Giải pháp nâng cao hiệu quả việc tổ chức giao dịch đàm phán, ký kết và thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty cổ phần may việt thắng

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC DÂN LẬP HÙNG VƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH  KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ VIỆC TỔ CHỨC GIAO DỊCH ĐÀM PHÁN, KÝ KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAY VIỆT THẮNG GVHD: ThS. TRẦN HỮU DŨNG SVTH: TRƯƠNG THỊ THU NGUYÊN TP.HCM, 09/2007 MỞ ĐẦU 1. Đặt vấn đề Hiện nay nước ta đang từng bước đổi mới và mở cửa nền kinh tế, đặc biệt là mở rộng quan hệ kinh tế đối ngoại với các quốc gia trên thế giới để tạo điều kiện thuận lợi cho nền kinh tế nước ta hội nhập vào nền kinh tế thế giới, không chỉ ở nước ta, việc mở cửa và hội nhập nền kinh tế thế giới đã và đang trở thành một xu hướng đối với tất cả các nước. Mục đích của các nước là đưa sản phẩm của nước mình thâm nhập và đứng vững trên thị trường quốc tế. Do đó, lĩnh vực xuất nhập khẩu đóng một vai trò hết sức quan trọng trong việc phát triển nền kinh tế của mỗi nước. Để cho việc xuất khẩu sản phẩm của một doanh nghiệp ra nước ngoài thuận lợi và thành công, ngoài việc chất lượng sản phẩm cao và tốt, đòi hỏi ở mỗi doanh nghiệp cần phải có cho mình một bộ phận chuyên về xuất nhập khẩu. Bộ phận này đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển doanh nghiệp, đảm nhận việc giao dịch, đàm phán, ký kết và tổ chức các hợp đồng xuất nhập khẩu. Công ty Cổ Phần May Việt Thắng được thành lập trong thời kỳ đất nước chưa hoàn toàn độc lập, là một công ty lâu đời, một trong những Công ty lớn nhất của tổng công ty may Việt Nam, đã trải qua nhiều sự thay đổi lớn. Với xu thế toàn cầu hóa hiện nay, nền kinh tế đất nước đang thực sự được mở cửa, việc phát triển hình thức kinh doanh từ gia công sang tự doanh là sự tất yếu và là xu hướng phát triển kinh doanh của công ty . Để đứng vững trên thị trường trong nước và quốc tế, Công ty sẽ phải không ngừng nắm bắt thông tin khách hàng, tìm hiểu thị trường, đẩy mạnh chiến lược xâm nhập thị trường nội địa, mở rộng thị trường nước ngoài, đa dạng hóa sản phẩm và phát triển sản phẩm chủ chốt. Vì vậy, việc nắm rõ quy trình tổ chức đàm phán, ký kết và thực hiện hợp đồng xuất khẩu là hết sức quan trọng nhằm mang lại hiệu quả cao khi mua bán quốc tế, thể hiện văn hóa của công ty nhưng vẫn đạt kết quả cao trong ký kết. Đề tài “Giải pháp nâng cao hiệu quả việc tổ chức giao dịch đàm phán, ký kết và thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại Công ty Cổ Phần May Việt Thắng” sẽ giúp chúng ta tìm hiểu chi tiết hơn về vấn đề này. 2. Mục tiêu của đề tài Tìm hiểu quy trình tổ chức giao dịch đàm phán, ký kết và thực hiện hợp đồng xuất khẩu trên thực tế nhằm rút ra những kinh nghiệm thực tiễn và đề ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hơn về quy trình này. 3. Phương pháp thực hiện a. Phương pháp quan sát trên lý thuyết: xem và nắm rõ trong tài liệu tất cả quy trình của một hợp đồng ngoại ngoại thương và nắm lại những gì giảng viên đã giảng dạy. b. Phương pháp quan sát thực tế: Hỏi nhân viên xuất nhập khẩu của công ty và nắm rõ quy trình của một hợp đồng xuất khẩu tại Công ty kết hợp với việc theo nhân viên đi thực tế để quan sát trình tự thủ tục từng quy trình như thủ tục khai báo Hải quan, thủ thục làm C/O,… c. Phương pháp ghi chú: Ghi chú lại những bước làm trong quy trình của hợp đồng xuất khẩu thực tiễn tại Công ty Việt Thắng để nhớ thực hành cho lần sau. d. Phương pháp so sánh: so sánh giữa lý thuyết và thực tế, rút ra những khác biệt lớn trong thực tế giữa hợp đồng gia công và hợp xuất khẩu để ghi nhớ và dễ nhận biết. e. Phương pháp trò chuyện: trò chuyện và làm quen với nhân viên trong công ty để được hướng dẫn và học hỏi kinh nghiệm thực tế khi tổ chức làm một quy trình của hợp đồng, trong quá trình đi thực tế thì tiếp xúc nhiều người liên quan đến việc làm các thủ tục của quy trình hợp đồng để rút ra những điều khác biệt so với lý thuyết 4. Phạm vi nghiên cứu Tìm hiểu và nắm bắt quy trình đàm phán, ký kết và thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại phòng kinh doanh xuất nhập khẩu của Công ty Cổ Phần May Việt Thắng MỤC LỤC Trang MỞ ĐẦU ...................................................................................................1 1. Đặt vấn đề ...................................................................................................... 1 2. Mục tiêu của đề tài ......................................................................................... 2 3. Phương pháp thực hiện ................................................................................... 2 4. Phạm vi nghiên cứu ........................................................................................ 2 CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN ..............................................................3 1.1 TỔNG QUAN VỀ HỢP ĐỒNG XUẤT NHẬP KHẨU.......................... 3 1.1.1 Khái niệm về hợp đồng xuất nhập khẩu .............................................. 3 1.1.1.1 Khái niệm .............................................................................................. 3 1.1.1.2 Đặc điểm ............................................................................................... 3 1.1.2 Yêu cầu đối với hợp đống xuất nhập khẩu ........................................... 4 1.1.2.1 Hợp đồng ngoại thương phải được xây dựng trên cơ sở pháp lý vững chắc, cụ thể là người xây dựng hợp đồng ngoại thương phải nắm vững .............. 4 1.1.2.2 Chủ thể của hợp đồng ngoại thương phải hợp pháp................................ 4 1.1.2.3 Hình thức của hợp đồng ngoại thương phải hợp pháp ............................ 5 1.1.2.4 Nội dung của hợp đồng ngoại thương phải hợp pháp ............................. 5 1.1.2.5 Hợp đồng ngoại thương phải được ký trên cơ sở tự nguyện của các bên tham gia mới có hiệu lực.............................................................................. 6 1.1.3 Phân loại hợp đồng ngoại thương ......................................................... 6 1.1.4 Cơ sở pháp lý ......................................................................................... 6 1.1.5 Nội dung của hợp đồng xuất nhập khẩu ................................................ 7 1.2 QUY TRÌNH TỔ CHỨC GIAO DỊCH ĐÀM PHÁN, KÝ KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU................................................................... 8 1.2.1 Quy trinh tổ chức giao dịch đàm phán ................................................. 8 1.2.1.1 Khái niệm giao dịch đàm phán............................................................... 8 1.2.1.2 Các bước trong giao dịch đàm phán ....................................................... 8 1.2.2 Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu ............................................. 9 1.2.2.1 Thõa mãn về mặt giấy phép ................................................................... 9 1.2.2.2 Chuẩn bị những công việc khởi đầu của khâu thanh toán ....................... 9 1.2.2.3 Chuẩn bị hàng hóa ............................................................................... 10 1.2.2.4 Kiểm tra hàng hóa................................................................................ 10 1.2.2.5 Thuê phương tiện vận tải ..................................................................... 11 1.2.2.6 Làm thủ tục hải quan........................................................................... 11 1.2.2.7 Giao hàng .......................................................................................... 11 1.2.2.8 Mua bảo hiểm cho hàng hóa ............................................................... 13 1.2.2.9 Yêu cầu thanh toán ............................................................................. 13 1.2.2.10 Giải quyết khiếu nại ........................................................................... 13 1.2.2.11 Theo dõi thanh toán ........................................................................... 13 1.2.2.12 Thanh lý hợp đồng ............................................................................ 13 CHƯƠNG II: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN MAY VIỆT THẮNG VÀ TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TRONG THỜI GIAN GẦN ĐÂY .........................................................14 2.1 QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN .............................. 14 2.1.1 Giới thiệu về công ty Cổ Phần May Việt Thắng ................................ 14 2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty .............................. 15 2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu của công ty .................................. 16 2.1.3.1 Chức năng............................................................................................ 16 2.1.3.2 Nhiệm vụ ............................................................................................. 17 2.1.3.3 Mục tiêu............................................................................................... 17 2.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động của công ty .................................... 18 2.2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty ........................................................ 18 2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ giữa các phòng ban.......................................... 19 2.3 TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TRONG THỜI GIAN GẦN ĐÂY ............................................................................................ 23 2.3.1 Tổng kim ngạch XNK của công ty ....................................................... 23 2.3.2 Kim ngạch xuất khẩu của công ty ....................................................... 25 2.3.3 Kim ngạch nhập khẩu của công ty....................................................... 28 2.4 NHỮNG THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN .............................................. 30 2.4.1 Thuận lợi ............................................................................................... 30 2.4.2 Khó khăn .............................................................................................. 31 CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH QUY TRÌNH TỔ CHỨC GIAO DỊCH ĐÀM PHÁN, KÝ KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAY VIỆT THẮNG.....................................................33 3.1 QUY TRÌNH TỔ CHỨC GIAO DỊCH ĐÀM PHÁN, KÝ KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAY VIỆT THẮNG........................................................................................................... 33 3.1.1 Giao dịch đàm phán, ký kết hợp đồng xuất khẩu ............................... 33 3.1.1.1 Giao dịch, đàm phán ............................................................................. 33 3.1.1.2 Ký kết hợp đồng .................................................................................. 36 3.1.1.3 Phân tích hợp đồng .............................................................................. 36 3.1.2 Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu ............................................... 38 3.1.2.1 Xin giấy phép xuất khẩu ...................................................................... 38 3.1.2.2 Kiểm tra L/C......................................................................................... 39 3.1.2.3 Chuẩn bị hàng hóa ................................................................................ 42 3.1.2.4 Kiểm tra hàng hóa................................................................................. 44 3.1.2.5 Thuê phương tiện vận tải cho hàng xuất khẩu ....................................... 44 3.1.2.6 Mua bảo hiểm cho hàng xuất khẩu ........................................................ 45 3.1.2.7 Làm thủ tục hải quan ............................................................................ 46 3.1.2.8 Giao hàng cho người vận tải ................................................................. 50 3.1.2.9 Lập chứng từ thanh toán ....................................................................... 52 3.1.2.10 Thanh lý hợp đồng ............................................................................. 56 CHƯƠNG IV: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ VIỆC TỔ CHỨC GIAO DỊCH ĐÀM PHÁN, KÝ KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAY VIỆT THẮNG ........................................................................................58 4.1 ĐÁNH GIÁ CHUNG ................................................................................ 58 4.1.1 Những thành tích nổi bật....................................................................... 58 4.1.2 Những mặt còn tồn tại .......................................................................... 58 4.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ VIỆC TỔ CHỨC GIAO DỊCH ĐÀM PHÁN, KÝ KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAY VIỆT THẮNG ............................ 58 Giải pháp 1...................................................................................................... 59 Giải pháp 2...................................................................................................... 60 Giải pháp 3...................................................................................................... 62 Giải pháp 4...................................................................................................... 64 Giải pháp 5...................................................................................................... 64 4.3 KIẾN NGHỊ ĐỐI VỚI NHÀ NƯỚC VÀ HẢI QUAN ............................ 65 4.3.1 Đối với nhà nước.................................................................................... 65 4.3.2 Đối với Hải quan .................................................................................... 66 KẾT LUẬN.............................................................................................67 PHỤ LỤC ....................................................................................................... 68 BỘ CHỨNG TỪ HỢP ĐỒNG TÀI LIỆU THAM KHẢO