Giới thiệu và hướng dẫn sử dụng phần mềm microbank

trường hợp. Tính năng này sẽ không hiệu lực trong trường hợp tài khoản được cấp hạn mức thấu chi. Số dư tối thiểu trên tài khoản Quy định số dư tối thiểu để thực hiện tính lãi cho khách hàng, nếu dưới số dư này, khách hàng sẽ không được hưởng lãi Số dư tối thiểu tính phí duy trì tài khoản Khi tài khoản giảm nhỏ hơn số dư quy định, phần mềm sẽ tính phí duy trì tài khoản. Phí này được tính hàng tháng và tự động từ tài khoản. Bảo mật thông tin tài khoản MicroBANK@CAS cung cấp tính năng bảo mật các thông tin quan trọng trên tài khoản như thông tin số dư, thông tin giao dịch,…. Tính năng này Microbank - Product Overview trang 33 được thiết lập cho từng tài khoản, khi được thiết lập hệ thống chỉ cho phép nhân viên quản lý tài khoản hoặc chính bản thân người chủ tài khoản được xem số dư tài khoản. Tính năng này thường được áp dụng cho tài khoản thanh toán lương của nhân viên ngân hàng, tài khoản của người chơi chứng khoán,… Đa dạng chức năng và tiện ích Giao dịch tự động - AFT Người dùng sẽ thiết lập các điều kiện cho tài khoản và khi điều kiện thỏa mãn, hệ thống sẽ tự động trích tiền. Các điều kiện và mục đích sử dụng của AFT: - Thanh toán nợ vay: Dựa vào hóa đơn đòi nợ của tài khoản vay để thực hiện thu nợ tự động. - Chuyển khoản định kỳ theo lịch cố định - Chuyển khoản khi số dư vượt ngưỡng tối đa hoặc tối thiểu nhằm duy trì số dư hợp lý. Quản lý thấu chi Chức năng quản lý thấu chi của MicroBANK@CAS được thiết kế với tính uyển chuyển cao cho phép ngân hàng xây dựng nhiều hình thức thấu chi khác nhau thông qua các quy định về thời gian tính lãi, hình thức trả lãi,… Chương trình cung cấp 2 hình thức thấu chi trên tài khoản: - Thấu chi mặc định: Xây dựng hạn mức thấu chi, điều kiện tính lãi, thanh toán lãi chung theo sản phẩm. Tính năng áp dụng thấu chi cho nhóm khách hàng. Microbank - Product Overview trang 34 - Vay thấu chi: Đây là hình thức cho vay theo dạng thấu chi có tài sản đảm bảo (thường là sổ tiết kiệm). Hạn mức thấu chi này không hạn chế và phải đăng ký riêng cho từng tài khoản. Hạch toán lô Đây là chức năng cho phép thực hiện giao dịch theo danh sách lệnh thanh toán do người dùng định sẵn trên file Excel hoặc text file theo khuôn mẫu quy định sẵn. Chức năng này thường được dùng làm dịch vụ chi trả lương hoặc thanh toán tiền hàng cho doanh nghiệp. Giao dịch này được đảm bảo an toàn thông qua cơ chế mã hóa file thanh toán và cơ chế phân quyền kiểm duyệt giao dịch chặt chẽ. Quản lý phong tỏa Chức năng này dùng để phong tỏa số tiền trên tài khoản của khách hàng, số tiền bị phong tỏa sẽ không được phép rút cho đến khi được giải phong tỏa. Số tiền phong tỏa vẫn được tính lãi trong suốt thời gian bị phong tỏa. Các đặc điểm của chức năng phong tỏa: - Có thể phong tỏa một phần hoặc toàn bộ số dư trên tài khoản - Một tài khoản có thể được phong tỏa theo nhiều khoản với mục đích khác nhau - Số tiền phong tỏa sẽ được giải khi hết thời hạn phong tỏa hoặc khi có yêu cầu giải phong tỏa. - Tùy theo loại phong tỏa, chương trình sẽ giới hạn những người nào được phép giải phong tỏa. Cách thức thực hiện phong tỏa: Microbank - Product Overview trang 35 - Phong tỏa thủ công: Người dùng vào chức năng quản lý phong tỏa để thực hiện phong tỏa. Tùy theo thời hạn phong tỏa, hệ thống sẽ giải phong tỏa tự động hoặc người dùng phải thực hiện giải phong tỏa. - Phong toản/giải phong tỏa tự động: Hệ thống sẽ thực hiện phong tỏa theo yêu cầu từ hệ thống khác như ký quỹ bảo lãnh, … Khoản phong tỏa này sẽ được giải khi có yêu cầu từ hệ thống đã thực hiện phong tỏa. Quản lý Séc Chương trình cung cấp các chức năng Phân phối Séc, phát hành Séc cho khách hàng và giao dịch thanh toán Séc. Quản lý sổ phụ (Account Statement) Quản lý các bảng sao kê tài khoản (account statement) là thành phần không thể thiếu khi quản lý tài khoản thanh toán. Sao kê được gửi cho khách hàng để xác nhận số dư, giao dịch đã thực hiện trên tài khoản. Thông thường, các khoản sao kê sẽ được gửi cho khách hàng hàng tháng. MicroBANK@CAS cung các nhiều tiện ích quản lý sao kê: - Tham số xác định có tạo sao kê tự động không - Định kỳ gửi sao kê cho khách hàng - Cách thức gửi bằng thủ công hoặc tự động qua e-mail. Microbank - Product Overview trang 36 TIỀN GỬI TIẾT KIỆM - MicroBANK®Saving Giới thiệu Với việc cạnh tranh ngày càng gay gắt, các ngân hàng liên tục thay đổi chính sách, tạo ra nhiều sản phẩm tiền gửi tiết kiệm nhằm thu hút lượng tiền gửi, nhất là lượng tiền gửi tiết kiệm cá nhân. Do số lượng tài khoản tiền gửi tiết kiệm rất lớn, nên việc quản lý thường gặp nhiều khó khăn khi chính sách thay đổi hoặc khi phát triển sản phẩm mới. Đây chính là thách thức lớn cho các nhà phát triển phần mềm và những người quản lý khai thách phần mềm của ngân hàng. Đây cũng là cơ hội để các phần mềm không ngừng phát triển, tự hoàn thiện để đáp ứng yêu cầu ngày càng đa dạng của ngân hàng. Với thiết kế mở, tham số hóa cao và không ngừng được cải tiến, Phần mềm MicroBANK@Saving cung cấp đầy đủ các phương tiện, tiện ích cần thiết để ngân hàng có thể phát triển sản phẩm mới, thay đổi chính sách lãi suất,… với thời gian ngắn nhất, giúp ngân hàng nhanh chóng bắt nhịp thị trường, thu hút khách hàng và hạn chế những thiệt hại tài chính cho ngân hàng. Phần mềm MicroBANK@Saving với các tính năng xử lý tự động, chính xác và tin cậy sẽ giúp ngân hàng đơn giản hóa việc quản lý lượng lớn tài khoản tiền gửi tiết kiệm của khách hàng, và mang lại sự yên tâm cho khách hàng. Các tính năng chính Quản lý sản phẩm tiền gửi Bảng tham số sản phẩm với các thông tin chi tiết về thuộc tính của sản phẩm như cách tính lãi, trả lãi, thời hạn,… Khi cần ban hành sản phẩm tiền gửi mới, ngân hàng sẽ định nghĩa sản phẩm trong bảng tham số sản phẩm và Microbank - Product Overview trang 37 thiết lập các thuộc tính cho sản phẩm. Về thời hạn hiệu lực khi có thay đổi, các thuộc tính của sản phẩm phân làm 4 nhóm: - Nhóm 1: Thay đổi sẽ có hiệu lực trên tất cả các sổ ngay khi có thay đổi. - Nhóm 2: Thay đổi sẽ có hiệu lực khi sổ đáo hạn sang kỳ hạn mới, hoặc mở mới. - Nhóm 3: Thay đổi chỉ có hiệu lực trên sổ tiết kiệm mới mở. Quản lý lãi suất Thông thường, lãi suất sẽ được áp dụng cho sổ khi mở số hoặc khi đáo hạn sổ, tuy nhiên chương trình cũng cung cấp thêm những tính năng khác để đa dạng hóa sản phẩm: - Lãi suất thả nổi: Có 2 hình thức là: lãi suất sẽ thay đổi ngay khi có quyết định thay đổi lãi suất và thay đổi theo định kỳ trả lãi. - Lãi suất bậc thang: Tùy theo số dư tiền gửi của sổ chương trình sẽ áp lãi suất khác nhau, ngân hàng có thể thiết lập tối đa 9 mức lãi suất. - Lãi suất theo chi nhánh: Cho phép định nghĩa các bảng lãi suất riêng cho chi nhánh khác với lãi suất của ngân hàng. Nhiều phương thức tính lãi Chương trình cung cấp 3 cách tính lãi: - Tính lãi theo tháng, năm có 12 tháng - Tính lãi theo ngày thực tế, mỗi năm có 360 ngày - Tính lãi theo ngày thực tế, mỗi năm có 365 ngày Microbank - Product Overview trang 38 Tham số này sẽ được thiết lập kèm theo sản phẩm và chỉ có giá trị hiệu lực khi mở sổ mới hoặc sổ đáo hạn. Quản lý thời hạn trả lãi Thời hạn trả lãi được quy định trong sản phẩm, bao gồm 3 loại: - Trả lãi trước: Khách hàng nhận lãi ngay khi gửi - Trả lãi sau: Khách hàng nhận lãi khi đáo hạn - Trả lãi định kỳ: Trả theo tuần, tháng, quý, năm,… Đa dạng phương thức trả lãi Chương trình cung cấp nhiều phương thức trả lãi, tùy chọn theo quy định sản phẩm hoặc theo yêu cầu khách hàng: - Trả lãi tại quầy: Lãi đến hạn sẽ được treo lại và chờ khách hàng đến lĩnh, phương pháp này áp dụng cho cả 3 hình thức trả lãi là đầu kỳ, định kỳ và cuối kỳ - Lãi được nhập gốc khi đáo hạn: phương pháp này chỉ áp dụng đối với phương pháp trả lãi định kỳ hoặc cuối kỳ - Chuyển lãi qua tài khoản không kỳ hạn: Lãi đến hạn sẽ được chuyển qua tài khoản thanh toán của khách hàng và khách hàng có thể đến rút tại quầy hoặc rút từ thẻ ATM,… Các hình thức xử lý đáo hạn Tùy theo tham số thiết lập, khi sổ đến hạn chương trình sẽ thực hiện: - Đáo hạn sang kỳ mới với cùng sản phẩm Microbank - Product Overview trang 39 - Đáo hạn sang kỳ mới với sản phẩm khác (tính năng này thường được dùng đối với sản phẩm dự thưởng, khi đáo hạn kỳ đầu tiên sẽ chuyển sang tiết kiệm thông thường) - Không đáo hạn, chờ khách hàng đến rút: Khi đó tùy theo tham số thiết lập có thể sẽ được hưởng lãi hoặc không. - Đóng sổ và chuyển sang tài khoản không kỳ hạn Quản lý rút trước hạn Tham số quy định có cho phép rút trước hạn hay không được quy định trong sản phẩm và sẽ có hiệu lực ngay khi có thay đổi. Các thông số liên quan quản lý rút trước hạn bao gồm: - Có được phép rút trước hạn không - Có được phép rút trước hạn từng phần không Xử lý việc tính lãi khi rút trước hạn Trong bối cảnh thị trường biến động liên tục, cách thức trả lãi khi rút trước hạn trở thành thông số quan trọng để khách hàng so sánh sản phẩm của các ngân hàng khác nhau, và vì thế các ngân hàng tập trung vào khai thác thông số này nhằm tạo ra những cách thức trả lãi tối ưu, mang đến sự hài lòng cho khách hàng. Chương trình MicroBANK@Saving cho phép ngân hàng thiết lập nhiều hình thức trả lãi khác nhau tùy theo mỗi sản phẩm. Ngân hàng có thể tự định nghĩa cách trả lãi khi rút trước hạn theo cấu trúc tham số quy định sẵn. Các hình thức phổ biến nhất khi khách hàng rút trước hạn: - Trả lãi không kỳ hạn cho toàn bộ thời gian gửi Microbank - Product Overview trang 40 - Trả lãi theo kỳ hạn thực tế đã đạt được, số ngày lẻ sẽ tính lãi không kỳ hạn - Trả lãi theo lãi suất bình quân, nhưng không thấp hơn lãi suất không kỳ hạn Quản lý sở hữu Chương trình cho phép thiết lập nhiều dạng quan hệ sở hữu trên sổ ngoài người chủ trực tiếp. Các quan hệ sở hữu này bao gồm: Đồng sở hữu, Người ủy quyền, người thừa kế,… Chức năng chuyển nhượng sổ Chương trình cho phép thực hiện chuyển nhượng tên chủ sở hữu trên sổ sang người khác. Khi thực hiện chuyển nhượng, ngoài chủ sở hữu thay đổi, tất cả thông tin khác trên sổ vẫn giữ. Chức năng chiết khấu sổ Khi khách hàng cần tất toán sổ nhưng chưa đến hạn, nếu khách hàng có thể chọn hình thức chiết khấu sổ. Lãi khách hàng nhận sẽ bằng tổng lãi dự tính đến ngày đáo hạn, trừ lãi vay tính từ ngày chiết khấu đến ngày đáo hạn. Đây là hình thức chiết khấu tất toán sổ ngay, khách hàng không cần quay lại ngân hàng để trả nợ vay hoặc tất toán sổ. Chức năng phong tỏa Chức năng cho phép người sử dụng phong tỏa toàn bộ hoặc một phần sổ. Số tiền phong tỏa này sẽ tự động được giải khi hết hạn hoặc khi người dùng thực hiện chức năng giải phong tỏa. Việc phong tỏa có thể thực hiện tự động từ các phần mềm khác như phong tỏa để đảm bảo thấu chi, phong tỏa Microbank - Product Overview trang 41 khi thế chấp sổ. Quyền kiểm soát quyền giải phong tỏa được thực hiện theo nguyên tắc: - Đối với các khoản phong tỏa do người dùng thực hiện từ chương trình MicroBANK@Saving: Quyền giải phong tỏa sẽ được xác định theo hình thức phong tỏa do người thực hiện phong tỏa chọn (người phong tỏa và giải phong tỏa là một người/ cùng Phòng giao dịch/cùng chi nhánh/…) - Đối với các khoản phong tỏa tự động từ chương trình khác: Chỉ cho phép giải tự động, không cho phép giải phong tỏa thủ công (trừ người có thẩm quyền đặc biệt). Cho phép giao dịch lùi ngày (Back date) Chương trình cho phép mở sổ với ngày hiệu lực trong quá khứ (backdate). Khi đó chương trình sẽ lấy lãi suất tại thời điểm mở sổ và tự động tính lãi cho khoản thời gian từ ngày hiệu lực đến ngày thực hiện giao dịch. Microbank - Product Overview trang 42 QUẢN LÝ KHOẢN VAY – MicroBANK®Loans Giới thiệu Việc quản lý các khoản vay luôn gây ra nhiều khó khăn cho cán bộ quản lý hành chính tín dụng nhất là khi ngân hàng phát triển mạnh các dịch vụ cho vay cá nhân, với số lượng rất lớn các hợp đồng vay. Trong khi đó, phần lớn các phần mềm thì hầu như không đáp ứng đầy đủ các yếu cầu thực tế, bởi sự đa dạng về nghiệp vụ và các quy định thường thay đổi xuất phát từ ngân hàng trung ương hoặc thay đổi thích nghi với thị trường. Kết quả là ngân hàng phải duy trì đội ngũ đông đảo các nhân viên hành chính tín dụng để đảm bảo quản lý tốt các khoản vay, tránh sai sót dẫn đến thất thoát tài chính hoặc đánh mất sự tin tưởng nơi khách hàng. Thấu hiểu được những vấn đề ngân hàng thường gặp phải trong quản lý khoản vay, Serenco đã phát triển phần mềm quản lý khoản vay MicroBANK@Loans với nhiều tính năng vượt trội, giúp ngân hàng quản lý tốt nhất khoản vay. Phần mềm Microbank@Loans với việc hỗ trợ đa sản phẩm cùng với nhiều tính năng vượt trội như: xử lý tự động, quản lý quá hạn tự động, quản lý các hóa đơn đòi nợ, nhắc nợ khách hàng, quản lý dự phòng ,… sẽ mang đến cho ngân hàng sự hiệu quả, tin cậy và nhiều tiện ích thiết thực cho việc quản lý khoản vay. Các tính năng chính Quản lý sản phẩm Phần mềm MicroBank@Loans hỗ trợ quản lý tất cả các sản phẩm vay đang áp dụng hiện nay. Ngoài ra, phần mềm cũng cung cấp nhiều tham số cho phép ngân hàng thiết lập các sản phẩm vay đặc thù. Các sản phẩm vay phổ biến: Microbank - Product Overview trang 43 - Vay thương mại (sản xuất, thương mại,…) - Vay tiêu dùng (mua xe, mua nhà,…) - Vay cầm cố sổ tiết kiệm - Vay tài trợ xuất nhập khẩu Sản phẩm vay được thiết lập trong tham số sản phẩm, với nhiều thông tin do ngân hàng định nghĩa: - Thời gian vay (ngắn hạn/trung hạn/dài hạn) - Vay theo món/vay luân chuyển - Cách thức tính lãi: lãi gộp/lãi giảm dần - Lãi cố định/thả nổi - Thời gian ân hạn - Vay có đảm bảo/ không đảm bảo Quản lý hạn mức tín dụng khách hàng Hạn mức tín dụng khách hàng được kiểm soát thống nhất cho tất cả các dịch vụ mang tính rủi ro cao như cho vay, bảo lãnh, mở L/C,… Các đặc điểm quan trọng của chức năng quản lý hạn mức trên MicroBANK@Loans: - Hạn mức đa cấp: Hạn mức này được phân nhỏ thành nhiều cấp theo mục đích sử dụng và tỷ lệ rủi ro. - Hạn mức có thể chia sẻ lẫn nhau nhưng đảm bảo không vượt trần quy định. - Hạn mức được tính bằng Việt Nam đồng, các khoản vay ngoại tệ sẽ được quy đổi theo tỷ giá hiện hành. Microbank - Product Overview trang 44 - Hạn mức nhóm khách hàng: Quy định hạn mức tối đa của nhóm khách hàng như tập đoàn, hiệp hội, anh em trong gia đình,… Quản lý lịch giải ngân Một hợp đồng vay có thể được giải ngân nhiều lần theo lịch định sẵn. Lịch giải ngân sẽ xác định thời hạn khách hàng được phép giải ngân và tính phí cam kết trong trường hợp khách hàng không giải ngân đúng hạn. Đối với những khoản vay mang tính an toàn cao, người dùng có thể thiết lập tham số để giải ngân tự động vào tài khoản tiền gửi khách hàng. Quản lý lịch thu nợ Lịch thu nợ được quản lý dưới 2 hình thức: - Lịch ổn định: Khi thời gian giữa các kỳ thu nợ và số tiền nợ đều nhau - Lịch thay đổi: Khi thời gian giữa các kỳ thu khác nhau hoặc số tiền khác nhau. Khi đó người dùng sẽ xác định từng kỳ cụ thể trong bảng kế hoạch thu nợ. Quản lý hóa đơn đòi nợ Đến kỳ thu nợ, chương trình sẽ tạo các hóa đơn thu nợ và thực hiện trích tiền từ tài khoản tiền gửi khách hàng (tài khoản dùng để thanh toán nợ) hoặc khách hàng đến thanh toán nợ tại các điểm giao dịch của ngân hàng. Ngoài ra, chương trình còn có tính năng tạo phiếu thông báo (khi chưa đến hạn) và phiếu nhắc nợ (khi đã quá hạn thanh toán) với số lần và thời gian tùy theo tham số thiết lập. Các phiếu thông báo, phiếu nhắc nợ sẽ được gửi đến khách hàng qua nhiều hình thức: gửi trực tiếp, qua thư, gửi tự động qua mail, hoặc qua SMS. Quản lý lãi suất thả nổi Microbank - Product Overview trang 45 Lãi suất vay sẽ được cập nhật lại theo định kỳ định sẵn. Có 2 hình thức thiết lập lãi suất thả nổi: - Thay đổi với biên độ định sẵn - Thay đổi theo lãi suất tiền gửi Khi lãi suất thay đổi, chương trình sẽ tạo ra phiếu thông báo và gửi khách hàng trực tiếp, qua e- mail hoặc SMS Chức năng phân loại nợ Chương trình cho phép thiết lập việc phân loại nợ tự động theo nguyên tắc định lượng (dựa vào các thông tin trên hợp đồng). Việc phân loại nợ tuân thủ theo quy định của ngân hàng Trung ương về cách thức chuyển nhóm và hạch toán ngoại bảng, hạch toán thu nhập. Quản lý quá hạn Ngân hàng có thể thiết lập thời gian ân hạn cho các khoản nợ gốc, lãi đến hạn nhưng chưa thanh toán. Quá thời gian ân hạn, chương trình sẽ tính lãi phạt cho cả gốc và lãi. Quản lý các khoản phí Tùy theo nhu cầu, ngân hàng có thể xây dựng nhiều phương án tính phí khác nhau. Các khoản phí này sẽ được tính và thu tự động trên MicroBANK@Loans. Các loại phí: - Phí duy trì hạn mức: Tính theo thời gian cam kết hạn mức dành cho khách hàng - Phí thẩm định, thủ tục pháp lý,…: Phí tính 1 lần khi lập hồ sơ vay - Quản lý khoản vay: Tính theo tỷ lệ cố định trên số dư thực tế Microbank - Product Overview trang 46 Các hình thức thu phí: - Thu 1 lần, khi giải ngân: Hình thức này thường áp dụng cho các khoản phí thẩm định, thực hiện thủ tục pháp lý,… - Thu định kỳ với số tiền cố định: Hình thức này áp dụng cho khoản phí duy trì hạn mức - Thu định kỳ theo số dư thực tế: Áp dụng cho phí quản lý khoản vay. Tích hợp chặt chẽ với phân hệ duyệt vay Microbank@ Lending Khi liên kết với phần mềm Microbank@Lending, tất cả các hồ sơ vay sau khi được duyệt từ hệ thống cho vay tự động, sẽ được chuyển trực tiếp sang, người dùng không phải mất thời gian để nhập lại dữ liệu. Bên cạnh đó, phần mềm Microbank@Loans cũng cung cấp thông tin về tình trạng khoản vay hiện tại cho Microbank@Lending để làm căn cứ khi xét duyệt cho vay. Microbank - Product Overview trang 47 QUẢN LÝ TÀI SẢN THẾ CHẤP – MicroBANK®Collateral Giới thiệu Quản lý tài sản thế chấp là một khâu quan trọng trong quản lý khoản vay bởi sự thay đổi về giá trị tài sản thế chấp sẽ ảnh hưởng đến mức độ rủi ro trong tín dụng. Quản lý tài sản thế chấp cũng khác phức tạp bởi ngoài việc quản lý giá trị tài sản, ngân hàng còn phải quản lý cả hiện vật (sổ tiết kiệm, giấy tờ nhà, máy móc, ôtô,…). Vì thế đòi hỏi phần mềm Quản lý tài sản thế chấp phải đáp ứng việc quản lý thông tin, giá trị tài sản và cả về hình ảnh tài sản. Phần mềm Microbank@Collateral cung cấp 3 đối tượng thông tin quan trọng của tài sản thế chấp, gồm: - Thông tin chi tiết về tài sản: Loại tài sản, chủ sỡ hữu, vị trí, mô tả,… - Thông tin về giá trị: Giá trị định giá của ngân hàng, giá trị thị trường, giá theo định giá bên thứ ba. - Hình ảnh của tài sản: thường áp dụng cho loại tài sản là nhà cửa, nhà xưởng, xe cộ, tàu thuyền,… Các tính năng chính Hỗ trợ nhiều loại tài sản thế chấp Các loại tài sản quản lý trong phần mềm: - Bất động sản - Nhà xưởng - Phương tiện vận tải - Chứng từ có giá Microbank - Product Overview trang 48 - Cổ phiếu - … Mỗi loại tài sản sẽ có những thông tin khác nhau, cách quản lý khác nhau và hạch toán kế toán khác nhau. Hạch toán kế toán tự động Khi người dùng thực hiện thay đổi trên giá trị tài sản, phần mềm sẽ thực hiện hạch toán kế toán theo tham số được được định nghĩa sẵn theo từng loại tài sản. Cho phép đa liên kết Tài sản có thể được dùng đảm bảo cho nhiều đối tượng khác nhau như Hạn mức, Hợp đồng cụ thể, Hợp đồng bão lãnh,… Mối liên kết này theo dạng n- n, nghĩa là một tài sản có thể liên kết tới nhiều hợp đồng và ngược lại. Ví dụ về đa liên kết: Hợp đồng vay 1 50 Triệu Hợp đồng vay 2 90 Triệu Hợp đồng vay 2 30 Triệu Tài sản 1 100 Triệu Tài sản 2 150 Triệu Hợp đồng vay 2 100 Triệu Tài sản 3 10,000 USD Đảm bảo 50% = 50tr Đảm bảo 30% = 30tr Đảm bảo 40% = 60tr Đảm bảo 20% = 30tr Đảm bảo 70% = 7,000 USD = 105 Triệu Microbank - Product Overview trang 49 Quản lý hình ảnh tài sản Phần mềm cung cấp công cụ dùng để lưu lại các hình ảnh về tài sản, có thể lưu nhiều hình ảnh cho một tài sản. Liên kết chặt chẽ phân hệ tiết kiệm Đối với loại tài sản là sổ tiết kiệm do ngân hàng phát hành, phần mềm sẽ thực hiện phong tỏa/giải phong tỏa tự động. Nhắc nhở định giá tài sản Phần mềm quản lý lịch định giá lại tài sản, trước khi đến ngày định giá, phần mềm sẽ ra thông báo nhắc nhở cán bộ quản lý để thực hiện định giá lại tài sản. Chức năng quản lý tại kho quỹ Phần mềm cung cấp chức năng thực hiện bàn giao và quản lý tại kho đối với các loại tài sản cần lưu trữ tại kho ngân hàng. Microbank - Product Overview trang 50 QUẢN LÝ THANH TOÁN – MicroBANK®Remittance Giới thiệu Việc ứng dụng mạnh mẽ công nghệ trong thanh toán đã tạo ra những bước tiến nhanh chóng trong việc thanh toán giữa các ngân hàng, điều đó cũng đồng nghĩa với việc một số kênh thanh toán cũ, lạc hậu sẽ dần được thay thế bởi những kênh thanh toán hiện đại và an toàn hơn. Đối với khách hàng, những thay đổi này đươc thể hiện qua việc thời gian thanh toán được rút ngắn , giao dịch được thực hiện an toàn và chính xác, phí thanh toán giảm,… Các quy định, cách thức thực hiện, kỹ thuật trong thanh toán mang tính địa phương hóa cao, mỗi quốc gia sẽ có những quy định khác nhau. Ngoài ra, bên cạnh những kênh thanh toán chính thức thuộc sự quản lý của ngân hàng nhà nước, các ngân hàng cũng xây dựng những kênh thanh toán trực tiếp với nhau. Chính vì thế các phần mềm khi triển khai tại một quốc gia nào đó thường chọn giải pháp tìm kiếm đối tác tại địa phương để thực hiện các kết nối với hệ thống thanh toán tại quốc gia đó. Điều này cũng gây ra nhiều phiền toái về mặt kỹ thuật, về việc tuân theo quy định và thậm chí tăng chi phí cho ngân hàng. Phần mềm thanh toán MicroBank@Remittance được xây dựng dựa trên những chuẩn mực quốc tế có điều chỉnh theo quy định đặc thù tại Việt Nam sẽ giúp ngân hàng kết nối hệ thống thanh toán trong nước đơn giản và an toàn. Phần mềm cung cấp nhiều tiện ích giúp ngân hàng quản lý các lệnh thanh toán được tốt nhất. Các tính năng chính Quản lý kênh thanh toán Microbank - Product Overview trang 51 Phần mềm MicroBANK@Remittance hỗ trợ tất cả các kênh thanh toán trong nước đang áp dụng hiện nay, bao gồm: - Thanh toán liên ngân hàng: là hệ thống thanh toán điện tử của ngân hàng nhà nước Việt Nam, đây cũng là kênh thanh toán chiếm tỷ trọng lớn nhất hiện nay. - Thanh toán bù trừ: Thanh toán bù trừ qua Ngân hàng nhà nước tỉnh, thành phố, kênh thanh toán này hiện ít được sử dụng. - Thanh toán trực tiếp: Hình thức này áp dụng khi có thỏa thuận trực tiếp giữa 2 ngân hàng với nhau, giúp rút ngắn thời gian thanh toán giữa 2 ngân hàng và giảm chi phí thanh toán cho khách hàng. - Chuyển tiền vãng lai: Đây là kênh thanh toán trong nội bộ ngân hàng nhưng người nhận là khách hàng vãng lai (không có giao dịch tại ngân hàng). Quản lý theo hàng đợi (Queue) Các lệnh thanh toán sẽ được sắp xếp vào các hàng đợi (queue) trong hệ thống theo từng loại riêng biệt, giúp việc quản lý các lệnh thanh toán được thuận tiện và dễ dàng. Chương trình cho phép người dùng nhìn tổng thể số lượng các lệnh thanh toán trên queue, thực hiện điều chuyển giữa các queue,… Quản lý trạng thái lệnh thanh toán Tình trạng của lệnh thanh toán được thể hiện qua trạng thái, trạng thái này giúp hệ thống có những hành xử khác nhau. Các trạng thái của lệnh thanh toán: - Trạng thái mới tạo (N – New) Microbank - Product Overview trang 52 - Trạng thái cần sửa đổi (R - Repair): Do làm dỡ dang hoặc do kiểm soát yêu cầu sửa đổi - Trạng thái chờ kiểm soát duyệt (P – Pending) - Trạng thái đã duyệt nhưng chưa hạch toán (V – verified): Trạng thái này xuất hiện khi tài khoản của khách hàng không đủ tiền để chuyển đi. - Trạng thái chờ chuyển (A – Active) - Trạng thái hoàn tất (C – Closed): Lệnh thanh toán đi đã chuyển hoặc lệnh thanh toán đến đã chi. - Trạng thái dừng (T – Terminated): Lệnh thanh toán đã bị dừng, không xử lý - Trạng thái hủy (E – Error corrected): dùng cho cách lệnh thanh toán bị hủy sau khi đã hạch toán Quản lý ngày hiệu lực Mỗi lệnh thanh toán có giá trị ngày hiệu lực, xác định ngày lệnh thanh toán này sẽ được xử lý. Chương trình cho phép nhập lệnh thanh toán với ngày hiệu lực là ngày trong tương lai (nhập trước lệnh thanh toán). Đối với các lệnh thanh toán không đi kịp trong ngày, chương trình sẽ tự động chuyển ngày hiệu lực sang ngày hôm sau. Xử lý tự động (Straight – Through – Process) Các lệnh thanh toán sau khi được duyệt sẽ được tự động hạch toán và chuyển đi. Trong trường hợp số dư tài khoản khách hàng không đủ, lệnh thanh toán sẽ chuyển sang trạng thái chờ, bất cứ khi nào tài khoản khách hàng có tiền, lệnh thanh toán sẽ được chuyển đi. Microbank - Product Overview trang 53 Quản lý cổng thanh toán Với mỗi kênh thanh toán, ngân hàng sẽ thiết lập một số cổng thanh toán năm ở các trung tâm như Hà Nội, TP HCM, Đà Nẵng,… Khi lệnh thanh toán xuất phát từ một chi nhánh nào đó, người dùng sẽ xác định cổng thanh toán để chuyển đi sao cho thời gian nhanh nhất và chi phí thấp nhất. Quản lý độ ưu tiên Chương trình cho phép thiết lập mức độ ưu tiên cho lệnh thanh toán, lệnh có mức độ ưu tiên cao sẽ được xử lý và chuyển đi trước. Các lệnh thanh toán có cùng mức độ ưu tiên sẽ được xử lý theo theo trình tự thời gian lệnh được tạo ra trong hệ thống. Chức năng in lại chứng từ thanh toán Lệnh thanh toán có thể được in lại nhiều lần, bản in đầu tiên là bản chính, còn bản in còn lại sẽ là bản sao. Microbank - Product Overview trang 54 KẾ TOÁN TỔNG HỢP - MicroBANK®Accounting Giới thiệu Phần mềm kế toán luôn được nghĩ đến đầu tiên khi một doanh nghiệp hay ngân hàng mong muốn ứng dụng CNTT vào hoạt động sản xuất kinh doanh, bởi kế toán là nghiệp vụ cơ bản nhất và không thể thiếu đối với mỗi doanh nghiệp. Với việc chuẩn hóa nghiệp vụ kế toán cùng với việc ứng dụng rộng rãi CNTT đã giúp cho công việc kế toán trở nên nhẹ nhàng hơn rất nhiều. Ngày nay không còn hình ảnh phòng kế toán với hàng chục nhân viên liên tục nhập chứng từ trên máy tính, mà thay vào đó là bộ máy vi tính gọn với những người giỏi nghiệp vụ, am hiểu hoạt động của ngân hàng, … thực hiện vai trò kiểm tra và giám sát hoạt động của ngân hàng. Phần công việc “nặng nhọc” nhất của kế toán đã được thực thực hiện bởi phần mềm. Vì thế phần mềm kế toán phải đảm bảo tự động hóa ở mức cao nhất. Ngoài ra, dù nghiệp vụ kế toán đã được chuẩn hóa cao nhất cũng không có nghĩa là không thay đổi. Do yêu cầu quản lý hoặc cho thay đổi về chính sách vĩ mô, các quy định về hạch toán kế toán sẽ thay đổi cho phù hợp. Điều này đặt ra đòi hỏi các phần mềm kế toán phải đảm bảo uyển chuyển cần thiết để cho phép ngân hàng tự thay đổi quy định về quản lý và hạch toán kế toán trên phần mềm. Qua thực tế ứng dụng, phần mềm MicroBank@Accounting đã chứng minh được hai khả năng quan trọng nhất của phần mềm kế toán, đó là khả năng tự động hóa và tính uyển chuyển. Hầu hết các nghiệp vụ kế toán sẽ được định nghĩa trước qua hệ thống tham số từ các phân hệ nghiệp vụ và được hạch toán tự động vào phần mềm kế toán. Phần mềm cũng cung cấp hệ thống tham số kế toán phong phú đủ để ngân hàng thực hiện điều chỉnh khi cần thiết. Microbank - Product Overview trang 55 Các tính năng chính Xây dựng bảng kế toán đồ riêng Microbank@Accounting xây dựng bảng kế toán đồ riêng tuân theo chuẩn mực quốc tế và thực tế quản lý tại Việt nam. Bảng kế toán đồ này sẽ được dùng để định nghĩa và hệ thống tham số và dùng cho tất cả giao dịch xảy ra trong phần mềm. Bảng kế toán đồ này sẽ được ánh xạ với kế toán đồ Ngân hàng nhà nước thông qua bảng Mapping tài khoản, đảm bảo các báo cáo thống kê theo đúng chuẩn quy định của NHNN. Việc thiết lập bảng kế toán đồ độc lập sẽ giúp Microbank@Accounting tránh được những tác động do sự thay đổi về những quy định hạch toán kế toán của NHNN, duy trì hệ thống hoạt động ổn định trong khi vẫn đảm bảo các báo cáo theo đúng quy định. Hạch toán tự động Hầu hết các giao dịch kế toán từ đơn giản đến phức tạp đều được xử lý tự động trên Microbank@Accounting. Các giao dịch này bao gồm: - Hạch toán cho các giao dịch từ các nghiệp vụ khác như rút tiền gửi, giải ngân, chuyển nợ quá hạn,… - Hạch toán mua bán ngoại tệ - Hạch toán điều chuyển giữa các chi nhánh thuộc ngân hàng - Hạch toán theo định kỳ như trích khấu hao, … Các giao dịch này đến từ 2 nguồn chính: - Từ các phần mềm khác như Tiền gửi, Tín dụng, Thanh toán,…: Các phần mềm này kết nối với Microbank@Accounting thông qua nhiều Microbank - Product Overview trang 56 kênh giao tiếp khác nhau như Data Queue, Microbank Message, Web services,… - Từ chức năng xử lý cuối ngày: Chương trình thực hiện hàng loạt các bước hạch toán tự động vào cuối ngày, cuối tháng và cuối năm như: Trích khấu hao, hạch toán chi phí, quy đổi, đánh giá kinh doanh ngoại tệ, kết chuyển thu nhập,… Tổng hợp giao dịch Chương trình cho phép thiết lập tham số về việc tổng hợp giao dịch chi tiết (từ các phân hệ khác hoặc từ chức năng cuối ngày) theo nhiều tiêu chí khác nhau trước khi hạch toán vào kế toán. Khả năng này giúp giảm số lượng các giao dịch trong MicroBank@Accounting, giảm chi phí in ấn chứng từ kế toán, sổ phụ tài khoản,… Chức năng giao dịch thủ công Chức năng cho phép người có thẩm quyền vào thực hiện giao dịch kế toán thủ công, thường dùng trong các trường hợp xử lý chênh lệch hoặc thực hiện các nghiệp vụ đặc thù chưa có phần mềm quản lý. Chức năng này không hạn chế về mặt nghiệp vụ và được kiểm soát hai cấp, đảm bảo người thực hiện và người duyệt phải là 2 người khác nhau. Xử lý cuối năm Chức năng quyết toán cuối năm của phần mềm giải quyết tự động các thao tác hạch toán cuối năm như khoản kết chuyển thu nhập, chi phí, điều chuyển lợi nhuận và mở sổ đầu năm. Việc xử lý tự động giúp giảm thiểu công việc cho kế toán, giảm áp lực thời gian vào thời điểm cuối năm. Hạch toán lãi nội bộ Microbank - Product Overview trang 57 Chương trình cung cấp nhiều cách thức tính lãi sử dụng vốn giữa Hội sở chính sở và chi nhánh, giúp ngân hàng đánh giá chính xác hiệu quả của từng chi nhánh, trong bối cảnh nhu cầu vốn và nguồn huy động khác nhau ở các chi nhánh. Tùy theo mục đích quản lý, khoản thu nhập/chi phí này sẽ được hạch toán hoặc thể hiện thông qua báo cáo kết quả hoạt động. Quản lý tài khoản Nostro Chức năng này dùng để quản lý các tài khoản Nostro của ngân hàng, bao gồm các khoản tiền gửi thanh toán và tiền gửi có kỳ hạn. Các chức năng chính của chương trình: - Quản lý số dư, kỳ hạn, lãi suất,… - Tính lãi và hạch toán lãi - Các giao dịch tài chính (nợ/có), điều chỉnh lãi, hạch toán lãi,… - Chức năng đối chiếu giao dịch với ngân hàng quản lý tài khoản. Quản lý thu nhập/chi phí theo đối tượng Chương trình cho phép quản lý thu nhập và chi phí theo đối tượng nhằm đánh giá hiệu quả mang lại theo từng nhóm đối tượng. Có 3 nhóm đối tượng được sử dụng trong chương trình: - Nhóm A – Nội bộ ngân hàng: Đây là nhóm dành cho các phòng ban và nhân viên, dùng để đánh giá hiệu quả giữa các phòng, và giữa các nhân viên với nhau - Nhóm B – Nhóm khách hàng: Đánh giá hiệu quả mang lại từ khách hàng hoặc nhóm khách hàng. Microbank - Product Overview trang 58 - Nhóm C – Sản phẩm dịch vụ: Đánh giá hiệu quả của một sản phẩm hoặc nhóm sản phẩm. Quản lý thanh toán và tạm ứng Chức năng này phục vụ cho công tác quản lý các khoản thu chi nội bộ của ngân hàng, bao gồm: - Tạm ứng và thanh toán tạm ứng - Thanh toán các hợp đồng thuê nhà, mua sắm tài sản - Thanh toán các khoản chi phí dịch vụ điện, nước,… Chương trình cung cấp nhiều tính năng giúp quản lý và kiểm soát chi phí: - Quy trình kiểm duyệt qua nhiều cấp theo hạn mức - Kiểm soát hạn mức trong tạm ứng - Kiểm soát thời gian tạm ứng Quản lý kế hoạch ngân sách Đầu mỗi năm, ngân hàng sẽ xây dựng kế hoạch ngân sách cho cả năm và cập nhật vào chương trình. Chương trình sẽ căn cứ vào kết quả hoạt động thực tế để đánh giá tỷ lệ thực hiện theo kế hoạch. Chương trình sẽ có cảnh báo khi xảy ra các khoản chi tiêu vượt ngân sách. Microbank - Product Overview trang 59 TÀI TRỢ THƯƠNG MẠI - MicroBANK®Trade Finance Giới thiệu Trong những năm gần đây, với sự phát triển mạnh mẽ của thương mại, đặc biệt là thương mại quốc tế tại Việt Nam đã thúc đẩy các ngân hàng phát triển mạnh dịch vụ liên quan tài trợ thương mại, mang lại nguồn lợi đáng kể cho ngân hàng. Tuy nhiên, các dịch vụ này cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro trong quản lý và tác nghiệp, bởi nó liên quan trực tiếp đến những quy định quốc tế chặt chẽ và các đối tượng quản lý của nó thường nằm ngoài lãnh phạm vi lãnh thổ Việt Nam. Vì thế, để quản lý tốt các dịch vụ này, cần phải có phần mềm tuân thủ theo những quy định về thương mại quốc tế và đáp ứng những chuẩn mực về giao dịch, quản lý rủi ro trong nghiệp vụ tài trợ thương mại quốc tế. Phần mềm MicroBank@Trade Finance được thiết kế tuân thủ theo những quy định và chuẩn mực quốc tế, quy trình quản lý và kiểm soát chặt chẽ, chức năng và tiện ích đa dạng,… sẽ là công cụ đắc lực cho ngân hàng để phát triển các dịch vụ tài trợ thương mại. Phần mềm tích hợp chặt chẽ với hệ thống quản lý tín dụng, hệ thống giao dịch kế toán, và các phân hệ khác của Microbank như tài khoản thanh toán, tài sản thế chấp,… Cổng giao diện với hệ thống thanh toán quốc tế Swift được xây dựng với những màn hình nhập thông tin chi tiết và tuân thủ hoàn toàn theo định dạng của các điện thanh toán Swift, giúp ngân hàng đơn giản hóa việc quản lý, giảm thiểu rủi ro trong tác nghiệp khi thực hiện các giao dịch quốc tế qua Swift. Microbank - Product Overview trang 60 Các sản phẩm chính Bảo lãnh ngân hàng (Bank Guarantee) - Bảo lãnh tiền cọc ứng trước (Advance payment Guarantee) - Bảo lãnh thực hiện hợp đồng (Performance Guarantee) - Bảo lãnh vay vốn (Repayment Guarantee) - Bảo lãnh dự thầu (Tender Guarantee) - Bảo lãnh thanh toán (Payment Guarantee) - Bảo lãnh chất lượng sản phẩm (Quality Guarantee) - Bảo lãnh bảo trì, bảo dưỡng (Maintenance Guarantee) - Xác nhận bảo lãnh (Bank Guarantee Confirmation) - Chấp nhận lệnh phiếu (Promissory Note Acceptance) - Chấp nhận hối phiếu (Bill of Exchange Acceptance) Chuyển tiền quốc tế (T/T – Telegraphic Transfer) - Tra soát điện Swift (Tracing Remittance) - Điện T/T đến (Inward Remittance) - Điện T/T đi (Outward Remittance) Sản phẩm tài trợ nhập khẩu - Thư tín dụng trả ngay (Letter of credit – Sight) - Thư tín dụng trả chậm (Letter of Credit – Usance) - Bảo lãnh nhận hàng có LC (Shipping Guarantee with LC) Microbank - Product Overview trang 61 - Bảo lãnh nhận hàng không có LC (Shipping Guarantee Without LC) - Ký hậu vận đơn – có LC (Advance Endorsement With LC) - Ký hậu vận đơn – không có LC (Advanced Endorsement without LC) - Bộ chứng từ trả ngay có LC (Import Bill with L/C - Sight) - Bộ chứng từ trả chậm có LC (Import Bill with L/C - Usance) - Bộ chứng từ trả ngay không có LC (Import Bill without L/C - Sight) - Bộ chứng từ trả chậm không có LC (Import Bill without L/C - Usance) Sản phẩm tài trợ xuất khẩu - Thông báo LC (Advising Export Documentary Credit) - Nhờ thu trả ngay có LC (Export Bill with EL – Sight) - Nhờ thu trả chậm có LC (Export Bill with EL – Usanse) - Nhờ thu trả ngay không có LC (Export Bill without EL – sight) - Nhờ thu trả chậm không có LC (Export Bill without EL – Usanse) Sản phẩm chiết khấu - Chiết khấu có truy đòi (Bill Purchased with Recourse) - Chiết khấu miễn truy đòi (Bill Purchased without Recourse) Các tính năng chính của chương trình Sử dụng hạn mức tín dụng chung Phần mềm tích hợp chặt chẽ với hệ thống quản lý hạn mức tín dụng nhằm quản lý thống nhất hạn mức và kiểm soát rủi ro. Hạn mức sử dụng cho phần mềm cũng có tính năng đa cấp và kiểm soát hạn mức nhóm khách hàng. Microbank - Product Overview trang 62 Chương trình có khả năng tự cấn trừ hạn mức trong quá trình thực hiện giao dịch, đảm bảo không phát sinh hạn mức ảo khi một hợp đồng bảo lãnh, L/C xảy ra nhiều giao dịch khác nhau, kể cả giao dịch giải ngân để thanh toán hợp đồng. Kiểm soát chi tiết lịch sử giao dịch Chương trình ghi nhận mọi thay đổi trên giao dịch và cung cấp chức năng cho phép người dùng xem lại toàn bộ thông tin lịch sử thay đổi của các giao dịch như lịch sử tu chỉnh, thực hiện ký quỹ, các khoản thu phí,… Tổ chức theo mô hình Trung tâm thanh toán Vì nghiệp vụ thanh toán quốc tế phức tạp và cũng tiềm ẩn nhiểu rủi ro, nên việc xử lý ngiệp vụ thường chỉ tập trung tại Hội sở chính và một số chi nhánh chỉ định làm vai trò Trung tâm khu vực. Microbank cho phép thiết lập hội sở hoặc chi nhánh đóng vai trò trung tâm thanh toán quốc tế. Giao dịch được khởi tạo từ chi nhánh sẽ được chuyển về trung tâm để xử lý. Hội sở chính Trung tâm khu vực Chi nhánh Chi nhánh Chi nhánh Microbank - Product Overview trang 63 Quản lý ký quỹ Phần mềm cho phép định nghĩa ký quỹ theo tỷ lệ hoặc theo giá trị tuyệt đối. Khi tích hợp với phân hệ quản lý tài khoản thanh toán, phần mềm sẽ tự động thực hiện giao dịch ký quỹ hoặc hoàn ký quỹ tên tài khoản thanh toán. Phần mềm cung cấp hai hình thức thực hiện ký quỹ : - Phong tỏa trên tài khoản thanh toán - Chuyển số tiền sang tài khoản ký quỹ, phần mềm sẽ thực hiện mở tài khoản nếu khách hàng chưa có tài khoản ký quỹ. Thực hiện thanh toán đa nguồn Phần mềm cho phép thực hiện thanh toán bộ chứng từ nhiều nguồn khác nhau, mang lại sự tiện dụng tối đa, đơn giản hóa thao tác nghiệp vụ: - Nguồn thanh toán từ các tài khoản thanh toán, từ các khoản phong tỏa hoặc ký quỹ. - Nguồn thanh toán từ các khoản vay bắt buộc, từ phân hệ GL…. Tính phí và thu phí tự động Phí giao dịch, phí tu chỉnh,… sẽ được tự động tính theo tham số định nghĩa trong bảng phí. Khoản phí này sẽ được thu theo nhiều cách: - Thu tự động khi duyệt giao dịch - Thu ngay khi tài khoản khách hàng có tiền - Thu thủ công - Miễn phí Lập điện SWIFT Microbank - Product Overview trang 64 Phần mềm được thiết kế theo hướng tác vụ của giao dịch: các tác vụ mở mới, tác vụ tu chỉnh….. Mỗi tác vụ có 1 đặc thù riêng, do đó, các mẫu điện của hệ thống thanh toán Swift cần phải được lập cho phù hợp. Đối với mỗi tác vụ, phần mềm chỉ cho phép lập các mẫu điện tương ứng cụ thể nhằm mục đích hạn chế các sai sót. Ngoài ra, màn hình nhập điện Swift sẽ kiểm soát chi tiết đến các thông tin về BIC code, BIC key, Nostro Hỗ trợ quản lý nguồn vốn ngoại tệ Phần mềm có chức năng dự đoán các khoản thanh toán trong tương lai của khách hàng, căn cứ vào các thông tin này, Ngân hàng lập kế hoạch chuẩn bị nguồn tiền thanh toán tại Nostro. Với các kế hoạch này, nguồn vốn ngaọi tệ của Ngân hàng được sử dụng với mức hiệu quả tối đa, tránh được nguồn vốn nhàn rỗi, không sinh lời. Microbank - Product Overview trang 65 KHO DỮ LIỆU - MicroBANK®Decision Support Giới thiệu Quá trình hoạt động, các giao dịch của khách hàng, có thể nói là tài sản vô cùng quý đối với Ngân hàng, đối với việc hoạch định chiến lược cũng như đối với công tác quản lý rủi ro. Chính vì vậy Ngân hàng cần thiết phải có phần mềm quản lý kho dữ liệu (DataWarehouse ) để phục vụ cho các yêu cầu quản lý và quyết định kinh doanh, mà một trong số đó là phần mềm MicroBANK®Decision Support, do công ty Serenco phát triển. MicroBANK®Decision Support được thiết kế mở, đáp ứng việc lưu trữ tất cả các dữ liệu hiện có của Ngân hàng, từ thông tin về khách hàng, giao dịch của khách hàng, các giao dịch nội bộ, các tác vụ hiệu chỉnh hồ sơ đến các thông tin dữ liệu khác của Ngân hàng: hồ sơ nhân viên, tài sản cố định Các dữ liệu tích hợp từ nhiều nguồn, cùng với các công cụ, dịch vụ chuyên biệt về xử lý kho dữ liệu của Oracle, phần mềm mang lại lợi ích to lớn cho Ngân hàng về khả năng xử lý nhanh, chính xác và hiệu quả cao. Các tính năng chính của kho dữ liệu Tích hợp dữ liệu Kho dữ liệu được tích hợp dữ liệu theo định kỳ ngày. Công tác tích hợp được thực hiện vào đầu ngày làm việc cho các dữ liệu của ngày hôm qua. Dữ liệu tích hợp từ toàn bộ các nguồn dữ liệu của Ngân hàng, được xử lý đồng bộ hóa các bộ mã có liên quan trước khi cập nhật vào Kho. Quá trình cập nhật vào Kho được log và cảnh báo khi cần thiết cho người vận hành, đưa ra kịch bản khắc phục khi bị lỗi, đảm bảo dữ liệu là chuẩn xác và tin cậy. Microbank - Product Overview trang 66 Thống kê theo hướng khách hàng Từ quá trình các giao dịch của khách hàng, hệ thống đánh giá toàn diện lợi ích mà Ngân hàng nhận được từ khách hàng, cũng như rủi ro mà Ngân hàng có thể có từ hoạt động kinh doanh của Khách hàng. Từ kết quả này, các chính sách ưu đãi đặc thù hoặc cảnh báo – lưu ý được đưa ra, hỗ trợ các bộ phận có các sách lược chính xác, phù hợp tình hình thực tế đối với khách hàng, nhằm mang lại lợi ích tối đa cho Ngân hàng. Công tác thống kê báo cáo Phần mềm cho phép lập các báo cáo mang ý nghĩa thống kê nhằm mục đích hỗ trợ ra quyết định trong từng thời điểm cụ thể, từng nhiệm vụ, nội dung cụ thể. VD: hệ thống cho phép thống kê về nhu cầu gửi tiền tiết kiệm của khách hàng theo các tháng trong năm. Với báo cáo đặc thù này, Ngân hàng sẽ có các quyết định kịp thời về nhân sự phục vụ, về lãi suất…. để tối đa hóa mục tiêu đề ra. Quản lý rủi ro – cảnh báo tự động: Nhằm mục đích hỗ trợ cho hội đồng ALCO ra các quyết định chính xác và hiệu quả, tuân thủ nghiêm ngặt các chuẩn mục Basel II, phần mềm sẽ tự động phát sinh các cảnh báo bằng email đến các cá nhân có trách nhiệm về các tiêu chuẩn đã được xác lập. Microbank - Product Overview trang 67 PHẦN MỀM GIAO DỊCH CHI NHÁNH – MicroBANK®BTS Giới thiệu Có thể nói chi nhánh ngân hàng là một kênh phân phối chiếm tỷ trọng lớn giao dịch và là bộ mặt để khách hàng nhận xét, đánh giá về ngân hàng. Chất lượng dịch vụ của ngân hàng được đánh giá chủ yếu thông qua sự thể hiện của chi nhánh ngân hàng. Chính vì thế, song song với việc phát triển mạnh của các kênh phân phối giao dịch điện tử, các ngân hàng cũng trú trọng nhiều vào việc xây dựng hình ảnh chi nhánh giao dịch ngân hàng khang trang và hiện đại với những giao dịch viên luôn tươi cười. Song song với việc tuyển chọn giao dịch viên, đào tạo về kỹ năng giao tiếp, cải tiến quy trình giao dịch… ngân hàng cũng tập trung đầu tư cho việc triển khai các phần mềm và phương tiện hiện đại, trong đó phần mềm giao dịch chi nhánh là một trong những yếu tố về công nghệ quan trọng nhất góp phần vào xu hướng tự động hóa chi nhánh của ngân hàng, mà một trong số đo là phần mềm Giao dịch chi nhánh BTS (Branch Transaction System) do công ty Serenco thiết kế và phát triển. BTS là phần mềm giao dịch front-end chính trong bộ phần mềm Microbank, được thiết kế gọn nhẹ, và được tích hợp nhiều thiết bị tự động hóa. Giao diện kết nối với hệ thống trung gian (Middleware) dự trên giao tiếp Message giúp giảm yêu cầu đường truyền, tăng tốc độ giao dịch. Phần mềm được thiết kế với giao diện thân thiện, đa dạng về chức năng và tiện ích, sẽ là công cụ đắc lực để ngân hàng quản lý giao dịch, tiền mặt,… và rút ngắn thời gian chờ của khách hàng. Ngoài ra phần mềm cũng xây dựng quy trình giao dịch tiên tiến, giảm thiểu các thao tác dư thừa, tạo sự thuận tiện tối đa cho khách hàng khi đến giao dịch. Microbank - Product Overview trang 68 Các tính năng chính của phần mềm BTS Yêu cầu đường truyền thấp, thực hiện giao dịch nhanh chóng BTS sử dụng chuẩn giao tiếp thông điệp (Message) với nội dung giao dịch được đóng gói gọn nhẹ nhằm giải tối đa yêu cầu về băng thông và tăng tốc độ giao dịch. Chức năng đa dạng Phần mềm cung cấp nhiều chức năng để chi nhánh thực hiện tốt nhất việc quản lý hoạt động của chi nhánh và giao dịch với khách hàng. Giao diện thân thiện Giao diện của phần mềm được thiết kế thân thiện với tính tiện dụng cao, giúp tăng nhanh thao tác của người dùng. Đa ngôn ngữ Giao diện của phần mềm thể hiện dưới 2 ngôn ngữ là Tiếng Việt và Tiếng Anh, người dùng có thể chuyển qua lại giữa 2 ngôn ngữ này torng quá trình sử dụng. Tuân thủ quy trình giao dịch một cửa Tổ chức và các quy tắc hành xử trong BTS tuân thủ hoàn toàn theo quy trình giao dịch một cửa. Quy trình giao dịch tổng quát như sau: Microbank - Product Overview trang 69 Khách hàng Giao dịch viên Kiểm soát Đăng ký yêu cầu giao dịch, nhập thông tin cơ bản Lập bảng kê, in phiếu yêu cầu Ký trên phiếu yêu cầu và thực hiện giao dịch Nhận tiền khách hàng Ký xác nhận trên phiếu yêu cầu Duyệt giao dịch và ký trên phiếu yêu cầu In thông tin giao dịch lên phiếu Thu tiền mặt Đủ hạn mức Đủ hạn mức Trình chuyển Chi tiền và chuyển trả 1 liên chứng từ Nhận tiền và nhận chứng từ Chuyển chứng từ qua phòng kế toán/thanh toán Microbank - Product Overview trang 70 Quản lý tiền mặt tại chi nhánh Cơ cấu tổ chức quản lý tiền mặt theo quy trình giao dịch một cửa gồm: Quỹ chính, Quỹ phụ và giao dịch viên. Quy trình quản lý thực hiện trên Microbank như sau: Tích hợp hệ thống quản lý tiền mặt tự động Phần mềm BTS đã tích hợp và triển khai sử dụng thành công thiết bị quản lý tiền mặt tự động (Teller Cash Dispenser) nhằm đơn giản hóa thao tác quản lý tiền mặt của giao dịch viên, giảm thiểu rủi ro và giúp giao dịch viên có nhiều thời gian hơn để giới thiệu các sản phẩm khác của ngân hàng cho khách hàng. BTS cũng xây dựng quy trình giao dịch tự động hóa với sự tham gia của thiết bị chi tiền/ nhận tiền tự động. Chức năng thiết kế chứng từ Chương trình cung cấp giao diện và công cụ trực quan cho phép ngân hàng tự thiết kế chứng từ một cách dễ dàng. Ngân hàng có thể thiết kế chứng từ dạng in toàn bộ chứng từ hoặc chỉ in thông tin giao dịch trên mẫu in sẵn. Quỹ chính Quỹ phụ Quỹ phụ Giao dịch viên Khách hàng Giao dịch viên Khách hàng Khách hàng Microbank - Product Overview trang 71 Ngân hàng có thể dùng máy in kim, máy in lazer hoặc máy in sổ (passbook) để in chứng từ. Quản lý mã kiểm soát trên chứng từ Mỗi chứng từ trên BTS in ra sẽ có một mã số kiểm soát do hệ thống tạo ra theo một thuật toán quy định trước, bộ phận kiểm soát của ngân hàng có thể dùng mã số này để kiểm tra lại tính xác thực của chứng từ. Microbank - Product Overview trang 72 YÊU CẦU KỸ THUẬT Yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật tối thiểu để đảm bảo hệ thống Microbank hoạt động tốt: Loại thiết bị Cấu hình tối thiểu Số lượng Ghi chú Tại trung tâm Máy chủ trung tâm (Máy chủ chính và máy chủ dự phòng) 2 CPU Xeon Dual-core 32 GB RAM 500 GB hardisk 2 Gigabit Ethernet card OS: Oracle Linux 5 DB: Oracle 11G Enterprise App: Microbank DataBase & Application 2 Máy chủ truyền thông (middle application) (máy chính và máy dự phòng) 2 CPU Xeon Dual-core 16 GB RAM 100 GB hardisk Gigabit Ethernet card OS: Redhad Linux 5 2 <= 50 điểm giao dịch <= 500 người dùng <= 20.000 giao dịch/ngày Microbank - Product Overview trang 73 App: Jboss Application/ JCIS Messaging/Apache Hệ thống lưu điện UPS online 5 KVA 2 Switch cho mạng LAN Gigabit Switch 2 Chính và dự phòng Router cho WAN Tùy theo đường truyền Leased line hoặc Megawan 2 Chính và dự phòng Chi nhánh/Phòng Giao dịch Máy chủ 1 CPU Dual-core 2 GB RAM 100 GB hardisk OS: Redhad Linux 10/100 MB ethernet DB: Mysql 1 Máy trạm 1 CPU PIV 1 GB RAM Số lượng tùy theo quy mô mỗi đơn vị Microbank - Product Overview trang 74 60 GB hardisk 10/100 MB ethernet OS: Windows XP, Vista App: BTS/MySql client 5 - 20 Switch (LAN) 24 – 48 Port (10/100MB) 1 Router Tùy theo đường truyền Leased line/Megawan/ADSL,… 1 UPS cho Server/Switch/ Router Online 3 KVA 1 UPS cho PC 500VA 5-20 Số lượng tùy theo số lượng PC Microbank - Product Overview trang 75 CHÚ GIẢI CÁC THUẬT NGỮ THUẬT NGỮ DIỄN GIẢI THUẬT NGỮ AFT Auto Fund Transfer Tính năng thiết lập trên tài khoản thanh toán, quy định điều kiện để hệ thống thực hiện chuyển khoản tự động. Khi điều kiện xảy ra, chương trình sẽ thực hiện hạch toán. Tính năng này thường áp dụng trong việc thu nợ vay (dựa vào phiếu đòi nợ) hoặc thanh toán định kỳ, hoặc duy trì số dư cao hơn số dư quy định,… BPM Quản lý quy trình nghiệp vụ (Business Process Management) Phần mềm BPM cho phép người dùng tự định nghĩa quy trình xử lý bên trong hệ thống một cách trực quan. Phần mềm sẽ xử lý giao dịch dựa trên quy trình định sẵn này. Corebanking Hệ thống phần mềm ngân hàng lõi Thuật ngữ dùng cho phần mềm quản lý và xử giao dịch tại ngân hàng với các nghiệp vụ cơ bản nhất của ngân hàng như Kế toán, tiền gửi, tín dụng,… ISO8583 Chuẩn quốc tế về thông điệp giao dịch tài chính Được dùng phổ biến trong các giao dịch tài chính, nhất là trong hệ thống thanh toán dùng thẻ BPM Business Process Management Các thức tổ chức trong ứng dụng phần mềm thông qua Microbank - Product Overview trang 76 việc tổ chức chương trình theo hướng mô hình hóa nghiệp vụ, cho phép người dùng định nghĩa quy trình xử lý và thông qua đó phần mềm sẽ thực hiện theo quy trình. SOA Kiến trúc hướng dịch vụ (Service Oriented Architechture) Là kiến trúc theo hướng dịch vụ, ứng dụng trong việc tích hợp hệ thống nhiều phần mềm khác nhau. Trong mô hình SOA, hệ thống phân thành 3 lớp riêng biệt: Back-end, Middleware và font-end TCD Thiết bị phun tiền dành cho giao dịch viên (Teller Cash Dispenser) Hệ thống quản lý tiền mặt, hay còn gọi là két tiền tự động, dành cho giao dịch viên. Khi giao dịch viên thực hiện giao dịch chi tiền mặt, hệ thống sẽ tự động phun ra số tiền tiền và theo mệnh giá đúng với giao dịch thực hiện. Thiết bị này giúp hạn chế rủi ro trong việc đếm tiền và giúp giao dịch viên có nhiều thời gian giao tiếp với khách hàng.