Chuyên đề Tổ chức hệ thống thông tin kế toán

Nguyễn Bích Liên Nguyễn Bích Liên1 Chuyên đề Tổ chức hệ thống thông tin kế toán Tổ chức hệ thống thông tin kế toán Mục tiêu Nội dung Nguyễn Bích Liên2  Hiểu các tiếp cận & các bước trong giai đoạn tổ chức hệ thống KT  Hiểu các nguyên tắc cơ bản tổ chức các thành phần trong hệ thống kế toán  Có kỹ năng ứng dụng trong việc phân tích và thiết kế hệ thống kế toán 1. Tổng quan tổ chức hệ thống thông tin: qui trình, các tiếp cận 2. Tổ chức các thành phần hệ thống kế toán Tổng quan tổ chức hệ thống thông tin Nguyễn Bích Liên3  Tổ chức HTTT là các hoạt động nhằm tạo mới/sửa chữa hay duy trì một HT hiện hành nhằm đạt mục tiêu mong muốn của hệ thống.  Ở nghĩa rộng, tổ chức HTTT (hay phát triển HTTT) là quá trình gồm các hoạt động phân tích, thiết kế, thực hiện và vận hành, đánh giá HT TT  Ở nghĩa hẹp, tổ chức HTTT chỉ gồm các quá trình phân tích, thiết kế và thực hiện HTTT nhằm tạo ra một HT sẵn sàng cho việc sử dụng Tổ chức hệ thống thông tin Nguyễn Bích Liên4 Mục tiêu: hệ thống TT thành công  Xử lý hoạt động kinh doanh  Cung cấp thông tin tin cậy, phù hợp người sử dụng  Đáp ứng yêu cầu quản lý, kiểm soát hệ thống  Phù hợp yêu cầu và ứng dụng CNTT  Kiểm soát Thời gian/chi phí tạo/sử a chữa HT Kế hoạch phát triển Vận hành HT Phân tích hệ thống Thiết kế HT Thực hiện HT Tổ chức hệ thống thông tin Nguyễn Bích Liên5 Các thành phần HT:  Dữ liệu  Con người  Qui trình xử lý  Thiết bị/phần mềm/CSHT  Thông tin/ truyền thông Các thành phần HTKT : • Dữ liệu • Con người – Cơ cấu tổ chức • Qui trình xử lý • Thiết bị/phần mềm/CSHT • Báo cáo / truyền thông Môi trường HT: • Luật pháp .Y/C kiểm soát • Đặc điểm kinh doanh .Y/C thông tin người sử dụng • Chiến lược/KH phát triển HT .Môi trường k.thuật/công nghệ Các phương thức tiếp cận phát triển HT Phát triển theo giai đoạn chuẩn mực Ứng dụng nhanh theo mẫu thử nghiệm (Prototyping) Nguyễn Bích Liên6 Đặc điểm:  Phát triển theo từng giai đoạn, phát triển có cấu trúc.  Người quản lý xem xét, đánh giá sau từng giai đoạn để quyết định phù hợp cho giai đoạn kế tiếp  Chi phí và thời gian kéo dài  Phù hợp với các hệ thống lớn, nhu cầu thông tin có tính ổn định lâu dài Đặc điểm  Tạo mẫu ban đầu chưa hoàn chỉnh rồi sau đó tiến hành chỉnh sửa mẫu này cho đến khi người sử dụng hài lòng:  Phương pháp này thích hợp với hệ thống, tuổi thọ ngắn, có nhu cầu thông tin thường thay đổi Các bước thực hiện Prototyping Nguyễn Bích Liên7 Phân tích ban đầu Tạo mẫu ban đầu dựa trên thông tin thu thập do phỏng vấn người sử dụng  Tạo một cơ sở dữ liệu để sử dụng cho mẫu thử nghiệm  Phát triển Menu hướng dẫn người sử dụng  Phát triển Module chức năng thực hiện quá trình xử lý của HT (VD nhập liệu, báo cáo v.v.) Thử nghiệm và hiệu chỉnh mẫu thử nghiệm. Thử và sửa mẫu thử nghiệm cho tới khi người sử dụng hài lòng Tạo mô tả chi tiết hệ thống, hoàn chỉnh tài liệu HT Thành phần tham gia phát triển HT Nguyễn Bích Liên8  Ban quản lý cấp cao doanh nghiệp  Ban quản lý dự án phát triển hệ thống thông tin (Information Systems Steering Committee)  Đội dự án (Project Development Team) o Kế toán, kiểm toán o Người phân tích, (lập trình), nhà tư vấn triển khai o Các người sử dụng liên quan Trong dự án phát triển HT Kế toán gồm những thành phần nào tham gia? Vai trò ban quản lý cấp cao DN trong quá trình phát triển HT Nguyễn Bích Liên9 Quản lý Xác định chiến lược phát triển của DN Hỗ trợ, khuyến khích dự án phát triển Thiết lập chính sách về lựa chọn dự án, chính sách cấu trúc tổ chức Xem xét, chấp thuận lựa chọn dự án Người sử dụng Xác định yêu cầu thông tin ? Vai trò của BQL cấp cao DN trong dự án phát triển/tổ chức HTTT KT. Vai trò ban quản lý dự án Nguyễn Bích Liên10 Thành phần: quản lý cấp cao các bộ phận: KTT, HT TT, bộ phận sử dụng Quản lý ở cấp độ thực hiện: Lập kế hoạch phát triển dự án Thiết lập chính sách quản lý dự án HT TT kế toán Hướng dẫn, kiểm soát hoạt động của dự án trong phát triển HT: chi phí, thời gian, công việc Làm cầu nối giữa BQL cấp cao DN và nhà tư vấn, triển khai/ đội dự án Vai trò đội dự án Nguyễn Bích Liên11 Thành phần: chuyên gia HT, quản lý, kế toán, kiểm toán, đại diện người sử dụng Công việc  Lập kế hoạch chi tiết thực hiện theo kế hoạch dự án  Thực hiện công việc theo kế hoạch  Báo cáo tình trạng dự án cho ban quản lý DN và ban quản lý dự án.  Lập hồ sơ dự án; Truyền thông với người sử dụng về dự án: huấn luyện, chạy thử Tổ chức hệ thống thông tin kế toán Nguyễn Bích Liên12  Các nội dung cần tổ chức Con người Dữ liệu Công cụ Qui trình xử lý Thông tin Môi trường hệ thống Phân tích HT: tìm hiểu và thu thập thông tin Nguyễn Bích Liên13  Đặc điểm và qui trình sản xuất, kinh doanh: xem xét theo qui trình – chu trình kinh doanh  Yêu cầu thông tin phục vụ quản lý  Yêu cầu kiểm soát : hoạt động – xử lý thông tin  Pháp lý: kế toán/luật thuế/ v.v  Kế hoạch chiến lược phát triển DN  Chiến lược- kế hoạch phát triển HTTT & ứng dụng CNTT  Giải pháp phát triển: phương thức; nội dung Phân tích hệ thống Nguyễn Bích Liên14  Hồ sơ mô tả tình hình thực tế  Đánh giá sơ bộ tình hình thực tế - > giải pháp: mức độ (sửa chữa hay phát triển mới ) nội dung (xem xét từng thành phần HT) phương thức phát triển (tự làm/thuê ngoài v.v.)  Vẽ DFD hệ thống: hiện hành – chỉnh sửa (bước đầu thiết kế HT) Lưu ý: mức độ ứng dụng CNTT ảnh hưởng tổ chức HTTT Kế toán (HT KT đơn lẻ riêng biệt- HT KT mở rộng – KT thông tin tích hợp toàn doanh nghiệp – ERP) Qui trình tổ chức hệ thống kế toán Nguyeãn Bích Lieân15 Xây dựng dòng thông tin phù hợp/DFD (2) Xác định các chừng từ & báo cáo cần thiết; Qui trình luân chuyển (3a) Y/c quản lý & nhu cầu thông tin/Yc KS (1) Xác định nội dung báo cáo/ lưu trữ ; nội dung chứng từ/ (3b) Xác định tài khoản; Xác định danh mục đối tượng quản lý chi tiết -> Mã hóa (5) Hoạt động kinh doanh; Đặc điểm ứng dụng CNTT Mô hình dữ liệu phù hợp (4) Điều chỉnh/bổ sung kiểm soát -> Hệ thống phù hợp -> hồ sơ HT Mô hình dữ liệu phù hợp Nhân sự Phân tích HT: Mô tả yêu cầu thông tin (1) Nguyễn Bích Liên16 Chu trình Hoạt động Người s.dụng th.tin Mục tiêu của thông tin Nội dung thông tin BP c.cấp Doan h thu Bán hàng (khg bán nội bộ; khg CK) GĐBH Đánh giá DT bán hàng theo SP và theo các kênh bán hàng (buôn, lẻ, qua đại lý, siêu thị), DT theo nhân viên bán hàng -> XD chính sách bản & mở rộng thị trường; XD chính sách quản lý nhân viên và lương, thưởng Doanh thu theo Sản phẩm (chi tiết .. Doanh thu kênh bán hàng (chi tiết …) Doanh thu theo nhân viên bán hàng (chi tiết …) Theo dõi công nợ GĐBH; GĐTC; KT Đánh giá công nợ theo từng loại khách hàng đại lý, siêu thị để đánh giá chính sách bán chịu Công nợ theo đối tượng khách hàng Công nợ theo thời hạn nợ Lưu ý: Trình bày mô tả yêu cầu thông tin • Sắp xếp theo thứ tự các cấp quản lý theo chu trình, theo từng loại hoạt động (kể các hoạt động chưa ảnh hưởng tình hình TC) • Theo Thứ tự mức độ thông tin từ tổng hợp- chi tiết Mô tả DFD – xây dựng dòng thông tin phù hợp (2) Nguyễn Bích Liên17  Cách vẽ mô tả  Cách đánh giá dòng thông tin luân chuyển  Cách xây dựng lại dòng thông tin phù hợp Tổ chức dữ liệu lưu trữ và thu thập (4) Nguyễn Bích Liên18  Yêu cầu: Phục vụ nhu cầu thông tin -> kết xuất;  DL được lưu trữ trong thực thể/ tập tin dữ liệu theo mô hình E-R, chi tiết theo REAL  Xây dựng DL lưu trữ và thu thập theo từng chu trình; Trình tự sự kiện kinh tế; theo các đối tượng nguồn lực và đối tượng tác nhân tham gia; đối tượng vị trí; đối tượng kế toán phù hợp kế toán tài chính (tương ứng các tài khoản trong HT KT tà chính) Sự kiện 1 Sự kiện 2 Ng.lực Tác nhân 1 Vị trí Tác nhân Ng.lực Tác nhân Tổ chức lưu trữ dữ liệu- đối tượng kế toán; đối tượng nguồn lực, tác nhân, vị trí (4;5) Nguyễn Bích Liên19 Chu trình kinh doanh Hoạt động kinh tế (sự kiện) YCầu thông tin/quản lý theo hoạt động Danh mục đối tượng kế toán Danh mục đối tượng quản lý chi tiết (nguồn lực/tác nhân/vị trí) Danh mục Tài khoản kế toán Ví dụ xác định danh mục đối tượng Kế toán; đối tượng quản lý chi tiết Nguyễn Bích Liên20  Lấy lại Ví dụ đã phân tích nhu cầu thông tin tại slide 16- Hãy xác định danh mục đối tượng kế toán, đối tượng quản lý chi tiết Số TT Đối tượng Yêu cầu quản lý Đối tượng quản lý chi tiết 1 Doanh thu 1.1. Theo hoạt động bán buôn Hàng hóa, khách hàng 1.2 Theo hoạt động bán lẻ Hàng hóa, khách hàng 1.3 Theo đại lý Hàng hóa, đại lý 1.4 Theo siêu thị Hàng hóa, siêu thị Theo nhân viên bán hàng Hàng hóa, nhân viên bán hàng Phải thu Theo khách hàng Khách hàng, siêu thị, đại lý Theo thời gian Ví dụ xác định danh mục tài khoản và danh mục đối tượng quản lý chi tiết Nguyễn Bích Liên21 Danh mục đối tượng KT Yêu cầu quản lý Nhận xét Doanh thu Doanh thu theo bán buôn từ hàng hóa Tổng hợp từ DT theo từng hàng hóa liên quan và tương ứng từ loại KH mua sỉ; Doanh thu bán lẻ Tổng hợp từ DT theo từng hàng hóa liên quan và tương ứng từ loại KH mua lẻ; Doanh thu qua đại lý Tổng hợp từ DT theo từng hàng hóa liên quan và tương ứng từ từ nhóm KH là đại lý Doanh thu bán qua siêu thị Tổng hợp từ DT theo từng hàng hóa liên quan và tương ứng từ từ nhóm KH là siêu thị Doanh thu theo nhân viên BH Tổng hợp từ DT theo từng hàng hóa liên quan và tương ứng từ nhân viên bán hàng Phải thu Phải thuTheo khách hàng Theo dõi theo đối tượng quản lý chi tiết KH; đối tượng cố số lượng lớn, hay thay đổi Phải thu theo thời hạn nợ Theo dõi qua thông tin về thời hạn thanh toán trên TT sự kiện bán hàng & thu tiền -> thông tin qua chứng từ Cách xác định danh mục tài khoản Nguyễn Bích Liên22  Phù hợp pháp qui: hệ thống TK do BTC qui định phù hợp  Ổn định và sử dụng lâu dài  Gọn nhẹ nhưng vẫn đáp ứng yêu cầu quản lý và cung cấp thông tin Nguyên tắc xác định danh mục tài khoản Nguyễn Bích Liên23 Đối tượng kế toán TK theo qui định của chế độ kế toán Yêu cầu quản lý chi tiết ? Sắp xếp yêu cầu quản lý theo phân cấp cao thấp/ phụ thuộc y/c quản lý chi tiết của đối tượng KT Danh mục đối tượng quản lý chi tiết Lựa chọn:  Y/C quản lý nhận diện qua nội dung (đối tượng) có số lượng lớn hoặc /và biến động? (VD Nhân viên bán hàng; khách hàng)  Y/C quản lý nhận diện qua nội dung tổng hợp từ nhóm đối tượng biến động lớn (Vd nhóm khách bán lẻ, bán buôn; đại lý, siêu thị)  Y/C quản lý hận diện gián tiếp qua chứng từ (VD ngày thanh toán, thời hạn thanh toán..) Danh mục tài khoản kế toán Không Có ĐúngKhông Ví dụ xác định danh mục tài khoản và danh mục đối tượng quản lý chi tiết 24 Danh mục đối tượng kế toán:  Danh mục đối tượng quản lý chi tiết (đối tượng chi tiết)  511 DT hàng hóa  Hàng hóa ( ….)  Khách hàng  Loại KH bán buôn; bán lẻ  Nhóm KH (KH thông thường, đại lý, siêu thị )  KH cụ thể  131 phải thu KH  Nhân viên bán hàng Xây dựng mã cho đối tượng quản lý chi tiết (đối tượng chi tiết) 25  Các loại mã  Yêu cầu xây dựng mã  Các bước thực hiện  VD: mã hàng hóa Xây dựng chứng từ và luân chuyển chứng từ (3a, 3b) Nguyễn Bích Liên26 Định nghĩa chứng từ  Hình thức  Nội dung  Chức năng chứng từ:  Thu thập/ghi nhận thông tin  Truyền thông tin : ML/ủy quyền; Thực hiện  Bằng chúng pháp lý  Phân loại chứng từ  Chứng từ ML/ủy quyền  Chứng từ T.H (kế toán ) Yêu cầu xây dựng và luân chuyển chứng từ Nguyễn Bích Liên27  Tuân thủ qui định pháp lý (luật kế toán 03/2003/QH11 )  Phù hợp với yêu cầu quản lý/yêu cầu thông tin doanh nghiệp  Phù hợp đặc điểm hoạt động kinh doanh và cơ cấu tổ chức DN  Phù hợp yêu cầu và đặc điểm ứng dụng CNTT của DN  -> Đảm bảo kiểm soát chứng từ Nguyễn Bích Liên28 Phân tích hoạt động theo chu trình:  Đặc điểm/qui trình hoạt động KD  Yêu cầu quản lý/ yêu cầu thông tin  Yêu cầu kiểm soát  Đặc điểm ứng dụng CNTT Xây dựng và luân chuyển chứng từ DFD – logic-vật lý  Loại chứng từ gì? (chứng từ gì?)  Số liên?  Nội dung  Xử lý đảm bảo KS chứng từ : Đ/ch v.v; Luân chuyển chứng từ .  Lưu trữ Tổ chức bộ máy kế toán Nguyễn Bích Liên29 Nguyên tắc tổ chức bộ máy kế toán  Phù hợp qui mô, đặc điểm hoạt động kinh doanh; và yêu cầu quản lý/kiểm soát và mức độ ứng dụng CNTT  Đảm bảo môi trường kiểm soát tốt Các hình thức tổ chức bộ máy kế toán • Tập trung • Phân tán • Kết hợp tập trung và phân tán Đây là đặc điểm quan trọng của ứng dụng CNTT với tổ chức kế toán Tổ chức bộ máy kế toán Nguyễn Bích Liên30 Ảnh hưởng CNTT tới tổ chức bộ máy kế toán: Tiếp cận dữ liệu, kiểm soát • Người thu thập dữ liệu • Người xử lý dữ liệu • Người tạo và cung cấp báo cáo Ảnh hưởng CNTT tới hình thức tổ chức bộ máy kế toán: Tổ chức bộ máy kế toán Nguyễn Bích Liên31 Nguyên tắc phân chia trách nhiệm (tùy mức độ ứng dụng CNTT): • Người khai báo, nhập liệu nghiệp vụ, cập nhật DL (xử lý lô) • Nhập liệu nghiệp vụ: Tách biệt các hoạt động trong mỗi chu trình Xây dựng bảng mô tả và phân công công việc Hoạt động KTT NV 1 NV2 NV 3 Chu trình Khai báo … Nhập liệu/xử lý Hoạt động 1 Hoạt động 2 Xây dựng qui trình xử lý theo nhân viên Nguyễn Bích Liên32 DFD- chứng từ Xây dựng mô tả công việc theo qui trình thực hiện – vẽ lưu đồ  Phân công nhân viên Xây dựng hồ sơ hệ thống