Giới thiệu giải pháp ERP - Enterprise Resource Planning

t đến các chức năng. 3.2.3 Phân hệ: Quản lý kho hàng Một phân hệ hoàn chỉnh, cung cấp đầy đủ các thông tin về hàng hóa, nguyên vật liệu, sản phẩm trên toàn bộ hệ thống kho của công ty. Doanh nghiệp có bao nhiêu kho tùy ý, nhưng sẽ không có gì bị bỏ quên. Phân hệ này là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhiệm vụ nhập, xuất, di chuyển nội bộ, kiểm kê và thực hiện các chức năng nghiệp vụ theo yêu cầu của doanh nghiệp. CÁC CHỨC NĂNG CƠ BẢN Mô tả hệ thống kho theo nhiều thông số, nhiều cấp độ Cho phép mô tả hệ thống kho của doanh nghiệp theo nhiều cấp độ, mỗi kho có thể phân chia không giới hạn thành các đơn vị lưu trữ có cấp nhỏ hơn như ngăn, dãy, ô,… tùy thuộc nhu cầu quản lý kho của doanh nghiệp. 17  Các đơn vị lưu trữ khi được thiết lập, ngoài thông tin chung (tên và mã) còn có các thông số mô tả khác như: • Thông tin về vị trí (loại vị trí, tọa độ). • Thông tin về thể tích lưu trữ. • Thông tin chi tiết về tải trọng và đặc điểm mô tả. • Quy định mức lưu trữ tối thiểu, tối đa cho từng loại hàng hóa. • Thông số kỹ thuật kho để đảm bảo yêu cầu bảo quản hàng hóa. Quản lý danh mục hàng hóa Ghi nhận và lưu trữ chi tiết các thông tin liên quan đến mô tả hàng hóa: • Đơn vị tính. • Tiêu chuẩn chuẩn chất lượng. • Nhãn hiệu. • Nhà sản xuất. • Xuất xứ hàng hóa. • Loại hàng hóa. • Quy cách đóng gói. • Đặc tính kỹ thuật. Tính năng. • Hỗ trợ tìm kiếm nhanh. Thực hiện nghiệp vụ nhập xuất kho thông thường, theo kế hoạch hoặc theo yêu cầu Hoạt động xuất nhập kho được tổ chức theo 3 hình thức: • Xuất nhập kho thông thường: phát sinh phiếu xuất nhập kho khi có nhu cầu lưu trữ và sử dụng hàng hóa. • Xuất nhập kho theo kế hoạch: thực hiện xuất nhập kho theo kế hoạch do bộ phận quản lý kho thiết lập trước. • Xuất nhập kho theo yêu cầu: xuất nhập kho theo yêu cầu từ các bộ phận khác như: sản xuất, cung ứng,… Các chức năng hỗ trợ nghiệp vụ xuất nhập kho • Phát sinh phiếu xuất nhập kho theo các hình thức khác nhau. • Thiết kế phiếu mẫu hỗ trợ nhập liệu nhanh chóng. • Thực hiện in ấn và thiết kế phiếu. • Số phiếu phát sinh tự động theo định dạng do người dùng thiết lập, cho phép lặp lại số phiếu sau một khoảng thời gian quy định. • Cho phép thực hiện phân bổ hàng nhập vào các ngăn sau khi lập phiếu nhập kho. • Hiển thị tồn kho hàng hóa khi phân bổ hàng xuất. 18  • Theo dõi hàng hóa xuất nhập theo từng lô hàng, đơn hàng. Tự động xác định hàng tồn kho và đơn giá xuất kho theo các phương pháp Tồn kho hàng hóa sẽ tự động phát sinh tức thời theo các nghiệp vụ xuất nhập kho. Phân hệ thiết lập và cho phép người dùng lựa chọn các phương pháp xác định tồn kho: • Nhập trước xuất trước (FIFO). • Nhập sau xuất trước (LIFO). • Bình quân đầu kỳ. • Bình quân tức thời. Người dùng có thể lựa chọn quy tắc tồn kho: • Cho phép tồn kho âm. • Hay không cho phép tồn kho âm: trong trường hợp này phân hệ sẽ cảnh báo khi xuất kho quá mức tồn kho hiện tại. Đơn giá xuất kho tự động phát sinh theo các phương pháp và cách phân bổ hàng xuất kho. Thể hiện thông tin tồn kho tức thời: • Theo hệ thống kho: tồn kho của từng loại hàng hóa sẽ hiển thị theo từng đơn vị lưu trữ (ngăn), lượng tồn kho của các ngăn cấp thấp sẽ được tổng hợp thành mức tồn kho của ngăn có cấp cao hơn. • Theo đơn đặt hàng: thể hiện mức tồn kho của các hàng hóa được dành riêng để thực hiện các đơn hàng, lô hàng xác định. • Thực hiện tổng kết kỳ để ghi nhận và lưu trữ thông tin tồn kho tại các thời điểm cuối kỳ (tháng, quý, năm). Báo động hàng tồn kho • Báo động hàng tồn kho vượt quá giới hạn mức lưu trữ quy định. • Báo động hàng tồn kho sắp hết hạn sử dụng • Thiết lập khoảng thời gian cảnh báo trước khi hết hạn. • Danh sách hàng hóa sắp hết hạn sử dụng. • Theo dõi hàng quá hạn sử dụng. Lên kế hoạch và ghi nhận thông tin về các dịch vụ bảo quản kho: • Lập kế hoạch sử dụng dịch vụ bảo quản kho. • Phát sinh phiếu sử dụng dịch vụ. • Danh sách các dịch vụ đã thực hiện. 19  Lên kế hoạch và ghi nhận thông tin kiểm kê kho Phát sinh và ghi nhận thông tin về các đợt kiểm kê hàng hóa. Lập phiếu theo dõi hoạt động kiểm kê gồm: • Danh sách hàng hóa kiểm kê với số lượng tồn kho tính toán, cho phép ghi nhận thông tin số lượng hàng theo kiểm kê, tính toán chênh lệch kiểm kê, ghi nhận biện pháp xử lý chênh lệch. • Danh sách nhân viên tham gia kiểm kê. Hệ thống báo cáo phân tích tình hình tồn kho hàng hóa Hệ thống báo cáo được hiển thị theo dạng bảng và đồ thị, thuận tiện cho việc phân tích. • Sổ chi tiết hàng hóa. • Các báo cáo cân đối hàng hóa theo số lượng, theo giá trị. • Các báo cáo tổng hợp vật tư xuất nhập. • Các loại bảng kê phiếu xuất nhập kho. • Các báo cáo về tình hình sử dụng kho. 3.2.4 Phân hệ: Quản lý bán hàng Với phân hệ Quản lý Bán hàng, toàn bộ quá trình quan trọng và thú vị nhất của doanh nghiệp sẽ nằm dưới sự quản lý hiệu quả của nhà lãnh đạo. Đồng thời, phân hệ cũng giúp bộ phận Marketing, bán hàng thực hiện được tốt nhất nhiệm vụ của mình. Theo dõi các hợp đồng và các thông tin liên quan như giao hàng, thanh toán công nợ; tự động hóa rất nhiều các nghiệp vụ bán hàng. CÁC CHỨC NĂNG CƠ BẢN Theo dõi và ghi nhận thông tin quá trình thực hiện đơn hàng Quản lý đơn hàng theo loại giao dịch bán hàng do người sử dụng phân hệ quy định. Ví dụ: đơn hàng bán lẻ, đơn hàng bán cho đại lý, hợp đồng sản xuất, hợp đồng gia công… Theo dõi quá trình của đơn hàng dựa trên các hoạt động nghiệp vụ: • Thiết lập đơn hàng. • Thiết lập điều khoản giao hàng chi tiết theo mặt hàng, số lượng, thời gian, địa điểm. • Phát sinh lịch giao nhận hàng theo các điều khoản giao hàng. • Theo dõi quá trình giao hàng: lập phiếu giao hàng, ghi nhận số lượng hàng giao theo từng đợt giao hàng, cho phép thực hiện theo dõi hàng gửi bán… • Xuất hóa đơn, ghi các khoản phải thu, ghi công nợ khách hàng theo điều khoản thanh toán sau khi đã thực hiện giao hàng. Một đơn hàng có thể thực hiện giao hàng nhiều lần và xuất nhiều hóa đơn trong một lần giao hàng (tự động tính thuế GTGT khi xác định thuế suất). 20  • Theo dõi thông tin hoạt động xuất nhập khẩu: hạn ngạch xuất nhập khẩu, các biên bản liên quan. • Tính toán và phân bổ các chi phí liên quan đến hoạt động bán hàng. • Ghi nhận và xử lý hàng trả lại. Thông tin hỗ trợ hoạt động bán hàng • Ghi nhận và lưu trữ các thông tin liên quan đến sản phẩm và dịch vụ của công ty như thay đổi giá, các chức năng, đặc điểm sản phẩm. • Công cụ tra cứu, phân loại, lọc mọi thông tin cần thiết cho công việc hàng ngày về sản phẩm, giá cả, đối tác. • Công cụ hỗ trợ tính toán chuyển đổi theo tỷ giá, các loại tiền tệ. • Gửi thư điện tử đồng thời đến nhiều khách hàng một lúc ngay từ phân hệ. • Theo dõi quá trình biến đổi của thị trường. • Thống kê các hợp đồng theo các mức thực hiện, từ đang tiếp cận cho đến đã thanh lý. • Liên kết các văn bản giấy tờ có liên quan đến một thỏa thuận hợp đồng. Quản lý thông tin quan hệ khách hàng • Theo dõi thông tin khách hàng: họ tên, địa chỉ, điện thoại, người đại diện,… Lưu trữ cây phân cấp khách hàng theo khu vực bán hàng, nhóm khách hàng. Cho phép thống kê khách hàng theo các khía cạnh khác nhau. • Quản lý công nợ khách hàng: dựa trên các khoản phải thu / trả khách hàng từ các điều khoản thanh toán sẽ tính tự động công nợ khách hàng. • Ghi nhận thông tin phản hồi, thông tin khiếu nại của khách hàng và các biện pháp xử lý khắc phục. Lập kế hoạch kinh doanh Kế hoạch kinh doanh trong phân hệ quản lý bán hàng bao gồm các phần chính: • Kế hoạch bán hàng: ghi nhận thông tin quy định về doanh thu theo khu vực, theo chu kỳ thời gian và theo mặt hàng. • Kế hoạch tiếp thị: quy định chiến lược tiếp thị và chi phí tiếp thị trên từng mặt hàng, cho phép đăng ký chỉ tiêu bán hàng cho nhân viên bán hàng và khách hàng, quy định mức hoa hồng bán hàng và các khoản thưởng. • Kế hoạch phân bổ chi phí (dựa trên ngân sách được cấp cho bộ phận bán hàng). • Cập nhật thông tin thực hiện kế hoạch. • So sánh kế hoạch với thực tế. • Phát sinh và xây dựng kế hoạch kinh doanh. Hệ thống báo cáo phân tích tình hình kinh doanh (doanh thu, chi phí bán hàng, công nợ,…) • Thống kê doanh thu, các chi phí theo các tiêu chí khác nhau như khách hàng, loại sản phẩm, dịch vụ. • Phân tích hiệu quả kinh doanh theo nhiều tiêu chí. • Phân tích hiệu quả làm việc của nhân viên. 21  • Kết xuất tự động các loại báo cáo, thống kê dưới dạng dữ liệu hoặc biểu đồ với các tùy chọn theo nhu cầu của người sử dụng: - Các báo cáo về tình hình khách hàng. - Các báo cáo về doanh thu. - Các loại bảng kê hàng hóa bán ra. - Các báo cáo về chi phí bán hàng. - Các báo cáo giao nhận hàng hóa. 3.2.5 Phân hệ: Quản lý nguồn lực Để biết ai là ai, làm gì, đã làm gì, khả năng đến đâu, hưởng lương bao nhiêu cũng như các thông tin khác về nguồn lực quyết định của doanh nghiệp- Nhân sự. Phân hệ quản lý nhân sự luôn là một cuốn lý lịch sống và động về toàn bộ thành viên của doanh nghiệp. Các báo cáo nhiều mặt sẽ cho lãnh đạo doanh nghiệp thấy được những thông tin cần thiết nhất cho hoạt động quản lý nhân sự của mình. CÁC CHỨC NĂNG CƠ BẢN Thiết lập và điều chỉnh cơ cấu nhân sự Cơ cấu nhân sự của doanh nghiệp dễ dàng thiết lập và thay đổi theo: • Danh mục phòng ban, tổ chức. • Sơ đồ tổ chức thể hiện dưới dạng cây thư mục. • Danh mục chức vụ hiện có của doanh nghiệp. • Danh mục chức danh tương ứng tại các phòng ban. • Mô tả công việc tương ứng với các vị trí làm việc. Việc điều chỉnh cơ cấu nhân sự được thực hiện tự động qua hệ thống các quyết định: • Quyết định bổ nhiệm vị trí công tác. • Quyết định thuyên chuyển. • Quyết định nghỉ việc. • Quyết định thử việc. • Quyết định khác. Lưu trữ thông tin cá nhân của nhân viên Phân hệ cho phép ghi nhận và lưu trữ thông tin đầy đủ nhất về cá nhân nhân viên: 22  • Thông tin lý lịch cá nhân. • Thông tin về chuyên môn. • Thông tin về quan hệ gia đình. • Thông tin tham gia đoàn thể xã hội. • Thông tin về quá trình bản thân. Thực hiện các chức năng tìm kiếm thông tin nhân viên nhanh chóng • Tìm kiếm dựa trên thông tin chính xác hoặc tìm kiếm gần đúng. • Cho phép kết hợp nhiều điều kiện tìm kiếm. Ghi nhận thông tin về quá trình làm việc và năng lực của nhân viên Toàn bộ thông tin về quá trình làm việc của nhân viên tại doanh nghiệp sẽ được ghi nhận chi tiết: • Thông tin về các quyết định khen thưởng, kỷ luật liên quan đến nhân viên. • Thông tin về các vị trí đã và đang làm việc qua các quyết định thuyên chuyển. • Thông tin về các vị trí kiêm nhiệm. • Thông tin về quá trình đi công tác. Thông tin về năng lực của nhân viên được ghi nhận theo: • Kết quả qua các đợt đánh giá nhân viên. • Chuyên môn và kết quả các chương trình đào tạo. Thực hiện chấm công và tính lương • Thực hiện các hình thức chấm công theo ca làm việc, theo giờ, theo sản phẩm. • Thiết lập và thực hiện tính lương theo các phương án: - Tính lương theo sản phẩm. - Tính lương theo giờ. - Tính lương theo hệ số chức vụ. - Tính lương khoán. • Quản lý phụ cấp, tiền thưởng, các loại phí và lệ phí, theo dõi tạm ứng nhân viên. • Quá trình chi trả lương cho nhân viên: số phải trả, số thực trả, số lần chi trả lương. Theo dõi hợp đồng lao động • Quản lý thông tin về hợp đồng lao động của từng nhân viên. 23  • Các hình thức hợp đồng lao động do người dùng tự thiết lập. • Theo dõi hợp đồng lao động: thông báo sắp hết hạn hợp đồng lao động, thực hiện gia hạn và thông tin về gia hạn hợp đồng. Ghi nhận và theo dõi thông tin tuyển dụng Toàn bộ thông tin về quá trình tuyển dụng được ghi nhận từ khi xác định nhu cầu tuyển dụng cho tới khi hoàn thành đợt tuyển dụng, bao gồm: • Thông tin về các đợt tuyển dụng. • Yêu cầu tuyển dụng từ các phòng ban cho từng vị trí trong từng đợt tuyển dụng. • Thông tin về ứng viên tham gia ứng tuyển. • Kết quả tuyển dụng. • Thông tin về quyết định và quá trình thử việc. Thống kê, báo cáo và phân tích tình hình nhân sự Thực hiện thống kê – phân tích về: • Thông tin lý lịch nhân viên: cơ cấu giới tính, tình trạng hôn nhân, thành phần dân tộc, thành phần tôn giáo. • Trình độ lao động: trình độ học vấn, trình độ chuyên môn nghiệp vụ. • Cơ cấu độ tuổi lao động, độ tuổi – giới tính. • Biến động tổng quỹ lương và mức lương bình quân. • Biến động lao động: biến động tổng số lao động, biến động tăng, giảm lao động. • Cơ cấu tổ chức: số lượng, cơ cấu tỷ trọng nhân sự tại các bộ phận, tại các vị trí. Báo cáo nhân sự: • Các loại danh sách nhân viên theo đơn vị – phòng ban, chức vụ, trình độ học vấn, trình độ chuyên môn. • Danh sách nhân viên theo thông tin cá nhân: dân tộc, tôn giáo, lý lịch cá nhân… • Danh sách các đơn vị – phòng ban. • Danh sách khen thưởng, kỷ luật, nhân viên đi công tác trong nước, nước ngoài, nhân viên nghỉ việc, thuyên chuyển công tác,… • Bảng đánh giá của từng nhân viên theo các chỉ tiêu đánh giá. • Các báo cáo tuyển dụng. • Các báo cáo về chấm công, tiền lương. • Các báo cáo về hợp đồng lao động. 3.2.6 Phân hệ: Quản lý sản xuất Các phân xưởng sản xuất là trái tim của nhà máy, xí nghiệp – nơi đang được đầu tư nhiều nhất, tập trung năng lực sản xuất lớn nhất. Phân hệ sản xuất của Rinpoche sẽ hỗ trợ từ việc lập quy trình sản xuất, xác định nhu cầu nguyên vật liệu đến quản lý đơn hàng, kế hoạch sản xuất và thực hiện việc theo dõi tiến độ sản xuất, những gì đang diễn ra tại các 24  phân xưởng. Đây cũng là một trong các phân hệ hay nhất của hệ thống Rinpoche! Hãy sử dụng phân hệ này và tối ưu hóa hoạt động sản xuất của mình. CÁC CHỨC NĂNG CƠ BẢN Thiết kế quy trình sản xuất và thông tin về sản phẩm Quản lý nguồn lực sản xuất • Ghi nhận thông tin về các loại danh mục sản phẩm, nguyên vật liệu, bán sản phẩm theo danh mục sản phẩm, nhóm sản phẩm, đơn vị tính, đơn vị quy đổi, mẫu mã, bao bì đóng gói, nước sản xuất, hãng sản xuất,… • Theo dõi danh mục máy móc thiết bị, công cụ dụng cụ theo danh mục phân loại, danh mục chi tiết. • Ghi nhận các quy định tiêu chuẩn chất lượng, mô tả đặc điểm cho sản phẩm, nguyên vật liệu, xác định điều kiện môi trường hoạt động của công đoạn sản xuất theo danh mục do người dùng thiết lập. • Cập nhật giá thành nguyên vật liệu, chi phí nhân công và khấu hao máy móc thiết bị. • Theo dõi thông tin nhân viên theo ngành nghề, chuyên môn, chức vụ. Mô phỏng quy trình công nghệ Quy trình được thiết kế theo dạng cây thư mục đồng thời với dạng sơ đồ có hỗ trợ các thuộc tính đồ họa. Cho phép người dùng: • Linh hoạt thiết kế và mô tả quy trình theo đặc điểm công nghệ của lĩnh vực hoạt động. • Thực hiện các chức năng sao chép, cắt, dán và chỉnh sửa quy trình hiện có để tạo quy trình mới. • Thiết kế danh sách hạng mục vật tư (BOM). • Thiết kế quy trình công nghệ cho từng sản phẩm theo các công đoạn chính, phân tích công đoạn chính thành các công đoạn chi tiết. • Thiết kế quy trình dùng chung cho những sản phẩm cùng loại. • Kiểm tra quy trình thiết kế. Theo dõi thông tin tổng hợp về quy trình: • Tổng hợp thông tin chung về sản phẩm thiết kế, tình trạng quy trình, yêu cầu số lượng, yêu cầu về thời gian quy trình. • Thông tin về công cụ sử dụng chung cho quy trình. • Danh sách tổng hợp nguồn lực sử dụng cho toàn quy trình: số lượng nguyên vật liệu, thời gian sử dụng nhân công, máy móc thiết bị. • Danh sách bán sản phẩm, sản phẩm tạo thành tại các công đoạn. • Cập nhật lại thông tin toàn quy trình khi có thay đổi thông tin quy trình trong quá trình thiết kế. • Ghi nhận và tính toán lại chi phí quy trình tại các thời điểm. • Chi tiết chi phí toàn bộ quy trình. Ghi nhận thông tin liên quan đến công đoạn sản xuất: 25  • Thông tin về thời gian thực hiện công đoạn. • Tài liệu tham khảo, tài liệu hướng dẫn đính kèm. • Sản phẩm đầu ra của công đoạn. • Tỷ lệ hao hụt, phế phẩm. • Thông tin quá trình chuyển giao sản phẩm giữa hai công đoạn với nhau. • Điều kiện môi trường cho phép sử dụng nguyên vật liệu. • Khả năng chuyển đổi giữa các loại nguyên vật liệu trong cùng một công đoạn sản xuất. • Thiết lập tiêu chuẩn chất lượng cho sản phẩm đầu ra của từng công đoạn trong quy trình. • Thông tin về định mức nguyên vật liệu, định mức lao động, định mức sử dụng máy móc, thiết bị. Chức năng tính toán Dựa trên thông tin toàn quy trình, phần mềm sẽ tự động tính toán các yếu tố liên quan đến quy trình theo thiết kế: • Thời gian tối đa thực hiện quy trình. • Chi phí sản xuất tại mỗi công đoạn trong quy trình và chi phí toàn quy trình bao gồm: chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí máy móc thiết bị, chi phí chuyển công đoạn… • Điều chỉnh quy trình thiết kế, tổng công đoạn con bằng công đoạn cha. • Các loại báo cáo tổng hợp về định mức nguồn lực sử dụng trong quy trình thiết kế. Kế hoạch sản xuất Thiết lập kế hoạch sản xuất Phân hệ hỗ trợ ghi nhận thông tin và quản lý kế hoạch sản xuất: • Ghi nhận thông tin tổng hợp về kế hoạch sản xuất. • Phân cấp theo kế hoạch tổng hợp và kế hoạch chi tiết. • Liên kết các kế hoạch sản xuất. • Phân loại kế hoạch theo: loại kế hoạch, tình trạng kế hoạch, đối tác, thời kỳ, loại sản phẩm. Triển khai kế hoạch sản xuất • Hỗ trợ việc tạo lập lô hàng cho từng loại sản phẩm, cho phép: tạo lập lô hàng từ nhiều kế hoạch hoặc tạo lập nhiều lô hàng cho một kế hoạch. • Phát sinh lệnh sản xuất dựa trên các lô hàng đã thiết lập. • Phát sinh quy trình sản xuất đã duyệt theo thiết kế tương ứng với hàng hóa để điều hành sản xuất. • Cập nhật trạng thái lô hàng: đã ra lệnh sản xuất hoặc chưa ra lệnh sản xuất. Theo dõi kế hoạch sản xuất Thông tin về kế hoạch sản xuất sẽ được cập nhật nhanh chóng, cho phép người dùng: • Theo dõi số lượng sản phẩm trên kế hoạch và thực tế theo từng mặt hàng. • Theo dõi lượng sản phẩm trên kế hoạch và thực tế theo thời kỳ. 26  • Theo dõi tiến độ sản xuất từng lô sản phẩm và lệnh sản xuất. • Tính toán nguồn lực cần thiết để thực hiện lô hàng. • Báo cáo tổng hợp về kế hoạch sản xuất theo thời gian, theo đơn hàng, báo cáo nhu cầu nguồn lực cần cho kế hoạch. • Báo cáo tiến độ tổng hợp thực hiện kế hoạch, theo lệnh sản xuất hoặc đơn hàng. Điều độ sản xuất Thiết lập thông tin tổ chức sản xuất • Thực hiện phân công phân xưởng theo các công đoạn của quy trình đã phát sinh theo thiết kế và lệnh sản xuất: - Phân công theo mặc định. - Phân công nhiều phân xưởng thực hiện một công đoạn. - Phân công một phân xưởng thực hiện nhiều công đoạn. • Tính toán lượng nguyên vật liệu cần thiết theo định mức cho lô sản phẩm. • Phát sinh thời gian dự kiến theo thiết kế thực hiện lệnh sản xuất. • Sơ đồ điều độ sản xuất. Theo dõi quá trình thực hiện sản xuất Theo dõi việc sử dụng nguyên vật liệu: • Yêu cầu cung ứng và nhận nguyên vật liệu từ kho theo nhu cầu đã thiết kế để thực hiện lô hàng. • Yêu cầu nguyên vật liệu khi tồn kho phân xưởng đã hết không đủ đáp ứng số nguyên vật liệu cần cho công đoạn theo như thiết kế. • Giao nguyên vật liệu cho phân xưởng và phân phối nguyên vật liệu cho nhân viên. • Cập nhật nguyên vật liệu sử dụng. • Ghi nhận và theo dõi tồn kho phân xưởng. • Chuyển trả nguyên vật liệu về kho. Thực hiện phân công máy móc, thiết bị: • Quản lý máy móc, thiết bị hiện có tại phân xưởng. • Phát sinh nhu cầu sử dụng máy móc để thực hiện công đoạn theo thiết kế. • Lên lịch hoạt động máy móc. • Phân công máy móc, thiết bị cho từng công đoạn và nhân viên. • Quản lý nhân công: • Lên lịch làm việc, đi ca cho nhân viên. • Theo dõi quá trình vào – ra. • Phân công công việc, phân công sản phẩm cho nhân viên theo nhóm hoặc chi tiết đến từng người. • Chấm công nhân viên theo thời gian (vào ra) hay theo sản phẩm, theo ca làm việc,… 27  • Chuyển sản phẩm tạo thành từ công đoạn này sang công đoạn khác (chuyển trả sản phẩm khi không đạt yêu cầu). • Kiểm tra các chỉ tiêu thông số kỹ thuật của sản phẩm, kiểm tra số lượng theo từng mức chất lượng. • Kiểm soát chi phí sử dụng máy móc, thiết bị (điện, công cụ dụng cụ, …), khấu hao máy móc. • Thống kê sản phẩm hỏng. • Nhập kho thành phẩm, bán thành phẩm. Chức năng tính toán • Tính chi phí sản xuất thực tế cho từng công đoạn. • Tính chi phí sử dụng nguyên vật liệu. • Tính chi phí sử dụng máy móc, thiết bị. • Tính chi phí sản xuất khác. Chức năng phân tích • Biểu đồ sản phẩm tạo thành theo thời gian. • Phân tích chi phí sử dụng cho từng lô sản phẩm. • Phân tích chi phí nhân công, nguyên vật liệu, máy móc sử dụng cho từng lô sản phẩm. • Thống kê mức chất lượng theo từng lô hàng. • So sánh chi phí sử dụng giữa các quy trình. 3.2.7 Phân hệ: Quản lý cung ứng Ngược lại với phân hệ bán hàng, phân hệ này cho phép người dùng quản lý tốt nhất các nhà cung cấp, cũng như toàn bộ quá trình mua hàng hóa, nguyên vật liệu, vật tư, thiết bị. Phân hệ cũng giúp doanh nghiệp đánh giá được nhà cung cấp, tối ưu hóa quy trình kinh doanh. CÁC CHỨC NĂNG CƠ BẢN Theo dõi và ghi nhận thông tin về quá trình mua hàng Quản lý hợp đồng mua hàng theo loại giao dịch do người sử dụng phân hệ quy định. Quản lý danh sách hàng hóa dịch vụ mua vào theo yêu cầu từ các nguồn khác nhau (bộ phận sản xuất, bộ phận bán hàng). Theo dõi hoạt động mua hàng dựa trên các nghiệp vụ: • Thiết lập đơn đặt hàng: đơn đặt hàng có thể được thiết lập dựa trên các phiếu yêu cầu hàng hóa nguyên vật liệu từ các bộ phận khác như bộ phận sản xuất, bộ phận bán hàng. • Thiết lập điều khoản giao nhận hàng hóa, nguyên vật liệu theo chi tiết hàng hóa, số lượng, thời gian, địa điểm. Lịch giao nhận hàng sẽ được tạo ra dựa trên các điều khoản giao nhận hàng. 28  • Theo dõi quá trình nhận hàng: theo dõi về số lượng hàng nhận, ghi các khoản phải thu chi. Một đơn hàng có thể thực hiện nhận hàng nhiều lần. • Phát sinh các khoản phải thanh toán theo điều khoản thanh toán và ghi công nợ. • Theo dõi hoạt động nhập khẩu: hạn ngạch nhập khẩu, các biên bản liên quan. • Tính toán và phân bổ các chi phí liên quan đến việc hoạt động bán hàng. • Ghi nhận và phản ánh với nhà cung cấp về hàng hóa không phù hợp. Thông tin hỗ trợ hoạt động mua hàng • Ghi nhận và lưu trữ các thông tin liên quan đến các yêu cầu về sản phẩm và dịch vụ của các bộ phận trong công ty như các chức năng, đặc điểm của sản phẩm, giá cả, nhà cung cấp, … • Công cụ tra cứu, phân loại, lọc các thông tin cần thiết cho công việc hàng ngày về sản phẩm, giá cả, đối tác. • Công cụ hỗ trợ tính toán chuyển đổi theo tỷ giá, các loại tiền tệ. • Theo dõi quá trình biến đổi của thị trường. • Thống kê các hợp đồng theo các mức thực hiện, từ đang tiếp cận cho đến đã thanh lý. • Liên kết các văn bản giấy tờ có liên quan đến một thỏa thuận, hợp đồng mua hàng. Quản lý thông tin quan hệ nhà cung cấp • Ghi nhận và cập nhật thông tin về nhà cung cấp: họ tên, địa chỉ liên lạc, người đại diện…. Lưu trữ cây phân cấp đối tác, khu vực mua hàng, nhóm đối tác mua hàng… cho phép thống kê đối tác theo các tiêu chí khác nhau. • Ghi nhận và theo dõi khả năng cung cấp của đối tác đối với từng loại hàng hóa dịch vụ. • Theo dõi công nợ phải trả cho nhà cung cấp. • Đánh giá cho điểm nhà cung cấp hoặc nhà gia công theo các tiêu chuẩn khác nhau. • Theo dõi các khiếu nại đối với nhà cung cấp. Lập kế hoạch mua hàng • Kế hoạch cung ứng bao gồm các phần chính: - Kế hoạch mua hàng: quy định theo khu vực, theo chu kỳ thời gian và theo mặt hàng. - Kế hoạch đánh giá lựa chọn nhà cung cấp theo từng loại sản phẩm, dịch vụ, khu vực, thời kỳ. - Kế hoạch phân bổ chi phí (dựa trên ngân sách được cấp cho bộ phận cung ứng). • Cập nhật thông tin thực hiện kế hoạch. • So sánh kế hoạch với thực tế. • Phát sinh và xây dựng kế hoạch kinh doanh. Hệ thống báo cáo phân tích tình hình mua hàng • Phân tích chi phí mua hàng kinh doanh theo nhiều tiêu chí. 29  • Phân tích khả năng đáp ứng hàng hóa của bộ phận mua hàng. • Kết xuất tự động các loại báo cáo, thống kê nhiều dạng khác nhau với các chỉnh sửa theo nhu cầu của người sử dụng. • Các báo cáo về tình hình khách hàng: - Các loại bảng kê hàng hóa mua vào. - Các báo cáo về chi phí mua hàng. - Các báo cáo giao nhận hàng hóa. 3.2.8 Phân hệ: Quản lý cơ sở vật chất Phân hệ Quản lý Cơ sở vật chất để giúp các Doanh nghiệp luôn nắm bắt được các thông tin về tài sản Công ty như đang có những gì, ở trong tình trạng nào, do ai quản lý. Hãy trang bị cho mình phân hệ Quản lý Cơ sở vật chất của chúng tôi và bạn sẽ là người chủ thực sự của tất cả những máy móc thiết bị, nhà xưởng, phương tiện giao thông trong phạm vi mà bạn đang quản lý. CÁC CHỨC NĂNG CƠ BẢN Các chức năng cơ bản dành cho nhân viên • Ghi nhận thông tin về người quản lý, thời điểm bàn giao, lý do bàn giao, vị trí lắp đặt, di dời. • Ghi nhận các thông tin về hư hỏng, các sự cố xảy ra cho cơ sở vật chất. Người gây ra sự cố, thời gian vị trí của sự cố. Thông tin về tình hình tu dưỡng bảo trì và sửa chữa. Ðơn vị, nhân viên thực hiện, chi phí sửa chữa, thời điểm, thời gian thực hiện. • Quản lý thông tin về khách hàng thuê hoặc cho thuê, giá thuê, thời gian thuê. • Công cụ tra cứu, phân loại, lọc mọi thông tin cần thiết cho công việc hàng ngày về tình hình sử dụng, di dời. Các chức năng cần tính toán để hỗ trợ tăng hiệu quả công việc • Thực hiện các báo cáo cơ sở vật chất theo nhiều tham số khác nhau. • Thực hiện thống kê theo hai dạng: đồ thị và số liệu. • Thống kê cơ sở vật chất theo nhiều tiêu thức khác nhau. • Thông kê tình trạng cơ sở vật chất, quá trình cho thuê, di dời, quá trình quản lý. Các chức năng hỗ trợ quản lý cao cấp: Báo cáo, phân tích, thống kê • Hỗ trợ theo dõi quá trình sử dụng cơ sở vật chất theo dòng thời gian. • Giúp cho nhà quản lý hiểu rõ hơn về tình hình hư hỏng cơ sở vật chất, quá trình tu sửa, bảo trì từ đó xây dựng được các kế hoạch bảo dưỡng. • Giúp cho nhà quản lý nắm bắt được thông tin về nhân viên đang phụ trách quản lý cơ sở vật chất, hoặc ngược lại, cơ sở vật chất này ai đang quản lý. • Tạo điều kiện cho doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí quản lý. 30  • Ðem đến thông tin tức thời, các biểu đồ hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định nhanh chóng, chính xác. 3.2.9 Các chức năng liên quan đến kinh doanh Nhìn chung, các phần mềm ERP thiết kế sẵn của nước ngoài sẽ có nhiều chức năng hơn, còn các phần mềm trong nước có ít chức năng hơn hẳn, và các phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng có ít chức năng nhất. Cũng nên lưu ý rằng các chức năng có thể rất nhiều và chúng tôi chỉ trình bày khái quát những chức năng quan trọng khi đánh giá phần mềm kế toán/ERP. Ngoài ra, một điểm cần lưu ý là các phần mềm thường không mạnh ở tất cả các chức năng nhưng nổi bật bằng cách mạnh hơn các phần mềm khác ở một số chức năng nhất định. Chẳng hạn như SunSystems rất nổi tiếng về phân hệ kế toán với đặc tính truy suất nguồn gốc trong khi MS Solomon IV lại chuyên môn hoá về quản lý sản xuất và hàng tồn kho. 1. Khả năng Thích ứng với Quy trình Kinh doanh của Phần mềm Do các doanh nghiệp sản xuất có các quy trình hoạt động kinh doanh khác nhau, một số phần mềm ERP chỉ có thể thích hợp với một số ngành nhất định. Chẳng hạn như một số phần mềm phù hợp với ngành công nghiệp dệt may trong khi một số khác lại phù hợp với ngành sản xuất dược phẩm hơn. Một cách đánh giá tốt là tìm hiểu xem bao nhiêu công ty cùng ngành đã sử dụng phần mềm ERP và nói chuyện với nhân viên của các đơn vị đó về mức độ hài lòng của họ khi sử dụng các phần mềm này. Khả năng thích ứng với hoạt động kinh doanh của các phần mềm còn phụ thuộc vào mức độ mà doanh nghiệp phải thay đổi quy trình hoạt động kinh doanh khi triển khai phần mềm ERP. Nhiều nhà cung cấp phần mềm ERP xác nhận họ gặp nhiều khó khăn trong việc thuyết phục khách hàng thay đổi một số quy trình hoạt động, ngay cả khi những thay đổi được đề xuất dựa theo những thông lệ tốt nhất. Chẳng hạn như việc cài đặt phần mềm ERP làm thay đổi quy trình sản xuất kinh doanh dẫn đến việc một số cán bộ quản lý và nhân viên trở nên không cần thiết và có thể mất việc. Vì vậy những người này thường chống lại ý định cài đặt phần mềm. 2. Tích hợp các Phân hệ Một số phần mềm hoạt động hiệu quả hơn các phần mềm khác ở mức độ mà các phân hệ khác nhau tích hợp với nhau – chẳng hạn như mức độ dễ dàng để thông tin có thể chuyển giao giữa các phân hệ và mức độ dễ dàng để cài đặt thêm một phân hệ mới vào phần mềm ERP hiện tại. Do một trong những mục tiêu của ERP là sự chuyển giao thông tin trôi chảy trong công ty, sự tích hợp dễ dàng giữa các phân hệ khác nhau là rất quan trọng. Chẳng hạn, bằng cách kết nối phân hệ bán hàng với phân hệ công nợ phải thu, phân hệ hàng tồn kho và phân hệ mua hàng, một đơn hàng của khách hàng (phân hệ bán hàng) sẽ được kiểm tra dễ dàng với hạn mức bán chịu của khách hàng đó (phân hệ công nợ phải thu), và nếu dưới hạn mức, đơn đặt hàng của khách hàng có thể được phê duyệt. Đơn đặt 31  hàng này ngay sau đó sẽ tác động đến kế hoạch sản xuất (phân hệ sản xuất) và được đối chiếu với lượng hàng còn trong kho (phân hệ hàng tồn kho). Trong trường hợp cần phải mua thêm vật tư thì điều này sẽ được phản ánh vào kế hoạch mua hàng (phân hệ mua hàng) do phòng thu mua quản lý. Cuối cùng, phòng kế toán có thể dễ dàng kiểm tra và đối chiếu các giao dịch này trong sổ sách kế toán. Các phần mềm ERP nước ngoài thường có mức độ tích hợp cao hơn giữa các phân hệ so với các phần mềm trong nước. Tuy nhiên, một số công ty Việt Nam không sử dụng hết nhiều đặc tính của các phần mềm nước ngoài. Các công ty Việt Nam do đó nên cân nhắc kỹ càng chi phí phải trả cho phần mềm ERP nước ngoài nếu mức độ tích hợp cao hơn giữa các phân hệ không liên quan đến công ty. 3.2.10 Kế toán và phân tích tài chính 1. Sổ Cái Đây là phân hệ nền tảng của phần lớn các phần mềm kế toán/ERP vì nó chứa đựng các tài khoản trên sổ cái để lập báo cáo tài chính. Phần mềm nên hỗ trợ danh mục tài khoản do Hệ thống Kế toán Việt Nam (VAS) quy định cũng như các Chuẩn mực Kế toán Quốc tế (IAS) nếu công ty cần. Ngoài ra, phần mềm nên cho phép người sử dụng thêm hoặc chỉnh sửa danh mục tài khoản một cách thuận tiện. Ngoài đặc điểm này ra thì thường không có nhiều khác biệt giữa các phần mềm liên quan đến phân hệ sổ cái. 2. Quản lý Tiền Các đặc điểm của quản lý tiền thường bao gồm dự trù thu chi, đối chiếu với tài khoản ngân hàng, theo dõi tình trạng của các khoản vay hiện tại, bao gồm cả theo dõi và cảnh báo khi đến hạn trả nợ gốc và lãi. 3. Công nợ phải trả và Công nợ phải thu Các chức năng thông thường cần thiết cho công nợ phải trả và công nợ phải thu là kiểm tra các khoản phải thu/phải trả chưa có hoá đơn, đối chiếu hoá đơn (nghĩa là đối chiếu hoá đơn với biên bản nhận hàng/biên bản giao hàng), kiểm tra các hoá đơn đã thanh toán và chưa thanh toán, hạch toán tự động trên sổ cái và tích hợp giữa công nợ phải trả và công nợ phải thu cho khách hàng đồng thời là nhà cung cấp. Nhiều phần mềm nổi bật về các chức năng nhắc nhở người sử dụng về các khoản phải trả hoặc phải thu cần phải chú ý như các khoản đã vượt số ngày bán chịu cho phép hoặc đã gần hạn mức bán chịu cho phép. Một số phần mềm cho phép các điều khoản bán chịu cho các hàng hoá khách nhau trên cùng một hoá đơn trong khi các phần mềm khác không cho phép. Tương tự, các phần mềm khác nhau lập số lượng và chất lượng các báo cáo khác nhau như báo cảo tuổi nợ do người sử dụng tự thiết kế, sổ phụ của nhà cung cấp/khách hàng, liệt kê mua hàng và bán hàng, v.v…. Công ty nên yêu cầu cho ví dụ về các loại báo cáo có thể lập được khi đánh giá các phân hệ này. Ở Việt Nam, một số công ty có thể yêu cầu hạch toán số tiền khác nhau giữa hoá đơn và khoản phải trả/phải thu thực tế và thậm chí số tiền ghi trên hoá đơn của người bán có thể 32  khác so với số tiền thanh toán thực tế. Một số phần mềm như MS Solomon V và SunSystems có thể thực hiện được điều này với chức năng tuỳ biến nhưng phần lớn các phần mềm khác không hỗ trợ điều này. 4. Tài sản cố định Phần mềm nên hỗ trợ việc tính tự động các loại khấu hao khách nhau như khấu hao đường thẳng, khấu hao số dư giảm dần cho cả tài sản cố định và tài sản thuê và tự động hạch toán vào sổ cái. Liên quan đến địa điểm, phần mềm nên hỗ trợ theo dõi luân chuyển tài sản cố định giữa các địa điểm. Ngoài ra, một số phần mềm hỗ trợ đánh giá lại tài sản nhưng không phải tất cả các phần mềm đều có chức năng này. Cuối cùng, nhưng không hẳn là kém quan trọng nhất, các công ty Việt Nam thường lập sổ đăng ký tài sản cố định trên Microsoft Excel để cho thuận tiện và phần mềm do đó nên hỗ trợ xuất nhập dữ liệu giữa phần mềm và Microsoft Excel. 5. Tiền tệ Phần mềm nên hỗ trợ nhiều loại tiền tệ cho tất cả các giao dịch, nhưng thường liên quan đến các phân hệ quản lý tiền, công nợ phải thu, công nợ phải trả và sổ cái. Chẳng hạn như một số hàng mua có thể bằng Euro, một số khoản vay bằng USD trong khi đồng tiền báo cáo lại là đồng Việt Nam. Một số phần mềm ERP chỉ hỗ trợ sử dụng thêm một loại tiền tệ trong khi các phần mềm khách hỗ trợ sử dụng nhiều hơn một loại tiền tệ. Ngoài ra, một số phần mềm nước ngoài ở Việt Nam không hỗ trợ đơn vị tỷ là đơn vị được sử dụng rộng rãi ở Việt Nam cho các giao dịch bằng đồng Việt Nam. 6. Tự động Phân bổ Chi phí Quản lý Chức năng phân bổ chi phí nên tự động phân bổ một số chi phí nhất định như chi phí quản lý dựa trên một số công thức nhất định. Sự chính xác của việc phân bổ chi phí sẽ cho phép phân tích doanh thu và chi phí của một loạt các sản phẩm, công trình, trung tâm chi phí và trung tâm lợi nhuận. Ngoài ra, phần mềm nên hỗ trợ các phương pháp phân bổ khác nhau, chẳng hạn như công thức dựa trên số liệu sản xuất thực tế, phân bổ theo phần trăm cố định cũng như là phân bổ theo những khoản cố định như là phí quản lý. 7. Trung tâm chi phí và lợi nhuận Những công ty coi các phòng ban như là trung tâm chi phí/lợi nhuận nên xem xét kỹ càng chức năng này, một chức năng cấp cao ở các phần mềm nước ngoài, vì nó liên quan đến tất cả các phân hệ. Nhìn chung, trug tâm chi phí/lợi nhuận có thể được coi như là các công ty đơn lẻ và đó đó phần mềm phải hỗ trợ dự trù thu chi, lập ngân sách, báo cáo tài chính và báo cáo quản trị và thậm chỉ cả hạch toán tài sản cố định, công nợ phải thu, công nợ phải trả, phân bổ doanh thu và chi phí, v.v… theo trung tâm chi phí/lợi nhuận. 8. Lập ngân sách Các công cụ lập ngân sách cho phép các công ty có thể lập ngân sách một cách hiệu quả và ghi lại những ngân sách này trên phần mềm để từng loại chi phí thực tế và doanh thu có thể so sánh với ngân sách một cách thuận tiện. Từng loại chi phí nên bao gồm ít nhất 5 33  loại chi phí bao gồm vật tư, nhân công trực tiếp, chi phí nhân công gián tiếp, chi phí cố định và các biến phí quản lý nhưng càng chi tiết thì việc lập ngân sách càng hữu ích. Các công cụ lập ngân sách còn hỗ trợ cho việc kiểm soát nội bộ và soạn lập các báo cáo quản trị có ý nghĩa. Các phần mềm nước ngoài thường có chức năng lập ngân sách nhưng các phần mềm trong nước điển hình thường không có. 9. Lập báo cáo Tài chính Sự sẵn có của các báo cáo thiết kế sẵn, cũng như sự sẵn có của các công cụ để thiết kế các báo cáo theo yêu cầu của người sự dụng là rất quan trọng. Một lợi thế của các phần mềm ERP trong nước là có thể tạo ra các báo cáo kế toán theo mẫu của VAS trong khi các phần mềm nước ngoài có lợi thế là có nhiều công cụ mạnh mẽ để tạo ra các báo cáo theo yêu cầu của người sử dụng. 10. Khả năng phân tích tài chính Chức năng phân tích tài chính của một phần mềm ERP thường không phụ thuộc hoàn toàn vào khả năng tạo ra các báo cáo tài chính hữu ích, mà là khả năng phân loại và nhóm dữ liệu theo cách có ý nghĩa. Kết quả là có thể tạo ra nhiều báo cáo khác nhau theo yêu cầu của người sử dụng. Các phần mềm ERP nước ngoài có xu hướng khá tinh vi về điểm này, với 3 đến 10 chiều phân tích do người sử dụng xác định. Tuy nhiên, các phần mềm như thế đôi khi có những thuật ngữ và khái niệm không quen thuộc đối với người Việt Nam và các công cụ chỉnh sửa mẫu tiêu chuẩn thường không thân thiện với người sử dụng. 11. Khả năng truy xuất nguồn gốc Khả năng truy xuất nguồn gốc, thường được gọi là “business intelligence” ở một số phần mềm, cũng là một chức năng quan trọng mà theo đó người sử dụng có thể nhấp chuột vào một hạng mục hoặc mở một màn hình mới hoặc mở một hạng mục cấp thấp hơn để chỉ ra một con số cụ thể bắt nguồn từ đâu hoặc đã được tính toán như thế nào. Chức năng này giúp dễ dàng có được các chi tiết mong muốn của một báo cáo, đôi khi ở tận cấp độ dữ liệu đầu vào. Nhiều phần mềm ERP nước ngoài có chức năng truy xuất nguồn gốc mạnh hơn các phần mềm trong nước. Một số nhà cung cấp trong nước tự nhận rằng các sản phẩm của họ cũng có chức năng truy xuất nguồn gốc, nhưng thường chức năng này không hiệu quả hoặc không dễ sử dụng. Chẳng hạn như một số phần mềm trong nước không thể dẫn ra các con số dùng để tính ra một con số tổng nào đó trên cùng một màn hình mà thay vào đó người sử dụng phải mở một màn hình khác để xem con số tổng đó được tính như thế nào. Ngoài ra, một số phần mềm trong nước chỉ cung cấp chức năng truy xuất đến một số cấp ít hơn so với các phần mềm nước ngoài.  34  3.2.11 Quản lý hàng tồn kho 1. Những Chức năng Cơ bản Những chức năng cơ bản của phân hệ hàng tồn kho bao gồm theo dõi tất cả các loại hàng tồn kho tại từng công đoạn của quá trình sản xuất, hạch toán các hạng mục khác nhau trong một biên bản nhận hàng hoặc biên bản giao hàng đơn lẻ, theo dõi phế phẩm, theo dõi hàng bán bị trả lại, theo dõi địa điểm của Hàng tồn kho và ở từng công đoạn/quy trình sản xuất, và điều chỉnh thủ công đối với số lượng và giá trị Hàng tồn kho. Ngoài ra, có một số chức năng có vẻ như cơ bản nhưng có thể có ảnh hưởng lớn đến quản lý Hàng tồn kho: • Đơn vị đo lường: phần mềm nên hỗ trợ cho việc sử dụng nhiều đơn vị đo lường. Chẳng hạn như trong lĩnh vực kinh doanh dược phẩm, công ty có thể nhập hàng theo kiện nhưng lại bán ra theo các đơn vị hộp hoặc chai ở các cỡ khác nhau. • Mã hàng: phần mềm nên hỗ trợ mã hàng bao gồm cả số và chữ. Trong nhiều ngành sản xuất, chẳng hạn như ngành sản xuất bàn ghế gỗ, có rất nhiều thành phần nhỏ được sử dụng trong quá trình tạo nên thành phẩm. Khi một mã đã được đặt cho một thành phần nhỏ nào thì sẽ không thể được sử dụng lại cho một thành phần khác. • Các phương pháp tính giá hàng tồn kho: phần mềm nên hỗ trợ các phương pháp tính giá hàng tồn kho khác nhau như Nhập Trước Xuất Trước (FIFO), Nhập Sau Xuất Trước (LIFO), Giá Bình quân Gia quyền, Phân bổ Cụ thể hoặc Trung bình Cuối Kỳ. Các phần mềm nước ngoài thường đáp ứng được các phương pháp tính giá hàng tồn kho phức tạp một cách hiệu quả hơn các phần mềm trong nước. • Xuất thành phẩm ngoài bán hàng: phần mềm nên hỗ trợ việc xuất thành phẩm ngoài bán hàng như trả lại cho nhà cung cấp, hàng mẫu dùng để khuyến mãi, hàng cho không (hàng biếu tặng), đổi hàng lấy hàng hoặc cho tiêu dùng nội bộ. 2. Dự báo Nhu cầu Vật tư và Thời gian Chờ hàng Các phần mềm trong nước thường còn yếu hoặc không có khả năng dự báo trước được nhu cầu vật tư và thời gian cần thiết cho việc mua hàng. 3. Danh mục Vật tư Danh mục Vật tư là bảng liệt kê các vật tư đầu vào để tạo ra một sản phẩm. Phần mềm nên cho phép tạo ra nhiều danh mục vật tư cho một sản phẩm và cho phép thay thế những vật tư này bằng những vật tư tương tự. 4. Theo dõi Phế liệu Một điểm cũng nên xem xét là liệu phần mềm có hỗ trợ việc theo dõi phế phẩm và vật liệu tái sinh hay không. 35  5. Nhiều Địa điểm Các phần mềm trong nước hầu như có thể theo dõi các loại hàng hoá khác nhau (các loại vật liệu, sản phẩm dở dang và thành phẩm) nhưng lại không theo dõi được những địa điểm khác nhau cất giữ các Hàng tồn kho ấy. Đây cũng là một vấn đề cần quan tâm đối với các doanh nghiệp có nhiều nhà máy hoặc kho hàng. 6. Theo dõi Hàng tồn kho Phần mềm nên hỗ trợ việc theo dõi hàng tồn kho từ khâu nguyên vật liệu qua quá trình sản xuất cho đến khâu thành phẩm dựa trên các nhãn như số thùng, số lô hoặc số sêri. 7. Tích hợp với Phân hệ Mua hàng và Phân hệ Hoạch định Sản xuất Một điểm cũng cần nên xem xét là liệu phân hệ quản lý Hàng tồn kho có thể tích hợp hoàn toàn với phân hệ mua hàng và phân hệ hoạch định sản xuất, trong trường hợp phần mềm ERP hiện đang có những phân hệ này.  3.2.12 Quản lý sản xuất 1. Hỗ trợ các Quy trình của một Ngành Sản xuất Cụ thể • Sản xuất liên tục và lắp ráp: nhiều phần mềm ERP được thiết kế chỉ phù hợp riêng cho các ngành sản xuất liên tục hoặc riêng cho ngành sản xuất lắp ráp. Ngành sản xuất liên tục là những ngành trong đó một khối lượng nguyên vật liệu đầu vào được trộn lẫn hoặc xử lý liên tục, ví dụ như sản xuất dược phẩm. Ngành sản xuất lắp ráp là những ngành trong đó những phần nhỏ được ráp vào nhau để tạo ra một sản phẩm hoàn chỉnh, ví dụ như sản xuất đồ gỗ. Chẳng hạn, phân hệ quản lý sản xuất của phần mềm MS Solomon và Marcam được thiết kế đặc biệt thích hợp với ngành chế biến nước giải khát, tức là ngành sản xuất liên tục, trong khi Intuitive được thiết kế thích hợp với ngành công nghiệp lắp ráp hàng điện tử, là ngành sản xuất lắp ráp. Vì một trong những quy trình này là quy trình chủ chốt của một công ty sản xuất, công ty nên xem xét vấn đề này thật kỹ lưỡng. • Tính giá thành sản xuất: các lĩnh vực kinh doanh khác nhau đòi hỏi các phương pháp tính giá thành sản xuất khác nhau như giá thành thực tế, giá thành tiêu chuẩn hoặc một hình thức kết hợp nào đó của cả hai phương pháp này và công ty nên xem xét vấn đề này cẩn thận. Ngoài ra, phần mềm nào theo dõi càng chi tiết giá thành sản xuất thì càng hữu dụng. Nói chung, có thể có nhiều vấn đề với phương pháp giá thành thực tế hơn so với các phương pháp khác. Chẳng hạn như một số phần mềm như Exact Globe 2000 không hỗ trợ hạch toán xuất thành phẩm khi chưa biết giá thành thực tế và do đó kế toán giá thành phải đợi đến tận cuối tháng mới có chi phí thực tế (chẳng hạn như tiền công) và sau đó mới có thể hạch toán tất cả các giao dịch trong tháng. 2. Hoạch định Sản xuất Hoạch định sản xuất thường là một trong những mục tiêu chủ chốt của một phần mềm ERP. Phần mềm nên giúp cho việc lập kế hoạch sử dụng vật tư, nhân công và máy móc cả về khối lượng và chất lượng để có thể dễ dàng so sánh với số liệu thực tế. Do đó, phần 36  mềm nên cho phép hoạch định: i) nhu cầu công suất và công suất hiện có để đáp ứng yêu cầu của khách hàng; ii) tận dụng máy móc và nhân công; và iii) lên lịch sản xuất. Ngoài ra, phần mềm nên lập các báo cáo tiến độ sản xuất khác nhau và một chức năng của các báo cáo này là cảnh báo giám đốc sản xuất một cách kịp thời. Thông thường thì các phần mềm trong nước không có khả năng thông báo cho người sử dụng khi đã kịch đến một số giới hạn trong quá trình sản xuất một đơn hàng cụ thể nào đó. 3. Tích hợp với Phân hệ Hàng tồn kho và Bán hàng Phân hệ sản xuất phải tích hợp với phân hệ hàng tồn kho, và trong một số phần mềm thì chúng kết hợp là một. Ngoài ra, sẽ là hữu ích nếu phân hệ quản lý bán hàng nối với các phân hệ hàng tồn kho và quản lý sản xuất. Chẳng hạn như phòng kinh doanh có thể cần kiểm tra thường xuyên tiến độ sản xuất và công suất hiện có để có thể truyền đạt những điều này với khách hàng. 4. Báo cáo tiến độ sản xuất Các phần mềm trong nước thường không có khả năng thông báo cho người sử dụng biết việc hoàn thành các giai đoạn nhất định nào đó trong quá trình sản xuất một đơn đặt hàng cụ thể. 3.2.13 Quản lý bán hàng và phân phối 1. Xử lý đơn hàng Vì một việc bán hàng thông thường bắt đầu từ một đơn đặt hàng, phân hệ bán hàng nên hỗ trợ và theo dõi các chi tiết của một đơn hàng như điều kiện đặt hàng (chẳng hạn hạn mức bán chịu), khối lượng và giá trị của đơn hàng, ngày đặt hàng, ngày thoả thuận giao hàng và ngày giao hàng thực tế. Phức tạp hơn, phân hệ bán hàng có thể cần hỗ trợ và theo dõi nhiều lần giao hàng cho một đơn hàng, người bán hàng và công ty vận chuyển liên quan đến một đơn hàng, chi phí bán hàng theo đơn hàng, v.v…. 2. Hạch toán thuế bán hàng và GTGT Phần mềm nên có các trường để hạch toán các thuế liên quan đến bán hàng như thuế tiêu thụ đặt biệt và thuế giá trị giá tăng khi nhập dữ liệu về đơn hàng hay giao dịch bán hàng. 3. Quản lý Hàng bán Trả lại Phần mềm cũng nên quản lý các giao dịch và lôgíc liên quan đến quản lý hàng bán bị khách hàng trả lại hoặc hàng mua trả lại nhà cung cấp. Chức năng này nên có các trường để nhập lý do trả lại hàng và tự động tạo ra các bút toán và các văn bản liên quan như phiếu báo có gửi cho khách hàng. 4. Quản lý giảm giá và chiết khấu Phần mềm nên hỗ trợ giảm giá hàng bán và các loại chiết khấu khác nhau như chiết khấu thương mại, chiết khấu bán hàng và chiết khấu thanh toán. Do cơ quan thuế Việt Nam có một số thay đổi gần đây về cách xử lý giảm giá và chiết khấu, phần mềm nên hỗ trợ các 37  cách hạch toán do người sử dụng xác định và các phần mềm trong nước có khả năng đáp ứng tốt hơn các phần mềm nước ngoài đối với các thay đổi này. Chẳng hạn như một số công ty thiết kế phần mềm trong nước cho rằng phần mềm của họ hỗ trợ giảm giá hàng bán (hoặc chiết khấu hồi tố) tốt hơn các phần mềm nước ngoài. 5. Phân tích/Quản lý doanh thu Phần mềm nên có khả năng lập được các báo cáo bán hàng khác nhau dựa trên các dữ liệu như chủng loại doanh thu, doanh thu theo khách hàng, doanh thu theo vị trí địa lý, doanh thu theo nhân viên bán hàng, doanh thu theo sản phẩm, giá bán theo sản phẩm và qua các thời kỳ, hàng bán bị trả lại, các sản phẩm giao cho khách hàng trong tháng, v.v…. Có thể có những thứ này rất dễ dàng bằng công cụ phân loại giúp phân loại dữ liệu. Vì các công ty khác nhau có thể quan tâm đến các báo cáo khác nhau, công cụ phân loại nên cho phép phân loại theo tiêu chi do người sử dụng xác định. 6. Tích hợp với phân hệ hàng tồn kho và Phân hệ công nợ phải thu Để giúp cho việc hoạch định ở phạm vi toàn công ty được hiệu quả, phân hệ bán hàng nên tích hợp với các phân hệ liên quan khác. Chẳng hạn, bằng cách nối với phân hệ hàng tồn kho, phần mềm hỗ trợ kiểm tra ngay lập tức hàng trong kho và cho phép một đơn đặt hàng được nhập vào trong hệ thống hoạch định sản xuất do bộ phận sản xuất sử dụng. Các phần mềm trong nước thường không hỗ trợ kiểm tra ngay lập tức hàng tồn kho, do đó đưa thông tin chính xác cho khách hàng bị chậm chạp. Một ví dụ khác của việc phải tích hợp phân hệ bán hàng với các phân hệ khách là kiểm tra hạn mức bán chịu trước khi xử lý một đơn hàng bằng cách tích hợp với phân hệ công nợ phải thu. 3.2.14 Quản lý tính lương và nhân sự 1. Tính lương Phân hệ tính lương nên hỗ trợ được các cách tính lương khác nhau như tính lương theo tháng, theo ngày, theo sản phẩm, v.v…. Phần mềm cũng nên hỗ trợ việc tính trợ cấp, tiền thưởng, các khoản giảm trừ theo quy định của Nhà nước (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và thuế thu nhập cá nhân), tạm ứng tiền mặt, chi trả làm ngoài giờ và chi trả tiền thưởng, nếu có, một cách dễ dàng. Phần mềm nên lập bảng lương, phiếu chi trả và các giao dịch tiền lương cho phòng kế toán. Thông thường dễ thay đổi cấu hình của các các phần mềm trong nước để tính lương theo các cách khác nhau hiện đang áp dụng ở Việt Nam. 2. Quản lý Nhân sự Phân hệ quản lý nhân sự nên lưu giữ một số thông tin cơ bản về nhân viên như địa chỉ liên lạc, quá trình học tập, quá trình làm việc tại công ty, các điều khoản của hợp đồng lao động, mức lương, v.v…. Phần mềm cũng nên lưu giữ hồ sơ về quá trình phục vụ của nhân viên như đánh giá kết quả công việc, khen thưởng, phạt và các phúc lợi, v.v…. Một số phần mềm theo dõi hồ sơ của các ứng viên tuyển dụng và hỗ trợ các công việc hành chính liên quan đến lên lịch phỏng vấn và lập danh sách tuyển chọn ứng viên. 38  3. Thông tin Đào tạo Phần mềm nên lưu giữ hồ sơ về quá trình đào tạo, các loại chứng chỉ, và thông tin về các kỹ năng của từng nhân viên. Ngoài ra, phần mềm ERP nên có khả năng lập được các danh sách hoặc báo cáo dựa trên những thông tin như các nhu cầu đào tạo, nhu cầu đào tạo lại, nhu cầu tái cấp chứng chỉ, v.v…. 4. Quản lý Thời gian Những công ty sử dụng máy tính giờ nên xem xét tính sẵn có của phân hệ quản lý thời gian để làm việc được với cách đo giờ thủ công hoặc với máy đọc thẻ và với phân hệ tính lương và phân hệ quản lý nhân sự. Các phần mềm khác nhau có thể hỗ trợ đo giờ ở các mức độ khác nhau và tính lương như giảm trừ do làm thiếu giờ, trợ cấp làm ngoài giờ, trợ cấp làm cuối tuần và lương cho ca đêm ở các mức độ tự động khác nhau. 5. Tích hợp với Phân hệ Kế toán Người sử dụng cần xem xét liệu phân hệ quản lý nhân sự và tính lương có thể tích hợp hoàn toàn với phân hệ kế toán. Chẳng hạn như việc tích hợp nên cho phép chi phí tiền lương tự động phân loại và nhập vào các tài khoản liên quan trên sổ cái. Ngoài ra, cả phân hệ quản lý nhân sự và tính lương và phân hệ kế toán nên chia xẻ dữ liệu về tạm ứng nhân viên, các khoản trích trước và các khoản giảm trừ từ lương (như là bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế). Một số phần mềm trong nước không hỗ trợ điều này và do đó các công ty phải đối chiếu giữa phân hệ kế toán với phân hệ quản lý nhân sự và tính lương về các khoản bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế phải trả và điều này rất tốn thời gian. 6. Báo cáo và tìm kiếm thông tin bất kỳ Những công ty có nhiều phòng ban và địa điểm và/hoặc có hàng nghìn nhân viên sẽ có một khối lượng lớn các dữ liệu nhân viên và do đó có thể cần một khối lượng lớn các báo cáo thiết kế riêng theo yêu cầu và nhu cầu tìm kiếm thông tin bất kỳ. Các phần mềm trong nước thường xuất dữ liệu ra Microsoft Excel để lập các báo cáo thiết kế riêng trong khi các phần mềm nước ngoài có thể cho phép lập trực tiếp các báo cáo thiết kế riêng trong phần mềm cũng như kết hợp với Microsoft Excel.