Hệ thống thông tin kế toán 2 - Chương 1: Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán

Bài giảng AIS2 1 1 Hệ thống thông tin kế toán- Học phần 2 Chương 1: Tổng quan về Hệ thống thông tin kế toán ThS. Nguyễn Phước Bảo Ấn 2 Mục tiêu chương: ? Vị trí và vai trò của hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp ? Bản chất của quá trình phát triển hệ thống thông tin kế toán. ? Tìm hiểu các công cụ kỹ thuật thường được sử dụng trong quá trình tổ chức hệ thống thông tin kế toán 3 Nội dung ? Thông tin và việc ra quyết định trong doanh nghiệp ? Hệ thống thông tin và hệ thống thông tin kế toán ? Các công cụ kỹ thuật cơ bản Bài giảng AIS2 2 4 Thông tin và việc ra quyết định ? Thông tin cung cấp cho người sử dụng trong doanh nghiệp có khác nhau hay không? ? Nội dung và hình thức thông tin thay đổi như thế nào khi cung cấp cho từng đối tượng? ? Làm sao đáp ứng yêu cầu thông tin? 5 Thông tin và việc ra quyết định Chieán löôïc Chieán thuaät Hoaït ñoäng Xöû lyù nghieäp vuï Quaûn lyù caáp thaáp Caáp quaûn lyù trung gian Quaûn lyù caáp cao Toång hôïp vaø coù choïn loïc theo muïc tieâu 6 Thông tin và việc ra quyết định Kieåm soaùt hoaït ñoäng Kieåm soaùt quaûn lyù Hoaïch ñònh chieán löôïc Khoâng caáu truùc Baùn caáu truùc Coù caáu truùc Phaân loaïi thoâng tin Caáp quaûn lyù Bài giảng AIS2 3 7 Hệ thống thông tin và hệ thống thông tin kế toán ? Khái niệm về hệ thống ? Hệ thống thông tin ? Hệ thống thông tin quản lý ? Hệ thống thông tin kế toán 8 1.2.2 1.2.3 1.2.1A F E C D Hình 1.2 Khái niệm về hệ thống ? Hệ thống là một tập hợp các thành phần có quan hệ tương tác với nhau để cùng thực hiện các mục tiêu Heä thoáng 1.0 9 Hệ thống thông tin ? Hệ thống thông tin bao gồm tập hợp những thành phần có quan hệ với nhau nhằm thu thập, lưu trữ, xử lý và cung cấp thông tin cho người sử dụng Bài giảng AIS2 4 10 Hệ thống thông tin Döõ lieäu ñaàu vaøo Xöû lyù Thoâng tin ñaàu ra Löu tröõ Xöû lyù Hình 1.3: Caùc thaønh phaàn cuûa heä thoáng thoâng tin 11 Hệ thống thông tin Thoâng tin Ng.Söû duïng Döõ lieäu ?Thoâng tin: DL ñöôïc saép xeáp laïi cho coù yù nghóa phuø hôïp vôùi ngöôøi söû duïng ?Döõ lieäu: laø nhöõng söï kieän, con soá, hình aûnhchöa coù yù nghóa phuø hôïp vôùi ngöôøi söû duïng ?Vôùi ngöôøi naøy laø döõ lieäu, vôùi ngöôøi khaùc laø thoâng tin ?Ví duï. Hoaït ñoäng xuaát kho 100 Sp laø thoâng tin vôùi thuû kho vaø keá toaùn vaät tö. Laø döõ lieäu vôùi giaùm ñoác (caàn bieát toång vaät tö nhaäp, xuaát, toàn Xöû lyù thoâng tin 12 Hệ thống thông tin Thoâng tin Ng.Söû duïng Döõ lieäu ?Quaù trình xöû lyù thoâng tin taïo doøng thoâng tin: ?Thoâng tin gì luaân chuyeån? ?Theo höôùng naøo? ?Xöû lyù thoâng tin laø quaù trình: ?Thu thaäp D.lieäu ?Phaân loaïi D.lieäu ?Toång hôïp D.lieäu ?Löu tröõ D.lieäu/thoâng tin ?Truyeàn thoâng tin Xöû lyù thoâng tin ?Ví duï. Phieáu xuaát kho chuyeån veà phoøng keá toaùn, ghi soå chi tieát vaät tö, toång hôïp baoù caùo xuaát vaät tö, chuyeån baùo caùo cho giaùm ñoác . Keá toaùn Thuû kho Xuaát haøng A Giaùm ñoác Thoâng tin gì luaân chuyeån: Xuaát haøng A Doøng thoâng tin Töø ñaâu tôùi ñaâu: Bài giảng AIS2 5 13 1. Muïc tieâu: Thoâng tin gì, cung caáp cho ai? 2. Ñaàu vaøo (nguyeân lieäu): döõ lieäu lieân quan phuø hôïp Phaïm vi heä thoáng 3. Qui trình xöû lyù 4. Caùc thieát bò xöû lyù (thu thaäp, tính toaùn, löu tröõ, truyeàn thoâng) thoâng tin. Löu yù: Caùc thieát bò ôû ñaây coù theå laø heä thoáng maùy tính ñieän töû, heä thoáng truyeàn thoâng, hoaëc coù theå chæ laø soå saùch giaáy tôø baèng tay. 5. Con ngöôøi tham gia xöû lyù thoâng tin 6.Moâi tröôøng heä thoáng : beân ngoaøi heä thoáng vaø thöôøng coù aûnh höôûng taùc ñoäng tôùi heä thoáng Hệ thống thông tin Đặc điểm của hệ thống thông tin 14 1. Theo Muïc tieâu: Thoâng tin gì, cung caáp cho ai? 2. Theo moái quan heä giöõa caùc heä thoáng HT cha- con HT thoâng tin keá toaùn HT thoâng tin quaûn lyù .. .. HT anh - em 3. Theo thieát bò söû duïng HT thuû coâng: baèng tay HT treân neàn maùy tính 4. Theo taùc ñoäng giöõa moâi tröôøng vaø heä thoáng Hệ thống thông tin 15 Hệ thống thông tin quản lý ? Hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống thông tin bao gồm các thành phần có quan hệ với nhau được thiết lập trong một tổ chức nhằm hỗ trợ cho các hoạt động chức năng của một tổ chức, hỗ trợ quá trình ra các quyết định của các cấp quản lý thông qua việc cung cấp thông tin để hoạch định, tổ chức, thực hiện và kiểm soát quá trình hoạt động của tổ chức Bài giảng AIS2 6 16 Hệ thống thông tin quản lý Hoaïch ñònh Toå chöùc/Thöïc hieän Ñaùnh giaù/ Kieåm soaùt Hoaït ñoäng cuûa doanh nghieäp Heä thoáng thoâng tin quaûn lyù Hình 1.4: Baûn chaát cuûa Heä thoáng thoâng tin quaûn lyù 17 Hệ thống thông tin quản lý ? Phân loại HTTT quản lý ? Theo cấp độ quản lý ? Hệ thống xử lý nghiệp vụ (Transaction Process Systems-TPS) ? Hệ thống hỗ trợ ra quyết định (Decision Support System-DSS): ? Hệ thống hỗ trợ điều hành (Executive Support Systems-ESS) và hệ thống chuyên gia (Expert Systems-ES 18 Hệ thống thông tin quản lý ? Phân loại HTTT quản lý ? Theo nội dung kinh tế của các quá trình sản xuất kinh doanh ? Hệ thống thông tin sản xuất ? Hệ thống thông tin bán hàng ? Hệ thống thông tin nhân sự ? Hệ thống thông tin kế toán ? Hệ thống thông tin tài chính ? ...v.v Bài giảng AIS2 7 19 Hệ thống thông tin quản lý ? Phân loại HTTT quản lý ? Theo nội dung kinh tế của các quá trình sản xuất kinh doanh Quaù trình saûn xuaát kinh doanh Heä thoáng thoâng tin saûn xuaát Heä thoáng thoâng tin baùn haøng Heä thoáng thoâng tin keá toaùn Heä thoáng thoâng tin nhaân söï Heä thoáng thoâng tin quaûn lyù Hình 1.6: Caùc heä thoáng con cuûa heä thoáng thoâng tin quaûn lyù 20 1. Muïc tieâu: 2. Ñaàu vaøo: Phaïm vi heä thoáng 3. Qui trình xöû lyù ?Thoâng tin taøi chính cho beân ngoaøi DN vaø noäi boä doanh nghieäp ?Döõ lieäu nghieäp vuï kinh teá PS ?Thu thaäp döõ lieäu: laäp chöùng töø ?Phaân tích aûnh höôûng taøi chính: ghi NK ?Ghi cheùp theo phaân loaïi taøi chính : soå chi tieát, soå toång hôïp ?Kieåm tra ñoái chieáu ?Toång hôïp, laäïp baoù caoù ?Truyeàn thoâng 6. Moâi tröôøng ?Luaät phaùp ?Ñaëc ñieåm hoaït ñoäng cuûa DN ?Kyõ thuaät thieát bò, . 4. Thieát bò 5. Con ngöôøi Hệ thống thông tin kế toán 21 Hệ thống thông tin kế toán ? Chức năng của HTTT Kế toán ? Thu thập, lưu trữ dữ liệu về các hoạt động KD của DN ? Cung cấp thông cho các đối tượng sử dụng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp ? Hỗ trợ thực hiện và quản lý các hoạt động phát sinh hàng ngày ? Hỗ trợ ra các quyết định quản trị ? Hoạch định và kiểm soát ? Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ Bài giảng AIS2 8 22 Hệ thống thông tin kế toán ? Phân loại hệ thống thông tin kế toán ? Phân loại theo đặc điểm của thông tin cung cấp ? Hệ thống thông tin kế toán tài chính ? Hệ thống thông tin kế toán quản trị ? Phân loại theo phương thức xử lý: ? Hệ thống thông tin kế toán thủ công ? Hệ thống thông tin bán thủ công ? Hệ thống kế toán dựa trên nền máy tính 23 Hệ thống thông tin kế toán ? Phân loại hệ thống thông tin kế toán ? Phân loại theo cách thức tổ chức xử lý- cung cấp thông tin ? Các phần hành kế toán/ các hệ thống ứng dụng: Kế toán tiền- kế toán công nợ- kế toán Tài sản cố định- ? Các chu trình kế toán: Chu trình bán hàng- Chu trình mua hàng- chu trình sản xuất- chu trình tài chính 24 ? Chu kỳ phát triển HTTT Kế toán Hệ thống thông tin kế toán Phân tích hệ thống Thiết kế Hệ thống Thực hiện hệ thống Vận hành- Bảo trì Hệ thống Bài giảng AIS2 9 25 Các công cụ kỹ thuật cơ bản ? Tham khảo phần mềm Microsoft Visio 26 ? Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagram- DFD) ? Lưu đồ (Flowchart) ? Lưu đồ hệ thống ? Lưu đồ chứng từ ? Phỏng vấn ? Bảng câu hỏi ? Các công cụ quản trị khác Các công cụ kỹ thuật cơ bản 27 Tình huống: Quá trình thu tiền bán chịu ? Khách hàng trả tiền cho nhân viên bán hàng kèm theo thông báo trả tiền của công ty. Nhân viên bán hàng nhận tiền, lập phiếu thu 2 liên và ghi số tiền thanh toán, số phiếu thu vào thông báo trả tiền kèm theo. Nhân viên bán hàng chuyển phiếu thu và tiền cho thủ quỹ, chuyển thông báo trả tiền cho kế toán phải thu. Thủ quỹ nhận tiền, kiểm tra số tiền trên phiếu thu và đóng dấu xác nhận. Sau đó chuyển 1 phiếu thu cho kế toán phải thu, phiếu còn lại dùng để ghi vào sổ quỹ và lưu theo số thứ tự ? Kế toán phải thu nhận thông báo trả tiền do nhân viên bán hàng chuyển đến. Lưu lại theo hồ sơ khách hàng. Sau khi nhận phiếu thu từ thủ quỹ, kế toán kiểm tra, đối chiếu với thông báo trả tiền, sau đó nhập vào phần mềm quản lý nợ phải thu. Phần mềm kiểm tra mã khách hàng, số hóa đơn còn chưa trả. Nếu đúng, phần mềm sẽ cho phép ghi nhận nghiệp vụ thanh toán làm giảm nợ phải thu của khách hàng theo từng hóa đơn. Định kì, phần mềm sẽ in bảng tổng hợp thanh toán và chuyển cho kế toán tổng hợp để ghi sổ cái. ? Định kì, thủ quỹ lập giấy nộp tiền cho ngân hàng, sau đó chuyển tiền cho ngân hàng. Bài giảng AIS2 10 28 Vấn đề đặt ra ? Những ai tham gia vào quá trình trên ? Các chứng từ luân chuyển như thế nào ? Phần mềm xử lý ra sao ? Đánh giá tính hợp lý về KS của quá trình xử lý trên ?. 29 SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU ? Định nghĩa: ? DFD mô tả bằng hình ảnh các thành phần; các dòng lưu chuyển dữ liệu giữa các thành phần, điểm khởi đầu, điểm đến và nơi lưu trữ dữ liệu của một hệ thống thông tin ? Có 3 loại DFD ? DFD khái quát ? DFD vật lý ? DFD luận lý 30 SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU ? Các kí hiệu: ? Có 4 kí hiệu biễu diễn Giai đoạn xử lý hoặc là thực thể bên trong trong DFD vật lý Dòng dữ liệu Thực thể bên ngoài Nơi lưu trữ dữ liệu Bài giảng AIS2 11 31 SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU ? DFD khái quát (ngữ cảnh) ? Là sơ đồ cấp cao nhất, mang tính tổng quát, mô tả 1 cách khái quát nội dung của hệ thống và các hoạt động bên trong của nó bởi 1 hình tròn, biểu diễn dòng dữ liệu đi vào (inflow) và đi ra (outflow) giữa hệ thống và các thực thể bên ngoài hệ thống. ? Thực thể: các đối tượng thực hiện hoặc điều khiển các hoạt động (như người, nơi chốn, vật) ? Thực thể bên ngoài hệ thống: Là những thực thể chỉ cho hoặc nhận dữ liệu của hệ thống (không xử lý dữ liệu) 32 SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU ? DFD khái quát (ngữ cảnh) ? DFD khái quát cho biết ? Hệ thống này là gì, làm cái gì ? Dữ liệu bắt đầu từ đâu và kết thúc ở đâu Hệ thống thu tiền bán chịu Khách hàng Ngân hàng Thanh toán Nộp tiền NH Kế toán tổng hợp Tổng hợp thanh toán 33 SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU ? DFD vật lý ? Biểu diễn hệ thống bằng hình vẽ bao gồm các thực thể bên trong, bên ngoài hệ thống (tất cả các thực thể liên quan) và dòng dữ liệu giữa các thực thể đó ? Thực thể bên trong: là các thực thể (người, nơi chốn, vật) làm nhiệm vụ chuyển hóa dữ liệu ? DFD vật lý cho chúng ta biết được dữ liệu truyền đi dưới hình thức gì, từ ai, cho ai, lưu trữ ở đâu ? DFD không thể hiện dữ liệu được xử lý chi tiết qua các quá trình gì Bài giảng AIS2 12 34 SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU ? DFD vật lý Nhân viên BH Khách hàng Thủ quỹ Kế toán phải thu Ngân hàng Tiền, giấy đòi nợ Tiền và phiếu thu Giấy đòi nợ Tiền, giấynộp tiềnPhiếu thu đã xác nhận Tập tin khách hàng Sổ quỹ Phần mềm Tập tin thanh toán Mã KH, số HĐ Kế toán tổng hợp 35 SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU ? DFD luận lý ? Biểu diễn hệ thống bằng hình vẽ bao gồm các hoạt động xử lý, dòng dữ liệu đi vào, đi ra các hoạt động xử lý đó. ? DFD luận lý cho chúng ta biết dữ liệu được xử lý qua các quá trình như thế nào mà không quan tâm đến do ai làm, dưới hình thức gì và ở đâu ? DFD luận lý chú trọng đến các chức năng mà hệ thống thực hiện 36 SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU ? DFD luận lý Nhận thanh toán 1.0 Khách hàng Đối chiếu với tiền thực nhận 2.0 Ghi nhận thanh toán 4.0 Ngân hàng Lập giấy chuyển ngân hàng 3.0 Giấy đòi nợ đã xác nhận Chuyển tiền và Phiếu thu Chuyển tiền Chuyển phiếu thu đã xác nhận Phiếu thu đã xác nhận Sổ quỹ Tiền, giấy đòi nợ Kế toán tổng hợp Bài giảng AIS2 13 37 SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU ? Phân cấp DFD ? Các quá trình xử lý của DFD luận lý (hình tròn) sẽ được chi tiết hóa thành nhiều cấp ? Quá trình xử lý cấp chi tiết được đánh số theo cấp cao hơn (1.1, 1.2, 1.3 ) ? Dòng dữ liệu vào và ra các cấp chi tiết khi tổng hợp lại sẽ trùng với cấp cao hơn ? Phân cấp DFD sẽ thấy được các hoạt động xử lý chi tiết bên trong của hệ thống 38 SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU ? Phân cấp DFD Điểm đầu Hệ thống Điểm cuối A B Điểm đầu 1.0 2.0 3.0 Điểm cuối A C D Lưu trữ B 39 SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU ? Phân cấp DFD 1.1 1.2 1.4 A E F 1.3 G C D 3.1 3.2 H I B D Lưu trữ 3.1.1 3.1.2 I J H D Bài giảng AIS2 14 40 Tình huống: Quá trình thu tiền bán chịu ? Khách hàng trả tiền cho nhân viên bán hàng kèm theo thông báo trả tiền của công ty. Nhân viên bán hàng nhận tiền, lập phiếu thu 2 liên và ghi số tiền thanh toán, số phiếu thu vào thông báo trả tiền kèm theo. Nhân viên bán hàng chuyển phiếu thu và tiền cho thủ quỹ, chuyển thông báo trả tiền cho kế toán phải thu. Thủ quỹ nhận tiền, kiểm tra số tiền trên phiếu thu và đóng dấu xác nhận. Sau đó chuyển 1 phiếu thu cho kế toán phải thu, phiếu còn lại dùng để ghi vào sổ quỹ và lưu theo số thứ tự ? Kế toán phải thu nhận thông báo trả tiền do nhân viên bán hàng chuyển đến. Lưu lại theo hồ sơ khách hàng. Sau khi nhận phiếu thu từ thủ quỹ, kế toán kiểm tra, đối chiếu với thông báo trả tiền, sau đó nhập vào phần mềm quản lý nợ phải thu. Phần mềm kiểm tra mã khách hàng, số hóa đơn còn chưa trả. Nếu đúng, phần mềm sẽ cho phép ghi nhận nghiệp vụ thanh toán làm giảm nợ phải thu của khách hàng theo từng hóa đơn. Định kì, phần mềm sẽ in bảng tổng hợp thanh toán và chuyển cho kế toán tổng hợp để ghi sổ cái. ? Định kì, thủ quỹ lập giấy nộp tiền cho ngân hàng, sau đó chuyển tiền cho ngân hàng. 41 SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU ? Mô tả hệ thống hiện hành bằng DFD ? Bước 1: Mô tả hệ thống hiện hành bằng các đoạn văn mô tả ? Bước 2: Lập bảng thực thể và các hoạt động liên quan đến các thực thể đó Mang tiền nộp ngân hàngThủ quỹ .. Ghi số tiền, số hóa đơn, số phiếu thu vào giấy đòi tiền Nhân viên BH Lập phiếu thuNhân viên BH Trả tiền và giấy đòi tiềnKhách hàng Hoạt độngThực thể 42 SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU ? Vẽ DFD khái quát ? Bước 3: Đánh dấu các hoạt động xử lý dữ liệu trong các hoạt động trong bảng mô tả ở bước 2 ? Hoạt động xử lý dữ liệu bao gồm: truy xuất, chuyển hóa, lưu trữ dữ liệu. Các hoạt động nhập liệu, sắp xếp, xác nhận, tính toán, tổng hợp ? Các hoạt động chuyển và nhận dữ liệu giữa các thực thể không phải là hoạt xử lý dữ liệu ? Các hoạt động chức năng: nhập xuất, bán hàng, mua hàng không phải là hoạt động xử lý dữ liệu Bài giảng AIS2 15 43 SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU ? Vẽ DFD khái quát ? Bước 4: Nhận diện các thực thể bên ngoài hệ thống ? Các thực thể bên ngoài hệ thống là các thực thể không thực hiện các hoạt động xử lý dữ liệu nào trong hệ thống ? Bước 5: ? Vẽ các hình chữ nhật biểu diễn các thực thể bên ngoài trên ? Vẽ 1 vòng tròn biểu diễn nội dung chính trong hoạt động xử lý của hệ thống hiện hành. (Đặt tên mang tính khái quát) ? Vẽ các dòng dữ liệu nối vòng tròn và các thực thể bên ngoài hệ thống ? Đặt tên cho các dòng dữ liệu theo các động từ chỉ hành động nhận và gửi dữ liệu 44 SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU ? Vẽ DFD vật lý ? Bước 6: Nhận diện các thực thể bên trong hệ thống ? Các thực thể bên trong hệ thống là các thực thể tham gia thực hiện các hoạt động xử lý dữ liệu trong hệ thống ? Bước 7: ? Vẽ các hình chữ nhật biểu diễn các thực thể bên ngoài hệ thống ? Vẽ các vòng tròn biểu diễn các thực thể bên trong hệ thống ? Đọc lại bảng thực thể và hoạt động để vẽ các dòng dữ liệu nối các vòng tròn (thực thể bên trong) và các hình chữ nhật (thực thể bên ngoài hệ thống) ? Đặt tên cho các dòng dữ liệu theo các danh từ chỉ các hình thức mang dữ liệu 45 SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU ? DFD vật lý Nhân viên BH Khách hàng Thủ quỹ Kế toán phải thu Ngânhàng Tiền, giấy đòi nợ Tiền và phiếu thu Giấy đòi nợ Tiền, giấynộp tiềnPhiếu thu đã xác nhận Tập tin khách hàng Sổ quỹ Phần mềm Tập tin thanh toán Mã KH, số HĐ Kế toán tổng hợp Bài giảng AIS2 16 46 SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU ? Vẽ DFD luận lý ? Bước 8: liệt kê các hoạt động xử lý dữ liệu trong bảngtheo từng thực thể và trình tự diễn ra các hoạt độngđó. ? Bước 9: Nhóm các hoạt động xử lý dữ liệu trên ? Cách 1: Nhóm các hoạt động xảy ra cùng 1 nơi và cùng thờiđiểm ? Cách 2: Nhóm các hoạt động xảy ra cùng thời điểm nhưngkhác nơi xảy ra ? Cách 3: Nhóm các hoạt động theo mối quan hệ hợp lý với nhau ? Để cho DFD dễ đọc, chỉ nên sử dụng từ 5 đến 7 hình tròn trongmỗi sơ đồ, mỗi cấp ? Bước 10: Vẽ hình tròn và đặt tên chung cho mỗi nhómhoạt động theo 1 động từ nêu bật nội dung chính cáchoạt động trong nhóm 47 SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU ? Vẽ DFD luận lý ? Bước 11:.Đọc lại bảng mô tả hệ thống và nối các hình tròn với nhau theo mối liên hệ hợp lý ? Bước 12: Bổ sung các nơi lưu trữ dữ liệu nếu thấy hợp lý ? Phân cấp DFD ? Bước 13: ? Tiếp tục nhóm nhỏ các hoạt trong mỗi nhóm ở bước 9. Mỗi nhóm nhỏ trong 1 nhóm lớn là các hình tròn xử lý cấp con cho hình tròn lớn. ? Thực hiện các bước 10,11,12,13 48 SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU ? DFD luận lý Lập giấy chuyển ngân hàng 3.0 Nhận thanh toán 1.0 Khách hàng Đối chiếu với tiền thực nhận 2.0 Ghi nhận thanh toán 4.0 Ngân hàng Giấy đòi nợ đã xác nhận Chuyển tiền và Phiếu thu Chuyển tiền Chuyển phiếu thu đã xác nhận Phiếu thu đã xác nhận Sổ quỹ Tiền, giấy đòi nợ Kế toán tổng hợp Bài giảng AIS2 17 49 Lưu đồ ? Lưu đồ mô tả hệ thống bằng hình vẽ các quá trình xử lý dữ liệu (các hoạt động, đầu vào, đầu ra, lưu trữ) như sơ đồ dòng dữ liệu nhưng các thành phần này được mô tả 1 cách chi tiết ở góc độ vật lý như phương thức truyền dữ liệu, các đối tượng, bộ phận liên quan đến các hoạt động xử lý, phương thức xử lý, phương thức và tính chất lưu trữ dữ liệu 50 Ký hiệu thường dùng trong lưu đồ Phieáu thu Tính giaù xuaát Baùo caùo baùn haøng Döõ lieäu Nhaäp lieäu Hoùa ñôn Laäp hoùa ñôn Soå quyõ N Khaùch haøng A 2 [Noái sang trang khaùc Nhaäp chöùng töø vaøo maùy Ñieåm noái caùc doøng döõ lieäu treân 1 trang Löu tröõ chöùng töø N: Löu theo soá A: Löu theo Alphabet D: Löu theo ngaøy Soå saùch/baùo caùo taïo ra Hoaït ñoäng xöû lyù baèng thuû coâng Moâ taû chöùng töø nhieàu lieân Ñieåm baét ñaàu/keát thuùc cuûa löu ñoà. Döõ lieäu löu tröõ baèng maùy Hieån thò thoâng tin treân maøn hình Hoaït ñoäng xöû lyù baèng maùy tính Moâ taû chöùng töø 1 lieân hoaëc baùo caùo Keát noáiLöu tröõÑaàu raXöû lyùÑaàu vaøo 51 LƯU ĐỒ CHỨNG TỪ KH Lập phiếu thu Phiếu thu Xác nhận, ghi sổ Phiếu thu Phiếu thuA A Sổ quỹ Phiếu thu N Kế toán công nợ Kế toán tiền Ghi nhật kí Sổ quỹPhiếu thu KH Thủ quỹ Quá trình thu tiền Bài giảng AIS2 18 52 LƯU ĐỒ HỆ THỐNG Đơn đặt hàng Nhập vào PM Hiện thị khi nhập Cập nhật đơn hàng Tập tin KH Tập tin HTKho Tập tin đơn hàng Đơn đặt hàng đã xử lý N Nhập đơn đặt hàng của kháchhàng 53 Tình huống: Quá trình thu tiền bán chịu ? Khách hàng trả tiền cho nhân viên bán hàng kèm theo thông báo trả tiền của công ty. Nhân viên bán hàng nhận tiền, lập phiếu thu 2 liên và ghi số tiền thanh toán, số phiếu thu vào thông báo trả tiền kèm theo. Nhân viên bán hàng chuyển phiếu thu và tiền cho thủ quỹ, chuyển thông báo trả tiền cho kế toán phải thu. Thủ quỹ nhận tiền, kiểm tra số tiền trên phiếu thu và đóng dấu xác nhận. Sau đó chuyển 1 phiếu thu cho kế toán phải thu, phiếu còn lại dùng để ghi vào sổ quỹ và lưu theo số thứ tự ? Kế toán phải thu nhận thông báo trả tiền do nhân viên bán hàng chuyển đến. Lưu lại theo hồ sơ khách hàng. Sau khi nhận phiếu thu từ thủ quỹ, kế toán kiểm tra, đối chiếu với thông báo trả tiền, sau đó nhập vào phần mềm quản lý nợ phải thu. Phần mềm kiểm tra mã khách hàng, số hóa đơn còn chưa trả. Nếu đúng, phần mềm sẽ cho phép ghi nhận nghiệp vụ thanh toán làm giảm nợ phải thu của khách hàng theo từng hóa đơn. Định kì, phần mềm sẽ in bảng tổng hợp thanh toán và chuyển cho kế toán tổng hợp để ghi sổ cái. ? Định kì, thủ quỹ lập giấy nộp tiền cho ngân hàng, sau đó chuyển tiền cho ngân hàng. 54 ? Mô tả hệ thống hiện hành ? Bước 1: Mô tả hệ thống hiện hành bằng các đoạn văn mô tả ? Bước 2: Lập bảng thực thể và các hoạt động liên quan đến các thực thể đó Mang tiền nộp ngân hàngThủ quỹ .. Ghi số tiền, số hóa đơn, số phiếu thu vào giấy đòi tiền Nhân viên BH Lập phiếu thuNhân viên BH Trả tiền và giấy đòi tiềnKhách hàng Hoạt độngThực thể LƯU ĐỒ Bài giảng AIS2 19 55 Bước 3: Đánh dấu các hoạt động xử lý dữ liệu trong các hoạt động trong bảng mô tả ở bước 2 ? Hoạt động xử lý dữ liệu bao gồm: truy xuất, chuyển hóa, lưu trữ dữ liệu. Các hoạt động nhập liệu, sắp xếp, xác nhận, tính toán, tổng hợp ? Các hoạt động chuyển và nhận dữ liệu giữa các thực thể không phải là hoạt xử lý dữ liệu ? Các hoạt động chức năng: nhập xuất, bán hàng, mua hàng không phải là hoạt động xử lý dữ liệu Lưu đồ 56 LƯU ĐỒ ? Vẽ lưu đồ ? Bước 4: Chia lưu đồ thành các cột ? Mỗi thực thể bên trong là một cột trên lưu đồ ? Các cột được sắp xếp sao cho dòng lưu chuyển của các hoạt động từ trái sang phải ? Bước 5: Xác định các thành phần của từng cột ? Đọc lại bảng mô tả lần lượt từng hoạt động ? Sắp xếp các thành phần của lưu đồ theo hướng di chuyển thông tin từ trên xuống dưới ? Nguyên tắc Sandwich: Bất kì kí hiệu xử lý nào đều bị kẹp giữa 2 kí hiệu đầu vào và đầu ra. 57 LƯU ĐỒ ? Vẽ lưu đồ ? Bước 6: Hoàn thành lưu đồ ? Nối các kí hiệu thành phần bằng các dòng thông tin ? Sử dụng các dấu nối khi dòng thông tin chuyển qua cột khác để tránh vẽ nhiều các đường kẻ ngang/dọc ? Các hoạt động xử lý liên tiếp nhau có thể gộp chung thành 1 hoạt động xử lý (nếu cần) ? Các chứng từ không thể là điểm bắt đầu và điểm kết thúc ? Cách duy nhất để có lấy dữ liệu hoặc lưu trữ dữ liệu trong thiết bị máy tính là thông qua hoạt động xử lý máy (hình chữ nhật) Bài giảng AIS2 20 58 59 Các công cụ kỹ thuật cơ bản ? Phỏng vấn ? Bảng câu hỏi ? Các công cụ quản trị khác ? Sơ đồ Pert ? Sơ đồ Gantt 60 AIS 2 Chương 1: Tổng quan về Hệ thống thông tin kế toán