Hoàn thiện nội dung và phương pháp phân tích tình hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh tại công ty TNHH Ninh Thanh

g của doanh thu lớn hơn mức tăng của chi phí trong năm tới để hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả cao hơn. Công ty cần đảm bảo lấy thu bù chi và có lãi để mở rộng phạm vi kinh doanh hơn nữa nhằm đáp ứng nhu cầu xã hội và thoả mãn nhu cầu của người lao động, cải thiện đời sống cho nhân viên trong công ty. Muốn vậy công ty cần quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh tốt để tăng lợi nhuận đồng thời cần phân phối lợi nhuận hợp lý, nên có phần thưởng cho nhân viên để khuyến khích họ làm việc tốt hơn 4. Đánh giá nhận xét về thực trạng phân tích chi phí kinh doanh tại công ty TNHH Ninh Thanh . Việc công ty lựa chọn nội dung phân tích chi phí kinh doanh trong mối liên hệ với doanh thu có những ưu điểm như: tiết kiệm thời gian, chi phí cho việc phân tích vì công ty chỉ phân tích chung tình hình chi phí kinh doanh cuối mỗi năm tài chính đồng thời qua phân tích giúp cán bộ quản lý công ty có thể đánh giá chung tình hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh tại công ty và có thể xác định được số tiền lãng phí mà công ty đã chi ra để hoạt động từ đó đưa ra biện pháp tiết kiệm chi phí kinh doanh nói chung. Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm này vẫn còn những tồn tại hạn chế.Do công ty TNHH Ninh Thanh chỉ tiến hành phân tích chung tình hình chi phí kinh doanh trong mối liên hệ với doanh thu nên không thể nhận xét, đánh giá chính xác tình hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh theo từng khoản mục chi phí đã hợp lý hay chưa. Tổng chi phí kinh doanh của công ty tăng lên nhưng trong đó cũng có những khoản mục chi phí kinh doanh giảm đi. Muốn tiết kiệm chi phí kinh doanh ta cần đi sâu phân tích chi phí theo từng khoản mục chi phí qua đó thấy được khoản mục chi phí nào tăng lên chưa hợp lý thì điều chỉnh cho phù hợp để hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả hơn. Công ty TNHH Ninh Thanh không tiến hành phân tích đủ các nội dung phân tích chi phí kinh doanh nên công ty không thể đi sâu tìm hiểu thực trạng về quản lý và sủ dụng chi phí kinh doanh theo các nội dung sau: Phân tích tổng hợp chi phí kinh doanh theo từng chức năng hoạt động Phân tích chi tiết các yếu tố chi phí kinh doanh theo từng chức năng hoạt động. Phân tích chi phí kinh doanh theo quí Do công ty TNHH Ninh Thanh không phân tích đầy đủ các nội dung nên không thể đề ra các giải pháp tiết kiệm chi phí kinh doanh có tính khả thi nhất. Nếu tổng chi phí kinh doanh của công ty có giảm nhưng trong đó có những khoản mục chi phí vẫn tăng lãng phí cần được điều chỉnh cho hợp lý để hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả cao hơn. Đây chính là điểm hạn chế có thể ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của công ty. Để khắc phục tình trạng này giám đốc công ty cùng bộ phận chịu trách nhiệm phân tích cụ thể là phòng kế toán tài chính của công ty phải xây dựng kế hoạch hoàn thiện các nội dung phân tích chi phí kinh doanh. Chương3: các phương hướng hoàn thiện nội dung phân tích chi phí kinh doanh tại công ty TNHH Ninh Thanh I. Sự cần thiết phải hoàn thiện nội dung phân tích chi phí kinh doanh tại công ty TNHH Ninh Thanh 1. Cơ sở lý luận: Bước sang thời kỳ đổi mới, nền kinh tế nước ta chuyển từ cơ chế quản lý tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thi trường có sự điều tiết của Nhà Nước. Sự chuyển đổi này đă tác động sâu sắc tới các doanh nghiệp, đòi hỏi các doanh nghiệp phải hạch toán kinh doanh, phân cấp quản lý một cách khoa học, tự chủ về tài chính, phân phối thu nhập hợp lý và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Hoạt động trong cơ chế thị trường với sự tồn tại và điều tiết của những quy luật kinh tế khách quan như: Quy luật cạnh tranh, quy luật cung cầu, quy luật giá cả…đòi hỏi phải cung cấp những thông tin một cách kịp thời, chinh xác và toàn diện về tình hình thực hiện các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, tình hình quản lý và sử dụng lao động, vật tư và tiền vốn trong quá trình hoạt động kinh doanh, làm cơ sở đề ra các chủ trương, chính sách và biện pháp quản lý thích hợp. Muốn làm được điều đó, các doanh nghiệp thương mại thực hiện tổng hoà nhiều biện pháp quản lý đối với mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Một trong những biện pháp quan trọng để quản lý có hiệu quả là phải tiến hành phân tích các hoạt động kinh doanh nói chung và phân tích chi phí kinh doanh nói riêng. Như chúng ta đã biết, chi phí kinh doanh là bộ phận không thể thiếu được trong sự tồn tại và phát triển của các doanh nghiệp thương mại. Quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh hợp lý có ý nghĩa quan trọng trong kinh doanh thương mại vì nó ảnh hưởng trực tiếp và quyết định đến tình hình và kết quả kinh doanh. Nếu doanh nghiệp quản lý tốt chi phí sẽ có tác động thúc đẩy quá trình hoạt động kinh doanh, tăng doanh thu và hiệu quả kinh tế đặc biệt là tăng khả năng cạnh tranh trong nền kinh tế thị trường. Ngược lại nếu doanh nghiệp không quản lý tốt chi phí thì sẽ hạn chế kết quả kinh doanh và hiệu quả kinh tế giảm. Nền tảng cơ bản cho công tác quản lý chi phí kinh doanh của các nhà quản trị chính là các thông tin phân tích do kế toán cung cấp. Phân tích chi phí kinh doanh sẽ cung cấp những thông tin một cách chính xác kịp thời và toàn diện về tình hình chi phí của doanh nghiệp cho nhà quản lý và các đối tượng quan tâm biết được. Từ đó nhà quản lý doanh nghiệp sẽ đề ra các chính sách, biện pháp hữu hiệu để góp phần sử dụng hợp lý chi phí kinh doanh đối với đơn vị mình. Trong giai đoạn hiện nay, nhu cầu thông tin ngày càng cao hàng ngày hàng giờ cần được cập nhật mới nhất thì thông tin phân tích do kế toán cung cấp cũng rất cần thiết. Thông qua phân tích kế toán sẽ thực hiện việc kiểm tra kiểm soát tình hình biến động của chi phí kinh doanh đảm bảo doanh nghiệp hoạt động đúng hướng. Với ý nghĩa khoa học quản lý kinh doanh nói chung và quản lý chi phí kinh doanh nói riêng vừa là chìa khoá tin cậy để đảm bảo tài sản tiền vốn của doanh nghiệp được sử dụng hợp lý thì thông tin phân tích càng trở nên quan trọng. Và thực tế cho thấy rằng, trong những năm qua nền kinh tế nước ta đã đạt được những tiến bộ đáng kể mà những thành tựu đó là sự góp phần không nhỏ của công tác phân tích hoạt động kinh tế của đoanh nghiệp trong đó có phân tích chi phí kinh doanh. Tuy nhiên, những bước phát triển mới của nền kinh tế thị trường làm cho hệ thống thông tin phân tích cần phải được hoàn thiện hơn. Nền kinh tế thị trường đặt ra hàng loạt các vấn đề, hàng loạt các yêu cầu mà kế toán chưa xử lý hoặc xử lý chưa hoàn hảo, triệt để. Vì vậy vấn đề cần hoàn thiện phân tích chi phí kinh doanh là nhằm tăng hiệu quả cho thông tin hạn chế tối đa những vấp váp trong quá trình đổi mới. Đặc biệt trong giai đoạn hiện, nay nền kinh tế thế giới đang có những biến động mạnh mẽ, thường xuyên, liên tục. Nền kinh tế thị trường với quy luật cạnh tranh khắc nghiệt đòi hỏi các chủ thể tham gia phải nắm bắt kịp thời các thông tin về giá cả, thị trường và các thông tin có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh trong và ngoài nước. Tại các doanh nghiệp thương mại nói chung khi đã tiến hành phân tích chi phí kinh doanh của đơn vị mình thì phải phân tích đầy đủ các nội dung liên quan đến chi phí kinh doanh, phải tiến hành phân tích chung và phân tích chi tiết theo các khoản mục chi phí (nếu có thể) như: 1. Phân tích chung tình hình chi phí kinh doanh trong mối liên hệ với doanh thu 2. Phân tích tổng hợp tình hình chi phí kinh doanh theo chức năng hoạt động. 3. Phân tích chi tiết các yếu tốchi phí theo từng chức năng hoạt động bao gồm phân tích chi phí mua hàng, chi phí bán hàng, chi phí tài chính và chi phí quản lý doanh nghiệp. 4. Phân tích chi phí kinh doanh theo các đơn vị trực thuộc 5. Phân tích chi phí kinh doanh theo quý. 6. Phân tích một só yếu tố chi phí chủ yếu như: Chi phí tiền lương, chi phí trả lãi tiền vay… Chỉ khi hoàn thiện các nội dung phân tích chi phí kinh doanh cụ thể như trên thì các doanh nghiệp nói chung, các doanh ngiệp thương mại nói riêng mới có thể dựa vào qúa trình phân tích đó để tìm ra các khoản mục chi phí bất hợp lý ảnh hưởng trực tiếp và gián tiếp đến kết quả kinh doanh của đơn vị mình, từ đó đề ra các giải pháp tiết kiệm chi phí theo từng khoản mục chi phí. 2. Cơ sở thực tiễn: Chi phí kinh doanh của một doanh nghiệp là chỉ tiêu chất lượng phản ánh mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Thông qua chỉ tiêu này có thể đánh giá trình độ quản lý kinh doanh của doanh nghiệp. Nhận thức được tầm quan trọng của chi phí kinh doanh các cán bộ nhân viên trong công ty đã không ngừng nghiên cứu tìm hiểu biện pháp tối ưu nhằm hạ thấp chi phí kinh doanh nâng cao hiệu quả hoạt đông kinh doanh. Đặc biệt thông qua công tác phân tích chi phí kinh doanh các nhà quản lý đã tìm ra những bước đi đúng đắn trong việc đề ra các quyết định kinh doanh có tính khả thi nhất. Thực tế, tại công ty TNHH Ninh Thanh, chỉ tiến hành phân tích chung tình hình chi phí kinh doanh trong mối liên hệ với doanh thu. Do đó chỉ đánh giá chung được tình hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh trong công ty. Sở dĩ công ty chỉ tiến hành phân tích nội dung này là do Giám Đốc cùng kế toán trưởng công ty chưa nhận thấy được sự cần thiết của việc hoàn thiện các nội dung phân tích chi phí kinh đồng thời do những hạn chế của công tác hạch toán chi phí kinh doanh nên kế toán của công ty khó có thể hoàn thiện các nội dung phân tích chi phí kinh doanh. Mặt khác, công ty TNHH Ninh Thanh là loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ tiến hành phân tích chung tình hình chi phí kinh doanh trong mối liên hệ với doanh thu sẽ làm giảm chi phí trong công tác phân tích. Qua việc phân tích nội dung này, giám đốc cùng kế toán trưởng của công ty mới chỉ đánh giá tổng quát tình hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh tại công ty có hợp lý hay không chứ không thể đi sâu đánh giá chính xác nguyên nhân dẫn đến sự biến động của từng khoản mục chi phí cũng như không thể phát hiện được những khoản mục chi lãng phí hay các khoản chi bât hợp lý. Chính vì vậy, các giải pháp tiết kiệm chi phí được đưa ra không mang tính khả thi cao. Trong những kỳ kinh doanh tới, để có thể đạt được hiệu quả cao nhất trong kinh doanh, dựa vào hoạt động thực tế tại công ty TNHH Ninh Thanh cần phải hoàn thiện các nội dung phân tích tổng hợp chi phí kinh doanh theo các chức năng hoạt động, phân tích chi tiết chi phí mua hàng, phân tích chi tiết chi phí bán hàng, phân tích chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp và phân tích chi phí kinh doanh theo quý. Chỉ khi hoàn thiện các nội dung phân tích tình hình chi phí kinh doanh cụ thể như trên thì công ty mới có thể dựa vào quá trình phân tích đó để tìm ra các khoản mục chi phí bất hợp lý ảnh hưởng trực tiếp và gián tiếp đến kết quả kinh doanh của công ty và đề ra các giải pháp tiết kiệm chi phí theo từng khoản mục chi phí phát sinh tại công ty. Công ty TNHH Ninh Thanh chuyên kinh doanh các mặt hàng như: Giấy in, mực in và các thiết bị phục vụ ngành in nhưng chủ yếu là kinh doanh các mặt hàng giấy in trong đó có một lượng không nhỏ là giấy ngoại. Tổng chi phí kinh doanh mà công ty bỏ ra để kinh doanh là tương đối lớn bao gồm chi phí mua hàng, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp mà mỗi khoản mục chi phí này lại bao gồm nhiều khoản mục chi phí nhỏ hợp thành. Nếu không đi sâu phân tích chi tiết sự biến động của từng khoản mục lớn, nhỏ thì khó có thể phát hiện được những khoản chi lãng phí và càng khó hơn cho cán bộ quản lý trong việc đề ra các giải pháp tiết kiệm chi phí. II. Phương hướng hoàn thiện nôị dung phân tích chi phí kinh doanh tại công ty TNHH Ninh Thanh. 1. Hoàn thiện tổ chức phân tích chi phí kinh doanh tại công ty TNHH Ninh Thanh Công ty TNHH Ninh Thanh đã tiến hành phân tích chung tình hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh trong mối liên hệ với doanh thu. Qua số liệu phân tích chi phí kinh doanh có thể đánh giá một cách tổng quát về khoản chi phí mà công ty đã chi lãng phí hay tiết kiệm được tại kỳ kinh doanh đó. Nếu công ty chỉ tiến hành phân tích chung chi phí kinh doanh trong mối liên hệ với doanh thu thì chỉ xác định được sự biến động của tổng chi phí kinh doanh mà không đánh giá được mức độ ảnh hưởng của các nhân tố tới sự biến động của chi phí kinh doanh và không đánh giá được khoản mục chi phí nào biến động theo chiều tốt (xấu) để có thể đưa ra biện pháp cụ thể khắc phục tình trạng lãng phí chi phí đến từng yếu tố phát sinh ra chi phí. Chính vì công ty TNHH Ninh Thanh chỉ phân tích chung chi phí kinh doanh trong mối liên hệ với doanh thu nên chỉ có thể đưa ra giải pháp tiết kiệm chi phí một cách chung nhất về toàn bộ chi phí kinh doanh phát sinh trong kỳ kinh doanh. Do sự đòi hỏi của công tác quản lý kinh tế nói chung, quản lý chi phí kinh doanh nói riêng đòi hỏi thông tin đưa ra phải chính xác, chi tiết và kịp thời nên bộ phận phụ trách phân tích hoạt động kinh tế của công ty phải hoàn thiện nội dung phân tích chi phí kinh doanh. Giám đốc công ty yêu cầu kế toán trưởng phải hoàn thiện thêm nội dung phân tích sau. (1) Phân tích tổng hợp tình hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh theo chức năng hoạt động. (2) Phân tích chi tiết các yếu tố chi phí theo chức năng hoạt động. - Phân tích chi tiết chi phí mua hàng. - Phân tích chi tiết chi phí bán hàng. - Phân tích chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp. (3) Phân tích chi phí kinh doanh theo quý. Giám đốc công ty là người trực tiếp chỉ đạo công tác phân tích hoạt động kinh tế trong công ty. Tổ chức công tác phân tích hoạt động kinh tế trong doanh nghiệp có ý nghĩa quan trọng và nó ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả phân tích. Do vậy, doanh nghiệp phải tổ chức tốt công tác phân tích hoạt đông kinh tế từ khâu thu thập và xử lý các số liêu thông tin đến khi tính toán các chỉ tiêu phân tích rồi nhận xét, đánh giá phải rõ ràng những mặt tốt, mặt ưu điểm cũng như mặt chưa tốt còn tồn tại và những nguyên nhân ảnh hưởng. Muốn vậy, công ty cần phân tích chi tiết các nhân tố ảnh hưởng tới chi phí kinh doanh để đưa ra giải pháp cụ thể mà khắc phục. Hoàn thiện các nội dung phân tích và đánh giá nhận xét. . Phân tích tổng hợp chi phí kinh doanh theo chức năng hoạt động. Hoạt động kinh doanh thương mại có ba chức năng cơ bản bao gồm: chức năng mua hàng, chức năng bán hàng và chức năng quản lý. Các khoản mục chi phí phát sinh trong kinh doanh như chi phí mua hàng, chi phí bán hàng và chi phí quản lý. Mục đích của phân tích tổng hợp chi phí kinh doanh theo các chức năng hoạt động là đánh giá cơ cấu phân bổ giữa các bộ phận chi phí để thấy cơ cấu đó hợp lý hay không đồng thời đánh giá tình hình quản lý sử dụng chi phí nói chung và của từng bộ phận chi phí nói riêng qua đó thấy bộ phận chi phí nào quản lý sử dụng tốt, chưa tốt để đưa ra những giải pháp thích hợp nhằm quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh tốt hơn. Để phân tích trước hết ta cần tính tỷ trọng của từng bộ phận chi phí trong tổng chi phí. Tính tỷ suất chi phí nói chung và của từng bộ phận nói riêng. Dùng phương pháp so sánh để xác định mức độ biến động về số tiền, tỷ lệ tăng (giảm) của chỉ tiêu doanh thu, chi phí. Đồng thời xác định sự thay đổi về tỷ trọng và tỷ suất Dùng biểu 11 cột để phân tích, dạng biểu như sau: Biểu 1 Phân tích tổng hợp tình hình chi phí kinh doanh theo các chức năng hoạt động Đơn vị: đồng Các chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 So sánh tăng (giảm) Số tiền Tỷ trọng (%) Tỷ suất (%) Số tiền Tỷ trọng (%) Tỷ suất (%) Số tiền Tỷ lệ (%) Tỷ trọng (%) Tỷ suất (%) 1 2 3 4 5 6 7 8 = 5 – 2 9 = 8/2 10 = 6 – 3 11 = 7 – 4 1. Chi phí mua hàng 19 657 359 30,37 0,7 38 065 721 35 0,6 18 408 362 93,64 4,63 - 0,1 2. Chi phí bán hàng 5 120 519 7,91 0,18 12 087 945 7,60 0,19 6 958 626 135.89 - 0,31 0.01 3. Chi phí quản lý doanh nghiệp. 39 941 671 61,72 1,43 108 750 601 57,4 1,67 68 808 930 172,27 - 4,32 0,24 4. Tổng chi phí kinh doanh 64 719 549 100 2,32 158 904 267 100 2,45 94 184 718 145,53 - 0,13 5. Doanh thu 2 787 523 197 - - 6 491 156 360 - - 3 703 633 163 132,86 - - Qua bảng số liệu trên ta thấy tổng chi phí kinh doanh năm 2004 so với năm 2003 tăng 94 184 718 đồng với tỷ lệ tăng là 145.53%. Trong khi đó mức tăng của doanh thu năm 2004 so với năm 2003 là 3 703 633 163 đồng với tỷ lệ tăng là 132.86%.Ta thấy tỷ lệ tăng của chi phí kinh doanh lớn hơn tỷ lệ tăng của doanh thu. Xét sự biến động của từng khoản mục chi phí kinh doanh theo các chức năng hoạt động ảnh hưởng tới sự biến động của tổng chi phí kinh doanh, ta thấy sự tăng của chi phí kinh doanh là do các nguyên nhân sau: Chi phí mua hàng tăng 18 408 362đồng với tỷ lệ tăng là 93,64% nhưng tỷ trọng chi phí mua hàng tăng 4,63% và tỷ suất chi phí mua hàng giảm 0,1%. Chi phí bán hàng tăng 6 958 626 đồng với tỷ lệ tăng là 135.89% và tỷ suất chi phí bán hàng tăng 0.01% nhưng tỷ trọng chi phí bán hàng giảm 0.31%. Chi phí quản lý doanh nghiệp tăng 68 808 930 đồng với tỷ lệ tăng là 172,27%, chi phí quản lý doanh nghiệp tăng rất nhanh làm tỷ suất chi phí quản lý doanh nghiệp tăng 0,24% nhưng tỷ trọng chi phí quản lý doanh nghiệp giảm 4,32% Như vậy, tổng chi phí kinh doanh năm 2004 so với năm 2003 tăng là do cả ba khoản mục chi phí đều tăng và chi phí quản lý doanh nghiệp tăng nhiều nhất. Qua bảng số liệu ta có thể nhân xét rằng công ty TNHH Ninh Thanh quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh chưa tốt vì chi phí kinh doanh tăng lên nhưng do công ty mới thành lập và mới đi vào hoạt động nên chi phí kinh doanh tăng lên là lẽ đương nhiên phù hợp với quy luật tự nhiên. Tuy nhiên công ty cần điều chỉnh sao cho mức tăng của doanh thu lớn hơn mức tăng của chi phí thì mới tốt. Qua bảng số liệu ta thấy: mặc dù chi phí mua hàng tăng nhưng tỷ suất chi phí lại giảm, điều này là tốt vì chi phí mua hàng tăng đồng nghĩa với lượng hàng hoá mua về tăng, chi phí quản lý doanh nghiệp tăng nhanh nhất và tỷ lệ tăng cao hơn nhiều so với tỷ lệ tăng của doanh thu nên tỷ suất chi phí quản lý doanh nghiệp cũng tăng. Do đó công ty cần có biện pháp giảm thiểu chi phí quản lý doanh nghiệp. Nếu công ty giảm được tỷ tỷ suất chi phí thì hiệu quả sử dụng, quản lý chi phí sẽ tốt hơn. Muốn vậy, công ty cần đưa ra giải pháp tối thiểu chi phí kinh doanh để giảm giá hàng bán làm tăng mức bán ra, do đó sẽ tăng doanh thu, tăng lợi nhuận cho công ty. Để giảm tỷ suất chi phí bán hàng công ty cần có kế hoạch bán ra phù hợp. Muốn giảm chi phí quản lý doanh nghiệp, công ty cần quan tâm và quản lý sử dụng tốt lực lượng lao động của mình, khuyến khích họ tăng năng suất lao động… Để có thể làm rõ nguyên nhân tăng, giảm các khoản mục chi phí trên ta có thể đi sâu phân tích chi tiết các yếu tố chi phí cho từng chức năng hoạt động. . Phân tích chi tiết các yếu tố chi phí theo từng chức năng hoạt động. Sau khi tiến hành phân tích tổng hợp tình hình chi phí theo các chức năng hoạt động, ta tiến hành phân tích chi tiết chi phí theo từng chức năng hoạt động. Như chúng ta đã biết, chi phí kinh doanh của từng chức năng đều được tập hợp từ các yếu tố chi phí. Vì vậy, để thấy rõ được nguyên nhân tăng (giảm) của chi phí kinh doanh ta cần phân tích chi tiết chi phí kinh doanh của từng chức năng. Phương pháp phân tích được tiến hành tương tự như phân tích tổng hợp chi phí kinh doanh theo các chức năng hoạt động. 2.2.1. Phân tích chi phí mua hàng. Chi phí mua hàng tại công ty bao gồm: Chi phí giao dịch, đàm phán ký kết hợp đồng. Chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng hoá: trong chi phí vân chuyển, bốc dỡ hàng hoá chủ yếu là do công ty đi thuê ngoài Để phân tích chi phí mua hàng trước hết cần tính tỷ trọng, tỷ suất chi phí mua hàng cũng như các khoản mục chi phí trong tổng chi phí mua hàng. Sau đó dùng phương pháp so sánh để xác định mức độ tăng giảm của tỷ suất, tỷ trọng của các khoản mục chi phí hay tỷ lệ tăng giảm của doanh thu, chi phí Dùng biểu 11 cột để phân tích chi phí mua hàng Biểu 2: Phân tích chi tiết chi phí mua hàng Đơn vị: đồng Các chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 So sánh tăng (giảm) Số tiền Tỷ trọng (%) Tỷ suất (%) Số tiền Tỷ trọng (%) Tỷ suất (%) Số tiền Tỷ lệ (%) Tỷ trọng (%) Tỷ suất (%) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 1. Chi phí giao dịch đàm phán ký kết hợp đồng 1 374 640 7 0,05 1 690 780 4,44 0,03 316 140 23 - 2,56 - 0,02 2. Chi phí vận chuyển bốc xếp hàng hoá (thuê ngoài) 18 282 719 93 0,66 36 374 941 95,56 0,56 18 092 222 98,96 2,56 -0,1 3. Tổng chi phí mua hàng 19 657 359 100 0,7 38 065 721 100 0,6 18 408 362 93,64 - 0,1 4. Tổng doanh thu thuần 2 787 523 197 - - 6 491 156 360 - - 3 703 633 163 132,86 - - Qua số liệu phân tích ta thấy tình hình quản lý và sử dụng chi phí mua hàng tại công ty là tốt. Dù tổng chi phí mua hàng năm 2004 tăng so với năm 2003 là 18 408 362 đồng với tỷ lệ tăng là 93,64% đồng trong khi đó tổng doanh thu năm 2004 so với năm 2003 tăng 3 703 633 163 đồng với tỷ lệ tăng là 132.86%. Tỷ lệ tăng của doanh thu lớn hơn tỷ lệ tăng của chi phí mua hàng đã làm cho tỷ suất chi phí mua hàng giảm 0,1% Xét sự biến động của từng khoản mục chi phí tới chi phí mua hàng ta thấy: Chi phí giao dịch ký kết hợp đồng tăng 316 140 đồng với tỷ lệ tăng là 23% nhưng tỷ trọng của chi phí giao dịch ký kết hợp đồng giảm 2,56% và tỷ suất chi phí giảm 0.02%. Chi phí vận chuyển, bốc xếp hàng hoá (thuê ngoài) năm 2004 so với năm 2003 tăng 18 092 222 đồng với tỷ lệ tăng là 98.96% nhưng tỷ suât chi phí vận chuyển bốc xếp hàng hoá (chi phí thuê ngoài) giảm đi 0,1% điều đó chứng tỏ công ty đã sử dụng chi phí vận chuyển bốc dỡ hàng hoá tốt hơn. Công ty TNHH Ninh Thanh tuy mới thành lập nhưng đã quản lý và sử dụng chi phí mua hàng rất tốt do tỷ lệ tăng của doanh thu cao hơn tỷ lệ tăng của chi phí. Mặt khác, chi phí mua hàng có tăng lên cũng là do lượng hàng mua vào tăng hay công ty tiêu thụ lượng hàng nhiều hơn và như thế là tốt. 2.2.2 Phân tích chi phí bán hàng. Chi phí bán hàng tại công ty TNHH Ninh Thanh chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng chi phí kinh doanh. Tuy vậy, muốn quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh tốt thì phải quản lý tôt chi phí bán hàng Chi phí bán hàng tại công ty bao gồm: Chi phí vật liệu bao bì: nó là những khoản chi phí về vật liệu bao bì để bao gói, bảo quản hàng hoá tại kho và trong quá trình bán hàng Chi phí dụng cụ đồ dùng: đó là những khoản chi phí mua sắm sử dụng các công cụ đồ dùng tại kho hàng. Chi phí dịch vụ mua ngoài: chi phí điện nước phục vụ cho bán hàng. Để phân tích ta tính tỷ trọng cho từng khoản mục chi phí trong tổng chi phí bán hàng và tính tỷ suất chi phí của tổng chi phí bán hàng nói chung và từng khoản mục chi phí nói riêng. Sử dụng công thức tính tỷ trọng, tỷ suất đã đề cập ở trên sau đó dùng phương phấp so sánh để xác định mức độ biến động về số tiền tỷ lệ tăng giảm các chỉ tiêu doanh thu, chi phí đồng thời xác định sự thay đổi về tỷ trọng và tỷ suất chi phí Qua phân tích ta rút ra nhận xét đánh giá về tình hình quản lý và sử dụng chi phí bán hàng theo từng khoản mục chi phí có hợp lý hay không? Khoản chi nào lãng phí không hợp lý cần tìm giải pháp khắc phục. Để phân tích chi tiết chi phí bán hàng ta sử dụng biểu 11 cột sau: Biểu 3: Phân tích chi tiết chi phí bán hàng Đơn vị tính : đồng Các chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 So sánh tăng, giảm Số tiền Tỷ trọng (%) Tỷ suất (%) Số tiền Tỷ trong (%) Tỷ suất (%) Số tiền Tỷ lệ tăng giảm (%) Tăng giảm Tỷ trọng (%) Tăng giảm tỷ suất (%) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 CP vật liệu bao bì 1 370 109 26,76 0,05 2 817 524 23,32 0,043 1 447 415 105,64 -3,44 -0,007 Cp dụng cụ đồ dùng 1 250 197 24,42 0,05 2 271 905 18,65 0,035 1021 708 81,72 -5,77 -0,015 CP dịch vụ mua ngoài 2 500 213 48,82 0,09 6 989 516 57.86 0,11 4 489 303 179,56 9,04 0,02 Tổng chi phí 5 120 519 100 0,18 12 078 945 100 0,19 6 958 426 135,89 0,01 Tổng doanh thu 2 787 523 197 6 491 156 36 3 703 633 163 132,86 Nhận xét: Căn cứ vào số liệu biểu 3 ta có nhận xét sau : Tổng chi phí bán hàng tăng 6 958 426(đồng) với tỷ lệ tăng là 135,89% trong khi doanh thu tăng 3 703 633 163(đồng) với tỷ lệ tăng là 132,86%, tỷ lệ tăng chi phí lớn hơn tỷ lệ tăng của doanh thu dẫn đến tỷ suất chi phí bán hàng tăng 0,01% điều này đánh giá chung là chưa tốt. Nhưng công ty TNHH Ninh Thanh mới thành lập nên chi phí tăng là hợp lý mặt khác khi công ty đẩy mạnh kế hoạch bán ra làm tăng chi phí bán hàng, Chi phí bán hàng tăng do ảnh hưởng của các nhân tố sau : Chi phí vât liệu bao bì tăng 1 447 415 với tỷ lệ tăng là 105,64% nhưng tỷ trọng giảm 3,44% và tỷ suất chi phí vật liệu bao bì giảm 0,007%. Chi phí dụng cụ đồ dùng tăng 1 021 708 với tỷ lệ tăng là 81,72% nhưng tỷ trọng giảm 5,77% và tỷ suất giảm 0,015% Chi phí dịch vụ mua ngoài tăng 4 489 303(đồng) với tỷ lệ tăng là 179,56% làm cho tỷ trọng tăng 9,04% và tỷ suất tăng 0,2% Chi phí bán hàng tăng chủ yếu là do chi phí dịch vụ mua ngoài tăng, nguyên nhân chủ yếu tăng khoản mục chi phí là do công ty mới đi vào hoạt động nên cần đầu tư nhiều hơn do đó chi phí tăng nhanh. Tuy nhiên công ty cần điều chỉnh cho mức tăng chi phí nhỏ hơn mức tăng của doanh thu thì mới tốt. Qua phân tích chúng ta cần tìm ra nguyên nhân làm tăng chi phí và tìm biên pháp khắc phục như: Cần tiết kiệm hơn chi phí dịch vụ mua ngoài như tiền điện, điện thoại…. 2.2.3. Phân tích chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp. Tại công ty TNHH Ninh Thanh, chi phí quản lý doanh nghiệp chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí kinh doanh. Muốn tiết kiệm chi phí kinh doanh thì công ty phải tiết kiệm chi phí quản lý doanh nghiệp. Chính vì vậy để tiết kiệm chi phí quản lý doanh nghiệp thì công ty phải phân tích chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp. Nếu không tiến hành hoàn thiện nội dung phân tích này cán bộ lãnh đạo công ty khó có thể nhận xét đánh giá tình hình quản lý và sủ dụng chi phí quản lý doanh nghiệp đồng thời cũng khó có thể chỉ ra những mặt còn tồn tại những khoản chi hợp lý, bất hợp lý và đưa ra những đưa ra những giải pháp khắc phục những tồn tại cũng như không thể đề ra những giải pháp tiết kiêm chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty bao gồm: Chi phí nhân viên quản lý: Đó là những khoản chi phí tiền lương, phụ cấp và các khoản bảo hiểm cho nhân viên, cán bộ quản lý như: Ban giám đốc, cán bộ, nhân viên phòng ban… Chi phí đồ dùng văn phòng: Đó là những khoản chi phí mua sắm các công cụ, đồ dùng cho công tác văn phòng như: Máy tính, máy điện thoại, máy đếm tiền, máy kiểm tra tiền… Các khoản thuế, phí, lệ phí: Đây là những khoản chi như phí ngân hàng và nộp các loại thuế như thuế nhà đất, thuế môn bài… Chi phí dich vụ mua ngoài: Là các khoản chi phí điện thoại, điện nước. điện tín, fax … Phương pháp phân tích và dạng bảng biểu giống như trong phân tích tổng hợp chi phí kinh doanh theo các chức năng hoạt động và phân tích chi tiết các khoản mục chi phí ở các nội dung trên. Để tiến hành phân tích ta có thể tiến hành theo các bước sau: Tính tỷ trọng, tỷ suất chi phí của chi phí quản lý doanh nghiệp theo từng khoản mục. Sau đó, tiến hành so sánh sự tăng giảm của từng khoản mục chi phí giữa năm 2004 và năm 2003. Đồng thời so sánh sự tăng giảm của doanh thu và chi phí quản lý doanh nghiệp. Từ đó nhận xét, đánh giá về tình hình quản lý và sử dụng chi phí quản lý doanh nghiệp nói chung và theo từng khoản mục chi phí nói riêng có hợp lý hay không. Thông qua bảng biểu phân tích có thể đề xuất các giải pháp tiết kiệm chi phí quản lý và xử lý các trường hợp lãng phí. Để phân tích chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp ta sử dụng bảng biểu 11 cột, dạng biểu như sau: Biểu 4: Phân tích chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp Đơn vị tính: đồng Các chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 So sánh tăng giảm Số tiền Tỷ trọng (%) Tỷ suất (%) Số tiền Tỷ trọng (%) Tỷ suất (%) Số tiền Tỷ lệ (%) Tỷ trong (%) Tỷ suất (%) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 CF nhân viên quản lý 21 493 437 53,81 0,77 62 849 962 57,79 0,97 41 356 525 192,41 3,98 0,2 CF đồ đung văn phòng 4 284 466 10,73 0,154 11 984 478 11,02 0,185 7 700 012 179,71 0,29 0,031 CF điện thoại điện nước SH 4 006 446 10,03 0,144 9 416 122 8,66 0,145 5 409 656 135,02 -1,37 0,001 - Điện thoại 2 841 400 7,11 0,102 6 070 612 5,58 0,094 3 229 212 113,65 -1,23 -0,008 - Điện nước SH 1 525 046 3,82 0,055 3 345 510 3,08 0,052 1 820 464 119,37 -0,74 -0,003 Các khoản thuế phí lệ phí 1000 000 2,5 0,036 2 188 000 2,01 0,034 1 188 000 118,8 -0,49 -0,002 CFdịch vụ mua ngoài 7 947 322 19,9 0,285 21 097 125 19,4 0,325 13 149 803 165,46 - 0,5 0,04 CF khác 850 000 2,13 0,03 1 223 914 1,13 0,019 373 914 43,99 -1 -0,011 Tổng CF quản lý DN 39 941 671 100 1,43 108 750 601 100 1,67 68 808 930 172,27 0,24 Tổng doanh thu thuần 2 787 523 197 6 491 156 360 3 703 633 163 132,86 Căn cứ vào số liệu phân tích ta có nhận xét: tổng chi phí quản lý doanh nghiệp tăng 68 808 930(Đ) với tỷ lệ tăng là 172,27% trong khi tổng doanh thu tăng 3 703 633 163 (đ) với mức tăng là 132,86% tỷ lệ tăng của chi phí quản lý lớn hơn tỷ lệ tăng doanh thu dẫn đến tỷ suất chi phí quản lý tăng 0,24% là chưa tốt, chi phí quản lý tăng là do các nhân tố ảnh hưởng sau: Chi phí nhân viên quản lý tăng 41 356 525(Đ) với tỷ lệ tăng là 192,41(%). Chi phí nhân viên quản lý tăng nhanh làm cho tỷ trọng và tỷ suất chi phí nhân viên quản lý tăng. Chi phí đồ dùng văn phòng tăng 7 700 012(Đ) với tỷ lệ tăng là 179,71% kéo theo đó là tỷ trọng và tỷ suất chi phí đồ dùng văn phòng tăng Các khoản thuế, phí, lệ phí tăng 1 188 000(đ) với tỷ lệ tăng là 118,8% nhưng tỷ trọng giảm 0,49% và tỷ suất giảm 0,002% như thế là tốt. Chi phí dịch vụ mua ngoài tăng 13 149 803 với tỷ lệ tăng là 165,46%, tỷ trọng và tỷ suất cũng tăng. Chi phí điện thoại, điện nước sinh hoạt tăng 5 409 656(đ0 với tỷ lệ tăng là 135,02% nhưng tỷ trọng chi phí giảm 1,44% và tỷ suất tăng 0,001%. + Chi phí điện thoại tăng 3 229 212(đ) với tỷ lệ tăng là 113,65% nhưng tỷ trọng và tỷ suất chi phí điện thoại giảm hay công ty đã tiết kiệm tương đối chi phí điện thoại . + Điện nước sinh hoạt tăng 1 820 464 (đ) với tỷ lệ tăng là 119,37% nhưng tỷ trọng và tỷ suất chi phí điện nước sinh hoạt giảm do công ty đã tiết kiệm tương đối chi phí điện, điện nước sinh hoạt. Chi phí khác tăng 373 914 (đ) với tỷ lệ tăng là 43,99% nhưng tỷ trọng và tỷ suất chi phí khác giảm hay công ty đã tiết kiệm tương đối chi phí khác. Nhìn chung công ty quản lý và sử dụng chi phí quản lý chưa tốt, chi phí nhân viên quản lý và chi phí dịch vụ mua ngoài còn tăng quá lớn, công ty cần điều chỉnh và quản lý chi phí nhân viên, chi phí dịch vụ mua ngoài hợp lý sao cho mức tăng của chi phí nhỏ hơn mức tăng của doanh thu thì mới tốt. 2.2.4. Phân tích chi phí kinh doanh theo quý. Để đánh giá chính xác tình hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh công ty không thể không đánh giá chi phí kinh doanh theo quý. Tại công ty TNHH Ninh Thanh chi phí kinh doanh cũng như kết quả kinh doanh diễn ra không đồng đều ở các quý. Chính vì vậy công ty muốn đạt được kế hoạch đề ra thì trước hết cán bộ quản lý công ty phải xây dựng kế hoạch kinh doanh theo quý để có kế hoạch điều chỉnh phù hợp thì công ty phải phân tích chi phí kinh doanh theo quý. Khi phân tích chi phí kinh doanh theo quý nhà lãnh đạo công ty mới thấy được tình hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh ở quý nào là tốt, quý nào chưa tốt đồng thời tìm ra nguyên nhân ảnh hưởng và đề ra giải pháp thích hợp khắc phục tình trạng đó. Từ các chỉ tiêu doanh thu, chi phí ta tính tỷ suất chi phí của toàn doanh nghiệp nói chung và của từng quý nói riêng, sau đó tính các chỉ tiêu sau: +Tỷ lệ tăng giảm doanh thu. +Tỷ lệ tăng giảm chi phí. + Mức độ tăng giảm tỷ suất chi phí. +Tốc độ tăng giảm tỷ suất chi phí. +Mức tiết kiệm (lãng phí) chi phí. Sau đó dùng phương pháp so sánh để so sánh các chỉ tiêu trên giữa các quý với nhau và đưa ra đánh giá nhận xét đồng thời có thể đề xuất các giải pháp tiết kiệm chi phí kinh doanh. Để phân tích tình hình chi phí kinh doanh theo các quý ta sử dụng biểu 12 cột, dạng biểu như sau. Biểu 5: Phân tích chi phí kinh doanh theo quý Đơn vị: đồng Quý Doanh thu(M) Chi phí (F) Tỷ lệ M(%) Tỷ lệ F(%) Tỷ suất chi phí (F’) ∆F’% TF’% U Năm 2003 Năm 2004 Năm 2003 Năm 2004 Năm 2003 Năm 2004 I 520 050 100 1 200 535 656 18 519 400 45 978 114 130,85 148,27 3,56 3,83 0,27 7,58 3 241 446 II 685 123 097 1 544 678 535 15 700 129 38 385 455 125,46 144,49 2,29 2,49 0,2 8,73 3 089 357 III 780 000 000 1 872 294 449 16 200 000 40 556 700 140,04 150,35 2,08 2,17 0,09 4,33 1 685 065 IV 802 350 000 1 873 647 720 14 300 020 33 983 998 133,52 137,65 1,78 1,72 -0,06 -3,37 -1 124 189 Cả năm 2 787 523 197 6 491 156 360 64 719 549 158 904 267 132,86 145,53 2,32 2,45 0,13 5,60 8 438 503 Căn cứ vào số liệu trong bảng ta thấy: Tình hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh tại công ty là chưa được tốt. Chi phí kinh doanh tăng và tổng doanh thu tăng nhưng mức tăng của chi phí kinh doanh lớn hơn mức tăng của doanh thu, cụ thể là tỷ suât chi phí kinh doanh năm 2004 so với năm 2003 tăng 0,13% với tỷ lệ tăng là 5,60% làm cho cả năm công ty lãng phí một khoản chi phí là 8 438 503 9(đ). Do công ty TNHH Ninh Thanh mới thành lập và đi vào hoạt động nên chi phí kinh doanh tăng nhanh có thể chấp nhận được. Đi sâu nghiên cứu sự biến động của chi phí kinh doanh theo quý: - Quý 1: Tỷ suất chi phí kinh doanh quý 1 năm 2004 so với năm 2003 tăng 0,27% với tốc độ tăng là 7,58% nên công ty đã sử dụng lãng phí một khoản chi phí là 3 241 446 (Đ) nhưng doanh thu quý 1 tăng với tỷ lệ tăng là 130,85% cũng là một điều tốt. - Quý 2: Tỷ suất chi phí năm 2004 so với năm 2003 tăng 0,2% với tốc độ tăng là 8,73% nên công ty đã sử dụng lãng phí một khoản chi phí là 3 089 357 (đ) đồng thời tỷ lệ tăng doanh thu là 125,46% như thế là tốt. - Quý 3: Tỷ suất chi phí kinh doanh năm 2004 so với năm 2003 tăng 0,09% với tốc độ tăng là 4,33% nên công ty đã sử dụng lãng phí một khoản chi phí là 1 685 065(đ) đồng thời tỷ lệ tăng doanh thu là 140,04%. Ta thấy tỷ lệ tăng chi phí đã nhỏ hơn và tốc độ tăng chi phí cũng chậm dần so với quý 1 và quý 2 có thể nói công ty sử dụng chi phí ngày càng hiệu quả hơn. - Quý 4: Tỷ suất chi phí kinh doanh quý 4 năm 2004 so với năm 2003 giảm đi là 0,06% với tốc độ giảm là 3,37% nên công ty đã tiết kiệm được một khoản chi phí là 1 124 189(đ) nhưng tỷ lệ tăng doanh thu chỉ đạt 137,65% Như vậy ta có thể nói rằng quý 3 và quý 4 công ty đã quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh tốt hơn đặc biệt là quý 4 công ty đã tiết kiệm đựơc một khoản chi phí là 1 124 189 (Đ). Do đó công ty TNHH Ninh Thanh cần phải xây dựng kế hoạch chi phí kinh doanh để đảm bảo kinh doanh có hiệu quả hơn trong từng quý. Chi phí kinh doanh của công ty có thể tăng lên nhưng phải đảm bảo mức tăng của doanh thu lớn hơn mức tăng của chi phí, đồng thời phải tiết kiệm chi phí không lãng phí những khoản chi không hợp lý. 2.2.5. Phân tích khoản mục chi phí chủ yếu Trong các khoản mục chi phí kinh doanh, có một số khoản mục chiếm tỷ trọng lớn thường xuyên phát sinh trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp như chi phí trả lãi tiền vay và chi phí tiền lương. Chi phí trả lãi tiền vay là khoản tiền mà doanh nghiệp phải trả cho người cho vay về việc vay vốn. Nhưng công ty TNHH Ninh Thanh chỉ sử dụn khoản vốn của mình để kinh doanh nên không có chi phí trả lãi tiền vay nên không cần phân tích. Chi phí tiền lương là khoản tiền mà doanh nghiệp phải trả cho công nhân viên căn cứ vào số lượng, tính chất và hiệu quả của công việc mà người lao động đảm nhận. Chi phí tiền lương là một khoản chi phí chiếm tỷ trọng tương đối lớn trong tổng chi phí kinh doanh của doanh nghiệp do đó việc quản lý và sử dụng chi phí tiền lương có ý nghĩa rất quan trọng. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến việc thực hiện các nghiệp vụ kinh doanh và hiệu quả kinh tế. Sử dụng quĩ lương hợp lý sẽ góp phần kích thích người lao động tăng năng suất lao động, tăng doanh số bán ra, tăng chất lượng công việc và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. Sử dụng quĩ lương hợp lý là vừa phải đảm bảo lợi ích của doanh nghiệp đồng thời đảm bảo lợi ích của người lao động tức là đảm bảo các điều kiện sau: Tổng quỹ lương có thể tăng nhưng phải trên cơ sở tăng doanh thu và tỷ lệ tăng doanh thu phải lớn hơn tỷ lệ tăng của quĩ lương, tỷ suất chi phí tiền lương phải giả . Mức lương bình quân tăng nhưng phải trên cơ sở tăng năng suất lao động và tỷ lệ tăng năng suất lao động lớn hơn tỷ lệ tăng của mức lương bình quân. Bất kỳ một doanh nghiệp nào dù lớn hay nhỏ cũng phải trả lương cho nhân viên và chi phí tiền lương thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí kinh doanh nên việc phân tích chi phí tiền lương càng trở lên cần thiết. Tại công ty TNHH Ninh Thanh không có lao động trực tiếp mà chỉ có lao động gián tiếp nên chi phí tiền lương chỉ là chi phí lương nhân viên quản lý do đó chi phí tiền lương cho nhân viên quản lý chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí kinh doanh. Phân tích chi phí tiền lương bao gồm phân tích chung tình hình chi phí tiền lương và phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí tiền lương. Phân tích chung Mục đích: Phân tích chung tình hình chi phí tiền lương nhằm nhận thức một cách khái quát, toàn diện tình hình thực hiện các chỉ tiêu chi phí tiền lương tại công ty TNHH Ninh Thanh. Để phân tích ta sử phương pháp so sánh để xác định sự tăng giảm về số tiền, tỷ lệ của tổng quỹ lương kì gốc so với kì nghiên cứu và doanh thu của hai kì đó để đánh giá xem tổng doanh thu và tổng quỹ lương đã sử dụng hợp lý chưa đồng thời đưa ra những chính sách, biện pháp thích hợp để khặc phục những điểm tồn tại bất hợp lý trong công tác quản lý và sử dụng quỹ lương. Để phân tích chung chi phí tiền lương ta sử dụng các chỉ tiêu sau: + Tổng quỹ lương + Tổng lao động + Tổng doanh thu + Năng suất lao động bình quân người /tháng: được xác định bằng công thức: W = M T Với W: năng suất lao động bình quân M: Doanh thu T: Tổng số lao động + Mức lương bình quân người/tháng Mức lương bình quân người / tháng = Tông quỹ lương Tổng lao động*12 + Tỷ suất chi phí tiền lương Tỷ suất chi phí tiền lương = Tông quỹ lương * 100 Tổng doanh thu + Mức độ tăng giảm tỷ suất chi phí + Tốc độ tăng giảm tỷ suăt chi phí + mức tiết kiệm (lãng phí) Công thức xác định mức độ tăng giảm tỷ suất chi phí, tốc độ tăng giảm tỷ suất chi phí, mức tiết kiệm (lãng phí) đã được đề cập ở trên. Phân tích chung tình hình chi phí tiền lương Các chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 So sánh tăng giảm Chênh lệch Tỷ lệ 1. Tổng chi phí tiền lương 21 493 437 62 849 962 41 356 525 192,41 2. Tổng doanh thu 2 787 523 197 6 491 156 360 3 703 633 163 132,86 3. Tổng lao động 3 6 3 100 4. Mức lương bình quân người/tháng 597 040 872 916 275 876 46,21 5. Năng suất lao động bình quân người/tháng 77 431 200 90 154 950 12 723 750 16,43 6. Tỷ suất chi phí tiền lương 0,77 0,97 7. Mức độ tăng giảm tỷ suất chi phí tiền lương +0,2 8. Tốc độ tăng giảm tỷ suất chi phí tiền lương 25,97 9. Mức tiết kiệm (lãng phí) chi phí tiền lương 12 982 312,72 Căn cứ vào số liệu trên biểu số 6 ta thấy tổng quỹ lương của công ty TNHH Ninh Thanh năm 2004 so với 2003 tăng 41 356 525 (Đ) với tỷ lệ tăng là 192,41% trong khi tổng doanh thu tăng 3 703 633 163 (Đ) với tỷ lệ tăng là 132,86%. Tỷ lệ tăng của quỹ lương lớn hơn tỷ lệ tăng của doanh thu, dẫn đến tỷ suất chi phí tiền lương tăng 0,2%. Nhìn vào tỷ suất chi phí tiền lương tăng ta có thể đánh giá công ty sử dụng quỹ lương chưa hợp lý. Do công ty mới thành lập nên chi phí tiền lương tăng có thể chấp nhận được. Tổng quỹ lương tăng là do: Tổng số lao động năm 2004 so với 2003 tăng 3 người. Mức lương bình quân người/tháng tăng 275 876 (Đ) với tỷ lệ tăng là 46,21%. Năng suất lao động bình quân người/tháng tăng 12 723 750 (Đ) với tỷ lệ tăng16,43%. Tuy công ty đã lãng phí 12 982 312,72 (Đ) nhưng chi phí tiền lương tăng trên cơ sở mức lương bình quân tăng và năng suất lao động bình quân tăng, như thế ta có thể đánh giá công ty sử dụng quỹ lương tốt. Tuy nhiên để đánh giá chính xác hơn tình hình tăng quỹ tiền lương của công ty TNHH Ninh Thanh ta cần phải đi sâu phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến tình hình tăng giảm quỹ lương. Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí tiền lương. Do đặc điểm kinh doanh của các doanh nghiệp thương mại khác nhau nên hình thức trả lương tại các doanh nghiệp cũng khác nhau. Chính vì vậy mà ta cần xem xét hình thức trả lương tại công ty TNHH Ninh Thanh để có thể xác định được nhân tố ảnh hưởng đến sự biến động của tổng quỹ lương. Công ty chỉ trả lương cho nhân viên quản lý (lao động gián tiếp) nên áp dụng hình thức trả lương theo thời gian. Tổng quỹ lương = Số lao động trong doanh nghiệp * Thời gian lao động trong năm/tháng * Mức lương bình quân Khi phân tích nhân tố ảnh hưởng đến tình hình tăng giảm quỹ lương ta sử dụng phương pháp thay thế liên hoàn để tính ảnh hưởng của số lao động và mức lương bình quân người/tháng đến tổng quỹ lương. Để phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến tổng quỹ lương ta sử dụng biểu 5 cột Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến quỹ lương thời gian Các chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 So sánh tăng giảm Chênh lệch Tỷ lệ 1 2 3 4 5 1. Tổng quỹ lương 21 493 437 62 849 962 41 356 525 192,41 2. Tổng lao động 3 6 3 100 3. Mức lương bình quân người/tháng 597 040 872 916 275 876 46,21 Căn cứ vào biểu 7 ta thấy tổng quỹ tiền lương năm 2003 = 3*12*597 040 = 21 493 437 (Đ) Tổng quỹ lương năm 2004 = 6*12*872 916 = 62 849 962 (Đ) Tổng quỹ lương năm 2004 so với năm 2003 tăng là 41 356 525 (Đ) với tỷ lệ tăng là 192,41%. Các nhân tố ảnh hưởng làm tăng quỹ lương: Do số lao động thay đổi làm ảnh hưởng đến quỹ lương là: 6*12*597 040 – 3*12*597 040 = 21 493 437 Do số lao động của công ty tăng 3 người làm chi phí tiền lương tăng lên 21 493 437 (Đ) - Mức lương bình quân thay đổi làm ảnh hưởng đến quỹ lương là: (6*12*872 916) – (6*12*597 040) = 19 863 072 (Đ). Do mức lương bình quân người/tháng tăng 275 876 (Đ) ảnh hưởng tăng quỹ lương là 19 863 072 (Đ). Tổng quỹ lương của công ty tăng lên trên cơ sở doanh thu tăng và mức lương bình quân tăng ta có thể đánh giá công ty đã sử dụng quỹ lương hợp lý. Tuy nhiên công ty nên điều chỉnh sao cho mức tăng của doanh thu lớn hơn mức tăng của chi phí tiền lương thì tốt hơn. Kết luận Trong điều kiện kinh tế thị trường, các chủ thể kinh tế đều mong muốn tìm kiếm các lợi ích kinh tế cho mình với mức cao nhất trong giới hạn có thể cũng chính vì vậy họ luôn tìm mọi cách để có những ưu thế đặc quyền kể cả việc loại đối thủ cạnh tranh. Thị trường đồng nghĩa với sự biến động vốn có theo chiều hướng khác nhau mà tất cả các doanh nghiệp đều phải hứng chịu. Sự biến động của thị trường cũng có thể là những cơ hội, là tiền đề cho sự tăng trưởng của doanh nghiệp. Ngược lại sự biến động của thị trường cũng có thể là thách thức, là rủi ro thất bại dẫn đến phá sản không ít các doanh nghiệp. Trong nền kinh tế thị trường đòi hỏi các doanh nghiệp phải có sự chuẩn bị chu đáo, phải có các quyết định đúng đắn, các giải pháp phù hợp với những biến cố thử thách của cơ chế thị trường. Một trong những vấn đề được đặt ra đối với mọi doanh nghiệp là quản lý và sử dụng hiệu quả chi phí đặc biệt đối với doanh nghiệp thương mại là quản lý chi phí kinh doanh . Khi mà cung cầu thị trường quyết định giá bán hàng hoá thì cách lựa chọn duy nhất của doanh nghiệp là làm thế nào để không gây lãng phí chi phí kinh doanh? Làm thế nào để hạ thấp chi phí kinh doanh, hạ giá thành sản phẩm tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường và tăng doanh thu tối đa hoá lợi nhuận là điều mà các nhà quản lý luôn quan tâm. Do đó doanh nghiệp cần nắm đầy đủ thông tin mới có thể đánh giá đúng đắn chính xác tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc phân tích chi phí kinh doanh càng tỏ rõ vai trò quan trọng của nó trong việc giúp nhà quản trị đưa ra được các quyết định hợp lý đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Thực tế cho thấy công tác phân tích chi phí kinh doanh tại công ty TNHH Ninh Thanh đã đánh giá được tổng quát tình hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh trong mối liên hệ với doanh thu. Với đội ngũ cán bộ kế toán trẻ có trình độ, có năng lực và tính năng động sáng tạo chắc chắn công tác phân tích hoạt động kinh tế nói chung và công tác phân tích chi phí kinh doanh nói riêng tại công ty sẽ ngày càng hoàn thiện đáp ứng nhu cầu thông tin ngày càng cao của nhà lãnh đạo công ty cũng như cơ chế thị trường. Những vấn đề được nêu trong luận văn hoàn toàn phù hợp với điều kiện thực tế của công ty và những ý kiến đề xuất của em đưa ra trong bản luận văn không nằm ngoài mục đích góp phần hạ thấp chi phí kinh doanh, hạn chế lãng phí chi phí . Với kiến thức đã học còn ít ỏi, khả năng nghiên cứu thực tế còn có hạn, do đó bản luận văn của em không thể tránh khỏi những sai sót nhất định. Em rất mong được sự xem xét, đánh giá và chỉ bảo của thầy cô giáo. Em xin chân thành cảm ơn và đặc biệt là gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy giáo: tiến sĩ Nguyễn Quang Hùng đã hướng dẫn em hoàn thành bản luận văn này. Hà Nội, ngày 10 tháng 6 năm 2005 Sinh viên: Nguyễn Thị Ngát Mục lục Lời mở đầu Chương I: Những vấn đề lý luận chung về chi phí kinh doanh và phân tích chi phí kinh doanh 3 I. Khái niệm, phân loại và vai trò của chi phí kinh doanh. 3 1. Khái niệm chi phí kinh doanh 3 2. Phân loại chi phí kinh doanh 4 2.1. Phân loại chi phí kinh doanh căn cứ vào bản chất kinh tế cuả chi phí 4 2.2. Phân loại chi phí kinh doanh căn cứ vào mức độ tham gia vào các hoạt động kinh doanh 4 2.3. Phân loại chi phí kinh doanh căn cứ vào tính chất biến đổi chi phí 4 2.4. Phân loại chi phí kinh doanh theo chức năng hoạt động của doanh nghiệp 5 2.5. Phân loại chi phí kinh doanh căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu hạch toán 5 3. Vai trò của chi phí kinh doanh 6 II. ý nghĩa của của việc phân tích chi phí kinh doanh 7 1. ý nghĩa của việc phân tích chi phí kinh doanh đối với công tác quản lý 7 2. Các nhân tố ảnh hưởng đến sự biến động chi phí kinh doanh 8 2.1. Các nhân tố khách quan ảnh hưởng đến chi phí kinh doanh 8 2.1.1. ảnh hưởng của nhân tố giá cả đến chi phí kinh doanh 8 2.1.2. ảnh hưởng của các nhân tố khác như chính sách, đường lối, chủ trương của Đảng và Nhà nước về tiền lương, lãi vay ngân hàng… 9 2.2. Nhân tố chủ quan 10 2.2.1. ảnh hưởng của yếu tố thuộc về sản xuất đến chi phí kinh doanh. 10 2.2.2 ảnh hưởng của mạng lưới thương mại và cơ sở vật chất của ngành thượng mại 11 2.2.3 ảnh hưởng của lưu chuyển hàng hoá và kết cấu của mức lưu chuyển hàng hoá đến CFKD 11 2.2.4 ảnh hưởng của năng suất lao động đên chi phí kinh doanh 12 2.2.5 ảnh hưởng của trình độ tổ chức quản lý kinh tế nói chung và quản lý chi phí kinh doanh nói riêng của nhà lãnh đạo. 12 2.2.6 ảnh hưởng của công tác khai thác nguồn hàng 13 3. nội dung của phân tích CFKD 13 3.1 Phân tích chung tình hình chi phí trong mối liên hệ với doanh thu 13 3.2 Phân tích tình hình chi phí kinh doanh theo chức năng hoạt động 15 3.2.1. Phân tích tổng hợp chi phí theo các chức năng hoạt động 15 3.2.2. Phân tích chi phí mua hàng 17 3.2.3. Phân tích chi phí bán hàng 18 3.2.4. Phân tích chi phí quản lý doanh nghiệp 19 3.3. Phân tích chi phí kinh doanh theo các đơn vị trực thuộc 21 3.4. Phân tích một số khoản mục chi phí chủ yếu 22 3.4.1. Phân tích tình hình sử dụng chi phí tiền lương 22 3.4.2. Phân tích tình hình chi phí trả lãi tiền vay 25 III. Các phương pháp phân tích và nguồn tài liệu được sử dụng để phân tích tình hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp 26 1. Các phương pháp dùng để phân tích 26 1.1. Phương pháp so sánh 26 1.1.1. So sánh tuyệt đối 27 1.1.2. So sánh tương đối 28 1.2. Phương pháp thay thế liên hoàn 29 1.3. Phương pháp số chênh lệch 32 1.4. Phương pháp cân đối 33 1.5. Các phương pháp khác 35 1.5.1. Phương pháp chỉ số 35 1.5.2. Phương pháp tỷ lệ 36 1.5.3. Phương pháp tỷ suất 36 1.5.4. Phương pháp biểu mẫu 36 2. Nguồn tài liệu và các căn cứ sử dụng trong phân tích chi phí kinh doanh thương mại 37 Chương II: thực trạng về phân tích chi phí kinh doanh tại công ty tnhh ninh thanh 38 I. Giới thiệu chung về công ty TNHH Ninh Thanh 38 1. Khái quát về công ty và đặc điểm kinh doanh 38 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Ninh Thanh 38 1.2. Khái quát về vốn của công ty TNHH Ninh Thanh 38 2. Chức năng nhiệm vụ và đặc điểm của công ty 39 2.1. Chức năng của công ty 39 2.2. Nhiệm vụ của công ty 40 3. Tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh và bộ máy kế toán của công ty TNHH Ninh Thanh 41 3.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kinh doanh của công ty 41 3.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán 43 4. Kết quả thực hiện một số chỉ tiêu tài chính của công ty TNHH Ninh Thanh 46 II. Thực trạng về tổ chức và nội dung phân tích chi phí kinh doanh tại công ty TNHH Ninh Thanh 54 Thực trạng quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh tại công ty TNHH Ninh Thanh 54 1.1. Thực trạng quản lý và sử dụng chi phí mua hàng tại công ty 54 1.2. Thực trạng quản lý và sử dụng chi phí bán hàng trong công ty TNHH Ninh Thanh 55 Thực trạng chi phí quản lý doanh nghiệp 55 2. Tổ chức công tác phân tích hoạt động kinh tế nói chung và phân tích chi phí kinh doanh nói riêng tại công ty TNHH Ninh Thanh 56 3. Nội dung phân tích chi phí kinh doanh 57 4. Đánh giá nhận xét về thực trạng phân tích chi phí kinh doanh tại công ty TNHH Ninh Thanh 62 Chương3: các phương hướng hoàn thiện nội dung phân tích chi phí kinh doanh tại công ty TNHH Ninh Thanh 64 I. Sự cần thiết phải hoàn thiện nội dung phân tích chi phí kinh doanh tại công ty TNHH Ninh Thanh 64 1. Cơ sở lý luận 64 2. Cơ sở thực tiễn 66 II. Phương hướng hoàn thiện nôị dung phân tích chi phí kinh doanh tại công ty TNHH Ninh Thanh 68 1. Hoàn thiện tổ chức phân tích chi phí kinh doanh tại công ty TNHH Ninh Thanh 68 Hoàn thiện các nội dung phân tích và đánh giá nhận xét 69 . Phân tích tổng hợp chi phí kinh doanh theo chức năng hoạt động 69 . Phân tích chi tiết các yếu tố chi phí theo từng chức năng hoạt động 73 2.2.1. Phân tích chi phí mua hàng 73 2.2.2 Phân tích chi phí bán hàng 75 2.2.3. Phân tích chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp 78 2.2.4. Phân tích chi phí kinh doanh theo quý 82 2.2.5. Phân tích khoản mục chi phí chủ yếu 85 Phân tích chung 86 Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí tiền lương 88 Kết luận