Đề cương môn Quản trị Hành chính Văn phòng

ÉMôn Quản trị HCVPÊ Phần I: Lý thuyết Câu 1: Phân tích chức năng cơ bản của văn phòng trong doanh nghiệp? Phân biệt công việc hành chính văn phòng và công việc quản trị của doanh nghiệp? Chức năng cơ bản của văn phòng trong doanh nghiệp: a) Chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo. Chức năng giúp việc điều hành cho lãnh đạo được coi là một trong những chức năng quan trọng nhất của văn phòng. Căn cứ vào các quyết định hay chủ trương của lãnh đạo cơ quan, tổ chức, văn phòng tiến hành xây dựng hoặc tham gia xây dựng các chương trình, kế hoạch hành động nhằm cụ thể hóa các chủ trương, quyết định đó trong cơ quan, doanh nghiệp trên thực tế. Trong quá trình tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch đã được lãnh đạo phê duyệt, văn phòng thực hiện việc theo dõi, quản lý và đôn đốc việc triển khai trên thực tế, theo dõi sát sao về tiến độ triển khai cũng như nắm bắt các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện, thông tin kịp thời tới lãnh đạo để có biện pháp điều chỉnh. Bên cạnh đó việc đáp ứng các điều kiện thực hiện như về hành chính, về cơ sở vật chất và các nguồn lực khác từ văn phòng sẽ là điều kiện quan trọng để việc thực hiện các quyết định, kế hoạch đó đạt hiệu quả cao nhất. b) Chức năng tổng hợp - tham mưu. Chức năng này của văn phòng thể hiện ở hai mặt là tổng hợp và tham mưu: Tổng hợp: Văn phòng (phòng Hành chính) là đơn vị chịu trách nhiệm chính trong việc tổng hợp và báo cáo lãnh đạo về các thông tin liên quan tới hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Văn phòng thiết lập cơ chế thu thập thông tin cũng như các biện pháp và phương tiện xử lý thông tin và qua đó thực hiện theo dõi, nắm bắt và tổng hợp thông tin trên các mặt hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp theo Quy chế hoạt động và yêu cầu của lãnh đạo. Các thông tin đó được phân tích, xử lý, kiểm tra, đánh giá và tổng hợp báo cáo tới các cấp lãnh đạo hay cung cấp tới các đơn vị theo Quy chế hoạt động. các nguồn tin. Thông qua các thông tin của văn phòng cung cấp, các nhà lãnh đạo nắm được mọi thông tin, diễn biến trong cơ quan, doanh nghiệp cũng như các thông tin bên ngoài xã hội có liên quan, từ đó có những biện pháp thích hợp để tổ chức quản lý và điều hành được chính xác và hợp lý. Tham mưu: Với vị trí là giúp bộ phận giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo nên văn phòng được coi là bộ phận tham mưu chính cho lãnh đạo trong việc quản lý và điều hành công tác hành chính của cơ quan, tổ chức. Trên cơ sở thông tin đã được thu thập, xử lý, phân tích, tổng hợp và trình lãnh đạo; văn phòng trong phạm vi quyền hạn còn nghiên cứu tình hình, tham mưu, đề xuất các biện pháp hợp lý giúp lãnh đạo có thêm cơ sở lựa chọn và ban hành các quyết định kịp thời nhằm giải quyết các công việc một cách hiệu quả nhất lý trong công tác quản lý và điều hành. Chẳng hạn trong việc quản lý cơ quan, doanh nghiệp, trên cơ sở các quy định của pháp luật và tình hình thực tế, văn phòng cùng với các đơn vị chức năng tham mưu cho lãnh đạo xây dựng các quy định, quy chế, các quy trình nghiệp vụ như quy trình xử lý văn bản, quy trình đánh giá nhân sự, quy trình tuyển dụng, quy trình kiểm soát Tất cả các quy định đó nếu được xây dựng và tổ chức thực hiện chặt chẽ góp phần quan trọng trong sự thành công trong công tác quản lý và điều hành của lãnh đạo. Bên cạnh đó, trong các lĩnh vực chuyên môn khác, văn phòng cũng là đầu mối tập hợp các ý kiến, tham mưu, kiến nghị, đề xuất từ các đơn vị chuyên môn và tổng hợp thành những đề án, biện pháp hoàn chỉnh trình lãnh đạo. Điều đó cho thấy hoạt động tham mưu là công việc rất quan trọng của văn phòng các cơ quan, tổ chức. Hai mặt tổng hợp và tham mưu có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, không thể tách rời. Tổng hợp là cơ sở của tham mưu. Sẽ không thể tham mưu tốt, không thể có các biện pháp tốt nếu thông tin không có, hoặc không kịp thời, không được xử lý, phân tích chính xác và tổng hợp toàn diện. Ngược lại, hoạt động tham mưu hiệu quả sẽ góp phần tăng cường công tác thông tin, hoạt động nắm bắt, tổng hợp thông tin và báo cáo sẽ được nhanh chóng hơn, chính xác hơn. c) Chức năng hậu cần, quản trị Ở chức năng này, văn phòng tiến hành các công việc đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động của toàn cơ quan, doanh nghiệp; đảm bảo các trang thiết bị, phương tiện làm việc được an toàn, thống nhất. Để thực hiện công việc này, văn phòng tham mưu cho lãnh đạo trong việc xây dựng các kế hoạch mua sắm, bảo trì, thay thế các trang thiết bị, phương tiện làm việc và các tài sản khác phục vụ cho hoạt động của toàn cơ quan, doanh nghiệp. Việc đảm bảo công tác lễ tân, khánh tiết, an ninh, an toàn cũng là những công việc mà văn phòng tiến hành thực hiện thường xuyên, phục vụ hiệu quả cho các hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp. Phân biệt công việc hành chính văn phòng và công việc quản trị: Công việc HCVP Công việc quản trị Đó là công việc hành chính đơn thuần như xử lý công văn, soạn thảo văn bản, giao dịch điện thoại... Do các nhân viên HCVP thực hiện. Họ làm việc với giấy tờ, máy móc, trang thiết bị văn phòng. Công việc quản trị do nhà quản trị thực hiện, đó chính là hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra. Họ làm việc với con người và các ý tưởng. Câu 2: Đánh giá vai trò, chức năng của nhà quản trị hành chính văn phòng trong doanh nghiệp? Theo anh chị nhà quản trị cần những tiêu chuẩn nào? T Vai trò của nhà quản trị hành chính văn phòng: - Là một vị trì chủ yếu trong việc tập hợp xử lý, lưu trữ, thu hồi và phân phối thông tin. Nhà quản trị đóng vai trò quan trọng trong quá trình ra quyết định, nhiệm vụ của nhà quản trị là ra quyết định đối với những thông tin chính xác để truy cập và hiện hành ở mức chi phí thấp nhất. T Chức năng của nhà quản trị hành chính văn phòng: - Nhà Quản trị HC-VP: trước tiên phải là nhà quản trị. Tức là phải hoàn thành 4 chức năng nhiệm vụ: Hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra bộ phận hành chính văn phòng của mình. T Nhà quản trị HCVP cần có đủ 12 tiêu chuẩn sau: - Là một nhà tri thức được đào tạo có trình độ tổng quát và được đào tạo chuyên về hoạt động quản trị hành chính văn phòng - Có khả năng gánh vác công việc hành chính văn phòng - Có khả năng giảng dạy cho các nhân viên hành chính văn phòng trong toàn công ty - Có quan điểm khoa học để tiếp nhận những yếu tố và những phương pháp làm việc mới. - Có tính gần gũi, biết hoà mình, hoà đồng với những ý tưởng và những vấn đề của nhân viên - Có óc khôi hài, giúp làm việc và làm dịu đi nhiều tình huống khó khăn - Phong cách lịch sự - Kiểm soát cảm xúc - Có óc sáng kiến - Tự tin - Có óc phán đoán - Có khả năng nói để thuyết phục cấp trên, đồng nghiệp và cấp dưới Câu 3: Hãy phân tích nội dung chính của công tác quản trị văn phòng và các nhiệm vụ (nghiệp vụ) văn phòng của doanh nghiệp ? * Phân tích nội dung chính của công tác quản trị văn phòng a)Khái niệm về Quản trị hành chính văn phòng: Quản trị HC-VP là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin. b) Các chức năng quản trị HCVP: - Hoạch định công việc hành chính - Tổ chức công việc hành chính - Lãnh đạo công việc hành chính - Kiểm soát công việc hành chính - Thực hiện dịch vụ hành chính Như vậy, Quản trị HC-VP trước hết phải thực hiện các chức năng quản trị (phòng, ban nào cũng có), và bổ sung thêm chức năng dịch vụ hành chính (chỉ có ở phòng hành chính) Hoạt động của DN ví như 1 chiếc xe ô tô, thì các chức năng dịch vụ HCVP là 4 bánh xe. * Các nhiệm vụ (nghiệp vụ) văn phòng của doanh nghiệp : - Xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện chương trình đó; bố trí; sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, quý, 6 tháng, năm của cơ quan; - Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động trong đơn vị, đề xuất kiến nghị các biện pháp thực hiện, phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng - Tư vấn văn bản cho thủ trưởng, chiụ trách nhiệm pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành - Thực hiện công tác văn thư – lưu trữ, giải quyết các văn thư tờ trình của các đơn vị và cá nhân theo quy chế của cơ quan; tổ chức theo dõi việc giải quyết các văn thư, tờ trình đó; - Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giúp cơ quan tổ chức trong công tác thư từ, tiếp khách, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan, tổ chức mình với cơ quan, tổ chức khác; - Lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, quý, dự kiến phân phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, năm; chi trả tiền lương, thưởng, nghiệp vụ; - Mua sắm trang thiết bị cơ quan, xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan , đảm bảo yêu cầu hậu cần cho họat động và công tác của cơ quan; - Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe; bảo vệ trật tự an toàn cơ quan; tổ chức phục vụ các buổi họp, lễ nghi, khánh tiết, thực hiện công tác lễ tân, tiếp khách một các khoa học và văn minh - Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ Cán bộ nhân viên trong văn phòng, từng bước hiện đại hoá công tác hành chính - văn phòng; chỉ dẫn và hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hoặc đơn vị chuyên môn khi cần thiết . Câu 4: Phân tích các nguyên tắc của điều hành công tác hành chính văn phòng? Tại sao trên thực tế các nhà quản trị thường gặp khó khăn khi điều hành? Phân tích ưu nhược điểm của từng phương thức điều hành văn phòng? - Điều hành là phải đảm bảo cho nhân viên thuộc quyền thực hiện tốt nhất các công việc được giao để hoàn thành mục tiêu chhung của tổ chức T Nguyên tắc điều hành:. - Mệnh lệnh điều hành phải thống nhất, phù hợp với thực tế - Mệnh lệnh điều hành phaỉ được truyền đạt kịp thời, chính xác + Nội dung mệnh lệnh liên quan đến lợi ích của các thành viên trong tổ chức, cơ quan và khi nó được thực hiện thành công sẽ làm cho nhiều người phấn khởi + Có tính khả thi. + Đúng với pháp luật, quy chế cho phép. + Có tính thực tế, nghĩa là có căn cứ, theo đúng kế hoạch đã được xem xét cẩn thận. +Được giải thích rõ ràng, cụ thể về phương thức thực hiện, thời gian hoàn thành. - Phải đảm bảo sự hài hoà và có thể hỗ trợ cho nhau trong khuôn khổ mục tiêu chung của cơ quan, đơn vị: các mục tiêu đề ra không phải bao giờ cũng thống nhất, vì vậy Lãnh đạo quản lý phải có đủ uy quyền cần thiết, có các thông tin; cấp dưới phải có tinh thần kỷ luật. Mọi thành viên có quyền đóng góp sáng kiến để thực hiện mục tiêu nhưng phải trong khuôn khổ mục tiêu chung và tôn trọng mục tiêu của đơn vị khác; phải có chương trình hoạt động, làm việc thống nhất - Thủ tục áp dụng trong quá trình điều hành phải rõ ràng, dễ áp dụng: thủ tục là phương tiện giúp cho việc điều hành được thống nhất theo những quy trình cần thiết. Nó giúp cho việc điều hành không tuỳ tiện (nhưng nếu quá câu nệ thủ tục sẽ dẫn đến tình trạng công việc không được giải quyết kịp thời). Thủ tục điều hành đề ra phải khoa học, phù hợp với thực tế hoạt động của cơ sở. - Tránh vi phạm thẩm quyền (Vì sẽ dẫn tới sự rối loạn trong điều hành công việc) T Tại sao trên thực tế các nhà quản trị thường gặp khó khăn khi điều hành? Khó quá tự xử T Các phương thức điều hành công việc hành chính a/ Điều hành bằng hệ thống “nguyên tắc thủ tục” : - Là quá trình thiết lập những nguyên tắc và qui trình phù hợp nhằm giải quyết những công việc. Khi giải quyết các công việc liên quan cần tuân thủ các nguyên tắc và thủ tục đã ban hành. - Đây là phương thức đặc trưng của hành chính - Nguyên tắc : là những điều khoản làm chuẩn mực cho việc giải quyết công việc - Thủ tục : là trình tự về không gian và thời gian giải quyết những nhóm công việc nhất định, mang tính ổn định và bắt buộc. - Quy trình : là những luồng công việc được thiết kế theo tính đặc thù của nhữngcông việc đó, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động. * Ưu điểm: - Tạo tính nề nếp trật tự - Tạo khả năng tư vận hành -Thay đổi hoạt động nhanh chóng * Khuyết điểm: - Khả năng giải quyết sự cố kém - Dễ rơi vào tình trạng quan liêu, trì trệ b) Điều hành bằng hệ thống văn bản : - Quá trình truyền đạt mệnh lệnh, giải quyết công việc thông qua những văn bản viết chính thức và cụ thể. Là phương thức mang tính đặc trưng của hành chính - Chính thức : có thẩm quyền - Cụ thể : gắn liền với những công việc nhất định * Ưu điểm: - Phạm vi rộng - Cơ sở pháp lý - Giải quyết sự cố tốt * Khuyết điểm: - Tâm lý chờ đợi văn bản - Vấn đề giấy tờ gia tăng c/ Điều hành thông qua ủy quyền & phân quyền : dựa vào cơ cấu tổ chức bộ máy để phân quyền và phân trách nhiệm giải quyết công việc.Đây là phương thức tạo ra độ linh hoạt cao cho hệ thống. - Mức độ phân quyền - Trách nhiệm - Kiểm soát phân quyền d/ Điều hành thông qua nhóm “hoạt động” (nhóm đặc nhiệm) : là phương thức tạo nhóm hoạt động giải quyết những vụ việc nhất định, khi công việc kết thúc nhóm tự giải tán, Xu hướng ngày càng được sử dụng vì - Mục tiêu rõ ràng - Trách nhiệm và độ tự quản cao - Khai thác tiềm năng nhân viên Câu 5: Phân tích vai trò, chức năng của kiểm tra trong tiến trình quản trị hành chính văn phòng? Anh chị hãy nêu các mức độ và phương pháp cơ bản được áp dụng trong quá trình kiểm tra công tác văn phòng? T Khái niệm kiểm tra công tác văn phòng: - Kiểm tra là một tiến trình quy định các hoạt động của tổ chức sao cho kết quả hoàn thành trong thực tế phù hợp với các tiêu chuẩn và mục tiêu kỳ vọng của tổ chức. Kiểm tra nhằm mục đích: + Khuyến khích các hoạt động, hành vi phù hợp + Ngăn chặn, phát hiện, chấn chỉnh và xử lý kịp thời những hoạt động, hành vi không phù hợp TVai trò của kiểm tra: - Đối phó với bất trắc - Khám phá ra những cái bất thường - Xác định các cơ hội - Xử lý những tình huống phức tạp - Phân quyền có hiệu quả hơn T Mức độ kiểm tra: a. Kiểm tra chiến lược (Strategic con trol): Bao gồm việc giám sát các yếu tố môi trường có thể ảnh hưởng đến khả năng tồn tại của các kế hoạch chiến lược , do các cấp quản trị cao cấp thực hiện. Thời gian thực hiện: hàng quý, 6 tháng, hàng năm. Yếu tố môi trường được phân thành 2 loại chính: - Môi trường vĩ mô: yếu tố chính trị, kinh tế, văn hóa, sự phát triển của KHKT, yếu tố tự nhiên Nhà quản trị hầu như không thay đổi được các yếu tố vĩ mô. - Môi trường vi mô: khách hàng, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp, nhà môi giớiNhà quản trị có thể thay đổi được các yếu tố vi mô nhằm đem lại lợi ích lâu dài và tối ưu cho tổ chức b. Kiểm tra chiến thuật (Tactical control): - Đánh giá việc thực hiện các kế hoạch chiến thuật ở các bộ phận chuyên môn, giám sát kết quả theo định kỳ và chấn chỉnh khi cần thiết. Do nhà quản trị trung gian thực hiện hàng tuần và hàng tháng. c. Kiểm tra tác vụ, tác nghiệp (Operational control): - Giám sát việc thực hiện các kế hoạch tác vụ, giám sát các kế hoạch hàng ngày và tiến hành các hoạt động sửa sai theo yêu cầu.Do cấp quản trị tuyến cơ sở thực hiện T Phương pháp kiểm tra: 11 phương pháp Thanh tra: xem xét, nghiên cứu và đánh giá tình hình. Kiểm tra ngân sách: một công cụ tốt nhất cho việc kiểm tra Kiểm tra tập trung: vào một vấn đề cụ thể. Kiểm tra biểu mẫu Kiểm tra bằng máy móc Kiểm tra chính sách Kiểm tra các thủ tục Kiểm tra hồ sơ văn bản Kiểm tra các bản tường trình, báo cáo Kiểm tra bằng các tiêu chuẩn - Kiểm tra bằng lịch công tác. Câu 6: Phân tích cơ cấu tổ chức văn phòng thường được áp dụng tại các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay? Cơ cấu tổ chức của Văn phòng: a. Lãnh đạo Văn phòng (Phòng HC) : - Chánh văn phòng (Trưởng phòng hành chính): Chánh VP là người điều hành chung, chịu trách nhiệm về toàn bộ công tác VP, chỉ đạo một số công việc quan trọng như xây dựng và theo dõi thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, hoàn chỉnh các dự thảo VN quan trọng, công tác cơ yếu - Giúp việc có các Phó văn phòng (hoặc Phó Trưởng phòng HC) Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng. Chánh, Phó Chánh văn phòng phải đề cao trách nhiệm quản lý trong VP và chịu trách nhiệm trước thủ trưởng. b. Các bộ phận trực thuộc Văn phòng : - Bộ phận hành chính,văn thư : + Quản lý, điều hành công tác tiếp nhận, xử lý, bảo quản, chuyển giao văn bản trong và ngoài cơ quan, doanh nghiệp; + Tổ chức công tác lễ tân, khánh tiết + Quản lý, sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động của văn thư - Bộ phận tổng hợp: gồm một số chuyên viên, có nhiệm vụ nghiên cứu chủ trương, đường lối, chính sách của cấp trên, các lĩnh vực chuyên môn có liên quan; + Tư vấn văn bản cho thủ trưởng trong công tác lãnh đạo, điều hành hoạt động; + Theo dõi, tổng hợp tình hình hoạt động của cơ quan đơn vị để báo cáp kịp thời cho thủ trưởng và đề xuất phương án giải quyết. - Bộ phận lưu trữ :Thực hiện công tác lưu trữ + Phân loại, đánh giá, chỉnh lý, thống kê tài liệu lưu trữ; + Khai thác, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ - Bộ phận Quản trị : + Cung cấp đầy đủ kịp thời các phương tiện, điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp; + Sửa chữa , quản lý, sử dụng các phương tiện vật chất có hiệu quả. - Bộ phận tài vụ ( tuỳ từng cơ quan ) - Bộ phận bảo vệ, lễ tân, tạp vụ Câu 7: Văn phòng doanh nghiệp thường bao gồm những không gian nào? Trình bày ưu, nhược điểm cho từng phương thức tổ chức không gian văn phòng của doanh nghiệp? Là nhà quản trị văn phòng anh (chị) căn cứ vào những yếu tố nào để xác định không gian làm việc văn phòng của doanh nghiệp? T Văn phòng doanh nghiệp thường bao gồm những không gian: * Văn phòng “mở”: - Hiện nay các cơ quan, Doanh nghiệp có xu hướng sắp xếp hệ thống văn phòng mở. Các phòng ban được ngăn cách bởi vách ngăn kính, mica trong, các ô vuông cao khoảng 2m. - Ưu điểm: + Tiết kiệm chi phí diện tích; + Dễ giám sát quản lý; + Thuận tiện trong việc giao tiếp giữa nhân viên và công việc; + Dễ tập trung các hoạt động trong văn phòng; + Dễ thay đổi khi cần thiết * Văn phòng “đóng”: Hệ thống văn phòng đóng được ngăn cách bởi các phòng riêng. - Ưu điểm : + Đảm bảo tính an toàn, bí mật, sự riêng tư + Phù hợp với công việc đòi hỏi tập trung cao. - Nhược điểm: + Chiếm diện tích + Tăng chi phí trong việc chi trả tiền điện, trang thiết bị văn phòng + Khó kiểm tra và làm trì trệ luồng công việc. T Để xác định không gian làm việc văn phòng của doanh nghiệp cần căn cứ vào: Phù hợp với tính chất và quy mô hoạt động của cơ quan: trụ sở cơ quan phải thể hiện được bộ mặt cơ quan, tương thích với vị trí, tuy nhiên không phô trương quá mức làm lãng phí tiền của đối với cơ quan nhà nước. Các cơ quan cần sắp xếp, bố trí, sử dụng hợp lý trụ sở làm việc và phương tiện hiện có để phục vụ công việc. Tính thuận lợi phục vụ công việc: môi trường xung quanh thích hợp (không quá ồn ào), trang bị phương tiện đầy đủ (luôn được hoàn thiện, cải tiến) phục vụ cho công vụ và sinh hoạt cá nhân, cách thức tổ chức và tạo ra một tâm lý tích cực, giảm căng thẳng, mệt nhọc, tình cảm gắn bó giữa cán bộ, nhân viên cũng như giữa họ và nơi làm việc. Tính dễ dàng liên hệ giao dịch Tính bảo mật. Ÿ Sắp xếp bố trí nơi làm việc: - Các bộ phận lãnh đạo, văn phòng: cần được bố trí ở nơi dễ giao dịch nhất và có tư thế nhất. Các phòng làm việc được bố trí theo nguyên tắc bảo đảm giải quyết dây chuyền giải quyết công việc, các phòng ban có quan hệ thường xuyên với nhau được bố trí gần nhau, các phòng ban tiếp khách được bố trí gần lối ra vào - Các phòng có phương tiện máy móc, kỹ thuật, lưu trữ nên bố trí ở vị trí biệt lập, cần trang bị các phương tiện bảo quản giữ gìn máy móc, thiết bị - Diện tích phòng làm việc phải phù hợp với tính chất của từng bộ phận - Các đồ dùng văn phòng, bàn ghế, tủ hồ sơ, các lọai sổ sách, giấy bútcần bố trí sắp xếp phù hợp với động tác làm việc, ngăn nắp tạo không khí thoải mái trong làm việc. - Phòng làm việc phải bảo đảm phát huy hết tác dụng tích cực của các yếu tố tác động đến năng suất lao động như sự thoáng mát, nhiệt độ, tiếng ồn, ánh sáng, màu sắc. - Có hệ thống bảng chỉ dẫn hành chính toàn cơ quan, từng phòng làm việc, từng chức danh công vụ để dễ tìm, liên hệ công tác. Câu 8: Hãy trình bày tóm tắt các hoạt động chính của công tác văn thư? Nêu quy trình xử lý văn bản đến, văn bản đi và nguyên tắc quản lý con dấu của doanh nghiệp? F- Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư. - Mục đích chính của công tác văn thư là bảo đảm thông tin cho quản lý. Những tài liệu, văn kiện được soạn thảo, quản lý và sử dụng là phương tiện thiết yếu bảo đảm cho hoạt động cơ quan có hiệu quả. T Quy trình xử lý văn bản đến: Bước 1: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến Bước 2: Trình, chuyển giao văn bản đến Bước 3: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. T Quy trình xử lý văn bản đi: - Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng của văn bản; Ngày tháng được đề là ngày thời điểm ký ban hành văn bản. - Bước 2: Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có); văn bản phải có chữ kí của người có thẩm quyền mới được đóng dấu. Không đóng dấu khống vào giấy trắng, dấu đóng phải rõ ràng, đúng quy định. - Bước 3: Đăng ký văn bản đi: vào sổ đầy đủ, chính xác, rõ từng cột mục. - Bước 4: Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, hoặc chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạng để thông tin nhanh. - Bước 5: Lưu văn bản đi. Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất hai bản chính; một bản lưu tại văn thư cơ quan, tổ chức và một bản l|u trong hồ sơ. Bản lưu văn bản đi tại văn thư cơ quan phải được sắp xếp thứ tự đăng ký. Bản lưu văn bản quy phạm pháp luật và văn bản quan trọng khác của cơ quan, tổ chức phải được làm bằng loại giấy tốt, có độ pH trung tính và được in bằng mực bền lâu. T . Quản lí và sử dụng co dấu trong công tác văn thư : * Con dấu của cơ quan, tổ chức phải được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan, tổ chức. Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy định sau: - Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền; - Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức; - Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền. -Không được đóng dấu khống chỉ. - Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quyđịnh. - Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.. - Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên đầu trang, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục. - Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành. Câu 9: Giám đốc doanh nghiệp có dự định thực hiện dự án hiện đại hóa công tác hành chính văn phòng, là nhà quản trị văn phòng, anh (chị) hãy đưa ra các tư vấn, tham mưu cần thiết cho giám đốc để quá trình hiện đại hóa công tác hành chính văn phòng của doanh nghiệp có hiệu quả. T. Mục tiêu của hiện đại hoá văn phòng: - Tạo tiền đề để phát triển cho mỗi cơ quan tổ chức - Giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong tiếp nhận, xử lý, chuyển tải thông tin phục vụ cho hoạt động của cơ quan tổ chức - Nâng cao năng suất lao động của cơ quan tổ chức, giúp cho nhà quản lý thoát khỏi những công việc hành chính mang tính sự vụ, tạo điều kiện phát huy tính sáng tạo của mỗi Cán bộ công nhân viên chức trong VP, tìm kiếm các giải pháp tối ưu để điều hành công việc đạt hiệu quả cao nhất. - Thực hiện tiết kiệm chi phí cho công tác văn phòng. T. Những nội dung cơ bản của hiện đại hóa công tác văn phòng: - Tổ chức bộ máy văn phòng khoa học, gọn nhẹ, đúng chức năng - Từng bước công nghệ hóa công tác văn phòng, tin học hóa văn phòng, sử dụng mạng LAN, internet, wireless - Trang bị các thiết bị hiện đại như máy tính, fax, photocopy, máy scan, máy ghi âm, máy chiếu đa năngCác máy móc hiện đại này giảm thiểu chi phí sức lực, đem lại năng suất cao trong hoạt động. - Không ngừng hoàn thiện kỹ năng và nghiệp vụ. Câu 10: Anh (chị) hãy cho biết các yếu tố ảnh hưởng đến quyết định lựa chọn địa điểm văn phòng? - Khối lượng công việc: Là lý do quan trọng nhất, - Quy mô của tổ chức (số lượng nhân viên, giá trị tài sản thuê mướn, mục đích, thái độ của ban lãnh đạo với công việc giấy tờ) - Số lượng vị trí: Tại đó tổ chức hoạt động. Khi các đơn vị của tổ chức trải rộng ở khu vực lớn thì cần đặt văn phòng ở vị trí trung tâm. - Khoảng trống để mở rộng: Cần được xem xét khi đặt văn phòng cho phù hợp với nhu cầu phát triển của tổ chức. - Chi phí: Là yếu tố quan trọng. Cần chọn địa điểm có chi phí phù hợp với tổ chức, xem xét các yếu tố hỗ trợ khác. - Những ảnh hưởng đến vị trí: Có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến vị trí. Đặt văn phòng trong thành phố lớn: Bất lợi là chi phí cao. Tuy nhiên, yếu tố thuận lợi lại nhiều hơn (nhân lực có trình độ, thông tin).Đặt văn phòng trong một thị trấn nhỏ: Chú ý các yếu tố dịch chuyển dân cư, yếu tố phù hợp ngành nghề, nhân lựcTuy vậy, thuân lợi là có khoảng không để mở rộng. Câu 11: Anh (chị) hãy cho biết tầm quan trọng của việc hoạch định công việc văn phòng. Phân tích và cho ví dụ minh họa. T Tầm quan trọng của việc hoạch định: “Trong kinh doanh nếu bạn không tự lập kế hoạch thì bạn đang chuẩn bị một kế hoạch để thất bại”. Hoạch định giúp cho: + Giảm thiểu lãng phí công sức, thời gian, tiền bạc. Tăng khả năng thành công của nhà quản trị, nhờ phân tích và dự báo trước được thời cơ, thách thức trong quá trình thực hiện mục tiêu. Từ đó, chủ động nắm bắt thời cơ, hạn chế rủi ro. + Tránh việc trùng lập và giẫm chân liền nhau. Định hướng hoạt động của tổ chức, thống nhất suy nghĩ và hành động, tập trụng vào những mục tiêu, nhiệm vụ trọng yếu trong từng thời kỳ. + Giúp người thực hiện thấy rõ mục tiêu hướng đi, cơ sở cho việc phân quyền, nhiệm vụ, thực hiện sự phối hợp các yếu tố, bộ phận trong tổ chức tạo sự chủ động, sáng tạo trong thực hiện nhiệm vụ, công tác trong các bộ phận và thành viên trong tổ chức. ð Bất kỳ cấp quản trị nào cũng phải làm công tác hoạch định. Cấp quản trị thấp thì hoạch định mang tính tác vụ, tác nghiệp (hoạch định HC-VP), cấp quản trị cao thì hoạch định mang tính chiến lược. - Quản trị gia cấp cao có thời hạn hoạch định là vài năm trở lên, có phạm vi bao quát lĩnh vực rộng, ít chi tiết xác định và mục tiêu là dài hạn. Vd: Hoạch định chiến lược của công ty Vinamilk là đạt mức doanh số để trở thành một trong những công ty sữa lớn nhất thế giới, với mục tiêu trong giai đoạn 2012-2017 đạt doanh thu 3 tỷ USD. - Quản trị gia cấp dưới có thời hạn hoạch định là hàng ngày, tuần, tháng. Phạm vi lĩnh vực hẹp và nhiều chi tiết xác định và mục tiêu là ngắn hạn. Vd: Kế hoạch tác nghiệp của công ty Vinamilk về chính sách, sản phẩm, ngân sách, giá, mẫu mã bao bì, danh sách sản phẩm. Câu 12: Khi thiết kế văn phòng các doanh nghiệp rất chú ý đến phong thủy bố trí các đồ vật, vị trí chổ ngồi. Anh chị hãy giải thích tại sao? - Đối với mỗi chủ doanh nghiệp hay chủ cửa hàng, sự thịnh vượng trong kinh doanh có yếu tố vô cùng quan trọng. Là sự sống còn của doanh nghiệp, là sự thành bại của mỗi con người, là sự giàu nghèo của mỗi gia đình mở cửa hàng kinh doanh. - Chính vì sự quan trọng đó nên mỗi người chủ đều tìm các phương thức khác nhau để cho doanh nghiệp, công ty, cửa hàng mỗi ngày một tốt lên. - Rất nhiều người tìm đến phong thủy và coi đó như một hậu phương vững chắc. Có nhiều người sau khi án ngữ phong thủy làm ăn thực sự phát, nhưng có những người án ngữ phong thủy xong lại phá sản, nhưng cũng có người đang lâm nguy án ngữ phong thủy xong lại thịnh vượng ngay - Với mỗi doanh nghiệp hay người đứng đầu một cơ quan của nhà nước hay tư nhân, công việc hanh thông, trên dưới đoàn kết, đồng một lòng, tài vận - quan vận tăng tiến, thuận buồm xuôi gió, là điều vô cùng quan trọng. - Phòng làm việc và bàn làm việc của lãnh đạo cơ quan có tầm quan trọng giống như khoang lái của một cái thuyền, giống như đầu tàu của đoàn tàu, giống như trái tim của một cơ thể. Nếu không đặt được nơi thịnh và tốt về phong thủy thì công việc người lãnh đạo cơ quan cũng không hanh thông – thuận lợi, đương nhiên ảnh hưởng tới tài vận – sự nghiệp của toàn cơ quan hay công ty đó. Phòng làm việc – bàn làm việc đặt vào nơi xấu chẳng khác nào khoang lái đặt không đúng chỗ, đầu tàu lại đặt ở giữa, trái tim đặt sai nơi, dù có hoạt động thì hiệu quả không cao. Câu 13: Để tổ chức cuộc họp thành công. Anh chị cần lưu ý vấn đề gì? 1. Chuẩn bị cuộc họp thật chu đáo. - Tổ chức một cuộc họp thành công là một phần trong nghiệp vụ của người Thư Ký. Bạn phải chuẩn bị thật chu đáo trước khi họp; nhanh nhạy xử lý trong cuộc họp và phải biết các bước tiếp sau khi cuộc họp kết thúc. 2.  Không để cuộc họp kéo dài quá mức cần thiết. - Bạn không nên để cuộc họp kéo dài hơn mức cần thiết. Vì khi nói nhiều về một vấn đề quá mức cần thiết, chúng ta sẽ không còn thời gian để thực hiện các vấn đề khác, những gì mình nói cũng như làm những việc khác. - Khi thấy buổi họp kéo dài hơn hai giờ đồng hồ, Bạn hãy đề nghị nghỉ giải lao. Qua hai giờ làm việc căng thẳng sẽ làm mọi người uể oải, không còn tập trung theo dõi cuộc họp. Khi giải lao hãy để các thành viên tự do trao đổi, đi lại ở hành lang cho thoải mái. - Khi thấy có vấn đề nào đó mà các thành viên trong cuộc họp chưa thông, còn phải bàn tiếp, Bạn nên đề nghị với chủ toạ để có một quyết định cuối cùng cho vấn đề đó. Có thể để vấn đề chưa thống nhất lại, đến kỳ họp sau khi có đủ thông tin sẽ giải quyết. Có thể ban lãnh đạo sẽ họp với bộ phận có khúc mắc để giải quyết riêng trong lần họp khác. 3.  Nên thảo luận trước với đồng nghiệp về nội dung cuộc họp. - Bạn nên thảo luận sơ với các bộ phận về nội dung buổi họp. Có thể dành khoảng 15 phút trước buổi họp để trao đổi qua với nhau. Điều này sẽ giúp chúng ta điều hành buổi họp có hiệu quả hơn, tránh được trường hợp có quá nhiều ý kiến trái ngược nhau trong buổi họp. Khi có quá nhiều ý kiến trái ngược, người điều hành dễ bị lúng túng và cuộc họp sẽ đi đến thất bại. - Nên thảo luận sơ bộ trước buổi họp chứ không nên vận động trước buổi họp. Chúng ta không nên để các bộ phận phát biểu theo hướng dẫn của mình, cũng đừng gợi ý, sếp muốn thế này, sếp định thế kia, như vậy sẽ không có những ý kiến hay đóng góp cho cuộc họp. 4. Nên hội họp đúng giờ - Người điều hành cuộc họp luôn phải đến trước khoảng nửa giờ. Nếu có bộ phận nào đến trễ, hãy cứ bắt đầu cuộc họp. Trễ giờ họp có nghĩa là chúng ta đã làm mất thời giờ của những người khác. Đừng nên tạo ra cho bộ phận đi họp trễ cảm giác họ là nhân vật quan trọng, nên mọi người phải chờ đợi. Mặt khác, khởi sự một cuộc họp trễ vì chờ đợi những người đến dự họp trễ là xúc phạm đến những người đi họp sớm và đúng giờ: bắt họ chờ như là trừng phạt họ, trong khi đó kẻ đáng bị trừng phạt là những người đến trễ kia. 5. Biên bản của cuộc họp. - Công việc viết biên bản thường chẳng mấy thích thú, nhưng đó là một việc làm cần thiết. Nếu phòng họp có sẵn máy vi tính đề nhập liệu biên bản thì rất tốt. Sau buổi họp, người thư ký có thể in biên bản ra thành nhiều bản để giao cho từng thành viên của cuộc họp. Mặc dù từng thành viên có cách ghi riêng của họ, biên bản chung do thư ký ghi vẫn rất cần thiết, giúp cho mọi người nhớ chính xác những công việc đã đựơc bàn bạc, thảo luận trong suốt cuộc họp. 6. Hãy ghi lại những điểm quan trọng trong lúc họp. - Trong cuộc họp thường xuyên có những nội dung chính thường được đưa ra thảo luận. Những vấn đề thường được chuyển đổi liên tục và nhanh chóng. Có những lúc ta không thể chen ngang để phát biểu những thắc mắc riêng hay những ý kiến riêng của mình. Hãy nhắc nhở các thành viên của cuộc họp ghi lại những câu ghi chú ngắn gọn vào sổ tay. Khi được phát biểu, họ có thể yêu cầu đặt lại vấn đề cho rõ ràng. Như vậy sẽ tránh được việc chen ngang trong khi người khác đang phát biểu. - Nếu việc không cần phải đưa ra cuộc họp, có thể trao đổi với bộ phận liên quan về những chú thích trong sổ tay vào dịp khác. 7. Hướng dẫn mọi người tích cực tham gia thảo luận và yêu cầu họ trình bày ngắn gọn. - Khi thấy không khí buổi họp ngột ngạt - thụ động, người thư ký điều hành nên nêu ra câu hỏi, nhưng chỉ hỏi những việc mà tất cả mọi người thật sự quan tâm, không hỏi riêng về một người hay một số người nào đó. Khi phát biểu thật ngắn gọn và súc tích. Trong trường hợp nhiều người nêu ý kiến cá nhân, Bạn hãy đề nghị họ không nên làm mất thời gian cuộc họp. Khi có nhiều người tham gia ý kiến ở một vấn đề, người điều hành cuộc họp nên nhắc nhở khi thấy ý kiến sau trùng lắp với ý kiến trước đó. 8. Hãy giúp mọi người tập trung chú ý vào cuộc họp. - Trong những cuộc họp buồn tẻ và chán ngán, người điều hành cuộc họp phải tìm cách làm buổi họp sinh động hơn hoặc phải rút ngắn cuộc họp. Cần chú ý đến những dấu hiệu: người họp gõ ngón tay lên cạnh bàn, che miệng ngáp, chống cằm vẻ suy tư, mắt nhìn ra cửa hoặc cửa sổ, vươn vai uể oải và dửng dưng như thể mình là người ngoài cuộc. Đó là những thái độ phản ứng nội dung cuộc họp quá buồn tẻ và chán phèo. 9. Hãy giúp mọi người không ngần ngại khi trình bày ý kiến của mình. - Khi người điều hành thấy nhiều người ngồi chung và tất cả đều có chung một ý kiến, chỉ riêng vài người không đồng tình. Vậy hãy cố gắng mời những người không đồng tình mạnh dạn nêu ra ý kiến cá nhân và lý do vì sao họ không biểu quyết. - Người điều hành phải tìm lời lẽ thuyết phục để họ an tâm, đừng im lặng và nên mạnh dạn bày tỏ quan điểm của mình. Nhiều khi một vài đề nghị “bất bình thường” lại mang đến một giải pháp hay mà trước đó chưa ai kịp nghĩ đến. Phải thật tôn trọng những ý kiến đối kháng. Nếu đó là ý kiến hay phải tìm cách áp dụng, nếu là ý kiến không khả thi thì nên để chủ tọa xem xét. 10. Phát biểu trong cuộc họp là nói với tất cả mọi người, chứ không phải chỉ riêng với một người. - Khi người điều hành cần đặt câu hỏi trực tiếp với một người, hãy nhìn vào gương mặt của tất cả các thành viên tham dự, mọi người đều có cảm thấy là họ đang được nói tới. Vì thế, họ cũng sẽ nhiệt tình đưa ra ý kiến tranh luận. Người điều hành sẽ không cô độc với vấn đề riêng của mình. 11. Không nói xấu nhau trong buổi họp, đặc biệt với những người vắng mặt - Trong cuộc họp, chúng ta không nên bình luận, chê bai hay nói xấu về những người khác, nhất là với những người không tham dự cuộc họp. Người điều hành phải khéo léo nhắc nhở các thành viên tham dự phân biệt giữa việc nói xấu và đóng góp ý kiến. Đóng góp ý kiến luôn mang tính xây dựng và chân thành; nói xấu thường mang tính đả phá, nhỏ nhen và thành kiến. Không cần thiết đóng góp hay nói xấu người vắng mặt, vì họ không hiện diện để tiếp thu, giải trình, phản bác hay chống lại, hay thanh minh cho bản thân họ. Chắc chắn chẳng ai thích người khác nói xấu sau lưng mình. 12. Sau buổi họp, nên gặp từng người trò chuyện thân mật. - Người điều hành nên tìm cách bắt chuyện ngắn gọn với từng người sau buổi họp. - Hãy tỏ ra mình rất cần những người như họ tham dự cuộc họp. Người điếu hành có thể nói: “Anh (Chị) đã có những ý kiến rất bổ ích”, hoặc “Anh (Chị) phát biểu về điều đó tốt quá, ý kiến rất hay”. - Hãy làm cho những thành viên đã tham dự cuộc họp nhận thấy rằng chúng ta rất quý mến họ và như vậy họ sẽ hứng thú khi chúng ta mời tham dự buổi họp. Câu 14: Văn phòng là gì? Phân tích vai trò của văn phòng trong một tổ chức? F Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng , phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; đồng thời đảm bảo các điều kiện về vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó. F Vai trò của văn phòng trong một tổ chức Văn phòng là một trung tâm dịch vụ hỗ trợ cho việc hoàn thành các chức năng chính của công ty do các phòng, ban, bộ phận khác đảm nhiệm. Một số vai trò chủ yếu của văn phòng là: - Trung tâm tiếp nhận, truyền đạt thông tin, phối hợp các qui trình hoạt động của công ty. - Cánh tay đặc lực của các cấp quản lý cấp cao hỗ trợ thực hiện chính sách quản lý, hỗ trợ đội ngũ cán bộ quản lý hoàn thành nhiệm vụ. - Trung tâm hoạch định và kiểm soát các hoạt động đảm bảo thường nhật (chỉ tiêu, định mức, qui trình ,) - Trung tâm cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cho các phòng, ban chức năng trong các hoạt động hoặc dự án chuyên biệt. v.v Phần II : Soạn thảo hợp đồng Câu 1: Soạn thảo hợp đồng thử việc CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ----------o0o----------  HỢP ĐỒNG THỬ VIỆC Số 01/2015/HĐTV Chúng tôi, một bên là Ông Nguyễn A Chức vụ: Giám đốc Đại diện cho: Công ty TNHH Buôn ve chai Địa chỉ: 50 Ama Khê, Tp. Buôn Ma Thuột, tỉnh Đắk Lắk Và một bên là Bà Nguyễn Thị E Sinh ngày : 20/12/1990 Hộ khẩu thường trú tại: 12 Hùng Vương,Tp. Tam Kỳ, tỉnh Quảng Nam Mang CMND số: 206118108 Thoả thuận ký kết Hợp đồng thử việc và cam kết làm đúng những điều khoản sau đây: ĐIỀU 1: Thời hạn và nội dung công việc 1. Loai hợp đồng lao động: Xác định thời hạn 01 tháng 2. Từ ngày 01 tháng 12 năm 2015 đến ngày 01 tháng 01 năm 2016 3. Địa điểm làm việc: 50 Ama Khê, Tp. Buôn Ma Thuột, tỉnh Đắk Lắk 4. Chức vụ: Nhân viên tư vấn doanh nghiệp 5. Công việc phải làm: - Thực hiện việc trực điện thoại tư vấn. - Thực hiện giải quyết công việc tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo sự phân công của công ty. - Thực hiện soạn thảo hồ sơ theo chỉ định của công ty.  ĐIỀU 2: Chế độ làm việc 1. Thời giờ làm việc: 48 giờ/tuần (sáng từ 8h đến 12h, chiều từ 13h15' đến 17h15'). 2. Ngày làm việc: Thứ 2 đến thứ 6, sáng thứ 7. Giám đốc sẽ thông báo lịch làm việc chiều thứ 7 khi xét thấy cần thiết. 3. Mức lương thử việc: 4.800.000 VND (Bốn triệu tám trăm nghìn đồng)/ 1 tháng. Mức lương chính thức dự kiến: 6.000.000 VND (Sáu triệu đồng)/ 1 tháng. 4. Thời điểm trả lương: Vào ngày làm việc cuối cùng của tháng.  ĐIỀU 3: Nghĩa vụ và các quyền lợi của người lao động 1. Quyền lợi: - Hưởng phụ cấp: Phụ cấp hỗ trợ xăng xe, tiền gửi xe, điện thoại - Nghỉ hàng tuần: 01 ngày (Chủ Nhật). - Chế độ đào tạo: Được đào tạo chuyên sâu về lĩnh vực công việc đang làm.    - Được xem xét ký hợp đồng chính thức với chế độ đãi ngộ tương ứng với hợp đồng này. 2. Nghĩa vụ: - Thực hiện đúng nội dung công việc được giao. - Chấp hàng đúng quy định về giờ làm việc và ngày làm việc. - Trường hợp xin nghỉ 01 ngày phải báo cáo công ty trước ít nhất 01 ngày. Nghỉ từ 2 ngày trở lên phải thông báo trước 3 ngày. - Bảo quản tài sản và trang thiết bị của công ty. - Tuyệt đối không sử dụng khách hàng của công ty đê trục lợi cá nhân; - Trong thời gian hiệu lực hợp đồng và trong vòng 12 tháng kể từ khi nghỉ việc tại Công ty nhân viên không được phép : Cung cấp thông tin, tiết lộ bí mật kinh doanh của công ty ra ngoài.Trường hợp bị phát hiện - Cá nhân đó sẽ bị khởi tố trước pháp luật.  ĐIỀU 4: Nghĩa vụ và quyền hạn của người sử dụng lao động 1. Nghĩa vụ: -  Bảo đảm việc làm và thực hiện đầy đủ những điều khoản trong hợp đồng; -  Thanh toán đầy đủ, đúng thời hạn các chế độ và quyền lợi cho người lao động theo hợp đồng này. 2. Quyền hạn: -  Điều hành người lao động hoàn thành công việc theo Hợp đồng (bố trí, điều chuyển, tạm ngừng việc); - Tạm hoãn, chấm dứt hợp đồng thử việc, kỷ luật người lao động theo quy định của pháp luật, và nội quy lao động của Công ty.  ĐIỀU 5: Điều khoản khác 1. Trong vòng 15 ngày (làm việc) kể từ ngày ký kết hợp đồng thử việc này, vì bất cứ lý do gì mà người lao động không tiếp tục cộng tác với công ty (kể cả trong trường hợp công ty thông báo chấm dứt hợp đồng thử việc trước thời hạn) thì người lao động cam kết sẽ không yêu cầu công ty phải thanh toán bất cứ chế độ và quyền lợi nào của người lao động trong thời gian nêu trên. 2. Những vấn đề về lao động không ghi trong hợp đồng thử việc này thì áp dụng theo quy định của nội quy lao động và pháp luật lao động. 3. Hợp đồng thử việc này được lập thành 02 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 01 bản và có hiệu lực kể từ ngày 01/12/2015 NGƯỜI LAO ĐỘNG (Ký và ghi rõ họ tên) THAY MẶT CÔNG TY (Ký và ghi rõ họ tên) Câu 2: Soạn thảo nội dung lao động thời vụ: CỘNG HÒA Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Buôn Ma Thuột, ngày 01 tháng 12 năm 2015 HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG THỜI VỤ Số: 01/HĐLĐ/2015 Chúng tôi, một bên là Ông/Bà Nguyễn A Quốc tịch: Việt Nam. Chức vụ: GIÁM ĐỐC Đại diện cho : Công ty TNHH Buôn ve chai Địa chỉ: 50 Ama khê, TP. BMT, Tỉnh Đắk Lắk Và một bên là Ông/Bà: Nguyễn B Quốc tịch: Việt Nam. Sinh ngày 01 tháng 01 năm 1995 tại Tp. Buôn Ma Thuột, Tỉnh Đắk Lắk Địa chỉ thường trú: 44 Ama khê, TP. BMT, Tỉnh Đắk Lắk Số CMTND: 206118108 cấp ngày 01/01/2014 tại Công an: tỉnh Đắk Lắk Thoả thuận ký kết hợp đồng lao động và cam kết làm đúng những điều khoản sau đây: Điều 1: Thời hạn và công việc hợp đồng: Ÿ Loại hợp đồng lao động: Thời vụ 02 tháng. Ÿ Từ ngày 01 tháng 12 năm 2015 đến ngày 01 tháng 02 năm 2016. Ÿ Địa điểm làm việc: Tại văn phòng công ty. Ÿ Chức danh chuyên môn: Không Ÿ Chức vụ (nếu có): Nhân viên Ÿ Công việc phải làm: Theo sự điều động của người quản lý. Điều 2: Chế độ làm việc: Ÿ Thời giờ làm việc: 8h/ngày Ÿ Được cấp phát những dụng cụ làm việc gồm: Căn cứ theo công việc thực tế. Điều 3: Nghĩa vụ và quyền lợi của người lao động: 1. Quyền lợi: Ÿ Phương tiện đi lại làm việc: Tự túc. Ÿ Mức lương chính hoặc tiền công: 4000 000 đ/tháng (đã bao gồm 6%BHXH, 1,5%BHYT). Ÿ Hình thức trả lương: Bằng tiền mặt. Ÿ Phụ cấp gồm: Không Ÿ Được trả lương: vào ngày 28 mỗi tháng Ÿ Tiền thưởng: Theo tình hình tài chính của công ty. Ÿ Chế độ nâng lương: Tùy theo thể hiện công việc của từng người. Ÿ Chế độ nghỉ ngơi (nghỉ hàng tuần, phép năm, lễ tết...): Mỗi tháng được nghỉ 04 ngày. Ÿ Bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế: Người lao động tự đóng. Ÿ Chế độ đào tạo: Không Ÿ Những thoả thuận khác: Không 2. Nghĩa vụ: Ÿ Hoàn thành những công việc đã cam kết trong hợp đồng lao động. Ÿ Chấp hành lệnh điều hành sản xuất - kinh doanh, nội quy kỷ luật lao động, an toàn lao động. Ÿ Bồi thường vi phạm và vật chất Điều 4. Nghĩa vụ và quyền hạn của người sử dụng lao động 1. Nghĩa vụ: Ÿ Bảo đảm việc làm và thực hiện đầy đủ những điều đã cam kết trong hợp đồng lao động. Ÿ Thanh toán đầy đủ, đúng thời hạn các chế độ và quyền lợi cho người lao động theo hợp đồng lao động, thoả ước lao động tập thể (nếu có). 2. Quyền hạn: Ÿ Điều hành người lao động hoàn thành công việc theo hợp đồng (bố trí, điều chuyển, tạm ngừng việc...). Ÿ Tạm hoãn, chấm dứt hợp đồng lao động, kỷ luật người lao động theo quy định của pháp luật, thoả ước lao động tập thể (nếu có) và nội quy lao động của doanh nghiệp. Điều 5. Điều khoản thi hành Ÿ Những vấn đề về lao động không ghi trong hợp đồng lao động này thì áp dụng quy định của thoả ước tập thể, trường hợp chưa có thoả ước tập thể thì áp dụng quy định của pháp luật lao động. Ÿ Hợp đồng lao động được làm thành 02 bản có giá trị ngang nhau, mỗi bên giữ một bản và có hiệu lực từ ngày 01 tháng 12 năm 2015. Khi hai bên ký kết phụ lục hợp đồng lao động thì nội dung của phụ lục hợp đồng lao động cũng có giá trị như các nội dung của bản hợp đồng lao động này. Ÿ Hợp đồng này làm tại Văn phòng công ty ngày 01 tháng 12 năm 2015 NGƯỜI LAO ĐỘNG NGƯỜI SỬ DỤNG LAO ĐỘNG (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu) Câu 3: Soạn thảo nội dụng hợp động thuê mặt bằng: CỘNG HÒA Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------- HỢP ĐỒNG THUÊ MẶT BẰNG Tại Văn Phòng Công Chứng Quảng Nam, Số 12, đường Phan Bội Châu,Tp Tam Kỳ, Tỉnh Quảng Nam. Chúng tôi gồm có: BÊN CHO THUÊ (sau đây gọi là Bên A) Hộ ông: NGUYỄN A Sinh năm: 1996 CMND số: 206 109 118 cấp ngày 14/ 10/ 2013 tại Công an Quảng Nam. Cùng bà: NGUYỄN THỊ B Sinh năm: 1996 CMND số: 206 181 789 cấp ngày 14/ 11/ 2013 tại Công an Quảng Nam. Hộ khẩu thường trú: Tp. Tam kỳ, tỉnh Quảng Nam BÊN THUÊ (sau đây gọi là Bên B) Ông: NGUYỄN C Sinh năm: 1995 CMND số: 345 678 789 cấp ngày 14/ 05/ 2010 tại Công an Đồng Tháp. Hộ khẩu thường trú: ấp An Định, xã An Bình, H. Cao Lãnh, Đồng Tháp. Hai bên đồng ý thực hiện việc thuê mặt bằng thuộc quyền sử dụng đất với các thỏa thuận sau đây: ĐIỀU 1. MẶT BẰNG CHO THUÊ Theo Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất số BB546824 do UBND TP Tam Kỳ cấp ngày 13/ 04/ 2010, là thửa đất thuộc quyền sử dụng đất của bên A cho bên B thuê, cụ thể như sau: Tờ BĐ Số thửa Diện tích Mục đích sử dụng Thời gian sử dụng Địa chỉ thửa đất 7 267 234,5 m2 Buôn bán 1 năm 230 Hùng vương, TP Tam kỳ - Hình thức sử dụng: + Sử dụng riêng: 234,5 m2; + Sử dụng chung: không m2; - Nguồn gốc sử dụng: Nhận quyền sử dụng đất theo quyết định hành chính giải quyết tranh chấp đất đai. * Phần cho thuê: diện tích ngang 9,5m x dài 14m (tổng cộng 133m2) tiếp giáp với quốc lộ 30 thuộc quyền sử dụng đất nêu trên của bên A. ĐIỀU 2. THỜI HẠN THUÊ Thời hạn thuê quyền sử dụng đất nêu trên là 01 năm (1 năm) kể từ ngày 01/ 12/ 2015 đến hết ngày 01/ 12/ 2016. ĐIỀU 3. MỤC ĐÍCH THUÊ Bên B sử dụng mặt bằng thuê nêu trên vào mục đích: làm cơ sở kinh doanh bán thuốc tây, giải khát. ĐIỀU 4. GIÁ THUÊ VÀ PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN 1. Giá thuê mặt bằng nêu trên được hai bên thống nhất như sau: - Trong thời hạn thuê 01 năm (từ ngày 01/ 12/ 2015 đến hết ngày 01/ 12/ 2016) thì giá thuê là 1.700.000 đồng/ 01 tháng (Một triệu bảy trăm ngàn đồng Việt Nam trên một tháng). 2. Phương thức thanh toán: bằng tiền mặt hàng tháng. Mặt khác, ngay sau khi - --- Hợp đồng này có hiệu lực thì bên B đưa trước cho bên A số tiền là 5.100.000 đồng (bằng chữ: Năm triệu một trăm ngàn đồng Việt Nam) tương đương với tiền thuê 03 tháng, số tiền này sẽ được hai bên trừ vào tiền thuê của thời hạn thuê nêu trong Hợp đồng này. 3. Việc giao và nhận số tiền nêu trên do hai bên tự thực hiện và chịu trách nhiệm trước pháp luật. ĐIỀU 5. PHƯƠNG THỨC GIAO, TRẢ LẠI TÀI SẢN THUÊ Sau khi hết thời hạn thuê bên B sẽ giao trả lại mặt bằng thuê đúng hiện trạng ban đầu thuộc quyền sử dụng đất nêu trên cho bên A. Nếu mặt bằng thuê bị giảm sút hoặc bị hư hao thì bên B phải bồi thường thiệt hại cho bên A. ĐIỀU 6. NGHĨA VỤ VÀ QUYỀN CỦA BÊN A 1. Bên A có các nghĩa vụ sau đây: a) Chuyển giao mặt bằng cho thuê thuộc quyền sử dụng đất nêu trên theo đúng thỏa thuận ghi trong Hợp đồng; b) Bảo đảm giá trị sử dụng của mặt bằng cho thuê; c) Bảo đảm quyền sử dụng mặt bằng cho thuê thuộc quyền sử dụng đất nêu trên cho bên B; d) Thông báo cho bên B về quyền của người thứ ba đối với mặt bằng cho thuê; 2. Bên A có quyền sau đây: a) Nhận đủ tiền cho thuê mặt bằng nêu trên theo phương thức đã thỏa thuận; b) Nhận lại mặt bằng cho thuê thuộc quyền sử dụng đất nêu trên khi hết hạn Hợp đồng; c) Đơn phương đình chỉ thực hiện Hợp đồng và yêu cầu bồi thường thiệt hại nếu bên B có một trong các hành vi sau đây: - Sử dụng mặt bằng thuê không đúng công dụng, mục đích thuê; - Đổi hoặc cho người khác thuê lại mà không có sự đồng ý bằng văn bản của bên A; ĐIỀU 7. NGHĨA VỤ VÀ QUYỀN CỦA BÊN B 1. Bên B có các nghĩa vụ sau đây: a) Bảo quản mặt bằng thuê thuộc quyền sử dụng đất nêu trên như tài sản của chính mình, không được cho thuê lại nếu không có sự đồng ý bằng văn bản của bên A; b) Sử dụng mặt bằng thuê đúng công dụng, mục đích thuê; c) Trả đủ tiền thuê mặt bằng theo phương thức đã thỏa thuận; d) Trả lại mặt bằng thuê đúng thời hạn và phương thức đã thỏa thuận; đ) Thanh toán tiền điện, tiền nước, thuế và các loại phí liên quan đến việc kinh doanh của bên B. 2. Bên B có các quyền sau đây: a) Nhận mặt bằng thuê theo đúng thỏa thuận; b) Được sử dụng mặt bằng thuê theo đúng công dụng, mục đích thuê; c) Đơn phương đình chỉ thực hiện Hợp đồng thuê mặt bằng này và yêu cầu bồi thường thiệt hại nếu: - Bên A chậm giao mặt bằng theo thỏa thuận gây thiệt hại cho bên B; - Bên A giao mặt bằng thuê không đúng tình trạng như thỏa thuận; - Mặt bằng cho thuê không thể sửa chữa, do đó mục đích thuê không đạt được hoặc mặt bằng cho thuê có khuyết tật mà bên B không biết; - Có tranh chấp về quyền sử dụng đối với mặt bằng thuê thuộc quyền sử dụng đất nêu trên mà bên B không được sử dụng mặt bằng thuê ổn định; ĐIỀU 8. VIỆC NỘP LỆ PHÍ CÔNG CHỨNG Lệ phí công chứng liên quan đến việc thuê quyền sử dụng đất theo Hợp đồng này do bên B chịu trách nhiệm nộp. ĐIỀU 9. PHƯƠNG THỨC GIẢI QUYẾT TRANH CHẤP Trong quá trình thực hiện Hợp đồng mà phát sinh tranh chấp, các bên cùng nhau thương lượng giải quyết trên nguyên tắc tôn trọng quyền lợi của nhau; trong trường hợp không giải quyết được, thì một trong hai bên có quyền khởi kiện để yêu cầu toà án có thẩm quyền giải quyết theo quy định của pháp luật. ĐIỀU 10. CAM ĐOAN CỦA CÁC BÊN Hai bên chịu trách nhiệm trước pháp luật về những lời cam đoan sau đây: 1. Bên A cam đoan: a) Những thông tin về nhân thân, về mặt bằng cho thuê thuộc quyền sử dụng đất ghi trong Hợp đồng này là đúng sự thật; b) Việc giao kết Hợp đồng này hoàn toàn tự nguyện, không bị lừa dối hoặc ép buộc; c) Thực hiện đúng và đầy đủ tất cả các thỏa thuận đã ghi trong Hợp đồng này; 2. Bên B cam đoan: a. Những thông tin về nhân thân ghi trong Hợp đồng này là đúng sự thật; b. Đã xem xét kỹ, biết rõ về mặt bằng thuê thuộc quyền sử dụng nêu trên; c. Việc giao kết Hợp đồng này hoàn toàn tự nguyện, không bị lừa dối hoặc ép buộc; d. Thực hiện đúng và đầy đủ tất cả các thoả thuận đã ghi trong Hợp đồng này; ĐIỀU 11. ĐIỀU KHOẢN CUỐI CÙNG 1. Hai bên công nhận đã hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của mình, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc giao kết Hợp đồng này; 2. Hai bên đã tự đọc Hợp đồng, đã hiểu và đồng ý tất cả các điều khoản ghi trong Hợp đồng và ký vào Hợp đồng này trước sự có mặt của Công chứng viên; 3. Hợp đồng có hiệu lực từ ngày được Công chứng viên Văn phòng Công chứng Quảng Nam chứng nhận xong. Bên A Bên B (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên) (Chỉ để tham khảo, có thể có sai sót)