Chuyên đề Tuyển dụng - Tuyển dụng nguồn nhân lực

TUYỂN DỤNG NGUỒN NHÂN LỰC Trong phần này, các vấn đề có liên quan đến quá trình tuyển dụng như thu hút, tuyển chọn và định hướng nhân viên sẽ được đề cập. Cụ thể, phần này nhằm làm rõ các vấn đề: Quá trình tuyển dụng: khái niệm và các chú ý quan trọng trong quá trình tuyển dụng Các thách thức trong quá trình tuyển dụng Các bước trong quá trình tuyển dụng Thông báo nhu cầu tuyển dụng Nhận hồ sơ Đánh giá sơ bộ Thẩm tra Trắc nghiệm / kiểm tra Phỏng vấn Lựa chọn Hoàn thiện các thủ tục cần thiết Định hướng nhân viên Quá trình tuyển dụng Sơ đồ dưới đây giúp chúng ta hiểu được các bước trong quá trình tuyển dụng nhân viên: Khuyến khích các ứng cử viên đủ điều kiện tham gia dự tuyển Thu hút Giới thiệu tổ chức/ công việc cho nhân viên mới Tuyển chọn Định hướng Quá trình ra quyết định “tuyển” hay “từ chối” các ứng cử viên Sơ đồ quá trình tuyển dụng Qua sơ đồ trên: Tuyển dụng là một quá trình bao gồm 3 bước cơ bản là thu hút, tuyển chọn và định hướng nhân viên. Thu hút: Tổ chức phải thông báo chức danh công việc cần tuyển để thu hút được các ứng cử viên có đủ điều kiện tham gia dự tuyển. Tuyển chọn: Quá trình tuyển chọn liên quan trực tiếp tới việc xác định các yêu cầu của các ứng cử viên để thực hiện công việc được tốt. Để xác định được những yêu cầu này, cần có các thông tin trong bản phân tích công việc. Định hướng nhân viên: Là bước quan trọng nhằm giúp người lao động mới làm quen với các chính sách, thủ tục, cơ cấu của công ty cũng như các bước để thực hiện công việc được giao. Các chú ý quan trọng: Tổ chức có thực sự cần tuyển nhân viên mới hay không? Là câu hỏi luôn được đặt ra trước khi ra quyết định tuyển dụng. Tổ chức có thể: Tự động hoá? Tổ chức lại công việc? Phân chia công việc? Cơ cấu lại nhân viên? Làm ngoài giờ? Có bức tranh rõ ràng về công việc: Thông qua bản mô tả công việc để từ đó biết được cần tuyển ứng cử viên với các yêu cầu như thế nào để thực hiện công việc có hiệu quả. Các yêu cầu này bao gồm: + Kinh nghiệm + Trình độ chuyên môn + Sở thích + Tính cách cá nhân 2. Các thử thách trong quá trình tuyển dụng Mục tiêu quan trọng của quá trình tuyển dụng là làm thế nào để chọn ra người phù hợp nhất làm việc cho tổ chức. Tuy nhiên, trong quá trình tuyển dụng, không tránh khỏi gặp một số thử thách: Xác định những đặc điểm nào là quan trọng nhất đối với việc thực hiện công việc?: các đặc điểm ảnh hưởng đến việc thực hiện công việc bao gồm các đặc điểm của công việc, các yếu tố thuộc về tổ chức và các đặc điểm cá nhân. Do sự thay đổi của công việc và sự khác biệt về văn hoá của mỗi công ty cũng như các đặc tính cá nhân dẫn tới những khó khăn trong việc xác định các đặc điểm nào là quan trọng nhất đối với việc thực hiện công việc. Lượng hoá các đặc điểm này như thế nào?: Dùng công cụ nào để lượng hoá? Sử dụng công cụ toán học, kinh nghiệm của các nhà quản lý, các bài tập trắc nghiệm hay là sử dụng tổng hợp các phương pháp này để đo lường luôn là một câu hỏi lớn đặt ra trong quá trình tuyển dụng. Các nhân tố tạo động lực là gì?: Các nhân tố tạo động lực rất quan trọng đối với kết quả công việc từng cá nhân. Nếu một người có năng lực nhưng anh ta không được khuyến khích thì kết quả công việc của anh ta chưa chắc đã tốt. Nhưng làm thế nào để nhận biết được các nhân tố tạo động lực của mỗi cá nhân? Ai là người ra quyết định tuyển chọn?: Phòng quản trị nhân sự, giám đốc hay người quản lý trực tiếp ra quyết định tuyển dụng? 3. Các bước của quá trình tuyển dụng Để quá trình tuyển dụng được thực hiện một cách có hiệu quả, tổ chức cần lưu ý tới các bước sau: Thông báo nhu cầu tuyển dụng: Công việc của người tuyển dụng được bắt đầu với một thông báo về nhu cầu cần tuyển dụng. Với tư cách là một người quan trọng trong quá trình ra các quyết định mang tính chiến lược, trưởng phòng nhân sự là người trực tiếp đánh giá bất kỳ một nhu cầu tuyển dụng nào. Kiểm duyệt tình hình tài chính đối với việc tuyển dụng Làm việc với chuyên viên quản trị nhân sự: để trả lời các câu hỏi: Những trình độ chuyên môn nào là quan trọng đối với nhân viên? Ai đang làm công việc tương tự Cơ hội phát triển nghề nghiệp cho vị trí này là gì? Vị trí này đòi hỏi làm việc theo nhóm hay từng cá nhân đảm nhiệm? Công ty đã từng tuyển lao động cho vị trí này chưa? Những đặc tính cá nhân nào phù hợp với những nhân viên hiện tại? Tính cấp thiết của việc tuyển dụng? Xem xét nguồn tuyển dụng bên trong: Thu hút từ nhân viên hiện tại: Có nhiều công ty thu hút các nhân viên hiện tại vào làm các công việc mới trong công ty. Thu hút theo cách này có ưu điểm là tạo điều kiện cho các nhân viên hiện tại cơ hội để họ tiếp cận với các công việc mới. Tuy nhiên nhược điểm của nguồn thu hút này là nó lại tạo ra chỗ trống mới cần tuyển người. Giới thiệu từ nhân viên trong tổ chức: Các kết quả từ các cuộc điều tra cho thấy những ứng cử viên được giới thiệu từ những nhân viên hiện tại của công ty sẽ có xu hướng ở lại làm việc lâu dài hơn cho công ty và họ thường hài lòng hơn với công việc. Nhân viên cũ: Đây cũng là một nguồn tuyển dụng đáng tin cậy bởi họ là những người có kinh nghiệm, họ nắm rõ các đặc điểm làm việc của tổ chức Xem xét nguồn tuyển dụng bên ngoài Quảng cáo: Quảng cáo được sử dụng để thu hút ứng cử viên trong phạm vi rộng (chẳng hạn như dùng báo chí để thu hút ứng cử viên từ một vùng nào đó). Các tổ chức giới thiệu việc làm: Các tổ chức giới thiệu việc làm có thể đứng ra với vai trò tư vấn hoặc là người tuyển dụng trực tiếp nguồn lao động cho tổ chức. Các cơ sở đào tạo: Có nhiều tổ chức có quan hệ rất tốt với các trường đại học, các tổ chức này có thể đứng ra tài trợ học bổng cho sinh viên các trường và các sinh viên đó cam kết sẽ làm việc cho công ty trong một thời hạn nào đó sau khi ra trường. Khách hàng/ đối thủ cạnh tranh: Khách hàng hay đối thủ cạnh tranh là những người đã quen với các sản phẩm/ dịch vụ mà tổ chức cung cấp. Chính vì vậy, họ có thể đóng góp những ý kiến tích cực để tổ chức phát triển. Nhận hồ sơ xin việc: Thông thường, hồ sơ xin việc bao gồm sơ yếu lý lịch, đơn xin việc, các văn bằng- chứng chỉ, giấy chứng nhận sức khoẻ. Đánh giá sơ bộ: Doanh nghiệp có thể đánh giá sơ bộ về trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, thể lực... của các ứng cử viên thông qua việc xem xét hồ sơ của họ. Thẩm tra nhân viên: Thẩm tra nhân viên từ : Bạn bè, người thân Những người sử dụng lao động cũ Hồ sơ, lý lịch: Nếu hồ sơ, lý lịch không rõ ràng hoặc có những khoảng trống thời gian trong quá trình làm việc thì cân thiết phải xem xét, kiểm tra lại các thông tin này. Mời và phỏng vấn: Để quá trình tuyển dụng được diễn ra một cách thuận lợi thì những người quản lý trực tiếp nên tham gia vào quá trình tuyển dụng. * Có các quy định hành chính rõ ràng cho cuộc phỏng vấn: Viết thư mời Có kế hoạch rõ ràng về thời gian phỏng vấn Các thủ tục hành chính khác * Có kế hoạch để trả lời các ứng cử viên: Thông báo thời hạn có quyết định Thẩm tra Liên lạc với những người đủ tiêu chuẩn tuyển dụng Thông báo cho mọi ứng cử viên thông qua thư từ chối hoặc thư chấp nhận Các nguyên tắc trong phỏng vấn: Nguyên tắc 1: Có mục tiêu rõ ràng: Trước khi tiến hành cuộc phỏng vấn thì người phỏng vấn cần phải trả lời câu hỏi: Tại sao lại phải tiến hành phỏng vấn, những thông tin nào cần trao đổi trong quá trình phỏng vấn. Các thông tin này có thể là khác nhau cho từng ứng cử viên. Yêu cầu của công việc và các đặc điểm cá nhân của từng người sẽ cho bạn biết những thông tin nào cần làm rõ trong quá trình phỏng vấn. Người phỏng vấn đã nắm được một số thông tin về ứng cử viên thông qua mẫu hồ sơ xin việc, thẩm tra...trước khi cuộc phỏng vấn bắt đầu. Chính vì vậy, cuộc phỏng vấn nên dùng thời gian để điều tra những thông tin cần biết thêm về ứng cử viên cũng như cung cấp các thông tin về công việc, về tổ chức cho ứng cử viên. Nguyên tắc 2: Nói rõ chương trình phỏng vấn: Người phỏng vấn nói rõ cho ứng cử viên biết những bước mà anh ta sẽ thực hiện trong quá trình phỏng vấn. Các lưu ý: Thuộc tên ứng cử viên Giới thiệu đầy đủ Nói rõ mục đích Tạo không khí thoải mái Để ứng cử viên nói Tôn trọng ứng cử viên Kiểm soát cuộc phỏng vấn Có đầy đủ thông tin về công việc Biết cách kết thúc buổi phỏng vấn Nguyên tắc 3: Kiểm sóat cuộc phỏng vấn: Người phỏng vấn phải là chủ cuộc phỏng vấn, là người kiểm soát cuộc phỏng vấn để đạt được mục tiêu đã đề ra. Nguyên tắc 4: Luôn chú ý lắng nghe: Để thu thập thông tin, kiểm tra lại thông tin và kiểm soát cuộc phỏng vấn. Trắc nghiệm và kiểm tra: Các bài trắc nghiệm nhằm kiểm tra thêm các thông tin về ứng cử viên như thể lực, trí lực, các đặc điểm cá nhân... Tuyển chọn: Sau khi đã hoàn thiện các bước ở trên, doanh nghiệp sẽ ra quyết định ai là người được tuyển chọn. Về nguyên tắc, người được tuyển chọn phải là người phù hợp nhất với công việc. Tính phù hợp này được thể hiện dưới 2 giác độ: Tính phù hợp giữa kiến thức/ kỹ năng/ khả năng của ứng cử viên đối với yêu cầu của công việc. Đây chính là khả năng để thực hiện công việc của các ứng cử viên. Tính phù hợp giữa các đặc điểm cá nhân (ví dụ như cá tính, mối quan tâm, mong muốn) của ứng cử viên với các đặc điểm của công việc. Đây chính là động lực để thực hiện công việc. Hoàn thiện các thủ tục: Ví dụ như gửi thông báo chấp nhận/ từ chối tới ứng cử viên, thông báo ngày đi làm đối với người trúng tuyển, hoàn chỉnh các thủ tục hành chính khác để giúp người trúng tuyển sớm làm quen với công việc, với tổ chức. Công tác định hướng nhân viên: Mục đích: + Giảm căng thẳng, tạo tâm lý thoải mái cho nhân viên mới + Tạo điều kiện để nhân viên mới nắm được các quy định, các nguyên tắc hoạt động của tổ chức + Khuyến khích tinh thần làm việc, hướng nhân viên vào việc thực hiện các mục tiêu chung của tổ chức Các bước chung: + Giới thiệu chung về tổ chức: Lịch sử phát triển, cơ cấu, thị trường, các sản phẩm- dịch vụ... + Giới thiệu các quy định, thủ tục: Nhiệm vụ, lịch làm việc, ngày nghỉ... + Giới thiệu hệ thống lương, thưởng và phúc lợi của tổ chức: cơ cấu lương, thời gian trả lương, các chế độ phúc lợi như bảo hiểm xã hội, các hoạt động vui chơi giải trí... + Giới thiệu trang thiết bị, nơi làm việc... Các phương pháp định hướng nhân viên: + Chính thức: Do tổ chức hỗ trợ và phát triển. Phương pháp này nên được tổ chức ngay khi nhân viên mới đi làm ngày đầu tiên. + Phi chính thức: Nhân viên mới nhận được những thông tin về tổ chức, về công việc từ các nhân viên khác trong tổ chức. MỘT VÀI ĐIỂM CẦN CHÚ Ý TRONG PHỎNG VẤN TUYỂN DỤNG Khi mở đầu: mời ngồi giới thiệu bản thân giới thiệu những người cùng phỏng vấn, vai trò của mỗi người trong tổ chức và vai trò cụ thể trong buổi phỏng vấn mục đích của cuộc phỏng vấn, giới hạn thời gian một vài ý để tạo cảm giác về không khí mình muốn (nghiêm trang, thoải mái, v.v.) Câu hỏi thông thường: a/ Về năng lực ứng viên Xin anh/chị kể sơ qua về bản thân và công việc hiện tại/đã qua của mình. Anh/chị có thể mô tả kỹ hơn một chút những kinh nghiệm liên quan tới vị trí đang quan tâm không? Theo quan niệm của anh/chị, thì người (tên vị trí đang tuyển, ví dụ “người quản lý tài chính”) cần phải làm những gì để thực hiện tốt công việc của mình? Theo anh/chị, những người... (ví dụ “quản lý tài chính”) thành công được nhờ yếu tố nào? Anh/chị có thể nêu một trường hợp thực tế trong đó mình đã giải quyết vấn đề (ví dụ nhân viên không thực hiện công việc đúng thời hạn) như thế nào? Hãy tưởng tượng mình bắt đầu công việc ở (tên công ty) trong vị trí (tên vị trí). (Cung cấp một vài thông tin giả định về bối cảnh công ty). Chị sẽ làm những gì trong bối cảnh đó? Khi ứng viên bắt đầu nói tới kinh nghiệm liên quan tới nhiệm vụ của vị trí đang tuyển: Anh/chị có thể mô tả kỹ hơn một chút về kinh nghiệm ..... của mình được không? Anh/chị cho rằng kinh nghiệm cũ sẽ giúp mình thực hiện các nhiệm vụ tại (tên công ty) như thế nào? 2 câu hỏi kiểm tra chéo tốt: - anh/chị thích làm gì nhất? (giỏi làm gì nhất) và tại sao? - anh/chị ghét làm gì nhất (hoặc làm gì dở nhất) và tại sao? Kiểm tra thái độ và quan điểm: Điều khiến anh/chị vui thích nhất trong công việc là gì? Nếu áp lực công việc đè nặng, thì anh/chị sẽ làm gì để có cả hiệu quả công việc lẫn cân bằng cuộc sống? b/ Về hiểu biết tổ chức: Anh/chị đã biết gì về chúng tôi? Điều gì khiến anh/chị quan tâm tới chúng tôi? Theo anh/chị, điều gì quyết định sự phát triển bền vững của (tên công ty) như một doanh nghiệp đang phát triển nóng trong lĩnh vực (ví dụ “công nghệ thông tin”)? Theo anh/chị, cấp quản lý/lãnh đạo cần hành động như thế nào khi điều hành (tên công ty)? Theo anh/chị, mục tiêu chiến lược của công ty có ảnh hưởng tới công việc của người (tên vị trí) như thế nào? NGÂN HÀNG CÂU HỎI PHỎNG VẤN Dưới đây là một số câu hỏi gợi ý để lựa chọn để sử dụng dựa trên kịch bản phỏng vấn. Bạn hãy kể về bản thân bạn? Bạn có những mục tiêu nào về công việc và cuộc sống của mình? Vì sao bạn chọn công việc này? Những mục tiêu nào bạn thiết lập cho nghề nghiệp của mình? Bạn cho rằng để đạt được mục tiêu mà bạn đã nói ở trên thì bạn cần những gì? Theo bạn để thành công trong lĩnh vực này bạn cần làm gì? Các sở thích của bạn? Bạn có những đức tính và trình độ cần thiết để thành công trong lĩnh vực mà bạn đã chọn không? Thành công lớn nhất của bạn là gì? Nếu được chọn lại, bạn có chọn nghề khác không? Bạn thích làm việc với các số liệu hơn hay giao tiếp với mọi người nhiều hơn? Bạn hãy mô tả những khả năng của mình để làm việc trong một nhóm? Khi bạn được nhận vào công ty của chúng tôi, bạn sẽ được đào tạo, bạn hãy nêu lý do tại sao chúng tôI nên tuyển bạn? Bạn có thể cho tôi biết bạn là người theo đuổi mục tiêu như thế nào? Hãy kể cho tôI những gì bạn đã làm để đạt được mục tiêu gần đây của bạn? Bạn có những dự định và mục tiêu ngắn hạn nào không? Bạn có thể mô tả những mục tiêu lâu dài của bạn không? Bạn mong muốn sẽ làm gì trong 5 năm tới? Bạn sẽ như thế nào trong 10 năm tới? Bạn đã gặp phải trường hợp mâu thuẫn với người cấp trên của bạn chưa?Bạn đã giải quyết mâu thuẫn đó thế nào? Hãy kể cho tôi những khó khăn gần đây nhất mà bạn vừa giải quyết?Bạn có thành công trong việc giải quyết chúng không? Đối với bạn áp lực công việc cao có ảnh hưởng thếo nào? Bạn cho rằng những đức tính nào làm nên thành công của bạn? Điểm yếu lớn nhất của bạn là gì? Bạn ghét làm nhiệm vụ nào nhất? Bạn thích làm nhiệm vụ nào nhất? Điều làm bạn hài lòng nhất trong công việc trước đây? Với công việc này, bạn nghĩ bạn có những kinh nghiệm gì phù hợp? Những chương trình học hay các khoá học mà bạn đã học sẽ mang lại những lợi ích gì cho công việc của bạn? Hãy mô tả những tính cách cần thiết của một người quản lý thành công? Hãy cho biết bạn đã biết gì về chúng tôi? Tại sao bạn lại dự tuyển vào công ty này? Bạn có thể đi công tác xa nhà hay không? Hãy cho tôi biết mức lương mà bạn muốn có? Hãy kể cho tôi một trường hợp mà bạn đã thành công trong việc thuyết phục người khác? Hãy kể cho tôi một ví dụ khi mà bạn phải nghĩ rất nhanh để thoát khỏi những tình huống khó khăn mà bạn gặp phải. Trong lý lịch bạn có một thời gian dài để trống. Bạn đã làm gì trong thời gian đó. Hãy cho một ví dụ về việc bạn đưa ra một quyết định rất nhanh. Hãy kể một ví dụ mà bạn phảI sử dụng các kỹ năng viết để đi đến những quyết định quan trọng. Kể cho tôi một ví dụ mà bạn phải tuân theo một chính sách mà bạn không đồng ý với chính sách đó. Hãy kể cho tôi một ví dụ về một mục tiêu mà bạn đặt ra trong quá khứ và cách mà bạn đã làm để đạt mục tiêu đó. Hãy kể cho tôi một ví dụ mà bạn phải sử dụng kỹ năng viết để diễn đạt những điểm quan trọng một cách tốt nhất. Hãy kể cho tôi một ví dụ về việc mà bạn đã giao tiếp với người khác một cách thành công ngay cả khi mà người đó không thích bạn hoặc bạn không thích người đó. Đôi khi có những việc mà vượt quá sự hiểu biết của bạn.Hãy mô tả trường hợp mà bạn cần nhờ sự giúp đỡ trong một dự án hoặc công việc nào đó. Hãy cho một ví dụ về việc bạn làm thế nào để áp dụng những bài học từ công việc trước vào các trường hợp khác. Có khi nào những đồng nghiệp làm việc trong cùng dự án không đồng ý với ý kiến của bạn không? Lúc đó bạn đã làm gì? Hãy mô tả một trường hợp mà kết quả làm việc của bạn không đạt tới mức độ kỳ vọng của cấp trên của bạn. Điều gì đã xaỷ ra? Bạn đã có những hành động gì? Hãy mô tả một trường hợp mà những người đồng nghiệp không hoàn thành phần công việc của họ.Trong trường hợp này bạn sẽ nói chuyện với ai?Cấp trên có nói gì với người đồng nghiệp của bạn không? Ở vào vị trí lãnh đạo hoặc trưởng nhóm, bạn đã bao giờ tư vấn hoặc kỷ luật một nhân viên hoặc thành viên nào của nhóm chưa?Hình thức kỷ luật đó như thế nào? Bạn đã chuẩn bị bản thân như thế nào? Hãy hể về một công việc khó nhất mà bạn được giao? Vai trò của bạn là gì? Hãy mô tả những trường hợp mà bạn đã phải thay đổi rất nhanh để thích nghi với những điều mà bạn không kiểm soát được.Điều đó có ảnh hưởng gì tới bạn không? Mô tả khi mà bạn không thoả mãn với những thành quả công việc của mình.Bạn đã làm làm gì để thay đổi điều đó? Hãy mô tả một dự án hoặc ý tưởng không nhất thiết phải là của bạn mà đã được thực hiện hoặc diễn ra thành công do những cố gắng của bạn. Hãy mô tả một trường hợp mà yêu cầu bạn làm nhiều việc cùng một lúc. Bạn đã xử lý tình huống này như thế nào? Kết quả ra sao? Bạn có cách nào để làm cho công việc của bạn dễ hơn hoặc làm cho bạn làm việc đạt hiệu quả cao hơn? Bạn xác định những vấn đề cần được ưu tiên trong bản kế hoạch của bạn như thế nào? Cho ví dụ. Hãy kể cho tôi một ví dụ khi mà các kỹ năng lắng nghe tích cực giúp cho bạn trong công việc ví dụ như khi ai đó bỏ qua mất cơ hội mà các ý chính được diễn đạt. Bạn đã bao giờ thực hiện các bài diễn thuyết chưa? Bạn hãy kể một trường hợp mà bạn đã phải giao tiếp với người nào đó không thích bạn. Bạn đã giải quyết vấn đề đó như thế nào? Hãy kể một ví dụ mà bạn phải làm việc với một người đồng nghiệp khó tính. Tại sao người này lại khó tính với bạn? Bạn đã giải quyết vấn đề này thế nào? Hãy kể cho tôi một ví dụ mà bạn đã giúp để xây dựng lòng nhiệt tình ở người khác? Hãy kể một trường hợp mà bạn phải ra một quyết định quan trọng. Bạn đã quyết định như thế nào? Điều đó đã ảnh hưởng tới bạn như thế nào? Hãy kể một trường hợp mà bạn phải làm để thuyết phục người khác. Bạn có thành công không? Hãy kể cho tôi một trường hợp mà bạn có nhiều việc khác nhau. Bạn đã sắp xếp công việc thế nào? Bạn đã có những đóng góp nào đáng kể cho tổ chức của bạn khi bạn làm việc ở đó? Hãy kể cho tôi một ví dụ cụ thể về trường hợp khi đồng nghiệp hoặc bạn bè của bạn chỉ trích bạn trước mặt những người khác. Bạn đã phản ứng như thế nào?Điều đó có ảnh hưởng gì tới việc bạn giao tiếp với người khác không? Bạn đã bao giờ thành công trong việc làm cho những người bạn hoặc những đồng nghiệp không thích nhau làm việc cùng nhau chưa? Mô tả trường hợp đó. Kết quả như thế nào? Hãy mô tả một trường hợp mà bạn không hoàn thành kịp thời hạn. Bạn mường tựơng về công việc đang dự tuyển này như thế nào? Bạn đánh giá như thế nào về người cấp trên cũ của bạn Kỹ năng phỏng vấn Phỏng vấn là một kỹ năng hết sức quan trọng trong hàng loạt những kỹ năng cần thiết cho người quản lý. Dường như ai cũng biết phỏng vấn, bởi trong quan niệm chung thì phỏng vấn chỉ là đặt câu hỏi một cách khôn ngoan để tìm được thông tin cần thiết. Tuy nhiên, để phỏng vấn hiệu quả, thì kỹ năng đặt những câu hỏi khôn ngoan hợp lý, hợp thời điểm lại không phải là trời cho. Nó đòi hỏi phải có thời gian rèn luyện. Dưới đây là 2 bài báo đăng trên Thời báo kinh tế Sài gòn, nêu một số điểm cần chú ý khi đặt câu hỏi trong quá trình phỏng vấn. Phỏng vấn cũng phải có nghề  Nên tránh những câu hỏi nhiều khả năng sẽ nhận được những câu trả lời cho "phải đạo". Chúng ta đã thấy nhiều lời khuyên dành cho người đi phỏng vấn xin việc, nhưng hiếm thấy ai bày kinh nghiệm dành cho người thực hiện cuộc phỏng vấn tìm nhân sự cho công ty. Những câu không nên hỏi Có những câu hỏi nghĩ kỹ thật ngớ ngẩn, thế mà vẫn được nhiều giám đốc bắt chước nhau hỏi ứng viên. Chẳng hạn: "Ưu điểm và nhược điểm lớn nhất của bạn là gì?". Có người xin việc nào chịu nói thẳng nhược điểm của họ - trừ những nhược điểm vô hại, chung chung. Sau đây là một số câu hỏi loại đó và lý do vì sao không nên hỏi: Câu hỏi ngớ ngẩn Phản ứng đương nhiên Năm năm nữa bạn hình dung mình sẽ là ai? Chà, chắc họ muốn mình gắn bó lâu dài, "Tôi sẽ trưởng thành cùng sự phát triển của công ty". Vì sao công ty nên tuyển dụng anh? Thì còn gì nữa, "Tôi là người công ty có thể tin tưởng, giao việc". Hãy nói về bản thân bạn. Ông này không biết phải hỏi gì. Mình nên bắt đầu như thế nào đây. Im lặng kéo dài. Bạn có kế hoạch học thêm không? A ha, hỏi như thế chắc công ty đặt nặng chuyện đào tạo. "Dạ, học nữa, học mãi là tham vọng của tôi". Quan hệ với sếp cũ của bạn như thế nào? Làm sao nói thật đây, thôi đành nói theo kiểu ngoại giao cho chắc ăn. "Rất tốt...". Bạn thích làm gì trong thời gian rảnh rỗi? Chắc chắn ông này hết câu hỏi rồi, chỉ muốn hỏi cho có chuyện... Nếu chúng tôi tuyển bạn, chúng tôi có thể trông đợi gì ở bạn? Sao lại hỏi thế nhỉ. "Dạ, nỗ lực hết mình vì sự nghiệp công ty". Bạn sẽ làm gì nếu... Với loại câu hỏi giả định này, ông ấy muốn nghe gì, mình sẽ nói như thế đấy. Các câu nên hỏi Các câu nên hỏi là các câu thật cụ thể, đi vào những tình huống buộc ứng viên phải nhớ lại chuyện đã qua và kể chi tiết. Như thế họ sẽ không có thời gian trả lời theo kiểu "phải đạo" và người phỏng vấn có thể đánh giá năng lực ứng viên. Loại này rất đa dạng, ở đây chỉ nêu một số ví dụ: - "Hãy kể về một kinh nghiệm làm việc khi gặp một thành viên chung nhóm không chịu hợp tác, gây khó dễ. Bạn đã ứng xử như thế nào?". - "Hãy nhớ lại những lần áp lực công việc thật nặng nề. Hãy kể một hai tình huống đó". - "Công việc nào bạn từng làm một cách thích thú nhất, công việc nào bạn xem là tệ hại nhất, công việc hấp dẫn nhất theo bạn là loại việc gì?". - "Hãy kể về một lần nào đó bạn không làm tròn nhiệm vụ được giao. Giả sử gặp lại loại công việc tương tự, bạn có cách giải quyết nào mới không?"... Theo TBKTSG Kỹ năng đặt câu hỏi đuổi trong phỏng vấn ứng viên Đây là bài viết nhằm chia sẻ kinh nghiệm phỏng vấn tuyển dụng nhân sự với bạn đọc của ông Vũ Tuấn Anh, Trợ lý nhân sự Công ty cổ phần Que hàn Hà Việt. Tuyển dụng là quá trình sàng lọc, chúng ta có thể chia quá trình tuyển dụng ra làm hai phần lớn: các bài kiểm tra và phỏng vấn. Mục tiêu của các bài kiểm tra là để loại trừ các ứng viên có ít khả năng nhất. Trong khi đó, phỏng vấn là lựa chọn ứng viên thích hợp nhất trong số các ứng viên đã qua vòng kiểm tra. Trong phỏng vấn, quan trọng nhất là xác định tính chân thật về kỹ năng, kinh nghiệm, tính cách của ứng viên. Để xác định tính chân thật của ứng viên, một trong những kỹ năng quan trọng của người phỏng vấn là đưa ra các câu hỏi đuổi. Mục đích của các câu hỏi đuổi này nhằm xem khả năng trả lời của ứng viên như thế nào. Nếu là người nói chính xác, suy nghĩ cẩn thận thì mạch suy nghĩ sẽ liền lạc và không có mâu thuẫn. Còn nếu người không chân thật thì trong quá trình trả lời sẽ bộc lộ những mâu thuẫn và không đồng nhất. Qua đó người phỏng vấn sẽ đánh giá ứng viên một cách chính xác và rõ ràng. Các câu hỏi mà trong bài "Phỏng vấn cũng phải có nghề" cho rằng là ngớ ngẩn thực chất chỉ đúng một nửa. Bản thân các câu hỏi đó nếu chỉ dừng lại như thế và chuyển sang câu khác thì nó thật sự là ngớ ngẩn, nhưng xét trong bối cảnh là cả một cuộc phỏng vấn bao gồm các câu hỏi nối tiếp nhau thì đó là những câu hỏi rất quan trọng - câu hỏi thăm dò để mở đường cho những câu hỏi đuổi tiếp theo. Chúng ta hãy thử xem xét câu hỏi: "Năm năm nữa bạn sẽ hình dung mình là ai?". Giả sử câu này được hỏi để tuyển vị trí trưởng phòng marketing, và có hai ứng viên đều trả lời: "Tôi sẽ trưởng thành vượt bậc cùng với công ty". Câu hỏi đuổi 1: "Thế thì anh chị hãy định nghĩa thế nào là sự trưởng thành: về kinh nghiệm, về vị trí hay về thu nhập?". Câu hỏi này nhằm xác định sự phù hợp giữa mục tiêu cá nhân và mục tiêu của công ty. Cá nhân có thể thích về tiền bạc, địa vị, kinh nghiệm. Trong trường hợp công ty đang cần người có tham vọng, yêu thích công việc nhưng nếu ứng viên chỉ quan tâm về thu nhập sẽ có những mâu thuẫn sau này trong khi làm việc. Câu hỏi đuổi 2: "Câu trả lời hơi chung chung, anh/chị có thể nói rõ cho tôi biết trưởng thành vượt bậc đối với công ty sẽ như thế nào?". Câu hỏi này nhằm mục đích xem xét ứng viên có hiểu về công ty hay không. Nếu ứng viên thực sự quan tâm đến công ty thì họ sẽ tìm hiểu rất kỹ thông tin trên thị trường trước khi đến phỏng vấn và chắc chắn sẽ đưa ra câu trả lời phù hợp. Hoặc ở câu hỏi: "Quan hệ với sếp cũ như thế nào?". Nếu nhận được câu trả lời là: "Rất tốt" thì câu hỏi đuổi tiếp theo nên là: "Theo tôi nghĩ quan hệ giữa hai nguời kể cả thân thiết cũng có lúc căng thẳng. Không lẽ trong vòng mấy năm làm vịêc anh/chị không hề có bất đồng nào với sếp hay sao?". Câu hỏi đuổi này nêu lên một thực tế luôn luôn đúng và bắt buộc người nhân viên phải trả lời rõ ràng và trung thực. Khi người phỏng vấn đặt câu hỏi: "Bạn thích làm gì trong thời gian rảnh rỗi?" là nhằm xác định tính cách của ứng viên. Một ứng viên vào vị trí bán hàng dứt khoát phải sôi nổi, mạnh bạo, nhiệt huyết, sáng tạo. Như vậy các sở thích phải thể hiện tính cách đó, ví dụ thích ca nhạc, đàn hát thể hiện sự sáng tạo. Tham gia các môn thể thao thể hiện sự đua tranh. Khi ứng viên trả lời: "Tôi thích đá bóng" chẳng hạn, người phỏng vấn có thể đặt câu hỏi tiếp theo: "Thế thì tỷ số trận MU và Asernal gần đây nhất là bao nhiêu?". Nếu họ không trả lời được thì người phỏng vấn có thể hiểu là ứng viên này không trung thực. Theo tôi, bản thân các câu hỏi nếu riêng ra thì không thể nào phản ánh được bản chất của một con người. Người tuyển dụng phải luôn luôn sử dụng các câu hỏi khác nhau và nối kết với nhau theo một trật tự nhằm phát hiện các điểm mà mình muốn biết. Theo TBKTSG