Hệ thống thông tin kế toán - Chương 1: Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán

Vũ Quốc Thông 10/16/2015 1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN GV. ThS. Vũ Quốc Thông CHƯƠNG 1 Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 1 TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HCM KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN 2 Dẫn nhập Nghề kế toán 1.Bạn tạo ra sản phẩm là gì? 2.Ai sử dụng sản phẩm? 3.Công cụ làm việc? Vũ Quốc Thông 10/16/2015 2 3 Nghề kế toán Công cụ làm việc? Mục tiêu • Trình bày về hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) • Giải thích tác động CNTT đến hệ thống kế toán • Trình bày những nghề nghiệp liên quan • Chuẩn bị môi trường kế toán bảng tính 4 Vũ Quốc Thông 10/16/2015 3 Hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) 5 6 Hệ thống thông tin kế toán Một lĩnh vực riêng biệt nhưng kết hợp (Poston and Grabski, 2000; Bagranoff et al., 2008) Vũ Quốc Thông 10/16/2015 4 Hệ thống thông tin kế toán Accounting Information System (AIS) 7 + Là hệ thống thông tin; + Các thành phần: con người, thiết bị máy móc + Hỗ trợ xử lý dữ liệu trở thành thông tin kế toán. (Romney and Steinbart , 2012; James Hall, 2013) Thông tin (báo cáo kế toán) Hệ thống thông tin kế toán (*) Dữ liệu (chứng từ) Phần cứng Phần mềm /Phương tiện Tổ chức dữ liệu Thao tác xử lý / thủ tục Con người HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 8 Vũ Quốc Thông 10/16/2015 5 HTTTKT dưới tác động của CNTT 9 Dẫn nhập 10 Từ thao tác bằng tay, người kế toán mong muốn? Vũ Quốc Thông 10/16/2015 6 11 1. Tính toán nhanh chóng với những dãy số? 2. Được hỗ trợ thao tác định khoản kế toán? 3. Không phải nhập liệu tất cả các nghiệp vụ? Các cấp độ ứng dụng CNTT 12 Bảng tính Excel Phần mềm kế toán Hệ thống quản lý doanh nghiệp Vũ Quốc Thông 10/16/2015 7 Kế toán và CNTT 13 “ The accounting industry has always been paper- driven. Now, it is becoming technology driven.” Maureen Link (CPA Journal 2003) Tài liệu AIS and Accountant.pdf (trang 14) • đ/v Kế toán tài chính – Mục đích ? – Báo cáo theo thời gian thực – Dữ liệu tương tác (ngôn ngữ XBRL) • đ/v Kế toán quản trị – Mục đích ? – Kế toán chi phí (cost accounting) – Hoạch định và phân tích ngân sách (budgeting / variance analysis) 14 Kế toán và CNTT (tt.) Vũ Quốc Thông 10/16/2015 8 • đ/v Kiểm toán – Mục đích ? – Mở rộng kiểm toán trên môi trường tin học / H/T kế toán máy (AIS evaluation and audit) • đ/v Kế toán thuế – Mục đích ? – Ứng dụng phần mềm hỗ HTKK – Khuyến khích DN kê khai thuế trực tuyến (online) 15 Kế toán và CNTT (tt.) Quan điểm đúng 16 về kế toán máy: + Tăng tốc độ xử lý nghiệp vụ; + Hướng trình bày và phân tích thông tin. Phần mềm ứng dụng không thể thay thế con người trong kế toán. Vũ Quốc Thông 10/16/2015 9 Nghề nghiệp liên quan đến HTTTKT 17 Sự phát triển nghề nghiệp 18 Nhà thiết kế H/T Nhà tư vấn H/T Người trình bày thông tin kế toán Kiểm toán viên Nhà quản trị hệ thống kế toán Vũ Quốc Thông 10/16/2015 10 19 Accounting Information System (AIS) Nghề kế toán với HTTTKT (AIS) • Viết, phát triển AIS • Đánh giá, tư vấn AIS • Kiểm toán AIS • Quản trị, kiểm soát AIS • Sử dụng các chức năng của AIS (www.acs.org.au) 20 + Microsoft Excel + Apache OpenOffice Calc + Kingsoft Spreadsheets Free Môi trường kế toán máy Bảng tính Vũ Quốc Thông 10/16/2015 11 21 Danh mục tài khoản 22 Nghiệp vụ phát sinh Vũ Quốc Thông 10/16/2015 12 23 Bảng tính và kế toán • Các kiểu dữ liệu trong Excel • Các hàm hỗ trợ xử lý • Một số công cụ thường dùng Sử dụng tập tin: Ch1_ontapExcel_v2.2.xls CÁC KIỂU DỮ LIỆU TRONG EXCEL Kiểu chuỗi Kiểu số học Kiểu ngày tháng Kiểu công thức VD: số hiệu, tên tài khoản (1311.001, tiền mặt, rỗng “”) VD: số tiền nghiệp vụ phát sinh (con số, số 0) VD: ngày tháng giao dịch (11/01/2014 >> tùy định dạng) VD: lập công thức excel =IF(LEFT();;.) 24 Vũ Quốc Thông 10/16/2015 13 CÁC HÀM TRONG EXCEL Hàm IF Hàm OR Hàm AND Truy xuất dữ liệu theo yêu cầu 25 CÁC HÀM TRONG EXCEL SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản 1121 Tên tài khoản Tiền gởi ngân hàng Việt Nam Ngày CT Số CT Nội dung TK đối ứng Số tiền nợ Số tiền có Số dư đầu kì 260.763.105 - 01/01/2014 GBC Lãi thu được từ tiền cho vay 515 [1] [2] Lấy dữ liệu cho ô [1] 26 Vũ Quốc Thông 10/16/2015 14 D/L nghiệp vụ Hàm IF A B C D E F G H I 1 Nhật kí chung Năm 20142 3 4 STT Loại CT Tháng Ngày CT Số CT Nội dung TK Nợ TK Có Số tiền 5 1 GBC 1 01/01/2014 Lãi thu được từ tiền cho vay 1121 515 1.200.000 6 2 GBN 1 01/01/2014 GBN001 Phí rút tiền 6427 1121 11.000 [1] =IF(SOKTMAY!G5=“1121”,SOKTMAY!I5,0) CÁC HÀM TRONG EXCEL 27 CÁC HÀM TRONG EXCEL Hàm LEFT Hàm MID Hàm LEN Truy xuất phần bên trái của 1 chuỗi, 1 hoặc nhiều ký tự Truy xuất dữ liệu của 1 chuỗi, tại 1 vị trí xác định Đếm số ký tự trong 1 chuỗi 28 Vũ Quốc Thông 10/16/2015 15 D/L nghiệp vụ Hàm IF A B C D E F G H I 1 Nhật kí chung Năm 20142 3 4 STT Loại CT Tháng Ngày CT Số CT Nội dung TK Nợ TK Có Số tiền 5 1 Phiếu thu 1 01/01/2014 PT001 Rút tiền nhập quỹ 1111 1121 12.000.000 6 2 GBN 1 01/01/2014 GBN001 Phí rút tiền 6427 1121 11.000 [1] =IF(LEFT(SOKTMAY!G5,3)=“111”,SOKTMAY!I5,0) Hàm LEFT CÁC HÀM TRONG EXCEL 29 Cho 2 sheet DMTK và SOKTMAY, Yêu cầu: - Tại sheet SCT, hãy thiết lập công thức cho ô [3], [4] và [5] với để truy xuất một số nội dung nghiệp vụ liên quan đến tài khoản 1121 CÁC HÀM TRONG EXCEL 30 Vũ Quốc Thông 10/16/2015 16 CÁC HÀM TRONG EXCEL Cho 2 sheet DMTK và SOKTMAY, Yêu cầu: - Tại sheet SC, hãy thiết lập công thức cho ô [3], [4] và [5] với để truy xuất một số nội dung nghiệp vụ liên quan đến tài khoản 112 31 Hàm VLOOKUP Hàm HLOOKUP Hàm MATCH - Dò tìm dữ liệu - Liên kết dữ liệu giữa các sổ kế toán CÁC HÀM TRONG EXCEL 32 Vũ Quốc Thông 10/16/2015 17 SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản 1121 Tên tài khoản [1] Ngày CT Số CT Nội dung TK đối ứng Số tiền nợ Số tiền có Số dư đầu kì 260.763.105 - 01/01/2014 GBC Lãi thu được từ tiền cho vay 515 3.000.000 - Lấy dữ liệu cho ô [1] CÁC HÀM TRONG EXCEL 33 A B C 1 DANH MỤC HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN 2 Mã TK Tên TK BÊN SỐ DƯ 3 111 Tiền mặt N 4 1111 Tiền mặt việt nam N 5 1112 Ngoại tệ N 6 1113 Vàng bạc, Kim khí quý, Đá quý N 7 112 Tiền gởi ngân hàng N 8 1121 Tiền gởi ngân hàng Việt Nam N [1] =VLOOKUP(“1121”,DMTK!A3:C219,2,0) CÁC HÀM TRONG EXCEL 34 Vũ Quốc Thông 10/16/2015 18 Cho 2 sheet DMTK và SOKTMAY, Yêu cầu: - Tại sheet SCT, hãy thiết lập công thức cho ô [A] để tìm tên của tài khoản 1121. CÁC HÀM TRONG EXCEL 35 Hàm SUM Hàm SUMIF Hàm DSUM - Tính toán các số liệu kế toán tổng hợp. - Kiểm tra giá trị các số liệu kế toán. Hàm SUBTOTAL CÁC HÀM TRONG EXCEL 36 Vũ Quốc Thông 10/16/2015 19 A B C D E F G H BẢNG CÂN ĐỐI PHÁT SINH 1 TK Tên tài khoản 01/01/2014 Phát sinh Nợ Phát sinh Có 31/12/2014 Dư nợ Dư có Dư nợ Dư có 2 111 Tiền mặt 520.406.313 - [1] [2] 721.656.767 - 3 112 Tiền gởi ngân hàng 260.763.105 - 963.144.937 - Lấy dữ liệu cho ô [1] CÁC HÀM TRONG EXCEL 37 D/L nghiệp vụ Hàm SUMIF A B C D E F G H I 1 Nhật kí chung Năm 20142 3 4 STT Loại CT Tháng Ngày CT Số CT Nội dung TK Nợ TK Có Số tiền 5 1 Phiếu thu 1 01/01/2014 PT001 Rút tiền nhập quỹ 1111 1121 12.000.000 6 2 GBN 1 01/01/2014 GBN001 Phí rút tiền 6427 1121 11.000 [1] =SUMIF(SOKTMAY!G5:G1700,CDPS!A2&“*”, SOKTMAY!I5:I1700) CÁC HÀM TRONG EXCEL 38 Vũ Quốc Thông 10/16/2015 20 Cho 2 sheet DMTK và SOKTMAY, Yêu cầu: - Tại sheet CDSPS CT, hãy thiết lập công thức cho ô [1] và ô [2] để tính tổng số phát sinh của Tài khoản 111. CÁC HÀM TRONG EXCEL 39 Tính tổng giá trị danh sách đã lọcHàm SUBTOTAL A B C D E F G H I 1 Nhật kí chung Năm 20142 3 [1] 4 STT Loại CT Tháng Ngày CT Số CT Nội dung TK Nợ TK Có Số tiền 64 59 Hóa đơn 1 04/01/2014 Bán bàn họp CN 80x130x300 131 511 55.000.000 65 60 Hóa đơn 1 04/01/2014 Bán bàn họp ovan 80x130x300 131 511 97.500.000 [1] =SUBTOTAL(9,SOKTMAY!A5:I1700) CÁC HÀM TRONG EXCEL 40 Vũ Quốc Thông 10/16/2015 21 Hàm SUBTOTAL CÁC HÀM TRONG EXCEL Tính cả giá trị ẩn Hàm 1 AVERAGE() 2 COUNT() 3 COUNTA() 4 MAX() 5 MIN() 6 PRODUCT() 7 STDEV() 8 STDEVP() 9 SUM() 10 VAR() 11 VARP() 41 Hàm MAX Hàm MIN Trả về giá trị lớn nhất Trả về giá trị nhỏ nhất CÁC HÀM TRONG EXCEL 42 Vũ Quốc Thông 10/16/2015 22 A B C D E F G H BẢNG CÂN ĐỐI PHÁT SINH 1 TK Tên tài khoản 01/01/2014 Phát sinh Nợ Phát sinh Có 31/12/2014 Dư nợ Dư có Dư nợ Dư có 2 111 Tiền mặt 520.406.313 - 653.321.160 452.070.706 [1] [2] 3 112 Tiền gởi ngân hàng 260.763.105 - 25.951.244.011 32.248.862.179 - Tính số dư cuối kỳ bên Nợ tại ô [1] CÁC HÀM TRONG EXCEL 43 SDCK = SDĐK + SPS tăng – SPS giảm SDĐK có 2 bên Nợ hoặc Có SDCK bên nợ = SDĐK bên nợ + SPS tăng – SPS giảm – SDĐK bên có Tránh trường hợp SDCK âm SDCK bên nợ = MAX(0, SDĐK bên nợ + SPS tăng – SPS giảm – SDĐK bên có) CÁC HÀM TRONG EXCEL 44 Vũ Quốc Thông 10/16/2015 23 A B C D E F G H BẢNG CÂN ĐỐI PHÁT SINH 1 TK Tên tài khoản 01/01/2014 Phát sinh Nợ Phát sinh Có 31/12/2014 Dư nợ Dư có Dư nợ Dư có 2 111 Tiền mặt 520.406.313 - 653.321.160 452.070.706 [1] [2] 3 112 Tiền gởi ngân hàng 260.763.105 - 25.951.244.011 32.248.862.179 - [1] = MAX(0, C2 + E2 – F2 – D2) CÁC HÀM TRONG EXCEL 45 Cho 2 sheet DMTK và SOKTMAY, Yêu cầu: - Tại sheet CDSPS CT, Anh/chị hãy thiết lập công thức cho ô [3] và ô [4] để tính tổng số dư cuối kỳ của Tài khoản 111. CÁC HÀM TRONG EXCEL 46 Vũ Quốc Thông 10/16/2015 24 47 CÁC CÔNG CỤ TRONG EXCEL • Data Filter • Pivot Table • Paste Special • CÁC CÔNG CỤ TRONG EXCEL Dựa vào sheet SOKTMAY, Yêu cầu: - Hãy xác định các tài khoản có phát sinh liên quan đến TK 112 - Tính tổng số tiền phát sinh giữa các TK này và TK 112 48 Vũ Quốc Thông 10/16/2015 25 Insert/Pivot table CÁC CÔNG CỤ TRONG EXCEL 49 CÁC CÔNG CỤ TRONG EXCEL 50 Vũ Quốc Thông 10/16/2015 26 Bên tay Phải, có Pivot table List, - Row: TK_CO 1 TK_NO 1 -Value: Sum of Số tiền CÁC CÔNG CỤ TRONG EXCEL 51 Lọc và phân tích dữ liệu Kiểm tra tổng phát sinh trong kỳ CÁC CÔNG CỤ TRONG EXCEL 55 Vũ Quốc Thông 10/16/2015 27 Yêu cầu: Copy số dư cuối kỳ của một số TK kế toán trên bảng cân đối số phát sinh sang sheet khác. (Lưu ý: các số liệu này là dạng công thức) CÁC CÔNG CỤ TRONG EXCEL 56 - Dùng để sao chép nhưng không cần phải sao chép tất cả các định dạng của dữ liệu ban đầu. Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần copy, bấm Copy Bước 2: Bấm chuột phải, chọn Paste special CÁC CÔNG CỤ TRONG EXCEL 57 Vũ Quốc Thông 10/16/2015 28 CÁC CÔNG CỤ TRONG EXCEL 58 SV được yêu cầu trang bị USB cá nhân:  Sử dụng được  Không nhiễm virus  Dung lượng trống > 500 MB 59 Vũ Quốc Thông 10/16/2015 29 Tóm lại 60 Bài đọc + Bài tập: - hướng dẫn SV tự tìm hiểu HTTTKT - Hoàn thành các bài thực hành Ch 1 (*) Chuẩn bị tập tin tổ chức dữ liệu cho Ch 2: - tập tin “Ch2-6_GiangHT1CQ-1516.xls” • Trình bày về hệ thống thông tin kế toán • Giải thích tác động CNTT đến hệ thống kế toán • Trình bày những nghề nghiệp liên quan • Chuẩn bị môi trường kế toán bảng tính