Hệ thống thông tin kế toán

1Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa Hệ thống thông tin kế toán Học Phần GV. Nguyễn Quốc Trung Xây dựng các chính sách kế toán áp dụng cho doanh nghiệp Chương 2 Sau khi kết thúc chương, SV có thể: − Nắm bắt cách thức và quy trình xây dựng các chính sách kế toán khi ứng dụng phần mềm kế toán − Xây dựng nền tảng để chuẩn bị tổ chức bộ máy kế toán − Xây dựng căn cứ đánh giá, lựa chọn và tổ chức sử dụng phần mềm kế toán Mục tiêu chương 2• Mục đích và yêu cầu của tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa • Các nhân tố chi phối đến tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa • Nội dung tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa • Tổ chức đánh giá hệ thống Nội dung Nội dung tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa Tổ chức bộ máy kế toán Tổ chức đánh giá, lựa chọn phần mềm kế toán Tổ chức sử dụng phần mềm Xây dựng chính sách kế toán áp dụng cho DN Tổ chức hệ thống báo cáo - cung cấp thông tin kế toán 2.1 Xây dựng chính sách kế toán áp dụng cho doanh nghiệp Xây dựng chính sách kế toán áp dụng cho DN 32.1.1 Xác định yêu cầu thông tin 2.1.2 Xây dựng danh mục đối tượng kế toán 2.1.3 Xây dựng hệ thống chứng từ 2.1.4 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán 2.1.5 Tổ chức vận dụng các hình thức kế toán 2.1.6 Các chính sách kế toán khác 2.1 Xây dựng chính sách kế toán áp dụng cho doanh nghiệp • Phân loại thông tin kế toán 2.1.1 Xác định yêu cầu thông tin Thông tin kế toán quản trị Thông tin kế toán tài chính • Cơ sở: theo luật định • Đối tượng sử dụng: bên ngoài DN • Cơ sở: theo yêu cầu quản lý • Đối tượng sử dụng: bên trong DN Câu hỏi 1: • Tại sao cần xác định yêu cầu thông tin? Câu hỏi 2: • Xác định yêu cầu thông tin bằng cách nào? 2.1.1 Xác định yêu cầu thông tin 4• Cách tiếp cận thứ nhất 2.1.1 Xác định yêu cầu thông tin Thông tin kế toán quản trị Thông tin để đánh giáThông tin để thực hiện Thông tin mô tả Thông tin quản lý Thông tin tổng hợp các hoạt động Thông tin phân tích hoạt động 2.1.1 Xác định yêu cầu thông tin Đối tượng sử dụng thông tin Bên trong DN GĐ kinh doanh … GĐ tài chính Mục tiêu Nội dung Nguồn … Bên ngoài DN CQ thuế Nhà đầu tư … • Cách tiếp cận thứ hai Trình bày • Bảng mô tả nhu cầu thông tin kế toán của DN • Nguyên tắc lập 2.1.1 Xác định yêu cầu thông tin STT Người sử dụng thông tin Mục tiêu Nội dung thông tin Bộ phận cung cấp 1 … … … … 2 … … … … 5• Đối tượng kế toán • Căn cứ để xây dựng danh mục đối tượng kế toán 2.1.2 Xây dựng danh mục đối tượng kế toán 1 2 3 Danh mục đối tượng quản lý chi tiết Danh mục đối tượng kế toán Yêu cầu thông tin kế toán đã được xác định Đặc điểm hoạt động kinh doanh Yêu cầu quản lý của DN Công việc cần tiến hành để xây dựng danh mục đối tượng kế toán (ĐTKT) và đối tượng quản lý chi tiết (ĐTQLCT) • Tổ chức thu thập dữ liệu đầu vào cho các hoạt động phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của DN • Tổ chức dữ liệu cho các ĐTQLCT 2.1.2 Xây dựng danh mục đối tượng kế toán Trình bày • Danh mục đối tượng kế toán 2.1.2 Xây dựng danh mục đối tượng kế toán STT Nhóm ĐTKT Tên ĐTKT Theo dõi chi tiết 1 … … … 1.1 … … … 1.2 … … … 6Trình bày • Danh mục đối tượng quản lý chi tiết 2.1.2 Xây dựng danh mục đối tượng kế toán STT Tên Nội dung mô tả Nội dung quản lý Phương pháp mã hóa 1 … … … … 2 … … … … • Mối quan hệ giữa đối tượng kế toán và đối tượng quản lý chi tiết 2.1.2 Xây dựng danh mục đối tượng kế toán ĐTKT ĐTQLCT ? • Khái niệm: Chứng từ là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán 2.1.3 Xây dựng hệ thống chứng từ 7• Căn cứ xây dựng: − Chế độ chứng từ kế toán doanh nghiệp − Đặc điểm vận động của các đối tượng kế toán − Đặc điểm hoạt động kinh doanh − Yêu cầu quản lý của DN 2.1.3 Xây dựng hệ thống chứng từ 2.1.3 Xây dựng hệ thống chứng từ • Phân loại − Căn cứ vào vật mang thông tin − Căn cứ vào nội dung kinh tế − Căn cứ vào tính chất pháp lý − Căn cứ vào công dụng của chứng từ • Quy trình xây dựng hệ thống chứng từ − Phân tích các hoạt động theo chu trình kinh doanh − Xác định các bộ phận tham gia và các đối tượng kế toán có liên quan 2.1.3 Xây dựng hệ thống chứng từ 8• Quy trình xây dựng hệ thống chứng từ − Liệt kê tất cả các chứng từ có thể sử dụng (tên, bộ phận lập, nơi duyệt, mục đích sử dụng) 2.1.3 Xây dựng hệ thống chứng từ STT Tên chứng từ Nơi lập Nơi duyệt Mục đích sử dụng 01 Đơn đặt hàng Khách hàng Trưởng phòng bán hàng Cung cấp thông tin về đơn hàng, về khách hàng, là căn cứ để xét duyệt, làm cơ sở lập lệnh bán hàng, … 02 … • Quy trình xây dựng hệ thống chứng từ − Thiết kế biểu mẫu chứng từ (đối với các chứng từ không có trong chế độ chứng từ kế toán và chứng từ theo yêu cầu riêng của DN) − Hướng dẫn phương pháp lập, luân chuyển, bảo quản, lưu trữ và hủy chứng từ 2.1.3 Xây dựng hệ thống chứng từ • Quy trình xây dựng hệ thống chứng từ − Mô tả quy trình xử lý nghiệp vụ (cần lưu ý xác định, phân biệt rõ giữa chứng từ làm cơ sở nhập liệu, chứng từ để kiểm tra đối chiếu và chứng từ in ra từ phần mềm - nếu có) − Minh họa bằng lưu đồ chứng từ − Xây dựng danh mục nhập liệu 2.1.3 Xây dựng hệ thống chứng từ 9• Tài khoản kế toán (TKKT) dùng để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế tài chính, phản ánh sự biến động của các đối tượng kế toán • Hệ thống TKKT là thành phần cốt lõi của một hệ thống kế toán
hệ thống này cần phải linh hoạt và ổn định 2.1.4 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán • Căn cứ xây dựng − Hệ thống TKKT theo quy định của chế độ kế toán − Đối tượng kế toán và đối tượng quản lý chi tiết − Yêu cầu quản lý của DN − Đặc điểm hoạt động kinh doanh của DN 2.1.4 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán • Công việc cần tiến hành − Căn cứ theo chế độ kế toán, xác định các tài khoản cần sử dụng, loại bỏ các tài khoản không cần thiết − Xây dựng thêm các tài khoản cấp con và tài khoản chi tiết theo đặc điểm của đối tượng kế toán và đối tượng quản lý chi tiết 2.1.4 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán 10 • Công việc cần tiến hành − Mã hóa các tài khoản theo dõi chi tiết dựa theo yêu cầu quản lý • Đối với ĐTQLCT có số lượng lớn, thường xuyên biến động: nên ưu tiên theo dõi trên danh mục ĐTQLCT • Các yêu cầu quản lý còn lại: mã hóa cho tài khoản có liên quan 2.1.4 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán • Công việc cần tiến hành − Xác định thuộc tính của tài khoản − Đối với các tài khoản DN mở thêm: cần hướng dẫn chi tiết 2.1.4 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán • Lưu ý: Điều kiện mở thêm tài khoản chi tiết: − Tài khoản dùng để theo dõi đối tượng kế toán có đối tượng quản lý chi tiết − Danh mục đối tượng quản lý chi tiết có số lượng ít và hiếm khi biến động − Các yêu cầu quản lý đối với đối tượng quản lý chi tiết đó khó thay đổi 2.1.4 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán 11 • Trình bày • Lưu ý: Nếu 1 tài khoản có tài khoản cấp thấp hơn thì tài khoản đó sẽ không theo dõi chi tiết 2.1.4 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán Số hiệu TK Tên TK Đối tượng quản lý chi tiết Ghi chú … … … … • Theo chế độ kế toán, DN được áp dụng một trong 5 hình thức kế toán sau 2.1.5 Tổ chức vận dụng các hình thức kế toán Nhật ký chung Chứng từ ghi sổ Nhật ký – Sổ cái Kế toán trên máy vi tính Nhật ký – Chứng từ • Hình thức kế toán trên máy vi tính 2.1.5 Tổ chức vận dụng các hình thức kế toán • Sổ tổng hợp • Sổ chi tiết Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ • BCTC • BCQT MÁY VI TÍNH Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra Phần mềm kế toán 12 • Hình thức kế toán trên máy vi tính − Văn bản luật chi phối: • Quyết định: 15/2006/QĐ-BTC • Nghị định: 129/2004/NĐ-CP • Thông tư: 103/2005/TT-BTC • Luật kế toán 2.1.5 Tổ chức vận dụng các hình thức kế toán • Phương pháp kê khai hàng tồn kho • Phương pháp tính giá hàng tồn kho • Phương pháp tính giá TSCĐ • Phương pháp hạch toán ngoại tệ • Các chính sách tín dụng • … 2.1.6 Các chính sách kế toán khác