Hệ thống thông tin kế toán 2 - Cấu trúc cơ sở dữ liệu kế toán
Bài tập thảo luận 4
• Sinh viên được giao nhiệm vụ thiết kế phân
hệ mua hàng cho một doanh nghiệp bán
lẻ. Hãy nhận biết các bảng (tables) mà bạn
nghĩ là cần thiết trong cơ sở dữ liệu quan
hệ để chứa dữ liệu cho phân hệ mua hàng.
Nhận dạng các trường (fields) quan trọng
của từng bảng dữ liệu, các khóa chính
(primary keys) và khóa ngoại (foreign keys)
để kết nối quan hệ giữa các bảng dữ liệu
24 trang |
Chia sẻ: thuychi20 | Lượt xem: 1313 | Lượt tải: 0
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Hệ thống thông tin kế toán 2 - Cấu trúc cơ sở dữ liệu kế toán, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
2/26/2014
1
CẤU TRÚC
CƠ SỞ DỮ LIỆU KẾ TOÁN
CHƢƠNG 05
Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 2
TRƢỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HCM
KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN
GV. ThS. Vũ Quốc Thông
Mục tiêu và nội dung
• Giải thích mối liên hệ giữa giao diện kế toán và cơ
sở dữ liệu kế toán (accounting interface and database)
• Ứng dụng cách tổ chức dữ liệu thông qua mô hình
liên kết thực thể (REA model)
• Giới thiệu xử lý dữ liệu trong môi trƣờng máy tính
• Trình bày ảnh hƣởng của CNTT đến CSDL kế toán
• Giao diện kế toán và cơ sở dữ liệu kế toán
• Mô hình liên kết thực thể
• Xử lý dữ liệu kế toán trong môi trƣờng máy
• Ảnh hƣởng của CNTT đến CSDL kế toán
2
2/26/2014
2
TỔ CHỨC CƠ SỞ DỮ LIỆU
KẾ TOÁN (CSDL)
3
4
Toå chöùc döõ lieäu trong CSDL
Kyù töï
Vuøng
DL
Maåu
tin
Taäp
tin
CSDL
Cô sôû döõ lieäu: Taát caû caùc döõ lieäu (DL) ñöôïc löu tröõ
vaø ñöôïc söõ duïng bôûi doanh nghieäp taïo thaønh
CSDL cuûa doanh nghieäp.
Toå chöùc DL logic
Tay:
Maùy:
2/26/2014
3
5
Ví duï toå chöùc logic taäp tin döõ lieäu
Taäp tin khaùch haøng
2 maåu tin
Vuøng döõ lieäu
Maõ KH Teân KH Ñòa chæ giôùi haïn Soá
baùn chòu dö
Giaù trò döõ
lieäu
301 ABC Co. Box 5 1,000 400
555 XYZ Co. Box 9 6,000 2,000
6
So saùnh toå chöùc döõ lieäu tay-maùy
• Tay
Phaûi thu khaùch haøng
KH Tieàn Thöïc hieän
A 10.000.000 HÑ 35
• Tình huoáng: Ngaøy 2/1/20X1, coâng ty kyù hôïp ñoàng soá 01 baùn
chòu cho khaùch haøng A 300 kg haøng hoùa CC, vôùi soá tieàn 10
trieäu ñoàng. Ngaøy 4/1/20X1, coâng ty thöïc hieän hôïp ñoàng vaø ñaõ
phaùt haønh hoùa ñôn soá 35 göûi ñeán khaùch haøng A.
Baùn haøng Keá toaùn
Theo doõi hôïp ñoàng
HÑ KH Tieàn
Thöïc
hieän
01 A 10.000.000 HÑ 35
Soå nhaät kyù baùn haøng
Soå caùi TK 131
H.Ñoàng H oaù ñôn
Ghi cheùp
Ghi cheùp
Ghi cheùp
Ghi cheùp
Ghi cheùp
2/26/2014
4
7
BAÙN HAØNG
HÑ H.ÑÔN KH MH SL
01 35 A CC
HÔÏP ÑOÀNG
HÑ KH MH TIEÀN
01 A CC
KHAÙCH HAØNG
KH Dö
A
Baùn haøng
Keá toaùn
Nhaäp lieäu
Nhaäp lieäu
HAØNG HOÙA
MH SL
SOÅ CAÙI
TK SOÁ DÖ
131
Maùy
So saùnh toå chöùc döõ lieäu tay-maùy
H oaù ñôn
H.Ñoàng
8
• Tay • Maùy
Ghi cheùp döõ lieäu nhieàu
laàn
Löu tröõ truøng laép, Coù theå
daãn tôùi maâu thuaãn döõ lieäu
Khoâng chia seû döõ lieäu
Ghi cheùp moät laàn
Löu tröõ khoâng truøng laép,
khoâng daãn tôùi maâu thuaãn
döõ lieäu
Chia seû döõ lieäu
Khaùc nhau cô baûn laø do phöông phaùp toå chöùc caùc taäp
tin trong cô sôû döõ lieäu và cách ghi trên các sổ giấy.
So saùnh toå chöùc döõ lieäu tay-maùy
2/26/2014
5
9
Toå chöùc DL theo heä cô sôû döõ lieäu
Cô sôû döõ
lieäu
(Data
base)
Heä quaûn
trò CSDL
(DBMS)
Chöông
trình öùng
duïng 1
Chöông
trình öùng
duïng 2
Chöông
trình öùng
duïng n
Ngöôøi
söû
duïng
10
Hệ quản trị CSDL
CSDL Kế Toán
2/26/2014
6
11
Toå chöùc DL theo heä cô sôû döõ lieäu
Heä quaûn trò CSDL: laø moät phaàn meàm quaûn lyù DL
với caùc chöùc naêng:
Toå chöùc döõ lieäu: Ñònh nghóa DL; Taïo caáu truùc DL
Quaûn trò döõ lieäu:
Thay ñoåi döõ lieäu (caäp nhaät, theâm, boû maãu tin; thay
ñoåi caáu truùc DL)
Truy vaán döõ lieäu, taïo thoâng tin, baùo caùo theo yeâu
caàu ngöôøi söû duïng
12
Giao diện kế toán (Accounting Interface) - hoạt động
đƣợc bởi sự hỗ trợ của ba thành phần tƣơng tác với cơ sở
dữ liệu bên trong:
- Form/Mẫu nhập liệu (Forms): nhập dữ liệu kế toán.
- Câu lệnh truy vấn (Queries): tìm kiếm và truy xuất dữ
liệu kế toán từ CSDL.
- Định dạng báo cáo (Reports): trình bày thông tin đƣợc
kết xuất (kết quả) từ câu lệnh truy vấn.
Giao diện kế toán
2/26/2014
7
13
Giao diện kế toán
14
Form/Mẫu nhập liệu
2/26/2014
8
15
Bài tập thảo luận 1
Sử dụng PMKT minh họa, liệt kê các form/mẫu nhập liệu
trên các phân hệ:
1. Phân hệ Mua hàng
2. Phân hệ Kho
3. Phân hệ Bán Hàng
4. Phân hệ Tiền mặt, Tiền gửi
5. Phân hệ Sổ cái / Tổng hợp
16
Định dạng báo cáo
Các nhóm báo cáo cơ bản trên hệ thống kế toán máy phục
vụ cho:
- Đối tƣợng sử dụng thông tin bên trong tổ chức
- Đối tƣợng sử dụng thông tin bên ngoài tổ chức
- Đối tƣợng cơ quan pháp quyền của Nhà nƣớc
2/26/2014
9
17
Định dạng báo cáo
18
Định dạng báo cáo
2/26/2014
10
19
Định dạng báo cáo
20
Bài tập thảo luận 2
Sử dụng PMKT minh họa, liệt kê các định dạng báo cáo
trên phân hệ:
1. Phân hệ Mua hàng
2. Phân hệ Kho
3. Phân hệ Bán Hàng
4. Phân hệ Tiền mặt, Tiền gửi
5. Phân hệ Sổ cái / Tổng hợp
6. Phân hệ Thuế
2/26/2014
11
21
Câu lệnh truy vấn
22
Bài tập thảo luận 3
Hệ quản trị CSDL xử lý câu lệnh truy vấn này nhƣ thế nào?
1. Các Bảng (Tables) nào đƣợc tiếp cận?
2. Các Trƣờng (Fields) nào truy xuất dữ liệu?
3. Tiêu chí tìm kiếm dữ liệu trong trƣờng hợp này là gì?
SELECT Customer No, Company Name, Sales Order No, Date
FROM Customer, Sales Order
WHERE Customer No = “3099”;
2/26/2014
12
MÔ HÌNH LIÊN KẾT
THỰC THỂ
23
MÔ HÌNH REA
24
MInh hoïïa. caùch toå chöùc döõ lieäu theo caáu
truùc quan heä - moâ hình lieân keát thöïc theå
Thu tieàn
Thuû quyõ
Khaùch haøng
Ngöôøi baùn
Haøng toàn kho
Tieàn
Baùn haøng
Nguoàn löïc Söï kieän Ñoái töôïng tham gia
Moâ hình bao goàm 02 noäi dung:
Thöïc theå (taäp thöïc theå) trong CSDL
Moái quan heä giöõa caùc thöïc theå (taäp thöïc theå) trong
CSDL veà maët logic
2/26/2014
13
25
Moâ hình lieân keát thöïc theå
Caùc loaïi thuoäc tính cuûa thöïc
theå
Thuoäc tính nhaän bieát
Ñeå phaân bieät: phaûi laø duy
nhaát
Coøn goïi laø khoaù chính
Thuoäc tính moâ taû. Caùc
moâ taû veà thöïc theå
Thuoäc tính lieân keát
Theå hieän moái lieân keát
giöõa caùc thöïc theå
Coøn goïi laø khoaù lieân keát
(khoaù ngoaïi)
Thöïc theå laø moät ñoái
töôïng, moät söï kieän cuï theå
caàn ghi nhaän DL trong heä
thoáng. Coù theå coù 03 loaïi:
Nguoàn löïc (Resources)Laø
taøi saûn coù giaù trò kinh teá vôùi
DN, thuoäc sôû höõu DN vaø
ñöôïc DN söû duïng.
Söï kieän (Events). Laø nhöõng
hoaït ñoäng maø DN muoán
thu thaäp thoâng tin cho vieäc
laäp keá hoaïch vaø kieåm soaùt
Ñoái töôïng tham gia vaøo söï
kieän (Agents)
26
Ví duï toå chöùc döõ lieäu kieåu quan heä
2/26/2014
14
27
Lieân keát giöõa caùc thöïc theå
• KHAÙCH HAØNG ( Maõ KH, teân, phaûi thu)
• ÑAËT HAØNG (Soá ÑH, maõ KH, ng ÑH, ng GH)
• CHI TIEÁT ÑAËT HAØNG (Soá ÑH, maõ haøng, ÑG
baùn, soá löôïng)
• HAØNG HOÙA (Maõ haøng, teân, ÑV tính, ÑG, SL
toàn, giaù trò toàn)
Các khái niệm lưu trữ dữ liệu
- CSDL (Database) – một bộ các tệp/tập tin
(table/file)
- Mỗi tệp/tập tin (Table) – một bộ các bản
ghi (record)
- Mỗi bản ghi (Record) – một bộ các trường
dữ liệu (field)
- Mỗi trường dữ liệu (Field) – một bộ các
bytes
- Mỗi Byte – được mô tả bằng một bộ các
bits (0, 1). Một Byte = 8 Bits
28
*
2/26/2014
15
29
quay lại Câu lệnh truy vấn
Bài tập thảo luận 4
• Sinh viên được giao nhiệm vụ thiết kế phân
hệ mua hàng cho một doanh nghiệp bán
lẻ. Hãy nhận biết các bảng (tables) mà bạn
nghĩ là cần thiết trong cơ sở dữ liệu quan
hệ để chứa dữ liệu cho phân hệ mua hàng.
Nhận dạng các trường (fields) quan trọng
của từng bảng dữ liệu, các khóa chính
(primary keys) và khóa ngoại (foreign keys)
để kết nối quan hệ giữa các bảng dữ liệu.
30
2/26/2014
16
31
Thiết kế cơ sở dữ liệu trong hệ thống kế toán máy
Bài tập thảo luận 5
Thảo luận về thiết kế cơ sở dữ liệu.
32
Yêu cầu sinh viên:
1. Liệt kê các thành phần của cơ sở dữ liệu: Bảng
(Tables), Trƣờng (Fields); Khóa chính (Primary
Key); Khóa ngoại (Foreign Key)?
2. Nhận xét về các mối liên hệ (Relationships) giữa
các Bảng (Tables) dữ liệu?
Tham khảo tập tin: Accounting Database.mdb
2/26/2014
17
Nhận xét về tổ chức dữ liệu trên file Excel
và CSDL trên ứng dụng?
33
Xử lý dữ liệu
trên môi trƣờng máy tính
34
2/26/2014
18
35
Thu thaäp döõ lieäu
Phöông phaùp thu thaäp döõ lieäu:
Baèng ghi nhôù, truyeàn mieäng tröïc tieáp
Chöùng töø
Nguoàn döõ lieäu töï ñoäng: Thieát bò POS
Noäi dung thu thaäp thöôøng caùc noäi dung cô baûn
Noäi dung cô baûn hoaït ñoäng
Nguoàn löïc bò aûnh höôûng
Ngöôøi tham gia trong hoaït ñoäng
Caùc noäi dung chi tieát tuøy thuoäc vaøo yeâu caàu cuï theå löu
tröõ phuïc vuï laäp baùo caùo cho ngöôøi söû duïng
Döõ lieäu thu thaäp ñöôïc chuyeån vaøo löu tröõ ñeå xöû lyù
36
Xöû lyù döõ lieäu
Coù caùc kieåu xöû lyù cô baûn:
Caäp nhaät döõ lieäu (updating): caäp
nhaät giaù trò môùi vaøo taäp tin chính
Thay ñoåi döõ lieäu (changing): thay
ñoåi giaù trò nhöõng thuoäc tính moâ taû.
Ví duï: thay ñoåi ñiaï chæ khaùch haøng;
giôùi haïn baùn chòu
Theâm môùi döõ lieäu (adding): theâm
moät maåu tin môùi. Ví duï khai baùo
theâm moät khaùch haøng
Boû döõ lieäu (deleting): ví duï boû moät
maãu tin veà khaùch haøng do hoï
khoâng coøn giao dòch vôùi doanh
nghieäp
Coù caùc phöông
phaùp xöû lyù
Xöû lyù theo loâ
Xöû lyù theo thôøi
gian thöïc
2/26/2014
19
37
Phöông phaùp xöû lyù döõ lieäu treân
moâi tröôøng maùy
Coù 02 phöông phaùp xöû lyù döõ lieäu:
Xöû lyù theo loâ:
Batch Processing
On-line Batch Processing
Xöû lyù ngay theo thôøi gian thöïc : On-line
/ Real-time Processing
38
Phöông phaùp xöû lyù döõ lieäu
Xöû lyù theo loâ -Batch Processing
Nhaäp loâ
chöùng töø
Saép xeáp
taäp tin
Löu DL
trong
taäp tin
taïm
•Xöû lyù taát
caû caùc loâ
•Caäp nhaät
taäp tin
chính
•In baùo
caùo
=
8
5 /
•TT
chính
Taäp hôïp
caùc
chöùng töø
thaønh loâ
2/26/2014
20
39
Phöông phaùp xöû lyù döõ lieäu
Xöû lyù theo loâ On-line Batch Processing
Nhaäp
nghieäp vuï
ngay khi
xaåy ra
Löu DL
trong
taäp tin
taïm
Xöû lyù
taäp tin
taïm
Caäp nhaät
taäp tin
chính
• In baùo
caùo
•TT
chính
=
8
5 /
40
Phöông phaùp xöû lyù döõ lieäu
Xöû lyù ngay theo thôøi gian thöïc
On- line Real time Processing
Nhaäp nghieäp vuï
ngay khi xaåy ra
Xöû lyù döõ lieäu
ngay khi xaåy ra
Caäp nhaät taäp tin
chính
•In baùo
caùo
•TT
chính
8
5 /
2/26/2014
21
ẢNH HƢỞNG CỦA CNTT
ĐẾN CSDL KẾ TOÁN
41
42
AÛnh höôûng CNTT ñeán CSDL keá toaùn
1. Döõ lieäu löu tröõ
Tay
DL taøi chính
Phaân taùn, khoâng chia xeû
Theo töøng ñoái töôïng KT
ñaày ñuû soá PS, soá dö
Maâu thuaãn DL, khoù thay
ñoåi phaùt trieån H/T
Maùy
DL taøi chính & phi taøi
chính
Taäp trung deã daøng chia
xeû chia xeû DL
Löu tröõ rieâng bieät soá dö
theo ñoái töôïng KT vaø soá
PS theo nghieäp vuï
Khoâng maâu thuaãn DL
2/26/2014
22
43
2. Thoâng tin cung caáp
Tay
Thoâng tin taøi chính
Chaäm, coù theå maâu thuaãn
thoâng tin
Baùo caùo do ngöôøi löu tröõ,
xöû lyù DL laäp theo maãu
ñònh saün
Maùy
Thoâng tin taøi chính &
phi taøi chính (hoaït
ñoäng)
Nhanh choùng, Khoâng bò
maâu thuaãn DL
Baùo caùo coù theå do chính
ngöôøi söû duïng laäp neáu
ñöôïc pheùp truy caäp DL
khoâng caàn theo maãu
ñònh saün
AÛnh höôûng CNTT ñeán CSDL keá toaùn
44
3. Thao taùc
Tay
Caàn söû duïng nhaät kyù
chung vaø nhaät kyù
ñaëc bieät
Coù theå khai baùo ñoái
töôïng ngay khi ghi
cheùp, löu tröõ DL phaùt
sinh môùi cho ñoái töôïng
Maùy
Chæ caàn löu tröõ ban
ñaàu DL nghieäp vuï,
(Khoâng caàn söû duïng
nhaät kyù ñaëc bieät )
Caàn khai baùo ñoái
töôïng tröôùc khi nhaäp
lieäu, löu tröõ DL phaùt
sinh cho ñoái töôïng
AÛnh höôûng CNTT ñeán CSDL keá toaùn
2/26/2014
23
45
4. Kieåm soaùt döõ lieäu keá toaùn
Tay
Kieåm soaùt hoaït ñoäng
kinh doanh
Nguoàn soá lieäu
Kieåm soaùt hoaït ñoäng heä
thoáng keá toaùn
Maùy
Kieåm soaùt hoïat ñoäng
kinh doanh
KS öùng duïng
KS Chung: thieát laäp, truy
caäp, löu tröõ Ghi keùp
Kieåm keâ
Baûng caân ñoái taøi
khoaûn, baûng keâ chi
tieát
Kieåm soaùt hoïat ñoäng
heä thoáng keá toaùn
Kieåm soaùt ñöôïc laäp
trình töï ñoäng
AÛnh höôûng CNTT ñeán CSDL keá toaùn
46
5. Nguyeân taéc ghi cheùp keá toaùn
Một vài trƣờng hợp
- Cách xử lý TK không theo kế toán thủ công Hệ
thống sử dụng TK “trung gian” để kiểm soát nghiệp vụ;
ví dụ: mua hàng – nhập hàng và nhận hóa đơn riêng
biệt.
- Cách thức ghi nhận hạch toán, đôi khi không giữ khái
niệm “tập hợp”; ví dụ: trong kế toán chi phí sản xuất,
hệ thống chỉ “tổng hợp” nguồn lực vào TK “C/P
SXKDDD”
-
AÛnh höôûng CNTT ñeán CSDL keá toaùn
2/26/2014
24
Bài tập thảo luận 6
• Xây dựng mô hình liên kết thực thể của
doanh nghiệp Costic – doanh nghiệp
thương mại, buôn bán các loại hàng hóa
mỹ phẩm
BTCSDL_Costic.pdf
47
48
Sau khi học xong chƣơng này,
bạn có thể:
• Giải thích mối liên hệ giữa giao diện kế toán và cơ
sở dữ liệu kế toán (accounting interface and database)
• Ứng dụng cách tổ chức dữ liệu thông qua mô hình
liên kết thực thể (REA model)
• Giới thiệu xử lý dữ liệu trong môi trƣờng máy tính
• Trình bày ảnh hƣởng của CNTT đến CSDL kế toán
Các file đính kèm theo tài liệu này:
- htttkt2dtdb_ch05tv_5472.pdf