Hệ thống thông tin quản lý management information systems

hì đó có thể là một tác nhân ngoài (đích-thu nhận thông tin).  Không một tiến trình nào chỉ có thông tin ra mà không có thông tin vào. Nếu một đối tƣợng nào đó mà chỉ có thông tin ra mà không có thông tin vào thì đó có thể là một tác nhân (nguồn-phát sinh thông tin).  Thông tin vào của một tiến trình phải khác với thông tin ra của tiến trình đó.  Tên một tiến trình phải duy nhất và là một mệnh đề chỉ hành động. 218 7. Mô hình hoá các tiến trình của hệ thống Kho dữ liệu:  Tên một kho dữ liệu phải là một mệnh đề danh từ.  Dữ liệu không thể di chuyển trực tiếp từ một kho dữ liệu này đến một kho dữ liệu khác.  Không thể di chuyển trực tiếp dữ liệu từ một tác nhân đến một kho dữ liệu.  Không thể di chuyển trực tiếp dữ liệu từ một kho dữ liệu đến một tác nhân. 219 7. Mô hình hoá các tiến trình của hệ thống Tác nhân:  Tên một tác nhân phải là một mệnh đề danh từ.  Dữ liệu không thể di chuyển trực tiếp từ một tác nhân này đến một tác nhân khác. Luồng dữ liệu:  Tên một luồng dữ liệu phải là một mệnh đề danh từ.  Một luồng dữ liệu chỉ có một hƣớng chỉ hƣớng di chuyển của dữ liệu.  Một luồng dữ liệu không thể quay lui nơi nó vừa đi khỏi.  Một luồng dữ liệu đi vào một kho có nghĩa là kho đƣợc cập nhật dữ liệu.  Một luồng dữ liệu đi ra khỏi một kho có nghĩa là dữ liệu đƣợc đọc từ kho. 220 Căn cứ vào việc phân rã chức năng của một BFD:  Mô tả một DFD theo nhiều mức khác nhau.  Mỗi mức đƣợc thể hiện trong một hoặc nhiều trang.  Mức 0: còn gọi là mức bối cảnh  chỉ gồm một DFD, trong đó chỉ có một chức năng duy nhất (chức năng tổng quát của hệ thống) trao đổi các luồng thông tin với các tác nhân ngoài.  Tên của trang mức 0 là tên của hệ thống.  Mức 1: còn gọi là mức đỉnh  chỉ gồm một DFD 8. Kỹ thuật phân mức 221  Các mức 2,3,4,... mỗi mức gồm nhiều DFD đƣợc thành lập nhƣ sau: Cứ mỗi chức năng ở mức trên, ta thành lập một DFD ở mức dƣới, gọi là biểu diễn DFD ở mức con. Các DFD này đƣợc xây dựng nhƣ sau:  Phân rã chức năng đó thành nhiều chức năng con  Vẽ lại các luồng dữ liệu vào và ra chức năng trên, nhƣng bây giờ phải vào hoặc ra chức năng con thích hợp.  Nghiên cứu các quan hệ về dữ liệu giữa các chức năng con, nhờ đó bổ sung các luồng dữ liệu nội bộ hoặc các kho dữ liệu nội bộ.  Các chức năng đƣợc đánh số theo ký pháp chấm (.) để tiện theo dõi vệt triển khai từ trên xuống. 8. Kỹ thuật phân mức 222 10. Kỹ thuật phân mức 19/04/2010 38 223  Tổng quát, có thể định nghĩa một cách quy nạp biểu đồ luồng dữ liệu các mức nhƣ sau: Biểu đồ luồng dữ liệu mức n là biểu đồ luồng dữ liệu nhận đƣợc từ việc phân rã một tiến trình thuộc biểu đồ luồng dữ liệu mức n-1. Nhƣ vậy biểu đồ luồng dữ liệu ở mỗi mức là tập hợp các DFD ở mức đó. 8. Kỹ thuật phân mức 224 8. Kỹ thuật phân mức 225  Mức 0:  chức năng tổng quát của hệ thống là: “Quản lý tín dụng”.  Tác nhân của hệ thống là “Khách vay”. 8. Kỹ thuật phân mức QUẢN LÝ TÍN DỤNG Khách vay Đơn vay Nợ hoàn trả Trả lời đơn vay DFD ở mức 0 (mức bối cảnh) 226  Mức 1  chức năng ở mức 0 đƣợc phân rã thành 2 chức năng con là “Cho vay” và “Thu nợ”.  Ngoài ba luồng dữ liệu đã có ở mức 0 phải đƣợc bảo toàn, thì ta thấy luồng dữ liệu trao đổi giữa hai chức năng “Cho vay” và “Thu nợ” không trực tiếp mà phải thông qua một kho dữ liệu đó là “Sổ nợ”. Ta có DFD mức đỉnh nhƣ hình dƣới đây. 8. Kỹ thuật phân mức 1.Cho vay Khách vay Đơn vay Nợ hoàn trả Trả lời đơn vay DFD ở mức 1 (mức đỉnh) 2. Thu nợ Sổ nợ 227 . Mức 2: chức năng “Cho vay” ở mức 1 đƣợc phân rã thành 3 chức năng con là “Nhận đơn”, “Duyệt vay” và “Trả lời đơn”; chức năng “Thu nợ” ở mức 1 đƣợc phân rã thành 3 chức năng con là “Xác định kỳ hạn trả”, “Xử lý nợ trả trong hạn” và “Xử lý nợ trả ngoài hạn”. Để bảo toàn các luồng dữ liệu vào/ra và thêm các luồng dữ liệu nội bộ ta thành lập đƣợc hai DFD định nghĩa cho hai chức năng 1 và 2 nhƣ sau: 8. Kỹ thuật phân mức 228  Mức 2 8. Kỹ thuật phân mức 1.1 Nhận đơnKhách vay Đơn vay Đáp ứng vay Từ chối vay DFD ở mức 2 (định nghĩa chức năng 1: Chovay) Sổ nợ 1.3 Trả lời đơn 1.2 Duyệt vay Đơn đã kiểm tra Đơn đã duyệt 19/04/2010 39 229  Mức 2 8. Kỹ thuật phân mức Khách vay 2.1 Xác định kỳ hạn trả 2.2 Xử lý nợ trả trong hạn 2.3 Xử lý nợ trả ngoài hạn Sổ nợ Nợ trả ngoài hạn Nợ trả trong hạn Nợ hoàn trả DFD ở mức 2 (định nghĩa chức năng 2: Thu nợ) 230 CHƢƠNG IV: THIẾT KẾ VÀ CÀI ĐẶT HỆ THỐNG THÔNG TIN CHƯƠNG IV. THIẾT KẾ VÀ CÀI ĐẶT HTTT 231 NỘI DUNG I. THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU CỦA HỆ THỐNG A. Thiết kế logic CSDL B. Thiết kế vật lý CSDL II. THIẾT KẾ CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG III. THIẾT KẾ GIAO DIỆN CỦA HỆ THỐNG IV. THIẾT KẾ BÁO BIỂU V. THIẾT KẾ AN TOÀN HỆ THỐNG 232 1. Thiết kế cơ sở dữ liệu: xác định các đối tƣợng và cấu trúc dữ liệu đƣợc sử dụng trong hệ thống. 2. Thiết kế chức năng: định ra các modun xử lý thể hiện các chức năng xử lý của HTTT 3. Thiết kế giao diện: chi tiết hóa hình thức giao tiếp ngƣời - máy 4. Thiết kế an toàn hệ thống 5. Thiết kế phần cứng: tính toán các yêu cầu kỹ thuật, cơ sở vật chất cho hệ thống 6. Dự kiến nhân sự tại các vị trí công tác của HT Các nội dung thiết kế 233 1. Thiết kế cơ sở dữ liệu của hệ thống A. Thiết kế logic CSDL: độc lập với một hệ quản trị CSDL.  Xác định các quan hệ: Chuyển từ mô hình thực thể liên kết sang mô hình quan hệ.  Chuẩn hoá các quan hệ: chuẩn hoá các quan hệ về dạng chẩn ít nhất là chuẩn 3 (3NF) B. Thiết kế vật lý CSDL: dựa trên một hệ quản trị CSDL cụ thể.  Xây dựng các bảng trong CSDL quan hệ: quyết định cấu trúc  thực tế của các bảng lƣu trữ trong mô hình quan hệ.  Hỗ trợ các cài đặt vật lý trong CSDL: cài đặt chi tiết trong HQTCSDL lựa chọn. 234 A. Thiết kế logic CSDL Xác định các quan hệ: Chuyển từ mô hình thực thể liên kết sang mô hình quan hệ. Mô hình thực thể-Mối quan hệ Mô hình quan hệ Các bảng trong Hệ QTCSDL Tập thực thể Quan hệ Bảng Thể hiện của thực thể Bộ Dòng hay bản ghi Thuộc tính Thuộc tính Cột hay trƣờng 19/04/2010 40 235 A. Thiết kế logic CSDL- Xác định các quan hệ a. Chuyển một tập thực thể thành quan hệ  Quy tắc 1: Mỗi tập thực thể trong mô hình quan niệm dữ liệu đƣợc chuyển thành một quan hệ: có tên là tên của tập thực thể; có thuộc tính và khóa là thuộc tính và khóa của tập thực thể và có thể có thêm thuộc tính là khóa ngoại nếu có. Nhân viên -Mã NV -Họ tên -Ngày sinh -Mã đơn vị Nhân viên (Mã NV , Họ tên, Ngày sinh, Mã đơn vị) Chuyển thành 236  Quy tắc 2 Tập thực thể tham gia vào mối quan hệ hai ngôi có cặp bản số (1,1) ----- (1,n) thì quan hệ sinh ra bởi tập thực thể ở nhánh (1,1) sẽ nhận khóa của tập thực thể ở nhánh (1,n) làm khóa ngoại. Nhân viên (Mã NV , Họ Tên, Ngày sinh, Mã đơn vị) Đơn vị (Mã đơn vị, Tên đơn vị) Đơn vị -Mã đơn vị -Tên đơn vị (1,1) (1,n)Thuộc Chuyển thành Nhân viên -Mã NV -Họ tên - Ngày sinh A. Thiết kế logic CSDL- Xác định các quan hệ 237  Chú ý, thuộc tính khóa trong quan hệ, đƣợc gạch dƣới liền nét, thuộc tính khóa ngoại đƣợc gạch dƣới không liền nét.  Mô tả dƣới dạng bảng: 1 n A. Thiết kế logic CSDL- Xác định các quan hệ 238 Quy tắc 3: Chuyển tập thực thể trong mối quan hệ ISA Tập thực thể con trong mối quan hệ ISA của mô hình quan niệm dữ liệu đƣợc chuyển thành một quan hệ, với tên là tên của tập thực thể con, có các thuộc tính là thuộc tính của tập thực thể con và nhận khóa của tập thực thể cha làm khóa. Trƣờng hợp xảy ra quan hệ ISA trong một quan hệ ISA thì lƣợc đồ quan hệ sinh ra từ tập thực thể "cháu" nhận thuộc tính khóa của tập thực thể "Ông" làm thuộc tính khóa. A. Thiết kế logic CSDL- Xác định các quan hệ 239 Đảng viên -Ngày VĐ -Ngày CT Nhân viên -Mã NV -Họ NV -Tên NV -Ngày sinh Bộ đội -Ngày NN -Ngày XN isa Quy tắc 3: Chuyển tập thực thể trong mối quan hệ ISA Đảng viên (Mã NV,Ngày VĐ, Ngày CT) Bộ đội (Mã NV,Ngày NN, Ngày XN) Nhân viên (Mã NV,Họ NV, Tên NV, Ngày sinh) isa 1 1 nn Chuyển thành A. Thiết kế logic CSDL- Xác định các quan hệ 240 b. Chuyển một mối quan hệ thành quan hệ  Qui tắc 4: i. Mối quan hệ hai ngôi không có thuộc tính riêng, có cặp bản số (1,1) ---- (1,n) thì không chuyển thành một quan hệ. Huyện -Mã huyện -Tên huyện Tỉnh -Mã tỉnh -Tên tỉnh H-T (1,n)(1,1) Huyện (Mã huyện, Tên huyện, Mã tỉnh) Tỉnh (Mã tỉnh,Tên tỉnh) Chuyển thành A. Thiết kế logic CSDL- Xác định các quan hệ 19/04/2010 41 241 b. Chuyển một mối quan hệ thành quan hệ  Qui tắc 4: ii. Mối quan hệ hai ngôi có thuộc tính riêng, có cặp bản số (1,1) ---- (1,n) thì chuyển thành một quan hệ, có tên là tên của mối quan hệ, có thuộc tính là thuộc tính của mối quan hệ và có khoá là khoá của các tập thực thể tham gia vào mối quan hệ. Cán bộ (Mã CB, Tên CB, HSL) Đơn vị (Mã ĐV, Tên ĐV) Thuộc (Mã CB, Mã ĐV, Năm) Đơn vị -Mã ĐV -Tên ĐV Cán bộ -Mã CB -Tên CB -HSL Thuộc - Năm (1,n)(1,1) chuyển thành A. Thiết kế logic CSDL- Xác định các quan hệ 242 b. Chuyển một mối quan hệ thành quan hệ  Qui tắc 4: Mô tả dƣới dạng bảng A. Thiết kế logic CSDL- Xác định các quan hệ 243 Qui tắc 5 Chuyển đổi mối quan hệ hai ngôi 1-1  Đối với mối quan hệ hai ngôi có cặp bản số (1,1)---- (1,1), ta xác định các quan hệ S và S’ tƣơng ứng với các tập thực thể E và E’ tham gia vào mối quan hệ R. Khi đó, tuỳ thuộc vào sự tham gia của E và E’ đối với mối quan hệ R là toàn bộ hay cục bộ (chỉ số cực tiểu của bản số tại cung nối tƣơng ứng trong sơ đồ ER là 1 hay 0) mà ta có các chọn lựa cách thực hiện khác nhau cho việc chuyển đổi. Xét cách chuyển đổi mối quan hệ 1-1 nhƣ sau: A. Thiết kế logic CSDL- Xác định các quan hệ 244 Qui tắc 5 Chuyển đổi mối quan hệ hai ngôi 1-1  Ta gộp các quan hệ tƣơng ứng S và S‟ thành một quan hệ T bao gồm đầy đủ các thuộc tính của S và S‟ và tất cả các thuộc tính đơn trị của mối quan hệ R. Chọn khoá chính của T là khoá chính của S hoặc S‟. A. Thiết kế logic CSDL- Xác định các quan hệ 245 Qui tắc 6: Mối quan hệ hai ngôi có cặp bản số (1,n) ---- (1,n) hay mối quan hệ nhiều hơn hai ngôi (không phân biệt bản số) đƣợc chuyển thành một quan hệ: có tên là tên của mối quan hệ; có khóa là khóa của tất cả các tập thực thể tham gia vào mối quan hệ - có thể có khóa riêng của mối quan hệ - có thuộc tính là các thuộc tính riêng của nó (nếu có). A. Thiết kế logic CSDL- Xác định các quan hệ 246 A. Thiết kế logic CSDL- Xác định các quan hệ 19/04/2010 42 247Mô tả dƣới dạng bảng ---------- A. Thiết kế logic CSDL- Xác định các quan hệ 248 A. Thiết kế logic CSDL- Xác định các quan hệ 249 A. Thiết kế logic CSDL Chuẩn hoá các quan hệ: (Chuẩn hoá các quan hệ về dạng chuẩn 3-3NF)  1NF  2NF  3NF  BCNF  4NF 250 Mục đích của chuẩn hóa Chuẩn hóa dữ liệu là một quá trình chuyển một cấu trúc dữ liệu phức hợp thành các cấu trúc dữ liệu đơn giản, rõ ràng và nhằm các mục đích sau: Tối ƣu hóa lƣu trữ Tránh dƣ thừa dữ liệu Thông tin nhất quán Đảm bảo các phụ thuộc dữ liệu theo đúng mô hình mà vẫn không làm tổn thất thông tin. A. Thiết kế logic CSDL- Chuẩn hoá các quan hệ 251 Định nghĩa các dạng chuẩn •Dạng chuẩn 1 (1NF) Một lƣợc đồ quan hệ đƣợc gọi là ở dạng chuẩn 1 nếu mọi thuộc tính của nó là thuộc tính đơn (các thuộc tính không có nhu cầu phân rã trong các xử lý). Ví dụ: lƣợc đồ quan hệ dƣới đây không phải ở 1NF SINHVIEN(MSSV, HTEN, QQUAN, TĐNN) •Dạng chuẩn 2 (2NF) Một lƣợc đồ quan hệ đƣợc gọi là ở dạng chuẩn 2 nếu nó là dạng chuẩn 1 và mọi thuộc tính không khoá phải phụ thuộc hàm đầy đủ vào khoá chính. Ví dụ: lƣợc đồ quan hệ R(ABCD) với tập phụ thuộc hàm F={AB  C, B  D, C  D} không phải ở 2NF vì D không phụ thuộc hàm đầy đủ vào khóa A. Thiết kế logic CSDL- Chuẩn hoá các quan hệ 252 •Dạng chuẩn 3 (3NF) Phụ thuộc hàm bắc cầu: cho lƣợc đồ quan hệ R và tập phụ thuộc hàm F xác định trên R; X, Y R, AR. Nếu ta có: X  Y , Y X, Y A và AXY thì ta nói A phụ thuộc hàm bắc cầu vào X. A đƣợc gọi là thuộc tính phụ thuộc bắc cầu, Y là các thuộc tính cầu. Định nghĩa 1: Lƣợc đồ quan hệ R với tập phụ thuộc hàm F xác định trên R đƣợc gọi là ở 3NF nếu nó là 2NF và không tồn tại thuộc tính không khoá phụ thuộc hàm bắc cầu vào khoá. Định nghĩa 2: Lƣợc đồ quan hệ R với tập phụ thuộc hàm F xác định trên R đƣợc gọi là ở 3NF nếu mọi phụ thuộc hàm XA đúng trong R, AX thì X phải là siêu khóa hoặc A là thuộc tính khóa. A. Thiết kế logic CSDL- Chuẩn hoá các quan hệ 19/04/2010 43 253 a. Trƣờng hợp LĐQH chƣa là 1NF: Khi một LĐQH chƣa là 1NF thì nó có chứa thuộc tính lặp hoặc thuộc tính phức hợp. Nếu lƣợc đồ có thuộc tính lặp thì ta tách thành hai lƣợc đồ con: LĐ quan hệ 1: gồm các thuộc tính lặp và khoá chính xác định chúng. LĐ quan hệ 2: gồm các thuộc tính còn lại (đơn) và khoá chính. A. Thiết kế logic CSDL- Chuẩn hoá các quan hệ Ví dụ 254 0NF SỐPHIẾUXUẤT NGÀY NGƢỜI MUA ĐẠILÝ SỐCMND ĐỊACHỈ MỤCĐÍCH TÊNHÀNG (lặp) MÃHÀNG (lặp) ĐƠNVỊ (lặp) ĐƠNGIÁ (lặp) SỐLƢỢNG (lặp) 1NF SỐPHIẾUXUẤT NGÀY NGƢỜI MUA ĐẠILÝ SỐCMND ĐỊACHỈ MỤCĐÍCH 1NF SỐPHIẾUXUẤT TÊNHÀNG MÃHÀNG ĐƠNVỊ ĐƠNGIÁ SỐLƢỢNG A. Thiết kế logic CSDL- Chuẩn hoá các quan hệ 255 a. Trƣờng hợp LĐQH chƣa là 2NF: Khi một LĐQH là 1NF nhƣng không là 2NF thì trong quan hệ sẽ tồn tại thuộc tính không khoá phụ thuộc vào một bộ phận của khoá chính. Khi đó ta tách thành hai lƣợc đồ quan hệ con: LĐ quan hệ 1: gồm các thuộc tính phụ thuộc không đầy đủ vào khoá chính và phần khoá bị phụ thuộc. LĐ quan hệ 2: gồm các thuộc tính còn lại và khoá chính Ví dụ A. Thiết kế logic CSDL- Chuẩn hoá các quan hệ 256 1NF SỐPHIẾUXUẤT NGÀY NGƢỜI MUA ĐẠILÝ SỐCMND ĐỊACHỈ MỤCĐÍCH 1NF SỐPHIẾUXUẤT TÊNHÀNG MẪHÀNG ĐƠNVỊ ĐƠNGIÁ SỐLƢỢNG 2NF SỐPHIẾUXUẤT NGÀY NGƢỜI MUA ĐẠILÝ SỐCMND ĐỊACHỈ MỤCĐÍCH 2NF SỐPHIẾUXUẤT MẪHÀNG SỐLƢỢNG 2NF MẪHÀNG TÊNHÀNG ĐƠNVỊ ĐƠNGIÁ A. Thiết kế logic CSDL- Chuẩn hoá các quan hệ 257 a. Trƣờng hợp LĐQH chƣa là 3NF: Khi một quan hệ là 2NF nhƣng không là 3NF thì sẽ tồn tại phụ thuộc hàm bắc cầu trong quan hệ. Khi đó ta tách thành hai lƣợc đồ quan hệ con: LĐ quan hệ 1: gồm các thuộc tính phụ thuộc bắc cầu và thuộc tính cầu. LĐ quan hệ 2: gồm các thuộc tính còn lại và thuộc tính cầu. Ví dụ A. Thiết kế logic CSDL- Chuẩn hoá các quan hệ 258 2NF SỐPHIẾUXUẤT NGÀY NGƢỜI MUA ĐẠILÝ SỐCMND ĐỊACHỈ MỤCĐÍCH 2NF SỐPHIẾUXUẤT MẪHÀNG SỐLƢỢNG 2NF MẪHÀNG TÊNHÀNG ĐƠNVỊ ĐƠNGIÁ 3NF SỐPHIẾUXUẤT NGÀY SỐCMND MỤCĐÍCH 3NF NGƢỜI MUA ĐẠILÝ SỐCMND ĐỊACHỈ 3NF SỐPHIẾUXUẤT MẪHÀNG SỐLƢỢNG 3NF MẪHÀNG TÊNHÀNG ĐƠNVỊ ĐƠNGIÁ 19/04/2010 44 259 Quan hệ với các thuộc tính lặp Chuẩn hoá thành 2NF Chuẩn hoá thành 3NF Chuẩn hoá thành 1NF Tách các thuộc tính lặp Tách các phụ thuộc hàm bộ phận Tách các phụ thuộc hàm bắc cầu Sơ đồ chuẩn hoá Quá trình chuẩn hoá có thể mô tả bằng sơ đồ dưới đây. 260 B. Thiết kế vật lý cơ sở dữ liệu  Quá trình thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý là quá trình ánh xạ cấu trúc dữ liệu logic đƣợc xây dựng ở mô hình tổ chức dữ liệu vào mô hình bên trong hệ thống.  Đa số các hệ thống thông tin hiện nay đều sử dụng một hệ quản trị cơ sở dữ liệu nào đó để tạo ra cơ sở dữ liệu cho hệ thống.  Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý bao gồm các bƣớc sau:  Thiết kế cơ sở dữ liệu: mô tả các file dữ liệu, file chỉ mục,... sẽ đƣợc truy cập trong bộ nhớ máy tính nhƣ thế nào.  Thiết kế hệ thống và cấu trúc chƣơng trình: mô tả các chƣơng trình và các mô đun chƣơng trình khác nhau tƣơng ứng với sơ đồ luồng dữ liệu và những yêu cầu đặt ra trong các bƣớc phân tích trƣớc.  Thiết kế chiến lƣợc xử lý phân tán: mô tả hệ thống xử lý dữ liệu nhƣ thế nào và các xử lý cho ngƣời sử dụng trên mạng máy tính. 261 B. Thiết kế vật lý cơ sở dữ liệu 1. Thiết kế các trƣờng  Các yêu cầu về việc thiết kế các trƣờng  Tiết kiệm không gian nhớ  Biểu diễn đƣợc mọi giá trị có thể  Cài đặt các ràng buộc toàn vẹn của dữ liệu  Đặt giá trị mặc định (Default) để giảm thiểu thời gian nhập dữ liệu  Chọn kiểu dữ liệu và độ rộng của trƣờng  Khai báo độ rộng vừa đủ  Chọn đúng kiểu dữ liệu  Không làm phức tạp cấu trúc dữ liệu của hệ thống. 262 B. Thiết kế vật lý cơ sở dữ liệu 2. Thiết kế các file  File dữ liệu (data file): file chứa các dữ liệu nghiệp vụ liên quan đến mô hình logic dữ liệu và mô hình vật lý dữ liệu. Ví dụ, file chứa các thông tin về khách hàng, file chứa các thông tin về sách trong thƣ viện,...  File tham chiếu từ bảng (lookup table file): file chứa các dữ liệu đƣợc lấy từ các bảng dữ liệu. Những file này thƣờng sử dụng trong các trƣờng hợp lấy dữ liệu nhanh để kết xuất thông tin. 263 B. Thiết kế vật lý cơ sở dữ liệu  File giao dịch ( transaction file): là file dữ liệu tạm thời phục vụ cho các hoạt động hằng ngày của tổ chức. File này thƣờng đƣợc thiết kế để phục vụ việc xử lý nhanh các tình huống có thể xảy ra.  File làm việc (work file): file tạm thời để lƣu kết quả trung gian, file này tự động xoá đi khi không cần thiết.  File bảo vệ (protection file): file đƣợc thiết kế để lƣu trữ các file khác nhau có nguy cơ bị sai hỏng trong quá trình làm việc.  File lịch sử (history file): file chứa những dữ liệu cũ hiện không sử dụng, nhƣng có thể sử dụng để làm một việc gì đó khi cần thiết. 264 B. Thiết kế vật lý cơ sở dữ liệu Các vấn đề cần chú ý khi thiết kế vật lý CSDL  Với mỗi bảng cần chỉ rõ: - Khoá chính (có thể gồm một hay nhiều thuộc tính). - Mô tả của tất cả các cột (trƣờng). - Với mỗi cột (trƣờng) cần phải có:  Một tên duy nhất (trong bảng lƣu giữ nó).  Một mô tả ngắn gọn.  Một kiểu dữ liệu (ví dụ: integer, char, date, logical,… phụ thuộc vào HQTCSDL cụ thể cài đặt CSDL)  Một kích thƣớc (mặc định hay chỉ rõ tuỳ kiểu dữ liệu)  Chú ý: tên của bảng, cột không nên quá dài, cần đủ nghĩa và thƣờng không có dấu hoặc chứa ký tự đặc biệt. 19/04/2010 45 265 B. Thiết kế vật lý cơ sở dữ liệu Các vấn đề cần chú ý khi thiết kế vật lý CSDL (tt)  Các cột (trƣờng) tuỳ chọn và các cột (trƣờng) bắt buộc: Nếu cột là bắt buộc thì ngƣời sử dụng cần phải cung cấp một giá trị cho cột này trong mỗi dòng (bản ghi) thêm vào bảng khi cập nhật CSDL.  Cột sẽ cần phải đƣợc chỉ rõ là NOT NULL Nếu cột là tuỳ chọn thì nó có thể nhận giá trị null.  Chú ý: có thể lƣu trữ một giá trị 0 cho một cột tuỳ chọn khi nó không có giá trị những cách này không phải là cách hay. 266 B. Thiết kế vật lý cơ sở dữ liệu Các vấn đề cần chú ý khi thiết kế vật lý CSDL (tt) Về khoá chính và các khoá ngoài Hầu hết các HQTCSDL hiện đại cho phép chỉ rõ khoá chính, khoá ngoài khi định nghĩa các bảng. Nếu các HQTCSDL không cho phép định nghĩa tự động thì cần phải chỉ rõ. Khoá chính cần phải duy nhất và not null. Khoá ngoài cần phải liên quan tới một thể hiện của khoá chính đa có hoặc là nhận giá trị null. 267 B. Thiết kế vật lý cơ sở dữ liệu Các vấn đề cần chú ý khi thiết kế vật lý CSDL (tt) Giá trị hợp lệ và giá trị mặc định  Ví dụ: Một mã KH đƣợc định nghĩa nằm trong khoảng từ 1 đến 1000 (giá trị hợp lệ). Giá trị mặc định cho số lƣợng bán là 1 (giá trị mặc định).  Thuận lợi của việc chỉ rõ giá trị hợp lệ là nó sẽ đƣợc gắn vào trong tất cả các chƣơng trình khi lập trình. Đảm bảo sự thống nhất trong việc kiểm tra tính đúng đắn của dữ liệu.  Giá trị mặc định có thể đƣợc sử dụng để giảm bớt việc gõ máy cho ngƣời sử dụng. Nó giúp cho việc nhập dữ liệu nhanh hơn và giảm bớt lỗi. 268 B. Thiết kế vật lý cơ sở dữ liệu Một ví dụ về thiết kế file dữ liệu  Trong hệ thống thông tin “Quản lý kho hàng ” chúng ta đã có mô hình tổ chức dữ liệu của hệ thống là các quan hệ sau: 269 B. Thiết kế vật lý cơ sở dữ liệu Một ví dụ về thiết kế file dữ liệu 270 B. Thiết kế vật lý cơ sở dữ liệu 19/04/2010 46 271 B. Thiết kế vật lý cơ sở dữ liệu 272 II. Thiết kế chức năng của hệ thống Mục đích:  Trả lời cho câu hỏi cuối cùng là: các công việc hoạt động nhƣ thế nào?  Từ mô hình tổ chức xử lý đã có, ngƣời phân tích sẽ tiến hành xem xét, biến các chức năng, công việc thành các đơn vị chƣơng trình.  Ứng với mỗi đơn vị chƣơng trình này ngƣời phân tích phải viết một đặc tả chi tiết để chuẩn bị cho việc lập trình. 273 A. Mô đun xử lý  Mô đun xử lý là thể hiện các công việc có liên quan với nhau và đƣợc thực hiện liền mạch nhằm thực hiện một chức năng nào đó.  Thông thƣờng một mô đun xử lý thể hiện một công việc có bản chất là cập nhật hoặc tra cứu dữ liệu và thao tác trên một nhóm dữ liệu nhỏ.  Ví dụ, Chức năng làm phiếu xuất kho sẽ bao gồm các mô đun sau:  Tra cứu danh sách các đại lý để kiểm tra khách hàng  Kiểm tra hàng tồn kho  Lấy yêu cầu để lập phiếu xuất và cập nhật tồn kho II. Thiết kế chức năng của hệ thống 274 B. Phân rã mô đun Mục đích:  Để dễ dàng trong việc mã hoá, cài đặt chƣơng trình và sửa chữa  Phân rã mô đun nhỏ đến một mức nào đó có thể xuất hiện các mô đun chung, điều này sẽ giảm nhẹ công sức lập trình sau này  Phân rã mô đun cũng gợi ra giao diện chọn chức năng theo kiểu thực đơn trong chƣơng trình tổng thể II. Thiết kế chức năng của hệ thống 275 C. Sơ đồ phân rã chức năng  Một mô đun có thể phân rã thành nhiều mô đun con. Mô đun con không thể phân rã thêm đƣợc nữa đƣợc gọi là mô đun sơ cấp.  Việc phân rã này phải bảo đảm mối liên hệ giữa mô đun lớn với các mô đun con...  Dùng sơ đồ phân rã chức năng để mô tả việc phân rã: II. Thiết kế chức năng của hệ thống 276 D. Các yếu tố để phân rã mô đun  Phân rã mô đun theo điểm công tác:  Phân rã mô đun theo hƣớng chức năng: các chức năng có cùng chung một công việc đƣợc tổ chức riêng.  Phân rã mô đun theo thời gian: Ví dụ, việc in báo cáo kết quả học tập của sinh viên đƣợc thực hiện vào cuối năm học với hàng loạt các báo cáo khác nhƣ báo cáo khối lƣợng công tác của giáo viên,... II. Thiết kế chức năng của hệ thống 19/04/2010 47 277 E. Sơ đồ tổng thể phân rã chức năng  Dựa trên kết quả phân rã mô đun, ngƣời phân tích phải lên một sơ đồ tổng thể các chức năng để hƣớng đến cấu trúc hoá chƣơng trình.  Hiện nay có một vài quan điểm về việc gộp các mô đun thành từng nhóm chức năng trong chƣơng trình.  Gộp các mô đun theo hƣớng đối tƣợng: nhóm các chức năng theo dữ liệu hoặc theo tập thực thể  Gộp các mô đun theo hƣớng chức năng: Gộp theo sự kiện là gộp theo hoạt động của hệ thống  Gộp các mô đun theo sự tiện lợi: gộp các mô đun theo tiêu chuẩn tiện dụng hoặc theo ngƣời sử dụng cụ thể hoặc theo mạch công việc II. Thiết kế chức năng của hệ thống 278 Gộp các mô đun theo hƣớng đối tƣợng: ĐÀO TẠO SINH VIÊN CẬP NHẬT LÝ LỊCH SINH VIÊN GIÁO VIÊN CẬP NHẬT LÝ LỊCH GIÁO VIÊN CẬP NHẬT ĐIỂM THI THÔNG KÊ KẾT QUẢ HỌC TẬP GHI NHẬN KHỐI LƢỢNG GDẠY THÔNG KÊ GIẢNG DẠY MÔN HỌC CẬP NHẬP MÔN HỌC LẬP CHƢƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO PHÂN CÔNG GIẢNG DẠY II. Thiết kế chức năng của hệ thống 279 Gộp các mô đun theo chức năng: QUẢN LÝ KHO NHẬP HÀNG CẬP NHẬT SỐ LIỆU, CẬP NHẬT PHIẾU NHẬP, CẬP NHẬT TỒN KHO IN PHIẾU NHẬP XUẤT HÀNG CẬP NHẬT SỐ LIỆU, CẬP NHẬT PHIẾU XUẤT, CẬP NHẬT TỒN KHO IN PHIẾU XUẤT BÁO CÁO BÁO CÁO TỒN KHO CÂN ĐỐI KHO II. Thiết kế chức năng của hệ thống 280 Gộp các mô đun theo mạch công việc II. Thiết kế chức năng của hệ thống 281 F. Mô tả các mô đun  Chỉ thực hiện sau khi phân rã các mô đun  Ngƣời phân tích chuyển giao các kết quả phân tích thiết kế cho ngƣời lập trình để chuẩn bị cài đặt.  Mỗi mô đun này phải đƣợc mô tả một cách chi tiết thông qua các biểu đồ đƣợc gọi là IPO Chart (Input- Processing - Output Chart) II. Thiết kế chức năng của hệ thống 282 Mô tả các mô đun II. Thiết kế chức năng của hệ thống 19/04/2010 48 283 Mục đích Thiết kế môi trƣờng giao tiếp giữa ngƣời sử dụng và máy thoả mãn điều kiện:  Dễ sử dụng: Giao diện dễ sử dụng ngay cả với những ngƣời không có kinh nghiệm  Dễ học: Các chức năng gần gũi với tƣ duy của ngƣời sử dụng để họ có thể nắm bắt dễ dàng nhanh chóng.  Tốc độ thao tác: Giao diện không đoi hỏi các thao tác phức tạp hay dài dòng, hỗ trợ các phím tắt, phím nóng.  Dễ phát triển: Giao diện đƣợc xây dựng dễ dàng, sẵn sàng đáp ứng các yêu cầu thay đổi của ngƣời sử dụng. III. Thiết kế giao diện của hệ thống 284 Các loại giao diện  Hộp hội thoại: Là các giao diện phục vụ cho việc kiểm soát hệ thống, trao đổithông tin giữa ngƣời sử dụng và hệ thống, kiểm tra quyền truy nhập (Tên, mật khẩu), các hƣớng dẫn sử dụng hệ thống, các thông báo lỗi sử dụng hay lỗi hệ thống nếu có...  Màn hình nhập dữ liệu: là các khung nhập liệu cho phép ngƣời sử dụng tiến hành nhập dữ liệu cho hệ thống hay cung cấp thông tin cho việc tìm kiếm dữ liệu, đƣa ra các báo cáo theo yêu cầu.  Màn hình báo cáo: là các biểu mẫu hiển thị các thông tin đƣợc thu thập và tổng hợp theo yêu cầu của ngƣời sử dụng. III. Thiết kế giao diện của hệ thống 285 Các nguyên tắc chung khi thiết kế giao diện  Luôn cung cấp thông tin phản hồi về công việc đang tiến hành cho ngƣời sử dụng.  Thông tin trạng thái: cung cấp cho ngƣời sử dụng thông tin về phần hệ thống đang đƣợc sử dụng.  Công việc tối thiểu: Hạn chế tối đa sự cố gắng không cần thiết của ngƣời sử dụng.  Trợ giúp: Sẵn sàng cung cấp các trợ giúp khi ngƣời sử dụng cần.  Dễ dàng thoát ra: Cho phép ngƣời sử dụng thoát ra khỏi hộp thoại dễ dàng bằng các thao tác quen thuộc.  Làm lại: Cho phép huỷ bỏ các thao tác đa tiến hành, tăng khả năng thứ lỗi của chƣơng trình. III. Thiết kế giao diện của hệ thống 286  Hình thức tài liệu xuất: Đĩa, màn hình, giấy in,..  Dạng tài liệu xuất  Có cấu trúc: Bảng biểu, phiếu  Không định dạng: Trả lời theo nhu cầu  Yêu cầu đối với tài liệu xuất  Đầy đủ, chính xác  Dễ hiểu, dễ đọc  Kích thƣớc tài liệu phải phù hợp, các mục phải bố trí hợp lý. IV. Thiết kế báo biểu 287  Các hình thức xuất tài liệu  Khung in sẵn  Không có khung in sẵn  Cách trình bày một tài liệu: gồm 3 phần  Phần đầu: Các tiêu đề  Phần thân: Chứa nội dung cơ bản thƣờng đƣợc gom thành nhóm và có mối liên hệ logic với nhau  Phần cuối: ngày tháng, các chữ ký nếu có  Có hai loại đƣa ra  Đơn chiếc  Tập thể IV. Thiết kế báo biểu 288 Thiết kế kiểm soát: Mục đích: nhằm hạn chế các lỗi sau  Lỗi từ các thông tin thu thập  Lỗi do các sự cố kỹ thuật gây ra  Sự thâm nhập trái phép của ngƣời trong và ngoài hệ thống.  Rủi ro về môi trƣờng nhƣ: cháy, bão lụt,...  Đề xuất các biện pháp nhằm đảm bảo:  Tính chính xác  Tính an toàn  Tính riêng tƣ IV. Thiết kế an toàn hệ thống 19/04/2010 49 289 Kiểm soát các xâm phạm từ phía con ngƣời a. Xác định những điểm hở của hệ thống  Điểm hở của hệ thống là điểm mà tại đó thông tin của hệ thống có khả năng bị truy cập trái phép, bị sửa chữa, lấy cắp thậm chí phá huỷ thông tin, có thể gây thiệt hại lớn cho cơ quan chủ quản hệ thống.  Trong một hệ thống các điểm hở có thể là:  Luồng dữ liệu đi và đến tác nhân ngoài của hệ thống  Luồng dữ liệu cắt ngang giữa phần thực hiện bằng máy tính và phần thực hiện thủ công.  Các kho dữ liệu hoặc các tệp.  Các đƣờng truyền trên mạng (đối với hệ phân tán), ... IV. Thiết kế an toàn hệ thống 290 Kiểm soát các xâm phạm từ phía con ngƣời b. Các biện pháp phòng ngừa, khắc phục  Bảo mật vật lý: khoá, chuông báo động  Nhận dạng nhân sự  Mật khẩu  Tạo mật mã: mã hoá dữ liệu sang dạng mã không hiểu đƣợc. Ngƣời hiểu đƣợc phải có quy tắc giải mã thích hợp.  Bảo mật bằng gọi lại: sự truy nhập thực hiện một cách gián tiếp, qua một trạm kiểm soát, tƣơng tự nhƣ gọi điện thoại qua tổng đài. IV. Thiết kế an toàn hệ thống 291 Kiểm soát các xâm phạm từ phía con ngƣời b. Các biện pháp phòng ngừa, khắc phục  Phân biệt riêng tƣ  Gán cho mỗi loại ngƣời dùng một số quyền truy nhập nhất định.  Cho phép một số ngƣời dùng đƣợc phép uỷ quyền tức giao quyền truy nhập cho ngƣời khác. IV. Thiết kế an toàn hệ thống 292 CHƢƠNG 5: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ NHÂN LỰC 293 CHƢƠNG 5. HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ NHÂN LỰC NỘI DUNG I. HTTT NHÂN LỰC TÁC NGHIỆP II. HTTT NHÂN LỰC SÁCH LƢỢC III. HTTT NHÂN LỰC CHIẾN LƢỢC IV. PHẦN MỀM MÁY TÍNH DÀNH CHO QUẢN TRỊ NHÂN LỰC Mức Quản lý Các HTTT KD&SX Tác nghiệp Hệ thống thông tin quản lý lương Hệ thống thông tin quản lý vị trí làm vịêc Hệ thống tin quản lý người lao động Hệ thống thông tin đánh giá tình hình thực hiện công việc và con người. Hệ thống thông tin báo cáo lên cấp trên Hệ thống thông tin tuyển chọn nhân viên và sắp sếp công việc. Sách lƣợc HTTT phân tích & thiết kế công vệc HTTT tuyển chọn nhân viên HTTT Qlý lương thưởng & bảo hiểm trợ cấp HTTT đào tạo & phát triển nguồn nhân lực Chiến lƣơc Kế hoạch hóa nguồn nhân lực CHƢƠNG 5. HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ NHÂN LỰC 294 19/04/2010 50 5.1 HTTT NHÂN LỰC TÁC NGHIỆP: Quản Lý Lương Công việc chấm công hàng ngày đƣợc nhân viên thống kê của phòng nhân sự trực tiếp thực hiện và ghi vào sổ chấm công. Sau đó tổng hợp lại vào cuối tháng để làm cơ sở tính lƣơng cuối tháng, xong sẽ chuyển giao cho phòng kế toán. Bảng chấm công bao gồm: Họ tên nhân viên, số ngày làm việc, số giờ làm thêm, số ngày nghỉ có phép, số ngày nghỉ không phép. Sau khi nhận đƣợc bảng chấm công, nhân viên tiền lƣơng của phòng kế toán sẽ thực hiện việc kiểm tra đối chiếu xem số lƣợng báo cáo có đúng không. Nếu không đúng thì gửi trả phòng hành chính tiến hành điều chỉnh lại. Nếu đúng thì sử dụng chƣơng trình tiến hành cập nhật thông tin chấm công để tính luơng. 295 5.1 HTTT NHÂN LỰC TÁC NGHIỆP: Quản Lý Vị Trí Làm Việc Mục tiêu của hệ thống này là xác định từng vị trí lao động trong tổ chức , phạm trù nghề nghiệp của vị trí đó và nhân sự đang đảm đƣơng vị trí đó. Định kỳ, hệ thống thông tin vị trí việc làm sẽ tiến hành phân tích công việc theo yêu cầu của các phòng ban (nếu có) , sau đó lấy thông tin những nhân viên trong công ty phù hợp yêu cầu để tiến hành lập danh mục các vị trí lao động theo ngành nghề , và danh mục vị trí việc làm còn thiếu nhân lực . Những danh mục liệt kê các vị trí còn khuyết theo ngành nghề sẽ rất có ích cho bộ phận nhân sự trong việc ra quyết định tuyển dụng 296 5.1 HTTT NHÂN LỰC TÁC NGHIỆP: Quản Lý Người Lao Động  Nhân viên khi vào làm việc tại công ty đều phải nộp hồ sơ xin việc ban đầu, bao gồm: Đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, giấy khám sức khỏe, bằng cấp chuyên môn…Khi đƣợc tuyển dụng thì phải thử việc 1 tháng, sau đó ký hợp đồng dài hạn hoặc ngắn hạn tùy theo yêu cầu của công ty. Tháng thử việc đầu tiên đƣợc hƣởng 70% lƣơng, nếu hồ sơ nào đƣợc chấp nhận thì ký hợp đồng và xếp bậc lƣơng, nếu không thì trả lại hồ sơ. Trƣởng phòng nhân sự và ban giám đốc là những ngƣời chịu trách nhiệm điều chỉnh bậc lƣơng, kéo dài thời hạn hợp đồng hay chấm dứt hợp đồng của nhân viên trong công ty  Thông tin nhân viên trong công ty cần cập nhật vào máy tính để quản lý gồm: Mã nhân viên, mã phòng ban, họ tên nhân viên, giớI tính, ngày sinh, nơi sinh, địa chỉ thƣờng trú, địa chỉ hiện tạI, số CMND, quê quán, dân tộc, tôn giáo, trình độ học vấn, ngày vào làm, mức lƣơng cơ bản, bậc lƣơng. 297 5.1 HTTT NHÂN LỰC TÁC NGHIỆP: Đánh giá tình hình thực hiện công việc và con ngƣời Hàng tháng các phòng ban tiến hành đánh giá tình hình thực hiện công việc nhân viên thuộc phòng của mình, sau đó gửi các mẩu đánh giá đến phòng nhân sự. Phòng nhân sự sẽ kiểm tra đối chiếu, xin chỉ đạo của giám đốc để quyết định khen thƣởng kỷ luật.Thông tin đánh giá còn đƣợc sử dụng làm căn cứ cho hàng loạt các quyết định nhƣ: đề bạt, thuyên chuyển, buộc thôi việc ngƣời lao động 298 5.1 HTTT NHÂN LỰC TÁC NGHIỆP: báo cáo lên cấp trên Hàng tháng, dữ liệu của các hệ thống thông tin quản lý lƣơng, quản lý ngƣời lao động và hệ thống thông tin đánh giá tình hình thực hiện công việc đƣợc sử dụng để lên báo cáo theo yêu cầu của luật định và theo qui định của chính phủ về tình hình sức khoẻ và an toàn của ngƣời lao động (tai nạn hay bệnh nghề nghiệp). Những thông tin này cũng đƣợc báo cáo lên nhà quản lý( ban giám đốc) để làm cơ sở đặt ra yêu cầu đào tào về bảo hộ lao động hay thay đổi môi trƣờng làm việc cho phù hợp. 299 5.1 HTTT NHÂN LỰC TÁC NGHIỆP: tuyển chọn nhân viên và sắp sếp công việc Khi có nhu cầu tuyển dụng(thiếu nhân viên ở một số vị trí) thì bộ phận quản lý vị trí sẽ gởi yêu cầu lên bộ phận nhân sự để thực hiện tuyển chọn nhân viên mới. Công việc tuyển chọn đƣợc tiến hành theo trình tự: ứng viên nộp đơn vào , bộ phận tuyển chọn sẽ tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ, sau đó ứng viên phải làm bài kiểm tra trắc nghiệm và phỏng vấn. Bộ phận tuyển dụng gởi thông tin về những ứng viên đạt yêu cầu lên ban giám đốc (để xét duyệt) đồng thời cũng thông báo quyết định tuyển cho ứng viên biết. Cuối cùng thông tin ứng viên sẽ đƣợc đƣa vào hồ sơ nhân viên (tức trở thành nhân viên mới). 300 19/04/2010 51 5.2 HTTT NHÂN LỰC CHIẾN LƢỢC Hỗ trợ nhà Qlý cho các quyết định:  tuyển ngƣờI lao động Phân tích & thiết kế việc làm  quyết định phát triển & đào tạo  kế hoạch hóa trợ cấp cho ngƣờI lao động ~ HTTT: HTTT phân tích & thiết kế công vệc HTTT tuyển chọn nhân viên HTTT Qlý lƣơng thƣởng & bảo hiểm trợ cấp HTTT đào tạo & phát triển nguồn nhân lực 301 5.2 HTTT NHÂN LỰC CHIẾN LƢỢC  Lập KH & định vị doanh nghiệp  Lên KH & đánh giá công nghệ Xác định lịch trình SX Thiết kế bố trí SX trong doanh nghiệp 5.3 PHẦN MỀM ỨNG DỤNG CHUNG CHO HTTT NHÂN LỰC CSDL Bảng tính điên tử Thống kê 302 303 CHƢƠNG 6: HỆ THỐNG THÔNG TIN MARKETING 304 CHƢƠNG 6. HỆ THỐNG THÔNG TIN MARKETING NỘI DUNG I. CHỨC NĂNG MARKETING II. HTTT MARKETING TÁC NGHIỆP III. HTTT MARKETING SÁCH LƢỢC IV. HTTT MARKETING CHIẾN LƢỢC V. PHẦN MỀM MÁY TÍNH DÀNH CHO MARKETING 6.1 CHỨC NĂNG MARKETING Mục đích: Thỏa mãn nhu cầu & ý muốn của khách hàng Các chức năng cơ bản:  Xác định khách hàng hiện tạI  Xác định khách hàng tƣơng lai  Xác định nhu cầu khách hàng  Lập kế hoạch phát triển SP & dịch vụ để đáp ứng nhu cầu KH  Định giá sản phẩm & dịch vụ  Xúc tiến bán hàng  Phân phốI sản phẩm & dịch vụ đến KH 305 MỨC QUẢN LÝ CÁC HTTT MARKETING Tác nghiệp  HTTT bán hàng  HTTT khách hàng tƣơng lai  HTTT liên hệ khách hàng  HTTT hƣớng dẫn hỏI đáp/khiếu nại  HTTT tài liệu  HTTT bán hàng qua điện thoạI  HTTT quảng cáo qua thƣ  HTTT phân phốI  HTTT KTTC tác nghiệp hổ trợ:  HT xử lý đơn đặt hàng  HTTT hàng tồn kho  HTTT tín dụng 6.1 CHỨC NĂNG MARKETING 306 19/04/2010 52 MỨC QUẢN LÝ CÁC HTTT MARKETING Sách lƣợc  HTTT qlý bán hàng  HTTT định giá SP  HTTT xúc tiến bán hàng  HT phân phối Chiến lƣợc  HTTT dự báo bán hàng  HTTT lập KH & phát triển 6.1 CHỨC NĂNG MARKETING 307 HTTT bán hàng: 1. HTTT liên hệ khách hàng: cung cấp ttin về KH, về sở thích đ/v SP & dịch vụ và số liệu về QT mua hàng trong quá khứ. 2. HTTT khách hàng tƣơng lai: cung cấp danh mục KH theo địa điểm, loại SP, doanh thu gộp, các chỉ tiêu khác quan trọng đốI vớI lực lƣợng bán hàng. 3. HTTT hƣớng dẫn hỏI đáp/khiếu nại: ghi nhận, xử lý & lƣu trữ lạI các khiếu nạI phục vụ phân tích quản lý 4. HTTT tài liệu: cung cấp tài liệu cho NV marketing sử dụng 5. HTTT bán hàng qua điện thoạI: 6. HTTT quảng cáo qua thƣ: Danh sách đƣợc gửI từ file KH, công nợ phảI thu, KH tƣơng lai & CSDL thƣơng mại 6.2 HTTT MARKETING TÁC NGHIỆP 308 HTTT phân phối: Theo dỏi hàng hóa & dịch vụ phân phốI đi nhằm xác định & sửa chửa ~ sai sót trong phân phốI & giảm thờI gian phân phốI. HTTT KTTC tác nghiệp hổ trợ: 1. HT xử lý đơn đặt hàng: BC về tình hình đặt hàng theo thờI kỳ, theo ngƣờI bán, theo SP & theo địa điểm  dự báo bán hàng 2. HTTT hàng tồn kho: thông tin về hàng tồn kho, tình hình xuất nhập tồn, hàng hƣ hỏng  hƣớng điều chỉnh phƣơng thức bán hàng 3. HTTT tín dụng: thông tin về tín dụng tốI đa cho phép của KH 6.2 HTTT MARKETING TÁC NGHIỆP 309 Mục đích  Hỗ trợ nhà Qlý Marketing qlý & kiểm tra lực lƣợng bán hàng, các kỹ thuật xúc tiến bán hàng, giá cả, phân phối & cung cấp hàng hóa & dịch vụ  Cung cấp thông tin tổng hợp, bao gồm nguồn dữ liệu bên trong & bên ngoài  Xử lý dữ liệu khách quan & chủ quan 6.3 HTTT MARKETING SÁCH LƢỢC 310 1. HTTT qlý bán hàng: cung cấp DL lịch sử về QT kinh doanh của mỗI NV bán hàng, mỗI địa điểm KD, mỗI SP & mỗI phân khúc thị trƣờng 2. HTTT định giá SP: theo giá cộng lãi vào chi phí / giá cầu / giá bám chắc thị trƣờng / giá hớt ngọn  mô hình giá 3. HTTT xúc tiến bán hàng:TT lịch sử của thị trƣờng, hiệu quả của quảng cáo & khuyến mãi, lịch sử kinh doanh các SP trên thị trƣờng, lịch sử các hãng truyền thông 4. HT phân phối: cung cấp TT về nhu cầu & tồn kho, chi phí của việc sử dụng, mức độ tin cậy & sự bão hòa của phân khúc thị trƣờng trên các kênh phân phốI khác nhau 6.3 HTTT MARKETING SÁCH LƢỢC 311 • Hoạt động chiến lƣợc: phân khúc thị trƣờng thành những nhóm KH tiềm năng, lựa chọn thị trƣờng mục tiêu, lập KH SP & dịch vụ thỏa nhu cầu KH, dự báo bán hàng đ/v thị trƣờng & SP Các hệ thống thông tin marketing chiến lƣợc: 1. HTTT dự báo bán hàng: cho 1 ngành công nghiệp, cho 1 DN, cho 1 loạI SP/dịch vụ  phân nhóm tiếp theođịa điểm KD & theo bộ phận bán hàng 2. HTTT lập KH & phát triển SP: cung cấp TT về sự ƣa chuộng của KH thông qua nghiên cứu thị trƣờng phát triển SP mới 6.4 HTTT MARKETING CHIẾN LƢỢC 312 19/04/2010 53 6.5 PHẦN MỀM ỨNG DỤNG CHUNG CHO MARKETING 1. Truy vấn & sinh báo cáo 2. Đồ họa & đa phƣơng tiện 3. Thống kê 4. Quản trị file & CSDL 5. Xử lý văn bản & chế bản điện tử 6. Bảng tính điện tử 7. Điện thoạI & thƣ điện tử 313 Phần mềm Marketing chuyên biệt • Trợ giúp NV bán hàng • Trợ giúp Qlý các NV bán hàng • Trợ giúp Qlý chƣơng trình bán hàng qua điện thoại • Trợ giúp Qlý hỗ trợ KH • Cung cấp các dịch vụ tích hợp cho nhiều hoạt động bán hàng & Marketing 6.5 PHẦN MỀM ỨNG DỤNG CHUNG CHO MARKETING 314 315 CHƢƠNG 7: HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH DOANH &SẢN XUẤT 316 CHƢƠNG 7. HTTT KINH DOANH VÀ SẢN XUẤT NỘI DUNG I. KHÁI QUÁT VỀ HTTT KD&SX II. HTTT KD&SX TÁC NGHIỆP III. HTTT KD&SX SÁCH LƢỢC IV. HTTT KD&SX CHIẾN LƢỢC V. PHẦN MỀM MÁY TÍNH DÀNH CHO KD&SX 7.1 KHÁI QUÁT VỀ HTTT KD&SX Mục đích: Hỗ trợ RQĐ đ/v những hoạt động phân phốI & hoạch định các nguồn lực KD &SX gồm: HT kinh doanh:theo dõi dòng thông tin thị trƣờng, thông tin công nghệ và đơn đặt hàng của khách hàng. Nhận thông tin SP từ HTTT SX.  phân tích và đánh giá để đƣa ra các kế hoạch SX phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty. HTTT sản xuất: nhận kế hoạch SX từ HTTT KD và quản lý thông tin nguyên vật liệu của các nhà cung cấp, theo dõi quá trình sản xuất. cập nhật thông tin và tính tổng chi phí của quá trình sản xuất cùng với thông tin sản phẩm để chuyển qua HTTTKD làm cơ sở cho hệ thống thông tin kinh doanh xác định giá, chiến lƣợc trong quá trình phát triển của công ty. 317 7.1 KHÁI QUÁT VỀ HTTT KD&SX Mức Quản lý Các HTTT KD&SX Tác nghiệp HTTT mua hàng HTTT nhận hàng HTTT kiểm tra chất lƣợng HTTT giao hàng HTTT kế toán chi phí giá thành Sách lƣợc Quản trị hàng dự trữ & HTTT kiểm tra HTTT hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu HTTT Just-in-time HTTT hoạch định hàng dự trữ HTTT phát triển & thiết kế SP Chiến lƣơc Lập KH & định vị doanh nghiệp Lên KH & đánh giá công nghệ Xác định lịch trình SX Thiết kế bố trí SX trong doanh nghiệp 318 19/04/2010 54 7.2 HTTT KD&SX TÁC NGHIỆP  HTTT mua hàng: duy trì DL về mọI giai đoạn trong QT cung cấp NVL & hàng hóa mua vào phục vụ SX.  HTTT nhận hàng: ghi nhận số lƣợng & chất lƣợng hàng giao nhằm cung cấp TT cho bộ phận công nợ phảI trả, kho & SX  HTTT kiểm tra chất lƣợng: cung cấp TT tình trạng SP từ NVL đến SP dở dang cho tớI thành phẩm cho ~ bộ phận mua hàng, HT phát triển & TKế SP, các nhà qlý  HTTT giao hàng: hỗ trợ & kiểm soát QT dự trữ & giao hàng  HTTT kế toán chi phí giá thành: kiểm soát nhân lực, nguyên vật liệu & MMTBị dùng cho SX; cung cấp TT bố trí SX trong DN để nhà QLý kiểm soát chi phí SX & phân bổ nguồn lực SX 319 7.3 HTTT KD&SX SÁCH LƢỢC Hỗ trợ nhà Qlý: điều khiển & kiểm soát ~ QT KD&SX Phân chia các nguồn lực hiện cóđể đạt đƣợc mục tiêu KD&SX do mức chiến lƣợc đề ra ~ HTTT: HTTT Quản trị & kiểm soát hàng dự trữ HTTT hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu HTTT Just-in-time HTTT hoạch định hàng dự trữ HTTT phát triển & thiết kế SP 320 HTTT Quản trị & kiểm soát hàng dự trữ HT xác định mức tồn kho an toàn / mức đặt hàng lại Đầu vào • Nhu cầu hàng năm về loạI hàng dự trữ • Số ngày SX trong năm • ThờI gian vận chuyển 1 đơn đặt hàng Phƣơng pháp Reorder Level Đầu ra • Mức đặt hàng lạI / mức tồn kho an toàn 7.3 HTTT KD&SX SÁCH LƢỢC 321 HTTT Quản trị & kiểm soát hàng dự trữ HT xác định điểm đặt hàng kinh tế (EOQ) Đầu vào • Nhu cầu hàng năm về loạI hàng dự trữ • Chi phí đặt hàng trên 1 đơn hàng • Chi phí tồn trữ trung bình trên 1 đơn vị dự trữ trong năm Phƣơng pháp Economic Order Quantity Đầu ra • Lƣợng đặt hàng tốI ƣu • Số lƣợng đơn đặt hàng yêu cầu • Khoảng cách giữa 2 lần đặt hàng • Tổng chi phí dự trữ 7.3 HTTT KD&SX SÁCH LƢỢC 322 HTTT hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu Phƣơng pháp Material Requirement Planning Đầu ra • Liệt kê nhu cầu & thờI gian cụ thể cho mỗI loạI NVL • Lệnh phát đơn hàng, lệnh SX, gia công • ~ thay đổI của đơn hàng so vớI KH • BC bất thƣờng Đơn Đặt hàng KH SX Dự báo bánhàng HóaĐơn NVL Hàng dự trữ Lịch trình SX tổng hợp 7.3 HTTT KD&SX SÁCH LƢỢC 323  HTTT Just-in-time: loại trừ lãng phí trong việc dùng máy móc, không gian, thời gian làm việc & vật tƣ.  HTTT hoạch định năng lực SX: xác định năng lực hiện có là đủ hay quá ít/quá nhiều  HTTT điều độ SX: phân chia việc dùng các thiết bị SX đặc thù cho việc SX các thành phẩm phù hợp vớI lịch trình SX  HTTT phát triển & thiết kế SP: phát triển SP đáp ứng nhu cầu KH vớI chi phí ít nhật về nguồn lực 7.3 HTTT KD&SX SÁCH LƢỢC 324 19/04/2010 55  Lập KH & định vị doanh nghiệp  Lên KH & đánh giá công nghệ Xác định lịch trình SX Thiết kế bố trí SX trong doanh nghiệp 7.3 HTTT KD&SX CHIẾN LƢỢC 325 PHẦN MỀM ỨNG DỤNG CHUNG CHO KD&SX  Thống kê  CSDL  Bảng tính điên tử  Quản lý dự án Phần mềm KD&SX chuyên biệt  Kiểm tra chất lƣợng  SX & thiết kế có trợ giúp của máy tính CAD/CAM  Lựa chọn NVL Material Selection Software  Hoạch định nhu cầu NVL Material Requirement Planning 326 327 CHƢƠNG 8: HỆ THỐNG THÔNG TIN TÀI CHÍNH 328 CHƢƠNG 8. HỆ THỐNG THÔNG TIN TÀI CHÍNH NỘI DUNG I. KHÁI QUÁT VỀ THÔNG TIN TÀI CHÍNH II. CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH III. HTTT TÀI CHÍNH TÁC NGHIỆP IV. HTTT TÀI CHÍNH SÁCH LƢỢC V. HTTT TÀI CHÍNH CHIẾN LƢỢC VI. PHẦN MỀM QUẢN LÝ TÀI CHÍNH 8.1 KHÁI QUÁT VỀ THÔNG TIN TÀI CHÍNH Phần mềm chuyên dụng:  Qlý ngân quỹ  Qlý tiền vốn  Phân tích các báo cáo tài chính  Quản trị đầu tƣ  Mô hình hóa  Dự báo 329 8.2 CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH Các chức năng cơ bản:  Kiểm soát & phân tích điều kiện tài chính  Quản trị HT kế toán  Quản trị quá trình lập ngân sách, dự toán vốn  Quản trị công nợ khách hàng  Tính & chi trả lƣơng, qlý quỹ lƣơng, tài sản, thuế  Quản trị bảo hiểm tài sản & nhân sự  hỗ trợ kiểm toán  Qlý tài sản cố định, quỹ lƣơng hƣu & các khoản đầu tƣ  Đánh giá các khoản đầu tƣ mớI & khả năng huy động vốn  Qlý dòng tiền 330 19/04/2010 56 HTTT tài chính tác nghiệp: HT TSCĐ HT công nợ phải thu của khách HT công nợ phảI trả ngƣờI bán HT xử lý đơn hàng HT mua hàng HT hàng tồn kho HT thanh toán lƣơng 8.2 CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH 331 HTTT tài chính sách lƣợc:  HT ngân sách  HT quản lý vốn  HT lập ngân sách vốn  HT quản trị đầu tƣ HTTT tài chính chiến lƣợc:  HT phân tích tình hình tài chính  HT dự báo 8.2 CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH 332 8.3 HTTT TÀI CHÍNH TÁC NGHIỆP Chứng từ Phiếu kế toán Bút toán định kỳ Bút toán kết chuyển tự động Bút toán phân bổ tự động Báo cáo Báo cáo tài chính Sổ sách kế toán Báo cáo thuế Phân hệ kế toán tổng hợp Số liệu chuyển từ các phân hệ khác sang Số liệu chuyển đến các phân hệ khác 333 HT kế toán tự động gồm các phân hệ: • KToán vốn = tiền • Ktoán bán hàng & công nợ phảI thu • Ktoán mua hàng & công nợ phảI trả • Ktoán hàng tồn kho • Ktoán TSCĐ • Ktoán chi phí giá thành • Ktoán tổng hợp 8.3 HTTT TÀI CHÍNH TÁC NGHIỆP 334 Các chu trình nghiệp vụ trong HTTT kế toán: Chu trình tiêu thụ Chu trình cung cấp Chu trình sản xuất Chu trình tài chính 8.3 HTTT TÀI CHÍNH TÁC NGHIỆP 335 Chu trình cung cấp Chu trình sản xuất Chu trình tài chính Hệ thống kế toán Báo cáo tài chính Các giao dịch Chu trình tiêu thụ 336 19/04/2010 57 Lệnh bán hàng Phiếu gửI hàng HĐơn bán hàng Phiếu thu tiền Giấy báo trả tiền Ctừ hàng bán bị trả lạI hoặc giảm giá Phân tích nợ khó đòi Chu Trình tiêu thụ Chức năng: ghi chép sự kiện phát sinh liên quan tạo doanh thu Sự kiện KTế: Nhận đơn đặt hàng, giao hàng, yêu cầu thanh toán, nhận tiền thanh toán HT ghi nhận ĐĐH HT giao hàng HT lập hóa đơn bán hàng HT thu quỹ Sổ kế toán: • Nhật ký bán hàng • Nhật ký giảm giá hàng bán & trả lại • Nhật ký thu tiền • Sổ chi tiết phảI thu khách hàng BC khách hàng BC phân tích nợ theo thờI gian BC nhận tiền 337 Yêu cầu mua hàng Đơn đặt hàng BC nhận hàng Ctừ thanh toán Séc Yêu cầu trả lạI hàng Chu Trình cung cấp Chức năng: ghi chép sự kiện phát sinh liên quan mua hàng / dịch vụ Sự kiện KTế: Yêu cầu đặt hàng/dịch vụ, nhận hàng, xác định nghĩa vụ thanh toán, thực hiện thanh toán HT mua hàng HT nhận hàng HT thanh toán hóa đơn mua hàng HT thu quỹ Sổ kế toán: • Nhật ký ghi chép ctừ thanh toán • Nhật ký ghi chép séc BC HĐơn chƣa xử lý BC ctừ thanh toán BC yêu cầu tiền 338 ChứngTừ Chu Trình sản xuất Chức năng: ghi chép & xử lý sự kiện phát sinh liên quan tiêu thụ lao động, vật liệu & chi phí SX chung Sự kiện KTế: Mua hàng tồn kho; bán hàng tồn kho; chuyển đổI NVL, lao động & chi phí SX khác; Chuyển đổI chi phí tạo thành phẩm; Thanh toán lƣơng HT tiền lƣơng HT hàng tồn kho HT chi phí HT TSCĐ Sổ Sách Báo Cáo 339 Hợp đồng lao động Bảng chấm công Phiếu theo dỏI SX Bút toán tính lƣơng Bút toán chi tiền HT tiền lƣơng Chức năng: Tính toán tiền lƣơng phải trả cho nhân viên & các nghiệp vụ liên quan tới thu nhập cá nhân Sổ sách: • Ghi chép lƣơng Bảng tạm ứng lƣơng Bảng Thanh toán lƣơng Bảng tổng hợp lƣơng BC thu nhập 340 Các chứng từ trong QT mua bán hàng Yêu cầu nguyên vật liệu HT hàng tồn kho Chức năng: ghi chép kế toán về hàng tồn kho & quản trị hàng tồn kho Sổ sách: • Sổ chi tiết hàng tồn kho BC xuất nhập tồn kho BC hàng cần bổ sung Kiểm kê hàng tồn 341 Yêu cầu nguyên vật liệu Bảng chấm công Phiếu theo dỏI SX Lệnh SX đã hoàn thành HT Chi phí Chức năng: tính toán chi phí tạo thành phẩm / dịch vụ & ghi chép kế toán Sổ sách: • Sổ chi tiết chi phí SP Các BC chi phí SP 342 19/04/2010 58 Yêu cầu mua tài sản Lệnh SX Tài Sản ctừ ghi sổ ghi bút toán khấu hao ctừ thanh lý TSCĐ HT TSCĐ Chức năng: ghi chép tăng, khấu hao & thanh lý TSCĐ Sổ sách: • Sổ chi tiết TSCĐ BC chi tiết TSCĐ Bảng tính khấu hao TSCĐ 343 Chứng Từ Chu Trình tài chính Chức năng: ghi chép kế toán sự kiện phát sinh liên quan huy động & qlý các nguồn quỹ & tiền mặt Sự kiện KTế:tăng vốn do chủ DN đầu tƣ & đi vay, dùng vốn để đầu tƣ HT thu quỹ HT chi quỹ Sổ Sách Báo Cáo 344 DL kế toán DL hoạt động DN từ chu trính nghiệp vụ khác Chu Trình báo cáo tài chính Chức năng: thực hiện BC về các nguồn tài chính & kết quả đạt đƣợc từ việc dùng các nguồn tài chính này HT sổ cái HT BC tài chính Sổ Sách Báo Cáo Tài Chính 345 8.4 HTTT TÀI CHÍNH SÁCH LƢỢC Cung cấp BC tổng hợp định kỳ, đột xuất… Tập trung vào việc phân chia các nguồn lực HTTT ngân sách, HTQL vốn = tiền, HT dự toán vốn & các HT qlý đầu tƣ 346 HT sổ cái của HT Kế toán HTTT NGÂN SÁCH •Theo dõi & so sánh số thu/chi thực hiện với kế hoạch •So sánh ngân sách kỳ hiện tại với kỳ tài chính trƣớc đó •So sánh ngân sách giữa các bộ phận, phòng ban Hỗ trợ nhà QTrị tài chính xác định cách sử dụng các nguồn lực để đạt mục tiêu HTTT NGÂN SÁCH Kế hoạch Phân bổ ngân sách hiện tại theo khoản mục Chênh lệch ngân sách thực hiện & kế hoạch theo khoản mục Phân bổ ngân sách năm nay so với năm trƣớc Số thu chi thực hiện năm nay so với năm trƣớc Số thu chi hiện tạI so với số thu chi trung bình của các đơn vị / bộ phận khác 347 HT sổ cái của HT Kế toán HTTT QUẢN LÝ VỐN BẰNG TIỀN •Cung cấp thông tin dự báo về dòng tiền Hỗ trợ nhà QTrị tài chính trong quá trình ra các quyết định đầu tƣ, mua sắm & vay tiền HTTT QUẢN LÝ VỐN BẰNG TIỀN Kế hoạch Dự báo về dòng tiền vào / ra 348 19/04/2010 59 HTTT DỰ TOÁN VỐN Cung cấp thông tin dự toán mua sắm hay bán chuyển nhƣợng TSCĐ trong năm tài chính Hỗ trợ nhà QTrị tài chính trong quá trình phân tích & so sánh xếp loại các dự án đầu tƣ QT dự toán vốn:  Đánh giá ~ cơ hộI đầu tƣ tiềm năng  Ƣớc lƣợng ~ luồng tiền tƣơng lai cho mỗI dự án  Tính giá trị hiện tạI của mỗI dự án  Trên cơ sở so sánh giá trị hiện tạI & chi phí đầu tƣ cho mỗI dự án mà quyết định chấp nhận hay không = các công cụ:  ThờI gian thu hồI vốn  Giá trị hiện tạI ròng NPV  Tỷ suất hoàn vốn nộI bộ IRR  Tỷ suất hoàn vốn nộI bộ điều chỉnh MIRR 349 HTTT QUẢN TRỊ ĐẦU TƢ •Theo dõi ~ khoản đầu tƣ của DN cho cổ phiếu, trái phiếu & các chứng khoán có giá khác Hỗ trợ nhà Qlý đầu tƣ trong quá trình ra quyết định 350 Liên quan việc đặt ra mục tiêu & phƣơng hƣớng hoạt động cho DN Dòng thông tin: Thông tin nộI bộ, phân tích điều kiện tài chính của DN Thông tin kinh tế xã hộI bên ngoài, mô tả môi trƣờng hiện tạI & tƣơng lai của DN ~ dự báo về tƣơng lai của DN 8.5 HTTT TÀI CHÍNH SÁCH LƢỢC 351 352 HẾT CHƢƠNG 8