Internet Marketing - Xây dựng nhóm làm việc năng suất cao

XÂY DỰNG NHÓM LÀM VIỆC NĂNG SUẤT CAOBUILDING HIGH-PERFORMANCE TEAMChương I: Khái quát Nhómnăng suất caoĐịnh nghĩa NhómKhông quá nhiều người (5-7 người)Có chung sở thích, đam mê, giá trị và nền tảngHọp lại với nhau để hoàn thành những nhiệm vụ hay những mục tiêu ngắn và cụ thểMỗi thành viên trong nhóm đảm trách những vai trò và hành động cụ thể để hoàn thành mục tiêu đề raNhóm năng suất cao5 đặc điểm của nhóm làm việc hiệu quả:Tự cam kết làm việc hiệu quả (self-generated commitment):Mỗi thành viên là 1 chủ thể trong nhómChủ động hoàn thành nhiệm vụ cụ thể của mình trong nhómChủ động đưa ý kiến và ra quyết địnhThỏa thuận thông qua nhất trí (Agreement through consensus):Biểu quyếtHạn chế ý kiến và cảm giác cá nhânXung đột phải được giải quyết dựa trên sự nhất trí của toàn bộ thành viênQuá trình đi đến quyết định và chiến lược hành động không được thể hiện sở thích, nhu cầu, mong muốn hay khả năng của 1 cá nhân3. Xung đột và sáng tạo lành mạnh (Healthy degree of conflict & creativity):Xung đột lành mạnh nếu nó tạo tiền đề cho sự sáng tạo và thành quả caoSự không nhất quán dẫn đến việc đưa ra những ý kiến sáng tạoXung đột phải được kiểm soát tránh dẫn đến tác động tiêu cực4. Giao tiếp trong nhóm (Communication):Giao tiếp ở mức độ cao liên kết 3 đặc điểm trênKích thích tinh thần trách nhiệm và cách cư xử thích hợp của mỗi thành viênMỗi thành viên hiểu rõ cách cư xử, ý kiến và hành động của nhauChấp nhận cả nhận xét tích cực lẫn tiêu cựcSẳn sàng cộng tác dựa trên nỗ lực chung và chia sẽ thông tin 5. Chia sẻ quyền lực (Empowerment):Tạo cảm giác là người gây ảnh hưởng, kích thích thành viên ra quyết định và thực thi quyết địnhChia sẻ quyền lực: kích thích phát triển năng lực cá nhân, kỹ năng và sở thíchChia sẻ tầm nhìn: nhìn thấy mục tiêu lớn và tìm ra những thách thứcChia sẽ trách nhiệmChia sẻ mức độ đáp ứng: vạch ra những cơ hội phát triển mớiThời điểm hình thành nhómMột mục tiêu kinh doanh cụ thể cần phải có định hướng hình thành nhómCó đủ thời gian thảo luận và những quyết định mang tính cân nhắcMột cá nhân độc lập không có đủ kiến thức và kỹ năng để hoàn thành mục tiêuKiến thức và kỹ năng để thực hiện mục tiêu hiện đang có trong nội lực của DN hoặc có thể tuyển dụng đượcLàm việc theo nhóm có thể đưa ra quyết định đúng và duy trì tinh thần trong DNKết quả công việc nhóm phải tác động đến DN cả chiều ngang lẫn chiều sâuNhững quyết định phải có chất lượng hơn và phải có nhiều hoạt động hơn so với làm việc cá nhânLàm việc theo nhóm giúp làm giảm nguy cơ thất bạiCần có sự đa dạng về trình độ và kinh nghiệm và tầng lớp của những người trong nhóm để đưa ra những quyết định tối ưuThuận lợi của làm việc theo nhóm1. Thuận lợi đối với cá nhân:Ít áp lực hơn so với làm việc cá nhânGiảm sự hốt hoảng và tính vô dụng khi đương đầu với những mục tiêu lớnĐúc kết thêm nhiều kinh nghiệm khi làm việc với người khácTăng cường tính hợp tác và xây dựng trong DNĐánh giá cao phần thưởng tinh thần (internal awards) khi hoàn thành công việc nhómCó nhiều động lực hơn đển hoàn thành công việcNăng suất công việc hiệu quả hơn so với làm việc cá nhân2. Thuận lợi đối với cấp quản líÍt căng thẳng và áp lực để hoàn thành mục tiêu vì làm việc nhóm giúp tăng năng suất, lãi suất, sự trung thành và xóa bỏ căng thẳng trong nội bộCông tác quản lí nhóm dễ dàng hơn quản lí từng cá nhân vì nhóm thường hoạt đông theo kiểu bán phân quyền (semi-autonomy)3. Thuận lợi đối với Doanh nghiệpĐóng góp đáng kể trong việc tăng năng suất, lãi suất và giúp Doanh nghiệp phát triểnTạo dựng hình ảnh tích cực đối với khách hàng bên ngoài và những nhân viên tiềm năng1. Khó khăn đối với Doanh nghiệp:Doanh nghiệp có cấu trúc quan liêu (bureaucratic) và theo thứ bậc (hierarchical) theo kiểu quản lí từ trên xuống và quản lí theo phòng bang sẽ cản trở việc làm việc theo nhómNhững thành viên trong nhóm có những chế độ thưởng và lương bổng khác nhauHệ thống quản lí thực hiện nhóm yếu kém như chính sách tuyển dụng, lập mục tiêu, thực hiện mục tiêu hay giao tiếp yếu kém cản trở nhóm làm việc hiệu quảKhó khăn của làm việc theo nhómMục tiêu đề ra chung chung (vd: chúng ta phải làm ăn có lãi trong năm tới) không thể truyền tất cả những thông điệp cần thiết đến cho thành viên trong nhómKhông mô tả công việc chi tiết, rõ ràng và những công việc chi tiết không đi đến mục tiêu kinh doanh chung Vd: chỉ đề ra việc phải làm hằng ngày (to-do list) mà không truyền đạt “làm điều này, nhân viên sẽ tăng lãi suất cho Doanh nghiệp bằng cách.”2. Khó khăn đối với cấp quản lí:Cấp quản lí từ quản đốc trở lên thường sợ mất quyền lực và địa vị hiện tại vì nhóm có thể không cần giám sát khi thực hiện công việcCấp quản lí thường không trao tất cả quyền tự quyết cho nhóm vô tình ngăn cản nhóm cố gắng đến mục tiêu cuối cùngCấp quản lí không thể cung cấp đầy đủ điều kiện cho nhóm (vd: thiếu công tác đào tạo cho nhóm, những công cụ và quyền hạn cần thiết)3. Khó khăn đối với nhân viên: Sợ mất vị trí hiện tại và lạc lõng do nhu cầu cao trong làm việc nhómLo ngại không được tín nhiệm, lương bổng và thăng tiến khi kết quả chung của nhóm lấn át những đóng góp của họSợ lãnh trách nhiệm quá lớn trong nhómHỗ trợ cho NhómHỗ trợ từ phía Doanh nghiệpLoại bỏ những rào cản về cấu trúc quản lí: Khuyến khích truyền thông tin theo hàng ngang và hướng lên Tăng cường quyền tự quyết và thi hành cho nhóm (vd: IBM)Biến cấu trúc quản lí Doanh nghiệp theo chiều ngang hơn là chiều thẳng đứng: những chức năng của Doanh nghiệp kết nối với nhau xung quanh mục tiêu kinh doanh chung (xóa bỏ việc phân chia chức năng theo phòng ban)Công việc được biến thành ma trận (kết dính) theo mục tiêuCấu trúc tổ chức Doanh nghiệp sản xuất theo chiều ngangCEOMarketingProductionR&DSalesDist.FinanceAdmin.Production teamDesignersProducersProduct managerSalespeopleWarehousingSupportTuyển nhân sự có đủ khả năng, kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết cho nhómHuấn luyện, đào tạo nhân sự giúp thành viên trong nhóm có đủ kỹ năng hoàn thành công việc nhómĐề ra kế hoạch kinh doanh và kế hoạch hoạt động cụ thể: - Sứ mệnh và tầm nhìn - Mục tiêu phát triển doanh thu và con người - Mục tiêu hoạt động cụ thể - Kế hoạch chiến lược để trở thành Doanh nghiệp đi đầu trong lĩnh vực kinh doanh của mình2. Hỗ trợ từ cấp quản lí:Xóa bỏ khoảng cách giữa “cấp trên” (superior) và “cấp dưới” (subordinate)Cấp quản lí gây ảnh hưởng lên thành viên nhóm thông qua giao tiếp (quyền lực cá nhân) chứ không thông qua vị trí quản lí hiện tại (quyền lực địa vị)Không nên hạn chế năng suất làm việc nhóm từ việc áp dụng quá nhiều thủ tục quản lí hành chính cho nhóm3. Hỗ trợ từ chính nhân viên:Chấp nhận những cơ hội học hỏi kinh nghiệm để hoàn thành mục tiêu của Doanh nghiệm và của nhómThống nhất nhu cầu trong nhóm, giao tiếp cởi mở và phản hồi nhu cầu của nhóm, tình hình tiến triển rõ ràng với cấp quản líPhối hợp với cấp quản lí kế hoạch hành động cụ thể để hoàn thành mục tiêuKhuyến khích động viên nhóm làm việc trong môi trường tích cựcChương II: Quản lí công việc bên trong nhómQuá trình phát triển nhómGiới thiệu - Tập họp nhóm, bổ sung, thay đổi thành viên và thu thập thông tin cá nhânQuá trình thiết lập - Thiết lập luật lệ và môi trường làm việc trong nhómKiểm tra, khảo sát - Thông hiểu lẫn nhau, định vị công việc và gầy dựng niềm tin trong nhómCấu thành - Xác định mục tiêu, giải quyết vấn đề, thiết lập phương án kinh doanh, cải tiến và tăng năng suấtSản xuất - Thực thi các chứng năng của nhómDuy trì - Quan tâm và phát triển những nhu cầu liên tục trong nhómTính năng động trong nhiệm vụ & quy trình làm việcNhiệm vụ: nhân tố “làm gì” & “tại sao làm” – hướng đến hoàn thành mục tiêu theo công việc (work-related objectives) và những hoạt động theo định hướng chiến lược (goal-oriented activities)Quy trình làm việc: nhân tố “như thế nào” – hướng đến cách thức hoàn thành mục tiêu, quan hệ trong nội bộ nhóm Tính cơ động trong nhiệm vụNhiệm vụQuản lí hoạt độngKhởi đầuThu thập thông tinTrao thông tinThu thập ý kiếnTrao ý kiếnĐộng nãoHoạt động chi tiếtDiễn giảiTổ chức, hợp tác, quản lí tài nguyên nhóm, quản lí cuộc họpBàn luận và đề nghị ý tưởng mới và hành độngĐặt nghi vấn nhằm làm rõ vấn đềTruyền dữ liệu và thông tin chính thứcTìm những quan điểm khác nhau nhằm tăng giá trị và hệ thống hóa các ý tưởngTrình bày những quan điểm khác nhau nhằm tăng giá trị và hệ thống hóa các ý tưởngHình thành những ý tưởng khác và mới lạ, tăng tính sáng tạo và đổi mớiLàm rõ, giải thích, diễn giải ý kiến, vạch kết quảHình thành & định hướngTìm sự nhất tríNhận sự nhất tríTổng kếtLập tiêu chuẩnĐánh giáSản xuấtBáo cáoTrình bàyDuy trìXác định tiến độ theo mục tiêu, định vị và tổ chức hoạt độngBiểu quyết trong nhóm tiến đến quyết định hành độngGiải quyết vấn đềTổng hợp các ý kiến và đề nghị, trình bày lại, kết hợp các hoạt động của các nhóm nhỏ hoặc thành viênThiết lập tiêu chí đánh giá ý kiến, những quyết định, sản phẩm hay dịch vụĐo lường ý kiến và hoạt động theo tiêu chí nhómThực thi nhiệm vụ để hoàn thành sứ mệnhLập biên bản, thu âm cuộc thảo luận hay quyết địnhTruyền đạt quá trình tiến triển trong nhóm hay những quyết định, hành động tác động môi trường bên ngoàiCung cấp cơ sở vật chất và thực hiện những nhiệm vụ hàng ngày (vd: lịch phân phối, quản lí thời gian)