Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp - Chương 5: Quy trình kế toán và thông tin kế toán - Vũ Quốc Thông

Vũ Quốc Thông 05/01/2018 1 CHƢƠNG 05 Q U Y T R Ì N H K Ế T O Á N V À T H Ô N G T I N K Ế T O Á N TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP. HCM KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN Giảng viên: Vũ Quốc Thông Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp 2 Sau khi học xong chương này, người học có thể:  Trình bày các khái niệm ghi nhận và lưu trữ của kế toán (chứng từ, nhật ký và sổ sách)  Giải thích các bước công việc trong quy trình kế toán  Trình bày tác động của môi trường ERP đến quy trình  Ứng dụng hệ thống ERP – kế toán Mục tiêu Vũ Quốc Thông 05/01/2018 2 3 ACCOUNTING Quy trình - Mua hàng - Bán hàng - Sản xuất Receivables r;-;' -. Vũ Quốc Thông 05/01/2018 3 Kế toán là việc ghi chép, phân loại và tổng hợp các sự kiện hay nghiệp vụ của một đơn vị phục vụ cho việc ra quyết định kinh tế. Mua hàng Bán hàng Sản xuất 6 Quy trình kế toán Dữ liệu kinh tế Ghi chép ban đầu ( ) Phân loại, ghi chép, tổng hợp ( , ) Cung cấp thông tin ( ) Thông tin Vũ Quốc Thông 05/01/2018 4 7 Chương này bao gồm các nội dung:  Các khái niệm liên quan đến ghi nhận và lưu trữ kế toán  Các bước công việc trong quy trình kế toán  Tác động của hệ thống ERP đến quy trình  Ứng dụng hệ thống ERP để minh họa Nội dung 8 CÁC KHÁI NIỆM LIÊN QUAN ĐẾN GHI NHẬN VÀ LƯU TRỮ KẾ TOÁN  Các khái niệm liên quan đến ghi nhận và lưu trữ kế toán  Các bước công việc trong quy trình kế toán  Tác động của hệ thống ERP đến quy trình  Ứng dụng hệ thống ERP để minh họa Vũ Quốc Thông 05/01/2018 5 9 Các khái niệm liên quan – CHỨNG TỪ  Chứng từ kế toán (accounting documents) – vật mang tin phản ảnh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm cơ sở cho việc ghi sổ kế toán. (Giáo trình Nguyên lý kế toán - chương 5 Khoa KT-KT, ĐH Mở Tp. Hồ Chí Minh) Ví dụ: quy trình mua hàng 10 Các ví dụ về chứng từ Hóa đơn GTGT, liên gửi cho KH Vũ Quốc Thông 05/01/2018 6 11 Các ví dụ về chứng từ Phiếu nhập kho 12 Các ví dụ về chứng từ Phiếu thu tiền mặt Vũ Quốc Thông 05/01/2018 7 13 Các ví dụ về chứng từ Giấy báo nợ 14 Phân loại chứng từ  Phân loại chứng từ theo bảng dƣới đây (góc nhìn của Cty): Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh Chứng từ tương ứng 1. Tiền mua NVL đƣợc Cty thanh toán cho nhà cung cấp 54 trđ thông qua tài khoản mở tại ngân hàng ACB 2. Chi tiền mặt trả thuê bao điện thoại cố định VNPT trong đó có thuế GTGT 10% là 2,2 trđ 3. Nhân viên A hoàn ứng tiền mua văn phòng phẩm thừa 1,2 trđ 4. Ngân hàng thông báo khách hàng An Minh chuyển khoản trả tiền cho Cty 28 trđ 5. Tính lƣơng phải trả trong tháng cho bộ phận xƣởng SX 35,9 trđ và bộ phận quản lý Cty 27,2 trđ Vũ Quốc Thông 05/01/2018 8 15 Phân loại chứng từ (tt.)  Phân loại chứng từ theo bảng dƣới đây (góc nhìn của Cty): Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh Chứng từ tương ứng 6. Nhập mua lô 100 kg NVL hạt nhựa pely 100 trđ chƣa bao gồm thuế GTGT 10%. Cty chƣa thanh toán cho ngƣời bán N 7. Cty nhập kho hạt nhựa pely thừa do sản xuất không hết với số lƣợng 9kg 8. Cty bán sản phẩm ly nhựa PVC với số lƣợng 1triệu cái cho khách hàng Coca đơn giá bán 1.000đ/cái, thuế GTGT 10%, đã giao hàng và chƣa thu tiền từ khách hàng 9. Cty gửi sản phẩm khay nhựa composite 5NP với số lƣợng 5.000 cái đến đại lý Thanh An nhờ bán hộ 16 Các khái niệm liên quan – NHẬT KÝ  Căn cứ trên chứng từ kế toán, việc ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đƣợc trình bày theo thứ tự thời gian, gọi là nhật ký kế toán (accounting journal).  Ví dụ minh họa về mẫu sổ Nhật ký chung Vũ Quốc Thông 05/01/2018 9 17 Các khái niệm liên quan – nhật ký  Một trong các hình thức kế toán đƣợc ứng dụng phổ biến trong môi trƣờng kế toán máy là hình thức Nhật Ký chung đã chia nhật ký kế toán làm hai (02) nhóm:  Nhóm nhật ký đặc biệt – mục đích sử dụng? ví dụ?  Nhật ký chung – mục đích sử dụng? ví dụ? 18 Ví dụ ghi nhật ký  Tại công ty Anh Hoa trong tháng 7/20x4, có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến thu, chi tiền mặt nhƣ sau:  Phiếu thu số 60 ngày 1/7: Thu nợ công ty H bằng tiền mặt: 15.000.000đ  Phiếu chi số 86 ngày 4/7: Trả nợ công ty K bằng tiền mặt: 8.000.000đ  Phiếu thu số 61 ngày 5/7: Rút TGNH về nhập quỹ tiền mặt: 24.000.000đ  Phiếu chi số 87 ngày 10/7: Chi tiền mặt tạm ứng cho ông X đi công tác: 3.000.000đ  Hãy ghi các nghiệp vụ trên vào Nhật ký thu tiền và Nhật ký chi tiền của công ty tháng 7/20x4. Vũ Quốc Thông 05/01/2018 10 19 Ví dụ ghi nhật ký 20 Ví dụ ghi nhật ký Vũ Quốc Thông 05/01/2018 11 21 Các khái niệm liên quan – sổ cái  Sổ cái kế toán (accounting ledger) - quyển sổ bao gồm nhiều trang sổ tài khoản phản ảnh những tác động tài chính của nghiệp vụ kinh tế phát sinh đƣợc ghi nhận vào nhật ký kế toán.  Trong khi nhật ký kế toán ghi nhận nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian, sổ cái kế toán ghi nhận nghiệp vụ kế toán theo góc nhìn của tài khoản kế toán.  Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nguyên tắc ghi sổ kép tác động đến cách thức ghi chép với ít nhất hai trang sổ tài khoản (nguyên tắc ghi sổ kế toán kép của Pacioli). 22 Các khái niệm liên quan – sổ cái  Ví dụ minh họa về mẫu Sổ Cái Vũ Quốc Thông 05/01/2018 12 23 Các khái niệm liên quan – sổ cái  Số liệu trên mỗi trang sổ kế toán, đƣợc sử dụng để tổng hợp nên báo cáo tài chính cho bên ngoài tổ chức và kết xuất các thông tin quản trị theo yêu cầu của các đối tượng quản lý bên trong.  Có hai (02) sổ cái kế toán : Sổ cái tổng hợp và Sổ cái chi tiết  Sổ cái tổng hợp (General ledger) – công dụng? ví dụ?  Sổ cái chi tiết (Subsidiary ledger) – công dụng? ví dụ? 24 Các khái niệm liên quan  Mối quan hệ giữa Chứng từ - Nhật ký – Sổ sách kế toán Sổ cái chi tiết TK Phải thu khách hàng B Hóa đơn bán hàng NVKT phát sinh: Bán hàng cho khách hàng Hóa đơn bán hàng Nhật ký bán hàng chịu Sổ cái tổng hợp TK Phải thu khách hàng Sổ cái chi tiết TK Phải thu khách àng A Ghi nhận trên chứng từ Ghi sổ nhật ký Cập nhật công nợ tổng hợp Cập nhật công nợ từng khách hàng cụ thể Đối chiếu TK tổng hợp và các TK chi tiết Vũ Quốc Thông 05/01/2018 13 25 Ví dụ: Chứng từ - Nhật ký – Sổ kế toán 26 CÁC BƯỚC CÔNG VIỆC TRONG QUY TRÌNH KẾ TOÁN  Các khái niệm liên quan đến ghi nhận và lưu trữ kế toán  Các bước công việc trong quy trình kế toán  Tác động của hệ thống ERP đến quy trình  Ứng dụng hệ thống ERP để minh họa Vũ Quốc Thông 05/01/2018 14 27 Dẫn nhập Tôi làm gì trong công việc kế toán? 28  Trong điều kiện kế toán thủ công (manual-based system), bản chất của quy trình kế toán là chuỗi công việc ghi chép trải qua các bƣớc từ chứng từ ban đầu cho đến khi hoàn thành sổ sách kế toán, chuẩn bị cho việc lập báo cáo kế toán (BCTC và BCQT). Các bƣớc công việc trong quy trình kế toán Vũ Quốc Thông 05/01/2018 15 29 Các bƣớc công việc trong quy trình kế toán Thu thập, phân tích các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Tóm lược các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Chuẩn bị các báo cáo tài chính 1. Ghi Nhật ký theo trình tự thời gian với mục đích kiểm soát 2. Ghi vào Sổ cái tài khoản theo cách thức phân loại hướng đến nội dung 3. Chuẩn bị bảng cân đối tài khoản từ số liệu trên các Sổ cái tài khoản 1. Cập nhật các bút toán điều chỉnh 2. Kết chuyển các tài khoản tạm thời 3. Kết xuất ra báo cáo tài chính 4. Khóa sổ kỳ kế toán Minh họa 30  [1]... các nghiệp vụ về hoạt động kinh doanh.  [2]... các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.  Ghi chép theo trình tự thời gian hay còn gọi là ghi [3].  Sau đó, kế toán cập nhật vào các [4]  Lập bảng tổng hợp số liệu kế toán, gọi bảng [5]  Chuẩn bị các [6] Bài tập: các bƣớc công việc trong quy trình kế toán Vũ Quốc Thông 05/01/2018 16 31 TÁC ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG ERP ĐẾN QUY TRÌNH  Các khái niệm liên quan đến ghi nhận và lưu trữ kế toán  Các bước công việc trong quy trình kế toán  Tác động của hệ thống ERP đến quy trình  Ứng dụng hệ thống ERP để minh họa 32 Việc ghi nhận kế toán trên môi trƣờng máy tính  Việc ghi nhận kế toán trên hệ thống máy tính đƣợc bố trí ở các định dạng tập tin điện tử (electronic files)  Khác biệt so với kế toán tay, việc ghi nhận diễn ra trên tài liệu kế toán bằng giấy Vũ Quốc Thông 05/01/2018 17 33 Việc ghi nhận kế toán trên môi trƣờng máy tính  Tập tin điện tử (electronic files)  Tập tin số liệu của tài khoản (master file)  Tập tin dữ liệu nghiệp vụ (transaction file)  Tập tin tham chiếu (reference file)  Tập tin lƣu trữ (archive file) 34 Việc ghi nhận kế toán trên môi trƣờng máy tính  Vị trí của quy trình kế toán so với các quy trình khác trên hệ thống ERP Ảnh hƣởng cơ bản của hệ thống ERP đến kế toán chính là việc xử lý theo hƣớng quy trình trên hệ thống tích hợp này. Vũ Quốc Thông 05/01/2018 18 35 Việc ghi nhận kế toán trên môi trƣờng máy tính  Theo hướng quy trình tích hợp, các tài liệu chứng từ trên hệ thống ERP thuộc các quy trình kinh doanh sẽ ở định dạng điện tử và phát sinh từ việc ghi nhận của các phòng ban khác.  Ví dụ? sự kiện bán hàng bắt đầu với [a] của khách hàng đƣợc ghi nhận ở bộ phận [b], sau đó trải qua các bộ phận nhƣ bộ phận kho, phát sinh chứng từ [c] rồi đến bộ phận [d] phát hành hóa đơn bán hàng trên hệ thống để gửi cho [e] 36 * * * * * Thảo luận việc ghi nhận kế toán hƣớng quy trình Vũ Quốc Thông 05/01/2018 19 37 Thảo luận việc ghi nhận kế toán hƣớng quy trình Yêu cầu: Chú ý những dấu (*) trên sơ đồ, ghi định khoản kế toán đƣợc sinh ra? ĐỊNH KHOẢN (11) * (12) (13) * (14) (15) * (17) * (18) * 38 Việc ghi nhận kế toán trên môi trƣờng máy tính  Các hoạt động trong quy trình kế toán trên hệ thống ERP  Kiểm tra sự kiện cập nhật từ các quy trình kinh doanh (validate business event updates)  Cập nhật dữ liệu vào tập tin sổ cái (post event data)  Ghi nhận các bút toán điều chỉnh (record adjustment)  Chuẩn bị các báo cáo kinh doanh (prepare business reports)  Ghi nhận ngân sách (record budget)  Khóa sổ các tài khoản kế toán (close accounts) Vũ Quốc Thông 05/01/2018 20 39 ỨNG DỤNG HỆ THỐNG ERP – THAO TÁC KẾ TOÁN  Các khái niệm liên quan đến ghi nhận và lưu trữ kế toán  Các bước công việc trong quy trình kế toán  Tác động của hệ thống ERP đến quy trình  Ứng dụng hệ thống ERP để minh họa 2. Supplier Response 3. PO/PO Suggestion 4. Receipt Entry 6. AP Invoice Entry 5. Inspect Processing 1. RFQ Entry 7. AP payment Entry 18 Tiếp nối quy trình mua hàng trên H/T ERP Vũ Quốc Thông 05/01/2018 21 6. Nhận hóa đơn mua hàng từ NCC (Purchase Invoice – PI)  Sau khi hàng hóa, NVL được tiếp nhận. Nhà cung cấp sẽ gửi hóa đơn đến DN (phòng kế toán), làm cơ sở cho việc thanh toán sau này. Quy trình mua hàng 7. Thanh toán công nợ cho NCC  Kế toán mua hàng tiến hành theo dõi công nợ nhà cung cấp, căn cứ vào đơn mua hàng (PO), phiếu nhận hàng (IR) và hóa đơn từ nhà cung cấp (PI) để tiến hành thực hiện thanh toán. 15 Kế toán 42 Bài tập thực hành 1 Vũ Quốc Thông 05/01/2018 22 43 Bài tập thực hành 1 (tt.) 44 44 Bài tập thực hành 1 (tt.) Vũ Quốc Thông 05/01/2018 23 45 Bài tập thực hành 1 (tt.) 46 Bài tập thực hành 1 (tt.) Vũ Quốc Thông 05/01/2018 24 47 Bài tập thực hành 1 (tt.) 48 Bài tập thực hành 1 (tt.) Vũ Quốc Thông 05/01/2018 25 49 Bài tập thực hành 1 (tt.) 50 Bài tập thực hành 1 (tt.) Vũ Quốc Thông 05/01/2018 26 51 Bài tập thực hành 1 (tt.) 52 Bài tập thực hành 1 (tt.) Vũ Quốc Thông 05/01/2018 27 53 Bài tập thực hành 1 (tt.) 54 Bài tập thực hành 1 (tt.) Vũ Quốc Thông 05/01/2018 28 55 Bài tập thực hành 1 (tt.) 56 Bài tập thực hành 1 (tt.) Vũ Quốc Thông 05/01/2018 29 57 Bài tập thực hành 1 (tt.) 58 Bài tập thực hành 1 (tt.) Vũ Quốc Thông 05/01/2018 30 59 Bài tập thực hành 1 (tt.) 60 Bài tập thực hành 1 (tt.) Vũ Quốc Thông 05/01/2018 31 61 Bài tập thực hành 1 (tt.) 62 Bài tập thực hành 1 (tt.) Vũ Quốc Thông 05/01/2018 32 63 Bài tập thực hành 1 (tt.) 64  Quy trình bán hàng cơ bản trên hệ thống ERP (ghi nhận nghiệp vụ kế toán) Tiếp nối quy trình bán hàng trên H/T ERP Vũ Quốc Thông 05/01/2018 33 65 Bài tập thực hành 2  Gửi hóa đơn đến cho khách hàng (billing) Trên hệ thống ERP: xuất hóa đơn bán hàng gửi cho khách hàng – chú ý vấn đề cập nhật công nợ phải thu khách hàng (in báo cáo công nợ đối với khách hàng) 66 Bài tập thực hành 2 (tt.)  Nhận tiền từ khách hàng (cash receipt) Trên hệ thống ERP: ghi nhận việc thanh toán từ khách hàng - chú ý vấn đề cập nhật công nợ phải thu khách hàng (in lại báo cáo công nợ đối với khách hàng) Vũ Quốc Thông 05/01/2018 34 67 Thao tác nghiệp vụ kế toán trên hệ thống 68 Bài tập thực hành 3 Giúp sinh viên khảo sát:  Hệ thống tài khoản kế toán  Những nhật ký đã ghi nhận từ các quy trình  Một số sổ cái tài khoản File: BtapCh05_KeToanvaERP_V1.1.pdf Vũ Quốc Thông 05/01/2018 35 69 Minh họa trên hệ thống ERP 70 Minh họa trên hệ thống ERP Vũ Quốc Thông 05/01/2018 36 71 Minh họa trên hệ thống ERP