Hệ thống thông tin kế toán 2 - Tài liệu hóa hệ thống thông tin kế toán
Bài tập thảo luận 2
Mô tả hệ thống bán hàng sau bằng sơ đồ dòng dữ
liệu DFD ở mức độ DFD khái quát và DFD luận lý
cấp 0.
Khi khách hàng liên hệ đặt hàng, hệ thống bán hàng
(Sales System) sẽ tiếp nhận yêu cầu. Hệ thống bán hàng
ghi nhận đơn đặt hàng, sau đó tiến hành chuyển hàng đi
giao cho khách hàng, đồng thời xuất hóa đơn bán hàng.
Khi khách hàng thực hiện thanh toán (giả sử theo
phƣơng thức nộp tiền mặt); hệ thống bán hàng sẽ ghi
nhận thanh toán và chuyển tiền bán hàng thu đƣợc đến
tài khoản ngân hàng của công ty. Ngân hàng nhận tiền
gửi vào từ hệ thống bán hàng và ra thông báo đã nhận
tiền (giấy báo có). Mọi dữ liệu từ hệ thống bán hàng sẽ
đƣợc cập nhật vào hệ thống sổ cái và báo cáo kế toán
33 trang |
Chia sẻ: thuychi20 | Lượt xem: 997 | Lượt tải: 0
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Hệ thống thông tin kế toán 2 - Tài liệu hóa hệ thống thông tin kế toán, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
2/26/2014
1
Lập nhóm
1
Tìm hiểu thông tin về PMKT
Tình huống kinh doanh
• Doanh nghiệp kinh
doanh xe đạp điện
POLYGONBIKE
• Phần mềm
Invoice.Click
2
Phần I
2/26/2014
2
Tìm hiểu thông tin về PMKT
• Giới thiệu chung: khái
quát, xuất xứ của PMKT
• So sánh tính phân hệ cơ
bản của các PMKT trong
tổ chức thƣơng mại
• Đánh giá về quy mô, ứng
dụng và ví dụ triển khai ở
Việt Nam
3
Phần II
Mô tả công việc
4
Theo DanhSachPMKT_NghienCuu_V1.3DB.xls
GV sẽ phân công cho nhóm SV
Lịch trình làm việc của các nhóm
- Buổi 08 >> Tất cả các nhóm nộp bài cho GV
(qua email và bản in)
- Buổi 09 >> Một số nhóm đƣợc GV chỉ định sẽ
thuyết trình (mỗi nhóm trình bày ~ 10 phút)
2/26/2014
3
TÀI LIỆU HÓA HỆ THỐNG
THÔNG TIN KẾ TOÁN
GV. ThS. Vũ Quốc Thông
CHƢƠNG 02
Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 2
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HCM
KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN
5
Mục tiêu và nội dung
• Giải thích tầm quan trọng của tài liệu hóa hệ thống
• Ứng dụng các công cụ mô tả HTTTKT (AIS)
• Tầm quan trọng của tài liệu hóa hê thống
• Các công cụ mô tả HTTTKT (AIS)
6
2/26/2014
4
Documenting AIS
7
• Đối với hệ thống thông tin doanh nghiệp,
bạn có quan tâm đến mô hình hoạt động
của kế toán bán hàng?
• Dòng dữ liệu sẽ luân chuyển ra sao giữa
các bộ phận (thực thể) tham gia trong hệ
thống mua hàng?
8
Dẫn nhập
2/26/2014
5
Tình huống cụ thể của doanh nghiệp
9
10
2/26/2014
6
PHIẾU BÁN HÀNG
Họ & tên KH
Địa chỉ của KH
Mặt hàng đặt mua
(Mã hàng, số lượng, đơn giá)
Họ và bên nhân viên bán hàng
11
Hóa Đơn
Giá Trị Gia Tăng
Về mặt kế toán của DN Nguyễn Kim:
ghi nhận gì ?
12
2/26/2014
7
13
Về mặt kế toán, DN
Nguyễn Kim:
ghi nhận gì ?
• Tài liệu hóa là phần quan trọng của HTTTKT
• Ngƣời kế toán sử dụng các loại sơ đồ khác
nhau để theo dõi dòng dữ liệu xuyên suốt hệ
thống.
• Có nhiều phần mềm chuyên dụng hỗ trợ cho
việc tài liệu hóa hệ thống.
Tầm quan trọng
của tài liệu hóa hệ thống
14
Microsoft Word
Microsoft Visio
2/26/2014
8
15
• Mô tả tổng quan về AIS
• Đào tạo ngƣời sử dụng
• Cải tiến và thiết kế hệ thống
• Kiểm soát và duy trì hệ thống
• Chuẩn hóa giao tiếp khi nói về hệ thống
• Kiểm toán AIS
•
Vẽ hình hệ thống AIS để
16
Công dụng
của tài liệu hóa hệ thống
2/26/2014
9
• Tùy theo công việc cụ thể, kiến thức tài liệu
hóa hệ thống sẽ hỗ trợ ở các mức độ khác nhau:
• Đọc và hiểu đƣợc tài liệu mô tả về cách thức
hoạt động của HTTTKT
• Đánh giá đƣợc quá trình kiểm soát thông tin
của hệ thống hiện hành thông qua tài liệu mô tả
• Phát triển đƣợc tài liệu, nếu bạn là thành viên
của đội phát triển hệ thống
Tầm quan trọng
của tài liệu hóa hệ thống
17
Một số công cụ tài liệu hóa H/T
• Sơ đồ dòng dữ liệu
(DFD)
• Lƣu đồ tài liệu hệ thống
(DFC)
• Sơ đồ mô hình hóa hoạt
động kế toán
18
2/26/2014
10
Sơ đồ dòng dữ liệu
Data Flow Diagram (DFD)
19
Sơ đồ dòng dữ liệu - DFD
Khái niệm
Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD) trong hệ thống thông tin
mô tả bằng hình ảnh:
• Các thành phần (thực thể) tham gia vào hệ
thống
• Dòng lƣu chuyển dữ liệu giữa các thành phần
• Điểm khởi đầu, điểm đến
• Nơi lƣu trữ dữ liệu
20
(Romney M. and SteinBart P. AIS book 12th edn.)
2/26/2014
11
Kí hiệu quy ước
Thực thể bên ngoài
Điểm khởi đầu / điểm đến
Dòng dữ liệu
Hoạt động xử lý
Nơi lƣu trữ dữ liệu
Sơ đồ dòng dữ liệu - DFD
21
Ví dụ: khách hàng thanh toán tiền qua ngân hàng
Sơ đồ dòng dữ liệu - DFD
22
2/26/2014
12
23
DFD khái quát
DFD luận lý cấp 0
DFD luận lý cấp 1
Phân cấp sơ đồ dòng dữ liệu - DFD
• DFD khái quát (ngữ cảnh): sơ đồ cấp cao
nhất; mô tả một cách khái quát nội dung của hệ
thống bởi một hình tròn và các hoạt động xung
quanh đƣợc biểu diễn bởi dòng dữ liệu đi vào
(inflow) và đi ra (outflow) giữa hệ thống và các
thực thể bên ngoài hệ thống
• DFD khái quát cho biết:
• Hệ thống này là gì ?
• Dòng dữ liệu bắt đầu từ đâu và kết thúc ở đâu ?
Phân cấp sơ đồ dòng dữ liệu - DFD
24
2/26/2014
13
• Phân cấp DFD khái quát: quá trình tài liệu
hóa DFD khái quát sẽ đƣợc chi tiết hóa thành
nhiều cấp: DFD luận lý cấp 0, DFD luận lý cấp
1, DFD luận lý cấp 2
• Dòng dữ liệu vào và ra các cấp chi tiết khi
tổng hợp lại sẽ trùng với cấp cao hơn
• Phân cấp DFD sẽ thấy đƣợc các hoạt động xử
lý chi tiết bên trong của hệ thống
Phân cấp sơ đồ dòng dữ liệu - DFD
25
Mô tả hệ thống mua hàng sau bằng sơ đồ dòng dữ
liệu DFD ở mức độ DFD khái quát và DFD luận lý
cấp 0.
Khi các phòng ban trong công ty có yêu cầu mua hàng,
hệ thống mua hàng (Purchase System) sẽ tiếp nhận yêu
cầu và lập đơn mua hàng gửi đến nhà cung cấp. Nhà
cung cấp giao hàng và gửi hóa đơn đến cho hệ thống
mua hàng của công ty. Hệ thống mua hàng tiến hành
nhận hàng vào kho, thông báo đến các phòng ban và
thanh toán cho nhà cung cấp. Mọi dữ liệu từ hệ thống
mua hàng sẽ đƣợc cập nhật vào hệ thống sổ cái và báo
cáo kế toán.
Bài tập thảo luận 1
26
2/26/2014
14
Bước 1: Mô tả hệ thống bằng đoạn văn (narratives)
Bước 2: Lập bảng thực thể và các hoạt động liên quan
Thực thể Hoạt động
Các phòng ban Yêu cầu mua hàng
Hệ thống mua hàng Lập đơn mua hàng
Gửi đơn hàng đến nhà cung cấp
Nhà cung cấp Giao hàng
Gửi hóa đơn đến hệ thống mua hàng
Hệ thống mua hàng Nhận hàng vào kho
Thông báo đến các phòng ban
Thanh toán cho nhà cung cấp
Hệ thống sổ cái và báo cáo
kế toán
Nhận đƣợc dữ liệu mua hàng và thanh toán
Bài tập thảo luận 1 (tt.)
27
Bước 3: Xác định hệ thống và nhận biết các thực thể
bên ngoài. Nhận biết các hoạt động xử lý của hệ
thống (*).
- Hệ thống: Hệ thống mua hàng
- Thực thể bên ngoài: các phòng ban, nhà cung cấp,
hệ thống sổ cái và báo cáo kế toán.
- Hoạt động xử lý của hệ thống: lập đơn mua hàng;
nhận hàng vào kho; thanh toán cho nhà cung cấp
Bài tập thảo luận 1 (tt.)
28
2/26/2014
15
Bước 4: Vẽ DFD khái quát
• Hình chữ nhật thể hiện các thực thể bên ngoài
• Hình tròn lớn thể hiện nội dung chính của hệ
thống
• Các dòng dữ liệu nối các thực thể bên ngoài và
hệ thống
• Đặt tên các dòng dữ liệu (danh từ)
Bài tập thảo luận 1 (tt.)
29
Bước 4: vẽ DFD khái quát
Bài tập thảo luận 1 (tt.)
30
2/26/2014
16
Bước 5: Vẽ DFD luận lý cấp 0 (chi tiết DFD khái quát)
• Liệt kê các hoạt động xử lý của hệ thống (động từ
+ danh từ) theo trình tự: 1.0 Lập đơn mua hàng;
2.0 Nhận hàng vào kho; 3.0 Thanh toán cho nhà
cung cấp
• Mô phỏng mỗi hoạt động xử lý là một hình tròn
• Nối các hoạt động xử lý và các thực thể bên ngoài
bằng dòng dữ liệu dựa theo mô tả ở bƣớc 1
• Bổ sung các nơi lƣu trữ dữ liệu (nếu thấy cần thiết)
• Nối các hoạt động xử lý và các nơi lƣu trữ dữ liệu
bằng dòng dữ liệu
Bài tập thảo luận 1 (tt.)
31
Bước 5: DFD luận lý cấp 0
Bài tập thảo luận 1 (tt.)
32
2/26/2014
17
Bước 6: Tiếp tục phân cấp sơ đồ dòng dữ liệu: từ
DFD luận lý cấp 0 đến DFD luận lý cấp 1, cấp 2
Bằng cách tập trung vào các hoạt động xử lý của hệ
thống, theo nguyên tắc:
- Hoạt động xử lý 1.0 sẽ tiếp tục đƣợc phân tích chi
tiết thành 1.1, 1.2, 1.3
- Hoạt động xử lý 2.0 sẽ tiếp tục đƣợc phân tích chi
tiết thành 2.1, 2.2, 2.3
- v..v..
Mỗi hoạt động = động từ + (cụm) danh từ
Bài tập thảo luận 1 (tt.)
33
• Từ những hiểu biết về sơ đồ dòng dữ
liệu - DFD, Anh (/Chị) có nhận xét gì về
dòng dữ liệu vào và ra ở các cấp độ chi
tiết so với cấp độ tổng hợp?
Bài tập thảo luận 1 (tt.)
34
2/26/2014
18
Bài tập thảo luận 2
Mô tả hệ thống bán hàng sau bằng sơ đồ dòng dữ
liệu DFD ở mức độ DFD khái quát và DFD luận lý
cấp 0.
Khi khách hàng liên hệ đặt hàng, hệ thống bán hàng
(Sales System) sẽ tiếp nhận yêu cầu. Hệ thống bán hàng
ghi nhận đơn đặt hàng, sau đó tiến hành chuyển hàng đi
giao cho khách hàng, đồng thời xuất hóa đơn bán hàng.
Khi khách hàng thực hiện thanh toán (giả sử theo
phƣơng thức nộp tiền mặt); hệ thống bán hàng sẽ ghi
nhận thanh toán và chuyển tiền bán hàng thu đƣợc đến
tài khoản ngân hàng của công ty. Ngân hàng nhận tiền
gửi vào từ hệ thống bán hàng và ra thông báo đã nhận
tiền (giấy báo có). Mọi dữ liệu từ hệ thống bán hàng sẽ
đƣợc cập nhật vào hệ thống sổ cái và báo cáo kế toán. 35
Bài tập thảo luận 2
Hệ thống bán hàng
Thông báo nhận tiền
(giấy báo Có)
Khách hàng
Yêu cầu mua hàng
Hàng hóa
Hóa đơn
bán hàng
Thủ tục
thanh toán
Hệ thống sổ cái và
báo cáo kế toán
Tiền chuyển vào
ngân hàng
Dữ liệu bán hàng
và công nợ
Ngân hàng
DFD khái quát
36
2/26/2014
19
Bài tập thảo luận 2
Thông báo nhận tiền
(giấy báo Có)
Khách hàng
Yêu cầu mua hàng
Hàng hóa
Hóa đơn
bán hàng
Thủ tục
thanh toán
Hệ thống sổ cái và
báo cáo kế toán
Tiền chuyển vào
ngân hàng
Dữ liệu bán hàng
và công nợ
Ngân hàng
1.0
Lập đơn đặt hàng
cho khách hàng
2.0
Tiến hành
giao hàng
3.0
Xuất hóa đơn
bán hàng
4.0
Thu tiền
từ khách hàng
Danh mục
kho
Danh sách
Khách hàng
Danh sách
Đơn đặt hàng
Công nợ
khách hàng
Copy của đơn
đặt hàng
Copy của phiếu
Giao hàng
Copy của hóa
đơn bán hàng
Danh sách
hóa đơn bán hàng
DFD luận lý cấp 0
37
Bài tập thảo luận 3
Thảo luận về
các quy trình
kinh doanh
liên quan
đến hệ thống
đặtmua
sách online?
38
2/26/2014
20
Lưu đồ tài liệu hệ thống
Document System-Flow Chart (DFC)
39
Dẫn nhập
• Doanh nghiệp sản xuất KenMing.
KenMing là một doanh nghiệp sản xuất
nƣớc ngoài hoạt động tại Bình Dƣơng.
Doanh nghiệp sản xuất ống inox, phục
vụ cho mục đích xây dựng và trang thiết bị
dân dụng.
40
2/26/2014
21
• Bạn đóng vai trò là chuyên viên tƣ vấn hệ thống,
đƣợc KenMing mời tham quan xƣởng sản xuất và
trình bày về quy trình hệ thống hiện tại của tổ
chức.
• Yêu cầu: Bạn sẽ tài liệu hóa một số quy trình cơ
bản đƣợc mô tả từ phía KenMing nhằm mục đích
thiết kế và triển khai hệ thống thông tin tích hợp
cho doanh nghiệp.
Mô hình doanh nghiệp sản xuất
41
42
2/26/2014
22
Nhà máy sản xuất ống inox
• Dây chuyền sản
xuất ống của nhà
máy gồm: dây
chuyền sản xuất ống
và dây chuyền đánh
bóng ống.
• Công suất đạt 500
tấn/tháng tƣơng
đƣơng khoảng
6.000 tấn/ năm.
43
• Các kỹ sƣ nhà máy
đang vận hành dây
chuyền sản xuất.
Nhà máy sản xuất ống inox
44
2/26/2014
23
• Các dây chuyền sản
xuất ống đƣợc trang
bị hiện đại.
Nhà máy sản xuất ống inox
45
• Dây chuyền đánh
bóng ống.
Nhà máy sản xuất ống inox
46
2/26/2014
24
• Thành phẩm ống
inox đƣợc đóng gói
và chuẩn bị vào kho
chờ xuất bán.
• Nhà máy chuyên
sản xuất các size
ống dùng trong lĩnh
vực trang trí nhƣ
sau: Ø8.0, Ø9.5,
Ø12.7với độ dày
0.3mm đến 2.0mm.
Nhà máy sản xuất ống inox
47
Mô hình doanh nghiệp sản xuất
• KenMing mô tả một số quy trình cơ bản của
doanh nghiệp, bạn đƣợc yêu cầu tham gia ghi nhận
và tài liệu hóa các quy trình đƣợc mô tả.
48
2/26/2014
25
Bài tập thảo luận 4
Q/T bán hàng – xuất kho – ghi nhận phải thu
• Phòng kinh doanh căn cứ vào nhu cầu thị trƣờng để lập kế
hoạch dự báo bán hàng (xây dựng đơn hàng tổng) gửi bộ phận
kế hoạch. Phòng kinh doanh lập đơn hàng cụ thể căn cứ vào
thông tin mua hàng của khách hàng thông qua đơn đặt hàng.
Yêu cầu xuất kho (lệnh soạn hàng) đƣợc gửi đến phòng kho
vận. Bộ phận kho thực hiện kiểm tra, cắt hàng và soạn hàng.
Thông thƣờng, khách hàng nhận hàng trực tiếp tại kho thông
qua quy trình xuất kho và nhận phiếu cân hàng. Phòng kế toán
đƣợc thông báo xuất hóa đơn đồng thời ghi nhận công nợ
khách hàng. Phòng kinh doanh và phòng kế toán đối chiếu
thanh toán công nợ hàng kì, in ra báo cáo đặt hàng, bán hàng
và công nợ tổng hợp. Phòng kho vận in ra báo cáo giao hàng
cuối kì. 49
Bài tập thảo luận 4 (tt.)
Q/T xuất kho bán hàng
• Phòng kinh doanh căn cứ theo đơn đặt hàng của khách hàng
gửi phòng kho vận lệnh soạn hàng. Bộ phận giám sát kho cân
hàng, kí xác nhận và xuất phiếu cân hàng (03 liên: kho, khách
hàng nhận hàng tại kho và kế toán). Phòng kho vận tiến hành
in phiếu xuất kho (04 liên: kho, khách hàng, kinh doanh và kế
toán) và giao hàng trực tiếp cho khách hàng. Khách hàng nhận
phiếu cân hàng và phiếu xuất kho.
50
2/26/2014
26
Bài tập thảo luận 5: Q/T sản xuất
• Phòng kinh doanh lập kế hoạch dự báo bán hàng (tháng, quý
hoặc năm) có yêu cầu về thời gian hoàn thành sản xuất, gửi
phòng kế hoạch. Phòng kế hoạch sẽ thực hiện đối chiếu năng
lực sản xuất bao gồm lên kế hoạch bảo trì máy móc, kế hoạch
đăng kí ca làm việc và quy trình sản xuất. Phòng kế hoạch sẽ
làm việc với bộ phận hỗ trợ sản xuất lên kế hoạch sản xuất
theo tuần và gửi giám đốc nhà máy duyệt. Sau khi kế hoạch
sản xuất đƣợc điều chỉnh (nếu có) và kí duyệt, phòng kế hoạch
và bộ phận hỗ trợ sản xuất sẽ phối hợp để khởi tạo lệnh sản
xuất theo từng máy và dây chuyền sản xuất (chốt vào khoảng
3h chiều mỗi ngày)
51
• Bộ phận sản xuất sẽ tiếp nhận lệnh sản xuất để lĩnh các
cuộn NVL inox, thông tin về lý lịch cuộn hàng từ bộ phận kho
về khu vực sản xuất (vào 5h chiều mỗi ngày) để triển khai sản
xuất vào ngày hôm sau. Bộ phận thống kê ở xƣởng sản xuất sẽ
ghi nhận kết quả thực hiện sản xuất, ghi nhận tiêu hao nguyên
vật liệu, ghi nhận định mức: điện, nƣớc, công nhân và các
khoản mục phí khác trong quá trình sản xuất. Bộ phận thống
kê chuyển kết quả ghi nhận về phòng kế toán. Bộ phận sản
xuất tiến hành bàn giao thành phẩm cho bộ phận kho vận vào
cuối ngày làm việc.
Bài tập thảo luận 5 (tt.)
52
2/26/2014
27
Bài tập thảo luận 6: Q/T mua hàng nhập khẩu
• Phòng quản trị giao dịch sẽ lên kế hoạch mua và lựa chọn nhà
cung ứng căn cứ trên hồ sơ đánh giá nhà cung ứng và xem xét
nhu cầu, tình hình tồn kho khả dụng. Kế hoạch mua hàng sẽ
đƣợc trình phó tổng giám đốc kí duyệt. Dựa trên kế hoạch mua
hàng đƣợc duyệt, phòng quản trị giao dịch sẽ lên đơn đặt hàng
kế hoạch với thông tin mặt hàng đặt mua, quy cách, giá cả
(tham khảo giá mua đã thực hiện). Từ đơn đặt hàng gửi nhà
cung ứng, phòng quản trị giao dịch sẽ nhận đƣợc bản hợp đồng
để tiến hành xem xét: hàng hóa đặt mua, quy cách, giá cả,
ngày xuống tàu, ngày về cảng, bao bì, cách thức giao nhận,
điều khoản thanh toán cùng với các yêu cầu về hồ sơ chứng từ
thanh toán
53
• Hợp đồng mua hàng (đơn mua hàng) đƣợc kí kết giữa đại
diện của KenMing và nhà cung ứng với những thỏa thuận đã
xem xét và bàn thảo. Phòng quản trị giao dịch phối hợp với
phòng kế toán thực hiện thủ tục thanh toán: phòng quản trị
giao dịch làm đề nghị mở L/C kèm hóa đơn nhập khẩu gửi
phòng kế toán. Phòng kế toán làm thủ tục thanh toán quốc tế:
gửi thông báo mở L/C và thanh toán cho nhà cung ứng nƣớc
ngoài. Phòng quản trị giao dịch theo dõi hợp đồng mua từ nhà
cung ứng, tu chỉnh những thay đổi về hợp đồng: số lƣợng, giá
cả, quy cách, phƣơng thức và thời hạn vận chuyển nhằm cập
nhật hồ sơ đánh giá nhà cung cấp
Bài tập thảo luận 6 (tt.)
54
2/26/2014
28
• Khi hàng về cảng, phòng quản trị giao dịch sẽ nhận đƣợc
chứng từ nhập khẩu với các thông số quan trọng: ngày hoàn
thành bộ chứng từ, ngày hàng về kho, ngày thanh toán cho
việc nhập khẩu hàng Phòng quản trị giao dịch sẽ thuê công
ty giao nhận thực hiện hồ sơ thông quan bao gồm hợp đồng,
hóa đơn nhập khẩu, packing-list và tờ khai hải quan Phòng
kế toán, công ty giao nhận và phòng quản trị giao dịch sẽ phối
hợp thực hiện khai hải quan (bộ chứng từ hải quan, giấy ủy
quyền cho công ty giao nhận) và nhận hàng (chuyển hàng
về kho công ty đúng quy định). Khi hàng về đến kho, bộ phận
kho vận và bảo vệ nội bộ sẽ làm thủ tục nhập kho (thủ tục
kiểm nhập: số lƣợng, chất lƣợng, phiếu nhập kho và ghi nhận
thẻ kho)
Bài tập thảo luận 6 (tt.)
55
• Phòng kế toán tiến hành ghi nhận hóa đơn và các chi phí
thu mua. Bộ phận quản trị giao dịch, bộ phận kho và bộ phận
kế toán lƣu giữ công văn và chứng từ: bản thanh lý hợp đồng
bao gồm số lƣợng, giá trị và công nợ thanh toán. Hằng kì,
phòng quản trị giao dịch lập báo cáo tình hình mua hàng, báo
cáo thanh toán cho hợp đồng và trình lên phó tổng giám đốc.
Bài tập thảo luận 6 (tt.)
56
2/26/2014
29
Ký hiệu lƣu đồ tài liệu hệ thống (DFC)
57
Từ lưu đồ đến ứng dụng hệ thống thông tin
Phân hệ
nào?
Chức năng
nào?
?
?
?
58
2/26/2014
30
59
Sơ đồ mô hình hóa
hoạt động kế toán
Sơ đồ dùng để mô tả quy trình hoạt
động của các phần hành kế toán
60
2/26/2014
31
Kí hiệu quy ước
Sơ đồ mô hình hóa hoạt động kế toán
61
Kí hiệu quy ước
Sơ đồ mô hình hóa hoạt động kế toán
62
2/26/2014
32
Sơ đồ mô hình hóa hoạt động kế toán
Ví dụ: mô tả hoạt động chi tiền mặt ?
63
Ví dụ: mô tả hoạt động chi tiền mặt ?
- Bước 1: Khi phát sinh nhu cầu mua hàng hóa, vật tƣ, TSCĐ hoặc thanh toán tiền công tác
phí cho cán bộ công nhân viên,... ngƣời có nhu cầu sẽ lập Giấy đề nghị tạm ứng, thanh toán,
sau đó chuyển cho Kế toán thanh toán.
- Bước 2: Kế toán thanh toán sau khi nhận đƣợc Giấy đề nghị tạm ứng, thanh toán sẽ tiến
hành lập Phiếu chi, sau đó chuyển cho Kế toán trƣởng
- Bước 3: Sau khi nhận đƣợc Phiếu chi kế toán trƣởng thực hiện ký duyệt chi
+ Trƣờng hợp 1: Nếu kế toán trƣởng đồng ý duyệt chi, chứng từ sẽ đƣợc chuyển cho Giám
đốc => chuyển sang bƣớc 4
+ Trƣờng hợp 2: Nếu kế toán trƣởng không đồng ý duyệt chi => trả về cho Kế toán thanh
toán
- Bước 4: Sau khi nhận đƣợc Phiếu chi từ kế toán trƣởng, Giám đốc sẽ ký Phiếu chi và
chuyển lại cho Kế toán thanh toán
- Bước 5: Kế toán thanh toán nhận lại Phiếu chi và chuyển Phiếu chi lại cho Thủ quỹ
- Bước 6: Thủ quỹ nhận Phiếu chi
- Bước 7: Thủ quỹ Xuất tiền, sau đó chuyển tiền và Phiếu chi cho ngƣời đề nghị chi
- Bước 8: Ngƣời đề nghị nhận tiền và ký vào Phiếu chi, sau đó chuyển Phiếu chi lại cho Thủ
quỹ
- Bước 9: Thủ quỹ nhận lại Phiếu chi và tiến hành ghi Sổ quỹ, sau đó chuyển Phiếu chi lại
cho Kế toán thanh toán
- Bước 10: Kế toán thanh toán nhận Phiếu chi và tiến hành ghi sổ kế toán tiền mặt 64
Bước n.
2/26/2014
33
Bài tập thảo luận 7
Mô tả hoạt động mua hàng của một tổ chức ?
65
*
Sau khi học xong chƣơng này,
bạn có thể:
66
• Giải thích tầm quan trọng của tài liệu hóa hệ thống
• Ứng dụng các công cụ mô tả HTTTKT (AIS)
Bài đọc:
- Các tài liệu tham khảo do GV gợi ý
• Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD)
• Lƣu đồ tài liệu hệ thống (DFC)
• Sơ đồ mô hình hóa hoạt động kế
toán
Các file đính kèm theo tài liệu này:
- htttkt2dtdb_ch02tv_sv_8366.pdf