Giáo trình Quản trị sản xuất - Cao Anh Thảo

ồ và trên bảng tính. 61 Nhìn trên sơ đồ thấy ABCD là 1 hình chữ nhật. Do đó: x1+ a2 = b1 +x2 x2 + b2 = c1 + x3 Tương tự ta có + a3 = b2 + + b3 = c2 + + a4 = b3 + + b2 = c3 + Kết quả có 3 hệ phương trình bậc nhất. Trong mỗi hệ có 3 ẩn số nhưng chỉ có 2 phương trình. Khi n, m thay đổi thì số lượng các hệ phương trình cũng thay đổi (tăng hoặc giảm). Nhưngcách suy luận và lập các hệ phương trình không có gì thay đổi. Để giải các hệ phương trình này ta cần lưu ý rằng trong trường hợp bố trí tốt nhất thì giữa x1, x2, x3 sẽ phải có ít nhất một giá trị bằng 0, giữa x'1, x'2, x'3 sẽ phải có ít nhất một giá trị bằng 0, đối với x''1, x''2, x''3 cũng như vậy. Ngay từ đầu ta chưa biết x nào bằng 0. Giả thiết một x nào đó bằng 0 sẽ giải ra các x khác. Cần chú ý rằng x là thời gian chờ đợi, nên x ≥ 0. Do đó, trong quá trình giải nếu xuất hiện x < 0, chẳng hạn x = -3, thì ta cộng thêm 3, để biến chúng bằng 0. Kết quả tính được tất cả các x ≥ 0. Từ đó xác định được T là tổng thời gian thực hiện các công việc trên tất cả các máy đã xét đến khoảng thời gian chờ đợi hợp lý, tương ứng với thứ tự như trong bảng là A, B, C. Thay đổi thứ tự đó ta sẽ được một T khác. Có bao nhiêu phương án thứ tự ta sẽ nhận được bấy nhiêu giá trị T. Từ đó ta xác định được Tmin ứng với phương án thứ tự tối ưu. Số lượng các phương án khả năng bằng n!. Tính phức tạp của vấn đề chính là ở chỗ n thường khá lớn nên ta phải thực hiện rất nhiều phép tính mới có thể chọn được phương án tối ưu. Nhưng về thuật toán không có gì thay đổi. Số lượng phương án không phụ thuộc vào m vì ta chỉ cần sắp xếp thứ tự các công việc chứ không phải thứ tự của các máy. 6.2. Phương pháp phân công công việc cho các máy Trong trường hợp sắp xếp hoặc phân giao n công việc cho n máy hoặc n người với điều kiện mỗi máy hoặc mỗi người chỉ đảm nhận một công việc cũng có rất nhiều phương án sắp xếp khác nhau. Trong trường hợp này có thể xác định được phương án sắp 62 xếp tối ưu giữa các phương án đó. Phương án tối ưu có thể là phương án có tổng thời gian thực hiện nhỏ nhất hoặc cung cấp sản phẩm, dịch vụ nhanh nhất, tuỳ thuộc vào mục tiêu cụ thể đặt ra trong khi sắp xếp. Trong một số trường hợp mục tiêu đặt ra là tổng thời gian thực hiện của tất cả các đối tượng là ngắn nhất nhưng trong các trường hợp khác mục tiêu lại là giảm thời gian ứ đọng khi thực hiện các công việc. Để xác định được phương án tối ưu ta dùng thuật toán Hungary, đây là phương pháp do nhà toán học người Hungary là D.Honig nghĩ ra. Bài toán giải được dựa vào 2 đặc tính sau: - Có thể cộng hay trừ bất kỳ một hằng số nào vào một cột hay một hàng của ma trận chi phí phân việc mà không làm thay đổi tính tối ưu của nó. Trong trường hợp ta có: + N công việc và N máy + Mỗi công việc chỉ được bố trí trên 1 máy + Mỗi máy chỉ phụ trách một công việc Do đó yêu cầu của bài toán là bố trí mỗi công việc trên mỗi máy sao cho tổng chi phí thực hiện các công việc trên tất cả các máy là nhỏ nhất. Đây là dạng bài toán của quy hoạch tuyến tính, với tên gọi là “bài toán chọn”. Có thể áp dụng bài toán này để: Phân công công việc trên các máy và phân công công việc cho các nhân viên ⇒ Sao cho tổng chi phí hay tổng thời gian là min Thuật toán được tuân theo các bước sau  Bài toán 1 mục tiêu - Bước 1: Đối với mỗi hàng, chọn một số min, lấy các số trong hàng trừ đi số min đó. (ta sẽ được 1 ma trận mới có cùng một đáp số như ma trận ban đầu, tương ứng với đặc tính thứ nhất). - Bước 2: Đối với mỗi cột, chọn một số min, lấy các số trong cột trừ đi số min đó. - Bước 3: Xem xét từng hàng một của ma trận, chọn hàng nào có đúng một số 0 thì khoanh tròn số 0 đó rồi kẻ một đường thẳng xuyên suốt cột chừa số 0 đó. Trường hợp trong hàng không có số 0 hoặc có từ 2 số 0 trở lên thì ta không khoanh tròn mà bỏ qua hàng đó. Xét từng cột một của ma trận, nếu cột nào có 1 số 0 duy nhất thì khoanh tròn số đó, rồi kẻ một đường thẳng xuyên suốt hàng chứa số 0 đó. Trường hợp điều kiện không được thỏa mãn thì ta bỏ qua cột đó. Bước 3 được lập lại cho tới khi không còn có thể khoanh tròn con số 0 nào nữa và lúc này số số 0 được khoanh tròn bằng với số đáp án cần tìm. Như vậy bài toán đã được giải xong. 63 Nếu số số 0 được khoanh tròn chưa bằng số đáp án cần tìm thì ta phải chuyển tiếp qua bước 4. - Bước 4: Tạo thêm số 0 Số 0 được tạo thêm bằng các cách: + Chọn trong các số chưa nắm trên các đường thẳng một số min, lấy các số không nằm trên các đường thẳng trừ đi số min đó. + Lấy số min đó cộng vào các số nằm trên giao điểm của các đường thẳng. + Sau đó ta bố trí công việc lại như ở bước 3, và cứ tiếp tục như vậy cho tới khi số số 0 khoanh tròn bằng số đáp án cần tìm, lúc này bài toán mới được giải xong. Như vậy các công việc sẽ được bố trí vào các ô có số 0 được khoanh tròn và chúng ta sẽ có tổng thời gian thực hiện hay tổng chi phí thực hiện các công việc là nhỏ nhất.  Bài toán 2 mục tiêu Mục tiêu 1: Tổng chi phí hay tổng thời gian thực hiện các công việc là min. Nếu để thực hiện mục tiêu này, ta tiến hành giải bài toán như bài toán 1 mục tiêu đã trình bày. Mục tiêu 2: Chi phí thực hiện từng công việc hay thời gian thực hiện từng công việc không được vượt quá một mức nào đó. Để làm điều này, chúng ta chỉ cần loại bỏ các số hạng bằng hoặc vượt quá mức đã quy định nào đó, thay vào số hạng bị loại bỏ là một dấu chéo (x) rồi tiến hành giải bình thường theo các bước đã trình bày của bài toán 1 mục tiêu. 6.3. Phương pháp sơ đồ Gantt Nội dung của phương pháp này là nhằm xác định một cách tốt nhất các công việc khác nhau của một dự án cần thực hiện trong một thời kỳ nhất định, phương pháp này thường sử dụng đối với loại hình sản xuất ít sản phẩm. Để áp dụng phương pháp này cần phải : - Cố định một dự án sản xuất. - Xác định mối liên hệ giữa các công việc. - Xác định những công việc khác nhau cần phải thực hiện trong dự án. - Thời gian thực hiện các công việc. Ví dụ: Tại một bộ phận sản xuất trong một tháng phải sản xuất sản phẩm X, trong đó có các chi tiết (bước công việc) cấu thành sản phẩm là A,B,C: qui định sản xuất chi tiết A có độ dài 2 giờ, chi tiết B có độ dài 4 giờ, chi tiết C có độ dài 3 giờ và tuân thủ theo yêu cầu sản phẩm: A trước B, B trước C. 64 Ta sẽ có biểu đồ như sau: Ngoài ra còn các trường hợp: - Một công việc được thực hiện sau một công việc khác một khoảng thời gian - Hai công việc được tiến hành cùng một lúc - Một công việc được tiến hành khi hai công việc đã hoàn thành 6.4. Phương pháp sơ đồ Pert Để áp dụng phương pháp PERT trước hết phải tuân thủ một số nguyên tắc sau: - Xác định chính xác dự án sản xuất. - Phân tích dự án thành các nhóm công việc. - Xác định thời gian thực hiện từng công việc. Phương pháp PERT đòi hỏi phải thực hiện một cách rõ ràng các mối liên hệ giữa các công việc khác nhau của một dự án, nhằm xác định đường găng. Các bước vẽ sơ đồ PERT - Bước 1: Xác định các hoạt động của dự án và dự kiến thời gian hoàn thành chúng - Bước 2: Thiết lập mạng dự án nhằm mô tả các hoạt động và các hoạt động ngay trước của các hoạt động Mục tiêu: Mô tả bằng biểu đồ các hoạt động và các hoạt động ngay trước Có hai cách biều diễn mối quan hệ giữa các hoạt động Cách 1: Biểu diễn theo nguyên tắc AOA, theo nguyên tắc này mỗi cung để biểu thị một hoạt động và mỗi nút biểu diễn quan hệ trình tự. Cách 2: Biểu diễn theo nguyên tắc AON, theo nguyên tắc này mỗi nút có thể biểu thị một hoạt động và mỗi cung biểu diễn quan hệ trình tự. A B C Công việc/bước công việc Thời gian 1 2 3 A B A B C 65 Trên mỗi nút thường gồm có các thông tin như sau: - Bước 3: Tính thời điểm bắt đầu sớm (ES: Earliest Start ) và hoàn thành sớm (EF: Earliest Finish) cho mỗi hoạt động Thời điểm hoàn thành sớm: EF=ES+t Thời điểm bắt đầu sớm: Thời điểm bắt đầu sớm của một hoạt động bằng giá trị lớn nhất trong các thời điểm hoàn thành sớm của tất cả các hoạt động ngay trước nó. Công thức tính: ESj = Max{EFi} mọi i < j - Bước 4: Tính thời điểm hoàn thành muộn (LF: Latest Finish) và thời điểm bắt đầu muộn (LS: Latest Start) Thời điểm hoàn thành muộn của hoạt động cuối cùng bằng thời điểm hoàn thành sớm dự án. Thời điểm khởi công muộn: LS=LF-t. Thời điểm hoàn thành muộn của một hoạt động bằng giá trị nhỏ nhất trong các thời điểm khởi công muộn của tất cả các hoạt động ngay sau nó, công thức tính: LFi = Min{LSj} mọi j>i - Bước 5: Tính thời gian dự trữ (Slack) cho mỗi hoạt động, hoạt động găng và đường găng Thời gian dự trữ của một hoạt động là thời gian một hoạt động có thể chậm trễ mà không làm tăng thời gian hoàn thành của dự án. Thời gian dự trữ của một hoạt động được tính theo công thức sau: Slack=LS- ES=LF-EF Hoạt động găng là hoạt động có thời gian dự trữ bằng 0 Đường găng là đường đi bao gồm các hoạt động găng. Ký hiệu hoạt động Thời gian hoàn thành hoạt động Thời điểm bắt đầu sớm Thời điểm hoàn thành sớm Thời điểm bắt đầu muộn Thời điểm hoàn thành muộn 66 - Bước 6: Hình thành bảng lịch trình hoạt động Sau khi hoàn thành tất cả những bước trên, đến bước cuối cùng này ta tiến hành lập lịch trình hoạt động của tất cả các công việc theo mẫu cụ thể sau Hoạt động T.gian bắt đầu sớm (ES) T.gian bắt đầu muộn (LS) T.gian hoàn thành sớm (EF) T.gian hoàn thành sớm (LF) T. gian dự trữ (Slack) Có phải hoạt động găng hay không? CÂU HỎI ÔN TẬP 1. Các nguyên tắc ưu tiên trong sắp xếp thứ tự tối ưu? 2. Đánh giá mức độ hợp lý của việc bố trí các công việc? 3. Phân tích nguyên tắc Johnson? 4. Phân tích phương pháp sơ đồ Gantt? 5. Phân tích phương pháp sơ đồ Pert? 67 CHƯƠNG 7: QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO 7.1. Những khái niệm 7.1.1. Chức năng quản trị hàng tồn kho 7.1.1.1. Chức năng liên kết: Chức năng chủ yếu nhất của quản trị tồn kho là liên kết 3 giai đoạn chính giữa quá trình cung ứng - sản xuất và tiêu thụ nhằm giải quyết được mối quan hệ giữa chúng với nhau, giúp cho việc đảm bảo sản xuất liên tục, tránh sự thiếu hụt gây lãng phí trong sản xuất. 7.1.1.2. Chức năng đề phòng tăng giá, lạm phát: Đứng trước tình hình thị trường có thể tăng giá nguyên vật liệu hay hàng hóa, thì doanh nghiệp có thể tiến hành dự trữ một lượng hàng tồn kho nhất định để tiết kiệm chi phí. Do đó, tồn kho được coi là một hoạt động đầu tư tốt. Lẽ tất nhiên khi thực hiện hoạt động tồn kho, doanh nghiệp phải xem xét đến chi phí và rủi ro có thể xảy ra trong quá trình tiến hành tồn kho. 7.1.1.3. Chức năng khấu trừ theo sản lượng: Khi doanh nghiệp mua hàng với số lượng lớn sẽ được nhà cung ứng khấu trừ (giảm giá) theo sản lượng của đơn hàng. Như vậy sẽ xuất hiện mâu thuẫn là: Giảm giá theo số lượng mua nhiều, dẫn đến hàng tồn kho nhiều. Do đó chức năng của quản trị tồn kho là giải quyết mâu thuẫn này, nhằm xác định cho được một lượng hàng tối ưu để hưởng giá khấu trừ, mà lượng hàng tồn trữ tăng không đáng kể. 7.1.2. Sử dụng kỹ thuật phân tích ABC để phân loại hàng tồn kho Kỹ thuật phân tích ABC thường được sử dụng trong phân loại hàng hóa tồn kho, nhằm xác định mức độ quan trọng của hàng hóa tồn kho khác nhau. Từ đó xây dựng các phương pháp dự báo, chuẩn bị nguồn lực và kiểm soát tồn kho cho từng nhóm hàng khác nhau. Trong kỹ thuật phân tích ABC phân loại toàn bộ hàng hóa dự trữ của đơn vị thành 3 nhóm hàng: Nhóm A, nhóm B và nhóm C. Căn cứ vào mối quan hệ giá trị hàng năm với số lượng chủng loại hàng. − Nhóm A: Bao gồm những hàng hóa dự trữ có giá trị hàng năm cao nhất, chiếm từ 70−80% so với tổng giá trị hàng hoá sự trữ, nhưng về mặt số lượng, chủng loại thì chỉ chiếm khoảng 10−15% lượng hàng dự trữ. − Nhóm B: Bao gồm những loại hàng hoá dự trữ có giá trị hàng năm ở mức trung bình, chiếm từ 15−25% so với tổng giá trị hàng dự trữ, nhưng về số lượng, chủng loại chúng chỉ chiếm khoảng 30% tổng số hàng dự trữ. − Nhóm C: Gồm những loại hàng có giá trị thấp, giá trị dự trữ chỉ chiếm khoảng 5% so với tổng giá trị hàng dự trữ, nhưng số lượng chiếm khoảng 50−55% tổng số lượng hàng dự trữ. 68 Hình 7.1: Đồ thị thể hiện kỹ thuật phân tích ABC Ví dụ về kỹ thuật phân tích ABC được thể hiện cụ thể ở bảng sau Trong điều kiện hiện nay việc sử dụng phương pháp phân tích ABC được thực hiện thông qua hệ thống quản trị dự trữ tự động hoá bằng máy vi tính. Tuy nhiên, trong một số doanh nghiệp chưa có điều kiện tự động hoá quản trị dự trữ, việc phân tích ABC được thực hiện bằng thủ công mặc dù mất nhiều thời gian nhưng nó đem lại những lợi ích nhất định. Kỹ thuật phân tích ABC trong công tác quản trị có những tác dụng sau: − Các nguồn vốn dùng để mua hàng nhóm A cần phải nhiều hơn so với nhóm C, do đó cần sự ưu tiên đầu tư thích đáng vào quản trị nhóm A. − Các loại hàng nhóm A cần có sự ưu tiên trong bố trí, kiểm tra, kiểm soát hiện vật. Việc thiết lập các báo cáo chính xác về nhóm A phải được thực hiện thường xuyên nhằm đảm bảo khả năng an toàn trong sản xuất. 69 − Trong dự báo nhu cầu dự trữ, chúng ta cần áp dụng các phương pháp dự báo khác nhau cho nhóm mặt hàng khác nhau, nhóm A cần được dự báo cẩn thận hơn so với các nhóm khác. − Nhờ có kỹ thuật phân tích ABC trình độ của nhân viên giữ kho tăng lên không ngừng, do họ thường xuyên thực hiện các chu kỳ kiểm tra, kiểm soát từng nhóm hàng. Tóm lại, kỹ thuật phân tích ABC sẽ cho chúng ta những kết quả tốt hơn trong dự báo, kiểm soát, đảm bảo tính khả thi của nguồn cung ứng, tối ưu hoá lượng dự trữ. 7.1.3. Yêu cầu ghi chép chính xác trong ghi chép báo cáo tồn kho Báo cáo tồn kho là công cụ giúp doanh nghiệp biết chính xác tình hình tồn kho nguyên vật liệu, bán thành phẩm, sản phẩm hoàn thành của doanh nghiệp trong từng thời điểm cụ thể. Nhằm mục tiêu giúp các nhà quản trị ra các quyết định chính xác và ít tốn thời gian thì thông tin trong các báo cáo về tồn kho phải thật sự chính xác. Do đó yêu cầu trong quá trình ghi chép yêu cầu người làm báo cáo tồn kho phải ghi chép thật sự chính xác những thông tin về số lượng, tình trạng tồn kho của nguyên vật liệu, bán thành phẩm, sản phẩm hoàn thành của doanh nghiệp. Những dữ liệu này sẽ giúp cho nhà quản trị ra các quyết định chính xác, nhanh chóng và ít tốn thời gian hơn. Bên cạnh đó, yêu cầu về tính chính xác thì dữ liệu tồn kho trong báo cáo tồn kho còn yêu cầu phải đảm bảo tính cập nhật thường xuyên. Chính tính cập nhật này sẽ làm cho dữ liệu trong báo cáo tồn kho có tính chính xác cao 7.1.4. Tồn kho đúng thời điểm 7.1.4.1. Khái niệm về tồn kho đúng thời điểm Lượng dự trữ đúng thời điểm là lượng dự trữ tối thiểu cần thiết giữ cho hệ thống sản xuất hoạt động bình thường. Với phương thức tổ chức cung ứng và dự trữ đúng thời điểm để đảm bảo lượng hàng hoá được đưa đến nơi có nhu cầu đúng lúc, kịp thời sao cho hoạt động của bất kỳ nơi nào cũng được liên tục (không sớm quá cũng không muộn quá). Để đạt được lượng dự trữ đúng thời điểm, các nhà quản trị sản xuất đúng thời điểm phải tìm cách giảm những biến đổi do các nhân tố bên trong và bên ngoài của quá trình sản xuất gây ra. 7.1.4.2. Những nguyên nhân chậm trễ của quá trình cung ứng: Có nhiều nguyên nhân gây ra sự chậm trễ hoặc cung ứng không đúng lúc nguyên vật liệu, hàng hoá. Những nguyên thường xảy ra là: − Các nguyên nhân thuộc về lao động, thiết bị, nguồn vật ư cung ứng không đảm bảo các yêu cầu, do đó có những sản phẩm sản xuất ra không đạt yêu cầu về tiêu chuẩn, hoặc số lượng sản xuất ra không đủ lô hàng phải giao; − Thiết kế công nghệ, thiết kế sản phẩm không chính xác; − Các bộ phận sản xuất tiến hành chế tạo trước khi có bản vẽ kỹ thuật hay thiết kế chi tiết; 70 − Không nắm chắc các yêu cầu của khách hàng; − Thiết lập mối quan hệ giữa các khâu không chặt chẽ; − Hệ thống cung ứng chưa đảm bảo đúng các yêu cầu của dự trữ, gây mất mát, hư hỏng,... Tất cả những nguyên nhân trên gây ra biến đổi làm ảnh hưởng đến lượng dự trữ trong các giai đoạn của quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 7.1.4.3. Biện pháp giảm tồn kho trong các giai đoạn. − Giảm bớt lượng dự trữ ban đầu: nguyên vật liệu dự trữ trong giai đoạn đầu thể hiện chức năng liên kết sản xuất cung ứng. Cách đầu tiên, cơ bản nhất, phù hợp với nền kinh tế thị trường, làm giảm bớt lượng dự trữ này là tìm cách giảm bớt những sự thay đổi trong nguồn cung ứng về số lượng, chất lượng, thời điểm giao hàng, sẽ là công cụ chủ yếu để đạt đến trình độ cung ứng đúng thời điểm. − Giảm bớt lượng sản phẩm dở dang trên dây chuyền sản xuất: có loại dự trữ này là do nhu cầu thiết yếu của quá trình sản xuất, chịu tác động của chu kỳ sản xuất. Nếu giảm được chu kỳ sản xuất thì sẽ giảm được lượng dự trữ này. Muốn làm được điều đó, chúng ta cần khảo sát kỹ lưỡng cơ cấu của chu kỳ sản xuất. − Giảm bớt lượng dụng cụ phụ tùng: loại dự trữ này tồn tại do nhu cầu duy trì và bảo quản, sửa chữa máy móc thiết bị. Nhu cầu này tương đối khó xác định một cách chính xác. − Giảm thành phẩm dự trữ: sự tồn tại của sự dự trữ này xuất phát từ nhu cầu của khách hàng trong từng thời điểm nhất định. Do đó, nếu chúng ta dự báo chính xác nhu cầu của khách hàng sẽ làm giảm được loại dự trữ này. Ngoài ra, để đạt được lượng dự trữ đúng thời điểm, nhà quản trị cần tìm cách giảm bớt các sự cố, giảm bớt sự biến đổi ẩn nấp bên trong, đây là một công việc cực kỳ quan trọng trong quản trị sản xuất. Vấn đề cơ bản để đạt được yêu cầu đúng thời điểm trong quản trị sản xuất là sản xuất những lô hàng nhỏ theo tiêu chuẩn định trước. Chính việc giảm bớt kích thước các lô hàng là một biện pháp hỗ trợ cơ bản trong việc giảm lượng dự trữ và chi phí hàng dự trữ. Khi mức tiêu dùng không thay đổi thì lượng dự trữ trung bình được xác định như sau: Lượng dự trữ trung bình ( = Một trong những giải pháp để giảm đến mức thấp nhất lượng dự trữ (cung ứng đúng thời điểm) là chỉ chuyển lượng dự trữ đến nơi có nhu cầu thực sự, không đưa đến nơi chưa có nhu cầu. 71 7.1.5. Các loại chi phí tồn kho Trong điều kiện nhất định, tồn kho quá cao sẽ làm tăng chi phí đầu tư vào tồn kho, tồn kho thấp sẽ tốn kém chi phí trong việc đặt hàng, chuyển đổi lô sản xuất, bỏ lỡ có hội thu lợi nhuận. Khi gia tăng tồn kho sẽ có hai khuynh hướng chi phí trái ngược nhau: một số chi phí này thì tăng, còn một số khoản chi phí khác thì giảm. Do đó cần phân tích kỹ lưỡng chi phí trước khi đến một phương thức hợp lý nhằm cực tiểu chi phí liên quan đến hàng tồn kho. 7.1.5.1. Các chi phí tăng lên khi tăng tồn kho - Chi phí tồn trữ: Là những loại chi phí có liên quan đến việc lưu giữ tồn kho các món hàng trong một giai đoạn hay thời gian nhất định. Chi phí tồn trữ thường được tính bằng số phần trăm giá trị của món hàng. Chẳng hạn phí tồn trữ 15% năm của món hàng , tức là mỗi 1.000 đ giá trị món hàng nếu để trong kho một năm thì phải trả 150 đ tiền tồn trữ. Trong thực tế, thông thường một tỷ lệ phí tồn trữ hàng năm thường vào khoảng 15 - 30% giá trị hàng tồn kho. Chi phí tồn trữ bao gồm các chi phí như: chi phí về vốn; chi phí kho; thuế và bảo hiểm; hao hụt, hư hỏng. Nếu ta gọi: Ctt: Chi phí tồn trữ trong năm H: Chi phí tồn trữ tính cho 1 đơn vị hàng trong một năm Ta có: Chi phí tồn trữ = lượng tồn kho trung bình x chi phí tồn trữ 1 đơn vị tồn kho trong năm Với: Qtb = (Qmax + Qmin)/2 = (Q+0)/2 =Q/2 Qtb = Q/2 Qmax: Lượng tồn kho tối đa Qmin: Lượng tồn kho tối thiểu (0) Do đó: Ctt = (Q/2).H - Chi phí cho việc đáp ứng khách hàng: Nếu lượng bán thành phẩm tồn kho quá lớn thì nó làm cản trở hệ thống sản xuất. Thời gian cần để sản xuất, phân phối các đơn hàng của khách hàng gia tăng thì khả năng đáp ứng những thay đổi các đơn hàng của khách hàng yếu đi. - Chi phí cho sự phối hợp sản xuất: Do lượng tồn kho quá lớn làm cản trở qui trình sản xuất nên nhiều lao động được cần đến để giải toả sự tắc nghẽn, giải quyết những vấn đề tắc nghẽn liên quan đến sản xuất và lịch trình phối hợp. - Chi phí về chất lượng của lô hàng lớn: Khi sản xuất những lô hàng có kích thước lớn sẽ tạo nên tồn kho lớn. Trong vài trường hợp, một số sẽ bị hỏng và một số lượng chi tiết của lô sản xuất sẽ có nhược điểm. Nếu kích thước lô hàng nhỏ hơn có thể giảm được lượng kém phẩm chất. 72 7.1.5.2. Các chi phí giảm khi tồn kho tăng - Chi phí đặt hàng: Là chi phí thiết lập một đơn hàng, gắn liền với đợt hoặc lô hàng định đặt. Chi phí đặt hàng bao gồm các chi phí như: - Chi phí hoa hồng cho người giới thiệu. - Chi phí hành chính để thực hiện một đơn hàng (chi phí đánh và gửi đơn hàng) - Chi phí chuẩn bị phương tiện để thực hiện một đơn hàng. - Chi phí khác như: Chi phí vận chuyển, chi phí nhận hàng v.v... Gọi: Cđh: Chi phí đặt hàng trong 1 năm D: Nhu cầu vật tư trong 1 năm Q: Số lượng hàng thuộc 1 đơn hàng (1 lần mua) S: Chi phí cho một lần đặt hàng N: Số lần đặt hàng trong năm Ta có: Chi phí đặt hàng = số lần đặt hàng trong năm x chi phí cho mỗi lần đặt hàng Với N = D/Q Do đó Cđh = (D/Q).S - Chi phí thiếu hụt tồn kho: Là chi phí phản ánh kết quả về kinh tế khi hết hàng trongkho. Việc hết hàng trong kho sẽ dẫn đến 2 trường hợp: + Thứ nhất là: Bắt khách hàng phải chờ cho tới khi có hàng. Điều này có thể làm mất đi thiện ý muốn hợp tác với doanh nghiệp trong tương lai của khách hàng. + Thứ hai là: Nếu không có sẵn hàng thì sẽ mất đi cơ hội bán hàng. Như vậy, tiền lời bị mất do bán được ít và thiện cảm của khách hàng bị giảm sẽ làm giảm sút tiềm năng bán hàng trong tương lai. - Chi phí mua hàng: Là chi phí cần có để mua hay sản xuất ra từng món hàng tồn kho một. Thông thường, chi phí mua hàng không ảnh hưởng đến việc lựa chọn các mô hình tồn kho, trừ mô hình khấu trừ theo sản lượng. Ta có: Chi phí mua hàng = khối lượng hàng x Đơn giá Hay: Cmh = P x D. - Chi phí chất lượng khởi động: Khi chúng ta bắt đầu sản xuất một lô hàng thì sẽ có nhiều nhược điểm trong giai đoạn đầu, như công nhân có thể đang học cách thức sản xuất, vật liệu không đạt đặc tính, máy móc lắp đặt cần có sự điều chỉnh. Kích thước lô hàng càng lớn thì có ít thay đổi trong năm và ít phế liệu hơn 7.2. Những mô hình tồn kho 7.2.1. Mô hình lượng đặt hàng kinh tế cơ bản (EOQ − Economic Order Quantity) Mô hình này là một trong những kỹ thuật kiểm soát tồn kho phổ biến và lâu đời nhất, nó được nghiên cứu và đề xuất từ năm 1915 do ông Ford. W. Harris đề xuất, nhưng 73 đến ngày nay nó vẫn được hầu hết các doanh nghiệp sử dụng. Khi sử dụng mô hình này, người ta phải tuân theo những giả định quan trọng 7.2.1.1. Giả định khi sử dụng mô hình EOQ - Nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu hàng năm (D) được xác định và ở mức đều; - Chi phí mỗi lần đặt hàng (S) và nhận một đơn hàng không phụ thuộc vào số lượng hàng. Chi phí đặt hàng là chi phí phát sinh liên quan đến việc đặt hàng như chi phí thủ tục giấy tờ, kiểm nhận hàng hóa. Chi phí này cố định bất chấp quy mô đặt hàng nhiều hay ít. Chi phí đặt hàng cho một kỳ nào đó bằng chi phí mỗi lần đặt hàng nhân với số lần đặt hàng. - Chi phí cho mỗi đơn vị hàng tồn trữ (H) là tuyến tính theo số lượng hàng tồn kho. Chi phí tồn trữ (lưu kho) là chi phí phát sinh trong quá trình lưu kho như bảo hiểm, bảo quản, hao hụt và chi phí cơ hội để duy trì tồn kho (chi phí lỡ mất khi mua hàng giá rẻ..). - Không có chiết khấu theo số lượng hàng hoá: điều này cho phép chúng ta loại chi phí mua hàng hoá ra khỏi tổng chi phí; - Toàn bộ khối lượng hàng hoá của đơn hàng giao cùng thời điểm. Với những giả định trên thì mô hình EOQ được biểu diễn như sau Hình 7.2: Mô hình EOQ 7.2.1.2. Xác định lượng đặt hàng tối ưu EOQ Mục tiêu của mô hình là nhằm tối thiểu hoá tổng chi phí tồn kho. Với giả định như trên thì có 2 loại chi phí biến đổi khi lượng dự trữ thay đổi, đó là chi phí tồn trữ (Ctt) và chi phí đặt hàng (Cđh). Có thể mô tả mối quan hệ giữa 2 loại chi phí này bằng đồ thị: 74 Hình 7.3: Đồ thị thể hiện mối quan hệ của Cđh và Ctt Nếu ta gọi TC là tổng chi phí hàng tồn kho, ta có: TC = Chi phí lưu kho + Chi phí đặt hàng = Q D S Q H * 2 *  Qua công thức ta thấy rằng nếu số lượng đặt hàng Q càng lớn thì chi phí lưu kho càng lớn nhưng chi phí đặt hàng sẽ nhỏ. Còn nếu Q càng nhỏ thì H càng nhỏ nhưng S lại lớn. Vấn đề là làm thế nào để xác định Q tối ưu tức là xác định Q để TCmin. Để TC=>min thì 0 ' TCQ  02 2  Q D S H Q(EOQ)= H SD **2 7.2.1.3. Điểm đặt hàng lại (ROP – Reorder Point) Về mặt lý thuyết người ta có thể giả định là khi nào lượng hàng kỳ trước hết mới nhập kho lượng hàng mới. Trong thực tiễn hoạt động hầu như không có doanh nghiệp nào để đến khi nguyên vật liệu hết rồi mới đặt hàng vì để đảm bảo tiến độ sản xuất. Nhưng nếu đặt hàng quá sớm sẽ làm tăng lượng nguyên liệu tồn kho. Do vậy, các doanh nghiệp cần phải xác định thời điểm đặt hàng mới. Điểm đặt hàng lại (ROP) = Nhu cầu hàng ngày x Thời gian vận chuyển đơn hàng. Hay (ROP) = d x L Trong đó: d: Lượng hàng sử dụng trong 1 ngày đêm (nhu cầu hằng ngày) d = L: Thời gian vận chuyển 75 7.2.1.4. Khoảng cách giữa hai đơn hàng (T) Khoảng cách giữa hai đơn hàng được xác định theo công thức sau T = Trong đó: Số lượng đơn hàng trong năm (N) = 7.2.1.5. Ưu và nhược điểm của mô hình EOQ - Ưu: Tính toán đơn giản - Nhược: + Nhu cầu hàng tồn kho phải thường xuyên và đều, nguồn cung cấp ổn định + Không áp dụng được cho tất cả các loại hàng tồn kho +Giá cả không đổi + Chưa tính đến chiết khấu thương mại 7.2.2. Mô hình lượng đặt hàng theo sản xuất (POQ - Production Order Quantity model) 7.2.2.1. Giả thiết của mô hình + Nhu cầu hàng năm, chi phí tồn trữ và chi phí đặt hàng của một loại vật liệu có thể ước lượng được. + Không sử dụng tồn kho an toàn, vật liệu được cung cấp theo mức đồng nhất (p), vật liệu được sử dụng ở mức đồng nhất (d) và tất cả vật liệu được dùng hết toàn bộ khi đơn hàng kế tiếp về đến. + Nếu hết tồn kho thì sự đáp ứng khách hàng và các chi phí khác không đáng kể. + Không có chiết khấu theo số lượng. +Mức cung cấp (p) lớn hơn mức sử dụng (d). Hình 7.4: Mô hình POQ Qmax 76 7.2.2.2. Xác định lượng đặt hàng tối ưu POQ Cũng giống như mô hình EOQ thì mô hình này cũng nhằm hướng đến mục tiêu tối thiểu hoá tổng chi phí tồn kho Nếu ta gọi: Q: Sản lượng của đơn hàng t: Thời gian cung ứng đủ số lượng cho đơn hàng p: Lượng hàng cung ứng mỗi ngày d: Nhu cầu lượng hàng sử dụng mỗi ngày Khi đó lượng tồn kho tối đa sẽ bằng lượng hàng cung ứng trong thời gian t trừ (-) lượng nhu cầu hàng sử dụng trong thời gian t Nghĩa là Qmax = p.t – d.t Mặc khác sản lượng một đơn hàng bằng lượng cung ứng mỗi ngày nhân (x) thời gian cung ứng Hay Q = p.t ⇒ t = Từ đó ta suy ra được Qmax = p.t – d.t = p. - d. Qmax = Q(1- ) Để TC=>min thì 0 ' TCQ Nghĩa là Cđh = Ctt S = Qtb.H  S = .H Thay (1) và (2) ta được: S = Q(1- ). 7.2.3. Mô hình khấu trừ theo số lượng Việc khấu trừ theo sản lượng thực chất là sự giảm giá hàng khi khách hàng mua loại hàng đó với số lượng lớn. Mục tiêu tổng quát hóa các mô hình mà chúng ta đã và đang xét tới là tối thiểu hóa tổng chi phí tồn kho. (1) (2) QPOQ = 77 Nếu chúng ta mua với sản lượng lớn thì sẽ được hưởng giá khấu trừ (giảm giá), nhưng chi phí tồn trữ sẽ tăng. Tuy nhiên, nếu xét chi phí đặt hàng khi sản luợng càng tăng thì chi phí đặt hàng càng giảm. Vì vậy, vấn đề chủ yếu khi lựa chọn sản lượng tối ưu là xem xét giữa chi phí mua hàng và tổng chi phí về tồn kho. Ta có: Tổng chi phí của hàng tồn kho = Chi phí đặt hàng + chi phí tồn trữ + Chi phí mua hàng Hay: TC = (D/Q).S+ (Q/2).H + P.D Do có nhiều mức khấu trừ, nên quá trình xác định Q* cần mua tối ưu sẽ tiến hành qua 4 bước sau đây: - Bước 1: Xác định các mức sản lượng tối ưu Q* theo các mức giá khấu trừ khác nhau bằng công thức Q* = Trong đó: I: Là tỷ lệ % chi phí tồn trữ tính theo giá mua một đơn vị hàng P: Giá mua 1 đơn vị hàng. Phí tồn trữ H giờ đây là I.P (vì giá cả của hàng hóa là 1 biến số trong tổng chi phí tồn trữ). - Bước 2: Điều chỉnh sản lượng của đơn hàng lên mức sản lượng tối thiểu để được hưởng giá khấu trừ. - Bước 3: Tính tổng chi phí của hàng tồn kho cho các mức sản luợng đã được điều chỉnh ở bước 2 theo công thức TC = Cđh + Ctt + Cmh Hay TC = S + I.P + P.D - Bước 4: Chọn Q* nào có tổng chi phsi của hàng tồn kho thấp nhất đã được xác định ở bước 3. Q* được chọn chính là sản lượng tối ưu của đơn hàng với TC min 7.2.4. Mô hình xác suất với thời gian cung ứng không đổi Các mô hình chúng ta xét bên trên đều giả định là nhu cầu biết trước và không đổi. Ở mô hình này, nhu cầu hàng tồn kho không biết trước, nhưng có thể nhận dạng được thông qua công cụ phân phối xác suất. Như vậy trong mô hình này ta phải xác định được và duy trì một lượng tồn kho tăng thêm còn gọi là lượng hàng tồn kho an toàn (để khi cần có thể lấy trong kho ra, nhưng nếu dự trữ nhiều thì chi phí tồn kho cao, ngược lại nếu dự trữ quá ít sẽ dẫn đến thiệt hại do thiếu hàng - phải đền bù cho khách hàng). Do đó mục tiêu của mô hình này là: Tìm lượng dự trữ an toàn sao cho tổng chi phí về tồn trữ và thiệt hại do thiếu hàng gây ra là nhỏ nhất. 78 Về thực chất việc tăng thêm lượng tồn kho an toàn là thay đổi lại điểm đặt hàng (ROP) có nghĩa là: ROP = L x d + Lượng dự trữ an toàn (safety stock) Trường hợp lượng dự trữ an toàn = 0 thì điểm đặt hàng lại là: ROP = L x d Tóm lại: Trong mô hình này thì D không biết; Lượng dự trữ an toàn nhiều; Chi phí tồn kho tăng và ít gây thiệt hại do thiếu hàng Vì thế phải xác định lượng hàng dự trữ an toàn tối ưu để tổng chi phí là nhỏ nhất. 7.3. Đo lường, đánh giá hiệu quả hàng tồn kho 7.3.1. Ứng dụng kỹ thuật phân tích biên tế để xác định lượng dự trữ tồn kho tối ưu Nhờ vào kỹ thuật phân tích biên tế nên ta có thể xác định mức tồn trữ tối ưu cho nhiều mô hình tồn kho qua việc tính toán lãi biên tế MP (Marginal Profit) và lỗ biên tế (Marginal Loss) Nguyên tắc: Chỉ tăng thêm 1 đơn vị hàng tồn kho khi lời biên tế ≥ lỗ biên tế, tức là khi MP ≥ ML. Nếu gọi P là tổng xác suất xuất hiện tính cho tất cả các trường hợp nhu cầu ≥ khả năng (hay là xác suất bán hết) Thì (1-P) là tổng xác suất xuất hiện tính cho các trường hợp nhu cầu < khả năng (Hay là xác suất không bán hết) Như vậy, lãi biên tế mong đợi sẽ bằng xác suất P nhân với lãi biên tế : P x MP. Tương tự, khoảng tổn thất biên tế cũng được tích bằng cách lấy xác suất bán không được nhân với tổn thất biên tế (1 - P) x ML Nguyên tắc này được biểu thị dưới dạng biểu thức sau đây: P.MP ≥ (1 - P).ML P.MP ≥ ML - P.ML P(MP + ML) ≥ ML Do đó ta có: Điều kiện để tăng thêm hàng nhằm định ra chính sách tồn kho là: P ≥ Để làm sáng tỏ nguyên tắc trên, ta xét ví dụ sau đây. Ví dụ: Một cửa hàng có bán những hộp khăn giấy, cửa hàng mua vào với giá 3USD/hộp, bán ra với giá 6 USD/hộp. Những hộp không tiêu thụ được sẽ được trả lại cho nhà cung ứng nhưng chỉ nhận được 2 USD do phải trừ đi 1 USD cho mỗi hộp về chi phí quản lý và tồn trữ mà họ phải thực hiện. Xác suất xuất hiện của nhu cầu (xác suất bán được) được phân phối. Trong bảng sau: 79 Ta có: - Lời biên tế MP = 6 - 3 = 3USD - Lỗ biên tế: ML = 3 - 2 = 1 USD Như vậy, điều kiện để tăng thêm hàng là P ≥ = = 0,25 (P = 0,25 còn gọi là P điều kiện) Qua biểu phân phối xác suất của nhu cầu bên trên ta có thể xác định được xác suất P mà ở đó P nhu cầu ≥ khả năng cung ứng. Kết luận: Ta có thể tăng thêm hàng và chính sách tồn kho tối ưu là: dự trữ 7 hộp khăn giấy 7.3.2. Các chỉ tiêu xác định hiệu quả tồn kho Trong quản trị, khi sử dụng bất kỳ một chính sách nào thì việc cuối cùng của nhà quản trị chính là phải đánh giá được hiệu quả của việc triển khai chính sách đó. Công tác quản lý tồn kho cũng không nằm ngoài xu hướng này, đối với công tác quản lý tồn khi thì việc đo lượng hiệu quả được xác định dựa trên hai tiêu chí cơ bản sau: Khả năng đáp ứng nhu cầu và chi phí dự trữ - Khả năng đáp ứng nhu cầu: Nhu chúng ta đã biết tồn kho là nhằm mục đích để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, nhu cầu của các bộ phận trong doanh nghiệp. Chính vì thế khi xét đến hiệu quả của tồn kho chúng ta phải xem xét đến khả năng đáp ứng nhu cầu mà chính sách tồn kho mà doanh nghiệp đang áp dụng. Chính sách này có đáp ứng được tốt tất cả nhu cầu của khách hàng, của các bộ phận trong doanh nghiệp hay không. Chính sách tồn kho hiện tại có xảy ra việc dư thừa hay thiếu hụt hay không, nếu trường hợp này xảy ra thì doanh nghiệp cần xem xét lại chính sách tồn kho của mình - Chi phí dự trữ: Đây là chỉ tiêu về tài chính mà chúng ta có thể tính toán được một cách dễ dàng. Doanh nghiệp cần xem chính sách tồn kho hiện tại có làm tăng chi phí dự trữ hay không, nếu nó làm tăng chi phí dữ trữ nghĩa là chính sách tồn kho hiện tại chưa hiệu quả (bởi vì nó làm tăng tổng chi phí tồn kho), khi đó doanh nghiệp cần phải tìm ra một chính sách tồn kho hiệu quả hơn 80 CÂU HỎI ÔN TẬP 1. Các Chức năng quản trị hàng tồn kho? 2. Kỹ thuật phân tích ABC để phân loại hàng tồn kho? 3. Phân tích các loại chi phí liên quan đến tồn kho? 4. Phân tích các mô hình tồn kho cơ bản (mô hình EOQ, mô hình POQ, mô hình khấu trừ theo sản lượng và mô hình xác suất với thời gian không đổi)? 5. Kỹ thuật phân tích biên tế để xác định lượng dự trữ tồn kho tối ưu? 81 CHƯƠNG 8: HOẠCH ĐỊNH NHU CẦU VẬT TƯ 8.1. Các yêu cầu của mô hình tồn kho đối với các mặt hàng phụ thuộc trong lĩnh vực sản xuất Mỗi doanh nghiệp sản xuất kinh doanh rất nhiều loại sản phẩm khác nhau và có xu thế ngày càng đa dạng hoá những sản phẩm của mình. Để sản xuất mỗi loại sản phẩm lại đòi hỏi phải có một số lượng chi tiết, bộ phận và nguyên vật liệu rất đa dạng, nhiều chủng loại khác nhau. Hơn nữa, lượng nguyên vật liệu cần sử dụng vào những thời điểm khác nhau và thường xuyên thay đổi. Vì vậy, tổng số danh mục các loại vật tư, nguyên liệu và chi tiết bộ phận mà doanh nghiệp quản lý rất nhiều và phức tạp, đòi hỏi phải cập nhật thường xuyên. Quản lý tốt nguồn vật tư, nguyên vật liệu này góp phần quan trọng giảm chi phí sản xuất và hạ giá thành sảm phẩm Để đảm bảo yêu cầu nâng cao hiệu quả của hiệu quả sản xuất kinh doanh, giảm thiểu chi phí dự trữ trong quá trình sản xuất, cung cấp những loại nguyên vật liệu, linh kiện đúng thời điểm khi có nhu cầu người ta đưa ra phương pháp hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu. Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu là một nội dung cơ bản của quản trị sản xuất, được xây dựng trên cơ sở trợ giúp của kỹ thuật máy tính được phát hiện và đưa vào sử dụng lần đầu tiên ở Mỹ vào những năm 70. Cách tiếp cận hoạch định nhu cầu vật tư (MRP – Materials Requirements Planning) là xác định lượng dự trữ nguyên vật liệu, chi tiết bộ phận là nhỏ nhất, không cần dự trữ nhiều nhưng khi cần sản xuất là có ngay. Điều này đòi hỏi phải lập kế hoạch hết sức chính xác, chặt chẽ đối với từng loại vật tư, đối với từng chi tiết và từng nguyên liệu. Người ra sử dụng kỹ thuật máy tính để duy trì đơn đặt hàng hoặc lịch sản xuất nguyên vật liệu dự trữ sao cho đúng thời điểm cần thiết. Nhờ sự mở rộng ứng dụng máy tính vào hoạt động quản lý sản xuất, phương pháp MRP đã giúp cho các doanh nghiệp thực hiện được công tác lập kế hoạch hết sức chính xác, chặt chẽ và theo dõi các loại vật tư, nguyên vật liệu chính xác, nhanh chóng và thuận tiện hơn, giảm nhẹ các công việc tính toán hàng ngày và cập nhật thông tin thường xuyên, đảm bảo cung cấp đúng số lượng và thời điểm cần đáp ứng. Phương pháp hoạch định nhu cầu vật tư tỏ ra rất có hiệu quả, vì vậy nó không ngừng được hoàn thiện và mở rộng ứng dụng sang các lĩnh vực khác của doanh nghiệp. Tuy nhiên để MRP có hiệu quả, cần thực hiện những yêu cầu sau: - Có đủ hệ thống máy tính và chương trình phần mềm để tính toán và lưu trữ thông tin. - Chuẩn bị đội ngũ cán bộ, quản lý có khả năng và trình độ về sử dụng máy tính và những kiến thức cơ bản trong xây dựng MRP. - Đảm bảo chính xác và liên tục cập nhật thông tin mới trong: + Lịch trình sản xuất + Hoá đơn nguyên vật liệu 82 + Hồ sơ dự trữ nguyên vật liệu - Đảm bảo đầy đủ và lưu giữ hồ sơ dữ liệu cần thiết 8.2. Hệ thống hoạch định nhu cầu vật tư 8.2.1. Lợi ích của việc hoạch định nhu cầu vật tư Khi hệ thống hoạch định nhu cầu vật tư được triển khai ứng dụng trong môi trường thích hợp sẽ mang lại lợi ích cho nhiều bộ phận: - Quản lý kho: nhờ sự phối hợp tốt giữa đặt hàng nguyên vật liệu và chế biến lắp ráp làm giảm lượng tồn kho mà vẫn đáp ứng được nhu cầu - Sản xuất: Sử dụng hợp lý nguồn nhân lực và tài sản - Nâng cao khả năng giao hàng chính xác - Cải tiến quá trình sản xuất, giảm thời gian chu kỳ sản xuất - Bán hàng: Hoạch định nhu cầu vật tư báo trước khả năng giao hàng, hoàn thiện khả năng đối phó với các thay đổi đơn hàng của khách hàng - Kỹ thuật: Giúp việc hoạch định thời hạn thiết kế và thay đổi, bổ sung sản phẩm mới - Hoạch định: Hoạch định nhu cầu vật tư dựa vào những thay đổi trong kế hoạch tiến độ chính, nó tạo điều kiện dễ dàng cho hệ thống cung cấp một bức tranh về nhu cầu, máy móc thiết bị và điều kiện sản xuất, lực lượng lao động và các chỉ tiêu phát sinh trên cơ sở một kế hoạch tiến độ - Mua sắm: Hoạch định nhu cầu vật tư đề xuất những thay đổi thời hạn hợp đồng. Công ty có thể cải thiện quan hệ với người cung cấp vì nó biết những ưu tiên thực tế - Lập kế hoạch tiến độ: Hoạch định nhu cầu vật tư cho phép lập kế hoạch tốt hơn vì nó hiểu rõ các thứ tự ưu tiên - Tài chính: Hoạch định nhu cầu vật tư tạo điều kiện hoạch định tốt hơn nhu cầu ngân quỹ, xác định những hạn chế năng lực thực sự tạo ra khả năng đầu tư tốt hơn 8.2.2. Cấu trúc của hệ thống hoạch định nhu cầu vật tư Trong điều kiện hiện nay, hầu hết hệ thống hoạch định nhu cầu vật tư đều được xử lý và tính toán bằng hệ thống máy tính điện tử, cho nên việc phân tích hệ thống nhu cầu vật tư trở nên dễ dàng. Toàn bộ quá trình hoạch định nhu cầu vật tư có thể được biểu diễn bằng sơ đồ sau 83 Hình 8.1: Hệ thống hoạch định nhu cầu vật tư Để thực hiện những quá trình đó cần biết một loạt các yếu tố đầu vào chủ yếu như:Số lượng, nhu cầu sản phẩm dự báo; số lượng đơn đặt hàng; mức sản xuất và dự trữ; cấu trúc của sản phẩm; danh mục nguyên vật liệu, chi tiết, bộ phận; thời điểm sản xuất; thời hạn cung ứng hoặc thời gian thi công; dự trữ hiện có và kế hoạch; mức phế phẩm cho phép Những thông tín này được thu nhập, phân loại và xử lý bằng chương trình máy tính. Chúng được thu thập từ 3 tài liệu chủ yếu: Lịch trình sản xuất; bảng danh mục nguyên vật liệu; hồ sơ dự trữ nguyên vật liệu. Những yếu tố đầu ra chính là kết quả của hoạch định nhu cầu vật tư cần trả lời được các vấn đề cơ bản sau:Cần đặt ra hàng hoá sản xuất những loại linh kiện phụ tùng nào?; Số lượng bao nhiêu?; Thời gian khi nào? Những thông tin này được thể hiện trong các văn bản, tài liệu như lệnh phát đơn đặt hàng kế hoạch, lệnh sản xuất nếu tự gia công, báo cáo về dự trữ. Hoạch định nhu cầu vật tư được bắt đầu từ lịch trình sản xuất sản phẩm cuối cùng, sau đó chuyển đổi thành nhu cầu về các bộ phận chi tiết và nguyên liệu cần thiết. Trình tự hoạch định nhu cầu vật tư được thực hiện qua các bước cụ thể sau - Bước 1: Phân tích kết cấu sản phẩm Phương pháp hoạch định nhu cầu vật tư được tiến hành dựa trên việc phân loại nhu cầu thành nhu cầu độc lập và nhu cầu phụ thuộc 84 Nhu cầu độc lập là nhu cầu về sản phẩm cuối cùng và các chi tiết, linh kiện, phụ tùng dùng để thay thế,.. Nhu cầu độc lập được xác định bằng các phương pháp dự báo mức tiêu thụ sản phẩm hoạch bằng các đơn hàng Nhu cầu phụ thuốc là những nhu cầu được tạo ra từ các nhu cầu độc lập. Đó là những bộ phận, chi tiết, nguyên vật liệu dùng trong quá trình sản xuất nhằm tạo ra sản phẩm cuối cùng. Nhu cầu này được xác định bằng phương pháp tính toán thông qua phân tích trúc sản phẩm cuối cùng, nhu cầu dự báo, đơn đặt hàng, kế hoạch dự trữ và lịch trình sản xuất Để tính toán nhu cầu phụ thuộc, cần tiến hành phân tích cấu trúc sản phẩm. Cách phân tích dùng trong hoạch định nhu cầu vật tư là kết cấu hình cây của sản phẩm. Mỗi hạng mục trong kết cấu hình cây tương ứng với từng chi tiết bộ phận cấu thành sản phẩm. Chúng được biểu diễn dưới dạng cấp bậc từ trên xuống theo trình tự sản xuất và lắp ráp sản phẩm Kết quả phân tích sơ đồi kết cấu sản phẩm cần phản ánh được số lượng các chi tiết và thời gian thực hiện Trong sơ đồ kết cấu sản phẩm, sản phẩm hoàn chỉnh được ghi ở cấp 0 trên đình của cây. Sau đó là những bộ phận cần thiết để lắp ráp thành sản phẩm hoành chỉnh ở cấp 1. Tiếp theo mỗi bộ phận này lại được cấu tạo từ những chi tiết khác và các chi tiết này được biểu diễn ở cấp 2. Cứ như vậy tiếp diễn để hình thành cây cấu trúc sản phẩm Hình 8.2: Sơ đồ kết cấu sản phẩm Khi phân tích có thể gặp trường hợp một bộ phận, chi tiết có mặt ở nhiều cấp trong kết cấu của sản phẩm. Trong trường hợp như vậy, ta áp dụng nguyên tắc hạ cấp thấp nhất. Theo nguyên tắc này tất cả các bộ phận, chi tiết đó được chuyển về cấp thấp nhất. Nhờ đó tiết kiệm được thời gian và tạo sự dễ dàng trong tính toán. Nó cho phép chỉ cần 85 tính nhu cầu các bộ phận, chi tiết đó một lần và xác định mức dự trữ đối với chi tiết, bộ phận cần sớm nhất chứ không phải với sản phẩm cuối cùng ở cấp cao nhất. - Bước 2: Tính tổng nhu cầu Tổng nhu cầu là tổng số lượng dự kiến đối với một loại chi tiết hoặc nguyên vật liệu trong từng giai đoạn mà không tính đến dự trữ hiện có hoặc lượng sẽ tiếp nhận. Tổng nhu cầu hạng mục cấp 0 lấy ở lịch trình sản xuất. Đối với hạng mục cấp thấp hơn, tổng nhu cầu được tính trực tiếp từ số lượng phát đơn hàng của hạng mục cấp cao hơn ngay trước nó. Đó là nhu cầu phát sinh do nhu cầu thực tế về một bộ phận hợp thành nào đó đòi hỏi. Tổng nhu cầu của các bộ phận, chi tiết bằng số lượng đặt hàng theo kế hoạch của các bộ phận trung gian trước đó nhân với hệ số nhân nếu có - Bước 3: Tính nhu cầu thực Nhu cầu thực là tổng số lượng nguyên liệu, chi tiết cần thiết bổ sung trong từng gia đoạn, được tính như sau: Nhu cầu thực = Tổng nhu cầu = Dự trữ hiện có + Dự trữ an toàn Đơn hàng phát ra theo kế hoạch là tổng khối lượng dự kiến kế hoạch đặt hàng trong từng giai đoạn Lệnh đề nghị phản ánh số lượng cần cung cấp hay sản xuất để thỏa mãn nhu cầu thực. Lệnh đề nghị có thể là đơn hàng đối với các chi tiết, bộ phận mua ngoài và là lệnh sản xuất nếu chúng được sản xuất tại doanh nghiệp. Khối lượng hàng hóa và thời gian của lệnh đề nghị được xác định trong đơn hàng kế hoạch. Tùy theo chính sách đặt hàng có thể đặt theo lô hoặc theo kích cỡ - Bước 4: Xác định thời gian phát đơn hàng hoặc lệnh sản xuất Để cung cấp hoặc sản xuất nguyên vật liệu, chi tiết cần tốn thời gian cho chờ đợi, chuẩn bị, bốc dỡ, vận chuyển, sắp xếp, hoặc sản xuất. Đó là thời gian phân phối hay thời gian cung cấp, sản xuất của mỗi bộ phận. Do đó, từ thời điểm cần có sản phẩm để đáp ứng nhu cầu khách hàng sẽ phải tính ngược lại để xác định khoảng thời gian cần thiết cho từng chi tiết bộ phận. Thời gian phải đặt hàng hoặc tự sản xuất được tính bằng cách lấy thời điểm càn có trừ đi khoảng thời gian cung ứng hoặc sản xuất cần thiết đủ để cung cấp đúng lượng hàng yêu cầu. Chẳng hạn, theo ví dụ trên, thời gian cần thiết để cung cấp hoặc sản xuất các chi tiết bộ phận được cho như sau Chi tiết X B C D E F G H I Tuần 1 3 2 3 2 4 2 1 1 86 Ta có sơ đồ cấu trúc sản phẩm theo thời gian Tuần 1 Tuần 2 Tuần 3 Tuần 4 Tuần 5 Tuần 6 Tuần 7 Tuần 8 8.2.3. Sự đổi mới và sự thay đổi thực trong hệ thống hoạch định nhu cầu vật tư Hoạch định nhu cầu vật tư (MRP) giúp doanh nghiệp xác định được lượng nguyên vật liệu tồn kho cần thiết để duy trì quá trình sản xuất, tuy nhiên để MRP thực sự có hiệu quả thì trong quá trình triển khai doanh nghiệp cần phải có sự đổi mới và thay đổi nhằm làm cho quá trình MRP sát với nhu cầu thực tế hơn. Điều này sẽ làm cho MRP phát huy được hiệu quả tối đa. Trong quá trình hoạch định nhu cầu vật tư doanh nghiệp cần phải có sự đổi mới ở một số kía cạnh sau: 8.2.3.1. Hoạch định tiến độ ở mức thấp hơn sản phẩm hoàn chỉnh Với các doanh nghiệp sản xuất nhiều loại sản phẩm tiêu chuẩn hóa thấp, dựa trên sự lắp ráp các cụm chi tiết theo cách thức nhất định, nếu sử dụng các tổ hợp có thể có để chọn phương án sản phẩm sẽ gặp khó khăn vì khối lượng tính toán nhiều. Doanh nghiệp không cần biết một cách chính xác tổ hợp nào sẽ bán trong tương lai. Hiện tại, doanh nghiệp chỉ cần đặt hàng với một giá trị nguyên vật liệu nhất định khi nguyên vật liệu này đến doanh nghiệp sẽ chế biến một số bộ nhóm tự chọn hay các Modul. Người lập kế hoạch tiến độ chỉ cần biết trước một vài ngày tổ hợp sản phẩm khách hàng cần, có thể chỉ định lắp ráp các Modul thành phẩm theo yêu cầu 8.2.3.2. Chấp nhận phế phẩm Khi quá trình sản xuất có thể tạo ra phế phẩm với tỷ lệ nhất định, MRP phải nhận định được tình hình này khi tính toán, bằng cách nhân thêm một hệ số 1/(1-α) (α là tỷ lệ phế phẩm) hoặc cộng thêm mức phế phẩm với số chi tiết cần thiết 8.2.3.3. Dự trữ bảo hiểm Dự trữ bảo hiểm thường được duy trì với các sản phẩm cuối cùng vì lý do nó phục vụ cho nhu cầu bên ngoai – nhu cầu độc lập, khó dự kiến chính xác. Đối với các nhu cầu phụ thuộc, dự trữ bảo hiểm cũng cần thiết để đối phó với các tình huống sau: - Việc cung cấp bị chậm trễ - Tỷ lệ phế phẩm dao động quanh mức dự kiến Mua H Mua I Sản xuất D Mua E Mua G Sản xuất F Lắp ráp B Lắp ráp C Lắp ráp X 87 - Công nhân vắng mặt - Máy móc hư hỏng Dự trữ bảo hiểm thường duy trì cho các chi tiết, bộ phận ở những cấp độ thấp nhất của cấu trúc sản phẩm Các cấp độ trung gian ít cần bảo hiểm vì có sự sắp đặt hợp lý thời hạn đặt hàng, các chi tiết bộ phận sẽ đến đúng lúc, ít gây cạn dự trữ 8.2.3.4. Xác định quy mô lô sản xuất Khi MRP hoạt động, nó sẽ đưa ra một loạt các đơn hàng cần mua sắm hoặc đặt sản xuất nội bộ. Nếu các đơn hàng này có qui mô không hợp lý sẽ làm cho chi phí đặt hàng và tồn kho tăng lên. Để đảm bảo hiệu quả của việc đặt hàng, cần phải xác định qui mô đặt hàng hợp lý cho mỗi chi tiết, bộ phận hay nguyên vật liệu. 8.3. Kỹ thuật xác định kích thước lô hàng Đối với nhu cầu độc lập thường áp dụng phương pháp EOQ để xác định kích cỡ lô hàng cần mua. Tuy nhiên đối với những nhu cầu phụ thuộc vào thì vấn đề trở nên phức tạp hơn do tính đa dạng về chủng loại, số lượng và thời gian cần thiết của chủng loại, số lượng và thời gian cần thiết của chúng. Trong MRP khi mua những nguyên vật liệu dự trữ có nhu cầu phụ thuộc, có rất nhiều cách xác định cỡ lô hàng được áp dụng. Thực tế cho thấy không có một cách nào có ưu điểm nổi trội hơn tất cả các cách khác, vì vậy tuỳ từng trường hợp cụ thể mỗi doanh nghiệp có thể liệu chọn cho mình một chính sách hợp lý. Một số cách chủ yếu thường được sử dụng là mua theo lô, cỡ hoặc mua theo mô hình EOQ hoặc mua theo phương pháp cân đối giai đoạn bộ phận. Việc lựa chọn phương pháp xác định cỡ lô phải căn cứ vào bản chất của nhu cầu về các loại nguyên vật liệu chi tiết, bộ phận mối quan hệ tương hỗ giữa chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho, số loại nguyên vật liệu 8.3.1. Mô hình đưa hàng theo lô ứng với nhu cầu Theo phương pháp này lượng nguyên liệu sẽ được đưa đến để sử dụng ngay ứng với nhu cầu trong từng thời kỳ. Phương pháp này thích hợp đối với những lô hàng cỡ nhỏ, đặt thường xuyên, lượng dự trữ để cung cấp đúng lúc thấp và không tốn chi phí lưu kho. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp sản xuất nhiều loại sảm phẩm hoặc sảm phẩm có cấu túc phức tạp gồm rất nhiều chi tiết bộ phận thì cần quá nhiều lô đặt hàng khác nhau sẽ mất nhiều chi phí đặt hàng và không thích hợp với những phương tiên chuyên chở đã được tiêu chuẩn hoá. 8.3.2. Mô hình sản lượng kinh tế của đơn hàng Trong một số trường hợp có thể xác định cỡ lô hàng theo mô hình kinh điển là lượng đặt hàng kinh tế cơ bản (EOQ). Phương pháp này cho chi phí tối ưu nếu như nguyên vật liệu tương đối đồng nhất. Tuy nhiên, trong những trường hợp nhu cầu phụ 88 thuộc ở các cấp của cấu trúc sản phẩm quá nhiều loại, lại chênh lệch nhau lơn thì áp dụng mô hình này sẽ bất lợi. Đây là phương pháp có nhiều nhược điểm không được áp dụng nhiều trong quá trình hoạt động của doanh nghiêp 8.3.3. Mô hình kỹ thuật cân đối các thời kỳ bộ phận Phương pháp cân đối các giai đoạn bộ phận là một phương pháp tiếp cận rất linh động và hữu hiệu trong việc tìm ra cỡ lô hàng để có chi phí thấp nhất (gồm chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho). Phương pháp này nhằm mục đích xác định kích cỡ lô hàng mà ở đó chi phí đặt hàng bằng chi phí lưu kho. Về mặt kinh tế cỡ lô tối ưu được tính theo công thức sau EPP = Phương pháp này tạo ra sự linh hoạt trong việc hình thành đơn đặt hàng mà vẫn đảm bảo giảm thiểu được chi phí dự trữ. Tuy nhiên, trong thực tế khó tìm được kích cỡ lô hàng mà tại đó chi phí đặt hàng bằng chi phí lưu kho, cho nên sẽ chấp nhận lựa chọn kích cỡ gần nhất với kích cỡ tối ưu vừa tính được CÂU HỎI ÔN TẬP 1. Lợi ích của việc hoạch định nhu cầu vật tư? 2. Cấu trúc của hệ thống hoạch định nhu cầu vật tư? 3. Trình tự các bước thực hiện hoạch định nhu cầu vật tư? 4. Phân tích các kỹ thuật xác định kích thước lô hàng? 89 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] GS.TS Đồng Thị Thanh Phương, Quản trị sản xuất và dịch vụ (Lý thuyết & bài tập), NXB Lao Động - Xã hội, 2011. [2] Trương Đoàn Thể, Quản trị sản xuất và tác nghiệp, Nhà xuất bản Thống kê, 2002. [3] TS. Nguyễn Văn Nghiến, Quản lý sản xuất, Nhà xuất bản Đại học quốc gia Hà nội, 2001 [4] PGS. TS. Nguyễn Thành Độ, TS. Nguyễn Ngọc Huyền, Quản trị kinh doanh tổng hợp, Nhà xuất bản thống kê, 2001 [5] Edward M. Knod, Operations Management meeting customers’ demands, McGraw – Hill Higher Education, 2001