Hệ thống thông tin kế toán 2 - Các quy trình liên quan đến kế toán
Yêu cầu mua hàng phát sinh (Purchase Request – PR)
sẽ đƣợc tiếp nhận và xử lý bởi bộ phận mua hàng (1.1)
Chứng từ mua hàng (PR), ở bƣớc này thƣờng chứa các dữ
liệu cơ bản:
- Bộ phận nào yêu cầu mua hàng ?
- Hàng hóa mua về sẽ nhận tại địa điểm nào ?
- Khi nào thì hàng hóa cần đƣợc giao ?
- Mô tả của các mặt hàng cần mua ?
- Gợi ý đặt từ nhà cung cấp nào ?
Những thông tin về mặt hàng; nhà cung cấp thƣờng
đƣợc truy vấn từ tập tin chính (tham chiếu) trong hệ
thống thông tin
37 trang |
Chia sẻ: thuychi20 | Lượt xem: 1497 | Lượt tải: 0
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Hệ thống thông tin kế toán 2 - Các quy trình liên quan đến kế toán, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
2/27/2014
1
CÁC QUY TRÌNH LIÊN QUAN
ĐẾN KẾ TOÁN
GV. ThS. Vũ Quốc Thông
CHƢƠNG 04
Hệ Thống Thông Tin Kế Toán
Mục tiêu và nội dung
• Trình bày các quy trình liên quan đến kế
toán - Quy trình bán hàng
- Quy trình mua hàng
2
• Đề xuất thủ tục kiểm soát ở các giai đoạn
của từng quy trình
• Các quy trình liên quan đến kế toán
• Thủ tục kiểm soát ở các giai đoạn
của từng quy trình
2/27/2014
2
Quy trình bán hàng
3
• Khái lƣợc quy trình bán hàng
• Các hoạt động cơ bản trong quy trình
• Dữ liệu đầu vào và thông tin đầu ra
• Yêu cầu về kiểm soát trong quy trình
Quy trình bán hàng
4
2/27/2014
3
Khái lƣợc về quy trình
*
5
QUY TRÌNH
BÁN HÀNG
Mô hình hoạt động
6
2/27/2014
4
Quy trình doanh thu (bán hàng): tập hợp
các hoạt động thƣơng mại và thông tin đƣợc
xử lý từ các giao dịch bao gồm:
• Cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho khách
hàng
• Thu tiền bán hàng hóa, dịch vụ từ khách
hàng
Quy trình doanh thu (bán hàng)
(M. B. Romney and P. Steinbart,
Accounitng Informaton Systems 12e.)
7
• Mục tiêu của quy trình: theo dõi việc lập hóa đơn bán
hàng, hoàn tất việc giao hàng, xuất hóa đơn, ghi nhận doanh
thu, quản lý công nợ khách hàng và thu tiền khách hàng.
• Chức năng cụ thể:
- Xuất hóa đơn, ghi nhận doanh thu và các khoản phải thu
- Theo dõi danh sách khách hàng hiện hữu: khả năng thu
hồi các khoản phải trả >> thiết kế mức độ mua chịu cho
khách hàng; lập dự phòng nợ phải thu khó đòi
- Ghi nhận việc giao hàng và kiểm soát tồn kho
- Phân tích đơn đặt hàng, điều khoản bán hàng, quá trình
trả nợ của khách hàng (chức năng hoạch định)
HTTTKT - Quy trình bán hàng
8
2/27/2014
5
• Nhóm A – Cty cung cấp văn phòng phẩm An Bình
• Nhóm B – Cty Bình An là đơn vị đặt mua thiết bị
văn phòng phẩm trong tháng
9
Bài tập thảo luận 0
• Nhóm B – Tiếp cận nhóm A để đặt hàng?
• Nhóm A – Xử lý yêu cầu mua hàng của nhóm B?
1.0 Lập đơn hàng cho khách hàng
2.0 Tiến hàng giao hàng
3.0 Xuất hóa đơn bán hàng
4.0 Thu tiền từ khách hàng
Các hoạt động cơ bản trong quy trình
10
2/27/2014
6
• Lập đơn hàng cho khách hàng thƣờng đƣợc thực
hiện bởi bộ phận bán hàng (Sales) của doanh nghiệp
• Các bƣớc trong giai đoạn 1.0 bao gồm:
Nhận đơn hàng (1.1)
Kiểm tra mức độ bán chịu cho khách hàng (1.2)
Kiểm tra hàng tồn kho (1.3)
Phản hồi thông tin truy vấn của khách hàng về
đơn hàng (1.4)
1.0 Lập đơn hàng cho khách hàng
11
• Thông tin chung
• Số đơn hàng (Sales Order number)
• Thông tin khách hàng
• Điều khoản bán hàng
• Thông tin chi tiết
• Danh mục hàng hóa khách hàng đặt
• Số lƣợng cho từng mặt hàng
• Giá của từng mặt hàng
•
Nhận Đơn hàng (1.1), tập tin điện tử hay trên giấy; bao gồm:
1.0 Lập đơn hàng cho khách hàng
12
2/27/2014
7
1.0 Lập đơn hàng cho khách hàng
13
• Dữ liệu đặt hàng có thể đƣợc nhận qua các hình thức:
• Tại cửa hàng, qua thƣ điện tử (email), qua điện thoại,
qua trang web, hay qua nhân viên bán hàng lƣu động
• Dữ liệu bán hàng khi đƣợc lƣu trữ trong hệ thống phải:
• Hợp lệ (Validity)
• Hoàn thành và trọn vẹn (Completeness)
• Để giảm thiểu sai sót nhập liệu, hệ thống bán hàng có xu
hƣớng thiết kế hỗ trợ khách hàng tự nhập đơn hàng:
• Nhập qua trang web (web order)
• Quét thông tin bằng công nghệ OCR
• Chọn danh mục thông qua bấm nút điện thoại
(telephone menu)
1.0 Lập đơn hàng cho khách hàng
14
2/27/2014
8
• Kiểm duyệt tổng quát
• Kiểm duyệt cụ thể
Kiểm tra mức độ bán chịu cho khách hàng (1.2)
phải đƣợc thực hiện trƣớc khi đơn hàng tiếp tục đƣợc
xử lý, bao gồm:
• Sự hỗ trợ của hệ thống - công nghệ thông tin:
Tự động kiểm tra và nêu cảnh báo về mức độ bán chịu
Email hay tin nhắn tự động đến trƣởng bộ phận xét
duyệt bán chịu khi có trƣờng hợp cần kiểm duyệt
1.0 Lập đơn hàng cho khách hàng
15
• Số lƣợng hàng tồn
• Số lƣợng hàng đã bị chiếm giữ bởi mục đích khác
(ví dụ cho đơn hàng khác)
• Số lƣợng hàng đang đặt thêm bên nhà cung cấp
Kiểm tra hàng tồn kho (1.3) là đảm bảo đủ hàng hóa
có sẵn để có thể thông báo cho khách ngày giao hàng.
Chức năng hàng tồn kho thƣờng hỗ trợ kiểm tra:
1.0 Lập đơn hàng cho khách hàng
16
Kiểm tra hàng tồn
2/27/2014
9
• Nếu có đủ hàng để giao cho đơn hàng:
Hoàn thành đơn đặt hàng (sales order)
Cập nhật tình trạng hàng hóa có trong hệ thống
Báo cho bộ phận giao hàng / kho và bộ phận xuất HĐ
Thông báo cho khách hàng biết về thông tin giao hàng
dự kiến
• Nếu không có đủ hàng, thực hiện: (khởi tạo back order)
Đối với công ty sản xuất, gửi “yêu cầu sản xuất” cho
bộ phận phụ trách sản xuất
Đối với công ty thƣơng mại, gửi “yêu cầu mua hàng”
cho bộ phận mua hàng
1.0 Lập đơn hàng cho khách hàng
17
Phản hồi thông tin truy vấn của khách hàng (1.4)
diễn ra trong giai đoạn lập đơn đặt hàng cho khách
hàng, có thể trƣớc hay sau khi đơn hàng đƣợc đặt
• Chất lƣợng dịch vụ truy vấn thông tin cho khách hàng
là quan trọng, và có thể quyết định sự thành công của
việc bán hàng
• Nhiều công ty sử dụng hệ thống CRM – hệ thống
quản lý khách hàng -- tổ chức dữ liệu khách hàng để
hỗ trợ dịch vụ truy vấn cụ thể. Ví dụ: về tình trạng
một đơn đặt hàng
1.0 Lập đơn hàng cho khách hàng
18
2/27/2014
10
1.0 Lập đơn hàng cho khách hàng
2.0 Tiến hàng giao hàng
3.0 Xuất hóa đơn bán hàng
4.0 Thu tiền từ khách hàng
Các hoạt động cơ bản trong quy trình
19
• Tiến hành giao hàng thƣờng đƣợc thực hiện bởi
bộ phận giao hàng - kho (Shipping/delivery -
warehouse) của doanh nghiệp
• Các bƣớc trong giai đoạn 2.0 bao gồm:
Lấy hàng và đóng gói (2.1)
Chuyển hàng đến khách hàng (2.2)
2.0 Tiến hành giao hàng
20
2/27/2014
11
• Chứng từ lấy hàng (picking ticket) đƣợc in ra từ
đơn đặt hàng; khởi tạo bƣớc lấy hàng và đóng
gói (2.1)
• Chứng từ lấy hàng (picking ticket) nhận biết:
• Lấy mặt hàng nào? Số lƣợng bao nhiêu?
• Số lƣợng lƣợng lấy ra đƣợc nhân viên kho ghi
chú trên chứng từ lấy hàng
• Hàng lấy ra đƣợc đóng gói và chuẩn bị chuyển
đến khách hàng thông qua chứng từ đính kèm là
phiếu giao hàng (packing slip)
2.0 Tiến hành giao hàng
21
• Các kĩ thuật hỗ trợ cho việc quản lý kho theo phƣơng
pháp kiểm kê thƣờng xuyên (perpetual inventory
system) là kĩ thuật barcode và kĩ thuật RFID trong
quản lý kho (RFID in Inventory Management)
Đối với các doanh nghiệp quản lý số
lƣợng hàng trong kho lớn, (ví dụ: Hệ
thống siêu thị WalMart, Hoa Kì). Kĩ
thuật RFID hỗ trợ:
Quản lý hàng trong kho; cho phép theo
dõi sự di chuyển của hàng hóa trong kho
hiệu quả >> làm giảm chi phí quản lý
kho cho doanh nghiệp
2.0 Tiến hành giao hàng
22
2/27/2014
12
• Chứng từ trong bƣớc chuyển hàng đến khách
hàng (2.2) bao gồm:
• Phiếu giao hàng đính kèm (packing slip)
• HĐ vận tải ~ hợp đồng vận chuyển (bill of
lading):
Đơn vị vận chuyển *
Phƣơng thức vận chuyển
Điểm đi / điểm đến
Ghi chú vận chuyển
Ngƣời chi trả vận chuyển (bên mua hay bên
bán)
2.0 Tiến hành giao hàng
23
1.0 Lập đơn hàng cho khách hàng
2.0 Tiến hàng giao hàng
3.0 Xuất hóa đơn bán hàng
4.0 Thu tiền từ khách hàng
Các hoạt động cơ bản trong quy trình
24
2/27/2014
13
• Xuất hóa đơn bán hàng đƣợc tiến hành
bởi bộ phận lập hóa đơn / kế toán
• Các bƣớc trong giai đoạn 3.0 bao gồm:
Xuất hóa đơn (3.1)
Cập nhật công nợ phải thu KH (3.2)
3.0 Xuất hóa đơn bán hàng
25
Xuất hóa đơn (3.1), yêu cầu chính xác và kịp lúc!
• Giai đoạn xuất hóa đơn là một hoạt động “tóm tắt”,
xử lý thông tin từ quá trình lập đơn đặt hàng đến tiến
hành giao hàng. Do đó, việc xuất hóa đơn đòi hỏi
thông tin về số lƣợng, giá bán, điều khoản mua hàng
trên đơn đặt hàng và thông tin về số lƣợng thực
chuyển trong phiếu giao hàng
• Chứng từ đƣợc tạo ra là hóa đơn bán hàng (sales
invoice)* nhằm thông báo đến khách hàng:
Số tiền phải trả (có diễn giải chi tiết)
Hình thức thanh toán và thời hạn thanh toán
3.0 Xuất hóa đơn bán hàng
26
2/27/2014
14
27
Môi trƣờng kinh doanh VN,
- NĐ 51/2010/NĐ-CP
- TT 64/2013/TT-BTC
Cập nhật công nợ phải thu khách hàng (3.2)
• Tài khoản (TK) công nợ phải thu, đƣợc sử dụng:
Ghi Nợ TK khách hàng số tiền trên HĐ bán hàng
Ghi Có TK khách hàng số tiền khách hàng đã trả
• Hai phƣơng pháp để cập nhật và kiểm soát tài khoản
công nợ:
Dựa trên theo dõi chi tiết từng hóa đơn(invoice
method): kiểm soát tình trạng thanh toán qua
từng hóa đơn
Dựa trên theo dõi số dƣ tích lũy (balance
forward method): kiểm soát tình trạng thanh
toán theo thời kỳ/giai đoạn
3.0 Xuất hóa đơn bán hàng *
28
2/27/2014
15
Bài tập thảo luận 1
• Từ những hiểu biết về các phƣơng pháp
cập nhật và kiểm soát công nợ, Anh
(/Chị) hãy trình bày ƣu và nhƣợc điểm
của từng phƣơng pháp? Nêu nhận xét?
29
Liên hệ với cách cập nhật số dƣ ban đầu
đối với TK công nợ phải thu trên PMKT
1.0 Lập đơn hàng cho khách hàng
2.0 Tiến hàng giao hàng
3.0 Xuất hóa đơn bán hàng
4.0 Thu tiền từ khách hàng
Các hoạt động cơ bản trong quy trình
30
2/27/2014
16
• Khách hàng có thể thanh toán trực tiếp với
doanh nghiệp bằng tiền mặt
• Khách hàng có thể thanh toán cho doanh
nghiệp qua phƣơng thức chuyển khoản
(bank transfer, EFT, credit card)
Thu tiền - giải trừ công nợ cho KH
>> Báo cáo công nợ
4.0 Thu tiền từ khách hàng
31
Dữ liệu đầu vào và thông tin đầu ra
Dữ liệu đầu vào (chứng từ)
• Đơn đặt hàng (sales order), hồ sơ khách hàng,
thông báo chuyển/giao hàng (picking ticket,
packing slip, bill of lading), hóa đơn bán hàng
(sales invoice), phiếu thu tiền (cash receipt), giấy
báo có từ ngân hàng
Thông tin đầu ra (báo cáo)
• Báo cáo phân tích bán hàng theo kì (sales analysis
reports), báo cáo công nợ khách hàng (aging
report), dự định dòng tiền thu (cash budget), thông
tin doanh thu trên báo cáo kết quả kinh doanh
(income statement)
32
2/27/2014
17
2/27/2014
18
Yêu cầu về kiểm soát trong quy trình
• Trong quy trình, yêu cầu các thủ tục kiểm soát ở
các giai đoạn:
35
Các giai đoạn Nhận dạng rủi ro Thủ tục kiểm soát
1.0 Lập đơn
đặt hàng cho
khách hàng
1. Rủi ro 01 ?
2. Rủi ro 02 ?
2.0 Tiến hành
giao hàng
1. Rủi ro 01 ?
3.0 Xuất hóa
đơn bán hàng
1. Rủi ro 01 ?
2. Rủi ro 02 ?
4.0 Thu tiền
từ khách
hàng
1. Rủi ro 01 ?
Bài tập thảo luận 2
36
2/27/2014
19
Bài tập thảo luận 3
• Thiết kế quy trình bán lẻ tại cửa hàng của
Công ty TNHH Tin Học Quận 10
Tham khảo: Baitap_QuytrinhBanHang.pdf
37
Bài tập thảo luận 4
• Giới thiệu về AMIS – ứng dụng phần
mềm quản trị DN hợp nhất của Cty CP
Misa
• Ứng dụng đƣợc tích hợp từ các
phần mềm quản trị quan trọng là Kế
toán, Bán hàng, Nhân sự
• Ứng dụng sử dụng kỹ thuật điện
toán đám mây (cloud computing)
38
2/27/2014
20
Bài tập thảo luận 4 (tt.)
• SV sử dụng Internet, thao tác qua 02
đƣờng link:
https://demo.amis.vn/
• Yêu cầu SV vẽ lại và trình bày mô hình
tƣơng tác dòng dữ liệu giữa ứng dụng
bán hàng và kế toán trên hệ thống AMIS
39
Quy trình mua hàng
42
2/27/2014
21
• Khái lƣợc quy trình mua hàng
• Các hoạt động cơ bản trong quy trình
• Dữ liệu đầu vào và thông tin đầu ra
• Yêu cầu về kiểm soát trong quy trình
Quy trình mua hàng
43
Khái lƣợc về quy trình
*
44
QUY TRÌNH
MUA HÀNG
2/27/2014
22
Mô hình hoạt động
45
Quy trình mua hàng: tập hợp các hoạt động
thƣơng mại và thông tin đƣợc xử lý từ các
giao dịch bao gồm:
• Thu mua hàng hóa, dịch vụ từ nhà cung
cấp
• Thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp
Quy trình mua hàng
(M. B. Romney and P. Steinbart,
Accounitng Informaton Systems 12e.)
46
2/27/2014
23
• Mục tiêu của quy trình: theo dõi việc mua hàng hóa dịch
vụ từ nhà cung cấp, hoàn tất việc nhận hàng, theo dõi các
khoản phải trả và thanh toán cho nhà cung cấp.
• Chức năng cụ thể:
- Lập đơn đặt hàng, thực hiện nhận hàng hóa, ghi nhận chi
phí mua hàng và các khoản phải trả nhà cung cấp
- Theo dõi danh sách nhà cung cấp: tình trạng các khoản
nợ phải thanh toán, lịch sử cung cấp hàng hóa/dịch vụ từ
đó lập mức độ ƣu tiên đặt hàng (đối với nhà cung cấp) cho
từng loại mặt hàng
- Ghi nhận việc nhận hàng và kiểm soát tồn kho
- Phân tích mức độ tồn kho kết hợp khả năng cung ứng của
nhà cung cấp từ đó xác định mức độ đặt hàng (chức năng
hoạch định)
HTTTKT - Quy trình mua hàng
47
• Đã tham khảo qua bài đọc:
PurchasingProcess_HTTTKT.pdf
Theo sự hiểu hiểu biết tổng quan, Anh (/Chị) điền vào sơ đồ
48
Bài tập thảo luận 0
Nhập yêu cầu
mua hàng vào
hệ thống
Kiểm tra
ngân sách
Xét duyệt mua
hàng
B ?
Lập đơn đặt hàng , gửi cho nhà cung cấp đƣợc chọn
Nhận hóa đơn từ
nhà cung cấp và xét
duyệt thanh toán
A ?
C ?
2/27/2014
24
1.0 Lập đơn mua hàng hóa/dịch vụ đến
nhà cung cấp
2.0 Tiến hành nhận hàng
3.0 Thực hiện thanh toán
Các hoạt động cơ bản trong quy trình
49
• Lập đơn mua hàng thƣờng đƣợc thực hiện
bởi bộ phận mua hàng (Purchasing) của
doanh nghiệp
• Các bƣớc trong giai đoạn 1.0 bao gồm:
Xử lý yêu cầu mua hàng hóa/dịch vụ (1.1)
Khởi tạo đơn mua hàng (1.2)
*1.0 Lập đơn mua hàng hóa/dịch vụ
đến nhà cung cấp
50
2/27/2014
25
Yêu cầu mua hàng phát sinh (Purchase Request – PR)
sẽ đƣợc tiếp nhận và xử lý bởi bộ phận mua hàng (1.1)
Chứng từ mua hàng (PR), ở bƣớc này thƣờng chứa các dữ
liệu cơ bản:
- Bộ phận nào yêu cầu mua hàng ?
- Hàng hóa mua về sẽ nhận tại địa điểm nào ?
- Khi nào thì hàng hóa cần đƣợc giao ?
- Mô tả của các mặt hàng cần mua ?
- Gợi ý đặt từ nhà cung cấp nào ?
Những thông tin về mặt hàng; nhà cung cấp thƣờng
đƣợc truy vấn từ tập tin chính (tham chiếu) trong hệ
thống thông tin
1.0 Lập đơn mua hàng hóa/dịch vụ
đến nhà cung cấp
51
Quyết định chính trong bƣớc xử lý yêu cầu mua
hàng hóa/dịch vụ là lựa chọn nhà cung cấp
Các yếu tố để cân nhắc khi lựa chọn:
- Giá mua
- Chất lƣợng hàng hóa / dịch vụ
- Độ tin cậy của nhà cung cấp (ví dụ: khả năng giao hàng)
Khi nhà cung cấp đƣợc lựa chọn cho mặt hàng cụ thể,
thông tin của nhà cung cấp nên đƣợc lƣu giữ trong tập
tin chính (tham chiếu của hệ thống), để thuận tiện cho
việc đặt hàng những lần tiếp theo
Tham khảo: SupplierSelection_ISO9000QMS.pdf
1.0 Lập đơn mua hàng hóa/dịch vụ
đến nhà cung cấp
52
2/27/2014
26
Đơn đặt hàng đến nhà cung cấp (Purchase Order -
PO) là chứng từ gửi đến nhà cung cấp, yêu cầu bán
hàng và giao hàng đối với những sản phẩm cụ thể với
mức giá đƣợc thông báo từ nhà cung cấp (1.2)
Chứng từ đơn đặt hàng (PO) thƣờng bao gồm:
- Chi tiết nhà cung cấp
- Ngày đặt hàng và ngày yêu cầu giao hàng
- Địa điểm giao hàng đến
- Phƣơng cách vận chuyển hàng
- Chi tiết của các mặt hàng đặt mua
1.0 Lập đơn mua hàng hóa/dịch vụ
đến nhà cung cấp
*
53
Đơn
đặt
hàng
(PO)
54
2/27/2014
27
• Kĩ thuật hỗ trợ cho việc đặt hàng
Kĩ thuật EDI (Electronic Data Inter-exchange) để
gửi đơn hàng đến nhà cung cấp
Kĩ thuật VMI (Vendor-managed Inventory)
Doanh nghiệp để cho các nhà cung cấp chịu trách
nhiệm về việc xác định khi nào đặt hàng và đặt bao
nhiêu. Doanh nghiệp cấp thông tin điểm bán hàng,
các mức hàng hóa, ngƣỡng thấp nhất để nhập kho
Tham khảo:
thuongmaidientu_EDI.pdf
1.0 Lập đơn mua hàng hóa/dịch vụ
đến nhà cung cấp
55
1.0 Lập đơn mua hàng hóa/dịch vụ đến
nhà cung cấp
2.0 Tiến hành nhận hàng
3.0 Thực hiện thanh toán
Các hoạt động cơ bản trong quy trình
56
2/27/2014
28
• Bộ phận nhận hàng (kho) sẽ tiếp nhận
hàng từ nhà cung cấp
• Các bƣớc trong giai đoạn 2.0 bao gồm:
Kiểm tra hàng nhận (2.1)
Chuyển hàng vào kho (2.2)
2.0 Tiến hành nhận hàng
57
Khi hàng hóa đƣợc giao đến nhân viên nhận hàng
(nhân viên kho) sẽ so sánh đơn đặt hàng (PO number)
và phiếu giao hàng từ nhà cung cấp (supplier’s delivery
note):
- Đếm số hàng hóa đƣợc giao
- Kiểm tra chất lƣợng hàng, xác định xem có bị phá hủy,
hƣ hỏng không, trƣớc khi chuyển hàng vào kho chứa
Khả năng có thể xảy ra trong bƣớc kiểm tra hàng
nhận (2.1):
- Số lƣợng hàng nhận khác với số lƣợng trên đơn đặt hàng
- Hàng nhận bị hƣ hỏng (một phần hay toàn bộ)
- Hàng nhận bị kém chất lƣợng (một phần hay toàn bộ)
2.0 Tiến hành nhận hàng
Xử lý?
*
58
2/27/2014
29
Hàng chính thức đƣợc chuyển vào kho (2.2) sẽ phát
sinh ra phiếu nhận hàng (Goods Receipt Notes – GRN),
ghi nhận:
- Ngày hàng hóa đƣợc nhận, do ai chuyển, từ nhà
cung cấp nào, trên đơn đặt hàng số bao nhiêu ?
- Chi tiết của mặt hàng, mã hàng, đơn vị tính, và số
lƣợng thực nhận mỗi mặt hàng
- Có chữ kí của ngƣời giao hàng, ngƣời nhận hàng,
xác nhận của ngƣời kiểm tra và ngƣời thủ kho trực
tiếp tiếp nhận hàng vào kho
* Nhận dịch vụ, sẽ phải có xác nhận trực tiếp của thủ
trƣởng, ngƣời nhận dịch vụ và ngƣời cung cấp dịch vụ
2.0 Tiến hành nhận hàng
59
• Các kĩ thuật hỗ trợ cho việc nhận hàng và quản lý
kho là kĩ thuật barcode và kĩ thuật RFID trong quản
lý kho (RFID in Inventory Management)
Đối với các doanh nghiệp quản lý số
lƣợng hàng trong kho lớn, (ví dụ: Hệ
thống siêu thị WalMart, Hoa Kì). Kĩ
thuật RFID hộ trợ quản lý hàng trong
kho; cho phép theo dõi sự di chuyển của
hàng hóa trong kho hiệu quả >> làm
giảm chi phí quản lý kho cho doanh
nghiệp
2.0 Tiến hành nhận hàng
60
2/27/2014
30
1.0 Lập đơn mua hàng hóa/dịch vụ đến
nhà cung cấp
2.0 Tiến hành nhận hàng
3.0 Thực hiện thanh toán
Các hoạt động cơ bản trong quy trình
61
3.0 Thực hiện thanh toán
• Bộ phận kế toán sẽ tiếp hóa đơn (Purchase
Invoice – PI) từ nhà cung cấp và tiến hành
thủ tục thanh toán
• Các bƣớc trong giai đoạn 3.0 bao gồm:
Xét duyệt hóa đơn từ nhà cung cấp (3.1)
Chi trả cho hóa đơn (3.2)
62
2/27/2014
31
63
Lƣu đồ lƣu chuyển chứng từ ?
Xét duyệt hóa đơn từ nhà cung cấp (3.1) thƣờng đƣợc thực
hiện bởi bộ phận kế toán công nợ sau khi đã thu thập hết các
hồ sơ:
- Đơn đặt hàng (PO)
- Phiếu nhận hàng (GRN)
- Hóa đơn từ nhà cung cấp (Purchase Invoice from Supplier)
- Giấy đề nghị thanh toán từ bộ phận mua hàng
>> Bộ hồ sơ xét duyệt thanh toán
Kế toán công nợ sẽ kiểm tra, xét duyệt và ghi nhận công nợ
cho nhà cung cấp sau khi đã so khớp hết các chứng từ trên
* Thực hiện một số thao tác điều chỉnh (nếu có) trong quy trình mua
hàng (trƣờng hợp hàng mua bị trả lại cho nhà cung cấp và giảm giá)
3.0 Thực hiện thanh toán
64
2/27/2014
32
• 02 cách tiếp cận để thực hiện xét duyệt HĐ từ
nhà cung cấp:
• Xét duyệt trên từng hóa đơn riêng lẻ (Non-
voucher system): xét duyệt từng hóa đơn; sau
khi chi trả cho hóa đơn, kế toán đánh dấu hóa
đơn đã chi trả
• Xét duyệt chi trả theo đợt (Voucher system):
nhóm các hóa đơn thuộc cùng nhà cung cấp,
thực hiện chi trả trên số tổng (dễ theo dõi và
cập nhật công nợ cho nhà cung cấp; thuận tiện
cho việc lập kế hoạch chi trả)
3.0 Thực hiện thanh toán
65
Chi trả hóa đơn (3.2) có thể đƣợc thực hiện bởi kế
toán tiền, sau khi nhận các chứng từ hóa đơn đã có
xác nhận chi trả.
Sau khi tiến hành chi trả, kế toán (?) sẽ thực hiện
giải trừ công nợ (Account Allocation) trên hệ thống
cho nhà cung cấp để thực sự xóa/giảm công nợ của
nhà cung cấp (clearing/deducting supplier credit
amount)
3.0 Thực hiện thanh toán
66
2/27/2014
33
Dữ liệu đầu vào và thông tin đầu ra
Dữ liệu đầu vào (chứng từ)
• Đơn đặt hàng đến nhà cung cấp (purchase order),
hồ sơ nhà cung cấp, phiếu nhận hàng (GRN), hóa
đơn từ nhà cung cấp (purchase invoice), phiếu chi
tiền (cash payment), giấy báo nợ từ ngân hàng
Thông tin đầu ra (báo cáo)
• Báo cáo chênh lệch nhập kho và đặt hàng, báo cáo
công nợ nhà cung cấp (aging report), báo cáo các
đơn đặt hàng chƣa nhận hàng
67
Yêu cầu về kiểm soát trong quy trình
• Trong quy trình, yêu cầu các thủ tục kiểm soát ở
các giai đoạn:
68
2/27/2014
34
Các giai đoạn Nhận dạng rủi ro Thủ tục kiểm soát
1.0 Lập đơn
mua hàng hóa
/dịch vụ đến
nhà cung cấp
1. Rủi ro 01 ?
2. Rủi ro 02 ?
2.0 Tiến hành
nhận hàng
1. Rủi ro 01 ?
2. Rủi ro 02 ?
3.0 Thực hiện
thanh toán
1. Rủi ro 01 ?
2. Rủi ro 02 ?
3. Rủi ro 03 ?
Bài tập thảo luận 4
69
Bài tập thảo luận 5
• Mô tả bằng sơ đồ hệ thống mua hàng
hiện tại của công ty TYPFY
Tham khảo: Baitap_QuytrinhMuaHang.pdf
70
2/27/2014
35
Bài tập mở rộng
71
Bài tập thảo luận 6
• Khảo sát quy trình kinh doanh: Nhận đơn đặt hàng từ KH
72• Các ký hiệu sử dụng trên sơ đồ dòng dữ liệu DFD?
2/27/2014
36
Bài tập thảo luận 6 (tt.)
Yêu cầu: đặt các nút kiểm soát thuộc 1 trong 2 loại: kiểm
soát ngăn ngừa (P.) hoặc kiểm soát phát hiện (D.) lên các
hoạt động xử lý của sơ đồ DFD.
73
Bài tập thảo luận 6 (tt.)
74
Yêu cầu: giải thích về các nút kiểm soát?
2/27/2014
37
Sau khi học xong chƣơng này,
bạn có thể:
• Trình bày các quy trình liên quan đến
kế toán:
Quy trình bán hàng
Quy trình mua hàng
• Đề xuất thủ tục kiểm soát ở các giai
đoạn của từng quy trình
75
Các file đính kèm theo tài liệu này:
- htttkt2dtdb_ch04tv_2566.pdf