Hệ thống thông tin kế toán - Chương 6: Sổ kế toán – kỹ thuật ghi sổ, sửa sổ kế toán và các hình thức kế toán

1CHƯƠNG 6: SỔ KẾ TOÁN – KỸ THUẬT GHI SỔ, SỬA SỔ KẾ TOÁN VÀ CÁC HÌNH THỨC KẾ TOÁN 6.1 Sổ kế toán: 6.1.1 Khái niệm: Sổ kế toán là các tờ sổ theo một mẫu nhất định dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng phương pháp kế toán trên cơ sở số liệu của chứng từ gốc. 6.1.2 Các loại sổ kế toán: - Sổ tổng hợp và chi tiết: • Sổ kế toán tổng hợp là sổ kế toán dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo các tài khoản (sổ cái) • Sổ kế toán chi tiết là sổ kế toán dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo các tài khoản cấp 3, 4 hoặc sổ chi tiết như sổ chi tiết nguyên vật liệu, sổ chi tiết thanh toán người bán, thanh toán người mua, - Sổ tờ rời và đóng quyển: • Sổ tờ rời là những tờ sổ để riêng lẻ theo một trình tự nhất định để tiện việc ghi chép, bảo quản, sử dụng.ổ tờ rời có ưu điểm dễ phân công ghi sổ, tuy nhiên rất khó bảo quản, dễ tự thiện thay đổi, bớt tờ sổ nếu không được theo dõi chặt chẽ. (nhật ký chứng từ, các bảng kê,..) • Sổ đóng thành quyển là loại sổ kế toán mà các tờ sổ được đóng thành những tập nhất định. Loại sổ này có ưu điểm là giữ các tờ sổ không thất lạc, ngăn được tình trạng thêm bớt, thay đổi tờ sổ, tuy nhiên nếu khối lượng ghi chép lớn thì loại sổ này khó phân công công việc cho nhiều người. (sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng, sổ kho, số cái,) - Sổ chi tiết theo dõi nội dung kinh tế: Căn cứ vào nội dung kinh tế, sổ kế toán được chia thành các loại: sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng, sổ chi tiết bán hàng, sổ mua hàng, sổ chi tiết tiền vay, sổ chi tiết tài sản cố định, sổ chi tiết thanh toán, sổ chi phí sản xuất kinh doanh, - Sổ ghi chép theo thời gian và hệ thống: • Sổ ghi theo trình tự thời gian: là sổ dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian như sổ nhật ký chung, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Kế toán căn cứ vào thời gian phát sinh chứng từ để phản ánh vào các sổ này, không ghi theo từng đối tượng kế toán, chỉ phản ánh số phát sinh của các nghiệp vụ • Sổ ghi theo hệ thống: là sổ dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế theo tài khoản như sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản, Loại sổ này giúp hệ thống hóa thông tin theo từng đối tượng kế toán ở mức độ tổng hợp hoặc chi tiết, tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập báo cáo tài chính. • Sổ kết hợp: là sổ kết hợp giữa ghi theo thời gian và ghi theo hệ thống (nhật ký-sổ cái). Theo đó, trên cùng trang sổ vừa theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian, vừa phản ánh quan hệ đối ứng các tài khoảnđược hệ thống theo từng đối tượng kế toán. Sổ kế toán tổ chức theo kết cấu ghi sổ • Sổ kết cấu kiểu hai bên: là sổ kế toán mà mỗi trang sổ chia thành hai bên để phản ánh riêng số phát sinh bên Nợ và bên Có. Sổ kiển hai bên thường được mở cho các tài khoản thanh toán. • Sổ kết cấu kiển một bên: là sổ mà phần ghi Nợ tài khoản và phần ghi Có tài khoản cùng nằm một bên trang sổ. 2• Sổ kết cấu nhiều cột: là loại sổ dùng để kết hợp ghi số liệu chi tiết bằng cách mở nhiều cột ở bên Nợ hoặc bên Có của tài khoản trong một trang sổ. loại sổ này thích hợp cho việc phân tích, tổng hợp số liệu của các đối tượng như doanh thu, chi phí. • Sổ bàn cờ: là loại sổ lập theo nguyên tắc của bảng đối chiếu số phát sinh kiểu bàn cờ. Kết cấu của sổ gồm nhiều dòng, nhiều cột, mỗi cột hay mỗi dòng là một tài khoản đối ứng. các sổ hình thức nhật ký chứng từ đều có kết cấu theo loại sổ này. 6.1.3 Phương pháp ghi sổ - sửa sổ: - Cách ghi sổ kế toán: • Mở sổ: Đầu kỳ kế toán phải mở sổ kế toán và ghi số dư đầu kỳ vào tài khoản. Theo quy định, sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm. Khi mở sổ cần phải đăng ký với cơ quan thuế và tài chính. Sổ kế toán kho sử dụng phải ghi rõ tên đơn vị kế toán, tên sổ, ngày tháng năm lập sổ, ngày tháng năm khóa sổ, chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán, số trang,.. đóng dấu giáp lai. • Đối với các sổ tờ rời, trước khi dùng phải được người đại diện theo quy định pháp luật của đơn vị ký nhận hoặc đóng dấu của đơn vị kế toán, đồng thời ghi vào sổ đăng ký trong đó ghi rõ: số thứ tự, ký hiệu các tài khoản, ngày xuất dùng, Các sổ tờ rời phải sắp xếp theo thứ tự tài khoản để tránh mật mát, lẫn lộn. căn cứ để mở sổ thường là sổ kế toán cuối năm trước hoặc bảng cân đối kế toán cuối năm trước. • Ghi sổ: Ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên cơ sở của các chứng từ gốc. Đơn vị có thể ghi sổ bằng tay hoặc máy vi tính. Sổ kế toán phải được ghi rõ ràng, đầy đủ và ghi liên tục từ khi mở sổ đến khi khóa sổ. Số liệu trên sổ phải ghi bằng bút mực, không được tẩy xóa, không ghi xen kẽ thêm vào phía trên hay phía dưới, không ghi chồng lên nhau, không ghi cách dòng, trường hợp không ghi hết tang phải gạch chéo phần không ghi, khi ghi hết trang phải cộng số liệu tổng cộng của trang và chuyển số liệu tổng cộng sang trang tiếp theo. • Khóa sổ: Cuối kỳ kế toán phải khóa sổ, khóa sổ kế toán để tìm ra số dư cuối kỳ. Trước khi khóa sổ kế toán, đơn vị phải kiểm tra đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế vào sổ, thực hiện công việc kiểm tra, đối chiếu số liệu trên sổ và các tài khoản có liên quan, Theo quy định, đơn vị phải khóa sổ kế toán vào cuối kỳ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính. - Sửa chữa sổ kế toán: • Về nguyên tắc, các trường hợp ghi sai trong sổ kế toán phải được sửa chữa ngay sau khi phát hiện nhưng không được làm mất số đã ghi sai. Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót trước khi báo cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan nhà nước thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm đó và lập lại báo cáo tài chính; nhưng nếu phát hiện sổ kế toán có sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ của năm đã phát hiện sai sót và ghi vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót 3Phương pháp cải chính: • Phương pháp này dùng để đính chính những sai sót bằng cách gạch một đường thẳng xóa bỏ chỗ ghi sai nhưng vẫn đảm bảo nhìn rõ nội dung sai. Trên chỗ bị xóa bỏ ghi con số hoặc chữ đúng bằng mực thường ở phía trên và phải có chữ ký của kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán ngay bên cạnh chỗ sửa. Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp: • Sai sót trong diễn giải, không liên quan đến quan hệ đối ứng của các tài khoản • Sai sót không ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng Phương pháp ghi bổ sung: • Phương pháp này áp dụng cho trường hợp ghi đúng về quan hệ đối ứng tài khoản nhưng số tiền ghi sổ ít hơn số tiền trên chứng từ hoặc bỏ sót không cộng đủ số tiền ghi trên chứng từ. Sửa chữa theo phương pháp này phải lập “Chứng từ ghi sổ bổ sung” để ghi sổ bổ sung bằng mực thường số tiền chênh lệch còn thiếu so với chứng từ Phương pháp ghi số âm: • Phương pháp này dùng để điều chỉnh những sai sót bằng cách: ghi lại bằng mực đỏ hoặc trong ngoặc đơn bút toán đã ghi sai để hủy bút toán đã ghi sai. Ghi lại bút toán đúng bằng mực thường để thay thế. Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp: • Sai về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản do định khoản sai đã ghi sổ kế toán mà không thể sửa lại bằng phương pháp cải chính • Phát hiện ra sai sót sau khi đã nộp báo cáo tài chính cho cơ quan có thẩm quyền. • Trong trường hợp này được sửa chữa sai sót vào sổ kế toán năm phát hiện ra sai sót theo phương pháp phi hồi tố, hoặc hồi tố theo chuẩn mực 29 “Thay đổi chính sách kế toán, ước tính kế toán và các sai sót” • Sai sót trong đó bút toán ở tài khoản đã ghi số tiền nhiều lần hoặc con số ghi sai lớn hơn con số ghi đúng • Khi dùng phương pháp ghi số âm để đính chính chỗ sai thì phải lập một “Chứng từ ghi sổ đính chính” do kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán ký xác nhận. - Sửa chữa trong trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính: • Trường hợp phát hiện ra sai sót trước khi lập báo cáo tài chính năm nộp cho cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đó trên máy vi tính • Trường hợp phát hiện sai sót sau khi lập báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đã phát hiện ra sai sót trên máy vi tính và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót. • Các trường hợp sửa chữa sổ kế toán bằng máy vi tính đều được thực hiện theo “phương pháp ghi số âm” hoặc “phương pháp ghi bổ sung” 4• Khi báo cáo quyết toán năm được duyệt hoặc khi công việc thanh tra, kiểm tra, kiểm toán đã kết thúc và đã có kết luận chính thức, nếu có quyết định phải sửa chữa lại số liệu trên báo cáo tài chính liên quan đến số liệu đã ghi sổ kế toán thì đơn vị phải sửa lại sổ kế toán và số dư của những tài khoản kế toán có liên quan theo phương pháp quy định. Việc sửa chữa được thực hiện trực tiếp trên sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót, đồng thời phải ghi chú vào trang cuối của số kế toán năm trước có sai sót (nếu phát hiện sai sót báo cáo tài chính đã nộp cho cơ quan có thẩm quyền) để tiện đối chiếu, kiểm tra. 6.2 Hình thức sổ kế toán 6.2.1 Khái niệm: • Hình thức sổ kế toán là hệ thống các sổ kế toán, số lượng sổ, kết cấu các loại sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ dùng để ghi chép, tổng hợp, hệ thống hóa số liệu kế toán từ chứng từ gốc để từ đó có thể lập các báo cáo kế toán theo một trình tự và phương pháp nhất định 6.2.2 Hình thức sổ kế toán: Hình thức kế toán Nhật ký chung: • Đây là hình thức kế toán đơn giản, thích hợp với mọi đơn vị hạch toán, đặc biệt thuận lợi khi sử dụng máy vi tình để xử lý thông tin kế toán • Gồm các loại sổ: • Sổ nhật ký chung • Sổ nhật ký đặc biệt • Sổ cái • Các sổ, thẻ kế toán chi tiết • Ưu: Thuận tiện đối chiếu kiểm tra chi tiết theo từng chứng từ gốc, tiện cho việc sử dụng kế toán máy • Nhược: Một số nghiệp vụ bị trùng lắp do vậy cuối tháng phải loại bỏ số liệu trùng mới ghi vào sổ cái. 5Hình thức Nhật ký – sổ cái: • Đây là hình thức kế toán trực tiếp, kế toán đơn giản bởi đặc trưng về số lượng sổ, loại sổ, kết cấu sổ cũng như đặc trưng về trình tự hạch toán. • Các loại sổ: • Nhật ký sổ cái • Số lượng sổ, thẻ chi tiết cho một số đối tượng cần thiết • Số liệu trên Nhật ký – sổ cái đối chiều khớp đúng khi: • Tổng số tiền ở phần Nhật ký=Tổng số tiền vế Nợ của các tài khoản phần Sổ cái=Tổng số tiền vế Có của các tài khoản phần Sổ cáiTổng số dư vế Nợ của các tài khoản = Tổng số dư vế Có của các tài khoản • Ưu: Đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu, thích hợp với các đợn vị có quy mô nhỏ, ít nghiệp vụ kinh tế, nội dung hoạt động kinh tế đơn giản, sử dụng ít tài khoản, số người làm kế toán ít. • Nhược: Không áp dụng cho đơn vị kế toán vừa và lớn, số nghiệp vụ phát sinh nhiều, hoạt động phức tạp phải sử dụng nhiều tài khoản, Kết cấu sổ không thuận tiện cho nhiều người cùng ghi sổ một lúc nên công việc lập báo cáo bị trễ. Hình thức Chứng từ ghi sổ: • Đây là hình thức kế toán phát triển cao hơn so với các hình thức Nhật ký chung hay Nhật ký sổ cái trong lĩnh vực thiết kế hệ thống sổ đạt mục tiêu hợp lý hóa cao nhất trong hạch toán kế toán trên các mặt. • Các loại sổ: • Chứng từ ghi sổ (Sổ Nhật ký tài khoản) • Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (Nhật ký tổng quát) • Sổ cái tài khoản (Sổ tổng hợp cho từng tài khoản) • Sổ chi tiết cho một số đối tượng • Ưu: Dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu, công việc kế toán được phân đều trong tháng, dễ phân công chia nhỏ. Hình thức này thích hợp với mọi loại hình, quy mô đơn vị sản xuất kinh doanh và hành chính sự nghiệp • Nhược: Ghi chép trùng lặp, làm tăng khối lượng ghi chép chungne6n ảnh hưởng đến năng suất lao động và hiệu quả của công tác kế toán 6Hình thức Nhật ký chứng từ: • Đây là hình thức kế toán phát triển cao nhất, nó kế thừa ưu điểm của các hình thức trước đó, đảm bảo tính chuyên môn hóa cao của sổ kế toán, kế thừa ưu điểm của các hình thức trước đó, đảm bảo tính chuyên môn hóa cao của sổ kế toán, thực hiện chuyên môn hóa và phân công chuyên môn hóa lao động kế toán. • Các loại sổ: • Nhật ký chứng từ • Bảng kê • Bảng phân bổ • Sổ cái • Sổ chi tiết • Ưu: Tránh trùng lặp, giảm khối lượng công việc ghi chép hàng ngày, nâng cao năng suất lao động của người làm công tác kế toán, tiện lợi cho việc chuyên môn hóa cán bộ kế toán • Nhược: Mậu sổ phức tạp do đó không phù hợp với những đơn vị có quy mô nhỏ, ít nghiệp vụ kinh tế hay những đơn vị mà trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán còn yếu. Hình thức kế toán trên máy vi tính: • Công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán trên. Phần mềm kế toán không thể hiện đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. • Các loại sổ: • Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.