Hành vi tổ chức là gì

1.Hành vi tổ chức là gì?Vai trị của hành vi tổ chức?(2 đ) Hành vi tổ chức nghiên cứu những điều mà con người suy nghĩ, cảm nhận và hành động trong một tổ chức . Ví dụ : Một nhân viên thường hay vắng mặt trong tổ chức , hành vi này nĩi lên điều gì ? Người nhân viên này cĩ hài lịng với cơng việc mình khơng ? Anh ta nghĩ về tổ chức như thế nào mà cĩ hành động như vậy ? Đĩ chính là điều mà các học giả về hành vi tổ chức quan tâm. Họ đã tiến hành nghiên cứu để tìm ra những vai trị ảnh hưởng đến suy nghĩ,cảm nhận và hành động. Vai trị của hành vi tổ chức: -Tạo sự gắn kết giữa người lao động và tổ chức trên cơ sở đảm bảo mục tiêu và các giá trị của tổ chức. -Giúp cho các nhà quản lý cĩ được cách nhìn đầy đủ và tồn diện về người lao động để đưa các chính sách,biện pháp phù hợp nhằm khuyến khích người lao động làm việc. -Giúp các nhà quản lý tạo lập mơi trường làm việc cĩ hiệu quả trong tổ chức,sự hợp tác chặt chẽ giữa các thành viên trong tổ chức. -Đảm bảo sự cân bằng,tin tưởng và gắn kết người lao động với tổ chức nĩi chung và lãnh đạo tổ chức nĩi riêng. 2.Hành vi tổ chức là gì?Chức năng của hành vi tổ chức?(2 đ) Hành vi tổ chức nghiên cứu những điều mà con người suy nghĩ, cảm nhận và hành động trong một tổ chức . Ví dụ : Một nhân viên thường hay vắng mặt trong tổ chức , hành vi này nĩi lên điều gì ? Người nhân viên này cĩ hài lịng với cơng việc mình khơng ? Anh ta nghĩ về tổ chức như thế nào mà cĩ hành động như vậy ? Đĩ chính là điều mà các học giả về hành vi tổ chức quan tâm. Họ đã tiến hành nghiên cứu để tìm ra những yếu tố ảnh hưởng đến suy nghĩ,cảm nhận và hành động. -Chức năng giải thích:Tìm cách lý giải những hành vi của cá nhân, nhĩm hay tổ chức. -Chức năng dự đốn:Tìm cách xác định một hành động cho trước sẽ dẫn đến những kết cục nào. -Chức năng kiểm sốt : Tìm cách điều chỉnh hành vi của cá nhân, nhĩm hay tổ chức theo mục tiêu đã đề ra. 3.Tầm quan trọng và thách thức trong hành vi tổ chức (2đ) - Xu hướng tồn cầu hĩa - Nguy cơ chảy máu chất xám - Địi hỏi nâng cao năng suất và chất lượng - Địi hỏi nâng cao kỹ năng của người lao động - Sự đa dạng của nguồn nhân lực - Khuyến khích đổi mới sáng tạo -Quản lý trong mơi trường luơn thay đổi -Sự trung thành của nhân viên với tổ chức -Sự tồn tại lao động 2 cấp -Cải thiện hành vi đạo đức 4.Cơ cấu tổ chức là gì?Vẽ sơ đồ minh họa.(2đ) Cơ cấu tổ chức là tập hợp các cá nhân riêng lẻ tương tác lẫ nhau , cùng làm việc hướng tới mục tiêu chung và mối quan hệ làm việc của họ được xác định theo cơ cấu nhật định. Những người trong tổ chức đều phải làm việc hướng tới một mục tiêu chung của tổ chức. Phối hợp các nỗ lực của những con người trong tổ chức là nền tảng tạo nên tổ chức. Tuy nhiên , ngồi nguồn lực con người trong tổ chức , cần phải cĩ các nguồn lực khác như tài chánh , cơng nghệ, nhà xưởng… Ai sẽ là người điều hành tổ chức ? Tổ chức cĩ bao nhiêu cấp quản lý , các phịng ban chức năng ?... HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ GIÁM ĐỐC TỔ TRƯỞNG TỔ TRƯỞNG TỔ TRƯỞNG TỔ TRƯỞNG TỔ TRƯỞNG TỔ TRƯỞNG TỔ TRƯỞNG TỔ TRƯỞNG NHÂN VIÊN TRƯỞNG PHỊNG KỸ THUẬT TRƯỞNG PHỊNG KINH DOANH TRƯỜNG PHỊNG TÀI CHÍNH TRƯỞNG PHỊNG TỔ CHỨC NHÂN SỰ 5.Thái độ hành vi cá nhân trong tổ chức là gì?(2đ) Thái độ là những biểu đạt cĩ tính đánh giá (tích cực hay tiêu cực) liên quan đến các vật thể, con người và các sự kiện bao gồm: Thỏa mãn cơng việc:Chỉ thái độ của một cá nhân với cơng việc người đĩ.Nếu một người khơng thỏa mãn cơng việc thường cĩ thái độ tiêu cực. Tham gia cơng việc:Cá nhân tham gia cơng việc thơng qua các hoạt động chuyên mơn và các hoạt động khác của mình. Cam kết với tổ chức:Khi người lao động vào làm việc họ thường ký kết hợp đồng lao động và cam kết với tổ chức. 6.Tính cách và đặc điểm cá nhân trong tổ chức?(2đ) -Tính cách là phong thái tâm lý cá nhân độc đáo quy định cách thức hành vi cá nhân trong mơi trường xã hội và hoạt động -Là sự kết hợp của các đặc điểm tâm lý mà chúng ta sử dụng để phân loại người đĩ . -5 tính cách cơ bản: +Tính hướng ngoại +Tính hồ đồng +Tính chu tồn +Tính ổn định tình cảm +Tính cởi mở 7.Tạo động lực cá nhân trong tổ chức là gì?Cho ví dụ.(3đ) Động lực của người lao động là những nhân tố bên trong kích thích con người nổ lực làm việc trong điều kiện cho phép tạo ra năng suất, hiệu quả cao. Động lực của người lao động chịu tác động và ảnh hưởng của nhiều nhân tố. Cĩ thể phân thành 3 nhĩm sau: -Nhĩm nhân tố thuộc về người lao động. -Nhĩm nhân tố thuộc về cơng việc -Nhĩm nhân tố thuộc về tổ chức. Thí sinh cho 1 ví dụ minh họa. 8.Điều gì tạo nên động lực làm việc của mỗi cá nhân trong tổ chức?Cho ví dụ minh họa.(3d) Tùy thuợc vào giá trị và thái đợ,mỡi cá nhân có thể coi những yếu tớ khác nhau là tác nhân tạo đợng lực hay triệt tiêu đợng lực trong mơi trường làm việc của mình. -Được giao quyền -Phong cách lãnh đạo phù hợp -Mợt cơng việc yêu thích -Thu nhập hấp dẫn thí sinh cho ví dụ minh họa. 9.Vai trị của nhà quản trị đối với cơng tác động viên người lao động trong tổ chức.Cho ví dụ minh họa(nâng cao)(3đ) +Cớ gắng hiểu và tạo điều kiện giúp thỏa mãn các cấp đợ nhu cầu của nhân viên. +Tạo mơi trường làm việc tớt: -Điều kiện làm việc -Bầu khơng khí làm việc + Cơng việc: -Phân cơng cơng việc hợp lý, cơng bằng -Luân chuyển cơng việc và mở rợng cơng việc -Thú vị hóa cơng việc +Khen thưởng hợp lý +Tạo cơ hợi tham gia: -Tham gia trao đởi mục tiêu quyết định -Phát triển nhóm tự quản -Phát triển nhóm chất lượng +Các kỹ thuật hỡ trợ -Lịch làm việc năng đợng -Kỳ nghĩ -Sinh hoạt chung thí sinh cho ví dụ minh họa 10.Khái niệm nhĩm và phân loại nhĩm?Cho ví dụ minh họa.(2đ) + Nhĩm là một tập hợp người trong xã hội cĩ mối liên hệ hoặc quan hệ nào đĩ trực tiếp hoặc gián tiếp với nhau.Người ta chia nhĩm thành nhĩm chính thức và khơng chính thức. Nhĩm chính thức được thành lập trên cơ sở văn bản chính thức của nhà nước. Nhĩm khơng chính thức hình thành và tồn tại trên cơ sở quan hệ tâm lý giữa các thành viên. +Phân loại: -Nhĩm chính thức: Đạt mục tiêu của nhĩm -Nhĩm khơng chính thức : Do giao tiếp xã hội +Nhĩm chính thức bao gồm: -Nhĩm chỉ huy -Nhĩm nhiệm vụ. +Nhĩm khơng chính thức bao gồm: -Nhĩm bạn bè. -Nhĩm lợi ích. Thí sinh cho 1 ví dụ minh họa. 11.Trình bày những lý do hình thành nhĩm.(2đ) LÝ do an tồn: Mọi người cảm thấy mạnh mẽ và tự tin hơn khi họ thuộc vào một nhĩm nào đĩ Lý do hội nhập: Các nhĩm cĩ thể đáp ứng nhu cầu xã hội. Mọi người cĩ thể phát triển mối quan hệ khi là thành viên nhĩm. Lý do tạo sức mạnh: Điều gì một cá nhân riêng lẽ khơng thể đạt được lại thường cĩ thể đật được thơng qua hành động nhĩm 12.Trình bày các phương pháp ra quyết định nhĩm.Thí sinh cho ví dụ minh họa.(3đ) +Phổ biến nhất diễn ra trong các nhĩm tương tác trực diện èhạn chế: thường gây áp lực buộc các thành viên trong nhĩm phải tuân thủ quan điểm chung +Phát triển tư duy, kỹ thuật nhĩm danh nghĩa và hội họp điện tử là PP ra QĐ tốt nhất Phát triển tư duy: áp dụng 1 quá trình tạo ý tưởng, khuyến khích cá nhân nêu ra ý kiến của mình về khả năng lựa chọn hoặc giải quyểt vấn đề bất kể chúng tốt hay chưa tốt è đơn thuần là một quá trình tạo ra ý tưởng +PP sử dụng nhĩm danh nghĩa: gồm những bước sau Mỗi thành viên trong nhĩm độc lập viết ra những ý tưởng của mình về vấn đề cần giải quyết Mỗi thành viên nêu ra ý kiến của mình và các ý kiến đĩ được ghi chép lại Nhĩm tiến hành thảo luận và đánh giá các ý tưởng được nêu ra Mỗi thành viên xếp hạng các ý kiến một cách yên lặng và độc lập è Cho pháp nhĩm gặp nhau chính thức nhưng khơng hạn chế tư duy độc lập của các thành viên Thí sinh cho ví dụ minh họa. 13.Các yếu tố ảnh hưởng đến hành vi cá nhân trong nhĩm.(2đ) -Vai trị của cá nhân trong nhĩm - Chuẩn mực nhĩm - Tính liên kết nhĩm - Quy mơ nhĩm - Thành phần nhĩm - Địa vị cá nhân trong nhĩm 14.Trình bày nguyên nhân của sự xung đột nhĩm(nâng cao)(3đ) Nguyên nhân quan trọng nhất bao gồm: Sự phụ thuộc lẫn nhau đối với nhiệm vụ Mục tiêu khơng giống nhau Sử dụng đe dọa Sự gắng bĩ của nhĩm Thái độ thắng thua +Sự phụ thuộc lẫn nhau đối với nhiệm vụ: sự phụ thuộc này xảy ra khi 2 hay nhiều nhĩm phụ thuộc lẫn nhau để hồn thành nhiệm vụ của họ, và tiềm năng xung đột tăng lên khi mức độ phụ thuộc lẫn nhau tăng lên. +Mục tiêu khơng giống nhau: Mặc dù các nhà quản lý cố gắng tránh việc cĩ những mục tiêu khơng tương đồng đối với các bộ phận khác nhau của tổ chức, Nhưng sự khơng tương đồng vốn cĩ đơi khi tồn tại giửa các nhĩm do những mục tiêu của cá nhân họ. +Sử dụng đe dọa: Mức độ xung đột tăng lên khi một bên cĩ năng lực trong việc đe dọa bên kia. +Sự gắn bĩ của nhĩm: Khi các nhĩm càng trở nên gắng bĩ, xung đột giửa các nhĩm càng tăng. +Thái độ thắng – thua: Xung đột sẽ xảy ra. 15.Lãnh đạo và quyền lực là gì?Cho ví dụ minh họa.(3đ) Lãnh đạo là một quá trình gây ảnh hưởng đến các hoạt động của một cá nhân hay một nhĩm nhằm đạt được mục đích trong tình huống nhất định. Quyền lực là khả năng gây ảnh hưởng tới các quyết định cá nhân hay tập thể. Khía cạnh quan trọng nhất của quyền lực là sự phụ thuộc. Tính phụ thuộc cĩ quan hệ tỷ lệ nghịch với các nguồn cung ứng thay thế. Một người cĩ thể cĩ quyền lực đối với người khác chỉ khi người đĩ kiểm sốt cái mà người kia muốn. Thí sinh cho ví dụ minh họa. 16.Các loại quyền lực và cơ sở của chúng.(3đ) Quyền lực ép buộc xuất hiện khi một cá nhân hay một nhĩm áp dụng hay đe dọa áp dụng các lệnh trừng phạt đối với người khác, thực hiện các hành động cĩ thể gây ra sự thiếu an tồn về tính mạng hay rút lại sự ủng hộ vốn cĩ Quyền khen thưởng : Người nào cĩ thể khen thưởng người khác, cho người khác cái gì đĩ cĩ giá trị thì sẽ cĩ quyền lực với họ Quyền hợp pháp là quyền của một cá nhân hay một nhĩm nào đĩ cĩ được do vị trí của họ trong bộ máy phân quyền chính thức của một tổ chức. Quyền lục chuyên gia là sự ảnh hưởng mà một cá nhân nào đĩ cĩ được thơng qua sự cố vấn về các kỹ năng đặc biệt nhờ trình độ cao của bản thân mình. Quyền lực tham khảo phát triển trên cơ sở ngưỡng mộ một ai đĩ và mong muốn được giống như người đĩ. 17.Mối quan hệ và sự khác biệt giữa lãnh đạo và quyền lực.(nâng cao)(3đ) Lãnh đạo và quyền lực cĩ mối quan hệ chặc chẻ với nhau. Các nhà lãnh đạo thường sử dụng quyền lực làm phương tiện để đạt được mục tiêu của nhĩm và quyền lực cũng là phương tiện để đạt được các thành tựu. Tuy nhiên lãnh đạo và quyền lực cũng cĩ những điểm khác nhau: -Quyền lực khơng địi hỏi phải cĩ tính phù hợp về mục tiêu mà chỉ là sự phụ thuộc đơn thuần. -Lãnh đạo địi hỏi sự phù hợp giữa các mục tiêu của nhà lãnh đạo và người được lãnh đạo. -Người cĩ quyền lực khơng nhất thiết phải là người lãnh đạo. -Nhà lãnh đạo một tổ chức luơn cĩ quyền lực nhất định đối với nhân viên của mình. 18.Giao tiếp trong tổ chức là gì?Các hình thức giao tiếp phổ biến trong tổ chức.Cho ví dụ minh họa.(3đ) +Giao tiếp khá phong phú và liên quan đến nhiều khía cạnh khác nhau như ra mệnh lệnh, điều hành , truyền thơng cho nhân viên thực hiện cơng việc theo ý đồ của nhà lãnh đạo và đạt được mục tiêu mà tổ chức đã đặt ra, nhận thơng tin phản hồi từ cấp dưới để cĩ các phương án điều chỉnh kịp thời , phản hồi lại thơng tin cho nhân viên về những gì họ đạt được , ngồi ra nhà lãnh đạo cịn giao tiếp với cấp trên, đồng nghiệp, các đối tác, khách hàng.. +Các phương tiện giao tiếp: a. Ngơn ngữ : là phương tiện giao tiếp chỉ cĩ ở người , phụ thuộc nhiều vào bản chất , chức năng, đặc điểm và cá tính của nhà lãnh đạo . Ở phương tiện này , sự giao tiếp thường dựa vào những yếu tố sau : -Nội dung ngơn ngữ : ý nghĩa của lời nĩi, của từ ngữ. -Tính chất ngơn ngữ ; diễn tả nhịp diệu, âm sắc... -Cách sử dụng từ : lựa chọn từ ngữ, trình độ sử dụng ngơn ngữ của nhà lãnh đạo , điệu bộ khi nĩi... b. Phi ngơn ngữ : -Hình thức cá nhân : đặc điểm bên ngồi, dáng diệu , tư thế, tác phong... -Giao tiếp bằng vẻ mặt : bằng mắt, bằng nụ cười ,. . -Phương tiện vật chất : hình ảnh, quà tặng, đồ vật cĩ ý nghĩa, danh thiếp... -Những phương tiện đặc biệt :chào, ơm hơn , vỗ vai, bắt tay.... +Thí sinh cho 1 ví dụ về 1 trong các phương tiện giao tiếp trong tổ chức. 19.Các kỹ năng giao tiếp trong tổ chức.Cho ví dụ.(3đ) +Các loại kỹ năng giao tiếp cơ bản a.Kỹ năng lắng nghe: Trong giao tiếp, việc lắng nghe mang nhiều lợi ích: - Thỏa mãn nhu cầu của người nói. - Thu thập được nhiều thông tin. - Hạn chế được những sai lầm trong giao tiếp. - Tạo không khí biết lắng nghe nhau trong giao tiếp. Khi người đối thoại nói, chúng ta chú ý lắng nghe thì đến khi chúng ta lên tiếng, họ cũng sẽ lắng nghe chúng ta, nghĩa là tạo nên không khí tôn trọng, biết lắng nghe nhau trong giao tiếp. b. Kỹ năng nói: - Sự giao tiếp bằng lời nói xảy ra trong cả hai trường hợp trang trọng và thân thiện. Chúng ta cần lưu ý: - Chắc chắn rằng lời nói của chúng ta có giá trị: Thích hợp rõ ràng, đúng lúc, được người nghe để tâm, đây là cơ hội tốt cho chúng ta. c.Kỹ năng đặt câu hỏi: - Thường ai cũng thích trả lời đúng, vì vậy, việc chúng ta mở đầu bằng một câu hỏi dễ trả lời sẽ làm cho người đối thoại cảm thấy thoải mái, tự tin và muốn trả lời những câu hỏi tiếp theo của chúng ta. d. Kỹ năng thuyết phục: -Thuyết phục là đưa ra tình tiết, sự kiện, phân tích, giải thích làm cho người khác thấy đúng, thấy hay mà tin theo, làm theo. + Thí sinh cho ví dụ của mình về một trong các kỹ năng giao tiếp . 20.Đàm phán là gì?Nghệ thuật đàm phán trong tổ chức.Cho ví dụ minh họa.(3đ) +Đàm phán:là hiện tượng xảy ra thường xuyên trong đời sống xã hội mà mỗi chúng ta là một đối tác trong cuộc đàm phán đĩ.Cĩ thể nĩi:thế giới hiện thực quanh ta là một chiếc bàn đàm phán khổng lồ.Các cuộc đàm phán cĩ thể xảy ra trong hội nghị,trên bàn tiệc,trong ánh sáng và cả trong bĩng tối.Tuy nhiên,mọi cuộc đàm phán đều bị chi phối bởi 3 yếu tố quyết định: +Bối cảnh:là yếu tố then chốt của cuộc đàm phán.Bối cảnh bao gồm:tình hình kinh tế đối phương,vấn đề ưu tiên,giá cả,nhu cầu thực sự... Muốn đàm phán đạt hiệu quả cần thăm dị bối cảnh bằng cách triển khai sớm,bí mật thu nhập,phân tích và xử lý thơng tin;gặp gỡ những người thân cận hoặc đã từng làm ăn với đối tượng.Quan sát và nắm bắt hành động của đối tượng. Nghệ thuật đàm phán biến hĩa theo nội dung,thời gian,địa điểm và mơi trường đàm phán,song nĩi chung cần lưu ý một số điểm cơ bản: -Luơn giữ thế chủ động,nĩi ít nghe nhiều và kiềm chế được tình cảm bản thân. -Nêu mục tiêu cao,thảo thuận cĩ nguyên tắc. -Khơng làm đối tác tự ái,mất thể diện. +Để thành cơng trong đàm phán,phải hiểu đàm phán là một quá trình diễn biến phức tạp,đầy mâu thuẫn,biến hĩa khơn lường...nên những đối tác tham gia vào đàm phán phải thơng hiểu nghệ thuật đàm phán. + Thí sinh cho 1 ví dụ của mình về nghệ thuật giao tiếp trong đàm phán. 21.Văn hĩa trong tổ chức là gì và văn hĩa bộ phận trong tổ chức là gì?(2đ) Văn hĩa tổ chức là hệ thống những giá trị, những niềm tin, những quy phạm được chia sẽ bởi các thành viên trong tổ chức và hướng dẫn hành vi của những người lao động trong tổ chức. Văn hĩa bộ phận là những giá trị và hệ thống ý nghĩa chung được chia sẽ bởi một nhĩm người lao động trong tổ chức. Được xác định dựa trên sự bố trí các phịng ban hay dựa theo tính chất cơng việc của người lao động. 22.Trình bày các chức năng văn hĩa trong tổ chức.(2đ) -Xác định ranh giới: Tạo sự khác biệt giữa tổ chức này với tổ chức khác -Lan truyền chủ thể cho các thành viên trong tổ chức -Thúc đẩy nhân viên cam kết đối với lợi ích chung của tổ chức. -Làm tăng sự ổn định của hệ thống xã hội trong tổ chức.\ 23.Trình bày các yếu tố duy trì văn hĩa trong tổ chức.(nâng cao)(3đ) +Những biện pháp tuyển chọn người lao động Tiêu chí tuyển chọn Quy trình tuyển chọn Quyết định tuyển chọn +Các hành động của Ban giám đốc Chấp nhận rủi ro? Cho phép cấp dưới tự do? Đồng phục? Chế độ khen thưởng và trừng phạt? Cử chỉ thái độ của BGĐ. +Quá trình hịa nhập vào tổ chức Giai đoạn trước khi vào tổ chức: Sự kỳ vọng Giai đoạn đương đầu với thực tế: Rũ bỏ kỳ vọng và đặt ra giả thuyết mới, nếu khơng phù hợp sẽ ra đi. Giai đoạn biến đổi về chất của nhân viên: Thay đổi cho phù hợp với cơng ty. 24.Trình bày các đặc trưng văn hĩa trong tổ chức.Cho ví dụ minh họa.(3đ) Sự đổi mới và chấp nhận rủi ro Chú ý tới các khía cạnh chi tiết Sự định hướng kết quả Hướng tới con người Hướng tới nhĩm người lao động Tính hiếu thắng Sự ổn định . Thí sinh cho ví dụ minh họa. 25. Định nghĩa nhĩm và lãnh đạo nhĩm là gì?Cho vi du minh họa (nâng cao)(2đ) -Nhĩm là một tập hợp người trong xã hội cĩ mối liên hệ hoặc quan hệ nào đĩ trực tiếp hoặc gián tiếp với nhau.Người ta chia nhĩm thành nhĩm chính thức và khơng chính thức.Nhĩm chính thức được thành lập trên cơ sở văn bản chính thức của nhà nước.Nhĩm khơng chính thức hình thành và tồn tại trên cơ sở quan hệ tâm lý giữa các thành viên. -Lãnh đạo nhĩm là nhà lãnh đạo biết hướng các nhĩm thực hiện các mục đích đã định nhằm hoạt động của nhĩm sẽ tăng lên.Nhà lãnh đạo đề ra quy chế hoạt động để các thành viên trong nhĩm phải tuân theo.Nhà lãnh đạo cần cĩ sự phân cơng,phân nhiệm cụ thể các thành viên trong nhĩm.Gắn liền việc phân cơng với việc giáo dục,bồi dưỡng,khen thưởng kịp thời,xây dựng được lực lượng nịng cốt,đáng tin cậy nhằm làm cho các nhĩm phát huy được chức năng và nhiệm vụ của mình.