Hướng dẫn dùng chương trình Open Office

ích các số. VD: Hàm =PRODUCT(2;3;4) cho kết quả là 24. QUOTIENT(số bị chia; số chia) Lấy phần nguyên của phép chia. VD: Hàm =QUOTIENT(27;4) cho kết quả là 6. RADIANS(số) Chuyển đổi một số từ đơn vị độ sang radians RAND() Trả về một số ngẫu nhiên trong khoảng 0 và 1. Số này sẽ thay đổi khi bạn nhập dữ liệu hoặc nhấn Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 72 phím F9. RANDBETWEEN( đáy; đỉnh) Trả về một số nguyên ngẫu nhiên giữa đáy và đỉnh. Số này sẽ thay đổi khi bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+F9. ROUND(số; đếm) Làm tròn một số với độ chính xác cho trước. Đếm (tuỳ chọn) là số chữ số thập phân mà giá trị cần làm tròn tới. VD: Hàm =ROUND(25.1234;2) cho kết quả là 25.12. ROUNDDOWN(số; đếm) Làm tròn xuống một số. Đếm (tuỳ chọn) là số chữ số sẽ được làm tròn xuống. ROUNDUP(số; đếm) Làm tròn lên một số. Đếm (tuỳ chọn) là số chữ số sẽ được làm tròn lên. SERIESSUM(x;n;m; hệ số) Tính tổng lũy thừa của số x theo công thức sau: SERIESSUM(x;n;m;hệ số) = hệ số_1*x^n + hệ số_2*x^(n+m) + hệ số_3*x^(n+2m) +...+ hệ số_i*x^(n+(i-1)m) SIGN(số) Trả về dấu của một số. Hàm này cho kết quả là 1 đối với dấu dương và -1 đối với dấu âm, 0 đối với số 0. SIN(số) Tính sin của một góc SINH(số) Tính sin hyperbol của một góc SQRT(số) Tính căn bậc 2 của một số. Giá trị của số phải là dương. SQRTPI(số) Tính căn bậc 2 của tích một số nhân với PI SUBTOTAL(hàm; Tính tổng phụ trong một bảng tính Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 73 vùng) SUM(số) Tính tổng của các số. VD: Hàm =SUM(8;6;12) cho kết quả là 26. SUMPRODUCT( mảng 1; mảng 2; … ; mảng 30) Tính tổng các tích các phần tử tương ứng trong từng ma trận SUMX2MY2(mảng X; mảng Y) Tính tổng của hiệu bình phương các phần tử tương ứng của 2 mảng giá trị SUMX2PY2(mảng X; mảng Y) Tính tổng của tổng bình phương các phần tử tương ứng của 2 mảng giá trị SUMXMY2(mảng X; mảng Y) Tính tổng của bình phương hiệu các phần tử tương ứng của 2 mảng giá trị. TAN(số) Tính tang của một góc TANH(số) Tính tang hyperbol của một góc TRUNC(số; đếm) Cắt bỏ phần thập phân của một số. Số là số chứa các số thập phân cần cắt bỏ. Đếm là số các phần thập phân không bị cắt bỏ. 3.4. Hàm logic - Hàm logic luôn trả về một trong 2 giá trị TRUE (đúng) hoặc FALSE (sai). - Kết quả của hàm logic dùng làm đối số trong các hàm có sử dụng điều kiện như IF, SUMIF, COUNTIF, .... Cú pháp hàm Ý nghĩa AND(giá trị logic 1; giá trị logic 2; … ; Trả về kết quả đúng (TRUE) nếu tất cả các tham biến là đúng (TRUE). Nếu một thành phần là sai Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 74 giá trị logic 30) (FALSE) thì hàm sẽ cho kết quả sai (FALSE). VD: Hàm =AND(1212; 7<6) cho kết quả là FALSE. FALSE() Nhận giá trị logic là sai (FALSE). Hàm này không đòi hỏi bất kỳ tham biến nào. IF(kiểm tra; giá trị 1; giá trị 2) Kiểm tra là giá trị hoặc biểu thức bất kỳ, có thể đúng (TRUE) hoặc sai (FALSE). Giá trị 1 (tuỳ chọn) là giá trị trả về nếu phép phân tích logic là đúng. Giá trị 2 (tuỳ chọn) là giá trị trả về nếu phép phân tích logic là sai. NOT(giá trị logic) Phủ định giá trị logic. VD: Hàm =NOT(FALSE()) cho kết quả là TRUE. OR(giá trị logic 1; giá trị logic 2; … ; giá trị logic 30) Trả về kết quả đúng (TRUE) nếu ít nhất một tham biến là đúng (TRUE). Trả về kết quả sai (FALSE) nếu tất cả tham biến có giá trị logic sai (FALSE). VD: Hàm =OR(1212; 7<6) cho kết quả là TRUE. TRUE() Nhận giá trị logic là đúng (TRUE). Hàm này không đòi hỏi bất kỳ tham biến nào. 3.5. Hàm thống kê Bao gồm các hàm số giúp bạn giải quyết các bài toán thống kê từ đơn giản đến phức tạp. Cú pháp hàm Ý nghĩa AVEDEV(số 1; số 2;…; số 30) Tính bình quân độ lệch tuyệt đối của các điểm dữ liệu từ giá trị trung bình của chúng AVERAGE(số 1; số Tính trung bình cộng của các tham biến. Không Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 75 2;…; số 30) tính đến các ký tự. AVERAGEA(giá trị 1; giá trị 2;…; giá trị 30) Tính trung bình cộng của các tham biến. Một ký tự có giá trị bằng 0. COUNT(giá trị 1; giá trị 2;…; giá trị 30) Đếm xem có bao nhiêu số trong liệt kê các tham biến. Bỏ qua các dữ liệu kiểu ký tự. COUNTA(giá trị 1; giá trị 2;…;giá trị 30) Đếm xem có bao nhiêu giá trị trong liệt kê các tham biến. Các dữ liệu kiểu ký tự cũng được tính, thậm chí khi chúng bao gồm chuỗi ký tự trắng. MAX(số 1; số 2;…; số 30) Trả về giá trị lớn nhất trong liệt kê các tham biến, không tính đến các ký tự. MAXA(giá trị 1; giá trị 2;…; giá trị 30) Trả về giá trị lớn nhất trong liệt kê các tham biến, có tính đến các ký tự. Giá trị của ký tự bằng 0. MIN(số 1; số 2;…; số 30) Trả về giá trị nhỏ nhất trong liệt kê các tham biến, không tính đến các ký tự. MINA(giá trị 1; giá trị 2;…; giá trị 30) Trả về giá trị nhỏ nhất trong liệt kê các tham biến, có tính đến các ký tự. Giá trị của ký tự bằng 0. RANK(giá trị; dữ liệu; loại) Trả về thứ hạng của một giá trị đã cho trong một mẫu thử. Dữ liệu là mảng hoặc vùng dữ liệu trong mẫu thử. Loại (tuỳ chọn) là cách sắp xếp tăng dần (0) hoặc giảm dần (1). 3.6. Hàm tìm kiếm và tham chiếu Bao gồm các hàm tìm kiếm và tham chiếu rất hữu ích khi bạn làm việc với cơ sở dữ liệu lớn trong Calc như kế toán, tính lương, thuế... Cú pháp hàm Ý nghĩa ADDRESS(hàng; Trả về địa chỉ (hoặc tham chiếu) một ô theo số Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 76 cột; loại tham chiếu; tên trang tính) hàng và số cột. Địa chỉ này có thể được phân tích dưới dạng địa chỉ tuyệt đối (ví dụ như $A$1) hoặc địa chỉ tương đối (như A1) hoặc dưới dạng hỗn hợp (A$1 hoặc $A1). - Hàng là số dòng tham chiếu đến ô. - Cột là số cột tham chiếu đến ô (số, chứ không phải chữ). - Loại tham chiếu: 1: tuyệt đối ($A$1) 2: địa chỉ dòng là tuyệt đối, địa chỉ cột là tương đối (A$1) 3: địa chỉ dòng là tương đối, địa chỉ cột là tuyệt đối ($A1) 4: tương đối (A1) - Tên trang tính là tên của trang tính tham chiếu đến ô. VD: Hàm =ADDRESS(1; 1; 2; “Sheet2”) trả về giá trị là Sheet2.A$1. AREAS(tham chiếu) Đếm số vùng tham chiếu. VD: Hàm =AREAS(A1:B4;C2;E5) trả về giá trị là 3. CHOOSE(dấu hiệu; giá trị 1; … ; giá trị 30) Dùng một dấu hiệu để trả về một giá trị từ một liệt kê lên tới 30 giá trị. VD: Hàm =CHOOSE(A1; B1; B2; “Xuân”; “Hạ”; “Thu”; “Đông”) cho giá trị là nội dung trong ô B2 nếu như A1 = 2; nếu A2 = 5 hàm sẽ cho kết quả là chuỗi “Thu”. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 77 COLUMN(tham chiếu) Trả về số thứ tự cột của ô đầu tiên trong dãy ô. VD: Hàm =COLUMN(B2:F5) cho kết quả là 2. COLUMNS(mảng) Trả về số cột trong mảng. VD: Hàm =COLUMNS(B2:F5) cho kết quả là 5. HLOOKUP(điều kiện tìm kiếm; mảng; dấu hiệu; trật tự phân loại) Tìm kiếm một giá trị và tham chiếu tới các ô dưới vùng lựa chọn. Hàm này dùng để xác minh xem hàng đầu tiên của một mảng có chứa một giá trị nhất định hay không. Hàm này trả về giá trị trong một ô của mảng được đặt tên trong tham biến dấu hiệu, trong cùng một cột. HYPERLINK(URL) hoặc HYPERLINK(URL; văn bản) Tạo một siêu liên kết. URL chỉ ra đích liên kết. Văn bản (tùy chọn) là văn bản hiển thị trong ô. Nếu không có tham biến này thì sẽ hiển thị URL. INDEX(tham chiếu; hàng; cột; vùng) Trả về nội dung của một ô được chỉ ra bằng số cột và số hàng hoặc một tên vùng tùy chọn. INDIRECT(tham chiếu) Trả về giá trị của một tham chiếu. LOOKUP(điều kiện tìm kiếm; véc tơ tìm kiếm; véc tơ kết quả) Trả về nội dung của một ô từ vùng một-cột hoặc một-hàng. Giá trị ấn định được trả về ở một cột hoặc một hàng khác. Ngược với hàm VLOOKUP và HLOOKUP, véctơ tìm kiếm và kết quả có thể ở tại các vị trí khác nhau và không phải nhất thiết ở cạnh nhau. Bên cạnh đó, vectơ tìm kiếm của hàm LOOKUP phải được phân loại, nếu không tìm kiếm sẽ không cho kết quả hữu dụng. Tìm kiếm này hỗ trợ các biểu thức thông thường. Điều Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 78 kiện tìm kiếm là giá trị cần tìm kiếm và được đăng nhập trực tiếp hoặc dưới dạng một tham chiếu. Véc tơ tìm kiếm là vùng một-hàng hoặc một-cột cần tìm kiếm. Véc tơ kết quả là khu vực một-hàng hoặc một-cột khác trả về kết quả của hàm. MATCH(điều kiện tìm kiếm; mảng tìm kiếm; loại) Trả về vị trí tương đối của một mục trong một mảng phù hợp với một giá trị cụ thể. Hàm này trả về vị trí của một giá trị tìm ra trong mảng tìm kiếm dưới dạng một số. Điều kiện tìm kiếm là giá trị cần tìm kiếm trong mảng. Mảng tìm kiếm là tham chiếu tìm kiếm. Một mảng tìm kiếm có thể là một hàng hoặc một cột hoặc chỉ là một phần của một hàng hoặc một cột. Loại có thể là một trong các giá trị: 1, 0, hoặc –1. Hàm này tương ứng với hàm tương tự trong Microsoft Excel. Tìm kiếm này hỗ trợ các biểu thức thông thường OFFSET(tham chiếu; hàng; cột; chiều cao; chiều rộng) Trả về giá trị của một ô bù với một số hàng và cột nhất định từ một điểm tham chiếu đã cho. Tham chiếu là ô mà hàm bắt đầu tìm kiếm tham chiếu mới. Hàng là số ô mà tham chiếu được bù lên hoặc bù xuống. Cột là số cột mà tham chiếu được bù sang bên trái (giá trị âm) hoặc bù sang bên phải. Chiều cao là chiều cao tùy chọn của vùng bắt đầu tại vị trí tham chiếu mới. Chiều rộng là độ rộng tùy chọn của vùng bắt đầu tại ví trí tham chiếu mới. ROW(tham chiếu) Trả về số thứ tự dòng của ô đầu tiên trong dãy ô. VD: Hàm =ROW(B2:F5) cho kết quả là 2. ROWS(mảng) Trả về số dòng trong mảng. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 79 VD: Hàm =ROWS(B2:F5) cho kết quả là 4. TRANSPOSE(mảng) Hoán vị các hàng và cột của một mảng. VLOOKUP(điều kiện tìm kiếm; mảng; dấu hiệu; trật tự phân loại) Tìm kiếm theo chiều trục đứng với tham chiếu đến các ô bên cạnh về bên phải. Nếu ô đầu tiên của một mảng chứa một giá trị cụ thể thì hàm trả về giá trị đó trên cùng dòng của cột có tên là dấu hiệu. Tìm kiếm này hỗ trợ các biểu thức thông thường. Điều kiện tìm kiếm là giá trị cần tìm kiếm ở cột đầu tiên của mảng. Mảng là tham chiếu và phải bao gồm ít nhất 2 cột. Dấu hiệu là số cột trong mảng chứa giá trị cần trả về. Cột đầu tiên là cột 1. Trật tự phân loại (tùy chọn) chỉ ra liệu cột đầu tiên của mảng có được phân loại theo trật tự tăng dần hay không. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 81 CHƯƠNG 05: ĐỒ THỊ Sau khi hoàn thành chương này, bạn có thể nắm được: ¾ Cách tạo đồ thị mới ¾ Cách chỉnh sửa đồ thị Khả năng biểu diễn số liệu bằng đồ thị của Calc rất phong phú. Các biểu đồ được cài đặt trên bảng tính tăng thêm sức hấp dẫn và thuyết phục của số liệu. 1. Tạo đồ thị mới - Chọn miền dữ liệu đầu vào cho đồ thị, ví dụ A2:E6, chú ý chọn cả hàng tiêu đề (Năm 2003, Năm 2004,...) và cột tiêu đề (Hà Nội, Tp. HCM,…) để làm nhãn cho đồ thị. Hình 38. Dữ liệu đầu vào cho đồ thị - Vào menu Insert\Chart hoặc nhấn chọn biểu tượng Chart trên thanh công cụ, xuất hiện đồ thị và hộp hội thoại Chart Wizard. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 82 Hình 39. Tạo đồ thị từ dữ liệu đầu vào đã chọn - Nếu đồ thị vừa tạo ra đã thoả mãn yêu cầu, nhấn nút > trên hộp hội thoại Chart Wizard để kết thúc việc tạo đồ thị mới. - Nếu đồ thị vừa tạo ra chưa thoả mãn yêu cầu, thực hiện các bước trên hộp hội thoại Chart Wizard để tuỳ chỉnh đồ thị theo ý muốn. + Bước 1 – Chart Type: ƒ Nhấn chọn loại đồ thị mong muốn trong khung Choose a chart type. Nếu muốn tạo đồ thị 3 chiều, tích chọn ô 3D Look. ƒ Nhấn nút > để tiếp tục. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 83 Hình 40. Hộp hội thoại Chart Wizard – Chart Type + Bước 2 – Data Range: ƒ Chọn miền dữ liệu cần đưa vào vẽ đồ thị tại ô Date range. ƒ Nếu muốn lấy chuỗi dữ liệu theo dòng, tích chọn ô Data series in rows; nếu muốn lấy theo cột, tích chọn ô Data series in columns. ƒ Tích chọn First row as label để coi dòng đầu tiên là nhãn. Tích chọn First column as label để coi cột đầu tiên là nhãn. ƒ Nhấn nút > để tiếp tục. Hình 41. Hộp hội thoại Chart Wizard – Data Range Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 84 + Bước 3 – Data Series: ƒ Tại khung Data series, nhấn chọn một chuỗi dữ liệu. Khi đó tại khung Data ranges, địa chỉ ô được chọn làm nhãn sẽ hiển thị tại dòng Name, bạn có thể thay đổi địa chỉ ô này tại ô Range for Name. Tương tự, địa chỉ miền dữ liệu được chọn làm giá trị cho trục Y sẽ hiển thị tại dòng Y-Values, bạn có thể thay đổi địa chỉ miền này bằng cách nhấn chọn dòng Y- Values và sửa tại ô Range for Y-Values. ƒ Nhấn nút > để tiếp tục. Hình 42. Hộp hội thoại Chart Wizard – Data Series + Bước 4 – Chart Elements: ƒ Nhập tên của biểu đồ tại ô Title và Subtitle. ƒ Nhập tên trục hoành tại ô X axis, tên trục tung tại ô Y axis. ƒ Tuỳ chọn hiển thị đường kẻ ô tại khung Display grids. Tuỳ chọn hiển thị chú thích của biểu đồ tại khung Display legend. ƒ Nhấn nút > để kết thúc. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 85 Hình 43. Hộp hội thoại Chart Wizard – Chart Elements ƒ Kết quả hiển thị như hình sau: Hình 44. Mẫu đồ thị trong Calc 2. Chỉnh sửa đồ thị 2.1. Thay đổi vị trí đồ thị - Nhấn chọn đồ thị, khi đó tại viền đồ thị xuất hiện các chấm vuông. - Di chuột vào vùng đồ thị, con trỏ chuột trở thành mũi tên bốn chiều. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 86 - Nhấn giữ và kéo chuột để di chuyển đồ thị đến vị trí mong muốn. 2.2. Thay đổi kích thước đồ thị - Nhấn chọn đồ thị, khi đó tại viền đồ thị xuất hiện các chấm vuông. - Đưa chuột đến các chấm vuông, con trỏ chuột trở thành mũi tên hai chiều. - Nhấn giữ và kéo chuột để điều chỉnh kích thước đồ thị theo ý muốn. 2.3. Thay đổi loại đồ thị - Bấm đúp chuột vào đồ thị, xuất hiện viền màu xám xung quanh đồ thị. - Nhấn chuột phải vào đồ thị, chọn Chart Type. - Trên hộp hội thoại Chart Type, chọn loại đồ thị mong muốn. 2.4. Thay đổi miền dữ liệu đầu vào cho đồ thị - Bấm đúp chuột vào đồ thị, xuất hiện viền màu xám xung quanh đồ thị. - Nhấn chuột phải vào đồ thị, chọn Data Ranges. - Trên hộp hội thoại Data Ranges, thay đổi miền dữ liệu đầu vào như mong muốn. - Nhấn nút >. Bạn có thể thay đổi miền dữ liệu đầu vào cho đồ thị bằng cách: + Bôi đen miền dữ liệu đầu vào rồi kéo thả vào vùng biểu đồ. + Trên hộp hội thoại Change Source Data Range hiện ra, tích chọn First row as label để coi dòng đầu tiên là nhãn, tích chọn First column as label để coi cột đầu tiên là nhãn. + Nhấn nút >. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 87 2.5. Chỉnh sửa các đối tượng - Bấm đúp chuột vào đồ thị, xuất hiện viền màu xám xung quanh đồ thị. - Nếu muốn sửa đối tượng nào, nhấn chọn đối tượng đó. - Nhấn chuột phải, chọn Object Properties. - Trên hộp hội thoại hiện ra, thực hiện các thay đổi cho đối tượng như mong muốn, ví dụ: thay đổi phông chữ và cỡ chữ cho tên biểu đồ, thêm đường viền cho chú thích,… 2.6. Bổ sung/bỏ đường kẻ lưới - Bấm đúp chuột vào đồ thị, xuất hiện viền màu xám xung quanh đồ thị. - Vào menu Insert\Grids, xuất hiện hộp hội thoại Grids. - Tích chọn vào các ô cần thiết để bổ sung các đường kẻ lưới, bỏ tích để hủy bỏ các đường này. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 89 CHƯƠNG 06: QUẢN TRỊ DỮ LIỆU Sau khi hoàn thành chương này, bạn có thể nắm được: ¾ Khái niệm về cơ sở dữ liệu ¾ Sắp xếp dữ liệu ¾ Lọc dữ liệu ¾ Tổng kết theo nhóm 1. Khái niệm về cơ sở dữ liệu Khi quản lý thông tin về một đối tượng nào đó, ví dụ như quản lý nhân viên, có rất nhiều thông tin cần quản lý liên quan đến nhân viên đó như: họ tên, giới tính, năm sinh, nơi sinh, địa chỉ, mã ngạch, bậc, hệ số, lương, phụ cấp, chức vụ,… Đó là các thuộc tính phản ánh nội dung của một đối tượng cần quản lý. Các thuộc tính đó thường được biểu diễn dưới dạng các kiểu dữ liệu khác nhau (dạng chuỗi, số, ngày tháng,…) và được hợp nhất thành một đơn vị thông tin duy nhất gọi là bản ghi (record). Các bản ghi cùng cấu trúc hợp lại thành một cơ sở dữ liêu. Trong Calc, cơ sở dữ liệu có dạng như một danh sách, ví dụ: Danh sách sản phẩm, Danh sách thí sinh dự thi,… Mỗi danh sách có thể gồm có một hay nhiều cột, mỗi cột được gọi là một trường (field), tên của cột được gọi là tên trường. Hàng đầu tiên trong danh sách chứa các tên trường được gọi là hàng tiêu đề, các hàng tiếp theo mỗi hàng là một bản ghi cho biết thông tin về đối tượng được quản lý. Tên trường phải là dạng ký tự, không được dùng số, công thức, tọa độ ô... ). Nên đặt tên trường ngắn gọn, không trùng lặp. Không nên có miền rỗng trong cơ sở dữ liệu. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 90 2. Sắp xếp dữ liệu Calc cho phép bạn sắp xếp các hàng hoặc các cột trong vùng được chọn theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần của dữ liệu. Ví dụ: sắp xếp tên theo thứ tự ABC, sắp xếp năm sinh theo thứ tự tăng dần,… • Một số điểm lưu ý khi sắp xếp dữ liệu: - Khi xếp thứ tự một danh sách (cơ sở dữ liệu), phải chọn tất cả các cột (trừ cột STT nếu có) để tránh sự mất chính xác của dữ liệu. - Danh sách không có tên trường thì tên cột sẽ thay thế. - Trường quy định cách xếp thứ tự gọi là khoá. Bạn có thể dùng tối đa 3 khoá. Các bản ghi cùng giá trị ở khoá thứ nhất được xếp thứ tự theo khoá thứ hai, cùng giá trị ở khoá thứ hai được xếp thứ tự theo khoá thứ ba. • Cách sắp xếp dữ liệu: - Chọn miền dữ liệu cần sắp xếp. - Vào menu Data\Sort, chọn thẻ Sort Criteria. Hình 45. Hộp hội thoại Sort – Thẻ Sort Criteria - Chọn khoá sắp xếp. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 91 - Chọn sắp xếp tăng dần hoặc giảm dần cho khoá. - Nhấn nút > để thực hiện sắp xếp danh sách. Nếu muốn sắp xếp theo hàng thì trên hộp hội thoại Sort, chọn thẻ Options, sau đó tích chọn ô Left to right (sort columns). 3. Lọc dữ liệu Lọc dữ liệu là lấy ra những bản ghi thoả mãn điều kiện nhất định từ cơ sở dữ liệu ban đầu. 3.1. Các yếu tố cơ bản Để thực hiện lọc dữ liệu, phải xác định các yếu tố cơ bản sau trên bảng tính: - Miền dữ liệu (Data range): chứa toàn bộ dữ liệu cần xử lý, kể cả hàng tiêu đề. - Miền tiêu chuẩn (Filter criteria): là miền bất kỳ trên bảng tính ngoài vùng cơ sở dữ liệu, chứa các tiêu chuẩn (điều kiện mà các bản ghi phải thỏa mãn). Miền tiêu chuẩn gồm tối thiểu 2 hàng: hàng đầu chứa tiêu đề của miền tiêu chuẩn. Các tiêu đề này hoặc là tên trường hoặc là tên bất kỳ phụ thuộc vào phương pháp thiết lập tiêu chuẩn trực tiếp hay gián tiếp. Từ hàng thứ hai trở đi là tiêu chuẩn của cơ sở dữ liệu. + Miền tiêu chuẩn so sánh trực tiếp: cho phép đưa vào các tiêu chuẩn để so sánh dữ liệu trong một trường với một giá trị nào đó. Tiêu chuẩn so sánh trực tiếp được tạo ra theo nguyên tắc sau: ƒ Hàng đầu ghi tiêu đề chuẩn, lấy tên trường làm tiêu đề. ƒ Hàng thứ hai trở đi để ghi các tiêu chuẩn so sánh, trước các giá trị đó có thể thêm các toán tử so sánh như >, >=, <, <=. Các tiêu chuẩn trên cùng hàng (thường gọi là điều kiện và – Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 92 and) được thực hiện đồng thời. Các tiêu chuẩn trên các hàng khác nhau (thường được gọi là điều kiện hoặc là – or) được thực hiện không đồng thời. + Miền tiêu chuẩn so sánh gián tiếp (hay còn gọi là tiêu chuẩn công thức): cho phép đưa vào các tiêu chuẩn để so sánh dữ liệu hoặc một phần dữ liệu trong một trường với một giá trị nào đó. Tiêu chuẩn so sánh gián tiếp được tạo ra theo nguyên tắc sau: ƒ Hàng đầu ghi tiêu đề cho các tiêu chuẩn. Tiêu đề này có thể đặt bất kỳ nhưng không được trùng với tên trường nào. ƒ Từ hàng thứ hai trở đi ghi các tiêu chuẩn so sánh, mỗi tiêu chuẩn là một công thức. Công thức này phải chứa địa chỉ của bản ghi đầu tiên. Kết quả thực hiện công thức này là một giá trị Logic: TRUE (đúng) hoặc FALSE (sai) - Miền đích (Copy to): miền trống trên bảng tính, dùng để chứa các bản ghi đạt tiêu chuẩn. 3.2. Lọc tự động (AutoFilter) - Chọn miền dữ liệu định lọc (kể cả hàng tiêu đề). - Vào menu Data\Filter\AutoFilter, Calc sẽ tự động chèn những mũi tên vào bên phải của các tên trường. - Để lọc theo trường nào, nhấn chuột vào mũi tên bên phải của tên trường đó, xuất hiện danh sách các tiêu chuẩn lọc tương ứng của trường. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 93 Hình 46. Ví dụ về lọc tự động trong Calc - Nhấn chọn tiêu chuẩn lọc mong muốn, trên màn hình chỉ còn lại những bản ghi thoả mãn tiêu chuẩn lọc vừa chọn. - Để hiển thị lại tất cả các bản ghi, nhấn chuột vào mũi tên bên phải của trường đã lọc, chọn All. - Để bỏ chế độ lọc dữ liệu tự động, vào menu Data\Filter\AutoFilter để bỏ dấu chọn. 3.3. Lọc nâng cao (Advanced Filter) Chức năng lọc nâng cao dùng để tìm các bản ghi thỏa mãn các điều kiện phức tạp hơn. Chức năng này ứng với các tiêu chuẩn so sánh gián tiếp, bắt buộc phải dùng miền tiêu chuẩn. Cách thao tác như sau: - Xây dựng miền tiêu chuẩn. - Chọn miền dữ liệu định lọc. - Vào menu Data\Filter\Advanced Filter, xuất hiện hộp hội thoại: Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 94 Hình 47. Hộp hội thoại Advanced Filter - Tại khung Read filter criteria from, chọn miền tiêu chuẩn vừa xây dựng. - Nếu muốn các bản ghi đạt tiêu chuẩn hiển thị tại miền riêng, tích chọn ô Copy result to và chọn miền mới tại khung bên dưới. - Nhấn nút > để thực hiện lọc dữ liệu nâng cao. 4. Tổng kết theo nhóm 4.1. Tổng kết theo một loại nhóm (Subtotals): Chức năng này cho phép tạo các dòng tổng kết trong một cơ sở dữ liệu, ví dụ: tổng kết có bao nhiêu nam, bao nhiêu nữ trong tổng số nhân viên trong danh sách. Chức năng này sẽ chèn các tính toán thống kê theo yêu cầu của bạn tại các vị trí cần thiết. Cách thực hiện như sau: - Chọn cơ sở dữ liệu cần tổng kết. - Vào menu Data\Subtotals, xuất hiện hộp hội thoại: Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 95 Hình 48. Hộp hội thoại Subtotals - Chọn trường dữ liệu dùng để nhóm tại ô Group by. - Tích chọn trường dữ liệu dùng để tổng kết tại khung Calculate subtotals for. - Chọn hàm dùng để tính toán tổng kết dữ liệu tại ô Use function. - Nhấn nút > để thực hiện việc tổng kết theo nhóm. Ví dụ: Danh sách nhân viên được tổng kết theo nhóm Giới tính: Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 96 Hình 49. Ví dụ về tổng hợp danh sách theo nhóm Giới tính Để bỏ tổng kết theo nhóm, nhấn nút > trên hộp hội thoại Subtotals. 4.2. Tổng kết theo nhiều loại nhóm Chức năng này của Calc cho phép tự động hóa quá trình tổng kết theo nhiều nhóm, phân tích và đánh giá số liệu mà sau đây được gọi là: Bảng tổng hợp. • Bảng tổng hợp được chia làm 4 vùng: - Page Field: Toàn bộ dữ liệu được tổng kết theo từng nhóm của trường được chọn. Page Field luôn nằm ở phía trên của bảng tổng hợp. - Row Field: Mỗi nhóm dữ liệu của trường được chọn được tổng kết trên một dòng. Nếu số trường được chọn nhiều hơn 1, bảng tổng hợp sẽ tổng kết các trường theo thứ tự từ trên xuống dưới. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 97 - Column Field: Mỗi nhóm dữ liệu của trường được chọn được tổng kết trên một cột. Nếu số trường được chọn nhiều hơn 1, bảng tổng hợp sẽ tổng kết các trường theo thứ tự từ trái sang phải. - Data Field: Vùng dữ liệu được sử dụng để phân tích bằng các phép toán khác nhau như Sum, Count, Average,… • Tạo mới một bảng tổng hợp: - Chọn miền dữ liệu kể cả tiêu đề của các cột. - Vào menu Data\DataPilot\Start, xuất hiện hộp hội thoại: Hình 50. Hộp hội thoại Select Source - Tích chọn Current selection và nhấn nút >, xuất hiện hộp hội thoại: Hình 51. Hộp hội thoại DataPilot - Kéo và thả các nút tên trường tại các vùng thích hợp để phân tích dữ liệu. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 98 - Riêng với vùng Data Fields, sau khi thả tên của trường cần phân tích vào đây bạn sẽ nhìn thấy phép toán sẽ dùng để phân tích dữ liệu của trường đó. Theo mặc định phép toán sẽ là Sum. Bạn có thể đổi sang các phép toán khác như Count, Average, Max, Min,… bằng cách nhấn vào tên trường tại đây rồi nhấn nút >. - Nhấn nút > để hoàn thành bảng tổng hợp. Ví dụ: Bảng tổng hợp số tiền được lĩnh theo phòng và theo chức vụ: Hình 52. Ví dụ về tổng hợp dữ liệu bằng chức năng DataPilot • Điều chỉnh bảng tổng hợp: - Thay đổi vị trí các trường: Trong bảng tổng hợp kéo và thả tên trường tại vị trí mong muốn. - Bổ sung các trường: + Chọn ô bất kỳ của bảng tổng hợp. + Vào menu Data\DataPilot\Start. + Thực hiện lại các bước như khi tạo mới bảng tổng hợp để bổ sung trường vào các vị trí mong muốn. - Xóa trường: Trong bảng tổng hợp kéo tên trường cần xóa ra khỏi bảng. - Cập nhật thay đổi của dữ liệu vào bảng tổng hợp: + Chọn ô bất kỳ của bảng tổng hợp. + Vào menu Data\DataPilot\Refresh. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 99 CHƯƠNG 07: TRÌNH BÀY TRANG VÀ IN Sau khi hoàn thành chương này, bạn có thể nắm được: ¾ Chọn cỡ giấy, hướng in, đặt lề ¾ Tạo tiêu đề đầu trang và cuối trang ¾ Lặp lại tiêu đề của bảng tính khi sang trang ¾ In 1. Chọn cỡ giấy, hướng in, đặt lề - Vào menu Format\Page, xuất hiện hộp hội thoại Page Style, chọn thẻ Page. Hình 53. Hộp hội thoại Page Style – Thẻ Page - Thay đổi định dạng trang giấy trong khung Paper format: Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 100 + Chọn khổ giấy tại ô Format hoặc tự chọn chiều rộng giấy tại ô Width, chiều cao giấy tại ô Height. + Tại ô Orientation, tích chọn Portrait để in giấy ngang hoặc Landscape để in giấy dọc. - Đặt lề cho giấy tại khung Margin: + Left Lề trái + Right Lề phải + Top Lề trên + Bottom Lề dưới - Nhấn nút >. Đơn vị đo trong Calc được mặc định là Inch. Bạn có thể thay đổi sang đơn vị Centimeter (cm) hoặc Milimeter (mm) bằng cách: + Vào menu Tools\Options, xuất hiện hộp hội thoại Options. + Tại ô trái của hộp hội thoại, nhấn chọn OpenOffice.org Calc\General. + Tại phần bên phải của hộp hội thoại, nhấn chọn đơn vị đo mong muốn tại ô Measurement unit. + Nhấn nút >. Bạn có thể điều chỉnh lề của trang tính một cách dễ dàng ở chế độ Xem trước khi in. Cách thực hiện như sau: - Vào menu File\Page Preview. - Nhấn nút > trên thanh công cụ, xuất hiện các đường kẻ lề xung quanh trang giấy như hình sau: Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 101 Hình 54. Điều chỉnh lề tại màn hình Xem trước khi in - Để điều chỉnh lề trên, dưới, trái, phải hoặc điều chỉnh vị trí của tiêu đề trang, bạn dùng chuột kéo đường kẻ lề đó tới vị trí mong muốn. 2. Tạo tiêu đề đầu trang và cuối trang - Vào menu Edit\Headers & Footers, xuất hiện hộp hội thoại: Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 102 Hình 55. Hộp hội thoại Headers/Footers - Calc ngầm định tiêu đề đầu trang là tên của trang tính, tiêu đề cuối trang là chữ Page kèm theo số thứ tự của trang tính. Bạn có thể thay đổi các tiêu đề này lần lượt tại trang Header và Footer của hộp hội thoại. - Ý nghĩa thông tin tại trang Header (hoặc Footer): + Left area Đặt tiêu đề bên trái + Center area Đặt tiêu đề ở giữa + Right area Đặt tiêu đề bên phải + Header/Footer Chọn kiểu tiêu đề sẵn có + Custom header/footer Định dạng cho tiêu đề - Nhập hoặc chọn tiêu đề đầu trang (hoặc cuối trang) như mong muốn. - Nhấn nút >. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 103 Bạn có thể tắt tiêu đề đầu trang (hoặc cuối trang) bằng cách vào menu Format\Page, chọn thẻ Header (hoặc Footer) và bỏ dấu tích tại ô Header on (hoặc Footer on). 3. Lặp lại tiêu đề của bảng tính khi sang trang Ở các bảng tính lớn, mỗi khi sang trang, để tránh phải gõ lại các tiêu đề, bạn tiến hành các bước như sau: - Vào menu Format\Print Ranges\Edit, xuất hiện hộp hội thoại: Hình 56. Hộp hội thoại Edit Print Ranges - Nếu cần lặp lại các hàng tiêu đề, điền số của các hàng tiêu đề đó trong khung Rows to repeat. Ví dụ: Để lặp lại hàng 1, nhập $1 hoặc dùng chuột chọn một ô bất kỳ của hàng 1. Để lặp lại hàng 1 và 2, nhập $1:$2 hoặc dùng chuột chọn hai ô bất kỳ của hai hàng trên. - Nếu cần lặp lại các cột, điền chữ của các cột trong khung Columns to repeat. Ví dụ: Để lặp lại cột A, nhập $A hoặc dùng chuột chọn một ô bất kỳ của cột A. Để lặp lại cột A và B, nhập $A:$B hoặc dùng chuột chọn hai ô bất kỳ của hai cột trên. - Nhấn nút >. Nếu muốn chỉ in ra dữ liệu của một vùng nào đó, điền địa chỉ vùng đó vào khung Print range. Bạn sẽ chỉ thấy ý nghĩa của các thao tác trên khi chọn xem trước khi in (Page Preview) hoặc khi in ra giấy. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 104 4. In - Trước khi in, bạn nên: + Xem trước khi in: Vào menu File\Page Preview hoặc nhấn chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ để xem bố cục các trang tính cần in, đảm bảo các trang tính in ra như mong muốn. + Kiểm tra xem máy in đã sẵn sàng chưa. - Sau khi nội dung in và máy in đã sẵn sàng, tiến hành các thao tác sau: + Vào menu File\Print hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+P, xuất hiện hộp hội thoại: Hình 57. Hộp hội thoại Print + Lựa chọn nội dung in ra trong khung Print: ƒ All sheets In tất cả các trang tính ƒ Selected sheets In các trang tính được chọn ƒ Selected cells In các ô được chọn + Lựa chọn vùng sẽ in trong khung Print range: ƒ All pages In tất cả các trang Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 105 ƒ Pages Chỉ in các trang do bạn nhập vào (nếu các trang liền nhau, nhập số thứ tự của trang đầu và trang cuối cách nhau bởi dấu gạch ngang, ví dụ: 1-5. Nếu các trang không liền nhau, nhập vào các trang cần in cách nhau bởi dấu chấm phẩy, ví dụ: 1;5;8. + Nhập vào số lượng bản cần in ra trong ô Number of copies. + Nhấn nút >. Bạn có thể in nhanh các trang tính được chọn bằng cách nhấn chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ. Nếu máy in của bạn hỗ trợ chế độ in hai mặt, bạn có thể chọn chế độ này để tiết kiệm giấy in. Khi đó, máy in của bạn sau khi in mặt thứ nhất sẽ tự động kéo giấy trở lại để in mặt tiếp theo. Cách thực hiện như sau: - Trên hộp hội thoại Print, nhấn nút >. - Chọn trang Finishing rồi tích chuột vào ô Print On Both Sides. Hình 58. Chọn chế độ in 2 mặt trên máy in hỗ trợ chức năng này - Nhấn nút > rồi thực hiện in ấn như bình thường. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 107 BÀI TẬP Bài 1: Nhập liệu, tính toán và lưu tệp với tên Bai1.ods BẢNG DỰ TRÙ VẬT TƯ STT Tên Vật tư Đơn vị tính Đơn giá (VNĐ) Số lượng Thành tiền (VNĐ) 1 Xi măng P400 Bao 5.000 1.845 2 Cát M3 30.000 16 3 Gạch thẻ 1000 viên 400.000 12 4 Sắt 10 Kg 5.200 345 5 Gạch men M2 52.000 35 6 Sắt 20 Kg 6.200 20 7 Gạch granit M2 132.000 12 8 Gạch viền Viên 2.000 2.520 9 Bột trét tường Kg 1.000 150 10 Sơn nước Kg 12.000 150 11 Sơn dầu Kg 25.000 35 12 Gạch trang trí Viên 2.500 100 Tổng cộng Yêu cầu tính toán: Thành tiền = Đơn giá * Số lượng. Tổng cộng = Tổng của cột Thành tiền Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 108 Bài 2: Nhập liệu, tính toán và lưu tệp với tên Bai2.ods. LẬP CÔNG THỨC STT A B A+B A*B A/B A+B*2 (A+B)*2 A+B +A*B 1 12 4 2 16 49 3 3,2 26,2 4 12,5 29,7 5 27 156 6 421 12 7 45 97,3 8 34,1 13,3 9 16,4 12 10 15 561 11 24,5 19 12 38,1 28,3 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 109 Bài 3: Nhập liệu, tính toán và lưu tệp với tên Bai3.ods TÌNH HÌNH THỰC HIỆN KẾ HOẠCH NĂM 2007 Đơn vị tính: 1.000.000 VNĐ ST T Tên Đơn vị Kế hoạch Quý I Quý II Quý III Quý IV Cả năm Tỷ lệ Đánh giá 1 XN Cơ khí 900 145 411 267 280 2 XN Dệt 1.200 425 341 318 320 3 XN May 1.400 390 438 346 311 4 XN Giầy da 870 167 179 214 235 5 XN Đông lạnh 2.100 456 541 534 532 6 XN Thuốc lá 756 232 224 245 257 7 XN Thuỷ sản 340 120 156 137 198 8 XN Chăn nuôi 120 35 32 27 30 Yêu cầu tính toán: Cả năm = Cộng của 4 quý Tỷ lệ = Cả năm / Kế hoạch (Định dạng % và lấy hai số lẻ) Đánh giá: Nếu Tỷ lệ < 100% → Không đạt Nếu Tỷ lệ >= 100% → Đạt Xếp lại bảng tính theo thứ tự giảm dần của cột Cả năm. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 110 Bài 4: Nhập liệu, tính toán và lưu tệp với tên Bai4.ods BẢNG KÊ HÀNG BÁN THÁNG 3/2008 STT TÊN HÀNG SỐ LƯỢNG ĐƠN GIÁ THUẾ PHÍ VC THÀNH TIỀN 1 Máy lạnh 12 540 2 Tivi 45 320 3 Xe Dream II 15 2.800 4 Máy giặt 20 300 5 Đầu Video 5 120 6 Đầu DVD 60 230 7 Computer 13 460 8 Printer 15 120 9 Scanner 10 250 10 Camera 8 1.230 11 Maxtor HDD 80 79 Tổng cộng: Giải thích: PHÍ VC: phí vận chuyển. Yêu cầu tính toán: THUẾ = SỐ LƯỢNG * ĐƠN GIÁ * 10%. PHÍ VC = SỐ LƯỢNG * ĐƠN GIÁ * TỈ LỆ PHÍ VC. Nếu SỐ LƯỢNG < 30 → TỈ LỆ PHÍ VC = 6%. Nếu SỐ LƯỢNG >= 30 → TỈ LỆ PHÍ VC = 4%. THÀNH TIỀN = SỐ LƯỢNG * ĐƠN GIÁ + THUẾ + PHÍ VC. Tính Tổng cộng của THUẾ, PHÍ VC, THÀNH TIỀN. Sắp xếp theo thứ tự tăng dần của cột THÀNH TIỀN. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 111 Bài 5: Nhập liệu, tính toán và lưu tệp với tên Bai5.ods BẢNG TÍNH TIỀN ĐIỆN THÁNG 4/2008 STT HỌ VÀ TÊN CHỦ HỘ CSC CSM KW TIỀN ĐIỆN VAT TỔNG CỘNG Trần Thanh Bình 115 240 Phạm Trường Lâm 120 350 Phan Cẩm Loan 161 421 Quách Thế Long 145 165 Trần Thị Hằng 225 320 Nguyễn Thị Tâm 142 178 Trần Văn Ngọc 125 156 Huỳnh Thanh Hoa 456 499 Lê Hoàng Tùng 431 488 Nguyễn Ngọc An 589 691 Trần Thanh Hồng 175 197 Lê Văn Hùng 346 456 Nguyễn Hữu Chiến 124 156 Trần Văn Tâm 132 342 Lê Hữu Hòa 357 451 Hồ Văn Lợi 751 851 Nguyễn Thị Lâm 478 567 Cộng: Mức tiêu thụ lớn nhất trong tháng: Mức tiêu thụ trung bình trong tháng: Mức tiêu thụ nhỏ nhất trong tháng: Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 112 Giải thích: CSC: Chỉ số cũ CSM: Chỉ số mới Yều cầu: Điền chuỗi số thứ tự vào cột STT. Tính mức tiêu thụ trong tháng: KW = CSM - CSC. TIỀN ĐIỆN = KW * GIÁ (Biết giá tiền điện là 1.200đ/KW) VAT = 10% * TIỀN ĐIỆN. TỔNG CỘNG = TIỀN ĐIỆN + VAT. Cộng = Tổng của cột TỔNG CỘNG Tìm mức tiêu thụ lớn nhất trong tháng. Tìm mức tiêu thụ trung bình trong tháng. Tìm mức tiêu thụ nhỏ nhất trong tháng. Xếp theo thứ tự tăng dần của cột TỔNG CỘNG. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 113 Bài 6: Nhập liệu, tính toán và lưu tệp với tên Bai6.ods KẾT QUẢ TUYỂN SINH STT Họ và tên SBD Khu vực Tiếng Anh Toán Tin học Điểm KV Tổng điểm Kết quả Trần Đình Anh 346B 1 9 7 5 Nguyễn Bảo Ngọc 890C 1 3 6 6 Bùi Thị Thu Cúc 342B 3 5 8 4 Nguyễn Thị Hằng 674B 2 7 8 4 Bùi Văn Tuấn 781B 3 4 3 5 Trần Bình Minh 201C 2 8 8 9 Trần Văn Hùng 459A 2 5 4 3 Bùi Thị Thanh 576C 2 7 6 4 Nguyễn Thị Thu 324A 1 7 8 4 Nguyễn Văn Anh 231A 2 6 3 4 Lê Văn Hùng 142C 2 5 4 6 Nguyễn Hữu Chiến 231A 1 8 2 1 Trần Văn Thông 463C 2 2 5 4 Lê Hữu Hòa 346C 3 6 4 8 Tổng điểm thấp nhất: Tổng điểm cao nhất: Tổng điểm trung bình: Giải thích: SBD: Số báo danh Điểm KV: Điểm khu vực Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 114 Yều cầu: - Điền chuỗi số thứ tự vào cột STT. - Tính các cột còn lại của bảng tính theo các quy tắc sau: + Nếu Khu vực = 3 → Điểm KV = 2; Khu vực = 1 hoặc 2 → Điểm KV = 1. + Tổng điểm = Tổng điểm các môn theo hệ số + Điểm KV (Trong đó: Tiếng Anh hệ số 1, Toán và Tin học hệ số 2) + Kết quả: Nếu Tổng điểm < 25 thì ghi là “Trượt”; ngược lại ghi là “Đỗ”. + Tìm Tổng điểm thấp nhất. + Tìm Tổng điểm cao nhất. + Tìm Tổng điểm trung bình. + Sắp xếp cột Tổng điểm theo thứ tự giảm dần. + Lọc danh sách những người có Kết quả là “Đỗ” ra một bảng riêng. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 115 Bài 7: Nhập liệu, tính toán và lưu tệp với tên Bai7.ods BẢNG TÍNH TIỀN ĐIỆN THÁNG 5/2008 STT HỌ VÀ TÊN CHỦ HỘ CSC CSM KHU VỰC TỔNG CỘNG Trần Thanh Bình 115 240 2 Phạm Trường Lâm 120 350 1 Phan Cẩm Loan 161 421 3 Quách Thế Long 145 165 2 Trần Thị Minh Hằng 225 320 2 Nguyễn Thành Tâm 142 178 1 Trần Văn Ngọc 125 156 1 Huỳnh Thanh Hoa 456 499 2 Lê Hoàng Tùng 431 488 3 Nguyễn Ngọc Thanh 589 691 3 Trần Thanh Hồng 1754 1978 1 Lê Văn Hùng 346 456 1 Nguyễn Hữu Chiến 1245 1564 2 Trần Văn Thông 132 342 2 Lê Hữu Hoàng 357 451 1 Hồ Văn Lợi 751 851 1 Cộng: Mức tiêu thụ lớn nhất trong tháng: Mức tiêu thụ trung bình trong tháng: Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 116 Giải thích: CSC: Chỉ số cũ CSM: Chỉ số mới. Yều cầu: - Điền chuỗi số thứ tự vào cột STT. - Thêm các cột KW, VƯỢT, TIỀN ĐIỆN, PHẠT, VAT trước cột TỔNG CỘNG. - Tính mức tiêu thụ trong tháng: KW = CSM - CSC. - VƯỢT = Số KW vượt định mức (Biết số KW định mức cho mỗi hộ là 120KW) - TIỀN ĐIỆN = Số KW trong định mức * GIÁ (Biết giá tiền điện định mức của khu vực 1 là 800đ/KW, các khu vực còn lại là 1.000đ/KW) - PHẠT: Chỉ phạt những hộ có mức dùng vượt định mức. Mỗi KW vượt định mức sẽ được tính 1.500đ/KW cho tất cả các khu vực. - VAT = 10% * (TIỀN ĐIỆN + PHẠT). - TỔNG CỘNG = TIỀN ĐIỆN + PHẠT + VAT. - Cộng = Tổng của cột TỔNG CỘNG. - Tìm mức tiêu thụ lớn nhất trong tháng. - Tìm mức tiêu thụ trung bình trong tháng. - Xếp theo thứ tự tăng dần của cột TỔNG CỘNG. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 117 Bài 8: Nhập liệu, tính toán và lưu tệp với tên Bai8.ods BẢNG TÍNH TIỀN ĐIỆN THÁNG 10/2007 ĐƠN GIÁ: 800 STT Mà LOẠI CHỈ SỐ ĐẦU CHỈ SỐ CUỐI HỆ SỐ THÀNH TIỀN PHỤ TRỘI CỘNG 1 KD 34 62 2 NN 58 350 3 SX 90 150 4 CN 150 700 5 KD 400 650 6 SX 50 90 7 KD 345 546 8 NN 454 511 9 NN 786 904 Tổng cộng Trung bình Cao nhất Thấp nhất DÒ HỆ SỐ Mà LOẠI LOẠI HỆ SỐ NN Nông nghiệp 1 KD Kinh doanh 3 SX Sản xuất 2.5 CN Công nghiệp 2 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 118 Lưu ý: Giá trị 800 của ĐƠN GIÁ phải nhập vào một ô riêng biệt. Yều cầu: - Thêm vào cột LOẠI sau cột Mà LOẠI. LOẠI được dò tìm trong bảng DÒ HỆ SỐ, dựa vào Mà LOẠI. - HỆ SỐ được dò tìm trong bảng DÒ HỆ SỐ, dựa vào Mà LOẠI. - Thêm vào cột KW sau cột HỆ SỐ. KW là định mức tiêu thụ điện trong tháng và KW = CHỈ SỐ CUỐI - CHỈ SỐ ĐẦU. - THÀNH TIỀN = KW * HỆ SỐ * ĐƠN GIÁ. - PHỤ TRỘI được tính dựa vào KW như sau: + Nếu KW < 100 → PHỤ TRỘI = 0. + Còn lại thì PHỤ TRỘI = THÀNH TIỀN * 50%. - CỘNG = THÀNH TIỀN + PHỤ TRỘI. - Tính Tổng cộng, Trung bình, Cao nhất, Thấp nhất cho các cột. - Xếp theo thứ tự giảm dần của cột CỘNG. - Định dạng các cột số có dấu ngăn cách hàng nghìn. - Kẻ khung và trang trí bảng tính. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 119 Bài 9: Nhập liệu, tính toán và lưu tệp với tên Bai9.ods BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG THÁNG 10/2007 LƯƠNG NGÀY: 24.000 STT Mà NV HỌ & TÊN HỆ SỐ LƯƠNG NĂM VÀO NGÀY CÔNG LƯƠNG PHỤ CẤP ĐỘC HẠI THỰC LĨNH 1 H01 25 2 D01 24 3 D02 28 4 S02 22 5 D03 29 Tổng cộng: Trung bình: DANH SÁCH NHÂN VIÊN Mà NV HỌ & TÊN HỆ SỐ LƯƠNG NĂM VÀO H01 Trần Thái 2.9 1992 D01 Trịnh Sâm 2.7 1989 D02 Trần Bình 2.6 1991 D03 Châu Hà 2.8 1997 S02 Phan Tiến 3.0 1995 Lưu ý: Giá trị 24.000 của LƯƠNG NGÀY phải nhập vào một ô riêng. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 120 Yều cầu: - Các cột HỌ & TÊN, HỆ SỐ LƯƠNG, NĂM VÀO được dò tìm trong bảng DANH SÁCH NHÂN VIÊN, dựa vào Mà NV. - LƯƠNG = LƯƠNG CƠ BẢN * HỆ SỐ LƯƠNG * NGÀY CÔNG. - PHỤ CẤP ĐỘC HẠI được tính dựa vào ký tự đầu của Mà NV như sau: + Nếu ký tự đầu của Mà NV là D (Độc hại) thì PHỤ CẤP ĐỘC HẠI = 30% * LƯƠNG. + Còn lại thì PHỤ CẤP ĐỘC HẠI = 0. - THỰC LĨNH = LƯƠNG + PHỤ CẤP ĐỘC HẠI - Tính Tổng cộng của các cột LƯƠNG, PHỤ CẤP ĐỘC HẠI, THỰC LĨNH. - Tính Trung bình của các cột LƯƠNG, PHỤ CẤP ĐỘC HẠI, THỰC LĨNH. - Trang trí và kẻ khung bảng tính, định dạng các cột dữ liệu số có dấu ngăn cách hàng nghìn. - Các cột Mà NV, HỆ SỐ LƯƠNG, NĂM VÀO được căn giữa. - Vẽ biểu đồ biểu diễn kết quả trung bình của LƯƠNG, PHỤ CẤP ĐỘC HẠI, THỰC LĨNH. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 121 PHỤ LỤC: NHỮNG KHÁC NHAU CƠ BẢN GIỮA CALC VÀ EXCEL 1. Giao diện người sử dụng - Calc sử dụng Giao diện một văn bản, điều này có nghĩa là mỗi văn bản có một cửa sổ riêng trong đó duy nhất một văn bản được hiển thị tại mỗi thời điểm. - Excel sử dụng Giao diện đa văn bản, có nghĩa là tất cả văn bản được hiển thị dưới một cửa sổ mẹ. Khi đóng cửa sổ mẹ này, tất cả các tệp cũng sẽ được đóng. 2. Các tham số khác nhau trong hàm - Điều khác nhau cơ bản nhất giữa Calc và Excel là Calc luôn luôn dùng dấu chấm phẩy (;) để chỉ các tham số khác nhau trong một hàm. Excel sử dụng dấu phẩy hoặc dấu chấm phẩy, tùy thuộc vào hệ thống (ví dụ như dấu phẩy trên các hệ thống tiếng Anh, dấu chấm phẩy trên các hệ thống tiếng Đức). 3. Thuật ngữ - Sự khác nhau lớn tiếp theo giữa Calc và Excel là việc sử dụng thuật ngữ, bảng sau sẽ tổng kết những điểm khác nhau đó. Đối tượng Excel Calc Một ô riêng (A1) Ô Ô Toàn bộ tập tin Sổ làm việc (Workbook) Bảng tính (Spreadsheet) Một nhãn trang tính trong một sổ làm việc Bảng công tác (Worksheet) Trang tính (Sheet) Ghi chú của ô Chú thích (Comments) Ghi chú (Notes) Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 122 4. Rê và thả Có một chút khác nhau giữa việc rê và thả trong Calc so với trong Excel: - Trong Excel, sau khi bạn chọn ô hoặc miền cần di chuyển, bạn cần di chuột đến viền của ô hoặc miền đó để xuất hiện mũi tên bốn chiều, sau đó rê chuột và thả ô hoặc miền tới vị trí mong muốn. Trong Calc, sau khi chọn ô hoặc miền, bạn có thể đặt con trỏ ở bất cứ vị trí nào trong miền. - Trong Calc, để rê và thả một ô đơn, cần thực hiện như sau: + Chọn ô. + Rê chuột để chọn thêm ít nhất một ô. + Rê chuột trở lại để duy nhất ô mong muốn di chuyển được chọn. Khi đó bạn có thể rê và thả ô đó tới bất cứ vị trí nào. - Trong Calc, để sao chép ô hoặc miền nguồn trong khi rê và thả, đầu tiên rê chuột theo cách bình thường, sau đó trước khi thả chuột thì nhấn giữ phím Ctrl. 5. Các phím tắt Sự khác nhau trong việc sử dụng phím tắt giữa Calc và Excel được mô tả ở bảng sau: Chức năng Phím tắt trong Excel Phím tắt trong Calc Chuyển địa chỉ tương đối thành tuyệt đối và ngược lại F4 Shift+F4 Sửa ghi chú Shift+F2 Ctrl+F1 Đến một ô F5 F5 (hiển thị Navigator) Chèn Hàm Không có Ctrl+F2 Nhập vào toàn bộ ô đang được chọn Ctrl+Enter Alt+Enter Alt+Shift+Enter (sao Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 123 chép cả định dạng) Trong cả hai trường hợp các ô đều phải liền nhau. 6. Danh sách phạm vi - Excel cho phép tất cả các tham số có thể là danh sách phạm vi. Ví dụ: =SUM(A1,A3) là tổng của hai ô (gồm 2 tham số) =SUM((A1,A3)) tương tự trên nhưng chỉ với một tham số trở thành danh sách phạm vi. =INDEX((A2:A3,C2:C3),1,1,2) - Calc chỉ cho phép danh sách phạm vi trong một hàm INDEX. Ví dụ: =INDEX((A2:A3;C2:C3);1;1;2) trả về ô đầu tiên của hàng thứ hai trong danh sách phạm vi. 7. Xoá nội dung ô - Trong Excel, khi nhấn phím Delete sẽ xoá nội dung của ô. - Trong Calc, khi nhấn phím Delete sẽ xuất hiện hộp hội thoại cho phép bạn chọn xoá một hoặc các mục sau đây: + Delete all Xoá tất cả + Text Văn bản + Numbers Số + Date & time Ngày và giờ + Formulas Công thức + Notes Ghi chú + Formats Định dạng + Objects Đối tượng Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 124 Những mục được mặc định chọn là: Text, Numbers, Date & time, Formulas, và Notes. Chính vì thế khi nhấn phím Delete sau đó nhấn phím Enter sẽ xoá những mục đã được tích chọn mặc định. Bạn cũng có thể xoá các mục trên bằng cách nhấn phím Backspace thay vì nhấn phím Delete. 8. Định dạng số mặc định Calc và Excel sử dụng định dạng số mặc định khác nhau: - Với Excel, các ô được thiết lập mặc định là định dạng số “General”, vì thế khi bạn nhập vào con số 25.12345 nó sẽ hiển thị là “25.12345”. - Trong Calc ô được định dạng mặc định là “Number”, vì thế khi bạn nhập vào số 25.12345, số 25.12 sẽ hiển thị. 9. Thông dịch nội dung các ô - Trong Calc nếu một ô được định nghĩa kiểu văn bản, thậm chí nếu ô chứa nội dung là số, thì sau đó ô được xem như kiểu văn bản đặc biệt có giá trị là số 0. Ví dụ: nếu ô A1 được định dạng là văn bản và nội dung của nó chứa ký tự “1”, trong Excel là công thức =A1+1 sẽ trả về giá trị là 2, nhưng trong Calc nó sẽ trả về giá trị 1. 10. Giới hạn Calc và Excel đều mặc định có 3 trang tính trong một bảng tính mới. Tuy nhiên, số trang tính tối đa có thể tạo ra thì lại khác nhau: - Trong Calc, số trang tính tối đa là 256. - Trong Excel, số trang tính tối đa phụ thuộc vào bộ nhớ sẵn có. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 125 11. Địa chỉ hóa các trang tính - Trong Calc có khả năng địa chỉ hóa các trang tính. Giống như việc tham chiếu với cột và ô, dấu $ được sử dụng làm ký hiệu xác thực tên trang tính. Ví dụ: =$Sheet2.$A$1 luôn chỉ tới ô đầu tiên trong trang tính 2. =Sheet2.$A$1 trên trang tính 1, khi được sao chép tới một trang tính khác sẽ chỉ tới ô đầu tiên của trang tính tiếp theo. - Excel không có khả năng như vậy. 12. Công thức kiểu mảng - Calc hỗ trợ các công thức tính kiểu mảng (các công thức được đưa ra bằng cách dùng tổ hợp phím Ctrl+Shift+Enter), nhưng Calc không có mảng các hằng số trong một công thức. Công việc theo vòng tròn là để có một giá trị không đổi trong các ô trên một bảng tính và tham chiếu tới chúng. - Một vài công thức mảng trong Excel dường như dựa vào cách Excel tính toán ra một kết quả không theo trong tài liệu, như vậy giống như một thói quen không tốt thậm chí chỉ trong Excel, và tất nhiên là không tốt khi nhập một tệp chứa công thức như vậy vào trong Calc. 13. Cửa sổ Styles and Formatting - Calc có hai loại style bao gồm: ô (Cell Styles) và trang (Page Styles). - Để hiển thị cửa sổ Styles and Formatting, vào menu Format\Styles and Formatting hoặc nhấn phím F11. - Để thêm, sửa, xoá các style, nhấn chuột phải vào cửa sổ Styles and Formatting và chọn các chức năng tương ứng trong danh sách sổ ra. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 126 14. In ấn Calc và Excel có chức năng in giống nhau, nhưng có một số khác nhau sau: - Theo mặc định Excel chỉ in những bảng tính được chọn. Trái lại, Calc theo mặc định sẽ in toàn bộ các bảng tính. - Nếu bạn chỉ muốn in một phần của bảng tính, đầu tiên cần xác định phạm vi in (tương đương với việc thiết lập trong menu File\Page Setup\Sheet trong Excel). Cách thực hiện như sau: + Vào menu Format\Print Ranges\Edit, xuất hiện hộp hội thoại Edit Print Ranges. + Tại khung Print range, chọn vùng muốn in. Bạn có thể chọn các vùng in không liên tiếp, ngăn cách nhau bởi dấu chấm phẩy. Mỗi vùng sẽ được in trên một trang tách biệt. + Nhấn nút > để chấp nhận vùng in đã chọn. - Để tiến hành in: + Vào menu File\Print. + Nhấn nút > để thay đổi thiết lập cho các trang trắng hoặc chỉ những bảng tính được chọn. + Các thiết lập khác giống như trong Excel. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 127 MỘT SỐ CÂU HỎI THƯỜNG GẶP Câu 1: Tôi có thể dùng OpenOffice.org Calc để mở tệp định dạng mới của Microsoft Office Excel 2007 (tệp .xlsx) hay không? Trả lời: Hoàn toàn có thể. OpenOffice.org 3.0 cho phép bạn mở các tệp định dạng mới được tạo ra bởi Microsoft Office 2007, chính vì thế bạn có thể dùng chương trình Calc để mở tệp .xlsx. Cũng tương tự như vậy, bạn có thể dùng chương trình Writer để mở tệp .docx hay chương trình Impress để mở tệp .pptx. Câu 2: Làm thế nào để xuống dòng trong một ô? Trả lời: Để có thể xuống dòng trong một ô, thay vì chỉ nhấn phím Enter bạn hãy nhấn tổ hợp phím Ctrl+Enter. Câu 3: Tôi muốn đổi đơn vị đo lường của Calc từ Inch sang Centimeter thì phải làm thế nào? Trả lời: Để đổi đơn vị đo lường từ Inch sang Centimeter, bạn thực hiện như sau: - Vào menu Tools\Options. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 128 - Trên thanh trái của hộp hội thoại Options, chọn General trên cây thư mục OpenOffice.org Calc. - Trên màn hình các tùy chọn General bên phải của hộp hội thoại, chọn Centimeter tại ô Measurement unit. Hình 59. Đổi từ Inch sang Centimeter - Nhấn nút >. Câu 4: Làm thế nào để đổi dấu ngăn cách hàng nghìn từ dấu phẩy (,) sang dấu chấm (.), dấu ngăn cách thập phân từ dấu chấm (.) sang dấu phẩy (,) theo kiểu của Việt Nam? Trả lời: Để đổi dấu ngăn cách theo kiểu của Việt Nam, bạn thực hiện như sau: - Vào menu Tools\Options. - Trên thanh trái của hộp hội thoại Options, chọn Languages trên cây thư mục Language Settings. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 129 - Trên màn hình các tùy chọn Language bên phải của hộp hội thoại, chọn Vietnamese tại ô Locale setting. - Tích chọn Same as locale setting. Hình 60. Đổi dấu ngăn cách theo kiểu của Việt Nam - Nhấn nút >. Câu 5: Tôi muốn sao chép nhanh định dạng của ô này sang ô khác thì phải làm thế nào? Trả lời: Bạn có thể dễ dàng sao chép định dạng của một ô sang ô khác bằng cách sử dụng công cụ Format Paintbrush . Bạn có thể chọn sao chép định dạng theo một trong các trường hợp sau: - Trường hợp 1: Sao chép định dạng tới một hoặc nhiều ô liền nhau + Nhấn chuột vào ô có định dạng cần sao chép. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 130 + Nhấn chuột vào biểu tượng chổi Format Paintbrush trên thanh công cụ, lúc này chuột sẽ chuyển từ hình mũi tên sang hình lọ mực đổ ra. + Di lọ mực tới ô cần định dạng rồi nhấn chuột, khi đó định dạng của ô này sẽ tương tự như định dạng của ô được chọn ban đầu, đồng thời chuột sẽ trở lại hình mũi tên như bình thường. - Trường hợp 2: Sao chép định dạng tới một hoặc nhiều ô không liền nhau + Nhấn chuột vào ô có định dạng cần sao chép. + Bấm đúp chuột vào biểu tượng chổi Format Paintbrush trên thanh công cụ, lúc này chuột sẽ chuyển từ hình mũi tên sang hình lọ mực đổ ra. + Di lọ mực tới ô đầu tiên cần định dạng rồi nhấn chuột, khi đó định dạng của ô này sẽ tương tự như định dạng của ô được chọn ban đầu. + Di lọ mực tới các ô cần định dạng khác và thực hiện tương tự như trên. + Khi hoàn thành việc sao chép định dạng, nhấn chuột vào biểu tượng chổi Format Paintbrush trên thanh công cụ một lần nữa để chuột trở lại hình mũi tên như bình thường.