Định khoản khi mua hàng hoá, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ

ĐỊNH KHOẢN KHI MUA HÀNG HOÁ, NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ Định khoản khi mua hàng hoá, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ * Mua hàng hoá Hồ sơ:     - Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng/Phiếu chi tiền mặt/UNC Chuyển tiền qua Ngân hàng     - Hợp đồng mua bán     - Hoá đơn mua hàng (GTGT)     - Phiếu xuất kho của người bán từng lần (hóa đơn về sau hàng)    - Phiếu thu tiền của người bán Trường hợp hàng về hoá đơn cùng về Mua ngoài: + Trong nước: Nợ TK 152 “ mua NVL”                         Nợ TK 153 “ mua CCDC”                         Nợ TK 156 “ mua hàng hoá để bán”                         Nợ TK 1331 “ Thuế GTGT đầu vào”                                Có TK 111, 112, 331 : Tổng thanh toán + Nhập khẩu:   Nợ TK 152, 153, 156                                      Có TK 3332  ( thuế TTĐB nếu có)                                      Có TK 3333 ( Thuế nhập khẩu nếu có)                                       Có TK 331 ( Số tièn chưa thanh toán)                            Nợ TK 13312                                     Có TK 33312   Thuế GTGT hàng nhập khẩu Mua ngoài xảy ra 2 trường hợp: a1.  Hàng thừa so với hoá đơn : Nếu phát hiện thừa kế toán phải làm biên bản để xác nhận số hàng thừa  -> Xử lý: Nhập toàn bộ số hàng thừa       Nợ TK 152, 153, 156   : Toàn bộ số hàng đã nhận       Nợ TK 1331                  : GTGT theo hoá đơn                 Có TK 3388         : Số hàng thừa                 Có TK 331           : Số tiền thanh toán theo hoá đơn Xử lý TK 3388 “ Phải trả, phải nộp khác a Trả lại người bán : Nợ TK 3388                                         Có TK 152, 153, 156   ( hàng thừa)                                           a Mua lại :    Nợ TK 3388                                                                Nợ TK 1331                                                                        Có TK 331   ( số hàng thừa)                        Yêu cầu người bán viết hoá đơn bổ sung với điều kiện là bổ sung số hàng hoá trên theo biên bản đã ký kết                                          a Không rõ lý do:  Nợ TK 3388                                                                                Có TK 711                                    + Nhập theo số hàng thực nhận:                                          Nợ TK 152, 153, 156   : theo hoá đơn                                          Nợ TK 1331                    theo hoá đơn                                                 Có TK 331               theo hoá đơn                                           Nợ TK 002 : giữ hộ( ghi ngoài bảng ko ghi sổ )                              => Xử lý:   a Mua lại : Nợ TK 152, 153, 156                                                                             Nợ TK 1331            ( người bán viết HĐ bổ sung)                                                                                   Có TK 331                                                          a Trả lại: Có TK 002                                                          a Không rõ lý do: Nợ TK 152, 153, 156                                                                                                 Có TK 711  ( theo giá tương đương) Ví dụ: Trường hợp 1: Hàng thừa so với hoá đơn: Nhập 10, thực tế 11 -> Nhập cả 11            Trường hợp 2:  Nhập hàng thực nhận: Nhập 10, thực tế 11 -> Kế toán chỉ nhập 10 còn thừa 1 nhận giữ hộ.            a2.  Hàng thiếu so với hoá đơn:             Kế toán chi ghi nhận số hàng thực nhận và tiến hành lập biên bản về số hàng thiếu để làm căn cứ xử lý                          Nợ TK 152, 153, 156   : Số hàng thực nhận                          Nợ TK 1331                       Theo hoá đơn                          Nợ TK 1381                       Số hàng thiếu                                 Có TK 331                   Theo HĐ Xử lý: + Nếu người bán giao tiếp số hàng thiếu Nợ TK 152. 153. 156             hàng thiếu           Có TK 1381  + Nếu người bán không còn hàng để giao lại cho người mua      Nợ TK 331, 111, 112            Có TK 1381    “  tài sản thiếu chờ xử lý “            Có TK 1331 + Không rõ lý do. Quy trách nhiệm: Nợ TK 1388 ( chờ xử lý)                              Nợ TK 334 ( trừ lương)                              Nợ TK 811 ( chi phí khác)                                       Có TK 1381 Hàng về nhưng hoá đơn chưa về ( rất hạn chế ) Nếu không có hoá đơn bắt buộc phải lấy phiếu xuất kho để làm cơ sở nhập kho theo giá tạm tính Ví dụ: Nếu là kế toán của bên bán hàng khi viết phiếu xuất kho viết theo giá bán chưa có thuế           Nợ TK 152. 153, 156      ( Theo giá tạm tính  chưa thuế)                       Có TK 331 Nếu trong trong tháng hoá đơn về thì ghi sổ bình thường, nếu trong tháng hoá đơn vẫn chưa về sang tháng sau hoá đơn về thì điều chỉnh bút toán trên bằng 1 trong 2 cách sau: Cách 1: Xoá giá tạm tính = bút toán đỏ rồi ghi giá thực tế = bút toán thường.    Nội dung ghi: Huỷ bút toán ghi ngày . Theo phiếu xuất kho            Nợ TK 152, 153, 156            Nợ TK 1331                     Có TK 331 Cách 2: Ghi số chênh lệch giữa giá tạm tính với giá thực tế bằng bút toán đỏ  Trường hợp nếu giá tạm tính > giá thực tế Hoặc bút toán thường ( giá tạm tính  < giá thực tế )           Nợ TK 1331    bổ sung thuế GTGT                  Có TK 331 Ví dụ: Mua hàng ngày 25/4 chưa có hoá đơn. Bán hàng ngày 26/4 lại viết hoá đơn cho khách . Đến 1/5 hoá đơn bên bán gửi về cho mình ghi 1/5 . Kế toán xử lý thế nào? Xử lý: Mua hàng ngày 25/4 chưa hoá đơn -> yêu cầu viết hoá đơn cho ngày 25/4. Khi bên bán nói bên mua chưa thanh toán tiền thì chưa viết hoá đơn -> Bên mua yêu cầu bên bán viết hoá đơn nhưng chưa xé ra khỏi cuống khi nào có thanh toán tiền thì xé hoá đơn ra là được, còn nếu trong trường hợp viết hoá đơn ngày 1/5 thì yêu cầu bên bán ghi phần nội dung là hoá đơn tiền hàng theo phiếu xuất kho số . Nếu trong trường hợp bên bán viết hoá đơn mà bên mua không lấy thì đã xé hoấ đơn ra rồi thì vẫn kẹp hoá đơn lại và lập biên bản ghi là bên mua không chấp nhận lấy hoá đơn c, Hàng về trước hàng về sau:    Theo quyết định 15  : Nợ TK 151    ( Hàng đang đi đường )                                       Nợ TK 1331                                                  Có TK 111, 112, 331      Hàng về :         Nợ TK 152, 153, 156                                    Có TK 151   Theo Quyết định 48 sẽ không hạch toán qua TK 151, khi hàng  đang đi đường thì kế toán vẫn hạch toán vào kho để làm cơ sở xuất hoá đơn khi người mua cần hoặc có thể đưa vào TK 151 nhưng phải có giải trình Chú ý: Đối với hàng nhập khẩu tuyệt đối không được xuất bán trước khi chưa có hàng Phương pháp hạch toán hàng hoá, công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu Phương pháp hạc toán hàng hoá, công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu 1.  Phương pháp kê khai thường xuyên: Kê khai thường xuyên là phương pháp kê khai và phản ánh tình hình hiện có tăng giảm hàng tồn kho, nói chung là vật liệu, nói riêng một cách thường xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại. Hiện nay các doanh nghiệp chủ yếu sử dụng phương pháp này vì có độ chính xác cao, cung cấp thông tin về hàng tồn kho kịp thời, chính xác. Theo phương pháp này, tại bất kỳ một thời điểm nào kế toán cũng có thể xác định lượng nhập, tồn xuất kho cho từng loại hàng. 2.  Phương pháp kê khai định kỳ (ít sử dụng): Mọi biến động không theo dõi trên các tài khoản tồn kho mà giá trị hàng hoá, vật liệu mua về nhập kho được phản ánh trên một tài khoản riêng (TK 611) áp dụng đối với doanh nghiệp có nhiều chủng loại với quy cách, mẫu mã khác nhau. Do vậy, phản ánh theo phương pháp này độ chính xác không cao. 3.  Tài khoản sử dụng: TK 152, 153, 156 4.  Kết cấu tài khoản:  -   TK 152 – “ Nguyên liệu, vật liệu”. Tài khoản này dùng để theo dõi giá thực tế của toàn bộ nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh. Khi sử dụng tài khoản này kếtoán có thể mởi chi tiết theo từng loại để tiện cho quá trình theo dõi. - Tài khoản 153 – “ Công cụ, dụng cụ” . Tài khoản này dùng để theo dõi và quản lý tình hình nhập – xuất – tồn kho công cụ dụng cụ mà chưa sử dụng - Tài khoản 156 – “ Hàng hoá”. Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình tăng giảm các loại hàng hoá của doanh nghiệp tại các kho hàng quầy hàng. Hàng hoá mua về mục đích để án buôn hoặc bán lẻ. Trường hợp vì 1 lý do nào đó phải gia công chế biến để làm tăng thêm giá trị bán thì phải cộng thêm các khoản chi phí.            Trường hợp mua về để bán và để sử dụng mà không phan biết giữa 2 mục đích thì vẫn phỉa đưa vào TK này. Trường hợp nếu phân biệt được thì phải đưa vào từng loại tương ứng            Những trường hợp sau tuyệt đối không được đưa vào TK 156: Hàng gia công ghi đơn Nợ 002, Hàng bán hộ ghi đơn Nợ 003. Khi phản ánh tài khoản này kế toán phải mở chi iết đến từng mặt hàng tại kho. TK 156 có TK 1561   : “ Giá mua của hàng hoá”                   TK 1562 : “ Chi phí thu mua của hàng hoá”                   TK 1567 : “ Hàng hoá là bất động sản” *Ghi chú:           + Những trường hợp sau đây không được phản ánh vào tài khoản trên đây gồm: nhận hàng gia công, nhận giữ hộ cho các doanh nghiệp khác.           +  Kế toán phải chi tiết theo từng kho hàng, từng loại hàng, từng nhóm hàng hoá. Lưu ý: Phân biết chính xác giữa TK 152 và TK 156. Xuất bán từ 156 là phỉa viết viết hoá đơn và bán. Còn TK 152 thì chỉ viết phiếu xuất kho            Ví dụ: Gỗ dùng để sản xuất bàn ghế-> Là NVL - > 152. Nhưng gỗ để bán được coi là hàng hoá 156