Kết quả hoạt động 4-2) (a) Số l−ợng bạn có (dự báo) (Kết quả hoạt động 4-3) (b) (a) - (b) = (c) Có Không 5. Thao tác trực tiếp Thành thạo Bán thành thạo • Vị trí 1 Không thành thạo Thành thạo Bán thành thạo • Vị trí 2 Không thành thạo Thành thạo Bán thành thạo • Vị trí ... Không thành thạo 6. Giám sát nhân viên trực tiếp Thành thạo Bán thành thạo • Vị trí 1 Không thành thạo Thành thạo Bán thành thạo • Vị trí 2 Không thành thạo Thành thạo Bán thành thạo • Vị trí ... Không thành thạo 7. Phục vụ và văn phòng Thành thạo Bán thành thạo • Vị trí 1 Không thành thạo Thành thạo Bán thành thạo • Vị trí 2 Không thành thạo Thành thạo Bán thành thạo • Vị trí ... Không thành thạo Trang - 66 Bảng phân tích khoảng cách Bạn nên thu hút nguồn bên ngoμi bao nhiêu (c) Có sẵn có các nguồn bên ngoμi không ? Loại kỹ năng/vị trí Mức độ kỹ năng Số nhân viên theo yếu cầu (Kết quả hoạt động 4-2) (a) Số l−ợng bạn có (dự báo) (Kết quả hoạt động 4-3) (b) (a) - (b) = (c) Có Không 8. Giám sát phục vụ Thành thạo Bán thành thạo • Vị trí 1 Không thành thạo Thành thạo Bán thành thạo • Vị trí 2 Không thành thạo Thành thạo Bán thành thạo • Vị trí ... Không thành thạo H∙y xem xét kết quả bảng phân tích của bạn. • Có tồn tại khoảng cách nào không? Nếu có, thì là những khoảng cách nào? Nếu không, bạn có nhìn thấy bất kỳ sự khác biệt hay mâu thuẫn nào không? Và chúng là những khác biệt hay mâu thuẫn nào? • Nhu cầu về nhuồn nhân lực của bạn đang lớn hơn khả năng cung cấp phải không? Hay là khả năng cung cấp lớn hơn nhu cầu nguồn nhân lực? • Những loại kỹ năng nào sẽ có khả năng trở nên quí hiếm? Và trong giai đoạn nào? (6 tháng hoặc 1 năm) • Liệu có sẵn các ch−ơng trình đào tạo có khả năng khắc phục tình trạng thiếu các kỹ năng này không? • Bạn có sẵn số lao động có khả năng đào tạo cho những thay đổi nh− đề bạt hay thuyên chuyển công tác không? • Những thay đổi này có khả năng thoả mãn nhu cầu về lao động không? • Còn những khoảng cách nào khác mà bạn biết không? Trang - 67 Hoạt động 6-3: tại sao có những khoảng cách nμy? „ Xem xét kết quả công việc của đội ngũ lao động hiện tại • Họ có đạt đ−ợc các định mức công việc đặt ra không? • Bạn có những công nhân có khả năng học các kỹ năng mới không? Hay có khả năng trở thành ng−ời quản lý không? • Kết quả công việc của những cá nhân mà bạn đánh giá là có tiềm năng nh− thế nào? • Các nhân viên có đạt đ−ợc các kỹ năng và mức độ công việc mong muốn sau các khoá đào tạo không? • Họ có đ−ợc đào tạo đầy đủ không? „ Liệt kê những thiếu vắng hay mất cân đối về nguồn nhân lực so với các mục tiêu của sản xuất kinh doanh. • Các mục tiêu sản xuất kinh doanh của bạn mỗi ngày, mỗi tuần, mỗi tháng nh− thế nào? • Mỗi nhân viên có thể sản xuất đ−ợc bao nhiêu sản phẩm mỗi ngày, mỗi tuần, mỗi tháng? • Bạn đang có bao nhiêu công nhân? • Bạn tổ chức làm việc theo bao nhiêu ca? • Sự khác biệt giữa năng lực sản xuất và mục tiêu của bạn nh− thế nào? • Th−ờng các nhân viên của bạn có đạt đ−ợc các định mức công việc đặt ra không? • Công ty bạn có phải thay đổi các kỹ năng mới khi có các khác hàng mới không? „ Liệt kê tất cả các nguyên nhân có thể của những thiếu vắng hay mất cân đối này. D−ới đây là một số các câu hỏi có thể giúp bạn tìm ra các nguyên nhân của các vấn đề kể trên. • Chiến l−ợc thu hút và tuyển chọn nhân viên của bạn nh− thế nào? Các chiến l−ợc này có giúp bạn tìm đ−ợc các nhân viên mà bạn yêu cầu không? • Bạn tuyển chọn nhân viên từ những nguồn nào? Những nguồn này có cung cấp cho bạn các ứng cử viên chất l−ợng cao hay không? • Mọi ng−ời đang dời bỏ công ty của bạn với tỷ lệ rất cao phải không? Cụ thể là tỷ lệ nào? • Tại sao bạn thuyên chuyển hoặc đề bạt nhân viên? Bạn làm việc này có th−ờng xuyên không? • Bạn có đào tạo nhân viên không? • Có phải đối thủ của bạn có khả năng hơn bạn về việc thu hút những ng−ời có khả năng giỏi không? Tại sao lại nh− vậy? Trang - 68 Ph ầ n 7 Bạn sẽ đi đến đâu từ đây? Quá trình tổ chức hay thực hiện Mục tiêu phần nμy: Nhằm giúp bạn hiểu đầy đủ hơn bản chất vấn đề, xác định rõ quan điểm và giá trị cũng nh− phát triển các kỹ năng của KHH nguồn nhân lực thông qua: • Đánh giá sự tồn tại hay không tồn tại của các vấn đề nhân lực liên quan đến việc tổ chức và thực hiện các kế hoạch nguồn nhân lực. • Mô tả quá trình tổ chức kế hoạch hoá nguồn nhân lực Trang - 69 Hoạt động 7-1 Khi đã xác định đ−ợc vấn đề và nguyên nhân của các vấn đề thì việc tiếp theo là bạn xem xét các nguồn lực, xác định các −u tiên, và đặt ra mục tiêu thực hiện. Bảng d−ới đây sẽ giúp bạn tổ chức quá trình kế hoạch hoá nguồn nhân lực. Tổ chức kế hoạch hoá nguồn nhân lực Vấn đề bạn đã xác định là gì? Các khía cạnh cụ thể của vấn đề này là gì? (ví dụ tỷ lệ tiền l−ơng, chính sách quản lý...) Trình tự −u tiên 1 2 3 4 5 Mục tiêu là sẽ hoàn thành khi nào? Tiêu chuẩn của bạn là gì ? Bạn cần những nguồn lực nào? Các ph−ơng án của bạn để giải quyết vấn đề này là gì? Các ch−ơng trình nào bạn cần tổ chức để thực hiện các ph−ơng án này? Thiết kế cụ thể của ch−ơng trình nh− thế nào? Cách thức để thực hiện các ch−ơng trình này nh− thế nào? Số l− ợn g C hấ t l− ợn g Trang - 70 Ph ầ n 8 Cái gì nữa? Giám sát, đánh giá và tái kế hoạch hoá Mục tiêu phần nμy: Nhằm giúp bạn hiểu đầy đủ hơn bản chất vấn đề, xác định rõ quan điểm và giá trị cũng nh− phát triển các kỹ năng của KHH nguồn nhân lực thông qua: • Đánh giá việc tồn tại hay không tồn tại các vấn đề nguồn nhân lực liên quan đến quá trình giám sát, đánh giá và tái kế hoạch hoá các hoạt động KHH nguồn nhân lực • Mô tả quá trình giám sát, đánh giá và tái kế hoạch hoá; • Xác định các yếu tố trong thực tế cản trở quá trình KHH nguồn nhân lực; • Xác định các kế hoạch nguồn nhân lực cần phải đ−ợc xây dựng lại (tái kế hoạch hoá). Trang - 71 Hoạt động 8-1 Nếu bạn muốn biết những cố gắng của bạn đã đạt kết quả đến đâu, bạn hãy so sánh giữa những gì đặt ra trong kế hoạch và những gì thực tế đang diễn ra. Quá trình giám sát sẽ giúp bạn chỉ rõ bạn đã thực hiện đ−ợc gì và những gì cần phải tiếp tục thực hiện. Bạn hãy nhớ ghi chép tất cả những công việc trong quá trình kế hoạch hoá nguồn nhân lực có ảnh h−ởng đến các kỹ năng và kinh nghiệm của công nhân, nhân viên văn phòng, các quản đốc và các nhà quản lý. Hãy hình thành các tệp l−u trữ thông tin cho mỗi cá nhân, cũng nh− kho l−u trữ thông tin về các kỹ năng chung. Đây là các thông tin cơ sở cung cấp cho ng−ời làm kế hoạch các chỉ dẫn về bản chất, số l−ợng của các nhân viên và các kỹ năng sẵn có trong công ty. Bạn hãy cố gắng thực hiện quá trình giám sát một cách th−ờng xuyên. Hãy thu hút và khuyến khích những ng−ời ở các phòng ban khác tham gia vào quá trình này. Hãy tạo ra các cuộc chuyện trò không chính thức nh− uống n−ớc chè buổi sáng, hay ăn tr−a hay các sự kiện mang tính chất xã hội khác để l−u ý và nhắc nhở mọi ng−ời về quá trình này. Giám sát rất quan trọng cho công việc của bạn. Theo sau các ch−ơng trình giám sát là các ch−ơng trình đánh giá và tái xây dựng kế hoạch. Các nguyên tắc cơ bản của quá trình đánh giá cũng giống nh− của quá trình giám sát. Bạn đơn giản muốn biết bạn đã thực hiện đến đâu so với kế hoạch đặt ra và nguyên nhân của những thành công hay thất bại. Xem xét lại bảng mà bạn đã hoàn thành trong hoạt động 7-1. Phân loại các bảng mà bạn đã hoàn thành theo các −u tiên của mỗi vấn đề đã xác định. Bạn giờ đây có thể điền vào các bảng đánh giá và tái kế hoạch hoá d−ới đây. Mỗi bảng đ−ợc thực hiện cho từng vấn đề một. Kết quả của công việc này sẽ giúp bạn xác định các nhiệm vụ của quá trình điều chỉnh và xây dựng lại kế hoạch. Trang - 72 Ng−ời chuẩn bị: Ngày: Chức vụ: Bộ phận: Địa điểm: Các số liệu xem xét Tỷ lệ vắng mặt TÛ Lệ LUâN CHUYểN Những công việc khó tìm ng−ời Tên của những cá nhân tiêu biểu và các kỹ năng của họ Tên Mô tả các kỹ năng Yêu cầu về các ch−ơng trình đào tạo Ng−ời yêu cầu Các ch−ơng trình đào tạo đ−ợc yêu cầu Những cá nhân đã đ−ợc đào tạo nh−ng không làm việc với mức kỹ năng và trình độ mong muốn Họ và tên Loại ch−ơng trình đã đào tạo Mức độ kỹ năng và trình độ mong muốn Mức độ kỹ năng và trình độ hiện tại Trang - 73 Bảng đánh giá Vấn đề −u tiên số1:____________________ Kết quả thực tế tốt hơn kế hoạch Bạn cần xây dựng lại kế hoạch Thông số đánh giá Tại sao điều nμy lại xảy ra ? Có Không Có Không 1. Bạn có đạt đ−ợc mục tiêu đặt ra và theo đúng tiến độ thời gian không? Có Không 2. Bạn có sử dụng tất cả các nguồn lực mà bạn xác định không? Có Không 3. Bạn có sử dụng các ph−ơng án giải pháp mà bạn nêu ra không? Có Không 4. Bạn có sử dụng các ch−ơng trình mà bạn nêu ra để thực hiện các giải pháp không? Có Không 5. Bạn có sử dụng các thiết kế cụ thể của ch−ơng trình mà bạn đã phát triển không? Có Không 6. Bạn có thực hiện các ch−ơng trình theo các hoạt động cụ thể mà bạn đã thiết kế trong các ch−ơng trình không? Có Không 7. Bạn có đạt đ−ợc các tiêu chuẩn đặt ra của bạn không ? Có Không Trang - 74 Bảng tái kế hoạch hoá Vấn đề −u tiên số 1:____________________ Các tiêu chuẩn của bạn là gì ? Các vấn đề để tái khh Kiểm tra xem liệu có cần tái KHH không (Kết quả từ bảng đánh giá) Những lĩnh vực cụ thể nμo cần tái KHH ? C hấ t l− ợn g Số l− ợn g Đây là −u tiên số: 1. Đạt mục tiêu và tiến độ 2. Sử dụng các nguồn lực xác định 3. Sử dụng các giải pháp khác nhau đã xác định 4. Sử dụng các ch−ơng trình đã xác định để thực hiện các giải pháp 5. Sử dụng các thiết kế cụ thể của các ch−ơng trình đã phát triển 6. Thực hiện các ch−ơng trình theo các hoạt động cụ thể đã thiết kế trong ch−ơng trình 7. Đạt đ−ợc các tiêu chuẩn đặt ra?