Giáo trình Truyền thông trong tổ chức

TRUYỀN THÔNG TRONG TỔ CHỨC KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH MỤC TIÊU CHƯƠNG Giải thích những yếu tố chính của tiến trình truyền thông. Mô tả vai trò của công nghệ thông tin trong tiến trình truyền thông. Xác định những rào cản đối với truyền thông và làm thế nào để loại bỏ chúng. Trình bày những hướng dẫn để giám sát hiệu quả quá trình truyền thông. TIẾN TRÌNH TRUYỀN THÔNG Thông điệp qua một hoặc nhiều kênh Phản ứng của người gởi về phản hồi có thể gây nên phản hồi thêm cho người nhận Người nhận phản ứng bằng lời và cử chi cho người gởi Người nhận nhận và giải mã thông điệp Người gởi có ý tưởng Người gởi mã hóa ý tưởng vào thông điệp TIẾN TRÌNH TRUYỀN THÔNG Truyền thông (giao tiếp) là việc chuyển đổi thông tin và nhận thức được ý nghĩa của những biểu tượng được truyền từ người này sang người khác. Người gửi (người mã hóa) „ Là người khởi xướng quá trình truyền thông „ Nguyên tắc mã hóa Š Sự thích đáng Š Dễ dàng, giản dị Š Cơ cấu Š Lặp lại Š Trọng tâm TIẾN TRÌNH TRUYỀN THÔNG Người nhận (người giải mã) „ Là người tiếp nhận và giải mã thông tin của người gửi và chuyển dịch thông điệp sang một hình thức có ý nghĩa cho người nhận Nhân tố ảnh hưởng đến mã hóa và giải m㠄 Những yếu tố cá nhân Š Trình độ văn hóa, giáo dục Š Tính cách Š Nghề nghiệp „ Các yếu tố bên ngoài Š Điều kiện kinh tế, xã hội Š Gia đình, bạn bè, đồng nghiệp TIẾN TRÌNH TRUYỀN THÔNG Thông điệp „ Thông điệp bao gồm những biểu tượng bằng lời (nói và viết) và các hàm ý không bằng lời đại diện cho thông tin mà người gởi muốn chuyển tải đến cho người nhận „ Thông điệp gởi và thông điệp nhận không nhất thiết phải giống nhau „ Hai loại thông điệp Š Thông điệp bằng lời (nói) Š Thông điệp viết Š Thông điệp không bằng lời (cử động khuôn mặt, cử chỉ, ngôn ngữ cơ thể) VĂN HÓA VÀ TRUYỀN THÔNG TIẾN TRÌNH TRUYỀN THÔNG Kênh truyền thông „ Là đường truyền tải thông điệp từ người gửi đến người nhận Kênh thông tin Thảo luận mặt đối mặt Chuyện trò qua điện thoại Thư tín, bản ghi nhớ (định hướng cá nhân) Các văn bản viết chính thống Các tài liệu số học chính thống (Dữ liệu in từ máy tính, các báo cáo ngân sách) Sự phong phú thông tin Cao nhất Cao Trung bình Thấp Thấp nhất TIẾN TRÌNH TRUYỀN THÔNG Kênh truyền thông „ Kênh từ trên xuống „ Kênh từ dưới lên: khuyến khích nhân viên tham gia vào việc thiết lập mực tiêu, lập kế hoạch và hình thành các chính sách „ Kênh ngang: thông tin giữa các phòng ban, nhà cung cấp, khách hàng „ Kênh phi chính thức Thông tin phản hồi „ Từ người nhận đến người gửi „ Từ người gửi đến người nhận CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG Teleconference KHÓ KHĂN CHO TRUYỀN THÔNG Cấp bậc quyền hạn cà vị thế Cấp bậc quyền hạn cà vị thế Chuyên môn hóa của các cá nhân Chuyên môn hóa của các cá nhân Các mục tiêu khác biệt Các mục tiêu khác biệt Mối quan hệ vị trí trong số các thành viên Mối quan hệ vị trí trong số các thành viên Mâu thuẩn về các giả định Mâu thuẩn về các giả định Ngữ nghĩa họcNgữ nghĩa học Cảm xúcCảm xúc Rào cản đối với tổ chức Rào cản đối với các nhân LOẠI BỎ CÁC TRỞ NGẠI Quy định dòng thông tin Khuyến khích phản hồi Đơn giản hóa ngôn ngữ Lắng nghe một cách tích cực Kiềm chế những cảm xúc tiêu cực Sử dụng những hàm ý không bằng lời Sử dụng hệ thống thông tin mật THÚC ĐẨY TRUYỀN THÔNG HỮU HiỆU Làm rõ ý tưởng trước khi truyền thông Nghiên cứu mục đích chính của truyền thông Xem xét sự bố trí nơi truyền thông xảy ra Bàn bạc với những người khác một cách thích hợp khi cần trong hoạch định truyền thông Quan tâm đến những thông điệp không bằng lời mà bạn gửi Truyền đạt những gì hữu ích cho người nhận khi có thể