Đề tài Cơ sở lý luận về kế toán bán hàng

gành nghề kinh doanh: Ngành nghề kinh doanh theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh bao gồm: Mua bán thiết bị tin học, sản phẩm điện – điện tử, thiết bị văn phòng, thiết bị viễn thông , thiết bị chống trộm, thiết bị báo cháy, camera quan sát… Lắp đặt, bảo trì, tư vấn mạng viễn thông mạng máy tính, tích hợp mạng cục bộ (Lan,Wan),thiết bị web, tư vấn chuyển giao công nghệ. Mua các mặt hàng công ty kinh doanh Nhập kho công ty Bán Sơ đồ 2.1: Sơ đồ quy trình kinh doanh của công ty Cổ Phần Máy Tính Sài Gòn Chức năng và nhiệm vụ: Chức năng xuyên suốt trong quá trình hoạt động và phát triển hơn 10 năm qua của công ty là cung cấp các sản phẩm máy vi tính và một số sản phẩm chuyên dụng khác. Sau khi thành lập, Công ty đã tạo được uy tín trên thị trường. Công ty càng ngày càng nhận được nhiều HĐKT. Với lợi thế về quan hệ giao tiếp, với địa điểm văn phòng công ty nằm trong thành phố, có chỗ rộng rãi để bốc dỡ hàng, giao thông thuận lợi nên tạo điều kiện tốt cho việc vận chuyển, kết hợp với sự hợp tác bền chặt của các khách hàng và nhà cung cấp, trong suốt thời gian hoạt động công ty đã có một bước phát triển nhanh chóng. Những thuận lợi và khó khăn a. Thuận lơi : Cùng với sự phát triển chung của nền kinh tế đặc biệt là việc bùng nổ của ngành công nghệ thông tin, máy móc thay thế dần hoạt động tay chân của con người, nhu cầu sử dụng các mặt hàng điện tử, tin học, viễn thông ngày càng cao tạo điều kiện thuận lợi cho công việc kinh doanh của công ty. Nhờ có sự năng động và nhạy bén của giám đốc cũng như các phòng ban, đặc biệt một đội ngũ kỹ thuật giàu kinh nghiệm và nhiệt tình đã đưa công ty ngày một lớn mạnh. b. Khó khăn : Bên cạnh những thuận lợi trên còn có các nhân tố tác động gây ảnh hưởng đến sản xuất kinh doanh như : mặt hang đa dạng nên cũng rất khó khăn trong việc chọn lựa về mặt kỹ thuật, vận chuyển khó khăn, sự cạnh tranh của các công ty… đòi hỏi giám đốc cần phải có một định hướng đúng đắn để công ty ngày càng phát triển hơn nữa . 2.1.2 Cơ cấu tổ chức quản lý và chế độ kế toán áp dụng tại công ty Giám đốc Phòng kinh doanh Phòng kế toán tài chính Phòng kỹ thuật Phòng kế toán Phòng hành chính nhân sự Phòng mua bán hàng Phòng thầu Phòng kỹ thuật Phòng tư vấn giải pháp Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý 2.1.2.1 Chức năng các phòng ban: Giám đốc : Là người quản lý công ty và chịu trách nhiệm của công ty trước Nhà nước về kết quả sản xuất kinh doanh cũng như mọi hoạt động của công ty. Đựơc quyền tuyển dụng và sử dụng lao động theo nhu cầu sản xuất, quyết định nâng bậc đối với công nhân, có quyền khen thưởng và thi hành kỷ luật dựa theo nội quy lao động của công ty và luật lao động. Phòng Kỹ Thuật: Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc giúp giám đốc xây dựng kế hoạch triển khai các dự án, công trình, máy móc thiết bị dựa trên các hợp đồng kinh tế từng tháng, quý, năm, giúp giám đốc theo dõi đôn đốc và thực hiện kế hoạch hàng ngày về mặt kỹ thuật, quản lý các loại vật tư, máy móc. Phòng kỹ thuật: Chịu sự quản lý trực tiếp của trưởng phòng kỹ thuật, và có trách nhiệm lắp đặt, thi công các đơn đặt hàng chuyển về từ phòng mua bán hàng, chịu trách nhiệm về kích cỡ số lượng, bảo hành máy móc. Phòng tư vấn giải pháp: Chịu trách nhiệm tư vấn thiết kế về công nghệ thông tin, chọn lựa các sản phẩm phù hợp cho mỗi công trình sau đó báo với phòng mua hàng. Đồng thời hỗ trợ kỹ thuật cho phòng kỹ thuật. Phòng kế toán tài chính : Phụ trách việc hoạch toán các nghiệp vụ, hoạch toán kinh tế, giám sát việc chấp hành nghiêm chỉnh kỹ luật tài chính, theo dõi công nợ và đề xuất các biện pháp sử dụng vốn hợp lý. Giám sát việc kiểm tra và chấp hành chế độ quản lý bảo vệ tài sản cho doanh nghiệp. Kiểm tra các hợp đồng kinh tế và mua bán vật tư thành phẩm, phế phẩm. Có trách nhiệm kiểm soát thu chi trong doanh nghiệp. Phòng kế toán: Chịu sự quản lý trực tiếp của trưởng phòng kế toán, phụ trách việc hoạch toán các nghiệp vụ, hoạch toán kinh tế. Phòng hành chính nhân sự : Phụ trách việc tính lương, đề nghị tạm ứng, thanh toán tạm ứng cho nhân viên trong công ty, kiểm tra việc thực hiện các nội quy công ty của các nhân viên, quan tâm đến chế độ chính sách hỗ trợ cho nhân viên. Phòng kinh doanh: Phụ giúp giám đốc quản lý về tình hình kinh doanh, các HĐKT, đi ngoại giao với khách hàng nhà cung cấp. Phòng thầu: Chịu sự quản lý của trường phòng kinh doanh. Kiểm soát về các hồ sơ thầu, đấu thầu và liên hệ với các khách hàng mà công ty tham gia đấu thầu. Phòng mua bán hàng: là phòng ban phụ trách về việc tìm nguồn hàng cung cấp cho mỗi HĐKT. Liên hệ với khách hàng nhà cung cấp về mỗi đơn hàng. Phòng mua bán kiêm chức năng bộ phận kho, quản lý và theo dõi tình hình nhập xuất tồn hàng hóa. 2.1.2.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán công nợ Kế toán thu chi Thủ quỹ Sơ đồ 2.3: Sơ đồ cơ cấu phòng kế toán tài chính Nhiệm vụ: Kế toán trưởng : Tổ chức, quản lý và điều hành mọi hoạt động của phòng kế toán Kiểm soát và ký duyệt các chứng từ, sổ sách, báo cáo trong phạm vi quyền hạn mà Nhà nước quy định. Lập báo cáo tài chính,báo cáo quyết toán thuế theo quy định. Kế toán trưởng là chị Hà Thị Thu Hương thâm niên 9 năm làm kế toán trưởng, tham gia công tác ở công ty Cổ Phần Máy Tính Sài Gòn đã 5 năm. Kế toán tổng hợp : Giúp kế toán trưởng về việc tổ chức và điều hành mọi hoạt động chuyên môn kế toán, hướng dẫn kiểm tra kiểm soát các công việc của kế toán chi tiết, thực hiện các công việc kế toán tổng hợp và kiêm nhiệm các công việc kế toán chi tiết khác như kế toán chi tiết khác như, kế toán TSCĐ, khấu hao TSCĐ, kế toán công nợ,… Kế toán tổng hợp là chị Lã Thị Hằng thâm niên 3 năm làm kế toán tổng hợp,tham gia công tác ở công ty Cổ Phần Máy Tính Sài Gòn đã 2 năm. Kế toán thu chi: Thực hiện các công việc của một kế toán chi tiết như thực hiện thu chi và lập sổ quỹ trên Excel, kiểm soát chứng từ,kế toán ngân hàng, theo dõi bảo lãnh, việc ký quỹ. Kế toán thu chi là chị Phùng Thị Cẩm Tú tham gia công tác ở công ty Cổ Phần Máy Tính Sài Gòn đã được 2 năm. Thủ Qũy: Quản lý tiền mặt, thực hiện rút séc, phát lương, lập sổ quỹ bằng tay và có trách nhiệm kiềm tra quỹ tiền mặt hàng ngày. Thủ quỹ là chị Bùi Thị Oanh thâm niên 8 năm làm thủ quỹ,tham gia công tác ở công ty Cổ Phần Máy Tính Sài Gòn đã 6 năm. 2.1.2.3 Chính sách kế toán áp dụng tại công ty Công ty áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính. Hình thức kế toán mà công ty đang áp dụng là hình thức kế toán “Nhật Ký Chung” được thực hiện trên máy vi tính bằng “phần mềm kế toán ACCOS” do công ty TNHH MTV Phần mềm Cát Nam cung cấp. Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01/xxxx đến 31/12/xxxx Đơn vị tiền tệ được sử dụng trong ghi chép kế toán: đồng Việt Nam Phương pháp nộp thuế GTGT: phương pháp khấu trừ Phương pháp kế toán TSCĐ: Nguyên tắc xác định nguyên giá tài sản: Hạch toán theo giá mua. Phương pháp khấu hao áp dụng: phương pháp đường thẳng. Tỷ lệ khấu hao: Áp dụng theo thông tư 203/2009/TT-BTC. Phương pháp kế toán hàng tồn kho. Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho: theo phương pháp thực tế đích danh Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên. Phương pháp tính toán các khoản dự phòng, tình hình trích lập dự phòng: dựa vào tình hình thực tế, giá cả thị trường có thể tiêu thụ được để lập dự phòng. Phương pháp tính giá thành: Do sự thỏa thuận giá giữa hai bên mua và bán. Hệ thống tài khoản kế toán đang áp dụng tại công ty TK Tên tài khoản TK Tên tài khoản 111 Tiền mặt 3388 Phải trả, phải nộp khác 1111 Tiền mặt Việt Nam 3389 Bảo hiểm thất nghiệp 112 Tiền gửi Ngân hàng 341 Vay dài hạn 1121 Tiền Việt Nam 3411 Vay dài hạn 1122 Ngoại tệ 3414 Nhận ký quý, ký cược dài hạn 131 Phải thu khách hàng 352 Dự phòng phải trả 1311 Phải thu ngắn hạn 411 Nguồn vốn kinh doanh 133 Thuế GTGT được khấu trừ 4111 Vốn đầu tư của chủ sở hữu 1331 Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa dịch vụ 421 Lợi nhuận chưa phân phối 138 Phải thu khác 4211 Lợi nhuận chưa phân phối năm trước 1388 Phải thu khác 4212 Lợi nhuận chưa phân phối năm nay 142 Chi phí trả trước 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 144 Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn 5111 Doanh thu bán hàng hóa 156 Hàng hóa 5113 Doanh thu cung cấp dịch vụ 1561 Giá mua hàng hóa 515 Doanh thu hoạt động tài chính 211 Tài sản cố định hữu hình 632 Giá vốn hàng bán 2111 Nhà cửa, vật kiến trúc 635 Chi phí tài chính 2112 Máy móc, thiết bị 641 Chi phí bán hàng 331 Phải trả cho người bán 6411 Chi phí nhân viên 3311 Phải trả ngắn hạn 6414 Chi phí khấu hao TSCĐ 333 Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước 6417 Chi phí dịch vụ mua ngoài 3331 Thuế GTGT phải nộp 6418 Chi phí bằng tiền khác 33311 Thuế GTGT đầu ra 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp 33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu 6421 Chi phí nhân viên quản lý 3333 Thuế xuất, nhập khẩu 6423 Chi phí đồ dùng văn phòng 3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp 6424 Chi phí khấu hao TSCĐ 3335 Thuế thu nhập cá nhân 6425 Thuế, phí và lệ phí 334 Phải trả người lao động 6427 Chi phí dịch vụ mua ngoài 3341 Phải trả công nhân viên 6428 Chi phí bằng tiền khác 338 Phải trả, phải nộp khác 811 Chi phí khác 3383 Bảo hiểm xã hội 821 Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp 3384 Bảo hiểm y tế 911 Xác định kết quả kinh doanh 2.1.3 Giới thiệu phần mềm kế toán sử dụng tại công ty cổ phần máy tính Sài Gòn Công ty cổ phần máy tính Sài Gòn sử dụng phần mềm kế toán Accos của công ty TNHH phần mềm Cát Nam. Phần mềm Accos là phần mềm tiện dụng với nhiều phân hệ và có thể cho các doanh nghiệp lựa chọn một trong năm hình thức kế toán,và có thể lựa chọn các báo cáo tuỳ vào đơn vị mình. Công Ty Máy Tính Sài Gòn sử dụng phân hệ kế toán tổng hợp của phần mềm Accos. GIAO DIỆN CỦA HỆ KẾ TOÁN TỔNG HỢP TRÊN PHẦN MỀM Hình thức kế toán máy: Công ty áp dụng hình thức kế toán máy trên cơ sở hình thức Nhật ký chung. Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại Phần mềm kế toán Sổ kế toán: - Sổ cái - Sổ chi tiết -Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 2.5: Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán máy Giải thích: Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ kế toán chi tiết liên quan. Cuối tháng (hoặc bất kỳ thời điểm nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác,trung thực theo thông tin đã nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo đúng quy định. Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định và sổ kế toán ghi bằng tay. Toàn bộ công tác kế toán của công ty Cổ Phần Máy Tính Sài Gòn được tiến hành trên máy vi tính thông qua phần mềm Accos, chính vì vậy mà công tác kế toán được tiến hành khá nhanh chóng. Mỗi kế toán viên chỉ được phép truy cập vào một phần hành trách nhiệm nhất định của mình và được quản lý bởi mật khẩu riêng của mỗi người. Hình thức kế toán áp dụng là kế toán máy vi tính dựa theo hình thức nhật ký chung nên các loại sổ sách kế toán in ra đều dựa theo hình thức nhật ký chung. Hệ thống báo cáo tài chính và báo cáo thuế Báo cáo tài chính: tuân thủ theo quyết định số 15/2006/ QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Trưởng Bộ Tài chính. Hệ thống báo cáo tài chính của công ty bao gồm: Bảng cân đối kế toán Mẫu số B 01 - DN Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B 02 - DN Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (gián tiếp) Mẫu số B 03 - DN Bản thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B 09 - DN Báo cáo thuế gồm: Báo cáo thuế giá trị gia tăng Báo cáo thuế thu nhập cá nhân Báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp Báo cáo quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp. 2.2 Đặc điểm về kế toán bán hàng tại công ty 2.2.1 Các hình thức bán hàng ở công ty Công ty cổ phần máy tính Sài Gòn bán hàng theo hình thức bán buôn kết hợp với đấu thầu bán hàng. * Quy trình đấu thầu Khi trưởng phòng kinh doanh tìm được thông tin gói thầu phù hợp với hoạt động kinh doanh của công ty thì sẽ báo cho phòng làm thầu. Sau khi nhận thông tin gói thầu, phòng làm thầu gửi mail cho phòng kế toán, kế toán thu chi sẽ tiến hành nộp tiền mua hồ sơ gói thầu đó theo thông tin của phòng làm thầu gửi. Sau đó bên mời thầu gửi “hồ sơ mời thầu” cho phòng làm thầu. Phòng làm thầu photo một bản đưa cho phòng kế toán. Phòng kế toán sẽ gửi Fax qua cho ngân hàng để làm thư bảo lãnh mời thầu. Trong lúc đó, phòng làm thầu làm hồ sơ dự thầu. Khi có thư bảo lãnh mời thầu của ngân hàng, phòng thầu hoàn tất hồ sơ dự thầu và tiến hành tham gia đấu thầu. Còn phòng kế toán thì theo dõi bảo lãnh trên mỗi hạn mức tín dụng. Nếu trúng thầu thì phòng làm thầu sẽ báo cho giám đốc để tiến hành ký hợp đồng kinh tế, sau đó phòng kế toán lưu HĐKT (hay còn gọi là hợp đồng bán) và báo cho ngân hàng để tiến hành làm bảo lãnh thực hiện hợp đồng và bảo lãnh bảo hành (nếu có). Ngược lại nếu không trúng thầu thì sẽ được hoàn nhập bảo lãnh. Fax Hồ sơ mời thầu (bản photo) Thư bảo lãnh Làm thư bảo lãnh Hoàn Bảo lãnh Chi tiền, ký Phiếu chi (đã ký) Kiểm tra, Lập Phiếu Chi Phiếu chi Ký duyệt Phiếu chi (đã ký) Trúng thầu HĐKT Lập HĐKT Không trrúng thầu Tìm thông tin gói thầu Phiếu thông tin gói thầu Hồ sơ mời thầu Photo Hồ sơ dự thầu Đấu thầu Hồ sơ mời thầu Thủ quỹ Ngân hàng KT Trưởng P Kinh doanh Kế toán Thu Chi Lưu đồ 2.1: Quy trình đấu thầu Công tác lập hồ sơ dự thầu Phòng thầu đảm nhiệm vai trò chính trong công tác lập hồ sơ dự thầu Nghiên cứu kĩ hồ sơ mời thầu: sau khi mua được hồ sơ mời thầu, phòng thầu nghiên cứu, tìm hiểu đầy đủ nội dung và yêu cầu của hồ sơ mời thầu: yêu cầu vè kinh nghiệm, kỹ thuật, yêu cầu về thiết kế kỹ thuật, kỳ hạn hoàn thành, yêu cầu bảo lãnh dự thầu (nếu có). Tìm hiểu tình hình cung ứng sản phẩm và biến động thị trường Điều tra môi trường đấu thầu: tìm hiểu về quy mô gói thầu, tính chất của gói thầu để quyết định xem công ty có nên tham dự thầu hay không, từ đó giúp công ty tập trung vào những gói thầu có khả năng thắng cao Nghiên cứu đối thủ cạnh tranh: Tìm hiểu những công ty, doanh nghiệp có khả năng sẽ tham dự đấu thầu. Việc nghiên cứu đối thủ cạnh tranh sẽ giúp công ty vạch ra được những kế hoạch, chiến lược để từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh và cơ hội trúng thầu. Thực hiện bảo lãnh dự thầu (nếu có): tùy vào từng gói thầu mà công ty thực hiện bảo lãnh hay không. Có hai hình thức bảo lãnh dự thầu: Thư bảo lãnh từ ngân hàng: công ty phải trả phí bảo lãnh cho ngân hàng. Phòng kế toán sẽ liên hệ trực tiếp với ngân hàng dựa trên yêu cầu từ phòng thầu để xin tiến hành bảo lãnh dự thầu theo yêu cầu của chủ đầu tư, đảm bảo tính pháp lý của hồ sơ dự thầu. Bảo lãnh bằng tiền mặt: chiếm từ 1-3% giá trị công trình, thường áp dụng cho gói thầu có quy mô nhỏ, giá trị tiền mặt bảo lãnh không quá cao (trường hợp này công ty ít xảy ra) Hoàn thành hồ sơ dự thầu Nội dung hồ sơ dự thầu bao gồm Các nội dung về hành chính, pháp lý: Đơn dự thầu Bản sao giấy đăng ký kinh doanh Tài liệu giới thiệu năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu Bảo lãnh dự thầu Các nội dung kỹ thuật: Tiến độ thực hiện Đặc tính kỹ thuật của sản phẩm, nguồn cung cấp… Các nội dung về thương mại, tài chính: Giá dự thầu Điệu kiện thanh toán, phương thức thanh toán… Sau khi hoàn thành hồ sơ phòng đấu thầu tiến hành nộp hồ sơ tham dự đấu thầu. Nếu trúng thầu, bên mời thầu sẽ đến thương thảo để hoàn thiện hợp đồng kinh tế. Nếu không thành công, công ty làm thủ tục hoàn bảo lãnh dự thầu với ngân hàng. 2.2.2 Các phương thức thanh toán Hiện tại công ty đang áp dụng hai phương thức thanh toán là thanh toán trực tiếp và thanh toán trả chậm * Thanh toán trực tiếp * Thanh toán trả chậm: với các khách hàng thanh toán trả chậm, công ty luôn quy định rõ thời hạn thanh toán trên hợp đồng kinh tế và yêu cầu khách hàng thanh toán trước một phần tiền hàng hoặc không (tùy thuộc vào giá trị của hợp đồng). Các khách hàng này thường là những khách hàng lâu năm của doanh nghiệp *Hình thức thanh toán: công ty sử dụng hình thức thanh toán bằng tiền mặt và tiền gửi ngân hàng 2.2.3 Chính sách bán hàng của công ty Công ty không áp dụng các hình thức khuyến mại như chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, giá bán là giá thỏa thuận giữa công ty và khách hàng nên tùy thuộc vào từng hợp đồng kinh tế, công ty không có giá cố định cho từng mặt hàng. 2.3 Thực trạng kế toán bán hàng tại công ty 2.3.1 Chứng từ sử dụng Hóa đơn GTGT,hóa đơn bán hàng Hợp đồng kinh tế Phiếu nhập,phiếu xuất Biên bản trả hàng Tờ khai hải quan Biên bản nghiệm thu 2.3.2 Tài khoản kế toán Tại công ty cổ phần máy tính Sài Gòn, việc hạch toán quá trình bán hàng sử dụng các tài khoản sau: TK 131 – “Phải thu khách hàng” TK 111 – “Tiền mặt” TK 112 – “Tiền gửi ngân hàng” : theo dõi chi tiết từng ngân hàng TK 156 - “Hàng hóa” + TK 1561 – “Trị giá mua của hàng hóa”: phản ánh giá mua của HH bán qua kho + TK 1562 – “Chi phí mua hàng”: phản ánh chi phí thu mua hàng hóa TK 3331 – “Thuế GTGT đầu ra” TK 511 – “Doanh thu bán hàng” TK 632 – “Giá vốn hàng bán” TK 641 – “Chi phí bán hàng” + TK 6411 – “Chi phí nhân viên” + TK 6414 – “Chi phí khấu hao TSCĐ” + TK 6417 – “Chi phí dịch vụ mua ngoài” + TK 6418 – “Chi phí bằng tiền khác” TK 911 – “Xác định kết quả kinh doanh” Do công ty không có giá bán xác định thống nhất và việc nhập – xuất hàng hóa luôn được kiểm tra kĩ lưỡng về chất lượng, quy cách nên tại công ty không có trường hợp hàng bán bị trả lại do kém chất lượng hoặc giảm giá hàng bán, nên công ty không sử dụng TK 531 và TK 532 2.3.3 Quy trình bán hàng Khi một hợp đồng kinh tế được ký và chuyển qua phòng kế toán, kế toán kiểm tra lại hợp đồng, lập phiếu xuất kho (2 liên) và hóa đơn GTGT (3 liên). Hoá đơn GTGT gồm 3 liên: theo mẫu năm 2010 của công ty là: Mẫu số 01 GTKT -3LL Ký hiệu hoá đơn :MY/2010N Liên tím: Lưu tại quyển gốc không xé Liên đỏ: giao cho Khách hàng Liên xanh: Kế toán lưu (hay còn gọi là liên nội bộ) Sau đó kế toán chuyển phiếu xuất kho (2 liên) cho kế toán trưởng ký duyệt và hóa đơn GTGT (3 liên) cho giám đốc ký duyệt. Phiếu xuất kho được chuyển cho bộ phận kho để tiến hành xuất hàng và ký xác nhận lên đó rồi chuyển 2 liên phiếu xuất kho cho khách hàng ký xác nhận. Hóa đơn GTGT 3 liên sau khi được giám đốc ký duyệt chuyển qua bộ phận kinh doanh ký duyệt rồi đưa cho khách hàng cùng với phiếu xuất kho để khách hàng ký xác nhận. Khách hàng nhận hàng và lập biên bản nghiệm thu (4 bản). Sau khi ký xác nhận thì khách hàng giữ lại phiếu xuất kho liên 2, hóa đơn GTGT liên đỏ và 2 biên bản nghiệm thu. Liên 1 phiếu xuất kho và liên xanh hóa đơn GTGT và một biên bản nghiệm thu được lưu tại phòng kế toán. Một biên bản nghiệm thu được lưu tại phòng kinh doanh. Nếu bán hàng trả chậm thì phòng kế toán căn cứ trên hợp đồng kinh tế theo dõi và ghi sổ công nợ. Khi công việc thi công hoàn thành thì phòng kỹ thuật gửi cho phòng kế toán biên bản nghiệm thu do khách hàng đưa. Tùy vào mỗi điều khoản trên hợp đồng mà kế toán gửi giấy đề nghị thanh toán cho khách hàng. Do mỗi đơn hàng của công ty có đặc điểm khác nhau và mặt hàng điện tử rất khó bảo quản nên công ty hầu như không có hàng tồn kho, nếu có chỉ là nhập về công ty một vài hôm rồi sẽ được đưa đi thi công. Hóa đơn GTGT (3liên) Đã ký Ký duyệt, lập BB nghiệm thu Bắt đầu HĐKT Kiểm tra, lập phiếu XK và HĐ GTGT Hóa đơn GTGT (3liên) Đã ký Ký duyệt Phiếu xuất kho (2 liên) đã ký Phiếu xuất kho (2 liên) Hóa đơn GTGT (3liên) A A Xuất hàng, ký xác nhận Phiếu xuất kho (2 liên) đã ký Ký duyệt Hóa đơn GTGT (3liên) Đã ký Biên bản nghiệm thu (4 liên) Biên bản nghiệm thu (2 liên) đã ký Hóa đơn GTGT (3liên) Đã ký Khách hàng P. Kinh doanh P. Kế toán GĐ, KTT BP Kho Lưu đồ 2.2: Quy trình bán hàngh bán hàng Quy trình ghi sổ kế toán trên máy vi tính sử dụng bằng phần mềm ACCOS Phân hệ kế toán tổng hợp Nghiệp vụ kinh tế Chứng từ gốc Nhập liệu Nhật ký chung Báo cáo Truy xuất ra sổ cái TK 156 Sơ đồ 2.6: Quy trình ghi sổ kế toán hàng hóa trên máy bằng phần mềm 2.3.4 Quy trình doanh thu Hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ gốc như: hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho,biên bản nghiệm thu…. Kế toán tổng hợp lại trong sổ chứng từ. Và kế toán dựa vào cuốn hoá đơn GTGT để nhập liệu trên phần mềm kế toán. Cuối tháng khóa sổ kế toán trên phần mềm và kiểm tra lại xem việc nhập liệu đã đúng với thực tế xảy ra không, sau đó sẽ dùng các lệnh để kết chuyển ra các sổ, báo cáo, kết chuyển vào TK 911 để xác định kết quả hoạt động kinh doanh. Căn cứ vào HĐKT, hóa đơn GTGT kế toán sẽ ghi nhận như sau: Khi có phát sinh nghiệp vụ bán hàng kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 131…. Có TK 5111, 5113 Có TK 3331 Kết chuyển giá vốn hàng bán xác định kết quả kinh doanh: Nợ TK 5111, 5113 Có TK 911 Quy trình ghi sổ kế toán trên máy vi tính sử dụng bằng phần mềm ACCOS Phân hệ kế toán tổng hợp Nghiệp vụ kinh tế Chứng từ gốc Nhập liệu Nhật ký chung Báo cáo Truy xuất ra sổ cái TK 511 Sơ đồ 2.7: Quy trình ghi sổ kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ trên máy bằng phần mềm 2.3.5 Quy trình giá vốn hàng bán Khi có nghiệp vụ kinh tế xảy ra kế toán tổng hợp căn cứ vào bảng báo giá, HĐKT, kiểm tra hợp lệ để ghi nhận giá vốn thực tế xuất kho. Sau đó chuyển cho kế toán thu chi để làm căn cứ lập hóa đơn GTGT và ghi nhận doanh thu bán hàng trên phần mềm kế toán và thực hiện lệnh để kết chuyển vào giá vốn hàng bán. Cuối kỳ kế toán tập hợp toàn bộ giá vốn hàng bán ra so sánh với các hóa đơn nhập mua theo phần mềm và chứng từ, vì giá vốn của các công ty thương mại là giá trị hàng hóa mua vào. Cuối tháng kết chuyển giá vốn hàng bán vào TK 911 để xác định kết quả hoạt động kinh doanh. Căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kế toán sẽ ghi nhận như sau: Khi có phát sinh nghiệp vụ bán hàng kế toán ghi: Nợ TK 632 – Gía vốn hàng bán Có TK 1561 – Hàng hóa xuất kho Kết chuyển giá vốn hàng bán xác định kết quả kinh doanh: Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh Có TK 632 – Giá vốn hàng bán Quy trình ghi sổ kế toán trên máy vi tính sử dụng bằng phần mềm ACCOS Phân hệ kế toán tổng hợp Nghiệp vụ kinh tế Chứng từ gốc Nhập liệu Nhật ký chung Báo cáo Truy xuất ra sổ cái TK 632 Sơ đồ 2.8: Quy trình ghi sổ kế toán giá vốn hàng bán trên máy bằng phần mềm 2.3.6 Một số nghiệp vụ phát sinh ở công ty: a) Phí mua hồ sơ thầu Xí nghiệp Liên Doanh Vietsopetro căn cứ theo hoá đơn GTGT 191025 ngày 12/12/2012 chứng từ của công ty số hiệu PC024/1212 Định khoản: Nợ TK 641 (6417): 533.000 Có TK 111 (1111): 533.000 Chứng từ kế toán : Phiếu chi PC024/1212 (Phụ lục 03 trang 09) Hoá đơn GTGT 191025 Sổ kế toán : Sổ nhật ký chung (Phụ lục 04 trang 05 dòng 23,24) Sổ cái tài khoản 1111 (Phụ lục 04 trang 24) Sổ cái tài khoản 641 b) Phí làm bảo lãnh tại ngân hàng MB chi nhánh Đông Sài Gòn ngày 06/12/2012 căn cứ theo chứng từ của công ty số hiệu BC005/1212 Định khoản: Nợ TK 641 (6418): 2.236.000 Có TK 112 (1121MB): 2.236.000 Chứng từ: Giấy báo nợ (Phụ lục 03 trang 34) Sổ kế toá: Sổ nhật ký chung (Phụ lục 04 trang 04 dòng 05,06) Sổ cái tài khoản 112 (Phụ lục 04 trang 26) Sổ cái tài khoản 641 c) Ngày 03/12/2012, Công ty bán hàng cho TT CNTT & LL –Xí nghiệp Liên Doanh Vietsovpetro căn cứ theo Hóa Đơn GTGT số 0000177 Định khoản: Nợ TK 131 (1311): 1.368.312.000 Có TK 511 (5111): 1.243.920.000 Có TK 333 (3331): 124.392.000 Nợ TK 632: 1.033.980.000 Có TK1561: 1.033.980.000 Chứng từ: Hoá đơn GTGT số 000177 (Phụ lục 03 trang ) Sổ kế toán: Sổ nhật ký chung (Phụ lục 04 trang 03 dòng 01,02,03,04) Sổ cái tài khoản 1311 (Phụ lục 04 trang 28) Sổ cái tài khoản 5111 (Phụ lục 04) Sổ cái tài khoản 3331 (Phụ lục 04) Sổ cái tài khoản 1561 (Phụ lục 04 trang 29) Sổ cái tài khoản 632 (phụ lục 04) d) Bán hàng hóa cho Công ty CPTB Nội Ngoại Thất Dầu Khí căn cứ theo hoá đơn GTGT số 0000180 ngày 14/12/2012 Định khoản: Nợ TK 131 (1311): 1.124.736.300 Có TK 511 (5111): 1.022.487.545 Có TK 333 (33311): 102.248.755 Nợ TK 632: 754.333.911 Có TK 1561: 754.333.911 Chứng từ: Hóa đơn GTGT số 0000180 ( Phụ lục 03 trang ) Sổ kế toán : Sổ nhật ký chung (Phụ lục 04 trang 07 dòng 01,02,03,04) Sổ cái tài khoản 5111 Sổ cái tài khoản 33311 Sổ cái tài khoản 1311 (phụ lục 04) Sổ cái tài khoản 1561 (Phụ lục 04 trang 29) Sổ cái tài khoản 632 (phụ lục 04) e) Ngày 19/12/2012, công ty bán hàng cho công ty TNHH Tư Vấn Kiến Trúc Xây Dựng SX&TM May Mắn căn cứ theo hóa đơn GTGT số 0000186 ngày 19/12/2012 Định khoản: Nợ TK 131 (1311): 33.042.086 Có TK 511 (5111): 30.038.260 Có TK 333 (3331): 3.003.826 Nợ TK 632: 26.960.910 Có TK 1561: 26.960.910 Chứng từ: Hoá đơn GTGT số 000186 (Phụ lục 03 trang 36) Sổ kế toán: Sổ nhật ký chung (Phụ lục 04 trang 11 dòng 03,04,05,06) Sổ cái tài khoản 1311 Sổ cái tài khoản 5111 Sổ cái tài khoản 3331 (Phụ lục 04) Sổ cái tài khoản 1561 (Phụ lục 04 trang 29) Sổ cái tài khoản 632 (phụ lục 04) f) Ngày 26/12/2012 Công ty xuất hàng bán cho Xí nghiệp Liên Doanh Vietsopetro căn cứ theo HĐ GTGT số 0000188 ngày 26/12/2012 Định khoản: Nợ TK 1311: 24.343.000 Có TK 511: 22.130.000 Có TK 3331: 2.213.000 Nợ TK 632 : 21.033.500 Có TK 156 (1561): 21.033.500 Chứng từ: Hóa đơn GTGT số 0000188 (Phụ lục 03 trang 19) Sổ kế toán: Sổ nhật ký chung (Phụ lục 04 trang 14 dòng 01,02) Sổ cái tài khoản 1311 Sổ cái tài khoản 5111 Sổ cái tài khoản 3331 (Phụ lục 04) Sổ cái tài khoản 1561 (Phụ lục 04 trang 29) Sổ cái tài khoản 632 (phụ lục 04) g) Cuối kỳ kết chuyển doanh thu bán hàng vào TK 911 để xác định kết quả hoạt động kinh doanh Định khoản: Nợ TK 5111: 3.946.324.805 Có TK 911: 3.946.324.805 Sổ kế toán: Sổ nhật ký chung (Phụ lục 04 trang 21 dòng 05,06) Sổ cái tài khoản 5111 Sổ cái tài khoản 911 (phụ lục 04 h) Bút toán kết chuyển giá vốn hàng bán vào xác định kết quả hoạt động kinh doanh Định khoản: Nợ TK 911: 2.973.050.111 Có TK 632: 2.973.050.111 Sổ kế toán: Sổ nhật ký chung (Phụ lục 04 trang 21 dòng 10,11) Sổ cái tài khoản 911 Sổ cái tài khoản 632 (phụ lục 04) 2.4 Nhận xét và đánh giá 2.4.1 Ưu điểm Trải qua hơn 10 năm xây dựng và phát triển, công ty cổ phần máy tính Sài Gòn đã đạt được những thành công nhất định. Công ty đã mở rộng được thị trường tiêu thụ, mở rộng quy mô hoạt động, thiết lập được quan hệ với các bạn hàng, duy trì kinh doanh những mặt hàng mà công ty có thế mạnh, đồng thời tích cực tìm kiếm cơ hội, mở ra các mặt hàng mới. Trong những năm gần đây, sự khủng hoảng của nền kinh tế trong khu vực cùng với sự cạnh tranh gay gắt của các doanh nghiệp khác có ảnh hưởng không nhỏ tới hoạt động kinh doanh của công ty, nhưng với tiềm lực sẵn có, công ty đã từng bước khắc phục khó khăn đảm bảo phát triển, kinh doanh ổn định. Một trong những nhân tố làm nên sự thành công đó là bộ phận kế toán nói chung và công tác kế toán bán hàng nói riêng. Kế toán bán hàng của công ty đã cung cấp những thông tin cần thiết phục vụ cho việc quản lý kinh doanh thương mại, công tác bán hàng đảm bảo theo dõi tình hình bán hàng và thanh toán tiền hàng đối với từng khách hàng, phản ánh được chính xác kế toán xác định kết quả kinh doanh của công ty. Nhìn chung công tác kế toán bán hàng tại công ty được tiến hành đúng theo quy định và chuẩn mực, chế độ kế toán Việt Nam hiện hành. Các chứng từ được sử dụng trong quá trình hạch toán đều phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ kinh tế phát sinh và cơ sở pháp lý của nghiệp vụ. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho được sử dụng tại công ty phù hợp với đặc điểm kinh danh của công ty. Công ty kinh doanh các loại hàng hóa về điện tử, viễn thông, tin học là những mặt hàng có tính biến động cao, do đó việc áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho sẽ giúp công ty kiểm soát chặt chẽ lượng hàng tồn kho cả về số lượng và giá trị. Bên cạnh đó, việc công ty áp dụng phương pháp tính giá trị hàng xuất kho theo phương pháp thực tế đích danh cũng rất hợp lý. Theo phương pháp này, hàng xuất kho thuộc lô nào thì được tính theo đơn giá của lô đó. Như vậy sẽ giúp công ty xác định chính xác giá vốn, làm cho chi phí hiện tại phù hợp với doanh thu hiện tại, qua đó phản ánh một cách chính xác doanh thu và lợi nhuận của công ty. Công ty sử dụng Hóa đơn GTGT tự in được bộ tài chính (tổng cục thuế) chấp nhận bằng văn bản, thực hiện đầy đủ các quy định về phát hành, quản lý, sử dụng hóa đơn theo đúng chế độ quy định hiện hành. Các chứng từ gốc lập ra ngoài hay từ ngoài vào đều được tập trung ở bộ phận kế toán công ty. Bộ phận kế toán tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng tất cả mọi chứng từ đã nhận, đã lập hoặc đã chi sau khi kiểm tra và xác minh là đúng thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán. Chứng từ kế toán được phân loại, sắp xếp, đóng cố định theo danh mục chứng từ. Công ty thực hiện tốt công tác kiểm tra chất lượng hàng hóa. Trước mỗi lần nhập, xuất hàng hóa đều được bộ phận kỹ thuật kiểm tra kĩ lưỡng để tránh trường hợp hàng bị lỗi hoặc kém chất lượng. Nhờ vậy công ty không có xảy ra trường hợp hàng bán bị trả lại, góp phần nâng cao uy tín của công ty. Công ty cồ phần máy tính Sài Gòn là một đơn vị kinh doanh thương mại các mặt hàng điện tử, viễn thông, tin học… là những mặt hàng có mức biến động về giá cao. Để hạn chế những thiệt hại về sự giảm giá, công ty áp dụng phương thức bán hàng đấu thầu tìm đầu ra cho hàng hóa trước đã phát huy hiệu quả của nó, hàng hóa được nhập về kho một hai ngày rồi được xuất bán ngay, vừa tránh được nguy cơ mất giá, lỗi thời, vừa giảm được chi phí bảo quản hàng tồn kho. Hàng trong kho công ty không để tồn lâu vì vậy công ty không trích lập khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Với các mặt hàng cần nhập khẩu, công ty mua hàng thông qua văn phòng đại diện của nhà cung cấp tại Việt Nam, nên trị giá hợp đồng và các khoản phải thanh toán cho nhà cung cấp đều sử dụng tiền Việt Nam, trường hợp phải thanh toán bằng ngoại tệ ít khi xảy ra, nếu có, công ty dùng tiền mặt VNĐ mua đủ số ngoại tệ cần thanh toán và chuyển trả ngay cho nhà cung cấp, vì vậy công ty chênh lệch tỷ giá hối đoái không xảy ra với các nghiệp vụ này, không phát sinh các khoản doanh thu và chi phí tài chính do chênh lệch tỷ giá hối đoái. Việc áp dụng kế toán máy trong quá trình hạch toán giúp cho công việc kế toán đơn giản hơn, mang lại hiệu quả cao hơn. Đối với công tác kế toán bán hàng, phần mềm hỗ trợ đặc biệt trong quá trình tính giá vốn hàng bán và lập các báo cáo hàng tháng về tình hình tiêu thụ theo từng hợp đồng, từng mặt hàng, báo cáo nhập xuất tồn… sử dụng phần mềm kế toán trong quá trình hạch toán đã giảm được rất nhiều thao tác ghi chép sổ sách, cung cấp thông tin một cách nhanh chóng để ra các quyết định kinh doanh kịp thời 2.4.2 Những tồn tại Công ty không có bộ phận kho riêng mà phòng mua bán kiêm luôn kho. Việc theo dõi nhập xuất hàng hóa, hàng tồn kho do phòng mua bán đảm trách, đồng thời phòng mua bán cũng chịu trách nhiệm tìm nguồn cung cấp hàng hóa, mua hàng hóa về nhập kho, điều này làm giảm hiệu quả của công tác giám sát, kiểm tra, đối chiếu giữa các bộ phận, dễ xảy ra gian lận, phòng mua bán có thể khai báo gian về lượng hàng thực tế, lấy hàng của công ty bán ra ngoài…, Mặc dù công ty không để hàng tồn lâu nhưng mỗi giá trị mỗi đợt hàng nhập về lớn, đa dạng nên công tác kiểm tra, theo dõi cũng rất cần thiết, vì vậy cần có một bộ phận chuyên trách về nhiệm vụ này, đó là bộ phận kho. Do đặc điểm kinh doanh của công ty bán hàng theo phương thức trả chậm là chủ yếu, do đó số tiền phải thu khách hàng là khá lớn. Tuy nhiên kế toán công ty không theo dõi tuổi nợ cũng như không tiến hành trích khoản lập dự phòng phải thu khó đòi, điều này ảnh hưởng không nhỏ đến việc hoàn vốn và xác định kết quả tiêu thụ. Công ty không mở tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đường” để theo dõi tình hình hàng đã mua nhưng chưa về kho công ty. Công ty không nắm bắt được tình hình vận chuyển hàng hóa và những rủi ro có thể xảy ra trên đường, có thể làm ảnh hưởng đến tiến độ thi công công trình đã nhận, kế hoạch bán hàng của công ty. Tất cả doanh thu bán hàng đều được hạch toán chung vào tài khoản 5111 “Doanh thu bán hàng hóa”, công ty sẽ không biết được doanh thu của từng nhóm hàng hóa để từ đó xác đinh được thế mạnh và nắm bắt được xu hướng thị trường, có kế hoạch kinh doanh hợp lý, chưa đáp ứng được yêu cầu quản trị kinh doanh của doanh nghiệp. Công ty đã không sư dụng tài khoản 521 “Chiết khấu thương mại”. Điều này giúp cho công tác kế toán đơn giản hơn xong nó không phản ánh một cách chính xác bản chất của nghiệp vụ phát sinh. Nếu một hợp đồng kinh tế mà khách hàng mua số lượng lớn, công ty sẽ cho khách hàng được hưởng một khoản chiết khấu thương mại. Và điều này chỉ là thỏa thuận giữa hai bên. Giá cả trên hóa đơn bán hàng là giá đã trừ đi chiết khấu mà khách hàng được hưởng.Trường hợp này về mặt chế độ kế toán hiện hành vẫn cho phép và công ty làm như vậy vẫn đúng. Nhưng về mặt báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, doanh thu cuối kỳ kế toán của công ty cũng không bị ảnh hưởng, tuy nhiên người đọc báo cáo tài chính không phân biệt rõ khoản doanh thu và doanh thu thuần vế bán hàng và cung cấp dịch vụ vì hai khoản này trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh đều bằng nhau, do đó người đọc sẽ không thể hiểu được doanh thu thuần đã trừ đi chiết khấu thương mại hay chưa, dẫn đến khó phân tích và đánh giá tình hình tài chính của công ty một cách chính xác. Ngoài ra, các báo cáo tài chính của công ty sẽ không được rõ ràng, minh bạch vì đã không phản ánh đầy đủ các khoản phát sinh. Ngoài ra công ty cũng chưa phân loại chính xác một số chi phí bán hàng đưa vào chi phí quản lý doanh nghiệp như phí kiểm định xe tải (xe tải dùng để vận chuyển hàng bán). CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MÁY TÍNH SÀI GÒN 3.1 Sự cần thiết và yêu cầu hoàn thiện công tác kế toán bán hàng 3.1.1 Sự cần thiết của công tác kế toán bán hàng Lý luận và thực tiễn cho thấy nền kinh tế càng phát triển thì những rủi ro trong kinh doanh càng lớn và dễ xảy ra. Điều đó đòi hỏi công tác quản lý trong mỗi doanh nghiệp phải thực sự có hiệu quả đảm bảo giám sát chặt chẽ tình hình sản xuất kinh doanh, đảm bảo tính đúng đắn kịp thời của mỗi quyết định đưa ra. Chính vì vậy, kế toán đã và đang trở thành một công cụ quản lý hữu hiệu đối với mỗi daonh nghiệp. Ngày nay, kế toán không chỉ là công tác tính toán ghi chép thuần túy về vốn, nguồn vốn và quá trình tuần hoàn về vốn và tổng hợp thông tin một cách hợp lý, chính xác và kịp thời. Kế toán với chức năng và nhiệm vụ của mình sẽ cung cấp những thông tin cần thiết để các nhà quản lý lấy đó làm cơ sở để đưa ra những quyết định thích hợp. Một doanh nghiệp có thể tồn tại và phát triển được hay không phụ thuộc phần lớn vào hiệu quả hoạt động của công tác kế toán doanh nghiệp. Đặc biệt trong doanh nghiệp thương mại, kế toán bán hàng có ý nghĩa hết sức quan trọng, vì bán hàng là khâu nuôi sống doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp thương mại đều có các hình thức, chính sách bán hàng khác nhau tùy thuộc vào đặc điểm ngành kinh doanh, đặc điểm của thị trường mục tiêu và đối tượng khách hàng…, nhưng điều cốt lõi trong kinh doanh thương mại là làm sao đạt được lợi nhuận tối đa. Muốn gia tăng lợi nhuận doanh nhiệp cần bán được nhiều hàng, đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, chiếm được lòng tin của khách hàng, nâng cao vị thế của doanh nghiệp trên thương trường. Đó là điều mà doanh nghiệp nào cũng muốn đạt được. Để đạt được điều đó, doanh nghiệp không chỉ phải đẩy mạnh hoạt động kinh doanh, gia tăng sản lượng tiêu thụ mà bên cạnh đó còn cần phải tổ chức thật tốt công tác bán hàng, giám sát chặt chẽ và đảm bảo tính hiệu quả của bộ máy bán hàng cũng như quản lý các chi phí hợp lý để đạt lợi nhuận tối đa. Với công ty cổ phần máy tính Sài Gòn là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực phân phối các mặt hàng điện tử, viễn thông, tin học là một trong những ngành đang phát triển hiện nay nhưng cùng với đó là sự cạnh tranh khốc liệt. Là công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại nên hoạt động lưu chuyển hàng hóa giữ vai trò quyết định trong hoạt động của công ty. Muốn không bị đào thải ra khỏi vòng quay của kinh tế thị trường chỉ có cách duy nhất là luôn tự đổi mới, hoàn thiện mình cụ thể là ở công tác kế toán bán hàng. Việc hoàn thiện công tác kế toán bán hàng chắc chắn sẽ đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, giúp cho doanh nghiệp quản lý chặt chẽ hơn tình hình lưu thông hàng hóa, phản ánh đầy đủ kịp thời doanh thu. Thông qua đó, công ty có chính sách mua – bán phù hợp, đẩy nhanh vòng quay vốn, tránh thất thoát không đáng có. Kiểm soát bán hàng tốt sẽ giúp lãnh đạo công ty nắm bắt kịp thời tình hình thị trường, tận dụng những lợi thế của doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu kinh doanh, tránh bỏ lỡ các cơ hội đầu tư. Các chứng từ, sổ sách, tài liệu kế toán có tính pháp lý là cơ sở vững chắc cho hoạt động bền vững của công ty, phục vụ cho việc thanh tra của cơ quan có thẩm quyền. Tóm lại để hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được liên tục, thường xuyên, hiệu quả, ổn định, bền vững thì công tác kế toán và lưu chuyển hàng hóa phải thực hiện tốt, từng bước hoàn thiện theo thời gian. Vì vậy việc hoàn thiện và không ngừng đổi mới công tác kế toán mà trọng tâm là kế toán bán hàng phù hợp với yêu cầu quản lý, đáp ứng nhiệm vụ mục tiêu của doanh nghiệp là thật sự khách quan và cần thiết. 3.1.2 Yêu cầu hoàn thiện Nhằm đảm bảo tính khoa học trong kế toán bán hàng cũng như làm tròn nhiệm vụ của kế toán là cung cấp thông tin kinh tế tài chính, việc hoàn thiện công tác kế toán bán hàng phải đáp ứng những yêu cầu sau đây: Một là, hoàn thiện trên cơ sở tôn trọng cơ chế tài chính, tôn trọng chế độ kế toán hiện hành. Kế toán là công cụ quản lý tài chính quan trọng của Nhà nước do đó tuân thủ đúng chế độ kế toán sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp và cho các cơ quan quản lý. Việc tổ chức kế toán tại doanh nghiệp được phép vận dụng linh hoạt, sáng tạo nhưng phải trong khuôn khổ của pháp luật và tôn trọng chế độ kế toán hiện hành. Hai là, hoàn thiện trên cơ sở đảm bảo công tác kế toán phù hợp với đặc điểm kinh doanh, tổ chức, quản lý cụ thể của doanh nghiệp và đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, phù hợp với yêu cầu quản lý. Ba là, hoàn thiện trên cơ sở đảm bảo tính thống nhất trong quản lý từ lãnh đạo công ty đến các cấp cơ sở, đảm bảo tính thống nhất giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết (giữa hệ thống tài khoản kế toán và các sổ bảng biểu chi tiết). Bốn là, hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tiết kiệm chi phí, đơn giản hóa công tác kế toán nhưng vẫn mang tính khoa học, đảm bảo hiệu quả của công tác nói chung. 3.2 Giải pháp 1. Tổ chức bộ phận kho Công ty nên tách bộ phận kho ra riêng khỏi phòng mua bán, do thủ kho quản lý, chịu sự giám sát trực tiếp của trưởng phòng kinh doanh để đảm bảo công tác kiểm tra và giám sát được chặt chẽ, hiệu quả. Bộ phận kho có nhiệm vụ: Kiểm tra chứng từ trong việc xuất / nhập hàng hoá của kho. Kiểm tra chất lượng hàng nhập kho: giá, khối lượng, ngày, hoá đơn Ký xác nhận vào biên bản giao nhận hàng hoá và kiểm tra kỹ lưỡng hàng hoá Giao chứng từ nhập/ xuất cho bộ phận kế toán Thủ kho là người quản lý trực tiếp của bộ phận kho, chịu trách nhiệm trước công ty về những vấn đề liên quan đến hàng trong kho. Vì vậy, thủ kho cần phải đáp ứng các yêu cầu cơ bản sau: Luôn cẩn thận trong việc kiểm đếm khi giao, nhận hàng hoá; vào thẻ kho, viết phiếu xuất, nhập hàng hoá. Cẩn thận trong việc lưu giữ chứng từ, sổ sách được giao quản lý. Cần cù, chịu khó và khoa học trong quá trình ghi chép sổ sách, sắp xếp hàng hoá trong kho 1 cách hợp lý để thuận tiện trong việc nhập, xuất hàng. Trung thực với khách hàng trong quá trình giao, nhận hàng nếu phát hiện hàng hoá thừa hoặc thiếu, có trách nhiệm với công việc. Luôn học hỏi về bản chất, đặc điểm của hàng hoá để có thể bảo quản hàng được tốt, tránh để hàng bị hỏng hoặc mất phẩm chất. 2. Mở tài khoản 139 “Dự phòng phải thu khó đòi” Để phù hợp với nguyên tắc thận trọng trong kế toán, công ty nên mở tài khoản 139 “Dự phòng phải thu khó đòi”: phản ánh tình hình trích lập, sử dụng và hoàn nhập khoản dự phòng các khoản phải thu khó đòi hoặc có khả năng không đòi được vào cuối niên độ kế toán Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 139: Tài khoản 139 Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi Xóa các khoản nợ phải thu khó đòi Số dự phòng phải thu khó đòi được lập tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp Số dư cuối kỳ: Số dự phòng các khoản phải thu khó đòi hiện có cuối kỳ Căn cứ theo thông tư 228/2009/TT-BTC hướng dẫn chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng: Điều kiện để được ghi nhận là một khoản phải thu khó đòi: Khoản nợ phải có chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận của khách nợ về số tiền còn nợ, bao gồm: hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ và các chứng từ khác. Các khoản không đủ căn cứ xác định là nợ phải thu theo quy định này phải xử lý như một khoản tổn thất. Có đủ căn cứ xác định là khoản nợ phải thu khó đòi: + Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ khác. + Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế (các công ty, doanh nghiệp tư nhân, hợp tác xã, tổ chức tín dụng ...) đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành án hoặc đã chết. Phương pháp lập dự phòng: Doanh nghiệp phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, kèm theo các chứng cứ chứng minh các khoản nợ khó đòi nói trên. Trong đó: Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng như sau: 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 6 tháng đến dưới 1 năm. 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm. 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm. 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên. Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án hoặc đã chết ... thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng. Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp. Xử lý khoản lập dự phòng: Khi các khoản nợ phải thu được xác định khó đòi, doanh nghiệp phải trích lập dự phòng theo quy định; nếu số dự phòng phải trích lập bằng số dư dự phòng nợ phải thu khó, thì doanh nghiệp không phải trích lập; Nếu số dự phòng phải trích lập cao hơn số dư khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi, thì doanh nghiệp phải trích thêm vào chi phí quản lý doanh nghiệp phần chênh lệch; Nếu số dự phòng phải trích lập thấp hơn số dư khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi, thì doanh nghiệp phải hoàn nhập phần chênh lệch ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp. Phương pháp hạch toán Cuối kỳ kế toán công ty căn cứ các khoản nợ phải thu được xác định là không chắc chắn thu được (Nợ phải thu khó đòi), kế toán tính, xác định số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập hoặc hoàn nhập. Nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập ở kỳ kế toán này lớn hơn số dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập ở kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết, thì số chênh lệch lớn hơn được hạch toán vào chi phí, ghi Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp      Có TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi. Nếu số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập ở kỳ kế toán này nhỏ hơn số dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập ở kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết, thì số chênh lệch được hoàn nhập ghi giảm chi phí, ghi: Nợ TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi      Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (Chi tiết hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi). Các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định thực sự là không đòi được được phép xoá nợ. Việc xoá nợ các khoản nợ phải thu khó đòi phải theo chính sách tài chính hiện hành. Căn cứ vào quyết định xoá nợ về các khoản nợ phải thu khó đòi, ghi: Nợ TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi (Nếu đã lập dự phòng) Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (Nếu chưa lập dự phòng) Có TK 131 - Phải thu của khách hàng Có TK 138 - Phải thu khác. Đồng thời ghi vào bên Nợ TK 004 “Nợ khó đòi đã xử lý” (Tài khoản ngoài Bảng Cân đối kế toán). Đối với những khoản nợ phải thu khó đòi đã được xử lý xoá nợ, nếu sau đó lại thu hồi được nợ, kế toán căn cứ vào giá trị thực tế của khoản nợ đã thu hồi được, ghi: Nợ các TK 111, 112,. . . Có TK 711 - Thu nhập khác. Đồng thời ghi vào bên Có TK 004 “Nợ khó đòi đã xử lý” (Tài khoản ngoài Bảng Cân đối kế toán). Các khoản nợ phải thu khó đòi có thể được bán cho Công ty mua, bán nợ. Khi doanh nghiệp hoàn thành thủ tục bán các khoản nợ phải thu (đang phản ánh trên Bảng Cân đối kế toán) cho Công ty mua, bán nợ và thu được tiền, ghi: Nợ các TK 111, 112,. . . (Số tiền thu được từ việc bán khoản nợ phải thu) Nợ TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi (Số chênh lệch được bù đắp bằng khoản dự phòng phải thu khó đòi) Nợ các TK liên quan (Số chênh lệch giữa giá gốc khoản nợ phải thu khó đòi với số tiền thu được từ bán khoản nợ và số đã được bù đắp bằng khoản dự phòng phải thu khó đòi theo quy định của chính sách tài chính hiện hành) Có các TK 131, 138,. . . 3. Định kỳ công ty nên kiểm kê lại kho với số hàng tồn kho không có sự luân chuyển trong năm có thể phân loại về chất lượng, giá trị sử dụng để thanh lý nhanh chóng đối với số hàng tồn kho kém phẩm chất, mất phẩm chất hoặc không còn sử dụng cho hoạt động sản xuất để tránh bị tồn đọng vốn, trong khi công ty vẫn phải đi vay vốn. 4.Mở tài khoản chi tiết cho doanh thu bán hàng hóa Với đặc điểm kinh doanh đa dạng các mặt hàng nên không thể theo dõi doanh thu riêng cho từng mặt hàng, công ty nên phân nhóm các mặt hàng kinh doanh để mở tài khoản chi tiết theo dõi doanh thu cho từng nhóm hàng. Dựa trên các mặt hàng công ty đang kinh doanh có thể phân thành 4 nhóm sau: TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” TK 5111 “Doanh thu bán hàng hóa” TK 51111 “ Doanh thu bán hàng điện tử” TK 51112 “Doanh thu bán hàng viễn thông” TK 51113 “Doanh thu bán hàng tin học” TK 51114 “Doanh thu bán hàng hóa khác” TK 5112 “Doanh thu cung cấp dịch vụ Mở tài khoản 521 “Chiết khấu thương mại” Muốn áp dụng chiết khấu thương mại thì trước hết công ty phải có quyết định và biên bản về chiết khấu thương mại. Phải công bố rộng rãi về chính sách chiết khấu cho khách hàng biết, mỗi lần chiết khấu phải có biên bản phù hợp làm căn cứ chiết khấu. Trên biên bản chiết khấu phải ghi rõ giá trị mà khách hàng mua thì mới được chiết khấu và mức chiết khấu là bao nhiêu phẩn trăm trên số tiền thanh toán. Cũng như nói rõ phần chiết khấu trên tổng doanh thu số hàng mà khách hàng mua với số lượng lớn vượt mức công ty đề ra. Tài khoản 521 “Chiết khấu thương mại”: phản ánh khoản chiết khấu thương mại mà doanh nghiệp đã giảm trừ, hoặc đã thanh toán cho người mua hàng do việc người mua hàng đã mua hàng (Sản phẩm, hàng hoá), dịch vụ với khối lượng lớn và theo thoả thuận bên bán sẽ dành cho bên mua một khoản chiết khấu thương mại (Đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc các cam kết mua, bán hàng). Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 521: Tài khoản 521 Số chiết khấu thương mại đã chấp nhận thanh toán cho khách hàng Cuối kỳ kế toán, kết chyển toàn bộ số chiết khấu thương mại sang TK511 để xác định doanh thu thuần của kỳ báo cáo. Phương pháp hạch toán Phản ánh số chiết khấu thương mại thực tế phát sinh trong kỳ, ghi: Nợ TK 521 - Chiết khấu thương mại Nợ TK 3331 - Thuế GTGT được khấu trừ (33311) (Nếu có) Có các TK 111, 112, 131, . . . Cuối kỳ, kết chuyển số chiết khấu thương mại đã chấp thuận cho người mua phát sinh trong kỳ sang tài khoản doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, ghi: Nợ TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 521 - Chiết khấu thương mại. Điều chỉnh hạch toán TK 641 Đối với các chi phí phát sinh liên quan đến quá trình sử dụng xe tải (xe tải dùng để chở hàng bán) công ty nên hạch toán vào TK641 để đúng với bản chất của chi phí là chi phí bán hàng. Vd: ngày 19/12/2012 PC041/1212 phí kiểm định xe tải Hạch toán: Nợ TK 6427: 181.818 Nợ TK 1331: 18.182 Có TK 1111: 200.000 Đề nghị sửa: Nợ TK 6417: 181.818 Nợ TK 1331: 18.182 Có TK 1111: 200.000 DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.2: Hạch toán nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán 15 Sơ đồ 1.3: Hạch toán nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán 16 Sơ đồ 1.4: Hạch toán nghiệp vụ bán lẻ hàng hóa 17 Sơ đồ 1.5: Hạch toán nghiệp vụ bán hàng qua đại lý 17 Sơ đồ 1.6: Hạch toán nghiệp vụ bán hàng theo phương pháp kiểm kê định kỳ 18 Sơ đồ 2.1: Sơ đồ quy trình kinh doanh của công ty Cổ Phần Máy Tính Sài Gòn 19 Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý 21 Sơ đồ 2.3: Sơ đồ cơ cấu phòng kế toán tài chính 22 Sơ đồ 2.5: Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán máy 27 Sơ đồ 2.6: Quy trình ghi sổ kế toán hàng hóa trên máy bằng phần mềm 36 Sơ đồ 2.7: Quy trình ghi sổ kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ trên máy bằng phần mềm 37 Sơ đồ 2.8: Quy trình ghi sổ kế toán giá vốn hàng bán trên máy bằng phần mềm 38 DANH MỤC LƯU ĐỒ Lưu đồ 2.1: Quy trình đấu thầu 32 Lưu đồ 2.2: Quy trình bán hàng 37