Đề tài Xây dựng hệ thống thông tin kinh tế và quản lý

CHƯƠNG II: XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ BỘ MÔN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN KHOA TIN HỌC THƯƠNG MẠI NỘI DUNG II.1. Quy trình xây dựng HTTT II.2. Khảo sát sơ bộ và xác lập dự án II.3. Phân tích và thiết kế II.4. Cài đặt II.1. Quy trình xây dựng HTTT II.1.1. Quy trình chung II.1.2. Nguyên tắc trong xây dựng HTTT II.1.3. Phương pháp (tk) II.1.4. Công cụ (tk) II.1.1. Quy trình chung l Hai phương pháp chủ yếu được sử dụng trong tin học hóa quản lý tổ chức kinh tế: – Phương pháp tin học hóa toàn bộ – Phương pháp tin học hóa từng phần Tin học hóa toàn bộ l Tin học hóa đồng thời tất cả các chức năng quản lý và thiết lập một cấu trúc tự động hóa hoàn toàn thay thế cấu trúc cũ của tổ chức. l Hệ thống được tự động hóa bằng máy tính trong đó con người chỉ đóng vai trò phụ trong hệ thống. l Ưu điểm: – Đảm bảo tính nhất quán – Tránh được sự trùng lặp, dư thừa thông tin l Nhược điểm: – Thời gian thực hiện lâu – Đầu tư ban đầu lớn – Hệ thống thiếu tính mềm dẻo – Khó khăn khi thay đổi hoàn toàn cấu trúc tổ chức của hệ thống, thói quen làm việc của những người thực hiện chức năng quản lý của hệ thống Tin học hóa từng phần l Sử dụng máy tính xử lý thông tin trong một số chức năng quản lý riêng rẽ. l Công việc được phân chia giữa con người (xử lý thủ công) và máy tính. l Ưu điểm: – Thực hiện đơn giản – Đầu tư ban đầu không lớn (phù hợp với các tổ chức kinh tế vừa và nhỏ) – Không kéo theo những biến đổi cơ bản và sâu sắc về cấu trúc của hệ thống nên dễ được chấp nhận – Hệ thống mềm dẻo l Nhược điểm – Không đảm bảo tính nhất quán cao trong toàn bộ hệ thống – Không tránh khỏi sự trùng lặp và dư thừa thông tin II.1.1. Quy trình chung l Tùy vào từng trường hợp lựa chọn phương pháp thích hợp. – Tin học hóa từng phần hoặc tin học hóa toàn bộ từ hệ thống thông tin thủ công. – Phát triển hệ thống tin học hóa từng phần thành hệ thống tin học hóa toàn bộ. – Cải tiến hệ thống tin học hóa từng phần, đi từ mức độ tin học hóa thấp lên mức độ tin học hóa cao hơn. – ... l Tuy nhiên, cần phải đảm bảo: – Mọi ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật phải đáp ứng yêu cầu là mang lại hiệu quả kinh tế, thực hiện không quá khó khăn và phù hợp với khả năng của tổ chức kinh tế. – Việc xây dựng (hệ thống, ứng dụng tin học) phải được thực hiện theo một quy trình chung gồm các công đoạn chính: l Khảo sát l Phân tích l Thiết kế l Cài đặt Dự án xây dựng Khởi sự ??? hệ thống thông tin Nhu cầu/vấn đề hệ thống l Đưa ra một hoạt động, một quy trình, một chức năng mới chưa có trong hiện tại nhằm thỏa mãn tiêu chuẩn chung hoặc tiêu chuẩn mong muốn, nhưng Nhu không phải là những hành động vá víu cấp thời. – Tạo ra quy trình mới để loại bỏ việc ghi chép dữ liệu bằng tay nhằm hạn chế tối đa những sai sót dữ liệu trong hệ thống bán lẻ. cầu kỹ thuật Nhu cầu/vấn đề hệ thống l Biến một cơ hội thành tiền: Tạo một thay đổi để mở rộng hoặc củng cố hiện trạng kinh doanh và khả năng cạnh tranh. Nhu cầu – Tạo ra số lượng hành khách lớn và thường xuyên cho một đường bay mới. l Phục vụ chỉ đạo: Đáp ứng nhanh chóng các nhu cầu thông tin của lãnh đạo hoặc nhu cầu hiểu biết về hiện trạng cụ thể. – Báo cáo thu nhập hàng năm phải có những chỉ tiêu quan trọng được lập sẵn như tiền tiết kiệm, ký gửi, tiền lãi v.v... của tổ chức KT è Tập hợp các nhu cầu: • Của tổ chức (tk) • Của người sử dụng (tk) • Về Kỹ thuật (tk) sẽ giúp lên khung cho dự án xây dựng hệ thống thông tin II.1.1. Quy trình chung l Khảo sát: – Là công đoạn xác định tính khả thi của dự án xây dựng hệ thống thông tin, cung cấp thông tin chi tiết về hệ thống phục vụ cho các công đoạn sau. – Công việc thực hiện: l Khảo sát hệ thống đang làm gì. l Đưa ra đánh giá về hiện trạng l Xác định nhu cầu của tổ chức kinh tế, yêu cầu về sản phẩm l Xác định những gì sẽ thực hiện và khẳng định những lợi ích kèm theo. l Tìm giải pháp tối ưu trong các giới hạn về kỹ thuật, tài chính, thời gian và những ràng buộc khác. II.1.1. Quy trình chung l Phân tích: – Là công đoạn đi sau công đoạn khảo sát sơ bộ và là công đoạn đi sâu vào các thành phần hệ thống (chức năng xử lý, dữ liệu) – Đây còn được coi là công đoạn thiết kế logic – Công việc thực hiện: l Phân tích hệ thống về xử lý : xây dựng được các biểu đồ mô tả logic chức năng xử lý của hệ thống. l Phân tích hệ thống về dữ liệu: mô tả dữ liệu, xây dựng được lược đồ cơ sở dữ liệu mức logic của hệ thống giúp lưu trữ lâu dài các dữ liệu được sử dụng trong hệ thống. II.1.1. Quy trình chung l Thiết kế: – Là công đoạn cuối của quá trình khảo sát, phân tích, thiết kế. Tại thời điểm này đã có mô tả logic của hệ thống mới với tập các biểu đồ lược đồ thu được ở công đoạn phân tích. – Nhiệm vụ: Chuyển các biểu đồ, lược đồ mức logic sang mức vật lý – Công việc thực hiện l Thiết kế tổng thể: – Phân định ranh giới giữa phần thực hiện bởi máy tính và thủ công. – Phân định các hệ thống con máy tính l Thiết kế giao diện: – Thiết kế đầu ra và đầu vào (raèvào) l Thiết kế các kiểm soát: – Các vấn đề bảo mật – Vấn đề bảo vệ l Thiết kế các tập tin dữ liệu: – Đảm bảo dữ liệu được truy nhập không chỉ đủ, không trùng lặp như trên lý thuyết mà còn phải thỏa mãn yêu cầu tiện-nhanh. l Thiết kế chương trình: (nếu có) – Xác định cấu trúc chương trình tổng quát, phân định các module CT, mối liên qua giữa các modul, đặc tả module, gộp các modul thành chương trình, thiết kết mẫu thủ II.1.1. Quy trình chung l Cài đặt: – Thay thê hệ thống thông tin cũ bằng hệ thống thông tin mới. – Đối với hệ thống thông tin kinh tế và quản lý : thay thế hệ thống xử lý thông tin kinh tế cũ bằng hệ thống xử lý thông tin kinh tế mới. – Công việc thực hiện : l Lập kế hoạch cài đặt: Đảm bảo không gây ra những biến động lớn trong toàn bộ hệ thống quản lý cần phải có một kế hoạch chuyển giao (thay thế) hết sức thận trọng và tỉ mỉ l Cài đặt chương trình l Biến đổi dữ liệu l Huấn luyện l Biên soạn tài liệu về hệ thống II.1.2. Nguyên tắc trong xây dựng HTTT l Nguyên tắc xây dựng theo chu trình l Nguyên tắc đảm bảo độ tin cậy l Tiếp cận hệ thống a. Nguyên tắc xây dựng theo chu trình l Quá trình xây dựng HTTT bao gồm nhiều công đoạn, mỗi công đoạn đảm nhận một nhiệm vụ, công đoạn sau dựa trên thành quả của công đoạn trước è Phải tuân theo nguyên tắc tuần tự, không bỏ qua công đoạn nào l Sau mỗi công đoạn, trên cơ sở phân tích đánh giá bổ sung phương án được thiết kế, người ta có thể quay lại công đoạn trước đó để hoàn thiện thêm rồi mới chuyển sang công đoạn tiếp theo, theo cấu trúc chu trình (lặp lại) b. Nguyên tắc đảm bảo độ tin cậy l Phải đảm bảo độ tin cậy của thông tin và hệ thống thông tin. – Các thông tin phải được phân cấp theo vai trò và chức năng của chúng: l Thông tin cung cấp cho các cán bộ lãnh đạo phải là các thông tin có tầm tổng hợp, bao quát cao và có tính chiến lược. l Thông tin cung cấp cho các cán bộ điều hành tác nghiệp trong các bộ phận của hệ thống kinh tế và quản lý phải chi tiết, chính xác và kịp thời – Phải bảo mật thông tin trong hệ thống quản lý. Việc truy nhập vào hệ thống phải được sự đồng ý của người có trách nhiệm trong hệ thống è Cơ sở dữ liệu đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với hoạt động của hệ thống. Tiếp cận hệ thống l Tiếp cận hệ thống là một phương pháp khoa học và biện chứng trong nghiên cứu và giải quyết các vấn đề kinh tế, xã hội l Yêu cầu phương pháp: Phải xem xét hệ thống trong tổng thể vốn có của nó, cùng với các mối liên hệ của các phân hệ nội tại cũng như mối liên hệ với các hệ thống bên ngoài. Tiếp cận hệ thống l Ứng dụng phương pháp tiếp cận hệ thống trong khảo sát, phân tích hệ thống thông tin kinh tế và quản lý : – Trước hết phải xem xét doanh nghiệp như là một hệ thống thống nhất về mặt kinh tế, kỹ thuật và tổ chức – Sau đó mới đi vào các vấn đề cụ thể trong từng lĩnh vực – Trong mỗi lĩnh vực lại chia thành các vấn đề cụ thể ngày càng chi tiết hơn – Đây chính là phương pháp tiếp cận đi từ tổng quát tới chi tiết theo sơ đồ cấu trúc hình cây II.1.3. Các phương pháp (tk) l Phng pháp vòng đi (*) – Tư tưởng: l HTTT có quá trình như một thực thể sống gồm giai đoạn phát sinh -> giai đoạn phát triển -> giai đoạn tàn lụi. l Đời sống của HTTT cần phải lần lượt qua các bước, sau một thời gian phải tái tạo. – Nội dung: Gồm các công đoạn như nêu ở trên. – Đặc điểm: l Các giai đoạn, công đoạn theo thứ tự. l Tính hình thức hóa cao Phương pháp vòng đời (t) l Ưu nhược điểm. – Ưu điểm: l Rất thích hợp cho các hệ thống lớn, phức tạp vì nó đòi hỏi hệ thống có cấu trúc và xác định chặt chẽ. l Thường được kiểm tra sát sao trong quá trình xây dựng hệ thống l Dễ bảo trì và phát triển – Nhược điểm: l Thời gian xây dựng hệ thống kéo dài l Chi phí rất lớn. l Tài liệu đặc tả quá nhiều l Không thích hợp với hệ thống nhỏ thay đổi nhanh. Phương pháp bản mẫu – Dùng các công cụ chuyên dụng làm mẫu ban đầu rồi hoàn thiện, tiến hóa dần tới mẫu cuối cùng đáp ứng được yêu cầu của hệ thống – Ưu điểm l Bản mẫu dễ làm cho người ta phản ứng tự nhiên với những phần của hệ thống mà người ta làm việc với nó l Chi phí và thời gian trực tiếp giảm nhanh l Sai sót ít l Thích hợp với hệ thống nhỏ dễ thay đổi – Nhược điểm l Thiếu tài liệu đặc tả, khó khăn cho việc bảo trì Phương pháp dùng phần mềm có sẵn l Sau khi phân tích và thiết kế sử dụng gói phần mềm có sẵn thích hợp để xây dựng hệ thống l Ưu điểm ? l Nhược điểm ? II.1.4. Công cụ l Công c th công: thường dùng ở các giai đoạn ban đầu trong quá trình xây dựng hệ thống thông tin. l Tuỳ theo từng giai đoạn mà người ta dùng công cụ thích hợp. – Trong giai đoạn mô tả, tổng hợp các kết quả điều tra để có nhận thức ban đầu về hệ thống, công cụ chủ yếu là dùng văn bản (thường là văn bản được viết chặt chẽ: cây quyết định, bảng quyết định,bảng điều kiện, các công thức, kết hợp với các vật chứng), lưu đồ ngữ cảnh về dữ liệu. – Mức quan niệm người ta dùng mô hình thực thể – liên kết để mô tả thành phần dữ liệu, lưu đồ dòng dữ liệu để mô tả thành phần xử lý. II.1.4. Công cụ l Công c tin hc: thường dùng ở giai đoạn logic hay còn gọi là giai đoạn thiết kế và giai đoạn vật lý cho hệ thống thông tin. Tuy nhiên hiện nay có nhiều công cụ tin học cho phép thực hiện nhiều giai đoạn cũng như chuyển từ giai đoạn này sang giai đoạn khác trong quá trình xây dựng hệ thống thông tin. l Phần mềm lập kế hoạch - ứng với giai đoạn lập kế hoạch (chẳng hạn Microsoft Project). l Phần mềm thiết kế – ứng với giai đoạn thiết kế (chẳng hạn Power Designer, Erwin,…). Trong đó có các chức năng trợ giúp. – Thiết kế dữ liệu. – Thiết kế xử lý. – Thiết kế giao diện. l Các hệ CSDL, các ngôn ngữ lập trình – ứng với giai đoạn lập trình, thử nghiệm và bảo trì. II.2. Khảo sát và xác lập dự án II.2.1. Lý do và mục tiêu II.2.2. Tìm hiểu, đánh giá hiện trạng của HT hiện tại II.2.3. Xác định mục tiêu dự án HTTT mới II.2.4. Phác họa giải pháp và cân nhắc tính khả thi II.2.5. Lập dự trù và kế hoạch triển khai dự án II.2.1. Lý do và mục tiêu l Lý do: – Việc phát triển hệ thống mới phải: lDựa trên nền tảng của hệ thống cũ, lGiải quyết các khó khăn và phát huy được các ưu điểm của hệ thống cũ lXử lý và cung cấp thông tin có ích, phù hợp cho người dùng lCó tính khả thi II.2.1. Lý do và mục tiêu l Mục tiêu: – Tìm hiểu/khảo sát, đánh giá hiện trạng của HT hiện hành, nhu cầu của hệ thống mới. – Xác định mục tiêu dự án của HT mới – Phác họa giải pháp cải tiến và cân nhắc tính khả thi – Lập dự trù và kế hoạch triển khai dự án Nhim v ca công đo n này không ch$ thu&c v' nh(ng ngi phân tích h th+ng mà còn là trách nhim ca lãnh đ o t/ ch0c và ngi dùng. II.2.2. Tìm hiểu, đánh giá hiện trạng của HT hiện tại, nhu cầu của hệ thống mới l Tìm hiểu: – Khảo sát thu thập thông tin về hệ thống hiện tại, nhu cầu của hệ thống mới Đánh giá:l – Tập hợp, phân loại, tổng hợp thông tin thu được trong quá trình khảo sát – Phân tích theo mục tiêu đã đặt ra để đưa ra nhận xét. l Phát hiện các điểm yếu kém l Xác định yêu cầu cho tương lai a. Khảo sát l Kh4o sát ??? è Đ8t câu h9i ??? – Khảo sát là một công việc đòi hỏi sự cố gắng lớn để thu thập được tất cả các thông tin cần thiết về hiện trạng hệ thống, liên quan tới vấn đề được đặt ra với độ tin cậy và chính xác cao. – 3 nhóm thông tin: l Thông tin chung về ngành của tổ chức l Thông tin về bản thân tổ chức đó l Thông tin về các bộ phận có liên quan trực tiếp tới vấn đề Ví dụ l Về hiện trạng của hệ thống cần biết các thông số sau: – Các nguồn thông tin sẵn có Các quy trình, thủ tục– – Chu kỳ và tần số hoạt động – Các biểu mẫu, báo cáo đang dùng – Đội ngũ cán bộ – Phần cứng, phần mềm đang được sử dụng – Các khoản chi phí Ví dụ l Về nhu cầu (vấn đề) cần xem xét – Nhu cầu của tổ chức kinh tế: l Hệ thống cần hỗ trợ để đạt được mục tiêu của tổ chức kinh tế là tăng thu nhập, giảm chi phí, cải tiến dịch vụ... – Yêu cầu của sản phẩm thông tin đầu ra: l Những yêu cầu đặc trưng được xác định ở thứ tự các đầu ra, các thông tin cần thiết đầu vào để tạo các đầu ra, các tác động và ở nguồn lực, tài nguyên nhằm mục đích tạo điều kiện để các chức năng được thực hiện trọn vẹn. a. Khảo sát (2) l Các m0c kh4o sát (đ+i t:ng kh4o sát) – Mức quyết định lãnh đạo: Người có cách nhìn nhận vấn đề trong tương lai xa, có nhu cầu về thông tin đặc biệt cũng như nhu cầu thông tin nhanh chóng. – Mức điều phối quản lý: Những người quản lý thường biết rõ về cơ quan của mình. Các nhu cầu về thông tin gồm những báo cáo tóm tắt thường kỳ, báo cáo đặc biệt và thông tin chi tiết có thể đáp ứng ở bất kỳ thời điểm nào – Mức thao tác thừa hành: Những người sử dụng làm việc trực tiếp với các thao tác của hệ thống và thường xuyên nhận ra những khó khăn và vấn đề không ai biết đến è tiếp cận các người thừa hành trực tiếp để xem họ làm việc – Mức chuyên gia: Họ có thể không bị ảnh hưởng bởi hệ thống mới, vai trò của họ có thể quan trọng hoặc không quan trọng nhưng họ có thể phê phán việc chấp nhận hệ thống. a. Khảo sát (3) l Các phng pháp kh4o sát – Quan sát hệ thống – Nghiên cứu tài liệu về hệ thống – Phỏng vấn – Sử dụng phiếu điều tra Quan sát hệ thống l Việc quan sát rất có tác dụng để có được một bức tranh khái quát về tổ chức và cách quản lý hoạt động của tổ chức. l Thực hiện: – Quan sát tỉ mỉ, ghi chép lại từng chi tiết hoạt động của hệ thống, l Nhược điểm – Mất nhiều thời gian – Thông tin bề ngoài (bỏ qua những hoạt động và sự kiện quan trọng) – Người bị quan sát sẽ thấy khó chịu do đó thường thay đổi cách hành động khi bị quan sát theo chiều hướng không tốt – Phương pháp không hữu hiệu nếu không kết hợp với các phương pháp khác (phỏng vấn) l Ưu điểm – Có thể lấy được những thông tin cần thiết mà không thể có được bằng các phương pháp khác. Quan sát hệ thống (2) l Ghi chép lại: - Cách giao tiếp, trao đổi thông tin (chính thức, không chính thức) - Các ngắt quãng giữa chừng (trong công việc về một lý do nào đó) - Các công việc đột xuất - Quan hệ giữa các phòng ban - Việc sử dụng các hồ sơ - Khối lượng công việc - Những khó khăn trong công việc - Phát hiện những vấn đề chưa dự kiến - ... Nghiên cứu tài liệu về hệ thống Giúp tăng cường các kết quả nhận được nhờ xem xét các tài liệu hệ thống, tổ chức (tài liệu bên trong, bên ngoài) để phát hiện ra những chi tiết về chức năng và tổ chức: mô tả tổ chức, kế hoạch kinh doanh, chính sách kinh doanh hàng năm, mô tả công việc. l Thực hiện: – Quan sát không chính thức thông qua nghiên cứu các tài liệu nhằm thu thập thông tin về hệ thống l Xác định tài liệu chính, báo cáo chính cần thu thập. l Sao chép tài liệu, báo cáo đã thu thập và tổng hợp lại l Ghi lại các dữ liệu chính của mỗi tài liệu, báo cáo: Tên mục, định dạng, khối lượng, tần suất sử dụng, cấu trúc mã, nơi phát sinh, nơi sử dụng l Ưu điểm: – Các tài liệu phong phú, đa dạng từ các môi trường khác nhau, cung cấp cho nhà phân tích một cái nhìn tổng thể về đối tượng nghiên cứu l Nhược điểm: – Tốn thời gian và công sức vì khối lượng tài liệu của hệ thống có thể rất lớn Nguồn tài liệu l Môi trường bên ngoài hệ thống ( điều kiện cạnh tranh trên thị trường, xu hướng phát triển công nghệ trong lĩnh vực kinh doanh sản xuất của tổ chức) l Môi trường kỹ thuật ( phần cứng, phần mềm hiện có để xử lý thông tin, các trang thiết bị kỹ thuật khác, các cơ sở dữ liệu đang sử dụng, đội ngữ phát triển hệ thống) l Môi trường vật lý (quy trình xử lý số liệu trong quản lý, độ tin cậy trong hoạt động của hệ thống) l Môi trường tổ chức (chức năng của hệ thống, lịch sử hình thành và phát triển, quy mô hệ thống, yếu tố khách hàng (số lượng, mức độ ổn định, thị hiếu, ...), chính sách dài hạnh và ngắn hạn, chương trình hành động của cơ sở, đặc trưng về nhân sự trong hệ thống quản lý, tình trạng tài chính của cơ sở, các dự an đâu tư hiện tại và tương lai v.v...) Phỏng vấn l Đối thoại sử dụng các câu hỏi để hiểu rõ vấn đề (nghiệp vụ) l Thực hiện: – Tổ chức gặp gỡ trực tiếp, đặt câu hỏi, ghi chép thu thập thông tin – Để nhận được thông tin cần phân tích, cần đánh giá những điều đã biết trước khi đặt câu hỏi – Thường sử dụng hai loại câu hỏi: Câu hỏi đóng và câu hỏi mở. l Anh có sao chép mọi dữ liệu anh cần không? đây là câu hỏi đóng vì câu trả lời là có hoặc không. l Hàng tháng anh thừơng phải thiết lập những báo cáo nào? đây là câu hỏi mở. l Ưu điểm – Cung cấp được nguồn thông tin chính yếu nhất về một hệ thống hiện tại và hệ thống cần phát triển trong tương lai l Nhược điểm – Dễ thất bai do nguyên nhân: l Không hiểu đượng những điều nói ra (chất lượng câu hỏi, cách hiểu câu trả lời) l Không có một quan hệ tốt giữa người phỏng vấn và người được phỏng vấn (khả năng giao tiếp) l Ghi chép không tốt Sử dụng phiếu điều tra l Thăm dò dư luận, thu thập các ý kiến, quan điểm có tính đại chúng rộng rãi. Những nội dung cần thăm dò có thể có các vấn đề sau: – Những khó khăn mà tổ chức đang gặp phải. - Tổ chức mong đợi gì từ HTTT mới. - Những nghiệp vụ nào được coi là phức tạp nhất. - Những nghiệp vụ nào thường xuyên được sử dụng nhất. - Mức độ bảo mật mà người sử dụng mong đợi ở hệ thống mới. l Thực hiện: – Chuẩn bị, thiết kế các bảng hỏi (phiếu điều tra), hướng dẫn người sử dụng điền các thông tin cần thiết l Nhược điểm – Phương pháp không đơn giản và hiệu quả khó đạt được với những nhà phân tích thiết kế thiếu kinh nghiệm l Ưu điểm – Nhanh, dễ tổng kết Sử dụng phiếu điều tra (2) l Điều tra toàn bộ – Cho phép thu được các thông tin đầy đủ trong tổng thể nghiên cứu nhưng tốn thời gian và chi phí l Điều tra chọn mẫu – Chọn ra từ tổng thể nghiên cứu một số đối tượng tiêu biểu theo các quy tắc của thống kế học. l Các cán bộ lãnh đạo trong hệ thống l Các chuyên gia quản lý l Các nhân viên trong bộ máy quản lý l Những người sử dụng thông tin trong hệ thống l Các cán bộ tin học trong hệ thống – Tiến hành điều tra theo phiếu các đại diện đã được chọ – Từ kết quả điều tra của mẫu, suy ra kết quả của toàn bộ tổng thể theo một mức chính xác nào đó Sử dụng phiếu điều tra (3) l Yêu cầu cho một phiếu điều tra tốt – Thu thập được các thông tin cần thiết – Câu hỏi tạo sự dễ dàng trả lời cho người được điều tra l Câu hỏi không quá khó l Các câu hỏi phải rõ ràng, không đa nghĩa, không gây ra hiểu lầm – Các câu hỏi tạo điều kiện tốt cho việc xử lý b. Tập hợp, phân loại, tổng hợp thông tin l Sau khi sử dụng các phương pháp để khảo sát thu thập thông tin, các dữ liệu thu được thường ở những dữ liệu thô, là các chi tiết tản mạn cần được xử lý sơ bộ và tổng hợp. l Xử lý sơ bộ kết quả khảo sát: – Bao gồm việc: l Tập hợp, phân loại, sắp xếp, trích rút dữ liệu dữ liệu, làm cho nó trở nên đầy đủ, chính xác, cân đối, gọn gàng dễ kiểm tra và dễ theo dõi. l Phát hiện những chỗ thiếu để bổ sung, những chỗ sai hay không logic để sửa đổi. – Quá trình này thường được lặp lại nhiều lần và tiến hành song song với các hoạt động xác định yêu cầu. b. Tập hợp, phân loại, tổng hợp thông tin (2) l Tổng hợp kết quả khảo sát. – Với một tổ chức lớn, phức tạp thường không thể quan sát được tất cả các dữ liệu cùng một lúc. – Khi tiến hành, thường phải theo từng nhóm, từng lĩnh vực để quan sát thu thập thông tin. Tổng hợp kết quả khảo sát là lắp ghép các thông tin tản mạn lại để có được một bức tranh tổng thể. l Hợp thức hoá kết quả khảo sát. – Hợp thức hoá bao gồm việc hoàn chỉnh và trình diễn những nội dung khảo sát (phỏng vấn, điều tra …) để người được khảo sát xem xét và cho ý kiến. – Các bản tổng hợp tài liệu được đệ trình để các nhà quản lý và lãnh đạo đánh giá và đề xuất bổ sung. b. Tập hợp, phân loại, tổng hợp thông tin c. Đánh giá, nhận xét Phát hiện yếu kém, tồn tại của hệ thống cũ: l Thiếu sót: – Thiếu người xử lý thông tin – Bỏ sót công việc xử lý thông tin l Kém hiệu lực, quá tải: – Cơ cấu tổ chức không hợp lý – Phương pháp xử lý không chặt chẽ – Con đường lưu chuyển các thông tin không hợp lý. – Giấy tờ, tài liệu trình bày kém, cấu trúc không hợp lý, v.v… l Tổn phí cao, gây lãng phí c. Đánh giá, nhận xét Xác định yêu cầu mới trong tương lai: l Thỏa đáng các thông tin chưa được đáp ứng l Đáp ứng các nguyện vọng của nhân viên l Dự kiến kế hoạch phát triển 2.2.3. Xác định mục tiêu dự án HTTT mới l Quyết định xem có cần tự động hóa, tin học hóa hay không hay tự động hóa toàn bộ hệ thống hay trong khâu nào để khắc phục điểm yếu kém của hệ thống hiện tại, đồng thời xem xét về: – Nhân lực – Tài chính – Tính chiến lược lâu dài của dự án (Dự án phải có hướng mở, ví dụ: trong tương lai dự án có thể được phát triển thêm, giải quyết thêm những vấn đề gì) II.2.4. Phác họa giải pháp và cân nhắc tính khả thi l Nếu cần tự động hóa thì dự đoán khả năng hệ thống tương lai kèm theo các giải pháp và những yêu cầu về các khía cạnh chính sách, tổ chức, kỹ thuật, chi phí... cần thiết cho từng giải pháp tương ứng. l Với từng giải pháp phải mang tính khả thi: – Khả thi về mặt nghiệp vụ: phải đáp ứng được các yêu cầu của công việc – Khả thi về mặt kỹ thuật: sử dụng phù hợp với hệ thống máy hiện có, tương lai, v.v… – Khả thi về mặt kinh tế: chi phí viết chương trình có thể chấp nhận được, chi phí bảo trì không quá cao, v.v… Nhiệm vụ của hai giai đoạn trên là trách nhiệm của những người phân tích hệ thống, những người lãnh đạo và những người quản lý. II.2.5. Lập dự trù và kế hoạch triển khai dự án Lập dự trù về thiết bị: l Dự kiến: – Khối lượng dữ liệu lưu trữ – Các dạng làm việc với máy tính (máy đơn, máy mạng), xử lý trực tuyến (Online), v.v… – Số lượng người dùng tối thiểu và tối đa của hệ thống – Khối lượng thông tin cần thu thập – Khối lượng thông tin cần kết xuất, cần in ra giấy, v.v… – Thiết bị ngoại vi đặc biệt như: Scanner, máy vẽ, máy cắt, v.v… l Điều kiện mua và lắp đặt: – Nên chọn nhà cung cấp nào, chi phí vận chuyển. – Mua nguyên bộ, mua rời, v.v… – Sơ đồ lắp đặt mức sơ bộ. II.2.5. Lập dự trù và kế hoạch triển khai dự án Công tác huấn luyện sử dụng chương trình: – Thời gian huấn luyện bao lâu? – Chia làm bao nhiêu nhóm huấn luyện? Công việc bảo trì: – Đội ngũ bảo trì – Chi phí bảo trì – Thời gian bảo trì II.2.5. Lập dự trù và kế hoạch triển khai dự án l Lập kế hoạch – Sau khi đã chọn giải pháp cho hệ thống thông tin mới. Thỏa thuận với người sử dụng cũng như với những người có trách nhiệm (lãnh đạo tổ chức hoặc quản lý) về các quy tắc quản lý, kế hoạch thực hiện (tiến độ triển khai, tài chính …) và các những thủ tục liên quan. Việc thỏa thuận này có thể biểu thị bằng một hợp đồng trách nhiệm chặt chẽ giữa các bên. Nhiệm vụ của giai đoạn này là trách nhiệm của những người phân tích hệ thống và lãnh đạo, những người có trách nhiệm đối với tổ chức. Câu hỏi ôn tập l Tại sao phải khảo sát hiện trạng của hệ thống cũ khi xây dựng hệ thống thông tin mới? l Trình bày các phương pháp khảo sát hệ thống? Phương pháp nào được áp dụng với người sử dụng hệ thống, phương pháp nào được áp dụng với từng đối tượng sau: các sổ sách tài liệu, các chương trình máy tính,các thông báo? l Xây dựng hệ thống thông tin gồm mấy công đoạn? Mô tả vắn tắt từng công đoạn? Công đoạn nào là quan trọng nhất theo em? l Khảo sát và xác lập dự án gồm mấy bước? Mô tả vắn tắt từng bước. Phụ lục Các quy trình, thủ tục l Mọi quy trình, thủ tục xác định theo chức năng. l Sự tương tác của các thủ tục thường không đơn giản èCác thủ tục và phương thức tác động qua lại của các thủ tục với toàn bộ hệ thống cần được khảo sát chi tiết. Yêu cầu của tổ chức l Hệ thống phải phù hợp với các mục tiêu, chiến lược của tổ chức: Những thay đổi nhỏ trong sự phát triển của tổ chức có thể có một ảnh hưởng lớn trong các yêu cầu của hệ thống thông tin. Bởi vậy, trong quá trình phát triển hệ thống, những yêu cầu này cần được kiểm tra thường xuyên để nó phù hợp với những chiến lược chung. l Hệ thống thông tin phải tạo ra những trợ giúp quyết định. Hệ thống phải tinh lọc từ dữ liệu tạo ra những thông tin hữu ích. Kết hợp với khả năng phân tích, tổng hợp của người có trách nhiệm, hệ thống thông tin đóng một vai trò quan trọng việc làm cơ sở để bộ phận lãnh đạo có thể dựa vào đó mà ban hành các quyết định hợp lý. Yêu cầu của tổ chức l Hệ thống phải không gây ra những tác hại cho các tổ chức khác (chẳng hạn đối với môi trường bên ngoài). l Hệ thống phải trả lại sự đầu tư (Return on investment): Một hệ thống thông tin mới cần chỉ ra lợi nhuận mà nó có thể mang lại, bởi vì quyết định đầu tư, chi phí phát triển và chi phí vận hành phải dựa trên phân tích tài chính. Yêu cầu của tổ chức l Hệ thống phải tiết kiệm tài nguyên và nhân lực: tài nguyên và nhân lực thay đổi sẽ ảnh hưởng đến số lượng nhân viên, kỹ năng và khối lượng công việc của nhân viên. Trong nhiều trường hợp khi cấu trúc nguồn nhân lực không thay đổi, nhưng khối lượng công việc và yêu cầu kỹ năng của nhân viên phải nâng cao hơn. Yêu cầu của tổ chức l Hệ thống phải trợ giúp quản lý điều hành: Việc cung cấp các thông tin chi tiết, tạo các báo cáo nhanh, chính xác có thể giúp người lãnh đạo có các quyết định giúp cho công việc quản lý, điều hành uyển chuyển và hiệu quả. l Hệ thống phải cải thiện truyền thông thông tin (Improving information communication). Ðó là việc tối ưu hóa luồng thông tin bao gồm: việc chuẩn bị những thông tin, việc cập nhật làm sao cho nhanh chóng và hợp lý, việc kế xuất thông tin phải có chất lượng, đầy đủ và kịp thời. Các yêu cầu của người dùng l H th+ng ph4i dt (Easy access): có thể truy xuất dữ liệu đúng lúc và dễ dàng vận hành. l H th+ng ph4i có tính h th+ng (The system): phải có tính phân cấp, từ đó người dùng dễ dàng nắm được cái sườn của toàn bộ hệ thống. Hơn nữa hệ thống phải chắc chắn và ổn định, có khả năng cung cấp những thông tin mà người dùng cần thiết, dễ dàng bảo hành và cải tiến, nhanh chóng chỉ ra các lỗi cần phải điều chỉnh. l V' m8t giao din (Interface): Hệ thống phải phù hợp với kiểu làm việc của người dùng, ổn định, dễ dàng điều khiển dữ liệu, độc lập và uyển chuyển, có khả năng cho người dùng tiếp cận nhiều cách khác nhau. Yêu cầu kỹ thuật l H th+ng ph4i xF lý đ:c vHi kh+i l:ng lHn thông tin. Do đó thiết bị công nghệ thông tin phải phù hợp dung lượng của thông tin mà nó được xử lý. Cần chú ý là hàng ngày thông tin càng tăng thêm không ngừng, nên cần phải quan tâm đặc biệt đến vấn đề này. l H th+ng ph4i xF lý chính xác (Accuracy): Ðây là yêu cầu thiết yếu, những xử lý sai sót sẽ dẫn tới những tác hại không lường, có thể ảnh hưởng tới sự ổn định của chính tổ chức. Tính chính xác cao đòi hỏi ở mọi nơi và mọi lúc. Yêu cầu kỹ thuật l H th+ng ph4i gi4i quyKt đ:c nh(ng v>n đ' ph0c t p (Complexity): Tính phức tạp trong các xử lý cần phải tính đến khi mô tả chúng. Các kết quả trong tính toán thông tin có thể được xử lý về mặt nguyên lý. Tuy nhiên bởi vì tính phức tạp của nó nếu hệ thống hiện tại chưa giải quyết được những vấn đề phức tạp, đòi hỏi phải nghiên cứu nghiêm túc để hiểu biết chính xác, để tìm giải pháp thích hợp.