Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu tại Xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội

nghiệp có nhiêm vụ chuyên kinh doanh các mặt hàng vật liệu như : xi măng, sắt thép, giấy dầu (đa chủng loại ), đồng thời còn làm đại lý ký gửi cho tất cả các thành phần kinh tế Cùng với sự phát triển của đất nước, nhằm đáp ứng được nhu cầu của thị trường cũng như sự tồn tại của xí nghiệp. Năm 1999 Xí nghiệp thành lập thêm xưởng sản xuất lấy tên là xưởng cán thép Quang Trung, đông thời Xí nghiệp được đổi tên theo quyết định số 0582 TM/TCCB ngày 08/02/1999 của Bộ thương mại với tên gọi: X í nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội (viết tắt là XN thép và VLXD). Xí nghiệp nằm trong hệ thống của Công ty vật liệu xây dựng và lâm sản. Vì vậy xí nghiệp xí nghiệp là đơn vị thực hiện chế độ hạch toán phụ thuộc trong tổng thể hạch toán của Công ty. Xí nghiệp được bổ sung con dấu riêng theo thể thức Nhà Nước quy định. Xí nghiệp có tài khoản tại ngân hàng: Mã số 6640442. Trụ sở của Xí nghiệp : Số 463 phố Minh Khai – Phường Vĩnh Tuy – Quận Hai Bà Trưng – Thành phố Hà Nội. Xưởng cán thép Quang Trung đặt tại phường Phương Liệt – Quận Thanh Xuân – Thành phố Hà Nội Bộ phận thực tập: Phòng Kế toán – Tổng hợp. Người trực tiếp giúp đỡ sinh viên thực tập: Thạc sỹ Đặng Thị Rạng – Trưởng phòng Kế toán. Số điện thoại: 04.8622747 Bộ máy tổ chức quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh Giám đốc Phòng vật tư kỹ thuật Phòng kế hoạch Phòng kế toán Tổng hợp Phân xưởng cán thép II Phân xưởng sửa chữa và cắt phôi Phân xưởng cắt nấc đóng gói Phân xưởng gián tiếp Phân xưởng cán thép I Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo trực tiếp Quan hệ ngang hàng và phối hợp thực hiện Mô hình bộ máy của xí nghiệp được hình thành gam có 3 phòng nghiệp vụ tham mưu cho giám đốc (như sơ đồ). Các phân xửơng chính boa gam 4 phân xưởng và một khối gián tiếp như: Ban bảo vệ xí nghiệp, tổ điện nước. Giám đốc: là người quyết định việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp theo đúng chế độ pháp luật mà Nhà Nước quy định và đại hội công nhân viên chức, là người chịu trách nhiệm trước Nhà Nước và tập thể lao động về kết quả kinh doanh của Xí nghiệp Trong mối quan hệ tổng thể toàn Xí nghiệp, giams đốc là người chỉ đạo trực tiếp các phòng ban, là người có quyết định cuối cùng đối với các vấn đề có liên quan tới trách nhiệm, quyền hạn của toàn Xí nghiệp. Đồng thời Giám đốc có quyền điều hành, sắp xếp cán bộ dưới sự phối hợp của các phòng nghiệp vụ. Phòng tổng hợp: Có trách nhiệm quản lý về mặt nhân sự và bảo vệ an ninh cho toàn Xí nghiệp, tham mưu cho lãnh đạo và định ra đường lối xắp xếp, phân phối lao động một cách hợp lý. Xây dựng kế hoạch cán bộ quản lý và cán bộ khoa học kỹ thuật trong toàn bộ Xí nghiệp tại mọi thời điểm cho Giám đốc xây dựng chế độ lương thưởng, bảo hiểm xã hội. Hoạch định một cách tổng thể các vấn đề liên quan tới Xí nghiệp, đưa ra các phương án giải quyết có sự tham khảo của các phòng chức năng khác,. sau đó trình lên Giám đốc xin duyệt. Phòng kế hoạch: Có trách nhiệm theo dõi các công đoạn sản xuất tại phân xưởng và ra kế hoạch sản xuất trình lên Giám đốc. Trước hết là bám sát từng công đoạn trong quá trình sản xuất, đó là trách nhiệm cuả bộ phận chuyên trách sản xuất có nhiệm vụ kiểm tra giám sát, đôn đốc việc sản xuất. Bộ phận kế hoạch: chuyên về lập, đưa ra các kế hoạch sản xuát, như về khả năng sản xuất, số sản phẩm cần đạt chỉ tiêu… Trưởng phòng kế hoạch Phó phòng hoạch định sản xuất xuất Phó phòng hoạch định kế hoạch Nhân viên giám sát 2 Nhân viên giám sát 1 Nhân viên hoạch định 1 Nhân viên hoạch định 2 Ghi chú : Quan hệ chỉ đaon trực tiếp Quan hệ ngang hàng phối hợp thực hiện Phòng vật tư kỹ thuật: Phụ trách vấn đề trang thiết bị kỹ thuật, hoạch , phối hợp với phòng kế hoạch đề xuất kiến nghị về kế hoạch thay thế, bảo dưỡng máy móc thiết bị phụ tùng cho quá trình sản xuất. Trưởng phòng kỹ thuật vật tư Nhân viên giám sát Nhân viên thiết kế Ghi chú : Quan hệ chỉ đạo trực tiếp Quan hệ ngang hàng phối hợp thực hiện Phòng kế toán: Dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc, có nhiệm vụ hạch toán hiệu quả sản xuất kinh doanh trong kế toán thống kê, lưu trữ cung cấp các số liệu thông tin chính xác kịp thời, đầy đủ về tình hình sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp tại mọi thời điểm cho Giám đốc và các bộ phận có liên quan. Phòng kế toán gam 6 người, đứng đầu là kế toán trưởng chỉ đạo hoạt động của kế toán viên trong phòng kế toán . Kế toán trưởng: có nhiệm vụ điều hành và tổ chức công việc trong phòng kế toán , hướng dẫn hạch toán chỉ đạo hoạt động của kế toán viên trong phòng kế toán , giúp Giám đốc công ty ký kết hợp đồng kinh tế, các chỉ thị về kế toán đều do kế trưởng thông qua. Ngoài ra kế toán trưởng còn có nhiệm vụ báo cáo tài chính và thm mưu chính sách Xí nghiệp cho Giám đốc. Công tác kế toán ở Xí nghiệp được thực hiện theo thể thức báo số về Công ty. Tại phòng kế toán, bộ máy kế toán thực hiện từ khâu nhập chứng từ phân xưởng , xử lý chứng từ đó cho đến khâu ghi sổ và lập báo cáo kế toán theo từng quý gửi về Công ty. Hiện nay Xí nghiệp đang áp dụng chế độ kế toán mới ban hành theo quyết định số 1141/TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ tài chính. Về hình thức thanh toán, Xí nghiệp đang áp dụng hình thức kế toán nhât ký chứng từ . Đay là hình thức lãnh đạo Xí nghiệp đã thực hiện trong nhiều năm. Trong phần chuyên đề, người viết có đi sâu vào phần nguyên vật liệu nên chúng ta cần xem xét sơ đồ hạch toán nguyên vật liệu đang áp dụng tại Xí nghiệp. Và cũng từ sơ đồ đó ta thấy được mối quan hệ giữa công tác tổ chức kế toán có nhiện vụ rất quan trọng không chỉ với công việc hạch toán kế toán độc lập mà còn nằn trong tổng thể mối quan hệ với các phòng chức năng khác . Thẻ và sổ kế toán chi tiết vật liệu Báo cáo tài chính Nhật ký chứng từ số 1, NKCT số 5 Chứng từ gốc và bảng phân bổ vật liệu Bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu Sổ cái TK 152 Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối ngày Đối chiếu kiểm tra Nhiệm vụ sản xuất Xí nghiệp có nhiệm vụ chính là sản xuất các loại thép đáp ứng cho nhu cầu nội địa . Với nhiệm vụ đó, Xí nghiệp có mạng lưới tiêu thụ sản phẩm rộng khắp nước. Biểu hiện là Xí nghiệp đã liên hệ chào hàng (tiếp thị) và ký được hợp đồng tiêu thụ sản phẩm, cung cấp vật tư rộng khắp nước. Xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nộiưởng sản xuất của Xí nghiệp có hơn 300 công nhân lao động (cả trực tiếp và gián tiếp ), cùng phối hợp sản xuất dưới phân xưởng cũng như đợc chia ra làm 5 tổ sản xuất theo từng bước công nghệ, ở mỗi bước công nghệ lại có các quy trình nhỏ lẻ khác nhau tạo nên một mạng lới đặc trưng của doanh nghiệp sản xuất thép. Các sản phảm cuối cùng có được đánh giá là tốt hay không còn tuỳ thuộc vào người tiêu dùng và các điều kiện sử dụng , nhưng một công nghệ tốt là điều kiện đảm bảo cho sản xuất tốt. Các bước công nghệ của Xí nghiệp được sắp xếp một cách hợp lý nên có thể tận dụng một cách tối đa sức lao động cũng như nguyên vật liệu. Sơ đồ công nghệ sản xuất thép Phôi thép Đóng bó thép các loại Nước Máy nắn Máy cắt Máy cán tinh Máy cán thô Lò nung 4. Tình hình hoạt động sản xuất Nhìn chung vài năm trước đây , toàn bộ Công ty cũng như Xí nghiệp gặp không ít khó khăn. Một phần do chưa có sự gắn kết hoàn toàn , đồng bộ giữa các phòng ban trong Xí nghiệp cũng như công ty. Nhưng phần lớn là do thị trường vật liệu có sự biến động mạnh. Nhưng gần đây với sự đoàn kết nhất trí của tập thể cán bộ công nhân viên toàn Xí nghiệp cùng với sự năng động, sáng tạo của lãnh đạo Xi nghiệp kết hợp với những thử nghiệm trong công cuộc đổi mới từng phần của đất nước đã tạo ra nhưngx kinh nghiệm quý báu, khoa học công nghệ gắn với nhu cầu phát triển kinh tế xã hội, thích nghi dần với cơ chế thị trường. Với tinh thần dám nghĩ dám làm, dám chiu trách nhiệm, lãnh đạo Xí nghiệp đã từng bước tháo gỡ những khó khăn. Cán bộ công nhân viên trong Xí nghiệp vừa học vừa làm kết hợp với kinh nghiệm. Xí nghiệp đã từng bước trang bị thêm máy móc thiết bị, công nghệ, đàu tư xây dựng kế hoạch phương án tiêu thụ, mua nguyên vật liệu. Đội ngũ công nhân viên tay nghề dần được nâng cao và ngày càng hoàn thiện. Lãnh đạo Xí nghiệp luôn cố gắng tìm hiểuhu cầu tiêu dùnh của thị trường và đưa vào sản xuất những sản phẩm được thị trường chấp nhận , kiên trì củng cố thị trường truyền thống, từng bước mở rộng thị trường mới, mở thêm nhiều đại lý bán hàng và giói thiệu sản phẩm ở khắp các thị trường . Do vậy mà tình hình snr xuất của Xí nghiệp cũng đi vào thế dự định và có chiều hướng phát triển toàn diện . Cụ thể việc mua nguyên vật liệu: Xí nghiệp xây dựng kế hoạch chỉ đạo linh hoạt, thu mua vật tư với phương châm đâu có vật tư rẻ, có chát lượng là mua tăng cường khả năng dự phòng vật tư, phuc vụ sản xuất. Các kế hoạch về nguyên vật liệu đều được hoạch định, vạch ra một cách cụ thể , hoạch định luôn luôn tiến hành trước một bước so với nhu cầu, nhưng có tính dến sự biến động của thị trường như: nhu cầu thị trường, thị trường tiềm năng… Đồng thời cũng tính đến khả năng sản xuất của Xí nghiệp, của người công nhân. Đó chính là công tác sản xuất của Xí nghiệp : Xí nghiệp đã đưa ra cơ chế khoán sản phẩm tới công nhân, có chế độ thưởng phù hợp với người lao động, có quy chế thưởng phạt nghiêm minh, quản lý tốtvật tư, thực hành tiết kiệm hạ giá thành sản phẩm nhằm nâng cao hiệu quả sản xuát kinh doanh. Về tiêu thụ sản phẩm: Với phương châm coi trọng người tiêu dùng, đưa sản phẩm đến tận tay người tiêu dùng. Có thể nói từ khi thành lập thêm xưởng cán thép , kết hợp với việc sản xuất các mặt hàng truyền thống, Xí nghiệp đã từng bước ổn định và phát triển. Cụ thể ta thấy được qua chỉ tiêu sau: Năm Doanh thu (tỷ đồng) Tổng sản lượng Tổng quỹ lương (1000đ) Lợi nhuận (1000đ) Kinh doanh Sản xuất Kinh doanh Sản xuất 2000 14.652 6.75 68570 686850 282370 52340 2001 12.630 8.64 8627 794860 248965 12852 2002 16.850 8.92 8934 823468 297360 13062 Phương hướng của Công ty trong năm tới, tổng doanh thu đạt 35 tỷ đồng, sản phẩm sản xuất chính 10.000 tấn, lao động 450 người, lương bình quân 850.000đ/người/tháng. Nhìn một cách tổng quan, vài năm gần đây Xí nghiệp hoạt động khá tốt : cụ thể doanh thu tăng qua các năm với những mức độ khác nhau làm cho tổng quỹ lương tăng lên và tổng lợi nhuận tăng theo, làm tổng sản lượng tăng mạnh. Xí nghiệp đang thực hiện việc tinh giảm bộ máy biên chế, sắp xếp lại bộ máy tổ chức, phối kết hợp một cách chặt chẽ giữa các phòng ban nhằm mục đích tạo đà cho sự phát triển của Xí nghiệp cũng như toàn Công ty. II. Tình hình chung về công tác cung ứng nguyên vật liệu tại xí nghiệp A. Đặc điểm vật liệu của xí nghiệp Theo ứng dụng của sảm phẩm mà xí nghiệp sản xuất ra thì sảm phẩm của xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng là sảm phẩm thuộc hàng công nghiệp sản xuất ra vật liệu xây dựng, khối lượng sảm phẩm của xí nghiệp sản xuất ra là rất lớn. Do đó, vật liệu dùng để sản xuất sảm phẩm cũng rất lớn. Vật liệu của xí nghiệp chủ yếu có sảm phẩm trên thị trường trong nước như phôi thép, than, các sảm phẩm hoàn thiện từ công nghệ cán thép, đúc gang … Ta thấy vật liệu của xí nghiệp là sảm phẩm của nghành chế biến và khai thác, vì vậy rất thuận lợi đối với xí nghiệp. Bởi vì vật liệu dùng trong sản xuất luôn có sẵn trên thị trường Việt Nam. Do vậy, việc thu mua NVL đối với xí nghiệp cũng dễ dàng. Xí nghiệp không phải đầu tư vốn lớn cho dự trữ NVL. Giá cả NVL nói chung biến động theo giá thị trường. Sảm phẩm của xí nghiệp là sảm phẩm sản xuất phục vụ trực tiếp cho xây dựng các công trình nhà ở, sinh hoạt. Do đó đòi hỏi sảm phẩm phải có chất lượng cao, phải đảm bảo được tiêu chuẩn công nghiệp. Như vậy vật liệu để sản xuất ra sản phẩm phải được kiểm tra kỹ lưỡng theo quy định trước khi hoạch định mua, đối với vật liệu đã mua về nhập kho phải được bảo quản tốt. Chính vì những đặc điểm này của vật liệu đã có không ít ảnh hưởng đến sản xuất và quản lý sản xuất của xí nghiệp, từ đó ảnh hưởng đến chi phí vật liệu trong giá thành sản phẩm. Nguồn cung cấp NVL của xí nghiệp bao gồm mua của các Công ty và tư nhân trong nước. 2. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu. NVL tại xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng gồm rất nhiều loại và nhiều thứ có nội dung kinh tế và công dụng khác nhau. Để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức tổng hợp, hoạch định chi tiết với từng loại cũng như tiện lợi cho việc xác định cơ cấu vật liệu trong giá thành sảm phẩm, cần thiết phải nắm rõ được tình hình công tác kế toán phân loại vật liệu trên cơ sở nội dung kinh tế, vai trò và tác dụng của từng loại NVL. Tại xí nghiệp hiện nay vật liệu được phân loại như sau: * NVL chính (TK 1521): Là đối tượng lao động chủ yếu của xí nghiệp là cơ sở vật chất chủ yếu để hình thành lên sảm phẩm mới như là phôi thép các loại * Vật liệu phụ (TK 1522): Là đối tượng lao động tuy không cấu thành lên thực thể sảm phẩm. Nhưng vật liệu có tác dụng nhất định và cần thiết cho quá trình sản xuất sảm phẩm như cáp PVC, que hàn, ống nối, giấy giáp … * Nhiên liệu (TK 1523): Là một loại vật liệu khi sử dụng nó có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất kinh doanh. Nhiên liệu dùng trực tiếp vào quy trình công nghệ như sản xuất than củi, củi khô, mỡ chịu nhiệt. * Phụ tùng thay thế sửa chữa (TK 1524): Là chi tiết phục vụ máy móc, thiết bị mà xí nghiệp mua sắm, dự trữ phục vụ cho việc sửa chữa các phương tiện máy móc, thiết bị cho từng loại máy như: vòng bi, dây culoa, bu lông, lò xo … * Nguyên vật liệu khác (TK 1528): Bao gồm: Chổi đánh xi, bột màu, xi măng trắng, ve đỏ , cáp điện. Việc phân loại vật liệu giúp cho việc quản lý vật liệu được dễ dạng hơn. Dựa trên cơ sở phân loại này, xí nghiệp theo dõi được số lượng chất lượng của từng thứ vật chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế. Từ đó đề ra hình thức hạch toán phù hợp. Công tác quản lý vật liệu: Xuất phát từ việc chi phí vật liệu trong điều kiện kỹ thuật hiện nay còn chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sảm phẩm: đòi hỏi công tác quản lý phải chặt chẽ, an toàn về số lượng cũng như chất lượng, chủng loại ở tất cả các khâu từ thu mua, vận chuyển, bảo quản luôn phải được đặt ra trong xí nghiệp. Chính vì vậy, quy chế quản lý vật liệu ở xí nghiệp rất được coi trọng ở phòng kế toán vật. Thực tế chuyên viên theo dõi quản lý vật liệu, thống kê lưu trữ cung cấp các số liệu chính xác, kịp thời về số liệu nhập xuất vật liệu thực tế trong kỳ lượng vật tư tồn kho. Công tác bảo quản và sử dụng vật liệu cũng được thực hiện một cách hợp lý thông qua việc áp dụng các biện pháp kỹ thuật tổ chức và kinh tế. Xí nghiệp tổ chức kho tàng bến bãi thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại NVL. Bên cạnh đó, xí nghiệp sử dụng hợp lý và tiết kiệm NVL đảm bảo đúng nội dung thực hiện sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất, hạn chế sảm phẩm hỏng, tránh được lượng mất mát hư hỏng vật liệu. Thể hiện xí nghiệp tổ chức việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng vật liệu trong sản xuất kinh doanh. Thực hiện chế độ thu mua theo đúng tiến độ thời gian. Xí nghiệp tổ chức kho tàng bến bãi. Thực hiện đúng chế độ bảo quản với từng nguyên vật liệu. Chế độ trách nhiệm vật liệu ở xí nghiệp được quy định rõ ràng, cán bộ vật tư có chế độ thu mua vật liệu, trước hết phải kiểm tra xem xét kỹ lưỡng chất lượng vật liệu, giá cả và phải chịu trách nhiệm về chất lượng sảm phẩm. Thủ tục nhập xuất vật liệu được quản lý chặt chẽ và phải tuân thủ theo nguyên tắc tính cũ nhu cầu sử dụng phải xuất phát từ nhiệm vụ sản xuất, cụ thể là sản xuất theo tháng. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất của giám đốc xí nghiệp duyệt và định mức chi phí NVL sản xuất sảm phẩm. Khi có nhu cầu phát sinh, cán bộ phân xưởng xuất kho lĩnh vật tư do phòng kế toán lập, thủ kho căn cứ vào số lượng ghi trên phiếu lĩnh vật tư để xuất kho. Trên phiếu lĩnh vật tư thực tế có ghi rõ ràng từng đối tượng tập hợp chi phí sản xuất. * Đánh giá vật liệu: Là xác định giá trị của chúng theo nguyên tắc nhất định, về nguyên tắc ta thấy kế toán nhập, xuất, tồn kho NVL phải phản ánh theo giá thực tế. Tại xí nghiệp, nguồn cung cấp NVL chủ yếu do mua ngoài. Do vậy, để thuận tiện cho việc mua bán, xí nghiệp đã đánh giá NVL như sau: - Đối với NVL nhập kho: Giá NVL được bộ phận kế toán tính theo giá thực tế của NVL nhập kho bao gồm: Giá mua theo hoá đơn nhập và chi phí vận chuyển thực tế phát sinh khi mua bao gồm chi phí bỗc dỡ, vận chuyển, bảo quản vật tư từ nơi mua về xí nghiệp. Chi phí của bộ phận thu mua, bộ phận thu mua độc lập, công tác phí của cán bộ thu mua, giá trị vật tư hao hụt (nếu có) trừ các khoản chiết khấu (nếu có). Vật liệu nhập kho của xí nghiệp chủ yếu từ nguồn mua ngoài, chi phí thu mua đã tính trong giá mua của NVL. Vì vậy mà hình thức mà xí nghiệp tổ chức thu mua NVL đã tính trong giá thu mua NVL, nên trong khi về nhập kho, bộ phận kế toán có thể tính ngay ra giá thực tế. - Đối với NVL xuất kho: Hàng ngày khi xuất kho NVL, các công tác kế toán, giá trị vật liệu đều phải phối hợp kết hợp với nhau trong quá trình hoạt động. Vật liệu của xí nghiệp được sử dụng và sản xuất sản phẩm. Các loại vật liệu này khi xuất kho phải kiểm tra cẩn thận về số lượng cũng như chất lượng. Khi có nhu cầu về sản xuất vật tư, các phân xưởng phải báo cáo lên phòng kế hoạch về sản xuất và tiêu hao vật tư. Biểu 1 Đơn vị XN Thép và VLXD Phiếu nhập kho Mẫu 01-VT QĐ số 1141-TC/QD Ngày 5 tháng 2 năm 2001 Đơn vị bán hàng: Công ty dầu khí Hải Phòng Chứng từ số: 025228 Biên bản kiểm nghiệm Nhập vào kho: NVL chính Tên, nhãn hiệu, quy cách Đơn vị tính Số lượng Giá đơn vị Thành tiền Ghi chú Xin nhập Thực nhập Phôi thép 100 x 100 kg 116800 1750 204400000 Cộng 204400000 Cộng thành tiền: (Viết băng chữ): Hai trăm linh bốn triệu bốn trăm nghìn đồng Thủ kho Người giao Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Biểu 2 Đơn vị: XN Thép và VLXD Phiếu nhập kho 193 Mẫu 01-VT QĐ số 1141-TC/QD Ngày 8 tháng 2 năm 2001 Đơn vị bán hàng: Công ty vận tải Thành Trang Chứng từ số: 025229 Biên bản kiểm nghiệm Nhập vào kho: Nguyên liệu chính Tên, nhãn hiệu, quy cách Đơn vị tính Số lượng Giá đơn vị Thành tiền Ghi chú Xin nhập Thực nhập Phôi thép 60 x 60 kg 111241 111241 1620 180166680 Cộng 180166680 Cộng thành tiền: (Viết băng chữ): Một trăm tám mươi triệu một trăm sáu sáu nghìn sáu trăm tám mươi đồng. Thủ kho Người giao Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Biểu 3. Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01 GTKT - 311 Liên 2 (Giao cho khách hàng) BT/99 - B No: 000336 Ngày 1 tháng 2 năm 2001 Đơn vị bán : Công ty dầu khí Hải Phòng Địa chỉ: Điện thoại: Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Chuẩn Đơn vị: XN Thép và VLXD Địa chỉ: STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐV Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 + 2 Phôi thép 100 x 100 Kg 116800 1750 204400000 Cộng tiền hàng: 204400000 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 10220000 Tổng cộng tiền thanh toán 214620000 Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm mười bốn triệu sáu trăm hai mươi sáu nghìn đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên) Biểu 4. Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01 GTKT - 311 Liên 2 (Giao cho khách hàng) BT/99 - B No: 000336 Ngày 6 tháng 2 năm 2001 Đơn vị bán : Công ty vận tải Thành Trang Địa chỉ: Điện thoại: Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Chuẩn Đơn vị: XN Thép và VLXD Địa chỉ: STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐV Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 + 2 Phôi thép 60 x 60 kg 111241 1620 180166680 Cộng tiền hàng: 180166680 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 9008334 Tổng cộng tiền thanh toán 189175014 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm tám mươi chín triệu bảy mươi ngìn không trăm mười bốn đồng. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên) Biểu 5 Đơn vị: XN Thép và VLXD Phiếu xuất kho Mẫu 01-VT Địa chỉ QĐ số 1141-TC/QD Ngày 16 tháng 2 năm 2001 Họ và tên người nhận hàng: Ông Ngô Hoàng Hoà Phân xưởng cán thép I Lý do xuất kho: Sản xuất thép (NVL chính) STT Tên, nhãn hiệu, quy cách Đơn vị tính Số lượng Giá đơn vị Thành tiền Ghi chú Yêu cầu Thực nhập 01 02 Phôi thép (100 x 100) Phôi thép (60 x 60) kg kg 3600 10.000 3600 10.000 Cộng 13600 Biểu số 6 Đơn vị: XN Thép và VLXD Hoá đơn kiểm phiếu xuất kho số 140 Ngày 20 tháng 2 năm 2001 Họ và tên người mua: Xuất tại kho: Lệnh điều động số: Ngày đi ……..\…….\ ngày đến ……\ …..\ STT Quy cách sảm phẩm vật tư Đơn vị tính Số lượng hay trọng lượng Ghi chú 01 Phối thép (60 x 60) Kg 49870 Biểu số 7 Đơn vị: XN Thép và VLXD Phiếu xuất kho Mẫu 02-VT Địa chỉ QĐ Tên nhãn hiệu sản phẩm: Phối thép 60 x 60 Đơn vị tính: kg TT Chứng từ Trích yếu Số lượng sản phẩm Ký xác nhận của kế toán S N Nhập Xuất Tồn A B C D 1 2 3 8/2 5/2 6/2 20/2 101 122 125 140 Tháng 1 năm 2001 Công ty dầu khí Hải Phòng Công ty dầu khí Hải Phòng Phân xưởng cán thép I Phân xưởng cán thép I 111241 60.000 10.000 49870 50.000 161241 221241 Cộng T2/2001 60000 500642 490642 Biểu số 8 Đơn vị: XN Thép và VLXD Phiếu xuất kho Mẫu 02-VT Địa chỉ QĐ Tên nhãn hiệu sản phẩm: Phối thép 100 x 100 Đơn vị tính: kg TT Chứng từ Trích yếu Số lượng sản phẩm Ký xoá nhãn của kế toán S N Nhập Xuất Tồn A B C D 1 2 3 5/2 5/2 11/2 20/2 93 138 87 125 Tháng 1 năm 2001 Công ty vận tải Thành Trang Phân xưởng cán thép I Công ty vận tải Thành Trang Phân xưởng cán thép I 116800 36000 68590 45600 49500 Cộng T2/2001 162400 164590 47310 Biểu số 9: Báo cáo tồn kho vật liệu chính STT Tên vật tư sản phẩm Đơn vị tính Tồn T1 Nhập T2 Xuất T2 Tồn T2 … 3 4 5 … Phôi (60 x 60) Phôi (100 x 100) Phôi (85 x 85) Kg Kg Kg 50.000 49000 37000 500642 162400 183170 490642 164490 154720 60.000 47310 65450 B. Một số nguyên tắc cung ứng NVL được áp dụng tạo xí nghiệp. 1. Cung ứng vật tư theo số lượng Yêu cầu đầu tiên đối với việc cung ứng NVL cho sản xuất là phải đảm bảo đủ về số lượng. Nghĩa là, nếu cung cấp với số lượng quá lớn, dư thừa sẽ gây ra ứ đọng vốn (nếu không phải là NVL có tính chất thời vụ). Nhưng ngược lại nếu cung cấp không đủ về số lượng sẽ ảnh hưởng đến tính liên tục của quá trình sản xuất, kinh doanh. Thực tế cho thấy, các doanh nghiệp không hoàn thành nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh phần lớn là do thiếu NVL. Trong thực tế, xí nghiệp đã tiến hành phân tích tình hình cung ứng NVL theo tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch: Tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch cung ứng NVL loại i (i=) = Số lượng NVL loại i thực tế nhập kho trong kỳ Số lượng NVL loại i cần mua (theo kế hoạch trong kỳ) Số lượng NVL loại i (i=) cần mua theo kế hoạch trong kỳ được xác định bằng nhiều cách. Xí nghiệp áp dụng cách tính lượng NVL cần dùng theo số lượng thành phẩm hoặc chi tiết cần sản xuất trong kỳ. Mi = q . mi Mi: Nhu cầu về số lượng loại NVL i trong kỳ q: Số lượng sảm phẩm hay chi tiết sản xuất trong kỳ mi: Định mức hao phí NVL i cho một đơn vị sảm phẩm hoặc chi tiết. Ví dụ: Trong tháng 5/2002 xí nghiệp nhập số lượng thép thô f 16 loại 3: 700574 kg để sản xuất cửa thép cho Công ty XD 26 - BqP - Định mức hao phí NVL thép thô này cho 4 đơn vị sảm phẩm cửa thép là: 1946 kg. - Số lượng của thép cần sản xuất là: 350 Tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch cung ứng về khối lượng NVL loại thép thô = 700574 = 1,0285 350 x 1946 Hay việc thu mua NVL vượt kế hoạch 2,85% 2. Cung ứng vật tư theo chủng loại Theo phương pháp thực tế xí nghiệp, chial àm 2 loại: - Vật liệu có thể thay thế được: là loại vật liệu có giá trị sử dụng tương đương, khi sử dụng không làm thay đổi lớn đến chất lượng sảm phẩm. Khi phân tích loại vật liệu này, ngoài các chỉ tiêu về số lượng, chất lượng cần chú ý đến chỉ tiêu chi phí (giá cả các loại vật liệu thay thế). - Vật liệu không thể thay thế được: là loại vật liệu mà trong thực tế không có vật liệu khác thay thế hoặc nếu thay thế sẽ làm thay đổi tính năng, tác dụng của sảm phẩm (cụ thể như: thép thô 3 loại, gang loại 1) Ví dụ: Trong năm 2002 doanh nghiệp thực hiện cung ứng vật liệu như sau: STT Tên vật liệu Số lượng cung cấp Số thực nhập Hoàn thành về chủng loại 1 Thép thường tròn 70 80 70 2 Thép thô vuông 80 90 80 3 Thép dẹt 30 20 40 4 Gang loại 1 90 120 90 5 Thép thô loại 1 40 40 40 Cộng 310 350 320 Theo số lượng (+ 12,9%) Số tuyệt đối: 350 - 310 = 40 (tấn) Xí nghiệp đã hoàn thành vượt mức kế hoạch cung ứng vật tư về số lượng là 12,9% Theo chủng loại: (3,2%) 3. Cung ứng vật tư về mặt đồng bộ Để sản xuất 1 loại sảm phẩm, cần nhiều loại vật tư khác nhau theo một tỷ lệ nhất định. Mặt khác các vật liệu này không thể thay thế bằng các loại vật liệu khác được. Chính vì thế, mà việc cung ứng vật tư phải đảm bảo tính chất đồng bộ mới tạo điều kiện cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Ví dụ: Có số liệu ở xí nghiệp tháng 6/ 2002 Đơn vị: Tấn Tên vật liệu Số cần nhập Số thực nhập Tỷ lệ % hoàn thành cung ứng Số sử dụng được Số lượng % Thép thường tròn 70 40 57 30 42 Thép thô loại 1 30 38 126 26 86 Gang loại 1 60 50 80 50 83 Số lượng vật liệu thực nhập so với số lượng cần nhập đạt tỷ lệ khác nhau, trong đó đạt tỷ lệ cao nhất là loại vật liệu thép thô loại 1 bằng 126%, thấp nhất là loại vật liệu thép thường tròn bằng 57%. Nhưng số liệu sử dụng sẽ phụ thuộc vào nhóm hoặc loại vật liệu đạt tỷ lệ % thấp nhất (vật liệu C). Do vậy, khả năng kỳ tới, doanh nghiệp chỉ có thể hoàn thành nhiệm vụ kế hoạch sản xuất cao nhất là 42%. Thực tế xí nghiệp đạt 40% trong tháng 6 năm 2002 Đó gọi là hệ số sử dụng đồng bộ 4. Cung ứng về mặt chất lượng Thực tế xí nghiệp chỉ áp dụng phương pháp chỉ số chất lượng NVL (ICL), bỏ qua phương pháp hệ số loại không phù hợp. Chỉ số chất lượng NVL là tỷ số giữa giá bán buôn bình quân của NVL thực tế với giá bán buôn bình quân cung ứng theo kế hoạch Chất lượng = S MiK SiK S MiK MiK: Khối lượng NVL từng loại theo cấp bậc chất lượng loại i kỳ thực tế và kỳ hạch toán (tính theo đơn vị hiện vật) SiK: Đơn giá NVL từng loại theo cấp bậc chất lượng loại i kỳ hạch toán Chất lượng càng lớn hơn 1 chứng tỏ chất lượng NVL thực tế nhập kho càng cao. Ví dụ: Có số liệu của xí nghiệp tháng 8/2002 Thép thường tròn Giá mua bình quân 1 lần (1000đ) Số cần cung ứng Số thực nhập Số lượng (tấn) Thành tiền (1000đ) Số lượng (tấn) Thành tiền (1000đ) Loại I 90 60 7000 80 9000 Loại II 80 40 3800 30 2600 Loại III 70 30 2600 30 3500 Cộng 130 13400 140 15100 ICL = Theo kế hoạch: Theo thực tế: Như vậy chất lượng cung ứng thép thường tròn thực tế tốt hơn so với kế hoạch 5. Cung ứng vật tư theo tính chất kịp thời Tháng 8/2001, có số liệu sau ở các xí nghiệp. Nguồn vật tư Ngày nhập Số lượng (tiền) Đảm bảo nhu cầu trong tháng Còn lại không cần dùng trong tháng Số lượng Số ngày 1. Tồn đầu tháng 1/4 60 60 12 - 2. Nhập lần 1 15/4 40 40 8 - 3. Nhập lần 2 29/4 110 10 2 100 Tổng cộng 210 110 22 100 Xí nghiệp đã tiêu dùng cho sản xuất sảm phẩm bình quân trong một ngày đêm là 5 tấn thì nhu cầu về vật tư A trong tháng là 150 tấn. Vậy số tồn đầu tháng là 60 tấn có thể đảm bảo cho sản xuất trong 12 ngày, nhưng vì đến ngày 15/4 mới nhập được vật tư, nên 2 ngày (13 và 14/4) không có vật tư để sản xuất. Nhập lần thứ hai vào ngày 29/4 nhưng đến ngày 28/4 không có vật tư để sản xuất (6 ngày). Vậy, do nhập vật tư không kịp thời theo yêu cầu của sản xuất, nên trong tháng 4 số ngày đảm bảo vật tư để sản xuất chỉ có 22 ngày, còn 8 ngày doanh nghiệp phải ngừng sản xuất vì không có vật tư. Trong đó, số lượng vật tư hiện có của doanh nghiệp tính cả trong tháng 4 là 210 tấn. Vượt nhu cầu là 60 tấn. Điều này cho thấy, khi phân tích tình hình cung ứng vật tư không phải chỉ thông qua các chỉ tiêu về số lượng, chủng loại, chất lượng mà còn phải xem xét các chỉ tiêu khác nữa 6. Cung ứng vật tư theo tiến độ và nhịp độ cung ứng. Đây là phương pháp mang nặng tính lý thuyết, rất ít doanh nghiệp áp dụng nguyên tắc này, và nó không tạo ra hiệu quả cho hoạt động sản xuất. C. Thực tế tình hình dự trữ NVL tại xí nghiệp. Nguyên vật liệu dự trữ bao gồm tất cả các loại NVL chính, NVL phụ, nhiên liệu, động lực, công cụ lao động đưa vào tiêu dùng sản xuất sảm phẩm. Dự trữ NVL cho sản xuất là một tất yếu khách quan. Do phân công lao động xã hội và phát triển chuyên môn hoá sản xuất làm cho sảm phẩm này của doanh nghiệp trở thành loại vật tư của doanh nghiệp khác nếu sảm phẩm đó tiêu dùng cho sản xuất. Mặt khác sảm phẩm được sản xuất ở nơi này nhưng tiêu dùng sảm phẩm đó lại ở nơi khác. Thời gian sản xuất sảm phẩm không khớp với thời gian và tiến độ tiêu dùng sảm phẩm ấy. Việc vận chuyển sảm phẩm từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng được thực hiện bằng những phương tiện vận tải khác nhau. Trong những điều kiện như vậy, sự liên tục của quá trình tái sản xuất ở doanh nghiệp chỉ có thể được bảo đảm bằng cách dự trữ các loại vật tư. 1. Dự trữ thường xuyên Dùng để đảm bảo vật tư cho sản xuất của xí nghiệp tiến hành được liên tục giữa hai kỳ cung ứng nối tiếp nhau của bộ phận cung ứng. Dự trữ thường xuyên dùng để đảm bảo vật tư cho sản xuất của xí nghiệp được tiến hành liên tục với điều kiện là lượng vật tư thực tế nhập vào và lượng vật tư thực tế xuất ra hàng ngày trùng với kế hoạch. 2. Dự trữ bảo hiểm Xí nghiệp chỉ áp dụng trong các trường hợp: - Mức tiêu dùng vật tư bình quân trong 1 ngày đêm thực tế cao hơn so với kế hoạch. Điều này thường xảy ra khi có sự thay đổi kế hoạch sản xuất theo chiều sâu hoặc kế hoạch sản xuất không thay đổi nhưng mức tiêu hao NVL tăng lên. - Lượng vật tư nhập giữa 2 kỳ cung ứng nối tiếp nhau thực tế ít hơn so với kế hoạch (trong khi mức tiêu dùng và lượng vật tư vẫn như cũ) - Chu kỳ cung ứng giữa hai kỳ cung ứng nối tiếp nhau thực tế dài hơn so với kế hoạch. Trên thực tế tình hình dự trữ bảo hiểm chủ yếu là do nguyên nhân cung ứng vật tư không ổn định. Chính vì thế, xí nghiệp phải tổ chưc khâu cung ứng để đảm bảo đến mức tối đa dự trữ bảo hiểm, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. 3. Dự trữ theo thời vụ Phương pháp này thường áp dụng cho các doanh nghiệp sản xuất theo thời điểm. Xí nghiệp tuy nhiên có áp dụng phương pháp này vào thời điểm sản xuất đặc biệt cuối cùng (tháng, quỹ …) D. Tình hình sử dụng NVL vào sản xuất sảm phẩm của xí nghiệp. Sử dụng tiết kiệm NVL là một trong những mục tiêu cơ bản để giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sảm phẩm, tăng mức lợi nhuận cho doanh nghiệp. Bởi vậy, việc phân tích tình hình sử dụng NVL vào sản xuất sảm phẩm được xí nghiệp tiến hành thường xuyên định kỳ trên các mặt. Khối lượng NVL, định mức tiêu hao NVL để sản xuất ra đơn vị sảm phẩm. 1. Tình hình sử dụng khối lượng NVL vào sản xuất sảm phẩm. Chỉ tiêu lượng NVL dùng cho sản xuất sảm phẩm của xí nghiệp. Lượng NVL dùng sản xuất sảm phẩm = Lượng NVL xuất cho sản xuất sảm phẩm - Lượng NVL còn lại chưa hoặc không dùng đến Lượng NVL còn lại chưa dùng đến cuối kỳ kiểm kê thường có sự chênh lệch không đáng kể. Nếu lượng NVL còn lại chưa hoặc không dùng đến bằng 0, thì: Lượng NVL dùng cho sản xuất sản phẩm = Lượng NVL xuất cho sản xuất sản phẩm Mức biến động tuyệt đối = Khối lượng NVL tiêu dùng thực tế x 100 % Khối lượng NVL kỳ kế hoạch Ví dụ: Đơn vị: tấn Vật liệu Năm Tháng KLNVL dùng thực tế Kế hoạch Thép tròn 2001 6 625 600 Gang thô 2002 4 428 540 Mức biến động tuyệt đối tháng 6/2001 = Mức biến động tuyệt đối tháng 4/2001 = Như vậy, khối lượng NVL tiêu dùng thực tế cho sản xuất sảm phẩm thực tế so với kế hoạch 6/2001 tăng 4,16%, 4/2002 giảm 20,75% Và như thế theo số tuyệt đối thì 6/2001 xí nghiệp đã sử dụng NVL không tiết kiệm so với tháng 4/2002. * Ngoài ra còn phương pháp phân tích mức tiêu dùng NVL cho sản xuất đơn vị sảm phẩm, tổng mức chi phí NVL cho sản xuất sảm phẩm. Chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp sản xuất nhỏ, lẻ hoặc các sảm phẩm mang tính nông sản, thực phẩm. E. Tình hình thực tế công tác hoạch định nhu cầu NVL tại xí nghiệp. 1. Tình hình chung về nhu cầu NVL tại xí nghiệp. Theo như số liệu đã thu thập và phân tích ở trên tình hình nhu cầu NVL gần đây là tương đối tốt, cụ thể 2 năm gần nhất 2002, 2003. Xí nghiệp đã vận dụng nhiều khả năng khác nhau cho hoạt động hoạch định nhu cầu chiến lược. Tất cả đều dựa trên cơ sở phân tích hoạt động cung ứn chi tiết trong năm cũng như các năm trước đó. 2. Thực tế công tác hoạch định nhu cầu NVL tại xí nghiệp. Thực tế xí nghiệp đã áp dụng mô hình hoạch định nhu cầu NVL MRP, nhưng dưới dạng đã được điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện của xí nghiệp. a. Trong sơ đồ quy trình hoạch định: * Đầu vào: xí nghiệp có thêm hồ sơ mức độ tương quan của các yếu tố đầu vào. Nó phản ánh việc dự báo về khả năng đáp ứng nhu cầu cũng như mức độ tương thích với các yếu tố đầu ra. * Quá trình xử lý: xí nghiệp dùng chương trình máy tính MRP như sau: - Hồ sơ hoá đơn NVL, hồ sơ NVL dự trữ và hồ sơ mức độ tương quan của các yếu tố đầu vào được thực hiện bằng chương trình quản lý Word accss và Power point. - Lịch trình sản xuất được thực hiện bằng phầm mềm quản lý Eras * Đầu ra: xí nghiệp không áp dụng việc báo cáo nhu cầu NVL hàng ngày mà thực hiện 2 tuần một lần cho hoạt động sản xuất. b. Trình tự hoạch định nhu cầu * Bước 1: Phân tích kết cấu sảm phẩm. Xí nghiệp ngoài việc phân loại nhu cầu thành nhu cầu độc lập và nhu cầu phụ thuộc còn phân thành nhu cầu thiết yếu trong từng giai đoạn. Cụ thể là trong 3 tháng đầu năm, các quý Nhằm tạo ra sự liên tiếp trong quá trình hoạch định giúp cho việc hoạch định chi tiết, tránh tình trạng thiếu hụt NVL trong quá trình sản xuất. * Bước 2: Tính tổng nhu cầu: Thực tế, xí nghiệp dùng phần mềm kế toán Excel cập nhật thường xuyên nhu cầu các tháng, quý. Trên cơ sở đó tỉnh tổng nhu cầu thực tế áp dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp. * Bước 3: Tính nhu cầu thực. Xí nghiệp loại trừ một tỷ lệ phế phẩm theo kế hoạch không cần thiết nên nhu cầu thực không có thêm phần phế phẩm. Nhu cầu thực = Tổng nhu cầu - Dự trữ hiện có + Dự trữ an toàn * Bước 4: Xác định thời gian phát đơn hàng hoặc lệnh sản xuất. Thực tế xí nghiệp xác định thời gian phải đặt hàng hoặc tự sản xuất = Thời điểm cần có - Khoảng thời gian cung ứng hoặc sản xuất cần thiết đủ để cung cấp đúng lượng hàng yêu cầu. Ví dụ: Có số liệu sau ở xí nghiệp. Trong kế hoạch năm 2002, xí nghiệp nhận được 2 đơn đặt hàng làm cửa sắt cỡ lớn cho Công ty xây dựng cơ giới 26 - Bộ quốc phòng. Cụ thể: Làm 2000 chiếc giao vào tuần thứ 4 và 300 chiếc giao vào tuần thứ 8. Mỗi cánh gồm 4 thanh thép f 32 và 2 khung (có kích thước 2 x 3m) Các thanh thép được sản xuất tại xí nghiệp, mỗi thành mất 1 tuần. Khung được nhập ngoài với thời gian cung ứng là 2 tuần. Việc lắp ráp cánh cửa mất 1 tuần. Có lịch tiếp nhận (dự trữ ban đầu) của tuần 1 là 100 thanh thép. Thực tế xí nghiệp đã hoạch định theo phương pháp lượng đặt hàng theo lô (nhu cầu thực) * Xây dựng lịch trình sản xuất: Tuần 1 2 3 4 5 6 7 8 Số lượng 200 300 * Xác định kết cấu sản phẩm. Cánh cửa Thanh thép (4) Khung (2) * Thời gian biểu lắp ráp Tuần 1 T2 T3 T4 T5 T6 T7 T8 Sản xuất sản xuất thanh thép thanh thép Lắp ráp Lắp ráp cánh cửa cánh cửa Mua khung Mua khung Bởi vì phải có 200 cánh cửa để giao vào đầu tuần thứ 4 và do không có dự trữ sẵn có vào thời kỳ đó nên nhu cầu thực sẽ là 200 cánh cửa. Lịch tiếp nhận ca tuần thứ 4 sẽ là 200 cánh cửa. Do việc lắp ráp tốn 1 tuần nên lịch đặt hàng phát ra vào đầu tuần thứ 3. Cũng tương tự như vậy ta có lịch đặt hàng phát ra vào đầu tuần thứ 7 để tuần thứ 8 có 300 cánh cửa. Lịch đặt hàng phát ra vào đầu tuần thứ 3, nghĩa là ở thời điểm đó tổng nhu cầu phải có 200 x 2 = 400 khung. Do không có dự trữ mong đợi nên nhu cầu thực là 400 khung vào đầu tuần thứ 3. Nhưng thời gian đặt hàng vì phải mua ngoài mất 2 tuần nên phải đặt hàng vào tuần thứ nhất. Tương tự như vậy có tổng nhu cầu và nhu cầu thực đối với đơn hàng 300 cánh cửa là bằng nhau và bằng 600 khung. Thời gian đặt hàng phải vào đầu tuần thứ 5. Đối với các thanh thép khi xét đơn hàng 200 cánh cửa cũng cần phải có 800 thanh vào đầu tuần thứ 3. ở đây do có 100 thanh dự trữ nên nhu cầu thực là: 800 - 100 = 700 thanh. Ta phải phát đơn hàng theo kế hoạch vào đầu tuần thứ 3 và lịch sản xuất bắt đầu tuần thứ 2. Tương tự với đơn hàng cánh cửa 300 phải phát lệnh đơn hàng vào đầu tuần thứ 7 với tổng nhu càu là 1200 thanh và lệch sản xuất 1200 thanh phải bắt đầu từ tuần thứ 6. * Đặt hàng theo lô (nhu cầu thực) Tuần 1 2 3 4 5 6 7 8 Số lượng 200 300 Cánh cửa Thời gian lắp ráp bằng 1 tuần Tổng nhu cầu 200 300 Lượng tiếp nhận theo tiến độ Dự trữ hiện có Nhu cầu thực 200 300 Lượng tiếp nhận đặt hàng theo kế hoạch 200 300 Lượng đơn hàng phát ra theo kế hoạch 200 300 Khung cửa Thời gian lắp ráp bằng 2 tuần Tổng nhu cầu 400 600 Lượng tiếp nhận theo tiến độ Dự trữ hiện có Nhu cầu thực 400 600 Lượng tiếp nhận đặt hàng theo kế hoạch 400 600 Lượng đơn hàng phát ra theo kế hoạch 400 600 Thanh gỗ Thời gian sản xuất bằng 1 tuần Tổng nhu cầu 800 1200 Lượng tiếp nhận theo tiến độ 100 Dự trữ hiện có 100 100 100 Nhu cầu thực 700 1200 Lượng tiếp nhận đặt hàng theo kế hoạch 700 1200 Lượng đơn hàng phát ra theo kế hoạch 700 1200 3. Phương pháp xác định kích cỡ lô hàng 3.1. Mua theo lô Theo phương pháp này là cần bằng nào mua bằng ấy, đúng thời điểm cần. Xí nghiệp áp dụng phương pháp này là hợp lý bởi các lô hàng của xí nghiệp đặt thường xuyên, lượng dự trữ cung cấp đúng lúc tốn ít chi phí lưu kho. 3.2. Phương pháp cân đối các giai đoạn bộ phận Thực chất là phương pháp ghép lô sao cho tổng chi phí dự trữ đạt mức thấp nhất có thể: Cỡ lô được xác định EPP = Chi phí đặt hàng Chi phí lưu kho 1 đơn vị hàng trong 1 giai đoạn 4. Tổ chức công tác hoạch định Xí nghiệp phân bổ công tác hoạch định cho phòng kế hoạch. Nhưng thực tế có sự phối hợp chặt chẽ giữa phòng kế hoạch với phòng kế toán tổng hợp cũng như các phòng ban khác. Cụ thể: Để có các số liệu chi tiết về NVL cũng như tình hình nhập xuất, tồn kho sảm phẩm phục vụ cho việc phân tích, đưa ra kế hoạch thì phòng kế hoạch cần có sự hỗ trợ của phòng KT - TH. Công tác này phân công cụ thể hơn cho cán bộ phòng kế hoạch * Cán bộ phụ trách kế hoạch vật tư: chịu trách nhiệm phân tích số liệu chi tiết mà phòng KTTH cung cấp và khả năng cung ứng của NVL. Từ đó vạch ra kế hoạch chiến lược. Kết hợp với cán bộ phụ trách kế hoạch tài chính hoạch định khả năng cung cầu NVL một cách tiết kiệm nhất và hiệu quả nhất. Dưới sự điều phối chung của trưởng phòng kế hoạch, cán bộ phụ trách vật tư và tài chính thường xuyên báo cáo tình hình một câch chi tiết, cụ thể. Từ đó, phòng kế hoạch mới đề xuất cho việc hoạch định nhu cầu NVL cho giai đoạn tiếp theo. Phần III Hoàn thiện công tác hoạch định nhu cầu NVL tại XN. Những giải pháp chiến lược trong thời gian tới. I. Đánh giá chung về công tác 1. Đánh giá NVL Hiện nay, trong nền kinh tế thị trường, cung với yêu cầu của chế độ hạch toán kinh doanh, mục tiêu của doanh nghiệp đều hướng tới tối đa hoá lợi nhuận và ngày càng nâng cao lợi ích kinh tế xã hội. Vì vậy cần phải có biện pháp quản lý NVL một cách tiết kiệm, sử dụng đúng đối tượng, đúng mục đích, hao phí ít nhất, mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất. Để đạt được mục đích này, xí nghiệp phải sử dụng đồng bộ nhiều biện pháp từ khâu kỹ thuật đến quản lý. Tại xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội trong những năm gần đây với sự đoàn kết và nhất trí của tập thể cán bộ công nhân viên, cùng với sự năng động sáng tạo của lãnh đạo xí nghiệp với tinh thần dám nghĩ, dám làm. Xí nghiệp đang từng bước tháo gỡ khó khăn và làm ăn có hiệu quả. 2. Những ưu điểm cơ bản của công tác hoạch định nhu cầu NVL tại xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội a. Trước hết xí nghiệp là một doanh nghiệp sản xuất hàng kỳ có nhu cầu về NVL là rất lớn, hàng loạt nghiệp vụ kinh tế phát sinh, mặt khác do việc hoạch định nhu cầu NVL trên máy tính còn chưa được chú trọng nên trình tự hoạch định nhu cầu theo 4 bước áp dụng thực tế là hợp lý. b. Đối với công tác hoạch định nói chung, xí nghiệp tổ chức hoạch định nhu cầu trước khi hoạch định khả năng cung ứng. Trong khả năng cung ứng đã đặc biệt chú trọng đến khả năng cung ứng theo chủng loại và số lượng. Đây là 2 yếu tố quan trọng trong quá trình hoạch định cung ứng. Vì thế mà xí nghiệp có điều kiện quản lý tốt việc nhập xuất NVL. Thực hiện hệ thống định mức NVL, do đó tiết kiệm được chi phí NVL, mang lại hiệu quả kinh tế cao. c. Trong công tác thu mua NVL, phòng cung ứng vật tư của xí nghiệp có trách nhiệm quản lý chặt chẽ ngay từ khâu giá cũ, số lượng, kiểm tra chất lượng, vật liệu trước khi lập phiếu nhập kho. d. Về bảo quản, dự trữ vật liệu, xí nghiệp dự trữ vật tư ở mức hợp lý, đủ đảm bảo cho sản xuất và không gây ra ứ đọng vốn. Bên cạnh đó, kho của xí nghiệp được xây dựng khá tốt, phù hợp với quy mô sản xuất. e. Về cách phân loại NVL, xí nghiệp đã dựa vào vai trò, công dụng vật liệu kết hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình để phân chia NVL chính, NVL phụ, nhiên liệu. Và phân loại như vậy là hoàn toàn hợp lý, đảm bảo thích hợp giữa lý thuyết và thực tế. f. Đặc biệt xí nghiệp đã áp dung phương pháp dự trữ bảo hiểm với quỹ dự trữ bảo hiểm tuyệt đối trong từng giai đoạn, điều này thể hiện mức độ và khả năng sản xuất kinh doanh của xí nghiệp luôn trong tình trạng tốt. 3. Một số tồn tại cần cải tiến và hoàn thiện a. Trong sơ đồ quy trình hoạch định, xí nghiệp lập thêm hồ sơ mức độ tương quan của các yếu tố đầu vào. thực ra hồ sơ này không cần thiết lắm. và thực tế xí nghiệp cho thấy hồ sơ này có thể ghép vào với hồ sơ hoá đơn NVL, hồ sơ NVL dự trữ. * Đầu ra: Việc xí nghiệp không áp dụng việc báo cáo nhu cầu NVL hàng ngày mà thực hiện 2 tuần một lần là chưa hoàn toàn hợp lý. Bởi như thế thì mức độ cập nhật của thông tin trong hoạt động sản xuất chưa đầy đủ. Thực tế cho thấy rằng phòng kế hoạch thường phải phân tích gộp số liệu trong vòng 1 tuần, trong khi đó việc cung cầu NVL diễn ra hàng ngày. Đây chính là lý do giải thích tại sao nhiều lúc NVL của xí nghiệp vượt hay thấp hơn mức kế hoạch trong ngắn hạn. Do đó xí nghiệp cần áp dụng nghiệp vụ quản lý báo cáo NVL hàng ngày. b. Sơ đồ hạch toán NVL đang áp dụng tại xí nghiệp. Chứng từ gốc và bảng phân bổ vật liệu Nhật ký chứng từ số 1 NKCT số 5 Số cái TK 152 Báo cáo tài chính Thẻ và sổ kế toán cho chi tiết vật liệu Thẻ và sổ kế toán cho chi tiết vật liệu (2) Như trên: thực tế trong quá trình hoạt động sơ đồ vẫn chưa hoàn toàn hoàn thiện. ở vị trí số 2 cần thêm báo cáo nhập xuất NVL. Báo cáo này là nhân tố quan trọng trước khi đi đến báo cáo tài chính. Như đã nói ở phần trên: cán bộ phụ trách kế hoạch vật tư sau khi tiến hành phân tích các số liệu báo cáo của bộ phận kế toán, cùng với cán bộ phụ trách tài chính đưa ra quyết định tài chính hợp lý, tiết kiệm chi phí nhất. c. Phân loại NVL Để thuận tiện trong công tác hoạch định nhu cầu NVL xí nghiệp nên xây dựng hệ thống danh điểm vật tư. Theo phương pháp này, mỗi thứ vật liệu màng một số liệu riêng gọi là số danh điểm, mỗi số danh điểm bao gồm nhiều chữ số sắp xếp theo một thứ tự nhất định. để chỉ loại, nhóm và thứ. Muốn vậy thì doanh nghiệp phải phân loại tài khoản. TK 1521 NVL chính TK 1522 NVL phụ TK 152 Nhiên liệu TK 1524 Phụ tùng thay thế TK 1528 NVL khác. Trên cơ sở đó, để quản lý tốt từng thứ, loại vật liệu trong từng nhóm. Toàn bộ các danh điểm vật liệu nêu trên sẽ được thể hiện trên sổ danh điểm vật liệu. Điều này có ý nghĩa rất quan trọng trong quản lý và hạch toán trên máy vi tính như tình hình hiện nay của xí nghiệp. Mẫu số danh điểm vật tư. Ký hiệu Tên nhãn hiệu NVL Đơn vị Đơn giá Ghi chú Nhóm vật liệu Danh điểm vật liệu 1 2 3 4 5 6 1521 Nguyên vật liệu chính 1521 - 01 Phôi 100 x 100 Kg 1521 - 02 Phôi 85 x 85 Kg 1521 - 03 Phôi 60 x 60 Kg 1521 - 04 Phôi 65 x 65 Kg 1522 Nguyên vật liệu phụ 1522 - 01 Trục hàn Kg 1522 - 02 Giấy giáp Kg 1522 - 03 Dây thép buộc Kg 1522 - 04 Dây chì Kg 1522 - 05 Bột sa mốt Kg 1522 - 06 Nước thuỷ tinh Kg 1522 - 07 Thép V6 Kg 1523 1523 - 01 Mỡ YC2 Kg 1523 - 02 Dầu diexen Lít 1523 - 03 Củi khô Kg 1523 - 04 Than cục Kg 1524 Phụ tùng thay thế 1522 - 01 Trục cáp Kg 1522 - 02 Chổi than Cái 1522 - 03 Bu lông Cái 1522 - 04 Máy khoan Cái 1522 - 05 Dây culoa Sợi 1528 NVL khác 1522 - 01 ống sứ Cái 1522 - 02 ống nhựa Cái 1522 - 03 Cút nhựa Cái 1522 - 04 Vòng bi Cái d. Việc áp dụng máy vi tính vào công tác hoạch định nhu cầu NVL Để việc tiến hành hoạch định tốt hơn nữa, xí nghiệp nên chú trọng hơn tới hệ thống máy vi tính sẵn có. Số lượng máy vi tính nhìn chung là khá đầy đủ các chương trình máy tính tương đối cập nhật. Cụ thể xí nghiệp, đặc biệt là phòng kế hoạch cần thiết phòng kế toán tổng hợp trong quá trình hạch toán nhu cầu trên máy. Dùng phần mềm “lioness” phân tích các bước trong quá trình hoạch định. Với việc xây dựng lịch trình sản xuất, xác định kết cấu sảm phẩm, thời gian lắp ráp một cách cụ thể chi tiết. Từ đó xác định nhu cầu đặt hàng. Phòng kế hoạch sau khi đưa ra nhu cầu cụ thể từ việc phân tích có thể dùng chương trình "Metastock" hay “Omni stock” để hoạch định nhu cầu. Tuy là chương trình phân tích đầu tư chứng khoán nhưng nền tảng cơ bản của nó vẫn tập trung vào khả năng cung và cầu của hàng hoá. Cuối cùng có thể dùng “Power point” để thực hiện một trình duyệt phân tích báo cáo trước lãnh đạo. Hiện nay xí nghiệp mới dùng mạng “lanscape” mạng thông tin nội bộ trong xí nghiệp cũng như toàn Công ty. Nếu có thể, xí nghiệp có thể vào mạng toàn cầu bởi những thông tin trên mạng là trực tuyến và rất quan trọng đối với xí nghiệp, đặc biệt là thương hiệu và sảm phẩm. Điều này cũng quan trọng hơn khi ta được chứng kiến hai đợt hội chợ tháng 3 và 4 năm 2003: Hội chợ hàng Việt Nam chất lượng cao và Hội chợ Expo 2003. II. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hoạch định nhu cầu NVL tại xí nghiệp. 1. Phối kết hợp hơn nữa chức năng giữa các phòng ban trong xí nghiệp. Đây chính là một trong những yếu tố rất quan trọng quyết định hoạt động của doanh nghiệp có tốt hay không. Đối với xí nghiệp đã có sự liên hệ khá chặt chẽ giữa các bộ phận, nhưng cụ thể hơn: phòng kế toán tổng hợp phải thường xuyên truyền số liệu, báo cáo tình hình NVL … cho phòng kế hoạch một cách kịp thời, đầy đủ. Phòng tổng hợp và hành chính với chức năng chủ yếu là nắm rõ ràng, cụ thể tình hình hoạt động của xí nghiệp mọi mặt. Cần bố trí, tổ chức nhiều cuộc họp giao ban, mở rộng toàn xí nghiệp, qua đó thấy được ưu nhược điểm trong quá trình hoạt động của xí nghiệp qua từng giai đoạn, thấy được nhu cầu, đời sống của cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp. Phòng kỹ thuật điều độ sản xuất phải thường xuyên theo dõi, giám sát hoạt động của các phân xưởng, thấy được khả năng, ưu nhược điểm hoạt động của hệ thống máy móc. Phù hợp với loại NVL nào? sản xuất bao nhiêu sảm phẩm trong thời gian bao nhiêu thì phù hợp. Từ đó kết hợp với phòng kế hoạch có kế hoạch cụ thể cho việc sản xuất. 2. Chủ động tạo nguồn cung ứng trên cơ sở luôn luôn hoạch định trước một bước nhu cầu NVL. Đây là hoạt động cần thiết, không thể thiếu mà bất kỳ doanh nghiệp sản xuất nào cũng phải chủ động thực hiện, tuy nhiên cách thực hiện và khả năng thực hiện lại khác nhau. Đối với xí nghiệp, nhu cầu sản xuất cung ứng diễn ra hàng ngày. Đòi hỏi đội ngũ cán bộ các phòng ban cần chủ động trong công tác hoạch định. 3. Hoàn thiện công tác kho bãi, nhằm đẩy mạnh khả năng cung ứng. Hiện tại xí nghiệp có 2 kho NVL với khả năng chưa tương đối lớn, tuy nhiên xưởng vật liệu xây dựng cơ khí Quang Trung - Thanh Xuân còn hạn chế về một số yếu tố: điều kiện vận chuyển tới kho, chức hạn chế vật liệu gang thô do điều kiện nhiệt độ … Như vậy cần tập trung hoàn thiện kho này của xí nghiệp, tăng sức chứa điều kiện tốt hơn … mới đáp ứng được yêu cầu sản xuất cung ứng ngày càng nhiều của xí nghiệp. Kết luận Có thể nói rằng nguyên vật liệu là một trong những yếu tố đầu vào không thể thiếu được của bất kỳ doanh nghiệp sản xuất nào. Trong quá trình sản xuất, nó được kết tinh vào sảm phẩm và là một bộ phận cấu thành của giá thành sảm phẩm. Có nhiều phương pháp quản lý và hoạch định nhu cầu NVL, mỗi doanh nghiệp có thể áp dụng các phương pháp phù hợp với điều kiện, tình trạng của doanh nghiệp mình, tuy nhiên bất kỳ doanh nghiệp nào cũng nhận thấy sự cần thiết và tầm quan trọng của việc quản lý NVL từ khâu thu mua, bảo quản, sử dụng, hạch toán cho đến hoạch định tổng hợp chung. Đặc biệt, tổ chức tốt công tác hoạch định không chỉ góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất mà còn có ý nghĩa thiết thực trong quá trình định hướng cho sản xuất. Chuyên đề của em đã trình bày một cách khái quát tình hình hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu tại xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội. Qua đó thấy rằng, trong việc hoạch định nguyên vật liệu tại xí nghiệp có nhiều ưu điểm nhưng cũng còn nhiều tồn tại cần khắc phục. Trên cơ sở đó phân tích thực tế và vận dụng lý luận công tác hoạch định chiến lược nói chung và hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu nói riêng. ở xí nghiệp, đã có nhiều bước sáng tạo, phù hợp với tình hình thực tế của xí nghiệp. Khâu quản lý vật tư được thực hiện một cách nghiêm túc, định mức vật tư được xây dựng chính xác. Để góp phần hoàn thiện công tác hoạch định, em đã mạnh dạn đưa ra một số ý kiến nhỏ. Tuy nhiên, do thời gian thực tập còn hạn chế và trình độ bản thân còn có hạn chế nên không tránh khỏi sai sót khiếm khuyết nhất định. Vì vậy, em mong nhận được sự đóng góp ý kiến, sự giúp đỡ của các thầy cô giáo để cho chuyên đề của em có ý nghĩa thực tiễn hơn. Trong thời gian thực tập tại xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội, em đã nhận được sự hướng dẫn nhiệt tình của tiến sỹ: Phan Huy Đường và sự chỉ bảo tận tình của các cô chú, anh chị tại Phòng kế toán - tổng hợp cũng như các phòng ban khác trong toàn xí nghiệp. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn. Mục tài liệu tham khảo 1. Giáo trình quản trị sản xuất và tác nghiệp TS. Trương Đoàn Thể, Khoa QTKDCN & XD - Bộ môn kinh tế công nghiệp - Đại học KTQD - NXB Thống kê - Hà Nội 2002 2. Giáo trình phân tích hoạt động kinh doanh Khoa kế toán - Kiểm toán - ĐHKTQD - NXB Thống kê - Hà Nội - 2001 3. Thời báo tài chính số 5/99 4. Tạp chí ngân hàng - số 7, tháng 4/1998 5. Báo đầu tư chứng khoán - số 159, ngày 23/12/2002