Hướng dẫn sử dụng nghiệp vụ mua hàng

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG NGHIỆP VỤ MUA HÀNG., Ngày.tháng.năm 2015Người trình bày: NỘI DUNGĐơn mua hàngHợp đồng muaLập chứng từ mua hàng từ đơn mua hàngMua hàng trong nướcHàng về trước hoá đơn về sauPhân bổ chi phí mua hàngMua hàng nhập khẩuMua dịch vụTrả lại hàng muaGiảm giá hàng muaXem báo cáo PHÂN HỆ MUA HÀNG1 ĐƠN MUA HÀNGCách thực hiện:Vào tab Đơn mua hàng của phân hệ Mua hàngThêm mới Đơn mua hàngNhập các thông tin chi tiết của đơn mua hàngMục đích: Lập đơn mua hàng để gửi cho nhà cung cấp và theo dõi tiến độ giao hàng 2 HỢP ĐỒNG MUA HÀNGCách thực hiện:Vào tab Hợp đồng mua hàngThêm mới Hợp đồng mua hàngNhập các thông tin chi tiết của hợp đồngMục đích: Lập hợp đồng mua hàng để theo dõi công nợ hợp đồng3. LẬP CHỨNG TỪ MUA HÀNG TỪ ĐƠN MUA HÀNGMục đích: Cho phép lập chứng từ mua hàng dựa trên đơn mua hàng đã lậpCách thực hiện:Thêm Chứng từ mua hàngVào Tiện ích, chọn Lập từ Đơn mua hàngSau khi chọn Đơn mua hàng, nhấn Đồng ý  Chương trình sẽ lấy các mặt hàng được chọn từ Đơn mua hàng sang Chứng từ mua hàngSố lượng mua hàng sẽ được cập nhật vào Số lượng nhận trên Đơn mua hàng4. MUA HÀNG TRONG NƯỚCMục đích: Lập chứng từ mua hàng trong nước về nhập kho, hay kho6nt qua khoCách thực hiện:Vào Mua hàng/Mua hàng hoá, dịch vụChọn thêm Chứng từ mua hàng hoá4. MUA HÀNG TRONG NƯỚCChọn loại chứng từ tương ứng: 1. Mua hàng trong nước nhập kho, hay 2. Mua hàng trong nước không qua khoChọn phương thức thanh toán: Chưa thanh toán, Thanh toán ngay bằng Tiền mặt hoặc Séc/Ủy nhiệm chi. Khi chọn phương thức thanh toán va loại chứng từ, chương trình tự động định khoản.Nếu nhận hàng đồng thời nhận hóa đơn thì tích chọn ô “Nhận kèm hóa đơn”, nếu nhận hàng nhưng chưa nhận hóa đơn thì bỏ tích chọn ô này4. MUA HÀNG TRONG NƯỚCTab hàng tiền: Nhập thông tin hàng hoáNếu mua hàng nhận kèm hoá đơn thì NSD phải khai báo thông tin bên tab thuếĐồng thời khai báo bổ sung thông tin bên Tab Hoá đơn* Lưu ý: Một chứng từ mua hàng chỉ nhập 1 hoá đơn mua hàngThông tin về số ngày được nợ, hạn thanh toán chỉ hiển thị khi NSD chọn phương thức thanh toán là “ Chưa thanh toán”Thông tin về hạn thành toán NSD không cần phải khai báo mà ngay khi khai báo NCC NSD đã khai báo số ngày được nợ tối đa của từng NCC thì khi hạch toán chọn NCC phần mềm sẽ tự động tính ra hạn thanh toán.5. HÀNG VỀ TRƯỚC HÓA ĐƠN VỀ SAUKhi lập chứng từ mua hàng:Trường hợp nhận hàng nhưng chưa nhận được hóa đơn thì khi lập chứng từ mua hàng, bỏ chọn ô “Nhận kèm hóa đơn” Khi đó, giao diện sẽ không hiển thị thông tin về hóa đơn và thuế GTGTKhi nhận hóa đơn: Vào Mua hàng, chọn tab Nhận hóa đơnChọn Nhận hóa đơn, Tích chọn các chứng từ cần nhận hóa đơn, nhấn Đồng ý5. HÀNG VỀ TRƯỚC HÓA ĐƠN VỀ SAU Chương trình hiển thị giao diện Nhận hóa đơn mua hàng để hạch toán tiền thuế GTGT và khai báo thông tin hóa đơn.Nhập thông tin hóa đơn, thông tin về thuế và nhấn Cất6. PHÂN BỔ CHI PHÍ MUA HÀNGMục đích: Phân bổ chi phí mua hàng như chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng cho các mặt hàng trên chứng từ mua hàng để cộng vào giá trị nhập khoCó 2 cách phân bổ: Cách 1: Phân bổ trên giao diện mua hàngCách 2: Từ chứng từ mua dịch vụ, phân bổ chi phí cho các chứng từ mua hàng đã lậpCách 1: Phân bổ trên giao diện mua hàngThực hiện theo 2 bước:Bước 1: Lập chứng từ chi phí mua hàngBước 2: Phân bổ chi phí trên chứng từ mua hàng:6. PHÂN BỔ CHI PHÍ MUA HÀNGBước 1: Lập chứng từ chi phí mua hàngVào Mua hàng/ Mua hàng hoá, dịch vụChọn thêm Chứng từ mua dịch vụTích chọn Là chi phí mua hàngKhai báo các thông tin (xem hướng dẫn trong sile Mua dịch vụ)Bước 2: Phân bổ chi phí trên chứng từ mua hàng:Tại tab Chi phí, nhấn nút Chọn để chọn chứng từ chi phíSau khi chọn chứng từ chi phí, nhập số tiền phân bổ vào cột “ Số phân bổ kỳ này”6. PHÂN BỔ CHI PHÍ MUA HÀNGNhấn nút Phân bổ CPChọn phương thức phân bổ, sau đó nhấn nút Phân bổ, chương trình sẽ tự động phân bổ theo tiêu thức đã chọnNhấn Đồng ý, chương trình sẽ hiển thị chi phí mua hàng được phân bổ vào cột Chi phí mua hàng của chứng từ mua hàng6. PHÂN BỔ CHI PHÍ MUA HÀNG* Lưu ý: Phần mềm cho phép NSD chọn nhiều chứng từ chi phí mua hàng để phân bổ chi phí cho 1 chứng từ mua hàngMột chứng từ chi phí mua hàng có thể được phân bổ cho nhiều chứng từ mua hàngCách 2: Từ chứng từ mua dịch vụ, phân bổ chi phí cho chứng từ mua hàng đã lập:Trên chứng từ chi phí mua hàng, nhấn nút Phân bổ CP, xuất hiện giao diện Phân bổ chi phíNhấn nút Chọn chứng từ mua hàng để chọn chứng từ mua hàng cần được phân bổChọn phương thức phân bổ, nhấn nút Phân bổ, chương trình phân bổ chi phí cho các chứng từ đã chọn6. PHÂN BỔ CHI PHÍ MUA HÀNGNhấn Đồng ý  Chương trình sẽ hiển thị chi phí đã phân bổ vào cột Chi phí mua hàng của chứng từ mua hàng, đồng thời cộng thêm chi phí này vào giá trị nhập kho* Lưu ý: Phần mềm cho phép chứng từ chi phí mua hàng này phân bổ cho nhiều chứng từ mua hàng6. PHÂN BỔ CHI PHÍ MUA HÀNG7. MUA HÀNG NHẬP KHẨUMục đích: Lập chứng từ mua hàng nhập khẩu về về nhập khoCách thực hiện:Vào Mua hàng/ Mua hàng hoá, dịch vụThêm Chứng từ mua hàng hoáChọn loại chứng từ: Mua hàng nhập khẩu nhập kho, hay Mua hàng nhập khẩu nhập không qua kho Chọn phương thức thanh toán: Chưa thanh toán, Thanh toán ngay bằng Tiền mặt hoặc Séc/Ủy nhiệm chi Chương trình tự động định khoảnNhập thông tin chi tiết của chứng từ (trong trường hợp này TK Nợ chính là TK Kho)Tại tab Thuế, nhập Giá tính thuế nhập khẩu, nhập thuế suất các loại thuế (Nhập khẩu, TTĐB, GTGT)Phân bổ chi phí trước hải quanPhân bổ xong chương trình sẽ hiển thị số tiền được phân bổ vào cột Phí trước hải quan, chi phí này được cộng vào giá trị hàng nhập kho7. MUA HÀNG NHẬP KHẨUMục đích: Phân bổ chi phí được cộng vào giá tính thuế hàng nhập khẩu, VD: phí bảo hiểm, vận chuyển đường biển các loại phí này được cộng vào giá trị hàng nhập khoCách thực hiện:Tại tab Phí trước hải quan, nhấn nút Chọn để chọn chứng từ chi phí (chứng từ chi phí được lập ở Chứng từ mua dịch vụ có tích chọn Là chi phí mua hàng)Sau khi chọn chứng từ chi phí, Nhấn nút Phân bổ CPMục đích: Phân bổ chi phí lưu kho, phí vận chuyển, bốc xếp hàng từ cảng nhập về kho các loại phí này được cộng vào giá trị hàng nhập khoCách thực hiện:Tại tab Phí hàng về kho, nhấn nút Chọn để chọn chứng từ chi phí (chứng từ chi phí được lập ở Chứng từ mua dịch vụ có tích chọn Là chi phí mua hàng)Sau khi chọn chứng từ chi phí, Nhấn nút Phân bổ CP7. MUA HÀNG NHẬP KHẨUPhân bổ chi phí hàng về khoPhân bổ xong chương trình sẽ hiển thị số tiền được phân bổ vào cột Phí hàng về kho, chi phí này được cộng vào giá trị hàng nhập kho (tương tự mua hàng trong nước)8. MUA DỊCH VỤMục đích: Lập chứng từ mua dịch vụ như chi phí mua hàng, chi phí điện, nước, Cách thực hiện:Thêm Chứng từ mua dịch vụChọn phương thức thanh toán: Chưa thanh toán, Thanh toán ngayNếu đây là chi phí mua hàng thì tích chọn vào Là chi phí mua hàngNhập thông tin chi tiết của chứng từNhất Cất9. GIẢM GIÁ HÀNG MUAMục đích: Lập chứng từ giảm giá trị hàng đã mua trong trường hợp hàng mua về kém chất lượng, được nhà cung cấp chấp nhận giảm giá Cách thực hiện:Vào tab Giảm giá hàng mua của phân hệ Mua hàngThêm mới chứng từ Giảm giá hàng muaNếu giảm giá hàng đã mua nhập kho thì tích chọn Giảm giá hàng nhập kho, ngược lại thì bỏ tích chọnNhập số chứng từ hoặc số hóa đơn mua hàng được giảm vào ô chọn. Chương trình sẽ tự động lấy thông tin nhà cung cấp và hàng hóa sang chứng từ giảm giáNhập số tiền được giảm giá của từng mặt hàng vào cột Thành tiền10. TRẢ LẠI HÀNG MUAMục đích: Lập chứng từ giảm giá trị hàng đã mua trong trường hợp hàng mua về kém chất lượng, không đúng quy cách phải trả lại nhà cung cấp Cách thực hiện:Vào tab Trả lại hàng mua của phân hệ Mua hàngThêm mới chứng từ Giảm giá hàng muaNếu trả lại hàng đã mua nhập kho thì tích chọn Trả lại hàng trong kho, ngược lại thì bỏ tích chọnNhập số chứng từ hoặc số hóa đơn mua hàng cần trả lại vào ô chọnChương trình sẽ tự động lấy thông tin nhà cung cấp và hàng hóa sang chứng từ trả lạiNhập số lượng trả lại của từng mặt hàng11. XEM BÁO CÁOXem các báo cáo phân tích tại tab Báo cáoNhấn Chọn báo cáoSau đó, chọn báo cáo cần xemChọn tham số phân tích, và nhấn Đồng ýHoặc vào báo cáo, chọn phân hệ Mua hàng, chọn báo cáo cần xem11. XEM BÁO CÁO